Documentación de las Ciencias de la Información 155N: 0210-42101998, número2l. 143-i56

Metodologíapara abordarunproyectodocumentalen la empresa

MA AntoniaGARCÍA MORENOEscuelaUniversitariadeBiblioteconomíay Documentación

UniversidadComplutensedeMadridmantonia@mad.servicom.es

RESUMEN

El rediseño de procesosde negocioestá animandoalas empresasa emprenderproyectosde gestióndocumentalqueseancapacesde incorporartodala informaciónquegenerany reciben.En esteartículosehaceunaadaptacióndel métodoOSSADparaacometerproyectosdocumentalesenlas empresas.OSSAD (Office SupportAnalysisandDesign)es un métodoparael análisisy diseñode sistemasde informacióny pro-cesosde trabajoenlas oficinas,concebidocomoun proyectodel programaeuropeoES-PRIT (EuropeanStrategicProgrammefor Researchin InformationTechnology).

Palabrasclave: Rediseñode ProcesosdeNegocio,GestiónDocumental,Metodo-logía OSSAD,GestióndeProyectos,

Abstract. BusinessProcessRedesignis stimulating companiesto set up docu-ment managementprojectswith the aim of integratethe whole informationtheygene-rate andreceivefrom others.This article showsan adaptationof theOSSAD metho-dology for the startingof documentmanagementprojectswithin companies.OSSAD(Office SupportAnalysisandDesign)is a methodologyfor the analysisanddesignofinformationsystemsandworking processesatoffices. It was bernas a projectin thefra-mework of theeuropeanprogramESPRIT(EuropeanStrategicProgrammefor Rese-archin InformationTechnology).

Keyword: BusinessProcessRedesign,ManagementDocument,OSSAD Metho-dology, ProyectsManagement,

1. INTRODUCCIÓN

Tradicionalmente,en el sectorempresarial,los tipos de procesoshanes-tadodivididosen procesosde materiales,de informacióny de negocio.Losprocesosde materialesson típicos de las empresasindustrialesy estánreía-

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cionadosconla transformaciónde lasmateriasprimasasupasopor la cadenade producción.Los procesosde informaciónen cambio se encargande loscontenidosen soportepapelo electrónicoquecirculanpor las organizaciones.Ambos tipos deprocesoshan recibido,enlos últimostreintaaños,unadedi-caciónespecialpor partede la ingenieríaindustrial y la informática sin em-bargo, los procesosde negociose han incorporadorecientementecomo unconjuntode reglasquedeterminancómoabordarlastareasnecesariasparasa-tisfaceral clientefinal.

Lasorganizacionesempresarialesmásinnovadorashancomenzadoa redi-señartareasy funcionesya anticuadasy de desarrolloverticalparaconvertirlasen procesosde negociohorizontalesdeelevadovalorañadido.Es lo queseco-nocecomoRediseñode Procesosde Negocio,o BPR(BusinessProcessRede-sígn),orientadoa la mejorade resultadosen las empresas,redefiniciónde losserviciosde atenciónal clientey eliminaciónde las antiguasjerarquíasorga-nizativas,suprimiendosolapamientosfuncionalesy eliminandonivelesde ges-tión intermediosinnecesarios.Sepotencia,por tanto,a los trabajadoresdel co-nocimientodentrode equiposmultidisciplinaresy autodirigidoscon la visiónglobal deevolucionarhaciaunaorganización«virtual» no jerárquicaqueseex-pandepor múltiplesdepartamentos.

Nos encontramosanteunasituaciónen la que la organizaciónde la in-formación y las personasque intervienenen su creación,manipulaciónyusocomienzaa dejarde serun valormarginal,paraconvertirseen la espinadorsaldecualquierorganización.Empiezaa serhabitualla demandade pro-yectosdocumentalesen las empresas,no tanto de creaciónde centrosde do-cumentacióno bibliotecas,de acuerdoal modelotradicional,sinoproyectosque resuelvanla problemáticade la informaciónde las empresasde formaglobal e integrada,es decir,quedensoluciónal almacenamiento,organizacióny difusión de todo lo que se producey se recibe,datosy documentos,evitan-do su disgregación.

