manual usuario sismac 2013

Sistema de Mantenimiento Asistido por Computador

C&V Ingeniería Cía. Ltda.

MANUAL DEL USUARIO SisMAC®

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MANUAL DEL USUARIO SisMAC®

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C&V Ingeniería Cía. Ltda. I

Manual del Usuario

CONTENIDO Capítulo 1: Conceptos básicos ................................................................................................... 1

1.1 Introducción ............................................................................................................................... 1 1.2 Características y requerimientos generales .............................................................................. 1 1.3 Ingreso e inicio de una sesión de trabajo en SisMAC .............................................................. 1 1.4 Descripción general del entorno SisMAC ................................................................................. 2

Capítulo 2: Inventario técnico ................................................................................................. 5

2.1 Introducción al módulo de Instalaciones .................................................................................. 5 2.2 Parámetros de Instalaciones .................................................................................................... 5 2.2.1 Niveles Jerárquicos .................................................................................................................. 6 2.2.2 Estructura de código ................................................................................................................. 7 2.2.3 Datos Adicionales .................................................................................................................... 8 2.2.4 Niveles de Clasificación ........................................................................................................... 8 2.2.5 Clasificación Instalaciones ....................................................................................................... 9 2.2.6 Tipos de Localizaciones (Nivel 1) ............................................................................................ 10 2.2.7 Clase de Localizaciones (Nivel 1) ........................................................................................... 10 2.2.8 Tipos de Áreas de Proceso (Nivel 2) ....................................................................................... 11 2.2.9 Clases de Áreas de Proceso (Nivel 2)..................................................................................... 11 2.2.10 Familias de Sistemas (Nivel 3) ................................................................................................ 12 2.2.11 Tipos de Sistemas (Nivel 3) .................................................................................................... 12 2.2.12 Clases de Sistemas (Nivel 3) .................................................................................................. 13 2.2.13 Familias de Equipos (Nivel 4) .................................................................................................. 13 2.2.14 Tipos de Equipos (Nivel 4) ...................................................................................................... 13 2.2.15 Clases de Equipos (Nivel 4) .................................................................................................... 14 2.2.16 Subclases de Equipos (Nivel 4) .............................................................................................. 15 2.2.17 Tipos de Componentes (Nivel 5) ............................................................................................. 15 2.2.18 Clases de Componentes (Nivel 5) ........................................................................................... 16 2.2.19 Códigos de Departamentos .................................................................................................... 16 2.2.20 Códigos de Secciones ............................................................................................................ 16 2.2.21 Centros de Costos ................................................................................................................. 17 2.2.22 Cuentas Contables ................................................................................................................. 17 2.2.23 Banco de Marcas ................................................................................................................... 18 2.2.24 Banco de marcas por familias de equipos .............................................................................. 18 2.2.25 Tipos de Seguros ................................................................................................................... 18 2.2.26 Partidas Presupuestarias ....................................................................................................... 19 2.3 Ingreso Instalaciones ............................................................................................................. 19 2.3.1 Principales opciones de ingreso de inventario técnico ............................................................ 20 2.3.2 Ingreso de localizaciones (Nivel 1) ......................................................................................... 26 2.3.2.1 Referencias de ubicación ........................................................................................................... 28

2.3.3 Ingreso de áreas de proceso (Nivel 2) ................................................................................... 29 2.3.4 Ingreso de sistemas (Nivel 3) ................................................................................................. 31 2.3.5 Ingreso de equipos (Nivel 4) ................................................................................................... 33 2.3.6 Ingreso de componentes (Nivel 5) .......................................................................................... 35 2.3.7 Ingreso de elementos (Nivel 6) ............................................................................................... 36 2.3.8 Importar datos desde archivo Excel ....................................................................................... 37 2.4 Consultas de Instalaciones .................................................................................................... 41 2.4.1 Introducción ............................................................................................................................. 41 2.4.2 Configuración de la búsqueda ................................................................................................. 44

Capítulo 3: Fichas técnicas ....................................................................................................... 51

3.1 Introducción al módulo ........................................................................................................... 51 3.2 Parámetros de Fichas ............................................................................................................ 51 3.2.1 Magnitudes .............................................................................................................................. 52 3.2.2 Unidades ................................................................................................................................. 52 3.2.3 Campos varios ........................................................................................................................ 53 3.2.4 Campos validados ................................................................................................................... 54 3.3 Creación de Fichas ................................................................................................................ 54 3.4 Subtipos de formatos ............................................................................................................. 58 3.5 Asignación de Fichas ............................................................................................................. 59 3.6 Consulta de Fichas ................................................................................................................ 60 3.7 Migrar datos de fichas técnicas desde Excel ......................................................................... 64

C&V Ingeniería Cía. Ltda. II

Manual del Usuario

Capítulo 4: Lista básica de Recambios (LBR) ......................................................................... 68

4.1 Introducción al módulo ........................................................................................................... 68 4.2 LBR - Ingreso ......................................................................................................................... 68 4.3 LBR - Consultas ..................................................................................................................... 69 4.4 Grupos comunes de materiales ............................................................................................. 70 4.5 Equivalencias entre materiales .............................................................................................. 71 4.6 Caducidad de materiales ........................................................................................................ 72 4.7 Sustitución de materiales ya asignados ................................................................................. 72

