Metodologa de la elaboracin del manual de procedimientos

Es indispensable elaborar en primer lugar el manual de organizacin, pues constituye el marco de referencia del manual de procedimientos carcter general del manual de procedimientos

Los manuales de procedimientos contienen informacin sobre el conjunto de operaciones o de etapas que en forma cronolgica se estableen para llevar a cabo un determinado tipo de trabajo.

El manual de procedimientos es un instrumento de informacin en el que se consignan en forma metdica, las operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una o varias entidades.El manual de procedimientos es til porque permite conocer el funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos, y a los puestos responsables de su ejecucin.

Los manuales de procedimientos persiguen los siguientes objetivos. Comprender en forma ordenada, secuencial, detallada las operaciones que estas se efectan.

Establecer formalmente los mtodos y tcnicas de trabajo que deben perseguirse para la realizacin de las actividades precisar responsabilidades operativas para la ejecucin, control, y evaluacin de las actividades.

Clasificacin del manual de procedimientos:

Tareas y trabajo individuales: por ejemplo, como operar una maquina de contabilidadPrcticas departamentales, en las que se indican los procedimientos de operacin de todo un departamento

Practicas generales de un rea determinada de actividad, como manuales de procedimientos comerciales, de produccin, financieros, etctera

En la administracin pblica los manuales de procedimientos se clasifican segn su mbito de aplicacin y alcances en:

Manuales de procedimientos macro-administrativos: contienen informacin sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la administracin pblica o en ms de un sector administrativo.

Manuales de procedimientos meso administrativos o institucionales: contienen informacin sobre los procedimientos que involucran a todo un sector administrativo o a dos ms instituciones que lo conforman.

Manuales de procedimientos micro administrativo o institucional:

Contienen informacin sobre los procedimientos que se siguen para realizarse las operaciones internas en una dependencia o entidad con el fin de cumplir

Sistemticamente con el fin de cumplir sistemticamente con sus funciones y objetivos.

Contenido del manual de procedimientos

1. Texto. En l se expresan por escrito las informaciones o instrucciones que contienen en el procedimiento. El texto describe el procedimiento, enumera las operaciones que lo integran, en orden cronolgico, precisa en qu consiste cada operacin y quien debe ejecutarla, como debe ejecutarla, cuando, donde y para que deba ejecutarse.

2. Diagramas. Un diagrama administrativo es un modelo grafico que representa en forma esquemtica y simplificada algn fenmeno administrativo, ya sea de organizacin, de procedimiento. Los diagramas pueden ser: organogramas, fluxo-gramas o diagramas de flujo, de produccin, de oficina, de personal, cronogramas, estadsticos, que expresan datos, hechos o fenmenos comparables y sus relaciones, replantados por puntos, lneas, figuras o volmenes y diversos.

3. Formas. Es importante incluir en el manual de procedimientos las formas empleadas en las operaciones secuenciales del procedimiento que se describe. La forma impresa es un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con estaciones para que se anote en ellos una informacin variable. Ejemplo de forma: puede ser un cheque o una factura y un ejemplo de machote pueden ser los que sirven de base para elaborar algunos contratos o cartas que suelen utilizarse con frecuencia pero que no estn impresas.Los principales temas que debe contener un manual de procedimientos son los siguientes:* Identificacin* ndice* Contenido* Prologo y/o introduccin* Objetivo de los procedimientos* reas de aplicacin* Polticas o normas de informacin* Descripcin de las operaciones* Formularios impresos* Diagramas de flujoFases del proceso de elaboracin del manual de procedimientos la presentacin de los datos en forma escrita, en diagramas y en forma, y la presentacin para su aprobacin del proyecto.La presentacin debe comprender principalmente los siguientes aspectos:1. Una justificacin de la necesidad de elaborarlo cuando:* Existan trmites que mantengan cierto grado de complejidad para facilitar su comprensin.* Resulta conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los trmites* Se desee en emprender tareas de simplificacin de operaciones.* Se desee capacitar al personal2. Una proposicin sobre el tipo de procedimientos que abarca:Procedimiento de reclutamiento y seleccin de personal y procedimientos de formulacin y seleccin de personal y procedimiento de formulacin presupuestaria3. Una proposicin sobre el contenido del manual y la forma en que se piensa recopilar y analizar la informacin

4. Un calendo-grama de actividadesLa de informacin que se debe recopilar en cada uno de los apartados del manual y un modelo.*Identificacin: nombre oficial de la dependencia, nombre completo de los procedimientos que refiere el manual.*Nombre de la unidad coordinadora cuya unidad bsica corresponde a los procedimientos sealados.* Nmero de identificacin del o de los procedimientos en su caso.* Lugar y fecha de elaboracin.* Responsables de su elaboracin* Cantidad de ejemplares impresos1. ndice o contenido: es la parte que presenta de una manera sinttica y ordenada los elementos constitutivos del documento o los temas principales que comprende el manual.