Acometer un proyectodocumentalde estascaracterísticasimplica, portanto,un cambiode mentalidadno sólode quieneslo encargan,sino tambiéndelos documentalistaso bibliotecariosqueintervenganen él, yaqueexigesaber,ademásde cómofuncionacadadepartamento,los objetivosy estrategiasde laaltadirección,y todoello suponeenfrentarsea informaciónmuy diversay a es-tructurasorganizativascomplejas.Ademásde los documentosquehemosve-nido tratandohabitualmentelos documentalistas,libros, revistas,CD ROM yahoradocumentosen internet,tambiénexistendocumentosquehanestadoalmargendc nuestraactividadcotidiana,comolasreclamacionesde losclientes,partesde incidencia,informessobrela competencia,y desdeluegodatos(ba-lancesanuales,nóminas,contabilidad,etc.) cuyaorganizacióny problemáticareclamanuna soluciónintegrada.Así, la planificaciónde todala informaciónque fluye por la empresa.ladefinición de los procesosdetrabajo, la relaciónpersonas/tareasy la metodologíaaemplear,son los elementosbásicosque in-tervienenen el diseñodeun proyectodocumental.

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2. LA METODOLOGÍA OSSAD

OSSAD(Office SupportAnalysisandDesign)es un métodoparael análi-sis y diseñodesistemasde informacióny procesosdetrabajoen las oficinas,concebidocomoun proyectodel programaeuropeoESPRIT(EuropeanStra-tegic Programmefor Researchin InformationTechnology)y desarrolladoentre1985 y 1990 por un equipomultinacionalde consultores,investigadoresyusuariosde tecnologíasde la informaciónde loscentrosadministrativosy de lasempresas,sobretodode labanca.Es un métodomuyutilizado por las empresasprivadasy las administracionespúblicasde Alemania,Francia,Irlanda,Italia,Suizay Finlandia.

Desafortunadamente,las empresashanpuestomásénfasisen las inversio-nesentecnologíaqueenla propia organización,lo quehadadolugara laexis-tenciade empresassobreequipadas,en lasquese dangrandesdesequilibriosenla relacióntecnología-eficacia.El métodoOSSAD fue pensadopararesolver,entreotros,estetipo de problemas,es decir,ayudara las empresasa simplificarlosprocesosde trabajoy a adaptarel usode la tecnologíaa sus necesidades.Esun método de dominio público, relativamentesencillo,queconstituyeunaguía parala gestiónde proyectos,un conjuntode procedimientosy técnicasparaimplantartecnologíasy sistemasde informacióny de trabajo.

Existenotrasmetodologíasorientadasa la gestióndeprocesos:MERISE,CSCPy OMD , sin embargo,OSSAD es la que mejor se puedeadaptara unproyectodocumentalpuestoquededicaala informaciónpropiamentedichaunespaciodentrode su concepciónde sistemade informacióny da prioridad alanálisisde la estructuraorganizativa,queesen definitiva labasesobrelaqueseasientaneste tipo deproyectos.

2.1. OBJETIVOSDE OSSAD

La metodologíaOSSADmarcaunaseriedeobjetivosclavesquegiran entomo a la participaciónde los usuariosen el desarrollode los sistemasadmi-nistrativos.Aspira a conseguirunaóptimaimplicaciónen el proyectode todoslos miembrosde laorganización,desdelosresponsablesde la gestiónhastaelpersonalde administración,por lo que incideen la necesidaddeoptimizarelpotencialhumanoen las organizacionesa travésdel fomentodela creatividadde los usuariosparaquedescubrannuevosusosy problemasimprevistos.En

MERISE es un método qtíe ha sido utiiizado en miles de organizaciones francesas para acometerproyectos de diseño de sisteznas de información.

