midymm - instructivo modulo de inasistencias docentes y memo medico web v1

MODULO DE INASISTENCIAS DOCENTES Y MEMO MEDICO – MIDYMM

Dirección General de Operaciones y Tecnología - Subsecretaria de Gestión de Recursos Humanos - Ministerio de Modernización

SIAL - Sistema Integral de Administración de Recursos Humanos y Liquidación de Haberes


2 MIDYMM – Instructivo Modulo de Inasistencias Docentes y Memo Medico - Web O

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Contenido

Ámbito del Instructivo ....................................................................................................................................... 3

Identificación WEB ............................................................................................................................................ 3

WEB – Usuario: ESTABLECIMIENTO ................................................................................................................... 3

Ingreso de inasistencias ................................................................................................................................. 3

Consulta de Inasistencias registradas ............................................................................................................ 6

Creación y Entrega de Planilla de Inasistencias ............................................................................................. 7

Visualización de Planta Funcional.................................................................................................................. 8

Creación de Rol Provisorio............................................................................................................................. 8

Asignación de Rol Provisorio a rol SIAL: ........................................................................................................ 9

Reporte consulta de saldos: ........................................................................................................................ 10

WEB – Usuario: DISTRITO O DELEGACION ...................................................................................................... 11

Rechazo de Planilla ...................................................................................................................................... 11

Aprobación de Planilla ................................................................................................................................. 11

Consulta de Inasistencias registradas y reportes: ....................................................................................... 13

WEB – Usuario: MINISTERIO - Administración Central ................................................................................... 13

Consulta de Inasistencias registradas y reportes: ....................................................................................... 13

Reporte de control: ..................................................................................................................................... 13

WEB - ANEXO ................................................................................................................................................... 15

Motivos de ausencia .................................................................................................................................... 15

Posibles Estados de la inasistencia .............................................................................................................. 15

Posibles Acciones sobre la inasistencia ....................................................................................................... 16

Instructivo .................................................................................................................................................... 16

Salir del aplicativo ........................................................................................................................................ 17

SIAL por RICH – Usuario: MINISTERIO – Administración Central .................................................................... 17

Reporte de Inasistencias por Distrito .......................................................................................................... 17

Reporte de Inasistencias por Estado ........................................................................................................... 18

Carga masiva ................................................................................................................................................ 18


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Ámbito del Instructivo

El presente instructivo indica los pasos para la carga y administración de ausencias y licencias del personal docente, a través del Modulo Web.

Identificación WEB

Para ingresar a la Web debe hacerlo a través del siguiente link: asistencia.sial.gob.ar Aparecerá la pantalla donde deberá ingresar su usuario y contraseña.

Una vez ingresado los datos correspondientes hacer clic en ENTRAR y aparecerá la siguiente pantalla con noticias de interés:

WEB – Usuario: ESTABLECIMIENTO

Ingreso de inasistencias

Para registrar una inasistencia deberá seleccionar la opción de menú Inasistencias. Aparecerá la siguiente pantalla, en la cual deberá hacer clic en Crear:



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En la siguiente pantalla deberá cargar algún dato de la persona a la cual le registrará la inasistencia como ser CUIL (con guiones), DNI y/o Apellido, para buscar y traer la información del docente.

Por ejemplo: si no tuviera el dato preciso de CUIL, podría escribir el apellido de la persona y el sistema mostrará todos los docentes que tengan ese apellido.

En el resultado sólo se mostraran los docentes con roles abiertos. Para ingresar inasistencias de roles dados de baja deberá tildarse la opción de pantalla “Mostrar Bajas” y se listarán las personas con roles dados de baja, hasta un año para atrás.

El docente puede aparecer dos veces y esto implica que tiene roles en estado asignado y también roles provisorios (creados por el Establecimiento). Se deberá distinguir a criterio y conocimiento en qué estado se encuentra el rol al que pretende registrarle la inasistencia. Identificada la persona buscada y estado,

hacer clic en Acciones: + y seguir los pasos del título siguiente.

Inasistencias en general

Al buscar la persona por el menú de Crear inasistencia se podrán registrar inasistencias para varios roles a la vez, con sólo hacer clic en ACCIONES +.

Para registrar una inasistencia tildar el rol o los roles en los que corresponde ingresar la inasistencia, completar el motivo de ausencia y las fechas. Los campos de la pantalla en negritas son obligatorios.

