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PROCEDIMIENTO No. 41 Página 1 de 42

ACREEDORES VARIOS Código: 33.2.GF- MDSGDF-M001-02

Vigente a partir de: 21 SEP 2009

OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Acreedores Varios para ser aplicado por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Entidades del Sector Defensa cuando así lo requieran.

ALCANCE: Funcionarios Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Sector cuando así lo requieran. Se establecen algunos aspectos generales, que y como se constituyen los Acreedores Varios, las devoluciones y acciones a realizar del mismo en el sistema SIIF Nación así como lo atinente a los recursos con destino a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares de Acreedores Varios del personal militar teniendo en cuenta los lineamientos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación:

21 SEP 2009 Director Financiero

Ruta: Suite Visión Empresarial > Módulos > SGC > Documentos Página Web Ruta: www.mindefensa.gvo.co/Sobre el Ministerio/Dirección de Finanzas/Normatividad Financiera/Procedimientos/Ministerio de Defensa Nacional/Procedimientos SIIF Nación I.

HISTÓRICO DE CAMBIOS

VERSIÓN No.

FECHA DE EMISIÓN

CAMBIOS REALIZADOS

01 18 JUN 2009 Emisión inicial- Se actualizó con Circular No. 360-MDSGDFGAD-13.3 del 18 de Junio de 2009 considerando la constitución de Acreedores Varios por concepto de pagos en efectivo que no se pudieron realizar. Así mismo, lo atinente a los valores provenientes de Retenciones Militares, a los recursos del Personal Fallecido mientras surte el trámite de la designación de los beneficiarios y lo correspondiente a los cheques no cobrados en moneda extranjera teniendo en cuenta para el efecto por una parte, las normas legales vigentes y de otra, los lineamientos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

02 21 SEP 2009 Se actualizó incorporando los registros contables en cuanto a la clasificación de ingresos por prescripción de Acreedores Varios Sujetos a Devolución tanto para con como sin situación de fondos y se complementó formato para el Sistema de Gestión de Calidad incorporando la aprobación del señor Viceministro para la Estrategia y Planeación, informándose con Circular No. 561-MDSGDFGAD-13.3 del 21-Sep/09.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

Dirección Finanzas

Elaborado por: PD. Elsa Jannette

Elaborado por: PD. Harry

Elaborado por: PD. Nieves Aya

Revisado por: PD. Martha Lucía

Revisado por: CR. Diego E.

Aprobado por: Alejandro Arbeláez

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

http://www.mindefensa.gvo.co/Sobre









Cárdenas Rodríguez

Norberto Palacios Amado

Ramírez G. Becerra Cornejo Arango

Cargo: Profesional de Defensa

Cargo: Profesional de Defensa

Cargo: Analista Contable

Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Cargo: Director Financiero

Cargo: Viceministro para la Estrategia y Planeación

Fecha: 01 SEP 2009

Fecha: 01 SEP 2009

Fecha: 01 SEP 2009

Fecha: 08 SEP 2009

Fecha: 21 SEP 2009

Fecha: 21 SEP 2009

Firma:

Firma:

Firma: Firma: Firma: Firma: No Aplica

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

TABLA DE CONTENIDO PAG.

PROCEDIMIENTO No. 41

“ACREEDORES VARIOS”

1. CONSTITUCION Y REGISTRO DE LOS ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCION

6

1.1 Pago no exitoso a través de cheque 6

1.2 Pago no exitoso a través de transferencia electrónica 7

1.3 Pagos no exitosos en efectivo 9

1.4 Constitución del Acreedor Vario Sujeto a Devolución 9

A. DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

9

1. VALORES CONSIGNADOS A LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL POR CONCEPTO DE ACREEDORES VARIOS

9

a. Gastos de Personal y Prestaciones Sociales 12

b. Retenciones Militares 13

c. Recursos del Personal Fallecido 14

d. Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso

15

2. CHEQUES NO COBRADOS EN MONEDA EXTRANJERA 16

3. GESTIONES PARA EXTINGUIR LAS OBLIGACIONES (PASIVO)

17

4. DEVOLUCION POR CORRESPONDER A UN ACREEDOR VARIO SUJETO A DEVOLUCION QUE HAYAN SIDO

18









CONSIGNADOS EN LA CUENTA RESPECTIVA DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

5. EXPIRACION DE UNA CUENTA POR PAGAR POR CORRESPONDER A LA PRESCRIPCION DE UN ACREEDOR VARIO DE CONSIGNACIONES EFECTUADAS A LA CUENTA RESPECTIVA DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

22

5.1 Clasificación ingresos por prescripción Acreedores Varios con situación de fondos

23

5.2 Clasificación ingresos por prescripción Acreedores Varios sin situación de fondos

28

6. RECLASIFICACION DE VALORES REINTEGRADOS EN CUENTAS ERRADAS COMO ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCION

32

B. CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES 33

1. VALORES CONSIGNADOS A LA CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES POR CONCEPTO DE ACREDORES VARIOS

34

1.1 Gastos de Personal, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso

34

1.2 Retenciones Militares 35

1.3 Recursos del Personal Fallecido 36

2. DEVOLUCIÓN DE LA CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES AL BENEFICIARIO POR CORRESPONDER A UN ACREEDOR VARIO SUJETO A DEVOLUCION QUE HAYA SIDO CONSIGNADO EN CUENTAS DE DICHA ENTIDAD

37

3. EXPIRACION DE UNA CUENTA POR PAGAR POR CORRESPONDER A LA PRESCRIPCION DE UN ACREEDOR VARIO DE CONSIGNACIONES EFECTUADAS A LA CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES

39

C. CONTROLES 40









PROCEDIMIENTO Nº 41

ACREEDORES VARIOS El Ministerio de Defensa Nacional a través de las Unidades o Subunidades Ejecutoras adelantan la cadena presupuestal de egresos (Ver Procedimiento Nº 1 “EJECUCION VIGENCIA ACTUAL CADENA PRESUPUESTAL EGRESOS”) y en cuanto al pago, lo realizan bien sea mediante abono en cuenta al beneficiario final directamente por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional o por la figura de endoso para que la Unidad o Subunidad Ejecutora lo adelante por cheque o transferencia electrónica o pago en efectivo (aplica para recursos con situación de fondos). En cuanto a los recursos sin situación de fondos como éstos se encuentran en las Tesorerías de las Unidades o Subunidades Ejecutoras el pago se hará igualmente, mediante cheque o transferencia electrónica o pago en efectivo. Por su parte, las Unidades o Subunidades Ejecutoras que manejan recursos propios (aplica para los Establecimientos Públicos del Sector Defensa) efectúan el pago mediante transferencia electrónica o cheque, entendiéndose con esto que el proceso presupuestal tanto con y sin situación de fondos y recursos propios ya se cumplió. Así mismo, en caso que la transferencia que realiza la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional no sea exitosa, lo cual puede llegar a suceder por aspectos como bloqueos, que la cuenta no exista, entre otros, la orden de pago quedará en estado bloqueada debiendo la Unidad o Subunidad Ejecutora adelantar las gestiones para solucionar dicha situación. De no solucionarse, no se podrá efectuar el pago. Si se llega el 31 de diciembre y la orden de pago sigue en estado bloqueada ésta se convertirá en una cuenta por pagar para la siguiente vigencia fiscal la cual debe ser ejecutada en dicho año y de no ser así fenecerá. De suceder la situación anterior y como la Unidad o Subunidad Ejecutora sí tiene una obligación para con el tercero deberá cumplir con la misma a través del rubro de Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas (esto implica que se castigue el presupuesto de la vigencia en la cual se efectúe el pago, es decir, con los recursos asignados para la vigencia se debe cumplir con el pago de la vigencia expirada) previa certificación de la existencia de la apropiación presupuestal y de que se adquirieron los compromisos con las formalidades legales y de que el beneficiario haya solicitado su correspondiente pago previo cumplimiento de los requisitos previstos para el efecto, debiéndose adelantar las gestiones presupuestales correspondientes (la actividad de gestionar el traslado presupuestal estará a cargo de la Unidad o Subunidad Ejecutora nivel central en coordinación con la Dirección









de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa del Ministerio de Defensa Nacional, aplica para la Sección Presupuestal 1501). En cuanto a las demás Secciones Presupuestales dicha actividad se coordinará con su correspondiente Dirección de Planeación o quien haga sus veces. Así mismo, se deberá llevar un control administrativo interno que deje el historial del beneficiario y el pago realizado a través de la vigencia expirada a fin de evitar a futuro que se vayan a presentar dobles pagos. Constituyen Acreedores Varios aquellos cheques que no han sido reclamados por el beneficiario final o el cheque que siendo reclamado, durante los seis (6) meses siguientes a la fecha de emisión del mismo, el beneficiario final no hace efectivo su cobro. Así como, las transferencias electrónicas bajo las diferentes modalidades que realizan las Unidades o Subunidades Ejecutoras a beneficiario final y en un plazo máximo de un mes no son exitosas por cuanto las cuentas de los beneficiarios presentan inconsistencias o éstos no se presentan en el banco para retirar los recursos. Igualmente, por concepto de los pagos en efectivo que no se pudieron realizar. También se constituirán como Acreedores Varios, los valores que no se han podido pagar correspondientes a Gastos de Personal y Prestaciones Sociales del Personal Militar; los provenientes de las Retenciones Militares que se surten en cumplimiento de las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente); las Bonificaciones no cobradas del personal de Soldados Regulares y Campesinos que no poseen cuentas bancarias a los cuales no se ha podido hacer efectivo el pago; Devolución de Alimentación; recursos del personal fallecido mientras surte el trámite de la designación de los beneficiarios, los valores por concepto de Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales y No Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso y los cheques no cobrados en moneda extranjera. Para constituir el Acreedor Vario por parte de las Unidades o Subunidades Ejecutoras se debe crear el beneficiario en el Módulo de Egresos (Ver el Procedimiento Nº 26 “BENEFICIARIO CUENTA” del Manual del Políticas y Procedimientos Financieros) diligenciando solamente la carpeta correspondiente a la “Información del Beneficiario”.









