métodos de priorización de proyectos

Planeación Estratégica de proyectos Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual

Planeación Estratégica de proyectos

Métodos para seleccionar los proyectos más convenientes

Una vez que se han definido los proyectos que contribuyen a la estrategia del

negocio, es necesario aplicar los recursos limitados de la organización a aquellos

proyectos de mayor contribución, es decir, hacer una asignación mediante un

proceso de selección a través de prioridades.

En ocasiones se generan problemas para la implantación efectiva de la estrategia de la organización creando una falta de entendimiento y consenso de la estrategia entre la alta administración y los administradores a nivel medio. Esto hace necesaria la creación de un

Sistema de prioridades:

Los problemas en la implantación se ocasionan debido a que la alta administración define las estrategias y es la administración funcional la encargada de la implantación de manera independiente en las diferentes funciones y niveles. Esto ocasiona conflictos entre los administradores por la falta de confianza en que fueron asignados los recursos correctamente y los equipos de desarrollo presentan sentimientos de ineficiencia y de confusión al ser asignados a múltiples proyectos con recursos inadecuados.


La falta de comunicación de la estrategia se refiere a los problemas de entendimiento y consenso de la estrategia organizacional entre la alta administración y los administradores funcionales.

Las influencias políticas que existen en las organizaciones pueden tener una influencia significativa en las prioridades y recursos aplicados a un proyecto, especialmente cuando no existen procesos adecuados de selección y priorización de proyectos. Algunas personas fortalecen su poder dentro de las empresas si administran proyectos críticos por lo que buscarán que se asignen recursos a los mismos.

Normalmente un proyecto inicia ante la propuesta de un patrocinador del proyecto

que pertenece a la administración típicamente de alto rango y que ofrece soporte

político para la validación de un proyecto.

Estas razones enfatizan la necesidad de asignar los recursos de la organización a los proyectos que producirán mayores beneficios de acuerdo a las estrategias del negocio, basándose en un proceso de priorización formal.

Cuando una organización no utiliza un sistema estructurado para seleccionar sus

proyectos, puede evidenciar situaciones como las siguientes:

No existe un sistema para aprobar proyectos. Muchos individuos aprueban proyectos. Poca evidencia de que la prioridad del proyecto se conoce a todos los

niveles. Existen varios sistemas de prioridades. Son notorios los proyectos protegidos por áreas funcionales. Los recursos humanos asignados a proyectos no son presupuestados. La asignación de prioridades se establece sin considerar el plan

estratégico. No hay consistencia en la aplicación del criterio de selección. No se puede cuestionar la asignación de recursos porque no hay recursos. No existe un sistema de retroalimentación sobre el impacto de nuevos

proyectos en los actuales. Existen “Proyectos mascota” de individuos poderosos. No hay una aprobación central para los proyectos. Se le da prioridad a la producción mas que a la planeación

Sistema de selección de proyectos

El proceso de selección se utiliza en la planeación estratégica de proyectos y se

aplica para cada nuevo proyecto que surge en la organización a través del tiempo de

tal manera que pueda administrarse un portafolio balanceado de proyectos.


Un proceso de selección de proyectos completo debe incluir las siguientes

actividades:

1. Clasificación de los proyectos

2. Selección del los criterios con los que serán evaluados los proyectos

3. Recepción de los proyectos candidatos

4. Evaluación de las propuestas para generar el portafolio

A continuación se detallarán las características de cada uno de estos elementos:

Clasificación de los proyectos

Por naturaleza, no todos los proyectos de la organización tienen la misma

clasificación, existen proyectos inminentes que deben de hacerse por la importancia

que representan para la operación del negocio, también existen proyectos de

emergencia derivados de situaciones especiales. Este tipo de proyectos deben de

ser implantados por el costo que representa no hacerlos.

Otros proyectos se consideran operacionales porque son necesarios para la

operación normal y con los que se busca realizar mejoras, reducir costos o

incrementar el desempeño.

Los proyectos estratégicos son aquellos que apoyan directamente a la misión de la

organización, afectando directamente los ingresos o la participación de mercado.

Cuando se aplica la clasificación de proyectos desde su propuesta, podrán

seleccionarse los criterios de evaluación adecuados.

Selección de los criterios con los que serán evaluados los proyectos

Consiste en la definición de los elementos de contribución que serán medidos en

cada proyecto para asignarle un valor que permita compararlo con el resto de los

proyectos.

Es posible utilizar criterios diferentes para los tipos de proyectos, sin embargo, en

muchas ocasiones se prefiere utilizar los mismos agregando un concepto que indique

si son operacionales o estratégicos.

Existe una gran cantidad de criterios diferentes por lo que la selección del más

apropiado depende de las características de la organización, el nivel de tolerancia al

riesgo, la tecnología, la competencia y el estilo administrativo.