C5CP (Customer-Supplier Chain Protocal) es un método focalizado en algunos aspectos dc los pro-cesas de trabajo y no tiene tina concepción global de sistema de inférmación.

OMD (Objected-Oriented Modeling and Dcsign) es un método de desanollo basado en el paradig-nía del Objeto. oíl modelo que perniitc nsodelizarobjetosdinámicos,como por ejemploel objeto«transacción»en un sistema bancario.

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definitiva, setratadefacilitar laparticipacióny promoverlaexperimentacióndelos usuarios.

A suvez, el métodoOSSADes unaherramientade comunicaciónparalareingenierfade procesosquetienecomoobjetivo ayudara los usuariosaen-tender los propósitosde los procesosadministrativosen el contextode lasmetasde laorganización.Asimismo,ayudaa identificarlos puntosdébilesdelos sistemascon los que trabajany a seleccionarla tecnologíaque mejor seadaptea las necesidadesde la organización.Pretendepropiciarel debatey laconstrucciónde solucionescomopasospreviosen la elecciónde un diseñoconlasolucióndefinitiva.Comoherramientadegestiónpermiteplanificar,ejecutary controlarlosprocesosdereingenieríadenegociosy su objetivo es asegurarquelos proyectosesténcontroladosparaalcanzarlas metasseñaladaspor la or-ganización,ademásdegarantizarlaformación de susempleadosquedebente-ner la oportunidadde implantarun sistemaquese identifiqueconellos.

2.2. PRINCIPIOSDE OSSAD

La filosofíadeOSSAD se basaen seisprincipios:adaptabilidad,participa-ción, pragmatismo,experimentación,interaccióny agregación/descomposi-ción, quehan sido establecidosparaguiar a los usuariosen la adaptacióndelmétodoa susnecesidades.

Adaptabilidad:proponeun conjuntode principios,procedimientosy téc-nicas,dentrodeun marcometodológicoflexible, que seacapazde adaptarseasituacionesdistintas.

Participación:los usuariosestáninvitadosaanalizarla situaciónexisten-te y sugeriralternativasefectivas.OSSAD se acercaa ideasheredadasde laGestióndeCalidad.

Pragmatismo:es unametodologíaorientadaaresolverproblemasdemalfuncionamientodel sistema,costeselevadoso bajaproductividad,o biendere-orientaciónhacia nuevasoportunidadesde negocio,mercados,productos,clientes,etc.

Experimentación:La experienciaha demostradoquees difícil analizaryprevertodaslas situacionesposibles,comotambiénlo es definir las futurasne-cesidadesdelos usuarios.De ahílaimportanciade proyectosexperimentales,posiblementeimperfectosconsolucionesparalaorganización,la tecnologíayla información.

Interacción: Cada etapapuedegenerar información que implique cambiosen otros desarrollos.El principio de interacciónaplicadoenel cursodeun pro-yectoOSSAD supone:

— poder ir hacia atrásparalocalizar informaciónque se ha perdidooparahacerun análisismásprofundo,

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— evaluaralternativase implantacionesexperimentalesqueeviten solu-cionesinaceptables.

Agregacióny Descomposición:El sistemapuedeserexaminadodesdeva-rios nivelesde detalle,dependiendode lo querequieracadaanálisis.OSSADpermiteagregaro dividir piezasdel sistemaenfunción del tipo deanálisis,glo-bal o parcial.

Un consejointernacional,el InternationalOSSAD Council (IOC) se en-cargade organizarforosinternacionalesparael desarrolloy promocióndel mé-todo OSSAD.

3. FASESDEL PROYECTO

Abordarun proyectodocumentaladoptandocomoguíael métodoOSSADno obligaaseguirdeformaestrictatodaslas accionesquepropone,puestoqueestáconcebidocomounaguíaflexible quedebeadaptarseaproblemáticasdi-versas,encambio, sí es relevanteel establecimientode términosde referenciaparacadafasedel proyecto:Definición del Proyecto,Análisis, Diseño,Im-plantacióny Controldel rendimientodel sistema.