1. CONSTITUCIÓN Y REGISTRO DE LOS ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCION

1.1 Pago no exitoso a través de cheque Los Acreedores Varios tienen origen en el valor de las obligaciones contraídas por la Entidad tanto de recursos con como sin situación de fondos o recursos propios (este último aplica para los Establecimientos Públicos del Sector Defensa), que se adquieran por los diferentes conceptos del gasto, y se constituyen por el valor de los cheques girados no reclamados o que habiendo sido reclamados no se hicieron efectivos en el tiempo determinado por el ente público. Cuando se efectúe la expedición del cheque y si éste no es reclamado por el beneficiario final, o el cheque es reclamado, pero durante los seis (6) meses siguientes a la fecha de emisión del mismo el beneficiario final no hace efectivo su cobro y como los recursos se encuentran en las cuentas autorizadas con situación de fondos (aplica para recursos con situación de fondos) o autorizadas sin situación de fondos (aplica para recursos sin situación de fondos) de la Unidad o Subunidad Ejecutora o en las cuentas de los Establecimientos Públicos (aplica para los recursos propios) debiendo la Tesorería de cada Unidad o Subunidad anular el cheque y constituir un Acreedor Vario como se indicó anteriormente. Las Tesorerías de cada Unidad o Subunidad Ejecutora deben:

A. Anular el cheque y constituir un Acreedor Vario con el fin de trasladar los

recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional previa autorización de la Unidad Ejecutora (Nivel Central), no sin antes haber constituido a nivel contable la cuenta por pagar con su acreedor (aplica para recursos con y sin situación de fondos).

B. Con los cheques anulados se debe realizar una consignación y enviar copia

de la misma a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, especificando que los valores consignados corresponden a Acreedores Varios Sujetos a Devolución por cheques girados y no cobrados (aplica para recursos con y sin situación de fondos).

C. En los Establecimientos Públicos considerando que cuentan con recursos

propios éstos deberán permanecer en sus respectivas cuentas bancarias. No obstante, si un Establecimiento Público cuenta con recursos Nación (con y sin situación de fondos) deberá trasladar los recursos a la Dirección









General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en la Cuenta Corriente No. 6101288-6 denominada Acreedores Varios Sujetos a Devolución.

1.2 Pago no exitoso a través de transferencia electrónica Actualmente las Unidades o Subunidades Ejecutoras utilizan la modalidad de pago a través de la transferencia electrónica de fondos, presentándose tres situaciones a saber:

A. MODALIDAD DE PAGO ACH: Esta modalidad se presenta cuando los

Beneficiarios tienen abiertas sus cuentas, bien sea de ahorro o cuentas corrientes en Bancos o Corporaciones diferentes a la Entidad Financiera donde la Tesorería de la Unidad o Subunidad Ejecutora efectuó la apertura de las cuentas para recursos nación y/o recursos propios (éstos últimos aplican para los Establecimientos Públicos) por los diferentes conceptos del gasto para posteriormente, el Tesorero ordenar a la entidad financiera efectuar el abono a las cuentas de los beneficiarios.

El Banco procede a realizar la transferencia electrónica de fondos a dichas cuentas descontando el valor girado, con cargo a la cuenta principal de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Después de tres (3) días de realizada la operación el Banco informa a la Tesorería de la Unidad o Subunidad Ejecutora, sobre los pagos no exitosos, devolviendo los recursos a la cuenta principal de éstas, actualizando el saldo de la cuenta para reflejar la no salida del dinero.

B. MODALIDAD ABONO EN CUENTAS: Esta modalidad se presenta cuando

los Beneficiarios tienen abiertas sus cuentas bien sea de ahorros o corrientes, en la misma Entidad Financiera para recursos nación y/o recursos propios (éstos últimos aplican para los Establecimientos Públicos) por los diferentes conceptos del gasto para posteriormente, el Tesorero ordenar a la entidad financiera efectuar el abono a las cuentas de los beneficiarios.

Después de dos (2) días de realizada la operación el Banco informa a la Tesorería de la Unidad o Subunidad Ejecutora, sobre los pagos no exitosos, devolviendo los recursos a la cuenta principal de la misma, actualizando el saldo de la cuenta para reflejar la no salida del dinero.

C. MODALIDAD PAGOS MASIVOS: Esta modalidad se presenta cuando los

Beneficiarios han elegido la modalidad de pago por ventanilla en el banco.









Igual que en el caso anterior, el Tesorero de la Unidad o Subunidad Ejecutora dispone de los recursos en las cuentas por los diferentes conceptos del gasto, para lo cual ordena a la Entidad Financiera realizar los respectivos pagos por ventanilla a los beneficiarios, siempre y cuando éstos cumplan con los requisitos establecidos para tal fin, que son: presentación del documento de identidad y acto administrativo que demuestre el derecho al cobro.

Para las tres modalidades, la Tesorería de la Unidad o Subunidad Ejecutora envía a la respectiva Entidad Financiera, la relación de los beneficiarios tanto en medio magnético como de forma impresa para que se realicen los respectivos pagos y queden como soporte. En los tres casos, pasadas las validaciones en las Entidades Financieras, y con la información de los pagos no exitosos, es necesario que la Tesorería de la Unidad o Subunidad Ejecutora, verifique de nuevo que los datos del Beneficiario se encuentren debidamente validados en el sistema financiero de lo contrario, efectuar las correcciones a que haya lugar que generalmente corresponden al NIT o cédula errados, también puede presentarse porque el tipo de la cuenta es de ahorros y quedó identificada como corriente, entre otros. Así mismo, puede suceder que la cuenta se encuentre bloqueada al momento de efectuar el pago, situación que es necesario solucionar por parte de la Tesorería, con el beneficiario y la Entidad Financiera respectiva. Una vez agotadas dichas gestiones se ordenarán los pagos nuevamente a las Entidades Financieras, ciclo que se repetirá por lo menos dos (2) veces en un lapso máximo de un mes para las modalidades ACH y Abono en cuentas. Para la modalidad de Pagos Masivos se ordenarán los pagos por una sola vez y los recursos no podrán permanecer por más de un mes en el banco. Si definitivamente persisten los pagos no exitosos bajo las tres modalidades, se procederá a dar ingreso de los dineros a la cuenta correspondiente registrando un comprobante de ingreso de tesorería, y seguidamente la Unidad o Subunidad Ejecutora debe solicitar a la Unidad Ejecutora (Nivel Central) autorización para consignar los recursos a la Cuenta Corriente de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional o a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares o Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional según corresponda, en el caso de recursos nación (aplica para con y sin situación de fondos) y para recursos propios en las cuentas que definan los Establecimientos Públicos.









1.3 Pagos no exitosos en efectivo En las Unidades o Subunidades Ejecutoras se utiliza la modalidad de pago en efectivo al personal de Soldados por concepto de Bonificación y Devolución de Alimentación considerando que éstos no tienen cuentas bancarias o porque se encuentran en el área de operaciones o por la situación de orden público que les impide su acercamiento para hacer el cobro por ventanilla en un banco. En tal virtud, el Tesorero de la Unidad o Subunidad Ejecutora solicita los recursos manteniéndolos en caja para hacer el respectivo pago. No obstante, si no es posible efectuarle el pago al beneficiario pasado un mes se deberá dar ingreso de los dineros a la cuenta correspondiente registrando un comprobante de ingreso de tesorería, y seguidamente la Unidad o Subunidad Ejecutora debe solicitar a la Unidad Ejecutora (Nivel Central) autorización para consignar los recursos a la Cuenta Corriente de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. 1.4 Constitución del Acreedor Vario Sujeto a Devolución Una vez autorizada la consignación de los recursos que no fueron exitosos a través de la modalidad de cheque, transferencia electrónica o pagos en efectivo, la Unidad o Subunidad Ejecutora debe constituir el Acreedor Vario Sujeto a Devolución en sus estados financieros. Es procedente aclarar, que el motivo de la consignación es con el propósito de cumplir con lo establecido en el artículo 15 del Decreto 359 del 22 de Febrero de 1995 sobre el saldo promedio en las cuentas corrientes autorizadas. A. DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO

NACIONAL A esta instancia se consignarán los diferentes valores por concepto de Acreedores Varios Sujetos a Devolución. 1. VALORES CONSIGNADOS A LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO

PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL POR CONCEPTO DE ACREEDORES VARIOS

Una vez anulado el cheque o con aquellas transferencias electrónicas que ya se han agotado las gestiones correspondientes al lanzamiento de los pagos y que no fueron exitosos así como los pagos en efectivo que no se pudieron adelantar, inmediatamente se deben trasladar los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional (aplica tanto para recursos con como sin situación de fondos) a la Cuenta Corriente del Banco de la República No. 6101288-6









denominada DTN Acreedores Varios Sujetos a Devolución, diligenciando en el formato de consignación el código de portafolio correspondiente a 000 (Tres ceros). Igualmente, se debe indicar en forma clara la fuente de financiación (recursos con o sin situación de fondos). Para las Unidades o Subunidades Ejecutoras que se encuentren ubicadas en ciudades en donde no existe Banco de la República, deben efectuar la consignación en la cuenta No. 05000024-9 Banco Popular denominada Dirección del Tesoro Nacional Cuenta Fondos Comunes Reintegros Vigencia (Actual o Anterior) y utilizar los códigos rentísticos asignados por la Dirección General de Crédito Público y de Tesoro Nacional así:

