módulo de discapacidad sisdepen - caib.es

I

Módulo de Discapacidad SISDEPEN

II

Septiembre 2011

Conselleria de Salut, Família i Bienestar Social

Este manual ha sido desarrollado por ODEC, S.A.

III

INDICE

PRESENTACIÓN............................................................................................................7

1.- DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL MÓDULO...........................................................9

2.- INICIO DEL EXPEDIENTE DE DISCAPACIDAD ...................................................16

2.1.- Búsqueda de Expedientes y personas con discapacidad ............................................. 16

2.2.- Alta de un expediente .................................................................................................... 19

2.3.- Tramitación de Tareas del Expediente.......................................................................... 24

2.4.- Iniciar una nueva actuación con el Discapacitado......................................................... 25

2.5.- Tipos de actuaciones de Discapacidad ......................................................................... 28

3.- FASE TRÁMITE INICIAL ........................................................................................30

3.1.- Trámite de Inicio de la actuación ................................................................................... 30

3.2.- Trámite de Escaneado Inicial de documentos............................................................... 32

3.3.- Lista de documentos del Expediente de Discapacidad................................................. 36

3.4.- Trámite de Selección de Documentos personales para la actuación ........................... 39

3.5.- Trámite de Comprobación de datos, documentos y plazos .......................................... 42

4.- FASE SUBSANACIÓN............................................................................................44

4.1.- Trámite de Requerimiento de documentación............................................................... 44

4.2.- Solicitud de Notificación - Requerimiento...................................................................... 48

4.3.- Trámite de Control de Requerimientos.......................................................................... 49

4.4.- Control de Notificaciones............................................................................................... 51

5.- FASE EVALUACIÓN INICIAL.................................................................................53

5.1.- Trámite de Presentación................................................................................................ 53

6.- FASE CITACIONES ................................................................................................55

IV

6.1.- Trámite de Solicitud de Citación .................................................................................... 55

6.2.- Consulta de una solicitud de cita ................................................................................... 60

6.3.- Programación de una Cita ............................................................................................. 61

6.4.- Calendario de un Centro................................................................................................ 68

6.5.- Calendario de un Facultativo ......................................................................................... 70

6.6.- Trámite de Notificación de una Cita............................................................................... 72

7.- FASE EXPLORACIÓN / VALORACIÓN / INFORMES COMPLEMENTARIOS.....76

7.1.- Trámite de Exploración por Técnicos ............................................................................ 76

7.2.- Introducción de Informes de Facultativos...................................................................... 81

7.3.- Trámite Resultado de la Exploración por todos los Técnicos ....................................... 85

7.4.- Trámite de Control Informes Complementarios............................................................. 87

8.- FASE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA...............................................................89

8.1.- Trámite de Resolución administrativa............................................................................ 89

9.- FASE DICTAMEN TÉCNICO / PROPUESTA RESOLUCIÓN FACULTATIVA......92

9.1.- Trámite de Valoración o Dictamen Técnico Facultativo ................................................ 92

9.2.- Actas de Valoración....................................................................................................... 96

10.- FASE DE RESOLUCIÓN ......................................................................................99

10.1.- Trámite Aceptación del Dictamen................................................................................ 99

10.2.- Trámite de Resolución............................................................................................... 104

11.- FASE DE ARCHIVO............................................................................................107

11.1.- Trámite de Escaneado final de documentos ............................................................. 107

11.2.- Finalización normal de una actuación ....................................................................... 111

11.3.- Otros tipos de finalización - Archivo de una Actuación ............................................. 112

11.4.- Archivo final del Expediente de Discapacidad........................................................... 113

V

12.- TRAMITACIÓN DEL RESTO DE ACTUACIONES.............................................115

12.1.- Revisión por demanda judicial................................................................................... 115

12.2.- Revisión por Recurso de Reposición......................................................................... 119

12.3.- Traslado desde otra CCAA........................................................................................ 121

13.- ACTUACIONES QUE NO AFECTAN A LA DISCAPACIDAD ...........................125

13.1.- Solicitud de Orientación Laboral................................................................................ 125

13.2.- Solicitud de Certificados / Informes ........................................................................... 131

13.3.- Delitos Violentos ........................................................................................................ 136

14.- GESTIÓN DE DATOS DE DISCAPACIDAD.......................................................137

14.1.- Consulta de datos Helium.......................................................................................... 137

14.2.- Consulta de Información Relevante de Expedientes................................................. 143

14.3.- Consulta de Informes profesionales .......................................................................... 147

14.4.- Seguimiento de los expedientes................................................................................ 148

14.5.- Documentos de los expedientes................................................................................ 149

14.6.- Gestión de Actas........................................................................................................ 150

14.7.- Gestión de la Aceptación de Dictamenes.................................................................. 150

14.8.- Impresión de tarjetas de discapacidad ...................................................................... 150

15.- FIRMA DIGITAL DE DOCUMENTOS DE DISCAPACIDAD - PORTAFIRMAS .153

15.1.- Portafirmas Electrónico del Govern........................................................................... 153

16.- ACCIONES ESPECIALES SOBRE EL EXPEDIENTE.......................................156

16.1.- Retroceder en la tramitación...................................................................................... 156

16.2.- Re-asignar tareas ...................................................................................................... 157

16.3.- Delegar tareas ........................................................................................................... 158

16.4.- Cancelar tareas.......................................................................................................... 159

16.5.- Detener la tramitación de un expediente................................................................... 160

VI

16.6.- Finalizar la tramitación de un expediente .................................................................. 161

7

PRESENTACIÓN

Para entender mejor qué lugar ocupa este módulo de Discapacidad dentro del contexto de la

aplicación SISDEPEN mostramos a continuación un esquema general con todos los módulos

que forman parte de la aplicación con las relaciones que entre dichos módulos se producirían.

8

3. Módulo Datos personales +

Histórico Actuaciones

PNC Dependencia

Módulos de Gobierno Electrónico

DGTIC

Administradores

Centro BASEMonitor Ocupacional

Discapacidad( Centro BASE

y SVAP)

SVAPServicio de

Valoración y Atención Precoz

Ciudadanos

actuacionesdependencia

actuacionesPNC

Reg.Entrada/SalidaSeguridad SEYCONetc.

gestión expedientes, requerimientos documentación,

citación, etc

gestión expedientes, requerimientos documentación,citación, valoración/informes,

tratamientos, derivaciones,

control de casos, etc.

Centros Concertados

1. MóduloAdministraciónDependencia

2. Sistema TramitaciónExpedientes

(HELIUM)

administración gestión expedientes,gestión tablas maestras Dependencia

usuarios y permisos

4. Módulo Discapacidad5. Módulo

Orientación Laboral

solicitudes ciudadanos,citaciones, documentación, controles,

listados y estadísticas, etc.

7. Módulo Citaciones

solicitud citación,citaciones pdtes



6. Módulo Valoración y Atención Precoz

datos personaleshistórico actuaciones



facturas,control derivaciones

plazas libres, derivaciones,conformidad

facturas

trámites pdtes, etctrámites pdtes, etc

trámites pdtes, etc

trámitación, notificaciones, etc.

trámitación, notificaciones, etc.

datos personales

gestión tablas maestras

Dependencia

Ciudadanos

comunicacionesresoluciones

etc.

Solicitudes, documentación,

Informes,etc

Solicitudes, documentación,

Informes,etc

10. Módulo Business Intelligence


administraciónHELIUM

explotación datos

administraciónBusiness Intelligence

8. Módulo Informes

informes de valoración



11. Módulo trámites telemáticos

solicitudes onl-line

registros telemáticos

Subvenciones

subvenciones

9. Módulo de Notificaciones

notificaciones

notificaciones

9

1.- DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL MÓDULO

El objetivo básico del módulo de reconocimiento de discapacidad es gestionar las siguientes

fases básicas que se producen en estos expedientes:

- introducción de la solicitud.

- requerimiento documentación.

- citación.

- valoración/propuesta de resolución.

- resolución/notificación.

- etc.

IMPORTANTE:

La solicitud inicial de discapacidad genera un primer expediente de discapacidad y a partir de

ahí el resto de revisiones, peticiones, etc. son gestionadas como sucesivas actuaciones que se

dan dentro del expediente único de esa persona.

Es decir, cada actuación con un discapacitado se gestiona dentro de un UNICO EXPEDIENTE

DE DISCAPACIDAD POR PERSONA.

En este expediente único de discapacidad, se podrán ir reflejando las sucesivas actuaciones

que se vayan realizando con respecto a la persona.:

- Solicitud inicial

- Reclamación previa

- Etc.

10

Circuito de tramitación de la Discapacidad

1

Registro inicial de la actuación

4

Comprobación datos, plazos y documentación

5

Requerimiento

se requiere documentación

10

Resultado Evaluación

15Resolución Facultativa

no requiere cita

17

Fin Actuación

9

Exploración

9.1Exploración

médico

9.2Exploración

social

9.3Exploraciónpsicológo

7

EvaluaciónTécnicos

8

Citación

9.4ExploraciónOrientador Laboral

12Resolución

Administrativa

6

Control de Requerimientos

2

Escaneado de documentación aportada

3

Copia de docs personalesal expdte

13

Dictamen técnico

16

Escaneado final

14

Aceptación Dictamen

11

Control de Informes Complementarios

Escanear?

Docs personales?

Sí

Todo ok?

Sí

citar?

Portafirmas

firma?No

Alta automáticaNotificación

Sí

caso?Valoracionesrealizadas?

Sí

valorar?

volver a citarcontrolinformescomplem

subsana?

NotificaciónRequerimiento

- Notif Requerimientos- Notif Citaciones

- Notif Resolucionesfuera plazo

volver a requerir

sí subsana

no subsana

cita programada e iniciada

no comparece 2ª citación


citar

propuesta

rechazo

NotificaciónResolución

Programación

NotificaciónCitación

Carta

caso Requerim

caso Resolucion

caso Citación

11

Recurso Reposición

1


4

RecursoReposición

5

Requerimiento

10



no requiere cita

17

Fin Actuación

9

Exploración

9.1Exploración

médico

9.2Exploración

social


7


8

Citación


12Resolución

Administrativa

6


2


3


13

Dictamen técnico

16

Escaneado final

14


11


Escanear?

Docs personales?

Sí

Favorableinteresado ?

citar?

Portafirmas

firma?No


Sí


Sí

valorar?


subsana?



- Notif Resolucionesdesfavorable interesado

volver a requerir

sí subsana

no subsana




citar

propuesta

rechazo


Programación


Carta

caso Requerim

caso Resolucion

caso Citación

favorable interesado

12

Sentencia Judicial

1


4

Sentencia Judicial


17

Fin Actuación

12Resolución

Administrativa

2


3


13

Dictamen técnico

16

Escaneado final

14


Escanear?

Docs personales?

Sí

Favorableinteresado ?

Portafirmas

firma?No


Sí

caso?

Notif Resolucionesdesfavorable interesado

propuesta


caso Resolucion

favorable interesado

13

Delitos Violentos

1


4

Comprobación datos, plazos y documentación

5

Requerimiento


10


13

Informe Delitos Violentos

no requiere cita

17

Fin Actuación

9

Exploración

9.1Exploración

médico

9.2Exploración

social


7


8

Citación


12Resolución

Administrativa

6


2


3


16

Escaneado final

11


Escanear?

Docs personales?

Sí

Todo ok?

Sí

citar?

Portafirmas

firma?No


Sí


Sí

valorar?


subsana?



- Notif Resolucionesfuera plazo

volver a requerir

sí subsana

no subsana




citar


Programación


Carta

caso Requerim

caso Resolucion

caso Citación

No

14

Traslado desde otra CCAA

1

Registro de la actuación

4

Introduccion Datos Traslado(Dictamen)

2

Escaneado inicial

3

Copia Documentos Personales al Expdte

5

Fin Actuación

Escanear?

Docs personales?

15

Orientación Laboral

1

Registro de la actuación

4

Evaluación laboral

2

Escaneado inicial

3

Copia Documentos Personales al Expdte

5

Informe / certificado laboral

6

Solicitud Citación (laboral)

7

Escaneado

8

Fin actuación

Escanear?

Docs personales?

No

Sí

16

2.- INICIO DEL EXPEDIENTE DE DISCAPACIDAD

2.1.- Búsqueda de Expedientes y personas con discapacidad

Previo a la decisión de iniciar un expediente de discapacidad deberemos asegurarnos que para

la persona o actuación que vamos a tratar no existe ya un expediente de discapacidad en

nuestro aplicativo.

Accederemos a la opción de menú de ‘Consulta d’Expedients’ en la cual procederemos a la

búsqueda de los datos de la persona con la que pretendemos iniciar un expediente.

La pantalla de consulta que hemos mostrado permite localizar expedientes por los campos

principales identificativos del mismo: código de expediente, tipo de expediente, NIF o nombre

de la persona asignada al expediente, etc.

17

Una vez localizada una persona/expediente, tenemos una relación de botones que nos darán

acceso a las funcionalidades más importantes de dicho expediente.

En la consulta de datos de expedientes de discapacidad podremos consultar también aquelllos

expedientes cuyas actuaciones cumplan unas determinadas condiciones (hay un apartado en

el filtro para filtrar por datos de las actuaciones). Por ejemplo podemos buscar aquellos

expedientes cuyas actuaciones se hayan iniciado entre un par de fechas concretas. Para ello

deberemos usar el subfiltro de actuaciones:

Una vez filtrados los expedientes que queramos consultar, se nos presenta la relación de

expedientes que cumplen dicha condición. Por ejemplo si ponemos “Tipus d’expedient” igual a

“Discapacitat” saldrá una pantalla como la siguiente:

18

A nivel de expediente podremos consultar de forma rápida la siguiente información:

Datos personales del expediente

Acceso a la tramitación del expediente

Información general de seguimiento o notas de cada expediente

Acceso a los datos básicos de cada actuación

Acceso a los documentos del expediente

Acceso a los datos de archivo del expediente

Acceso a las notificaciones del expediente

Acceso a la impresión de la tarjeta única

Si pulsamos cualesquiera de los iconos, iremos directamente a las funcionalidades de consulta

de datos personales, tramitación, notas de seguimiento generales de cada expediente, etc.

