material trabajo en equipo y comunicación

Características principales de un Grupo :

Varias personas que están o se consideran juntas.

Los agrupa opiniones o intereses similares.

Se intercambia información para facilitar el trabajo de cada individuo.

Poseen habilidades diversas, no necesariamente complementarias.

Los resultados son la suma del esfuerzo individual.

Un grupo puede….

A. Mantenerse como tal:

B. Transformase en un Equipo:

Trabajo en Equipo y Comunicación


Características principales de un Equipo :

• Un grupo de personas con habilidades complementarias.

• comprometidas con un propósito común.

• un conjunto de metas de desempeño y un enfoque.

• por el que se sienten solidariamente responsables.

Condiciones Básicas para un equipo: Tener miembros con:

- Participación activa

- Efectividad en su trabajo

Comportamientos claves dentro de un equipo:

- Solicitar ideas y opiniones

- Ofrecer ayuda espontáneamente


- Aceptar sugerencias, reconociendo y aceptando las ideas del otro

- Considerar las necesidades, motivaciones y habilidades de otras personas al

solicitar u ofrecer ayuda y consejos.

- Trabajar conjuntamente para resolver un problema.

Diferencias principales entre ambos conceptos:

¿Cómo se desarrolla un Equipo de Trabajo? La puesta en marcha de un equipo de trabajo es un proceso complejo que pasa por diferentes etapas. Los equipos avanzan y retroceden en su ciclo evolutivo a partir de los cambios en su ambiente . Esas “idas y vueltas” son típicamente precipitadas por: nuevos integrantes, nuevas tareas o procesos, o nuevo liderazgo.


Lo que diferencia a un Equipo de un Grupo es la SINERGIA

Las etapas de construcción de un Equipo son:

1) Etapa de FORMACIÓN: La gente discrepa acerca de los propósitos, tiende a cuidarse de lo que dice, hay poca confianza, aún no se han establecido pautas y procedimientos para trabajar juntos, no se han explorado diferencias de conocimientos, habilidades y estilos de trabajo, no hay mucha flexibilidad en el equipo, hay poca experiencia compartida de la cual aprender. El equipo se encuentra con la necesidad de compenetrarse, lograr un entendimiento común en su objetivo y límites. Las relaciones se deben formar, así como la creación de confianza.

2) Etapa del CONFLICTO: aparecen conflictos sobre diferentes temas, incluidos el propósito del equipo, el liderazgo y la mejor forma de trabajar juntos. La comunicación es más abierta, pero lo que se comunica es el desacuerdo. La gente mezcla las necesidades individuales con las del equipo, y puede llegar a sentir que nunca trabajaran juntos.

3) Etapa de organización / REGULACIÓN: los miembros del equipo desarrollan una visión compartida y establecen metas y objetivos. Hay menos desacuerdos y comienza a establecerse la confianza. Se comienzan a notar las diferencias en talentos, habilidades y estilos de trabajo. Los miembros comienzan a asumir sus diferentes roles. Se comienzan a desarrollar procedimientos de trabajo conjunto y efectivo. El equipo no es aún muy flexible. Hay poca experiencia compartida. Las lecciones aprendidas de la etapa de confusión y crisis, permiten mejorar las relaciones, la cohesión y el clima del equipo. El


equipo necesita algún triunfo para elevar su autoestima, pero las bases para mejorar están sentadas.

4) Etapa de resultados / DESEMPEÑO: los miembros del equipo comprenden y comparten el propósito común, las metas y objetivos. La comunicación es clara, franca y abierta. Hay un nivel de confianza relativamente alto. El liderazgo es compartido. El equipo tiene procedimientos de trabajo efectivos y replicables, hay flexibilidad y adaptación dentro de los paradigmas existentes, se realizan mejor las cosas sin cambiar los paradigmas. La energía del grupo estimula y potencia las capacidades de cada integrante y permite encontrar soluciones conjuntas a nuevos desafíos sin el protagonismo del líder, el cual actúa como facilitador. Los logros del equipo refuerzan la confianza y la motivación.

¿Pero qué necesita un Equipo para llegar a ser de Alto Desempeño (EAD)? Podríamos decir que un EAD tiene principalmente cuatro componentes que lo describen:

1. Una Dirección: es decir, una visión compartida por todo el equipo, objetivos medibles, metas desafiantes y valores compartidos entre sus integrantes.

2. Organización y Roles: las posiciones y roles se encuentran claramente asignados, las responsabilidades están claras y existen planes que organizan el trabajo del equipo.

