mapeo de procesos de gestiÓn al 30-09-2014 · mapeo de los procesos contratación del servicio...
TRANSCRIPT
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
0
MAPEO DE PROCESOS DE GESTIÓN
Al 30-09-2014
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
1
Contenido
1 Aspectos Generales del Informe .......................................................................................................................................................... 4
1.1 Objetivo .................................................................................................................................................................................................4 1.2 Alcance ..................................................................................................................................................................................................4
2 Entendimiento de la Institución ........................................................................................................................................................... 5
3 Marco Operativo .............................................................................................................................................................................. 13
3.1 Modelo de Macro Procesos ................................................................................................................................................................. 13 3.2 Cadena de Valor de PERUPETRO ...................................................................................................................................................... 16 3.3 Modelo de Contexto ............................................................................................................................................................................. 21
4 Mapeo de Procesos .......................................................................................................................................................................... 23
4.1.1 Macro Proceso Participación Ciudadana ................................................................................................................................. 23 4.1.2 Macro Proceso de Otorgamiento de Derechos de Exploración y/o Explotación ........................................................................... 23 4.1.3 Macro Proceso de Supervisión a la ejecución de Contratos ...................................................................................................... 24 4.1.4 Macro Proceso de Transferencia de la Renta Petrolera ............................................................................................................ 26 4.1.5 Macro proceso de Recepción y manejo de la Información Técnica. ........................................................................................... 27 4.1.6 Macro Proceso de Investigación Geológica y Geofísica de Hidrocarburos ................................................................................. 28 4.1.7 Macro proceso de “Promoción de Inversiones” ....................................................................................................................... 29 4.1.8 Macro Proceso de Imagen: ................................................................................................................................................... 30 4.1.9 Macro Proceso Planeamiento ................................................................................................................................................ 31 4.1.10 Macro Proceso Normatividad ............................................................................................................................................. 32 4.1.11 Macro Proceso de Secretaría General ................................................................................................................................. 33 4.1.12 Macro Proceso Gestión Presupuestal .................................................................................................................................. 33 4.1.13 Macro Proceso Gestión Logística ........................................................................................................................................ 35 4.1.14 Macro Proceso Gestión Documentaria ................................................................................................................................ 36 4.1.15 Macro Proceso Gestión de Recursos Humanos .................................................................................................................... 37 4.1.16 Macro Proceso Gestión Financiera ..................................................................................................................................... 39 4.1.17 Macro Proceso Soporte Legal ............................................................................................................................................ 41 4.1.18 Macro Proceso Auditoría Interna ....................................................................................................................................... 41 4.1.19 Macro Proceso Gestión de Tecnologías de Información ........................................................................................................ 42
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
2
5 Anexos ............................................................................................................................................................................................ 44
5.1 Matriz Macro Procesos vs. Áreas Organizacionales ............................................................................................................................ 44 5.2 Matriz Macro-Procesos vs. Objetivos ................................................................................................................................................... 45 5.3 Matriz Macro Procesos vs. Objetivos ................................................................................................................................................... 50
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
3
Introducción
El presente documento, denominado “Mapeo de Procesos”, identifica los procesos que se desarrollan dentro de la organización y que a
su vez, van a conducir los esfuerzos de la institución para el logro de sus objetivos.
El primer capítulo expone los objetivos que se quieren lograr con el estudio de este entregable, así como los alcances del mismo.
El segundo capítulo muestra el análisis previo de la principal información referente a PERUPETRO, el cual expondrá parte del trabajo
realizado por la consultora para conocer la operatividad de la empresa.
El tercer capítulo desarrolla el marco operativo de PERUPETRO: los macro procesos que lo soportan, la cadena de valor que los relaciona
con el valor agregado, y el modelo de contexto que presenta la relación de PERUPETRO con las instituciones de su contexto.
El cuarto capítulo presenta el mapeo de procesos integral de la institución, y contempla la descripción de cada uno de los macro procesos
identificados en un Nivel 0, hacia niveles de detalle de Nivel 1, y en algunos casos de Nivel 2.
En cuanto a los anexos, el primero muestra la relación existente entre los macro procesos y cada una de las áreas funcionales; el segundo
anexo expone la relación existente entre los macro procesos y los objetivos estratégicos institucionales. El tercer anexo presenta un
listado general de todos los macro procesos de la empresa, procesos y subprocesos.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
4
1 Aspectos Generales del Informe
1.1 Objetivo
Elaborar el mapeo de procesos de PERUPETRO, gráfico que permite identificar el nivel de interacción de cada uno de los procesos
dentro de la institución. Ello es útil para identificar las oportunidades de mejora orientadas a darle calidad al servicio y lograr la
simplificación administrativa.
1.2 Alcance
• Entender la organización mediante la revisión de documentación relacionada al tránsito histórico de la institución, y el conocimiento
de su funcionamiento organizacional.
• Identificar los macro procesos que comprenden la operatividad de PERUPETRO, clasificándolos según su función en operativos,
estratégicos y de soporte.
• Definir la Cadena de Valor de los macro procesos identificados.
• Desarrollar el Modelo de Contexto, el cual relaciona los macro procesos con las instituciones con las que interactúan.
• Identificar y realizar el mapeo de procesos de PERUPETRO.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
5
2 Entendimiento de la Institución
En este capitulo se presenta la información que permite identificar a PERUPETRO como Institución. La documentación revisada para este
fin corresponde al Plan Estratégico, Reglamento de Organización y Funciones y la página Web de la Institución.
PERUPETRO es la empresa estatal de derecho privado, que en representación del Estado peruano, se encarga de promocionar,
negociar, suscribir y supervisar contratos para la exploración y explotación de hidrocarburos en el país. PERUPETRO fue creada en 1993
por la Ley Nº 26221 o Ley Orgánica de Hidrocarburos, bajo la denominación de PERUPETRO S.A. e inició sus actividades el 18 de
noviembre de 1993. Está sujeta a la fiscalización posterior y por resultados de la Contraloría General de la República y del sector Energía
y Minas, y opera bajo el régimen tributario común de las empresas privadas. FONAFE es la entidad encargada de normar y dirigir la
actividad empresarial del Estado y como tal, es el único accionista de PERUPETRO. Entre las facultades principales de FONAFE, se
encuentran las siguientes:
Ejercer la titularidad de las acciones representativas del capital social de todas las empresas (creadas o por crearse) en las que
participa el Estado y administrar los recursos provenientes de dicha titularidad.
Aprobar el presupuesto consolidado de las empresas en las que FONAFE tiene participación mayoritaria, en el marco de las
normas presupuestales correspondientes.
Aprobar las normas de gestión en dichas empresas.
Designar a los representantes ante la Junta General de Accionistas de las empresas en las que tiene participación mayoritaria.
El objeto social de PERUPETRO comprende lo siguiente:
Promover la inversión en las actividades de exploración y explotación de Hidrocarburos.
Negociar, celebrar y supervisar los contratos (de exploración y explotación/explotación) de hidrocarburos, así como los convenios
de evaluación técnica.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
6
Administrar el Banco de Datos con la información relacionada a las actividades de exploración y explotación de Hidrocarburos
Asumir los derechos y obligaciones del contratante, en los contratos existentes, celebrados al amparo de los Decretos Leyes Nº
22774, Nº 22775, sus modificaciones y los convenios de evaluación técnica.
Asumir el pago que corresponda por concepto de canon, sobrecanon y participación en la renta.
Comercializar, a través de terceros, y bajo los principios de libre mercado, los hidrocarburos proveniente de las áreas bajo
Contrato.
Entregar al Tesoro Público los ingresos como consecuencia de los contratos, previamente realizadas las deducciones de ley.
Proponer al Ministerio de Energía y Minas otras opciones de política relacionadas con la exploración y explotación de
Hidrocarburos.
Participar en la elaboración de los planes sectoriales.
Coordinar con las entidades correspondientes, el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con la preservación del medio
ambiente.
Por otro lado, la operatividad de la empresa se encuentra enmarcada, entre otras, dentro de las siguientes normas legales:
Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica de Hidrocarburos, Ley Nº 26221, aprobado por el Decreto Supremo Nº 042-2005-EM.
Ley Nº 26225, Ley de Organización y Funciones de PERUPETRO S.A.
Estatuto Social de PERUPETRO S.A. aprobado por la junta General de Accionistas mediante Acuerdo JGA /04-2002.
Ley Nº 27506, Ley de Canon y modificatorias.
Reglamentación sobre participación ciudadana en las actividades de hidrocarburos: R.M. N° 535-2004-MEM-DM, Ley N° 28611,
Art. 41, D.S. Nº 012-2008-EM, D.S. Nº 020-2008-EM, Art. 8, D.S. Nº 023-2011-EM.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
7
D. S. 017-2003-EM, Nueva Metodología para cálculo de regalías.
D. S. 049-2003-EM, Aprueban el Reglamento para la aplicación de la Regalía y Retribución en los Contratos Petroleros.
D. S. 030-2004-EM, Reglamento de Calificación de Empresas Petroleras.
D. S. 032-95-EM, Reglamento de la Garantía de Estabilidad Tributaria de las Normas Tributarias de la Ley Orgánica de
Hidrocarburos.
Ley 26887, Ley General de Sociedades, sus modificatorias y ampliatorias.
TUO de la Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE y modificatorias.
Directiva de Formulación del Plan Estratégico de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE, aprobado por el Acuerdo de Directorio
003-2003/ 019- FONAFE.
Directiva de Endeudamiento del FONAFE, aprobada por Acuerdo de directorio 002-2001/ 020- FONAFE.
Directiva de Difusión de Información, aprobada por Acuerdo de Directorio 003-2001/020-FONAFE.
Directiva para la Solución de Controversias Patrimoniales entre las Empresas bajo el ámbito del FONAFE, aprobada por Acuerdo
de Directorio 002-2002/014- FONAFE.
D.S. Nº 015-2006-EM, Reglamento para la Protección Ambiental en las Actividades de Hidrocarburos
D.S. Nº 043-2007-EM, Aprueban el Reglamento de Seguridad para las Actividades de Hidrocarburos
D.S. Nº 081-2007-EM, Aprueban el Reglamento de Transporte de Hidrocarburos por Ductos
Ley Nº 29163, Ley de promoción para el desarrollo de Industria Petroquímica
D.S. N° 066-2008-EM, Aprueban Reglamento de la Ley Nº 29163
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
8
D.S. Nº 027-2010-EM, Dictan norma para asegurar transparencia en la información relativa a la exportación de gas natural
D.S. Nº 039-2010-EM, Establecen valor mínimo para la regalía del gas natural en caso de exportación
A nivel estratégico, la organización ha definido los lineamientos que regirán sus actividades en su Plan Estratégico Institucional, el cual
define los objetivos, metas, visión y misión para el período 2009-2013. A continuación se presentan la misión y visión de PERUPETRO.
