MI ESTILO DE ORGANIZAR EL TIEMPO

INTRODUCCIÓN

Desde muy niños no enseñan cómo utilizar nuestro tiempo y para ello

optamos por un horario que debemos respetar.

Para algunas es fácil cumplirlos pero a otros les es muy difícil…

¿Te interesa saber cuál es tu estilo de organizar tu tiempo?

¿QUÉ ES EL TIEMPO?

Del latín “tempus”, la palabra tiempo se

utiliza para nombrar a una magnitud de

carácter físico que se emplea para realizar la

medición de lo que dura algo que es

susceptible de cambio. Cuando una cosa pasa

de un estado a otro, y dicho cambio es

advertido por un observador, ese periodo

puede cuantificarse y medirse como tiempo.

Por ejemplo: “Tendría que pasar por la casa

de Marcos, pero no tengo tiempo”, “¿Quieres

ir a desayunar? Tenemos tiempo de sobra”,

“Ya no hay más tiempo para esperar: dile a Grontter que rechazamos su

propuesta”.

Gracias al tiempo, podemos organizar los hechos de manera secuencial.

Este orden deja establecido un pasado (aquello que ya sucedió), un

presente (lo que está pasando en el momento) y un futuro (aquello que

va a pasar próximamente).

¿MONO Y POLI?

Se refiere a dos formas distintas de pensar el tiempo y

organizarlo.

¿Qué es el tiempo para ti? ¿Te lo has preguntado alguna vez?

Pues muchas personas también se lo han hecho.

La Cultura andina, cultura de un mundo vivo, late al ritmo de

los ciclos de la siembra y la cosecha.

Su estilo de vida está marcado por un sistema de producción

agrícola con una concepción cíclica del tiempo. Para las

culturas agrícolas, los antepasados y las tradiciones son muy

importantes y guían su presente y su futuro.

En el mundo occidental el tiempo se percibe más bien de

manera lineal, es decir, el pasado queda atrás y se cancela por

el ansia de proyectar lo que se va a vivir en el futuro. Es común

que en las ciudades modernas las familias planifiquen sus vidas

pensando principalmente en el futuro, se preocupen por lograr

una mejora económica, tener casa propia, un negocio,

proyectándose sin tomar en cuenta el pasado.

CULTURAS MONOCRÓNICAS Y CULTURAS

POLICRÓNICAS

Edward Hall, antropólogo estadounidense, afirma que hay dos formas de

organización del tiempo: Monocrónico y Policrónico. La palabra mono

significa “uno”; poli significa “varios” y cronos, “tiempo”.

Las culturas son monocrónicas o policrónicas y nosotros, al ser parte de la

cultura, aprendemos a serlo también. Las culturas MONOCRONICAS le dan

mucha importancia a la planificación y a la puntualidad. Por su parte, las

POLICRONICAS se caracterizan porque prestan atención a varias cosas a la

vez. En estas, la participación de los individuos es importante y las

acciones no siempre se hacen según un plan establecido.

El tiempo Policrónico se concentra en el momento; el Monocrónico, en la

planificación y en las consecuencias.

ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO

Alcanzar nuestras metas en la universidad probablemente nos exija un

nivel de aprovechamiento del tiempo que no hemos alcanzado, ni

necesitado, antes. La manera en que empleamos nuestro tiempo es una

cuestión de hábitos. Aquí te sugerimos algunas estrategias básicas que,

con algo de esfuerzo, pueden ayudarte a organizar y aprovechar tu

tiempo.

DIEZ MANERAS DE ORGANIZAR SU TIEMPO

He recopilado diez maneras de organizar su tiempo que quizá le

resulten útiles:

1. Utilizar una herramienta de gestión del tiempo:

Puede ser un sofisticado software o un bolígrafo y un papel. Necesitará

establecer sus tareas diarias y conocer el tiempo del que dispone para

completarlas.

2. Conozca sus prioridades.

Lo mejor es poner las cosas que son más importantes en la parte

superior de su lista y dejar una cantidad adecuada de tiempo para

conseguir que estas tareas se finalicen. Al final del día, estos logros le

ayudarán a sentir que ha hecho un buen trabajo.

Si ciertas cosas no se hacen deberá asegurarse de que son aquellas que

no corren prisa (las que están en la parte inferior de su lista).

3. Establezca una rutina.

Le ayudará a ser más organizado y será más fácil manejar el tiempo.