Motivo de ausencia: desplegar el filtro para seleccionar el motivo que corresponda.

Doc. Respaldatoria: no es un campo obligatorio en la generación de la inasistencia, será ingresado más adelante por el Distrito/ Delegación.

Desde: fecha de inicio de la inasistencia (primer día de ausencia).

Hasta: fecha de fin de la inasistencia (último día de ausencia).

Comentario: dato adicional que quisiera registrarse.

Guardar: al guardar el sistema indicará si la carga ha sido registrada o si hay inconsistencias que resolver.

Algunos ejemplos de inconsistencias son:

Que la cantidad de días del período informado supere el tope de la licencia.

Que se pretenda registrar una extensión sin haber agotado la licencia con haberes.

Que el docente no tenga los días hábiles de antigüedad correspondientes para tomar la licencia.

Que la fecha de fin de la licencia supere la fecha de baja del rol.

Que se hayan marcado roles de cargo y horas a la vez.


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Que algún campo marcado como obligatorio no ha sido completado.

Algunas particularidades

La Inasistencia Injustificada puntualmente solicitará al usuario establecer con exactitud, además de los campos descritos en Registro general, los siguientes:

Días consumo de tope: ingresar la cantidad de días que inciden sobre el rol del docente. Por ejemplo: al registrarse una ausencia desde el lunes y hasta el miércoles, para una persona con un rol de horas cátedra que trabaja sólo lunes y miércoles, corresponde computarle dos días y no tres.

Días / Obligaciones: ingresar la cantidad de días/ obligaciones que corresponden descontar en el período ingresado. Este campo aparecerá sólo cuando el rol seleccionado sea de horas cátedra y la inasistencia descuente en haberes (en licencias de períodos cortos).

Las inasistencias que superen el mes deberán ser registradas en tantos tramos como meses abarque.



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Consulta de Inasistencias registradas

Consultando desde el menú principal, opción Inasistencias se visualizan las registradas para el Establecimiento a cargo del usuario.

Para llevar a cabo la búsqueda de una inasistencia específica, o sobre un docente específico debe hacer clic en Realizar búsqueda. Esto desplegará las opciones de búsqueda que pueden ser: Motivo de ausencia, CUIL, Apellido, fecha cargadas desde y hasta, todos combinables entre sí.

Limpiar filtros: borra todo lo ingresado en el campo de búsqueda para realizar una nueva consulta de inasistencia.

Presionando el botón Buscar aparecen los datos de las inasistencias como se muestra en la siguiente pantalla:

En el ejemplo: consulta de inasistencias registradas para NN, NN.

Han sido registradas tres inasistencias para la persona solicitada. Todas se encuentran en estado CRO

(creado) y son modificables por el Establecimiento desde ACCIONES: Modificar, Eliminar o visualizar más información.

Los datos que se muestran en esta pantalla indican:

CUIL: dato personal del docente.

PERSONA: apellido y nombre del docente.

ID: número de legajo asignado automáticamente por el sistema SIAL.

ESCUELA: literal del Establecimiento.

ROL: número de puesto al que se ha registrado la inasistencia.

LIC.: código de la inasistencia que se ha registrado.

DESDE: fecha de inicio de la inasistencia.

HASTA: fecha de fin de la inasistencia.


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CONS: indica la cantidad de días que se computan para el tope de la licencia/ inasistencia en cuestión. Se computarán días corridos o hábiles según la licencia de que se trate.

MEMO: para licencias médicas indica el memo asociado.

DIAS: cantidad de días que se descontarán en haberes por el registro efectuado, cuando corresponda.

OBLIG: cantidad de obligaciones que se descontarán en haberes por el registro efectuado, cuando corresponda.

Al final se indican bajo la descripción <<1>> que se trata de la primera hoja y luego que la consulta consta de 3 resultados.

Nota: al hacer clic sobre los títulos, los datos se ordenan en forma ascendente o descendente.

Creación y Entrega de Planilla de Inasistencias

Se debe ingresar al menú Inasistencias y seleccionar Entregar Planilla.

Si el usuario tiene asignado un Establecimiento, éste aparecerá automáticamente y sólo deberá indicar MES y AÑO de la planilla a entregar. Cuando el usuario tenga más de un Establecimiento a cargo le aparecerá una pantalla para indicar, también Escuela o CUE, mes y año.

