memo plan operativa

Memorando de Planeación

EMPRESA XXXXX

Auditoria Operacional año 2009

Preparado por:Pedro A. Guevara R

XX de Julio de 2009Versión 1.0

CONTENIDO

Pág.

1. Enfoque y tipo de Trabajo................................................................................................................1

2. Presentación.....................................................................................................................................2

3. Alcance de la Auditoría....................................................................................................................3

4. Objetivos de la Auditoria Operacional............................................................................................4

4.1. Objetivos Generales................................................................................................................4

4.2. Objetivos Específicos..............................................................................................................4

5. Riesgo de Auditoria..........................................................................................................................5

5.1. Control.....................................................................................................................................5

5.2. Inherente..................................................................................................................................6

5.3. Detección..................................................................................................................................6

5.4. Calificación del Riesgo de Auditoria.....................................................................................7

6. Enfoque General del Trabajo de Auditoria.....................................................................................8

6.1. Etapas.......................................................................................................................................86.1.1. Familiarización..................................................................................................................86.1.2. Investigación y Análisis....................................................................................................86.1.3. Diagnostico.......................................................................................................................86.1.4. Informe..............................................................................................................................9a. Informe de Control Interno.......................................................................................................9b. Informe Final de Auditoria........................................................................................................9

6.2. Áreas de importancia..............................................................................................................9

6.3. Asuntos de Importancia........................................................................................................106.3.1. Para la Organización:......................................................................................................106.3.2. Para la el Auditor:...........................................................................................................10

6.4. Pruebas de Auditoria Final..................................................................................................10

6.5. Visitas.....................................................................................................................................106.5.1. Preliminar........................................................................................................................10

2011-03-30 Documento Preparado por Pedro A. Guevara - Proyecto Memorando de Planeación 1

6.5.2. En el desarrollo del trabajo de auditoria.........................................................................116.5.3. Posterior..........................................................................................................................11

6.6. Fechas de ejecución del trabajo de auditoria.....................................................................11

7. Personal Involucrado.....................................................................................................................12

7.1. Por la Empresa......................................................................................................................12

7.2. Por la firma de Auditoria.....................................................................................................12

8. Presupuesto de Tiempo de la Auditoria.........................................................................................13

9. Análisis de Riesgos de la Organización en el Proceso..................................................................14

9.1. Escenario de riesgos:...............................................................................................................14


1. ENFOQUE Y TIPO DE TRABAJO

A continuación se describe la planeación relacionada con la Auditoría Operacional del proceso de

Cuentas por Pagar de la Organización MADIAUTOS LTDA.

La auditoria a desarrollar, según la propuesta presentada, conllevara una revisión y examen critico

constructivo de los Procesos de la empresa MADIAUTOS LTDA, así como los procedimientos

seguidos para su desarrollo y determinar si se cumplen los principios de eficiencia, eficacia y

economía establecidos.


2. PRESENTACIÓN

Entidad auditada:

DISTRIBUIDORA MAYORISTA DE AUTOMOVILES MADIAUTOS LTDA.

Área de trabajo : Cuenta por Pagar

Equipo de Profesionales requerido:

Johanna Gualdrón Medina – Contador Público

Libia Jeannette Bandera Rodríguez – Contador Público

Maria Fernanda Motta Tierradentro – Contador Público

Claudia Moreno Velásquez – Contador Público

Manuel Escobar Escobar – Contador Público

Tiempo de ejecución: 4.5 semanas

Fecha Iniciación: Septiembre 21 de 20XX

Fecha de Terminación: Noviembre 09 de 20XX


3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La auditoría del proceso de Cuentas por Pagar a realizar en MADIAUTOS LTDA. tiene como fin

evaluar los procesos y procedimientos establecidos dentro de la organización, con el fin de determinar

si se cumplen los principios de eficiencia, eficacia y economía establecidos.

