manualdelegalizacióndecuentas2012

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

OFICINA DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD

MANUAL PARA LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS DE LAS ENTIDADES CONTRATISTAS DE SERVICIOS DEL

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

MANUAL PARA LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS DE LAS ENTIDADES CONTRATISTAS DE SERVICIOS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

2 Oficina de Aseguramiento a la Calidad

Versión ajustada - Abril 2012

Director General Diego Andrés Molano Aponte Secretaria General Beatriz Emilia Muñoz Calderón Oficina de Aseguramiento a la Calidad Alberto Higuita Goez Coordinación editorial Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Av. Carrera 68 No. 64C – 75 Sede de la Dirección General

Línea gratuita nacional 01 8000 91 80 80 www.icbf.gov.co

http://www.icbf.gov.co/




TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

4 1. OBJETIVOS 6 1.1. Objetivo general 6 1.2. Objetivos específicos 6 2. REFERENTES NORMATIVOS 6 3. EL SUPERVISOR DE CONTRATOS 7 3.1 Componente financiero de los contratos 8 3.2. Funciones del supervisor de carácter financiero 8 4 ETAPAS DEL PROCESO DE SUPERVISIÓN FINANCIERA 9 4.1 Etapa de planeación 9 4.2 Etapa de ejecución 9 4.3 Etapa de evaluación 10 5 ¿QUÉ ES LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS? 10 6 ¿CÓMO ORGANIZAR LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS? 11 6.1 Legalización de cuentas 11 7 ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO GENERAL DE REVISIÓN DEL

INFORME FINANCIERO? 13

8 DOCUMENTOS EXIGIBLES POR MODALIDAD, PARA LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS

15

8.1 Tasas compensatorias – Población desplazada 16 9. PROCEDIMIENTO PARA LA CLASIFICACIÓN DE RESULTADOS

DE LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS 17

9.1. Manejo de inconsistencias leves 17 9.2. Manejo de inconsistencias graves 18 10 Pagos 19 10.1 Liberación de saldos. 21 10.2 Constitución de cuentas por pagar 21 11 Documentos que deben reposar en la carpeta del contrato 21 12 Anexos 22




INTRODUCCIÓN

El presente Manual tiene como propósito, unificar el procedimiento para la legalización de los recursos que el ICBF transfiere a la las Entidades Sin Ánimo de Lucro, con la cuales suscribe contratos de aporte para la atención de niños, niñas y adolescentes, con derechos inobservados, amenazados o vulnerados. Se pretende, que las Entidades Contratistas (Entidades Sin Ánimo de Lucro), tengan un solo parámetro en todo el país, del uso de los recursos del Instituto y que los supervisores y supervisoras de contratos, así como los servidores públicos y/o contratistas encargados de la legalización de cuentas, cuenten con una herramienta que oriente y facilite el ejercicio de sus funciones. Este manual hace parte de la Guía para la Supervisión de Contratos y Verificación de Estándares de Servicios del ICBF, pero no se aplica como parte del proceso que realizan las empresas contratadas a nivel nacional, para realizar la verificación de estándares de los contratos de aporte. Esta versión, contiene aportes y recomendaciones realizados por la Dirección de Planeación y Control de Gestión – Subdirección de Programación, las Subdirecciones de Niñez y Adolescencia, Restablecimiento de Derechos, la Oficina Asesora Jurídica, el Grupo de Contabilidad de la Sede de la Dirección General y algunas Regionales y Centros Zonales. Igualmente, incluye observaciones efectuadas por las Entidades Contratistas y por el Equipo Técnico de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. Este manual aplica para las Entidades Contratistas que atienden las modalidades establecidas en los lineamientos técnicos1 que hacen parte de los proyectos siguientes: Proyecto 4: ASISTENCIA A LA PRIMERA INFANCIA A NIVEL NACIONAL. 1. Hogares comunitarios de bienestar: FAMI, familiares, grupales, múltiples,

múltiples empresariales y jardines sociales. 2. Hogares infantiles y lactantes y preescolares. 3. Centros de desarrollo infantil temprano: Modalidades institucional e itinerante2 Proyecto 5: APOYO NUTRICIONAL Y DE ORIENTACIÓN JUVENIL A LA NIÑEZ

Y ADOLESCENCIA A NIVEL NACIONAL.

1. Programa de Alimentación Escolar, PAE: Desayunos y almuerzos (Preparaciones listas o industrializadas y raciones para preparar).

2. Programa de promoción y prevención para la protección integral de niños, niñas y adolescentes3.

1 Las modalidades se referencian como aparecen en el lineamiento técnico administrativo.

2 Se incluirá anexo con los registros correspondientes, una vez se definan los conceptos que se deben verificar, por la migración de algunas modalidades a la estrategia de Cero a Siempre.

3 Se incluirá anexo con los registros correspondientes, una vez se definan los conceptos que se

deben verificar con la Subdirección de Niñez y Adolescencia.




Proyecto 7: PROTECCION - ACCIONES PARA PRESERVAR Y RESTITUIR EL EJERCICIO INTEGRAL DE LOS DERECHOS DE LA NINEZ Y LA FAMILIA.

1. Modalidades de ubicación inicial: Centros de emergencia para niños, niñas y adolescentes con sus derechos amenazados, inobservados o vulnerados.

2. Modalidades de apoyo y fortalecimiento a la familia para el restablecimiento de derechos de niños, niñas y adolescentes y mayores de 18 años con discapacidad, con sus derechos amenazados, inobservados o vulnerados: Intervención de apoyo, atención terapéutica, intervención especializada para niños, niñas y adolescentes por consumo de alcohol y sustancias psicoactivas, apoyo a madres gestantes y lactantes, externado, externado discapacidad, semi internado, semi internado discapacidad, acogida y desarrollo

3. Modalidades de vulnerabilidad o adoptabilidad para el restablecimiento de derechos de niños, niñas y adolescentes y mayores de 18 años con discapacidad, con sus derechos amenazados, inobservados o vulnerados: Entidad administradora de hogares sustitutos, internado de atención especializada, casa hogar de protección, Internado diagnóstico y acogida – IAPAS, internado discapacidad, internado discapacidad mental psicosocial, preparación para la vida laboral y productiva.

4. Modalidades para la atención a niños, niñas y adolescentes que se desvinculan de grupos armados, organizados al margen de la ley: Hogar transitorio, hogar tutor, centro de atención especializada, casa juvenil.

5. Poblaciones diferenciales: Madres gestantes y lactantes adolescentes y mayores de 18 años, niños, niñas, adolescentes y mayores de 18 años con discapacidad, niños, niñas y adolescentes consumidores de sustancias psicoactivas, niños, niñas y adolecentes vinculados a peores formas de trabajo infantil, niños, niñas y adolescentes víctimas de violencia sexual, con sus derechos amenazados, inobservados o vulnerados.

6. Atención de niños, niñas y adolescentes menores de 14 años, que se presuma o hayan incurrido en la comisión de un delito: Centros de emergencia, centros de protección especializados, semi internados, externados, intervención de apoyo.

7. Atención de adolescentes en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes: Centros transitorios, internamiento preventivo, intervención de apoyo (libertad vigilada), externado, seminternado, internamiento abierto y centro de atención especializada.

8. En conflicto con la ley (Régimen decreto 2737 de 1989 - Código del Menor): Observación, cerrado y semi cerrado.




1. OBJETIVOS 1.1 Objetivo general Establecer los conceptos, procedimientos e instrumentos para la legalización de cuentas de las entidades contratistas que ejecutan o administran servicios de bienestar familiar, mediante contratos de aporte suscritos con el ICBF. 1.2 Objetivos específicos Ofrecer a los supervisores de contratos y a los encargados de la revisión de la

legalización de cuentas, una metodología clara y precisa para el cumplimiento de sus funciones.

Unificar los procedimientos a seguir para la verificación de la legalización de

cuentas de los contratos de aporte que suscribe el ICBF.

Verificar que los recursos económicos se utilicen de manera racional y eficiente y se inviertan de conformidad con lo establecido en los lineamientos técnicos administrativos de las modalidades y en los contratos de aporte.

Realizar el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos,

tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes y en lo estipulado en el respectivo contrato.

2. REFERENTES NORMATIVOS Este manual tiene los siguientes fundamentos legales: La Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 269, en los cuales se

establece que las instituciones están obligadas a poner en práctica normas, métodos y procedimientos de control interno.

Ley 27 de 1974. Por la cual se dictan normas sobre la creación y sostenimiento

de Centros de Atención Integral al Preescolar, para los hijos de empleados y trabajadores de los sectores públicos y privados.

Ley 7 de 1979. Por la cual se dictan normas para la protección de la Niñez, se

establece el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, se reorganiza el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2388 de 1979. Por el cual se reglamentan las Leyes 75 de 1968, 27 de

1974 y 7 de 1979

Ley 89 de 1988. Por la cual se asignan recursos al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones




La Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Decretos 2649 y 2650 de 1993. Normas y principios contables. Plan único de

cuentas PUC. El Decreto 1537 de 2001 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de

1993, en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.

La ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia.

Circular No. 65 de 2008 sobre incumplimientos contractuales.

La Resolución 2111 de junio 3 de 2011, por la cual se actualiza y unifica el Manual de Contratación del ICBF.

Anexo 18. Guía para el supervisor de contratos en el ICBF. Resolución 2111 de junio 3 de 2011.