1. 1501-01 Gestión General. 2. 1501-02 Comando General Fuerzas Militares 3. 1501-03 Ejército Nacional 4. 1501-04 Armada Nacional 5. 1501-05 Fuerza Aérea Colombiana 6. 162 Dirección General de Sanidad Militar 7. 174 Policía Nacional 8. 175 Policía Nacional Salud

O la Cuenta No. 0700200108 Banco Agrario denominada Dirección del Tesoro Nacional Cuenta Fondos Comunes Reintegros Vigencia (Actual o Anterior) previa aprobación del respectivo Departamento Financiero de la Unidad Ejecutora (Nivel Central), toda vez, que si los recursos permanecen en las cuentas autorizadas con situación de fondos se estaría incumpliendo lo estipulado en el artículo 15 del Decreto 359 de 1995 (cinco días promedio mensual) y a su vez, se refleja en menores aprobaciones de PAC adicional o reducciones del mismo. NOTA 1: En las consignaciones de Acreedores Varios Sujetos a Devolución que se realicen en las cuentas del “Banco Popular o del Banco Agrario” (fondos comunes) se deberá escribir la fuente de financiación (sin o con situación de fondos) y comunicarse a la Dirección de Finanzas con el fin de que ésta dependencia informe a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional para que se efectúe la reclasificación como Acreedores Varios Sujetos a Devolución y posteriormente, se proceda a efectuar la devolución de los recursos. Es pertinente aclarar, que esta reclasificación debe ser adelantada por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional antes de cerrar la vigencia fiscal. Si no se reporta la consignación dentro de la vigencia fiscal, los recursos se deberán solicitar mediante pago pasivos exigibles vigencias expiradas afectando el presupuesto de la siguiente vigencia fiscal.









NOTA 2: Constituido el Acreedor Vario Sujeto a Devolución y de NO haberse trasladado los recursos a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de dicha instancia se debe solicitar la reclasificación a esa cuenta. En caso que no se haya realizado la reclasificación a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución dentro de la vigencia fiscal y de presentarse una solicitud de devolución éstas obligaciones se tendrían que atender con cargo a pasivos exigibles vigencias expiradas. NOTA 3. Se debe tener en cuenta, que por cada consignación que se efectúe a las cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional se requiere un sólo cheque. NOTA 4: Es procedente, que las Unidades o Subunidades Ejecutoras lleven un control administrativo de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución donde entre otros aspectos, se identifique el beneficiario, número de identificación, el valor, fuente de financiación (recursos con o sin situación de fondos), el acto administrativo, documento de reconocimiento (Obligación), fecha de consignación de los recursos a la cuenta de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, con el propósito de tener claridad sobre los montos y beneficiarios a los cuales se les ha gestionado o están pendientes de solicitar su devolución y para el efecto, se debe observar lo dispuesto en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución. NOTA 5: En cuanto a las transferencias no exitosas o cheques girados y no cobrados de los Establecimientos Públicos con cargo a los recursos propios, éstos deben quedar consignados en las cuentas que para tal fin dispongan dichas entidades e igualmente, deben llevar control administrativo de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución. NOTA 6: Una vez realizada la consignación se debe enviar copia de la misma al Departamento Financiero o su equivalente del nivel central, dependencia que se encargará de consolidar lo atinente a la Unidad Ejecutora.

NOTA 7: En lo que respecta a la Policía Nacional y Dirección de Sanidad Policía Nacional como los Acreedores Varios Sujetos a Devolución son constituidos por dichas instancias por concepto de los cheques girados no reclamados o que habiendo sido reclamados no se hicieron efectivos en el tiempo determinado por el ente público, debiéndose anular el cheque y consignar los recursos (con y sin situación de fondos) a las cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Así mismo, se encargarán de tener la base de datos donde se conserve la historia de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución tanto de su constitución como de las devoluciones realizadas y sus correspondientes pagos de acuerdo con los lineamientos









indicados en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución. Igual procedimiento aplicará con las transferencias electrónicas que definitivamente ya no sean exitosas o los pagos en efectivo que no se pudieron realizar como ya se referenció. Así mismo, los Establecimientos Públicos del Sector Defensa con respecto a los Acreedores Varios Sujetos a Devolución constituidos con cargo a sus recursos propios mantendrán los mismos en sus respectivas cuentas bancarias y deben llevar el control de acuerdo con lo dispuesto en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución. NOTA 8: Como ya se mencionó, también se constituirán como Acreedores Varios Sujetos a Devolución, los valores que no se han podido pagar por concepto de Gastos de Personal y Prestaciones Sociales del Personal Militar que se encuentren contabilizados en la cuenta de Acreedores Varios; los provenientes de las Retenciones Militares que se surten en cumplimiento de las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente); las Bonificaciones no cobradas del personal de Soldados Regulares y Campesinos que no poseen cuentas bancarias a los cuales no se ha podido hacer efectivo el pago; Devolución Alimentación Soldados; recursos del personal (militar y civil) fallecido mientras surte el trámite de la designación de los beneficiarios y los valores por concepto de Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales y No Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso y los cheques no cobrados en moneda extranjera. Es procedente aclarar, que con respecto al personal militar (Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales) los valores constituidos por concepto de Gastos de Personal y Prestaciones Sociales; los provenientes de las Retenciones Militares; recursos del personal fallecido e Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso se procederá de la siguiente manera: a. Gastos de Personal y Prestaciones Sociales

Una vez anulado el cheque o con aquellas transferencias electrónicas que ya se han agotado las gestiones correspondientes al lanzamiento de los pagos y que éstos no fueron exitosos la Unidad o Subunidad Ejecutora constituye el Acreedor Vario y debe consignar los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución. Si los recursos son solicitados por el beneficiario dentro del lapso de un año, la Unidad o Subunidad Ejecutora gestionará ante la Dirección General de









Crédito Público y del Tesoro Nacional la devolución de los recursos para realizar el correspondiente pago. En caso que el beneficiario no solicite la devolución dentro del año, se solicitará igualmente, por la Unidad o Subunidad Ejecutora la devolución, con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares en cumplimiento de las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente).

Es procedente manifestar, que una vez los recursos se encuentren en la

Caja de Retiro de las Fuerzas Militares dicha instancia devolverá estos valores a petición del interesado cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. En caso contrario, y previa declaratoria de prescripción pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja.

NOTA: Para la solicitud de los recursos a la Dirección General de Crédito Público del Tesoro Nacional en caso que el beneficiario no solicite la devolución dentro del lapso de un año el trámite se adelantará con los documentos requeridos por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional los cuales se encuentran relacionados en el Numeral 4 “DEVOLUCIÓN POR CORRESPONDER A UN ACREEDOR VARIO SUJETO A DEVOLUCIÓN QUE HAYAN SIDO CONSIGNADOS EN LA CUENTA RESPECTIVA DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL” del presente procedimiento en la parte correspondiente a los que debe enviar el Departamento Financiero de la Unidad Ejecutora (nivel central) a la Dirección de Finanzas, es decir, que no se requerirán documentos adicionales a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares.

b. Retenciones Militares

En las situaciones correspondientes a la suspensión del personal militar como los recursos se encuentran en las cuentas de Gastos de Personal de las Unidades o Subunidades Ejecutoras y el funcionario está suspendido en sus funciones, para no afectar los saldos promedio en bancos se debe constituir el Acreedor Vario por el valor que corresponda al porcentaje del sueldo básico dispuesto en las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) y consignar los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución. Si el militar es absuelto con cesación del procedimiento se le debe reintegrar el porcentaje del sueldo básico retenido, en consecuencia, la Unidad o Subunidad Ejecutora gestionará a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional la devolución de los recursos para realizar el









correspondiente pago. En caso que la sentencia sea condenatoria con respecto a la suma retenida y que fue girada a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional la Unidad o Subunidad Ejecutora solicitará a ésta la devolución con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares en cumplimiento de las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) pasando a ser parte de los recursos propios de la misma. NOTA: Para la solicitud de los recursos a la Dirección General de Crédito Público del Tesoro Nacional independiente que el fallo definitivo sea condenatorio o absolutorio, el trámite se adelantará con los documentos requeridos por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional los cuales se encuentran relacionados en el Numeral 4 “DEVOLUCIÓN POR CORRESPONDER A UN ACREEDOR VARIO SUJETO A DEVOLUCIÓN QUE HAYAN SIDO CONSIGNADOS EN LA CUENTA RESPECTIVA DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL” del presente procedimiento en la parte correspondiente a los que debe enviar el Departamento Financiero de la Unidad Ejecutora (nivel central) a la Dirección de Finanzas, es decir, que no se requerirán documentos adicionales al interesado (personal militar o Caja de Retiro de las Fuerzas Militares).

c. Recursos del Personal Fallecido

En el caso que se presente fallecimiento del personal militar como los recursos se encuentran en las cuentas de las Unidades o Subunidades Ejecutoras y no se ha determinado quienes son los beneficiarios, para no afectar los saldos promedio en bancos se debe constituir el Acreedor Vario por el valor de los haberes de actividad que correspondan a los tres (3) meses dispuestos en las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) y consignar los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución en donde permanecerán hasta que se expida el acto administrativo con indicación de los beneficiarios.

