manual_cierre_y_apertura_contable_operaciones año anterior

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GOBIERNO DE GUATEMALA

MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR

EL CIERRE Y APERTURA CONTABLE EN SICOIN WEB

DICIEMBRE 2011

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INDICE

Introduccin 3

Objetivos 4

Qu es el Cierre Contable? 5

Aspectos a considerar antes del hacer el cierre contable 6

Procedimiento para el registro del cierre contable 14

Cmo se forman los comprobantes contables de cierre? 20

Procedimiento para el registro de la apertura contable 23

Apertura manual 24

Apertura automtica 26

Preguntas frecuentes de los usuarios acerca del cierre contable 29

Anexos 31

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INTRODUCCION

Al finalizar el perodo fiscal de una institucin, debe elaborarse el cierre contable afn de que

los estados financieros expresen la realidad de la situacin de la entidad.

Al mismo tiempo, es necesario generar los saldos iniciales que servirn en el ejercicio

posterior al cierre. Esto, garantiza cifras en los Estados Financieros confiables y oportunas.

En la herramienta del Sicoin Web se realiza este proceso automticamente no sin antes

generar partidas de cierre contable y al mismo tiempo establecer los saldos de apertura.

El presente manual contiene los procedimientos para registrar en el SICOIN WEB, la apertura

y el cierre contable de las entidades de Sector Pblico no Financiero en Guatemala.

Por la importancia de los registros de apertura y cierre contable, en este manual se

contemplar los aspectos, procedimientos y anlisis de reportes que deben de tomarse en

cuenta antes de finalizar el perodo fiscal.

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OBJETIVOS

Los objetivos que se persiguen con este manual son:

Procurar el registro oportuno y confiable de la informacin de los asientos de cierre

del ciclo y su apertura.

Delimitar funciones y asignar niveles de responsabilidad a las dependencias y

funcionarios que intervienen en las diferentes etapas de registro de Cierre y Apertura

de ciclo.

Establecer detalladamente los pasos que se realizan automticamente en el SICOIN

WEB.

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QU ES EL CIERRE CONTABLE?

Al finalizar el presente ao fiscal y antes del 31 de diciembre del ao en curso se deben de

operar en el Sicoin Web, todas las transacciones de ingresos, de gastos, contables, de

presupuesto, de fondos rotativos, de seguimiento fsico; en fin, todas las operaciones del da

a da de la entidad para as tener registrada toda la informacin generada durante el ao.

En este proceso se hace nfasis que debe tenerse todos los pagos solicitados y pagados por

Tesorera, es decir, todos los cheques y/o transferencias generadas y pagadas.

Es posible que por causas de fuerza mayor termine el ao y an tenga pendientes de realizar

algunas operaciones o ajustes contables.

La legislacin vigente le permitir hacer ajustes u operaciones hasta el 31 de marzo del

nuevo ejercicio fiscal. (Siempre y cuando no tenga que ver con emisiones de cheques)

Mientras se hace el cierre contable, la entidad puede iniciar a operar en el nuevo ejercicio

fiscal, con la salvedad que no tendr un balance general real, pues har falta tener los saldos

iniciales contables, mismos, que se generaran luego de hacer el cierre.

Antes de hacer el cierre fiscal y correr las partidas adecuadas debe observar lo que aplica en

el siguiente captulo.

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ASPECTOS A CONSIDERAR ANTES

DE HACER EL CIERRE CONTABLE

Sicoin significa, Sistema de Contabilidad Integrada. El trmino integrado, implica que los

montos que se generan en Presupuesto son iguales a los montos que registra la

Contabilidad. Esto se logra a travs del funcionamiento de las matrices de conversin de

presupuesto a contabilidad, es decir, que al efectuar un rengln del presupuesto, se indica

automticamente que partidas de contabilidad va a hacer el sistema. Lo anterior implica o

supone que debe cuadrar la ejecucin presupuestaria con la contable.

Antes de hacer el cierre contable, debe asegurarse se registrar todas las operaciones o

transacciones pendientes de bancos, de presupuesto o contables.

