Mejorando la Arquitectura Mejorando la Arquitectura Administrativa y Tecnológica de las Administrativa y Tecnológica de las Instituciones de Seguridad Social de Instituciones de Seguridad Social de

AméricaAmérica

Seminario Internacional “La Seguridad de Seminario Internacional “La Seguridad de la Subregión Andina después de las la Subregión Andina después de las

Reformas”Reformas”

La Paz, BoliviaLa Paz, Bolivia

22 al 24 de junio, 200522 al 24 de junio, 2005

ObjetivoObjetivo

Subrayar la importante relación que existe entre el Subrayar la importante relación que existe entre el diseño organizacional de un organismo de seguridad diseño organizacional de un organismo de seguridad social y la arquitectura de su tecnología de social y la arquitectura de su tecnología de información (TI).información (TI).

Arquitectura de información para la seguridad social y la Arquitectura de información para la seguridad social y la sociedadsociedad

Los organismos de seguridad social pueden recuperar el terreno perdido y alcanzar una época de crecimiento renovado mediante la adopción de TI.

Supuesto principal

• Problemática del envejecimiento;

• Crecimiento del mercado laboral informal;

• Falta de confianza en el futuro del sistema;

• Necesidad de modernizar los organismos nacionales.

Los acontecimientos sociales están forzando a los organismos de

seguridad social a modernizarse

ComputaciónComputación

Neg

ocio

Neg

ocio

Mediados de los 60’s

Productividad Administrativa

Mayor interacción con los usuarios

Productividad Personal y

Departamental

Productividad Organizacional

Evolución de los Negocios y la ComputaciónEvolución de los Negocios y la Computación

Computación Basada en una Computadora Central: Mediados de los 60´sComputación Basada en una Computadora Central: Mediados de los 60´s

Los Organismos de Seguridad Social Los Organismos de Seguridad Social fueron pioneros exitosos en la adopción de fueron pioneros exitosos en la adopción de tecnologías basadas en ordenadores tecnologías basadas en ordenadores centrales. centrales.

VentajasVentajas

• Muy útiles para manejar la contabilidad, la recaudación, los números de seguridad social, grandes nóminas de jubilados, archivos de las cotizaciones de personas, y algunos otros procesos.

• “Titanes” resolviendo problemas administrativos de gran magnitud.PeroPero

• El sistema de información electrónica no “tocaba” a la gran mayoría de los empleados.

• No permitía interactuar con los usuarios finales o con otros organismos.

Cliente/Servidor: “Silos” OperativosCliente/Servidor: “Silos” Operativos

• Departamentos que trabajan de manera independiente para Departamentos que trabajan de manera independiente para alcanzar sus propias metas.alcanzar sus propias metas.

• Aplicaciones basadas en un servidor para apoyar Aplicaciones basadas en un servidor para apoyar específicamente las funciones de negocioespecíficamente las funciones de negocio..

• Aumento de la productividad personal y departamental.Aumento de la productividad personal y departamental.

• Los silos resultaron muy económicos en relación a su utilidad Los silos resultaron muy económicos en relación a su utilidad debido a la tecnología existente, pero inflexibles para poder debido a la tecnología existente, pero inflexibles para poder aprovechar completamente los nuevos avances tecnológicos.aprovechar completamente los nuevos avances tecnológicos.

Recursos Humanos

Aplicacionespropias

Bases de datospropias

Cadena deAbastecimiento

Aplicaciones propias

Bases de datospropias

Finanzas y Contabilidad

Aplicaciones propias

Bases de datos propias

Afiliación yRecaudación

Aplicacionespropias

Bases de datos propias

Sistema propio Sistema propio Sistema propio Sistema propio

Pensiones

Aplicacionespropias

Bases de datos propias

Sistema propio

• Existen ganancias en productividad al desarrollar procesos más Existen ganancias en productividad al desarrollar procesos más básicos que pueden ser compartidos dentro del organismo, ybásicos que pueden ser compartidos dentro del organismo, y

• Existen ganancias en productividad al especializarse en procesos Existen ganancias en productividad al especializarse en procesos en los cuales el organismo posee ventajas y subcontratar los otros en los cuales el organismo posee ventajas y subcontratar los otros con especialistas.con especialistas.

