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Material de estudio

Materia: Fundamentos de Informática (TULB)

Área de Servicios – Depto. de Informática

Facultad de Ciencias Físico, Matemáticas y Naturales

Microsoft Excel

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Microsoft Excel

TULB Página. 2 Área de Servicios-Dpto. Informática

Tabla de contenido

1. ¿Qué es Microsoft Excel? ............................................................................................................. 3

1.1. Elementos básicos de Excel ........................................................................................... 3

1.2. Operaciones básicas en Excel ........................................................................................ 5

Crear un nuevo libro ................................................................................................. 5

Abrir un libro ............................................................................................................. 5

Guardar un libro ....................................................................................................... 6

Insertar Hoja ............................................................................................................. 7

Eliminar hojas de un libro ......................................................................................... 7

Cambiar el nombre a la hoja ..................................................................................... 7

Insertar fila ................................................................................................................ 7

Insertar columna ....................................................................................................... 8

Eliminar filas y columnas .......................................................................................... 8

Cambiar el Ancho de columna .................................................................................. 8

Cambiar el Alto de Fila ............................................................................................. 8

Cargar datos .............................................................................................................. 9

Formato de Número ................................................................................................... 9

Eliminar datos ......................................................................................................... 11

Moverse y desplazarse por una hoja de cálculo ...................................................... 11

Seleccionar datos o celdas....................................................................................... 12

Seleccionar varias hojas .......................................................................................... 14

2. Fórmulas y Funciones ................................................................................................................. 14

2.1. Fórmulas ...................................................................................................................... 14

Insertar una Fórmula .............................................................................................. 15

2.2. Funciones ..................................................................................................................... 16

Insertar una Función ............................................................................................... 17

2.3. Referencias Relativas y Absolutas............................................................................... 18

3. Aspecto de una Planilla ............................................................................................................... 19

Formato de celdas ...................................................................................................... 19

Fuente ......................................................................................................................... 20

Alineación .................................................................................................................. 21

Bordes ........................................................................................................................ 22

Relleno........................................................................................................................ 23

4. Gráficos ....................................................................................................................................... 23

Tipos de Gráficos ....................................................................................................... 23

Elementos o componentes de un gráfico .................................................................... 24

Crear gráficos ............................................................................................................ 25

Microsoft Excel


Modificar gráficos ...................................................................................................... 26

1. ¿Qué es Microsoft Excel?

Una planilla electrónica de cálculo es un programa que permite manejar en la

computadora toda la información que habitualmente manejamos en una planilla de papel

cuadriculado, lápiz y calculadora almacenándola en lo que se denomina Hoja de Cálculo.

Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas están formadas por

columnas y filas y pueden contener: texto, valores numéricos, fechas, datos horarios, fórmulas

o funciones matemáticas que permiten determinar el valor de esta celda en función de los

valores de otras celdas.

Microsoft Excel es un programa para la generación, manejo y almacenamiento de hojas de

cálculo. Al igual que cualquier aplicación, toda información generada será almacenada en un

archivo. Los archivos realizados con este programa tienen extensión xlsx

1.1. Elementos básicos de Excel

Por ser una aplicación Windows, la ventana de Excel conservará el aspecto general de

cualquier ventana de aplicación, e incorporará nuevas partes propias de una planilla de

cálculo.

Para comenzar a trabajar en Excel: Inicio Todos los Programas Microsoft Office

Microsoft Excel 2007.

La siguiente figura muestra la pantalla habitual de Microsoft Excel:

Botón de Office: reemplaza el menú Archivo, presenta opciones como Nuevo, Abrir,

Guardar, Guardar como…, Imprimir, etc.

Botón Office

Barra de

acceso rápido

Barra de Título

Banda de opciones

Barras de

desplazamientos

Zoom Vistas

Barra de estado

Botones de

Control

Microsoft Excel


Barra de acceso rápido: es una barra de herramientas personalizable que contiene un

conjunto de comandos independientes de la ficha o pestaña que se esté mostrando.

Barra de título: contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando.

Botones de Control: son los botones que permiten minimizar, restaurar o cerrar la

ventana.

Banda de opciones: la banda o cinta de opciones contiene los comandos organizados

en grupos lógicos, agrupados en fichas o pestañas. Cada pestaña está relacionada con

un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión,

algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo la de Herramientas

de gráfico.