3. Modelo de Gobierno: implica que existe un acuerdo sobre la delegación, cómo se toman las decisiones, cómo se realizan las reuniones para que sean efectivas y cómo se comunican para lograr sus objetivos.

4. Gestión del Clima: que tiene que ver con el manejo de los conflictos, las normas grupales, la confianza y el compromiso.

Cuando un equipo tiene todo esto, vemos un equipo de “alto desempeño” en acción.

La mayoría de los equipos no tienen todo esto todo el tiempo y en determinados momentos de su desarrollo deben trabajar para mejorar alguno de estos aspectos.

La coordinación que requiere el trabajo en equipo se logra fundamentalmente con una COMUNICACION FLUIDA entre sus miembros. La falta de comunicación es el principal motivo de fracaso en los equipos de trabajo.


¿Qué significa Comunicar?

Etimológicamente la palabra comunicar deriva del latín COMUNICARE, que podría traducirse en “Poner común, compartir algo”.

Las 4 E de la Comunicación Efectiva


ESTRATEGIA

El primer paso de una buena comunicación consiste en elaborar una estrategia clara de comunicación. Para ello debemos hacernos 4 preguntas…

Antes de definir la estrategia, es importante analizar del contexto en el cual se realizará la comunicación: ¿cuál es el propósito de la reunión? ¿es regular o especial?, ¿formal o informal?, ¿cuál es la agenda para el día?, ¿cuánto tiempo tenemos?, ¿habrá otros presentadores?, ¿de qué hablarán?, ¿qué ocurre justo antes de nuestra comunicación?, ¿y justo después?, ¿cómo es el lugar donde vamos a realizarla?, etc. Una vez comprendido el contexto donde se llevará adelante la comunicación, comenzaremos a elaborar la estrategia.

Para ello, debemos analizar todo acerca de nuestro interlocutor o audiencia: ¿quiénes son?, ¿de dónde vienen?, ¿qué conocimiento previo o postura tienen sobre el tema? ¿por qué les interesaría escucharme? Cuanta más información al respecto, mejor podremos orientar el contenido de la charla, al incorporar o reflejar en ella los intereses de las personas a quienes nos dirigimos. Así podremos armar mejor los mensajes de la charla: ¿qué tipo de argumentos debemos usar?, ¿cuáles serán los mejores ejemplos?, ¿a qué nivel de detalle bajar?, etc.

A continuación debemos definir el objetivo principal de nuestra charla: ¿qué es lo que queremos lograr? La respuesta no debe ser vaga o demasiado amplia. Lo ideal es preguntarnos que queremos lograr de nuestro interlocutor. Por ejemplo:

• ¿Quiero “posicionarme” profesionalmente ante mi interlocutor? Entonces mi objetivo es LOGRAR CREDIBILIDAD.


• ¿Quiero que alguien tome una decisión (ej., aprobar mi proyecto)? Entonces mi objetivo es CONVENCER.

• ¿Quiero que la audiencia aprenda o conozca algo nuevo? Entonces mi objetivo es ENSEÑAR o COMUNICAR.

• ¿Quiero que la audiencia se divierta? Entonces mi objetivo es ENTRETENER.

Cualquiera sea el objetivo que hayamos definido, el mismo debe representar la descripción de lo que pretendemos alcanzar al finalizar la comunicación, debe ser conciso, concreto, alcanzable y de cumplimiento verificable, y debe proporcionar el rumbo de la comunicación.

Una vez que tenemos claro el objetivo y el interlocutor, podremos definir los temas principales de nuestra comunicación, planificar los puntos a resaltar, y organizarlos en un orden apropiado. Pero… ¿cuántos puntos debe tener una presentación? ¿Depende del tiempo disponible? En realidad depende más de la capacidad de la audiencia de recordar los contenidos de la comunicación. Como regla, podemos decir que los mensajes clave de nuestra presentación deben poder escribirse en una tarjeta de presentación personal. De esta manera, nos aseguraremos de no abrumar a la audiencia con infinidad de conceptos, sino direccionar su atención y memoria hacia aquellos mensajes que son funcionales al objetivo que nos hemos plateado.

En relación al canal la elección dependerá sobre todo del objetivo que tengo y de la audiencia o el interlocutor.

ESTRUCTURA

Una vez que hemos clarificado el objetivo principal y los mensajes clave de nuestra comunicación, debemos decidir cómo estructurar los contenidos de la misma.