La auditoría que se llevara a cabo es de tipo operacional, las pruebas a realizarse deben considerar y

evaluar los siguientes aspectos:

a) Realización de investigación y verificación de las operaciones en el proceso de Cuentas

por Pagar.

b) Se verificará que las operaciones efectivamente realizadas con los diferentes beneficiarios

del pago cuenten con las aprobaciones establecidas dentro del procedimiento de Cuentas

por Pagar.

c) Evaluación de procedimientos a las operaciones llevadas a cabo y relacionadas con el

proceso de Cuentas por Pagar en cada uno de los beneficiarios, seleccionados

aleatoriamente.

d) Análisis de los niveles de riesgo en el manejo de beneficiarios anteriormente evaluados.

e) Para llevar a cabo el proceso de auditoria teniendo como fecha referencia el día 21 de

Septiembre a 09 de Noviembre de 20XX.


4. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

4.1. OBJETIVOS GENERALES

Evaluar el proceso de Cuentas por Pagar y verificar la razonabilidad de los controles

utilizados por la compañía y sugerir en el informe final de la auditoria los cambios a

realizar para que este proceso cumpla con los principios de eficiencia, eficacia y economía.

Determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de

acuerdo a las normas que le son aplicables y si dicho procedimiento esta operando de

manera efectiva, si son adecuados al logro del objetivo de la compañía.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Determinar la confiabilidad de los procesos y la efectividad de los procedimientos internos.

Evaluar y registrar los errores e irregularidades significativas, que se puedan presentar.

Revelar las ineficiencias en las operaciones.

Dar una opinión acerca del proceso de Cuentas por Pagar.

Recomendar cambios necesarios en los procedimientos de la operación.


5. RIESGO DE AUDITORIA

Dentro de la evaluación de riesgos a los que se puede enfrentar el área Ingresos, Costos y Gastos,

debemos considerar tanto los factores internos y externos que puedan afectar el objetivo de la

compañía. En la determinación del nivel de riesgo, se tuvo en cuenta el impacto y la probabilidad de

los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se han de realizan.

Para adelantar esta etapa se deben tener muy claro los puntos de control existente en los diferentes

procesos, los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones estos niveles de

riesgos pueden ser:

ALTO: (1.0) Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad

MEDIO: (0.5) Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media.

BAJO: (0.3) Cuando el riesgo presente vulnerabilidad baja.

5.1. CONTROL

Este riesgo esta relacionado con los controles vigentes que se tengan, si los mismos son adecuados y

suficientes, por lo tanto si este riesgo de control es mínimo significa que los controles del área son

suficientes

RIESGO CALIFICACION

Revisar que las condiciones pactadas y políticas de pago con cada

proveedor tales como: radicaciones, vencimientos, descuentos y

forma de pago se estén cumpliendo.

MEDIA

Confrontar que los proveedores estén dentro del “Registro y

aprobación proveedores” de MADIAUTOS LTDA.

MEDIA


Evaluar la fecha de radicación de las cuentas por pagar y su

incidencia en el pago.

MEDIA

La radicación, contabilización y pago doble vez. MEDIA

El control y vigilancia de las fechas de vencimiento de las Cuentas

por Pagar inmediatas.

MEDIA

Verificar que las cotizaciones, órdenes de compra y remisiones se

realicen en los tiempos establecidos.

MEDIA

RIESGO DE CONTROL = R C = 50%

5.2. INHERENTE

Este riesgo esta relacionado con…

RIESGO CALIFICACION

Determinar el riesgo de efectuar pagos a terceros ficticios o

integrantes de la lista emitida por la Superfinanciera investigados

por ella.

BAJA

Verificar la óptima calidad de los materiales de fabricación y

condiciones de los repuestos y servicios utilizados por parte de los

diferentes proveedores

ALTA

RIESGO INHERENTE = R I = 30%

5.3. DETECCIÓN

Este riesgo esta relacionado con….

RIESGO CALIFICACION


Que no se lleve a cabo la programación de auditoria de acuerdo al

cronograma establecido.

BAJA

Que el acceso al sistema ECAS sea el adecuado. MEDIA

Que la compañía no facilite la información necesaria para efectuar

la auditoria sobre el proceso de Cuentas por Pagar.

MEDIA

RIESGO DETECCION = R D = 40%

5.4. CALIFICACIÓN DEL RIESGO DE AUDITORIA

Calificación del Riesgo de Auditoria RA

RA = RC * RI * RD RA = 50% * 30% * 40%= 6%

Teniendo en cuenta las calificaciones expresadas independiente, objetiva y técnicamente, en forma

porcentual a los diferentes tipos de riesgos que se evaluaron, referente a la auditoria objeto del presente

memorando de planeación esta calculada en el 6%, es decir BAJO.

