Consiste en preparar un marco de referencia que fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar. En esta etapa existe un acercamiento a la realidad y cultura organizacional de la empresa, este diagnostico se fundamente básicamente en la percepción que tiene de la empresa esto depende de la experiencia y visión. Se debe considerar para la preparación de este informe lo siguiente:

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

1.Nacimiento de la organización2.Infraestructura3.Formación Operacional4.Posición Competitiva

• Justificar• Alcance• Determinar las acciones• Establecer criterios para coordinar acciones•

• Cuantificar las necesidades de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

• Conformar el equipo de auditor y asignar responsabilidad

• Desarrollar el marco del trabajo• Seleccionar en forma tentativa los indicadores

financieros y de gestión• Precisar los mecanismo de decisión, supervisión y

control.• Especificar la forma y periodicidad para reportar los

avances. INSTRUMENTACIÓN

En esta etapa se selecciona y aplica las técnicas de recolección de que se estimen viables de acuerdo a las circunstancias propias de la auditoría, la selección de instrumentos de medición que se emplearan, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión para mantener una coordinación eficaz.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Esta tarea debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o en su caso suspenderla.

TECNICAS DE RECOLECCIÓN

Investigación documental Observación directa Acceso a redes de información Entrevista Cuestionarios Cedulas

Consiste en localizar, seleccionar y estudiar la documentación que puede aportar elementos de juicio a los auditores.

INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

1.Normativa

• Acta constitutiva• Ley que ordena la constitución de

la organización.• Reglamentación especifica• Tratos y convenios• Decretos y acuerdos• Normas • Oficios circulares

2. ADMINISTRATIVA

• Organigramas• Manuales administrativos• Sistemas de información y

certificación• Cuadros de distribución del

trabajo• Estadísticas de trabajo• Planilla del personal• Proyectos estratégicos• Inventario de mobiliario y equipo• Estudios de mejoramiento • Auditoria previas

3. MERCADO

Productos o servicios• Áreas• Población• Ingresos• Factores limitantesComportamiento de la demanda• Situación actual• Características• Situación futuraComportamiento de la oferta• Situación actual• Análisis del régimen de mercado

situación futura• Determinación de precios.

4.Ubicación geográfica

• Localización• Orden especial interno• Características de terreno• Cercanía con el mercado• Distancias y costos de transporte• Alternativas de conexión con

unidades nuevas.• Justificación en relación al

tamaño y procesos.

5. Estudios financieros

• Recursos financieros para la inversión

• Análisis y proyecciones financieras

• Programas de financiamiento• Evaluación financiera• Creación de valor

6.Situación económica

• Sistema económico• Naturaleza y ritmo del desarrollo

de la economía.• Aspectos sociales• Variables demográficas• Relaciones con el exterior

7. Comportamiento del consumidor

• Cultura• Extractos sociales o nivel

socioeconómico• Grupos de referencia y

convivencia• Familia• Ciclo de vida del consumidor• Factores internos de influencia • Proceso de compra.

Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de una organización para conocer la condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable de la auditoria lo realice y comente su percepción con los demás para que exista un conceso en lo que respecta alas condiciones de funcionamiento de área y a los criterios que se deben sujetar en el momento de la auditoría.

OBSERVACIÓN DIRECTA

El acceso a redes permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que a su vez, facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno.

ACCESO A REDES DE INFORMACIÓN

Consiste en reunirse con una o varias personas y realizar una encuesta relaciona para la obtención de la información. Este es el mas empleado ya que brinda la información mas completa y precisa, puesto que el entrevistador al tener contacto directo con los empleados puede además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

ENTREVISTA

• Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido.• Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.• Concertar previamente la cita• Atender al compromiso a) concentrarse de manera relajada b) Seguir un mapa mental para captar la información c) Utilizar preguntas de terminación abierta donde la respuesta correcta no sea tan obvia. d) No hacer preguntas sin importancia e) En la medida de lo posible escuchar y no hablar f) No presionar la entrevista g) Evitar la confianza en su memoria. h) Dejar abierta la puerta

• Clasificar la información que se obtenga, es decir saber diferenciar en la respuesta obtenida de cada pregunta con las observaciones y sugerencia que el realice.

