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FAVA - Formacin en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
MAPA DE PROCESOS
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Mapa conceptual ------------------------------------------------------------02
Introduccin----------------------------------------------------------------03
1. Organizacin Funcional Versus Organizacin por Procesos------------04
2. Mapa de Procesos--------------------------------------------------------05
3. Tcnicas para Identificar Procesos--------------------------------------065.1 Diagrama de Bloques----------------------------------------------065.2 Modelo Integrado---------------------------------------------------065.3 Cadena de Valor----------------------------------------------------075.4 Modelo Alemn (Icontec)------------------------------------------07
4. Tcnicas para caracterizar procesos------------------------------------086.1 Ficha de Procesos--------------------------------------------------096.2 Flujograma Integrado----------------------------------------------096.3 Modelo de Procesos------------------------------------------------106.4 Modelo de Crosby--------------------------------------------------106.5 Modelo Alemn (Icontec)------------------------------------------116.6 Modelo a seguir para la caracterizacin del proyecto de Formacin-11
5. Elaboracin del Mapa de Proceso------------------------------------------12
Glosario---------------------------------------------------------------------18
Bibliografia -----------------------------------------------------------------18
Crditos---------------------------------------------------------------------19
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Modelar Organizacin
Mediante
Mapa de Procesos
Una
Con tcnicas
como
Ficha de
procesos
Modelo
Integrado
Modelo a seguir para la
caracterizacinde procesos del
proyecto de formacin
Organizacin
Organizacionales
Estableciend o los
Modelo Alemn( Icontec )
Modelo de Crosby
Modelo de procesos
Misionales
De apoyo Estratgicos
Enfoque por procesos
Enfoque de
estructura
funcional
Para lo que se requiere
Con tcnicas como
ModeloAlemn
( Icontec )
Diagrama
de Bloques
Cadenade Valor
Es necesario conocer
De una
Que puede ser
Para diagnosticar la
Situacin Actual
Flujograma integrado
Una
Un inventario
El enfoque
organizacional
de los PROCESOS
Mapa Conceptual
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IntroduccinEl diagnstico (del griego diagnostiks, a su vez del prefijo da-, a travs, y gnosis, conocimiento o apto para conocer) hace referencia al anlisis que se aplica para determinar cualquier situacin, su estado actual y cules son las tendencias o posibles soluciones si se requieren.
Determinar el estado actual de la gestin de la informacin en una organizacin o en un punto especfico de esta, requiere conocer previamente la forma en que esta organizacin est estructurada y la forma como funciona, esto con el fin de tener una visin sistmica y juzgar mejor lo que est sucediendo.
Para lo anterior dos son los enfoques organizacionales que se pueden considerar: enfoque de estructura funcional y enfoque por procesos.
Tomando el enfoque por procesos se debe modelar la organizacin mediante un Mapa de Procesos que permita ubicar todos los elementos identificados dentro de esta, para luego caracterizarlos y as determinar su situacin actual.
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1. Organizacin Funcional Versus Organizacin por Procesos
Dentro de las estructuras organizacionales dos de los enfoques organizacionales que se pueden considerar son: El enfoque de estructura Funcional y el Enfoque por Procesos.
Organizacin Funcional (Vertical)
Los empleados son el problemaEmpleados Hacer mi trabajoComprender mi trabajoEvaluar los individuosCambiar a la personaSiempre se puede encontrar un mejor empleadoMotivar a las personasControlar a los empleadosNo confiar en nadieQuin cometi el error?Corregir erroresOrientado al servicio
Los empleados son el problemaEmpleados Hacer mi trabajoComprender mi trabajoEvaluar los individuosCambiar a la personaSiempre se puede encontrar un mejor empleadoMotivar a las personasControlar a los empleadosNo confiar en nadieQuin cometi el error?Corregir erroresOrientado al servicio
Centrado en la estructura
Centrado en el proceso
Organizacin por Procesos (Horizontal)
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2. Mapa de Procesos
Tomando el enfoque por procesos se debe entonces modelar la organizacin mediante un Mapa de Procesos que permita ubicar todos los elementos identificados dentro de esta, para luego caracterizarlos y as determinar su situacin actual. La construccin del Mapa de Procesos se encuentra dentro de la Gestin por procesos.
Sin embargo, como notamos en la grfica anterior, previo a la realizacin del Mapa de Procesos, estos se deben haber identificado y caracterizado, para lo cual existen diferentes tcnicas.