Capítulo 5: Mantenimiento ......................................................................................................... 74

5.1 Introducción al módulo ........................................................................................................... 74 5.2 Mantenimiento - Parámetros ................................................................................................... 74 5.2.1 Tipos de mantenimiento .......................................................................................................... 75 5.2.2 Tipos de tareas ....................................................................................................................... 75 5.2.3 Tareas generales (Banco de tareas) ....................................................................................... 76 5.2.3.1 Instrucciones de tareas .......................................................................................................... 76 5.2.4 Formatos de tareas ................................................................................................................. 77 5.2.5 Modos de operación ................................................................................................................ 78 5.2.6 Frecuencias comunes ............................................................................................................. 78 5.2.7 Tipos de estado de operación ................................................................................................. 79 5.2.8 Tipos de consumibles.............................................................................................................. 79 5.2.9 Especialistas .......................................................................................................................... 80 5.2.10 Cuadrillas ................................................................................................................................ 80 5.2.11 Fichas de parámetros.............................................................................................................. 81 5.2.12 Tipos de rutinas ....................................................................................................................... 82 5.2.13 Rutinas .................................................................................................................................... 83 5.2.14 Formatos de rutinas ................................................................................................................ 88 5.2.15 Tipos de orden de trabajo ....................................................................................................... 89 5.2.16 Tipos específicos de órdenes de trabajo ................................................................................. 89 5.2.17 Motivos de parada ................................................................................................................... 89 5.2.18 Motivos específicos de parada ................................................................................................ 90 5.2.19 Motivos de falla ....................................................................................................................... 90 5.2.20 Tipos de fallas ......................................................................................................................... 91 5.2.21 Motivos de retraso ................................................................................................................... 91 5.2.22 Motivos de trabajo ................................................................................................................... 92 5.2.23 Motivos específicos de órdenes de trabajo ............................................................................. 92 5.2.24 Tipos de justificación (Horas Hombre) ................................................................................... 92 5.2.25 Tipos de horas extras .............................................................................................................. 93 5.2.26 Documentos de mantenimiento ............................................................................................... 93 5.3 Ingreso de mantenimiento ....................................................................................................... 95 5.3.1 Contadores .............................................................................................................................. 95 5.3.2 Tareas de mantenimiento...................................................................................................... 102 5.3.2.1 Asignación de tareas de mantenimiento ............................................................................... 102 5.3.2.2 Programación de tareas de mantenimiento ........................................................................... 104 5.3.3 Rutinas de servicios .............................................................................................................. 105 5.3.3.1 Asignación de rutinas de servicios ........................................................................................ 105 5.3.3.2 Programación de rutinas de servicios ................................................................................... 107 5.3.4 Rutinas cíclicas .................................................................................................................... 108 5.3.4.1 Creación de una ruta de mantenimiento .............................................................................. 108 5.3.4.2 Programación de una rutina cíclica ...................................................................................... 110 5.3.4.3 Creación de su brutas .......................................................................................................... 112 5.3.5 Rutinas de Parada ................................................................................................................ 116 5.3.5.1 Configuración de calendario de paradas ............................................................................... 116 5.3.5.2 Programación de una ruta de parada .................................................................................... 118 5.3.6 Solicitudes de trabajo ........................................................................................................... 119 5.3.7 Órdenes de trabajo: Ventanas principales ............................................................................ 120 5.3.7.1 Datos básicos ........................................................................................................................ 121 5.3.7.2 Datos adicionales .................................................................................................................. 122 5.3.7.3 Programación ........................................................................................................................ 122 5.3.7.4 Costeo ................................................................................................................................... 123 5.3.7.5 Reporte ................................................................................................................................. 124 5.3.7.6 Estado ................................................................................................................................... 124 5.3.8 Órdenes de trabajo cíclicas ................................................................................................... 127 5.3.8.1 Emisión de órdenes de trabajo cíclicas ................................................................................. 127 5.3.9 Órdenes de trabajo por parada ............................................................................................. 129 5.3.9.1 Emisión de órdenes de trabajo por parada ........................................................................... 129 5.3.10 Órdenes de trabajo directas .................................................................................................. 133

