Mensaje del Director General y de la Subdirectora General................4SECCIÓN 1: VALORES FUNDAMENTALES DE BIMA........................5SECCIÓN 2.1: BIMA COMO LUGAR DE TRABAJO...........................72.2 CONDICIONES LABORALES Y DERECHOS DE LOS EMPLEADOS. .92.3 CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS.....................112.4 CONDUCTA EMPRESARIAL ÉTICA.......................................13SECCIÓN 3: DENUNCIA DE MALA CONDUCTA.............................20SECCIÓN 4: CONSECUENCIAS................................................22

CÓDIGO DE CONDUCTAMarzo de 2017

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La misión de BIMA: Crear un mundo en el que todas las personas tengan acceso a los servicios que necesitan para proteger el futuro de su familia

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Mensaje del Director General y de la Subdirectora General

Estimados compañeros de equipo:

En BIMA, estamos comprometidos con crear un mundo más justo en el que todas las personas tengan acceso a los servicios que necesitan para que su futuro financiero sea más seguro.

Desde el primer día, nuestro compromiso con la igualdad, la integridad y la transparencia ha sido fundamental en todos los aspectos de nuestro negocio; es el pilar que ha dado forma a nuestra cultura y ha sido clave para el éxito de la empresa en el mundo.

En la actualidad, con una red de empleados y clientes que se extiende por numerosos países, continentes y culturas, es más importante que nunca ser claros respecto a nuestro compromiso con las buenas prácticas y la ética empresarial en toda la organización.

Ese es el motivo por el que nos enorgullecemos de presentar este Código de Conducta, que establece las normas de comportamiento que todos nosotros tenemos la responsabilidad de adoptar a fin de garantizar que BIMA continúe siendo una empresa de confianza y un excelente lugar de trabajo para todos. Esperamos que todos los empleados compartan ese compromiso, y cumplan las normas descritas en este código en todos los aspectos de su trabajo y en todas las situaciones a las que se enfrenten durante el desempeño de sus funciones.

Nuestro objetivo con este código es crear un entorno que proteja la integridad, la autoestima y la seguridad de todos los miembros de nuestro equipo global y, a su vez, la reputación de BIMA. El código de conducta también nos ayuda a tomar decisiones acertadas en situaciones difíciles, y ofrece apoyo y orientación para actuar de forma ética y adecuada. No obstante, si alguna vez se encuentra en una situación que considere poco ética, incómoda o confusa, tiene a su disposición otras fuentes de ayuda y orientación, además de este código: lo alentamos a contactarse con su departamento de RR. HH., el equipo directivo o el equipo global de BIMA.

Hemos establecido un canal de denuncias, por correo electrónico a ethics@milvik.se y a través de WhatsApp al número +447460757164, que permite denunciar comportamientos inaceptables de forma confidencial. Si tiene alguna inquietud en relación con el comportamiento de un compañero de trabajo, le pedimos que nos informe al respecto y que nos ayude para que BIMA sea un lugar de trabajo seguro y agradable.

Encontrará más información sobre los procedimientos de denuncia en la sección 3, página 19.

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Independientemente del país donde trabaje y de su puesto, confiamos en que dedicará el tiempo necesario a leer nuestro Código de Conducta, y que lo utilizará como guía para que su futuro en la empresa sea feliz y próspero.

Gustav Agartson Mathilda StromDirector General Subdirectora General

SECCIÓN 1: VALORES FUNDAMENTALES DE BIMA

Estamos orgullosos de nuestros valores fundamentales. Reflejan lo que somos como empresa y nos guían en la toma de decisiones en nuestras interacciones en todos los niveles. Esperamos que todos los empleados los adopten y los defiendan.

Los tres valores fundamentales de BIMA son:

Respeto

En BIMA creemos que todas las interacciones constituyen una oportunidad de demostrar respeto y de ganárselo. El respeto es la base de las relaciones sólidas. Y la capacidad de entablar relaciones sólidas determina no solo el éxito de BIMA, sino el nuestro como empleados dentro de la empresa.

Mostrar respeto hacia los demás es la mejor forma de que nos respeten a nosotros. Por eso, somos honestos y pacientes en las relaciones con los clientes, nunca mentimos para ganar una venta y siempre tratamos a los clientes con cortesía. Cuando nos ganamos su confianza, nos recompensan con su lealtad.