Luego de haber terminado, puede hacer ajustes contables si fueran necesarios.

La necesidad de hacer ajustes contables, vendrn luego del anlisis de informacin

financiera y contable de lo que ha pasado en la entidad a travs del ao.

Para el anlisis se recomienda verificar la siguiente informacin, auxilindose de los reportes

respectivos que el sistema genera:

1. Generar reporte sobre la ejecucin fsica. (metas)

a. 00812473 -Ejecucin Fsica de los Programas, Subprogramas y Proyectos

(Cuatrimestral)

Lo que debe revisar es que haya habido ejecucin de las metas y que los datos

sean congruentes con el porcentaje de ejecucin financiera.

An puede realizar modificaciones a los montos de las metas si fuere necesario.

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2. Generar reportes de ejecucin de ingresos.

a. Reportes de informacin consolidada (Recomendado: reporte No. 805951)

b. Reporte consolidado de ingresos para ver el monto total (Recomendado:

reporte No. 815310)

c. Reportes de informacin Estadstica

d. Reportes de presupuesto vigente

Lo que debe revisar son los montos del devengado sean de acuerdo a los montos

que se reflejan en la contabilidad en el estado de resultados. Recuerde sumar al

monto de ingresos del estado de resultados lo que se ha devengado de

transferencias de capital que ha sido parte del balance general en el ejercicio de

cierre. Este valor, debe ser idntico al devengado del presupuesto de ingresos.

Tambin habra que revisar que la diferencia entre el devengado y el percibido,

est de acuerdo con el monto saldo del movimiento del ao de las cuentas por

cobrar respectivas.

3. Generar reportes de ejecucin de gastos.

a. Reportes de Informacin consolidada (recomendado: Reporte No. 804768

Grupos Dinmicos)

b. Reporte de Ejecucin Analtica del Presupuesto 2 (R00804489)

Revisar la congruencia de la ejecucin presupuestaria.

Regularizar o hacer modificaciones presupuestarias si tiene renglones

sobregirados en la ejecucin.

4. Generar en la Contabilidad el Balance General (Reporte: 00807168)

a. Debe revisar que cuadren los activos versus el pasivo y capital.

b. Debe revisar la congruencia de los montos.

c. Debe analizar las cuentas que estn en negativo y hacer las justificaciones.

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d. Si ya est en el ao de apertura, la fecha de corte debe ser la fecha actual

para que salgan los montos sobre los ajustes efectuados. De todas formas el

balance ser impreso con fecha 31 de diciembre.

5. Generar en la Contabilidad el Estado de Resultados (Reporte: 801028)

a. El resultado del Ejercicio de este reporte, debe ser el mismo que el que indica

el Balance General.

b. La suma de los ingresos debe ser la misma que la suma de los ingresos

presupuestados.

6. Generar el reporte de conciliacin de la ejecucin presupuestaria y estado de

resultados de la contabilidad. (Reporte: 806178)

Este reporte verifica si todo registro que se ha operado en las cuentas de ingresos y

gastos (grupo contable 5000 y 6000) han venido automticamente de la ejecucin

presupuestaria. Si el monto no cuadra, podra ser que estn manipulando el estado

de resultados en forma manual por medio de ajustes lo cual salvo a algunas

excepciones, no est permitido.

a. Cul es la lgica de la verificacin? (premisas bsicas)

La matriz de conversin de presupuesto a contabilidad, vincula

automticamente la ejecucin de presupuesto de cada rengln con una

cuenta contable.

Todo rengln que est incluido presupuestariamente dentro de la categora

de proyecto, contablemente va a afectar una cuenta de construcciones de

proceso (1234) que lo encontramos en el activo de un balance general.

Todo rengln del grupo 300 o sea propiedad, planta y equipo, automticamente

va a conformar un activo fijo en el lado del balance general.