A nivel de actuación podremos consultar de forma rápida la siguiente información:

Dar de alta un nuevo informe

Acceso a los informes

Acceso al dictamen

Acceso a los documentos de la actuación

Acceso a las citaciones

Acceso a los datos de archivo de la actuación

Acceso a las notificaciones de la actuación

Acceso a los certificados

Una vez comprobada en esta pantalla que la persona con la que queremos trabajar no tiene un

expediente de discapacidad, podremos en dichos casos ‘Iniciar un Expediente’ de discapacidad

con el correspondiente botón.

19

2.2.- Alta de un expediente

Responsable Tarea: Grupo de Administrativos

Al recibir una solicitud el sistema debe permitir abrir un expediente de discapacidad cuyo

código de expediente debería ser gestionado por el sistema atendiendo a la siguiente lógica:

- 07 (siempre, código de la Comunidad de Baleares)

- número de oficina de centro base que lo gestiona (por defecto cogerá la oficina del usuario

que abre el expediente)

- número de expediente (número secuencial de expediente, para ese año y tipo de expediente,

en este caso Minusvalía)

- M (de minúsvalía)

- 2 dígitos para el año

Abrimos un nuevo expediente en “Nou expedient”:

20

Aparecen la lista de tipos de expediente diferentes que podemos tramitar en función de nuestro

perfil. Hacemos click sobre el botón “Iniciar” del expediente que queramos iniciar, en este caso

“SISDEPEN_DIS - Expedient de discapacitat CAIB”.

La aplicación genera un número de expediente secuencial que demos respetar y que además

será ajustado al formato pre-establecido – 07 - número de oficina de centro base - número de

expediente - M - 2 dígitos para el año. Pulsamos el botón Iniciar. El sistema nos avisa de si

estamos seguros de iniciar un expediente en cuyo caso indicamos aceptar.

Para poder realizar la apertura de un expediente, el sistema obliga a seleccionar una persona, si no no dejará que el expediente se inicie. Este trámite realiza una integración con el módulo de Datos Personales (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Datos personales)

21

El aplicativo presenta una pantalla en la que nos indica que debemos abrir un formulario

externo, en este caso, de búsqueda y/o alta de personales en el módulo de Datos personales.

Una vez pulsado el botón OBRIR FORMULARI EXTERN:

El procedimiento a seguir deberá ser el siguiente:

1) Si la persona ya existe se busca al interesado por DNI, CIF, nombre, etc. y al dar el icono

de selección , se recupera del sistema para que nos rellene los datos personales, etc.

22

Una vez seleccionada la persona, (el sistema controla que no se pueda seleccionar una

persona que ya tenga OTRO expediente de discapacidad abierto. El aplicativo comprueba

que si la persona tiene OTRO EXPEDIENTE sí se permita abrir un expediente de

Discapacidad), se muestra el siguiente mensaje

Y podemos continuar con la tramitación del expediente puesto que la persona ya ha sido

asignada al expediente.

2) Si no existe la persona que buscamos, deberemos darla de alta (botón Nuevo) y

aportaremos la documentación acreditativa (escaneada) asociada a dicha persona. Para dar de

alta una persona y dar asignar documentación a una persona referirse al correspondiente

manual del módulo de datos personales.

Importante:

El sistema controla que no se pueda asignar una persona que ya tiene iniciado otro expediente

discapacidad. Si por equivocación seleccionamos una persona para asociarla a un nuevo

expediente, y esta persona ya tenía asociado otro expediente, el aplicativo nos muestra el

siguiente mensaje donde se indica que esa persona ya tiene un expediente asociado

indicándonos además dicho número de expediente.

También controla que la persona seleccionada tenga los datos mínimos necesarios para poder

iniciar un expediente contra esa persona.

23

Una vez finalizado el proceso de asignación de una persona a nuestro expediente, debemos

finalizar el trámite de Inicio del Expediente de Discapacidad y avanzamos en la tramitación.

Para ello pulsaremos el botón INICIAR, que inicia finalmente el expediente asignándonos un

código de expediente, etc.

24

2.3.- Tramitación de Tareas del Expediente

Existe una opción de menú TASQUES, la cual nos muestra la relación de TAREAS que

debemos gestionar, es decir:

- cada usuario ve SOLO sus tareas (TAREAS PERSONALES)

- o las que han sido asignadas a su grupo (TAREAS DE GRUPO).

Solo los usuarios que pertenecen al centro base que ha creado la tarea las podrán tramitar. Por

tanto, cuando un usuario entra al Helium solo ven aquellas tareas de los centros que tenga

asignados en su perfil.

A continuación se enseña una pantalla de ejemplo donde se muestran todos los conceptos

anteriormente mencionados.

Para realizar una tarea deberemos seleccionarla:

- si es una tarea de grupo, primero deberemos AGAFARLA, para que pasa a ser

nuestra a nivel personal

- si es una tarea personal porque previamente la cogimos, pinchamos en la misma y

accedemos a su detalle

Si hubiera una relación muy extensa de tareas asignadas a nosotros o a nuestro grupo,

podremos localizar una tarea en particular realizando un filtrado más detallado sobre dichas

tareas. Para ello deberemos pulsar el botón MOSTRAR FILTRE:

25

Una vez indicados cualesquiera de los criterios del filtro:

- nombre de la tarea

- número de expediente

- tipo de expediente

- fecha de creación en el intervalo indicado, etc.

podremos pulsar el botón CONSULTAR con lo que se aplicará el filtro a los datos y podremos ir

directamente a las tareas que nos interesan.

2.4.- Iniciar una nueva actuación con el Discapacitado


En este trámite deberemos indicar el tipo de actuación a realizar sobre el discapacitado puesto

que la elección de un tipo de actuación u otra: solicitud inicial, informes, certificados, etc.

implicará una tramitación diferente para unos casos u otros.

Cuando estén los datos introducidos pulsamos Validar y avanzamos la tramitación.

26

Nuevas actuaciones Una vez se haya iniciado una actuación en el expediente, podremos en cualquier momento

iniciar una nueva actuación en el mismo expediente para gestionar una actuación diferente

(certificado, informe, atención laboral, etc.).

Para ello deberemos ejecutar UNA ACCIÓN sobre el expediente, una acción de “Inicio de una

nueva actuación”. Así, deberemos proceder de la siguiente forma:

- una vez localizado el expediente en Helium

- accedemos a los datos de éste en Helium, para ello no tendremos más que clicar sobre

el icono de “Información” que hay asociado a ese expediente en el listado

- y pulsamos el botón OBRIR NOVA ACTUACIÓ

Con esta acción creamos una tarea del tipo ‘Inicio de nueva actuación’ en la cual podremos

indicar el tipo de actuación que iniciamos, etc. y en función de ello tramitaremos de una forma u

otra.

27

Importante:

Dado que los expedientes de Discapacidad pueden tramitar:

- expedientes de discapacidad de niños

- expedientes de discapacidad de adultos

El sistema, para diferenciar ambas situaciones, crea tareas pendientes de realización en sus

dos vertientes añadiendo una coletilla final “MENOR”. Ejemplo::

- Iniciar una nueva actuación de discapacidad (MENOR)

- Iniciar una nueva actuación de discapacidad

Y lo mismo aplica para el resto de trámites del expediente.

De esta forma, a simple vista podemos diferenciar las tareas a realizar en relación a

expedientes de discapacidad de adultos y en relación a expedientes de discapacidad de niños.

28

2.5.- Tipos de actuaciones de Discapacidad

Los tipos de actuaciones que se pueden gestionar en los expedientes de discapacidad son las

siguientes:

- solicitud inicial de discapacidad

- revisión de discapacidad (por agravamiento o mejoría, por finalización del plazo de

reconocimiento anterior, otros motivos)

- reclamación previa

- solicitud a efecto de delitos violentos

- solicitud de atención laboral

- revisión por demanda judicial

- revisión por recurso de reposición

- traslado desde otra CCAA

- solicitud de Certificados e Informes

El sistema controla que solo se puedan abrir las actuaciones que tocan en cada caso, así como

actuación inicial solo se aceptará:




Y el resto de actuaciones necesitarán que alguna de las anteriores hubiera sido creada de

forma previa.

Además, solo se deja abrir una nueva actuación cuando la anterior ya se haya cerrado o

archivado exceptuando a las actuaciones de certificados/informes y de orientación laboral que

estas se han de poder abrir mientras el expediente no esté archivado.

29

Se explican a continuación los trámites, pantallas, datos y documentos que se utilizarán en la

tramitación de los principales tipos de actuaciones que se pueden realizar con respecto a un

discapacitado.

Los tipos de actuaciones para los cuales se emplean en mayor o menor medida los trámites

que describimos a continuación son los siguientes:


- revisión de discapacidad (por agravamiento o mejoría, por finalización del plazo de

reconocimiento anterior, otros motivos)

- reclamación previa


El resto de tipos de actuaciones tendrán trámites particulares que no serán accesibles en las

actuaciones anteriores.

- revisión por demanda judicial

- revisión por recurso reposición


- solicitud de certificados e informes

- solicitud de atención laboral

No obstante en determinadas actuaciones anteriores como el recurso, sentencia, etc. tendrán

trámites especiales pero además también compartirán la mayor parte de los trámites con el

resto de actuaciones principales.

Importante

El sistema controla que no se puedan iniciar actuaciones que requieren de una actuación

previa para tener sentido. Por esa razón, al iniciar un expediente de discapacidad solo pueden

seleccionarse 3 tipos de actuaciones

Una vez iniciada cualesquiera de estas actuaciones, podremos posteriormente iniciar el resto

de actuaciones.

30

3.- FASE TRÁMITE INICIAL

3.1.- Trámite de Inicio de la actuación


En este trámite se recogen los datos básicos de una actuación previamente indicada con

respecto a una persona: fechas, observaciones o comentarios iniciales que describan la

actuación, etc.

31

En la parte superior de la pantalla se muestran los datos de la persona y del tipo de actuación

que hemos iniciado con ella.

Deberá además indicarse para dicha actuación:

- fecha de entrada de la actuación (debe coincidir con la del registro de entrada del documento)

- fecha de efectos (puede coincidir o no con la anterior, es la fecha válida a efectos del

procedimiento)

- comentarios abiertos del trámite por si es necesario realizar cualquier anotación relativa al

mismo

- si se desea realizar el trámite de escaneado inicial de documentos

- si se desea realizar el trámite de copia de documentos del módulo de datos personales al

expediente

En estos 2 últimos campos, si se indica que no se desea, al avanzar la tramitación se saltarán

estos trámites de forma que se agilice en este caso la tramitación.

32

3.2.- Trámite de Escaneado Inicial de documentos


En este primer trámite deberá poder escanearse toda la documentación inicial importante para

la tramitación del expediente.

La idea es que toda la documentación se vaya escaneando y adjuntando en la medida que se

vaya tramitando el expediente con idea de que las personas que intervienen en la tramitación

no requieran de acudir al expediente en papel.

Para realizar el escaneado de documentos, podremos realizar las mismas directamente desde el propio trámite de Escaneado de documentación o por el contrario utilizar las utilidades de escaneado que se han preparado en el correspondiente menú de la aplicación SISDEPEN.

La pantalla de gestión documental permite gestionar, localizar los documentos de cada

expediente atendiendo a la siguiente organización básica:

- expediente

o actuación

33

tipo de documento

• documento

Para dar de alta un documento deberemos clasificar el documento escaneado conforme a la

siguiente organización:

- tipo de documento (a seleccionar de entre una lista de valores)

o documento (a seleccionar de una lista, condicionado el tipo de documento)

y decidir si el documento se va a:

- escanear

- adjuntar desde un sistema de archivos externo

Esto se hace en 2 pantallas distintas:

34

Una vez el sistema detecta que el escaner está activado

Ejecuta la aplicación de escaneo documental propia de cada dispositivo

35

Se introduce la documentación en el escaner, y se pulsa el botón ESCANEAR para que realice

todo el proceso de escaneo propiamente dicho.

Una vez finalizado el proceso el sistema guarda automáticamente la imagen y permite ver

dicha imagen o realizar un nuevo escaneado.