C&V Ingeniería Cía. Ltda. III

Manual del Usuario

5.3.10.1 Emisión de órdenes de trabajo directas ................................................................................ 133 5.3.11 Órdenes de trabajo para rutinas de servicios ....................................................................... 135 5.3.11.1 Emisión de órdenes de trabajo para rutinas de servicios ...................................................... 135 5.3.12 Órdenes de trabajo por tareas .............................................................................................. 137 5.3.12.1 Emisión de órdenes de trabajo por tareas............................................................................. 137 5.3.13 Órdenes de trabajo múltiples ................................................................................................ 140 5.3.13.1 Emisión de órdenes de trabajo múltiples............................................................................... 140 5.3.14 Edición de recursos en una orden de trabajo ........................................................................ 144 5.3.14.1 Edición de tareas .................................................................................................................. 144 5.3.14.2 Edición de materiales ............................................................................................................ 145 5.3.14.3 Edición de herramientas........................................................................................................ 146 5.3.14.4 Edición de mano de obra ...................................................................................................... 146 5.3.14.5 Impresión de una orden de trabajo ....................................................................................... 148 5.3.15 Programación de órdenes de trabajo .................................................................................... 149 5.3.16 Cierre de órdenes de trabajo ................................................................................................. 152 5.3.16.1 Cierre de órdenes de trabajo: Mano de obra......................................................................... 152 5.3.16.2 Cierre de órdenes de trabajo: Materiales .............................................................................. 156 5.3.16.3 Cierre de órdenes de trabajo: Tareas de mantenimiento ...................................................... 156 5.3.16.4 Cierre de órdenes de trabajo: Estado “Cerrada” ................................................................... 157 5.3.17 Ingreso de facturas .............................................................................................................. 159 5.3.17.1 Ingreso de facturas dentro de una orden de trabajo ............................................................ 159 5.3.17.2 Ingreso de facturas fuera de una orden de trabajo ............................................................... 160 5.3.17.3 Vincular una factura a una orden de trabajo ......................................................................... 161 5.3.18 Diseño de reportes de rutinas de servicios ........................................................................... 162 5.3.19 Ingreso del plan de operaciones o producción ...................................................................... 167 5.3.20 Registro de novedades: Falla o Parada ............................................................................... 168 5.4 Consultas de mantenimiento ................................................................................................. 170 5.4.1 Consulta de tareas asignadas a equipos .............................................................................. 171 5.4.2 Consultas de tareas ejecutadas ............................................................................................ 177 5.4.3 Consultas de rutinas asignadas a sistemas .......................................................................... 184 5.4.4 Consultas de rutinas ejecutadas ........................................................................................... 185 5.4.5 Consultas de solicitudes de trabajo ...................................................................................... 188 5.4.6 Consultas de órdenes de trabajo .......................................................................................... 194 5.4.7 Consultas de solicitudes de materiales ................................................................................. 200 5.4.8 Consultas de facturas............................................................................................................ 201 5.4.9 Consultas de mano de obra utilizada .................................................................................... 202 5.4.10 Consultas de novedades (Fallas, paradas,..) ....................................................................... 203 5.4.11 Consultas de registro de contadores .................................................................................... 205

Capítulo 6: Módulo de Inventarios (Bodega) ......................................................................... 206

6.1 Introducción al módulo .......................................................................................................... 206 6.2 Bodega de materiales y repuestos ........................................................................................ 206 6.2.1 Maestro ................................................................................................................................. 207 6.2.1.1 Maestro de unidades ............................................................................................................. 207 6.2.1.2 Maestro de bodegas ............................................................................................................. 208 6.2.1.3 Maestro de ítems .................................................................................................................. 209 6.2.2 Ingresos ................................................................................................................................ 210 6.2.3 Egresos ................................................................................................................................. 211 6.2.4 Préstamos ............................................................................................................................. 213 6.2.5 Devolución ............................................................................................................................ 215 6.2.6 Transferencia de bodega a bodega ...................................................................................... 216 6.2.7 Ajuste de inventario ............................................................................................................... 217 6.2.8 Baja de inventario ................................................................................................................. 218 6.3 Bodega de herramientas y equipamiento .............................................................................. 219 6.3.1 Maestro ................................................................................................................................. 219 6.3.1.1 Maestro de unidades ............................................................................................................. 220 6.3.1.2 Maestro de bodegas ............................................................................................................. 220 6.3.1.3 Maestro de ítems .................................................................................................................. 221 6.4 Consulta ................................................................................................................................ 222 6.4.1 Consulta de ingresos ............................................................................................................ 223 6.4.2 Consulta de egresos ............................................................................................................. 224 6.4.3 Consulta de ajustes ............................................................................................................... 225 6.4.4 Consulta de bajas ................................................................................................................. 225 6.4.5 Consulta de maestro / existencias ........................................................................................ 226 6.4.6 Consulta de resumen de movimientos .................................................................................. 226

C&V Ingeniería Cía. Ltda. IV

Manual del Usuario

Capítulo 7: Módulos auxiliares................................................................................................ 228

7.1 Introducción ........................................................................................................................... 228 7.2 Vista global de información .................................................................................................. 228 7.2.1 Opciones básicas .................................................................................................................. 229 7.2.2 Opciones de lista ................................................................................................................... 229 7.2.3 Estado de funcionamiento ..................................................................................................... 230 7.2.4 Sub-listado ............................................................................................................................ 230 7.2.5 Puntos de referencia gráfica ................................................................................................. 232 7.2.6 Puntos de referencia gráfica (Referencias de ubicación) ...................................................... 232 7.2.7 Seleccionar ítem ................................................................................................................... 233 7.2.8 Ir a … ubicación/referencia .................................................................................................. 234 7.2.9 Origen ................................................................................................................................... 234 7.2.10 Imprimir ................................................................................................................................. 234 7.3 Referencias gráficas ............................................................................................................. 235 7.3.1 Opciones principales .............................................................................................................. 235 7.3.2 Vincular referencias gráficas a instalaciones ......................................................................... 239 7.4 Documentación técnica ......................................................................................................... 242 7.4.1 Principales opciones en la ventana del módulo de documentación técnica .......................... 243 7.5 Reportes ................................................................................................................................ 247 7.6 Configuración de usuarios y seguridades ............................................................................. 251 7.7 Módulo de Compras .............................................................................................................. 256 7.8 Módulo de Activos ................................................................................................................. 257 7.9 Módulo de Personal .............................................................................................................. 258