Adoptamos las normas más exigentes de integridad en el trabajo con nuestros socios; nos preocupamos por mantener la buena reputación y la ética de trabajo ejemplar de BIMA y esto, a su vez, permite que esas alianzas prosperen.

RESPETO RESPONSABILIDADPENSAR A LO

GRANDE, EMPEZAR POCO A

POCO

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Tratamos a nuestros compañeros con amabilidad y educación; respetamos los límites y las diferencias para promover el fortalecimiento de nuestros equipos, atraer a las personas con más talento y lograr más, todos juntos.

Responsabilidad

Asumir la responsabilidad significa preocuparse por BIMA y comprender que cada uno de nosotros puede afectar el futuro de la empresa. Los miembros más valiosos del equipo BIMA son aquellos que están comprometidos con la empresa y apasionados con el trabajo que hacemos.

También significa hacer lo que nos corresponde para que BIMA crezca y sea mejor: si observamos una oportunidad de mejora o crecimiento, actuamos en consecuencia; si tenemos una buena idea, trabajamos esforzadamente para materializarla; si detectamos un problema, buscamos la mejor solución; y si disponemos de conocimientos valiosos, los compartimos allí donde puedan marcar la diferencia.

Pensar a lo grande, empezar poco a poco

Entendemos el potencial de pensar a lo grande y empezar poco a poco. Así es como empezó BIMA.

Siempre hemos estado centrados en la innovación, con la ambición de crear formas nuevas y mejores de acceso a servicios vitales para las personas. La clave está en generar nuevos productos, tecnologías y formas de hacer las cosas.

Asumimos cada nuevo proyecto de la misma forma: empezamos con un piloto a pequeña escala, trabajamos a conciencia hasta que estamos satisfechos y después lo ampliamos.

Los miembros de nuestro equipo reciben las ideas novedosas con los brazos abiertos y asumen el reto de ser pioneros, incluso cuando eso supone un gran esfuerzo.

Somos pacientes y tenaces: no nos rendimos cuando una idea no funciona perfectamente en el primer intento. Compartimos lo que hemos aprendido y trabajamos unidos para mejorar.

Y somos ambiciosos. Nos esforzamos en todo momento por hacer las cosas mejor que en el pasado y siempre tratamos de llevar nuestras mejores ideas al siguiente nivel.

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SECCIÓN 2.1: BIMA COMO LUGAR DE TRABAJO

En calidad de empleador, BIMA se compromete con la creación de un entorno de trabajo seguro, libre de acoso y discriminación, en el que se trata a todo el mundo con respeto. Estos son derechos de todos los empleados y están protegidos por ley.

En esta sección se describen las normas que hemos adoptado para cumplir nuestras responsabilidades como empleador.

DISCRIMINACIÓN

BIMA está comprometida con la igualdad de trato y oportunidades en el empleo de todas las personas, sobre la base de la cualificación y la experiencia, sin discriminar por motivos de edad, origen étnico, sexo, religión, orientación sexual, estatus social, estado civil o situación de maternidad, opinión política, discapacidad o estado de salud.

Someter a una persona a un tratamiento denigrante por lo que es o por sus creencias es discriminación. En la práctica, la discriminación sería, por ejemplo, negarse a contratar, trabajar o ascender a alguien porque tengamos diferentes creencias religiosas o políticas que esa persona, porque sea del sexo opuesto o de un estatus social, origen ético u orientación sexual distintos a los nuestros. BIMA considera inaceptable cualquier forma de discriminación.

ACOSO

Todos los empleados tienen derecho a ser tratados con respeto y dignidad y a no ser sometidos a acoso o abuso físico, sexual, psicológico o verbal. BIMA considera inaceptable cualquier forma de acoso. El acoso puede presentarse, entre otras, de las siguientes formas:

Acoso social: cuando se hacen comentarios o chistes de mal gusto sobre una persona o sus creencias que la aíslan del resto del equipo.

Acoso financiero: cuando se asusta a una persona con el hecho de perder su trabajo o sus comisiones, o se la obliga a ceder su dinero.

Acoso físico: cuando se somete a una persona a un contacto físico no deseado o violento como golpes, agarrones o empujones.

Acoso sexual: cuando se somete a una persona a comentarios inapropiados sobre su cuerpo, insinuaciones sexuales indeseadas, como

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enviar o solicitar fotografías, o contacto físico o de naturaleza sexual no deseado, como por ejemplo, besos, caricias o tocamientos.