36

3.3.- Lista de documentos del Expediente de Discapacidad

A continuación se muestra la relación de documentos que se pueden gestionar en el expediente de discapacidad: - Documentos personales de los cuales se guarda copia en el expediente DPI1 - Documents personals d'identificació DPI1.1 DNI-NIF DPI1.2 Tarjeta resident DPI1.3 Certificat resident DPI1.4 Pasaport DPI1.5 CIF persona jurídica DPI1.6 Document constitució persona jurídica DPI2 - Documents d'dentificació del representant/tutor persona física/jurídica DPI2.1 DNI-NIF DPI2.2 Tarjeta resident DPI2.3 Certificat resident DPI2.4 Pasaport DPI2.5 CIF persona jurídica DPI2.6 Document constitució persona jurídica DPI3 - Altres documents personals DPI3 Llibre de familia DPI4 Partida de naixement DPI5 Sentència d'incapacitació nombrament tutor o curador DPI6 Document guardador de fet DPI7 Certificat d'empadronament DPI8 Certificat de convivència DPI9 Document Designació a Efectes de Notificació - Documentos propios de la tramitación de la discapacidad D1 - Solicituds D1.1.1 Solicitud inicial de discpacidad D1.1.2 Revisión por agravamiento mejora D1.1.3 Revisión por finalización reconocimiento provisional D1.1.4 Revisión por otros (correción/modificación datos) D1.2.1 1ª reclamación prévia D1.3.1 Solicitud inicial de discpacidad a instancia de PNCI D1.3.2 Revisión por finalización reconocimiento provisional, a efectos de PNCI, otros D1.3.3 Revisión por modificación datos-corrección de errores D1.4.1 Solicitud inicial dictámen discapacidad a efectos delitos violentos/otros D1.5.1 Revisión a instancia de demanda judicial D1.6.1 Revisión a instancia de recurso reposición D1.7.1 Otros D1.12 Sentencia del Juzgado D1.13 Sentencia del Tribunal Superior de Justicia

37

D2 - Cartes D2.1 Carta notificant requeriment dades D2.1.1 Médic - Carta requerint informes complementaris discapacitat D2.1.2 Psicóleg - Carta requerint informes complementaris discapacitat D2.1.3 T.Social - Carta requerint informes complementaris discapacitat D2.2 Carta cita exploració discapacitat D3 - Informes mèdics D3.1 Informes proves mèdics aportats D3.2.I Informe médico D3.3 Informes proves mèdics complementaris D4 - Informes psicòleg D4.1 Informes proves psicòlegs aportats D4.2.I Informe psicológic D4.3 Informes proves psicòlegs complementaris D5 - Informes socials D5.1 Informes proves socials aportats D5.2.I Informe social D5.3 Informes proves socials complementaris D6 - Barems D6.1 Baremo de valoración cuantificación déficits físicos psíquicos D6.2 Baremo valoración cuantificación dificultades sociales D6.3 Baremo necesidad de 3ª persona D6.4 Baremo de dificultades de movilidad para el transporte colectivo D8 - Resolució D8.1 Res. dis sol. inicial + dictamen D8.2 Res. dis procés agut no valorable + dictamen D8.3 Res. dis revisió reconc. anterior + dictamen D8.4 Res. dis revisión grado permanente no 2 anys no agravament + dictamen D8.4.1 Res. dis revisión grado provisional no 2 anys no agravament + dictamen D8.5 Res. dis recl. previa ratificando reconocimiento anterior recurrido + dictamen D8.6 Res. dis recl. previa modifica anterior + dictamen D8.7 Res. dis rev. anterior definitiu + dictamen D8.9 Res.dis ejecución sentencia judicial D8.10 Res. recl. Fora de plaç D8.11 Res. arxiu no presentats doc. requeridos D8.12 Res. arxiu no compareix a cita D8.12.1 Res. arxiu no compareix a cita anterior provisional D8.12.2 Res. arxiu no compareix a cita anterior definitiu

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Certificados e Informes D9 - Certificats D9.1.1 certificat dis gral

D9.1.2 certificat dis amb diag

D9.1.3 certificat disc pnci

D9.1.4 certificat disc pfhc

D9.1.5 certificat movilitat

D9.1.5.1 certificat movilitat no 3 anys m61

D9.1.6 certificat dis efect lborals inss

D9.1.7 certificado retroactivo

D9.1.8 certf. Disc validez reconeix tiempo trámite

D9.1.9 certificat dis pte. De trámite

D9.1.10 certf dis jubilac. Antc 45% CON valoración previa

D9.1.11 certf dis jubilac. Antc 45% SIN valorac. Previa

D10 - Informes D10.1 Informes/prescripcions varios segons casuística

Altres documents Demanda

Sentencia

Ficha SOIB

Recurs de suplicació

Etc.

39

3.4.- Trámite de Selección de Documentos personales para la

actuación


En este trámite se permite realizar una copia local en el expediente de los documentos

personales o de los documentos de los representantes de una persona con objeto de que si en

el módulo de datos personales se actualizara o cambiara la información, este cambio no

afectara al expediente que se está tramitando, quedando de forma independiente toda la

documentación personal que en su momento de disponía del interesado y sus representantes

Este trámite realiza una integración con el módulo de Datos Personales, concretamente con la gestión de documentos personales (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Datos personales)

40

Pulsamos el botón OBRIR FORMULARI EXTERN para poder seleccionar dichos documentos.

Seleccionamos los documentos que queremos llevar al expediente y pulsamos el botón

COPIAR. El sistema nos avisará de que la copia se ha realizado satisfactoriamente y podremos

continuar la tramitación.

Si consultamos la relación de documentos del expediente tendremos que en estos momentos

ya disponemos de una copia local de los documentos personales en nuestro expediente.

41

Ya sea consultando directamente los datos en el expediente HELIUM:

Ya sea consultando los documentos desde nuestro módulo de gestión documental

42

3.5.- Trámite de Comprobación de datos, documentos y plazos


Existe un trámite de comprobación donde se deberá verificar que todos los datos y los

documentos necesarios para la tramitación están disponibles ya sea en el módulo de datos

personales o en el propio expediente de discapacidad.

Los controles básicos que se deberán realizar y reflejar en este trámite serán:

- Indicar que se ha realizado control sobre los datos. No obstante el sistema comprueba

que se disponen de los datos mínimos necesarios del interesado, para evitar en este

punto, que iniciada la tramitación no se disponga de algún dato necesario para notificar

al interesado, etc.

- Realizado control sobre los plazos

- Realizado control sobre los documentos aportados

43

Como consecuencia, el resultado de la comprobación y del tipo de actuación que estemos

llevando a cabo implicará un avance en la tramitación diferente en función de lo indicado:

En función de la situación de comprobación, el usuario deberá cerrar el trámite y el sistema

tramitará automáticamente a los siguientes trámites:

- Evaluación por técnicos (todo correcto)

- Subsanación documentación (falta documentación)

- Resolución admin. (actuación no está en plazo)

- Demanda (todo correcto, tramitación especial caso de demanda)

- Traslado (todo correcto, tramitación especial caso de traslado desde otra CCAA)

- Recurso (todo correcto, tramitación especial caso de recurso)

44

4.- FASE SUBSANACIÓN

4.1.- Trámite de Requerimiento de documentación


Una vez revisados los datos, plazos y documentos, si se ha indicado que faltan documentos

para poder tramitar la actuación, el sistema permitirá indicar qué documentación se debe

requerir al interesado.

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Deberá por tanto poder indicarse:

- qué documento/s que se requieren, a marcar de entre los seleccionados o indicando

otro tipo de documento en la opción Altres. Indicar

- fecha del requerimiento

- plazo de subsanación (en días)

- estado de subsanación: en principio habrá que indicar “Requerit”, hasta que el

requerimiento se subsane o no en cuyo caso aportaremos o no la documentación de

subsanación y continuaremos la tramitación en consecuencia.

Al finalizar la tarea se generará y se enviará al portafirmas (todo ello de forma automática) el

documento de requerimiento conforme al modelo:

• D2.1 M01 CARTA REQUERIMIENTO DATOS

46

Al finalizar la tarea, por tanto, el documento estará en la bandeja del portafirmas electrónico de

la persona que lo tenga que firmar.

Mientras el documento esté pendiente de firma, el flujo de tramitación del expediente se

detiene y no se puede continuar la tramitación del mismo hasta que éste haya sido firmado.

Si se firma el documento, el aplicativo genera automáticamente una notificación, y avanza

avanza automáticamente la tramitación al trámite de “En espera de notificación recibida”. Este

trámite solo puede ser avanzado de forma automática desde los backoffices externos a Helium

(en este caso ASNOTIF), tal y como se explica en el siguiente apartado.

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Si la firma del documento fuera rechazada, el aplicativo volverá la tramitación al mismo trámite

de Requerimiento, para que el usuario modifique el requerimiento y vuelva a enviarlo.

Como hemos comentado, si se firma el documento en el portafirmas, el sistema realizará una

llamada al módulo de Notificaciones. El módulo de notificaciones tendrá delegada todas las

funciones de creación de remesas de notificación para SICER (sistema de Correos), etc.

48

4.2.- Solicitud de Notificación - Requerimiento

El sistema realiza en este punto y de forma automática una integración con el módulo de Notificaciones (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Notificaciones).

En esta tarea interna del sistema, se alimenta de forma automática con los datos propios del

expediente toda la información que el módulo de notificaciones requiere para su

funcionamiento.

Una vez se manda algún tipo de notificación, se ha de esperar a ver qué pasa con la

notificación para poder tomar decisiones de forma automatizada.

Se ha realizado una integración entre los módulos ASNOTIF de Notificaciones y SISDEPEN-

Discapacidad de modo que se han establecido las siguientes automatizaciones:

• Si no se ha subsanado la documentación después de haber transcurrido el plazo

requerido se pasará a un estado “Resolución administrativa” para hacer el correspondiente

archivo por no subsanar el requerimiento.

• Si el usuario indica que se ha subsanado el expediente avanzará al trámite de Control

de Requerimientos

• El trámite “fi de l’actuació” se finalizaría de forma automática después de que llegue el

acuse de recibo de la notificación de la resolución del grado de discapacidad o se haya

publicado en el BOIB y edicto.

49

4.3.- Trámite de Control de Requerimientos


Se habrá llegado a este trámite una vez realizada la solicitud de notificación y el sistema

detecta que la notificación ha sido efectivamente notificada o publicada en el BOIB. En este

caso el sistema avanza automáticamente el expediente al trámite de control de requerimientos,

de modo que el funcionario pueda controlar las fechas en que se satisfacen los requerimientos

o no.

Se deberá indicar en este trámite, cuando los interesados satisfagan los requerimientos, los

siguientes aspectos:

- si se ha presentado la documentación o no

o requerido (situación inicial, viene del trámite anterior)

o presentado

o no presentado

- si se ha presentado y ha subsanado, fecha de subsanación

- el resultado del control de requerimientos

o requerir más documentación

o tramitar a propuesta resolución administrativa, por no subsanación

el sistema tiene un contador interno de tiempo que hace que una vez

sobrepasado el tiempo dado al interesado para subsanar, si no se

50

realiza ninguna acción concreta con el expediente, éste avanza

automáticamente al trámite de resolución administrativa

o tramitar a evaluación por técnicos (requiere cita)

o tramitar a valoración / Informes (no requiere cita)

51

4.4.- Control de Notificaciones


En cualquier momento podemos controlar el estado en que se encuentran la totalidad de

notificaciones del expediente. El acceso a las notificaciones de un expediente estará

organizado según las diferentes actuaciones del propio expediente y por tanto podremos

acceder a través de un acceso rápido.

A través del acceso rápido en el expediente-actuación podremos acceder a las notificaciones

ordenadas descendentemente por fecha de creación, teniendo un resumen básico de la misma

y pudiendo incluso descargar el documento Oficio de notificación o acceder al detalle completo

de la notificación.

Para acceder al oficio de notificación se debe pulsar el botón DESCARGAR DOCUMENTO

Para acceder al detalle completo de la notificación pulsaremos el botón de detalle

Si queremos comprobar los datos que se muestran a modo resumen, no tendremos más que

acceder al detalle de la notificación y navegar hasta la pestaña correspondiente, en este caso

la pestaña de PUBLICACIÓN.

52

No obstante lo anterior, podemos en cualquier caso utilizar la aplicación de gestión de

notificaciones en modo consulta, utilizando para ello el usuario de consulta de datos sobre

dicho módulo.

53

5.- FASE EVALUACIÓN INICIAL

5.1.- Trámite de Presentación

Responsable Tarea: Grupo de Facultativos

Una vez se ha pasado la fase de comprobación y requerimientos, en principio se dispone de

toda la documentación y por tanto se realiza un estudio previo por los técnicos.

Para consultar la información del expediente los técnicos podrán consultar TODA la

información del expediente y sus anteriores valoraciones si las hubiera. Para conocer el detalle de cómo realizar la consulta de toda esta información referirse a la parte del manual donde se explica cómo consultar la información de los expedientes de discapacidad.

El sistema asigna automáticamente a cada uno de los técnicos citados las tareas que deben

realizar y por tanto estas tareas saldrán directamente como tareas personales de cada uno.

Como consecuencia de la evaluación del expediente, los técnicos deben poder indicar:

- qué perfiles facultativos son necesarios en la evaluación del expediente. (a seleccionar uno o

varios)

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- Médico

- Psicólogo

- trabajador social (por defecto SI)

- orientador laboral (por defecto NO)

- qué documentación de informes, etc. deben escanearse y adjuntarse al expediente, y qué

informes no sirven y deben devolverse al interesado

- cuál es el resultado de su evaluación inicial

1) Se requieren informes complementarios. Se indica qué informes son necesarios en

los correspondientes campos y se pasa el expediente a los administrativos para que realicen el

requerimiento.

2) Está todo correcto y es necesaria cita con los profesionales, se pasa a Citación:

Una vez indicada la información del trámite se da por finalizado y el aplicativo avanzará al

expediente al trámite que corresponda según se hay indicado el resultado de la evaluación:

- requerimiento

- citación

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6.- FASE CITACIONES

6.1.- Trámite de Solicitud de Citación


Para citar a una persona de un expediente dado, se debe realizar una solicitud de citación al

personal administrativo, utilizando para ello las funcionalidades que aportará el módulo de

citaciones.

Este trámite realiza una integración con el módulo de Citaciones (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Citaciones). El aplicativo indicará de forma automática al módulo de citaciones, obteniendo los datos del

propio expediente administrativo en que nos encontramos, la siguiente información:

- datos del interesado a citar (documento de identidad, nombre)

- datos del expediente y actuación para la cual se cita (número de expediente, número

de actuación concreta)

- centro base del expediente

- tipo de citación (de valoración para el caso de Discapacidad)

- prioridad: normal

56

Una vez pulsemos el botón ‘Obrir Formulari Extern’ se inicia el módulo de citaciones donde

podremos indicar los perfiles profesionales a citar así como indicar la prioridad de la misma así

como unas instrucciones u observaciones que pudieran ayudar en el proceso de citación y

pulsamos ‘Sol.licitar’.