Una vez definidos los beneficiarios la Unidad o Subunidad Ejecutora gestionará a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional la devolución de los recursos para realizar el correspondiente pago. Si no existieren beneficiarios la suma que fue girada a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional se solicitará la devolución por parte de la Unidad o Subunidad Ejecutora con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares para que los incorpore como un









ingreso de acuerdo con las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente).

Es procedente indicar, que si se presenta la situación correspondiente a que se definen los beneficiarios y éstos no solicitan la devolución de los recursos en el curso de un año la Unidad o Subunidad Ejecutora gestionará la devolución de los valores consignados a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional con el fin de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares instancia que los devolverá a petición del interesado cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. En caso contrario, y previa declaratoria de prescripción pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja.

d. Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de

Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso

Una vez anulado el cheque o con aquellas transferencias electrónicas que ya se han agotado las gestiones correspondientes al lanzamiento de los pagos y que éstos no fueron exitosos la Unidad o Subunidad Ejecutora constituir el Acreedor Vario y consignar los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución. Si los recursos son solicitados por el beneficiario dentro del lapso de un año, la Unidad o Subunidad Ejecutora gestionará ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional la devolución de los recursos para realizar el correspondiente pago. En caso que el beneficiario no solicite la devolución dentro del año, se solicitará igualmente, por la Unidad o Subunidad Ejecutora la devolución, con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares instancia que los devolverá a petición del interesado cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. En caso contrario, y previa declaratoria de prescripción pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja. NOTA: Los recursos de las indemnizaciones por índices de los Soldados No Profesionales deben ser girados a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en cumplimiento de la normatividad legal vigente sin enviarse en ningún momento a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares.









2. CHEQUES NO COBRADOS EN MONEDA EXTRANJERA

Efectuadas las gestiones correspondientes al pago de la obligación para con el personal que fue objeto de comisión y si éste canceló la cuenta bancaria en el exterior antes de terminar la comisión, el banco devolverá un cheque a la Unidad o Subunidad Ejecutora a nombre del beneficiario del pago. En tal virtud, el Tesorero de la Unidad o Subunidad Ejecutora deberá realizar las acciones para que el beneficiario se acerque a reclamar el cheque en caso que ello no sea factible y de conformidad con lo dispuesto en las normas legales vigentes expedido el cheque y éste no es reclamado por el beneficiario final, o el cheque es reclamado pero durante los seis (6) meses siguientes a la fecha de emisión del mismo el beneficiario final no hace efectivo el cobro, se monetizará a la tasa representativa del día con el fin de seguir el procedimiento de constitución de Acreedor Vario teniéndose presente, que todos los costos generados por la monetización irán con cargo a la obligación del beneficiario y en ningún momento serán asumidos por la Unidad o Subunidad Ejecutora.

Una vez realizada la monetización se debe inmediatamente consignar los recursos a la Dirección General de Crédito Púbico y del Tesoro Nacional a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución. NOTA 1: Es procedente tener presente, que en cuanto al personal militar si los recursos son solicitados por el beneficiario dentro del lapso de un año, la Unidad o Subunidad Ejecutora gestionará ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional la devolución de los recursos para realizar el correspondiente pago. En caso que el beneficiario no solicite la devolución dentro del año, se solicitará igualmente, por la Unidad o Subunidad Ejecutora la devolución, con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares instancia que los devolverá a petición del interesado cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. En caso contrario, y previa declaratoria de prescripción pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja. NOTA 2: El Tesorero de la Unidad o Subunidad Ejecutora deberá contar con la documentación soporte de la gestión que realizó para la ubicación del beneficiario del pago. NOTA 3: Para las comisiones en que se realice la transferencia de recursos a través de cuentas en el exterior se debe informar por parte de la Unidad o Subunidad Ejecutora al funcionario objeto de la misma, que la cuenta bancaria no debe ser cancelada antes del último giro de los recursos, toda vez, que de suceder dicha situación se verá avocado al proceso ya descrito









de la monetización incurriendo el servidor público en el costo por concepto de ésta. Para constituir el Acreedor Vario por parte de Unidad o Subunidad Ejecutora se debe crear el beneficiario en el Módulo de Egresos (Ver el Procedimiento Nº 26 “Beneficiario Cuenta” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros) diligenciando solamente la carpeta correspondiente a la “Información del Beneficiario”. REGISTROS CONTABLES

Una vez creado el beneficiario en el Módulo Contable a través de asiento manual se constituye el Acreedor Vario, así: Registro manual con la constitución del Acreedor Vario.

CODIGO CONTABLE

NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO

111005XXX Cuenta Corriente XXX

242529 Cheques No Cobrados o por Reclamar XXX

Registro manual con la consignación a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

CODIGO CONTABLE


147046 Recursos de Acreedores Reintegrados a Tesorería

XXX


3. GESTIONES PARA EXTINGUIR LAS OBLIGACIONES (PASIVO) Si bien es cierto, los recursos se encuentran en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución también lo es, que la Unidad o Subunidad Ejecutora continúa con la obligación (pasivo), en consecuencia, las Tesorerías deben seguir adelantando las gestiones administrativas tendientes a ubicar los beneficiarios y pagar estas obligaciones previa solicitud de la devolución de los recursos.









4. DEVOLUCIÓN POR CORRESPONDER A UN ACREEDOR VARIO SUJETO A DEVOLUCIÓN QUE HAYAN SIDO CONSIGNADOS EN LA CUENTA RESPECTIVA DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

En el momento en que se presente un beneficiario con el fin de solicitar la devolución de recursos, el Tesorero de la Unidad o Subunidad Ejecutora verificará en la base de datos si éste corresponde a un Acreedor Vario Sujeto a Devolución; de ser así solicitará los siguientes documentos con el fin de gestionar los recursos. a) Solicitud suscrita por el interesado o su apoderado en la cual deberá afirmar

bajo la gravedad de juramento que no se ha presentado ninguna solicitud de devolución, ni se ha efectuado pago alguno por el mismo concepto con anterioridad.

b) Fotocopia de la cédula del interesado o su apoderado.

c) Tratándose de personas jurídicas, el certificado de existencia y

representación legal, expedido por la autoridad competente.

d) Si se actúa a través de apoderado, el documento que así lo acredite con constancia de presentación personal ante Juez o Notario.

e) Certificado de supervivencia del beneficiario suscrito por una Notaría.

f) Certificación bancaria del beneficiario para efecto de la consignación de los

recursos objeto de devolución.

Teniendo en cuenta, que el Departamento Financiero o su equivalente en la Unidad Ejecutora constituyó el Acreedor Vario Sujeto a Devolución, la Subunidad Ejecutora debe remitirle los siguientes documentos con el fin de adelantar las gestiones necesarias para conseguir la devolución de los recursos:

a) Solicitud por parte de la Subunidad Ejecutora por el valor total de los

recursos que los beneficiarios finales le hayan reclamado y pertenezcan al concepto Acreedores Varios Sujetos a Devolución.

b) Formato de Solicitud Acreedores Varios Sujetos a Devolución,

completamente diligenciado correspondiente al Anexo “8” Solicitud Acreedores Varios Sujetos a Devolución.









c) Fotocopias de las consignaciones efectuadas en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en las cuales están contenidos los valores solicitados como Devolución.

d) Formato de apertura de cuenta corriente donde se van a situar los recursos o

por el contrario, informar el número de la cuenta y el banco donde la Unidad o Subunidad Ejecutora la tiene para Acreedores Varios Sujetos a Devolución, dicha cuenta debe estar en estado “Activa” en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, la cual debe ser de tipo registrada y debe certificar en primera instancia que la cuenta donde van a ser situados los recursos por concepto de Acreedores Varios Sujetos a Devolución se encuentre activa como ya se indicó, para que la Orden de Pago se pueda generar una vez el Comité de Devoluciones autorice su devolución.

e) Certificación de la Unidad o Subunidad Ejecutora en la que se afirme bajo la

gravedad de juramento que los recursos no han sido recibidos, ni solicitados anteriormente, firmada por el Ordenador del Gasto anexando copia de la resolución de nombramiento.

f) Relación de acreedores que solicitan la devolución de dichos recursos con el

siguiente detalle:

Número de Cédula de Ciudadanía

Nombre del Acreedor y

Valor de la Acreencia

g) Copia del recibo de consignación que compruebe el ingreso del dinero a favor de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y relación desagregada de valores y nombres de las personas que soportan la consignación.

h) Fotocopia de la Resolución o acto administrativo donde se reconoció el valor

adeudado indicando el número de cédula, nombre del acreedor y valor de la acreencia.

