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METADATOS MÍNIMOS Y

FORMATOS PARA LA

TRANSFERENCIA DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DESDE LAS INSTITUCIONES

PÚBLICAS AL ARCHIVO

NACIONAL DE CHILE

Documentos elaborados en el marco del

Proyecto de Modernización del Archivo Nacional

Abril de 2019

2

Metadatos Mínimos y Formatos para la Transferencia de Documentos Electrónicos

desde las Instituciones Públicas al Archivo Nacional de Chile

Versión 1.1

Abril 2019

Santiago de Chile

Archivo Nacional de Chile

Programa de Modernización del Sector Público

Proyecto de Modernización del Archivo Nacional de Chile

Financiado por Ministerio de Hacienda – Banco Interamericano de Desarrollo

Elaborado por:

Gabriela Andaur Gómez

Pilar Díaz Ellis

Karin Pereira Contardo

3

ÍNDICE

PRESENTACIÓN 5

INTRODUCCIÓN 6

CONSIDERACIONES 6

METADATOS 7

CONTEXTO Y DEFINICIÓN _____________________________________________________ 7

LISTADO DE METADATOS MÍNIMOS PARA EL PROCESO DE TRANSFERENCIA ____________________ 8

FORMATOS 21

NORMALIZACIÓN DE FORMATOS _______________________________________________ 21

LISTADO DE FORMATOS PARA EL PROCESO DE TRANSFERENCIA __________________________ 22

DOCUMENTOS TEXTUALES ___________________________________________________ 23

DOCUMENTOS GRÁFICOS ____________________________________________________ 23

4

Desde la creación del documento

electrónico y durante su gestión, se van

incorporando metadatos que permiten

su recuperación y preservación.

Estos metadatos corresponden al

mínimo viable para la transferencia de

documentos al Archivo Nacional y su

preservación a largo plazo.

5

PRESENTACIÓN

Este documento es complementario a la serie de procedimientos elaborados por

el Archivo Nacional en el contexto de su Proyecto de Modernización, el cual forma

parte del Programa de Modernización del Sector Público del Ministerio de

Hacienda.

Esta serie recoge buenas prácticas archivísticas a nivel internacional y está

enfocada inicialmente al trabajo con las primeras instituciones que transferirán

documentos electrónicos al Archivo Nacional.

El orden recomendado de lectura y aplicación de estos documentos se grafica

en la siguiente figura:

Siendo el presente documento de Metadatos y Formatos para la Transferencia

Documentos Electrónicos al Archivo Nacional un texto de apoyo para la

generación de documentos electrónicos siguiendo las directrices antes

enunciadas.

6

INTRODUCCIÓN

El propósito de este documento es

definir las características que deben

poseer los documentos electrónicos

que son transferidos al Archivo

Nacional (AN), tanto desde el punto

de vista de su formato, como de los

metadatos que los deben

acompañar.

Para cumplir este propósito, el

documento se organiza en dos

secciones. En la primera, se presenta

una breve definición de metadatos

para facilitar su comprensión y

aplicación en el ámbito de la gestión

documental electrónica, así como un

listado de metadatos. La

incorporación de estos metadatos en

las fases de gestión de los

documentos administrativos es

fundamental para permitir la

transferencia de estos documentos al

Archivo Nacional para ser

conservados de forma permanente.

En la segunda sección, se presentan

los formatos que deben ser utilizados

para los documentos que se

transfieren al Archivo Nacional,

distinguiendo entre documentos

textuales y gráficos, junto con la

descripción de los factores que han

incidido en la selección de

determinados formatos y su

vinculación con la preservación a

largo plazo.

CONSIDERACIONES

Este documento provee un marco

referencial sobre metadatos y

formatos para documentos

electrónicos, elaborado con el fin de

que puedan ser considerados en

implementaciones de gestión

documental dentro de instituciones

públicas.