IMPORTANTE: Esta pantalla mostrará por defecto seleccionados los especialistas indicados en

el trámite de evaluación inicial puesto que serán en principio estas especialidades las citadas.

No obstante, en la parte izquierda de la pantalla se mostrará la relación de especialidades del

expediente de discapacidad por si fuera necesario incluir alguna otra especialidad a la cita.

Una vez realizada la solicitud, se muestra el siguiente mensaje

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A partir de este momento, si queremos consultar el estado de nuestra solicitud de citación (si está programada, para cuando, etc.) no tendremos más que acceder a la correspondiente funcionalidad de Citaciones. Listado de Solicitudes de Citación (para más detalle ver el apartado correspondiente en el manual de Citaciones).

Si intentamos finalizar este trámite el sistema dejará la CITACIÓN EN ESPERA, es decir, a la

espera de que se realice la programación por parte del responsable de citas.

Cuando la citación haya sido programada, la información de dicha programación:

- día de la cita

- hora de la cita

Será informado automáticamente al expediente, de modo que se pueda generar el documento

de citación con dicha información.

Si la cita ha sido acordada con el interesado:

- por teléfono, el sistema permanecerá en el trámite de cita a la espera de la exploración

por los técnicos

- por carta, el sistema avanzará automáticamente al trámite de Notificación de la cita

para que se pueda generar el documento de notificación. Finalizado este trámite el

aplicativo volverá al trámite de Cita, de nuevo a la espera de la exploración por los técnicos

Anulación / Cambio de Citas

Dado que el expediente permanecerá en el trámite de Cita hasta el mismo día de la exploración

por los técnicos, si el responsable de las citas realizará una anulación o un cambio en las

fechas de la cita, el aplicativo permitirá repetir este proceso tantas veces sea necesario hasta

que finalmente llegue el día de la cita.

58

Además, en el momento de realizar la solicitud de una cita, pueden realmente producirse

diferentes tipos de situaciones en función de si esa misma persona ya tiene otra cita preparada.

1) Solicitud de cita inicial

Si no existe ninguna otra solicitud de cita para esa persona, comprobar que estamos en el caso

de una solicitud de cita totalmente nueva

2) Ya existe una solicitud de cita para esa persona. Si ya existe una solicitud de cita para esa

misma persona

2.1 Y además la fecha de dicha cita es ANTERIOR a la fecha actual, existen 2

alternativas:

- dar la cita por válida y no crear una nueva cita

- crear una nueva solicitud de cita puesto que la anterior no es suficiente

2.2 Si la fecha de dicha cita es SUPERIOR a la fecha actual, existen varias alternativas:

- dar la cita por válida y no crear una nueva cita

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- crear una nueva solicitud de cita puesto que la anterior no es suficiente

- anular la cita existente

- añadir un profesional a la cita existente

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6.2.- Consulta de una solicitud de cita

Existe una opción de menú ‘Citaciones. Consulta de Citaciones’ donde podremos consultar en

qué estado está nuestra solicitud de citación: Solicitada, programada, la forma de comunicación

(carta/teléfono), fecha prevista cita (que muestra la fecha del próximo control UDIAP para citas

de UDIAP, o bien la fecha de próxima programación para las que se han aplazado), fecha de

programación una vez programada, etc.

Indicamos la información necesaria para localizar nuestra solicitud, básicamente el código del

expediente:

Y accedemos al detalle de la citación, donde podremos ver la información de dicha solicitud, si

está programada, en qué día, qué médicos están asignados, etc.

61

6.3.- Programación de una Cita

Responsable Tarea: Grupo de Administrativos que Citan

A medida que se van solicitando citas en los diferentes expedientes, el personal que deba

programar las citas recogerá todas las solicitudes y procederá a programar las mismas en las

fechas que estime conveniente. Para realizar la programación de citas previamente deberá

filtrar las solicitudes que desea programar. Para ello utilizará la siguiente pantalla donde en

principio filtrado por criterios de PRIORIDAD, por centro (campo obligado en el centro), por tipo

de cita, estado de la cita, por fecha de programación, etc.

Además podremos filtrar directamente citas solicitadas para una especialidad en concreto o

incluso donde aparezca una o varias especialidades. Filtratge per Especialitat

62

Una vez reducido el número de citas a programar, accederá a la siguiente pantalla de

programación, donde una vez indicado el día, centro y equipo de profesionales a programar,

tendremos que empezar a asignar expedientes a los huecos de cada profesional.

El objetivo de las siguientes pantallas es tener una visión global de la ocupación de todos los

profesionales de un equipo de valoración de un Centro Base para un día determinado y una

visualización de forma rápida de los huecos disponibles para optimizar el tiempo de los

profesionales y de las personas citadas evitando tiempos muertos.

Variables del ejemplo para un Centro Base hipotético, con un equipo A y día D:

Disponibilidad de todos los profesionales en el centro: 9:00 – 15:00

Tiempo medio de atención:

PSICÓLOGO (PSI): 30 minutos

MÉDICO (MED): 60 minutos

TRABAJADOR SOCIAL (TS): 30 minutos

Descanso (en este caso coincide en todos): 60 minutos.

64

La parrilla de programación se irá rellenando y se podrán optimizar todos los huecos generados

y disponibilidad en función de la disponibilidad de las personas a citar.

Para cada una de las citas que se están programando se podrá :

- Ver la información principal del interesado a citar: nombre, edad en el momento que

realizó la solicitud, teléfono de contacto

- indicar cómo se ha establecido la comunicación de la cita con el interesado, ya sea por

teléfono o por carta.

Pulsando el icono, podremos especificar el:

- Modo de citación (carta / teléfono(por defecto) )

- Fecha de la comunicación

- Interlocutor

- observaciones

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Una vez preparada la programación de ese día para el equipo de trabajo, pulsaremos el botón

de Programación para confirmar la programación.

En estos momentos que dichas citas ya han sido programadas, la información de dicha

programación:

- día de la cita

- hora de la cita

será informado automáticamente a cada uno de los expedientes en cuestión, de modo que

desde dichos expedientes se pueda generar el documento de notificación de citación con dicha

información.

A partir de este momento se podrá generar el listado de citas por Expediente o persona:

A esta pantalla se puede acceder igualmente de forma directa desde la pantalla de

programación:

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Aplazamiento de citas

En cualquier momento puede pasar que una cita ya programada tenga que ser aplazada a una

fecha posterior. En estos casos, deberemos localizar la citación en la pantalla de programación

de citaciones (por centro, código de expediente, estado, etc.) y deberemos proceder a editarla

y aplazarla a través del botón de aplazamiento, el cual nos obligará a indicar una fecha de

aplazamiento.

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Una vez aplazada una cita, ésta aparecerá como APLAZADA en los listados, y lo más

importante, es que el sistema impedirá que se programe en una fecha anterior a la fecha de

aplazamiento.

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6.4.- Calendario de un Centro

Existe la posibilidad de ver todas las tareas que se están llevando a cabo en cado uno de los

centros por parte de los diferentes facultativos.

Para ello se ha diseñado un calendario que permite navegar por los años-meses-dias del

calendario de modo que se puede acceder al detalle de tareas que están programadas realizar

ese día.

Utilizando las flechas de desplazamiento podemos ir navegando entre los diferentes mes y

años.

También se puede pinchar sobre el propio “mes,año” con lo que aparece el siguiente

calendario donde poder indicar rápidamente el año y mes del cual queremos consultar los

datos:

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Las tareas que se pueden filtrar y visualizar serían las siguientes:

- valoración de discapacidad

- valoración de atención temprana

- tratamientos de atención temprana

- controles UDIAP

- orientación laboral

- Ausencias del centro (vacaciones, bajas, etc.)

- Festivos del centro

Una vez seleccionamos un día y centro, podemos ver en la parte superior derecha la relación

de actividades de ese día:

- expediente (si aplica)

- nombre y apellidos del interesado del expediente

- hora de inicio y de fin

- nombre del facultativo que realiza la actividad

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6.5.- Calendario de un Facultativo

Del mismo modo que disponemos de un Calendario del centro, podemos acceder al detalle de

actividades programadas para un facultativo en concreto.

Se dispone de una pantalla que permite filtrar por centro-año-mes-día y facultativo, para de

este modo restringir la consulta a las actividades programadas para dicho facultativo.

Existe un criterio de colores para ver a simple vista la actividad del facultativo:

- rojo: sábados y domingos y festivos del centro (fiestas nacionales, provinciales y

locales – a definir en el Mto de festivos de la aplicación)

- Verde: ausencias del centro por vacaciones, bajas, etc. A indicar en el apartado de

gestión de ausencias del aplicativo

- Azul: tareas o actividades propias del profesionales, que han sido programadas a

través de las diferentes funcionalidades de la aplicación según corresponda

o Valoración de discapacidad

o Valoración de atención temprana

o Tratamiento SEDIAP de atención temprana

o Control UDIAP

o Atención Laboral

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Una vez seleccionado un día en el calendario, tendremos a la derecha la relación de

actividades del profesional ese día.

En la parte inferior de la pantalla podremos acceder a la edición de dicha tarea, pudiendo

consultar información más detallada de la misma: expediente, nombre del interesado, hora de

inicio y fin, observaciones, etc. y pudiendo en cualquier caso modificar la actividad, anularla,

etc.

En esta pantalla NO SE PUEDE dar de alta tareas para un profesional, teniendo siempre el

usuario que realizar la programación de tareas donde corresponda:

- gestión de ausencias

- gestión de festivos

- programación de citas de valoración

- programación de tratamientos

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6.6.- Trámite de Notificación de una Cita


Una vez realizada la programación de la cita deberemos notificar dicha Citación.

Si al realizar la programación de una cita se ha indicado que el modo de comunicación de la

cita es telefónico, el aplicativo obviará este trámite.

Si por el contrario, se ha indicado que el modo de comunicación de la cita es por carta, el

sistema avanzará automáticamente el expediente a este trámite de Notificación de la Cita.

En el trámite de notificación vendrá indicada la siguiente información relevante para el

discapacitado:

- día y hora de la cita (automáticamente proporcionada por el módulo de citaciones una vez se haya programado la misma)

- lugar de la cita (automáticamente proporcionada por el sistema en función de cada

centro base)

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Con esta información, cuando se finalice el trámite, se generará automáticamente el

documento de citación (D2.2 M05 CARTA DE CITACIÓN), y se enviará el mismo al portafirmas.

74

El documento quedará por tanto en la bandeja del portafirmas de la persona que lo tenga que

firmar.

75



Si la firma del documento fuera rechazada, el aplicativo volverá la tramitación al mismo trámite,

para que el usuario modifique los datos y vuelva a enviarlo.

Como hemos comentado, si se firma el documento en el portafirmas, el sistema realiza de forma automática una integración con el módulo de Notificaciones (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Notificaciones).



funcionamiento. Una vez realizado por el sistema esta integración con notificaciones, el sistema

volverá el expediente al trámite de Cita por si durante el tiempo que transcurra hasta la

exploración fuera necesario realizar un cambio en el día/hora o una anulación, etc. con lo que

el aplicativo estaría en el trámite adecuado para ello y se podría volver a repetir el proceso

hasta producirse finalmente la exploración a la persona el día de la cita.

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7.- FASE EXPLORACIÓN / VALORACIÓN / INFORMES

COMPLEMENTARIOS

7.1.- Trámite de Exploración por Técnicos

Responsable Tarea: Grupo de Facultativos – Cada especialidad, la tarea correspondiente a su

especialidad

En función de los perfiles que se hayan marcado cómo necesarios en la valoración del

expediente el sistema creará tantas tareas por grupos de técnicos como se hayan indicado.

Estos trámites no se crearán de forma automática. El usuario que realice la primera exploración

deberá confirmar con el ICONO de INICIO EXPLORACION que se inicia el proceso de

exploración del citado utilizando para ello la pantalla de gestión de citas indicando la fecha de

programación de ese día.

En el ejemplo, supongamos que se ha indicado en el trámite de evaluación inicial que se

requiere de la participación de médico y psicólogo únicamente.

En este caso, una vez iniciada la exploración se crearán 2 tareas independientes, una para el

médico y otra para el psicólogo.

77

Estas 2 tareas serán asignadas directamente a la bandeja de ‘tareas personales’ de las

personas citadas en cada especialidad.

Independientemente de lo anterior, todo el personal facultativo tendrá acceso a todas las citas

que se la han programado para un día y centro determinado. Esta información será la misma

que se gestiona con los actuales Cuadros de Citaciones de un día y Centro determinado.

En esta pantalla se puede filtrar:

- para un centro

- profesional facultativo

- se puede navegar por los días y meses el calendario

y el sistema muestra la relación de expedientes (código de expediente, nombre y apellidos del

interesado) así como el día y hora concretas de las citas

Esta información servirá para preparar las citas así como para poder localizar los expedientes

para los cuales se deben introducir los resultados de la evaluación.

78

Una vez seleccionada la tarea de evaluación de cada expediente que corresponde a cada perfil

profesional implicado, el sistema mostrará la pantalla de introducción de datos de dicha

evaluación:

El facultativo deberá indicar si lo ha visto o no y cual ha sido el resultado de su evaluación.