Observación

RELACIONES CONSENTIDAS

Las relaciones románticas o íntimas mutuamente consentidas entre compañeros están permitidas, pero deben comunicarse al departamento de RR. HH.

Si el responsable de RR. HH. considera que la relación puede suponer un conflicto de intereses para alguna de las partes implicadas, tiene derecho a trasladar a una de las dos a otro equipo o departamento.

Si mantiene una relación consentida con un compañero, deberá brindarle el mismo trato que a cualquier otro miembro del equipo. No puede dar a su pareja un trato preferente; por ejemplo, no debe darle acceso privilegiado a información de ventas. Y, por respeto a los demás compañeros de equipo, no debe hacer demostraciones de afecto ni mantener contacto íntimo con su pareja en el trabajo.

¿Qué debo hacer si sufro discriminación o acoso en BIMA? Si un empleado siente que ha sido víctima de discriminación o acoso debe remitirse a los procedimientos de presentación de quejas de la empresa, consultar con su superior o solicitar orientación al responsable local de RR. HH.

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2.2 CONDICIONES LABORALES Y DERECHOS DE LOS EMPLEADOS

A. Condiciones de empleo

Todos los empleados deben conocer las condiciones básicas de su empleo y estas deben estar estipuladas en un contrato laboral.

El contrato debe especificar el salario y el derecho a cualquier otro beneficio social del empleado. Cuando sea pertinente, también debe incluir las reglas de cese de la relación laboral (por renuncia voluntaria, despido o reestructuración) y las responsabilidades del empleado en relación con la propiedad de la empresa, incluida la propiedad intelectual.

El salario y las condiciones deben ser justas, razonables y acordes con la norma más alta de las dos siguientes: la legislación nacional o con las condiciones habituales en puestos comparables.

Las horas de trabajo deben cumplir con la legislación nacional y no deben ser excesivas. Los empleados tienen derecho a disfrutar de los descansos estipulados en el contrato laboral.

Los empleados deben tener acceso a todos los beneficios sociales contemplados en su contrato laboral y a todos los exigidos por la legislación local.

B. Libertad de asociación

Todos los empleados tienen la libertad de afiliarse pacífica y legalmente a la organización sindical de su elección, y el derecho a participar en negociaciones colectivas.

BIMA nunca interferirá con su derecho a afiliarse o formar un sindicato, ni discriminará a ningún miembro de una organización sindical. Prometemos permitir a los representantes sindicales el desempeño de sus funciones de maneras que no alteren la actividad habitual de la empresa.

C. Seguridad en el lugar de trabajo

La seguridad de los empleados es una prioridad en la organización y BIMA ha adoptado medidas para proporcionar un entorno de trabajo seguro.

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BIMA garantiza que todas las oficinas cumplen con la normativa de salud y seguridad del mercado correspondiente. Los miembros del equipo han recibido formación para abordar asuntos de salud y seguridad.

Estamos comprometidos con la protección de la seguridad personal de nuestros empleados de campo. Los directores locales analizarán todas las consideraciones razonables y adoptarán todas las precauciones razonables en el momento de decidir cuándo y dónde se llevará a cabo el trabajo de campo.

Los empleados deben presentarse al trabajo sin encontrarse bajo los efectos de ninguna sustancia (p. ej., alcohol y drogas naturales o sintéticas), ya que supone un riesgo para la seguridad del resto del equipo. BIMA cuenta con una política de tolerancia cero hacia el uso de sustancias ilegales.

D. Trabajo forzoso y trabajo infantil

Está prohibido el trabajo forzoso, incluido el trabajo involuntario de internos en centros penitenciarios, el trabajo no remunerado en virtud de contratos de cumplimiento forzoso, servidumbre por deudas ni ninguna otra forma de trabajo forzoso. No se pedirá a los empleados que aporten depósitos en efectivo ni documentos de identidad originales a su empleador.

No se contratará a ninguna persona menor de 15 años o con edad por debajo de la edad de finalización de la educación obligatoria, si esta es superior. En casos donde la legislación local estipule una edad mínima mayor, se aplicará el límite superior.

¿Qué debo hacer si me veo involucrado en un accidente laboral? Si ha sido víctima, testigo o causa de un accidente, tiene la obligación de informar al departamento de RR. HH. local o al responsable de salud y seguridad. En cualquiera de los casos, debe proporcionar una explicación honesta de sus acciones y de las de todas las personas implicadas.