Nuevos modelos han sido desarrollados a lo largo de dos caminos:

Desconstrucción dela Empresa

La desconstrucción de laempresa Implica descomponer los procesos tipo silo en componentes centrales que puedan ser más fácilmente compartidos a lo largo de la empresa

Modelo de Negocios

On Demand

Redes industriales

Empresaoptimizada

Procesooptimizado

Descomposiciónpreliminar

Nuevos modelos han sido desarrollados a lo largo de dos caminos:

Descomposición de la Industria y Descomposición de la Empresa

Caminos de Progresión

Desconstrucción de la Industria

empresa Implica descomponer los procesos tipo silo en componentes centrales que puedan ser más fácilmente compartidos a lo largo de la empresa

Modelo de Negocios

On Demand

Redes industriales

Empresaoptimizada

Procesooptimizado

Descomposiciónpreliminar

Áreas críticas en la modernización de los Áreas críticas en la modernización de los organismos de seguridad socialorganismos de seguridad social

Modernización de un OrganismoModernización de un OrganismoTransformación

Tecnológica

Transformación de los Procesos

de Negocio

ReestructuraOrganizacional

Transformación Cultural

Arquitectura de la EmpresaArquitectura de la Empresa

• La AE establece el mapa del camino a seguir para cumplir con La AE establece el mapa del camino a seguir para cumplir con la misión del organismo por medio del desempeño óptimo de la misión del organismo por medio del desempeño óptimo de sus principales procesos de negocio dentro de un entorno sus principales procesos de negocio dentro de un entorno informático eficiente. informático eficiente.

• La AE es fundamental para la evolución de los sistemas de La AE es fundamental para la evolución de los sistemas de informática, el desarrollo de nuevos sistemas, y la introducción informática, el desarrollo de nuevos sistemas, y la introducción de tecnologías emergentes que optimizan el valor de la misión de tecnologías emergentes que optimizan el valor de la misión del organismo.del organismo.

Desarrollar una AE:Desarrollar una AE:

• Puede mejorar la calidad, la consistencia y el acceso a la Puede mejorar la calidad, la consistencia y el acceso a la información que utilizan los gerentes y los analistas para información que utilizan los gerentes y los analistas para administrar el trabajo y aprovechar los recursos. administrar el trabajo y aprovechar los recursos.

• Ofrece a los gerentes fácil acceso a más información que sirva Ofrece a los gerentes fácil acceso a más información que sirva de base para sus requerimientos de análisis, monitoreo del de base para sus requerimientos de análisis, monitoreo del servicio a clientes, asignación de recursos y toma de decisiones servicio a clientes, asignación de recursos y toma de decisiones estratégicas. estratégicas.

Arquitectura de la EmpresaArquitectura de la Empresa

Arquitectura de Negocios

Arquitectura de Información

Arquitectura de Aplicaciones

Arquitectura Tecnológica

Una AE permite la eficiente y eficaz coordinación de los procesos de negocio Una AE permite la eficiente y eficaz coordinación de los procesos de negocio comunes, la introducción de tecnología, flujos de información, sistemas, e comunes, la introducción de tecnología, flujos de información, sistemas, e inversiones entre las organizaciones.inversiones entre las organizaciones.

Una AE se basa en un marco o estructura que caracteriza las relaciones que existen entre

todos los elementos del

sistema o actividad.

• Cambios tecnológicos y nuevos productos comerciales de base de Cambios tecnológicos y nuevos productos comerciales de base de datos en el mercado tuvieron un salto cualitativo entre finales de los datos en el mercado tuvieron un salto cualitativo entre finales de los 90’s y la actualidad.90’s y la actualidad.

