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METODOLOGÍA CON LOS PARÁMETROS PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME

DE SEGUIMIENTO Y RECOMENDACIONES ORIENTADAS AL

CUMPLIMIENTO DE LAS METAS PLAN DE DESARROLLO

SEPTIEMBRE DE 2017 SECRETARIA GENERAL

Dirección Distrital de Desarrollo Institucional

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SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D. C. ENRIQUE PEÑALOSA Alcalde Mayor de Bogotá D. C. RAÚL J. BUITRAGO ARIAS Secretario General CRISTINA ARISTIZÁBAL CABALLERO Subdirectora Técnica Secretaria General CÉSAR OCAMPO CARO Director Distrital de Desarrollo Institucional CARLOS ANDRÉS GUZMÁN RODRÍGUEZ Subdirector Técnico de Desarrollo Institucional EQUIPO TÉCNICO JORGE ELIECER GÓMEZ QUINTERO Asesor del Despacho en temas de Control Interno Distrital FERNANDO ANTONIO GRILLO RUBIANO Gerente del Programa de Modernización del Distrito NORHA CARRASCO RINCÓN Profesional Especializado DDDI MAGDA PATRICIA GÓMEZ TORRES Contratista DDDI BOGOTÁ D. C. Septiembre de 2017

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Contenido

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3

1. OBJETIVO DEL INFORME DE SEGUIMIENTO Y RECOMENDACIONES DE LAS METAS PLAN DE

DESARROLLO ....................................................................................................................................... 4

2. REFERENCIAS NORMATIVAS ........................................................................................................ 5

3. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 6

4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 7

5. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA ........................................................................................... 8

1.1. Etapa 1. Recopilación de Datos ........................................................................................... 8

1.2. Etapa 2. Análisis ................................................................................................................... 9

1.3. Etapa 3. Emisión de Resultados ........................................................................................ 10

1.4. Etapa 4. Presentación de los resultados y toma decisiones ............................................. 14

1.5. Etapa 5. Seguimiento y efectividad de la(s) acción(es) adelantadas por parte de la

entidad .......................................................................................................................................... 14

6. REPORTE DEL INFORME DE SEGUIMIENTO Y RECOMENDACIONES ORIENTADAS AL

CUMPLIMIENTO DE LAS METAS PLAN DE DESARROLLO ................................................................... 16

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INTRODUCCIÓN

Con el objetivo de garantizar la autonomía de las Unidades de Control Interno, o quien hace sus veces en las entidades, en el marco de las políticas nacionales para el fortalecimiento de los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y de la efectividad del control en la gestión pública, el Alcalde Mayor de Bogotá D.C. tiene la responsabilidad de designar los Jefes de Control Interno o quien hace sus veces en las entidades y organismos distritales1. En esta misma línea, y con el propósito de potencializar la labor de los Jefes de dichas unidades, la Administración Distrital ha impartido diversas directrices a través de los Decretos Distritales 334 de 2013 y 370 de 2014 -reformatorio del anterior- “Por medio del cual se establecen normas relacionadas con el Programa Anual de Auditoría a cargo de las Unidades u Oficinas de Control Interno; la presentación de reportes por parte de los responsables de tales dependencias al/la Alcalde/sa Mayor, y se dictan otras disposiciones”. No obstante, en la aplicación de dicha normatividad se identificaron una serie de debilidades que, una vez analizadas desde el punto de vista técnico y jurídico, conllevaron a la expedición del Decreto Distrital No. 215 del 2017 “Por el cual se definen criterios para la generación, presentación y seguimiento de reportes del Plan Anual de Auditoría, y se dictan otras disposiciones”, en el cual se ordena la presentación del informe de seguimiento y recomendaciones orientadas al cumplimiento de las Metas Plan de Desarrollo a cargo de la entidad, el cual deberá ser reportado por los Jefes de Control Interno o quien hace sus veces (nombrados por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C) de las entidades y organismos distritales que tengan inscritas metas plan de desarrollo. En aras de revisar y replantear la metodología para la presentación de dichos informes, y asegurar su valor agregado para la entidad y para el Distrito, el precitado Decreto en su Artículo 7 establece como responsabilidad de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría General, la definición de los parámetros para el reporte del informe de seguimiento y recomendaciones orientadas a las metas plan de desarrollo, así como su consolidación y análisis. Por tal motivo, en este documento se presenta la metodología que describe los parámetros para la elaboración y reporte del informe en cuestión, con el fin de que la información presentada conserve características uniformes que faciliten su consolidación y análisis de las observaciones, conclusiones y recomendaciones generadas frente al cumplimiento de las metas del plan de desarrollo a cargo de cada entidad, y la efectividad de las acciones que vienen desarrollando para el mejoramiento de las desviaciones encontradas.

