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Introducción a Excel

Compilado por: José Caicedo Página 1

Microsoft Excel

QUE ES MICROSOFT EXCEL

A Excel se le llama hoja de cálculo, sus archivos se le dan el nombre de libros. Así es un libro consta de

muchas hojas, entonces decimos que es una hoja que está formada por columnas y filas, las columnas

son las que van ordenadas alfabéticamente y filas son ordenados numéricamente, entre la inserción de

una columna y una fila se encuentra una celda. La celda se identifica por ser un rectángulo. La celda

sirve para guardar información, cada celda puede almacenar hasta 255 caracteres y su ancho puede ser

modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, números o

símbolos, valores numéricos, valores de fecha, formulas, funciones, etc.

Definir que es celda:

Es la unidad básica de una hoja de cálculo cuyo origen se la obtiene de la intersección de una fila con

una columna, las celdas almacenan datos numéricos, alfabéticos, alfanuméricos y datos fórmula. El

nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde te encuentres, por ejemplo si estas en

la columna A y estas en el renglón 1, entonces la celda se llama A1.

Definir que es hoja:

La hoja de cálculo Excel 2007 en una cuadricula rectangular de 256 columnas y 65.536 filas. En esta

versión el ayudante de office puede proporcionar automáticamente temas de ayuda mientras trabaja de

manera interactiva en el libro actual, además muestra sugerencias del programa que está utilizando.

FORMAS DE INGRESAR A EXCEL 2007

Existen diferentes formas y maneras de ingresar a Excel, esto es: por el botón inicio o

por la barra de herramientas del escritorio de Windows.

COMANDOS:

Escritorio de Windows/clic en el Icono

Barra de Herramientas/Programas/Microsoft

Office/Microsoft Excel 2007



Pantalla Principal de Excel

DEFINICIÓN DE SUS PANELES PRINCIPALES

Barra De Titulo:

Esta barra identifica el nombre del programa activo (Microsoft Excel) y el nombre del ejercicio (Libro1)

ubicados en la parte superior izquierda de la pantalla, también en la misma barra existen tres botones

muy importantes alineados en la parte superior derecha, identificados como:

Minimizar: La pantalla pasa a dejarle activa en la barra de tareas.

Maximizar o Restaurar: Presenta en pantalla completa el trabajo del editor.

Cerrar: Abandonar, culminar la tarea de edición en el procesador Excel.

Barra de

Titulo Cerrar

asdddaMaximizar…

..

aasMinimizar.……

……

Cinta de

Opciones

Barra de

Movimiento

Etiqueta de

Columnas Celda

Etiqueta de

Filas

Barra de

Hojas

Área de

Trabajo

Nombre del

documento

Nombre del

programa Botones de

control



Cinta De Opciones:

1. Las fichas están diseñadas para estar orientadas a las tareas.

2. Los grupos incluidos en cada ficha dividen las tareas en subtareas.

3. Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un menú de

comandos.

En la cinta de opciones podemos visualizar una serie de botones (iconos) cuya representación gráfica

indica la función que realiza; basta pasar el puntero del mouse por cada uno, para que el editor nos

despliegue el nombre de la función que cumplen. Además de las fichas, los grupos y los comandos,

Office Excel 2007 utiliza otros elementos que también facilitan rutas para realizar tareas. Los elementos

siguientes son más parecidos a los menús y las barras de herramientas que ya conoces de las versiones

anteriores de Excel.

Botón de Microsoft Office. Este botón está

ubicado en la esquina superior izquierda de la

ventana de Excel y abre el menú que se muestra

aquí:

Barra de herramientas de acceso rápido. La Barra de herramientas de acceso rápido está ubicada de

forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso rápido a

herramientas que utilizas con

frecuencia. Puedes personalizar la

Barra de herramientas de acceso

rápido agregándole comandos.

MOVILIZARSE DENTRO DE LA

HOJA

Los libros de trabajo:

Los documentos en Excel se

denominan libros. En esta nueva versión de Excel estos ficheros tendrán una extensión .xlsx a diferencia

de versiones anteriores cuya extensión era .xls. Por supuesto que en esta nueva versión los tipos de

ficheros antiguos son soportados. Excel es capaz, además, de guardar nuestros libros en otros formatos.

Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las

mismas tareas en todas ellas de forma simultánea. Cada vez

que abramos un libro nuevo de trabajo se abrirá con tres

hojas de cálculo.

La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse

entre las hojas de un libro.

1 3

2



Desplazarse por las hojas en un

libro de trabajo.

La manera más sencilla de moverse

a través del libro de trabajo es

utilizar los botones de

desplazamiento, que aparecen en

la siguiente figura:

Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las

etiquetas de las hojas que no se pueden mostrar. Si usted tiene a la

vista todas las etiquetas estos controles no surtirán ningún efecto. En la siguiente imagen se muestra un

ejemplo en el cual sólo se tiene a la vista la etiqueta de la “Hoja 1” en este caso estos controles nos

permitirán ver las hojas ocultas por falta de espacio.

