Case Study Empresa de Transmision
Mejora de desempeño
Enero 2013
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Contenido
Objetivo
Tareas realizadas
Oportunidades detectadas
Quick Wins
Detalle de Oportunidades
Oportunidades Mantenimiento
Oportunidades Operaciones
Oportunidades Infraestructura
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El objetivo de la empresa fue evaluar el desempeño de su actual modelo de negocio a efectos de redefinir su estrategia de desarrollo para los próximos 10 años, con el fin de transformarse en una empresa que gestione eficiente y eficazmente activos de transmisión.
Lo anterior permitirá aportar decididamente al desarrollo sustentable del sistema eléctrico y ser reconocida como la mejor empresa de transmisión del país por su eficiencia, rentabilidad, respeto por la comunidad, servicio al cliente, valoración de sus colaboradores y cuidado del medio ambiente.
Para el logro de los objetivos citados la empresa encaró un estudio en etapas centrándose en esta instancia en la Etapa 3 y 4
Objetivo…
Objetivo
Implementación y monitoreo
Plan de Implementación
Evaluación de brechas y determinación de las adecuaciones requeridas
Definición del modelo óptimo de gestión
Diagnóstico de la situación actual
Análisis estratégico del negocio
Etapa 1: Etapa 2: Etapa 3: Etapa 4: Etapa 5: Etapa 6:
Etapas desarrolladas
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Contenido
Objetivo
Tareas realizadas
Oportunidades detectadas
Quick Wins
Detalle de Oportunidades
Oportunidades Mantenimiento
Oportunidades Operaciones
Oportunidades Infraestructura
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Sobre la base de las tareas anteriores de estrategia y de diagnóstico, para avanzar en la definición del modelo óptimo de gestión se realizaron nuevas entrevistas a Nivel 1 de la empresa, identificándose los procesos considerados críticos y detectándose la necesidad de levantar, documentar y evaluar los referidos procesos críticos (a efectos de identificar oportunidades de mejora que permitan posicionar a la compañía para enfrentar de la mejor manera posible su estrategia de crecimiento).
Los procesos críticos identificados fueron los siguientes:
Mantenimiento
Operaciones
Infraestructura
– Planificación
– Ingeniería
– Concesiones y servidumbres
– Construcción
– Cierre de obras
Generación de ingresos
Crecimiento de mercado
Tareas realizadas…
Tareas realizadas (1)
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Cada proceso/subproceso fue relevado y documentado para posteriormente ser analizado en forma conjunta con los profesionales de la empresa con el objeto de detectar posibles oportunidades de mejora.
Para estos efectos, se realizaron las siguientes tareas:
Desarrollo de reuniones con ~ 50 profesionales Relevamiento y documentación de 10 procesos y subprocesos
Desarrollo de reuniones de validación de los procesos relevados
Análisis y búsqueda de oportunidades de mejora en 8 procesos/subprocesos
Análisis de más de 500 actividades
Identificación de 57 oportunidades de mejora
Adecuación de los procesos de acuerdo a las oportunidades detectadas
Tareas realizadas…
Tareas realizadas (2)
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También se desarrollaron las siguientes actividades identificadas durante la evaluación de la empresa, relativas a la gestión de activos:
Elaboración de una metodología que permita vincular la gestión de riesgo y la gestión de activos
Elaboración de una propuesta de proceso para la auditoría del sistema de gestión de activos
Definición de las necesidades de información relacionada con la gestión de activos
Tareas realizadas…
Tareas realizadas (3)
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Contenido
Objetivo
Tareas realizadas
Oportunidades detectadas
Quick Wins
Detalle de Oportunidades
Oportunidades Mantenimiento
Oportunidades Operaciones
Oportunidades Infraestructura
