microsoft excel temas para desarrollar

Microsoft Excel

Profesor Victor Ibaceta Riquelme

Pantalla Inicial

Reconocer las cosas conocidas. Barra de menús, barras estandares,

seccion de ayuda, barra de estado,etc.

Reconocer cosas nuevas

Barra de formulas.

Barra de etiquetas.

Barra de desplazamiento.

Conceptos de Excel

Al abrir un documento: Tenemos un libro. El libro tiene Hojas. Cada hoja puede tener nombre. Y a cada libro se le pueden crear o

sacar hojas.

La extensión por defecto de los libros excel son libro.xlc

Guardar el trabajo

Cerrar el trabajo

Al igual que en las otras herramientas:

La hoja de trabajo

LAS COLUMNAS En nuestra pantalla a continuación

tenemos las columnas designadas por letras.

En la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G

La hoja de trabajo

LAS FILAS Las filas se nombran mediante

números. En la imagen las filas 1, 2, 3, 4, 5, 5 y 7

La hoja de trabajo Las celdas

Las celdas se nombran por su columna y por el número de su fila

Las celdas son nombradas por su columna y el número de línea.

La celda activa es la celda 3 de la columna B que se designa B3. Escribimos primero la columna y después la fila.

Teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja.

Introducir datos

Es posible introducir textos, números o fórmulas: Ejemplo Texto:

Celda activa y en la barra de formulas

Introducir datos

Tipos de Datos: VALORES CONSTANTES

Números, fechas u horas, o un texto. FÓRMULAS

secuencias formadas por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores (+ - * / not, and, or ).

Errores frecuentes Al Ingresar formlas en el excel.

#TEXTO donde TEXTO es el tipo de error.

##### ancho no es suficiente o fecha u hora negativa.

#¡NUM! argumento o de operando incorrecto. #¡DIV/0! División por cero. #¿NOMBRE? no reconoce el texto de la fórmula. #N/A valor no está disponible en función o

fórmula. #¡REF! referencia de celda no es válida. #¡NUM! valores numéricos no válidos en fórmula

o función. #¡NULO! intersección de dos áreas que no se

intersectan.

Fórmulas y Funciones

función es una fórmula que opera con uno o más valores y devuelve un resultado . Predeterminada Establecida por el usuario.


Sintaxis: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argume

ntoN)

Reglas: - Si la función va al comienzo de una

fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de

entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

Fórmulas y Funciones Sintaxis:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Reglas: Los argumentos pueden ser valores

constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8) El operador ":" nos identifica un rango de celda

Operadores y Prioridades

Operadores Aritméticos + Suma - Resta * Multiplicación / División mod Modulo (residuo de la división

entera) ^ exponente √ Raiz


Tipos de operadores Relacionales > Mayor que < Menor que > = Mayor o igual que < = Menor o igual que < > Diferente = Igual


Tipos de operadores Lógicos And Y Or O Not Negación

Prioridad para resolver todos los Operadores en General 1.- Primero resolver las operaciones

entre paréntesis ( ) 2.- Segundo resolver los exponentes y

raíces ^ 3.- Tercero las multiplicaciones y

divisiones *, /, Mod, Not 4.- Cuarto las sumas y restas +, -, And 5.- Quinto los relaciónales, mayor,

menor o igual que >, <, > =, < =, < >, =, Or


Insertar función con el asistente desplegar el menú Insertar, elegir la

opción Función...


Argumentos de función

Rango de celdas


Barra de herramientas Formulas más comunes.


Hacer practico.

Manipulación de las celdas

Seleccionar una celda. Seleccionar Rango. Seleccionar Columna. Seleccionar Fila. Seleccionar hoja entera.


Alto de fila


Ancho de columna


Clásico Cortar Pegar. Porta Papeles


Copiar celdas utilizando el ratón Con el Ctrl

Copiar en celdas adyacentes Opciones de autorrelleno


Pegado Especial

Ver el tema de mover (Ctrl X), y borrar (del o Supr).

Funciones condicionales

Las funciones Condicionales nos permiten realizar consultas o preguntas.

Sirven para comparar elementos o celdas.

Son muy utilizado con los Operadores Relacionales.

Nos permiten automatizar un resultado o un calculo de una lista de datos.

Funciones condicionales

Estructura Se realiza igual que una formula Preguntamos ¿SI, esto se cumple?,

entonces esto, sino esto otro. Por lo tanto en excel la estructura sería: =SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_fal

so)

Funciones condicionales =SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Donde: Prueba_logica: es lo que estamos preguntando con un

operador relacional, Ejemplos n > 3, x = 8, C2>=5000, etc.

Valor_si_verdadero: es la respuesta si prueba_logica es verdadero, ejemplo: “n es mayor que 3”, “X es 8”, “C2 es mayor o igual que 5000”, también pueden ser operaciones aritméticas u otra función condicional volviendo a preguntar SI(pl,VV,VF) y anidar condiciones.