1 Artículo 8 de la Ley 1474de 2011.

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1. OBJETIVO DEL INFORME DE SEGUIMIENTO Y RECOMENDACIONES DE LAS

METAS PLAN DE DESARROLLO Con el fin de dar cumplimiento a los compromisos establecidos por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C en el Plan Distrital de Desarrollo, las entidades distritales realizan el seguimiento a su gestión y metas de conformidad con su objeto social y sus funciones. En este proceso, si bien a través de las herramientas distritales existentes, como el PREDIS y el SEGPLAN, se evidencia el avance o el retraso en la ejecución presupuestal y en las diferentes metas planteadas, se requiere de un análisis objetivo e integral de la gestión institucional para cumplir con las mismas, en el marco del contexto y capacidad que corresponden a cada entidad, y así identificar los principales factores que pueden limitar dicho cumplimiento. En este sentido, se identifica en la figura de los Jefes de Control Interno o quien hace sus veces en las entidades distritales, una fuente de información confiable, pues en el marco de su rol de evaluación independiente, y como resultado de las auditorías que se realizan a las dependencias, procesos y proyectos de inversión, pueden establecer las observaciones, conclusiones y recomendaciones relacionadas con el seguimiento y cumplimiento de los proyectos de inversión que se encuentran directamente relacionados con el cumplimiento de las metas plan de desarrollo, así mismo garantizar que se estén desarrollando acciones efectivas al interior de la entidad, que permitan corregir las desviaciones encontradas, y promover su efectividad frente a la mejora de los resultados del cumplimiento de las metas plan de desarrollo. Adicionalmente, desde un análisis consolidado de las entidades, y como segunda instancia, esta información es de utilidad para que el Alcalde Mayor de Bogotá D.C. dé las orientaciones pertinentes y se tomen las decisiones requeridas a nivel Distrital, que aporten al cumplimiento de las metas plan de desarrollo.

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2. REFERENCIAS NORMATIVAS

Artículo 315 de la Constitución Política de Colombia.

Artículo 9 de la Ley 87 de 1993.

Artículo 8 de la Ley 1474 de 2011

Artículo 43° de la Ley 152 de 1994

Artículo 38, 39, 114, 115, 116 y 117 del Decreto Ley 1421 de 1993.

Artículo 18 del Acuerdo Distrital 257 de 2006.

Decreto Nacional 943 de 2014



Acuerdo Distrital 638 del 2016, en su artículo 6, modificatorio del artículo 48 del Acuerdo Distrital 257 de 2006.

Decreto Distrital 425 de 2016 numerales 3, 4 y 6 del artículo 17.

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3. DEFINICIONES

Informe de Observaciones, Conclusiones y Recomendaciones: Es una herramienta que permite consolidar las observaciones, conclusiones y recomendaciones generadas por los Jefes de Control Interno, o quien hace sus veces en las entidades distritales, a partir del análisis de la información relacionada con el comportamiento de la entidad en relación con el cumplimiento de los proyectos de inversión y por ende de las metas plan de desarrollo de la entidad u organismo distrital. Observación: También denominado “hallazgos”, son el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio establecido y la situación actual encontrada durante el examen a una actividad, procedimiento o proceso (GUÍA DE AUDITORIA DAFP, 2015). Conclusiones: Se definen como afirmaciones definitivas obtenidas como resultado del análisis de las cifras relacionadas con el cumplimiento de las metas de cada proyecto de inversión, y por ende de las metas del Plan de Desarrollo. PDD: Plan Distrital de Desarrollo. SEGPLAN: Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo Recomendaciones: Son aquellas sugerencias de acciones y medidas sobre los cuales la administración debe orientar sus esfuerzos, con el fin de corregir y/o prevenir que los mismos se conviertan en hallazgos u observaciones.