- el individuo NO se presenta:

- si es primera citación, debe volver a citarse

- si era segunda citación, debe llevarse el expediente a resolución para notificar la

resolución de archivo por no comparecencia

- el individuo SI se presenta, el profesional deberá indicar

- si puede realizarse una valoración final

- es necesario pedir informes complementarios o volver a pedir una citación para acabar de

matizar o valorar determinados aspectos

El sistema controlará que no se pueda indicar que no se ha visto y por el contrario se envía el

expediente a valoración. Además, en el caso de que se requieran informes complementarios se

79

facilita la posibilidad de poder indicar qué informes se han solicitado y que plazo se la ha dado

al interesado así como la posibilidad de poder generar el documento de requerimiento de

Informes Técnicos Complementarios desde este mismo trámite por parte del propio facultativo.

De este modo se podrá entregar en mano a la persona que se está valorando.

En este caso el sistema controlará que no se pueda finalizar el trámite si no se ha incorporado

el documento de requerimiento de informes complementarios.

A continuación un ejemplo del documento “Informe Complementarios”:

80

Una vez que todos los facultativos finalicen sus respectivas tareas de evaluación asociadas al

expediente, podrán continuarse con la tramitación del mismo. Mientras haya un facultativo que

no realice su evaluación el expediente quedará a la espera de él, puesto que en función de lo

que él pudiera indicar se podría necesitar una cita, o pasar directamente a informes, etc.

No obstante lo anterior, el resto de facultativos que estén trabajando el mismo expediente,

podrán ir realizando sus respectivos informes de valoración si por su parte tuvieran toda la

información necesaria.

81

7.2.- Introducción de Informes de Facultativos

Responsable Tarea: Grupo de Facultativos – Cada facultativo introduce los informes de su

especialidad

Una vez recabada toda la información, puede procederse a realizar la valoración del

discapacitado que se plasma básicamente en informes (en función del discapacitado podrá

rellenarse un informe o varios).

El aplicativo facilita la entrada del resultado de dichos informes según los modelos que

actualmente contempla la aplicación.

Ninguna persona puede modificar informes de un técnico cuando se encuentran en fase de "en

procés" o "valorat", es decir antes del EVO. En caso de fuerza mayor, si un técnico de la misma

especialidad tiene que intervenir, el sistema permite copiar el informe del otro técnico el cual

queda como anulado, y asume el nuevo informe como suyo.

Independientemente de lo anterior cualquier técnico puede ver los informes cuando están

“cerrados”.

Además, los técnicos facultativos dispondrán de una utilidad de gestión de informes que:

- tendrá un comportamiento común para todos los técnicos, no obstante cada perfil

técnico tendrá sus preguntas particulares según su especialidad pero se compartirán las

funciones básicas de impresión de informes, encabezado y cierre del informe, etc.

- existirá una utilidad de confección de plantillas de informes con la cual se podrá en

cualquier momento, definir un nuevo tipo de informe, modificar o añadir una pregunta o

respuesta posible a una plantilla ya existente, etc

Conforme a la entrada de dichos datos, el sistema aplica los correspondientes cálculos de

puntuación parcial y puntual total de discapacidad.

Una vez se obtiene el cálculo del % de discapacidad (este dato en principio no puede ser

modificado) el sistema debe facilitar la generación del documento Dictamen Técnico o

propuesta de resolución conforme a dicha información o puntuación calculada.

82

Introducción de datos de informes

Para la gestión de los informes deberemos acceder a la utilidad de gestión de informes

Desde esta pantalla tendremos acceso centralizado a todos los informes de todos los

expedientes los cuales podremos localizar por múltiples criterios:

- tipo de expediente

- datos del interesado

- datos del expediente

- profesional que ha realizado el informe

- estado del informe, etc.

TODOS los informes compartirán la siguiente información:

Cabecera del informe

83

Datos de Identificación (vendrá dado por los propios datos del expediente administrativo,

no teniendo que introducir estos datos los técnicos facultativos)

- nombre y apellidos

- DNI / NIE , con fecha de caducidad

- Fecha de nacimiento y edad

- Sexo

- Teléfono

- Nacionalidad

- Número de expediente

- fecha de apertura del informe actual

- nombre del técnico que elabora el informe

- motivo del informe (actuación: solicitud inicial-revisión, etc.)

- fecha de cierre del informe (cuando se de por finalizado)

Cuerpo del informe:

Cada tipo de informe tendrá unas preguntas y unas respuestas o cálculos a realizar diferentes

en cada caso.

Los informes que se deberán gestionar en la gestión de discapacidad son los siguientes:

Informe médico

Informe Psicológico

Informe Social

Informe Laboral

Informe 3ª persona (se va a independizar del informe médico y psicológico). A este informe

podrán acceder ambos perfiles para que pueda ser rellenado por ambos

Informe de Movilidad

Informe BBD

Informe EVE

84

Ejemplo de Informe médico

Los informes pueden ser impresos en formato PDF para su posterior firma y escaneo en el

sistema de gestión documental. Para ello no tendremos más que pulsar el icono de impresión

PDF asociado a cada informe.

Una vez se hayan finalizado individualmente los informes, cada facultativo deberá indicar en el

correspondiente expediente que por su parte el informe ha sido realizado y que por tanto está

pendiente de generación del DICTAMEN.

85

7.3.- Trámite Resultado de la Exploración por todos los

Técnicos


Como hemos comentado, una vez que todos los facultativos finalicen sus respectivas tareas de

evaluación asociadas al expediente, podrán continuarse con la tramitación del mismo.

Este trámite de resultado final de la evaluación es importante porque permite conocer los

resultados particulares de las evaluaciones realizadas por cada facultativo y en función de ello,

poder decidir cómo debe continuar la tramitación del expediente.

1) Si alguno de los técnicos ha indicado qué no ha podido ver o desea ver de nuevo al

interesado, se deberá volver a citar.

2) Si alguno de los técnicos ha solicitado informes complementarios y no es necesario volverlo

a citar, el expediente se podrá llevar al trámite de control de informes complementarios por

parte de los administrativos

3) Si todos los técnicos han indicado que pueden realizar sus valoraciones, el expediente se

podrá avanzar al trámite de Informes.

4) Si se ha indicado que el interesado no se ha presentado y era su segunda citación, el

expediente se deberá tramitar a propuesta de resolución administrativa por no comparecencia.

5) Si por los motivos que sean, se decide que lo tiene que ver otro facultativo distinto de los que

ya lo han visto, sin necesidad de tener que pasar por el trámite de citación, etc., existe también

la opción de añadir un nuevo facultativo, indicando la especialidad. Esto hará que al finalizar la

taera se cree un nuevo trámite de exploración de ese nuevo facultativo.

87

7.4.- Trámite de Control Informes Complementarios


En este trámite los administrativos podrán controlar e indicar si el interesado ha aportado o no

los informes complementarios solicitados en cuyo caso afirmativo debería adjuntar al

expediente el/los informes escaneados para su utilización por parte de los facultativos.

En este trámite además de adjuntar los informes aportados, deberá indicar el estado y fecha

final del control, es decir, si ha sido presentado o no el informe solicitado y la fecha de la

aportación del informe. La fecha es obligatoria en el caso de indicar que han sido entregados.

88

Mientras no se dé por finalizada esta tarea, el expediente estará PENDIENTE CONTROL

INFORMES COMPLEMENTARIOS.

Cuando se dé por finalizada esta tarea el expediente avanzará al trámite de Resultado de la

Exploración por los Facultativos, donde podrá finalmente ver si todos los facultativos han

recibido la información complementaria solicitada

En función de ello, decidir cómo continuar la tramitación:

Si se avanza a propuesta resolución, los técnicos podrán finalizar sus informes (hayan

aportado información complementaria o no) y podrán por tanto realizar un dictamen final.

89

8.- FASE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA

8.1.- Trámite de Resolución administrativa


Pueden darse varias situaciones que impliquen que se puede proponer una resolución

administrativa del expediente:

- por incomparecencia del interesado a las citaciones

- por estar la actuación solicitada fuera de plazo

- tras una petición de subsanación, por no aportar documentación

En estos casos, el propio personal administrativo

- Indica Fecha propuesta resolución

- indica el tipo de resolución administrativa

90

Además de estos datos principales podremos indicar, en función del tipo de propuesta

resolución a obtener:

- Fecha de notificación de la resolución anterior (para el caso de no admisión a trámite

reclamación previa, por estar fuera de plazo)

- Fecha de notificación del requerimiento (para el caso de no subsanación)

- Fecha de notificación de la Citación (para el caso de incomparecencia)

Al finalizar la tarea, el aplicativo generará automáticamente el documento de la Resolución

Administrativa, según los modelos establecidos, generando uno u otro en función del tipo de

resolución. Dicho documento, como el resto de los que se generan automáticamente, será

enviado al portafirmas, y posteriormente (tras haber sido firmado) se generará su notificación

también de forma automática.

92

9.- FASE DICTAMEN TÉCNICO / PROPUESTA RESOLUCIÓN

FACULTATIVA

9.1.- Trámite de Valoración o Dictamen Técnico Facultativo


Conforme a la entrada independiente de cada técnico de datos en los informes, el sistema

debe aplicar los correspondientes cálculos de puntuación parcial y puntual total de

discapacidad de un expediente.

Este trámite sirve para obtener el cálculo del % de discapacidad (este dato en principio no

puede ser modificado) y además facilitar la posterior generación del Dictamen Técnico o

propuesta de resolución conforme a dicha información o puntuación calculada.

Los datos que forman la discapacidad han sido recogidos de los distintos informes, y no son

modificables directamente por los técnicos.

93

Este trámite realiza una integración con el módulo de Informes (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Informes).

Existen unos controles básicos que impedirán acceder al dictamen:

- si existen informes de facultativos sin finalizar

Como hemos comentado, dado que el dictamen se alimenta de los Informes, el aplicativo

presenta una pantalla en la que nos indica que debemos abrir un formulario externo, en este

caso, de cálculo del dictamen.

94

En esta pantalla se muestran:

- todas las patologías asociadas al expediente

- el carácter de la discapacidad

- las distintas puntuaciones en los factores socio-económicos

- el grado de discapacidad física y psíquica,

- las puntuaciones en los baremos de necesidad de 3ª persona, y dificultad de movilidad;

- las fechas de revisión de 3ª persona y mobilidad, o si son definitivos

- la fecha de próxima revisión o si es definitivo

- y finalmente el grado total de minusvalía.

Asimismo, se presenta los profesionales asociados a esta valoración. Si todos los profesionales

están conformes con la propuesta de resolución facultativa:

- se acepta valoración y se indica fecha de valoración

- se indica el tipo de propuesta de resolución facultativa (indicada por los facultativos para

ayudar a los administrativos en la generación de la documentación posterior)

95

- se indica el equipo de valoración que realiza el dictamen

Una vez se ha realizado y ha sido aceptada esta valoración (se deberá introducir una Fecha de

Valoración), los informes quedan bloqueados para que no se puedan modificar a posteriori.

Si no están conformes con el dictamen, los técnicos podrán revisar sus informes y finalizarlos

de nuevo, con lo que podrían volver a generar el Dictamen Técnico.

96

9.2.- Actas de Valoración


La impresión de las actas de valoración se ejecuta desde la opción de menú que se presenta a

continuación:

La pantalla que se presenta es la que mostramos a continuación:

Esta pantalla sirve también para la gestión de actas del expediente de atención temprana, por

tanto para el caso que nos ocupa deberá estar marcada en el panel superior la opción

“Resolució Discapacitat”

Los parámetros necesarios para acceder a un acta de valoración son:

• Fecha de valoración,

• Centro Base, y

• Equipo de valoración.

97

Una vez introducidos los datos le damos al botón Buscar y nos aparece la relación de

expedientes de discapacidad que han sido valorados ese día por el equipo de valoración

indicado.

Las opciones que figuran son la impresión del documento del acta (Botón “Imprimir Acta”), el

cual genera el siguiente documento resumen de las valoraciones realizadas:

Desde esta misma pantalla tenemos 2 botones que nos permiten acceder al dictamen de cada

expediente, así como a la parte de tramitación de los mismos.

Estos botones están pensados para que la Dirección del Centro Base pueda de forma

centralizada acceder a los diferentes expedientes realizando la tarea de aceptación o no, que

implica varias opciones:

- A) favorables, indicar la fecha de resolución y avanzar la tramitación

98

- B) favorables con cambios, indicar fecha resolución, posibilidad de cambiar los valores

de discapacidad por imperativo legal y avanzar la tramitación

- C) no aceptar la valoración, devolviendo la tramitación a los técnicos

99

10.- FASE DE RESOLUCIÓN

10.1.- Trámite Aceptación del Dictamen

Responsable Tarea: Grupo de Dirección Centro Base

En este trámite en principio la puntuación total propuesta será aceptada a menos que la

dirección del centro considere que debe ser revisada por imperativo legal, etc.

Este trámite se podrá realizar de 2 formas:

- A nivel individual, expediente a expediente,

- A nivel masivo, desde una pantalla preparada para tal efecto, Gestión de aceptación de

dictámenes

A nivel masivo

100

Esta pantalla sirve también para la aceptación masiva del expediente de atención temprana,

por tanto para el caso que nos ocupa deberá estar marcada en el panel superior la opción

“Resolució Discapacitat”

En esta pantalla, el usuario deberá indicar los parámetros necesarios para acceder a la relación

de expedientes a aceptar, que son:

• Fecha de valoración,

• Centro Base, y

• Equipo de valoración.

Una vez introducidos los datos le damos al botón Buscar y nos aparece la relación de

expedientes de discapacidad que han sido valorados ese día por el equipo de valoración

indicado.

En principio saldrá toda la relación de expedientes que cumplan con los parámetros de

búsqueda independientemente del trámite en el que estén.

El usuario solo podrá aceptar o denegar aquellos dictámenes que están en el trámite de

aceptación de dictamen, que será para los cuales tenga la posibilidad de seleccionarlos. El

resto de expedientes valorados ese día por ese equipo que estén en otro estado de tramitación

tienen impedida la selección.