¿Cuáles son mis derechos y qué debo hacer si considero que BIMA ha tenido un trato injusto o ilegal conmigo? Su director local de RR. HH. puede facilitarle información sobre sus derechos legales como empleado. También puede consultar fuentes externas, como la oficina de empleo local, empresas de RR. HH./selección de personal e Internet. Si considera que ha recibido un trato injusto o ilegal por parte de BIMA, siga los procedimientos de denuncia descritos en la sección 3. También puede presentar una queja en la oficina de empleo local o a las autoridades competentes.

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2.3 CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

Como miembro del equipo, tendrá acceso a información sensible relativa a nuestro negocio, nuestros socios y nuestros clientes. Esta sección describe su responsabilidad de mantener la confidencialidad y la seguridad de esta información, y de respetar los canales de comunicación adecuados cuando tenga que compartirla.

A. Tratamiento de la información confidencial

“Información confidencial” es toda información que cree, desarrolle, reciba, use o conozca durante el curso de su relación laboral con BIMA.

La información confidencial también incluye propiedad intelectual interna, por ejemplo, tecnología, productos o materiales de capacitación que pertenezcan a BIMA, a un socio o a un proveedor.

BIMA debe respetar los acuerdos de confidencialidad y los acuerdos de colaboración protegiendo la información confidencial que nuestros socios comparten con nosotros.

Usted es responsable de mantener toda la información confidencial de forma segura y no puede utilizarla para su beneficio personal. No puede compartirla con miembros de los medios de comunicación, con otras personas a través de sitios web o redes sociales, en documentos escritos ni mediante comunicaciones móviles. Cuando envíe información relacionada con el trabajo a un compañero de equipo o socio por medios electrónicos, deberá utilizar el correo electrónico de BIMA; en ningún caso puede utilizar una dirección de correo privada (como Gmail, Yahoo o Hotmail) para enviar información relacionada con BIMA.

No se puede, bajo ninguna circunstancia, compartir información confidencial con personas ajenas a BIMA sin el permiso expreso por escrito del director de país.

En caso de cese de la relación laboral con BIMA (ya sea por renuncia voluntaria, despido o reestructuración), no puede llevarse con usted ningún dato de clientes o del personal, ni información confidencial. Tampoco puede compartir información confidencial que haya obtenido durante el desempeño de su empleo.

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B. Protección de datos

BIMA cumple con la normativa de protección de datos correspondiente a la hora de determinar cómo utilizamos y compartimos datos en la prestación de nuestros servicios. Estos requisitos estrictos de privacidad de los datos se incluyen en el diseño de nuevos servicios, ofertas y modelos de distribución.

Usted tiene el deber de proteger los datos personales, tanto de forma física como electrónica. No guarde datos personales en computadoras no cifradas ni unidades extraíbles (memorias USB, unidades de disco duro para respaldo, CD, etc.).

Debe asegurarse de tener contraseñas seguras en todos los ordenadores portátiles y otros dispositivos móviles (p. ej., teléfonos, tabletas, etc.).

Asegúrese de que las copias en papel que contengan datos de clientes y empleados (por ejemplo, información financiera, número de teléfono, datos del beneficiario o información de salud) se almacenan en entornos seguros y únicamente durante el tiempo razonablemente necesario.

¿Puedo utilizar los datos de contacto de un cliente para asuntos no relacionados con el trabajo? Los clientes facilitan a BIMA su información de contacto (p. ej., número de teléfono y dirección) a fin de registrarse o recibir información sobre nuestros productos. Es un abuso a la confianza que nos tienen utilizar la información para cualquier otro fin, incluido (a título meramente enunciativo) el intento de establecer una amistad con ellos. Utilizar la información de este modo contraviene las normas de BIMA y el cliente podría considerarlo acoso.

¿Puedo hablar sobre mi trabajo con amigos? ¿Cómo sé qué puedo y qué no puedo compartir?Si BIMA ya ha compartido la información con partes externas mediante canales públicos (en documentos de marketing o normativos, en los sitios web o canales de redes sociales de BIMA, en materiales aprobados de marketing, presentación o premios), es aceptable comentar esa información. Cualquier otra información debe considerarse confidencial. Si tiene dudas, debe consultar con su gerente inmediato o con el responsable de RR. HH.