Es importante mencionar que este

documento no presenta todos los

metadatos que puede ni debe

contener un documento, ni todos los

formatos que pueden utilizarse dentro

de la gestión documental de una

institución. Los que se indican a

continuación son los metadatos y

formatos requeridos para efectos de

la transferencia regular de

documentos electrónicos desde

instituciones públicas al Archivo

Nacional.

Por este motivo, no pretende ser

excluyente, ni limita la cantidad ni

7

variedad de metadatos y formatos a

utilizar. La definición de metadatos y

formatos para la gestión documental

podrá ser determinada por cada

institución, en virtud de su pertinencia

para la tramitación y resguardo de

documentos durante su periodo de

vigencia administrativa, o bien por

otras normas que puedan ser

desarrolladas en el futuro por

organismos mandatados en el

ámbito de la gestión documental.

METADATOS

CONTEXTO Y DEFINICIÓN

Para propósitos del proyecto de

Modernización del Archivo Nacional

se considera relevante la definición

de metadatos dentro del ámbito

archivístico y de gestión de

documentos, presente en la norma

ISO 15489-1:2001, que define a los

metadatos como “información

estructurada sobre el contexto, el

contenido, y la estructura de los

documentos y su gestión a lo largo

del tiempo”.

1 Cruz Mundet, José Ramón.

Diccionario de Archivística, pág. 244.

Como complemento a lo anterior, la

definición del Diccionario de

Archivística de Cruz Mundet, agrega

algunas particularidades a estas

definiciones al indicar que los

metadatos archivísticos sirven para

“identificar, autenticar y

contextualizar los documentos así

como a las personas, los procesos y

los sistemas que los producen,

gestionan, mantienen y utilizan1”.

La incorporación de metadatos

mínimos en la transferencia de los

documentos electrónicos que se

generan y gestionan, nos da la

posibilidad de registrar y mantener la

información básica para permitir su

paso de un sistema a otro y que, a su

vez, puedan aplicarse sobre estos

documentos otros procesos que

puedan garantizar su conservación y

acceso a largo plazo.

La lista que se presenta a

continuación toma como referencia

los principales metadatos que deben

utilizarse en el proceso de

transferencia, los que deben ser

generados por las instituciones

8

productoras de los documentos. La

mayoría de ellos pueden ser

capturados en forma automática y,

los que no son capturados de esa

forma, deben ser registrados en

forma manual sobre un esquema

predefinido de datos.

LISTADO DE METADATOS

MÍNIMOS PARA EL PROCESO DE

TRANSFERENCIA

En esta sección se presentan los

metadatos mínimos que debe

incorporar todo documento 2

transferido al Archivo Nacional. Por

este motivo, debiesen considerarse

dentro de cualquier sistema de

gestión de documentos de aquellas

instituciones públicas que tienen la

obligación de transferir al AN. No

obstante, es importante recalcar que

este conjunto no representa la

totalidad de metadatos que pueden

y/o deben generarse durante la

gestión documental y que son

importantes para la gestión y la

finalización correcta del expediente

electrónico, sino aquellos esenciales

para el proceso de transferencia,

dada su relevancia para la

preservación del contenido, contexto

y estructura de los documentos en el

largo plazo.

2 En este texto, cuando

mencionamos el concepto de

documento nos referimos a unidades

documentales simples que quedan

como registro de una función

determinada de la institución. El caso

de los expedientes es diferente, ya

que es el conjunto ordenado de

documentos y actuaciones que

sirven de antecedentes y

fundamento a la resolución

administrativa; por tanto, el

expediente está compuesto por

diferentes documentos (incluso

diferentes tipos documentales y

fechas de creación) pero que tienen

en común que se relacionan con una

misma gestión administrativa. Para

más información remitirse al

documento Definiciones Normativas

Archivísticas para la Implementación

del Sistema de Transferencias

Digitales al Archivo Nacional (Julio

2018).

9

METADATO: IDENTIFICADOR

Definición Forma de ingreso

Combinación alfanumérica que se asigna

automáticamente a un documento registrado

en un Sistema de Gestión Documental (SGD).

Es una unívoca referencia al documento

dentro de un contexto determinado.