Particularidades del ambiente de trabajo:

Hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y

trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Las hojas de

cálculo se agrupan conformando lo que se denomina libro o planilla. Un libro o

planilla es el archivo en el cual se almacenan los datos. Cada libro puede contener

varias hojas, por lo tanto, pueden organizarse diferentes tipos de información y

relacionarlas en un único archivo.

Columna y Fila: en una hoja de cálculo las columnas se identifican por medio de

letras (A,B,C,….,AA, AB, ….,IV), mientras que las filas son identificadas mediante

números (1,2,3,…,65536); cada celda tiene entonces una identificación o dirección,

por ejemplo, B5 es la celda que se encuentra en la columna B fila 5.

Celda Activa: es la celda a la que se está accediendo para cargar un dato.

Barra de fórmulas: Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda

activa. Se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos.

Barra de Etiquetas

Barra de Fórmulas

Cuadro de

Nombres

Columna E

Celda

Activa

Fila 14 Hoja de Trabajo

Microsoft Excel


Cuadro de Nombres: Muestra el nombre (columna y fila) de la celda donde se está

trabajando.

Barra de etiquetas: o fichas de etiqueta, muestra el grupo de hojas que contiene el

libro, permite desplazarse por las mismas.

1.2. Operaciones básicas en Excel

Crear un nuevo libro

Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de cálculo

que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada

Para crear un nuevo libro seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el botón de Office.

2. Hacer clic en Nuevo.

3. Para crear un libro nuevo, en blanco, hacer clic en la ficha Blanco y reciente y, a

continuación, hacer doble clic en Libro en blanco.

Sugerencia: se puede realizar la misma operación haciendo clic en el ícono desde

la barra de herramientas de acceso rápido.

Abrir un libro

Para trabajar con un libro ya creado, realizar los siguientes pasos:

1 Hacer clic en el botón de Office.

2 Hacer clic en Abrir.

3 En el cuadro de diálogo Abrir, seleccionar la carpeta que contenga el libro.

4 En la lista de libros que aparecen, hacer doble clic en el libro (archivo) que se

desee.

Microsoft Excel


La siguiente figura muestra el cuadro de diálogo Abrir:

Guardar un libro

Para guardar un libro realizar los siguientes pasos:

1 Hacer clic en el botón de Office.

2 Hacer clic en Guardar

3 En el cuadro de diálogo Guardar indicar la unidad y el directorio donde se desea

guardar la planilla

4 En la opción , Nombre de archivo: tipear el nombre elegido para el archivo

5 Hacer clic en Guardar

Tener en cuenta que:

Para volver a guardar un archivo ya grabado, elegir la opción Guardar de la barra de

herramientas rápida, el archivo se grabará encima de la versión anterior, conservando

siempre la versión más actualizada.

Para volver a grabar un archivo en otro lugar o con otro nombre, elegir la opción

Guardar como Volverá a aparecer el cuadro de diálogo de esta página, donde se podrá

ingresar un nombre diferente y/o indicar otra unidad o directorio donde grabarlo.

La siguiente figura muestra el cuadro de diálogo de Guardar:

Microsoft Excel


Insertar Hoja

1 Posicionarse sobre la hoja donde se desea hacer la inserción.

2 Hacer clic con el botón secundario

3 Hacer clic sobre la opción Insertar

4 Hacer doble clic en Hoja de cálculo

Excel agrega la nueva hoja por delante de la hoja corriente.

Eliminar hojas de un libro

1 Seleccione la hoja que desea eliminar, haciendo clic en la etiqueta de la misma.

2 Hacer clic con el botón secundario

3 Hacer clic sobre la opción Eliminar

Antes de proceder a la eliminación de la hoja, Excel advierte que la hoja borrada no podrá

recuperarse.

Cambiar el nombre a la hoja

1 Hacer clic, con el botón secundario, sobre el nombre de la Hoja a la que se desea

renombrar

2 Hacer clic sobre la opción Cambiar nombre…

3 Escribir el nuevo nombre sobre el nombre actual

Insertar fila

Hacer clic, con el botón secundario, en una celda de la fila situada inmediatamente

debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila.