Los lineamientos técnico administrativos de las modalidades que hacen parte

de los proyectos: 7. Proteccion - Acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia; 5. Apoyo nutricional y de orientación juvenil a la niñez y adolescencia a nivel nacional y 4. Asistencia a la primera infancia a nivel nacional.

3. EL SUPERVISOR DE CONTRATOS

Se denomina supervisor de contratos, al profesional designado por el ordenador del gasto, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos que le han sido asignados, con el fin de asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, en lo estipulado en el respectivo contrato y lo dispuesto en la Guía para la Supervisión de Contratos y Verificación de Estándares de Servicios del ICBF. El proceso de supervisión se concreta en la verificación del cumplimiento de las obligaciones Legales, Administrativas, Financieras y Técnicas, de los contratos de aporte que suscribe el ICBF con las Entidades Sin Ánimo de Lucro, que administran o ejecutan modalidades de atención a niños, niñas y adolescentes con derechos inobservados, amenazados o vulnerados. En el presente manual se desarrollan los procedimientos para realizar la supervisión del componente financiero de los contratos de aporte; una ampliación sobre este y los demás componentes de la supervisión se encuentra en el anexo




No. 18. Guía para el supervisor de contratos en el ICBF, que hace parte de la Resolución 2111 de junio 3 de 2011 (Manual de Contratación del ICBF). 3.1 Componente financiero de los contratos Para la verificación del cumplimiento de las obligaciones que hacen parte del componente financiero, el supervisor de contrato cuenta con el o los profesionales de apoyo al supervisor, quienes deben verificar y exigir el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato, mediante la aplicación del procedimiento de legalización de cuentas. Adicionalmente, deben desarrollar estrategias de asesoría y seguimiento, que le posibiliten a las entidades contratistas, la prestación de un servicio de calidad, orientado a la garantía o al restablecimiento de derechos, de conformidad con lo establecido en los lineamientos técnico administrativos de las modalidades definidas por el ICBF. 3.2 Funciones del supervisor de carácter financiero4 Verificar que el contrato esté debidamente soportado, con los recursos

presupuestales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien corresponda, con el fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro, cuando se requiera.

Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del

anticipo pactado (si aplica) y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo.

Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo con lo estipulado

contractualmente, si aquel fue pactado.

Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia del ICBF que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados.

Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del

cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.

Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

Verificar que el contratista esté al día, en las obligaciones tributarias que sean exigibles, por razón del contrato.

4 Manual de contratación. Anexo 18. Guía para el supervisor de contratos en el ICBF.




Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral, a cargo del contratista.

Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto,

el cumplimiento de los pagos a proveedores, frente a la prestación del servicio.

Adelantar el proceso de liquidación desde lo financiero

Solicitar los estados financieros del contrato al área de Tesorería. 4 ETAPAS DEL PROCESO DE SUPERVISIÓN FINANCIERA5 4.1 Etapa de planeación. El supervisor de contrato, con el apoyo de los servidores públicos o contratistas designados para ello, deberá realizar las actividades siguientes: Analizar el contrato, los lineamientos técnicos, manuales operativos, pliego de

condiciones, fichas técnicas, estudios previos, plan de calidad y demás soportes que hacen parte integral del contrato.

Identificar oportunidades de mejora en la metodología y seguimiento, basado en experiencias anteriores de procesos de supervisión.

Realizar inducción al contratista. Elaborar matrices de seguimiento a las obligaciones del contrato. Elaborar cronogramas de revisión documental, financiera, administrativa,

comités técnicos y operativos, de acuerdo con la dinámica de los contratos de aporte suscritos.

4.2 Etapa de ejecución. En esta etapa, el supervisor de contrato, con el apoyo de los servidores públicos o contratistas deberá realizar las actividades siguientes: Reunión preliminar con los operadores del servicio para determinar

condiciones que regirán el proceso de supervisión. Revisión y aprobación del plan de visitas si se programan, de acuerdo con la

modalidad de atención y el objeto del servicio. Desarrollar las acciones de coordinación entre el operador y el supervisor del

contrato. Recibir y verificar la información suministrada por el operador.

5 Manual de Contratación, Resolución 2111 de junio 3 de 2011.




Efectuar requerimientos frente a la verificación inicial de los informes del operador, cuando la documentación no cuente con las condiciones previamente establecidas por el supervisor del contrato.

Recibir y verificar los soportes remitidos por el operador, si previamente, dicha información no cuenta con las condiciones exigidas por el supervisor del contrato.

Realizar la verificación documental. Verificar el cumplimiento de las obligaciones por componentes (administrativo y

financiero, técnico y legal). Elaborar conceptos sobre los resultados de la verificación del cumplimiento de

las obligaciones pactadas.

4.3 Etapa de evaluación. El supervisor de contrato con el apoyo de los servidores públicos o contratistas designados para ello, deberá elaborar un informe de supervisión dirigido al ordenador de gasto, con el propósito de presentar los resultados positivos y negativos identificados durante el proceso de supervisión. Adicionalmente, deberá realizar las actividades siguientes: Elaborar acta de informe final de supervisión. Realizar los trámites respectivos para la liquidación de los contratos. Remitir los demás documentos presentados por el operador a la Oficina

Jurídica Regional. 5 ¿QUÉ ES LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS?

Es el procedimiento mediante el cual las Entidades Contratistas evidencian que los aportes en dinero recibidos del ICBF, se ejecutan de acuerdo con lo establecido en los lineamientos técnico administrativos de las modalidades del ICBF, los estándares de atención y las obligaciones pactadas en los contratos de aporte. Este procedimiento se expresa en el informe financiero, el cual debe presentar el contratista según la frecuencia y plazo indicados por el ICBF, en el centro zonal correspondiente y a la persona designada por el ICBF para esta función. La legalización6 de cuentas no es una rendición de cuentas, ya que ésta se hace ante los entes de control del Estado o ante la ciudadanía. Por el contrario, la legalización se presenta a la entidad contratante, que para el caso de los contratos de aporte es el ICBF. La revisión documental y el análisis de los soportes relacionados con la legalización de cuentas, se realizará en la sede de la Entidad Contratista o en la sede del Centro Zonal, de común acuerdo entre el operador y supervisor de contrato.

6 Legalización: Cumplimiento de requisitos formales de acuerdo con lo establecido en la Ley.




6 ¿CÓMO ORGANIZAR LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS? Para el desarrollo del ejercicio de la legalización de cuentas, es preciso que los responsables de la misma, tengan un claro conocimiento de los lineamientos técnicos administrativos de las modalidades de servicios, así como de los contratos de aportes suscritos con las entidades contratistas. Tenga en cuenta que existen documentos generales que se exigen para todas las modalidades y otros son específicos para algunas de ellas. Para las modalidades de Restablecimiento de Derechos y de Conflicto con la Ley – Sistema de Responsabilidad Penal, los registros de ingresos y gastos se han diseñado con todos los conceptos que son susceptibles de revisión en la legalización; no obstante, debe tenerse en cuenta que no todos los objetos de gasto están autorizados para todas las modalidades, por ello, es de fundamental importancia tener claro, de acuerdo con los lineamientos de cada modalidad, los objetos de gasto que pueden ser legalizados. La revisión de los documentos de soporte de la legalización de cuentas (libros contables, soportes contables, facturas, etc.) se realizará en la sede de la entidad contratista. Cuando esto no sea posible, la entidad contratista deberá entregar en el centro zonal la documentación exigida para la legalización de cuentas; no obstante, el supervisor de contrato podrá solicitar, cuando lo estime conveniente, la realización de visitas de verificación de cumplimiento las obligaciones financieras del contrato y la revisión de todos los soportes correspondientes a las legalizaciones anteriores. 6.1 Legalización de cuentas: Para la legalización de los aportes recibidos del Instituto, la entidad contratista (operador), debe presentar a quien o quienes designe el supervisor de contrato, los documentos siguientes: 1. Informe mensual de ingresos y gastos7: Esta información se refiere a la

correspondencia entre los dineros que ingresan a la entidad en el período evaluado y los gastos efectuados en el mismo período.

2. Pago de retención en la fuente: Este es un formato que expide la DIAN, debe

ser firmado por el Representante Legal de la Entidad Contratista y tener la constancia de recibido por la entidad bancaria en la cual se hizo el respectivo pago. La retención en la fuente no aplica para Asociaciones de Padres de Familia de hogares comunitarios de bienestar. Decreto 2707 de 2008.

7 Los operadores de PAE deberán recaudar las cuotas de participación de almuerzos e invertirlas

en los objeto de gastos autorizados, contenidos en el registro de ingresos y gastos. El ICBF cuando lo estime conveniente, podrá ordenar la revisión de todos los documentos soportes de la inversión realizada con las cuotas de participación, así como de todos los soportes exigidos para la legalización de cuentas.




3. Certificado de cumplimiento de pago a proveedores: Esta información se refiere a emitir una certificación que especifique que la Entidad Contratista se encuentra a paz y salvo por todo concepto, a nivel de cuentas por pagar (proveedores de bienes y servicios, con corte a una fecha establecida: Mes y año correspondiente), de acuerdo con la periodicidad de pago (30, 60 o 90 días) y las políticas de pago de la Entidad Contratista.