Con fundamento en los anteriores documentos, el nivel central analiza que la información sea verás y expide el certificado de viabilidad de la devolución firmado por el competente (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente”) en donde se afirme bajo la gravedad de juramento que los recursos no han sido recibidos ni solicitados anteriormente y anexa copia del acto de posesión. Con el fin de adelantar los trámites para la devolución de los recursos consignados ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, el









Departamento Financiero de la Unidad Ejecutora (nivel central) enviará a la Dirección de Finanzas la siguiente documentación: a) Formato de solicitud de Acreedores Varios Sujeto a Devolución

completamente diligenciado (Ver Anexo “8” “Solicitud Acreedores Varios Sujetos a Devolución”).

b) Fotocopias de las consignaciones efectuadas en la Dirección General de

Crédito Público y del Tesoro Nacional en las cuales están contenidos los valores solicitados como devolución.

c) Certificación de viabilidad de la Unidad o Subunidad Ejecutora en la que se

afirme bajo la gravedad de juramento que los recursos no han sido recibidos, ni solicitados anteriormente, firmada por el Ordenador del Gasto anexando copia de la resolución de nombramiento, según delegación (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente”).

d) Certificado de viabilidad expedido por el Delegado del señor Ministro de

Defensa Nacional a nivel de Unidad Ejecutora que afirme bajo la gravedad de juramento que los recursos no han sido recibidos, ni solicitados anteriormente, firmada por el Delegado correspondiente anexando copia de la resolución de nombramiento, según delegación (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente”).

e) Relación de acreedores que solicitan la devolución de dichos recursos con el

siguiente detalle:

Número de Cédula de Ciudadanía

Nombre del Acreedor y

Valor de la Acreencia

Con los documentos entregados, la Dirección de Finanzas verifica frente a la base de datos que maneja si el Acreedor Vario Sujeto a Devolución cumple con los requisitos anteriormente mencionados, si es así, solicita los recursos ante el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional anexando la documentación que para el efecto envió la Unidad Ejecutora (nivel central). NOTA 1: En lo que respecta a Policía Nacional y Dirección de Sanidad Policía Nacional como los Acreedores Varios Sujetos a Devolución son constituidos por dichas instancias en consecuencia, la devolución de los valores consignados en la cuenta respectiva de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional serán solicitados por ellas mismas.









En cuanto a los Establecimientos Públicos del Sector Defensa con respecto a los Acreedores Varios Sujetos a Devolución constituidos con cargo a sus recursos propios efectuarán la devolución de los mismos en caso que se presente la solicitud por el beneficiario. NOTA 2: Si la Unidad o Subunidad Ejecutora no tiene cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución deberá hacer el trámite de apertura de cuentas registradas dispuesto en el Procedimiento Nº 50 “PROCEDIMIENTO CUENTAS BANCARIAS” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros. Una vez aprobado por el Precomité de Devoluciones, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional constituye el Acreedor Vario así como la devolución, generando la orden de pago para girar los recursos a la cuenta “Registrada en la DTN” que la Unidad o Subunidad Ejecutora posee para tal fin denominada Acreedores Varios Sujetos a Devolución (aplica tanto para recursos con como sin situación de fondos) la cual debe estar en estado activa y pertenecer a la pagaduría de la misma. Así mismo, el Precomité de Devoluciones informará a la Dirección de Finanzas para que a su vez comunique a la Unidad Ejecutora nivel central con el fin de que se realicen las acciones correspondientes al pago al beneficiario final. Cada Unidad o Subunidad Ejecutora verificará el giro de los recursos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional tanto de los recursos con como sin situación de fondos, para proceder a la devolución al beneficiario final a la cuenta certificada por éste a través de los medios electrónicos disponibles y cancelar contablemente el Acreedor Vario Sujeto a Devolución. NOTA 3: Con respecto al reintegro que realizaron las Unidades o Subunidades Ejecutoras a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional por concepto de Acreedores Varios del año 1999 y anteriores, los cuales fueron clasificados como un ingreso para la Nación, si el beneficiario solicita su pago, las Unidades o Subunidades Ejecutoras deberán adelantar las gestiones presupuestales correspondientes (la actividad de gestionar el traslado presupuestal estará a cargo de la Unidad Ejecutora (nivel central) en coordinación con la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa del Ministerio de Defensa Nacional y en la Policía con su correspondiente oficina) para efecto de atenderlo previa verificación de la procedencia del mismo afectando el rubro de Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas y para ello, llevar un control administrativo interno que deje el historial del beneficiario y el pago realizado a fin de evitar a futuro que se vayan a presentar dobles pagos.









NOTA 4: Las Unidades o Subunidades Ejecutoras deben tener una base de datos donde se conserve la historia de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución tanto de la constitución como de las devoluciones realizadas y sus correspondientes pagos de acuerdo con los lineamientos dispuestos en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución. REGISTROS CONTABLES Registro Manual con la devolución de los Recursos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional

CODIGO CONTABLE



147046 Recursos de Acreedores Reintegrados a Tesorerías

XXX

Registro Manual con el pago al Beneficiario

CODIGO CONTABLE


242529XXX Cheques no Cobrados o por reclamar XXX


5. EXPIRACIÓN DE UNA CUENTA POR PAGAR POR CORRESPONDER A

LA PRESCRIPCIÓN DE UN ACREEDOR VARIO DE CONSIGNACIONES EFECTUADAS A LA CUENTA RESPECTIVA DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

Agotadas todas las gestiones administrativas (edictos, circularizaciones, gestiones ante nóminas y prestaciones sociales, entre otras) tendientes a la ubicación y pago de los acreencias, las Tesorerías de las Unidades o Subunidades Ejecutoras con el expediente de cada caso, deben efectuar las coordinaciones con las áreas jurídicas a fin de determinar la procedencia de la prescripción (de acuerdo con la normatividad legal vigente para cada caso). La prescripción debe ser declarada mediante acto administrativo, suscrito por el funcionario competente que inicialmente reconoció el derecho. Es procedente indicar, que con fundamento en el concepto No. 56810-MDOAJGNGIN-810 del 11-Dic/06 del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Defensa Nacional la facultad de reconocimiento y pago de prestaciones sociales en el Ministerio de Defensa Nacional, así como la facultad de









ordenación del gasto en tratándose del rubro “servicios personales” se encuentra delegada y en consecuencia, es competencia de estas mismas autoridades delegatarias adelantar las correspondientes actuaciones administrativas, con miras de declarar la prescripción extintiva, según se trate de prestaciones sociales o servicios personales. Copia del acto administrativo de prescripción así como de los documentos soportes incluidas las consignaciones se deben remitir a la Dirección de Finanzas (Grupo Control Tesorería) del Ministerio de Defensa Nacional quien a su vez se encargará de verificar, actualizar la base de datos e informar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. De sucederse la expiración de la cuenta por pagar por prescripción del Acreedor Vario, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional trasladará en el sistema SIIF Nación, los valores a ser reconocidos como un ingreso para la Nación dejándolos en cabeza de la Unidad o Subunidad Ejecutora consignante para que sean clasificados por la misma como un ingreso para la Nación (aplica para recursos con situación de fondos) a través del Módulo de Ingresos del aplicativo SIIF Nación. Así mismo, se debe tener en cuenta, que en la carpeta de Datos Administrativos de la transacción Imputación en Ingresos se debe identificar el tercero que fue objeto de prescripción. Con respecto a los recursos sin situación de fondos que hayan sido objeto de prescripción la Unidad o Subunidad Ejecutora enviará adicional al documento de la solicitud un oficio en donde se identifique el Banco y el número de la cuenta bancaria en la cual la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional consignará en las cuentas de Fondos Especiales (Fondos Internos, Fondo Defensa Nacional o Fondo de Salud de las Fuerzas Militares, según corresponda) de las Unidades o Subunidades Ejecutoras consignantes para que éstas procedan a realizar su clasificación como un ingreso de Fondos Especiales en el sistema SIIF Nación de conformidad con lo dispuesto en el Numeral 5.2 “Clasificación ingresos por prescripción Acreedores Varios Sujetos a Devolución sin situación de fondos” del presente procedimiento. De igual manera, se debe tener presente que en la carpeta de Datos Administrativos de la transacción Imputación en Ingresos se debe identificar el tercero que fue objeto de prescripción como ya se indicó. 5.1 Clasificación ingresos por prescripción Acreedores Varios Sujetos a

Devolución con situación de fondos

Con fundamento en la prescripción de los valores la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, realiza la reclasificación del valor a la cuenta









corriente del Banco de la República que disponga y registra en el SIIF Nación la cancelación de la cuenta por pagar de la Unidad Ejecutora e incrementa un recaudo por clasificar en cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en cabeza de la Unidad Ejecutora. La Unidad o Subunidad Ejecutora debe verificar el recaudo por clasificar a través del Módulo de Ingresos/Consultas/Consultas/Estado Imputación por Unidad Ejecutora, con el fin de clasificarlo para lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento: Para efecto de la clasificación el perfil Presupuesto debe proceder por la RUTA: Ingresos/Imputación /Imputación en efectivo/Imputación de Ingresos, donde el sistema traerá la siguiente pantalla:

Sobre esta pantalla se deben diligenciar los siguientes campos: Año Fiscal: Este campo se llena automáticamente. Muestra el año de la conexión del sistema. Año Vigencia: Seleccione vigencia actual. Fecha Movimiento: Este campo se llena automáticamente con la fecha del sistema y es la fecha para la cual se efectúa el movimiento, se afectan los saldos y la contabilidad. Unidad – Subunidad Ejecutora Conexión: Este campo se llena automáticamente. Muestra la Unidad - Subunidad Ejecutora de Conexión la cual debe ser Unidad Ejecutora nivel central o Subunidad en Línea, según corresponda.