Indicado los datos obligatorios, al hacer clic en crear aparecerá en pantalla la planilla generada.

Al hacer clic en Entregar todas las licencias incluidas en la planilla pasarán del estado CREADO a APROBADO POR ESCUELA y ya no podrán ser modificadas.

Esta entrega pone la planilla a disposición del Distrito o Delegación para su aprobación o rechazo.

Cuando el Distrito o Delegación aprueba la planilla las inasistencias quedan a disposición para ingresar al primer proceso de liquidación mensual que se ejecute en SIAL.



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El rechazo de la planilla por parte del Distrito o Delegación devuelve los datos al Establecimiento para su corrección. En este caso el Establecimiento deberá “Entregar” nuevamente la planilla.

Nota: los roles provisorios creados por el Establecimiento no aparecen en la Planilla.

Visualización de Planta Funcional

Mediante este punto del menú se puede visualizar la dotación de agentes que tiene la Escuela, Distrito o Delegación (según el usuario que lleve a cabo la consulta, será el universo visible).

El usuario puede valerse de Filtros para limitar la consulta a una persona o establecimiento, por ejemplo: CUIL, Apellido, entre otros. El sistema devolverá sólo los docentes con roles sin baja.

Tildando la opción mostrar bajas se mostrarán también aquellos agentes que tengas roles dados de baja desde la fecha de consulta, un año para atrás.

La Planta Funcional muestra una línea por docente/ rol, es decir, mostrará a un docente tantas veces como roles tenga.

El ESTADO Asignado indica que el rol visualizado ha sido dado de alta en SIAL y en estado Provisorio refleja que ha sido generado por el Establecimiento a los fines de registrar la inasistencias pero, aún no tiene alta definitiva en SIAL y no será informado en Planilla.

Acciones: Lupa Permite visualizar en forma más detallada los datos del agente seleccionado. Y desde ahí Volver a la PF vuelve a la pantalla anterior.

Acciones: + Permite al usuario la carga de una inasistencia para el agente y rol seleccionado. Proceso descrito bajo el título Ingreso de Inasistencias y siguientes.


Creación de Rol Provisorio

Se debe ingresar en el menú principal, a la opción Planta Funcional y presionar el botón de + Crear que aparece al pie de la pantalla.


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Esta funcionalidad es utilizada cuando el rol al que se debe registrar la inasistencia no está dado de alta en el sistema SIAL y se deben completar todos los datos, teniendo en cuenta que deben ser los mismo que los indicados en el formulario de alta tramitado (Formulario T, ABM u otro de uso oficial).

Escuela: escuela en la que desempeña el rol provisorio a dar de alta.

Cuil de la persona: si la persona ya existe en SIAL al ingresar el CUIL se mostrará su nombre y apellido, por ejemplo, porque tiene otro rol en el mismo u otro Establecimiento. Si no estuviera en SIAL aparecerá un campo para ingresar Apellido y Nombre.

Apellido y Nombre: Si la persona no está en SIAL se habilitará el campo de para ingresarlo obligatoriamente. Se debe registrar el nombre y apellido tal como figura en la tramitación del alta.

Fecha de alta en el cargo: fecha de toma de posesión indicada en tramitación de alta.

Cargo: puesto indicado en tramitación de alta.

Situación de revista: titular, interino o suplente según información indicada en tramitación de alta.

Comentarios: campo no obligatorio de uso interno del Establecimiento para clarificar situaciones.

Las inasistencias se registran en roles provisorios según se explica bajo el título Ingreso de Inasistencias pero, no saldrán en las planillas de inasistencias hasta tanto no se realice su vinculación con un rol asignado en SIAL.

Asignación de Rol Provisorio a rol SIAL:

Cuando el Establecimiento identifique en la Planta Funcional que el rol ya ha sido dado de alta en SIAL deberá asignar al rol provisorio el rol SIAL definitivo y las inasistencias serán trasladadas a este rol automáticamente, generándose en este momento los controles internos de cada una de ellas.

Al momento de consultar en la Planta Funcional los roles de un docente, en la columna de título ROL los provisorios aparecerán identificados con letras y los asignados en SIAL con número. Por otro lado, los roles provisorios cuentan con dos ACCIONES propias: eliminación y asignación.




