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Case Study Empresa de Transmision

Mejora de desempeño

Enero 2013

Contenido

Objetivo

Tareas realizadas

Oportunidades detectadas

Quick Wins

Detalle de Oportunidades

Oportunidades Mantenimiento

Oportunidades Operaciones

Oportunidades Infraestructura

El objetivo de la empresa fue evaluar el desempeño de su actual modelo de negocio a efectos de redefinir su estrategia de desarrollo para los próximos 10 años, con el fin de transformarse en una empresa que gestione eficiente y eficazmente activos de transmisión.

Lo anterior permitirá aportar decididamente al desarrollo sustentable del sistema eléctrico y ser reconocida como la mejor empresa de transmisión del país por su eficiencia, rentabilidad, respeto por la comunidad, servicio al cliente, valoración de sus colaboradores y cuidado del medio ambiente.

Para el logro de los objetivos citados la empresa encaró un estudio en etapas centrándose en esta instancia en la Etapa 3 y 4

Objetivo…

Objetivo

Implementación y monitoreo

Plan de Implementación

Evaluación de brechas y determinación de las adecuaciones requeridas

Definición del modelo óptimo de gestión

Diagnóstico de la situación actual

Análisis estratégico del negocio

Etapa 1: Etapa 2: Etapa 3: Etapa 4: Etapa 5: Etapa 6:

Etapas desarrolladas

Contenido

Objetivo

Tareas realizadas


Quick Wins





Sobre la base de las tareas anteriores de estrategia y de diagnóstico, para avanzar en la definición del modelo óptimo de gestión se realizaron nuevas entrevistas a Nivel 1 de la empresa, identificándose los procesos considerados críticos y detectándose la necesidad de levantar, documentar y evaluar los referidos procesos críticos (a efectos de identificar oportunidades de mejora que permitan posicionar a la compañía para enfrentar de la mejor manera posible su estrategia de crecimiento).

Los procesos críticos identificados fueron los siguientes:

Mantenimiento

Operaciones

Infraestructura

– Planificación

– Ingeniería

– Concesiones y servidumbres

– Construcción

– Cierre de obras

Generación de ingresos

Crecimiento de mercado

Tareas realizadas…

Tareas realizadas (1)

Cada proceso/subproceso fue relevado y documentado para posteriormente ser analizado en forma conjunta con los profesionales de la empresa con el objeto de detectar posibles oportunidades de mejora.

Para estos efectos, se realizaron las siguientes tareas:

Desarrollo de reuniones con ~ 50 profesionales Relevamiento y documentación de 10 procesos y subprocesos

Desarrollo de reuniones de validación de los procesos relevados

Análisis y búsqueda de oportunidades de mejora en 8 procesos/subprocesos

Análisis de más de 500 actividades

Identificación de 57 oportunidades de mejora

Adecuación de los procesos de acuerdo a las oportunidades detectadas



También se desarrollaron las siguientes actividades identificadas durante la evaluación de la empresa, relativas a la gestión de activos:

Elaboración de una metodología que permita vincular la gestión de riesgo y la gestión de activos

Elaboración de una propuesta de proceso para la auditoría del sistema de gestión de activos

Definición de las necesidades de información relacionada con la gestión de activos



Contenido

Objetivo

Tareas realizadas


Quick Wins





Se detectaron 57 oportunidades con un potencial de mejora de ~ 8 MM$/año de beneficio

Se logró identificar un costo estimado de implementación de 1 MM$/año

38 oportunidades que representan ~ 5 MM$/año de beneficio pueden implementarse en menos de 6 meses

Una única oportunidad requeriría de una inversión puntual por 5.5 MM$ asociada al SCADA, presentando un beneficio de 2 MM$/año

19 oportunidades son Quick Wins (plazo < 6 meses y bajo costo) que pueden implementarse en menos de 6 meses con costos reducidos y presentan beneficios por ~ 3 MM$/año

4 de los 19 Quicks Wins identificados representan aproximadamente el 85% de los beneficios:

– Adelantar el estudio ambiental (I.IN.7)

– Incrementar el soporte legal para la gestión inmobiliaria (I.IN.8)

– Iniciar simultáneamente la gestión de solicitud de concesión con la de servidumbres voluntarias (I.CS.1)