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Todos los renglones que no estn en estas dos categoras anteriores, se irn

contablemente a tocar cuentas del gasto, en el estado de resultados.

b. Bsicamente el reporte se conforma as:

Estado de resultados cuenta contable 6000 200,000.00

(-) Gastos contables sin afectacin presupuestaria

Cuenta 6113 Depreciaciones 10,000.00

Cuenta 6115 Cuentas Incobrables 15,000.00

Sub-total: 175,000.00

Renglones grupo 300, no proyecto: 5,000.00

Renglones grupo 600 y 700, no proyecto: 10,000.00

Todos los renglones cuando es proyecto: 15,000.00

Total (suma): 205,000.00

Devengado en reportes de presupuesto 205.000.00

Diferencia: (Total-Devengado) 0

Explicacin de los campos:

Estado de resultados, cuenta contable 6000: es donde se agrupa todo el monto de lo

que se ha ido al gasto.

Depreciaciones: es lo que manualmente se ha afectado en la cuenta respectiva y que

sirve para disminuir el valor de los activos.

Cuentas incobrables: es lo que manualmente se ha afectado en la cuenta respectiva y

que sirve para disminuir el valor de las cuentas por pagar.

Sub total: resta el monto de la cuenta 6000, menos depreciaciones y menos cuentas

incobrables.

Renglones del grupo 3, 6, 7 que no forman proyecto sino que activos: montos de los

renglones presupuestarios que fueron a parar al balance general del lado de los

activos.

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Todos los renglones que forman proyecto: por lo tanto van a cuenta 1234 en el

balance general del lado del activo.

Total: expresa la suma de todos los anteriores incluyendo el subtotal.

Devengado: es la ejecucin presupuestaria de todos los renglones del gasto.

Diferencia: si la diferencia es 0, entonces las premisas se han cumplido y existe

integralidad de datos.

c. Porque puede que exista diferencia?

Cuando manualmente se han afectado cuentas contables del estado de resultados

del lado del gasto. Pueden que hayan razones extras a las depreciaciones o cuentas

incobrables tales como las provisiones de pasivos laborales u otras que conformaran

diferencias controladas.

d. Cmo verificar el devengado?

Se genera un reporte dinmico de gasto de la institucin sin ningn filtro especfico:

Reporte: 00804768, Ejecucin del Presupuesto -Grupos Dinmicos-y se verifica en

la columna del devengado. (Ver pantalla abajo)

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e. Cmo verificar la suma de la cuentas del grupo 6000?

Se genera un reporte de Estado de Resultados, Reporte: 00801028, Estado de

Resultados. Aqu ve el monto de la suma de los gastos.

f. Cmo verificar los montos de la ejecucin presupuestaria que se han ido al

activo del balance general?

Se generan dos dinmicos, (00804768 - Ejecucin del Presupuesto, Grupos

Dinmicos).

i. Uno, con el filtro que genere los datos de los renglones que estn en la

categora proyecto, por eso en el filtro se coloca los proyectos

diferentes de 0; para que genere los tipo de proyecto 1 (ejecucin

fsica) y proyecto 2 (proyectos sociales)

ii. Otro, con los renglones que afectan el balance en el activo, o sea los

renglones 300, 600 y 700; por lo tanto, debe excluir los renglones del

grupo 0, 1 y 2.

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Haga los anlisis respectivos y las correcciones o ajustes si fuera necesario.

7. Generar el balance de sumas y saldos 00805863 - Balance de Comprobacin de

Sumas y Saldos.

a. Este reporte genera la informacin de saldos iniciales, movimientos en el

crdito y debito y los saldos finales a nivel de las cuentas y subcuentas (sin

auxiliares)

b. Verificar la congruencia de cifras de las cuentas.

c. Verificar la naturaleza de las cuentas respecto a los saldos.

d. Los saldos finales de este reporte para cada cuenta contable (con sus

subcuentas) deben ser los mismos que los saldos iniciales del prximo

perodo, luego de la apertura contable.

8. Generar el reporte de Saldo a nivel de auxiliar. 00806051 - Saldos a Nivel de Auxiliar

a. Este reporte determina para cada auxiliar de cada cuenta contable su saldo; el

cual, debe tener datos razonables.

