mf - manual de funciones rev 03 (23-01-08)
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MANUAL DE FUNCIONES
MW-EA-001
REV. 001
Fecha : 13/07/2009RESIDENCIA DE OBRA ING. ENRIQUE ASCOY N.
INTRODUCCIÓN
El presente manual corresponde a la combinación de funciones determinadas por LA GERENCIA DE OPERACIONES para la ejecución de todos los Proyectos durante el CICLO DE CONSTRUCCIÓN. Este Manual tiene el carácter de obligatorio en el desarrollo de las funciones de los involucrados en cada una de las Unidades Operativas en ejecución, sin embargo deben ser tomadas como procedimientos mínimos a ejecutar.
En general, el desarrollo funcional de la Unidad Operativa, debe estar enmarcado en el Modelo determinado por la Gerencia de Operaciones, el modelo vigente ha sido diseñado bajo el estándar del PMBOK, ISO 900 y procesos acondicionados de operatividad. Dicho modelo ha sido explicado a los involucrados a este manual y está disponible a las unidades operativas.
Para todos los casos, los Ingenieros de operación de Masterwall deben conocer, identificar y tener los conceptos claros y establecidos en el Manual del PMBOK, Sistema de Calidad, Sistema de Costos y Producción y Sistema de Seguridad, de tal manera que los procesos de estos documentos se complementen bilateralmente con el presente documento.
Los Responsables e involucrados en las Unidades Operativas de Masterwall, deberán coordinar en forma continua con las Jefaturas de Calidad, Control y Producción, Seguridad y Procura, con la finalidad de compatibilizar, verificar, validar procesos y coordinar reportes establecidos, así como las debidas fechas de presentación.
El cumplimiento de la aplicación del Modelo General de Operaciones y de la gestión general de la Unidad Operativa, será medida, monitoreada y evaluada periódicamente (Auditorias) procediendo las jefaturas correspondientes a calificar la operación / gestión real; con estos resultados la Gerencia de Operaciones evaluará la gestión de la Unidad Operativa, si los resultados “no son óptimos” determinará las causas de los mismos, para tomar las medidas correctivas necesarias.
El Modelo General de Operaciones debe ser totalmente entendido por los involucrados de la Unidades Operativas, siendo identificadas las etapas de producción: INICIO, PLANIFICACION, EJECUCION, CONTROL Y CIERRE, por el líder del Proyecto, en este caso el Ingeniero Residente.
Todo el personal involucrado a la Unidad Operativa debe ayudar, sugerir, mantener, mejorar el ORDEN Y LIMPIEZA de la zona de trabajo, tanto en interiores como en exteriores, esta actividad debe ser inherente a todos los procesos, solo así podremos mantener los procesos claros, ordenados y con la calidad que nuestra empresa ejecuta sus Proyectos.
La puntualidad de los Ingenieros en la Unidad Operativa y para cualquier reunión, presentación, suministro, etc. debe ser el mejor ejemplo para todos los trabajadores de la Unidad Operativa, debe empezar por el Ingeniero Residente y llegar hasta el último peón, el Jefe de Campo tiene la responsabilidad directa de mantener esta imagen en el sitio de ejecución de la propia zona de labor.
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INGENIERO SUPERINTENDENTE
Es el encargado de la DIRECCION Y COORDINACION DE UNO (según importancia y/o volumen) O VARIOS PROYECTOS que se encuentran en el ciclo de CONSTRUCCION. Dentro del perfil requerido, se debe garantizar la experiencia técnica, legal y administrativa, para poder liderar el desarrollo de un Proyecto. La participación normal de este cargo en una Unidad Operativa será parcial, salvo el caso de un Proyecto que por las dimensiones y aspectos contractuales, involucren la participación total del cargo en una U.O. Este cargo reporta directamente a la Gerencia de Operaciones.