• Esto refuerza la conveniencia de adoptar una arquitectura de Esto refuerza la conveniencia de adoptar una arquitectura de aplicaciones que corran sobre bases de datos comunes para todos aplicaciones que corran sobre bases de datos comunes para todos los programas públicos y que sirva para apoyo de la operación los programas públicos y que sirva para apoyo de la operación privada.privada.

Arquitectura de InformaciónArquitectura de Información

Flu

jo d

e In

form

ació

nF

lujo

de

Info

rmac

ión

Base de datos común

Pensiones

Salud

Guarderías

Seguro de Desempleo

Afiliación y Cobranza

Otros

Seguridad Social

La AE implica llevar a cabo una reforma institucional para La AE implica llevar a cabo una reforma institucional para alcanzar una integración que abarque las diferentes áreasalcanzar una integración que abarque las diferentes áreas

La transformación es difícil; se requiere de un gran liderazgo para cambiar las instituciones

El IRSEl IRS

• El IRS uno de los mayores y más interesantes retos en la El IRS uno de los mayores y más interesantes retos en la transformación de TI-AE.transformación de TI-AE.

• Como institución recaudadora de impuestos es responsable de Como institución recaudadora de impuestos es responsable de administrar un número amplio y complejo de impuestos a administrar un número amplio y complejo de impuestos a diferencia de un organismo de seguridad social.diferencia de un organismo de seguridad social.

• Durante el período 1990-1996, el IRS emprendió el proyecto Durante el período 1990-1996, el IRS emprendió el proyecto conocido como la Modernización del Sistema Fiscal (MSF). La conocido como la Modernización del Sistema Fiscal (MSF). La historia de la MSF muestra con claridad que la tecnología y la historia de la MSF muestra con claridad que la tecnología y la administración deben definirse y desarrollarse de manera administración deben definirse y desarrollarse de manera simultánea. Una de las principales lecciones para el IRS fue la simultánea. Una de las principales lecciones para el IRS fue la necesidad de redefinir su “arquitectura” administrativa a fin de necesidad de redefinir su “arquitectura” administrativa a fin de poder llevar a cabo los proyectos tecnológicos riesgosos. poder llevar a cabo los proyectos tecnológicos riesgosos.

Taxpayer Advocate

Chief InspectorCommissioner

Deputy Commissioner

Chief, Managementand Administrat ion

Chief, FinancialOfficer

Chief, Operations

Chief InformationOfficer

ChiefCommunications

ChiefCounsel

NTEU

Branches

A/C, Support

A/C, Procurement

Misc. Functions

Accounting

Budgeting

A/C, Criminal

A/C, EP/EO

A/C, Elec Tax Adminis

Exc Ofcr,Service Center

A/C, Customer Svc

A/C, Collections

A/C, Examinat ion

A/C,Forms/Submissions

A/C, International

Dir, ComplianceResearch

Computer Centers

Development/Maint

Legislative Affairs

PressTo Regions

10 Service Centers

To regionfor budget

All taxpayers ingeographic

area

InfoSystems

All tax forms

SubmissionsProcessing

RevenueAccounting

ServiceCenter

Organized intobranches,

groups andsections

ExamMatchingCriminal

Cust SvcDiv

CorresPhoneCust AcctsCollection

Tax ExaminersAssistors

Tax Examiners

Elec Filing

Intermediate Management

National Office

ComplianceDiv

CollectionDiv

TaxpayerAdvocate

MgrStaff

Branches

DistrictDistrict

SoutheastRegion

Etc.

Groups Groups

Walk-inSites Taxpayer

Education

ExamDiv

Branches

CriminalDiv

Branches

Groups

EP/EODiv

Branches

Groups

Cust SvcDiv

Cust SvcBranches

CCS (collec)Branch(es)

Groups Groups

All taxpayers ingeographic area, with

exceptions

NortheastRegion

MidstatesRegion

WesternRegion

Staffs

Dist . Counsel

Reg Counsel

Assistors Assistors

Rev Ofcrs Rev AgentsTax Auditors

Spec Agents Rev Agents

Chief, Appeals

Employee Population:

DistrictsService CenterOther

47%31%22%

100%

Organización del IRS en 1998 (Simplificada)

Consejo Principal Comisionado/ Sub-Comisionado(s)

Equipo de Oficina NacionalRH, Finanzas, EEO, Comunicaciones,

Planeación, Investigación

Agencia deServicios Compartidos

Instalaciones, Adquisiciones, etc.