INSERTAR TÍTULOS EN LA CELDA

Las celdas se

activan al

presionar sobre

ellas o

desplazarse mediante el teclado con los cursores (flechas), y es muy importante realizar una hoja de

cálculo de manera ordenada, puesto que una hoja contiene hasta 17.179.869.184 celdas. En un

documento corto o pequeño, es fácil localizar un dato concreto, pero en trabajos extensos resulta un

poco más laborioso. Para facilitar esta labor están los títulos de columna y fila.

GENERAR LISTAS AUTOMÁTICAS .

a) Ingresamos el primer y segunda dato consecutivo de la lista a generar en las celdas destino.

b) Nos colocamos en la esquina inferior derecha damos un clic izquierdo y procedemos a

arrastrar.

c) Automáticamente se generara una lista sea esta numérica o de texto se lo puede hacer con los

días de la semana, con los meses.

Nombre del

programa

Nombre del

programa

Nombre del

programa

Nombre del

programa

a) punto

se

inserción

b)



VALIDACION DE DATOS

Se utiliza para ingresar datos en una celda que cumpla una determinada condición, por ejemplo que

ingrese números solo enteros entre 1 y 20 caso contrario emita un mensaje de error.

Marcar un grupo de celdas

En la pestaña datos seleccionar VALIDACION DE DATOS

Dar clic en la opción VALIDACION DE DATOS

En la pestaña CONFIGURACION

En permitir escoger la opción que desee

Llenar los datos respectivos

En la pestaña MENSAJE DE ENTRADA

Escribir un mensaje

En la pestaña de MENSAJE DE ERROR escribir el mensaje que quiera que salga cuando digite algo no indicado

Aceptar

DISEÑAR FORMULAS EN EXCEL

Las formulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una formula

comienza por un signo igual (=), por ejemplo la siguiente formula multiplica 2 por 3 y a continuación

suma 5 al resultado:

=5+2-3

Así todas las formulas que se quieran insertar en Microsoft Excel deberán comenzar con el signo igual

(=) Una formula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes

Partes de una fórmula

1. Funciones: la función Pl() devuelve el valor de pi: 3,142... 2. Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.

3. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.

4. Operadores: el operador A (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador *

(asterisco) multiplica.



Función

Fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores.

Utiliza funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que

llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.

A continuación, deberás escribir el nombre de la función que deseas utilizar. Podrás escribirla

directamente, o llamar al asistente de funciones para que lo haga él.

Argumentos

Valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que

utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las

funciones son: números, texto, referencias de celda y nombres.

Dependiendo de la función

que utilices, cada una

tiene un número

determinado de argumen-

tos. Estos son los valores o

referencias a celdas con

los que dicha función tiene

que realizar los cálculos.

Es decir, los argumentos

son la información que necesita Microsoft Excel para realizar la operación definida en la función.

TIPOS DE OPERADORES

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas

como suma, resta o multiplicación, combinar números y

generar resultados numéricos, utiliza los siguientes

operadores aritméticos.

Operador aritmético

Significado Ejemplo

+ (Signo mas) Suma 3+3

-(Signo menos ) Resta o negación 4-5 O -1

*(Asterisco ) Multiplicación 4*7

/ (Barra oblicua) División 12/3

^(Acento

circunflejo) Exponenciación 5^2

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (Igual) Igual A1=B1

> (Mayor que) Mayor que A1>B1



Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores

con los siguientes operadores.

Cuando se comparan dos valores

utilizando estos operadores, el

resultado es un valor lógico:

Verdadero o Falso.

OPERADORES DE

REFERENCIA

Combina rangos de

celdas para los cálculos

con los siguientes

operadores.

FÓRMULAS ARITMÉTICAS

A continuación, se estudiarán distintos tipos de operadores aritméticos, los cuales podrás incluir en

fórmulas insertadas en Microsoft Excel.

Suma

Suma valores o referencias de celdas (+). La suma se puede realizar de varias maneras:

Sumar números de una celda

Consiste en la suma de valores directamente. Para realizar esta tarea, utiliza el operador aritmético +

(signo más). Por ejemplo, si escribes la fórmula siguiente en una celda: =5+3+7 la celda muestra el

resultado siguiente: 15.

<(Menor que ) Menor que A1<B1

>=(Mayor o Igual que) Mayor o Igual que A1>=B1

<=(Menor o Igual que) Menor o Igual que A1<=B1

< >(Diferente ) Diferente A1< >B1

Operador de referencia Significado Ejemplo

: (Dos

puntos)

Operador de rango, que genera una referencia a

todas las celdas entre dos referencias, éstas

incluidas

B5:B15

; (Punto y

coma)

Operador de unión, que combina varias

referencias en una sola

SUMA(B5:B15;D5:D15)

_(Espacio)

Operador de intersección, que genera una

referencia a las celdas comunes a dos

referencias

B7:D7 C6:C8



1. Celda habilitada para la inserción de una Fórmula.

2. Fórmula creada a

partir de la inserción de

valores.