Valor_si_Falso: es la respuesta si prueba_logica es falsa, ejemplo: “n no es mayor que 3”, “X no es 8”, “C2 no es mayor o igual que 5000”, también pueden ser operaciones aritméticas otra función condicional volviendo a preguntar SI(pl,VV,VF) y anidar condiciones.

Formatos de las celdas

Fuente AlineaciónBordesTramas Números

Formatos de las celdas

Barra de Herramientas Formato Convierte a formato moneda (símbolo

€). Símbolo € y dos decimales. Formato de porcentaje (x 100 + símbolo

%). Formato de contabilidad (Separador de

miles y cambio de alineación). Quitar un decimal. Añadir un decimal.

Impresión

Siempre es recomendable hacer una vista previa

Impresión

Luego Configurar Página:

Impresión

Y Por Ultimo Imprimir

Hacer practico.

Importar datos a Excel

Datos de archivos de otras aplicaciones.

El problema es introducir estos datos al excel.

Dos opciones: Portapapeles. Importar datos de otro archivo.


Veamos la 2º opción Importar datos de otro archivo.

El Problema fundamental es el formato en que vienen los datos.

Es por esto que pueden suceder los siguientes inconvenientes:


Inconvenientes: Algunas de las fórmulas no ajustan

correctamente. El formato no se ajusta al original. Las fórmulas y funciones que no

entiende no las copia.


Volver al asistente Propiedades del rango de datos

externos

Listas de datos

¿Qué son las listas de datos? son un conjunto de datos organizados en

filas o registros. En que la primera fila en cada celda de cada

columna contiene una cabecera o nombre de la columna.

Es una tabla que también puede llamarse base de datos.

El tamaño máximo de elementos son 255 campos y 65535 registros.

Listas de datos

Utilidad Almacenar datos. Se pueden realizar operaciones con esos

datos: Ordenar la lista. Filtrar el contenido de la lista por algún criterio. Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo

de filtrado. Crear un resumen de los datos contenidos en la

lista.

Listas de datos

Crear listas:

Listas de datos

la fila con el asterisco (también denominada fila de inserción) sirve para añadir más registros.

Total permite visualizar resúmenes de las columnas

Listas de datos

Para llenar los datos: Se puede hacer directamente en las

celdas. O bien, realizarlo a través de un

formulario.

Listas de datos

Operaciones con las Listas: Ordenación:

Listas de datos

Operaciones con las Listas: Filtros:

Utilizando el Auto filtró. Utilizando filtros avanzados

Resúmenes de datos

crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista (Datos - Subtotales... ).

Realizar Ejemplo:

Hacer práctico y ejercicio de Resumen.

Tablas dinámicas

Resumen de un conjunto de datos. Representado como una tabla de doble

entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.

Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Tablas dinámicas

Crear la tabla dinámica a través del asistente.

Realizar Ejemplo: Supongamos que tenemos una

colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Tablas dinámicas

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Tablas dinámicas

Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos .

Tablas dinámicas

Pulsamos Diseño...

Tablas dinámicas Aparece uan estructura formada por las filas,

columnas, datos y además un campo para el nº de página.

Al costado derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, pudiendo arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda.

Por ejemplo podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de

nuestros artículos. En el campo Columna arrastramos MES. Y en Datos arrastramos IMPORTE

Tablas dinámicas

Luego al finalizar la tabla dinámica quedaría de la siguiente forma:

Tablas dinámicas

La estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

barra de herramientas Tabla dinámica:

formato predefinido

Tablas dinámicas

permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas.

mostrar u ocultar la lista de campos

Tablas dinámicas

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total.

Tablas dinámicas

Eliminar una tabla dinámica: seleccionar la tabla en su totalidad y

presionar la tecla Supr. O bien con la tabla seleccionada

hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Eliminar.

Tablas dinámicas

Aplicar filtros a una tabla dinámica. Realizar cálculos en la tabla

dinámica. Ejemplo: Obtener promedios en una tabla

dinámica. Configuración de campo.

Barra de herramientasDe tablas dinámicas

Tablas dinámicas

Tablas dinámicas en tres dimensiones Solo es añadir un campo más a la

tabla de origen y luego utilizarlo como campo principal para el resumen.

Y en la estructura de la tabla la única diferencia es utilizar el campo Página para la tercera dimensión.

Tablas dinámicas

Gráficos con tablas dinámicas. clic con el botón derecho del ratón

sobre cualquier celda de la tabla. Gráfico dinámico.

También podemos utilizar el botón de barra Tabla dinámica.

se puede cambiar el tipo de gráfico haciendo clic derecho y seleccionar Tipo de gráfico.