Misión
Promover y supervisar las actividades de exploración y explotación de hidrocarburos en el país, armonizando los intereses del Estado, la
comunidad y los inversionistas, dentro de un marco de respeto socio-ambiental, contribuyendo al desarrollo sostenible del Perú.
Visión
Ser reconocida internacionalmente como una empresa modelo en la gestión de recursos hidrocarburíferos, que contribuye al incremento de las reservas del país y brinda estabilidad en el largo plazo.
Respecto a los Objetivos Estratégicos Institucionales, dichos objetivos son los siguientes:
1. Optimizar la Renta
2. Aumentar Inversión en Exploración y Producción
3. Incrementar disponibilidad de los recursos, reserva y producción.
4. Generar relaciones armoniosas entre el inversionista, el Estado y otros actores
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
9
5. Disminuir los conflictos socio-ambientales
6. Administrar los contratos en forma integrada y estándar.
7. Gestionar mayor información de los recursos (sísmica, geología, etc.)
8. Optimizar los procesos clave
9. Mejorar la estructura organizacional
10. Fortalecer la gestión de los Recursos Humanos
11. Implantar gestión de Recursos Humanos por competencias
En lo referido a la organización, la institución presenta un organigrama funcional dividido en gerencias y divisiones, estando las
gerencias conformadas por grupos funcionales. Las gerencias se encuentran lideradas por gerentes, las divisiones por encargados y
los grupos funcionales por coordinadores. PERUPETRO tiene el siguiente organigrama (aprobado con Acuerdo de Directorio Nº 153-
2010):
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
10
Por otro lado, las gerencias están agrupadas en órganos de línea, de apoyo y de asesoría. A continuación, se presenta la forma cómo se
distribuyen las gerencias en la clasificación señalada.
a) Órganos de Línea:
Gerencia de Exploración: Su función es la de planear, organizar y dirigir los estudios geológico – geofísicos regionales para
determinar el potencial de las áreas de las cuencas que estarían disponibles para promoción. Analiza y evalúa la información que
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
11
los contratistas alcanzan, es responsable de la administración del Banco de Datos Técnicos a través del servicio que se encarga de
actualizar y organizar la información, para una eficiente disposición y transferencia de la información técnica de hidrocarburos.
Gerencia de Estudios Económicos y Contratación: Su función es la de asesorar a la Empresa en la planeación, dirección y
coordinación del desarrollo de estudios para el análisis económico de proyectos y el establecimiento de condiciones contractuales
ante los inversionistas, incluyendo el análisis de la inversión a nivel internacional así como propuestas de mejora de la
competitividad del país en la contratación de Hidrocarburos.
Gerencia de Supervisión de Contratos: Su función es conducir el proceso de supervisión técnica y administrativa de los contratos de
exploración y/o explotación de hidrocarburos.
Gerencia de Promoción y Comunicaciones: Su función es la de planear, organizar, dirigir y coordinar la estrategia de promoción de
la inversión en la exploración y producción de hidrocarburos en el país, así como de elaborar, coordinar y ejecutar los planes
relativos a la imagen corporativa y soporte al desarrollo de las actividades de relaciones públicas de la empresa.
Gerencia de Protección Ambiental y Relaciones Comunitarias: Su función es la de planificar, dirigir y controlar las acciones y
programas que propicien la interacción entre los actores de la industria hidrocarburífera, y coordinar el cumplimiento de las normas
sobre consulta a poblaciones indígenas, participación ciudadana y protección ambiental, en lo que corresponda.
Gerencia de Administración: Su función es la de planear, organizar, dirigir y controlar la ejecución de las actividades relacionadas
con los procesos de pago del canon de hidrocarburos y de las transferencias al Tesoro Público, de gestión logística y de servicios
generales, contables, financieros y la administración de las tecnologías de información de la empresa.
b) Órganos de Apoyo y Asesoría
Secretaría General: Su función es la de optimizar la coordinación para el desarrollo de las Sesiones de Directorio, mediante la
convocatoria oportuna, el adecuado registro, archivo y conservación de los libros de Actas, así como de brindar asesoría a la
Presidencia del Directorio.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
12
Gerencia de Auditoría Interna: Su función es la de ejercer el control interno posterior de las actividades de la empresa, mediante
acciones y actividades de control, a efecto de promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la entidad,
cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos u operaciones, así como el logro de sus resultados.
División de Recursos Humanos y Desarrollo de Personal: Su función es la de efectuar actividades relacionadas con el control de
personal y la elaboración de la planilla, supervisar la consolidación de los Planes de Capacitación, Desarrollo de Personal, Rol
Vacacional y de Reemplazos del Personal de la Empresa, resultantes de la aplicación de la Evaluación de Desempeños del
Personal; conducir los procesos de selección de personal y asegurar el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo.
Gerencia de Planeamiento y Presupuesto: Su función es la de formular los Planes de Gestión de la empresas, ejecutar su
implementación, así como también, desarrollar la evaluación y análisis de la inversión internacional en hidrocarburos. Además, es el
área encargada de la formulación, modificación y seguimiento del Presupuesto Anual de la empresa, entre otras funciones afines a
su naturaleza.
Gerencia Legal: Su función es la de brindar asesoría permanente en materia legal a los órganos de la empresa, respecto a asuntos
que le sean sometidos a su consideración.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
13
3 Marco Operativo
3.1 Modelo de Macro Procesos
La manera más representativa de reflejar los procesos identificados y sus interrelaciones es precisamente a través de un mapa de
procesos, que viene a ser la representación gráfica de las actividades principales que conforman el sistema de gestión.
Para la elaboración de un mapa de procesos, y con el fin de facilitar la interpretación del mismo, es necesario reflexionar previamente en
las posibles agrupaciones en las que pueden distribuirse los procesos identificados. La agrupación de los procesos dentro del mapa
permite establecer analogías entre procesos, al tiempo que facilita la interrelación y la interpretación del mapa en su conjunto, por tanto
no existe para ello ninguna regla específica, por lo que cada organización debe buscar un consenso para agrupar sus procesos
principales.
Una agrupación bastante difundida y utilizada es la de distribuir los procesos por Procesos Estratégicos, Procesos Operativos y Procesos
de Soporte, lo cual se alinea bastante bien a la Cadena de Valor en la organización. De esta manera se puede distinguir que cada uno
de estos grupos responde a la siguiente clasificación:
Procesos Estratégicos: Son aquellos procesos que están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección y,
principalmente, al largo plazo. Se refieren fundamentalmente a procesos de planificación y otros que se consideren ligados a
factores clave o estratégicos para que los procesos clave obtengan resultados adecuados.
Procesos Operativos: Son aquellos procesos ligados directamente con la prestación del servicio. Son los procesos de “línea” o
más conocidos como “core”. Estos procesos tienen contacto directo con el cliente y beneficiados de los esfuerzos de la empresa.
Procesos de Apoyo: Son aquellos procesos que dan soporte a los procesos operativos. Se suelen referir a procesos relacionados
con recursos materiales, organizativos o de información; incluyen aquellos procesos referidos con las mediciones y controles. Se
encuentran en la parte inferior del mapa.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
14
Las agrupaciones, de hecho, se pueden entender como Macro Procesos que incluyen dentro de sí otros procesos, sin perjuicio de que, a
su vez, uno de estos procesos se pueda desplegar en otros procesos que podrían denominarse como sub procesos, o procesos de 3º
nivel. En función del tamaño de la organización y/o la complejidad de las actividades, las agrupaciones y la cantidad de procesos, así
como los posibles niveles, serán diferentes. No obstante, hay que tener cuidado cuando se definen los niveles, ya que se puede caer en
un exceso de documentación, que además puede dificultar la interpretación de los mapas. Hay que tener presente que los mapas de
procesos son un instrumento para la gestión y no un fin en sí mismo.
A continuación se presenta el mapeo de procesos:
En el gráfico, los procesos estratégicos deben ser los que figuran como operativos y viceversa.
Los procesos estratégicos son los que proporcionan dirección y orientación a la empresa.
Los procesos: Investigación Geológica y Geofísica de Hidrocarburos y Promoción de Inversiones deberían ser procesos operativos, ya que
forman parte de la cadena de valor.
Me parece que la Supervisión Técnica de Contratos y la Supervisión Administrativa de Contratos incluyen el Seguimiento al Cumplimiento
de Obligaciones, por lo que ese no debería ser un proceso separado.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
15
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
16
3.2 Cadena de Valor de PERUPETRO
La Cadena de Valor es un concepto desarrollado por Michael Porter donde se establece una forma para clasificar los procesos de una
empresa de producción o de servicios en dos grupos claramente definidos de actividades: primarios y secundarios, en función al valor
agregado que producen dentro de una organización. El valor se agrega en la medida que cada proceso se hace más productivo. Por otro
lado, la cadena de valor relaciona los procesos con el nivel de rentabilidad que deberán proveer a la organización. Cada proceso que
realiza la empresa debe generar el mayor margen posible. De no ser así, deberán costar lo menos posible.
En el grupo de procesos primarios se encuentran los procesos relacionados a actividades de logística de entrada, operaciones, logística
de salida, mercadeo, y servicio post-venta. En el grupo de procesos de soporte se encuentran procesos relacionados a actividades de
administración e infraestructura, gestión de tecnología, gestión del recurso humano y gestión de compras y adquisiciones.
De acuerdo a estas definiciones, se elaboró el gráfico de Cadena de Valor para PERUPETRO. Para ello, se emplearon los macro
procesos identificados en el presente capítulo y se hizo el agrupamiento de actividades de acuerdo a su naturaleza, considerando que
así tendría mayor afinidad. La Cadena de Valor presenta la siguiente configuración:
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
17
Investigación Geológica y Geofísica de Hidrocarburos
Recepción y manejo de la Información Técnica
Medición de la Producción fiscalizada
Participación Ciudadana
Promoción de inversiones
Transferencia de la Renta Petrolera
Cálculo del canon petrolero, gasífero, FOCAM.