1.1 Introducción

1.2 Características y requerimientos

generales

1.3 Ingreso e inicio de una sesión de

trabajo en SisMAC

1.4 Descripción general del entorno

SisMAC

Conceptos Básicos

Capítulo 1:

C&V Ingeniería Cía. Ltda. 1

Manual del Usuario

1.1 Introducción.

Hace algunos años se pensaba que el mantenimiento consistía solamente en reparar equipos cuando estos

se averiaban, en la actualidad este concepto es obsoleto, y hoy en día es un campo altamente

especializado el mismo que requiere información inmediata en lo referente a: costos de mantenimiento,

índices de mantenimiento, disponibilidad de equipos, fiabilidad, cronogramas de mantenimiento, etc. para

poder planificar, ejecutar y evaluar la administración y ejecución del mantenimiento, todo esto debido a:

La existencia de un mercado en permanente globalización y altamente competitivo.

El alto costo de substitución de los equipos.

La necesidad de cada día alcanzar estándares más altos.

El porcentaje que representan los gastos de mantenimiento en los costos de producción.

SisMAC está en la capacidad de administrar toda la gestión de mantenimiento de una empresa y llegar ha

convertirse en una herramienta de trabajo irremplazable para la gerencia, jefaturas y usuarios claves de

mantenimiento, ya que fue creado para ayudar a optimizar la gestión de Mantenimiento.

1.2 Características y requerimientos generales.

El sistema SisMAC usa como base de datos Access o cualquier otro tipo de base de datos que permita

utilizar conectividad ODBC como son: SQL Server, Oracle, Informix, DB2, SQL Base, entre otras y su

lenguaje de programación es Visual Basic, SisMAC significa Sistema de Mantenimiento Asistido por

Computador.

SisMAC necesita como mínimo un computador Pentium II (o su equivalente) con 16Mb en memoria

RAM y Windows 95.

Entre las características principales tenemos:

Multi-usuario.

Multi-empresa.

Paramétrico.

1.3 Ingreso e inicio de una sesión de trabajo en SisMAC.

Después de ejecutar el programa de instalación, estará listo para iniciar una sesión de trabajo en SisMAC.

A continuación se muestra los pasos a seguir para ingresar al sistema SisMAC.

Para abrir el programa SisMAC tenemos dos opciones: Puede hacerlo desde el icono ubicado en el

escritorio del computador o desplegando el menú Inicio / Todos los programas / SisMAC, hecho esto se

presentará la ventana principal del sistema solicitando el nombre de usuario y su respectiva contraseña,

una vez ingresados correctamente, pulsar enter. (Ver Figura 1.1)


Manual del Usuario

Figura 1.1 Acceso e inicio de sesión en SisMAC.

1.4 Descripción general del entorno SisMAC.

Al abrir SisMAC aparece la ventana principal en la parte central del escritorio y la barra de acceso

rápido en la parte superior derecha del escritorio. (Ver Figura 1.2)

Figura 1.2 Ventana principal (izq), barra de acceso rápido (der)

La ventana principal SisMAC muestra un menú compuestos por íconos relacionados con los módulos y

opciones principales que de describe a continuación:


Manual del Usuario

Figura 1.3 Módulos, sub módulos, utilitarios y seguridad de SisMAC

A continuación se indica un listado de los módulos principales, sub módulos y utilitarios que SisMAC

posee:

Tabla 1.1: Módulos principales

Ícono Descripción

Instalaciones (inventario técnico)

Fichas técnicas

LBR (Lista base de recambios)

Mantenimiento

Inventarios de materiales y repuestos

Compras (adquisiciones)

Activos Fijos

Personal

La selección de uno de los módulos principales de SisMAC, presenta un submenú de íconos secundarios

que corresponden a al sub módulo seleccionado:

Tabla 1.2: Sub módulos

Ícono Descripción

Ingreso

Parámetros

Consulta

Tabla 1.3: Utilitarios

Ícono Descripción

Global (vista global de información)

Gráficos (referencias gráficas.)

Documentos (documentación técnica)

Informes (reportes gerenciales)

La barra de acceso rápido , está siempre visible en la parte superior derecha del escritorio, ésta

barra posee cinco opciones principales que se describen a continuación.

Mostrar/Ocultar.- Esta opción le permite al usuario mostrar u ocultar la pantalla principal de SisMAC.

Salir de SisMAC.- Cierra completamente el programa.

Módulos

Sub módulos

Utilitarios

Seguridad


Manual del Usuario

Mensajería.- Esta opción permite tener un servicio de mensajería instantánea (chat) entre los diferentes

usuario SisMAC que en ese momento se encuentren activos, (ver figura 1,5).

Desplegar/Ocultar íconos.- Esta opción permite desplegar una barra en donde el usuario puede

visualizar y navegar entre los diferentes módulos activos (ver figura 1.4 etiqueta ventanas activas).