¿Qué sucede si comparto información confidencial sobre BIMA o nuestros clientes y socios de forma accidental? Si comparte información confidencial accidentalmente (por ejemplo, si envía información por correo electrónico a la persona equivocada o si extravía documentos confidenciales) debe informar a su superior directo inmediatamente y (si procede) al director de país.

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2.4 CONDUCTA EMPRESARIAL ÉTICA

BIMA está totalmente comprometida con el desarrollo de negocios éticos. Queremos que el nombre de BIMA se reconozca por nuestra integridad, de modo que nuestros compañeros de equipo, socios y clientes sepan que pueden confiar en nosotros.

Creemos que todas las formas de corrupción perjudican nuestro negocio, la industria en la que trabajamos y los países donde operamos. En consecuencia, mantenemos una política de tolerancia cero en relación al soborno y la corrupción, y observamos las normas globales más rigurosas relativas al desarrollo de actividades empresariales.

En esta sección se describe la importancia de cumplir con todas las leyes, las normas y los reglamentos que garantizan que nuestra empresa esté libre de corrupción.

A. Venta engañosa y fraude

La mayoría de nuestros clientes no ha adquirido un producto de seguro con anterioridad. Somos responsables de asegurarnos de que el cliente comprende totalmente lo que está comprando antes de venderle un producto.

Somos siempre honestos con nuestros clientes y los tratamos con respeto. Nunca mentimos sobre un producto ni engañamos a un cliente para hacer una venta; nos aseguramos de que nuestros clientes cumplan con los criterios de suscripción y puedan responder a las preguntas fundamentales de conocimiento sobre el producto que se les harán en la llamada de seguimiento de control de calidad. Entendemos que la venta engañosa deliberada es una violación de la confianza de nuestros clientes y constituye un motivo de despido.

Observación

B. Relaciones con socios

¿Qué se considera venta engañosa? Y, ¿qué sucede si es la única forma de lograr mis objetivos de venta?La venta engañosa es mentir sobre un producto o servicio para hacer una venta, u omitir información importante para confundir al cliente. Un ejemplo sería vender un producto a una persona de edad superior a la máxima estipulada para el producto. La venta engañosa no está justificada en ningún caso, independientemente de la presión a la que esté sometido. Si está teniendo dificultades para lograr ventas, pida a su jefe de equipo o director de ventas que le proporcione formación y apoyo adicional.

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Todos debemos trabajar unidos para cumplir con los términos de nuestros acuerdos de colaboración. El trabajo debe realizarse en consonancia con los acuerdos de nivel de servicio suscritos y deben respetarse las condiciones comerciales.

Tratamos a nuestros socios de forma equitativa; negociamos acuerdos de participación de los beneficios que aportan valor a todas las partes, somos transparentes respecto a los costos compartidos, y honestos en nuestros informes y evaluaciones.

Tenemos presente la reputación de nuestros socios cuando trabajamos bajo su marca o en iniciativas de marca compartida. Los miembros del equipo de BIMA deben cumplir con las normas de conducta y de calidad solicitadas por el socio.

Los trabajadores de las organizaciones socias deben recibir el mismo nivel de respeto que nos brindamos entre nosotros.

C. Sobornos y pagos de facilitación

Un soborno es un pago o un regalo que se hace para persuadir a una persona para que realice un acto ilegal o falto de ética. BIMA no paga ni acepta sobornos bajo ninguna circunstancia.

Los pagos de facilitación son pequeñas cantidades que se pagan a funcionarios públicos para asegurar o acelerar la realización de un trámite rutinario o necesario, como por ejemplo, obtener un permiso de trabajo. BIMA considera que los pagos de facilitación son otra forma de soborno.

Las comisiones ilícitas son otro tipo de soborno en el que una persona recibe un pago por realizar una acción, como presentar a otras personas o comprar suministros. Como parte del equipo de BIMA, no puede pagar ni aceptar comisiones ilícitas.

Independientemente del importe y de lo habitual que puedan ser estos pagos en determinados mercados, así como de las consecuencias que pueda conllevar para nuestro negocio y nuestras operaciones, no debe realizar un pago de este tipo bajo ninguna circunstancia.

¿Qué debemos hacer si la comunicación honesta pone en peligro una asociación? Aunque los resultados sean deficientes y los socios no estén satisfechos, debe comunicar los resultados de forma honesta y transparente. Si no ha logrado los objetivos acordados, reúnase con el socio para abordar los motivos del fracaso y hablar respecto de qué medidas adoptaremos para mejorar los resultados.

