medicion de archivos[1]

MEDICION DE ARCHIVOS

Beneficios: Planificación de tareas específicas Diseñar espacios físicos para archivos Elaborar pliegos de condiciones para contratar

trabajos archivísticos con empresas externas Presentar informes Transferir documentación Diseñar tablas de retención documental

MEDICION DE ARCHIVOS NTC 5029

La norma contempla métodos para la medición de archivos con documentación en soporte papel, preferiblemente en tamaño carta u oficio

Qué metodología se empleó? Análisis de resultados obtenidos Se establecieron promedios y fórmulas Opiniones de fabricantes de papel, estanterías,

unidades de conservación y de otras empresas


Cuál es el objeto de la norma? Especificar métodos para la medición de

archivos, con soporte papel, de una manera fácil y rápida con un mínimo margen de error

No se aplica para medición de planos, mapas o cartografías

Los resultados pueden variar en un 10% por encima o por debajo del valor del cálculo


Definiciones: Archivo Canto o filo Depósito de Archivo Documento Documento de Archivo Folio Gramaje Medición Lineal Soporte Documental Unidad de Conservación


MEDICION DE FOLIOS Cuantifica un archivo en términos de hojas,

papeles o folios Es la medida más exacta, pero a la vez, la más

dispendiosa de realizar Las otras formas de medición están orientadas

a buscar una aproximación del tamaño del archivo


MEDICION EN METROS LINEALES Es la más aceptada archivísticamente Se mide con la documentación puesta de

canto o filo La estantería debe estar diseñada para que

cada bandeja corresponda a 1 metro lineal de documentación


La cantidad de folios varía según el gramaje del papel y el tipo de unidad de conservación en que está almacenada la documentación

Q = # metros X PFM

Donde Q es la cantidad de folios, # metros, son los metros lineales y PFM es el promedio de folios por metro lineal.


MEDICION DE METROS CUADRADOS Mide el espacio físico en metros cuadrados

que ocupa la documentación Es un método impreciso: no tiene en cuenta

espacios entre estanterías, # de bandejas en estantes, tipo de unidades de conservación

1 mt2 = 1.3 mts lineales, válido en estanterías de 5 bandejas, dos caras y espacio de 0.70 mt


MEDICION EN METROS CUBICOS Permite calcular espacio físico tridimensional

ocupado por una documentación Ideal para medir archivos ubicados en costales

cajas de cartón, etc. Se determina el promedio de folios por metro

cúbico (PFM3), según el gramaje del papel y unidades de conservación


Útil para el cálculo de áreas necesarias para almacenar documentación

El AGN recomienda el uso de estantería de tipo fijo con 5 bandejas por estante, utilizando las dos caras y espacio entre muebles de 0.70 metros.

1 m2 = 5.8 metros lineales de folios

MEDICION DE ARCHIVOS TABLA DE EQUIVALENCIA

Tipo de Papel

Unidad de Conservac.

PFM PFM3

Docs fechas 1500 y 1900

Legajo Carpeta

7.000 6.800

98.000 95.200

Papel Man o Semi-Ind

Legajo Otros (1)

4.800 6.450

67.200 90.300

Gramaje 75 gm/2

Legajo Carpeta Caja de Arc Otros

9.450 9.000 6.300 8.700

132.300 126.000 88.200 96.000

MEDICION DE ARCHIVOS TABLA DE COEFICIENTE DE

CONVERSION

Pasar de: Multiple por: Obtiene:

Mts lineales Mts lineales Mts lineales Mts Cuadrados Mts Cuadrados Mts Cuadrados Mts Cúbicos Mts Cúbicos Mts Cúbicos

Toneladas Toneladas

Toneladas

0.172413 0.06927 0.0336 5.8 0.4015384 0.1948799 14.4362 2.49 0.48484 29.7619 5.1313655 2.062536

Mts Cuadrados Mts Cúbicos Toneladas Mts Lineales Mts Cúbicos Toneladas Mts Lineales Mts Cuadrados Toneladas Mts Lineales Mts Cuadrados Mts Cúbicos

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