2. Prologo y/o introduccin: aqu deben explicarse en forma clara y concisa los objetivos del manual.

3. Objetivo de los procedimientos: es conveniente que todo procedimiento tenga su objetivo que explique en el manual de forma clara y precisa a fin de que el personal de la dependencia sepa para que se desarrolla.

4. reas de aplicacin: este apartado se refiere al mbito de procedimientos y contiene una relacin de las unidades orgnicas que intervienen en los procedimientos. Tambin se deben sealar los puestos que intervienen por secuencia de aparicin dentro del procedimiento.

5. Polticas o normas de operacin: para facilitar las tareas de las unidades orgnicas que intervienen en el procedimiento, se determinan las polticas o normas operativas que deben observarse en el desarrollo del procedimiento.

6. Descripcin de las operaciones: es el punto central del manual de procedimientos en este apartado deben presentarse en forma secuencial cada una de las operaciones que deben realizarse dentro de un procedimiento.

7. Formularios o impresos: las formas impresas que se utilizan dentro de un procedimiento para captar, registrar y proporcionar informes.Diagramas de flujoRepresentan en forma grafica la secuencia en que se realizan las operaciones en un determinado procedimiento o recorrido; con el fin de obtener una visin de conjunto de un procedimiento.Fuentes de informacin del manual de procedimientosDocumentacin: se puede obtener informacin documental en los archivos de la institucin, que son fuente til de procedimientos de trabajo, tambin se pueden localizar en los archivos, leyes, reglamentos, decretos, circulares internas y manuales administrativos.Personas: cuando la documentacin que sea recopilado es insuficiente u obsoleta se debe recurrir a los servidores pblicos responsables de las reas, donde se realizan los procedimientos de trabajo.Realidad administrativa: la limitante que se observa en la realidad administrativa es el rea de trabajo que puede estar distante como las unidades desconcentradas y por otra parte el tiempo para observar directamente el rea de trabajo.Para facilitar en anlisis de operacin se debe tener los siguientes:* Objetivos del rea de trabajo* Estructura orgnica* Normas y polticasAdministrativas*Funciones y operaciones de las reas o unidades que se relacionan con el procedimiento.* Instrumentos jurdicos administrativos.* Equipo y ambiente laboral.a) Utilizar las preguntas Qu hace?, Cmo lo hace?, para que lo hace?, Cundo lo hace?b) Utilizar las tcnicas de investigacin administrativa como la simplificacin de operaciones, los diagramas de flujo, el anlisis y diseo de formas y el anlisis y distribucin del espacio.Tcnicas de simplificacin de operaciones.Un proceso de simplificacin de operaciones se debe buscar las respuestas a las siguientes preguntas:Qu trabajo se hace? Se pretende determinar el propsito u objetivo de la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad orgnica.Quin lo hace? Se intenta definir que unidades orgnicas o personas intervienen en el procedimiento.Cmo se hace? Se busca determinar los medios con los que se cuenta para realizar la tarea.Cuando se hace? Se determina el orden o secuencia en que se desarrolla las actividades de la unidad orgnica, ubicacin y domicilio de las oficinas.Por qu se hace? se busca la justificacin de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento.Elaboracin de diagramas de flujoLa elaboracin de diagramas de flujo es importante para comprender el mejor el procedimiento que se describe. Se incluye en el manual de procedimientos para que en forma sencilla y accesible proporcionen una descripcin del conjunto de las operaciones a las unidades orgnicas o puestos que intervienen en el procedimiento.Los smbolos que se utilizan general mente en los diagramas de flujo son de 2 tipos:1.- smbolos abstractos: se trata en su mayora de perfiles de figuras geomtricas a los que se atribuye condicionalmente un significado por ejemplo algunas operaciones que ejecuta o experimenta una persona una maquina, un material, o un documento o dato.2.- Smbolos figurativos: se trata de fotografas, dibujos o caricaturas que representen alguna operacin que ejecuta o experimenta una persona como maquina, como material, o documento dato.Principales recomendaciones en la utilizacin de los diagramas de flujo* No mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y salida.* No debe a ver ms de una lnea de unin entre dos smbolos.* El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida.* Las lneas de unin se deben de presentar en lneas rectas y en casos necesarios ngulos rectos.* Los smbolos deben mantener uniformidad en su tamao.* La redaccin del contenido debe ser mediante frases breves y sencillas.* Cuando el smbolo terminal identifique una unidad orgnica debe contener el nombre completo de ella.* El smbolo documento debe contener el nombre original.1.- por su formato de clasifican en:Verticales: el flujo debe de ir de arriba hacia abajoHorizontales: el flujo deber ir de izquierda a derechaPanormicos: una sola carta representa el proceso entero registra en lnea vertical y horizontal.Recomendaciones para el diseo de formasPara una mejor presentacin y utilizacin adecuada de la forma es necesario seguir las siguientes recomendaciones:Unidad. Para que exista unidad en el diseo se requiere cuidar que la impresin de la forma tenga posicin estndar y proporcional.Divisin modular. El modelo es un elemento de orden y estandarizacin de datos. Debe conservarse orden en su tamao, colocacin, etc., con el objeto de permitir una mejor apreciacin de los datos y ocupar adecuadamente los espacios.Claridad. Al tener los mdulos un correcto diseo y una adecuada distribucin, las anotaciones que se hagan en ellos facilitan la comprensin, utilizacin o captacin inmediata de los datos registrados.Agrupacin y jerarquizacin. Los datos deben agrupare, tomando en consideracin su importancia y utilidad posterior.ndice de saturacin. El diseo de una forma debe basarse en un ndice d saturacin de datos.Movimiento. El diseo adecuado de una forma facilita su llenado mediante el movimiento en espiral, lo cual le da una imagen dinmica.Ritmo. La distribucin de los datos que contiene una forma, debe contar con un ritmo que permita al lector captar rpidamente la secuencia de los mismos.Imagen residual. Debe preocupar el disear las formas de manera que el lector se lleve como ltima imagen aquello que se desea conservar en su memoria.El control de las formasEl control de las formas consiste en proveer a la dependencia de todas las formas necesarias para el buen desempeo de sus funciones, al tratar de eliminar todas aquellas que se dupliquen o son obsoletas.Para el control de las formas lo primero que tiene que hacerse es clasificar las formas segn el criterio funcional, por unidad orgnica o por sus caractersticas fsicas. Despus de su clasificacin es conveniente elaborar un catalogo de formas.