Definición del proyecto:Es la faseen la quese definenlos objetivosy me-tas aalcanzaren la reorganizacióny resoluciónde problemas.Se definenlos li-mitesdel proyecto,los objetivosesenciales,las restriccionesy las líneasgene-ralesdel plan paradesarrollarelproyecto.Sinolvidar la importanciaquetieneconseguirponerde acuerdola estructuradela organizacióncon las responsa-bilidadesparadesarrollarel proyecto(quién es responsablede cadatarea),ydondeescrucial la participacióndelos usuarios.

Análisis: Fasede recogidade informacióny análisispararealizarunaes-tudio formal de los propósitosde la organización(modelo abstracto)y porotro, unadescripcióndel funcionamientode laorganización(modelodescrip-tivo). El objetivo de estafasees averiguarcómofuncionala organizaciónac-tual, sus puntosfuertesy sus puntosdébilesy qué tipo de organizaciónsequiereparael futuro.

Diseño: La fase de diseñoen lametodologíaOSSAD se basaen la crea-ciónperotambiénen la evaluaciónde alternativasen distintosescenarios:el dela propiaorganización,el trabajoindividual y el tecnológico.Se acuerday sedescribeformalmenteel sistemade informacióny trabajoelegido, se evalúaconrespectoa los objetivosestablecidos,asícomosu aceptación,y se prepa-ra un sistemaexperimentalquese pondráen marchaen la fasede implanta-ción.

Implantación:laestrategiadel plan de implantaciónse defineen la fasedediseñoy se desarrollaprimerodeforma experimental,conel fin depoderre-considerardecisionesdespuésde evaluarla implantación.

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Control del rendimiento del Sistema: Relacionadocon el modusvivendidel nuevosistemaya implantado,se refiere a su gestióny mantenimiento,esdecir, las actividadesy accionesnecesariasparaquela solución diseñadasemantengaconel pasodel tiempo.

4. ADAPTACIÓN DE OSSADA PROYECTOSDOCUMENTALES

La necesidadde manejarlosdocumentosquese generanenel interior delas empresas:informesperiódicosde gestión,estudiosrealizadosa peticióndela direccióngeneraly deotros departamentos,asícomolos queproducenotrasunidadesorganizativas,inclusoaquellosquevienende fuentesdeinformaciónexternas:serviciosdeinformaciónenlínea,CD ROM, Internet,etc.,es laquepropiciaquelas empresasempiecena llevar a caboproyectosdocumentalesquese integreny complementencon los proyectosde almacenamientode datos.Unavez detectadalanecesidaddesolucionarla gestiónde losdocumentos,elprimerpasoes definir un plandeactuaciónenesteámbito: plandel proyecto.

4.1. PLAN DEL PROYECTO

Generalmente,la idea de llevar a caboun proyectodocumentalen unaempresasuelepartir de un departamentoconsumidorde informacióny es esemismodepartamentoel quesuelediseñary liderarel plande actuación.Los de-partamentosde investigación,estrategia,marketing,documentacióny sistemasde informaciónson losqueestánmásimplicadosen estetipo deactuaciones.Deellosparteel estudioprevio quesirve paraconvencery entusiasmara otrosdepartamentosy aladireccióngeneral,y es enesteestudiodondese defineelmarcotemporalde actuación,los serviciosde gestióndocumentalen losquesepiensa,el análisisdecostesy el estadoactualde la tecnología.

Dadalaconfusiónqueexisteconrespectoa la gestióndocumental,puestoquees un áreanuevae inclusodesconocidaparamuchasempresas,se suelere-currir ala asesoríadocumental,bienacudiendoa empresasyaconocidasen elmercadode productosdocumentales(Doc6, Chemdata,Inforarea, Micronet,etc.) o a profesionalesde la documentación,figura queempiezaa sonaren elmundoempresarialy queseidentificaconunaespeciede asistenteo consejerodocumentalconcapacidadparaorganizary facilitar la informaciónquese ne-cesitaencadamomento.

