MICROSOFT EXCEL GENERALIDADES

QUE ES EXCEL

Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office System. Se puede usar para crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones de negocios con más información

disponible. En especial, se puede usar Excel para hacer seguimiento de datos, crear modelos para analizar los datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de varias maneras y presentarlos en una diversidad de gráficos con aspecto profesional.

Excel se puede usar para muchos propósitos. Entre los escenarios más comunes de uso de Excel se incluyen: Contabilidad Se pueden usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).

Definición de presupuestos Ya sea que sus necesidades sean personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilación).

Facturación y ventas Excel también es útil para administrar datos de ventas y facturación, y en éste se pueden crear fácilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u órdenes de compra). Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resúmenes o análisis de datos (por

ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variación entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos). Planeación Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles (por ejemplo:

planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de año u organizadores para ayudarlo con la planificación de comidas semanales, fiestas o vacaciones). Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista

(por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario). Uso de calendarios Gracias a su área de trabajo con cuadrícula, Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios académicos para hacer el seguimiento de las actividades durante el año escolar

o calendarios del año fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos

IDENTIFICACION DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

Cuadro de nombres

Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo, seleccionar celdas, rangos, filas,

columnas así como identificar cada uno de los nombres definidos en el libro de trabajo.

Barra de fórmulas

Permite el acceso al contenido de una celda para su edición Se debe considerar como algo muy importante que una celda puede reunir contenido, formato y comentarios.

Columnas

Filas

Celda

Cuadro de

nombres

Barra de

fornulas

Columnas

Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de letras; Una hoja de cálculo cuenta con 256 columnas que se identifican de la letra A a la IV.

Filas

Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 65536.

Celdas

Se le llama celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre que la identifica por la letra de la columna y el número de fila que forma la intersección. (A5, B10, F14)

FORMATO DE HOJA DE CÁLCULO

El diálogo celdas

1 Diferentes categorías para establecer el formato a lo seleccionado 2 Específica la cantidad de decimales a mostrar 3 El símbolo monetario que será utilizado en cada dato numérico de la selección

4 En caso de tener un número negativo, se define el formato con el que se presentará

1 2

3

4

1 Existen dos tipos de alineación, que al combinarse dan nueve alineaciones posibles. (alineación vertical, alineación horizontal)

2 El elemento orientación permite girar el texto que se encuentra seleccionado

1 2

Celdas con …

Alineación Vertical: Centrar

Alineación horizontal: Centrar

Celdas con…

Orientación: 45 grados

Celdas con… Alineación

Vertical: Inferior Alineación

horizontal: Centrar

1) Bordes preestablecidos

a) Ninguno: Permite quitar los bordes al rango de celdas previamente seleccionado b) Contorno: Permite establecer un borde alrededor del rango de celdas previamente seleccionado c) Interior: Permite establecer bordes a todas las celdas al interior del rango seleccionado

2) Existen diferentes tipos de bordes los cuales se aplican a la celda o rango de celdas seleccionadas.

Existen bordes: Superior, inferior, izquierdo, derecho, en diagonal. Seleccione el tipo de borde que desea

3) Lista de estilos para los bordes 4) Color del borde.

EJERCICIO NO. 8

LA HOJA DE CÁLCULO

Tipo de datos

a) Fecha Al capturar una fecha y desplazarse a otra celda, el dato de fecha normalmente se alinea a la derecha.

b) Números

Al igual que las fechas, estos se alinean al lado derecho de la celda. Se recomienda que no se capturen los

números con puntos y comas salvo sea necesario para el caso de los decimales

c) Fórmulas Al capturar fórmulas debe utilizar preferentemente el signo igual para que Excel considere esta entrada como una fórmula. Una vez capturada, en la celda solamente visualizará el resultado.

Manejo de fórmulas utilizando operadores aritméticos

Para evaluar la fórmula, Excel utiliza la llamada “Jerarquía de operadores”.

1

2

3

4

Esta jerarquía determina cuales operaciones serán evaluadas primero y cuáles después.

La siguiente tabla muestra la jerarquía de operadores aritméticos utilizada para evaluar fórmulas 1.- Paréntesis 2.- Multiplicación y/o División

3.- Suma y/o Resta Cuando en una fórmula se tienen operadores del mismo nivel de jerarquía, se resolverán de acuerdo a su aparición de izquierda a derecha.

Ejemplos: 5+3-2 = 6 5+(3-2) = 6

3+2*2= 7 (3+2)*2 = 10 6/2+5*2= 13 6/(2+5)*2 =1.71428

Partes de una fórmula:

=(B4+B5)/12 Indicador Constante Operador Operador

de suma de división Referencia

a celdas

Insertar una fórmula.