Otorgamiento de derechos de Exploración y/o Explotación de Hidrocarburos
Supervisión Técnica de Contratos
Supervisión Administrativa de Contratos
PLANEAMIENTO
IMAGEN
NORMATIVIDAD
Secretaría General Gestión presupuestal Gestión documentaria
Gestión Financiera
Soporte Legal Auditoría Interna Gestión de Tecnologías de la Información
Gestión Logística Gestión de Recursos Humanos
Cálculo de regalías
Cálculo de retribuciones
Seguimiento del cumplimiento de obligaciones
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
18
En la segunda línea del gráfico, corregir adquisiciones (dice adquisisciones)
En el Servicio Post-Venta dice “Supervisión Técnica y Administrativa de Controles”, debe decir “Supervisión Técnica y Administrativa de
Contratos”
Consultar si el proceso de Participación Ciudadana se debe seguir llamando así o podría cambiarse a Consulta y Participación Ciudadana o
algo así, para incorporar la nueva norma.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
19
Me parece que la Promoción debería estar ubicada antes de la Logística de Entrada, si se toma en cuenta la secuencia de las actividades.
La clasificación de los procesos se realizó sobre la base del sustento teórico propuesto líneas abajo:
1) Actividades Primarias:
Logística de Entrada: Procesos relacionados con la incorporación de los elementos requeridos para preparar propuestas
consistentes de invitación al inversionista. Es así que el macro proceso de “Recepción y Manejo de la Información
Técnica” representa la principal fuente de información para poder promocionar la oferta de exploración y/o explotación de
hidrocarburos. El macro proceso de “Participación Ciudadana” se ha incluido también como una entrada debido a que es
indispensable para la suscripción de contratos de exploración y exploración y/o explotación de Hidrocarburos.
Operaciones: Procesos relacionados con la administración y transformación de los elementos incorporados. Dentro de la
Cadena de Valor de PERUPETRO se han identificado a los macro procesos de “Investigación Geológica y Geofísica de
Hidrocarburos” y “Otorgamiento de derechos de Exploración y/o Explotación de Hidrocarburos”.
Logística de Salida: Procesos relacionados con la administración de los resultados logrados a partir de las actividades de
operaciones. La generación de rentas es el resultado de todo el proceso. Para ello, primero se realizan los procesos de
“Medición de la Producción Fiscalizada”, “Cálculo de Regalías” y “Cálculo de Retribuciones”. Una vez calculados los
ingresos, se lleva a cabo el proceso de “Cálculo del Canon Petrolero, Gasífero y FOCAM”. El macro proceso de
“Transferencia de la Renta Petrolera” se constituye como el macro proceso que cierra el ciclo de los procesos centrales
de PERUPETRO.
Promoción: Dada la naturaleza de los procesos de PERUPETRO, en donde la comercialización no representa uno de los
ingresos principales de la empresa, se agrupan dentro de este grupo a aquellos procesos relacionados con la inducción
que permitan el logro del otorgamiento de derechos para la exploración y/o explotación, es decir el macro proceso de
“Promoción de Inversiones” el cual está enfocado en promocionar las actividades de exploración y explotación
hidrocarburífera entre potenciales inversionistas.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
20
Servicio Post Venta: Son los procesos que velan por mantener y aumentar el valor del servicio posterior a la contratación.
Estos procesos son: “Supervisión Técnica de Contratos”, “Supervisión Administrativa de Contratos”, “Seguimiento del
Cumplimiento de Obligaciones”
2) Actividades de Soporte o Secundarias:
“Gestión de Compras, Adquisiciones y Contrataciones”: Procesos relacionados con la adquisición de bienes y servicios
que dan soporte a la gestión de PERUPETRO. El macro proceso relacionado a esta operativa es el de “Gestión Logística”,
el cual va a administrar los recursos materiales y servicios requeridos por la organización.
“Gestión de Recursos Humanos”: Conformado por los procesos relacionados con la planificación, selección, incorporación,
promoción y baja del personal. Este macro proceso es el de “Gestión de Recursos Humanos”.
“Gestión de Tecnologías de la Información”: Conformado por procesos involucrados con la administración de las
tecnologías de información de PERUPETRO. El macro proceso identificado es el de “Gestión de Tecnologías de la
Información”.
“Gestión de Administración e Infraestructura”: Son todos aquellos procesos relacionados con la dirección, control y
planificación de PERUPETRO, así como todos aquellos procesos administrativos que dan soporte a las operaciones.
Estas actividades están constituidas por los macro procesos: “Gestión Financiera”, “Planeamiento”, “Soporte Legal”,
“Secretaría General”, “Auditoría Interna”, “Gestión Presupuestal”, “Gestión Documentaria” y “Normatividad”.
“Gestión de Relaciones Institucionales”: Conformado por los procesos involucrados con la difusión de los beneficios de la
exploración y/o explotación de hidrocarburos y la procura de un entorno favorable entre las comunidades adyacentes.
Estos procesos se encuentran enmarcados en el macro proceso de “Imagen”.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
21
3.3 Modelo de Contexto
El Modelo de Contexto grafica el alcance de PERUPETRO, donde se describe la función de su objeto social en relación con su entorno.
En este sentido, el diagrama tiene por objetivo mostrar, de manera resumida, el flujo de información entre los macro procesos con las
distintas entidades relacionadas.
En el gráfico se muestran al lado izquierdo los entes proveedores, a la derecha los clientes o usuarios, en la parte superior las
instituciones externas y en a parte inferior las entidades internas que tienen relaciones con la operación.
El diagrama, si bien constituye un gráfico simplificado, permite contar con una primera visión general, la cual a su vez sitúa el contexto de
PERUPETRO. Consecuentemente, permitirá llegar a un entendimiento más rápido de la descomposición de los procesos en los niveles
subsiguientes.
Los siguientes pasos describen la manera como se construyó el Modelo de Contexto:
Definición del alcance. Se identifica a PERUPETRO en relación con su entorno, marcando los límites del negocio y agrupando
algunas entidades externas para facilitar su comprensión.
En el siguiente paso, de existir una visión con nuevos elementos, estos se incorporan, de tal forma que el gráfico integre todos los
agentes del entorno del objeto a modelar.
Definición de la interacción entre negocio y entorno: especifica la información principal que fluye hacia y desde PERUPETRO con
las entidades externas. Está representada por los requerimientos y retroalimentación del cliente o usuario, del proveedor y otros
agentes.
El Modelo de Contexto se muestra en la figura siguiente:
En el gráfico de abajo está faltando como proceso principal: Protección Ambiental y Relaciones Comunitarias.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
22
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
23
4 Mapeo de Procesos
4.1.1 Macro Proceso Participación Ciudadana
El ámbito de este macro proceso involucra la participación tanto de las autoridades e instituciones locales, como de la población en
general; siendo su objetivo principal, el lograr el convencimiento de los beneficios que traerá a las comunidades la exploración y
explotación del hidrocarburo. El macro proceso de Participación Ciudadana se encarga de la elaboración de talleres en las zonas de
influencia de los proyectos. Para estas labores, PERUPETRO coordina esfuerzos con autoridades locales y regionales, el MEM, entre
otros. En este sentido, las actividades de este macro proceso tienden al acercamiento con las comunidades con el fin de poder difundir la
imagen de PERUPETRO y de la industria hidrocarburífera. Asimismo incluye actividades para la aplicación del derecho de consulta a los
pueblos indígenas.
4.1.2 Macro Proceso de Otorgamiento de Derechos de Exploración y/o Explotación
El Macro Proceso de Otorgamiento de Derechos de Exploración y/o Explotación está orientado a la gestión que realiza PERUPETRO
como parte del encargo asignado como Institución de negociar y celebrar los Contratos de exploración y explotación de hidrocarburos,
en representación del Estado.
Este Macro Proceso comprende las actividades desde la preparación del proceso de selección (por convocatoria) o negociación (cuando
es contratación directa), hasta la suscripción del contrato.
El inicio del proceso se origina de dos formas:
1º A solicitud de la compañía interesada, cuando la empresa señala el área de interés.
2º Por proceso de selección, a iniciativa de PERUPETRO o por interés de más de una compañía en un mismo lote.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
24
Cuando el proceso se inicia a solicitud de una compañía interesada, la primera actividad formal se lleva a cabo con la presentación de
una Carta de interés, luego de lo cual la compañía presenta la información que es requisito para su calificación. PERUPETRO realiza la
revisión y análisis de la información recibida y si la empresa califica para el lote solicitado - el mismo que puede variar de acuerdo a la
negociación, se negocia de acuerdo a un modelo de contrato considerando 2 puntos principales: el Plan de Trabajo Mínimo y las
regalías.
Cuando el proceso se inicia por convocatoria, la primera actividad que se lleva a cabo es la elaboración de las bases o términos de
referencia por parte de PERUPETRO para lo cual se nombra un Comité. Las bases son difundidas por diferentes medios y los postores
inician su participación presentando una carta de interés. Los postores pasan por un proceso de calificación como empresa y presentan
su oferta de las regalías. Finalmente, en evento público se realiza la selección del contratista y se informa al contratista seleccionado
formalmente por escrito.
Para la suscripción del contrato es necesario pasar por una serie de refrendos. Primero, PERUPETRO y el Contratista seleccionado
preparan el contrato. Pasa luego por la revisión de las gerencias en jerárquico: la Gerencia de Estudios Económicos y Contratación ,
luego la Gerencia General y finalmente el Directorio, quien aprueba el Contrato. Con la aprobación del Directorio, la Gerencia General se
encarga de derivar el contrato para su V°B° al Ministerio de Energía y Minas y éste a su vez lo traslada al Ministerio de Economía y
Finanzas. Con las revisiones anteriores se envía a la Presidencia de la República para la emisión del Decreto Supremo correspondiente
para finalmente realizar la firma del Contrato entre las partes que lo suscriben.
4.1.3 Macro Proceso de Supervisión a la ejecución de Contratos
Este proceso corresponde a todas las actividades que se realizan luego de la formalización del contrato de exploración y/o explotación
hasta la culminación de las actividades según los plazos establecidos en el contrato. La principal función de PERUPETRO durante la
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
25
ejecución del contrato, es la supervisión de las operaciones para el aseguramiento del cumplimiento de los compromisos asumidos en la
contratación.
Como tarea de inicio, sin la cual no puede iniciarse la ejecución del contrato, PERUPETRO presenta a la empresa a las autoridades
regionales y locales, a las comunidades y a la población local, en cumplimiento del D.S. 015-2006-EM tanto PERUPETRO como el
Contratista realizan actividades de difusión del contrato, sus alcances e implicancias con el fin de dar inicio a las actividades en la zona
de influencia del contrato, no es posible dar inicio a estas actividades si no se ha cumplido con las presentaciones del caso; esto permite
además facilitar el inicio de las operaciones y su continuidad. Estas actividades pueden ser presentaciones, reuniones de información y
la utilización de los diferentes medios de comunicación de la zona.