El canal y el diseño o patrón que elijamos para organizar los contenidos jugará un rol critico en la manera que nuestra audiencia asigna sentido e interpreta los mensajes.


Organización del Contenido:

Por qué debemos estructurar los contenidos? Cuanto más ordenada y estructurada le entreguemos la información a nuestra audiencia, más efectivo será su mensaje.

1. Apertura / Introducción: es la parte más importante de una comunicación ya que establece las expectativas del interlocutor y es el momento en que decide si quiere seguir escuchando con atención, seguir leyendo el mail o seguir la conversación telefónica. Por ello, en la apertura debemos: llamar la atención, generar empatía, mostrar credenciales, dar razones para escucharnos, y describir de qué se va a hablar.

2. Desarrollo: es donde se exponen los mensajes y contenidos que queremos comunicar.

3. Cierre / Conclusión: también es una de las partes más importantes, ya que juega un rol clave en determinar cómo nos va a recordar nuestro interlocutor. A pesar de esto, en general los cierres de las presentaciones suelen carecer de impacto y diluirse entre personas que se van retirando. Resulta fundamental que toda presentación tenga un espacio para la realización de conclusiones (para resumir la presentación, ofrecer un “cierre” y dar una buena impresión final).

ESTILO

La razón por la cual se reconoce que la comunicación no verbal es importante es por el efecto que tiene en la credibilidad.

Nuestros gestos, nuestro leguaje corporal, nuestras expresiones faciales, nuestra mirada deben sostener lo que estamos diciendo. De lo contrario, perdemos credibilidad automáticamente.


La percepción del interlocutor sobre el orador es clave y el lenguaje corporal dice mucho…

- La voz (volumen, ritmo, tono)

LA VOZ: el uso de la voz es clave y debe tener un tono que puede calibrarse imaginando que se trata de un “chorro” que llega al final de la sala.

El uso de pausas, y de cambios de ritmos y tonos es importante. Debemos usar pausas para remarcar puntos importantes, para dejar un pensamiento o pregunta suspendida.

En cuanto a los ritmos: cuando hay algo que está sobreentendido se puede acelerar, dejando por sentado que esto se sabe y que sólo se menciona. En cambio, cuando se expresa una idea nueva, hay que darle tiempo al interlocutor para asimilar los contenidos desacelerando así el ritmo de la charla.


- La mirada hacia el interlocutor

LA MIRADA: debemos abarcar a la audiencia con la mirada. Podemos también puntualizar miradas si se hace una referencia específica a una persona o un tema. Debemos procurar no hablar “a la nada” (al techo o al piso), sino a las personas que están presentes… mirándolas.

La mirada es el principal arma de contacto, es el puente por el que ingresa nuestro discurso

-El uso del cuerpo


EL CUERPO: debemos dejar el cuerpo libre y sólo prestar atención a aquellos gestos o movimientos que distraen la atención de la audiencia.

Las MANOS hablan, el cuerpo habla. Si uno se mueve mucho, distrae al interlocutor. Los nervios se proyectan, la incomodidad de uno como presentador genera incomodidad en el otro.

Las manos pueden ser de gran ayuda, o ser un enorme obstáculo. Las manos reafirman lo que decimos, o dan un subtexto a lo que intentamos trasmitir, como la mirada o el gesto. Por lo cual, debemos utilizarlos como algo a favor, como un elemento más.

ENTORNO

Debemos adaptarnos a lo que ocurre en nuestro entorno y a lo que nos propone nuestro interlocutor.

A pesar de haber realizado una planificación exhaustiva de nuestra comunicación, al momento de realizarla es altamente probable que ocurran situaciones que no consideramos inicialmente en nuestro plan. Para poder manejar exitosamente estos imponderables, debemos pensar, concentrarnos y adaptarnos a lo que ocurre en nuestro entorno y lo que nos propone la audiencia.

Un elemento que garantiza el éxito de la comunicación es alentar a los interlocutores a preguntar. Tanto durante como al finalizar nuestras conversaciones, resulta recomendable abrir un espacio para preguntas y respuestas. Una abierta interacción disminuye la resistencia y crea la oportunidad de profundizar en nuestros mensajes ofreciendo más ejemplos y datos concretos.

Las reglas básicas para no fallar en la instancia de pregunta y respuestas son:

• Anticipar las preguntas

• No dejar preguntar a unas pocas personas

• No dejar que un miembro de la audiencia monopolice el discurso

• Escuchar la pregunta atentamente

• No adivinar, ni mentir, ni inventar

• Mostrarse entusiasmado por recibir preguntas


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