– Elaborar carta Gantt para la puesta en servicio (I.CN.14)

Oportunidades detectadas…


Los beneficios de las oportunidades se encuentran relacionados con:

58% con adelantamiento de ingresos por renta FDI

20% con reasignación de HH

14% con energía no vendida

4% con optimización de costos

3% con adelantamiento de amortizaciones

1% otros (Revisión de materiales – Reducción de viajes – Vehículo)

Beneficios de oportunidades por origen (MM$/año)


0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Otros

Adelantamiento de amortizaciones

Optimización de costos

Reducción de HH

Energía no vendida

Adelantamiento de ingresos por FDI

Los beneficios de las oportunidades se encuentran relacionados con las siguientes necesidades de implementación:

51% con adecuación de procedimientos

29% con inversión en equipos eléctricos (SCADA)

8% con incremento en las tareas habituales

6% con adecuación de procesos

4% con adquisición/desarrollo de sistemas

2% restante, inversión en equipos no eléctricos

No se cuantificaron los beneficios asociados a las tareas puntuales, los que se consideraron cualitativos

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Tareas puntuales

Inversión en equipos no eléctricos

Desarrollo / adquisición de sistemas

Adecuación de procesos

Incremento de tareas habituales

Inversión en equipos eléctricos

Adecuación de procedimientos

Beneficio de oportunidades por tipo de necesidad (MM$/año)


Los beneficios de las oportunidades se encuentran relacionadas con los siguientes procesos:

37% Infraestructura - Ingeniería

32% Operaciones

15% Infraestructura – Concesiones y servidumbres

6% Infraestructura – Construcciones

5% Infraestructura – Planificación

3% Infraestructura – Cierre de obra

2% Mantenimiento

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Mantenimiento

Inf - Cierre de Obra

Inf - Planificación

Inf - construcciones

Inf - Concesiones y Servidumbre

Operaciones

Inf - Ingeniería

Beneficios de oportunidades por proceso (MM$/año)


Los costos anuales de implementación(1)

de las oportunidades se encuentran relacionados con:

67% con adecuación de procedimientos(2)

18% con tareas puntuales

11% con incremento de tareas habituales

4% restante con inversión en equipos no eléctricos

(1) Valores anuales identificados inicialmente. No incluyen inversiones puntuales por única vez por 5

MM$ asociadas al SCADA

(2) 0,7 MM$ están relacionados con el costo de contratación del contratista para gestionar la

concesión ante las autoridades

0,0

0,2

0,4

0,6

0,8

1,0

1,2

Inversión en equipos no eléctricos

Incremento de tareas habituales

Tareas puntuales

Adecuación de procedimientos

Costo de oportunidades por tipo de necesidad (MM$/año)


Contenido

Objetivo

Tareas realizadas


Quick Wins





34%

33% 19%

14%

Quick Wins < 6 Meses

~ 1 Año > 1 Año

Beneficio de oportunidades por plazo de implementación (MM$/año)

Quick Wins…

Quick

Wins

< 6 Meses

~ 1 Año

> 1 Año

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Mil

lon

es d

e p

eso

s

En total se identificaron 57 oportunidades:

19 son Quick Wins

19 con implementación < 6 Meses

11 con implementación ~ 1 año

8 con implementación > 1 año

El beneficio esta compuesto por:

64% de Ingeniería

13% de Concesiones y servidumbres

11% de Construcciones

7% de Cierre de obras

4% de Planificación

0

1

2

3

4

Mil

lon

es d

e U

SD

Planificación

Cierre de Obras

Construcción

Concesiones y Servidumbres

Ingeniería

Beneficio de Quick Wins por origen (MM$/año)

Quick Wins…

Contenido

Objetivo

Tareas realizadas


Quick Wins





Observaciones:

Actualmente los datos del diagnóstico se recopilan manualmente en terreno y luego se transcriben en Excel para su entrega con el informe

Los informes se entregan mensualmente

Impacto:

Procedimiento manual con propensión a errores

Tiempos elevados de recepción de informes y datos

Información no estandarizada

Recomendaciones:

Incorporar terminales portátiles para la carga de datos en terreno y la descarga al final del día

Está en prueba en las zonas

Beneficios:

Eliminación de errores y omisiones en las transcripciones manuales

Posibilidad de incorporar fotos

Estandarización de la información

La información se dispone diariamente

Plazo de implementación

Menos de 6 meses

Oportunidad MEJ4 Utilizar terminales portátiles en el diagnóstico de líneas

Cuantificación del beneficio:

Reducción total del tiempo de incorporación de la información a la base de datos de mantenimiento en alrededor de 3036 HH (3HH x 1012 informes de diagnóstico de líneas)

Totaliza MM$ 61 por ahorro al no deber transcribir los informes a formato Excel

Costo de implementación:

Arriendo de 24 equipos PDA (3 x zona), lo que significa MM$ 9,8

Oportunidades Mantenimiento…

Observaciones:

Actualmente los datos del diagnóstico se recopilan manualmente en terreno y luego se transcriben en Excel para su entrega con el informe

Actualmente hay unos 4000 equipos entre las 191 SSEE sobre los cuales podrían realizarse pruebas (equivalente a 21 equipos por SSEE)

Impacto:

Procedimiento manual con propensión a errores

Información no estandarizada

Recomendaciones:

Incorporar de terminales portátiles para la carga del datos en terreno y la descarga al final del día

Beneficios:

Eliminación de errores y omisiones en las transcripciones manuales

Posibilidad de incorporar fotos

Estandarización de la información

La información se dispone diariamente


Menos de 6 meses

Oportunidad MEJ5 Utilización de terminales portátiles en el diagnóstico de SSEE


Reducción total del tiempo de incorporación de la información a la base de datos de mantenimiento en 2000 HH (~MM$ 40) por año


Arriendo de 32 equipos PDA (4 x zona) lo que significa MM$ 13


Observaciones:

Actualmente las OTM / OTC se solicitan y gestionan manualmente con una planilla Excel. Partes de las tareas se duplican en el SAP

Impacto:

Elevado tiempo y HH en tareas de gestión manual y por duplicidad de documentos (Excel, SAP)

Poca trazabilidad de cada gestión

Información dispersa (Excel, SAP, etc.)

Recomendaciones:

Implementar en forma completa el módulo PM del SAP para gestionar las OTM y OTC y desarrollar la vinculación con el sistema de gestión de ISE para que se efectúe automáticamente. Generar automáticamente la información necesaria para ingresar la SD (SD preliminar)

Beneficios:

Reducción de tiempo y HH en las tareas de gestión de OTM / OTC

Obtener la trazabilidad de la gestión

Información concentrada y normalizada


Aproximadamente 1 año

Oportunidad MEJ6 Automatizar la gestión de las OTM / OTC en SAP


Reducción de 1000 HH anuales (~MM$ 20) entre todas las zonas, dedicadas a la gestión de las OTM/OTC


Adecuación del sistema

Capacitación del personal


Observaciones:

Existen tantos informes diferentes de roce y poda como contratistas

Impacto:

La actualización de la BD de mantenimiento se efectúa con información no estandarizada

Se requieren HH elevadas para revisar y autorizar los informes

Recomendaciones:

Estandarizar los informes de roce y poda para todos los contratistas

Beneficios:

Estandarización de la información en la BD de mantenimiento

Reducción de HH en la revisión y aprobación de los informes


Menos de 6 meses

Oportunidad MEJ7 Estandarizar los informes de roce y poda


No cuantificable en forma directa


Diseño y confección del informe estándar


Contenido

Objetivo

Tareas realizadas


Quick Wins





Observaciones:

Existen SSEE que no tienen instalado el SCADA y deben ser operadas manualmente. Del total de 191, 73% tienen telecomando

Se realizan ~ 5 maniobras por falla (430 fallas en 2011)

~ 6 HH promedio por operación (incluye tiempo medio de acceso de 30 minutos)

Impacto:

Se requiere personal de terreno para ejecutar la operación

El tiempo de ejecución de las maniobras es elevado

Recomendaciones:

Instalar el SCADA en interruptores de todas las SSEE del sistema

Beneficios:

Reducción de HH de personal de operación en terreno

Reducción del tiempo de la maniobra, y en caso de interrupción de suministro de la ENS