Microsoft Excel


Hacer clic sobre la opción Insertar…

Seleccionar la opción Insertar toda una fila

Hacer clic en Aceptar

Insertar columna

Hacer clic, con el botón secundario, en una celda de la columna situada

inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva columna.

Hacer clic sobre la opción Insertar…

Seleccionar la opción Insertar toda una columna

Hacer clic en Aceptar

Eliminar filas y columnas

Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

Hacer clic con el botón secundario del mouse

Si se desea eliminar un rango de celdas, seleccionar la opción Desplazar las

celdas hacia la izquierda o Desplazar las celdas hacia arriba, dependiendo de

lo que desee hacer

Si se desea eliminar toda una fila, seleccionar la opción Toda la fila

Si se desea eliminar toda una columna, seleccionar la opción Toda la columna

Finalmente hacer clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Eliminar.

Cambiar el Ancho de columna

Para cambiar el ancho de una columna arrastre el borde situado a la derecha del título de la

columna hasta que ésta tenga el ancho que desea.

Sugerencias

Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desee cambiar.

Arrastre el borde hacia la derecha del título de columna seleccionado.

Para que el ancho de la columna se ajuste al contenido, haga doble clic en la línea de

separación situada a la derecha del título de la columna.

Cambiar el Alto de Fila

Para cambiar el alto de la fila arrastre el borde inferior del título de la fila hasta que tenga

el alto que desee.

Sugerencias

Para cambiar el alto de varias filas, seleccione las filas que desee cambiar. A

continuación, arrastre el borde inferior del título de la fila seleccionada.

Para hacer que el alto de fila se ajuste al contenido de las celdas, haga doble clic en la

línea de separación situada bajo el título de fila.

Microsoft Excel


Cargar datos

El contenido de una celda puede ser texto, un número, una fórmula para calcular un

número, o una prueba lógica que determina que es lo que va a exhibir la celda. En la celda,

normalmente ve los resultados de la fórmula o de la prueba lógica en lugar de la fórmula

misma.

Para ingresar información a la planilla u hoja de cálculo, basta seguir el siguiente

procedimiento:

1. Usar las teclas de cursor para ubicarse en la celda donde se va a escribir el dato.

2. Escribir el dato. Da lo mismo que sea una palabra, un número o una combinación de

ellos.

3. Oprimir la tecla Enter.

Sugerencias para introducir una fecha o una hora

Utilizar una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escribir, por ejemplo

9/5/07 o Jun-07.

Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escribir un espacio y, a

continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario,

Microsoft Excel introducirá la hora como a.m..

Formato de Número

Excel permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los

siguientes pasos:

1 Seleccionar el rango de celdas

al cual queremos modificar el

aspecto de los números.

2 Seleccionar la pestaña Inicio y

hacer clic sobre la flecha que se

encuentra bajo la sección

Número.

3 Elegir las opciones deseadas

del cuadro Formato de celdas.

4 Una vez elegidos todos los

aspectos deseados, hacer clic

sobre el botón Aceptar.

Microsoft Excel


Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará la

selección en la celda.

La pestaña Número presenta una serie de categorías, de las cuales se elegirá una

dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.

NÚMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatos

enteros, con decimales y con punto de miles.

MONEDA: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles

permite visualizar el número con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre

lleva junto con el símbolo monetario el separador de miles.

PORCENTAJE: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la

celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin

decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el 1

equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente.

Acerca de la introducción de fechas y horas

Microsoft Excel considera las fechas y horas como números. El modo de presentación de

una hora o una fecha en la hoja de cálculo dependerá del formato de número aplicado a la

celda. Al escribir una fecha o una hora que Microsoft Excel reconoce, el formato de la celda

cambiará de General a un formato de fecha o de hora existente. Está predeterminado que las

fechas y horas se alineen hacia la derecha dentro de una celda. Si Microsoft Excel no puede

reconocer el formato de fecha o de hora, dicha fecha u hora quedará introducida como texto y,

por consiguiente, quedará alineado hacia la izquierda dentro de la celda.

Acerca de la introducción de números

Los números que se introducen en una celda son valores constantes.