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b. Regularmente en este reporte se pueden ver varias cuentas sobregiradas, es

decir que no tienen sus saldos de acuerdo a su naturaleza contable. Unas de

las razones por lo que esto ocurre es porque los pagos los hacen hacia

determinado nit, pero al regularizar lo hacen en otro nit.

c. Si la cuenta no tiene saldo, no se generar informacin.

9. Para visualizar la razn de los posibles errores en las transacciones y tener idea de

cmo corregirlos, debe acceder al reporte 00801007 - Libro Mayor - Auxiliares de

Cuentas.

a. Debe filtrar la cuenta y el auxiliar especfico a efecto de ver el movimiento

contable durante el ao y detectar posibles errores.

10. Si todos los datos cuadran, tienen lgica contable adecuada a nivel de auxiliares y con

montos congruentes a la ejecucin y operatoria, se procede a elaborar el cierre

contable anual.

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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL CIERRE CONTABLE

En el proceso de Cierre Contable detiene e inmoviliza la ejecucin presupuestaria y contable

en el SICOIN WEB, esto, para establecer la situacin patrimonial al final del ejercicio y los

resultados obtenidos durante el mismo.

Este proceso es como si se tomar la ltima fotografa de la situacin financiera de la

entidad, en el justo momento en que se presiona el botn de cierre. Este cierre es generado

de acuerdo a ciertos requerimientos contables emitidos por los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados.

Despus de tomar dicha fotografa, no es posible hacer ninguna modificacin que altere

las cifras de dicha entidad y ejercicio fiscal.

Lo que haya olvidado hacer, lo tendr que hacer dentro del perodo fiscal siguiente como un

ajuste contable.

El proceso de Cierre es automtico, pero requiere realizarse lo siguiente:

1. Elegir con el apuntador del Mouse la Opcin ADMINISTRATIVO en el men principal

de opciones disponibles, dentro de la cual se elige Cierre y Apertura Contable y

finalmente, escoge la opcin de Cierre Contable.

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2. Luego de seleccionar la opcin de cierre, aparecern las entidades contables en

donde el usuario de acuerdo a los permisos asignados a su persona, puede elegir la

entidad y ao de cierre que realizar:

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3. El usuario entonces procede a elegir una entidad y ao fiscal a cerrar y luego presiona

el icono .

4. Luego de presionar el Icono anterior el sistema realiza el proceso automtico de

CIERRE.

5. Si el proceso se realiza adecuadamente el sistema devuelve el mensaje siguiente:

De no generarse este mensaje, puede ser:

a. El plan de cuentas para el ejercicio contable siguiente al cierre no tiene todas las

cuentas del ejercicio anterior. (Debe revisar si se crearon nuevas cuentas en los

ajustes realizados entre el 1 de enero del ao de apertura a la fecha de apertura -

regularmente el 31 de marzo-)

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b. No estn definidas las partidas tipo CIE en la matriz de operaciones. Por lo anterior,

debe ingresar estas partidas segn se indica a continuacin: (verifique antes)

CIE 3 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 5000 0 0 D INGRESOS

CIE 3 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 6000 0 0 C GASTOS

CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 7100 0 0 C RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS

CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 7100 0 0 D RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS

CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 7200 0 0 C AHORRO DE LA GESTION

CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 7200 0 0 D AHORRO DE LA GESTION

CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 7300 0 0 C DESAHORRO DE LA GESTION

CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 7300 0 0 D DESAHORRO DE LA GESTION

Dependiendo de la cuenta de resultado del ejercicio que en su entidad maneje,

debe agregar las partidas: (sectores 1111, 1112 y 1114)

CIE 6 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 3122 2 0 C Resultado del Ejercicio

CIE 6 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 3122 2 0 D Resultado del Ejercicio

O bien la partida: (para los dems sectores que aplique a su entidad)

CIE 6 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 3212 2 0 C Resultado del Ejercicio

CIE 6 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 3212 2 0 D Resultado del Ejercicio

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A continuacin, la pantalla de ingreso de las partidas arriba mencionadas: (EN LA

MATRIZ DE OPERACIONES UBICADO DENTRO DE LOS CLASIFICADORES CONTABLES)

Ojo: Es importante observar el cdigo de registro que ingresa por cada cuenta.