Los principales Papeles Gerenciales del cargo son:
o Coordinación multidireccional con el Cliente, Supervisión, proveedores y otros
involucrados, las mismas que deberán necesariamente involucrar al Residente de Obra
para evitar errores y/o comunicaciones indebidas.
o Apoyo técnico en la etapa de “Planificación de la Ejecución del Proyecto” con el equipo
técnico de la UO. El objetivo es buscar optimizaciones.
o Coordinación y monitoreo de plazos, costos y producción.
o Facilitador de la Coordinación Vertical y Horizontal dentro del proyecto.
o Verificación del resultado de la Gestión de Calidad, Producción, Costos y Seguridad. La
información principal serán los resultados de Auditorias.
o Estrategias y Cambios (Sustitutos) en la Ejecución de la Planificación, de acuerdo al
escenario requerido en la U.O., estos cambios deben ser coordinados con la Gerencia de
Operaciones. Sugerir Sistemas Constructivos alternativos no convencionales o
innovadores.
o Monitoreo y control del resultado periódico de la Administración de Recursos.
Materiales.
o Plantear y/o asesorar la estrategia relacionada a los Sindicatos y/o “Poblaciones”.
o Monitoreo y control del impacto de la Gestión de Cambios en el Costo y Plazo.
o Verificación del Flujo de caja y Resultado Operativo por periodos. Involucra la Calidad
de la información, puntualidad de la presentación y los resultados esperados. El RO lo
deberá informar y revisar con la Gerencia de Operaciones.
o Imagen de la empresa hacia terceros.
o Definir la estrategia apropiada para generar relaciones óptimas y amigables con la
Inspección y el Cliente.
o Definir en coordinación con la Gerencia de Operaciones el personal técnico especializado
para la UO.
o Asistir a las reuniones de la UO con el Cliente/Supervisión.
o Conocimiento del Expediente Técnico – Legal. Alcances.
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INGENIERO RESIDENTE
Este cargo involucra un planteamiento gerencial del desarrollo técnico y administrativo de la Construcción. Es el responsable que las funciones de los involucrados en el Organigrama cumplan con el Modelo de la Operación. La etapa de Ejecución y Control de la Planificación del Proyecto, será parte relevante de su gestión. Nuestra Organización mantiene el nombre del cargo “Ingeniero Residente” que por años lo ha denominado así, pero ha modernizado y actualizado la gestión de las funciones de este cargo, sus equivalencias en otras organizaciones serían: Jefe de Obra, Administrador de Obra, Gerente de Obra. Está relacionado a la Calidad del Proyecto.
Principales funciones del Ing. Residente:
o Conocimiento y aplicación del expediente técnico, administrativo y legal del proyecto.
Los alcances deben estar perfectamente definidos.
o Planificación y Administración del Recurso Humano.
o Mantener/cambiar el Organigrama requerido según avance de la construcción.
o Administración y planificación de las adquisiciones (Insumos, subcontratos y equipos),
los mismos que tendrán relación directa con el Flujo de Caja Previsto.
o Reuniones de coordinación interna y aplicación de los acuerdos en el desarrollo de la
obra.
o Responsable directo de la ejecución de los Planes de Calidad, Medio Ambiente y
Seguridad para la Unidad Operativa, así como mantener los estándares requeridos para el
producto.
o Verificación y monitoreo de los resultados progresivos de Costos, Producción y
Productividad. En este caso la calidad de la información sustentatoria para el Resultado
Operativo, Informe Semanal de Producción y el Mensual de Producción será
responsabilidad directa de su gestión.
o Gestión de Valorizaciones, Deductivos y Adicionales (incluye proceso de cobranza
dentro de los plazos contractuales).
o Verificación, determinación, cuantificación y seguimiento a los cambios al proyecto.
o Validación de las planillas semanales, monitorear las HH previstas.
o Verificación del uso de los formatos de gestión de producción por los ingenieros de Obra.
o Llenado y seguimiento del cuaderno de obra.
o Reporte del fondo rotatorio.
o Contacto con la dirección técnica del cliente.
o Mantener relaciones óptimas y amigables con el personal operativo de la supervisión y/o
cliente.