De otro lado, la tarea principal: La supervisión de las operaciones, se ha dividido en dos aspectos: el técnico y el administrativo y
comprenden el mayor porcentaje de actividades en el macro proceso de Supervisión a la ejecución de Contratos. Estas actividades han
sido identificadas en los procesos de Gestión de Supervisión Administrativa y Gestión de Supervisión Técnica.
El proceso de Supervisión Técnica comprende principalmente la revisión de los aspectos técnicos de la exploración y/o explotación
de hidrocarburos que implica el seguimiento a las operaciones, inspecciones de campo y verificación de volúmenes de producción.
Para ello, se apoyan en algunas actividades con la contratación de terceros y en este caso, las actividades se orientan a la
supervisión y coordinación con las empresas contratadas.
El proceso de Supervisión Administrativa consiste en la revisión, verificación y seguimiento de los aspectos administrativos
establecidos en el contrato, principalmente orientados a la parte económico financiera y tributaria, que involucra el cálculo de regalías
y retribuciones así como el cálculo y pago de tributos.
El proceso de Modificación de Contrato se da principalmente por cambios del escenario que se tuvo al momento de la contratación, dada
la vigencia de largo plazo que generalmente se establece en los Contratos de esta naturaleza. Estos cambios se originan por diversos
factores como son: la variación del precio del hidrocarburo, por modificaciones de la ley o creación de nuevas leyes, se calcularon
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
26
montos con crecimiento lineal sin establecer un límite, etc. Para la atención de esta modificación se forma un grupo de trabajo
multidisciplinario para evaluar los aspectos técnicos, económicos, legales y administrativos del contrato.
Finalmente el proceso que culmina el ciclo de la contratación es el Cierre de Contrato y comprende las actividades de coordinación para
la liquidación económica, administrativa y verificación del cumplimiento de los aspectos legales conforme a lo establecido en el contrato.
En el aspecto técnico corresponde la supervisión de las actividades del retiro físico del Contratista de la zona de exploración y/o
explotación conforme a los términos del contrato con el fin de asegurarse que la zona permanezca en las condiciones físicas apropiadas
así como las instalaciones e infraestructura física implementada para la exploración y/o explotación.
4.1.4 Macro Proceso de Transferencia de la Renta Petrolera
El Proceso de Transferencia de la Renta Petrolera comprende las actividades que se realizan para el cálculo de los importes que se
distribuirán a las diferentes entidades que se benefician con la renta petrolera y los mecanismos de desembolso de estos importes.
El proceso se inicia luego de que PERUPETRO obtiene la medición de la producción fiscalizada para luego calcular las regalías y
retribuciones que se han derivado de los contratos de explotación. Estos montos resultantes son los que se distribuyen conforme a la
Ley Orgánica de Hidrocarburos, en donde también se establecen los porcentajes de distribución para cada entidad participante de la
renta petrolera.
En la distribución de la renta petrolera participan:
Ministerio de Energía y Minas, como el ente encargado de normar y promover la actividad hidrocarburífera a través de la Dirección
General de Hidrocarburos y los temas ambientales a través de la Dirección General de Asuntos ambientales.
OSINERGMIN, como entidad encargada de fiscalizar las operaciones de la actividad hidrocarburífera.
PERUPETRO, para cubrir sus costos de operación, como entidad encargada de realizar la contratación en representación del
Estado y la supervisión de los contratos.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
27
Canon y Sobre Canon, PERUPETRO transfiere al Gobierno Central y a las instituciones educativas el monto correspondiente por
Canon y Sobre Canon. El Gobierno Central es el encargado de distribuir a Gobiernos Regionales y Locales.
Tesoro Público, como entidad receptora de los saldos restantes luego de la distribución.
4.1.5 Macro proceso de Recepción y manejo de la Información Técnica.
Este Macro proceso está orientado a la organización de la información técnica proveniente de las actividades de exploración y
explotación de las empresas contratistas, según los términos de contratación, para así lograr una eficiente disposición y transferencia
de la información técnica de hidrocarburos a los interesados, de acuerdo a los estándares de calidad y oportunidad requeridos por la
industria. El ámbito de este macro – proceso involucra la carga técnica de la información recibida por los contratistas, su custodia y la
posterior administración de los requerimientos recibidos por esta información.
El macro proceso Recepción y Manejo de Información Técnica está conformado por los procesos de Organización de Información
Técnica, la Custodia de Información Técnica y la Atención de Requerimientos de Información.
El proceso Organización de Información Técnica tiene como objetivo las actividades de verificación administrativa y técnica de la
información recibida, la carga técnica – encargada a terceros – y el control de calidad a las labores de carga técnica.
El proceso de Custodia de Información Técnica se encarga de la administración de los archivos que almacenan información física:
los archivos técnicos 1 y 2, la cintoteca y la litoteca.
El proceso de Atención de Requerimientos de Información está formado por las actividades requeridas para transferir la
información técnica a las empresas interesadas de manera eficiente, acorde a los niveles de calidad y necesidades del mercado.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
28
4.1.6 Macro Proceso de Investigación Geológica y Geofísica de Hidrocarburos
Este macro proceso está orientado a la ejecución de los estudios requeridos para identificar el potencial hidrocarburífero en zonas
donde existen indicios de existencia del hidrocarburo. El objetivo de este Macro proceso es brindar insumos consistentes para realizar
la promoción de inversiones para exploración y/o explotación. El ámbito de este macro – proceso involucra desde la definición de
investigaciones a realizar, la ejecución de estudios y la posterior consolidación de resultados en informes de transferencia de
información.
El macro proceso “Investigación Geológica y Geofísica de Hidrocarburos” está conformado por los procesos de “Definición de Estudios
de Evaluación de Áreas”, y por “Evaluación Geológica y Geofísica de Áreas”.
El proceso de “Definición de Estudios de Evaluación de Áreas” está compuesto por dos subprocesos:
“Selección de áreas a estudiar”; el cual tiene como objetivo la selección de las áreas a estudiar, de tal forma que los esfuerzos de
las áreas investigadoras se enfoquen en las zonas con altas potencialidades de promoción.
“Gestión de Iniciativas de Investigación”, tiene como objetivo la selección y preparación de estudios que han de ser llevados a
cabo por convenios de cooperación técnica.
El proceso de “Evaluación Geológica y Geofísica de Áreas” se encarga de las actividades propias de investigación, desde al análisis de
la información recibida por parte de los contratistas como la fase de consolidación de resultados, la elaboración de información y
presentaciones de transferencia de información.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
29
4.1.7 Macro proceso de “Promoción de Inversiones”
Este Macro proceso está orientado a la planificación y ejecución de actividades orientadas a promocionar la exploración y explotación
de área y lotes de hidrocarburos entre los potenciales inversionistas nacionales o internacionales. El ámbito de este macro – proceso
involucra actividades que van desde la proyección de la promoción, la preparación de ofertas y la ejecución de la promoción
propiamente dicha. El principal input de este proceso serán los estudios que resultan del macro- proceso de “Investigación Geológica y
Geofísica de Hidrocarburos”, los cuales se constituirán como el insumo importante para poder ofertar las áreas y lotes ante los
potenciales inversionistas.
El Macro proceso de Promoción de Inversiones está conformado por los procesos de Planificación de Actividades de Promoción,
Elaboración de Ofertas y Ejecución de Promoción.
El proceso Planificación de Actividades de Promoción tiene como objetivo la identificación de los inversionistas potenciales en el sector
hidrocarburos, asociando los requerimientos de los potenciales inversionistas en cuanto a condiciones contractuales, estabilidad
contractual; y posteriormente, las posibles áreas con potencial que han sido estudiadas y en casos particulares los posibles áreas o
lotes a ofertar en el transcurso de un determinado horizonte de tiempo. Además, este proceso permite el diseño de las estrategias de
promoción para la ejecución de las actividades de persuasión sobre estos potenciales “clientes”.
El proceso de Elaboración de Oferta se encarga de la preparación del material de promoción es decir, la propuesta, de tal forma que se
logre consolidar un instrumento sólido de promoción que reúna tanto la información técnica como la información relativa a las
condiciones de contratación. Entre otros aspectos, esta oferta definirá las ventajas competitivas de la contratación petrolera.
Para estas labores, las áreas de Promoción y Exploración comparten esfuerzos.
El proceso de Ejecución de Promoción está compuesto por dos subprocesos:
Gestión de Campañas; en el cual se realizan las labores propias de promoción ante potenciales clientes, mediante visitas y
presentaciones de lotes a los potenciales inversionistas.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
30
Gestión de Eventos; tiene como objetivo la difusión en eventos y foros de las ofertas preparadas. Involucra las actividades de
planificación de los recursos, la participación misma, y la consolidación de los resultados de participación en estos tipos de
eventos.
4.1.8 Macro Proceso de Imagen:
Este macro proceso está orientado a reforzar la imagen institucional, pasando por la planificación y ejecución de actividades que
permitan la difusión y resolver la falta de conocimiento por parte del grupo objetivo, especialmente de las comunidades, sus autoridades
y opinión pública.
En este macroproceso también se incluye la gestión de convenios, alianzas estratégicas, todas ellas iniciativas que favorecen la gestión
institucional de PERUPETRO. Estos convenios congregan acuerdos con Gobiernos Regionales, Comunidades entre otros, así como
acuerdos con Instituciones Especializadas para promover la cooperación técnica.
Por otro lado, el macro proceso de Imagen involucra la representatividad institucional en la actividad propia de la alta dirección y que ha
sido reforzada con la presencia de PERUPETRO en las zonas de exploración y/o explotación, a través de sus oficinas
descentralizadas, las que serán los principales agentes de influencia en las zonas de exploración y/o explotación.
El Macro proceso Imagen está conformado por los procesos de: Gestión de Relaciones con Instituciones y Autoridades, Gestión de
Convenios Institucionales y Gestión de Imagen.
El proceso Gestión de Relaciones con Instituciones y Autoridades, tiene como objetivo la planeación y ejecución de actividades de
coordinaciones proactivas, persuasión -“lobby”- con las autoridades e instituciones de mayor referencia dentro de la zona, a fin de crear
opiniones favorables para la posterior incursión de la actividad hidrocarburífera en la zona aludida.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
31
El proceso de Gestión de Convenios Institucionales, abarca tanto los convenios de tipo técnico como de relaciones organizacionales. El
primero incluye las actividades de búsqueda de cooperación técnica con instituciones internacionales y nacionales para soportar la
evolución en el tiempo de las actividades centrales de PERUPETRO: investigación, capacitación, pasantías, etc. Los otros convenios
son con Gobiernos Regionales y Comunidades, y están orientados a fortalecer las relaciones entre los grupos de interés de la actividad
de Exploración y/o Explotación de Hidrocarburos.