4. Certificado de cumplimiento de pago al Sistema de Seguridad Social en

Salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales: Corresponde a la certificación expedida por el contador o revisor fiscal (si la entidad contratista está obligada a tenerlo), en la cual conste que la entidad contratista se encuentra al día por concepto de los pagos mencionados, con fecha de corte al mes que se está legalizando. No obstante, el supervisor del contrato podrá solicitar las planillas de pago a seguridad social y los comprobantes de pago de parafiscales, cuando lo estime necesario. No aplica para Asociaciones de Padres de Familia de hogares comunitarios de bienestar

5. Factura de venta o cuenta de cobro: De acuerdo con el régimen tributario al

cual pertenezca la entidad contratista, deberá presentar el documento correspondiente (factura o cuenta de cobro), con la cual solicita el pago correspondiente al mes que está legalizando.

6. Certificación de cobertura atendida (Este documento es exigible para las

modalidades de: Hogares comunitarios de bienestar, Hogares infantiles, Programa de alimentación escolar, Programa de promoción y prevención para la protección integral de niños, niñas y adolescentes y Centros de desarrollo infantil temprano): Corresponde al número de unidades aplicativas y de niños y niñas atendidos en el periodo, que se está legalizando.

7. Planilla de pago de becas a madres comunitarias: (Este documento solo es exigible para las modalidades de Hogares comunitarios de bienestar). Consiste en la relación de pagos y descuentos que se le hace a cada madre comunitaria, de la beca que le otorga el Estado, por intermedio del operador del servicio, por la atención de los niños y niñas en su hogar.

8. Registro de control diario de asistencia de niños, niñas y adolescentes en condición de desplazamiento al servicio: (Este documento es exigible para las modalidades de Hogares comunitarios de bienestar, Hogares infantiles y Programa de alimentación escolar). Contiene la información correspondiente a los niños, niñas y adolescentes, en condición de desplazamiento, que son atendidos en el servicio.

9. Planilla de caracterización de atención a la población beneficiaria del servicio: (Se exige solo para las modalidades de restablecimiento de derechos y conflicto con la Ley – SRPA) Informe que contiene las características socioeconómicas, de salud, atención, registro civil e información general de la población atendida en el medio institucional.




10. Certificación de cupos atendidos: (Se exige solo para las modalidades de restablecimiento de derechos y conflicto con la Ley – SRPA). Mediante este formato, se realiza la liquidación de cupos atendidos, cupos no atendidos, calculo costo fijo, descuentos aplicados y valor a pagar del respectivo mes.

11. Soportes de pago a Asociaciones de Padres de Familia: (Se exige solo

para el Programa de Alimentación Escolar). El operador deberá presentar certificación expedida por el Contador Público o Revisor Fiscal, si está obligado a ello, donde conste los pagos efectuados a las Asociaciones de Padres de Familia vinculadas, de acuerdo con la oferta presentada en la convocatoria pública y para el periodo que se va a legalizar. Igualmente, debe adjuntar las certificaciones expedidas por los representantes legales de las Asociaciones de Padres de Familia vinculadas, donde conste el valor pagado por el operador, de acuerdo con los porcentajes establecidos en la oferta presentada en la convocatoria pública y para el periodo que se va a legalizar.

12. Certificado de compras locales: (Se exige solo para el Programa de

Alimentación Escolar). El operador deberá presentar las certificaciones expedidas por cada uno de los proveedores, incluyendo número de personería jurídica o registro en Cámara de Comercio, según corresponda y NIT, donde conste específicamente el tipo de insumos suministrados al operador y el valor de las compras para el periodo que se va a legalizar, de acuerdo con lo definido por el operador, en la oferta presentada en la convocatoria pública.

7 ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO GENERAL DE REVISIÓN DEL INFORME FINANCIERO?

Para la revisión del informe financiero, desarrolle el procedimiento siguiente: a. Compruebe que en el informe mensual de ingresos y gastos, los egresos

efectuados (columna ejecución de gastos), correspondan a los gastos autorizados, de acuerdo con lo establecido en los lineamientos técnico administrativo de la modalidad que se está legalizando.

b. Verifique que los gastos se hayan efectuado durante el período que se está

legalizando y que no se incluyen gastos de períodos anteriores o posteriores. c. Confirme que todos los gastos realizados tengan los documentos contables de

soporte exigidos y que éstos, cumplan con los requisitos establecidos para su cancelación.

d. Confronte los aportes del ICBF registrados en el informe, con las consignaciones efectuadas en la cuenta bancaria destinada a la operación de la modalidad.




e. Contraste los rendimientos financieros reportados en el informe mensual de ingresos y gastos, con los que aparecen en el extracto bancario y confirme que se hayan producido los registros contables respectivos.

f. Verifique que la certificación de cobertura atendida esté firmada por el

representante legal, tesorero, contador o responsables del servicio, de acuerdo con lo establecido en el registro de la modalidad, que corresponda al periodo que se está legalizando, al número de unidades pactadas en el contrato y cuente con los soportes establecidos en el lineamiento técnico administrativo.

g. Compruebe que el registro de control diario de asistencia de niños, niñas y

adolescentes en condición de desplazamiento al servicio, esté completamente diligenciado y firmado por los responsables de la prestación del servicio, de acuerdo con la modalidad.

h. Confirme que la planilla de pago de becas esté firmada por todas las madres

comunitarias y por el tesorero/a y representante legal del operador del servicio.

i. Establezca si en el informe mensual de ingresos y gastos, aparecen registrados pagos de retención en la fuente y contraste esta información con los formatos de pago expedidos por la DIAN.

j. Una vez haya terminado de revisar el informe mensual de ingresos y gastos

junto con los demás documentos, debe hacer al operador del servicio las observaciones y comentarios pertinentes, los cuales deben quedar consignados en el acta de informe financiero.

k. En el acta se recogen los aspectos positivos y negativos encontrados, las

recomendaciones y compromisos derivados del análisis realizado y es indispensable que sea firmada por el representante legal, el tesorero de la Entidad Contratista y por el servidor público o contratista del ICBF, responsable de realizar la verificación del informe financiero.

l. Tenga en cuenta que todos los documentos presentados por el operador del

servicio deben estar elaborados en forma clara y legible y los soportes no deben contener borrones, enmendaduras o correcciones.

m. El supervisor del contrato, con el apoyo de los responsables de la revisión de la

legalización de cuentas, tiene la responsabilidad de revisar los soportes del informe financiero, expedir la certificación sobre el cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato y devolver al operador, los soportes que no hagan parte de los documentos exigidos para la legalización de cuentas.




8 DOCUMENTOS EXIGIBLES POR MODALIDAD PARA REVISIÓN DE LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS.

Proyecto Modalidades Documentos que debe aportar el operador del

servicio 4: A

SIS

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IA A

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NC

IA A

NIV

EL N

AC

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AL

1. Hogares comunitarios de bienestar:

FAMI Familiares Grupales Múltiples Múltiples

empresariales Jardines sociales

1. Informe mensual de ingresos y gastos

2. Certificación de cobertura atendida

3. Planilla de pago de becas a madres comunitarias

4. Registro de control diario de asistencia de niños, niñas y adolescentes en condición de desplazamiento al servicio

5. Pago de retención en la fuente8

6. Certificado de cumplimiento de pago a proveedores expedido por Contador Público o Revisor Fiscal o certificado de paz y salvo emitido por los proveedores del operador, cuando se trate de Asociaciones de Padres de Familia.

7. Listado de valorización de productos: Este formato se diligencia en casos excepcionales, cuando no se pueden expedir facturas y se utiliza como documento equivalente.

8. Factura o cuenta de cobro, según el régimen tributario al que pertenezca la entidad contratista

2. Hogares infantiles y lactantes y preescolares


2. Certificación de cobertura atendida


4. Pago de retención en la fuente

5. Certificado de cumplimiento de pago a proveedores expedido por Contador Público o Revisor Fiscal o certificado de paz y salvo emitido por los proveedores del operador, cuando se trate de Asociaciones de Padres de Familia.


5: A

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Programa de alimentación escolar, PAE: 1. Desayunos 2. Almuerzos


2. Certificación de cobertura atendida, acompañado de los registros diarios de raciones entregadas, firmada por administrador del restaurante o responsable encargado (representante legal de la asociación o entidad contratista) junto con el visto bueno del coordinador de la sede educativa, procurando la participación de los veedores de la comunidad o del gobierno escolar.



5. Certificado de cumplimiento de pago a proveedores

8 No aplica para asociaciones de padres de familia de hogares de bienestar.




Proyecto Modalidades Documentos que debe aportar el operador del

servicio

6. Certificado de cumplimiento de pago al Sistema de Seguridad Social en Salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales

7. Soportes de pago a Asociaciones de Padres de Familia. Certificados expedidos por el operador (Contador Público o revisor Fiscal y por los representantes legales de las Asociaciones de Padres de Familia)

8. Certificados de compras locales (certificaciones expedidas por cada uno de los proveedores)


7: P

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EZ

Y L

A F

AM

ILIA

1. Restablecimiento de derechos

2. Conflicto con la

Ley – Restablecimiento de derechos y Responsabilidad Penal

3. En conflicto con

la Ley Decreto 2737/89



3. Planilla de caracterización de atención a la población beneficiaria del servicio

4. Certificado de cumplimiento de pago a proveedores

5. Certificado de cumplimiento de pago al Sistema de Seguridad Social en Salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales


8.1 Tasas compensatorias - Población desplazada9 Con el objeto de garantizar la atención de los niños, niñas, adolescentes, madres gestantes y lactantes en condición de desplazamiento en los servicios de hogares comunitarios de bienestar, hogares infantiles y programa de alimentación escolar - almuerzo, en los contratos de aporte para la prestación del respectivo servicio se contemplará el pago por concepto de cuota de participación o tasa compensatoria, para lo cual se debe hacer seguimiento al rubro presupuestal Fondo para el Pago de Cuota de Participación o Tasa Compensatoria – Desplazados, de acuerdo con el código que le corresponda en la estructura presupuestal de cada vigencia o con cargo al rubro presupuestal de cada uno de los servicios antes mencionados, en caso de que los recursos del primero sean insuficientes.

