Microsoft Office SystemCaso de Éxito de Cliente

Proyectos gestionados de principio a fin

ResumenPaís: EspañaIndustria: Energía

Customer ProfileLa Compañía Española de Petróleos, S.A. (CEPSA) es un grupo industrial formado por más de 11.000 personas cuyo núcleo de actividad es el refino del petróleo y la comercialización de sus derivados.

SituaciónLa Dirección de Sistemas de informaciónde CEPSA contaba con dos herramientas distintas para la gestión de proyectos y la demanda que dificultaba la agilidad y el control de los procesos.

SoluciónEn 2010 deciden crear una plataforma conjunta basada en Microsoft Project Server 2010 para solucionar el problema.

Beneficios Mejora de todos los procesos. Mayor colaboración. Mayor agilidad. Mejor control de procesos. Sistema integrado.

“Microsoft Office Project 2010 nos ofrecía laposibilidad de beneficiarnos de todas las ventajasde una potente y flexible plataforma de desarrollo y de sus propiedades innatas de colaboración”.

Luis Felipe Barrio, responsable de la Oficina de Sistemas de Información, CEPSA.

La Dirección de Sistema de Información de CEPSA, de quiendepende tanto la Unidad de Proyectos como la Unidad dePlanificación, contaba desde 2006 con dos herramientas distintas para la gestión de proyectos y de la demanda.

Tras la experiencia en el uso de estas dos soluciones de gestión detectaron la necesidad de estandarizar, homogenizar e integrar ambas herramientas, así como todos los procesos involucrados en una sola aplicación. Por ello, en 2010, la Dirección de Sistemas decidió crear una plataforma conjunta basada en Microsoft Project Server 2010 y construida sobre Microsoft Office SharePoint Server 2010, con la que se benefician de todas las ventajas de una potente y flexible plataforma de desarrollo y de sus propiedades innatas de colaboración.

SituaciónLa multinacional CEPSA cuenta con una dilatada experiencia en el uso de herramientas de gestión de proyectos, imprescindibles a la hora de planificar,controlar y administrar sus procesos y gestionar de manera óptima todos y cada uno de sus proyectos. Así, en 2004, la Unidad de Proyectos de Sistemas deInformación implantó una herramienta para la gestión de proyectos basada en Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) con el fin de dinamizar su gestión, controlar todo el ciclo de losmismos, reforzar la colaboración entre los profesionales o reducir tiempos y costes de las operaciones, entre otros objetivos.

Tras esta experiencia, dos años más tarde, la Unidad de Planificación de Sistemas de Información hizo lo propio al comenzar a utilizar Portfolio Management de la firma UMT como herramienta de gestión de la demanda, una solución que permiteincorporar y sistematizar las peticiones procedentes de todas las unidades y empresas pertenecientes al grupo. “En lugar de la tradicional hoja de MicrosoftExcel o incluso del correo electrónico, donde tradicionalmente se incluían todas las peticiones que se realizaban a los sistemas de información, era preciso contar con una aplicación que permitieseañadirlas y gestionarlas, es decir, saber para qué se necesita una determinada herramienta, nivel de importancia para la organización, a qué categoría tecnológica corresponde, medición del riesgo, coste,quién es el interlocutor principal, quién se encarga de financiarla…”, afirma Luis Felipe Barrio, responsable de la Oficina de Sistemas de Información de CEPSA.

Tras la adquisición de UMT por parte de Microsoft, y siguiendo la evolución natural del producto, se llevaron a cabo varias migraciones hasta llegar, en 2008, a la versión 2007 de Microsoft Office ProjectPortfolio Server.

La Dirección de Sistemas de Información de CEPSA, de quien depende tanto la Unidad de Proyectos como la Unidad de Planificación, contaba por tanto desde el año 2006 con dos herramientas distintaspara la gestión de proyectos y de la demanda. Tras la experiencia en el uso de estas dos soluciones de gestión se detectó la necesidad de estandarizar, homogenizar e integrar ambas herramientas, así como todos los procesos involucrados.