En Microsoft Excel, un número puede contener sólo los siguientes caracteres:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Microsoft Excel ignora los signos más (+) a la izquierda, y trata a los puntos como

separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las

demás combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas texto.

Los caracteres reconocidos como números dependerán de las opciones seleccionadas

en Configuración regional del Panel de control.

El formato de número aplicado a una celda determinará el modo en que Microsoft

Excel presentará los números en una hoja de cálculo. Si escribe un número en una

celda que tiene formato de número General, Microsoft Excel podrá aplicarle un

formato de número diferente. Por ejemplo, si escribe 14,73 $, Microsoft Excel aplicará

un formato de moneda.

Microsoft Excel


En las celdas que tengan predeterminado el formato de número General, Microsoft

Excel presentará los números como enteros (789) o fracciones decimales (7,89), o bien

en notación científica (7,89E+08) en caso de que el número sea más largo que el ancho

de la celda. El formato General presenta hasta un máximo de 11 dígitos, incluyendo un

separador decimal y caracteres tales como "E" y "+". Para utilizar números con mayor

cantidad de dígitos, podrá aplicar un formato de número científico integrado (notación

exponencial) o bien un formato de número personalizado.

Independientemente del número de dígitos presentados, Microsoft Excel guarda

números con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15

dígitos significativos, Microsoft Excel convertirá los dígitos adicionales en ceros (0).

Microsoft Excel almacena los números como datos numéricos aún si se utiliza el

comando Celdas para aplicar el formato Texto a las celdas que contienen los números.

Para que Microsoft Excel interprete los números como parte de un texto, primero debe

aplicarse el formato Texto a las celdas vacías. A continuación, introduzca los números.

Si ya se han introducido los números, aplique el formato Texto a las celdas. Haga clic

en cada una de las celdas, presione F2 y, a continuación, presione ENTRAR e

introduzca de nuevo los datos.

Eliminar datos

Si se descubre un error antes de oprimir Enter (o de abandonar la celda), se puede

cancelar el ingreso de ese dato oprimiendo la tecla ESCape.

Si, en cambio, ya se había dado Enter, simplemente se escribe de nuevo en la misma

celda.

Mientras se está escribiendo un dato, antes de oprimir Enter o de abandonar la celda,

se puede borrar parte de lo que se está escribiendo, usando la tecla Backspace o de

Retroceso.

Para borrar un dato ya ingresado, porque se escribió en la celda equivocada, ubicar el

cursor en la celda que contiene el dato a borrar y oprimir la tecla Delete o Suprimir.

Moverse y desplazarse por una hoja de cálculo

Para desplazarse entre las celdas de una hoja de cálculo, hacer clic en cualquier celda o

utilizar las teclas de dirección. Si se desplaza a una celda, ésta se convertirá en la celda

activa. Para ver un área diferente de la hoja, utilizar las barras de desplazamiento.

Para desplazarse Haga esto

Una fila hacia arriba o

hacia abajo

Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento

vertical.

Una columna hacia la

izquierda o hacia la derecha

Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento

horizontal.

Una ventana hacia arriba o

hacia abajo

Haga clic en el cuadro de desplazamiento superior o

inferior de la barra de desplazamiento vertical.

Una ventana hacia la

izquierda o hacia la derecha

Haga clic en el cuadro de desplazamiento izquierdo o

derecho de la barra de desplazamiento horizontal.

Microsoft Excel


Sugerencia:

El tamaño del cuadro de desplazamiento es proporcional al área utilizada de la hoja

de datos que es visible en la ventana. La posición de un cuadro de desplazamiento

indica la ubicación relativa del área que se muestra en la hoja de cálculo.

Seleccionar datos o celdas

Para seleccionar Haga esto

Texto de una celda Seleccione la celda, haga doble clic en ella y, a

continuación, seleccione el texto de la celda.

Una sola celda Haga clic en la celda o presione las teclas de

dirección.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a

continuación, arrastre hasta la última celda.

Un rango de celdas amplio.

Haga clic en la primera celda del rango, mantenga

presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la

última celda del rango. Puede desplazarse para

hacer visible la última celda.

Todas las celdas de una hoja de

cálculo Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Celdas no adyacentes o rangos de

celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a

continuación, mantenga presionada la tecla CTRL

mientras selecciona las demás celdas o rangos.