Gráficos

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo para facilitar su interpretación.

2 formas: Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico

en una hoja normal como cualquier otro objeto.

Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Gráficos

Crear gráficos manualmente. barra de herramientas Gráfico (Ver -

Barras de herramientas - Gráfico )

Tipo de gráfico

Gráficos

Crear gráficos con ayuda del Asistente.

Pasos para realizar el gráfico: Seleccionar los datos a representar

en el gráfico. Seleccionar el menú Insertar y elegir

la opción Gráfico.

Gráficos

O bien hacer clic sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas.

Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO. Seleccionar los datos a representar en el gráfico

Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

Gráficos

Gráficos

En caso de elegir el botón Siguiente, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas: Rango de datos y Serie.

Gráficos

Gráficos El Rango de datos aparecerá el rango seleccionado

antes de entrar en el asistente. Seleccionar la opción Filas o Columnas dependiendo

de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.

En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.

Hacer clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.

En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

Gráficos

Gráficos Para cambiar el nombre de cada serie,

seleccionarla y en el recuadro Nombre:, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre.

Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

Gráficos El recuadro Rótulo del eje de

categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3..

Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

Gráficos

Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.

Hacer clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.

Ver OPCIONES DE GRÁFICO

Gráficos

Gráficos

UBICACIÓN DEL GRÁFICO Tener Ojo donde y como poner el

gráfico en la hoja de Cálculo.

Gráficos

Modificar la posición y el tamaño de un gráfico:

Seleccionar un gráfico. aparecerá remarcado con un cuadro.

Cambiar de posición un gráfico, Selecciona el gráfico, luego el ratón se convertirá en una flecha blanca y manteniéndolo pulsado, arrastrar hasta donde se quiera colocar el gráfico y después soltar el botón del ratón.

Gráficos

Para cambiar el tamaño de un gráfico.

Similar a moverlo, pero seleccionar los cuadros de los bordes para hacerlo mas ancho, largo o diagonal.

Gráficos Modificar las características del gráfico:

menú Gráfico. Tipo de gráfico: para entrar en el cuadro de diálogo

Tipo de gráfico similar al primer paso del asistente y cambiar el tipo de gráfico.

Datos de origen: para basar el gráfico en otros datos, esto nos abre el cuadro de diálogo Datos de origen similar al paso 2 del asistente.

Opciones de gráfico: para entrar en el cuadro Opciones del gráfico y cambiar todas las opciones vistas en el paso 3 del asistente.

Ubicación: para entrar en el cuadro Ubicación del gráfico y modificar la situación del gráfico.

Gráficos

Añadir una serie de datos Forma uno: Seleccionar los datos

que queremos añadir al gráfico, situarse sobre la selección y arrastrarla hasta el gráfico.

Forma dos: menú Gráfico y elegir la opción Agregar datos..

Gráficos

Eliminar una serie de datos. Seleccionar una de las

representaciones de la serie en el gráfico haciendo clic sobre ésta.

Pulsar la tecla SUPR.

Gráficos Añadir un texto cualquiera al gráfico.

Escribir directamente el texto a añadir. Pulsar INTRO.

Cambiar de posición un objeto del gráfico. Seleccionar el objeto deseado haciendo clic sobre él. El objeto aparecerá remarcado con unos indicadores

alrededor de él. Situar el puntero del ratón sobre el objeto

seleccionado. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado

arrastrarlo hasta donde queremos mover el objeto, entonces soltaremos el botón del ratón y el objeto quedará en esa posición.

Gráficos

Eliminar un objeto del gráfico Seleccionar el objeto a eliminar

haciendo clic sobre éste. Pulsar la tecla SUPR.

Cambiar de tamaño un objeto del gráfico Igual que la modificación al tamaño

del gráfico pero ahora del objeto del gráfico.

Gráficos Modificar el aspecto del gráfico.

Para ello lo primero que hay que hacer es seleccionar el objeto a modificar, haciendo clic sobre él.

Por ejemplo si queremos cambiar el aspecto del título del gráfico, hacer clic sobre éste; si lo que queremos es cambiar el aspecto de la leyenda, hacer clic sobre ésta; lo mismo con los ejes o el área del gráfico

Una vez seleccionado un elemento u objeto del gráfico: Ir al menú Formato. Seleccionar la primera opción Objeto seleccionado, siendo objeto

el nombre del objeto del gráfico seleccionado, es decir, leyenda, título del gráfico

Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente al formato del objeto seleccionado, que dependiendo de éste cambiará.

También hay una forma más rápida y es haciendo doble clic sobre el objeto.

El cuadro de diálogo correspondiente al objeto es el mismo que vimos los pasos del asistente, sólo tenemos que cambiar las opciones deseadas.

Y finalmente hacer clic sobre el botón Aceptar.

Gráficos

Hacer práctico.

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