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Ejemplo: búsqueda de docente con rol provisorio, por CUIL. Devolución: 4 roles, 3 asignados o existentes en SIAL y 1 provisorio. De esta visualización surge que el rol provisorio A coincide en todo con el rol asignado 3.

Asignar rol: para vincular el rol provisorio A al rol SIAL 3 hacer clic en ACCIONES Edición e ingresar el número de rol.

Al guardar podrá visualizar un mensaje que indica que “La operación se realizó con éxito”.

Luego de esta asignación el rol provisorio desaparece de la Planta Funcional automáticamente.

Reporte consulta de saldos:

Bajo este menú el Establecimiento podrá consultar, para un docente y licencia en particular, cuantos días ha utilizado según los registros que realizó.

El Saldo se muestra en días y es igual al Tope menos los días ya Tomados.

El dato visualizado sobre días Tomados puede ser parcial si el docente ha tomado días de licencia en más de un Establecimiento.

Al seleccionar una licencia con tope no definido en años o sin tope, se visualizarán los días tomados (registrados por el establecimiento) hasta el 31/12 del año elegido.


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Tope: surge de la legislación aplicable. Más información en Anexo Motivos de ausencia.

WEB – Usuario: DISTRITO O DELEGACION

Rechazo de Planilla

Para rechazar una planilla se debe ingresar por el menú de Inasistencia, seleccionar Validar Planilla y luego identificar al Establecimiento en el filtro que aparece, ingresando el número de CUE o eligiendo la Escuela de la lista que aparece al desplegar la flecha. Al hacer clic en Crear aparecerá la Planilla entregada por el Establecimiento y al pie el botón de Rechazar.

Al presionar el botón de Rechazar las inasistencias incluidas en la Planilla vuelve al ámbito del Establecimiento y pueden ser corregidas o borradas. La escuela deberá volver a Entregar la Planilla para que sea Aprobada por el Distrito o Delegación.

Aprobación de Planilla

Desde el menú de Inasistencias, la Delegación o el Distrito puede visualizar las inasistencias registradas por los establecimientos bajo su órbita. Una vez que el Establecimiento ha realizado la entrega de planilla en sistema, ésta queda disponible para su aprobación o rechazo.

Para Aceptar una Planilla se deberá generar primero la documentación respaldatoria, es decir, el número de expediente por el cual se tramitará. Ingresar al menú Documentación Respaldatoria y cargar todos los datos de la siguiente pantalla:



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Id Tipo Doc. Respaldatoria: seleccionar el tipo EXP – Expediente. // Número: del expediente por el que tramitará el envío de la Planilla. // Año: el de curso. // Origen: precargado, no se puede modificar. //

Fecha: del expediente. // Comentario: indicar algún dato referencial, como ser número de Distrito o Delegación y mes informado, o trata del expediente.

Para Aceptar una planilla se debe ingresar por el menú de Inasistencia, seleccionar Validar Planilla y luego identificar al Establecimiento en el filtro que aparece, ingresando el número de CUE o eligiendo la Escuela de la lista que aparece al desplegar la flecha. Hacer clic en Crear.

Y aparecerá la Planilla entregada por el Establecimiento.


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Previo a Aprobar la planilla debe seleccionarse la Documentación Respaldatoria. En la pantalla que aparece al desplegar la flecha es conveniente ingresar el número de expediente. El sistema mostrará todos los expedientes de igual número, si hubiere más de uno y deberá marcarse el deseado. Luego, al dar clic en Aceptar se vuelve automáticamente a la Planilla.

Luego de seleccionar la documentación respaldatoria, hacer clic en Aceptar y al guardar podrá visualizar un mensaje, en la parte superior de la pantalla, que indica “La operación se realizó con éxito”.

Esta aprobación del Distrito o Delegación produce que las inasistencias queden a disposición para ingresar al primer proceso de liquidación mensual que se ejecute en SIAL.

El rechazo de la planilla devuelve los datos al Establecimiento para su corrección. En este caso el Establecimiento deberá “Entregar” nuevamente la planilla. Nota: los roles provisorios creados por el Establecimiento no aparecen en la Planilla.

Consulta de Inasistencias registradas y reportes:

El usuario de Distrito o Delegación puede ejecutar las mismas consultas de inasistencias y reportes

descritas en la sección Establecimiento, con la diferencia de que no tendrá acceso a modificar los registros.