En el pasado, solamente se utilizaban los criterios financieros sin embargo, en la

actualidad se prefiere utilizar un criterio múltiple, que incluya otros factores que


distribuyan de la mejor manera los recursos humanos y el capital para maximizar el

retorno de la inversión a largo plazo.

Cuando se utilizan criterios definidos de una forma sistemática, se obtienen diversas

ventajas:

Provee un enfoque de atención para los stakeholders sobre los puntos clave de la organización.

Permite lograr un consenso sobre las prioridades adecuadas y los beneficios totales que se obtienen

Orienta la planeación y el uso de recursos en forma eficiente Ofrece un portafolio con proyectos balanceados en cuanto al riesgo del capital

disponible. Conduce a la apertura en el proceso de selección. Genera un mecanismo para cambios controlados a través del criterio de

selección.

Recepción de los proyectos candidatos

Inicia con la creación de una idea de fuentes externas o internas, es decir, de

cualquier entidad que perciba que el proyecto traerá beneficios a la organización. En

algunas organizaciones restringen las propuestas a ciertos niveles de la organización

o a momentos específicos en el tiempo.

Normalmente cada propuesta utiliza un documento específico en el que se reúnen

los dato y se acompaña de datos e información sobre el valor del proyecto, en el que

se incluyen al menos:

Fecha de la propuesta Administrador responsable Administrador del proyecto Beneficios para la organización, como reducción de costo, calidad, nuevo

producto, soporte general, entre otros Número de horas estimado para realizar el proyecto Definición del problema Definición de la meta Definición de objetivos

Esta propuesta será aceptada o rechazada por el equipo de selección de acuerdo a

su contribución a la organización.

Evaluación de las propuestas

Todas las propuestas estarán compitiendo por los recursos limitados de la

organización, especialmente cuando el negocio tiene una orientación hacia proyectos


por lo que debe establecerse un proceso estructurado para compararlas y analizar su

contribución a la organización.

Cuando el equipo de selección acepta una propuesta, es necesario establecer su

prioridad mediante una evaluación que permita comparar todos los proyectos.

Normalmente los proyectos son evaluados al asignarles un valor numérico que les

permita obtener una calificación, por ejemplo:

Establecer los criterios comunes y asignarles un valor de acuerdo a una escala, por ejemplo, si para evaluar la importancia de los objetivos se utilizaran valores entre 1 y 5, donde 5 es el más alto valor de importancia de acuerdo al cumplimiento con el plan estratégico, se tendría:

(a) Incrementar la lealtad de los clientes 3.0

(b) Proyecto inminente 5.0

(c) Retorno de la inversión del 18% 4.0

(Caso ejemplo en donde se muestra la importancia que cada objetivo tiene

para la organización)

Con esta definición de contribución, cada propuesta puede ser evaluada en cuanto a su cumplimiento con el objetivo, asignando calificaciones en una nueva escala, por ejemplo con valores de 0 a 10:

Proyecto 1 (a) 5... (3.0 * 5) = 15 Esto significa que el proyecto cumple en muy poca

medida (3.0 e una escala de 10 puntos) con el objetivo de (a) incrementar la lealtad

de los clientes; que a su vez, tiene una importancia media entre los objetivos de la

organización

Proyecto 1 (a) 5... (3.0 * 5) = 15

(b) 8... (5.0 * 8) = 40

(c) 3... (4.0 * 3) = 12

Total .................................. 67

Proyecto 2 (a) 3... (3.0 * 3) = 9

(b) 9... (5.0 * 9) = 45

(c) 6... (4.0 * 6) = 24

Total .................................. 78


Como puede observarse, los proyectos ahora pueden compararse de acuerdo a su

cumplimiento de los objetivos de la organización, en este caso, tendría mayor

prioridad el proyecto 2.

Estos procesos de evaluación representan sólo un ejemplo de los métodos que

pueden combinarse con los criterios para realizar las comparaciones de los

proyectos en las mismas condiciones, sin embargo, existen opciones sofisticadas o

aplicaciones de software que apoyan este proceso.

Con la evaluación de todos los proyectos bajo este método, pueden apreciarse las

prioridades de los proyectos.

El sistema de selección de proyectos debe tener un enfoque holístico para ligar

los proyectos a la estrategia de la organización, por lo que además de solicitar una

forma estructurada para cada propuesta de proyecto y basarse en criterios de

selección, debe contar con un equipo de selección proveniente de diferentes área de

la organización.

Funciones del equipo de selección de proyectos

Aceptar o rechazar el proyecto candidato Comunicar las prioridades de cada proyecto Balancear el portafolio de proyectos Evaluar el avance de los proyectos del portafolio Evaluar las prioridades y actualizarlas en los momentos clave

métodos de priorización de proyectos

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