Factibilidad del estudio de formas

Para realizar un estudio de este tipo, se requiere de una investigacin previa de las formas que operan en una dependencia, tomando en consideracin:

1. El procedimiento que afecta: en donde es necesario determinar sus caractersticas relevantes, tales como la cantidad de unidades administrativas que involucran el nmero de operaciones y las formas que se emplean.

2. Recursos humanos: personal tcnico necesario para la investigacin y, en su caso, para el anlisis, diseo y control.

3. Recursos materiales para el diseo y reproduccin: el equipo de diseo depende del volumen de formas manejadas en la institucin y sus posibilidades econmicas.4. Requisitos mnimos: una vez determinado el tipo de procedimiento en que intervienen las formas, su importancia, su volumen y los recursos materiales, se plantea la necesidad de verificar los requisitos mnimos indispensables en cantidad y calidad.5. Autorizacin: el principal obstculo para realizarlo es el acceso a las unidades que usan formas, por lo que resulta indispensable contar con el apoyo total de la direccin del organismo.El catalogo de formas debe contener los siguientes datos:Clasificacin. De acuerdo con las que se mencionaron arriba, para facilitar la localizacin de las formas en el catalogo.Descripcin de la forma. En este apartado se hace mencin del tipo de material que se utilizo para el diseo de la forma y el mnimo de existencia.Objetivo. Aqu se describe el propsito que cumple la forma dentro del procedimiento.Modelo desplazado. Se refiere a la forma que se desplaz para comparar objetivamente cuales fueron los cambios.Modelo vigente autorizado. Se refiere a la forma que se utiliza actualmente y cuyo empleo est autorizado.Fase del procedimiento. En donde se encuentra la formaDiagrama de flujo. Se refiere a elaborar un diagrama de flujo de las formas que se utilizan en los procedimientos.Tcnicas de distribucin del espacioLa planeacin de la distribucin del espacio en las dependencias pblicas es un procedimiento indispensable para racionalizar el uso de los locales y edificios as como del mobiliario y equipo.El objetivo central de la distribucin del espacio es integrar y adecuar la estructura, los procedimientos y el personal al local, edificio, mobiliario y equipo necesarios para el desempeo de las funciones de la dependencia.La planeacin de la distribucin del espacio debe efectuarse en dos operaciones: diagnostico y elaboracin del plan de distribucin.DiagnosticoEl diagnostico de la distribucin actual de espacio en una dependencia permite determinar las necesidades de espacio y la distribucin requerida para facilitar el desarrollo del trabajo.Se justifica un diagnostico cuando hay cambios en la estructura de organizacin, y en los sistemas y procedimientos de trabajo; por inconformidades del personal; por aumento en el volumen; entre otras.De ah que para el diagnstico se necesite estudiar y analizar:La estructura de organizacin. Con el fin de que la disposicin del espacio refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades orgnicas, se deben determinar las funciones que desempea la unidad orgnicas, se debe determinar lasFunciones que desempea la unidad orgnica que se estudie y las actividades que desempea cada servidor pblico.Los procedimientos de trabajo. Se analiza la naturaleza, el volumen, la frecuencia y la manera en que se desarrollan las funciones departamentales, en relacin con la maquinaria y equipo utilizado.La distribucin actual del espacio. Con el anlisis de la distribucin actual del trabajo se delimitan y localizan las reas de conflicto, tanto internas como aquellas que prestan servicios al pblico.Para obtener una representacin de la distribucin actual y que su comprensin sea ms fcil, se utilizan planos, modelos y maquetas.* Los planos representan la ubicacin precisa y el tamao de los diversos elementos.