La utilidad en la calificación del riesgo de auditoria está en servir de insumo a los procesos de

decisión. En el caso del auditor, esta calificación brinda un indicador simple y objetivo de evaluación

del riesgo que complementa su propio análisis, permitiendo así determinar el riesgo que puede exigir

un proceso determinado dentro del desarrollo de la auditoria. Por otro lado, la compañía se beneficia

con la posibilidad de esclarecer objetivamente los riesgos a que se enfrenta la auditoria y así poder

apoyarla y complementarla.


6. ENFOQUE GENERAL DEL TRABAJO DE AUDITORIA

6.1. ETAPAS

6.1.1. Familiarización

Identificar a nivel general el funcionamiento del ciclo operacional de la organización y su

influencia sobre las demás áreas de la compañía.

Para conocer el área de XXXX, se elabora un programa de auditoria preliminar donde se

solicitara información concerniente a la empresa, documentos legales, Organigrama y Mapa de

proceso Administrativo de la compañía como el mapa de procesos del área a evaluar,

funciones por puesto y conformación de grupos de trabajo.

6.1.2. Investigación y Análisis

Una vez recopilada la información se procede a analizarse en mesas de trabajo junto con el

grupo de auditores. Con este proceso se pretende profundizar e indagar con el personal de las

diferentes áreas involucradas en el área objeto de estudio, de esta forma logrando evidenciar

físicamente la información reunida debidamente clasificada y referenciada.

6.1.3. Diagnostico

Consiste en informar conceptualmente el estado de eficiencia y eficacia del control interno,

teniendo en cuenta el resultado de pruebas de auditoria debidamente sustentados y

documentados en los papeles de trabajo. Utilizando las diferentes técnicas existentes tales

como indagación, observación, inspección, entrevistas internas (desde asistentes hasta

auxiliares) y externas (clientes) entre otras poder sacar el mejor provecho a la información

obtenida anteriormente.


6.1.4. Informe

Como resultados finales de la evaluación que se desarrollara al proceso, se presentarán dos

tipos de informes:

a. Informe de Control Interno

Soportado con las pruebas necesarias para poder dar una opinión acorde con la realidad del

funcionamiento del control existente en las distintas áreas que participan en el proceso de

CxP.

b. Informe Final de Auditoria

En este informe se incluye el resultado del examen de la auditoria operacional con los

soportes suficientes y competentes de la evaluación, permitiendo identificar las posibles

falencias en los procesos y así mismo, la gerencia pueda tomar decisiones acertadas acerca

del mejoramiento de procesos.

6.2. ÁREAS DE IMPORTANCIA

Dentro de la compañía xxx se tiene como áreas importantes las siguientes:

Gerencia Administrativa y Financiera

Gerencia de Servicios

Departamento de Contabilidad e Impuestos

Departamento de Tesorería

Departamento de Cartera

Departamento de Almacén.

6.3. ASUNTOS DE IMPORTANCIA

6.3.1. Para la Organización:

Obtener la base de proveedores autorizados vigentes.


Analizar las últimas cotizaciones, órdenes de compra y remisiones del último

semestre y cuentas por pagar efectivamente realizadas.

Comparar los proveedores actuales con los autorizados

Revisar las cuentas por pagar recibidas de los proveedores.

6.3.2. Para la el Auditor:

Obtener ….

6.4. PRUEBAS DE AUDITORIA FINAL

Para desarrollar la auditoria aplicaremos pruebas sustantivas, analíticas, cumplimiento y control

por medio de la Indagación, Observación, Inspección, Documentación y Confirmación.

6.5. VISITAS

Con el fin de obtener información oportuna se realizarán las siguientes visitas: Preliminar, en el

desarrollo de la auditoria, con las áreas involucradas en el proceso evaluado y una visita final o

posterior a la auditoria

6.5.1. Preliminar

En el acuerdo al que hemos llegado con la gerencia de MADIAUTOS LTDA. se realiza la

auditoria en forma general al proceso de Cuentas por Pagar iniciando con las políticas

establecidas en los procesos de la compañía hasta el manejo y el control interno de todos los

procedimientos referentes al anterior mencionado, mediante una reunión con el personal de las

siguientes áreas:

Departamento de Almacén

Gerencia de Servicios

Asistente del departamento de auditoria interna

Asistente de Contabilidad

Asistente de Cuentas por Pagar


6.5.2. En el desarrollo del trabajo de auditoria

Para la realización de la auditoria se harán visitas habituales, mientras se desarrolla el

transcurso normal del trabajo, para lograr la acertada y confiable obtención de datos necesarios.