4. Organización.

Esto significa gestionar los archivos de su ordenador u organizar las

tareas del hogar y de la oficina. Esto le ayudará a ahorrar tiempo en

cosas tales como la búsqueda de elementos que pueda necesitar. Sabrá

donde lo tiene todo y le ahorrará tiempo.

5. Cuente siempre con un plan.

Teniendo un plan siempre sabrá lo que tiene que hacer y organizar el

tiempo que necesita para llevarlo a cabo. Evitarás el problema de no

tener suficiente tiempo para completar una tarea. Establezca metas y

cuánto tiempo necesita para lograr esas metas.

6. No pierda el tiempo.

La baja motivación es nuestro principal enemigo interno. Las

interrupciones, amigos, televisión, comer a deshoras…son nuestros

principales enemigos externos. Lo mejor es mantener la concentración

y tratar de no dejar que estas influencias se interpongan en nuestros

quehaceres.

7. Reserve tiempo extra que necesita para sus cosas.

No importa las tareas que tenga que hacer. Reserve tiempo para sí

mismo. Hay ocasiones durante el día que son buenos para parar,

descansar o disfrutar de una comida. Cuando planee su día asegúrese

de planificar su tiempo libre. Esta es una buena manera de volver a

centrarse y encontrar más energía para el resto del día.

8. Seguimiento de su tiempo.

Existen diversas herramientas de gestión de software que puede utilizar

para rastrear correctamente la cantidad de tiempo que le ocupa hacer

ciertas tareas. Puede haber ocasiones en las que no pase suficiente

tiempo haciendo algo o cuando los objetivos que ha establecido

requieren más tiempo de lo estimado. A continuación, puede reorientar

sus objetivos y tareas para el día siguiente.

9. Utilice los recursos adecuados.

Muchas veces, se pierde tiempo tratando de encontrar la mejor forma

de gestionar su tiempo. Lo mejor es atenerse a un tipo de sistema o

proceso que le funciona mejor. Esto le ayudará con sus rutinas y tareas

diarias. Cuando gasta demasiado tiempo en busca de algo nuevo pierde

tiempo cuando para tratar de lograr su meta.

10. Pida ayuda cuando lo necesite.

Si hay una gran cantidad de metas que tiene que cumplir y no ve la

manera de llegar a todo, pida ayuda a alguien. Hay muchos a su

alrededor que apoyan lo que está tratando de hacer y estarían

dispuestos a ayudar en determinadas tareas si usted lo necesita.

OBSTÁCULOS PARA ORGANIZAR EL TIEMPO

Mal cálculo del tiempo y la consiguiente sobrecarga de tu agenda

· Aunque pueda resultar algo tedioso, intenta observarte y estimar con

precisión el tiempo que te lleva cada una de tus actividades.

· Examina tus prioridades. A veces tendemos a hacer las tareas menos

prioritarias en vez de hacer cosas más importantes (ej. limpiar el cuarto

vs. estudiar).

· Pregúntate con frecuencia “¿Cuál el mejor uso que puedo darle a mi

tiempo?”

Estar demasiado disponible

· Intenta controlar el “tráfico”: no respondas el teléfono, cierra la

puerta, usa un cartel de “no molestar”.

· Revisa tus motivaciones: ¿Estás intentando «darle el gusto» a todos

para ser aceptado? ¿Temes no agradarles? Intenta distinguir qué es lo

más importante.

· Intenta comunicarte asertivamente: “Realmente me gustaría salir

contigo esta noche, pero debo leerme estos capítulos sin falta».

La tiranía de lo urgente

Tanto el examen de mañana como una llamada telefónica requieren

nuestra atención. Ambos son urgentes, pero ¿cuál es más importante?

· Si estás siempre corriendo para completar tareas urgentes,

probablemente significa que estás teniendo problemas para administrar

tu tiempo, para identificar tus prioridades o acostumbrándote a «dejar

las cosas para luego».

· Aprende a delegar, o ignorar, las tareas que son urgentes pero no

prioritarias. Ej. Si un amigo necesita un libro tuyo urgentemente, que

venga él a buscarlo, o que se espere hasta mañana: tu “ahora” no

puedes dejarlo todo para llevárselo.

Distractibilidad

Mantener altos niveles de atención y concentración requiere a veces

mucho esfuerzo.