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o Mantener relaciones óptimas y amigables con los vecinos del entorno.
o Respetar y tomar conocimiento de las ordenanzas municipales, decretos y normas
vigentes para el proyecto.
o Mantener el orden y limpieza en el desarrollo de la obra, incluyendo ésta aplicación a las
oficinas temporales.
o Comunicar a los involucrados, sobre los cambios al proyecto determinados en
coordinaciones o reuniones con la supervisión y/o propietario.
o Coordinación con el Superintendente/Gerencia de Operaciones para la contratación de
subcontratos.
o Monitoreo de Subcontratos en coordinación con el área de control y seguimiento.
o Visar todas las facturas, en esta actividad deberá verificar que las mismas tengan la
correspondiente orden de compra e ingreso de almacén.
o Asistir a las charlas de Seguridad de la UO.
o Determinación de las partidas de control en conjunto con el jefe de campo.
o Contacto directo con el Sindicato o Población del caso, asimismo de acuerdo a la zona
donde se desarrolla la construcción, monitorear las implicancias de estos gremios en el
desarrollo de la Obra.
o Enviar como mínimo una vez al mes el desarrollo del Plan de Riesgos a la fecha.
o Respetar el Flujo de Comunicaciones interno y externo.
o El Residente debe dar el ejemplo en orden, limpieza, “puntualidad”, EPPs, trato al
personal, charlas, etc. Con ello se generará una sinergia hacia los demás involucrados del
Proyecto.
o Coordinación con las Jefaturas de Costos y Producción, Calidad y Seguridad.
o Verificar la calidad de la información de los Pedidos de materiales. El residente es el
responsable que los PM Pedidos de materiales tengan el estándar de los procedimientos
de PROCURA.
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INGENIERO JEFE DE CAMPO / PRODUCCION
Este cargo está íntimamente ligado a la Producción de la Unidad Operativa y a la calidad de los procesos productivos y del Producto. La distribución de las HM y HH deben ser efectuadas de acuerdo al Plan del Proyecto, quiere decir que la Productividad reflejada es de su total responsabilidad. La oportuna llegada de los materiales e insumos y la distribución dentro de la misma zona de trabajo, debe ser planteada y coordinada con el Ingeniero Residente.
Este cargo amerita a un profesional colegiado con la experiencia necesaria para el tipo de construcción destacado, será el responsable y creador de los óptimos procesos constructivos, distribución de maquinaria pesada, cuantificación de las HH y HM requerida para todo el Proyecto. Asimismo los cronogramas de llegada de materiales como: agregados, cemento, concreto (Horas y volúmenes) entre otros, serán parte importante de sus funciones.El monitoreo de tiempos y Productividad estarán involucrados como paso previo necesario para la determinación de sus procedimientos de trabajo, realizando análisis de costo beneficio en sus actividades. Reporta directamente al Ingeniero Residente.
Principales funciones del Ing. Jefe de Campo:
o Ejecución del Plan del Proyecto creado y revisado por la UO.
o Hacer el tareo, y verificar que se ejecuten de acuerdo a los puntos de control detallados en
la Planilla que se envía a la Oficina Central.
o Hacer el Informe de producción diaria (IPD). La información debe ser ingresada en forma
diaria.
o Aplicación de las especificaciones técnicas del proyecto.
o Aplicación del expediente técnico y verificación del Producto.
o Aplicación de las órdenes de trabajo y documentación creada por Costos y Producción.
o Coordinación y verificación de la información de producción.
o Coordinación directa con maestros, capataces y subcontratistas. Dentro de este rubro se
debe prever el ingreso oportuno de Subcontratistas vs. el estado de desarrollo de la
construcción.
o Coordinación con almacén y administración de la UO.
o Solicitud de insumos al Ing. Residente (Formato de pedido), dentro de los plazos
establecidos y con la anticipación lógica de construcción. Determinación del stock
mínimo de materiales.
o Participación en charlas de seguridad.
o Aplicación y verificación del desarrollo del plan de seguridad.RESIDENCIA DE OBRA Página 5 de 12 MASTERWALL S.A
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o Aplicación y verificación del desarrollo del plan de calidad.
o Hacer viable el escenario técnico para evitar conflictos con el personal técnico de la
Supervisión y/o cliente. Involucra respetar los acuerdos y ofrecimientos realizados en las
coordinaciones técnicas.
o Apoyar al Ing. Residente para mantener el orden y limpieza en el desarrollo de la obra.
o Comunicar al Ing. Residente y al área de control y seguimiento los cambios al proyecto
determinados en campo o los que se generan por casos fortuitos.
o Información para asientos en cuaderno de obra.
o Distribución óptima del campamento y áreas de producción.
o Ejecutar la estrategia determinada por las jefaturas de Costos, Producción, Calidad y
Seguridad.
o Entregar información al Ingeniero Residente para ejecutar el Plan de Riesgos.
o Puntualidad en la zona de trabajo, no existe pretextos para que este cargo no esté
físicamente operativo incluso antes que los trabajadores. Esta recomendación que es muy
simple, será relevante en la evaluación del profesional.