Una fila o columna completa Haga clic en el título de fila o de columna.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre por encima de los títulos de fila o

columna. Seleccione la primera fila o columna y, a

continuación, mantenga presionada la tecla

MAYÚS mientras selecciona la última fila o

columna.

Filas o columnas no adyacentes

Seleccione la primera fila o columna y, a

continuación, mantenga presionada la tecla CTRL

mientras selecciona las otras filas o columnas.

Más o menos celdas que la selección

activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic

en la última celda que desee incluir en la nueva

selección. El rango rectangular comprendido entre

la celda activa y la celda en la que haga clic se

convertirá en la nueva selección.

Cancelar una selección de celdas Haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

Microsoft Excel


Microsoft Excel


Seleccionar varias hojas

Para seleccionar Haga esto

Una sola hoja

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta…

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a


MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última

hoja.

Dos o más hojas NO adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a


CTRL y haga clic en las etiquetas de las demás

hojas.

Todas las hojas de un libro.

Haga clic con el botón secundario del mouse

(ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas

las hojas en el menú contextual.

2. Fórmulas y Funciones

2.1. Fórmulas

Las fórmulas presentan gran utilidad al usuario. Su uso consiste en lograr que Excel realice

por el usuario todo tipo de cálculo matemático que éste necesite.

Una fórmula se puede definir como una ecuación que efectúa cálculos con los valores de la

hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=).

Por ejemplo, la siguiente fórmula divide 8 por 2 y, a continuación, resta 1 al resultado.

En Microsoft Excel pueden crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que

ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de

datos.

Las fórmulas pueden utilizar valores constantes, valores de otras celdas de la misma hoja

de cálculo, de otras hojas de cálculo, o incluso valores de celdas en hojas de otros libros.

Microsoft Excel


Cuando una fórmula utiliza el valor de una celda, se dice que se hace referencia a la celda

que contiene ese valor. Considerándose como referencia a la identificación de una celda o un

rango de celdas en una hoja de cálculo, con la intención de indicar a Microsoft Excel en qué

celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula.

En el siguiente ejemplo, se suma el valor o contenido de las celdas B4 y B5.

Siempre que se cambie el contenido de la celda a la que hace referencia la fórmula,

cambiará también el contenido de la celda que contiene la fórmula.

La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B5 por el valor constante 7. Cada vez

que se cambie el valor en la celda B5 se volverá a calcular el resultado de la fórmula.

Insertar una Fórmula

1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula.

2. Escribir un signo igual (=).

3. Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La dirección

de la celda apuntada aparece en la posición del punto de inserción en la barra de

fórmulas. Otra manera consiste en que el usuario escriba en la barra de fórmula la

identificación de la celda.

4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+).

5. Si desea introducir más referencias a celdas en la fórmula, basta repetir los pasos

anteriores cuantas veces sea necesario. Para dar por terminada la fórmula se pulsa

Enter.

6. Si la fórmula no es correcta, se anulará o borrará haciendo clic en el signo error o

se confirmará con .

Microsoft Excel


2.2. Funciones

Una Función es una fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación

y devuelve un valor o valores. Utilizar funciones permite simplificar y acortar fórmulas en

una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o

complejos.

Por ejemplo, para determinar la suma de una serie de números en las celdas que van de G1

a L1, la misma se realizaría por medio de una fórmula de la siguiente manera:

=G1+H1+I1+J1+K1+L1

La misma puede ser simplificada utilizando la siguiente función:

=SUMA(G1:L1)

Generalmente las fórmulas trabajan sobre un conjunto de celdas, las cuales se encuentran

detalladas.

Las funciones son más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la

posibilidad de errores tipográficos.

Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la

misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan

información, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría de

los casos, el resultado es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados con

textos, referencias, valores lógicos, o información sobre la hoja de cálculo.

La siguiente imagen muestra la descripción tipo de una función:

Existen funciones para realizar otras operaciones más complejas, tales como cálculos

estadísticos, trigonométricos y financieros. En este caso, la única preocupación del usuario

será elegir la función adecuada según el resultado que se desea obtener. Y con la ventaja de

que, si cambian los parámetros que definen la función, el resultado de ésta se actualizará

instantáneamente.