Porque en la estructura Funcional las reas o departamentos son relativamente autnomos y poseen un enfoque interno ms que externo, lo cual propicia que el departamento realice muy bien su trabajo especfico, pero esto no necesariamente significa que los miembros del departamento se percaten de la forma en que sus actividades repercuten en la organizacin en su conjunto.
Contrario a lo anterior, el Enfoque por Procesos, permite una visin sistmica, que impacta positivamente toda la organizacin, a la hora de plantear la mejora o desarrollo de un sistema de informacin como solucin a una necesidad.
La Gestin de Procesos se construye sobre 5 etapas consecutivas:
Por qu hacer uso del enfoque por procesos para levantar requerimientos en una Organizacin Empresarial?
Mapa de procesos
Seleccin de procesos
Inventario de procesos
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3. Tcnicas para Identificar Procesos.
Determinar cules son los procesos en una organizacin, e identificarlos, permite dar gestin, administracin y control, eficaz y eficiente, sobre la informacin que fluye a travs de ellos, de tal forma que la toma de decisiones tenga un soporte slido.
La Gestin de Procesos se construye sobre 5 etapas consecutivas:
3.1 Diagrama de Bloques
3.2 Modelo Integrado
Cada proceso identificado debe tener una lnea completa de bloques.
Un diagrama de bloques es una representacin grfica y abreviada de la relacin de causa y efecto entre la entrada y la salida de un sistema. Proporciona un mtodo til y conveniente para caracterizar las relaciones funcionales entre diversos componentes de un sistema.
El interior del rectngulo, que representa el bloque, usualmente contiene la descripcin o el nombre del elemento.
El modelo Integrado busca lograr una representacin grfica de la forma como se agrupan y se relacionan las funciones en las diferentes secciones del sistema (reas, departamentos, etc.), segn su naturaleza.
EvaluarConsignar Inscribir
Evaluar
Gestin docenteGestin Administrativa
ConsignarI nscribir
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Se descompone en partes constitutivas como forma de anlisis.
3.3 Cadena de Valor
3.4 Modelo Alemn (Icontec)
La cadena de valor es una herramienta de anlisis, que facilita la comprensin de algo tan dinmico e interactivo como es la estrategia de una empresa. Es esencialmente una forma de anlisis de la actividad empresarial mediante la cual descomponemos una empresa en sus partes constitutivas, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor.
Entre otros rasgos este modelo presenta una descomposicin de una empresa en sus partes (procesos) constitutivas, agrupndolas en macro procesos denominados Estratgicos, Misionales o de realizacin y de Apoyo.
ExtensinDocencia I nvestigacin Formar en programas de pregrado y de posgrado
Macroproceso MisionalMacroproceso Apoyo
Propiciar el cambio y avance de la sociedad
Formador en el rea de la salud a la comunidad
Direccionamiento
Administracin
Comunicacin
Retroa limentacin con el cliente
Quejas y reclamos
Comunicacin
Retroa limentacin
ExtensinDocenciaR2 R2 R3
Investigacin
CLIENTE
NECESIDADES
REQUISITOS
CLIENTE
SATISFACCIN
PLANIFICACI N ESTRATGICA Y DEL S.G.C DIRECCIONAMIENTO
GestinLogstica
GestinAdministrativa
GestinFinanciera
GestinInformatica
GestinDocumenta l
GestinMejora
E1 E2
A1 A2 A3
A4 A5 A6
MACROPROCESO DE REALIZACIN
MACROPROCESOS DE APOYO
SERVICIO
AL
CLIENTE
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4. Tcnicas para caracterizar procesos
Caracterizar un proceso es identificar
Qu es caracterizar un Proceso?
1. Nombre del proceso2. Responsable y objetivo (alcance)
4. Proveedores
5. Entradas
8. Recursos 9. Controles
6. Salidas
7. Salidas6. Salidas
3. Actividades (PHVA)3. Actividades (PHVA)
El siguiente cuadro resume parte de la informacin que se debe suministrar en la caracterizacin de un proceso:
Informacin DescripcinNombre del Proceso.
Responsable Dueo o lder del procesoObjetivo Finalidad del proceso en cuestinAlcance Lmites del proceso en trminos de actividades. Ejemplo: comprende desde...hasta...
Ejecucin
Retroalimentacin o actuarCorreccinAcciones correctivasAcciones preventivasAcciones de mejora
Proveedores. Organizacin o persona que suministra un producto: bien o servicio
Entradas.
Salidas.
Cliente Organizacin o persona que recibe un producto: bien o servicio.
Recursos.