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Se detectaron 57 oportunidades con un potencial de mejora de ~ 8 MM$/año de beneficio
Se logró identificar un costo estimado de implementación de 1 MM$/año
38 oportunidades que representan ~ 5 MM$/año de beneficio pueden implementarse en menos de 6 meses
Una única oportunidad requeriría de una inversión puntual por 5.5 MM$ asociada al SCADA, presentando un beneficio de 2 MM$/año
19 oportunidades son Quick Wins (plazo < 6 meses y bajo costo) que pueden implementarse en menos de 6 meses con costos reducidos y presentan beneficios por ~ 3 MM$/año
4 de los 19 Quicks Wins identificados representan aproximadamente el 85% de los beneficios:
– Adelantar el estudio ambiental (I.IN.7)
– Incrementar el soporte legal para la gestión inmobiliaria (I.IN.8)
– Iniciar simultáneamente la gestión de solicitud de concesión con la de servidumbres voluntarias (I.CS.1)
– Elaborar carta Gantt para la puesta en servicio (I.CN.14)
Oportunidades detectadas…
Oportunidades detectadas
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Los beneficios de las oportunidades se encuentran relacionados con:
58% con adelantamiento de ingresos por renta FDI
20% con reasignación de HH
14% con energía no vendida
4% con optimización de costos
3% con adelantamiento de amortizaciones
1% otros (Revisión de materiales – Reducción de viajes – Vehículo)
Beneficios de oportunidades por origen (MM$/año)
Oportunidades detectadas…
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Otros
Adelantamiento de amortizaciones
Optimización de costos
Reducción de HH
Energía no vendida
Adelantamiento de ingresos por FDI
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Los beneficios de las oportunidades se encuentran relacionados con las siguientes necesidades de implementación:
51% con adecuación de procedimientos
29% con inversión en equipos eléctricos (SCADA)
8% con incremento en las tareas habituales
6% con adecuación de procesos
4% con adquisición/desarrollo de sistemas
2% restante, inversión en equipos no eléctricos
No se cuantificaron los beneficios asociados a las tareas puntuales, los que se consideraron cualitativos
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Tareas puntuales
Inversión en equipos no eléctricos
Desarrollo / adquisición de sistemas
Adecuación de procesos
Incremento de tareas habituales
Inversión en equipos eléctricos
Adecuación de procedimientos
Beneficio de oportunidades por tipo de necesidad (MM$/año)
Oportunidades detectadas…
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Los beneficios de las oportunidades se encuentran relacionadas con los siguientes procesos:
37% Infraestructura - Ingeniería
32% Operaciones
15% Infraestructura – Concesiones y servidumbres
6% Infraestructura – Construcciones
5% Infraestructura – Planificación
3% Infraestructura – Cierre de obra
2% Mantenimiento
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Mantenimiento
Inf - Cierre de Obra
Inf - Planificación
Inf - construcciones
Inf - Concesiones y Servidumbre
Operaciones
Inf - Ingeniería
Beneficios de oportunidades por proceso (MM$/año)
Oportunidades detectadas…
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Los costos anuales de implementación(1)
de las oportunidades se encuentran relacionados con:
67% con adecuación de procedimientos(2)
18% con tareas puntuales
11% con incremento de tareas habituales
4% restante con inversión en equipos no eléctricos
(1) Valores anuales identificados inicialmente. No incluyen inversiones puntuales por única vez por 5
MM$ asociadas al SCADA
(2) 0,7 MM$ están relacionados con el costo de contratación del contratista para gestionar la
concesión ante las autoridades
0,0
0,2
0,4
0,6
0,8
1,0
1,2
Inversión en equipos no eléctricos
Incremento de tareas habituales
Tareas puntuales
Adecuación de procedimientos
Costo de oportunidades por tipo de necesidad (MM$/año)
Oportunidades detectadas…
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Contenido