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CONTROL, SEGUIMIENTO Y CALIDAD
El perfil del profesional para este cargo debe estar enfocado al conocimiento total de:
Modelo General de Operaciones. Formatos y protocolos de Producción Resultados Operativos Flujos de Caja Valorizaciones S 10 Gerencia y Presupuestos PMBOK, conocimiento del manual.
Como complemento, debe tener conocimientos básicos de procedimientos constructivos, sin ellos no podrá interpretar la lógica de la Planificación. Un aspecto importante de esta gestión es proyectar los rubros de Mano de Obra, Materiales, Subcontratos, Equipos y Gastos Generales con la certeza del caso y la validación del Residente de Obra, para los rubros de materiales, M.O. y equipos se necesitará la información del Jefe de Campo. Para desarrollar su labor, debe conocer totalmente y de una manera detallada el expediente contractual, este dominio de información será la herramienta principal para determinar el ALCANCE del proyecto.
Principales funciones del Ing. de Control y Seguimiento:
o Comunicación formal y continua con la Jefatura de Costos y Producción de la oficina
Central, asimismo el envío de los reportes de Producción, Costos y Finanzas a esta área
con copia a la Gerencia de Operaciones. Los Plazos serán los establecidos para los
procesos respectivos. La veracidad y precisión de esta información es responsabilidad
directa de este cargo y de la Residencia de Obra.
o Ejecución del INFORME MENSUAL DE OBRA, (RO, Flujo de Caja, IPD) esta
información se coordina y revisa con el Ing. Residente, luego se reporta directamente a la
Jefatura de Costos y Producción con copia a la Gerencia de Operaciones. Debe ser
reportada a inicio de la última semana de cada mes, será revisada con la Jefatura de
Costos y Producción y luego sustentada a la Gerencia de Operaciones.
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o Monitoreo del seguimiento del ingreso de datos al almacén de Obra. Verificar la
nomenclatura y calidad de información ingresada. Asimismo coordinar con PROCURA la
nomenclatura utilizada en el banco de datos.
o Monitoreo del ingreso de datos de los tareos al Excel. El tareo debe ser diario ejecutado
por los Jefes de Campo.
o Control y seguimiento de producción y productividad, esta información se reporta al ing.
Residente y a la Jefatura de Costos y Producción de la Of. Central.
o Ejecución de Valorizaciones y seguimiento (incluye coordinación de facturación).
o Control de cambios, ejecución de Adicionales y Deductivos (Elaboración de metrados,
presupuestos y sustentos)
o Seguimiento de la programación de la obra. EDT y MS Project. Se recomienda que sea
semanal.
o
o Sugerir el Orden y limpieza de las oficinas.
o Monitoreo y control de subcontratos.
o Coordinar el V°B° a las facturas de subcontratistas por las valorizaciones tramitadas.
o Revisar y compatibilizar con Contabilidad en la oficina central los resultados a nivel de
venta y costo del Resultado Operativo mensual calculado en Obra, ubicar la facturación
en cuentas especiales, adelantos, amortizaciones u otra documentación contable
relacionada a la obra.
o Verificar que el tareo se ejecute de acuerdo a los puntos de control detallados en la
Planilla de la Oficina Central, en resúmen, los puntos de control deben ser los mismos.
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INGENIERO DE INSTALACIONES
El Ingeniero de instalaciones coordinará con los involucrados al proyecto, informando siempre de los cambios y/o sugerencias al Ing. Superintendente, Ing. Residente y/o Ing. Jefe de campo, o a los tres si es el caso de ejecutarlo en reunión de obra. Estará presente siempre en las reuniones de coordinación o en las reuniones técnicas de Obra, a fin de ser totalmente proactivo con el cliente en caso lo requiera y además estar enterado siempre de los cambios al Proyecto.