4.1.9 Macro Proceso Planeamiento
El Macro proceso de Planeamiento considera el planeamiento institucional que facilitará la gestión integral de la Institución dentro su
sector.
En relación al Planeamiento Institucional de Mediano Plazo, este considera principalmente, la elaboración y actualización del Plan
Estratégico Institucional, así como la definición y priorización de estrategias institucionales, alineadas al Plan Estratégico Sectorial.
En cambio, el Planeamiento Institucional de Corto Plazo, acotado a un año, se encuentra alineado al Plan Estratégico Institucional y
consiste en la formulación del Plan Operativo Institucional, el mismo que mantiene una estructura de actividades a desarrollar durante
el año para la consecución de los objetivos y metas institucionales.
Cabe resaltar que el Macro proceso Planeamiento Institucional conversa y se integra principalmente con el Macro proceso de soporte
Presupuesto, debido a la interacción en la actualización de la ejecución presupuestal con las actividades de planificación que maneja la
Institución.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
32
4.1.10 Macro Proceso Normatividad
Este Macro proceso está orientado a la formulación de propuestas de nuevas o mejora en las regulaciones y normativa en exploración
y explotación en hidrocarburos (legislación sector energía), por medio de los canales ya establecidos por ley. Asimismo, contempla la
formulación de propuestas respecto a la normatividad interna de la institución (Directivas, Resoluciones, reglamentos, entre otros).
El objetivo es que PERUPETRO, como entidad encargada en representación del Estado, de la negociación, celebración y supervisión
de los contratos de exploración y/o explotación de hidrocarburos, brinde recomendaciones técnicas y funcionales que ayuden a la
mejora de la normatividad, logrando así asumir un rol asesor en las regulaciones en hidrocarburos en general.
Asimismo, en materia interna, permitirá la formulación de normativas para el correcto cumplimiento de las funciones encargadas a la
institución (Directivas, Resoluciones, Reglamentos, entre otros). Se debe tener en cuenta que forman parte de este proceso normativo,
las diferentes áreas organizacionales, generadoras de Directivas, Reglamentos u otros medios de regulación.
El Macro proceso Normatividad está conformado por los procesos de Emisión / Actualización de Normas, Difusión de Normas y Emisión
de Opinión de Proyectos de Ley / Norma.
El proceso Emisión / Actualización de Normas tiene como objetivo la emisión de propuestas de normas que serán iniciativas para el
desarrollo y regulación del sector de hidrocarburos (Proyectos de Ley), así como de normativa interna institucional (Directivas y otros).
El proceso de Difusión de Normas, se encarga de la difusión y capacitación o asesoramiento en la norma, lo cual se da a través de los
boletines informativos transmitidos de manera física o vía Internet / Intranet y que serán de dominio público. Se refiere a la normativa
aprobada, puesta en vigencia.
El proceso de Emisión de Opinión de Proyectos de Ley / Norma se refiere a la emisión de opinión por parte del área legal u otras, en
relación a la normativa externa, proyectos de normativas generadas en la institución, u otros.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
33
La Revisión de Proyectos de Ley busca la mejora de los proyectos de ley que el Congreso u otra entidad, incluida PERUPETRO, esté
proponiendo. Tras la revisión, PERUPETRO emitirá una opinión al respecto sobre los posibles riesgos y las mejoras que se puedan
brindar al proyecto de ley, sin embargo no tiene competencia en las decisiones que se puedan tomar.
4.1.11 Macro Proceso de Secretaría General
Este macro proceso concierne a las actividades de soporte a las sesiones de Directorio que se derivan antes, durante y después de las
mismas. El proceso inicia con las actividades de preparación que comprende la elaboración de la agenda, la convocatoria a las
sesiones con la documentación correspondiente.
La participación durante las reuniones deriva que se elaboran y suscriban las actas y acuerdos tomados en las sesiones y su posterior
distribución a los integrantes del directorio. Finalmente toda la documentación generada se almacena físicamente y se custodia en
forma permanente.
4.1.12 Macro Proceso Gestión Presupuestal
El Macro proceso de Gestión Presupuestal comprende los procesos de Programación y Formulación del Presupuesto Institucional;
Mensualización del Presupuesto, Ejecución y Control Presupuestal, Evaluación Presupuestal, y Cierre y Conciliación del Presupuesto.
Las actividades del Macro proceso se encuentran relacionadas con el planeamiento financiero y control de desembolsos de acuerdo al
presupuesto anual aprobado.
El proceso de Programación y Formulación del Presupuesto Institucional obtiene como producto final el Presupuesto Institucional de
Apertura (PIA). La Programación y Formulación es la etapa en la cual se define la demanda de gastos de la entidad, los niveles de
ingresos a los que se sujetará el proyecto de presupuesto en formulación, alineando los objetivos institucionales de corto plazo, la
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
34
escala de prioridades de los objetivos institucionales, la estructura funcional programática y las metas presupuestarias. Todas las
direcciones participan en el proceso definiendo sus gastos, así como sus metas presupuestarias a lograr en el año.
El proceso de mensualización del presupuesto tiene como resultado el Presupuesto Anual Mensualizado, en dicha etapa, previa a la
aprobación institucional del presupuesto, se efectúa la programación mensualizada del proyecto de presupuesto a ser aprobado por el
Congreso de la República, dicho proyecto es enviado al congreso para su aprobación.
“El PIA es el presupuesto con el que se inicia la ejecución, y debido a las modificaciones Presupuestales que lo afectan, se genera el
Presupuesto Institucional Modificado (PIM). El PIA se mantiene como un presupuesto de referencia para su posterior evaluación. “
El proceso de Ejecución y Control Presupuestal consta de dos etapas:
Programación Trimestral: Proceso técnico orientado a perfeccionar la Programación Mensual de Gastos. Dicha programación se
efectúa en función a los montos de la Asignación Trimestral de Gastos, a la Demanda de Gastos y a la Proyección de Ingresos para
el trimestre correspondiente.
Control Presupuestal: El encargado de Presupuesto ejerce el Control Presupuestal el cual consiste en la verificación que los gastos
demandados cuenten con el Marco presupuestal y Calendario de Compromisos aprobado (proceso automatizado).
Cierre y Conciliación del Presupuesto, en la cual se realiza una evaluación final y conciliación de los presupuestos de mensuales y
trimestrales haciendo una evaluación y completando un informe de evaluación final del cierre de la ejecución del presupuesto.
El proceso de Evaluación Presupuestal consta de tres evaluaciones: Evaluación Mensual/Trimestral, Evaluación Semestral y
Evaluación Anual.
La Evaluación Mensual y Trimestral, muestra el avance de la ejecución presupuestal de acuerdo a las directivas internas, mientras que
las Evaluaciones Semestrales y Anuales, tienen como finalidad apreciar el desempeño de la gestión presupuestal, permitiendo
determinar la importancia que tiene la ejecución de las metas presupuestarias en el cumplimiento de los objetivos institucionales y el
logro de la misión de la entidad, conforme se establece en la Directivas de la DNPP.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
35
4.1.13 Macro Proceso Gestión Logística
El Macro proceso de Logística comprende principalmente los procesos de Gestión del Presupuesto Anual de Contrataciones (PAC),
Gestión del Proceso de Selección, Gestión de Contrataciones, Gestión de Almacenes, Control Patrimonial y la Administración de
Servicios Generales, cuyas actividades se encuentran relacionadas a la adquisición de bienes y contratación de servicios,
mantenimiento de la infraestructura y seguridad de la institución, así como, al control de los bienes muebles e inmuebles.
El proceso de Gestión del PAC, comprende actividades de consolidación de requerimientos de las Áreas Usuarias para luego elaborar
el Plan Anual de Contrataciones. Dicho plan debe ser controlado de manera constante, a fin de realizar una reprogramación del PAC
(cuando esta sea estrictamente necesaria).
El proceso de Gestión del Proceso de Selección, es el proceso de ejecución del Plan Anual de Contrataciones, para lo cual es
necesario llevar a cabo los procesos de selección considerados en el PAC. El objetivo de este proceso es llevar a cabo los procesos de
selección de PERUPETRO, controlando la correcta aplicación de las normas y procedimientos en cada una de las etapas del proceso
de selección. El proceso de selección termina cuando se brinda el otorgamiento de la buena pro o en su defecto el proceso de
selección queda desierto.
El proceso de Gestión de Contrataciones, el proceso inicia cuando el resultado de la selección del proveedor ha quedado
administrativamente firme. Se busca la gestión de los procesos relacionados con un proveedor de manera administrativa, como lo son
la administración, firma y control de los contratos con los proveedores de bienes y servicios, así como los pagos por el servicio o
bienes brindados. El proceso culmina con la conformidad y el pago de la última prestación.
El proceso de Gestión de Almacenes, es el proceso mediante el cual se reciben los suministros, materiales o bienes entregados por los
proveedores, se distribuyen a las áreas usuarias de acuerdo a sus requerimientos y se realiza la administración del almacén de
PERUPETRO.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
36
El proceso de Control Patrimonial se divide en varios Subprocesos, los cuales incluyen las altas y codificaciones, las transferencias o
traslados internos, las bajas o enajenaciones y el inventario de los activos fijos en propiedad de la institución.
El proceso de Administración de Servicios Generales, es el proceso por el cual los requerimientos de mantenimiento de bienes muebles
e inmuebles son atendidos o de ser el caso son derivadas a terceros. El proceso se inicia con el requerimiento del mantenimiento y
finaliza con la conformidad de los usuarios tras la ejecución del servicio, Ese proceso incluye la administración y control de Seguridad,
teniendo en cuenta la seguridad física de PERUPETRO y los niveles de seguridad que se deben de cumplir para la disminuir los
riesgos para el personal. Este proceso abarca el planeamiento, la supervisión de servicios de seguridad y la atención de ocurrencias.
4.1.14 Macro Proceso Gestión Documentaria
Este Macro proceso donde se desarrollarán acciones para la elaboración de estándares para la gestión de los archivos, considerando
las particularidades y complejidades tanto de expedientes operativos como los administrativos, pero manteniendo un marco
estandarizado de definiciones y conceptos para su gestión y control. Asimismo, el Macro proceso considera las actividades para la
recepción, custodia, préstamo y derivación de documentos a los diferentes archivos intermedios o al Archivo General de la Nación una
vez culminados los períodos de tiempo normados, para la custodia y retención de documentos (expedientes, documentos
administrativos, entre otros). Por otro lado, el Macro proceso también considera la administración de las actividades de Mesa de Partes.