Unidad–Subunidad Ejecutora Gestión: Se debe digitar la misma información de la Unidad o Subunidad Ejecutora de conexión. Número Control Origen: Se puede digitar un código alfanumérico que identifique cada una de las consignaciones realizadas o se puede relacionar el número del documento soporte. Es procedente indicar, que el número no se puede repetir. Número Control SIIF: Consecutivo que genera el sistema para cada una de las transacciones. Tipo de Imputación: Como con la prescripción se produce simultáneamente la causación y recaudo se debe seleccionar Causación y Recaudo. Fecha de Contabilización: Escriba la fecha real en la que la Unidad o Subunidad Ejecutora registra el movimiento de ingresos. Esta fecha debe ser mayor o igual a la fecha del último cierre contable y menor o igual que la fecha del sistema. Forma de imputación Diaria: Se debe seleccionar diaria. Forma de imputación Fecha de Consignación: Se debe seleccionar la fecha cuando se cargó la consignación o el extracto objeto de clasificación. Forma de imputación Año Consignación: Digitar el año en que se cargó la consignación o extracto. Valor a Imputar: Corresponde al valor objeto de clasificación. Cuenta Bancaria: Escriba o seleccione de la ventana de consulta genérica la cuenta bancaria contra la que se realizará la imputación. El sistema mostrará el código de la entidad bancaria a la que pertenece la cuenta, la cual se recomienda verificar que sea la misma en la que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional cargó los recursos con el fin de que la Unidad o Subunidad Ejecutora los clasifique. Signo Positivo: Seleccionar el signo positivo. Signo Negativo: Se utiliza cuando se requiere efectuar alguna reversión o ajuste. Situación: Seleccionar CSF. Texto: Escriba el detalle relacionado con el movimiento de imputación o clasificación en donde se identifique el número y fecha del acto administrativo de la prescripción.









En la Carpeta Imputación se debe tener en cuenta: Soporte Rubro Concepto: Seleccione del combo el rubro concepto que sirve de soporte para registrar la transacción correspondiente a “rubro-concepto, el cual es 2 8 0 0 1 35 “Reintegros por cheques girados y no cobrados”. Valor en Pesos: Digite el valor del movimiento de imputación para el tipo de concepto seleccionado. El valor debe ser igual al registrado en la cabecera de la pantalla. Moneda: Este campo se llena automáticamente con moneda Pesos. En la Carpeta de Datos Administrativos se diligenciarán los siguientes campos: En esta carpeta es procedente indicar, que la Unidad o Subunidad Ejecutora debe diligenciar lo pertinente al Beneficiario que debe corresponder al Acreedor Vario que fue objeto de prescripción, Número Id, Tipo Id, Nombre o razón social, valor pesos, tipo y número de comprobante. Para diligenciar correctamente la carpeta DATOS ADMINISTRATIVOS del Módulo de Ingresos, se requiere crear los Terceros (Ver el Procedimiento Nº 26 BENEFICIARIO CUENTA del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros) diligenciando solamente la carpeta correspondiente a “Información del Beneficiario”. Una vez creados los terceros se debe proceder a seleccionarlo en la carpeta de Datos Administrativos de la siguiente manera: Número Id: En este campo el sistema no permite digitar el tercero sino que debe ser seleccionado. Tipo ID: Esta información la trae automáticamente el sistema al momento de seleccionar el número de ID que el usuario escogió. Nombre o Razón Social: Este nombre se obtiene a partir del número de ID que el usuario escogió. Valor: Digite el valor en forma individual por tercero o nit el cual debe coincidir con el valor de la cabecera y el valor registrado en la Carpeta de Imputación.









Tipo de Comprobante: Seleccione o digite el tipo de documento del acto administrativo. Número Comprobante: Escriba el Número del documento seleccionado. Como ya se indicó, el rubro concepto a utilizar es el 2 8 0 0 1 35 “Reintegros por Cheques girados y no cobrados” y en la Carpeta Datos Administrativos se seleccionará el Acreedor Vario que debió ser creado anteriormente en el Módulo de Egresos por la transacción Beneficiario Cuenta (Ver Procedimiento Nº 26 BENEFICIARIO CUENTA del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros). REGISTROS CONTABLES Registros automáticos con la Reclasificación del ingreso por el Rubro concepto 2 8 0 0 1 35 “Reintegros por Cheques girados y no cobrados”

Causación

CODIGO CONTABLE


839090 Otras cuentas deudoras de control XXX


Recaudo

CODIGO CONTABLE




CODIGO CONTABLE


572080 Recaudos XXX

147046 Recursos de acreedores reintegrados a tesorerías

XXX

Registro manual constituyendo el ingreso









CODIGO CONTABLE


242529 Cheques no cobrados o por reclamar XXX

481008 Recuperaciones XXX

5.2 Clasificación ingresos por prescripción Acreedores Varios Sujetos a

Devolución sin situación de fondos

Con fundamento en la prescripción de los valores la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, realiza la consignación a la cuenta corriente de Fondos Especiales de la Unidad o Subunidad Ejecutora con el fin de que ésta cargue los mismos y adelante la clasificación a través del SIIF Nación. La Unidad o Subunidad Ejecutora debe verificar el recaudo por clasificar a través del Módulo de Ingresos/Consultas/Consultas/Estado Imputación por Unidad Ejecutora, con el fin de clasificarlo para lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento: Para efecto de la clasificación el perfil Presupuesto debe proceder por la RUTA: Ingresos/Imputación /Imputación en efectivo/Imputación de Ingresos, donde el sistema traerá la siguiente pantalla:

Sobre esta pantalla se deben diligenciar los siguientes campos: Año Fiscal: Este campo se llena automáticamente. Muestra el año de la conexión del sistema. Año Vigencia: Seleccione vigencia actual.









Fecha Movimiento: Este campo se llena automáticamente con la fecha del sistema y es la fecha para la cual se efectúa el movimiento, se afectan los saldos y la contabilidad. Unidad–Subunidad Ejecutora Conexión: Este campo se llena automáticamente, muestra la Unidad-Subunidad Ejecutora de Conexión la cual debe ser Unidad o Subunidad Ejecutora según corresponda. Unidad–Subunidad Ejecutora Gestión: Se debe digitar la misma información de la Unidad o Subunidad Ejecutora de conexión. Número Control Origen: Se puede digitar un código alfanumérico que identifique cada una de las consignaciones realizadas o se puede relacionar el número del documento soporte. Es procedente indicar, que el número no se puede repetir. Número Control SIIF: Consecutivo que genera el sistema para cada una de las transacciones. Tipo de Imputación: Como con la prescripción se produce simultáneamente la causación y recaudo se debe seleccionar Causación y Recaudo. Fecha de Contabilización: Escriba la fecha real en la que la Unidad o Subunidad Ejecutora registra el movimiento de ingresos. Esta fecha debe ser mayor o igual a la fecha del último cierre contable y menor o igual que la fecha del sistema. Forma de imputación Diaria: Se debe seleccionar diaria. Forma de imputación Fecha de Consignación: Se debe seleccionar la fecha cuando se cargó la consignación o el extracto objeto de clasificación. Forma de imputación Año Consignación: Digitar el año en que se cargó la consignación o extracto. Valor a Imputar: Corresponde al valor objeto de clasificación. Cuenta Bancaria: Escriba o seleccione de la ventana de consulta genérica la cuenta bancaria contra la que se realizará la imputación. El sistema mostrará el código de la entidad bancaria a la que pertenece la cuenta, la cual se recomienda verificar que sea la misma en la que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional cargó los recursos con el fin de que la Unidad Ejecutora nivel central o Subunidad en Línea los clasifique.









Signo Positivo: Seleccionar el signo positivo. Signo Negativo: Se utiliza cuando se requiere efectuar alguna reversión o ajuste. Situación: Seleccionar SSF. Texto: Escriba el detalle relacionado con el movimiento de imputación o clasificación en donde se identifique el número y fecha del acto administrativo de la prescripción. En la Carpeta Imputación se debe tener en cuenta: Soporte Rubro Concepto: Seleccione 6 0 0 0 14 217 “Recuperación Por Prescripción Acreedores Varios”. Es procedente manifestar, que los rubros conceptos a utilizar para los recursos del Fondo de Salud y Fondo de Defensa Nacional serán los dispuestos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Valor en Pesos: Digite el valor del movimiento de imputación para el tipo de concepto seleccionado. El valor debe ser igual al registrado en la cabecera de la pantalla. Moneda: Este campo se llena automáticamente con moneda Pesos. En la Carpeta de Datos Administrativos se diligenciarán los siguientes campos: En esta carpeta es procedente indicar, que la Unidad Ejecutora nivel central o Subunidad en Línea debe diligenciar lo pertinente al Beneficiario que debe corresponder al Acreedor Vario que fue objeto de prescripción, Número Id, Tipo Id, Nombre o razón social, valor pesos, tipo y número de comprobante. Para diligenciar correctamente la carpeta DATOS ADMINISTRATIVOS del Módulo de Ingresos, se requiere crear los Terceros (Ver el Procedimiento Nº 26 BENEFICIARIO CUENTA del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros) diligenciando solamente la carpeta correspondiente a “Información del Beneficiario”. Una vez creados los terceros se debe proceder a seleccionarlo en la carpeta de Datos Administrativos de la siguiente manera: Consulte el número de identificación para los terceros.









Número Id: En este campo el sistema no permite digitar el tercero sino que debe ser seleccionado. Tipo ID: Esta información la trae automáticamente el sistema al momento de seleccionar el número de ID que el usuario escogió. Nombre o Razón Social: Este nombre se obtiene a partir del número de ID que el usuario escogió. Valor: Digite el valor en forma individual por tercero o nit el cual debe coincidir con el valor de la cabecera y el valor registrado en la Carpeta de Imputación. Tipo de Comprobante: Seleccione o digite el tipo de documento del acto administrativo. Número Comprobante: Escriba el Número del documento seleccionado. Como ya se indicó, el rubro concepto a utilizar es el 6 0 0 0 14 217 “Recuperación por Prescripción Acreedores Varios” y en la Carpeta Datos Administrativos se seleccionará el Acreedor Vario que debió ser creado anteriormente en el Módulo de Egresos por la transacción Beneficiario Cuenta (Ver Procedimiento Nº 26 “BENEFICIARIO CUENTA” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros). REGISTROS CONTABLES Registro automático con la carga del extracto, una vez se reciban los recursos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

CODIGO CONTABLE


111005 Cuenta corriente XXX

472080 Recaudos XXX

Registros automáticos con la Reclasificación del ingreso por el Rubro concepto 6 0 0 0 14 217 “Recuperación por Prescripción Acreedores Varios”.