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Esta política se aplica a los pagos efectuados directa e indirectamente, a través de un consultor u otro intermediario. Pedimos a los miembros del equipo de BIMA que informen a socios y proveedores de la política de tolerancia cero respecto a los pagos de facilitación, y que especifiquen tajantemente que no pueden pagar sobornos en nombre de BIMA.

Aceptamos que nuestra negativa a pagar sobornos puede provocar retrasos o suponer la pérdida de oportunidades para la empresa. Es fundamental que BIMA mantenga su integridad empresarial.

Contamos con que los directores identifiquen las áreas donde exista un riesgo alto de pagos de facilitación (solicitados o esperados) y que adopten medidas para mitigar este riesgo. Las inquietudes y dificultades relacionadas con sobornos y pagos de facilitación deben comunicarse al Departamento Legal del Grupo para que este proporcione a los directores pautas para gestionarlos.

D. Dar y recibir regalos

Reconocemos que el intercambio de regalos es, con frecuencia, parte de la cultura o costumbres locales, y puede ayudar a promover una buena relación empresarial con socios y proveedores. Sin embargo, en BIMA consideramos que existe un punto en el que tales regalos y atenciones pueden convertirse en un acto de corrupción.

Solo puede dar o recibir regalos de valor simbólico; todos los regalos que dé o reciba con un valor superior a los USD 15,00 deben comunicarse a los responsables locales de RR. HH. y Finanzas, además de anotarse en el registro global de regalos y hospitalidad. Si tiene previsto dar o recibir un regalo de mayor valor (p. ej., un regalo para conmemorar el aniversario de la relación con un socio), debe obtener la aprobación por escrito del director de país y del director financiero.

¿Qué debo hacer si un funcionario local exige un pago para que mi equipo pueda seguir vendiendo en su distrito?No debe pagar la suma exigida en ningún caso. BIMA siempre obtiene los permisos necesarios antes de iniciar su actividad de ventas. Por lo tanto, puede resolver este asunto rápidamente pidiendo a su director que se reúna con el funcionario para presentarle los permisos pertinentes. Si algún funcionario local le solicita pagos sistemáticamente, puede llevar una copia de los permisos con usted.

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En ningún caso debe dar o recibir regalos en efectivo, o regalos que puedan convertirse fácilmente en dinero en efectivo, como tarjetas de regalo, artículos reembolsables o descuentos.

No acepte descuentos ni otras ventajas personales de proveedores o clientes si no están disponibles para el público general o para sus compañeros de BIMA.

No acepte regalos si existe una expectativa de quid pro quo (la expectativa de obtener algo a cambio).

No se pueden dar ni recibir regalos que no estén justificados. No son aceptables las comidas en restaurantes innecesariamente costosos y las entradas a eventos sin una finalidad comercial.

No acepte ni ofrezca regalos que no se proporcionen de una forma abierta y transparente, o cuando existan motivos para creer que se proporcionan con la intención de influir indebidamente en decisiones empresariales.

Le pedimos que se familiarice y cumpla con las políticas de los socios y proveedores relativas a los regalos.

Asuma la responsabilidad de evaluar el costo del regalo y de informar en consecuencia.

E. Presentación de información financiera

¿Qué debo hacer si un cliente solicita un regalo o dinero en efectivo a cambio de recomendarnos a otras personas?Los clientes solo pueden recomendar nuestra empresa a sus amigos y familiares si creen en el valor de nuestros productos. Cuando se solicita o acepta la recomendación de un cliente, debe especificar claramente que, si bien está agradecido, no puede proporcionarle dinero ni ningún regalo a cambio.

Un cliente potencial quiere invitarme a cenar o a otro tipo de entretenimiento para hablarme de su empresa, ¿puedo aceptar la invitación? Sí, siempre que informe a los responsables locales de RR. HH. y finanzas de la invitación y comunique su importe después del evento. Cuando se selecciona a un proveedor, su empresa debe participar en el procedimiento de selección formal, y debe cumplir con todos los estándares y requisitos de presupuesto especificados en el documento de requisitos.

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Es fundamental mantener la integridad de nuestros libros y registros financieros. Todos los miembros del equipo deben asegurarse de que la información que brindan es transparente y veraz.

Los fondos, activos y pasivos de BIMA deben registrarse de forma completa y adecuada en los libros y registros de la empresa.