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4. RESPONSABILIDADES

Rol del Jefe de Control Interno

En cumplimiento del artículo 2.2.21.5.3 del Decreto Nacional 648 del 2017, la Unidad de Control Interno o quien hace sus veces en cada entidad distrital, liderada por el Jefe de Control Interno o quien hace sus veces, en su rol de evaluación y seguimiento realiza auditorias enfocadas al seguimiento y evaluación de los proyectos de inversión, los cuales se orientan al cumplimiento de las metas del plan de desarrollo. A través de estas auditorías desde el punto de vista de control, el jefe de control interno identificará las posibles desviaciones o aspectos por mejorar, con el fin de que sean presentados ante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, para que se tomen las decisiones respectivas. Posteriormente, realizará el seguimiento a las acciones que se generen en pro del cumplimiento de las metas Plan de Desarrollo.

Rol del Jefe de Planeación (o quien hace sus veces) y de los Gerentes de Proyecto (o quien haga sus veces) en las entidades y organismos distritales

El jefe de la Oficina Asesora de Planeación de la entidad, o la dependencia que haga sus veces, deberá entregar a la Unidad de Control Interno o quien hace sus veces de la entidad la información relacionada con el seguimiento de las metas del plan de desarrollo, la cual, de acuerdo con las directrices de la Secretaria Distrital de Planeación, deberá ser reportada en el sistema de Información de Seguimiento del Plan de Desarrollo - SEGPLAN dentro de los plazos establecidos.

Rol del Representante Legal

El Representante Legal como presidente del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto Nacional 648 del 2017, deberá conocer y coordinar la definición de acciones que permitan atender las alertas, debilidades, desviaciones u oportunidades de mejora encontradas para el cumplimiento de las metas Plan de Desarrollo por la Unidad de Control Interno de la entidad como resultado de la evaluación independiente. Adicionalmente, deberá promover el desarrollo de las prácticas que han facilitado el cumplimiento de dichas metas.

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5. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA

Tal como se observa en la Ilustración 1, para el reporte del informe de seguimiento y recomendaciones orientadas al cumplimiento de las metas plan de desarrollo, se plantea una metodología conformada por cinco (5) etapas que se detallan a continuación: Ilustración 1. Etapas de la Metodología Presentación Informe de Seguimiento y Recomendaciones de las Metas del Plan de Desarrollo

Fuente: Elaborado por la Secretaria General - Dirección Distrital de Desarrollo Institucional.

1.1. Etapa 1. Recopilación de Datos

Esta etapa consiste en identificar y consolidar la información necesaria frente al seguimiento de las metas plan de desarrollo de la entidad, a través de la ejecución de los proyectos de inversión inscritos por la entidad. Con este fin, la Oficina de Control Interno o quien hace sus veces deberá solicitar la información a las áreas involucradas en la ejecución de dichos proyectos (Oficina Asesora de Planeación, áreas misionales o las encargadas de la gerencia de los proyectos de inversión). Teniendo en cuenta que el propósito de la herramienta es establecer los factores que limitan el cumplimiento de las metas del Plan Distrital de Desarrollo, para la consolidación de esta información se deberá tener en cuenta la articulación de los proyectos de inversión con los elementos que hacen parte de la estructura del Plan Distrital de Desarrollo. Por tal motivo, se debe identificar el pilar o eje transversal, el programa, la meta resultado, la meta producto con sus respectivas fechas de inicio y terminación, el indicador relacionado y el resultado del indicador acumulado a la fecha de corte. Con base en dicha información, se ubican los proyectos de inversión y sus metas respectivas, así como los datos que dan cuenta de su planeación (lo inicialmente programado) y ejecución, es decir, los contratos suscritos, los datos de ejecución