• Registrar la información en una bitácora.

Consiste instrumentos utilizados para obtener la información deseada en forma homogénea, están constituidos por series de preguntas, predefinidas, secuenciadas con el propósito de que muestren la interrelación y conexiones lógicas entre las diferentes áreas y rubros para en conjunte muestre un perfil completo de la organización.

CUESTIONARIOS

• La calidad de la información dependerá de la estructura y de la presentación.

• Debe expresar el motivo de su preparación y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lógico con redacción comprensiva, si el caso lo merita se puede incluir un instructivo de llenado.

• En caso d que e una auditoria sea muy extensa y la aplicación de estos cuestionarios pueden resultar muy costosas en relación con el beneficio que se espera en la auditoria, se puede aplicar un muestreo sin la necesidad de investigar todas las áreas de la empresa, de esta manera reduciríamos costos.

Estas herramientas se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria están integradas por formularios que cuyo diseño incluye casillas facilitan la agrupación y división de su contenido para su análisis.

Su incorporación al proyecto de auditoria permite abrir el rango de captación de información y comparar conceptos en las respuestas lo que facilita el análisis de resultados.

Nos permite determinar la influencia de la variable que se esta analizando con el resto de variables o áreas de operación, convirtiéndose en una cadena entre los factores, indicadores registros y consecuencias.

CEDULAS

Escalas de medición Componentes del proceso administrativo y elementos

específicos Indicadores ESCALAS DE MEDICIÓNPara logra mayor consistencia en la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionados con una estrategia de acción, la cual a su vez se relaciona con la composición del proceso administrativos y los elementos específicos considerando el propósito estratégico, atributos, los indicadores. Garantiza la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajos, especialmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o múltiples que puedan proporcionar una interpretación muy general o errónea.

MEDICIÓN

COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y ELEMENTOS ESPECIFICOS.

La selección de los componentes del proceso administrativo y los elementos específicos deben hacerse considerando las variables que influyen en el desempeño de una organización, como su naturaleza, campo de actuación, tamaño, giro industrial y enfoque estratégico. La profundidad del análisis que se de a las variables dependerá del proyecto de auditoría y la estrategia para realizarlo. Consiste en dar un valor a cada etapa del proceso administrativo y porcentajes elementos específicos de acuerdo a la importancia de cada uno de ellos. En el momento que se aplique las pruebas de recolección la incidencia de respuestas validarán o no tal estimación.

MEDICIÓN

INDICADORES

Son un elemento estratégico del proceso de evaluación de la forma de gestión organizacional, ya que permite ordenar las acciones en función de los resultados que se pretenden alcanzar. Permite hacer comparaciones y proyectar la información para generar alternativas significativas para los procesos de toma de decisiones. Ahora bien, el empleo de indicadores financieros y de gestión se hace con el propósito de fundamentar el desempeño histórico de acuerdo con el sentido y esencia de las acciones.

MEDICIÓN

Para ordenar agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en papeles de trabajo registros en donde se describen técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a las que se llegan.Son un soporte principal que, en su momento, el auditor incorporan en su informe ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo, además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo.

Deben formularse con claridad y exactitud los datos referentes análisis, comparación opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas.

El auditor prepara y conserva los papales de trabajo cuya forma y contenido lo depende de las condiciones de aplicación de la auditoria ya que son el testimonio que registra el trabajo realizado y respaldado en su juicios y conclusiones.

PAPELES DE TRABAJO

• Identificación de la auditoría • El proyecto de la auditoria• Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo

realizado.• Indicaciones de la observaciones recibidas durante la

aplicación de la auditoria.• Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo• Anotaciones sobre información relevante• Ajustes realizados durante su ejecución• Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación.• Reporte de posibles irregularidadesLos papeles no de deben sobrecargarse con referencias muy operativas si no considerar los temas importantes, estar redactados en forma clara y ordenada para que cualquier persona pueda seguir la secuencia del trabajo. Son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes.Son confidenciales deben proporcionarles cuando reciban una orden o citatorio para presentarlos. Por lo que es necesario resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o investigación que pudiera presentarse.