El representante legal de la entidad contratista reportará al Centro Zonal correspondiente, en las fechas y formatos establecidos por el ICBF, la información sobre los niños, niñas y adolescentes, las mujeres gestantes y las madres lactantes en condición de desplazamiento atendidos en el servicio, con su respectivo código SIPOD, para la verificación en el sistema.

9 Resolución No. 2611 de junio 28 de 2011, por la cual se dictan normas para el reconocimiento y

pago de las cuotas de participación y tasas compensatorias que garanticen la atención de niños en condiciones de desplazamiento , en los servicios que presta el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se derogan unas resoluciones.




El pago por concepto de cuota de participación o tasa compensatoria se realizará a la entidad contratista, quien hará entrega a las respectivas unidades de servicio de acuerdo con el número de niños, niñas, adolescentes, madres lactantes y gestantes atendidos en cada unidad y modalidad de atención, debidamente certificados y avalados por el supervisor del contrato, de conformidad con el procedimiento interno para pagos. El supervisor del contrato vigilará que cada entidad contratista destine los recursos percibidos, por tasas compensatorias o cuotas de participación, de acuerdo con las normas establecidas para cada servicio. 9. PROCEDIMIENTO PARA LA CLASIFICACIÓN DE RESULTADOS DE LA

LEGALIZACIÓN DE CUENTAS El profesional de apoyo al supervisor del contrato, encargado de la revisión de la legalización de cuentas, debe establecer las inconsistencias encontradas, para calificarlas como leves o graves; teniendo en cuenta que los leves corresponden a errores de forma y los graves comprometen el desarrollo del contrato. Estos últimos, pueden generarse por desviación de recursos, utilización inadecuada del presupuesto (sobrefacturación, gastos no establecidos en el clasificador de la modalidad), adquisición de elementos de baja calidad (alimentos, dotación, material didáctico), es decir, no se cumplen los lineamientos definidos por el ICBF y la orientación brindada por las personas autorizadas para efectuar la revisión de la legalización de cuentas. 9.1 Manejo de inconsistencias leves

Se entiende por inconsistencia leve, el incumplimiento por error u omisión (sin que haya dolo) de uno o más de los aspectos siguientes: Borrones, tachones o enmendaduras en los registros de legalización. Borrones, tachones o enmendaduras en las facturas y/o cuentas de cobro. Soportes incompletos o sin diligenciar totalmente. Facturas sin cumplimiento de los requisitos exigidos por la DIAN. Gastos incluidos en la legalización que correspondan a un periodo diferente al

que se está legalizando. Inconsistencias en los datos de las certificaciones de coberturas o planillas de

pagos de becas. Otros: (Especificar cuáles) que no comprometan la adecuada inversión de los

recursos, de acuerdo con lo establecido en los lineamientos técnico administrativos de las modalidades o en las obligaciones contractuales.

El o los responsables de la revisión de la legalización de cuentas, una vez han identificado la inconsistencia, deben seguir el procedimiento siguiente:




1. Registre la situación encontrada en el acta de informe financiero, estableciendo claramente el requisito que se está incumpliendo o el aspecto en que se presenta la debilidad. Por ejemplo: diligenciamiento incorrecto de los anexos, soportes con borrones, tachaduras o enmendaduras, facturación sin el lleno de requisitos legales etc.

2. Realice con la entidad contratista, la asesoría que permita subsanar el

incumplimiento o debilidad y defina el tiempo (precisando fecha) en el cual deberá alcanzar el logro esperado. Recuerde que esta asesoría debe evidenciarse en el acta de legalización de cuentas. El producto de ello debe ser el plan de mejora que el contratista presente.

3. Solicite que le comunique al supervisor de contrato, por escrito y en el tiempo

establecido, el cumplimiento de las acciones de mejora y correctivos aplicados (Cómo y cuándo subsanó el hallazgo).

4. Si transcurridos 15 días calendario a partir de la solicitud, el contratista no ha dado respuesta, proyecte una comunicación para la firma del supervisor de contrato, en la cual se le solicita al contratista, que explique las razones por las cuales no ha dado respuesta a lo requerido.

5. Si transcurridos ocho (8) días calendario a partir de la comunicación, el operador del servicio no cumple con lo solicitado, informe al supervisor del contrato, para que defina la acción a seguir. El análisis que se realice conjuntamente con el supervisor del contrato deberá conducir a determinar si es necesario fortalecer la asistencia técnica o si por el contrario, el contratista teniendo la autonomía y los recursos necesarios para dar cumplimiento a los lineamientos y a las obligaciones del contrato, omite hacerlo.

6. Si estas situaciones calificadas como leves se evidencian en una segunda o

subsiguiente revisión, comunique a la Coordinación Jurídica el incumplimiento reiterado por parte del Contratista de las obligaciones contractuales y/o de las recomendaciones efectuadas por el ICBF, para que se inicien las acciones a que haya lugar.

9.2 Manejo de inconsistencias graves.

Se entiende por inconsistencia grave, el incumplimiento de uno o más de los aspectos siguientes: Gastos no autorizados o que no corresponden a la modalidad que se está

legalizando. Alteraciones (adulteración) en los valores de las facturas y/o cuentas de cobro. Sobrecostos en facturación (contrastado con la lista de precios actualizada) No consignación o pago de los impuestos (retención en la fuente, IVA, si está

obligado a hacerlo) en los tiempos establecidos. Alteraciones (adulteración) de los registros contables.




Pagos sin los respectivos soportes. Cheques faltantes sin justificación. Otros: (Especificar cuáles) que comprometan la adecuada inversión de los

recursos de acuerdo con lo establecido en los lineamientos técnico administrativos de los programas o en las obligaciones contractuales.

El o los responsables de la revisión de la legalización de cuentas, una vez han identificado la inconsistencia, deben seguir el procedimiento siguiente: 1. Registre la situación encontrada en el acta de informe financiero,

estableciendo claramente el requisito que se está incumpliendo o el aspecto que originó la inconsistencia.

2. Realice con la entidad contratista, la asesoría que permita subsanar el

incumplimiento y exija que se dé respuesta inmediata. (Deje constancia de esto en el acta).

3. Solicite al operador del servicio que informe al supervisor de contrato, por

escrito cómo y cuándo dio cumplimiento a lo solicitado.

4. Si la situación encontrada consiste en desviación de recursos financieros o inadecuado manejo presupuestal, deje constancia clara en el acta y solicite al supervisor del contrato que remita a la Dirección Regional con copia a la Coordinación Jurídica, un ejemplar del acta de informe financiero, con un concepto técnico en el que se señale la o las inconsistencias presentadas, el valor que estas generan y los daños y perjuicios causados al servicio y/o al erario.

5. Si el supervisor de contrato considera que la gravedad de la situación o

incumplimiento es de tal magnitud que es pertinente solicitar la terminación del contrato, debe a comunicarlo a la Dirección Regional con copia a la Coordinación Jurídica, adjuntando los resultados de las inconsistencias encontradas y de las acciones realizadas.

6. En los casos en que lo amerite y con la asesoría de la Coordinación Jurídica,

el supervisor del contrato deberá informar a los respectivos entes de control para las acciones a que haya lugar.

10. Pagos La presentación del informe financiero y los soportes requeridos, para la legalización de los aportes recibidos del Instituto, se realizará dentro de los quince (15) días calendario siguiente al mes que se está legalizando, en la sede del centro zonal respectivo o de acuerdo con la periodicidad establecida en el contrato de aportes




Los desembolsos se realizarán dentro del mes siguiente al servicio prestado, previa verificación del cumplimiento de las obligaciones contractuales y recibo a satisfacción del informe de legalización de gastos, por parte del supervisor de contrato. El supervisor del contrato debe remitir a la Oficina Financiera, para el trámite de pagos, los documentos siguientes: Certificación sobre cumplimiento de objeto y obligaciones contractuales.

Factura de venta o cuenta de cobro, según corresponda. Certificado de cumplimiento de pago al Sistema de Seguridad Social en Salud,

pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales

Nota: “Se encuentran obligados a expedir factura o documento equivalente, por cada una de las operaciones de venta o prestación de servicios que se realicen e independientemente de que sean o no contribuyentes o responsables de los impuestos administrados por la DIAN, los siguientes sujetos: 1. Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, con

excepción de las personas naturales pertenecientes al régimen simplificado del impuesto a las ventas.

2. Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a ellas. 3. Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera. 4. Los importadores. 5. Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen

común, se encuentren inscritos o no en este régimen. (Artículo 511, E.T.) 6. Los mandatarios en el caso de los contratos de mandato. (Artículo 3, Decreto

1514 de 1998) 7. Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opción de facturar a

nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de ellos. (Artículo 11, Decreto 3050 de 1997)

8. Los tipógrafos y litógrafos así pertenezcan al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas. (Artículo 618-2, E.T.)

9. Las instituciones educativas o de educación no formal debidamente reconocidas por el Gobierno, deberán expedir documento equivalente a la factura con el lleno de requisitos legales. (concepto DIAN 24924 de 2008)

10. Los responsables que pertenezcan al régimen común del impuesto a las ventas, en la compra o adquisición de bienes o servicios gravados a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. (Artículo 3, Decreto 522 de 2003)”.

Las asociaciones de padres de familia están obligadas a facturar siempre y cuando sean responsables del impuesto a las ventas y/o sean contribuyentes del impuesto a la renta y complementario.”




10.1 Liberación de saldos. El supervisor del contrato debe analizar cada uno de los contratos, con el fin de analizar si es procedente realizar liberación de saldos de compromisos. Si es necesario hacerlo, debe adelantar las acciones siguientes: Analizar cada uno de los contratos para verificar los sobrantes por cupos no

atendidos. Solicitar al Grupo Jurídico de la Dirección Regional o a la Oficina Asesora

Jurídica de la Dirección General, según corresponda, las modificaciones a los contratos para disminuir el valor de los mismos.

En los contratos que tengan cláusula Ajustes al Valor del Contrato, el supervisor y el contratista deberán suscribir un acta disminuyendo el valor.

Enviar copia del contrato o acta a la Coordinación Financiera de la Dirección Regional o Grupo Financiero de la Dirección General, según corresponda, solicitando la liberación del compromiso.

Los saldos que queden a 31 de diciembre y no se constituyan Cuentas por Pagar o Reservas, se liberarán automáticamente, bajo responsabilidad de los supervisores del contrato y en caso de que haya obligación de pago, se convierten en Pasivos Exigibles Vigencias expiradas, que conlleva sanciones fiscales, disciplinarias y penales.

10.2 Constitución de cuentas por pagar Cada regional constituirá a 31 de diciembre de cada año, cuentas por pagar, con los recursos correspondientes a los anticipos pactados en los contratos, a los bienes y servicios recibidos y con los recursos respecto de los cuales se hayan cumplido los requisitos que hagan exigible su pago. Si a 31 de diciembre existe un compromiso, del cual el ICBF no tiene la certeza que recibirá a satisfacción el bien o servicio, deberá constituirse la reserva presupuestal; no obstante, si durante el periodo de transición se allega al ICBF el soporte correspondiente que certifica que a 31de diciembre se recibió el bien o el servicio, el ICBF deberá modificar la reserva presupuestal, ajustándola a una cuenta por pagar.

11. Documentos que deben reposar en la carpeta del contrato El supervisor de contrato debe asegurarse que en la Oficina Jurídica, en la carpeta de cada contrato, reposen los documentos indicados en el numeral 8 y copia del acta de informe financiero correspondiente a cada período de legalización de cuentas.




12. ANEXOS

Anexo 1 Hogares Comunitarios de Bienestar: FAMI, Tradicionales, Familiares, Grupales, Múltiples, Múltiples empresariales y Jardines sociales.

Anexo 2 Hogares infantiles y Lactantes y preescolares.

Anexo 3 Programa de Alimentación Escolar, PAE: Desayunos, Almuerzos (Preparaciones listas o industrializadas y Raciones para preparar)

Anexo 4 Proteccion - Acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de

los derechos de la niñez y la familia.

Modalidades de ubicación inicial: Centros de emergencia para niños, niñas y adolescentes con sus derechos amenazados, inobservados o vulnerados.

Modalidades de apoyo y fortalecimiento a la familia para el restablecimiento de derechos de niños, niñas y adolescentes y mayores de 18 años con discapacidad, con sus derechos amenazados, inobservados o vulnerados: Intervención de apoyo, atención terapéutica, intervención especializada para niños, niñas y adolescentes por consumo de alcohol y sustancias psicoactivas, apoyo a madres gestantes y lactantes, externado, externado discapacidad, semi internado, semi internado discapacidad, acogida y desarrollo

Modalidades de vulnerabilidad o adoptabilidad para el restablecimiento de derechos de niños, niñas y adolescentes y mayores de 18 años con discapacidad, con sus derechos amenazados, inobservados o vulnerados: Entidad administradora de hogares sustitutos, internado de atención especializada, casa hogar de protección, Internado diagnóstico y acogida – IAPAS, internado discapacidad, internado discapacidad mental psicosocial, preparación para la vida laboral y productiva.

Modalidades para la atención a niños, niñas y adolescentes que se desvinculan de grupos armados, organizados al margen de la ley: Hogar transitorio, hogar tutor, centro de atención especializada, casa juvenil.

Poblaciones diferenciales: Madres gestantes y lactantes adolescentes y mayores de 18 años, niños, niñas, adolescentes y mayores de 18 años con discapacidad, niños, niñas y adolescentes consumidores de sustancias psicoactivas, niños, niñas y adolecentes vinculados a peores formas de trabajo infantil, niños, niñas y adolescentes víctimas de violencia sexual, con sus derechos amenazados, inobservados o vulnerados.

Atención de niños, niñas y adolescentes menores de 14 años, que se presuma o hayan incurrido en la comisión de un delito:




Centros de emergencia, centros de protección especializados, semi internados, externados, intervención de apoyo.

Atención de adolescentes en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes: Centros transitorios, internamiento preventivo, intervención de apoyo (libertad vigilada), externado, seminternado, internamiento abierto y centro de atención especializada.

En conflicto con la ley (Régimen decreto 2737 de 1989 - Código del Menor): Observación, cerrado y semi cerrado.

Anexo 5 Tasas compensatorias a población desplazada. Anexo 6 Anexos comunes entre modalidades. Nota: Para las modalidades de Restablecimiento de Derechos y de Conflicto con la Ley – Sistema de Responsabilidad Penal, los registros de ingresos y gastos se han diseñado con todos los conceptos que son susceptibles de revisión en la legalización; no obstante, debe tenerse en cuenta que no todos los objetos de gasto están autorizados para todas las modalidades, por ello, es de fundamental importancia tener claro, de acuerdo con los lineamientos de cada modalidad, los objetos de gasto que pueden ser legalizados.




ANEXO 1

HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR INFORME MENSUAL DE INGRESOS Y GASTOS

Regional No. de hogares administrados

Centro zonal:

Municipio Modalidad

No. de unidades

No. de niños Modalidad No. de

unidades No. de niños

Entidad contratista:

Personería jurídica No. Familiares T.C. Grupales T. C.

NIT Fam. T.C. desplazados Grupales M. T.

Contrato No. Familiares M. T. Empresariales

Fecha Fam. M.T. desplazados Múltiples T. C.

Ejecución mes FAMI Múltiples J. A.

Año FAMI desplazados Jardines sociales

Fecha presentación informe DD MM AA Total Total

CONCEPTO 1 2 3 4 5 6

Saldo anterior Aportes del mes Total disponible = 1 + 2 Gastos del mes Cuentas por pagar Saldo que pasa = 3 - 4

Beca

Ración

Aseo y combustible

Material didáctico consumo

Material didáctico duradero

Dotación

Reposición dotación

Ración vacaciones

Póliza

Publicación

ARP.

TOTAL:

Nombres y apellidos del representante legal Firma y No. de cédula

Nombres y apellidos del tesorero Firma y No. de cédula

Nombres, apellidos y cargo del responsable de la revisión Firma y No. de cédula




HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR CERTIFICACIÓN DE COBERTURA ATENDIDA

Regional Centro Zonal

EL SUSCRITO REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD CONTRATISTA: NIT:

CERTIFICA:

Que los hogares comunitarios administrados por esta entidad funcionaron normalmente durante el mes de del año

siguiendo los lineamientos técnico administrativos establecidos por el ICBF para el desarrollo de estas modalidades.

La cobertura programada y atendida es la siguiente:

COBERTURA PROGRAMADA COBERTURA ATENDIDA

MODALIDAD No. de

unidades No. de niños programados

Días de atención

programados MODALIDAD

No. de unidades

No. de niños

atendidos

No. de días de funcionamiento

de la unidad

HCB FAMI HCB FAMI

HCB FAMI - Desplazados HCB FAMI - Desplazados

HCB Familiares tiempo completo HCB Familiares tiempo completo

HCB Familiares tiempo completo - Desplazados HCB Familiares tiempo completo - Desplazados

HCB Familiares medio tiempo

HCB Familiares medio tiempo HCB Familiares medio tiempo - Desplazados

HCB Familiares medio tiempo - Desplazados

HCB Múltiples tiempo completo

HCB Múltiples tiempo completo HCB Múltiples jornada alterna

HCB Múltiples jornada alterna

HCB Grupales tiempo completo

HCB Grupales tiempo completo HCB Grupales medio tiempo

HCB Grupales medio tiempo

HCB Empresariales

HCB Empresariales Total

Total

Observaciones:

La presente certificación se expide a solicitud del supervisor del contrato No. de suscrito

Año

entre el ICBF y

Entidad contratista

en a los ( ) días del mes de del año

Ciudad (donde se prestó el servicio)





HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR PLANILLA DE PAGO DE BECAS A MADRES COMUNITARIAS

Regional Centro zonal

Entidad contratista NIT Contrato No. de

No. de madres tiempo completo

No. de madres medio tiempo

No. de madres FAMI

Mes

Madre comunitaria No. de

cédula

Beca Descuentos

Valo

r girado

10 =

(4-9

)

No.

de c

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de a

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B

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1

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6

Pensió

n

7

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A

8

To

tal

descuento

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6+

7+

8)

Fe

cha d

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Recib

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No.