Se encargará también de ejecutar y/o asesorar el presupuesto de las obras nuevas al proyecto, así como el seguimiento a la ejecución de ellas.
Podrá participar a tiempo completo o a tiempo parcial de acuerdo a los requerimientos del Proyecto.
MAESTRO DE OBRA
Es el encargado de verificar al detalle los procesos aplicados al desarrollo de la Obra así como impartir el compañerismo y productividad entre los trabajadores. Tiene una relación directa con el Ing. Jefe de Campo, Ing. Residente y almacén, puesto que todos los materiales menores se entregan con vales firmados y Faseados por él. Sus principales funciones son:
o Coordinación de las órdenes de trabajo con el Ing. Jefe de Campo.
o Ejecución de las órdenes de trabajo.
o Ejecución correcta de los vales de salida de almacén.
o Coordinación y llenado de protocolos de calidad y seguridad.
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o Ejecución de programación proyectada.
o Ejecución de las directivas del plan de seguridad.
o Ejecución de las directivas de producción.
o Información al Jefe de Campo de irregularidades en el proyecto o vicios ocultos.
o Coordinar con el jefe de campo la distribución de personal.
o Verificación en campo del uso correcto de equipos y herramientas.
o Ejecutar el Plan de orden y limpieza de la obra.
o Asistir a las charlas de Seguridad.
o Verificar el buen uso y distribución de las HM y HH.
o Verificar el tareo.
TOPOGRAFO GENERAL
Además de las operaciones de Topografía requerida para el proyecto, podemos mencionar las principales funciones del topógrafo:
o Revisión detallada de los planos en todas sus especialidades.
o Coordinación de actividades con el Jefe de Campo.
o Comunicación al Jefe de Campo sobre cambios y/o vicios ocultos del terreno.
o Creación de planos de apoyo para ejes principales y otros.
o Fundación y cuidado del BM de obra, así como los BM de apoyo.
o Trazo físico del proyecto con elementos de apoyo.
o Ejecución y seguimiento de protocolos topográficos.
o Secciones de corte y relleno masivo. Cálculo de volúmenes.
o Replanteo de cambios arquitectónicos y estructurales del proyecto.
o Seguimiento de los cambios en los proyectos de IIEE, IISS, Inst. Electromecánicas,
durante la construcción.
o Apoyo en trabajos de autocad.
o Apoyo en el mantenimiento del orden y limpieza en el desarrollo de la obra.
o Manejo como mínimo de hojas de cálculo y de programas topográficos.
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ADMINISTRADOR DE OBRA
Es la persona capacitada para poder realizar las siguientes funciones:
o Procesar las Planillas, entregando el informe a la Central los días Jueves a las 12:00 a más
tardar, Previa revisión del ingeniero residente, La distribución de las mismas serán
efectuadas según los puntos de control creados.
o Ejecución de los Pedidos de Materiales, según procedimientos establecidos por
Operaciones, este PM deberá ser recibido y visado por el Ing. Residente.
o Ejecución, envío y seguimiento de materiales pendientes (informe semanal)
o Coordinaciones con el Dpto. Procura (Oficina)
o Compras menores.
o Ejecución y cobranza de Fondos Rotatorios (Caja chica). Esta deberá ser entregada como
máximo hasta los días lunes 17:00 hrs a la oficina Central.
o Ejecución de tareos de Equipos y verificación de los montos calculados por la oficina
central.
o Ingreso y salida de guías al S10 Almacen
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o Monitoreo del stock de materiales. Con especial cuidado en los insumos de combustible,
cemento, acero, ladrillo y otros.
o Control de recepción de Insumos y equipos a obra, se aplicarán las políticas de calidad.
o Recepción, distribución, seguimiento, V°B° y devolución a las facturas de insumos
ingresadas a obra.
o Ejecución de orden y limpieza de oficinas.
o Coordinaciones con terceros.
o Tendrá a cargo la gestión de almacenes, para ello tendrá el apoyo del almacenero. La
calificación del almacenero deberá contener como mínimo requisito el manejo del
Software S 10 Almacén.
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