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presupuestal en compromisos y en giros, y el cumplimiento de metas físicas de acuerdo con las fuentes oficiales de información; que para los contratos suscritos es el SECOP y la oficina de contratación de la entidad (o quien haga sus veces), para la ejecución presupuestal es el sistema de información de presupuesto PREDIS, y para el cumplimiento de las metas físicas es el sistema información de seguimiento del plan de desarrollo SEGPLAN. Esta información debe ser recopilada trimestralmente y tiene como propósito contar con los elementos necesarios para concluir si la ejecución física del proyecto corresponde con la ejecución contractual y presupuestal del mismo, en relación con el tiempo transcurrido de la vigencia y teniendo en cuenta la meta establecida para la misma vigencia y para el período del Plan Distrital de Desarrollo. Para realizar la recopilación y consolidación de la información se podrá utilizar el formato “Seguimiento a las Metas de los Proyectos de Inversión y Metas Plan de Desarrollo” (ver anexo 1) propuesto por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaria General como un documento de trabajo del equipo auditor, el cual podrá ser requerido por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional como soporte del reporte del informe de seguimiento y recomendaciones orientadas al cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo. Dicho formato podrá ser reemplazado por el o los reportes generados por el sistema de información con el que cuente la entidad para realizar el seguimiento a la ejecución contractual y/o de los proyectos de inversión, siempre y cuando se evidencien los datos correspondientes al desarrollo contractual, presupuestal y físico de los mismos. Para facilitar el diligenciamiento de dicho formato, en el Anexo 2 se presenta un ejemplo desarrollado a partir de las metas de los proyectos de inversión de la Secretaría General y de datos de avance simulados, en los cuales se exponen algunos de los casos que se pueden presentar al momento de organizar la información asociada a la ejecución de los proyectos de inversión de la entidad y su relación frente al Plan Distrital de Desarrollo.

1.2. Etapa 2. Análisis En esta etapa se debe realizar la interpretación de los resultados a partir de los datos recopilados. Inicialmente, se debe tener el panorama general de la entidad en relación con los proyectos de inversión y las metas Plan de Desarrollo, para poder analizar los resultados de ejecución del proyecto teniendo en cuenta el resultado acumulado del cumplimiento de la meta producto, el tiempo de ejecución transcurrido y la fecha de terminación esperada de dicha meta. También es necesario señalar la existencia de reservas presupuestales, reprogramaciones de la meta producto y/o el proyecto de inversión (recursos, plazo o meta física), y se debe contemplar la coherencia entre la planeación contractual, presupuestal, de metas y del Plan Distrital de Desarrollo. Lo anterior permitirá establecer las observaciones, conclusiones y recomendaciones necesarias para la toma de decisiones tendientes a la mejora de los resultados.

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Este análisis debe ser complementado con un mayor nivel de detalle, razón por la cual se debe incluir la interpretación de los resultados de la ejecución física del proyecto de inversión en relación con la ejecución contractual y el resultado de la ejecución presupuestal en compromisos como de la ejecución presupuestal de giros, para lo cual es importante evidenciar si los objetos contractuales suscritos responden al objetivo y las metas de los proyectos de inversión y por ende a las metas del Plan Distrital de Desarrollo. Con lo anterior, se pueden interpretar los resultados del cumplimiento de la meta del proyecto de inversión con respecto al tiempo transcurrido durante la vigencia. Con el fin de guiar la elaboración del análisis de la información consolidada, se sugiere aplicar las preguntas que se describen a continuación:

1. ¿De acuerdo con los resultados obtenidos por la entidad, el proyecto de inversión cumple con la meta física?

2. ¿El avance de la meta física del proyecto de inversión en relación con el tiempo transcurrido de la vigencia, presenta retraso?

3. ¿El presupuesto ejecutado en giros corresponde con el avance de la meta física? En esta pregunta se debe verificar si el presupuesto ejecutado corresponde a presupuesto de reservas constituidas.

4. ¿El plan de adquisiciones ha sido ejecutado dentro del plazo establecido? Es importante tener en cuenta que en el primer trimestre del año por lo general los resultados se encuentran en un nivel bajo.

5. ¿El plan de adquisiciones se encuentra actualizado? 6. ¿El presupuesto ejecutado en compromisos corresponde con la ejecución del plan

de adquisiciones? 7. ¿La formulación del proyecto de inversión es coherente con la meta producto y la

meta resultado del plan de desarrollo? 8. ¿La información registrada en las diferentes herramientas, sistemas de información

e informes coinciden? 9. ¿La información reportada al Sistema de Información de Seguimiento del Plan de

Desarrollo – SEGPLAN – coincide con las evidencias de la ejecución del proyecto de inversión?