Se completa de forma automática por el

sistema, que debe asignar a cada documento

ingresado un número único que permitirá

recuperar el documento específico cuando se

requiera.

Tipo de datos Ámbito de aplicación Obligatoriedad Repetitibilidad

Alfanumérico Documento Si No

Ejemplo

Identificador 56598854ASFRT3653

METADATO: CÓDIGO


Corresponde al código del documento, que

se construye teniendo como base el cuadro

de clasificación de la institución. Debe

incorporar, al menos, el código del productor,

el código de la función asignada en el Cuadro

de Clasificación, el código de la serie

documental a la que pertenece y el mismo

número del documento (identificador).

Es registrado de forma automática por el

sistema de gestión documental, al generar los

documentos electrónicos. En el caso de

documentos electrónicos que se crean fuera

del SGD pero que se incorporan a éste el

código puede ser ingresado en forma manual

siguiendo la lógica de la definición.


Alfanumérico Documento Si No

Ejemplo

Código

0256.GAD.RFI.02.01.228

Este código ha sido construido por la agregación de los siguientes códigos:

Servicio Nacional del Patrimonio: 0256

Gestión Administrativa: GAD

Regulación Funcionamiento Instituciones Patrimoniales: RFI.

Atención Usuarios: 02.

Suspensiones de Servicio: 01 Número del documento: 228.

10

METADATO: NOMBRE DEL DOCUMENTO


Consiste, en una palabra, frase o grupo de

caracteres que se utiliza para denominar el

documento / expediente con el que se está

trabajando. Puede ser formal o atribuido.

Puede generarse de forma automática y/o

manual.

El título formal es el título adjudicado por quien

genera el documento al momento de su

creación. Este título puede ser automatizable,

dependiendo del tipo del documento.

Cuando esto no es posible, dado que algunos

tipos documentales no consideran el uso de un

título (por ejemplo, una carta o correo

electrónico), existen casos en que la persona

responsable debe atribuir uno. Esto se realiza

mediante el uso de texto libre. Se sugiere que sea

un título breve y representativo del acto

administrativo.


Texto Documento y Expediente Si No

Ejemplo

Nombre del

documento

Resolución que autoriza el cierre del Archivo Nacional y sus sedes por

capacitación de dos días.

METADATO: PRODUCTOR


Código de la institución que, en el

cumplimiento de sus funciones, genera y/o

gestiona los documentos y expedientes que

son parte de su SGD y formarán parte de su

archivo.

Se genera automáticamente. Cada SGD debe

incorporar el código del productor. Este código

autorizado debe proceder de la lista única de

códigos de institución que debe conservar en

forma actualizada el Archivo Nacional.


Texto Documento Si No

Ejemplo

Productor 0256

11

METADATO: FECHA DE CREACIÓN DEL EXPEDIENTE


Fecha en la que es abierto el expediente. Es

posible que esta fecha coincida con la fecha

de la carga o creación del primer documento

que compone dicho expediente.

Dentro de un SGD, se genera

automáticamente, según formato aaaa-mm-

dd hh:mm:ss (ISO 8601).

En ausencia de un SGD, debe registrarse

manualmente, consignando solo la fecha,

según formato aaaa-mm-dd


Fecha (Date Time) Expediente Si No

Ejemplo

Fecha de

creación del

expediente

2018-11-15 11:10:52 (generación automática en SGD)

2018-11-15 (generación manual)

METADATO: FECHA DE FINALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE


Fecha de creación o carga en el SGD del

último documento que compone el

expediente.

Dentro de un SGD, se genera





según formato aaaa-mm-dd



Ejemplo

Fecha de

finalización del

expediente



12

METADATO: FECHA DEL DOCUMENTO


Fecha original de creación del documento. Dentro de un SGD, se genera





según formato aaaa-mm-dd.



Ejemplo

Fecha del

documento



METADATO: NIVEL DE ACCESO


Indicación relativa al acceso y disposición

para consulta de los documentos.