Objetivo
Tareas realizadas
Oportunidades detectadas
Quick Wins
Detalle de Oportunidades
Oportunidades Mantenimiento
Oportunidades Operaciones
Oportunidades Infraestructura
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34%
33% 19%
14%
Quick Wins < 6 Meses
~ 1 Año > 1 Año
Beneficio de oportunidades por plazo de implementación (MM$/año)
Quick Wins…
Quick
Wins
< 6 Meses
~ 1 Año
> 1 Año
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Mil
lon
es d
e p
eso
s
En total se identificaron 57 oportunidades:
19 son Quick Wins
19 con implementación < 6 Meses
11 con implementación ~ 1 año
8 con implementación > 1 año
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El beneficio esta compuesto por:
64% de Ingeniería
13% de Concesiones y servidumbres
11% de Construcciones
7% de Cierre de obras
4% de Planificación
0
1
2
3
4
Mil
lon
es d
e U
SD
Planificación
Cierre de Obras
Construcción
Concesiones y Servidumbres
Ingeniería
Beneficio de Quick Wins por origen (MM$/año)
Quick Wins…
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Contenido
Objetivo
Tareas realizadas
Oportunidades detectadas
Quick Wins
Detalle de Oportunidades
Oportunidades Mantenimiento
Oportunidades Operaciones
Oportunidades Infraestructura
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Observaciones:
Actualmente los datos del diagnóstico se recopilan manualmente en terreno y luego se transcriben en Excel para su entrega con el informe
Los informes se entregan mensualmente
Impacto:
Procedimiento manual con propensión a errores
Tiempos elevados de recepción de informes y datos
Información no estandarizada
Recomendaciones:
Incorporar terminales portátiles para la carga de datos en terreno y la descarga al final del día
Está en prueba en las zonas
Beneficios:
Eliminación de errores y omisiones en las transcripciones manuales
Posibilidad de incorporar fotos
Estandarización de la información
La información se dispone diariamente
Plazo de implementación
Menos de 6 meses
Oportunidad MEJ4 Utilizar terminales portátiles en el diagnóstico de líneas
Cuantificación del beneficio:
Reducción total del tiempo de incorporación de la información a la base de datos de mantenimiento en alrededor de 3036 HH (3HH x 1012 informes de diagnóstico de líneas)
Totaliza MM$ 61 por ahorro al no deber transcribir los informes a formato Excel
Costo de implementación:
Arriendo de 24 equipos PDA (3 x zona), lo que significa MM$ 9,8
Oportunidades Mantenimiento…
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Observaciones:
Actualmente los datos del diagnóstico se recopilan manualmente en terreno y luego se transcriben en Excel para su entrega con el informe
Actualmente hay unos 4000 equipos entre las 191 SSEE sobre los cuales podrían realizarse pruebas (equivalente a 21 equipos por SSEE)
Impacto:
Procedimiento manual con propensión a errores
Información no estandarizada
Recomendaciones:
Incorporar de terminales portátiles para la carga del datos en terreno y la descarga al final del día
Beneficios:
Eliminación de errores y omisiones en las transcripciones manuales
Posibilidad de incorporar fotos
Estandarización de la información
La información se dispone diariamente
Plazo de implementación
Menos de 6 meses
Oportunidad MEJ5 Utilización de terminales portátiles en el diagnóstico de SSEE
Cuantificación del beneficio:
Reducción total del tiempo de incorporación de la información a la base de datos de mantenimiento en 2000 HH (~MM$ 40) por año
Costo de implementación:
Arriendo de 32 equipos PDA (4 x zona) lo que significa MM$ 13
Oportunidades Mantenimiento…
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Observaciones:
Actualmente las OTM / OTC se solicitan y gestionan manualmente con una planilla Excel. Partes de las tareas se duplican en el SAP
Impacto:
Elevado tiempo y HH en tareas de gestión manual y por duplicidad de documentos (Excel, SAP)
Poca trazabilidad de cada gestión
Información dispersa (Excel, SAP, etc.)