Controles
1.
2.1.2.2.2.3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
3.
Materiales, documentos, datos, formularios diligenciados, informacin necesarios para ejecutar ciertas acciones o para ser transformados y generar las salidas. Productos, servicios, documentos, datos, bienes, informes generados como consecuencia de las acciones ejecutadas en el desarrollo del proceso
Elementos como Equipos, servicios, personas, hardware, software, bases de datos que intervienen en el proceso sin ser transformados.
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4.1 Ficha de Procesos
4.2 Flujograma Integrado
Una vez identificados los procesos debemos caracterizarlos, es decir pasamos a describir sus rasgos o caractersticas, esto se logra a travs de alguna o varias de diferentes tcnicas.
Modelos normalizados de fichas, que incluyen informacin relativa a los procesos. De este modo se intenta dar una homogeneidad a los documentos de toda la organizacin
Este tipo de flujograma presenta de forma grfica el modelo del procedimiento, adicionando, a cada paso de la secuencia, informacin relevante como el responsable, la descripcin, etc.
Proceso:Objetivo:Alcance:
Para que?
Qu? Con qu?
Inicio
No
Si
Registrarcontrato
Aprobarcontrato
Aprobarcontrato
RegistrarAprobacin
ControlarGestin
GenerarReportes
Fin
1
Paso ActividadR esponsable Descripccin ...
2
3
4
5
SecretariasFNSP
Decano
...
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4.3 Ficha de Procesos
4.4 Modelo de Crosby
Insumos Proveedor Salida Cliente
Inicio
No
Si
Registrarcontrato
Aprobarcontrato
Aprobarcontrato
RegistrarAprobacin
ControlarGestin
GenerarReportes
Fin
Actividad
El modelo de procesos en su representacin sencilla muestra una descripcin de los elementos bsicos de un proceso como son: insumo (entrada), Proveedor, Actividad (procedimiento), salida, Cliente.
El modelo Crosby agrega informacin adicional sobre la gestin y control del proceso.
Lder:Participantes:
Objeto
Nombre del Proceso
Alcance
Entradas Actividad de Seguimientoy control
Salidas
ProveedoresI ndicador Clientes
Requisito sD ocumento sR egistros
Entradas Proveedores Requisito s Actividades Salidas Clientes Registros
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4.5 Modelo Alemn (Icontec)
4.6 Modelo a seguir para la caracterizacin del proyecto de Formacin.
1. Contenido, 2. Flujograma, 3. Control de Registros, 4. Criterios, 5. Definiciones, 6. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, 7. Anexo
El modelo Alemn, al igual que el modelo Crosby, contiene informacin que permite medir indicadores de gestin del proceso.
El modelo a seguir para la caracterizacin del proyecto de formacin es el presentado en la anterior grfica cuya plantilla encontrar disponible en los materiales bajo el nombre de plantilla_caracterizacion_de_procesos.xls.
Lder:Participantes:
Objeto
Nombre del Proceso
Alcance
Entradas Actividad de Seguimientoy control
Salidas
ProveedoresI ndicador Clientes
Requisito sD ocumento sR egistros
Paso ActividadR esponsable Descripccion ...
PROVEEDORE SE NTRADAS
Recursos Documentos RegistrosR equisito sS eguimiento
Indicado rF ormula FrecuenciaMedicin Metas
Medicin
PROCEDIMIENTOS SALIDASU SUARIO S
OBJETIVOALCANCERESPONSABL E
MACROPROCE SO DE ()PROCESO
INCLUIR AQU UN LINK A LA(S) GRFICA(S) QUE
MODELA(N) ESTE PROCEDIMIENT O
(DIAGRAMAS DE FLUJO O MAPAS DE PROCESOS
CRUZADOS)
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5. Elaboracin del Mapa de ProcesoLa Gestin de Procesos se construye sobre 5 etapas consecutivas:
Para la elaboracin del Mapa de Procesos Organizacionales se debe:
Mapa de procesos
Seleccin de procesos
Inventario de procesos
Antes de iniciar con la elaboracin de un Mapa de Procesos es necesario tener presente la diferencia entre la finalidad de un Proceso y un Procedimiento: Un Proceso responde a la pregunta QU? mientras que un procedimiento responde a la pregunta CMO?, de ah que sea en los procedimientos donde, entre otras cosas, se solicite un Diagrama de flujo o mapa de proceso cruzado que representa el paso a paso o eventos concatenados que se realizan al interior del proceso.