Mover.- Esta opción le permite mover la barra de acceso rápido hacia otro lugar del escritorio del

computador.

Figura 1.4 Opciones de la barra de acceso rápido

Figura 1.5 Mensajería (chat) entre red de usuarios SisMAC

2.1 Introducción al módulo de

Instalaciones.

2.2 Parámetro de Instalaciones.

2.3 Ingreso de Instalaciones.

2.4 Consulta de Instalaciones.

Inventario Técnico

Capítulo 2:


Manual del Usuario

2.1 Introducción al módulo de Instalaciones.

El primer paso que se debe dar para poder trabajar con SisMAC es codificar e inventariar las

instalaciones, equipos o bienes que una empresa posee y del cual se requiere controlar su mantenimiento.

El módulo de inventario técnico tiene los siguientes objetivos principales:

Saber dónde y cómo está conformado las diferentes instalaciones, equipos y/o bienes en base a

niveles jerárquicos de información como son: localizaciones, áreas de proceso, sistemas, equipos,

componentes y elementos.

Establecer la base sobre la cual se va a vincular toda la información que posee cada activo

ingresado, esta información puede ser: datos de placa, repuesto en bodega, gráficos (planos,

fotografías, etc.), manuales, planes de mantenimiento, datos de la adquisición del bien, contadores

(horómetros, kilometrajes, etc.), historial de mediciones realizadas (vibraciones, temperatura, etc.),

entre otras.

Crear los vínculos con contabilidad para seguimiento de costos (centros de costos, activos fijos,

etc.).

El primero y principal objetivo de este módulo es saber dónde y cómo está conformado las instalaciones,

equipos y/o bienes, y esto se lo logra a través de los niveles jerárquicos los cuales son:

Tabla 2.1: Descripción de los niveles jerárquicos.

Nivel Nombre predefinido Descripción

1 Localizaciones Plantas industriales, repartos, frentes de trabajo, o cualquier otro nombre que el usuario determine.

2 Áreas de proceso Secciones productivas, centros de producción, o cualquier otro nombre que el usuario determine

3 Sistemas Maquinaria, máquina o cualquier otro nombre que el usuario determine.

4 Equipos Partes o cualquier otro nombre que el usuario determine.

5 Componentes Partes de un equipo o cualquier otro nombre que el usuario determine.

6 Elementos Partes de un componente o cualquier otro nombre que el usuario determine.

Tabla 2.2: Descripción general de íconos.

Ícono Descripción

Nuevo Sirve para crear un nuevo ítem

Editar Sirve para editar la información de un ítem existente

Eliminar Sirve para eliminar un ítem existente

Referencias gráficas Esta opción permite que el usuario asigne referencias gráficas (foto, planos, etc.), al Tipo de Localización ingresado.

2.2 Parámetros de Instalaciones.

Antes del ingreso de las instalaciones codificadas e inventariadas de una empresa, se debe configurar los

parámetros con los cuales va a trabajar el módulo de inventarios, es aquí donde se declaran todas las

siglas a ser utilizadas y se crean los vínculos con otros módulos, a continuación en la tabla 2.3 se presenta

el listado de los parámetros que deben ser llenadas por el usuario, antes de iniciar el proceso de

implementación de SisMAC.

Tabla 2.3: Descripción general de íconos.

Ítems a configurar

Niveles jerárquicos. Subclase de nivel 4 (Equipo)

Niveles de clasificación. Tipos de nivel 5 (Componentes)

Clasificación Instalaciones Clase de nivel 5 (Componentes)

Tipos de nivel 1 (Localizaciones) Departamentos

Clases de nivel 1 (Localizaciones) Secciones

Tipos de nivel 2 (Centros de producción) Centros de costo

Clases de nivel 2 (Centros de producción) Cuentas contables

Familias de nivel 3 (Maquinaria) Marcas

Tipos de nivel 3 (Maquinaria) Marcas por familia de equipos

Clase de nivel 3 (Maquinaria) Marcas – Especificaciones

Familias de nivel 4 (Equipo) Tipos de seguro

Tipos de nivel 4 (Equipo) Partidas presupuestarias

Clase de nivel 4 (Equipo)


Manual del Usuario

Para ingresar a la ventana de parámetros instalaciones, el usuario en la ventana principal del programa

debe dar un clic en el módulo de “Instalaciones” y luego un clic en el ícono de “Instalaciones

Parámetros”, como se muestra en la siguiente figura.

Figura 2.1 Selección de Instalaciones – parámetros.

Luego de haber pulsado sobre el ícono correspondiente a “Instalaciones – Parámetros”, aparecerá la

ventana de la figura 2.2, en la cual se puede apreciar un listado de los parámetros que deben ser

configurados por el usuario y que representan los parámetros propios de cada empresa, además podemos

apreciar también la primera tabla que debe ser llenada y configurada por el usuario que es la tabla de los

“Niveles jerárquicos”.

Figura 2.2 Ventana de Inventario técnico – Parámetros.

2.2.1 Niveles Jerárquicos.

En la figura 2.2 se muestra la ventana de “Niveles jerárquicos”, en esta ventana el usuario define el

nombre de los seis diferentes niveles jerárquicos que conforman el árbol del inventario de las

instalaciones, por ejemplo el primer nivel se llama por defecto “Localización”, si en la empresa del

usuario no es aplicable este nombre, puede ser cambiado por uno que la empresa considere apropiado.