10. ¿Los instrumentos y criterios aplicados por la entidad para realizar la aplicación o seguimiento de las metas de los proyectos de inversión son de fácil entendimiento para los usuarios del mismo?

11. ¿El o los objetos contractuales establecidos en el marco del desarrollo del proyecto de inversión se encuentran relacionados con el objetivo del proyecto de inversión?

12. ¿Los retrasos identificados frente a la ejecución del plan de adquisiciones corresponde al trámite contractual en la Oficina de Contratación quien hace sus veces o por parte del área o dependencia responsable?

1.3. Etapa 3. Emisión de Resultados

En esta etapa, el Jefe de Control Interno o quien hace sus veces en la entidad, como resultado del análisis de la información producto del seguimiento de las metas del proyecto de inversión, deberá formular las correspondientes observaciones, conclusiones y/o recomendaciones. Para tal fin, se aclaran los siguientes términos:

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La Guía de Auditoria establece que una observación corresponde a los denominados “hallazgos”, y son el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio establecido y la situación actual encontrada durante el examen a una actividad, procedimiento o proceso. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2015).

Las conclusiones se definen como afirmaciones definitivas obtenidas como resultado del análisis de las cifras relacionadas con el cumplimiento de las metas de cada proyecto de inversión, y por ende de la meta resultado del Plan de Desarrollo.

Las recomendaciones son aquellas sugerencias de acciones y medidas sobre los cuales la administración debe orientar sus esfuerzos, con el fin de corregir y/o prevenir que los mismos se conviertan en hallazgos u observaciones.

De conformidad con el análisis de la información del comportamiento de los proyectos de inversión de la entidad, se procede a describir en el formulario de reporte del informe de seguimiento y recomendaciones del PDD2 las observaciones y/o conclusiones, las cuales, para facilitar su consolidación y posterior análisis, deben estar vinculadas a una o varias categorías, según su descripción (Tabla 1). Posteriormente, se incluyen las correspondientes recomendaciones, que se deben asociar a una de las categorías definidas en la Tabla 2. Es de aclarar que las categorías fueron elaboradas a partir de la aplicación de un ejercicio de afinidad, en el que se analizaron y articularon los elementos comunes de las observaciones, conclusiones y recomendaciones previamente reportadas en los mismos informes de seguimiento y recomendaciones orientadas al cumplimiento de las metas plan de desarrollo.

Tabla 1. Categoría Observaciones/Conclusiones CATEGORÍAS

OBSERVACIONES/ CONCLUSIONES

DESCRIPCIÓN DE LA CATEGORÍA

1. Incumplimiento y/o alerta de incumplimiento de la meta del proyecto de inversión.

Esta opción abarca aquellas situaciones en las que, como resultado del análisis de la información del avance presentado de la meta física en relación con el tiempo transcurrido y el tiempo faltante para terminar la vigencia, se determina que existe incumplimiento o alto riesgo de incumplimiento de la(s) meta(s) del proyecto de inversión

2. Incumplimiento del plan de adquisiciones aprobado.

Esta categoría hace referencia a la relación entre los contratos suscritos y los programados en la versión aprobada del plan anual de adquisiciones de la entidad. Entre otros motivos, dicho incumplimiento se puede generar por:

Desactualización del plan anual de adquisiciones.

Retraso en la elaboración y radicación del estudio previo y demás documentación requerida para la contratación.

Retraso en el trámite del contrato por parte de la oficina de contratación o quien hace sus veces en las entidades distritales.

2 En el Anexo 3 se presenta la versión en Excel del formulario “observaciones y recomendaciones orientadas al cumplimiento de las Metas del Plan Distrital de Desarrollo a cargo de la entidad”.

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CATEGORÍAS OBSERVACIONES/ CONCLUSIONES


3. Retraso y/o incumplimiento en la ejecución presupuestal.

Esta categoría incluye, entre otras, las siguientes situaciones:

Los recursos comprometidos son inferiores a lo programado para la fecha de corte.

El valor de los giros efectuados es inferior a lo programado para la fecha de corte.