a. Identificar procesos. Se debe asignar un nombre identificativo a las principales actividades que realiza la organizacin.
b. Inventario de Procesos. Una vez identificados los procesos se debe lograr la lista completa de estos estableciendo, si es el caso, cuales estn contenidos dentro de otros o tienen dependencia directa entre si, esta lista ser el insumo para el siguiente paso.
c. Clasificacin de Procesos. Una vez logrado el inventario de los procesos podemos clasificarlos en los siguientes Macroprocesos Organizacionales teniendo presente a que corresponde cada uno:
Macro - Procesos Estratgicos: Procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los Titulares de la Organizacin, para emitir las guas adecuadas al resto de procesos de la organizacin y asegurar la respuesta a las necesidades demandadas..
Macro - Procesos Misionales, Clave o de Realizacin: Procesos que tienen contacto directo con el cliente, de hecho son los procesos a partir de los cuales el cliente percibir y valorar la calidad de la organizacin.
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Aun cuando existen diversos diagramas para elaborar un mapa de procesos, se sugiere seguir la siguiente forma:
A continuacin se presenta un ejemplo sencillo, a partir de un enunciado para dar inicio a la elaboracin de un mapa de proceso:
Macro - Procesos de Apoyo: Procesos responsables de proveer a la organizacin de todos los recursos necesarios, para poder generar el valor aadido deseado por el cliente.
d. Mapa de Procesos. Ya identificados, inventariados (jerarquizados) y clasificados los procesos se puede dar inicio a la construccin del mapa de procesos de forma que se pueda tener una imagen global de las interrelaciones existentes entre las entradas y salidas de los grupos de procesos.
Aun cuando existen diversos diagramas para elaborar un mapa de procesos, se sugiere seguir la siguiente forma:
LA ORGANIZACIN COMO CONJUNTO DE PROCESOS
P. ESTRATGICOS(PLANIFICACIN)
P. CLAVE(ATENCIN DIRECTA AL CLIENTE)
P. SOPORTE(GESTIN)
Demandasgrupos inters:-Clientes-Personal-Propiedad-Sociedad-Legislacin
EXTERIOR
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Caso de Estudio: La universidad XYZ
Etapa 1: Identificacin de Procesos de La universidad XYZ
Etapa 2: Inventario de Procesos de La universidad XYZ
La universidad XYZ, a travs de su rea de planeacin institucional y la de gestin de control, ha identificado que en su entorno, existe la necesidad de formacin, investigacin y generacin de conocimiento, extensin y proyeccin social, desarrollo humano para el progreso de la comunidad.
Por tal razn a decidido suplir estos servicios a la comunidad mediante su organizacin, comprendiendo que para ello debe soportarse en la gestin financiera, en una gestin de recursos tecnolgicos y de recursos humanos entre otros.
A partir del anterior enunciado podemos identificar varias actividades que estn implicadas dentro de la misin de la universidad, estas son:
Al realizar el inventario se les puede dar el siguiente orden segn el grado de importancia con relacin a la misin de la Universidad XYZ
Una vez logrado el inventario podemos clasificar dichos procesos segn los macroprocesos a los que correspondan:
Gestin financiera Formacin Investigacin y Generacin de conocimiento Gestin de control. Desarrollo humano. Gestin de recursos tecnolgicos Planeacin institucional. Recursos humanos Extensin y proyeccin social.
1. Extensin y proyeccin social.2. Investigacin y Generacin de conocimiento.3. Formacin4. Planeacin institucional.5. Gestin de control.6. Gestin financiera7. Desarrollo humano.8. Gestin de recursos tecnolgicos
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Etapa 3: Clasificacin de Procesos deLa universidad XYZ
Etapa 4: Mapa de Procesos de La universidad XYZ
Procesos Estratgicos
1. Planeacin institucional.2. Gestin de control.
1. Extensin y proyeccin social.2. Investigacin y Generacin de conocimiento.3. Formacin
1. Gestin financiera2. Desarrollo humano.3. Gestin de recursos tecnolgico
ProcesosMisionales
Procesos de Apoyo
Pasando al primer Mapa de Procesos del caso La universidad XYZ.
UNIVERSIDAD XYZ
PLANEACIN
PROCESOS ESTRATGICOS
PROCESOS MISIONALES
NECESIDADES
CLIENTES
SATISFACCIONES
CLIENTES
PROCESOS DE APOYO
PROYECCIN INVESTIGACINF ORMACIN
GESTINFINANCIERA RRHH TECNOLGICOS
CONTROL
El conocimiento de la tcnica de diagramacin y mapeo de procesos constituyen elementos decisivos para lograr una adecuada coordinacin y el flujo eficiente de informacin en una entidad.