Recomendaciones:
Implementar en forma completa el módulo PM del SAP para gestionar las OTM y OTC y desarrollar la vinculación con el sistema de gestión de ISE para que se efectúe automáticamente. Generar automáticamente la información necesaria para ingresar la SD (SD preliminar)
Beneficios:
Reducción de tiempo y HH en las tareas de gestión de OTM / OTC
Obtener la trazabilidad de la gestión
Información concentrada y normalizada
Plazo de implementación
Aproximadamente 1 año
Oportunidad MEJ6 Automatizar la gestión de las OTM / OTC en SAP
Cuantificación del beneficio:
Reducción de 1000 HH anuales (~MM$ 20) entre todas las zonas, dedicadas a la gestión de las OTM/OTC
Costo de implementación:
Adecuación del sistema
Capacitación del personal
Oportunidades Mantenimiento…
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Observaciones:
Existen tantos informes diferentes de roce y poda como contratistas
Impacto:
La actualización de la BD de mantenimiento se efectúa con información no estandarizada
Se requieren HH elevadas para revisar y autorizar los informes
Recomendaciones:
Estandarizar los informes de roce y poda para todos los contratistas
Beneficios:
Estandarización de la información en la BD de mantenimiento
Reducción de HH en la revisión y aprobación de los informes
Plazo de implementación
Menos de 6 meses
Oportunidad MEJ7 Estandarizar los informes de roce y poda
Cuantificación del beneficio:
No cuantificable en forma directa
Costo de implementación:
Diseño y confección del informe estándar
Oportunidades Mantenimiento…
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Contenido
Objetivo
Tareas realizadas
Oportunidades detectadas
Quick Wins
Detalle de Oportunidades
Oportunidades Mantenimiento
Oportunidades Operaciones
Oportunidades Infraestructura
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Observaciones:
Existen SSEE que no tienen instalado el SCADA y deben ser operadas manualmente. Del total de 191, 73% tienen telecomando
Se realizan ~ 5 maniobras por falla (430 fallas en 2011)
~ 6 HH promedio por operación (incluye tiempo medio de acceso de 30 minutos)
Impacto:
Se requiere personal de terreno para ejecutar la operación
El tiempo de ejecución de las maniobras es elevado
Recomendaciones:
Instalar el SCADA en interruptores de todas las SSEE del sistema
Beneficios:
Reducción de HH de personal de operación en terreno
Reducción del tiempo de la maniobra, y en caso de interrupción de suministro de la ENS
Incremento de la seguridad del personal de operación
Plazo de implementación
Más de 1 año
Oportunidad OTR1 Instalar telecomando en todas las SSEE del sistema
Cuantificación del beneficio:
Ahorro anual de MM$ 1.164
Reducción de:
– 1800 MWh/año en ENS
– 12.900 HH/año propias
– 12.900 HH/año contratista
– Uso de vehículo
Costo de implementación:
Costo ~ 2.000 UF x SE. Inversión total MM$ 2.300
Oportunidades Operaciones…
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Observaciones:
Las SODI pedidas por otras empresas se registran y gestionan en forma manual
4500 SODI gestionadas por año
750 HH/año son dedicadas a la gestión de SODI
Impacto:
El sistema manual de gestión requiere un tiempo apreciable y es poco trazable
Recomendaciones:
Implementar un sistema informático para la carga y seguimiento de las SODI
Beneficios:
Reducción del 50% de las HH dedicadas a la gestión de las SODI
Incremento de la trazabilidad en la gestión de las SODI
Plazo de implementación
Aproximadamente 1 año
Oportunidad OTR3 Sistematizar la gestión de las SODI
Cuantificación del beneficio:
Reducción de 375 HH (MM$ 7,5) al año, requeridas para la gestión del SODI (incluyendo generación de la SODI, despacho al COT, revisión, envío y respuesta de aprobación o rechazo)
Costo de implementación:
Costo ~MM$ 6 en desarrollo del sistema. La inversión se paga en el primer año
Oportunidades Operaciones…
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Observaciones:
Las propuestas de mejora actuales se refieren a los PIRS, el control, las protecciones o el mantenimiento no incorporándose en forma sistemática las características de las zonas en los diseños de las nuevas instalaciones
6 fallas pueden asociarse a mejoras de diseño
Relacionada con la oportunidad OCS 1 – Incrementar la cantidad de informes de fallas internas
Impacto:
Las nuevas instalaciones no siempre se diseñan tomando en cuenta características particulares de las zonas
Recomendaciones:
La SGI debería recibir las propuestas de mejora que surjan de los IFI relacionadas con el diseño de nuevas instalaciones para adecuar los diseños tomando en cuenta las condiciones operativas (ambientales y otras)
Beneficios:
Reducción en la cantidad de fallas por condiciones operativas (ambientales y otras), con la consiguiente reducción de costos y mejora en la calidad del servicio
Plazo de implementación
Aproximadamente 1 año
Oportunidad OCS2 Mejoras en el diseño de las instalaciones
Cuantificación del beneficio:
Eliminación de las 6 fallas (1,57% de las fallas totales registradas) que pueden asociarse a el diseño de las instalaciones no ajustado a condiciones operativas zonales
~10 MWh/falla podría reducirse la ENS, equivalentes a MM$ 30/año
Costo de implementación:
Analizar los IFI para incorporar recomendaciones de mejoras en los diseños de las instalaciones
Oportunidades Operaciones…
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Observaciones:
Las solicitudes de gestión y puesta en vigencia de las ISE (ingresos a subestaciones) se efectúan vía telefónica al COT
30.000 ISE puestas en vigencia por año
~1% tienen inconvenientes en la comunicación
Impacto:
Se producen congestiones telefónicas en el COT que impiden la recepción inmediata de las solicitudes de gestión y puesta en vigencia de las ISE, con el consiguiente atraso y pérdida de HH en las tareas de campo a realizar
Recomendaciones:
Implementar otro sistema de comunicación que evite la congestión de las solicitudes de ISE
Beneficios:
La rápida respuesta de las solicitudes de las ISE permitirá ahorrar tiempos muertos y HH en la ejecución de las tareas de campo
Económicamente el ahorro no sería significativo
Plazo de implementación
Aproximadamente 1 año
Oportunidad MEJ2 Mejora del sistema de comunicación para las ISE
Cuantificación del beneficio:
No cuantificable en forma directa
Costo de implementación:
Implementación del nuevo sistema de comunicación
Oportunidades Operaciones…
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Contenido
Objetivo
Tareas realizadas
Oportunidades detectadas
Quick Wins
Detalle de Oportunidades
Oportunidades Mantenimiento
Oportunidades Operaciones
Oportunidades Infraestructura
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Observaciones:
La información remitida por las zonas y áreas de Oficina
Central se entrega en diferentes formatos, incompleta, y en
forma tardía, lo que implica la realización de tareas
adicionales de normalización y recopilación adicional de la
información
Impacto:
Mayor dedicación de recursos que lo previsto
Incremento en los tiempos de ejecución
Recomendaciones:
Definir un procedimiento que establezca formatos estándar y
plazos de entrega para recopilar la información requerida para
el desarrollo del plan de inversiones. Relacionada con la
Iniciativa Estratégica N° 5
Incluir la información económica del proyecto
Capacitar al personal acerca del nuevo procedimiento
Beneficios:
La entrega de la información en formatos normalizados y
estandarizados y cumpliendo los plazos establecidos permitirá
finalizar en tiempo y con menor requerimiento de recursos
(HH) la elaboración del plan de inversiones
Plazo de implementación
Menos de 6 meses
Oportunidad IPL2 Estandarizar formatos y plazos de entrega de la información
Cuantificación del beneficio:
Reducción de 600 HH(~MM$ 12) al año requeridas para
compilar/ajustar la información faltante o inconsistente de
los informes entregados por las zonas para el desarrollo
del plan de inversiones
Ahorro entre 2 y 3 semanas en el proceso de planificación
Costo de implementación:
Diseño del formulario con el que las zonas deben entregar
la información de los proyectos
Capacitar a personal
Oportunidades Infraestructura - Planificación…
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Observaciones:
50% de los proyectos evaluados (5% del total) tienen una desviación promedio del 60% del costo (alcance o precio)
Actualmente no se realizan evaluaciones de los proyectos a lo largo de su desarrollo, por lo que no se capturan los posibles cambios en costos u otras condiciones iniciales. Puede variar la conveniencia de ejecución del proyecto
Impacto:
Se ejecuten proyectos con una rentabilidad distinta a la inicialmente evaluada
Recomendaciones:
Desarrollar un procedimiento de seguimiento del proyecto a lo largo de su desarrollo, a efectos de detectar posibles desviaciones respecto de las condiciones que dieron sustento a su evaluación, y tomar decisiones en consecuencia.