Se ingresa manualmente, aunque el valor está

basado en vocabulario controlado. En

principio, los valores pueden ser Público –

Secreto – Reservado. Debe quedar abierta la

posibilidad de incorporar nuevos niveles,

aunque siempre utilizando un vocabulario

controlado.



Ejemplo

Nivel de acceso Público

13

METADATO: NIVEL DE AGRUPACIÓN


Indica si se vincula con otros documentos en

un expediente o si es un documento.

Se completa de forma manual por quien

genere el documento (institución productora),

estando el valor asociado a un vocabulario

controlado. Los valores pueden ser

Documento – Expediente.



Ejemplo

Nivel de

Agrupación Expediente

METADATO: VOLUMEN


Volumen del documento. Se refiere al peso de

los documentos electrónicos.

Dentro de un SGD, la información se registra de

forma automática. La unidad de medida del

peso de los documentos electrónicos lo puede

definir cada institución de acuerdo al tipo de

documentos o expedientes que genere

(kilobytes, megabytes, gigabytes).



Ejemplo

Volumen 347 kb

14

METADATO: FORMATO


Estructura utilizada para la presentación de la

información del documento. Corresponde a la

extensión del archivo electrónico.

Se completa de forma automática.


Texto Documento Si Si

Ejemplo

Formato Expediente

METADATO: NOMBRE DEL INTERESADO


Nombre de la persona natural o jurídica sobre

la que versa el documento/expediente y los

actos administrativos que ahí se registran.

Se completa en forma manual con la

identificación del nombre de la persona que

inicia la solicitud o sobre la que se resuelve en

el expediente. Debe consignarse Apellido1

Apellido2, Nombre1 (Letra inicial mayúscula y

el resto del nombre minúscula). En caso de no

contar con los nombres completos se

consignarán solamente los que se identifiquen

en el documento, evitando escribir solamente

iniciales.

Este campo puede quedar sin completar en el

caso que el documento no identifique

directamente un sujeto interesado.


Texto Documento y

Expediente

Condicional. Debe ingresarse

siempre que el documento

identifique un sujeto o

institución interesada.

Si

Ejemplo

Nombre del

Interesado Archivo Nacional de la Administración

15

METADATO: RUT DEL INTERESADO


Rut (Número de Cédula de identidad o Rol) de

la persona o institución sobre la que versa el

documento - expediente y los actos

administrativos que ahí se registran.

Se completa en forma manual con el número

de la cédula de identidad de la persona

natural o jurídica que inicia la solicitud o sobre

la que se resuelve en el expediente, incluido el

dígito validador.


Numérico Documento y

Expediente

Condicional. Este campo

puede quedar sin completar

en el caso que el documento

no identifique directamente

un sujeto interesado o en el

caso que no se cuente con

un número de RUT asociado.

Si

Ejemplo

RUT del interesado 60.905.000-4

METADATO: NOMBRE Y VERSIÓN DEL SOFTWARE


Identificación de la versión del programa

informático que se utilizó para la generación

del documento.

Dentro de un SGD, se registra en forma

automática capturando la versión del

software del programa utilizado para generar

el documento.


Texto Documento

Condicional. Este campo

puede quedar sin completar

en el caso que no se pueda

recuperar esta información

del documento que se

incorporó en el SGD.

Si

Ejemplo

Nombre y versión

del software Adobe Acrobat X PRO

16

METADATO: COBERTURA GEOGRÁFICA


Metadato descriptivo que registra el lugar

geográfico al que hace referencia el acto del

documento.

Este dato se completa de forma manual,

basado en un vocabulario controlado con las

regiones y comunas del país.

Este campo puede quedar sin completar en el

caso que el documento no identifique una

cobertura geográfica diferente al lugar de

emisión del documento.


Texto Documento Opcional Si

Ejemplo

Cobertura

geográfica Santiago, Región Metropolitana

METADATO: AUTOR


Se refiere a la institución o persona natural que

firma el documento

Se refiere al nombre de la institución, cuando

este documento ha sido generado por una

persona jurídica, o al nombre de una persona,

cuando el documento fue generado por una

persona natural. Es posible registrar el nombre

de más de una persona.