Todos los empleados deben seguir los principios, procedimientos y controles contables de BIMA, y en ningún caso se introducirán asientos falsos, artificiales o engañosos en ningún libro o registro de la empresa.

Todos los empleados deben cooperar y ser transparentes con nuestros auditores externos e internos.

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F. Conflictos de intereses y uso de los activos de BIMA

¿Es aceptable en algún caso retener dinero en efectivo de una venta de campo y no registrar al cliente inmediatamente? Reembolsaré el dinero a BIMA posteriormente. No. Esto es totalmente inaceptable y conlleva serias consecuencias para el cliente, el equipo y la empresa. Retrasar el registro de un cliente es un abuso de su confianza y provoca discrepancias en nuestros registros financieros. Asimismo, es una infracción a las condiciones de nuestro permiso para operar concedido por el gobierno. El incumplimiento de estas condiciones podría provocar la interrupción forzosa de la actividad comercial y el cierre de las operaciones en ese país. Si está atravesando dificultades económicas, hable con su jefe de equipo, posiblemente pueda ayudarle con un adelanto de sueldo.

¿Qué sucede si las cuentas no cuadran por un error que he cometido? Informe siempre de forma honesta estos casos. Si ha cometido un error involuntario (por ejemplo, pagar accidentalmente un importe superior al adeudado a un proveedor en efectivo), su equipo lo comprenderá. Podrán ayudarlo a solucionar el error y adoptar medidas para garantizar que no vuelva a suceder.

¿Es aceptable utilizar fondos de donaciones para financiar partes del negocio que no están cubiertas en el alcance de un proyecto?No. Los fondos procedentes de donaciones solo pueden utilizarse para las actividades descritas en el alcance del proyecto. Si detecta una nueva oportunidad que nos ayudaría a cumplir de mejor manera con los objetivos del donante, debe organizar una reunión con este para renegociar los términos.

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Un conflicto de intereses se produce cuando sus intereses personales chocan con los profesionales dando lugar a una reducción de su capacidad de ser imparcial. O cuando su responsabilidad con un tercero (como un amigo, familiar u otro interés comercial) interfiere con el desempeño de sus obligaciones al servicio de BIMA, sus socios o sus clientes.

Ningún interés externo (suyo o de un tercero) debe entrar en conflicto, o dar la apariencia de entrar en conflicto, con las decisiones que tome en nombre de BIMA. Entre los posibles conflictos se incluyen (entre otros) los siguientes:

Contratar, ascender o supervisar directamente a un familiar o amigo cercano.

Aceptar un cargo directivo o ejecutivo en otra empresa u organización sin ánimo de lucro.

Presentar una candidatura a un cargo político.

Tener una participación financiera con derecho a control en una empresa con la que BIMA tiene una relación o un acuerdo de colaboración.

En todos los ejemplos anteriores, existe la posibilidad de que no exista un conflicto de intereses. Pero siempre que pueda existir un conflicto, o la percepción de un conflicto, los empleados deben informar a su responsable de RR. HH. para que los oriente.

Los empleados no pueden utilizar recursos de BIMA, como teléfonos, computadoras, software u oficinas para atender otros intereses. Por ejemplo, no puede utilizar su computadora de BIMA para administrar un negocio propio.

¿Se me hará responsable del desempeño de miembros del equipo que yo he presentado a la empresa? Por ejemplo, un familiar al que he recomendado para el equipo de ventas. No. Lo único que necesitamos saber es que está relacionado con él para que podamos asegurarnos de que recibe el mismo trato que cualquier otro empleado. En la medida en que su conducta inapropiada no tenga nada que ver con usted, no afectará su futuro en BIMA.

¿Por qué tengo que informarlo si voy a presentarme a un cargo político? No se exige a los empleados que declaren su afiliación política. No obstante, si se presenta a un cargo político que pudiera influir en las políticas que afectan a nuestro negocio, es importante que nos lo comunique. Es fundamental para la integridad de BIMA que no se perciba la posibilidad de que la empresa pudiera beneficiarse de su cargo.

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G. Actividades políticas

BIMA no hace contribuciones, directa o indirectamente, a campañas, partidos o grupos políticos. Los empleados pueden hacer donaciones o recaudar fondos para campañas políticas a título personal, pero BIMA no donará fondos, patrocinará ni reembolsará los gastos de esas actividades.