El estudiointernose contrastay completacon laconsultaalos especialistasy a partir de ahí se puedeelaborarun plan paraacometerun proyectodocu-mentalbasadoen el métodoOSSAD.En él se definenaccionesy actividades,se asignantareasy se fija un calendariodeactuacionesquesedesarrollaráa lolargo de variasfases:definición,análisis,diseñoe implantacióny control. En

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OSSAD las Actividadesestándirigidasy controladasporAccionesdeGestióny apoyadaspor Accionesde Evaluación(ej. : laActividad 1.1 estádirigida porla Acción de GestiónG 1.1 y apoyadaporla Acción de EvaluaciónE 1.1).

4.2. DEFINICIÓN DEL PROYECTO(Fase1)

La respuestaa una buenasolución de los problemasdocumentalesestáademásde en la selecciónde los productosadecuados,en el análisisde laor-ganización,su ámbito, procesosy personasquetrabajanen la compañía.Enesta fasedel proyectose definenlos objetivosquese deseanalcanzar,seesta-blecenlos limites,se identifican los problemasa resolver,lasdirectricesdeges-tión, técnicasy de administración,la justificaciónde costes,el calendariodelproyecto,las responsabilidadesy las tareas.

4.2.1. Actividades

Actividad 1.1: Documentarla ideainicial.Actividad 1.2: Poneren marchalaprimerareunión:identificar actividades,

funciones,personasy recursos.Actividad 1.3: Estudiode Viabilidad: clavesparael estudio:

— Un conocimientocondetallede la organización.— Definición de objetivosy metas.— Identificaciónde los temasclaves.— Identificacióndeproblemas.— Presentarsoluciones.— Identificaciónde las obligaciones.

Actividad 1.4: Reunióninformativaparalaspersonasqueestáninvolucradas.Actividad 1.5: Definir laorganizacióndel proyecto:

— Borradordel calendarioy presupuestos.— Gráfico dela organizacióny descripciónde tareasparael desarrollodel

proyecto.— Esbozodel métodoquese usara.— Acordarun ensayode la implantación,experimentacióny formación.

3.2.2. Accionesde gestión

Acción GI .1: Evaluarla ideainicial.Acción GI.2: Definición deobjetivosy metas.

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Acción 01.3:Elaboracióndelahojade obligaciones.Acción 01.4:Establecimientode lagestiónde la organizacióny redacción

del informede procedimientos.Estafasees claveparaestablecerlas accionesde gestiónde las fasessiguientes:

— Establecimientode los principiosde OSSAD.— Decidirquiénes responsablede qué.— Decidircómo vana participarlos usuariosen el proyecto.

Establecimientode la estructuradel informede gestión.— Establecercomopartedel proyectode gestión,unaaproximacióna la

evaluación.(ver Acción El .4).

Acción 01.5: Evaluacióndela viabilidad.Acción G 1 .6: Aprobarel plandelproyecto.

3.2.3. Accionesde evaluación

Acción El 1: Entenderel contexto.Acción El .2: Documentarladefinición de objetivosy metas.Acción El .3: Establecerla filosofíadelprocesodeevaluación.Acción EI.4: Formalizarel procesodeevaluación.Integradaen la Acción

01.4.

La evaluaciónrequiereel máximo formalismoposibleen el establecimien-to de criterios deevaluacióny unabuenadefinición de los cometidosquetienenlos evaluadores.

3.3. ANALISIS DE LA SITUACIÓN (Fase2)

En OSSADlas actividadesen la fasede análisisno son diferentesde lasquese establecenencualquierotro método,sinembargo,el centrodeatenciónsíes diferenteenOSSADya que se hacemáshincapiéen averiguarcómoseproduceel movimientodel trabajoenunaempresaqueen cómose usala tec-nología.En el casode un proyectodocumentalla fase de análisisdebededicarademásunaparteimportantea lautilizacióndela tecnología,al estudiode tiposde documentosy almovimiento dela informaciónpor la compañía.La fasedeanálisisse subdivideportanto en: Análisis dela situación,Análisis de requisi-tosy Análisisfuncional.