El conjunto de funciones disponibles se organizan en las siguientes categorías:

SUMA

Suma todos los números de un rango

Sintaxis

SUMA(número1, número2,…)

Donde número1, número2,… son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener

Microsoft Excel


Funciones de complementos y automatización

Funciones de cubo

Funciones de base de datos

Funciones de fecha y hora

Funciones de ingeniería

Funciones financiera

Funciones de información

Funciones lógicas

Funciones de búsqueda y referencia

Funciones matemáticas y trigonométricas

Funciones estadísticas

Funciones de texto

Insertar una Función

Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo se puede seguir el

siguiente proceso:

1. Hacer clic en la celda en la que desee introducir la función(celda activa)

2. Hacer clic sobre para mostrar el cuadro de diálogo Insertar función

3. En este cuadro de diálogo se debe elegir la función que se desea utilizar

El cuadro de diálogo Insertar función

presenta las siguientes opciones:

a) Seleccionar una categoría muestra

las distintas categorías de funciones

disponibles en Excel. Estas categorías

clasifican el gran número de

funciones disponibles en grupos más

reducidos.

b) Excel muestra también una lista de las

funciones utilizadas recientemente.

Si la función deseada no aparece entre

las recientes utilizadas y no se está

seguro de la categoría a la que pertenece, se selecciona la categoría Todas y se busca en

el conjunto de funciones disponibles.

c) En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una breve descripción de la función

seleccionada, así como de sus argumentos.

d) Si se desea más información sobre esa función se puede hacer clic en el botón Ayuda

sobre esta función, obteniendo una breve descripción de la misma como de los demás

argumentos que la definen.

4. Después de seleccionar la función deseada se hace clic en el botón Aceptar

5. Al aparecer el cuadro de diálogo Argumentos de función se debe proceder a

especificar el/los argumento/s necesarios

Microsoft Excel


Si la función tiene varios parámetros de definición, estos pueden ser introducidos vía

teclado, pero muchas veces los datos vienen dados a partir de otras celdas para lo cual se

deberá pulsar el botón . El cuadro se hará más pequeño y aparecerá un cuadro como el

de la figura, permitiendo visualizar toda la hoja de cálculo. Indicar la celda o rango de

celdas y pulsar la tecla Enter para volver al cuadro de diálogo. Este proceso se deberá

repetir hasta tener todos los argumentos de la función.

2.3. Referencias Relativas y Absolutas

Cómo ya se mencionó en la sección anterior Una referencia identifica una celda o un

rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel donde debe buscar los

valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula.

Las referencias pueden ser Relativas o Absolutas.

Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en

su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo, la

celda B6 contiene la fórmula =A5; Microsoft Excel buscará el valor una celda por encima y

una celda a la izquierda de B6. Este método se denomina referencia relativa.

A B

5 100

6 200 =A5

7

Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, se actualizarán las referencias en

la fórmula pegada y se hará referencia a diferentes celdas relativas a la posición de la fórmula.

En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda B6 se ha copiado en la celda B7. La fórmula

en la celda B7 ha cambiado a =A6, pues hace referencia a la celda que está una celda por

encima y a la izquierda de la celda B7.

A B

5 100

6 200 =A5

7 =A6

Cuando se necesita que las referencias no se modifiquen cuando se copia una fórmula en

una celda diferente, es preciso utilizar referencia absoluta.

Por ejemplo, si la fórmula multiplica la celda A5 por la celda C3 (=A5*C3) y se copia la

fórmula en otra celda, cambiarán ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a

la celda C3 colocando un signo peso ($) delante de las partes de la referencia que no

cambiarán. Es decir para crear una referencia absoluta a la celda C3, se debe agregar signos $

a la fórmula como se indica a continuación: =A5*$C$3

A B C

3 5

Microsoft Excel


4

5 100

6

7 =A5*$C$3

Si se quiere mantener los datos en su posición original entonces se debe utilizar el

comando Copiar. Cuando se copia una fórmula, las referencias absolutas de celda no

cambiarán mientras que las referencias relativas se actualizarán a partir de la posición de la

celda destino (adonde se copia la fórmula).

Si se desea Mover una fórmula las referencias (relativas o absolutas) de celdas no

cambiarán.

