módulo regularizador de cuentas. 1.- - uv · dirección de tecnologías de información y...
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Universidad de Valparaíso
Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación– Unidad Financiero Contable
1.-‐ Introducción
Módulo Regularizador de Cuentas.
Este módulo nacio a comienzos del año 2009 producto de una serie de requerimientos
repetititos que se solicitaban desde la unidad de aranceles para ser solucionados en
Informática.
El procedimiento que se llevó a cabo fue en primera instancia hacer un catastro de
todos los casos y se agruparon de tal manera que permitió determinar las disitntas opciones
que debían crearse en este nuevo módulo. Cabe destacar que este trabajo se hizo en conjunto
con Chris Nordenflycht de la unidad de aranceles, quien también es la única persona que en la
actualidad tiene instalado este sistema y con la cual se fueron haciendo las pruebas sobre la
marcha del sistema.
Si bien el sistema ha sido de gran utilidad para Chris, no se ha podido instalar a los
demás funcionarios d e la unidad de aranceles porque aún no ha sido presentado a los
respectivos directivos o jefes de unidad oficialmente.
Actualmente, el sistema permite ingresar o regularizar los siguientes casos:
• Validar Ingreso de usuario
• Generar y/o modificar el derecho básico del periodo actual
• Crear el periodo académico de un alumno para periodos anteriores al actual
• Eliminar periodos académicos de alumnos mal ingresados o que se han transferido de
carrera
• Regularizar la Boleta del alumno para el periodo actual
• Regularizar la boleta del alumno para periodos anteriores al actual
• Ajustes de arancel, beneficios y/o emisiones
• Modificar años de ingreso de los alumnos que estén mal indicados en la base de datos
• Cargos y Abonos para el periodo actual
• Cargos y Abonos para periodos anteriores al actual
Se debe señalar que cada movimiento que se realiza en este módulo queda registrado
en tablas de control, d e esta forma se sabrá quién y cuándo s e realizó a lgún ingreso ,
modificación y/o eliminación del sistema.
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2.-‐ Descripción de las funcionalidades
2.1.-‐ Validar Ingreso de usuario
Para poder tener acceso a este módulo se debe contar en primera instancia con la
autorización de instalación del jefe de la Unidad de Aranceles, a partir de esto, el sistema se le
instala al usuario, se le asigna un nombre de usuario y contraseña y se le da los permisos
respectivos para acceder al mismo.
La pantalla de inicio de sesión es la que a continuación se presenta, cabe destacar que
el usuario tendrá pleno dominio de su contraseña pues tendrá la posibilidad de cambiarla
cuantas veces lo desee, haciéndose completamente responsable de su uso.
Pantalla 1: Conexión a la base de datos
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2.2.-‐ Menú Principal
Tiene disponible las opciones Ingresar derecho básico e ingesar periodos de alumnos
anteriores, así como también la opción de eliminar periodos de alumnos que esten duplicados
o mal ingresados en la base de datos, como por ejemplo alumnos por transferencia.
Pantalla 2: Opción Menú Principal
2.2.1.-‐ Ingresar o generar el derecho básico del periodo actual
Esta opción permite generar el derecho básico a aquellos alumnos que no se les
generó por el proceso normal de comienzos de año y que no tuvieron periodo académico para
el periodo inmediatamente anterior al actual.
Para aquellos alumnos que tuvieron periodo académico en el periodo anterior pero
que no fueron regulares, se les debe generar folio en la secretaria de estudio correspondiente
y a través de ese módulo.
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Pantalla 3: Ingreso a la opción de Generar Derecho Básico
Pantalla 4: Opción generar derecho básico
2.2.2.-‐ Crear el periodo académico de un alumno para periodos anteriores al actual
Esta opción fue creada con el fin de crear el periodo académico de un alumno distinto
al periodo actual, ya sea por distribución de decreto o resolución tardía o pérdida de la
información en la base de datos.
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Pantalla 5: Ingreso a la opción de crear periodos anteriores
Pantalla 6: Opción de creación de periodos académicos anteriores.
2.2.3.-‐ Eliminar periodos académicos de alumnos mal ingresados o que se han transferido de
carrera
Esta opción permite eliminar periodos académicos de alumnos que estén mal
ingresados, o bien, se hayan transferido de carrera.
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Pantalla 7: Ingreso a la opción de eliminación de periodos académicos.
Pantalla 8: Opción de eliminación de periodos académicos.
2.3.-‐ Menú regularizar
En esta parte del menú se puede regularizar la emisión de boleta para el periodo
actual, periodos anteriores, realizar ajustes de arancel, beneficios y/o emisiones y modificar
años de ingreso.