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4.3.1. Actividades

Actividad2.1. Análisis de situación: modelodel plande análisis(ver Ac-ción G2.l).Actividad 2.1.1

Actividad 2.1.2.

Actividad 2.1.3.Actividad 2.1.4.

Actividad 2.2.

Identificaciónde necesidadesdeinforma-ción.Revisiónde los sistemasde informaciónexistentes.Diseñodela arquitecturade información.Elaboracióndel plandeacción.

Análisis derequisitos: técnicosy económicos.Actividad 2.2.1. Establecerel ámbito y alcancedel pro-

ActividadActividadActividadActividad

Actividad 2.3.

2.2.2.2.2.3.2.2.4.2.2.5.

yecto.Identificary definir requisitos.Examinaralternativastecnológicas.Selecciónde la solución.Plande inversiones.

Análisisfuncional: tipologíadela información.Actividad 2.3.1. Elaborarel modelodeprocesosdel sistema.Actividad 2.3.2. Elaborarel modelode datosdel sistema.Actividad 2.3.3. Análisisdetalladodel nuevosistema.Actividad 2.3.4. Definición de interfacescon losusuarios.

4.3.2. Accionesdegestión

Acción 02.1:Planificarla fasedeanálisis.

Acción 02.2:Control delaevolucióndel análisis.

4.3.3. Accionesde evaluación

Acción E2.1: Comprenderlasituaciónconprofundidad.Acción E2.2:Documentarlosproblemasactualesdel sistema.Aplicarcri-

teriosdeevaluación.

3.4. DISEÑO DE SOLUCIONES(Fase3)

El objetivo del diseñoesofrecerunasolucióny un plande implantacióndeesasolución.En estafasese debendescribirformalmentelosprocesosde tra-bajoy el sistemadeinformaciónelegidosy evaluarsu aceptación.En un pro-yectodocumentalse debeabordarno sólo el diseñode los procesosde infor-

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mación y de trabajo,sino tambiénel diseñodocumentaly el diseñode solu-cionestecnológicas.

4.4.1. Actividades

Actividad 3.1. Desarrollary documentarlos posiblesescenarios.Procesosdeií~formacióny trabajo:

Identificacióny definiciónde procesosdeinformacióny trabajo.Identificacióny definiciónde datosy documentos.Identificacióndel movimientode losdatosy documentos.Identificacióndesoportesy procedenciadelos datosy documentos.Normalizaciónde tareasy procesos.Asignaciónderesponsabilidades.

Actividad 3.2. Evaluarlos escenariosde acuerdoal diseñoelegido.Actividad 3.3. Detallarel diseño.Diseñodocumental:

Normasde codificación.Normasde catalogación.Normasde distribucton.Normasde clasificacióne indización.Normasde archivo.Normasde identificaciónde losdocumentos.Normasde conservacióny expurgo.Normasde aplicacióndeun vocabulariocontrolado(tesauro).Formulariosdeconsulta.Perfilesde interés:difusión selectivade la información.

Actividad 3.4. Detallarel plan de implantación.Diseñode solucionestecnológicas:

Plan de infraestructurainformáticay decomunicaciones.Solucionesde hardwarey software.Plan deformación.Plan de implantaciónexperimental.

4.4.2. Accionesdegestión

Acción G3. 1: Revisiónde objetivos y metas.Comprobarsi siguensiendoválidos.

Acción03.2:Control dc laevolución del diseño.

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Acción G3.3: Evaluacióndeldiseñoelegidoy del plandeimplantación.Acción 03.4:Aprobacióndel diseñoy del plan de implantación.

4.4.3. Accionesdeevaluación

Acción E3.1: Comprenderel diseñopropuesto.AcciónE3.2: Documentarconmásdetallelosobjetivos.AcciónE3.3: Documentarla solucióndelos problemaspotenciales.Acción E3.4: Evaluaciónde alternativas.