4. La información registrada en los diferentes instrumentos de planeación y seguimiento no coincide.

Esta categoría se refiere a aquella situación en la que la información registrada en las herramientas de planeación y seguimiento de la entidad (SEGPLAN, PREDIS, sistemas de información internos, informes de gestión, informes entes de control, entre otros) presenta incongruencias que no permiten garantizar la confiabilidad de dicha información.

5. Debilidades en la planeación del proyecto de inversión

Esta categoría abarca circunstancias en las que el proyecto de inversión no cuenta con los recursos suficientes para cumplir con la meta programada, o cuando el tiempo determinado no es suficiente para la ejecución del proyecto de inversión y/o la distribución de los porcentajes de cumplimiento programados en SEGPLAN exceden la capacidad operativa de la entidad u organismo distrital.

6. La ejecución presupuestal y gestión contractual no es coherente con la ejecución física.

Esta categoría se refiere, entre otras, a las siguientes situaciones:

Se han generado compromisos presupuestales y se han aprobado giros o pagos, pero no se evidencia el cumplimiento de la meta física.

Se evidencia cumplimiento de la meta física, sin haber comprometido recursos (o con una baja ejecución presupuestal). Esta situación puede ocasionarse debido a que el producto alcanzado fue ejecutado con recursos de reservas presupuestales.

7. La información reportada en SEGPLAN no es coherente con la información verificada en la Entidad.

Esta categoría abarca los casos en los que se logra identificar que la información registrada en SEGPLAN, no corresponde con las evidencias del avance de las metas físicas encontradas en la entidad.

8. Debilidad en la planeación de la contratación.

Esta categoría hace referencia a situaciones en las que se evidencia que al momento de formular y/o actualizar el plan anual de adquisiciones: los objetos contractuales no se encuentran articulados al objetivo del proyecto; no se contemplan los tiempos requeridos para desarrollar las etapas de los procesos de contratación; no se analiza la capacidad de la entidad para dar respuesta a las solicitudes de contratación; no se tienen en cuenta los requisitos legales, contractuales, técnicos y de tiempo requeridos para iniciar un proceso de contratación.

9. Las acciones aplicadas por la entidad son inefectivas.

Esta categoría hace referencia a la situación en la que las acciones definidas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno aplicadas por parte de la entidad no han permitido mejorar los resultados del cumplimiento de las metas físicas de los proyectos de inversión de la entidad.

10. Inoportunidad de la entrega de la información reportada a SEGPLAN.

Esta categoría hace referencia a la situación en la que se evidencia que la información se reportó de manera extemporánea, en relación con las fechas establecidas por la Secretaria Distrital de Planeación.

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CATEGORÍAS OBSERVACIONES/ CONCLUSIONES


11. Se evidencia un comportamiento adecuado del proyecto de inversión frente al cumplimiento de las metas PDD.

Esta categoría es una conclusión positiva del comportamiento del proyecto de inversión, pues se evidencia el cumplimiento de las metas físicas, en coherencia con la ejecución presupuestal y contractual.

12. La meta ya finalizó en plazo y fue cumplida.

Esta categoría corresponde a una conclusión resultado del análisis de la información, en la que se evidencia el cumplimiento de la meta del proyecto de inversión en relación con su programación física y presupuestal.

Fuente: Elaborado por la Secretaria General - Dirección Distrital de Desarrollo Institucional.

Tabla 2. Categorías de Recomendaciones

CATEGORÍAS DE RECOMENDACIONES

1. Establecer instrumentos y criterios de medición que faciliten el seguimiento a la ejecución presupuestal y contractual.

2. Fortalecer la planeación del proceso contractual.

3. Mantener actualizado el Plan Anual de Adquisiciones.

4. Mantener monitoreo constante y periódico del seguimiento del presupuesto, contratación y cumplimiento de las metas de los proyectos de inversión.

5. Realizar acciones de capacitación y sensibilización para el fortalecimiento de gestión contractual.

6. Realizar reprogramación de plazo, actividades y/o presupuesto de proyectos de inversión de manera oportuna.

7. Fortalecer la capacidad operativa de la entidad para dar cumplimiento a la meta Plan de Desarrollo.

8. Unificar y/o actualizar la información de los aplicativos que contienen el seguimiento de la ejecución presupuestal, contractual y de metas físicas de los proyectos de inversión.