Causación

CODIGO CONTABLE












Recaudo

CODIGO CONTABLE




CODIGO CONTABLE


472080 Recaudos XXX

147046 Recursos de Acreedores Reintegrados a Tesorería

XXX

Registro manual constituyendo el ingreso.

CODIGO CONTABLE


242529 Cheques no cobrados o por reclamar XXX

481008 Recuperaciones XXX

6. RECLASIFICACIÓN DE VALORES REINTEGRADOS EN CUENTAS

ERRADAS COMO ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCIÓN. En el evento que una Unidad o Subunidad Ejecutora requieran que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional reclasifique valores consignados en cuentas erradas diferentes a la de Acreedores Varios Sujetos a Devolución se debe elaborar una solicitud por parte de la Unidad Ejecutora (nivel central) a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional anexando los siguientes documentos: A. Certificación firmada por el Director Financiero o su equivalente y el Tesorero

de la Unidad Ejecutora (nivel central) en la que conste que los valores consignados se encuentran pendientes de clasificar en el Módulo de Ingresos y que pueden ser trasladados a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional con el fin de que esta instancia los clasifique como Acreedores Varios Sujetos a Devolución.

B. Certificación que el Acreedor se encuentra constituido a nivel contable con

los respectivos soportes de su constitución la cual debe ser firmada por el Director Financiero o su equivalente, el Jefe de Presupuesto, el Contador y el Tesorero de la Unidad Ejecutora (nivel central).









NOTA: Las consignaciones objeto de reclasificación a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución deben corresponder únicamente a las realizadas dentro de la misma vigencia fiscal. De no ser así, la Unidad o Subunidad Ejecutora debe demostrar que devolvió los recursos a una cuenta diferente de la de Acreedores Varios Sujetos a Devolución y adelantar el trámite presupuestal a que haya lugar (Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas) sin perjuicio de las responsabilidades a que haya lugar.

C. Con fundamento en lo anterior, la Dirección de Finanzas revisará y tramitará

a la Subdirección Operativa de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional para que dicha instancia efectúe la respectiva reclasificación.

D. Subdirección Operativa remitirá autorización a la División de Contabilidad con

la correspondiente documentación para que se proceda con el traslado de los valores a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y su consecuente reclasificación como Acreedores Varios Sujetos a Devolución.

NOTA: Se recuerda que las consignaciones de Acreedores Varios Sujetos a Devolución que se realicen en las cuentas del “Banco Popular o del Banco Agrario” (fondos comunes) se deben comunicar a la Dirección de Finanzas con el fin de que ésta dependencia informe a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional para que se efectúe la reclasificación como Acreedores Varios Sujetos a Devolución y posteriormente, se proceda a efectuar la devolución de los recursos. Es pertinente aclarar, que esta reclasificación debe ser adelantada por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional antes de cerrar la vigencia fiscal. Si no se reporta la consignación dentro de la vigencia fiscal, los recursos se deberán solicitar mediante pago pasivos exigibles vigencias expiradas afectando el presupuesto de la siguiente vigencia fiscal. B. CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES A esta instancia se consignarán los diferentes valores por concepto de Acreedores Varios Sujetos a Devolución que no se han podido pagar y correspondan a Gastos de Personal (aplica para sueldos de nómina del personal militar) y Prestaciones Sociales de los Militares; los valores por Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso; Retenciones Militares que se surten en cumplimiento de las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) y los recursos del personal militar fallecido mientras surte el trámite de la designación de los









beneficiarios pero siguiendo las acciones que más adelanten se indican para cada caso. NOTA: Se debe tener en cuenta que a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares NO se deben trasladar recursos por concepto de Acreedores Varios Sujetos a Devolución correspondientes a Alimentación Soldados, Bonificación e Indemnizaciones de Sanidad Militar para los Soldados No Profesionales en los índices de lesión determinados según el caso. En consecuencia, los recursos deben permanecer en la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. 1. VALORES CONSIGNADOS A LA CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS

MILITARES POR CONCEPTO DE ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCION

1.1 Gastos de Personal, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones de

Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso

Una vez anulado el cheque o con aquellas transferencias electrónicas que ya se han agotado las gestiones correspondientes al lanzamiento de los pagos y que éstos no fueron exitosos la Unidad o Subunidad Ejecutora debe consignar los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución por concepto de valores correspondientes a Gastos de Personal, Prestaciones Sociales de los Militares y los valores por Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso. Es procedente aclarar, que la consignación se debe en principio efectuar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional considerando que las normas legales vigentes disponen que a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares únicamente ingresarán los valores que no hayan sido reclamados en el lapso de un (1) año y que estén contabilizados en la cuenta de Acreedores Varios de la Unidad Ejecutora. En tal virtud, como ya se indicó, se debe realizar la consignación a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional con el propósito de no afectar los saldos promedios en bancos. No obstante lo anterior, es indispensable que a pesar de haberse consignado los recursos por los conceptos ya referenciados en el presente acápite, la Unidad o Subunidad Ejecutora debe adelantar todas las acciones correspondientes a la ubicación del beneficiario para realizarle la devolución.









En caso que el beneficiario no solicite la devolución dentro del año, se solicitará por la Unidad o Subunidad Ejecutora la devolución, con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares en cumplimiento de las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente). Igualmente es pertinente manifestar, que una vez los recursos se encuentren en la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares dicha instancia devolverá estos valores a petición del interesado cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. En caso contrario, y previa declaratoria de prescripción pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja. NOTA 1: Los recursos de las indemnizaciones por índices de lesión de los Soldados No Profesionales deben ser girados a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en cumplimiento de la normatividad legal vigente sin enviarse en ningún momento a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. NOTA 2: Para la solicitud de los recursos a la Dirección General de Crédito Público del Tesoro Nacional en caso que el beneficiario no solicite la devolución dentro del lapso de un año el trámite se adelantará con los documentos requeridos por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional los cuales se encuentran relacionados en el Numeral 4 “DEVOLUCIÓN POR CORRESPONDER A UN ACREEDOR VARIO SUJETO A DEVOLUCIÓN QUE HAYAN SIDO CONSIGNADOS EN LA CUENTA RESPECTIVA DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL” del presente procedimiento en la parte correspondiente a los que debe enviar el Departamento Financiero de la Unidad Ejecutora (nivel central) a la Dirección de Finanzas, es decir, que no se requerirán documentos adicionales a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. 1.2 Retenciones Militares Con respecto a los recursos que se encuentran en las cuentas de las Unidades o Subunidades Ejecutoras por concepto de valores provenientes de las Retenciones Militares que se surten en cumplimiento de las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) la Unidad o Subunidad Ejecutora debe consignar los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución. En caso que la sentencia sea condenatoria con respecto a la suma retenida y que fue girada a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional la Unidad o Subunidad Ejecutora solicitará a ésta la devolución con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares en cumplimiento de









las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) pasando a ser parte de los recursos propios de la misma. NOTA: Para la solicitud de los recursos a la Dirección General de Crédito Público del Tesoro Nacional el trámite se adelantará con los documentos requeridos por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional los cuales se encuentran relacionados en el Numeral 4 “DEVOLUCIÓN POR CORRESPONDER A UN ACREEDOR VARIO SUJETO A DEVOLUCIÓN QUE HAYAN SIDO CONSIGNADOS EN LA CUENTA RESPECTIVA DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL” del presente procedimiento en la parte correspondiente a los que debe enviar el Departamento Financiero de la Unidad Ejecutora (nivel central) a la Dirección de Finanzas, es decir, que no se requerirán documentos adicionales al interesado (Caja de Retiro de las Fuerzas Militares). 1.3 Recursos del Personal Fallecido En el caso que se presente fallecimiento del personal militar como los recursos se encuentran en las cuentas de las Unidades o Subunidades Ejecutoras y no se ha determinado quienes son los beneficiarios, para no afectar los saldos promedio en bancos se debe constituir el Acreedor Vario por el valor de los haberes de actividad que correspondan a los tres (3) meses dispuestos en las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) y consignar los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución en donde permanecerán hasta que se expida el acto administrativo con indicación de los beneficiarios. Si no existieren beneficiarios la suma que fue girada a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional se solicitará la devolución por parte de la Unidad o Subunidad Ejecutora con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares para que los incorpore como un ingreso de acuerdo con las normas (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente). De otra parte, si se presenta la situación correspondiente a que se definen los beneficiarios y éstos no solicitan la devolución de los recursos en el curso de un año la Unidad o Subunidad Ejecutora gestionará la devolución de los valores consignados a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional con el fin de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares instancia que los devolverá a petición del interesado cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. En caso contrario, y previa declaratoria de prescripción pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja.









REGISTROS CONTABLES Registro Manual con el traspaso de los recursos y la obligación a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares

CODIGO CONTABLE


310501 Capital fiscal XXX

111005 Cuenta corriente XXX

CODIGO CONTABLE


242529XXX Cheques no Cobrados o por reclamar XXX

310501 Capital fiscal XXX

2. DEVOLUCIÓN DE LA CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES

AL BENEFICIARIO POR CORRESPONDER A UN ACREEDOR VARIO SUJETO A DEVOLUCIÓN QUE HAYA SIDO CONSIGNADO EN CUENTAS DE DICHA ENTIDAD.