6. Con el proceso de Cierre se generan automticamente cuatro (4) CUR contables que

se pueden visualizar como cualquier otro CUR contable en la opcin de Contabilidad

Comprobantes Contables de acuerdo a la siguiente secuencia:

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Estos CUR de Cierre estarn en la etapa de registrado listos para poderse consultar,

aprobar o marcar con error como cualquier CUR contable.

Estos cur contables NO se deben modificar derivado de ser un proceso automtico. Por lo

tanto, si hay algo para lo cual no est de acuerdo, proceda a marcarlos con error, haga el

ajuste respectivo y vuelva a correr el proceso de Cierre Contable Automticamente.

Esto puede hacerse cuantas veces sea considere necesario. El ciclo puede continuar siempre

que no se APRUEBEN los CUR de cierre.

OJO: MUCHO CUIDADO EN ESTE PROCESO YA QUE UN CUR APROBADO NO TIENE

REVERSION.

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CMO SE FORMAN LOS COMPROBANTES CONTABLES DE CIERRE?

1. Eliminacin de cuentas de ingresos y gastos:

Los dos primeros asientos contables consisten en eliminar los saldos de las cuentas de

INGRESOS Y GASTOS, utilizando como contra cuenta en ambos asientos la cuenta 7100

1.1. En el primer asiento contable, se debe hacer un registro DEBITO por el monto

contabilizado hasta la fecha del cierre a las cuentas del grupo 5000 INGRESOS.

ASIENTO DE CIERRE NO. 1

GRUPO DESCRIPCIN GRUPO DE CTA. MOVIMIENTO

5000 INGRESOS PRESUPUESTARIOS DEBITO

7100 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS CREDITO

1.2. En el segundo asiento contable se debe hacer un registro al CREDITO por el

monto contabilizado hasta la fecha de Cierre a las cuentas contables que conforman

el grupo 6000 GASTOS.

ASIENTO DE CIERRE NO. 2


7100 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS DEBITO

6000 EGRESOS PRESUPUESTARIOS CREDITO

As, las cuentas de gastos e ingresos quedarn liquidadas al momento de aprobar los CUR

anteriores.

De esta manera la diferencia entre los ingresos y los gastos, en otras palabras, el resultado

del ejercicio, quedar reflejado en la cuenta contable 7100 RESUMEN DE INGRESOS Y

GASTOS.

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2. Determinacin del ahorro o desahorro en la gestin

Si existe ahorro (ms ingresos que gastos) en la gestin el tercer asiento contable ser:

ASIENTO DE CIERRE No. 3


7100 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS DEBITO

7200 AHORRO DE LA GESTION CREDITO

Si existe desahorro (ms gastos que ingresos) en la gestin, el tercer asiento contable ser:

ASIENTO DE CIERRE No. 3


7300 DESAHORRO DE LA GESTION DEBITO

7100 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS CREDITO

** Una vez realizado el proceso anterior, slo quedan con saldo las cuentas de activo,

pasivo y patrimonio.

3. Contabilizar la cuenta de Resultado del Ejercicio.

Con el asiento No. 4 se determina el valor contabilizado en la cuenta de resultado de

ejercicio, 3122 01 Resultado del Ejercicio de Gobierno Central (y algunas

descentralizadas) o 3212 Resultado del Ejercicio para entidades distintas a Gobierno

Central.

ASIENTO DE CIERRE No. 4 (cuando hay ahorro en la gestin)


7200 AHORRO DE LA GESTION DEBITO

3122 RESULTADO DEL EJERICIO CREDITO

3212 RESULTADO DEL EJERICIO CREDITO

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ASIENTO DE CIERRE No. 4 (cuando hay desahorro en la gestin)


3122 RESULTADO DEL EJERICIO DEBITO

3212 RESULTADO DEL EJERICIO DEBITO

7300 DESAHORRO DE LA GESTION CREDITO

4. Del resultado del ejercicio

Finalmente en el cierre del ao, el resultado del ejercicio queda reflejado en la cuenta

Resultado del Ejercicio. Y as quedar reflejado en el Balance General al 31/12/XX.