La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.Al reunirla se debe medir el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener, por lo que el auditor debe apegarse a la línea de trabajo acordada. Física Documental Testimonial AnalíticaPara que la evidencia sea útil y valida debe reunir los siguientes requisitos: Suficiente necesaria para sustentar los hallazgos,

conclusiones y recomendaciones dl auditor. Competente convincente, confiable y ser valida. Relevante aportar elementos de juicio para demostrar un

hecho Pertinente debe existir congruencia entre las observaciones,

conclusiones y recomendaciones.

EVIDENCIAS

Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, administrador de la organización y al líder del proyecto de auditoria las siguientes situaciones.

1. Problemas para obtener evidencia suficiente, producto de registros incorrecto, operaciones no registradas, archivos incompletos y documentación inadecuada o alterada

2. Transacciones realizadas fuera del curso normal.

3. Limitaciones para acceder a los sistemas de información .

4. Registros incongruentes con las operaciones realizadas.

5. Condicionamiento de las áreas para suministrar evidencias.

EVIDENCIAS

Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa de auditoría aprobado es necesario ejercer una estrecha supervisión de trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.

La supervisión en las diferentes faces de la ejecución de la auditoria comprende:

1. Revisión del programa de trabajo2. Vigilancia constante y cercana de trabajo de los auditores3. Aclaración oportuna de dudas4. Control del tiempo invertido de acuerdo con lo estimado 5. Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo6. Revisión final de los contenidos de pales de trabajos para

verificar que estén completos y cumplan su propósito.

SUPERVISION DEL TRABAJO

Para que la supervisión se lleve de forma consistente y homogénea se deben tener presente los siguientes criterios:

Asegurarse que exista coincidencia entre las líneas fundamentales de investigación en todo el equipo de auditores.

Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender o aclarar cualquier duda.

Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajuste procedentes.

Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezca actitudes negativas o no se apliquen las líneas de investigación establecidas.

Celebrar reuniones periódicas para mantener actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño.

SUPERVISION DEL TRABAJO

Así también es importante que se consideren los siguientes aspectos en la etapa de supervisión:

Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma del auditor responsable.

Que documentos que no cuenten con la firma a se sometan a revisión y no se aprueben sin la autorización del auditor responsable.

Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones.

Llevar una bitácora que describa el comportamiento de los auditores

Preparar un informe que consigne los logros y obstáculos que se encontraron a lo largo del proceso de auditoría.

Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detalladas y el camino para instrumentarlas.

SUPERVISION DEL TRABAJO

Una vez que se haya puesto en marcha la instrumentación luego de haber seleccionado y aplicado las técnicas de recolección, determinados los instrumentos de medición, iniciada la elaboración de papeles de trabajo y registrada las evidencias bajo una estricta supervisión se debe llevar acabo el examen que consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento.

Propósito de aplicar técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen las circunstancias especificas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisión optimo.

EXAMEN

CONOCER._ el hecho que se analizaDESCRIBIR._ ese hecho

DESCOMPONERLO._ en sus partes integrantes para estudiar todos sus aspectos y detalles.

REVISARLO DE MANERA CRITICA._ para comprender mejor cada elemento.

ORDENAR CADA ELEMENTO._ de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado mediante comparaciones y búsqueda de analogías o discrepancias.

DEFINIR LAS RELACIONES._ que opera entre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto.

IDENTIFICAR Y EXPLICAR SU COMPORTAMIENTO._ con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su extensión.

PROCEDIMIENTO

1) ¿ Qué trabajo se hace?2) ¿ para que se hace?3) ¿Quién lo hace?4) ¿Cómo se hace?5) ¿Con que se hace?6) ¿ cuando se hace?7) ¿por qué se hace?

ENFOQUE PARA CONSOLIDAR EL EXAMEN