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Pla

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SG

SS

Firma


Nombres y apellidos del tesorero(a) Firma y No. de cédula




HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR

LISTADO VALORIZACION DE PRODUCTOS

Regional Centro Zonal Municipio

Entidad contratista Fecha del Contrato DD MM AA

NIT.

Periodo de Ejecución Mes Año

Fecha de presentación del Informe DD MM AA

INFORMACION DE VALORIZACION DE PRODUCTOS

A C D E F G H=(F*G) I=(H*16%) J=(H+I)

Fecha No. Cotización

(Precios) Producto No. REF Cantidad

Valor Unitario

Valor Total IVA Valor Total Cotización

TOTALES

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL NOMBRE DEL CONTADOR PÚBLICO

FIRMA FIRMA

C.C. C.C.

NOMBRE DEL REVISOR FISCAL NOMBRE RESPONSABLE REVISION

(SI ES OBLIGATORIO) FIRMA FIRMA

C.C. C.C.




ANEXO 2

INFORME DE INGRESOS

HOGARES INFANTILES


Entidad contratista NIT.

Personería jurídica No. Registro de C. de Comercio No. Contrato No. Fecha: DD MM AA

Informe correspondiente al período A de 20 Fecha de presentación Fecha: DD MM AA

Código

EJECUCION DE INGRESOS 1 2 3 4=(1+2)-3 5 6 7=(5+6) 8=(7/4)x100 9=(4-7)

OBJETO DEL INGRESO

Presupuesto inicial

vigencia año __________

Adición Disminución

Presupuesto final vigencia

año _________

Valor ingresos acumulados de

________ a __________

Ingresos último período de ________ a __________

Valor total ingresos

% de recaudo

Saldo por ingresar

100 Aportes ICBF

200 Donaciones

300 Rendimientos Financieros

400 Aportes de la Institución

500 Tasas compensatorias

600 Descuentos por alimentación

700 Otros Ingresos TOTAL INGRESOS


Nombres y apellidos del director(a) / asistente Firma y No. de cédula




INFORME DE GASTOS

HOGARES INFANTILES



Personería jurídica No.

Registro de cámara de comercio No.

Contrato No. Fecha DD MM AA

Informe correspondiente al período A de 20 Fecha de presentación DD MM AA

Código

EJECUCIÓN DE GASTOS 1 2 3 4 5 6=(1+2+4)-(3+5) 7 8 9 =(7+8) 10=(9/6)x100 11= (6-9)

OBJETO DEL GASTO

Presupuesto inicial


Adición Disminución Créditos Contra

créditos


año __________

Gastos acumulados de ______ a __________

Gastos último

período

Valor total ejecutado

% de participación

Saldo por ejecutar

1000 TALENTO HUMANO

1005 Sueldo básico personal de planta

1010 Personal eventual

1015 Vacaciones

1020 Auxilio de transporte

1025 Horas extras y recargo nocturno

1030 Prima de servicios

1035 Prima de vacaciones

1040 Cesantías

1045 Intereses sobre cesantías

1050 Aportes salud y pensión

1055 Aportes parafiscales (SENA – ICBF - Caja de compensación )

1060 Dotación trabajadores

1065 Honorarios

SUBTOTAL

2000 NIÑOS Y NIÑAS

2005 Alimentación

2010 Material didáctico

SUBTOTAL




INFORME DE GASTOS HOGARES INFANTILES



Personería jurídica No.

Registro de cámara de comercio No.

Contrato No. Fecha DD MM AA

Informe correspondiente al período A de 20 Fecha de presentación DD MM AA

Código

EJECUCIÓN DE GASTOS 1 2 3 4 5 6=(1+2+4)-(3+5) 7 8 9 =(7+8) 10=(9/6)x100 11= (6-9)

OBJETO DEL GASTO

Presupuesto inicial


Adición Disminución Créditos Contra

créditos


año __________

Gastos acumulados de ______ a __________

Gastos último

período


% de participación

Saldo por ejecutar

3000 GASTOS GENERALES

3005 Impresos, papelería y útiles de escritorio

3010 Material aseo y cafetería

3015 Combustibles

3020 Dotación de botiquines

3025 Servicios públicos

3030 Comunicaciones y transportes

3035 Arrendamientos

3040 Viáticos y gastos de viaje

3045 Mantenimiento y reparaciones

3050 Pólizas, publicaciones y seguros

3055 Impuestos, tasas y multas

3060 Compra de equipo

3065 Capacitación

3070 Gastos financieros

SUBTOTAL

TOTAL GASTOS (1000+2000+3000)

Nombres y apellidos del representante legal Firma y número de cédula

Nombres y apellidos del director(a) / asistente Firma y número de cédula




HOGARES INFANTILES

CERTIFICACIÓN DE COBERTURA ATENDIDA


EL SUSCRITO REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD CONTRATISTA: NIT:

CERTIFICA:

Que los hogares infantiles administrados por esta entidad funcionaron normalmente durante el mes de del año

siguiendo los lineamientos técnico administrativos establecidos por el ICBF para el desarrollo de estas modalidades.



MODALIDAD No. de

unidades No. de niños programados

Días de atención

programados MODALIDAD

No. de unidades

No. de niños

atendidos

No. de días de funcionamiento

de la unidad

PRIMERA EDAD: Cubre el primer año de vida PRIMERA EDAD: Cubre el primer año de vida

INFANCIA TEMPRANA: Va del segundo al tercer año de vida.

INFANCIA TEMPRANA: Va del segundo al tercer año de vida.

ETAPA PREESCOLAR: Va del tercer al quinto año de vida.

ETAPA PREESCOLAR: Va del tercer al quinto año de vida.

Total

Total Observaciones:


Año

entre el ICBF y

Entidad contratista







FORMATO DE SEGUIMIENTO DE APORTES DE COFINANCIACIÓN

HOGARES INFANTILES

REGIONAL:

CODIGO DANE MUNICIPIO:

MUNICIPIO:

CONCEPTO DE COFINANCIACIÓN

VALOR OFERTADO DE

COFINANCIACION

SALDO INICIAL DE COFINANCIACION

VALOR EJECUTADO DE COFINANCIACION

DURANTE EL PERIODO

SALDO PENDIENTE POR EJECUTAR DE

COFINANCIACION

ESPECIFICACION DETALLADA DE LA INVERSIÓN REALIZADA CON LOS

APORTES DEL OPERADOR

APORTE NUTRICIONAL

AMPLIACIÓN DÍAS

AMPLIACIÓN CUPOS

DOTACIÓN Y MENAJE

INFRAESTRUCTURA

CUOTAS DE PARTICIPACIÓN ALMUERZO

TOTAL

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL




ANEXO 3

PROGRAMA ALIMENTACIÓN AL ESCOLAR INFORME MENSUAL DE INGRESOS Y GASTOS

Regional No. de restaurantes escolares administrados

Centro zonal Modalidad No. de unidades No. de raciones

Municipio Desayuno, preparaciones listas

Entidad contratista Desayuno, preparaciones listas - Desplazados

Personería jurídica No. Desayuno, raciones para preparar

NIT. Desayuno, raciones para preparar - Desplazados

Contrato No. Desayuno, raciones mixtas

Fecha Desayuno, raciones mixtas - Desplazados

Período de ejecución Almuerzo, raciones para preparar

Año Almuerzo, raciones para preparar - Desplazados

Fecha presentación informe DD MM AA Total

CONCEPTO 1 2 3 4 5 6

Saldo anterior

Aportes del mes

Total disponible = 1 + 2 Gastos del

mes Cuentas por

pagar Saldo que pasa = 3 - 4

Compra de alimentos (1)

Gastos administrativos (2)

Cuotas de Participación Dotación

Menaje

TOTAL

Observaciones: (1) De las transferencias para la compra de alimentos para desayunos, hasta un 20%, puede utilizarse para gastos administrativos o de funcionamiento. (2) Son gastos administrativos o de funcionamiento: Los gastos de transporte, pago de manipuladoras, elementos de aseo, menaje y combustible para cumplir con el objeto del contrato, póliza y publicación del mismo, si hubiere lugar.

Nombres y apellidos del Representante Legal Firma y No. de cédula

Nombres y apellidos del Tesorero Firma y No. de cédula





PROGRAMA ALIMENTACIÓN AL ESCOLAR CERTIFICACIÓN DE COBERTURA ATENDIDA


EL SUSCRITO REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD CONTRATISTA

NIT.

CERTIFICA:

Que las Unidades de servicios administradas por esta entidad funcionaron normalmente durante el mes de del año

siguiendo los lineamientos técnico administrativos establecidos por el ICBF para el desarrollo de esta modalidad.