El usuario en este trámite deberá poder consultar el reconocimiento de discapacidad de cada

expediente, así como el tipo de propuesta resolución facultativa que han indicado los técnicos:

- fecha valoración

- % grado

- Puntuación 3ª persona

- Puntuación movilidad

- Carácter: físico, psíquico, sensorial

- Fecha si es provisional o definitiva

A partir de este momento puede realizar dos acciones, aceptar o rechazar el dictamen/es en

función de si se ha seleccionado uno o varios expedientes.

101

- Si la dirección está conforme con la resolución, la aceptará (introducirá fecha de resolución)

- Si no está conforme, pulsará el botón Denegar y el sistema devolverá la propuesta al trámite

anterior para que se rectifique.

En estos casos, el sistema avanzará la tramitación de los anteriores expedientes y podrá

visualizarse su nuevo trámite en la propia pantalla (por ejemplo, resolución si se ha aceptado).

Los botones de ‘Aceptar’ y ‘Denegar’ quedarán inhabilitados a partir de ese momento.

A nivel individual

Si hemos procedido a hacer la aceptación del dictamen de forma manual desde Helium, una

vez seleccionada la tarea e introducidos los datos en la pantalla de dictamen, deberemos

guardar y volver a Helium para que continúe la tramitación del expediente.

Por ejemplo, si es una resolución favorable pero con cambios, se indicará fecha resolución, y

cambiará los valores de discapacidad por imperativo legal avanzando posteriormente la

tramitación.

102

En la tarea Helium, al cerrar la ventana, aparecen estos datos:

103

Para finalizar la tarea de aceptación del dictamen, deberemos indicar:

- volver a valoración (NO se ha aceptado)

- avanzar a resolución (SI se ha aceptado)

104

10.2.- Trámite de Resolución

Responsable Tarea: Tarea automática

En este trámite se generará el documento de Resolución conforme a la correspondiente

plantilla para posteriormente pasarse a firmar digital por la dirección del centro. Con

posterioridad se deberá notificar la resolución con acuse de recibo. (VER DOCUMENTACIÓN

MÓDULO DE NOTIFICACIONES).

Este trámite no es visible como una tarea asignada a nadie, se ejecuta automáticamente

cuando se avanza el trámite anterior (aceptación del dictamen), bien finalizando la tarea Helium

individual o bien a través de la aceptación masiva de dictámenes que hay en SISDEPEN.

El tipo de documento de Propuesta Resolución Facultativa que se generará será uno de los

siguientes:

• D8.1 * S * Resolución reconocimiento inicial de la discapacidad + dictamen

• D8.2 * S * Resolución imposibilidad de reconocimiento por proceso agudo +

dictamen. Sólo en casos de solicitudes iniciales. En revisiones se mantendrá el

reconocimiento anterior durante un período de 6 meses.

• D8.3 * S * Resolución por revisión del reconocimiento anterior + dictamen

• D8.4 * S * Resolución ratificando reconocimiento anterior, no pasados 2 años, no

agravamiento + dictamen

• D8.5 * S * Resolución ratificando reconocimiento anterior recurrido + dictamen

• D8.6 * S * Resolución modificando el reconocimiento anterior recurrido + dictamen

• D8.7 * S * Resolución manteniendo, por imperativo legal, el grado de discapacidad

reconocido en aplicación de baremos antiguos + dictamen

• D8.8 * S * Resolución, por imperativo legal, reconociendo grado discapacidad del

65% a personas con sentencia judicial de incapacitación + dictamen

• D8.9 * S * Resolución de ejecución de sentencia judicial + dictamen

A continuación un modelo de documento de Resolución de Discapacidad:

105

Después de generarse automáticamente, se pasa al portafirmas electrónico la firma del

documento.

106



Si se firma el documento, el aplicativo avanza automáticamente la tramitación al siguiente

trámite. Si la firma del documento fuera rechazada, el aplicativo volverá la tramitación al mismo

trámite de Resolución.

Como hemos comentado, si se firma el documento en el portafirmas, el sistema realiza de forma automática una integración con el módulo de Notificaciones (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Notificaciones).



funcionamiento. Una vez realizado por el sistema esta integración con notificaciones, se

avanza automáticamente la tramitación del expediente al siguiente trámite.

107

11.- FASE DE ARCHIVO

11.1.- Trámite de Escaneado final de documentos

Una vez finalizada la actuación deberemos realizar un último proceso de escaneado final de

documentos de la actuación.

En este trámite deberemos utilizar el módulo de gestión documental de SISDEPEN. Para ver el funcionamiento de este módulo ver la parte correspondiente del manual.

El módulo de escaneado de documentos nos dará apoyo a la realización de las tareas básicas

de:

- escaneado de documentación

- clasificación de la documentación en base a :

o expedientes

actuaciones

• tipos de documentos

108

Dado un expediente, podremos localizar sus actuaciones.

Y gestionar los documentos de dicha actuación, agrupados por tipo de documento.

Para dar de alta un documento deberemos clasificar el documento escaneado conforme a la

siguiente organización:

- tipo de documento (a seleccionar de entre una lista de valores)

o documento (a seleccionar de una lista, condicionado el tipo de documento)

y decidir si el documento se va a:

- escanear

- adjuntar desde un sistema de archivos externo

Esto se hace en 2 pantallas distintas:

109

Una vez el sistema detecta que el escaner está activado

Se introduce la documentación en el escaner, y se pulsa el botón ESCANEAR para que realice

todo el proceso de escaneo propiamente dicho.

111

11.2.- Finalización normal de una actuación

Si la actuación se completa hasta al final deberemos cerrar el último trámite de ‘Finalización de

la actuación’, el cual da la misma por concluida.

Indicaremos la fecha de finalización y opcionalmente unas observaciones de dicho trámite.

El sistema controla que la fecha de finalización de la actuación sea posterior a la fecha de inicio

de la misma.

Una vez finalizada la actuación no se podrán:

- modificar los informes

- modificar el dictamen

- solicitar nuevas citas

112

11.3.- Otros tipos de finalización - Archivo de una Actuación

Todas las actuaciones del expediente de discapacidad pueden finalizarse en cualquier

momento por cualesquiera de los siguientes motivos que pueden producirse mientras se está

tramitando:

- desestimiento

- decisión administrativa

- otros

Una vez localizado el expediente y la actuación que queremos archivar, hacemos clic sobre el

icono de ARCHIVO

La siguiente pantalla aparece, en la cual debemos indicar la fecha y el motivo de archivo de la

actuación:

113

En función del tipo de archivo que se seleccione, el sistema pedirá que se complete mayor

información.

- desestimiento:

o fecha del escrito de desestimiento

Para terminar el proceso de archivo de la actuación deberemos cancelar el trámite en el cual se

encontrara el expediente en el momento para de este modo eliminar dicha tarea de la bandeja

de tareas pendientes del expediente. Para hacer esto habrá que pulsar el botón “Cancel.la

tasques a l’Helium” (Ver también apartado del Manual – Cancelar tareas).

11.4.- Archivo final del Expediente de Discapacidad

Todas los expedientes de discapacidad pueden finalizarse en cualquier momento por

cualesquiera de los siguientes motivos que pueden producirse mientras se está tramitando:

- defunción

- traslado a otra CCAA

- otros

Una vez localizado el expediente hacemos clic sobre el icono de ARCHIVO

114

En función del tipo de archivo que se seleccione, el sistema pedirá que se complete mayor

información.

- traslado a otra CCA:

o fecha traslado

o CCAA donde se traslada

- Defunción

o Fecha de la defunción

o Quién comunica la defunción

En el caso de que se archive por defunción o traslado, se actualizará dicha información

automáticamente en el módulo de datos personales.

Además, una vez archivado del expediente, éste pasará automáticamente al estado “ATURAT”.

115

12.- TRAMITACIÓN DEL RESTO DE ACTUACIONES


tramitación del resto de actuaciones que se pueden realizar con respecto a un discapacitado.

- Revisión por demanda judicial

- Revisión por recurso reposición

- Traslado desde otra CCAA

No obstante en determinadas actuaciones anteriores como el recurso, sentencia, etc. tendrán

trámites especiales pero además también comparten la mayor parte de los trámites con el resto

de actuaciones principales.

12.1.- Revisión por demanda judicial

Cuando una persona no está de acuerdo con la resolución de discapacidad de la Consellería

tiene la posibilidad de presentar una demanda en el Juzgado.

En este caso, cuando se recibe la petición de documentación del Juzgado se debería iniciar

una nueva actuación: Revisión por demanda Judicial, y deberíamos reflejar los datos de la

nueva actuación:

- fecha de entrada de la nueva actuación

- fecha de efectos

- descripción

En el trámite de escaneado de documentación deberemos poder escanear y adjuntar la

documentación de entrada de la actuación, en este caso el documento: D1.5 * E * Revisión a

instancia de demanda judicial

Más tarde, al haber indicado al aplicativo que es una actuación de Revisión por demanda

judicial, el aplicativo saltará el trámite de comprobación de datos, plazos y documentos y

avanzará la tramitación automáticamente hasta el trámite de Demanda.

116

Veamos la información que gestiona el trámite de Sentencia Judicial.

En este trámite se podrían introducir la siguiente información de la demanda y posterior

sentencia:

- datos del juzgado (número de juzgado, población, número de demanda)

- fecha del juicio a celebrar

- resultado de la sentencia, deberemos indicar pendiente hasta recibir la misma

Por otro lado, se podrá generar el documento de salida:

- D2..4 *S * escrito adjuntando duplicado de documentos escaneados de las actuaciones

objeto de la demanda, más informes técnicos complementarios emitidos por los técnicos

intervinientes.

117

Y se indicará la fecha de remisión del expediente al juzgado

Y se paraliza el trámite hasta que llegue sentencia judicial y ésta sea firme.

Cuando llegue la sentencia del juzgado se debe de poder registrar la siguiente información

relevante.

- número de sentencia

- fecha de la sentencia

- fecha de entrada en vigor de la sentencia

- resultado de la sentencia (favorable / desfavorable al interesado)

- puntos que implica la sentencia

- cabe recurso de suplicación

- datos del Tribunal Superior de Justicia

118

Una vez recibido el contenido de la sentencia deberá revisar el expediente en el sentido de la

sentencia, CUMPLIMIENTO DE LA SENTENCIA, esto es:

- favorable al interesado, se rectifica el grado de minusvalía y se comunica al interesado

su nuevo grado

- desfavorable al interesado, se queda todo como está, se mantiene el % y se realiza un

archivo de la actuación

En función del Resultado que indiquemos de la sentencia, el aplicativo avanzará la tramitación

en un sentido u otro.

- si indicamos favorable al interesado, el sistema avanza al trámite de valoración,

deberemos rectificar el grado de minusvalía en la columna MANUAL y se comunica al

interesado su nuevo grado

- si indicamos desfavorable al interesado, se queda todo como está, se mantiene el % y

el sistema avanza al trámite de escaneado final de documental para posterior finalizar la

actuación.

119

12.2.- Revisión por Recurso de Reposición

Cuando una persona no está de acuerdo con la resolución de discapacidad de la Consellería

tiene la posibilidad recurrir al Organo Competente.

En este caso, cuando se recibe un Recurso se debería iniciar una nueva actuación: Revisión

por Recurso Reposición, y deberíamos reflejar los datos de la nueva actuación:

- fecha de entrada de la nueva actuación

- descripción de la actuación

- indicar si tiene un representante o dirección de notificación concreto para esta

actuación

- documentación de entrada de la actuación, en este caso el documento: D1.6 * E *

Revisión a instancia de recurso reposición

Una vez escaneada la documentación de entrada aportada y realizada la copia de documentos

personales a la actuación, el aplicativo salta el trámite de comprobación de datos, plazos y

documentos y avanza automáticamente la tramitación hasta el trámite de Recurso.

Accedemos al trámite de Recurso:

Se imprimen los documentos del expediente para esa actuación recurrida y se genera el Oficio

de Remisión: D2.3 *S * escrito adjuntando recurso de reposición y documentación duplicada

Posteriormente se indica:

- la fecha de remisión del expediente al Organo Competente

120

Y se espera hasta que llega la Resolución del Organo Competente la cual se incorpora al

expediente, indicando además si es favorable o desfavorable al interesado

Se Cierra el trámite

- Si es favorable al interesado, se revisa la actuación. El aplicativo avanzará automáticamente

la tramitación del expediente al trámite de evaluación por los técnicos y a partir de este

momento la tramitación del mismo deberá pasar por la fases de Dictamen, Aceptación,

Resolución, Notificación, Escaneado Final y Fin de la actuación.

- Si es desfavorable al interesado, el sistema avanza al trámite de escaneado final de

documental para posterior finalizar la actuación.

121

12.3.- Traslado desde otra CCAA

Para los casos en los que nos sea derivado un expediente gestionado en otra CCAA, se

deberá permitir abrir expediente de discapacidad en nuestra comunidad, dándole número, y

permitiendo introducir los datos personales y escanear los documentos personales del

expediente original que nos ha sido remitido.

Además se deberá poder registrar todas y cada una de las actuaciones en nuestra aplicación

informática, escanear todos los documentos, etc.

Para ello, deberemos iniciar una actuación de discapacidad de tipo traslado.

Y finalizamos la tarea. Dado que las actuaciones que se nos pueden trasladar serán de

diferentes tipos:


- revisión, etc.

deberemos indicar:

- el tipo de traslado que queremos gestionar.

- la CCAA de origen de dicho traslado

122

Para ello se crea una tarea inicial de traslado donde debemos indicar esta información:

Una vez finalizada esta tarea, deberemos por última realizar el inicio efectivo de la actuación en

el sistema, indicando la fecha de la actuación, la fecha de efectos, etc. tal y como hacemos

siempre que se inicia una actuación en el sistema.