Figura 2.3 Edición del primer nivel jerárquico.

Tabla 2.4: Información a ingresar para la configuración de niveles jerárquicos

Ítem Descripción

Desc. (a) Descripción abreviada del nombre elegido

Desc. (s) Descripción en singular del nombre elegido

Desc. (p) Descripción en plural del nombre elegido


Manual del Usuario

2.2.2 Estructura de código.

En esta opción el usuario diseña la estructura del código que desea utilizar para las instalaciones que va a

mantener; para acceder a esta opción el usuario tiene que estar en la opción de “Niveles jerárquicos” y

dar un clic en el ícono de “Estructura de código”, luego de lo cual se presentará la siguiente ventana.

Figura 2.4 Ventana Estructura de código.

El programa permite configurar el código de localización (nivel 1), área de proceso (nivel 2), sistema

(nivel 3) y equipo (nivel 4).

En la figura se puede observar que existen cuatro secciones de diferentes colores que representan a cada

uno de los niveles y en cada una de las secciones existe unos casilleros los cuales deben ser seleccionados

dando un clic para indicarle al programa que deseamos que esto sea parte del código que deseamos

visualizar. Tabla 2.5: Nomenclatura utilizada para la estructura de codificación

Ítem Descripción

F Es cuando deseamos que los códigos de familias (de sistemas y equipos) que son declarados previamente formen parte del código.

T Es cuando deseamos que los códigos de Tipos (de localizaciones, área de procesos, sistemas y equipos) que son declarados previamente formen parte del código.

# Es cuando deseamos asignarle una parte numérica al código que puede ser usado como un contador.

A Es cuando deseamos asignarle una parte alfanumérica al código.

L Es cuando deseamos asignarle una parte literal al código.

Además para: , A y L el usuario puede determinar el número de dígitos que constituyen el ancho del

campo para cada nivel, para esto el usuario debe dar un clic en el campo que desee determinar su

longitud, luego dar otro clic con el botón derecho del mouse luego de lo cual se presentará la siguiente

ventana:

Figura 2.5 Configuración de la estructura de código a utilizar.

En esta opción además de determinar la longitud de los campos #, L y A, el usuario tiene la posibilidad

de determinar la posición de cada uno de los campos dentro de la “Estructura del código” dando un clic


Manual del Usuario

en la opción Mover a la izquierda o en la opción Mover a la derecha, también puede ocultar un campo que

desee ingresar pero que no desee visualizar en la estructura del código, esto lo hace dando un clic en la

opción Oculto.

2.2.3 Datos Adicionales.

Para cada uno de los seis niveles jerárquicos SisMAC da la posibilidad que el usuario cree 10 campos

adicionales para el ingreso de información. Para parametrizar los campos adicionales el usuario debe

posicionarse en la ventana de “Niveles jerárquicos” figura 2.2 y elegir uno de los seis niveles jerárquicos,

luego dar un clic en el ícono de “Datos adicionales” luego de lo cual se desplegará la siguiente

ventana:

Figura 2.6 Ventana datos adicionales.

En esta ventana se debe dar un clic el ícono de editar , luego de lo cual el usuario procede a seleccionar

cualquiera de los 10 campos adicionales dando un clic en el ícono y además debe ingresar el nombre

que desee darle al campo adicional seleccionado y activado.

2.2.4 Niveles de Clasificación.

Los niveles jerárquicos para realizar el inventario de instalaciones a mantener son seis, pero algunas

empresas pueden requerir niveles jerárquicos adicionales para lo cual SisMAC permite crear “n” niveles

jerárquicos adicionales mediante la opción “Niveles de clasificación”, dichos niveles siempre serán

superiores al nivel 1 (localizaciones) que viene predefinido en SisMAC.

Figura 2.7 Niveles de clasificación.

Tabla 2.6: Información a ingresar en niveles de clasificación Ítem Descripción

Nivel Es número o código de jerarquía del nivel creado.

Desc. (a) Es una descripción abreviada del nombre del nivel jerárquico.

Desc. (s) Es una descripción en singular del nombre del nivel jerárquico.

Long. Representa el número de dígitos del código del nivel jerárquico.

Desc. (p) Es una descripción en plural del nombre del nivel jerárquico.


Manual del Usuario

2.2.5 Clasificación Instalaciones.

Una vez que se han creado los “n” niveles jerárquicos adicionales requeridos el siguiente paso es ingresar

la información en cada uno de los niveles creados, por ejemplo en la figura anterior se puede observar que

se crearon 4 niveles jerárquicos adicionales que son: Continentes, Países, Provincias y Ciudades, el

siguiente paso es ingresar primero el listado de mayor jerarquía en este caso el listado de Continentes,

luego los listado de Países, Provincias y Ciudades.

En la siguiente pantalla debemos proceder a ingresar el listado del nuevo nivel jerárquico 1 que en nuestro

ejemplo se llama continentes:

Figura 2.8 Clasificación de instalaciones.