Este Macro proceso también contempla el proceso de Ingreso y Salida de Documentos, el cual abarca la administración y control de
todo el flujo documentario de PERUPETRO, así como de la administración de los mismos y del correcto control de la documentación.
Está compuesto por los subprocesos de Recepción de Documentación Externa y Derivación de Documentos.
El proceso de Archivo en términos generales considera la codificación de documentos así como, su ubicación física, de tal manera que
permita una búsqueda ágil. Para esto, se tiene en cuenta la elaboración de un catálogo de los tipos de documentos administrados en la
Institución, ya que dependiendo de las características de cada uno, se deberán definir procedimientos y estándares para su gestión y
control.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
37
Asimismo, se cuenta con estándares para la entrega de documentos a ser resguardados en los archivos, lineamientos para la ubicación
de los paquetes, expedientes y/o documentos en las estanterías, cajas u otros; por área, tipo de documento, cronología, entre otros.
Otro componente de la gestión de archivos es la administración de requerimientos de usuarios para la revisión de documentos, con los
niveles de autorización correspondiente, control de “cargos” de la documentación entregada al usuario para revisión, fotocopiado con
las autorizaciones y controles respectivos, entre otros.
Finalmente, considera las actividades para la evaluación, control (anexado, restauración, inventarios, entre otros), aprobación y control
de la eliminación correspondiente. Control de fechas de vencimiento de plazos de documentos para ser enviados al Archivo General de
la Nación.
4.1.15 Macro Proceso Gestión de Recursos Humanos
El macro proceso de Gestión de Recursos Humanos comprende principalmente los procesos de Planificación, Selección de Personal
y Administración de Personal.
El proceso de Planificación está compuesto por dos subprocesos:
- El subproceso de Elaboración del Presupuesto de Personal, a través del cual se hace la proyección del gasto de planillas en
remuneraciones (respecto al CAP, practicantes y a los contratos de locación de servicios)
- El subproceso de Elaboración del Plan Anual de Capacitación, el cual está definido por un conjunto de actividades que permiten
planificar la capacitación anual, en base a una priorización de los requerimientos de las áreas usuarias, y que a su vez permite
definir el marco presupuestal para la capacitación. Sin embargo, durante el año surgen capacitaciones no programadas que
generalmente son obtenidas con contribución externa. El control de las capacitaciones se sigue mediante el pago y el certificado
obtenido, si el tiempo de la capacitación es mayor a doce (12) horas, el empleado debe presentar un informe respecto al
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
38
contenido del curso y la aplicación del conocimiento recibido en el trabajo. Estas capacitaciones se adjuntan al legajo del
personal.
El proceso de Selección sigue los lineamientos de un concurso público, previamente se debe haber obtenido las autorizaciones
respectivas de la Gerencia General, Directorio y FONAFE. Este proceso inicia con la elaboración de las bases que serán el
sustento del proceso de reclutamiento de candidatos, el cual será llevado a cabo por la propia Institución en forma directa. Después
de la selección del personal, se debe de realizar una contratación, y finalmente todo el personal, que es incorporado a
PERUPETRO, pasa por una etapa de inducción que si bien no se encuentra formalmente establecida, se realizan las acciones para
facilitar la incorporación del personal al trabajo asignado.
El proceso de Administración de Personal comprende a su vez los siguientes subprocesos:
- Control del Personal, comprende tres etapas; la etapa de Movimiento de Personal, a través del cual PERUPETRO promociona,
asciende, rota, transfiere, destaca temporalmente o reasigna temporalmente a sus trabajadores, bien sea en la Sede Central o
en las Oficinas Descentralizadas de acuerdo a las necesidades de funcionamiento institucional y a la búsqueda de mayor
eficiencia laboral; la etapa de Control de Asistencia y Permanencia, a través del cual se mantiene el control del ingreso y salida
del personal; y finalmente la etapa de control de vacaciones y licencias, a través del cual se administra el rol de vacaciones y
licencias del personal, de tal manera que no se vea afectada la operatividad de la institución y así también el seguimiento a la
salida de vacaciones para evitar que se acumulen.
- Gestión de Remuneraciones, subproceso mediante el cual se ejecutan las obligaciones de la institución hacia el trabajador; esto
constituye el pago de las remuneraciones y las obligaciones sociales.
- El proceso de Baja de Personal es el proceso mediante el cual se liquida a un trabajador de la Institución ya sea por retiro
voluntario, cese o despido sustentado. Cuando se trata de renuncia voluntaria se sigue el procedimiento establecido que inicia
con la presentación de la carta de renuncia del trabajador con conocimiento al Gerente del área, Recursos Humanos y Gerencia
General, con lo que se elabora la liquidación y el trabajador realiza la entrega del cargo.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
39
4.1.16 Macro Proceso Gestión Financiera
El macro proceso de Gestión Financiera comprende los procesos de Gestión Contable y la Administración de los Recursos
Financieros. Contabilidad y Finanzas comprende principalmente los procesos de Contabilización de Operaciones, Gestión de
Información y Emisión de Estados Financieros y Presupuestales. Estos procesos contemplan actividades relacionadas con el manejo
contable y la administración de los recursos financieros.
1. Gestión contable contempla la contabilización de ingresos y gastos, cuyas actividades se encuentran orientadas a la revisión y
análisis de la información remitida por las diversas Gerencias de la entidad, a fin de reflejar la incidencia financiera y presupuestal
en PERUPETRO.
a) El proceso de contabilización de operaciones realiza actividades concernientes a la contabilización de ingresos y gastos, se
divide en dos subprocesos la contabilización de todos los ingresos y la contabilización de todos los gastos. Los ingresos
principales que destacan para PERUPETRO son los ingresos por regalías y por venta de hidrocarburos que representan el
mayor porcentaje de ingresos para la Institución. Las salidas o gastos relevantes lo constituye la distribución de la renta
petrolera a las entidades que participan de esta distribución, como se detalló en el proceso operativo de Distribución de Renta
Petrolera.
b) El proceso de gestión de la información se subdivide en los siguientes subprocesos: Análisis de Cuentas el cual realiza el
análisis de las cuentas contables que se han generado, el subproceso Liquidación de Tributos, el cual genera los distintos
documentos para la sustentación de tributos e impuestos, así también se asesora en temas tributarios cuando se contratan los
servicios de compañías extranjeras. El subproceso Conciliaciones el cuál incluye las conciliaciones bancarias, de ingresos y
gastos con los documentos de sustento. Además se incluye el Cierre Contable de las operaciones con frecuencia mensual
que han sido diseñados de manera similar a cierres anuales por lo que consideran las provisiones.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
40
c) El Proceso de Emisión de Estados Financieros y Presupuestales consiste en la integración de la información generada
mensualmente en los sistemas a fin de obtener información objetiva y real para la toma de decisiones. Asimismo esta
información es reportada a la Gerencia General, FONAFE y Contaduría Pública.
2. El macro proceso Administración de Recursos Financieros comprende principalmente los procesos de componente financiero,
dentro del cual Tesorería representa el aspecto de mayor importancia, comprendiendo principalmente la Proyección de Ingresos y
Gastos, Administración de Caja Chica, Administración de Caja, Administración de Cuentas Bancarias y Custodia de Valores.
Estos procesos contemplan actividades relacionadas con el manejo y la administración de los recursos financieros.
a) El Proceso de Gestión de Ingresos y Gastos se refiere a la elaboración de proyectados para los ingresos y gastos de la
institución, que servirá como información base, así como el control de los ingresos y salidas de dinero por diferentes medios.
b) El proceso Administración de Caja Chica, considera la entrega de efectivo, la rendición de gastos del personal y los arqueos
de caja chica que considera la elaboración, seguimiento y actualización mensualizada del Flujo de Caja Chica.
c) La Administración de Cuentas Bancarias comprende la Ejecución de ingresos y ejecución de gastos, así como la conciliación
con los estados de cuentas.
d) La Emisión de Informes comprende la elaboración de informes de gestión según requerimientos de las áreas interesadas,
actualmente se tiene generación de estadísticas del pago a las regiones que se emite para la Gerencia de Contratos,
estimados y proyecciones mensuales de venta de moneda extranjera a la Gerencia de Administración y el flujo de caja a
FONAFE.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
41
4.1.17 Macro Proceso Soporte Legal
El macro proceso de Soporte Legal comprende dos (2) componentes principales: la gestión de demandas y la atención de consultas
legales. La participación legal respecto a la contratación para la exploración y/o explotación de hidrocarburos así como su posterior
supervisión se han descrito como parte de los procesos operativos.
La gestión de demandas comprende las actividades como parte de la participación en procesos judiciales y/o procesos arbitrales que
son asumidos por parte de PERUPETRO, tanto de denuncias contra la Institución como en denuncias interpuestas por ésta, así como
también la supervisión en los casos en que PERUPETRO derive los casos a abogados externos.
La atención de consultas legales corresponde a las solicitudes internas como externas a la institución y comprende la asesoría legal a
la Alta Dirección y demás órganos de la Institución en todas las ramas del derecho, así también se realiza la emisión de opiniones
legales a solicitud de organismos públicos y/o entidades privadas en materia de hidrocarburos. Por otro lado, también se brinda apoyo
legal a contratistas que consiste en coadyuvar a que el contratista tenga las facilidades y seguridades de orden legal para la ejecución
de los contratos.
4.1.18 Macro Proceso Auditoría Interna
El macro proceso de Auditoria Interna comprende un conjunto de actividades que permiten realizar el control posterior interno de la
gestión institucional a través de auditorias, con la finalidad de cautelar y verificar que la gestión de los recursos y bienes de
PERUPETRO, se efectúen de manera correcta y eficiente.
PERUPETRO se encuentra dentro del marco de la Contraloría General y son medidos de acuerdo al cumplimiento del Plan Anual.
Primero se elabora el Plan Operativo y luego el Plan Anual priorizando las actividades para asegurarse que se cumplan todas las
actividades dejando un porcentaje de tiempo libre para la atención de actividades no programadas durante el año, el seguimiento a este
Plan se realiza en forma semestral.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
42
Se ejecutan acciones de control que comprenden exámenes especiales, auditorias e inspecciones especiales en los contratos de
exploración y/o explotación, así también se ejecutan acciones de actividades que corresponden al seguimiento de medidas correctivas,
evaluaciones, arqueo, verificación de normas de austeridad y demás encargos.
Las acciones culminan con la emisión de Informes y éstos son dirigidos al Directorio, Contraloría General, FONAFE y Ministerio de
Energía y Minas.