Para Mover/Copiar una fórmula se procede de la siguiente manera:

1. Seleccione las celdas que desea copiar o mover.

2. Elija la opción Cortar para "mover" los datos o la opción Copiar para "duplicar"

los datos.

3. Desplácese a la celda donde desea colocar los datos. Puede elegir como destino la

misma hoja, trabajar con ese libro o abrir otro para dejar los datos.

4. A continuación elija de la cinta de opciones de Inicio la orden Pegar.

3. Aspecto de una Planilla

Para mejorar la visualización (aspecto) de una planilla de cálculo se podrá agregar color a

la planilla, cambiarle el tamaño de las letras, agregar bordes, alinear los textos, etc.

Todas las opciones se encuentran en la opción Formato de Celdas.

Formato de celdas

En esta sección se verán las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio

de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y

aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la

celda.

Desde la cinta de opciones Inicio se pueden aplicar diferentes propiedades, cómo puede

verse en la siguiente imagen. Para desplegar al cuadro de diálogo Formato de celdas basta

con hacer clic en las flechas remarcadas en la imagen.

Otra forma posible es:

1. Seleccionar el conjuntos de celdas a las que se desea aplicar formato

2. Hacer clic con el botón secundario del mouse

3. Hacer clic en la opción Formato de celdas…

4. Una vez aplicados los formatos deseados hacer clic en Aceptar

Microsoft Excel


Fuente

Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la

fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

1 Seleccionar el rango de celdas al cual se desea

modificar el aspecto.

2 Acceder al cuadro de diálogo Formato de

celdas

3 Hacer clic sobre la pestaña Fuente.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

4 Elegir las opciones deseadas del recuadro.

5 Una vez elegidos todos los aspectos deseados,

hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Vista previa un modelo de cómo

quedará nuestra selección en la celda.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si se elige un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, se indica que la

fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la

impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente

aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles

con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita

Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede

elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Obsérvese como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha

de la derecha se abrirá una lista desplegable donde se elegirá un tipo de subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la

derecha se podrá elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice.

Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la izquierda.

Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que

Excel tiene por defecto.

Microsoft Excel


Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden

alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:


modificar la alineación.


celdas

3 Hacer clic sobre la pestaña Alineación.



5 Una vez elegidas todas las opciones deseadas,


Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la

flecha de la derecha se podrá elegir entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opción de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas

dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a

la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de

éstas independientemente del tipo de dato. Obsérvese como a la derecha aparece un

recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor

en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el

contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,

independientemente del tipo de dato.

LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda

para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos

la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la

celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto

por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las

celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que

contiene datos.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido

Microsoft Excel


si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la

flecha de la derecha se podrá elegir entre una de las siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las

celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior

como por la inferior.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre

en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en

sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel

ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser

que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si al introducir un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las

celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si se activa esta opción el

contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello

incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la

celda.

Reducir hasta ajustar: Si se activa esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se

reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Bordes

Excel permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los

siguientes pasos:

1 Seleccionar el rango de celdas al cual se desea modificar el aspecto.

2 Acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas

3 Hacer clic sobre la pestaña Bordes.



5 Una vez elegidos todos los aspectos deseados,


Al elegir cualquier opción, aparecerá en el

recuadro Borde un modelo de cómo quedará la


Preestablecidos: Se elegirá una de estas

opciones:

Microsoft Excel


NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

CONTORNO: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto

alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no sirve ninguno de los botones

preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...)

hacer clic sobre los botones correspondientes.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la

derecha se podrá elegir un color para los bordes.

Relleno

Excel permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarla de las

demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:


modificar el aspecto.


celdas

3 Hacer clic sobre la pestaña Relleno.



5 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará la


4. Gráficos

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo, está vinculado a

los datos de la hoja a partir de la que se genera y se actualiza automáticamente al cambiar

éstos datos. La utilización de gráficos facilita la interpretación de los datos y en ocasiones

transmite más información que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Tipos de Gráficos

Microsoft Excel admite diferentes tipos de gráficos para representar datos numéricos.