De conformidad con lo dispuesto en la normatividad legal vigente (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares devolverá los valores por concepto de Gastos de Personal, de Prestaciones sociales e Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso y de los beneficiarios del personal fallecido cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. Sobre los valores que fueron consignados a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares la Unidad o Subunidad Ejecutora debió enviar la relación detallada de los Acreedores Varios de conformidad con el formato dispuesto en forma impresa por la Caja de Retiro así como la estructura del archivo plano y adicionalmente, lo contemplado en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución. Cuando el beneficiario solicite su devolución y ésta no ha sido objeto de prescripción deberá allegar a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares los siguientes documentos: a. Presentación personal en la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares.

1) Diligenciar solicitud de pago de prestaciones sociales Ministerio de Defensa

Nacional y anexar los siguientes documentos:

Fotocopia de la cédula de ciudadanía autenticada recientemente.









Fotocopia cédula militar y/o libreta militar y/o carnet de sanidad autenticada.

Certificación del banco con número de cuenta y tipo de cuenta donde sea el único titular y la cuenta esté activa.

2) Diligenciada la solicitud se debe presentar el beneficiario a la Oficina Central

de Supervivencias donde si tiene asignación de retiro, le tomarán foto y huella por el sistema biométrico. Caso contrario, se tomará fotografía y huella para su respectivo cotejo por parte del Dactiloscopista.

3) Radicar la solicitud en la ventanilla de correspondencia. b. Para el personal con domicilio fuera de Bogotá.

1) Solicitud escrita con reconocimiento de firma y huella ante notario con

dirección y teléfono anexándose los siguientes documentos:



Certificación del banco con número de cuenta y tipo de cuenta donde sea el único titular y la cuenta esté activa.

Original de supervivencia ante notario. c. Personal domiciliado fuera de Colombia.

1) Solicitud escrita con reconocimiento de firma y huella ante el Consulado de la

respectiva ciudad con dirección y teléfono anexando los siguientes documentos:



Certificación del banco con número de cuenta y tipo de cuenta donde sea el único titular y la cuenta esté activa, cuando es cuenta de Banco en el exterior debe contener la siguiente información: Código Swift o ABA indicando país y ciudad, el giro al exterior tendrá un cobro en dólares.

Original de supervivencia ante el consulado de la respectiva ciudad.

2) Los documentos con presentación ante el consulado de la respectiva ciudad, deben ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores (Oficina de Legalizaciones).

3) El trámite de los documentos antes exigidos se puede realizar ante notario

de la respectiva ciudad con el APOSTILLE que reemplaza a la legalización de documentos en sedes consulares. El APOSTILLE es un sello único que rige para los países participantes en el convenio de la HAYA de 1961, tales









documentos deben ser enviados a la Secretaría de Estado o autoridad correspondiente con el fin de que sea colocado el APOSTILLE.

d. Pago por autorización.

1) Solicitud escrita con reconocimiento de firma y huella ante notario, con

dirección y teléfono anexando los siguientes documentos:

Fotocopia de la cédula de ciudadanía autenticada del titular y del autorizado recientemente.

Fotocopia cédula militar y/o libreta militar y/o carnet de sanidad autenticada del titular.

Certificación del banco del autorizado con número de cuenta y tipo de cuenta donde sea el único titular y la cuenta esté activa.

Original de supervivencia ante notario del titular y del autorizado.

Autorización autenticada ante notario y con firma del titular y autorizado. Con fundamento en los anteriores documentos, la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares analiza que la información sea veráz y determina la procedencia de la devolución. La Caja debe devolver los valores cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. Una vez aprobado por la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares dicha instancia devuelve los recursos a la cuenta dispuesta para el efecto por el beneficiario. Así mismo, la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares informará a la Unidad o Subunidad Ejecutora con el fin de que se realicen las acciones correspondientes a actualizar los controles sobre el particular. NOTA: Las Unidades o Subunidades Ejecutoras deben tener una base de datos donde se conserve la historia de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución tanto de su constitución como de las consignaciones realizadas a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y sus correspondientes pagos de acuerdo con los lineamientos indicados en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución. Así mismo, la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares deberá llevar su correspondiente base de datos y controles que considere pertinentes. 3. EXPIRACIÓN DE UNA CUENTA POR PAGAR POR CORRESPONDER A

LA PRESCRIPCIÓN DE UN ACREEDOR VARIO SUJETO A DEVOLUCION DE CONSIGNACIONES EFECTUADAS A LA CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES

Teniendo en cuenta, que las Unidades Ejecutoras han solicitado la devolución de los recursos consignados a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro









Nacional, una vez dichos recursos se encuentren en la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución, deberán transferirse a la cuenta dispuesta por la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares para tal fin. En consecuencia, para determinar la prescripción de los Acreedores Varios la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares promoverá la Resolución de la prescripción con el fin de proceder a incorporar los recursos como parte de su patrimonio. Con el acto de prescripción debidamente notificado la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares procederá a incorporar los recursos como propios. C. CONTROLES

1) Las Unidades Ejecutoras deben tener cuidado de efectuar la consignación de recursos por concepto de Acreedores Varios a la cuenta bancaria respectiva de Acreedores Varios Sujetos a Devolución, toda vez, que la Subdirección Operativa de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional no atenderá solicitudes de devolución de valores que hayan sido consignados a una cuenta diferente.

2) En caso de presentarse una consignación a una cuenta diferente a la de

Acreedores Varios Sujetos a Devolución y que efectivamente corresponde a un Acreedor Vario se debe solicitar la reclasificación a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional previo cumplimiento de los documentos exigidos por dicha instancia para el efecto y que corresponda a la misma vigencia en la cual se efectuó la devolución, actividad que se realizará a través de la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.

3) Es responsabilidad de las Unidades Ejecutoras el control del pago de los

valores que le sean devueltos por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

4) Una vez se efectúe una consignación al Banco Popular o Banco Agrario por

concepto de Acreedores Varios Sujetos a Devolución se requiere que se envíe copia de la misma a la Dirección de Finanzas a través de oficio firmado por el Tesorero o Pagador y el Director Financiero o su equivalente especificando claramente que los recursos consignados corresponden a Acreedores Varios Sujetos a Devolución por cheques girados y no cobrados, por transferencia electrónica definitivamente no exitosa o por pagos no exitosos en efectivo. La Dirección de Finanzas se encargará de remitirla a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional-División de









Giros. La consignación debe indicar en forma clara la fuente de financiación, es decir, si son recursos con o sin situación de fondos.

5) Por cada consignación que se efectúe a las cuentas de la Dirección General

de Crédito Público y del Tesoro Nacional se requiere un sólo cheque. 6) Para la devolución de valores por concepto de Acreedores Varios Sujetos a

devolución la Unidad o Subunidad Ejecutora debe tener abierta y habilitada la cuenta de Acreedores Varios a fin de recibir los recursos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

7) Recibidos los recursos por parte de la Dirección General de Crédito Público y

del Tesoro Nacional, el Tesorero deberá efectuar el pago al beneficiario final en el menor tiempo posible e informar a la Dirección de Finanzas para sus respectivos controles ó transferirlos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares si es del caso.

8) El área de Contabilidad de la Unidad o Subunidad Ejecutora luego de haber

pagado al beneficiario final debe proceder a extinguir contablemente el Acreedor Vario.

9) Las Unidades Ejecutoras (nivel central) que realicen consignaciones por

concepto de Acreedores Varios Sujetos a Devolución deberán efectuar la conciliación contable ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional de los valores consignados y recibidos como devoluciones de dicha instancia en forma mensual ante la División de Contabilidad de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

10) Es responsabilidad de las Unidades o Subunidades Ejecutoras los

requerimientos que se realicen para la devolución de valores por concepto de Acreedores Varios por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Por su parte, la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares con relación a los requerimientos que le efectúen los beneficiarios.

11) Las Unidades o Subunidades Ejecutoras deben establecer mecanismos que

le permitan demostrar la gestión realizada para ubicar al beneficiario con el fin de efectuarle el pago correspondiente y evitar así la constitución de Acreedores Varios Sujetos a Devolución.

12) Se debe tener una base de datos en las Unidades o Subunidades Ejecutoras

donde se conserve la historia de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución tanto de su constitución como de las devoluciones realizadas bien sea por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional o por la Caja de









Retiro de las Fuerzas Militares y sus correspondientes pagos de acuerdo con los lineamientos indicados en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución a fin de evitar a futuro los dobles pagos.

13) Elaborados los documentos de prescripción en caso de proceder las Unidades Ejecutoras deben informar a la Dirección de Finanzas con el propósito de que esta instancia comunique a Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a fin de convertirlos en un ingreso para la Nación. Por su parte, la Caja de Retiro de acuerdo con el acto de declaración de la prescripción dará el ingreso de los recursos a la misma como propios.

14) Se debe tener presente que los valores constituidos en Acreedores Varios

Sujetos a Devolución por concepto de Gastos de Personal, de Prestaciones sociales e Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso y de los beneficiarios del personal fallecido en primera instancia, se deben consignar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional considerando que las normas legales vigentes disponen que a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares únicamente ingresarán los valores que no hayan sido reclamados en el lapso de un (1) año y que estén contabilizados en la cuenta de Acreedores Varios de la Unidad Ejecutora. En tal virtud, como ya se indicó, se debe realizar la consignación a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional con el propósito de no afectar los saldos promedio en bancos.

ministerio de defensa nacional procedimiento no. … · vario sujeto a devolucion que hayan sido 18...

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