Es importante mencionar que dicho Resultado del Ejercicio, en el momento de la

apertura del ao siguiente, se incorpora automticamente al monto de los resultados

acumulados. La cuenta Resultado del Ejercicio empieza el ao siguiente con monto

cero.

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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LA APERTURA CONTABLE

La Apertura Contable en SICOIN WEB, consiste en realizar el registro inicial de un ejercicio

fiscal en la contabilidad patrimonial de una entidad a travs del SICOIN WEB. Es un proceso

que convierte los datos del cierre contable anterior en datos de inicio del ao siguiente.

Es el registro en el sistema a travs de un asiento contable el cual se ver nicamente

reflejado en el Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos como saldo inicial, en el libro

mayor auxiliar como saldos iniciales de las cuentas que hayan quedado con saldo.

La apertura contable, es un proceso de registro que debera realizarse al inicio de cada

ejercicio contable. A pesar de ello, en el sistema de registro de transacciones, el asiento de

apertura puede postergarse, mientras se realizan otros asientos contables o ajustes del

perodo anterior y al mismo tiempo registran unas operaciones ya en el presente ejercicio

fiscal.

Si se posterga el proceso de apertura, debe considerar que al iniciar operaciones en el ao

de apertura y generar Estados Financieros, los resultados sern imprecisos, registrando solo

el movimiento anual sin saldos anteriores que sustenten la informacin real.

La apertura contable en el SICOIN puede realizarse de 2 formas:

I. Apertura Manual (instituciones que por primera vez van a ejecutar en Sicoin)

II. Apertura Automtica (instituciones que por lo menos hayan realizado una apertura

manual, por lo tanto ser como mnimo su segunda apertura fiscal)

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I. APERTURA MANUAL:

El proceso de registro de la apertura contable manual, es un proceso inicial nico que debe

realizarse al momento de iniciar la implementacin del SICOIN WEB en cada entidad.

Es el proceso manual es mediante el cual se cargan al sistema los saldos finales del ejercicio

inmediato anterior, finalizado en otro sistema contable distinto a SICOIN WEB.

Despus de realizar el proceso de conversin de plan de cuentas y elaboracin de un Balance

de Comprobacin Inicial con el nuevo plan de cuentas, se procede a registrar la apertura en

el SICOIN WEB. Este proceso requiere interpretar la naturaleza de la cuenta contable

anterior y reubicarla en el nuevo plan de cuentas con la estructura mnima necesaria para

lograr el mayor detalle.

Como puede apreciarse, es un proceso laborioso y delicado ya que puede hacerse solamente

una vez y no se puede modificar para nada y bajo ninguna razn, luego de aprobado.

Esta opcin se lleva a cabo mediante la creacin de un CUR contable de tipo APE. Las

opciones disponibles de un CUR contable APE son exactamente las mismas que cualquier

otro CUR contable manual: puede crearse, modificarse, marcar con error o aprobar.

El asiento de apertura es distinguida del resto de operaciones contables por ciertas

caractersticas como por ejemplo: las siglas APE que aparecen como clase de registro, que

significan Apertura Contable.

Las cuentas contables permitidas para sta clase de registro APE estn limitadas a las

cuentas de ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO Y CUENTAS DE ORDEN, ya que no procede la

utilizacin de las cuentas de INGRESOS Y GASTOS.

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Un CUR APE se crea como cualquier otro CUR contable, asignando datos en los campos

correspondientes a Datos Generales, conforme se van requiriendo. Luego de grabar esta

primera parte se procede a registrar los detalles que consisten en digitar las cuentas

contables de mayor hasta el nivel de sus correspondientes sub-cuentas y auxiliares y sus

respectivos montos.

Cuando se aprueba el CUR de clase de registro APE los asientos contables afectan el saldo

inicial y no aparecen como movimientos del ejercicio (a diferencia del resto de CUR

contables aprobados en el ejercicio vigente).

Para elaborar un CUR contable APE manualmente, se debe seguir la siguiente ruta:

En el men principal de opciones disponibles del SICOIN WEB escoger la opcin

Contabilidad, Registro Contable y Comprobante Contable.