El fin era crear una única aplicación, de tal forma que según entrase una demanda y pasase con éxito con todos los flujos de aprobación pudiera enviarse directamente al aplicativo de gestión de proyectos para iniciar su ejecución. “Necesitábamos contar con una solución potente, fácil de usar, accesible por los usuarios claves de las unidades de negocio, integrada con las herramientas de colaboración, capaz de adaptarse a las necesidades de negocio a todos los niveles organizativos y que pudiese dar respaldo a la estrategia de comunicación, ofreciendo a la Dirección de Sistemas la foto global de la situación de sus proyectos durante su ciclo de vida completo, así como proporcionar información puntual a todas las partes interesadas”, explica Barrio.

SoluciónEn 2010, la Dirección de Sistemas decidió crear una plataforma conjunta basada en Microsoft Project Server 2010 que aunase

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“Necesitábamos contar con una solución potente, fácil de usar, accesible por los usuarios claves de las unidades de negocio, integrada con las herramientas de colaboración y capaz de adaptarse a nuestras necesidades”.

Luis Felipe Barrio, responsable de la Oficina de Sistemas de Información,

CEPSA.

tanto la gestión de la demanda como la gestión de proyectos para que pudiera ser utilizada por las unidades de Planificacióny de Proyectos. “Si contábamos con una misma herramienta, todos podríamos hablar el mismo lenguaje y beneficiarnos de todas las sinergias existentes desde que se planifica un proyecto hasta que se pone en marcha y se hace la entrega aldepartamento que lo solicitó inicialmente”, señala.

Asimismo, para el responsable de la compañía, una de las grandes ventajas de apostar por Microsoft Project Server 2010 es que está construido sobreMicrosoft Office SharePoint Server 2010, “lo que nos ofrecía la posibilidad de beneficiarnos por un lado de todas las ventajas de una potente y flexible plataforma de desarrollo y, por otro, de sus propiedades innatas de colaboración”, subraya.

Sin embargo, surgió el inconveniente de que Microsoft Project Server 2010 no incluía algunas de las funcionalidades que sí integraba Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 (gestión de lademanda). Se trataba fundamentalmente del apartado de temas financieros y presupuestarios, por lo que fue necesario plantear el desarrollo en SharePoint Server de lo que faltaba a la versión 2010 para disponer así de una herramienta definitivaque integrase las dos. El objetivo era, por tanto, trasladar toda la funcionalidad e información existente en Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 a Microsoft Project Server 2010 y sentar las bases para la incorporación de otras unidades denegocio de la compañía en posteriores fases. “Era obvio que queríamos seguir

usando las funcionalidades necesarias para CEPSA en la nueva versión de Project Server 2010”, apunta Barrio. Este proyecto comenzó en julio de 2010 y terminó en elmes de diciembre. “Fue realizado por un equipo de profesionales encabezado por Juan Antonio Aguilar Crespo, que fue la persona de CEPSA encargada de liderar este proyecto y sentar las bases del mismo. Desgraciadamente, él no pudo ver su resultado final”, apunta Barrio.Consistió básicamente en la realización de diversos desarrollos a medida necesarios para cubrir esas funcionalidades no incluidas en Microsoft Project Server 2010. Una de ellas era la automatizacióndel ciclo de vida del proyecto desde el inicio al cierre del mismo, incluyendo la captura y control de todos los metadatos que tradicionalmente estaban gestionados por la instancia de producción deMicrosoft Portfolio Server 2007.

Muy unida a esta nueva funcionalidad se encuentra el control del estado de un flujo de trabajo, que permite realizar acciones como cancelar y bloquear el proyecto, terminar y bloquearlo o el control de usuarios autorizados para realizar estas acciones. Otra funcionalidad destacada es la personalización del envío y configuración de las notificaciones por correo electrónico. “Microsoft Office SharePoint Server nos permite enviar todo tipo de notificaciones por email, optimizando la colaboración entre todos”, indica Barrio.