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En este ejercicio se realiza la caracterizacin del proceso de Apoyo denominado Gestin Financiera:
Seleccionado el proceso se pasa a su respectiva caracterizacin.
Proceso seleccionado para diagnosticar Situacin Actual: Gestin Financiera.
Etapa 5: Caracterizacin del Procesos Gestin Financiera de La universidad XYZ.
PROCESOS
GESTINFINANCIERA
UNVERSIDAD XYZ
Objetivo:
Alcance:
Responsable:
Proveedores Entradas Procedimientos Salidas Usuarios
rea Financiera - Presupuesto Obligaciones de Vigencia anteriorCONSTITUCION DE RESERVAS PRESUPUESTALES
Informe de Constitucin de Reservas presupuestales Divisin Financiera
Rectora Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CDP
Todas las dependencias
Divisin Financiera - Contabilidad
Ordenes de Pago PAGOS Comprobante de Egreso Divisin Financiera
Bancos Extracto Bancario CONCILIACIONES BANCARIAS Partidas conciliatorias Divisin Financiera - Tesorera
Dependencias que intervienen en el proceso contable
Boletines actualizacin de informacin CRUCE DE INFORMACION Estados Financieros
Alta Direccin y Organos de Control y Gestin
Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento
Sistema de informacinHardware y Software-RedSoftware SIDEF (Contralora)Software Sistema Integrado de Informacin Financiera -SIIF-
PRO18DFN (Constitucin de Reservas) Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de Registro presupuestalRegistro de cuentas por pagarRegistro de pagos efectivos
NTC-ISO 9001:2000Toda solicitud de contratacin, debe contar con un CDP, que ampare la reserva de recursos.
Indicador Formula FrecuenciaMedicin
Metas Fecha
Oportunidad expedicin CDP/CRP
Sumatoria (Fecha expedicin - fecha solicitud)/CDP y CRP Mensual
100% de CDP y CRP expedidos en 2 das
MACRO - PROCESO DE APOYOPROCESO: GESTIN FINANCIERA
Controlar los recursos financieros de manera eficiente y producir la informacin como insumo para la toma de decisiones de la altadireccin y dems requerimientos de los diferentes entes de control.Desde el momento de la liquidacin del presupuesto donde se fijan los topes mximos de ingresos y egresos para ser controladosdurante la vigencia concluyendo con el cierre de la misma y la presentacin de informes.
Este proceso es responsabilidad del rea Financiera.
Medicin
LINK A DIAGRAMAS NECESARIOS ( DE FLUJO, MAPA DE PROCESO CRUZADO, ETC )
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La caracterizacin puede incluir una referencia a una representacin grfica (diagrama de flujo de procedimiento), as puede apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, la representacin grfica logra evidenciar los problemas con mayor claridad dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora y el planteamiento de soluciones.
Con lo logrado hasta este momento se tienen insumos que permitirn, frente a la situacin actual, identificar los inconvenientes u oportunidades con relacin a la gestin de la informacin, de tal forma que se pueda plantear alternativas de solucin coherentes.
Etapa 5a: Diagrama de Flujo de una de las actividades del Proceso Gestin Financiera de La universidad XYZ
RECTORA GESTINFINANCIERATODAS LAS
DEPENDENCIAS
SI
NO
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Proceso: Conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) bajo ciertas circunstancias en un determinado lapso de tiempo.
Procesos Apoyo: Procesos responsables de proveer a la organizacin de todos los recursos necesarios
Procesos Estratgico: Procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los Titulares de la Organizacin
Proceso Misional: Procesos que tienen contacto directo con el cliente
Glosario
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Cullar M, Guillermo A.(s.f.). Universidad del Cauca Modelado de procesos diagrama de flujo de datos especificacin de procesos. Consultado el 27 de Diciembre de 2013 y disponible en: http://fccea.unicauca.edu.co/old/modelos.htm
Carestia, Nirva Ana. Garca, Mara Amalia.Universidad Nacional de San Juan. (s.f.). Sistemas de Informacin y Gestin por Procesos factores clave en la Responsabilidad Social Universitaria. Consultado el 27 de Diciembre de 2013 y disponible en: http://conaiisi.frc.utn.edu.ar/PDFsParaPublicar/1/schedConfs/7/99-468-1-DR.pdf
Recursos Bibliogrficos
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