Al finalizar el inicio efectivo de la actuación el sistema nos indica que deben avanzar al trámite

de escaneado de documentación donde deberemos escanear la información que se nos

proporciona.

Finalizado el trámite de escaneado el sistema avanza al trámite de comprobación de datos,

plazos y documentos.

Si todo está correcto en el expediente que se nos traslada, el sistema nos lleva la trámite de

traslado donde podremos introducir los datos de los informes, dictámenes, etc.

123

Si algo no estuviera correcto podremos indicarlo y avanzar la tramitación:

- solicitar subsanación (faltan documentos)

-archivar (fuera de plazo)

según corresponda.

Si la información del expediente que se nos traslada es correcta, deberemos en el trámite de

traslado, introducir en el expediente la información de los dictámenes que dan soporte a las

actuaciones de discapacidad del expediente.

Así podremos ir directamente a la funcionalidad de gestión de expedientes y actuaciones de la

aplicación, en donde podremos dar de alta de forma libre toda la información relevante de dicha

actuación:

- Dictamenes

- documentos de la actuación, escaneando y clasificando la información aportada

124

Si hubiera necesidad de dar de alta varios dictámenes técnicos para un mismo expediente de

discapacidad que proviene de un traslado de otra CCAA, deberemos obligatoriamente iniciar

varias actuaciones de tipo traslado porque para una actuación el sistema solo acepta un

dictamen o valoración.

Por este motivo, en el caso de los traslados desde otra CCA, se debería informar en el

aplicativo del último dictamen técnico que de apoyo al grado de discapacidad del interesado.

Si hubiera necesidad de dar de alta un histórico de dictámenes de un discapacitado de otra

CCA, sería necesario abrir varias actuaciones de tipo Traslado, y en cada una de ellas, debería

indicar sus dictamenes correspondientes.

125

13.- ACTUACIONES QUE NO AFECTAN A LA

DISCAPACIDAD


tramitación de las actuaciones que no afectan al procedimiento de discapacidad:

- solicitud de orientación laboral

- solicitud de certificados e Informes

- delitos violentos

13.1.- Solicitud de Orientación Laboral

En el procedimiento de orientación laboral que se seguirá con los discapacitados que se

relacionan con la Consellería se diferenciarán 2 casos:

- Casos nuevos: en estos casos, se realizará, dentro del procedimiento general de

discapacidad, en el trámite de informe facultativos, un informe laboral que no

condicionará en ningún caso la generación del documento de resolución de

discapacidad.

- Revisiones de casos: en estos casos, el sistema permitirá iniciar una nueva actuación

que no afecte al procedimiento general de discapacidad y de igual modo se permitirá

acceder a las funcionalidades comunes de SISDEPEN, esto es, llevar un seguimiento

particular de atención a usuarios, realizar informes, etc. que de nuevo en ningún caso

afectará al procedimiento ni a las resoluciones existentes.

Por tanto, se iniciará una actuación de ‘Solicitud de orientación laboral’ cuando se quiera:

- gestionar de Solicitudes de Informes de Aptitud (existen expedientes de discapacidad)

- gestionar consultas o peticiones varias en relación a la orientación laboral

El aplicativo controla que en las actuaciones de orientación laboral, la persona esté en edad de

trabajar (a partir de los 16 años).

126

Así, cuando se quiera realizar Orientación Laboral para discapacitados (existen expedientes de

discapacidad previos), el orientador laboral podrá generar en cualquier momento el Informe

Laboral de dicho discapacitado, sin que ello afecte en ningún momento al procedimiento de

discapacidad que pudiera estar llevándose a cabo en dicho momento.

Para ello, deberemos iniciar en el expediente de discapacidad una nueva actuación de

“Solicitud de Orientación Laboral” lo cual los lleva directamente a la siguiente pantalla:

- introducción de datos de la actuación

o tipo de actuación

o fecha de solicitud de la actuación, fecha de efectos

o observaciones

Una vez finalizado el trámite inicial seguiremos el proceso común de gestión de cualquier

actuación que para con un ciudadano se realice en el expediente:

- escaneo inicial de documentación a través del módulo de escaneo

- copia de documentos personales al expediente-actuación en cuestión

127

Evaluación Laboral En este trámite indicaremos qué tipo de actuación laboral realizaremos con el Discapacitado,

ya sea:

- preparar su informe laboral

- generar certificado tipo Ficha SOIB, etc.

Además deberemos decidir si se puede generar el informe para la persona o si por el contrario

es necesario citarlo.

En función de lo anterior deberemos decidir si avanzar la tramitación al trámite de Informe

Laboral o al trámite de Solicitud de Citación.

Informes / Certificados Laborales Como en el resto de actuaciones de discapacidad, la manera de realizar la introducción de

informes facultativos (en este caso, Informe Laboral) se realizará a través de la utilidad de

consulta de expedientes y sus actuaciones..

Pulsando el botón de Informes, seleccionamos INFORME LABORAL y procedemos a su

cumplimentación:

- formación y experiencia del individuo

- CNOs

- Etc.

128

Y podremos indicar las ocupaciones recomendadas al individuo, bien sea introduciendo

directamente el código CNO o seleccionándolo de entre una lista de valores en la cual

podemos hacer búsquedas por nivel.

129

Por último, tenemos en el expediente la posibilidad de generar más documentación e informes

que pudieran ser requeridos en dicha actuación laboral.

En el trámite de Solicitud de Orientación Laboral podremos indicar :

- Informe Sol.licitat

- Destinatari Informe

- Texto libre

Para la generación del informe de aptitud hay que rellenar:

- Lloc de Feina

- Observacions

Una vez indicada esta información procederemos a seleccionar la plantilla de informe laboral

que queremos obtener del sistema. Para ello en la pestaña de documentos tendremos estos

documentos disponibles:

130

A continuación un modelo de Informe Aptitud.

Una vez generados los informes, podremos cerrar el trámite lo cual finalizará la actuación.

Una vez generados los correspondientes informes o certificados laborales, se pueden adjuntar

en el sistema de forma que se indique se va a enviar al Portafirmas para que firme

electrónicamente el documento el cargo que corresponda.

131

13.2.- Solicitud de Certificados / Informes

Cuando una persona o entidad nos solicite un certificado o informe debemos localizar el

expediente y actuación en cuestión y pulsar el icono de Certificados:

El sistema nos mostrará la relación de certificados/informes emitidos para dicho expediente.

En función de si queremos generar un certificado/informe manual o telemático pulsaremos el

botón correspondiente. Las 2 opciones deberán utilizarse cuando:

- telemático: en base a la última valoración y unas plantillas se generarán unos

certificados/informes cerrados en los cuales no participan profesionales facultativos.

Para generar estos certificados el sistema nos enlazará con la opción de

generación de certificados via SISTRA, la plataforma de tramitación electrónica

del Govern

132

- manual: en base a datos introducidos de forma libre por el funcionario y unas plantillas

se generarían informes abiertos o a medida.

o Si indicamos manual, el sistema nos emplazará a iniciar una nueva actuación

de Certificados/informes, donde el funcionario deberá decidir qué tipo de

certificado o informe desea genera

Manual , en base a una plantilla abierta el funcionario preparará un

informe a medida

Automático, en base a plantillas cerradas el funcionario generará los

certificados con los datos de la última valoración de la discapacidad.

En cualquiera de los 2 casos, el sistema te lleva al trámite de registro inicial de actuación donde

deberemos introducir los datos básicos de inicio de la actuación, como en el resto de

actuaciones del expediente

o fecha de solicitud de la actuación

o fecha de efectos

o observaciones

Cuando se abre una actuación de tipo certificados/informes no se pasa por los trámites de

escaneado inicial y copia de documentos de la persona.

133

CASO AUTOMÁTICO

Nada más iniciar el trámite de Solicitud de Certificados/Informes, el sistema realizará una copia

local de los valores de discapacidad de la última resolución válida de la Consellería para que

de este modo, podemos generar los certificados de discapacidad solicitados basándose

siempre en la última situación de discapacidad validada por la Consellería.

Los documentos de salida de este trámite estarán basados en plantillas Word.

En principio se dispondrán de los siguientes certificados:

• Certificado general de reconocimiento de discapacidad con diagnóstico

• Certificado general de reconocimiento de discapacidad sin diagnóstico

• Pensiones no contributivas de invalidez (PNCI)

• Valoración de 3ª persona (se denomina Certificado a efectos de protección Familiar por

hijo a cargo (PFHC)

• Certificado a efectos laborales, etc.

A continuación un modelo de certificado automático:

134

MANUAL

Si indicamos MANUAL el sistema avanza al trámite de generación de informes de forma libre,

en el cual podremos indicar:

- el correspondiente texto libre a utilizar en el informe de tipo libre

-fecha de salida del certificado o informe

En función de la solicitud, el funcionario introducirá los datos básicos que desea introducir en el

informe de forma libre y generará el documento de salida, certificado/s o informes solicitados.

A continuación un modelo de Certificado manual o semi-automático:

135

Se ha desarrollado una pantalla que muestra el histórico de los certificados que se van

emitiendo a la cual se accede mediante el correspondiente icono

La información que se muestra en esta pantalla es la siguiente:

• la fecha de petición del certificado

• la fecha de emisión

• el tipo de certificado / informe

• Si se ha emitido telemáticamente o por Helium.

• el registro de salida (solo SISTRA).

• En el caso de los informes (no automáticos), un enlace al propio informe que se ha

generado.

Así como 2 botones para poder crear un nuevo certificado/informe:

• 1 botón para hacerlo manual (enlaza con helium)

• 1 botón para hacerlo con trámite telemático (enlaza con SISTRA)

136

13.3.- Delitos Violentos

La tramitación de delitos violentos será exactamente igual que la tramitación de una Solicitud

de discapacidad, con la única salvedad que al iniciar la actuación ésta será catalogada como

del tipo ALTRES, para de este modo poder realizar la simulación del proceso de discapacidad:

- requerimiento de documentación

- informes

- dictamen, etc.

pero marcando la actuación como una actuación que no es propiamente de discapacidad con

lo cual debería tenerse en cuenta dicha marca a la hora de impedir la consideración de esta

persona como discapacitado, aunque el resultado de la tramitación así lo sugiriera.

Para tramitar este tipo de actuación deberemos indicar una actuación del tipo ‘Delito violento /

acuerdo amistoso’:

A partir de este momento, avanzaremos la tramitación con objeto de llegar al trámite de

valoración donde deberemos adjuntar el informe/s de delitos violentos escaneado.

137

14.- GESTIÓN DE DATOS DE DISCAPACIDAD

Para consultar los datos de discapacidad se han habilitado varios mecanismos diferenciados:

- consulta en Helium de todos los datos de detalle de expedientes de discapacidad, es

decir, TODOS los datos, TODOS los trámites, TODOS los documentos, TODAS las

fechas de tramitación, etc.

- consulta de datos importantes de los expedientes de discapacidad, es decir, SOLO la

información relevante, esto es:

o expediente – persona asociada

o para cada actuación

citaciones

informes

dictamen

notificaciones

etc.

- Informes facultativos de los expedientes.

- Consulta del seguimiento/observaciones generales de los expedientes.

- Consulta de los documentos de los expedientes.

- Gestión de Actas

- Gestión de la Aceptación de Dictámenes

- Impresión de tarjetas de discapacidad

Veamos las características de cada una de las opciones:

14.1.- Consulta de datos Helium

La herramienta HELIUM incorpora su propia utilidad de consulta de datos de expedientes. Para

acceder a ella:

138

Listado de expedientes El listado de expedientes permite localizar expedientes por los datos más significativos del

mismo y que son independientes además del TIPO DE EXPEDIENTE qué estemos buscando,

esto es, código de expediente, fecha de alta del mismo, tipo de expediente, estado del mismo.

Introduciendo los datos básicos de filtrado y pulsando Consultar el sistema nos muestra la

relación de expedientes que cumplen con dicha condición de búsqueda.

Para acceder a los datos de detalle de un expediente en particular no tendremos más que

pulsar sobre el icono de información del expediente en cuestión.

139

Una vez situados en el expediente podremos consultar toda la información de detalle del

mismo, la cual está organizada en pestañas:

- Expedient: información general del expediente como el código, el tipo, usuario y fecha

de inicio, etc.

140

- Dades: información de datos de detalle de cada trámite del expediente. Esta

información está organizada por actuación y por támites, y dentro de cada trámite

podemos consultar qué datos de han introducido pudiendo cambiar dicha información

si tenemos los correspondientes privilegios, etc.

- Documents: información de los documentos asociados al expediente. Del mismo modo

podremos acceder a los documentos que se han anexado al expediente los cuales se

organizan de igual forma que los datos.

- Cronograma: En una visión tipo calendario se pueden ver el desarrollo del expediente

en formato calendario

- Terminis: Esta pestaña permite controlar los Terminis de un expediente, pudiendo

iniciarlos, pararlos, eliminarlos, etc.

141

- Tasques: En esta pestaña se muestran todos los trámites realizadas en el expediente

desde su inicio, sirviendo como un historial de tramitación del mismo. Además sirve

para delegar tareas de una persona a otra persona.

- Tokens: Esta pestaña permite realizar acciones concretas sobre el expediente, como

retroceder un trámite.

- Registre: En esta pestaña se muestra mayor detalle que en la pestaña de Tasques,

puesto que se muestran todas las acciones realizadas en el expediente desde su inicio,

sirviendo como un historial de tramitación del mismo

- Eines: Permite interrumpir la tramitación de un expediente en cualquier momento

indicando el motivo (archivo por defunción, etc.)