4.1.19 Macro Proceso Gestión de Tecnologías de Información
El macro proceso de Gestión de Tecnologías de Información comprende la administración de la infraestructura tecnológica (hardware,
software base y comunicaciones) y el desarrollo, mantenimiento e implementación de los sistemas de información requeridos, a fin de
garantizar la eficiencia y continuidad operativa de PERUPETRO, de acuerdo a los objetivos definidos en el Plan Estratégico
Institucional; esto incluye la supervisión de las labores y acciones de los proveedores de Tecnologías de Información de
PERUPETRO. Cabe resaltar la relevancia de la labor de supervisión de proveedores debido a que PERUPETRO tiene tercerizado la
atención de sus servicios informáticos así como la operación de su infraestructura de TI.
La Gestión de Tecnologías de Información comprende las actividades de planificación, el desarrollo y mantenimiento de los sistemas
de información, la gestión de la plataforma de tecnologías de información, la gestión de los datos y la gestión de la seguridad de
información.
El proceso de Planeamiento y Gestión de TI, el cual considera actividades relacionadas a la elaboración y actualización del Plan
Estratégico de TI en sus diferentes componentes (revisión de la situación actual, elaboración de arquitecturas, plan de acción) y la
Administración de Normas y Políticas de TI.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
43
Por otro lado, el macro proceso de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Información comprende actividades para la
Planificación del Desarrollo de Sistemas de Información, el Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas en sus diferentes componentes
(Análisis – Diseño – Construcción) y finalmente la Implementación de Sistemas de Información.
El proceso de Gestión de la Plataforma Tecnológica considera la Administración de Plataforma para Usuarios – Frontend,
Administración de las Comunicaciones LAN - WAN, Administración de la Plataforma de Servidores – Backend y la Administración del
Centro de Cómputo.
El proceso de Gestión de Seguridad comprende la Gestión de Contingencias, Control de Accesos, Seguridad Perimetral,
Administración de Backup y Procesos.
El proceso de Gestión de Datos comprende la Administración de Datos, Implementación de la Base de Datos, Monitoreo de Bases de
Datos en Producción.
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
44
5 Anexos
5.1 Matriz Macro Procesos vs. Áreas Organizacionales
GERENCIA
LEGAL
GERENCIA DE
AUDITORÍA
INTERNA
SECRETARÍA
GENERAL
Promoción e
Imagen
Protección
Ambiental y
Comunidades
Evaluación
Geológica y
Geofísica
Exploración Banco de Datos NegociaciónSupervisión
Técnica
Supervisión
AdministrativaAdministración Contabilidad Tesorería
Tecnologías de
InformaciónPlaneamiento Presupuesto
Div. de
Recursos
Humanos y
Desarrollo de
Personal
Planeamiento X
Imagen X
Normatividad X
Investigación Geológica
y Geofísica de HidrocarburosX X
Promoción de Inversiones X
Otorgamiento de Concesiones X X
Administración de Concesiones X X
Administración de Información Técnica X
Distribución de la Renta Petrolera X
Secretaría General X
Gestión Presupuestal X
Gestión Logística X
Gestión Documentaria X
Gestión de Recursos Humanos X
Gestión Financiera X X
Soporte Legal X
Auditoría Interna X
Gestión de T.I. X
MA
CR
O -
PR
OC
ES
OS
GERENCIA DE PROMOCIÓN GERENCIA DE EXPLORACIÓN
ÁREAS PERÚPETRO
GERENCIA DE CONTRATACIÓN GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
GERENCIA DE
PLANEAMIENTO Y
PRESUPUESTO
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
45
5.2 Matriz Macro-Procesos vs. Objetivos
Pa
rtic
ipa
ció
n C
iuda
dan
a
Oto
rga
mie
nto
de D
ere
ch
os d
e
Ex
plo
rac
ión
y/o
Exp
lota
ció
n d
e
Hid
roc
arb
uro
s
Su
pe
rvis
ión
Té
cnic
a d
e C
on
tra
tos
Su
pe
rvis
ión
Ad
min
istr
ativ
a d
e
Co
ntr
ato
s
Se
gu
imie
nto
de
l C
um
plim
iento
de
Ob
ligac
ion
es
Med
icio
n d
e l
a P
rod
uc
ció
n
Fis
caliz
ad
a
Cá
lcu
lo d
e R
eg
alí
as
Cá
lcu
lo d
e R
etr
ibu
cio
nes
Cá
lcu
lo d
el
Ca
no
n
Pe
trole
ro,g
as
ífero
,FO
CA
M
Tra
ns
fere
ncia
de
la
Re
nta
Pe
trole
ra
Re
cep
ció
n y
ma
nejo
de
la
info
rma
ció
n T
éc
nic
a
Pla
nea
mie
nto
Imag
en
No
rma
tivid
ad
Inve
sti
gac
ión
Ge
oló
gic
a y
Ge
ofí
sic
a d
e H
idro
ca
rbu
ros
Pro
mo
ció
n d
e I
nv
ers
ion
es
Se
cre
tarí
a G
ene
ral
Ge
stió
n P
res
up
ue
sta
l
Ge
stió
n D
oc
um
enta
ria
Ge
stió
Fin
anc
iera
Ge
stió
n L
ogís
tic
a
Ge
stió
n d
e R
ec
urs
os
Hum
ano
s
So
po
rte L
ega
l
Objetivo Estratégico 1: Optimizar la
Renta X X X
Objetivo Estratégico 2: Aumentar
Inversión en Exploración y Producción X X X X X X X X
Objetivo Estratégico 3: Incrementar
disponibilidad de los recursos, reserva
y producción. X X X X X X
Objetivo Estratégico 4: Generar
relaciones armoniosas entre el
inversionista, el Estado y otros actores X X X X X X X X X X X X X X X
Objetivo Estratégico 5: Disminuir los
conflictos socio-ambientales X X X X X X X X
Objetivo Estratégico 6: Administrar los
contratos en forma integrada y
estándar. X X X X X X X
Objetivo Estratégico 7: Gestionar
mayor información de los recursos
(sísmica, geología, etc.) X X
Objetivo Estratégico 8: Optimizar los
procesos clave X X X X X X X
Objetivo Estratégico 9: Mejorar la
estructura organizacional X X
Objetivo Estratégico 10: Fortalecer la
gestión de los Recursos Humanos X X X X X X X
Objetivo Estratégico 11: Implantar
gestión de Recursos Humanos por
competencias X X X X X X X
OB
JE
TIV
OS
ES
TR
AT
ÉG
ICO
S I
NS
TIT
UC
ION
ALE
S
MACRO-PROCESOS
ESTRATEGICOS OPERATIVOS SOPORTE
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
46
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
47
LISTADO DE PROCESOS PERUPETRO
Código
Procedimiento MACROPROCESO Procedimiento
GFRC-001
ESTRATEGICOS
PARTICIPACION CIUDADANA
Consulta y Participación ciudadana al inicio del proceso de negociación directa, convocatoria y ampliación de área
GFRC-002 Consulta y Participación ciudadana previo al envío del proyecto de contrato al MINEM y para modificaciones de contratos
GFRC-003 Consulta y Participación ciudadana posterior a la suscripción del contrato o por cambio de operador
GFRC-004 Gestión de correspondencias
GFRC-005 Consulta y Participación ciudadana para casos de sueltas de área
GFRC-006 Actualización del directorio de grupos de interés
GFCN-001
OTORGAMIENTO DE DERECHOS
DE EXPLORACION Y/O
EXPLOTACION DE HIDROCARBUROS
Elaboración de bases para contratación por convocatoria
GFCN-002 Conducción del Proceso de Selección
GFCN-003 Otorgamiento de la Buena Pro - Contratación por convocatoria
GFCN-004 Solicitud de periodo de retención del contrato por hidrocarburos
GFCN-005 Extensión de contratos por hidrocarburos
GFCN-006 Modificación de contratos por hidrocarburos - Cesión de Posición Contractual
GFCN-007 Negociación y suscripción de convenios
GFCN-008 Modificación del Modelo de Contrato
GFNE-006 Calificación de empresas petroleras
GFNE-008 Contratación por negociacion directa
GFSA-001
SUPERVISION ADMINISTRATIVA DE CONTRATOS
Verificación y registro de la carta fianza bancaria que garantiza obligaciones contractuales
GFSA-002 Control de carta fianza bancaria por el periodo del Programa Mínimo de Trabajo
GFSA-003 Cálculo de canastas
GFSA-004 Cálculo de regalías
GFSA-005 Cálculo del importe a facturar por venta de hidrocarburos provenientes de contratos de servicios u operaciones
GFSA-006 Cálculo de Retribución
GFSA-007 Aprobación del manual de procedimientos contables
GFSA-008 Verificación del cálculo del Factor R
GFSA-009 Compensación económica
GFSA-010 Actualización de información que debe remitir el Contratista
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
48
GFSA-011 Control del uso y destino de bienes importados
GFSA-012 Pago de Tributos por Importación Definitiva
GFSA-013 Afianzamiento de tributos de importación por admisión temporal
GFSA-014 Control de reembolsos de tributos de importación
GFSA-015 Devolución definitiva del IGV, Impuesto de Promoción Municipal y Otros impuestos al consumo
GFSA-016 Control de pago de aporte de capacitación
GFSA-017 Prórroga de importación temporal
GFSA-018 Precio del crudo Loreto
GFSA-019 Control de inversiones y gastos - Ley 28109
GFSA-020 Control de activos entregados en derecho de uso a contratistas
GFSA-021 Verificación de las condiciones de importación
GFSA-022 Revisión de canastas
GFSA-023 Revisión de acuerdos de valorización
GFST-001
SUPERVISION TECNICA DE CONTRATOS
Seguimiento de las actividades exploratorias del PMT del periodo
GFST-002 Calificación de prospecto de Pozo Exploratorio
GFST-003 Suspensión de plazo del periodo por realización de Evento Presencial
GFST-004 Suspensión de plazo del periodo por aprobación de Estudio Ambiental
GFST-005 Extensión de plazo del periodo del PMT
GFST-006 Sustitución de obligaciones y/o Prórroga de Plazos del PMT
GFST-007 Continuación con el siguiente Periodo de la Fase de Exploración
GFST-008 Suelta(s) de Área del Contrato
GFST-009 Aprobación del Plan de Abandono permanente de Pozo
GFST-010 Aprobación de Operaciones de Campo fuera del Área de Contrato
GFST-011 Invocación de Caso Fortuito o Fuerza Mayor
GFST-012 Desaparición de Caso Fortuito o Fuerza Mayor
GFST-013 Reporte diario de actividades de exploración y explotación del Contratista
GFST-014 Declaración de Descubrimiento Comercial
GFST-015 Plan Inicial de Desarrollo
GFST-016 Confirmación de la ejecución del programa de actividades exploratorias del PMT del Periodo
GFST-017 Elaboración del Programa de Visitas de Supervisión Anual
GFST-018 Reporte Diario de Hidrocarburos Fiscalizados
GFST-019 Elaboración de Informe de Visitas de Supervisión Técnica
GFST-020 Revisión y aprobación de Programa Anual y Quinquenal de Trabajo de Explotación
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
49
GFST-021 Verificación en caso de derrame de hidrocarburos durante las operaciones
GFST-022 Aprobación de periodo de retención
GFST-023 Información Técnica para el Informe Mensual de Actividades de PERUPETRO
GFST-024 Informe Anual de Gestión
GFST-025 Elaboración y presentación de la estadística petrolera anual para la aprobación de la Gerencia de Supervisión de Contratos
GFST-026 Verificación y entrega de información técnica al banco de datos
GFST-027 Actualización y mantenimiento de información que debe remitir el Contratista
GFST-028 Terminación de Contrato
GFBD-004 RECEPCION Y MANEJO DE LA INFORMACION
TECNICA
Conformación, Extensión, Delimitación y Nomenclatura de Áreas de Convenios y Lotes de Contratos
GFBD-006 Diseño y Preparación de Paquetes de Información Técnica
GFEX-001
OPERATIVO
INVESTIGACION GEOLOGICA Y GEOFISICA DE
HIDROCARBUROS
Gestión de Estudios mediante Cooperación Técnica Internacional
GFEX-002 Suscripción de Convenios por Información
GFEX-003 Estudios Geológicos y Geofísicos de Áreas o Cuencas
GFEX-005 Calificación de Áreas para Convenios
GFEX-007 Addendas a Estudios mediante Cooperación Técnica Internacional
GFEX-008 Clasificación de áreas para contratos y para convenios de evaluación técnica
GFIC-001
PROMOCION DE INVERSIONES
Publicación en Medios Nacionales y Extranjeros
GFIC-002 Elaboración y Aprobación del Plan de Imagen Institucional
GFIC-003 Desarrollo y Organización de Eventos de Difusión
GFIC-004 Preparación y distribución de material general y específico
GFIC-005 Preparación y distribución de material promocional y merchandising
GFIC-006 Participación de Perupetro en eventos y actividades organizadas en el Perú por instituciones privadas, de gobierno nacional, regional y local
GFIC-007 Organización de ceremonias de suscripción
GFIC-008 Campaña de difusión de spots educativos en TV y radio (medición de impacto)
GFIC-009
IMAGEN
Difusión interna de las actividades desarrolladas por Perupetro y por el sub-sector Hidrocarburos relacionada con la empresa.