6.5.3. Posterior

Culminado y una vez entregado el informe de auditoria (09 de noviembre) se hará una última

visita para obtener la idea clara del resultado del informe, si el Gerente se encuentra satisfecho

con el trabajo realizado y conocer también opiniones del desempeño del equipo de auditoria.

Dentro del cumplimiento de este paso se aclararan todas las expectativas que tenga, con

respecto con lo escrito en el informe y las sugerencias que se le anotan, como un medio para

tener un conocimiento amplio de la funcionalidad de todo el proceso de cuentas por pagar.

6.6. FECHAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA

Preliminar SEPT.22 SEPT.29 OCT.06

Trabajo OCT.13 OCT.20 OCT.27 NOV.03

Posterior NOV.09


7. PERSONAL INVOLUCRADO

Para llevar a cabo la auditoria del proceso de cuentas por pagar en xxx se requiere la colaboración de

personas vinculadas en el proceso y de quienes efectúan esta función dentro de la compañía

7.1. POR LA EMPRESA

Nombre Cargo

Enrique Guzmán Gálvez Gerente General

Félix Darío Guevara Gerente Administrativo y Financiero

Héctor Carranza Contador

German Rojas P. Auditor

7.2. POR LA FIRMA DE AUDITORIA

Nombre Cargo

Johana Gualdrón Medina Socio Gerente de Auditoria

Libia J. Bandera Rodríguez Socio Sector Operacional

Maria F. Motta Tierradentro Sênior de Auditoría

Claudia Moreno Velásquez Asistente de Auditoria

Manuel Escobar Asistente de Auditoria


8. PRESUPUESTO DE TIEMPO DE LA AUDITORIA

Cuadro explicativo presupuestado en horas de trabajo.

Planeación Preliminar Posterior Total

Gerente 10 5 12 27

Gerente Operacional 25 25 30 80

Senior 15 15 15 45

Asistente de Auditoria 20 20 20 60

Asistente de Auditoria 20 20 20 60

TOTAL 90 85 97 272


9. ANÁLISIS DE RIESGOS DE LA ORGANIZACIÓN EN EL PROCESO

Es un proceso de identificación, medición, control, monitoreo, evaluación y optimización de todas las

situaciones que representan riesgos para la organización.

Permite conocer, evaluar y administrar los riesgos de negocios en todos los niveles de la operación. La

administración de riesgos hace posible la previsión de riesgos que pueden acabar con el negocio y

facilita alternativas de administración consideradas de mejor práctica.

La administración de riesgos es una parte integral del proceso de administración, es un proceso

multifacético de aspectos apropiados del cual son a menudo llevados a cabo mejor por un equipo

multidisciplinario. Se evaluara con la metodología de la firma.

A través de la Auditoria Operacional que llevaremos a cabo, en lo que tiene que ver con los procesos,

se pretende identificar y clasificar los riesgos a los que esta expuesta la compañía objeto de esta

auditoria, ya sean propios o generados por entes externos, que interactúan con la compañía y con los

departamentos relacionados.

Para realizar estos procesos es muy importante evaluar el riesgo organizacional, para lo cual

evaluaremos cada operación relacionada directa e indirectamente con el proceso evaluado.

9.1. ESCENARIO DE RIESGOS:


Conclusiones Las siguientes conclusiones de este documento:

●


Referencias1. Información confirmada con el SIC y los reportes sobre el “Detalle de las Cuentas Por Pagar”

preparado por el Departamento de Contaduría de acuerdo a informes enviados por las diversas áreas o de Sucursales del Banco.


Historia de Cambios1. Versión 1.0: 16 de julio de 2003 – Pedro A. Guevara Rojas.

Se estructuró este documento de acuerdo a informe presentado.

Participaron en la elaboración y revisión de esta versión, .....

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