Esta opcin es la misma utilizada para cualquier otro tipo de CUR contable manual.

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II. APERTURA AUTOMTICA:

La apertura contable Automtica es el proceso que debe utilizarse a partir del segundo ao o

periodo de registro en el SICOIN WEB. Es decir, cuando el Cierre Contable se ha realizado en

el mismo sistema.

La apertura contable de forma automtica podr realizarse nicamente si se ha realizado el

cierre contable del ao anterior.

Por otro lado, los asientos de cierre, indican que las operaciones contables han sido

finalizadas y es momento de obtener los saldos finales de los activos y pasivos y calcular el

resultado del ejercicio. Dichos datos sern los insumos necesarios para realizar el asiento

de apertura del siguiente ciclo.

Se presenta la ruta donde se encuentra la opcin de realizar la apertura automtica en

SICOIN WEB:

Escoger dentro del men principal, la opcin Contabilidad, Cierre y Apertura Contable.

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Cuando se elige esta opcin, se visualiza la siguiente pantalla:

En esta pantalla se selecciona el ao y entidad que se apertura.

Aunque las entidades se desplegarn de acuerdo al perfil del usuario que est elaborando el

registro, quien tiene acceso limitado a su entidad.

Los aos que se encuentran disponibles para aperturar estn limitados de acuerdo al ao del

ltimo cierre.

Es necesario que el Ao y Entidad seleccionados se encuentren en el estado de: EN

EJECUCIN (lo que significa que l sistema est preparado para ejecutarse, derivado que ha

realizado los procesos previos necesarios).

En seguida se presiona el icono y con ello el proceso de Apertura se ha realizado.

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Si en el proceso de apertura contable automtica, no hay inconvenientes, el sistema

devuelve el siguiente mensaje:

De no devolver el mensaje puede haber los siguientes problemas.

a. El plan de cuentas del ejercicio anterior, no es el mismo del ejercicio actual.

b. Ya ha generado la apertura previamente sin darse cuenta.

Inmediatamente al realizar el proceso de Apertura los saldos finales del ejercicio CERRADO

se presentan como saldos iniciales en el ejercicio EN _ EJECUCIN.

Es importante sealar que esta forma de registro de Apertura Contable NO genera CUR

contable de apertura (APE). Lo que realiza es una carga automtica de saldos finales del

ejercicio cerrado a los saldos iniciales del ejercicio en ejecucin, capitalizando el resultado

del ejercicio.

Esto se puede verificar en los siguientes reportes:

a) Se puede comparar el Balance General del ao anterior ao 1 contra el Balance

General del ao en ejecucin al 01/01/ao 2.

b) En el Balance General final del ao 1 muestra en el rea del Patrimonio el resultado

del ejercicio de forma separada, mientras en el ao 2 o en ejecucin, ya tiene

capitalizado el Resultado del Ejercicio cerrado por tanto se muestra dentro del monto

de Resultado Acumulado de Ejercicios Anteriores.

c) Tambin puede consultarse los reportes: Libro Diario, Libro Mayor, Libro Mayor

Auxiliares de Cuentas, Auxiliares de Cuentas, Saldos a Nivel de Auxiliar y finalmente el

Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos.

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PREGUNTAS FRECUENTES DE LOS USUARIOS ACERCA DEL CIERRE CONTABLE

AoN-1: ao que se quiere cerrar.

AoN: nuevo ao.

1. EL EN EL AO N SI LA DOCUMENTACION ES DE FECHA AO N-1 PUEDO SEGUIR

ELABORANDO CUR DE INGRESOS PRESUPUESTARIOS?

S el depsito fue efectuado hasta antes el 31/12/AoN-1, s puede regularizar o

ejecutar el registro de ingreso presupuestario en AoN-1, hasta antes del 1 de abril

AoN. Recuerde que despus debe rendir hacia la Contralora General de Cuentas,

Congreso de la Repblica y Ministerio de Finanzas Pblicas.