Agencia deServicios de Sistemas eInformación

Apelaciones

Servicio Jurídicoal Contribuyente

Investigación Criminal

Ingreso de Inversióny Salarios

Pequeños Negociosy Auto Empleados

Negocios Medianos y

Grandes

Entidades Gubernamentales y

Exentas de Impuesto

Internal Revenue ServiceOrganización Futura

Servicios Compartidos

Unidades Funcionales

Divisiones operativas

2,600 IRS Empleados 1,000 IRS Empleados

4,900 IRS Empleados 7,000 IRS Empleados 1,900 IRS Empleados 1,600 IRS Empleados 4,500 IRS Empleados

21,000 IRS Empleados 39,000 IRS Empleados 9,500 IRS Empleados 2,800 IRS Empleados

Los tres pilares para la construcción de las tecnologías del Los tres pilares para la construcción de las tecnologías del IRS a nivel empresa son: IRS a nivel empresa son:

• La actualización del sistema telefónico para aumentar La actualización del sistema telefónico para aumentar la capacidad para presentar declaraciones por teléfono;la capacidad para presentar declaraciones por teléfono;

• Los tres portales de seguridad de las tres principales Los tres portales de seguridad de las tres principales líneas de negocios;líneas de negocios;

• El Ingreso de Información de Cuentas de los Clientes. El Ingreso de Información de Cuentas de los Clientes.

Además, hay programas objetivo (tales como la Además, hay programas objetivo (tales como la presentación de declaraciones en forma electrónica y las presentación de declaraciones en forma electrónica y las firmas electrónicas) y la actualización de sistemas de firmas electrónicas) y la actualización de sistemas de legado.legado.

El IRSEl IRS

• El IRS empezó a trabajar con un portafolio de El IRS empezó a trabajar con un portafolio de planeación que permite que existan plataformas planeación que permite que existan plataformas estándares y ordenadores centrales, PCs estándares y ordenadores centrales, PCs estandarizadas, y un sistema de seguridad que ofrece estandarizadas, y un sistema de seguridad que ofrece protección a través de todos los portales.protección a través de todos los portales.

• Esto requiere tener el mismo Esto requiere tener el mismo softwaresoftware, la misma , la misma seguridad y la misma plataforma. Se cree que al haber seguridad y la misma plataforma. Se cree que al haber cambiado a un sistema de empresa permitió adoptar cambiado a un sistema de empresa permitió adoptar cambios en meses mientras que antes se hubieran cambios en meses mientras que antes se hubieran requerido siete u ocho años (por ejemplo, realizar requerido siete u ocho años (por ejemplo, realizar auditorias corporativas)auditorias corporativas)

• El IRS actualmente posee una arquitectura de la El IRS actualmente posee una arquitectura de la empresa totalmente documentada (la versión 2.0 salió a empresa totalmente documentada (la versión 2.0 salió a principios de 2002).principios de 2002).

El IRSEl IRS

Casos AnalizadosCasos Analizados

• IRS (agencia tributaria de EE.UU.)IRS (agencia tributaria de EE.UU.)

• Los Sistemas Operativos de los Los Sistemas Operativos de los Programas de Pensiones de Cuentas Programas de Pensiones de Cuentas IndividualesIndividuales

• IMSSIMSS

• SSASSA

• ANSESANSES

Los Sistemas Operativos de las Los Sistemas Operativos de las Cuentas Individuales para el RetiroCuentas Individuales para el Retiro

Sistemas Operativos de los Programas de Pensiones

• Factor determinante para el éxito o fracaso de las reformas a los

sistemas de pensiones.

• Se definen seis procesos básicos para el funcionamiento del

sistema, los cuales pueden estar integrados en una sola agencia o

pueden someterse a diferentes combinaciones de

centralización/descentralización.