Ejemplo

Autor Servicio Nacional del Patrimonio

Autor Rodríguez Pérez, Francisca

17

METADATO: DESTINATARIO


Se refiere a la institución o persona natural a

quien va dirigido el documento.

Se completa con el nombre oficial de la

institución o la persona natural a la que fue

dirigido el documento, según corresponda.

Para instituciones públicas, el nombre debe

provenir de un vocabulario controlado

(registro de autoridades).



Ejemplo

Destinatario Archivo Nacional

METADATO: FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA


Es aquella firma electrónica certificada por un

prestador acreditado, que ha sido creada

usando medios que el titular mantiene bajo su

exclusivo control, de manera que se vincule

únicamente al mismo y a los datos a los que se

refiere, permitiendo la detección posterior de

cualquier modificación, verificando la

identidad del titular e impidiendo que

desconozca la integridad del documento y su

autoría (Ley 19799).

Se completa en forma manual o automática,

siendo los valores posibles SI – NO

Cuando el documento es firmado fuera del

SGD, debe registrarse si contiene firma

electrónica avanzada.

Si el documento se firma en el entorno del SGD,

el metadato debe quedar automáticamente

registrado.


Texto Documento Si No

Ejemplo

Firma Electrónica

Avanzada NO

18

METADATO: ETIQUETA


Materia o tema de que trata una unidad

documental y/o expediente, y que es reflejo

de los fines u objetivos perseguidos con su

redacción.

Se ingresa de forma manual, con un texto

proveniente de un vocabulario controlado

generado por la misma institución. Se utiliza

cuando la materia sobre la que versa el acto

público es relevante de destacar y esa

información no puede ser extraída de los otros

metadatos existentes en el registro (ya sea de

esta lista o los propios de la gestión

documental de cada institución).

No confundir con la materia que se registra en

algunos documentos públicos, como por

ejemplo, los oficios.



Ejemplo

Etiqueta Cierre atención público

19

Ejemplo 1:

20

Ejemplo 2:

21

FORMATOS

NORMALIZACIÓN DE

FORMATOS

El escenario de constante desarrollo

tecnológico ha tenido como una de

sus consecuencias la proliferación de

una gran diversidad de formatos que,

con diferentes características

técnicas, codifican la información

contenida en documentos de diverso

tipo (por ejemplo: textuales,

fotográficos, sonoros y audiovisuales).

No obstante, al abordar la

preservación de los documentos en

el largo plazo, esta diversidad genera

ciertas desventajas, siendo una de las

principales la dependencia de todo

formato a la disponibilidad de un

determinado software para su

correcta interpretación y

visualización. Dado el permanente

desarrollo de nuevos formatos, el

surgimiento de nuevas versiones de

software y la desaparición de otras

que caen en desuso, existen muchos

formatos que se ven enfrentados al

inminente riesgo de volverse

obsoletos. Este riesgo se ve

acrecentado en aquellos casos en

que el acceso y uso de un

documento depende de la

adquisición de una determinada

licencia de software.

La comunidad internacional

dedicada a la gestión de información

ha identificado las características

que hacen que un formato sea más

sostenible en el tiempo. Así, se

privilegia el uso de formatos no

propietarios y/o cuyas

especificaciones técnicas estén

disponibles de forma completa y

abierta. Por otra parte, es relevante la

extensión de su uso dentro de

determinadas comunidades de

usuarios, siendo importante su

aceptación dentro de industria, su

reconocimiento dentro de

estándares internacionales y la

disponibilidad de alternativas de

software compatibles que permitan

su acceso y uso. Finalmente, se

considera el nivel de seguridad que

ofrecen y las características técnicas

que permiten generar registros de

mayor calidad.

Puesto que la permanencia de todos

los formatos siempre está sujeta a la

evolución tecnológica, es importante

que se monitoreen los cambios en el

22

entorno que, en el largo plazo,

podrían generar cambios dentro del

conjunto de formatos que se

considera sostenible.