Antes de empezar a realizar cálculos, es importante aclarar que las fórmulas se insertan en la celda donde se desea que aparezca el resultado de la operación. Luego tendrá que ingresar todos los componentes de la fórmula,

comenzando por el signo igual (=). Los operadores y operandos, así como el orden en los que se colocarán, dependerán de lo que desee calcular. Una buena manera de saber que elementos insertar es pensar brevemente como realizaría el cálculo de la forma tradicional, por ejemplo, usando una calculadora. A partir de estos datos, lo

único que deberá hacer es escribir las diferencias, valores y signos matemáticos en la celda donde quiera obtener el resultado.

Funciones.

Botón de funciones de librería . El botón de funciones de librería es un botón de la barra de herramientas estándar que nos permite el acceso

directo a las librerías de funciones. Las funciones son una de las principales herramientas de Excel, estas permiten efectuar diferentes operaciones y trabajar con los datos de la hoja de cálculo.

Tipos de funciones

Se organizan en categorías: financieras, de fecha y hora, matemáticas y trigonométricas, de ingeniería, estadísticas, de búsqueda y referencia, lógicas, para el manejo de texto y para bases de datos.

Insertar una función.

Tal como sucede con las formulas, las funciones se colocan en la celda en la que se quiere obtener el

resultado. Ahí se puede, simplemente, teclear la función o introducirla seleccionando la opción función del menú insertar. Esta segunda opción actúa como una especie de asistente en el que, en primer lugar, deberá seleccionar la función y luego, ingresar los argumentos uno a uno.

Partes de una función.

Referencia Argumentos a la celda rango de celdas

= SUMA(B5,C6:C20,100)

Indicador de Nombre de Separador de Constante Función la función argumentos numérica

FUNCIONES ESTADISTYICAS Y MATEMÁTICAS

F(x) SINTAXIS DESCRIPCION

Contar

Contar. Blanco Contar. Si

Mediana

Moda

Máximo

Mínimo Producto

Promedio

Redondear

Suma

=Contar( rango)

=Contar.Blanco(rango) =Contar.Si(rango,argumento)

=Mediana(rango)

=Moda(rango)

=Máx(rango)

=Mín(rango) =Producto(valor1,valor2)

=promedio(rango)

=redondear (valor, cantidad de decimales).

=suma(valor1,valor2).

Cuenta el número de celdas que contienen

datos. Cuenta el número de celdas en blanco.

Cuenta todas las celdas que contengan el argumento dado.

Devuelve la mediana o el número central de un conjunto de datos.

Es el número que aparece mas veces dentro de un conjunto de datos.

Devuelve el valor máximo de las celdas o rangos indicados.

Devuelve el valor mínimo de las celdas o rangos indicados.

Multiplica los valores especificados. Devuelve el promedio de

los elementos dados. Redondea el valor según la cantidad de decimales

especificados. Suma los argumentos dados.

Copiar fórmulas

Al contar con los siguientes datos, uno pensaría en escribir una fórmula para cada alumno; sin embargo, después de escribir la primera fórmula, ésta se puede copiar y así terminar todo el cálculo de una forma simple y rápida.

Cuadro de

relleno

Copie la fórmula arrastrando el cuadro de relleno

Para que Excel copie una fórmula requiere de una muestra, luego simplemente hay que arrastrar el cuadro de relleno.

Apunte al cuadro de relleno hasta que aparezca el Mouse con la siguiente figura Y enseguida arrastre hasta donde desea que se copie la fórmula

Otra forma muy común es utilizando los comandos de copiar y pegar

Ordenar listas

Existen dos formas de ordenar una lista. La primera es a través de de los botones en la barra de herramientas estándar y la segunda es por medio del comando ordenar que se encuentra en el menú datos.

Ordenar una lista en orden Ascendente

Ordenar una lista en orden Descendente

Ordenar una lista de datos con estos botones es la forma más sencilla. Pues basta con colocarse en alguna celda de

la columna que se utilizará como base para ordenar toda la lista y hacer clic en el botón correspondiente Para ordenar la siguiente lista por nombre del alumno, basta colocarse en alguna celda de la columna “A” que sea

parte de la lista de datos y utilizar alguno de los botones para ordenar.

Si usted selecciona información parcialmente, Excel mostrará un mensaje

Si se realiza la ordenación de esta forma, simplemente ordenaría los nombres dejando las cali ficaciones intactas lo

que podría ocasionar un grave error pues les estaría cambiando todas las calificaciones a los alumnos.