Consultas por tipos

Las consultas avanzadas permiten localizar expedientes por criterios particulares de cada TIPO

DE EXPEDIENTE. Indicamos en este caso el tipo de expediente en cuestión, es nuestro caso,

Expediente de Discapacidad, y el sistema nos muestra una relación de consultas pre-

establecidas mediante las cuales podemos consultar los expedientes por criterios propios de

nuestro tipo de expediente, en este caso, por fecha de resolución. Estas consultas tendrán que

haber sido definidas previamente en el apartado de diseño.

142

En función de la consulta seleccionada deberemos indicar unos parámetros u otros.

143

14.2.- Consulta de Información Relevante de Expedientes

En este caso se pretende acceder únicamente a la información relevante de cada expediente,

esto es:

- expediente – persona asociada (acceso al módulo de datos personales)

- relación de actuaciones del expedientes ordenadas cronológicamente por fechas

o información relevante de cada actuación:

o datos de la persona/representante que inició la actuación

o citaciones

o informes de facultativos

o dictamen

o documentos de la actuación

o notificaciones

o datos de archivo

La pantalla principal de consulta permite localizar expedientes:

- por los campos principales identificativos del mismo: código de expediente, tipo de

expediente, NIF o nombre de la persona asignada al expediente, etc.

- así como los campos de las actuaciones que componen el expediente.

144

Para cada expediente tenemos una relación de botones que nos darán acceso a las

funcionalidades más importantes de dicho expediente.

Es muy importante indicar que en la consulta de datos de expedientes de discapacidad

podremos consultar las actuaciones de forma diferenciada:

- las que afectan al procedimiento de discapacidad (solic. Discapacidad, revisión, etc.)

- las que no afectan al procedimiento (orientación laboral)

Para ello solo tendremos que filtrar por tipo de actuación o marcar mostrar Actuaciones de tipo

Laboral.

Una vez filtrados los expedientes / tipos de actuaciones que queramos consultar, se nos

presenta la relación de expedientes que cumplen dicha condición.

A nivel de expediente podremos consultar de forma rápida la siguiente información:

Datos personales del expediente

Acceso a la tramitación del expediente

Información general de seguimiento o notas de cada expediente

Acceso a los datos básicos de cada actuación

Acceso a los documentos del expediente

Acceso a los datos de archivo del expediente

Acceso a las notificaciones del expediente

Acceso a la impresión de la tarjeta única

145

Si pulsamos cualesquiera de los iconos, iremos directamente a las funcionalidades de consulta

de datos personales, tramitación, etc. de cada expediente.

Si pulsamos el icono de actuaciones, el aplicativo nos mostrará todas las actuaciones

realizadas sobre el expediente, ordenadas por fecha de manera descendente con su

información principal.

Para cada actuación individual podremos a su vez, tener acceso directo a la siguiente

información relevante:

Dar de alta un nuevo informe

Acceso a los informes

Acceso al dictamen

Acceso a los documentos de la actuación

Acceso a las citaciones

Acceso a los datos de archivo de la actuación

Acceso a las notificaciones de la actuación

Acceso a los certificados

Informes

Citaciones

146

Valoración / Dictamen Técnico

Documentos del expediente / de la actuación

Etc.

147

14.3.- Consulta de Informes profesionales

Esta pantalla permite realizar una búsqueda por DNI/NIE, NIF del profesional, expedientes,

fechas, etc. para poder visualizar todos los informes según la búsqueda realizada.

Una vez localizado un informe, podremos editarlo, cambiar algún dato(si no está finalizado),

imprimirlo, etc.

148

14.4.- Seguimiento de los expedientes

La pantalla de seguimiento de expedientes permite localizar expedientes por los campos

principales identificativos del mismo: código de expediente, fechas, centro base, NIF o nombre

de la persona asignada al expediente, etc. y poder anotar cualquier comentario u observación

general relacionado con el mismo:

Esta pantalla es de uso libre por cualquier usuario, pudiendo indicar en ella:

- observaciones o comentarios

- motivo del registro, etc.

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14.5.- Documentos de los expedientes

La pantalla de consulta permite localizar los documentos de los expedientes por los campos

principales identificativos del mismo: código de expediente, tipo del expediente, actuación, tipo

de documento, etc.

Una vez localizado un expediente o documento, podremos editarlo, modificarlo o sustituirlo, dar

de alta un nuevo documento, bien sea a través del módulo de escaneado o adjuntando un

archivo externo.

150

14.6.- Gestión de Actas

Ver capítulo 9.2

14.7.- Gestión de la Aceptación de Dictamenes

Ver capítulo 10.1

14.8.- Impresión de tarjetas de discapacidad


Existe una funcionalidad que permite imprimir las tarjetas de discapacidad de los dic

Al seleccionar esta opción se nos muestra la siguiente pantalla:

151

Esta pantalla está dividida en dos paneles. Cada uno de los paneles está diseñado para

recoger los parámetros de selección de la impresión de tarjetas.

En el panel superior se permite realizar impresiones masivas, y en el inferior, impresiones

individualizadas.

• Impresión masiva.- Selecciona todos aquellos expedientes que verifiquen las

condiciones impuestas, a través de la selección de determinados parámetros. Estos

parámetros son los siguientes:

� Centro Base.

� Equipo de Valoración.

� Fecha inicial de las valoraciones.

� Fecha final de las valoraciones.

� Grado de minusvalía (cómo mínimo el sistema obliga a un 32%)

� Temporalidad de la valoración (Definitiva/Provisional).

• Impresión individual.- En la extracción individual seleccionaremos el expediente

únicamente a través de su número.

Es muy importante definir la impresora por defecto de Windows, pues las tarjetas necesitan una

impresora particular.

Al pulsar daremos paso a un proceso automático de impresión de tarjetas.

152

También existe la posibilidad de Imprimir tarjetas de discapacidad directamente desde las

propias fichas de los expedientes utilizando el correspondiente icono.

Si alguno de los expedientes no cumple con las condiciones de generación de tarjetas

(dictamen con fecha de resolución), el sistema mostrará un mensaje advirtiéndonos de dicha

situación:

153

15.- FIRMA DIGITAL DE DOCUMENTOS DE DISCAPACIDAD

- PORTAFIRMAS

Para realizar las acciones de firma digital de documentos de discapacidad se utilizarán los

mecanismos que la herramienta HELIUM y el portafirmas electrónico del Govern Balear, los

cuales facilitarán la firma de documentos de salida de la aplicación. Los documentos de salida

que se manejan en la aplicación y que se firmarán electrónicamente son los siguientes:

D2 CARTAS U OFICIOS. Los oficios de notificación serán firmados por la Jefe de Servicio

o por quien se indique en el módulo de notificaciones.

Los informes de facultativos no se firmarán por los técnicos facultativos

D3 INFORMES MÉDICOS

D4 INFORMES PSICOLÓGiCOS

D5 INFORMES SOCIALES

Sólo se firmará mediante el documento de oficio de notificación cuando salen fueran y lo hará

el director del Centro Base, indicando en el informe qué facultativo lo emitió, centro y fechas.

D8 RESOLUCIÓN SEGÚN CASUÍSTICA

Todos los documentos de resolución deberán ser firmados por el Director del Centro Base

D9 CERTIFICADOS SEGÚN CASUÍSTICA

Los Certificados (sobre Discapacidad, sobre atención primerenca , sobre integración laboral y

los semiautomáticos) también serán firmados por el Director del Centro Base

Los certificados automáticos obtenidos desde SISTRA, se firmarán con el Sello de Organo a

través de Trámites Telemáticos.

15.1.- Portafirmas Electrónico del Govern

Los documentos de tipo:

- Citación

- Requerimientos

- Resolución

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- Certificados

Cada uno de estos tipos de documento será firmado por un Alto Cargo (Director del Centro

Base, por ejemplo), y éstos serán pasados para su firma a través del Portafirmas Electrónico del Govern.

Esta aplicación permitirá que el Director del Centro pueda firmar documentos de forma

electrónica, en bloques de muchos documentos, y además el módulo permite delegar la firma a

otras personas.

Además, TODOS los documentos que se firmen digitalmente en el portafirmas serán

custodiados en el servicio de custodia documental del Govern.

Este servicio permite garantizar la validez de la firma digital de los documentos custodiados

durante un periodo indeterminado de tiempo y por sí mismo, es decir, aunque el cerificado esté

revocado, la autoridad de certificación hubiera desaparecido, etc.

Las personas a las que se enviarán desde la tramitación Helium cada uno de los tipos de

documentos, están configuradas en la tabla general “Firmantes de los documentos del

portafirmas”, accesible desde el menú de administración de la aplicación SISDEPEN:

156

16.- ACCIONES ESPECIALES SOBRE EL EXPEDIENTE

16.1.- Retroceder en la tramitación

Retroceder en la tramitación se deberá de utilizar EXCLUSIVAMENTE cuando se haya

producido un ERROR en la tramitación y por tanto no se quiere continuar el avance del

expediente por un flujo de tramitación que no es el apropiado. El retroceso en la tramitación

implicará ir paso a paso hacia detrás en la tramitación hasta situarnos en el trámite deseado.

Durante ese retroceso los datos introducidos en las tareas que se anulan serían eliminados.

Para realizar un retroceso en la tramitación, localizaremos al expediente en cuestión (ver

consulta de expedientes) y en la pestaña de TOKENS, localizaremos la tarea que queremos

retroceder y pulsaremos el icono que sirve para RETROCEDER LA TRAMITACIÓN:

El aplicativo nos mostrará la relación de pasos anteriores al paso en el que nos encontramos

(puede ser uno o varios, si viniéramos de una bifurcación)

Seleccionamos el nodo anterior, marcamos cancelar tareas y pulsamos el botón RETROCEDIR

lo cual hace que se anule la tarea en la que nos encontramos y el expediente se sitúe en

lanuela tarea seleccionada.

157

16.2.- Re-asignar tareas

Reasignar tareas se deberá utilizar para cambiar una tarea que ha sido asignada a una

persona (PERSONA1), a otra persona diferente (PERSONA2), dado que la primera no va a

poder realizar la tramitación (vacaciones, baja, etc.)

Para ello, iremos al expediente en cuestión y en la pestaña de TASQUES, localizaremos la

tarea que queremos re-asignar y pulsaremos el icono de PERSONAS que sirve para RE-

ASIGNAR:

Una vez indicado que queremos re-asignar la tarea, indicaremos el nombre de la persona que

va a coger la nueva tarea (PERSONA2)y pulsaremos el botón RE-ASIGNAR.

La tarea ya no estará en la lista de tareas pendientes de la PERSONA1 y en cambio si estará

en la lista de tareas pendientes de la PERSONA2.

Del mismo modo que se puede asignar a una persona se puede asignar a un grupo, indicando

en la expresión de asignación:

- group(nombre_del_grupo)

- user(codigo_del_usuario)

158

16.3.- Delegar tareas

La delegación de tareas significa que el usuario que ha de tramitar una tarea tendrá la opción

de definir, para una tarea concreta, qué otra persona podrá también realizar dicha tarea.

Cuando se delega una tarea se ha indicar a quien se delega y se ha de añadir un comentario

para la persona a la que delega. Además se puede indicar si se quiere supervisar dicha tarea

una vez la tarea hubiera sido realizada por la persona a la cual hubiese sido delegada.

159

16.4.- Cancelar tareas

Cancelar una tarea significa que dicha tarea no se va a realizar. Esto puede ser necesario

cuando una actuación debe archivarse porque el interesado desiste, fallece, etc. por tanto se

va a proceder al archivo de la actuación y no se va a continuar la tramitación desde el punto en

que se encontrara.

Para cancelar una tarea, deberemos localizar el expediente, seleccionar la actuación con la

cual queremos trabajar, ir a la pestaña TASQUES, y buscar la tarea que queremos cancelar

(será la última).

Pulsaremos el botón CANCELAR la tarea, con lo que se muestra el siguiente mensaje de

aviso, se cancela la tarea dejando de estar pendiente en el bandeja de tramitación de los

usuarios.

160

16.5.- Detener la tramitación de un expediente

Detener la tramitación de un expediente implica que no se va a continuar con la tramitación del

expediente, independientemente del trámite en el que nos encontremos por el motivo que sea.

En el momento que detengamos la tramitación del expediente, todas las tareas que pudiera

tener pendiente quedan anuladas y el expediente queda en estado archivado pudiendo

consultar su datos en todo momento.

Para ello, localizaremos el expediente en cuestión y en la pestaña de EINES pulsaremos la

opción de ATURAR con lo que nos aparece una pantalla donde debemos indicar el motivo.

Una vez indicado el motivo y pulsado el botón ATURAR el expediente elimina todas las tareas

pendientes y pasa a un estado similar al de archivo.

Si fuese necesario se puede retomar el expediente con la acción REPRENDRE TRAMITACIÓ.

161

16.6.- Finalizar la tramitación de un expediente

Finalizar la tramitación de un expediente implica que se va a dar por concluída la tramitación

del mismo, independientemente del trámite en el que nos encontremos por el motivo que sea:

- defunción del interesado

- traslado a otra CCAA

- otros

En estos casos, habremos procedido previamente al archivo del expediente.

En el momento que detengamos la tramitación del expediente, todas las tareas que pudiera

tener pendiente quedan anuladas y el expediente queda en estado archivado pudiendo

consultar su datos en todo momento.

Para finalizar de forma definitiva un expediente deberemos ejecutar UNA ACCIÓN sobre el

expediente, una acción de “Finalizar Expediente”. Así, deberemos proceder de la siguiente

forma:

- una vez localizado el expediente en Helium

- accedemos a los datos de éste en Helium, para ello no tendremos más que clicar sobre

el código del expediente

- y pulsamos el botón FINALIZAR EXPEDIENTE

- A partir de este momento ya no podemos iniciar más trámites en Helium para dicho

expediente