LISTADO DE FORMATOS PARA

EL PROCESO DE

TRANSFERENCIA

A continuación, se presentan los

formatos que deberán utilizarse para

transferir documentos al Archivo

Nacional. Estos formatos se organizan

según el tipo de documento,

diferenciando entre documentos

textuales y documentos gráficos

(imágenes o fotografías).

Adicionalmente, y de acuerdo con

las mejores prácticas internacionales

en esta materia, se subdividen en dos

categorías: formatos preferidos y

formatos aceptables. Los formatos

preferidos corresponden a aquellos

que, de acuerdo con los parámetros

mencionados en la sección anterior,

cuentan con las características

necesarias para ser preservados en el

largo plazo y que, por lo tanto,

pueden ser recibidos por el Archivo

Nacional sin necesidad de ser

modificados. Por otra parte, los

formatos aceptables son aquellos

que, a pesar de ser ampliamente

utilizados, no necesariamente

cuentan con las características

necesarias para ser preservados en el

largo plazo. Por este motivo,

requieren monitoreo constante y

podrían ser transformados a formatos

normalizados por el Archivo Nacional.

En principio, este listado es restrictivo,

no obstante, la detección de

necesidades específicas dentro de

las instituciones productoras podría

llevar a su ampliación, tanto desde el

punto de vista de la incorporación de

nuevos tipos de documentos

(audiovisuales, de diseño, sonoros,

etc.) como de la aceptación de

nuevos formatos dentro de la

categoría “preferido” o “aceptable”,

luego de la evaluación

correspondiente.

23

DOCUMENTOS TEXTUALES

Formatos preferidos Especificación

Portable Document

Format/Archival (PDF/A-

1)

ISO 19005-1:2005, Document management – Electronic

document file format for long-term preservation – Part 1: Use

of PDF 1.4 (PDF/A-1)

Portable Document


2)



of ISO 32000-1 (PDF/A-2)

OpenDocument Text

Format (ODF)

ISO/IEC 26300:2006 Information technology --

OpenDocument Format for Office

Formatos aceptables Especificación

Portable Document

Format (PDF)

ISO 32000-1:2008, Document management - Portable

document format - Part 1: PDF 1.7

DOCUMENTOS GRÁFICOS

Formatos preferidos Especificación

JPEG 2000 ISO/IEC 15444-1:2004, Information technology – JPEG 2000

image coding system:

Tagged image file

format

TIFF Revision 6.0 Final — June 3, 1992, Adobe Systems

Incorporated

Portable Document


1)



of PDF 1.4 (PDF/A-1)

Portable Document


2)



of ISO 32000-1 (PDF/A-2)

Formatos aceptables Especificación

JPEG File Interchange

Format

ISO/IEC 10918-1:1994, Information technology – Digital

compression and coding of continuous-tone still images:

Requirements and guidelines

Portable Network

Graphics (PNG)

ISO/IEC 15948:2004 Information technology - Computer

graphics and image

24

Los documentos son un recurso clave que

evidencia el trabajo realizado por las instituciones

de la administración pública, por lo que es

fundamental que sean preservados de forma

continua en el tiempo.

El tránsito desde el documento en papel al

electrónico requiere que nuestras formas de crear

y transferir los documentos cambien, para

asegurar que estos se mantengan auténticos e

íntegros en el largo plazo.

En este camino, uno de los grandes desafíos es

incorporar el documento electrónico a los

procesos de trabajo de manera tal que mantenga

sus atributos y contribuya a un mejor ejercicio de

las actividades de la institución, sin replicar las

lógicas de generación, tramitación y organización

propias del papel.

El avance tecnológico también representa una

gran oportunidad: Garantizar el acceso a los

documentos públicos, al eliminar las barreras

geográficas, reducir los tiempos de búsqueda y

simplificar los trámites para su obtención.

metadatos mÍnimos y formatos para la transferencia de … · 2019-04-22 · 2 metadatos mínimos y...

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