9. Establecer instrumentos y criterios de medición que faciliten el seguimiento al cumplimiento de las metas del proyecto de inversión.

10. Reportar oportunamente el seguimiento al proyecto de inversión a través de SEGPLAN.

11. Articular las metas del proyecto de inversión con las metas del Plan Distrital de Desarrollo.

12. Continuar con la eficiente ejecución contractual, presupuestal y de metas físicas de los proyectos de inversión.

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CATEGORÍAS DE RECOMENDACIONES

13. Realizar un análisis que permita identificar las causas que retrasan el desarrollo del proyecto de inversión, de forma que se tomen las medidas efectivas que mejoren los resultados del cumplimiento de sus metas.

Fuente: Elaborado por la Secretaria General – Dirección Distrital de Desarrollo Institucional.

Finalmente, y basado en el análisis de la información anterior, se procede a determinar la calificación del estado general del proyecto de inversión, de conformidad con las siguientes opciones:

1. El proyecto “Se ejecutó o está ejecutándose adecuadamente”, que corresponde a las conclusiones “se evidencia un comportamiento adecuado del proyecto de inversión frente al cumplimiento de las metas PDD” y/o el “La meta ya finalizó en plazo y fue cumplida”.

2. “Se requieren tomar medidas para mejorar los aspectos encontrados”, que corresponde a aquellos proyectos cuyo análisis generó observaciones.

1.4. Etapa 4. Presentación de los resultados y toma decisiones En esta etapa, tiene como objetivo que se realice la presentación de las observaciones, conclusiones y recomendaciones realizadas al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la entidad (Artículo 3 del Decreto Distrital 215 de 2017). Para tal fin, y en aras de desarrollar reuniones efectivas al interior de las entidades distritales, es recomendable que el Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien hace sus veces, revise dichos resultados con la Oficina Asesora de Planeación, con el propósito de que sean conocidos los detalles de la información presentada y las razones de las observaciones, conclusiones y recomendaciones establecidas, así como verificada la información recolectada para la presentación del informe. De esta forma, en el Comité se pueden resumir los elementos positivos y profundizar los aspectos críticos, y así facilitar la revisión y análisis de los resultados por parte de los miembros del Comité, y la toma de decisiones frente al mantenimiento de las estrategias y prácticas exitosas, o a la definición de acciones para corregir o mejorar aquellas desviaciones encontradas frente al cumplimiento de los proyectos de inversión y, por ende, las metas plan de desarrollo.

1.5. Etapa 5. Seguimiento y efectividad de la(s) acción(es) adelantadas por parte de la entidad

Posterior a la formulación de acciones por parte del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, la Oficina de Control Interno, o quien hace sus veces en la entidad, realizará el seguimiento a las acciones, verificando tanto su cumplimiento, como que estas acciones hayan aportado a la mejora y fortalecimiento de la entidad en el marco del cumplimiento de las metas del proyecto de inversión y metas plan de desarrollo. Para realizar dicho reporte se deberá dar respuesta a las siguientes preguntas:

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1. ¿El reporte de seguimiento a las metas plan de desarrollo fue presentado dentro

de los plazos establecidos? 2. ¿Las observaciones/conclusiones y recomendaciones se presentaron al Comité

Institucional de Coordinación de Control Interno? 3. ¿Las observaciones/conclusiones y recomendaciones presentadas por la oficina

de control interno o quien hace sus veces en la entidad fueron atendidas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno?

4. ¿Las acciones aplicadas por la entidad aportaron a mejorar los resultados del cumplimiento de los proyectos de inversión?

Para dar respuesta a esta última pregunta se deberá tener en cuenta el resultado del indicador “Mejora de la meta física del Proyecto de Inversión” (resultado cumplimiento de la meta del proyecto de inversión del trimestre anterior en comparación con el cumplimiento de la meta del trimestre actual), que permitirá establecer si la meta mejoró su comportamiento, se mantiene o por alguna circunstancia dicha meta disminuyó su nivel de cumplimiento.