EJERCICIO NO. 9 En la siguiente lista, existen varios alumnos con el apellido paterno igual. Al ordenar por apellido paterno ¿Quién debe ir primero?

Autoformato a hojas de cálculo

Permite ahorrar tiempo al momento de darle presentación a nuestro trabajo.

Para aplicar un autoformato: 1.- Seleccione el rango al que desea dar formato (Pueden ser celdas continuas o discontinuas).

2.- Enseguida abra el menú formato y seleccione el comando autoformato

Aparece cuadro de diálogo autoformato el cual le permitirá seleccionar entre una serie de formatos. El objetivo es que

la información seleccionada tome uno de estos formatos.

EJERCICIO NO. 10

MICROSOFT GRAPH

Identificación de elementos

Conceptos básicos

Venta de Pasteles

45

60

5248

70

80

60

75

6065

8075

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

Del 26 al 30 de Enero 2004

Pie

zas

3 Leches

Chocolate

1. Título del Gráfico 2. Rótulos de datos 3. Área de trazado

4. Título del eje Y 5. Escala de valores 6. Título del eje X

7. Leyendas 8. Líneas de división 9. Eje de categorías

Asistente para gráficos

Abra el archivo M3C81.

Para la creación de una gráfica es conveniente seleccionar primero la información que se desea graficar.

1

4

5 9

6

2

7

8

3

Una vez que ha seleccionado la información a graficar abra el menú Insertar y ejecute el comando Gráfico

Siga los pasos del asistente para gráficos a) Tipo de gráfico b) Datos de Origen

c) Opciones del gráfico d) Ubicación del gráfico

GRAFICO/TIPO DE GRAFICO

Excel cuenta con 14 tipos de gráficos cada uno presenta al lado derecho una serie de subtipos. Seleccione

el tipo y subtipo de gráfico que desea

GRAFICO/DATOS DE ORIGEN

a) Determina el rango de información a graficar. Si cambia de parecer, es momento de volver a seleccionar un nuevo rango.

b) Cambiar la alineación de las categorías por filas o por columnas de datos numéricos.

1

2

GRAFICO/OPCIONES DE GRAFICO

1. Título del gráfico: Información de una sola línea que aparece en la parte superior de la gráfica. Si desea tener varias líneas como título, lo puede hacer después de terminar con el asistente para graficas

2. Eje de categorías X : Es un letrero en la parte inferior de la gráfica 3. Eje de categorías Y: Es un letrero considerado en la mayoría de las ocasiones como obligatorio ya

que se utiliza para especificar la unidad de medida en que se esta graficando. Por ejemplo Piezas,

Kg., Metros, Libras, Pesos, Dólares, etc.

1

2

3

1. Líneas verticales entre cada categoría 2. Líneas horizontales que facilitan la lectura de la representación de datos numéricos en la escala

1. Muestra u Oculta las leyendas, Cuando se tienen dos o más categorías es conveniente mostrar las leyendas para identificar cada categoría que se representa en el gráfico

2. Especifica la posición de la leyenda. El punto anterior se encuentra inactivo, por consiguiente esta opción también se encuentra inactiva aquí también estarán inactivas las opciones.

1

2

1

2

1

2

1. Contenido del rótulo: Permite incorporar …

a) Nombre de la serie: Para nuestro ejemplo son los tipos de pasteles. Arriba de cada barrita aparecerá el nombre del pastel que se esta graficando.

b) Nombre de la categoría: Para el ejemplo mostrado aparecen los días de la semana

c) Valor: Aparece en la parte superior el valor que se esta utilizando para graficar, es bueno señalar que normalmente se recomienda colocar valor o bien líneas de división.

2. Este separador es de gran utilidad cuando existen varios contenidos del rotulo.

1. Muestra una tabla en la parte inferior del Eje de categorías X, con la información que se utilizó para la creación de la gráfica.

1. Se crea una hoja de gráfico, exclusivamente para la gráfica 2. La gráfica aparece en el lugar donde se encuentran los datos en una hoja que se seleccione.

Ejemplo de una gráfica en una hoja nueva Ejemplo de una gráfica como objeto en:

1

1

2

Una vez que se ha generado una gráfica mediante el asistente, puede editarla para mejorar su aspecto aplicando

características de formato

Venta de Pasteles

45

6052

48

70

80

60

75

6065

8075

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

del 26 al 31 de Enero de 2004

Pie

zas

3 Leches

Chocolate

EJERCICIO NO. 11

Realice las siguientes gráficas

Ventas del pastel de 3 leches

Ventas solamente del día Lunes, Miércoles y Viernes de ambos pasteles

Ventas de Totales de ambos pasteles