Podrá visualizar información de cada uno de los Establecimientos a su cargo.

WEB – Usuario: MINISTERIO - Administración Central

Consulta de Inasistencias registradas y reportes:

El usuario de Ministerio puede ejecutar las mismas consultas de inasistencias y reportes descritas para el

Establecimiento y Distrito o Delegación, con la diferencia de que no tendrá acceso a modificar los registros.

Debe tener en cuenta que siempre deberá identificar un establecimiento en las consultas efectuadas ya

que, por definición, tiene acceso a más de uno (a todos).

Reporte de control:

Bajo el menú Reporte de control, el usuario de Ministerio tendrá acceso a un listado que le permitirá visualizar rápidamente el estado de carga de los Establecimientos, cuantas inasistencias han sido registradas, cuantas ya han sido entregadas en Planilla y cuantas aprobadas por el Distrito o Delegación correspondiente.



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Seleccionando en los filtros disponibles un Distrito o Delegación, un mes real de carga (independientemente de que la inasistencia sea de una fecha anterior) y el año, podrá ver a todos los Establecimientos pertenecientes al Distrito o Delegación en una planilla, con los siguientes datos:

Escuela: identificación del Establecimiento.

Pendientes de entrega: cantidad de registros de inasistencias, que el Establecimiento ha cargado y todavía no ha entregado en ninguna Planilla.

Entregadas: cantidad de inasistencias registradas, que ya han sido entregadas en una Planilla y están pendientes de aprobación por el Distrito o la Delegación.

Rechazadas: cantidad de inasistencias registradas, que figuraron en alguna Planilla entregada, que fueron rechazadas y no han vuelto a ser entregadas en otra Planilla.

Aprobadas por el Distrito o Delegación: cantidad de inasistencias registradas en un Establecimiento, que han sido entregadas en Planilla y han sido aprobadas por el Distrito o Delegación.

Total cargadas: incluye registros de inasistencias pendientes, entregados/aprobados y rechazados.

Ejemplo: consultado el Distrito 15 se visualiza que sólo ha realizado registros para el mes de septiembre 2012 la escuela número 28. El resto de los Establecimiento no ha registrado inasistencias.

La escuela Nro. 28 tiene el siguiente análisis:

1. Pendientes entrega: ha registrado 5 inasistencias que están pendientes de entrega.

2. Entregadas: no cuenta con inasistencias registradas y entregadas en Planilla pendientes de aprobación por el Distrito.

3. Rechazadas: no cuenta con inasistencias registradas y entregadas en Planilla rechazadas por el Distrito.

4. Aprobadas por el Distrito: ha entregado en Planilla 2 inasistencias que ya han sido aprobadas por el Distrito.

5. En total, para septiembre de 2012 ha realizado 7 registros de inasistencias.


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WEB - ANEXO

Motivos de ausencia

Eligiendo el punto del menú Motivos de Ausencia se puede visualizar una lista de todas las razones de

inasistencias cuya carga está habilitada a través de este módulo, con los siguientes datos:

Al hacer clic sobre los títulos, los datos se orden ascendente o descendentemente.

ARTICULO EN EL ESTATUTO: código en sistema de referencia normativa que origina este motivo.

DESCRIPCIÓN: literal del código arriba descrito.

DESCUENTA ADICIONAL: efecto del registro del motivo de inasistencia sobre el Adicional salarial. El tilde indica que el motivo de inasistencia descuenta el adicional salarial.

DIAS: indica la cantidad de días para tope que, según normativa aplicable, corresponden para este motivo. Si no se indican días, la licencia no tiene tope.

DIAS CORRIDOS: que se encuentre tildado indica que se computarán para consumir el tope descrito en la columna DIAS todos los días corridos registrados. Al no estar tildado, sólo se computarán para consumo de tope los días hábiles calendario.

Posibles Estados de la inasistencia

CRO – Creado: primer estado que se da a un registro de inasistencia (automáticamente), cuando es ingresado por el Establecimiento. Un registro en este estado se puede editar o borrar desde el usuario Establecimiento.

APE - Aprobado por la Escuela: estado al que pasa el registro de la inasistencia cuando el Establecimiento lo entrega en una Planilla. No se puede modificar ni borrar.