GFIC-010 Definición y coordinación de técnicas necesarias para la correcta organización y desarrollo de actos protocolares de la Presidencia del Directorio y Gerencia General.
GFIC-011 Diseño y diagramación de la Memoria Anual de Perupetro
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
50
5.3 Matriz Macro Procesos vs. Objetivos
LISTADO DE PROCESOS PERUPETRO
Código Procedimiento
MACROPROCESO Procedimiento
GFPR-001
SOPORTE GESTION
PRESUPUESTAL
Control de ejecución presupuestal mensual
GFPR-002 Control de la ejecución de transferencias de fondos presupuestales
GFPR-003 Modificación del presupuesto anual
GFPR-005 Certificación/constancia de disponibilidad presupuestal - PBS
GFPR-006 Certificación/Constancia Disponibilidad Presupuestal - OC Estándar y Planificadas
GFPR-007 Certificación/Constancia Disponibilidad Presupuestal - OC Blanket
GFPR-008 Certificación/Constancia Disponibilidad Presupuestal - Modificación y/o Ampliación de OC
GFPR-009 Informe Mensual, Trimestral y Anual a FONAFE
GFPR-010 Elaboración y aprobación de la Memoria Anual
GFIC-012 Supervisión de la actualización del portal de la empresa en lo concerniente a aspectos de imagen institucional
GFIC-013 Envío de notas de prensa
GFIC-014 Conferencias de prensa
GFIC-015 Viajes con periodistas
GFIC-016 Talleres con medios de comunicación
GFPC-001 Elaboración y Aprobación del Plan de Promoción
GFPC-002 Desarrollo y Organización de Eventos de Promoción
GFPL-001
PLANEAMIENTO
Control de ejecución del Plan Operativo y Plan Estratégico
PLPR-001 Formulación del Plan Operativo y Presupuesto Anual
GFPL-002 Formulación del Plan Estratégico Institucional
GFPL-003 Modificación del Plan Operativo Anual
GFPL-004 Formulación/Actualización del Balanced Scorecard
GFPL-005 Control de la ejecución del Balanced Scorecard
GFPO-001 Elaboración y aprobación de procedimientos de trabajo
GFPO-002 Formulación y aprobación del Plan Anual de Mejoramiento de Procesos
GFPO-003 Seguimiento al Plan Anual de Mejoramiento de Procesos
GFPO-004 Elaboración del Plan Anual de revisión de controles de procesos
GFPO-005 Desarrollo de la prueba de controles de procesos
GFPO-006 Elaboración del Plan de Administración de Riesgos
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
51
GFPR-012 Cierre de año de compromisos
GFRH-001
GESTION DE RECURSOS HUMANOS
Selección y contratación de personal a plazo indeterminado
GFRH-002 Selección y contratación de personal a plazo fijo
GFRH-003 Administración y control de planillas
GFRH-004 Pago de remuneraciones
GFRH-005 Cálculo y administración de la compensación por tiempo de servicios
GFRH-006 Depósito control de pensiones
GFRH-007 Pago de gratificaciones
GFRH-008 Registro y control de vacaciones
GFRH-009 Préstamos al personal
LEGL-001 SOPORTE LEGAL
Suscripción del contrato de exploración y/o explotación de hidrocarburos
SECG-001
SECRETARIA GENERAL Redacción, suscripción y archivo de Actas de Directorio
TECI-001
GESTION DE TECNOLOGIAS
DE LA INFORMACION
Alta de Usuario
TECI-002 Atención de Problemas de Hardware / Software / Aplicaciones
TECI-003 Baja de Usuario
TECI-004 Copia de Respaldo Diario
TECI-005 Copia de Respaldo Semanal / Mensual / Anual
TECI-006 Mantenimiento correctivo de hardware
TECI-007 Mantenimiento correctivo de software base
TECI-008 Mantenimiento correctivo de aplicaciones
TECI-009 Instalación de Hardware y software base en equipos
TECI-010 Inventario de hardware y software
TECI-011 Mantenimiento preventivo de software y hardware
TECI-012 Movimiento de hardware hacia proveedores
TECI-013 Pase a producción
TECI-014 Reinstalación de Software Base y Aplicaciones
TECI-015 Requerimiento de nuevo hardware software base.
TECI-016 Salidas de equipos
GFAD-001
SOPORTE GESTION
LOGISTICA
Elaboración de TR-ET y emisión del PBS
GFAD-004 Adquisiciones y contrataciones de procesos mayores - ADS
GFAD-005 Adquisiciones y contrataciones de procesos mayores - ADP
GFAD-006 Exoneración de procesos de selección
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
52
GFAD-007 Suscripción del contrato y elaboración de órdenes de compra mayores a 1 UIT
GFAD-015 Adquisiciones y contrataciones mediante contrato internacional
GFAD-016 Adquisiciones y contrataciones hasta 100 soles
GFAD-017 Adquisiciones y contrataciones de procesos mayores - CP y LP
GFAD-018 Contratación de locación de servicios con personas naturales
GFAD-019
GESTION DOCUMENTARIA
Transferencias al archivo central
GFAD-020 Préstamo de documentos del archivo central
GFAD-021 Devolución de documentos del archivo central
GFAD-022 Solicitud de información del archivo central
GFAD-023 Desarchivamiento de documentos del archivo central
GFAD-024 Eliminación de documentos del archivo central
GFAD-025 Trámite de documentos internos
GFAD-026 Trámite de documentos externos
GFAD-030 Recepción y Conformidad de bienes y servicios
GFAD-031 Emisión y actualización del registro de acciones de la Empresa
GFCT-001
GESTION FINANCIERA
Cierre contable
GFCT-002 Emisión de Estados Financieros
GFCT-003 Control de Ejecución Presupuestal
GFCT-004 Contabilización de planillas
GFCT-005 Contabilización de provisiones
GFCT-006 Toma de inventario de activos petroleros
GFCT-007 Contabilización de activo fijo
GFCT-008 Contabilización de cuentas por cobrar
GFCT-009 Contabilización de cuentas por pagar
GFCT-009A Recepción y registro de documentos por pagar
GFCT-010 Contabilización de existencias
GFCT-011 Conciliación bancaria
GFCT-012 Control de gastos por áreas de responsabilidad
GFCT-013 Control, contabilización y reembolso de anticipos
GFCT-014 Conciliación de suministros
GFCT-015 Sistema de retenciones del IGV
GFCT-016 Contabilización de reembolsos de caja chica
GFCT-017 Toma y registro de inventario de activo fijo
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
53
GFCT-018 Bajas y enajenación de bienes de activo fijo
GFCT-019 Donación de bienes de activo fijo
GFCT-020 Subasta pública de bienes de activo fijo
GFCT-021 Venta directa de bienes de activo fijo
GFCT-022 Disposición final de activo fijo: destrucción e incineración
GFCT-023 Baja de bienes del activo fijo por robo o pérdida
GFCT-024 Provisión y castigo de incobrables
GFTE-001 Administración de caja chica - adelanto
GFTE-002 Administración de caja chica - rendición de gastos
GFTE-003 Administración de caja chica - reembolso
GFTE-004 Pagos
GFTE-005 Cobranzas
GFTE-006 Flujo de caja
GFTE-007 Administración de caja chica
GFTE-008 Giro de cheques
GFTE-009 Pago de cheques
GFTE-010 Custodia de documentos y valores de caja fuerte
GFTE-011 Transferencias de fondos
GFTE-012 Control de bancos
GFTE-013 Cálculos de transferencias al Tesoro, Canon, Mem, Osinerg
GFTE-014 Liquidación de cuentas por cobrar
Mapeo de los Procesos
Contratación del Servicio para el Mapeo de los Procesos de Gestión e Información agraria Adjudicación Directa Selectiva N°ADP-0001-2007 - PERUPETRO
54