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Pantalla 9: Menú Regularizar
2.3.1.-‐ Regularizar la Boleta del alumno para el periodo actual
Esta opción permite regularizar la boleta del alumno por cuota emitida, le da absoluta
responsabilidad a quien está regularizando el caso, por los datos que el sistema solicita que
digiten. Muestra las cuotas de los beneficios otorgados a los alumnos para que el cálculo de la
emisión sea la correcta, de esta forma le da la visión al usuario si alguna cuota de algún
beneficio esta mal ingresado.
Pantalla 10: Ingreso a la opcion de emision de boleta periodo actual
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Pantalla 11: Opcion de regularización de emision de boleta periodo actual
2.3.2.-‐ Regularizar la boleta del alumno para periodos anteriores al actual
Esta opción permite regularizar deudas de periodos anteriores al actual. Solicita que
ingresen la deuda neta y el monto de los intereses en caso que le corresponda, esta opción
puede ser utilizada para cualquier periodo anterior al actual y al igual que la opción anterior el
usuario tiene absoluta responsabilidad de lo que se digita e ingresa.
Pantalla 12: Ingreso a la opcion de regularización de boleta periodos anteriores
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Pantalla 13: Opción regularizar boleta de periodos anteriores
2.3.3.-‐ Ajustes de arancel, beneficios y/o emisiones
Esta opción permite al usuario del sistema modificar los montos de la cuenta
corriente según el tipo de beneficio en caso que alguno de sus cálculos este mal imputado o el
mismo arancel del alumno independiente del periodo académico que se quiera actualizar.
Además permitirá eliminar emisiones que no corresponden a la realidad del alumno. La
opción “Ver Info” permite ver el registro del beneficio o del arancel otorgado al alumno en el
periodo ingresado para que el usuario se de cuenta de lo que se tiene que modificar.
Pantalla 12: Ingreso a la opción de ajuste de beneficios y arancel.
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Pantalla 13: Opción de ajuste de arancel, beneficios y/o emisiones.
2.3.4.-‐ Modificar años de ingreso de los alumnos que estén mal indicados en la base de datos
Esta opción permite modificar el año de ingreso de un alumno para un periodo
académico especifico y que haya sido mal ingresado o asignado al sistema.
Pantalla 14: Ingreso a la opción modifica año de ingreso.
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Pantalla 15: Opción Modifica año de ingreso.
2.4.-‐ Menú Cargos y Abonos
Esta opción de menú nos da la posibilidad de hacer cargos y abonos a la cuenta
corriente del alumno ya sea del periodo actual o de históricos.
Pantalla 16: Menú Cargos y Abonos
2.4.1.-‐ Cargos y Abonos para el periodo actual
Todo hecho económico transcurrido en el periodo académico vigente puede ser
ingresado, Modificado y consultado a través de esta opción, para ello debe ingresar el Rut del
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alumno que desea trabajar. Los parámetros que se exigen son el Ítem de facturación
(Conceptos que se utilizan en una cuenta corriente de alumno),si es un cargo o un abono, el
monto, el número de cuota que afecta y el numero de boleta. Además se debe llenar los
campos relacionados a algún decreto o documento que justifique el hecho económico, los
campos solicitados son el tipo documento, un numero correlativo , fecha y alguna glosa que
lo identifique .
Pantalla 17: Ingreso a la opción cargos y abonos periodo actual.
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Pantalla 18: Opcion cargo y abono periodo actual.
2.4.2.-‐ Cargos y Abonos para periodos anteriores al actual
Este modulo afecta a todos los alumnos que tienen deuda morosa de años
anteriores al periodo vigente. Su método de operación es muy parecido a la opción anterior,
inclusive utiliza los mismos parámetros (Rut, Ítem de facturación, tipo cargo o abono, monto,
etc.) . Su diferencia radica en que la búsqueda de la información es en una tabla distinta, que
contiene todo los antecedentes de los morosos del periodo anterior.
Pantalla 19: Ingreso a la opción cargo y abono periodos historicos
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Pantalla 20: Opcion cargo y abono periodos historicos
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3.-‐ Modificaciones y/o Actualizaciones al Sistema
3.1.-‐ Modificación de la Opcion Menú Principal Ingresar Derecho Básico
En primera instancia esta opción fue pensada solamente para aquellos alumnos que
estudiaron en algun momento en la Universidad y que postergaron o congelaron sus estudios y
en el periodo actual retoman sus estudios, por lo cual se le debe generar su Derecho Básico.
Sin embargo, se visualizó que el expectro de cambios e ingresos a la Universidad es mucho
mayor, por lo cual, esta nueva opción de generación y/o modificación de derecho básico
abarca
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e Genet a De t ec ho Básico/ Folio
Genera Derecho Básico delPeriodo Actual-
Rut
Año Ingreso Cod. Carrera
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Derecho Básico Generados por Alumno
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Derecho Básico Generados por Alumno fj
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