APD - Aprobado por Distrito/ Delegación: no se pueden modificar ni borrar. Está disponible para ingresar al proceso de liquidación.

Rechazado por Distrito/ Delegación: vuelve al estado CRO con lo que esto implica.

Procesado: que ha ingresado al proceso de liquidación mensual. No se puede modificar ni borrar.



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Posibles Acciones sobre la inasistencia

Editar: Permite modificar el contenido de la licencia seleccionada. Siempre que el estado y nivel de usuario lo permita.

Borrar: Permite eliminar el registro seleccionado. Siempre que el estado y nivel de usuario lo permita.

Lupa: Permite visualizar en forma más detallada la licencia seleccionada.

Instructivo

Haciendo clic en esta opción del menú se abrirá una nueva ventana con el presente instructivo.


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Salir del aplicativo

Clic en Salir mostrara el siguiente cartel

Presionando Sí, se cerrara la pestaña, permitiéndole seguir conectado si tuviera abiertas otras ventanas de Internet en ese momento.

SIAL por RICH – Usuario: MINISTERIO – Administración Central

Las consultas y reportes aquí descritos sólo pueden ser emitidos desde la aplicación SIAL modo RICH (no

vía WEB).

Incluimos su descripción en el presente instructivo ya que a través de esta funcionalidad, disponible para el

Ministerio – Administración Central, también puede visualizarse la información ingresada mediante el

módulo WEB.

Reporte de Inasistencias por Distrito

Muestra las inasistencias ingresadas en un período, para un Distrito determinado, para todas las escuelas que dependen del mismo.

Ir en el menú a:

Nomina Gestión del Tiempo Tiempo Real Listado de inasistencias por distrito

Hacer doble clic y aparecerá la siguiente pantalla:

Distrito: ingresar un número de Distrito o elegir de la lista una Delegación. De dejarse vacio, listará todos.

Fecha Desde: indicar inicio de período que se desea consultar (campo obligatorio).

Fecha Hasta: indicar fin de período que se desea consultar, máximo un mes completo entre inicio y fin (campo obligatorio).



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Hacer clic en Aceptar, luego de poner las fechas deseadas y automáticamente se generará un Archivo Excel con una lista de las inasistencias registradas para el período consultado, con los siguientes datos ID RH, CUIL, Rol, Apellido y nombre, Unidad Organizativa, Nombre de la Unidad Organizativa, CUE, Distrito, ID Licencia, Nombre Licencia, Fecha de Carga, Días, Obligaciones, Unidades, Fecha de Inicio, Fecha de Fin, Estado, Fecha de Aprobación de la escuela, Fecha de Aprobación del distrito, Nro. Memo, Doc. Respaldatoria, Usuario y Fecha de actualización.

Reporte de Inasistencias por Estado

Este reporte muestra las inasistencias ingresadas en un período, para un Distrito determinado, para todas

las escuelas que dependen del mismo. Es igual al Reporte de Control descrito para la sección WEB –

Usuario: MINISTERIO - Administración Central. Ir en el menú a:

Nomina Gestión del Tiempo Tiempo Real Listado de inasistencias por estado

Hacer doble clic y aparecerá la siguiente pantalla:

Los datos obligatorios son mes y año. De seleccionar un Distrito o Delegación, sólo se listará el indicado. Hacer clic en Aceptar automáticamente se abrirá un Archivo Excel.

Carga masiva

En el menú: Nomina Gestión del Tiempo Tiempo Real Entrada masiva de licencias

Aparecerá la siguiente pantalla:


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Para registrar inasistencias en forma masiva se debe crear un Archivo Excel con el siguiente formato:

Archivo de entrada: Hacer clic en el fichero para importar el archivo creado.

Documentación respaldatoria: Desplegar el filtro y asociarla.

Una vez completos estos datos hacer clic en Importar Datos. Esto hará que las inasistencias se vean en pantalla y queden listas para procesar.

Si a esta altura se decide no grabar una licencia visualizada, con destildar la opción Procesar, no ingresará al procesamiento masivo.

Para grabar las inasistencias marcadas para Procesar, hacer clic en Procesar.

Automáticamente se abrirá un nuevo archivo Excel con la respuesta del proceso.

Y la pantalla del aplicativo quedara indicado, en Estado, que inasistencia no ha sido grabada y porque.

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