Tiene libertad de apoyar a cualquier partido o grupo político, pero no puede hacer campaña por ningún candidato en las instalaciones de la empresa ni a sus compañeros de equipo en BIMA.

Presionar a sus compañeros de equipo para que voten al candidato o partido de su preferencia puede considerarse acoso en los términos descritos en la sección 2.1.

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SECCIÓN 3: DENUNCIA DE MALA CONDUCTA

¿A qué nos referimos con “denuncia de mala conducta”?

Todos los miembros del equipo y consultores de BIMA deben poder manifestar con seguridad sus inquietudes respecto a cualquier incidente que haya sucedido en el pasado, que esté sucediendo en el presente o que existan motivos para creer que sucederá en un futuro.

Es nuestro deber comunicar los hechos cuando los veamos. No denunciarlos pone en riesgo a sus compañeros y a la empresa. Puede dar miedo o ser intimidante denunciar a un compañero, un jefe de equipo o un directivo. Pero si descubre un comportamiento poco ético y no lo comunica, podría meterse usted mismo en problemas.

Si comunica un caso de mala conducta a través de los canales definidos (especificados a continuación) y está diciendo la verdad, estará protegido. BIMA protege a los denunciantes:

Garantizando la confidencialidad: no compartiremos el nombre de la persona que presenta la denuncia;

Impidiendo represalias: no se castigará al denunciante en asuntos laborales (p. ej., con el despido o la rebaja de categoría) ni se lo tratará de forma injusta (p. ej., apartarlo del equipo).

Si alguien lo acusa de mala práctica, será tratado de forma justa y respetuosa. Tendrá la oportunidad de explicar sus acciones.

Cuando finalice la investigación, se le informarán las conclusiones y las consecuencias para todas las partes.

La denuncia de infracciones es una de las formas en que asumimos la responsabilidad, que es uno de los valores fundamentales de BIMA; es un modo de cuidar de sus compañeros de equipo y proteger a la empresa. La denuncia de infracciones nos ayudará a frenar los problemas antes de que se hagan más grandes, y garantiza que BIMA sea una empresa de la que todos podamos sentirnos orgullosos.

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Procedimiento de denuncia:

A: Derechos de los empleados

Si a usted, un compañero de equipo o un miembro del personal: lo acosan o discriminan; no se le aplican las normas laborales definidas; se le niega el derecho de libertad de asociación o negociación

colectiva; no le brindan un entorno de trabajo seguro; lo tienen en situación de trabajo forzoso o infantil; o se enfrenta a otro tipo de incumplimiento de sus derechos laborales.

Entonces debe informar al respecto a través de los siguientes canales: Hable con su responsable local de RR. HH.; o Envíe un correo electrónico a: ethics@milvik.se (únicamente las

personas autorizadas del equipo global de BIMA tienen acceso a esta cuenta).

Envíe un message al número +447460757164.

B: Conducta de los empleados

Si considera que uno de sus compañeros de equipo u otro miembro del personal:

está haciendo un uso indebido, sustrayendo o tratando de forma inapropiada datos de la empresa, información confidencial o propiedad intelectual;

practica la venta engañosa de productos de la empresa a los clientes;

no cumple con los términos de los acuerdos de colaboración o de nivel de servicio;

trata de forma indebida a los empleados de la organización del socio;

acepta o proporciona sobornos, comisiones ilícitas o pagos de facilitación;

da y recibe regalos u hospitalidad que no se ajustan a las pautas de la empresa en este ámbito;

falsifica registros financieros; no declara posibles conflictos de intereses; o no declara su actividad política.

Entonces debe informar al respecto mediante el procedimiento descrito en el apartado A anterior.

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SECCIÓN 4: CONSECUENCIAS

El Código de Conducta establece las reglas y normas que deben observar los empleados de BIMA de todos los niveles. Se investigarán todas las acusaciones y sospechas de infracción de este código de forma justa y de conformidad con los procedimientos disciplinarios y de presentación de quejas adoptados en el nivel local y descritos en los Códigos de Conducta y manuales de RR. HH. locales.

Si se determina que un empleado es culpable de mala conducta, será objeto de acciones disciplinarias, que pueden abarcar desde una amonestación hasta el despido.

Todos los casos de mala conducta que sean constitutivos de delito (por ejemplo, casos de fraude, acoso o violencia) serán comunicados a las fuerzas del orden y estas pueden decidir iniciar su propia investigación.

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