Luego si es que hemos creado más niveles jerárquicos adicionales debemos dar un clic en el ícono

seleccionar ítem , luego de lo cual SisMAC nos presentará la siguiente pantalla:

Figura 2.9 Niveles jerárquicos - selección de país.

Damos doble clic en el nombre del nivel de mayor jerarquía que creamos anteriormente, que en este caso

es América del Sur, luego de lo cual se presenta el listado de los Países que ingresamos previamente, tal

como se muestra en la figura 2.8.

Figura 2.10 Clasificación de instalaciones - Ingreso de provincias.


Manual del Usuario

Seleccionamos el País en el cual queremos trabajar y procedemos a dar un clic en el ícono aceptar, luego

de lo cual se presentará la pantalla que se observa en la figura 2.10.

Procedemos a ingresar el listado de las provincias del país seleccionado y este proceso se repite para los

“n” niveles creados.

Tabla 2.7: Información a ingresar en clasificación de instalaciones

Ítem Descripción

Código Es el código del nivel ingresado.

Descripción Es la descripción del nivel ingresado.

2.2.6 Tipos de Localizaciones (Nivel 1).

En esta ventana (Ver figura 2.11) el usuario define los códigos de los tipos de localizaciones, cabe

recordar que SisMAC es un programa multi-empresa; y el mismo, puede ser adquirido por un grupo de

empresas que esté constituido, por ejemplo por: 7 empresas de transporte, 8 empresas textiles, 10

empresas de generación eléctrica, etc. y configurado para administrarlas, sin importar su naturaleza.

Es importante poder obtener reportes totales, o agrupados por actividad o individuales, etc., por lo cual se

deben crear estos códigos de localización.

Figura 2.11 Tipos de localizaciones.

Tabla 2.8: Información a ingresar para tipos de localizaciones Ítem Descripción

Código Es el código del Tipo de Localizaciones.

Descripción Es la descripción completa sobre el código de Tipo de Localizaciones ingresado.

Logotipo Opcionalmente se puede ingresar un ícono que represente al Tipo de Localización. Para hacerlo debe dar doble clic en el espacio designado para el logo.

Acotaciones adicionales: Estos códigos de tipos de localizaciones son los que se representan a la opción

en la “estructura de código para localizaciones”.

2.2.7 Clase de Localizaciones (Nivel 1).

Una vez que el usuario ha ingresado la tabla de códigos de tipos de localizaciones, el usuario tiene la

opción de ingresar los códigos de “Clases de Localizaciones” para cada uno de los tipos previamente

ingresados.

Figura 2.12 Clase de localizaciones.


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Tabla 2.9: Información a ingresar para clase de localizaciones Ítem Descripción

Código Es el código de Clase de Localizaciones.

Descripción Es la descripción completa sobre el código ingresado.

Logotipo Opcionalmente se puede ingresar un ícono que represente la Clase de Localización. Para hacerlo debe dar doble clic en el espacio designado para el logo.

2.2.8 Tipos de Áreas de Proceso (Nivel 2).

En esta tabla de parametrización el usuario define los códigos de los “Tipos de Áreas de proceso”. Por

área de proceso se entiende una línea de producción (Por ejemplo: TR= Trituración, EN= Ensacado, etc.)

o un conjunto de sistemas que cumplen una función, este tipo de códigos sirven para realizar búsquedas o

para reportes agrupados por tipo de área. Por ejemplo en una empresa se tiene 8 áreas de trituración

diferentes, pero se requiere un informe unificado de los costos de mantenimiento de la actividad de

trituración.

Figura 2.13 Tipo de áreas de proceso.

Tabla 2.10: Información a ingresar para tipos de áreas de proceso Ítem Descripción

Código Es el código del Tipo de Área de Proceso.

Descripción Es la descripción completa sobre el código de Tipo de Área de Proceso ingresado.

Logotipo Opcionalmente se puede ingresar un ícono que represente la Tipo de Área de Proceso. Para hacerlo debe dar doble clic en el espacio designado para el logo.

Acotaciones adicionales: Estos códigos de tipos de área son los que se representan a la opción en la

estructura de código para áreas de proceso (Ver figura 2.5).

2.2.9 Clases de Áreas de Proceso (Nivel 2).

Una vez que se ha ingresado la tabla de códigos de tipos de área, el usuario tiene la opción de ingresar

una tabla de códigos de “Clases de áreas de proceso” para cada uno de los tipos previamente ingresados.

Figura 2.14 Clase de áreas de proceso.


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Tabla 2.11: Información a ingresar para clase de áreas de proceso Ítem Descripción

Código Es el código de Clase de Área de Proceso.

Descripción Es la descripción completa sobre el código de Clase de Área de Proceso ingresado.

Logotipo Opcionalmente se puede ingresar un ícono que represente la Clase de Área de Proceso. Para hacerlo debe dar doble clic en el espacio designado para el logo.

2.2.10 Familias de Sistemas (Nivel 3).

En esta tabla de parametrización el usuario debe definir los códigos de “Familias de Sistemas”, por

Sistema se entiende que es un grupo de equipos (mecánicos, eléctricos, electrónicos, etc.), que cumplen

una función (una banda transportadora, una estación de bombeo, etc.), este tipo de códigos sirve para

realizar búsquedas o para reportes agrupados por tipo de Sistemas. Por ejemplo, en una empresa se desea

conocer cuántas estaciones de bombeo se tienen o cuántos vehículos, etc.