2. SI GENER ANTICIPOS EIP O EIA EN EL AON-1 PUEDO REGULARIZARLOS EN EL AO

N SIEMPRE CON FECHA AO N-1?

Toda vez el cheque o transferencia sea entregado hasta el 31/12/AoN-1, en Tesorera,

s puede regularizar o ejecutar el registro de egreso presupuestario en AoN-1, hasta

antes del 1 de abril del AoN. (Debe ingresar en el sistema en el ao anterior)

3. PUEDO GENERAR CUR CONTABLES CON DOCUMENTOS DE AO N-1?

En AoN-1 AoN s, segn corresponda. Aunque la recomendacin es que no

genere anticipos mediante curs contables EIP, en exceso, pues la condicin para efectuar

un pago, son el registro del compromiso y devengado desde SIGES, previamente al pago.

Ver Art. 12 del Reglamento de Ley Orgnica del Presupuesto. Y s tambin puede

imputar al presupuesto AoN un gasto del AoN-1, la condicin es que existan los

crditos presupuestarios respectivos. Ver Art. 37 Ley Orgnica del Presupuesto.

30

4. SERA QUE PUEDO CREAR UNA CUENTA PROVISIONAL PARA LOS DEPOSITOS NOTAS DE

CREDITO QUE NO TENGO CONOCIMIENTO DE SU ORIGEN?

Es correcto, toda vez el depsito o nota de crdito figure en el estado de cuenta

monetario del Banco al 31/12/AoN-1, y s no tiene a la vista el documento original o

copia de este, o desconoce el origen, debe registrar en SICOIN con cargo a Banco y

crdito a una cuenta pasiva por determinar, el ingreso percibido en forma temporal,

hasta la ltima semana de marzo AoN, previo a la rendicin respectiva a las

entidades: Contralora General de Cuentas, Congreso de la Repblica y Ministerio de

Finanzas Pblicas. Posteriormente, incluso desde enero mismo, proceder a regularizar

contra la o las cuentas contables o presupuestarias que correspondan en AoN-1 o

AoN, segn la fecha en que determine su origen.

5. LA ENTREGA DE LOS CHEQUES (EN EL SISTEMA) TIENE QUE EFECTUARSE ANTES DEL

31/12/AO N-1 O SE PODRA EN ENERO SEGUIR ENTREGANDO?

Es mejor hacer entrega del cheque o transferencia hasta el 31/12/AoN-1, aunque

fsicamente an permanezca en Tesorera y siempre establezca otro medio de control

alterno, mediante libro de actas o conocimientos, pues posteriormente s trata de

conciliar en el sistema y los cheques no figuran entregados, posiblemente, no correr la

conciliacin, igual si los mismos deben anularse en AoN, es mejor dejar concluidos los

temas de tesorera en el ao que culmina y OJO, no realicen transacciones en Tesorera

de ejercicio AoN-1 en ejercicio AoN, puede causar distorsiones en la informacin

financiera a nivel contable. En resumen, la tesorera de Sicoin, s cierra el 31/12/AoN-

1, igual inicia s as se lo proponen el 01/01/AoN

6. PUEDO IMPRIMIR CHEQUES EN EL AO N CON AFECTACIN AL AO N-1?

No se debe hacer, puesto que afectara los saldos bancarios.

7. QU FECHA TENDRAN LOS DOCUMENTOS QUE SE HAGAN COMO AJUSTES EN EL

AoN? Tendrn fecha 31 de diciembre del ao anterior.

31

ANEXOS

Reporte de la Conciliacin entre presupuesto y contabilidad al mes de diciembre del

2010 para una entidad descentralizada.

Se incluyen los reportes que validan la informacin generada en el reporte de

conciliacin tal como se mencion en este documento.

Estado de Resultados

Devengado activos fijos (grupo 300)

Devengado activo total

Partidas de cierre (cuatro partidas) de la referida entidad, afn de comprender la

dinmica contable en los cierres.

Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos del ao 2010 y del ao 2011 a fin de

comparar saldos finales e iniciales en cada uno de ellos. (cierre y apertura contable)

manual_cierre_y_apertura_contable_operaciones año anterior

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