· Intenta entrenar tu concentración mediante periodos breves e

intensos de atención y esfuerzo. Diez buenos minutos de esfuerzo, con

objetivos a corto plazo, pueden ser muy productivos.

· Observa tu nivel de ansiedad. ¿Sabes por qué estás ansioso?

¿Puedes controlar la ansiedad?

¿Sabes relajarte?

· Vigila tu tolerancia a la frustración. ¿Te estás enfrentando con una

tarea difícil que requiere más tiempo? Si pretendes hacerlo todo de

golpe, es probable que no lo logres. La consecución de objetivos ha de

ser progresiva. Intenta marcarte un ritmo y si lo necesitas, busca la

ayuda de un tutor.

El hábito de la postergación: «Dejarlo para después» con demasiada

frecuencia

Todos postergamos nuestras responsabilidades de vez en cuando. La

clave está en saber qué cosas «dejamos para luego», cómo y por qué.

¿Qué tareas son las que más evitas? ¿Cuál es tu excusa favorita para

postergarlas? ¿La televisión, Internet, las labores domésticas?

· Algunas cosas las posponemos fácilmente porque son relativamente

poco importantes, otras por nuestra inseguridad acerca de cómo

deberíamos hacerlas, otras porque son sumamente importantes o

particularmente difíciles. Revisa tus motivaciones.

· Algunas personas temen fracasar debido a la importancia o dificultad

de la tarea. Algunas temen al éxito, porque hacerlo bien implicaría

nuevas y mayores exigencias. Otras resienten la autoridad y se resisten

a cumplir sus demandas. Algunas personas son perfeccionistas y se

niegan a intentarlo si no están seguros de un resultado perfecto.

Algunos tienen muy baja tolerancia a la frustración y prefieren evitar el

mal rato. ¿Te identificas con alguno?

· Si el hábito de postergar tus tareas se convierte en un problema serio,

deberías buscar la ayuda de un profesional.

Miedo al fracaso

« ¡Si fallo en este examen, mis padres me matarán! ¡No soy un buen

estudiante! ¡No doy la talla! ¡Nunca acabaré la carrera! ¡Nunca

conseguiré un empleo!» ¿Te suena familiar este discurso?

· Nuestras autocríticas o descalificaciones “automáticas”, esa voz crítica

en tu cabeza, aumenta el estrés, puede disminuir la motivación y la

acción, distraer tu atención y concentración, reducir tu eficacia y,

finalmente, brindarte una excusa para un mal resultado.

· Analiza lo que te dices a ti mismo... ¿Te motiva o te pone más ansioso?

¿Te aleja o te acerca de tu objetivo?

· Reemplaza esas críticas automáticas, esas luchas internas de

pensamientos por acciones (¡siéntate y hazlo!). Es la única manera de

avanzar y sentirte bien.

Perfeccionismo

· El perfeccionismo sirve para inhibir la acción, evitar complicaciones,

liberar ansiedad, y finalmente, te brinda una excusa para un mal

rendimiento... (“Realmente no lo he intentado, así que no es un

indicador fiable de mi capacidad.”) Refleja un pensamiento tipo todo-o-

nada: “Cualquier nota por debajo de la Matrícula, sabe a Suspenso, así

que ¿por qué esforzarme?

- Examina la motivación que subyace a tu perfeccionismo: ¿estás

intentando evitar la acción por inseguridad o miedo?

· Examina el valor relativo de lo que estás intentando hacer. Algunas

cosas son suficientemente importantes como para que las hagamos a la

perfección, pero la mayoría se satisfacen con un esfuerzo «bastante

bueno».

ALGUNOS TRUCOS PARA AHORRAR TIEMPO

· Lleva siempre algo que leer en la mochila («trabajo de bolsillo»).

· Protégete de la «Ley de Parkinson»: el trabajo se alarga hasta ocupar

todo el plazo de tiempo disponible.

· Combate la somnolencia. No te eches siestas, sal a caminar.

· Tómate descansos durante el estudio (y no al revés); un receso de 5

minutos es motivador y el material estudiado tiene tiempo de

asentarse. Haz un repaso antes de cada receso.

· Utiliza recordatorios para saber dónde retomar el trabajo la próxima

vez, y para no olvidar las cosas que debes hacer.

RECUERDA

No importa cuáles sean sus metas ni lo que está tratando de lograr día a

día. Utilizando los recursos adecuados y manteniéndose organizado con

lo que tiene que hacer podrá acabar con éxito sus metas.