Incremento de la seguridad del personal de operación


Más de 1 año

Oportunidad OTR1 Instalar telecomando en todas las SSEE del sistema


Ahorro anual de MM$ 1.164

Reducción de:

– 1800 MWh/año en ENS

– 12.900 HH/año propias

– 12.900 HH/año contratista

– Uso de vehículo


Costo ~ 2.000 UF x SE. Inversión total MM$ 2.300

Oportunidades Operaciones…

Observaciones:

Las SODI pedidas por otras empresas se registran y gestionan en forma manual

4500 SODI gestionadas por año

750 HH/año son dedicadas a la gestión de SODI

Impacto:

El sistema manual de gestión requiere un tiempo apreciable y es poco trazable

Recomendaciones:

Implementar un sistema informático para la carga y seguimiento de las SODI

Beneficios:

Reducción del 50% de las HH dedicadas a la gestión de las SODI

Incremento de la trazabilidad en la gestión de las SODI



Oportunidad OTR3 Sistematizar la gestión de las SODI


Reducción de 375 HH (MM$ 7,5) al año, requeridas para la gestión del SODI (incluyendo generación de la SODI, despacho al COT, revisión, envío y respuesta de aprobación o rechazo)


Costo ~MM$ 6 en desarrollo del sistema. La inversión se paga en el primer año


Observaciones:

Las propuestas de mejora actuales se refieren a los PIRS, el control, las protecciones o el mantenimiento no incorporándose en forma sistemática las características de las zonas en los diseños de las nuevas instalaciones

6 fallas pueden asociarse a mejoras de diseño

Relacionada con la oportunidad OCS 1 – Incrementar la cantidad de informes de fallas internas

Impacto:

Las nuevas instalaciones no siempre se diseñan tomando en cuenta características particulares de las zonas

Recomendaciones:

La SGI debería recibir las propuestas de mejora que surjan de los IFI relacionadas con el diseño de nuevas instalaciones para adecuar los diseños tomando en cuenta las condiciones operativas (ambientales y otras)

Beneficios:

Reducción en la cantidad de fallas por condiciones operativas (ambientales y otras), con la consiguiente reducción de costos y mejora en la calidad del servicio



Oportunidad OCS2 Mejoras en el diseño de las instalaciones


Eliminación de las 6 fallas (1,57% de las fallas totales registradas) que pueden asociarse a el diseño de las instalaciones no ajustado a condiciones operativas zonales

~10 MWh/falla podría reducirse la ENS, equivalentes a MM$ 30/año


Analizar los IFI para incorporar recomendaciones de mejoras en los diseños de las instalaciones


Observaciones:

Las solicitudes de gestión y puesta en vigencia de las ISE (ingresos a subestaciones) se efectúan vía telefónica al COT

30.000 ISE puestas en vigencia por año

~1% tienen inconvenientes en la comunicación

Impacto:

Se producen congestiones telefónicas en el COT que impiden la recepción inmediata de las solicitudes de gestión y puesta en vigencia de las ISE, con el consiguiente atraso y pérdida de HH en las tareas de campo a realizar

Recomendaciones:

Implementar otro sistema de comunicación que evite la congestión de las solicitudes de ISE

Beneficios:

La rápida respuesta de las solicitudes de las ISE permitirá ahorrar tiempos muertos y HH en la ejecución de las tareas de campo

Económicamente el ahorro no sería significativo



Oportunidad MEJ2 Mejora del sistema de comunicación para las ISE




Implementación del nuevo sistema de comunicación


Contenido

Objetivo

Tareas realizadas


Quick Wins





Observaciones:

La información remitida por las zonas y áreas de Oficina

Central se entrega en diferentes formatos, incompleta, y en

forma tardía, lo que implica la realización de tareas

adicionales de normalización y recopilación adicional de la

información

Impacto:

Mayor dedicación de recursos que lo previsto

Incremento en los tiempos de ejecución

Recomendaciones:

Definir un procedimiento que establezca formatos estándar y

plazos de entrega para recopilar la información requerida para

el desarrollo del plan de inversiones. Relacionada con la

Iniciativa Estratégica N° 5

Incluir la información económica del proyecto

Capacitar al personal acerca del nuevo procedimiento

Beneficios:

La entrega de la información en formatos normalizados y

estandarizados y cumpliendo los plazos establecidos permitirá

finalizar en tiempo y con menor requerimiento de recursos

(HH) la elaboración del plan de inversiones


Menos de 6 meses

Oportunidad IPL2 Estandarizar formatos y plazos de entrega de la información


Reducción de 600 HH(~MM$ 12) al año requeridas para

compilar/ajustar la información faltante o inconsistente de

los informes entregados por las zonas para el desarrollo

del plan de inversiones

Ahorro entre 2 y 3 semanas en el proceso de planificación


Diseño del formulario con el que las zonas deben entregar

la información de los proyectos

Capacitar a personal

Oportunidades Infraestructura - Planificación…

Observaciones:

50% de los proyectos evaluados (5% del total) tienen una desviación promedio del 60% del costo (alcance o precio)

Actualmente no se realizan evaluaciones de los proyectos a lo largo de su desarrollo, por lo que no se capturan los posibles cambios en costos u otras condiciones iniciales. Puede variar la conveniencia de ejecución del proyecto

Impacto:

Se ejecuten proyectos con una rentabilidad distinta a la inicialmente evaluada

Recomendaciones:

Desarrollar un procedimiento de seguimiento del proyecto a lo largo de su desarrollo, a efectos de detectar posibles desviaciones respecto de las condiciones que dieron sustento a su evaluación, y tomar decisiones en consecuencia.

Incorporar un análisis de sensibilidad ante el cambio de las principales variables a efectos de posibilitar un análisis rápido del impacto de dichos cambios en las condiciones de evaluación.

Beneficios:

La incorporación de un seguimiento a los proyectos durante su desarrollo y antes de la construcción, de tal forma de verificar los cambios en las condiciones de evaluación, permitirá tomar decisiones respecto de los proyectos evaluados inicialmente como rentables y que se convierten en menos rentables


Menos de 6 meses

Oportunidad IPL5 Implementar el seguimiento del proyecto



Costos asociados

Las HH necesarias para efectuar la reevaluación de proyectos son:

– 1 HH para proyectos que no modifican su alcance (73 proyectos)

– 8 HH para proyectos que modifican su alcance (73 proyectos)

MM$ 13 por año (657 HH)


Observaciones:

Actualmente no se conocen los plazos que requiere CLG para la gestión de la compra de los equipos mayores, lo que genera retrasos en el subproceso de gestión de equipos mayores

Impacto:

Atraso en el plazo de ejecución del proyecto

Recomendaciones:

Acordar con CLG plazos máximos para la gestión de compra de los distintos tipos de equipos

Difundir en la organización los plazos máximos acordados

Beneficios:

La definición previa de los plazos requeridos por CLG para la gestión de compra permitirá mejorar la programación y reducir los plazos del subproceso


Menos de 6 meses

Oportunidad IPL10 Definir plazos para la gestión de compra por CLG


20 proyectos grandes alcanzados por la reducción, que significan MM$ 0,6 por año (30HH):

– Reducción de 0,5 HH por proyecto en tareas de gabinete

– Reducción de 1 HH por proyecto en tareas de revisión de almacenes


Elaboración de un compromiso cliente-proveedor con CLG estableciendo los plazos máximos de tramitación para todo tipo de compra


Observaciones:

Existen demoras en la tarea de licitación de bienes y equipos gestionada por CLG, originadas por los plazos requeridos por las transacciones entre empresas relacionadas

Impacto:

Retraso en los plazos de ejecución de los proyectos

Recomendaciones:

Definir y acordar las condiciones de compra de los diferentes tipos de equipos mayores para permitir adelantar el proceso de licitación el tiempo necesario para cumplir el plazo de los proyectos

Beneficios:

Cumplimiento de plazos de los proyectos


Menos de 6 meses

Oportunidad IPL12 Anticipar el proceso de licitación para la adquisición de equipos a través de CLG


Reducción de 1 a 2 semanas en el 50% de los proyectos grandes (22x50%=11) donde se verifican retrasos por la licitación en la adquisición de equipos de CLG.

Equivalente a MM$ 54 por año


Definir y acordar con CLG las estrategias de compra para cada uno de los tipos de equipos mayores normalmente incluidos en los proyectos


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