MODALIDAD Unidades Cobertura Días de atención

MODALIDAD Unidades Cobertura Días de atención

Desayuno, preparaciones listas Desayuno, preparaciones listas

Desayuno, preparaciones listas - Desplazados Desayuno, preparaciones listas - Desplazados

Desayuno, raciones para preparar Desayuno, raciones para preparar

Desayuno, raciones para preparar - Desplazados Desayuno, raciones para preparar - Desplazados

Desayuno raciones mixtas Desayuno raciones mixtas

Desayuno raciones mixtas - Desplazados Desayuno raciones mixtas - Desplazados

Almuerzo Almuerzo

Almuerzo - Desplazados Almuerzo - Desplazados

Total Total

Observaciones:


Año

entre el ICBF y

Entidad contratista







ANEXO 4

INFORME DE INGRESOS RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Y DE CONFLICTO CON LA LEY – SRPA.

CO

DIG

O


Entidad contratista Registro de cámara de comercio No. NIT.

Personería jurídica No. Contrato No. Fecha DD MM AA

Informe correspondiente al período A de

Fecha de presentación DD MM AA

EJECUCION DE INGRESOS 1 2 3 4=(1+2)-3 5 (6) 7=(5+6) 8=(7/4)x100 9 10=(4-7)

1000 OBJETO DEL INGRESO

Presupuesto inicial

vigencia año ______


Presupuesto final

vigencia año ________

Valor ingresos acumulados de

__ a ______

Ingresos último

período de __ a

____

Valor total

ingresos % Recaudo

(1) Ejecución de Ingresos Saldo

por ingresar Ingresos

Pagados

Cuentas por

Cobrar

1100 Aportes ICBF 1200 Donaciones en Dinero 1300 Donaciones en Especie 1400 Rendimientos financieros 1500 Aportes de la institución 1600 Otros ingresos

TOTAL INGRESOS Nombres y apellidos del representante legal Nombres y Apellidos del Tesorero o Contador Publico Nombres y apellidos del Revisor Fiscal (2)

Firma Firma Firma

(1) NOTA: Ejecución de Ingresos: Seguimiento financiero de los pagos realizados al operador del servicio.

Ingresos Pagados: Corresponde a los ingresos ejecutados y efectivamente pagados al operador del servicio.

Cuentas por Cobrar: Corresponde a los saldos del contrato ICBF pendientes por cobrar por parte del operador del servicio.

(2) Si está obligado legalmente a tener revisor fiscal.




INFORME DE GASTOS

C

OD

IGO

RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Y DE CONFLICTO CON LA LEY – SRPA.


Entidad contratista Registro de cámara de comercio No. NIT

Personería jurídica No. Contrato No. Fecha DD MM AA

Informe del período DE A de Fecha de presentación DD MM AA

EJECUCION DE GASTOS 1 2 3 4=(1+2)-3 5 6 7=(5+6) 8=(7/4)x100 9=(4-7)

2000 OBJETO DEL GASTO

Presupuesto inicial

vigencia año ____


Presupuesto final

vigencia año ________

Gastos acumulados de

____ a ___

Gastos último período de _ a

_

Valor total

ejecutado

% de participación

(1) Ejecución de Gastos Saldo

por ejecutar

Gastos Pagados

Cuentas por

Pagar

2100 1.1 TALENTO HUMANO - AREA ADMINTIVA

2101 Sueldo personal

2102 Auxilio de transporte 2103 Horas extras y recargo nocturno

2104 Cesantías

2105 Vacaciones 2106 Prima de servicios

2107 Intereses/cesantías

2108 Aportes parafiscales 2109 Aportes salud y pensión

2110 Honorarios

2111 Dotación trabajadores 2112 (2)Otros Gastos (otros ingresos)

SUBTOTAL





Presupuesto inicial vigencia año ____


Presupuesto final

vigencia año

________

Gastos acumulados

de ____ a ___

Gastos último

período de _ a _


% de participación


por ejecutar Gastos

Pagados

Cuentas por

Pagar

2200 1.2 TALENTO HUMANO - AREA PROFESIONAL

2201 Sueldo Personal

2202 Auxilio de Transporte

2203 Horas Extras y Recargo Nocturno

2204 Cesantías

2205 Vacaciones

2206 Prima de Servicios

2207 Intereses/Cesantías

2208 Aportes parafiscales

2209 Aportes Salud y Pensión

2210 Honorarios

2211 Dotación Trabajadores

2212 (2) Otros Gastos (otros ingresos)

SUBTOTAL







Presupuesto final

vigencia año

________

Gastos acumulados

de ____ a ___

Gastos último

período de _ a _


% de participación


por ejecutar Gastos

Pagados

Cuentas por

Pagar

2300 1.3 TALENTO HUMANO - AREA SERVICIOS GRALES

2301 Sueldo Personal

2302 Auxilio de Transporte

2303 Horas Extras y Recargo Nocturno

2304 Cesantías

2305 Vacaciones

2306 Prima de Servicios

2307 Intereses/Cesantías

2308 Aportes parafiscales

2309 Aportes Salud y Pensión

2310 Honorarios

2311 Dotación Trabajadores


SUBTOTAL





Presupuesto inicial

vigencia año ____


Presupuesto final

vigencia año

________

Gastos acumulados

de ____ a ___

Gastos último

período de _ a _


% de participación


por ejecutar Gastos

Pagados

Cuentas por

Pagar

2400 2. NIÑOS Y NIÑAS Y

ADOLESCENTES

2401 Alimentación niños, niñas y adolescentes

2402 Cuotas de Sostenimiento (solo Hogares Sustitutos)

2403 Emergencias salud niños, niñas y adolescentes

2404

Medicamentos no incluidos en el POS niños, niñas y adolescentes

2405 Educación niños, niñas y adolescentes

2406 Dotación niños y niñas

2407

Recreación y deporte niños, niñas y adolescentes

2408 Capacitación niños, niñas y adolescentes

2409 Material didáctico, lúdico y deportivo

2410 Transporte niños, niñas y adolescentes


SUBTOTAL







Presupuesto final

vigencia año

________

Gastos acumulados

de ____ a ___

Gastos último

período de _ a _


% de participación


por ejecutar Gastos

Pagados

Cuentas por

Pagar

2500 3. GASTOS GENERALES

2501 Servicios públicos

2502 Mantenimiento y reparaciones

2503 (3) Costo de Uso

2504 Papelería y útiles de escritorio 2505 Transporte urbano

2506 Gastos financieros

2507 Servicios de Contabilidad y Revisoría Fiscal


SUBTOTAL

TOTAL GASTOS ( 1+2+3)

Nombres y apellidos del representante legal

Nombres y apellidos del Tesorero o Contador Nombres y apellidos del revisor fiscal (5)

Firma Firma Firma

(1) NOTA: Ejecución de Gastos: Seguimiento financiero de los pagos realizados por el operador del servicio.

Gastos Pagados: Corresponde a los gastos realizados y efectivamente pagados por el operador del servicio.

Cuentas por Pagar: Corresponde a los saldos de la ejecución de gastos, pendientes por pagar por parte del operador del servicio.

(2) NOTA: Registre los gastos ejecutados al programa, relacionados con otros ingresos diferentes del aporte ICBF.

(3) NOTA: Valor global que se da por cupo NNA por hacer uso de las instalaciones locativas (institución, fundación, vivienda, establecimiento)

(4) NOTA: La entidad contratista debe garantizar todas las prestaciones sociales de ley a sus empleados.

(5) NOTA: Si está obligado legalmente a tener revisor fiscal.




MODELO DE CUENTA DE COBRO PARA UNA PERSONA QUE PRESTA SERVICIOS EN EL REGIMEN SIMPLIFICADO

DEL IVA

NOMBRE DEL TERCERO

PROFESION: _______________________________________________________________________________________ DESCRIPCION ACTIVIDAD COMERCIAL: ________________________________________________________________ DIRECCION: ________________________________________________________________________________________ TELEFONO: ________________________________________________________________________________________ CIUDAD: ___________________________________________________________________________________________

Cuenta de cobro No. : __________________ Ciudad y Fecha : __________________ Vencimiento : __________________

(Nombre o razón social del cliente a quien se prestó el Servicio, ya sea persona natural o jurídica)

NIT. o Cédula:

Debe a

NOMBRE DEL TERCERO Nit.00.000.000-0

(Responsable del IVA-Régimen Simplificado)

La suma de valor en letras mil pesos (valor en pesos) por concepto de honorarios profesionales o servicios generados en (describir aquí la labor desarrollada), labor que se llevó a cabo durante el mes de (poner el mes y año). Se firma en (ciudad), a los ________ (00) días del mes de ______ de ______. ______________________ NOMBRE DEL TERCERO NIT.

Aceptada:

_____________________________ (Nombre del cliente)

Nota 1: Recuerde que todo responsable del IVA en el Régimen Simplificado debe estar inscrito en el RUT y por tanto conviene que siempre se identifique con su “NIT”

Nota 2: Si el servicio o el bien vendido se vendió o prestó a crédito, conviene que el cliente firme aquí para que en el futuro, con este documento, el vendedor le quede más fácil demostrar que sí hubo una venta o servicio vendidos a crédito y con este documento firmado y aceptado por el comprador se pueda iniciar un cobro jurídico

Nota 3: En virtud de lo contemplado en el art.616-2 del ET, quienes sean responsables del IVA en el Régimen Simplificado no están obligados a expedir factura de Venta por las ventas de bienes o prestación de servicios que realicen)




CERTIFICACION DE CUPOS ATENDIDOS

El Supervisor (a) del Contrato de Aportes, certifica con base en el principio de la buena fe y con base en la revisión sobre el Registro Mensual de niños, niñas y adolescentes presentado al ICBF con la firma del Representante Legal de la entidad contratista, que la entidad atendió a los niños niñas y adolescentes bajo su cuidado.