Sumar valores de

referencias de celdas

Consiste en la suma de

valores que se encuentran contenidos en las celdas. Esta forma es más eficaz, porque si hay que

modificar algo, se modifica la celda y la fórmula se actualiza directamente.

1. Celda habilitada para la inserción de una Fórmula.

2. Fórmula creada a partir de la inserción de referencias a celdas que contienen valores.

Sumar todos los números contiguos en una fila o columna

Para realizar esta tarea, utiliza el comando Autosuma.

Haz clic en una celda en la cual deseas obtener el resultado

puede ser debajo de la columna de números, o a la

derecha de la fila de números, esta función permitirá

totalizar la columna o la fila.

PARA INSERTAR FILAS Y COLUMNAS

Mediante los

menús

Seleccionar la cabecera de la fila o columna donde se desee

efectuar la inserción, y desde el menú Insertar, seleccionar

la opción Filas o Columnas.

Situarse en una de las celdas de la fila o la columna donde desea

llevar a cabo la inserción, y desde el menú Insertar

elegir la opción Filas o Columnas.

Mediante el menú contextual

Seleccionar la cabecera de la fila o columna donde se desee

efectuar la inserción, y dentro de ésta pulsar el botón

secundario del ratón. Aparecerá un menú contextual en el que

deberá seleccionar la opción Insertar. Situarse en una de las

celdas de la fila o la columna donde desea llevar a cabo la

inserción, y pulsar el botón secundario del ratón.



Aparecerá un menú contextual en el que deberá seleccionar

la opción Insertar.... Al seleccionar dicha opción, aparecerá un

cuadro de diálogo en el que deberá seleccionar la opción

Insertar toda una fila o bien Insertar toda una columna, y

finalmente hacer clic en Aceptar.

Vamos a insertar una nueva fila entre los títulos que contiene

la fila 5 y los datos que contiene la fila 6. Para ello, y antes que

nada, seleccione la fila 6 haciendo clic en la cabecera de la fila.

Diseñar gráficos

En Excel podemos crear gráficos de los datos con los que estamos

trabajando de una forma rápida y sencilla.

El dicho "una imagen vale más que mil palabras", si bien no es del

todo cierto, resulta muy aplicable en situaciones como las de

valorar en la justa medida datos, por ejemplo, extraídos de una

estadística o de un balance. Resulta mucho más cómodo observar

datos desde gráficos que a partir de una hoja plagada de cifras.

Como primer paso para insertar gráficos, selecciona un tipo de gráfico de entre todas las opciones que

Excel te ofrece.

Recuerda

Para crear un gráfico básico en Excel que puedas modificar y dar formato más adelante, debes especificar, en primer lugar, los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación, sólo tienes que seleccionarlos y elegir el tipo de gráfico que deseas utilizar en la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Gráficos).

Al crear un gráfico, las herramientas de gráfico aparecen disponibles

y se muestran las fichas: Diseño, Presentación y Formato. Puedes

utilizar los comandos de estas fichas para modificar el gráfico con el

fin de que presente los datos de la forma que desees. Por ejemplo, utiliza la ficha Diseño para mostrar

las series de datos por filas o por columnas, realizar cambios en el origen de datos del gráfico, cambiar la

ubicación del mismo, cambiar el tipo de gráfico, guardarlo como una plantilla o seleccionar opciones de

diseño y formato predefinidas. Utiliza la ficha Presentación para cambiar la disposición de los elementos

del gráfico, como los títulos del gráfico o los de datos, utilizar herramientas de dibujo o agregar cuadros

de texto e imágenes al gráfico. Utiliza la ficha Formato para agregar colores de relleno, cambiar estilos

de línea o aplicar efectos especiales.

COMO GUARDAR UN LIBRO

La barra de herramientas de acceso rápido

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como:

Guardar, Deshacer, Ortografía y Gramática, nuevo, abrir, etc.

En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office (el primero a la

izquierda), lo que antes era el menú Archivo.



GUARDAR

Esta opción permite al usuario guardar en la memoria del ordenador el archivo que hemos

trabajado. En la barra de acceso rápido ubica el icono o también puedes utilizar los comandos:

Guardar y Guardar como... del Botón Office

Guardar como, Excel mostrará un cuadro de

dialogo como el que ves a continuación que te permite

cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo

contiene.

Guardar no se abrirá ningún cuadro de diálogo,

simplemente se guardarán en su actual ubicación los

cambios que hayas efectuado en el documento.

Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado

nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como

COMO ABRIR UN LIBRO

En esta nueva versión de Excel los comandos para crear, guardar y abrir un libro se encuentran alojados

en un menú que se despliega al hacer clic sobre el botón de Microsoft Office localizado en el vértice

izquierdo superior de su pantalla.

En donde:

a. Crea un nuevo libro en blanco b. Abre un libro existente c. Guarda el libro actual

TALLER DE APLICACIÓN:

a. Diseñar un libro electrónico para automatizar el control de notas de los estudiantes

b. Genere un gráfico estadístico sobre el tema

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