* Los modelos son reproducciones o patronatos hechos a escala de equipo, maquinaria y mobiliario.* Las maquetas se usan para examinar la distribucin existente y proponer otra mejor.El personal. El nmero de empleados de uno y otro sexo debe registrarse por unidades orgnicas.Plan de distribucin del espacioEl plan de distribucin del espacio debe considerarse algunos principios bsicos, la previsin de necesidades futuras y la presentacin de un proyecto de distribucin.Algunas guas bsicas para la distribucin del espacio* Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo.* El trabajo debe fluir siempre hacia adelante formando, en lo posible, una lnea recta.* Las unidades orgnicas que tengan funciones similares y relacionadas entre s deben colocarse prximas y adyacentes.* Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias al trabajo.* La ubicacin de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.* Los archiveros y otros gabinetes debe conservar una altura uniforme.* Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas mximas de trabajo.* Las unidades centrales deben localizarse cerca de las unidades orgnicas que mas requieren sus servicios.* Ubicar las unidades que utilizan maquinas y equipos segn sea el caso.Los principios bsicos para una mejor distribucin son:Integracin total. Es necesaria una distribucin que integre y coordine hombres, equipos, maquinas y materiales, que d como resultado un organismo administrativo que funcione como una unidad total.Mnima distancia recorrida. Se requiere una distribucin que permita que los objetivos circulen lo menos posible entre las operaciones de un proceso.Circulacin. Es necesaria una distribucin que disponga la zona de trabajo de manera tal, que cada unidad orgnica se situ en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo.Flexibilidad. Se requiere una distribucin que permita que los reajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mnimos.Establecimientos de necesidades futuras. Las necesidades futuras de espacio deben reverse en el plan de distribucin comprenden las reas del diagnostico.Previsin por cambios en la estructura de organizacin. Los organismos Administrativos de creciente actividad deben prever ampliaciones futuras de espacio, en el caso de que existan planes por parte de las autoridades pblicas paraExtender i reducir el tamao de la unidad orgnica; debido a decisiones de descentralizacin administrativa o transferencia de funciones que por el momento no se llevan a cabo.Previsin por cambios en los sistemas y procedimientos. Se deben planear la reduccin o ampliacin de los lugares de trabajo o del equipo utilizado en los procedimientos del trabajo.Mobiliario y equipo. Se debe prever las necesidades de nuevo mobiliario y equipo, y la seleccin del tipo de divisiones y canceles en los lugares de trabajo.Personal. Se debe planear las necesidades de personal y los cambios futuros del mismo, pues en muchas ocasiones el espacio resulta insuficiente para la instalacin de servicios del personal como sanitarios, guardarropas, etc.Espacio requerido. Para estimular este precepto se puede multiplicar el nmero de puestos de un mismo nivel por el indicador que se determine en cada dependencia del espacio asignado a cada unidad orgnica.Presentacin del proyecto de plan de distribucin del espacioEn la presentacin del proyecto de plan de distribucin es importante contar con una planeacin de la ubicacin de los locales y de la distribucin del personal y el equipo dentro de cada unidad orgnica Se debe presentar el nuevo esquema de distribucin de acuerdo con los siguientes pasos:* Reunir los instrumentos de la distribucin del espacio.* Arreglar los modelos dentro de su rea respectiva.* Revisar el acomodo tentativo y hacer ajustes menores conforme se requiera.* Preparar la distribucin final.* Aprobacin.BibliografaResumen tomado del Libro: Organizacin y mtodos en la Administracin Pblica, de Gustavo Quiroga Leos.