Incorporar un análisis de sensibilidad ante el cambio de las principales variables a efectos de posibilitar un análisis rápido del impacto de dichos cambios en las condiciones de evaluación.
Beneficios:
La incorporación de un seguimiento a los proyectos durante su desarrollo y antes de la construcción, de tal forma de verificar los cambios en las condiciones de evaluación, permitirá tomar decisiones respecto de los proyectos evaluados inicialmente como rentables y que se convierten en menos rentables
Plazo de implementación
Menos de 6 meses
Oportunidad IPL5 Implementar el seguimiento del proyecto
Cuantificación del beneficio:
No cuantificable en forma directa
Costos asociados
Las HH necesarias para efectuar la reevaluación de proyectos son:
– 1 HH para proyectos que no modifican su alcance (73 proyectos)
– 8 HH para proyectos que modifican su alcance (73 proyectos)
MM$ 13 por año (657 HH)
Oportunidades Infraestructura - Planificación…
Página 30
Observaciones:
Actualmente no se conocen los plazos que requiere CLG para la gestión de la compra de los equipos mayores, lo que genera retrasos en el subproceso de gestión de equipos mayores
Impacto:
Atraso en el plazo de ejecución del proyecto
Recomendaciones:
Acordar con CLG plazos máximos para la gestión de compra de los distintos tipos de equipos
Difundir en la organización los plazos máximos acordados
Beneficios:
La definición previa de los plazos requeridos por CLG para la gestión de compra permitirá mejorar la programación y reducir los plazos del subproceso
Plazo de implementación
Menos de 6 meses
Oportunidad IPL10 Definir plazos para la gestión de compra por CLG
Cuantificación del beneficio:
20 proyectos grandes alcanzados por la reducción, que significan MM$ 0,6 por año (30HH):
– Reducción de 0,5 HH por proyecto en tareas de gabinete
– Reducción de 1 HH por proyecto en tareas de revisión de almacenes
Costo de implementación:
Elaboración de un compromiso cliente-proveedor con CLG estableciendo los plazos máximos de tramitación para todo tipo de compra
Oportunidades Infraestructura - Planificación…
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Observaciones:
Existen demoras en la tarea de licitación de bienes y equipos gestionada por CLG, originadas por los plazos requeridos por las transacciones entre empresas relacionadas
Impacto:
Retraso en los plazos de ejecución de los proyectos
Recomendaciones:
Definir y acordar las condiciones de compra de los diferentes tipos de equipos mayores para permitir adelantar el proceso de licitación el tiempo necesario para cumplir el plazo de los proyectos
Beneficios:
Cumplimiento de plazos de los proyectos
Plazo de implementación
Menos de 6 meses
Oportunidad IPL12 Anticipar el proceso de licitación para la adquisición de equipos a través de CLG
Cuantificación del beneficio:
Reducción de 1 a 2 semanas en el 50% de los proyectos grandes (22x50%=11) donde se verifican retrasos por la licitación en la adquisición de equipos de CLG.
Equivalente a MM$ 54 por año
Costo de implementación:
Definir y acordar con CLG las estrategias de compra para cada uno de los tipos de equipos mayores normalmente incluidos en los proyectos
Oportunidades Infraestructura - Planificación…