CONTRATO DE APORTE N°

Fecha de Suscripción del Contrato

Fecha del Registro Presupuestal:

CONTRATISTA

NIT.

DV 0

Objeto del Contrato

Programa: Modalidad

MES CERTIFICADO: _________ de

______ Por el 2011 Por el 2012

días atención:

Valor Inicial del Contrato

(-) Modificación contrato - Disminución

(+) Modificación contrato + Adición

Valor total del contrato

Cupos contratados:

Cupos Utilizados

Valor Cupo Niño Mes:

Cupos no Utilizados

Valor Cupo Día:

% Costo Fijo:

% Costo Fijo 70% contractualmente

%

Cuenta bancaria: Número Entidad:

Modalidad de Pago: Código. Dependencia Centro Zonal

LIQUIDACION PARA PAGO:

Modalidad Vr. Cupo mes

completo Valor

Costo Fijo Vr. Cupo mes no

Atendidos Otros Descuentos

Valor a Pagar Mes

VALOR APORTES DEL MES $

TOTAL A PAGAR => $

Numero del CDP Fecha del CDP día mes año

Numero del Compromiso Fecha del Compromiso día mes año

Numero del Compromiso Fecha del Compromiso día mes año

Identificadores Valor Identificadores

$

(1) Total a Pagar $

Información del GMF

Identificadores Valor Identificadores

$

(2) Total a Pagar $

Son: VALOR A PAGAR EN PESOS: $

Son: Valor en letras:

El contratista se encuentra al día en los pagos de los aportes del Sistema General de Seguridad Social integral y parafiscales. La presente se expide para efectos de pago en ________, el __ de ______ de ______.

Nombre y apellidos del Supervisor(a) del contrato:

Firma: C. C. No.




MODELO DE LIBERACIÓN SALDOS DE COMPROMISOS

"El Supervisor o Interventor y el ordenador del gasto del contrato No.________ de___________ de 20__ suscrito entre el ICBF y _______________________________, identificado con C.C. o NIT ______________________________, autorizan la liberación de saldos de los compromisos presupuestales que NO son objeto de obligación de pago y en consecuencia anexan la modificación o liquidación del contrato con el saldo NO exigible de pago".

El valor a liberar del contrato una vez hecho el análisis de los pagos pendientes a favor del contratista, corresponde a la suma de (letras) ________________________________ (Números) $_______________________ M/Cte., con base en el siguiente detalle:

Código y Nombre del Identificador Presupuestal

Recurso o Fuente de Financiación

Número del compromiso presupuestal (RP) Valor Total a Liberar $

Valor Total a Liberar: (en letras) $

Se expide en (Ciudad y Fecha) _____________________________, a los_______días del mes de _____________ de __________.

Supervisor o Interventor Ordenador del Gasto

Nombre: Nombre:

Firma: Firma:




ANEXO 5

CERTIFICADO PARA RECONOCIMIENTO DEL PAGO POR TASAS COMPENSATORIAS A POBLACION

DESPLAZADA

REGIONAL

El suscrito(a) Coordinador(a) del Centro Zonal

CERTIFICA que durante el mes de

se prestó a los NNA en condición de desplazamiento, el servicio en las siguientes Modalidades de atención:

MODALIDAD ENTIDAD CONTRATISTA UNIDAD DE SERVICIO NUMERO DE NNA

ATENDIDOS

VALOR TASA COMPENSATORIA Y/O

CUOTA DE PARTICIPACIÓN

TOTAL POR MODALIDAD

En constancia de lo anterior se firma en ___________________ a los ___________ días del mes de ________________

Nombre y apellidos Coordinador Centro Zonal




REGISTRO DE CONTROL DIARIO DE ASISTENCIA DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN CONDICION DE DESPLAZAMIENTO AL SERVICIO

DEPARTAMENTO: ______________________________________ NOMBRE UNIDAD DE SERVICIO: _______________________________________________________________________________________

MUNICIPIO: ___________________________________________ NOMBRE ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO: ______________________________________________________________________________ CENTRO ZONAL: ______________________________________ CÓDIGO DANE ACTUAL: _____________________________________________ CODIGO DANE ANTERIOR: _______________________ ENTIDAD CONTRATISTA: _______________________________ NOMBRE DE LA SEDE EDUCATIVA: ____________________________________________________________________________________ COBERTURA PROGRAMADA: ____________________________ MES DE ATENCION: ____________________________________________________________ COBERTURA ATENDIDA: ____________________________

1. En la columna "modalidad de atención" indique tipo de complemento que recibe el niño, niña o adolescente atendido en el programa: D desayuno, A almuerzo, R refrigerio, DA, DR, DAR, VL

Vaso de Leche, RV Ración Vacaciones

2. Marque el grado educativo al que el niño corresponde. Preescolar a grado once.

3. En la columna "edad " escriba la edad cumplida del niño

4.5.6 Indique con una x si el niño se encuentra en una de las condiciones enumeradas.

7. Marque A. Si es afrocolombiano G. si es Gitano. I .si es indígena y O si es otro

CARNÉ PROGRAMA

No.

NÚMERO DE IDENTIFICACION

DEL NIÑO

NOMBRES DEL NIÑO

BENEFICIARIO

APELLIDOS DEL NIÑO

BENEFICIARIO

1. M

od

alid

ad d

e

aten

ció

n q

ue

reci

be

2. G

rad

o E

du

cati

vo

3. E

dad

4. S

itu

ació

n

dis

cap

acid

ad

5. V

incu

laci

ón

al

SG

SS

S

6. G

rup

o É

tnic

o FECHA DE ENTREGA - Escriba el día hábil al cual corresponde la entrega del Desayuno Escolar

Total Días de

Consumo

Número de días de atención del Niño, Niña, Adolescente- Marque con una x el día que el niño recibe y consume el almuerzo escolar

TOTAL

RESPONSABLE ENTIDAD CONTRATISTA DE LA UNIDAD DE SERVICIO (NOMBRE Y CEDULA):

RESPONSABLE INSTITUCION EDUCATIVA ( NOMBRE Y CEDULA):

VEEDOR ( NOMBRE Y CEDULA):

HOJA N° de




ANEXO 6

ANEXOS COMUNES PARA TODAS LAS MODALIDADES

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE PAGO DE PROVEEDORES Ciudad y fecha ______________________________ SEÑORES: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR REGIONAL _________________________________ Yo, _________________________, identificado con cédula de ciudadanía No. __________ de la ciudad de ______________, en mi calidad de Contador Público o Revisor Fiscal de la Entidad contratista _____________________________ identificada con NIT No. ________________, manifiesto bajo gravedad de juramento que esta entidad, se encuentra a PAZ Y SALVO por todo concepto con todos sus proveedores de Bienes y Servicios, de acuerdo con las políticas internas de pago de la institución con corte al mes de _________ del año _____. Atentamente, __________________________ C.C. No. T.P. No. ANEXO: Fotocopia de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios expedido ante la Junta Central de Contadores, no mayor a 30 días para la vigencia del contrato. El certificado de antecedentes disciplinarios se solicita una sola vez al inicio del contrato.




CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE PAGO AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, PENSIONES, RIESGOS PROFESIONALES Y

PARAFISCALES

Ciudad y fecha ______________________________

SEÑORES: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR REGIONAL _________________________________

Yo, _________________________, identificado con cédula de ciudadanía No. ____________ de ________, en mi calidad de Contador Público o Revisor Fiscal de la Entidad contratista _____________________________, identificada con NIT No. ____________ manifiesto bajo la gravedad del juramento, que esta entidad ha cumplido, durante los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de expedición de la presente certificación, con los pagos al sistema de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales, correspondientes a todos sus empleados vinculados por contrato de trabajo. Adicionalmente, que el personal vinculado por contrato de prestación de servicios y/o cooperativa, ha cumplido con todos los pagos al sistema de seguridad social en salud y pensiones correspondientes al mes de _________, dando cumplimiento al Artículo 50 Ley 789 de 2002 y el decreto 2650 de 1993. Atentamente, __________________________ C.C. No. T.P. No. ANEXO: Fotocopia de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios expedido ante la Junta Central de Contadores, no mayor a 30 días para la vigencia del contrato. El certificado de antecedentes disciplinarios se solicita una sola vez al inicio del contrato.




ACTA DE INFORME FINANCIERO

Modalidad: __________________________________________

Regional Centro zonal

Nombre de la entidad contratista

Contrato No. NIT.

Dirección Tel. Ciudad

Fecha de presentación Día Mes Año

1. Situación encontrada: (Describa en forma detallada los resultados e inconsistencias de la revisión, de acuerdo con lo establecido en el manual de legalización.)

2. Recomendaciones: (Realice la asesoría necesaria para que se superen las dificultades identificadas y se mantengan las fortalezas detectadas)

3, Compromisos: (Establezca claramente, qué tipo de actividades deberá desarrollar la entidad contratista para subsanar las inconsistencias identificadas y el tiempo en que deberá resolverlos)


Nombres y apellidos del tesorero(a) Firma y No. de cédula


manualdelegalizacióndecuentas2012

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