4.5. IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO (Fase4)

Lasactividadesde diseñoe implantaciónestánintegradasen otraseriede ac-tividadesde experimentación.Es necesariocomprobarla eficaciadel diseñoydetectarposibleserroresquepuedenobligar areconsideraralgunassoluciones.

4.5.1. Actividades

Actividad4.1:Actividad4.2:Actividad 4.3:Actividad 4.4:

Actividad 4.5:

Actividad 4.6:Actividad 4.7:

Detallarel plande implantación.Informe sobrereorganizacióndel personal.Comprae instalacióndel hardwarey el software.FamiliarizarBAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BADBAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD rendimiento.Implantarel nuevosistemade organizaciónde acuerdoa lasolucióndiseñada.Valorar lasolucióndiseñada.Controlarel rendimiento.

4.5.2. Accionesdegestión

Acción 04.1:Acción 04.2:Acción 04.3:Acción 04.7:

Aplicar las nuevastareas.Controlary dirigir la evolución.Evaluarla implantación.Controlarel rendimiento.

4.5.3. Accionesde evaluación

Acción E4.1: Comprenderel plande implantacióny el diseñoelegido,asícomoloscriteriosdeevaluación.

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Acción E4.2: Evaluarla implantacióndela soluciónelegida.Acción E4.3: Evaluarla implantacióndel sistemadeinformacióny traba-

jo elegido.

4.6. CONTROL DEL RENDIMIENTO DEL SISTEMA

Una acciónde gestiónqueno se hacontempladoy que sin embargoes degranimportanciaes el controldel proceso,es decirel seguimientoy control delrendimientodel sistemaimplantado.Seriala Acción05.1: Control degestióny de laevaluaciónde laorganizacióny del método.Estaacciónse puedeesta-bleceren la acciónde gestión01.4.

En el casoconcretode la información(procesos,tratamientoy sistemas)esconvenientereflejarenel proyectocuálesseránlos recursosde mantenimientoquese emplearán:actualizacionesde los sistemasde informacióny de la infor-maciónen símismaasícomola formacióncontinuade las personasimplicadas.

Actualizaciónde la información:Incorporaciónde nuevasclasificaciones.Incorporacióndetérminosnuevosal tesauro.Modificación deperfilesde interésen la difusión selectivadela infor-mación.Modificación delas necesidadesdedistribución.

Actualizaciónde los recursostecnológicos:Incorporaciónde nuevasverstones.Migracióna otros sistemas.Formaciónasociadaalas nuevasversiones.

Formacióncontinua:Tratamientoy gestióndela informaciónFuentesde información.Herramientas.

5. RECOMENDACIONES

El primer pasopara iniciar un proyecto documentalen una empresaescontarconel apoyodela altadirección,alaquehabráquepersuadirdela im-portanciaestratégicaqueconlíeva.La altadireccióneslaqueotorgaal proyectola legitimidadnecesariay laquepuedeconseguirquelas recomendacionesquese haganseanpuestasen marcha. Un proyectodocumental,integradoen unprocesode reorganizacióndeunaempresa,necesitaun patrocinadorsituadoabastantealtura en laescaladirectivay consuficienteautoridadeinfluenciaparamovilizar recursosy estimularel entusiasmopor la iniciativadel proyecto.

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Metodologíaparaabordarun proyectodocumental...MI’ AntoniaGarcíaMoreno

Una vez conseguidose debecrearun equipode trabajoencargadodeloca-lizar un departamentoo un procesoenel quese trabajecondatosy documen-tos. Sepuedetambiénrealizarunalistaexhaustivade todosaquellosen los quese produceny recibengrandesvolúmenesde información.A continuaciónsedebeprocedera examinarsu funcionamiento,pudiendoseleccionar,por ejem-pío, los departamentosmáscaóticosy posteriormentetenerencuentalas posi-bilidadesqueofrecela tecnologíaparaofrecersoluciones.