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6. REPORTE DEL INFORME DE SEGUIMIENTO Y RECOMENDACIONES ORIENTADAS AL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS PLAN DE DESARROLLO

El Artículo 3 del Decreto Distrital 215 de 2017 establece que el informe de seguimiento y recomendaciones orientadas al cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo a cargo de la entidad, será reportado a la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría General de manera trimestral, a más tardar el 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero. Para este efecto, se desarrolló el formulario de reporte del “Informe de seguimiento y recomendaciones orientadas a la Metas Plan de Desarrollo”, herramienta electrónica de fácil manejo, que de forma práctica será diligenciada por cada Jefe de Control Interno, o quien hace sus veces en las entidades y organismos distritales, al cual se podrá acceder desde cualquier computador, a través del enlace https://goo.gl/forms/W1jyflAGQXDe0FJJ2 . En este formulario se deberá presentar el análisis por meta producto del Plan Distrital de Desarrollo a cargo de la entidad, articulando las metas de los proyectos de inversión de la entidad correspondientes, y describiendo las observaciones, conclusiones y recomendaciones determinadas por cada proyecto de inversión, de conformidad con lo descrito en el numeral 5 del presente documento.

A continuación, se presentan las instrucciones para realizar el diligenciamiento del formulario.

a) Registro de datos generales.

Al ingresar al enlace https://goo.gl/forms/W1jyflAGQXDe0FJJ2 , aparecerá la siguiente pantalla:

https://goo.gl/forms/W1jyflAGQXDe0FJJ2

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En dicha pantalla se requiere relacionar el sector al que pertenece la entidad y posteriormente se debe seleccionar la opción “siguiente”.

En la segunda sección se requiere seleccionar el nombre de la entidad que reporta el informe la entidad y posteriormente se debe seleccionar la opción “siguiente”.

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En la tercera sección se debe registrar el nombre del Jefe de Control interno o quien hace sus veces de la entidad respectiva, el año del reporte y la fecha de corte correspondiente al periodo reportado.

b) Registro Datos del Proyecto

Para finalizar la tercera sección, se debe seleccionar la meta producto al cual se encuentra articulado el proyecto de inversión a evaluar, y posteriormente se debe seleccionar la opción “siguiente”.

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Posteriormente aparecerá la siguiente pantalla en la cual aparecerá la meta producto anteriormente seleccionada y se deberá seleccionar el proyecto de inversión que se va a analizar, para luego seleccionar la opción “siguiente”.

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En la quinta sección se mostrarán las metas del proyecto de inversión, y se deberán seleccionar aquellas que aportan a la meta producto del plan de desarrollo previamente seleccionada.

c) Registro Resultados del Análisis del cumplimiento de los Proyectos de Inversión

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En esta sección, como resultado del análisis de la información del seguimiento del proyecto de inversión, se debe(n) describir la o (las) observación(es) y/o conclusión(es) encontrada(es), la cual, de acuerdo con la descripción de cada categoría se debe relacionar a una o más opción(es) presentadas. En caso de identificar que las opciones de categoría presentadas no corresponden a lo evidenciado, se podrá seleccionar la opción OTRA y describir en el campo “cuál” el nombre de la categoría que considera pertinente.

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En la siguiente sección, como resultado del análisis de la información del seguimiento del proyecto de inversión, se deberá describir la recomendación propuesta por la Oficina de Control Interno o quien hace sus veces de la entidad, la cual debe estar relacionada a una opción de categoría. En caso de identificar que las opciones de categoría presentadas no corresponden a las recomendaciones establecidas, se podrá seleccionar la opción OTRA y describir en el campo “¿Cuál?” el nombre de la categoría que considera pertinente.

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En esta misma sección, como resultado del análisis de la información del seguimiento del proyecto de inversión, se deberá seleccionar el estado de cada proyecto de inversión acorde con las observaciones y conclusiones establecidas. Posteriormente se debe seleccionar la opción “siguiente”.

Finalmente, para remitir el informe y seleccionar el icono enviar. Si se requiere reportar la información de otro proyecto de inversión, se debe seleccionar la opción “Enviar otra respuesta”.

Opción 1

Opción 2

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ANEXO 1. FORMATO SEGUIMIENTO A LAS METAS DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN Y METAS PLAN DE DESARROLLO

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ANEXO 2. FORMATO SEGUIMIENTO A LAS METAS DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN Y METAS PLAN DE DESARROLLO

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