Como muestra la siguiente imagen por cada categoría (Columna, Línea, Circular, Barra, etc.)

están disponibles diferentes variantes del tipo de gráfico elegido (Por ejemplo Cilindro

apilado)

Microsoft Excel


Elementos o componentes de un gráfico

Área del gráfico: Es el área ocupada por la ventana del gráfico, e incluye todos los

elementos que forman el gráfico.

Área del trazado: Incluye las marcas de datos y los ejes.

Título del gráfico: Texto de encabezamiento.

Eje: Línea que rodea un lado del área de trazado, proporcionando un marco de referencia

para realizar mediciones o comparaciones en un gráfico.

En la mayoría de los gráficos, los valores de datos se trazan en el eje de valores (eje

Y) que, normalmente, es vertical y las categorías se representan en el eje de categorías

(eje X) que, normalmente, es horizontal.

Microsoft Excel


Leyenda: Referencia para identificar las marcas de datos.

Líneas de división: líneas horizontales o verticales trazadas perpendicularmente a los

ejes por sus marcas de graduación. Sirven como referencias visuales.

Serie de datos: Conjunto de datos relacionados que se quiere representar gráficamente.

Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para

los nombres de las series. Estos nombres aparecen en la leyenda del gráfico.

También es posible visualizar:

Marca o punto de datos: Elemento que representa a cada dato de la serie.

Rótulo de datos: Rótulo que proporciona información adicional acerca de un marcador

de datos, que representa un único punto de datos o un valor procedente de una celda de la

hoja de cálculo. Los rótulos de datos pueden aplicarse a un único marcador de datos, a

toda una serie de datos o a todos los marcadores de datos de un gráfico. Dependiendo del

tipo de gráfico, los rótulos de datos pueden mostrar valores, nombres de series de datos o

categorías, porcentajes o una combinación de todos ellos.

Crear gráficos

Generalmente es recomendable seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar los datos a representar en el gráfico.

2. Hacer clic en la pestaña Insertar y hacer clic sobre el botón que despliega el cuadro

Insertar Gráfico . (Alternativa: elegir el tipo de Gráfico utilizar de los disponibles

en la cinta de opciones).

Luego de haber elegido el tipo de gráfico, se inserta automáticamente, el gráfico en la hoja

donde se está trabajando, además se hace visible la cinta de opciones de Herramientas de

gráfico con sus 3 pestañas Diseño, Presentación y Formato:

En la pestaña Diseño las opciones se organizan en Tipo, Datos, Diseño de gráfico, Estilo

de diseño y ubicación.

3. Hacer clic en la opción Seleccionar datos

En este cuadro se puede: modificar el rango de datos. Agregar, editar y eliminar las

series de datos que componen el gráfico. Editar etiquetas. Entre otros.

Microsoft Excel


4. Las opciones Diseño de gráficos y Estilo de diseño permiten modificar el aspecto y

la ubicación de los diferentes elementos del gráfico

5. En la opción Ubicación es posible acceder al cuadro Mover gráfico, el cual permite

seleccionar dónde se desea colocar el gráfico

Utilizando las pestañas Presentación y Formato es posible realizar un conjunto amplio de

acciones para personalizar el gráfico. Por ejemplo agregar título, insertar una imagen,

modificar formato, etc.

Modificar gráficos

Al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el elemento que se desea modificar se

despliega un menú con diferentes opciones, en la siguiente imagen se pueden visualizar las

opciones disponibles al hacer clic sobre el eje de valores Y:

Microsoft Excel


Cómo se puede observar, las opciones se encuentran organizadas en 4 grupos, el primer y 3

grupo es común a la mayoría de los elementos, dando la posibilidad de eliminar el elemento,

de modificar el tipo de gráfico, etc. La opción Fuente está disponible sólo para los elementos

que contienen texto. El último grupo generalmente es está relacionado directamente con el

elemento seleccionado.

Para este ejemplo las modificaciones

posibles sobre el eje serían Agregar líneas de

división, Dar formato a las líneas principales

y Dar formato al eje.

En el cuadro Dar formato al eje se

pueden realizar una gran variedad de

modificaciones sobre los valores del eje Y,

como fijar el valor mínimo y el máximo que

mostrará el eje. También es posible

determinar en qué unidades se visualizaran

los valores, o mostrar los valores en orden

inverso, etc.

microsoft excel - departamento de...

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