Antesde acometerel proyectodocumentales convenientepromoverunacampañadeinformaciónen laqueno sólo se expliqueel proyectoy las venta-jas queéstepuedetraera laorganización,sino queademásinvite aparticiparatodossususuarios.Debeseñalarseclaramentequiénes el responsabledel pro-yectodocumentalquees quiense encargaráde formarel equipodetrabajone-cesario,seleccionandosus componentesentrelos diversosdepartamentosycontandoconrepresentantesde recursoshumanos,organización,tecnologíaydocumentación,silos hay.

El trabajopropiamentedicho seiniciarácon unalabor de diagnóstico,docu-mentandoy analizandocríticamentelas patoLogíasexistentesconrespectoalaor-ganizacióny uso de la infonnación.Debendocumentarselas actividades,recur-sos,controles,reglasde negocioy flujos de información.Debenrepresentarselasrelacionesentreactividadesy realizarsemapaso diagramasque describanel pro-cesode informacióny trabajoy los subprocesosasociados.Debendescubrirselasanomalías:burocraciahistórica,defectosde comunicación,etc.

Es necesarioanalizaralternativasy seleccionarla plataformatecnológicamásadecuada.Convieneutilizar algunaherramientadesimulaciónparafacili-tar la selecciónde laalternativaa seguir.Antesde la implantaciónfinal es re-comendableunafasepiloto sobreun conjuntode participantesseleccionadosparaasegurarque no se produzcanproblemasdurantela implantaciónfinal.

Puestoquees habitualquelas empresascuentenconconsultoresexternosqueaportenexperienciasde estetipo de proyectosen otrascompañías,es elmomentoparaconvencera la empresade la necesidaddecontarconpersonalcualificadoenla organizaciónde la información.Los documentos(libros,re-vistas,informes,vídeos,CD ROM, etc.) recogencontenidosdiversosquene-cesitantratamientosdistintosy quees difícil tratarconaciertosiguiendounaguíade procedimientos.Porestarazón,es aconsejablequeen la implantacióndeproyectosdocumentalessepienseen lacontrataciónde expertosen el áreaquepuedanenfrentarsea situacionesfuturasqueno puedecontemplarel pro-yectoinicial.

6. CONCLUSIONES

La utilización del métodoOSSADenla implantaciónde proyectosdocu-mentalespermite abordarde forma ordenadala problemáticaque tienen lamayoríade lasempresasconrespectoala organizacióny movimientode la in-

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formaciónAl serconcebidainicialmentecomounametodologíaparalagestiónde oficinas,cuentaconelementosde análisisy evaluaciónmuy eficacesparalosprocesosde trabajo,queson básicosparael control de la informaciónquegeneranlas organizaciones.

La necesidadde manejarlosdocumentosquese creanen el interiorde lasempresas,informesperiódicosde gestión,estudiosrealizadosa peticiónde ladireccióngeneralasícomolos datoscontables,balancesdesituación,etc. y eldeseode quesu organizacióny tratamientose hagade formaintegrada,ha dadolugaraunamayordemandadeproyectosde gestióndocumental.Hablardeges-tión dedocumentosen las empresassignificapensaren todo el sistemaadmi-nistrativopor el queunaorganizacióncontrolalacreación,distribución,archi-vado, recuperación,almacenamientoy expurgode los documentosque seproduceny se reciben.

Los profesionalesde la documentaciónno debemosrenunciara interveniren la organizacióny gestiónde la informacióninternade las empresas,puestoquenuestraexperienciaen la gestiónde losdocumentospuedeaportarvalorala cultura empresarial.Hasta ahora, la mayoríade los documentalistasy bi-bliotecarioshanlimitado su trabajoa la gestiónde los centrosde documenta-ción o bibliotecasdeempresadejandoaotrotipo de profesionales,informáticoscasi siempre,la gestióndela documentaciónllamadaadíninistrativa.

7. BIBLIOGRAFíA

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