Los aspectos más importantes de esta solución son los financieros y presupuestarios:• Imputación de datos presupuestarios en escala de tiempo (costes, beneficios y amortización) capturados y gestionados

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“Microsoft Office SharePoint Servernos permite enviar todo tipo de notificaciones por email, optimizando la colaboración entre todos”.

Luis felipe Barrio, responsable de la Oficina de Sistemas de Información,

CEPSA.

desde el ciclo de vida del proyecto y gobernados por un flujo de trabajo deProject Server.• Inclusión automática de medidas financieras (VAN, TIR y PayBack) necesarias para la priorización/selección de proyectos.• Sincronización con Project Server de datos financieros agregados para su inclusión en los análisis de cartera de proyectos.• Control de cambios de los datos presupuestarios.• Gestión de la tramitación de Fondos de Inversión para los proyectos (AFI).• Imputación de riesgos calculando los diferentes niveles de riesgo del proyecto.Por último, otras funcionalidades importantes fueron la introducción de filtros de control para la imputación de datos durante la inclusión de losinterlocutores (stakeholders) del proyecto o los informes con medidas de inversión tales como VAN, TIR y PayBack (desnormalización de Metadatos,construcción fácil de Informes, “results trimming” de informes, versionado de datos, extracción de datos actualmente no disponibles Project Server Reporting y cubos OLAP para informes analíticos dePerformance Point).

La nueva herramienta fruto de este proyecto se denomina Sistema de la Gestión de la Demanda DSI (Dirección de Sistemas de la Información) y se encuentra operativa desde el pasado mes de enero.

Beneficios“Gracias a la nueva solución disponemos de un sistema integrado de la gestión de la demanda, desde que se inicia con una petición hasta que el proyecto se ejecuta y

se entrega al departamento que lo ha solicitado”, apunta Barrio, quien vuelve adestacar los beneficios de haber contado con una plataforma como Microsoft Office SharePoint Server: “Nos ofrece unas posibilidades de colaboración, flujos de trabajo, análisis financiero, retornos de lainversión… que antes no poseíamos. Ahora nos beneficiamos de una verdadera sinergia de todo el proceso de gestión. Siempre hemos sido pioneros en la implantación de las tecnologías de Microsoft y en un proyecto como éste no podía ser menos”.

Finalmente, el responsable de CEPSA resalta el apoyo ofrecido por los profesionales de Microsoft y de la empresa I‐nicia.com durante todo el proceso decreación e implantación de la nueva herramienta. “Siempre hemos contado con una fantástica colaboración por parte de Microsoft y de I‐nicia y debo decir que han hecho muy bien su trabajo y queestamos muy satisfechos”, concluye.

• Mejora de todos los procesos de gestión de la demanda y de proyectos.

• Mayor colaboración entre todos los departamentos.

• Mayor agilidad y control de los procesos.

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Microsoft Office SystemMicrosoft Office System ha evolucionado desde un conjunto de productos orientados a la productividad personal hasta convertirse en un sistema más completo e integrado. Sobre la base de las herramientas ampliamente conocidas, Microsoft Office System incluye programas, servidores, servicios y soluciones diseñados para trabajar conjuntamente que le ayudarán a solucionar multitud de problemas empresariales, transformando la información en un impacto positivo en la empresa.

Para más información sobre Microsoft Office EPM Solution, visite la web: www.office.microsoft.com/epmsolution

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Para más informaciónPara obtener más información acerca de los productos de Microsoft y sus servicios, pueden contactar con las subsidiarias locales de Microsoft, cuya información está disponible en: www.microsoft.com

Puede obtener más información también en la web www.microsoft.es Para más información sobre los productos y servicios de Cepsa, llame al (+34) 91 337 6000 o visite la web: www.cepsa.com

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Document published enero 2012

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