1.1. AfiliaciónAfiliación

2.2. Pago de aportacionesPago de aportaciones

3.3. Individualización en las cuentas y fondosIndividualización en las cuentas y fondos

4.4. Administración de fondosAdministración de fondos

5.5. Transferencias intermediasTransferencias intermedias

6.6. Pago de beneficios.Pago de beneficios.

Para determinar cual puede ser el mejor esquema, los criterios sobre

los que se deben fundar estos análisis son:

• Eficacia de la administración.• Seguridad de los procesos.• Costos asociados a cada uno de los procesos.

De estos, los aspectos que se deben de estudiar pueden ser:

• Economías de escala y de especialización en las agencias

recaudadoras.• Sincronización y velocidad de las transferencias.• Incentivos.• Mecanismos de control.• Posibilidad de controles cruzados y costos alternativos.

• Economías de escala y de

especialización, distribución

de costos fijos.

• Mayor control directo y

aplicación de los mecanismos

fiscales.

• Control de la confidencialidad.

• Se evitan duplicaciones.

Ventajas de cada uno de los sistemas

• Mayor competencia.

• Mejor servicio al cliente.

• Las TI han disminuido costos

de operación: ahora es mucho

más barato permitir que los

flujos de dinero vayan

directamente a los

administradores de fondos y

que el flujo de información

vaya directamente a una base

de datos nacional.

Centralizado Descentralizado

• Al desagregarse el tema del sistema operativo en seis procesos, la

discusión deja de ser una de privado contra público o centralizado

contra descentralizado, ya que en cada uno de los procesos puede ser

conveniente aplicar una combinación diferente.

• Las principales críticas hacia los sistemas de pensiones reformados se

refieren a las altas comisiones las cuales dependen del proceso

operativo.

• Una implicación de política al desagregar los procesos del sistema

operativo está en que para minimizar el costo de comisiones se

requiere de un adecuado balance entre centralización y

descentralización de los procesos de información para cada proceso, y

una regulación que centraliza (o descentraliza) todos los procesos

puede resultar inadecuada par alcanzar un resultado competitivo.

Crecimiento de Afiliación a Administradoras desde Fundación

1.0

1.5

2.0

2.5

3.0

3.5

4.0

4.5

5.0

1 2 3 4 5 6 7 8 9Años de Funcionamiento

Coc

ient

e de

Afi

liad

os e

n 20

02 a

A

fili

ados

en

Año

1

Argentina Bolivia Colombia Costa Rica Chile

El Salvador Mexico Peru Uruguay

• Un ejemplo de un problema operativo es que el número de cuentas

inactivas o con error aumenta cada bimestre, y en la práctica no se

han desarrollado métricas de administración para evaluar si en efecto

se trata de un problema mayor o uno decreciente.

Fuente: AIOS, 2003

Recomendaciones

• Los Sistemas Operativos de los Programas de Cuentas

Individuales no se pueden separar del resto del sistema de

seguridad social, tenerlos separados es muy costoso.

• Momento oportuno para que los países que reformaron sus

sistemas de pensiones entre los 80 y 90, revisen, corrijan y/o

rediseñen sus sistemas operativos.

• Además de los 6 procesos mencionados, se tiene que

distinguir claramente los dos flujos que le dan vida al sistema:

flujo financiero y el flujo de información.

• Es crucial que el diseño de la parte operativa del flujo de

información enlace con todas las agencias que forman parte

del sistema (Agencias nacionales, bancos, aseguradoras,

etc.) y así tener una sola base de información (datos).

• Debe lograrse la individualización de las cuentas de los

cotizantes desde el momento de la aportación.

• Crear un conjunto de indicadores tanto para la autoridad

nacional, como para los operadores, para medir el sistema,

así mejorar el servicio, hacer correcciones, etc. Estos

indicadores ayudarán a incentivar la competencia en la parte

descentralizada del sistema operativo bajando las comisiones.

Recomendaciones