Figura 2.15 Familias de sistemas.

Tabla 2.12: Información a ingresar para familias de sistemas

Ítem Descripción

Código Es el código de la Familia de Sistema.

Descripción Es la descripción completa sobre el código de Familia de Sistema ingresado.

Acotaciones adicionales: Estos códigos de Familias de sistemas son los que se representan en la opción

en la estructura de código para sistema (ver figura 2.5).

2.2.11 Tipos de Sistemas (Nivel 3).

Una vez que se ha ingresado la tabla de códigos de familias de sistemas, el usuario tiene la opción de

ingresar una tabla de códigos de “Tipos de Sistemas” para cada familia previamente ingresada.

Figura 2.16 Tipo de sistemas.

Tabla 2.13: Información a ingresar para familias de sistemas

Ítem Descripción

Código Es el código de Tipo de Sistema.

Descripción Es la descripción completa sobre el código de ingresado.

Logotipo Opcionalmente se puede ingresar un ícono que represente al Tipo de Sistemas. Para hacerlo debe dar doble clic en el espacio designado para el logo.

Acotaciones adicionales: Estos códigos de “Tipo de Sistema” son los que se representan a la opción en

la estructura de código para Sistema (ver figura 2.5).


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2.2.12 Clases de Sistemas (Nivel 3).

Una vez que se ha ingresado la tabla de códigos de “Tipos de sistemas”, el usuario tiene la opción de

ingresar una tabla de códigos de “Clases de sistemas” para cada uno de los Tipos previamente

ingresados.

Figura 2.17 Clase de sistemas.

Tabla 2.14: Información a ingresar para clase de sistemas

Ítem Descripción

Código Es el código de Clase de Sistema.


Logotipo Opcionalmente se puede ingresar un ícono que represente a la Clase de Sistema. Para hacerlo debe dar doble clic en el espacio designado para el logo.

2.2.13 Familias de Equipos (Nivel 4).

Figura 2.18 Familias de equipos.

Esta es una de las tablas más importantes, debido a que a partir de la misma se generan otras tablas como

son:

Tipos de equipos.

Clases de equipos

Subclase de equipos

Tipos de componentes.

Clase de componentes.

En la figura 2.18 se puede apreciar un listado con los códigos de las familias de equipos. Tabla 2.15: Información a ingresar para familias de equipos.

Ítem Descripción

Código Es el código de la Familia de Equipos.


Acotaciones adicionales: Estos códigos de Familias de Equipos son los que se representan a la opción

en la estructura de código para equipos (ver figura 2.5). 2.2.14 Tipos de Equipos (Nivel 4).

Esta tabla se genera a partir de los códigos de familias de equipos previamente declarados, esta tabla es

muy importante porque da origen a otras tablas como son:

Tabla de códigos de clases de equipos.

Tabla de códigos de subclase de equipos.


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Otro motivo por el que es importante esta tabla es, por el módulo de Mantenimiento ya que se constituye

en la base del mismo, debido a que para cada uno de los tipos de equipos que declare el usuario deberá

crear bancos de tareas de mantenimiento que corresponderá a cada tipo de equipo creado.

En la figura 2.19 se puede apreciar un listado de los códigos de tipos de equipos para la familia de

equipos mecánicos.

Figura 2.19 Tipo de equipos.

Acotaciones adicionales: Estos códigos de tipos de equipos son los que se representan a la opción en

la estructura de código para equipos (ver figura 2.5).

Tabla 2.16: Información a ingresar para tipos de equipos. Ítem Descripción

Código Es el código del Tipo de Equipo.

Descripción Es la descripción completa sobre el Tipo de Equipo ingresado.

Logotipo Opcionalmente se puede ingresar un ícono que represente al Tipo de Equipo. Para hacerlo debe dar doble clic en el espacio designado para el logo.

2.2.15 Clases de Equipos (Nivel 4).

Figura 2.20 Clase de equipos.

La tabla de “Clases de Equipos” está ligada a las tablas de definiciones de familia y a la de tipo de

equipos, en esta tabla el usuario ingresa las diferentes clases de equipos en las que puede clasificarse o

subdividirse un determinado tipo de equipo.

En la figura 2.20 se puede apreciar un listado de las diferentes clases de transmisiones mecánicas que

pueden existir, los datos requeridos para cada clase de equipo son las siguientes:

Tabla 2.17: Información a ingresar para tipos de equipos.

Ítem Descripción

Código Es el código de la Clase de Equipo.

Descripción Es la descripción completa sobre de la Clase de Equipo ingresado.

Logotipo Opcionalmente se puede ingresar un ícono que represente a la Clase de Equipo. Para hacerlo debe dar doble clic en el espacio designado para el logo.

Para cada clase de equipo el usuario también tiene la posibilidad de crear un banco de tareas de

mantenimiento.


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2.2.16 Subclases de Equipos (Nivel 4).

Existen ciertos tipos de equipos que no basta con desglosarlos o dividirlos en clases, sino que requieren

un desglose o división mayor, por este motivo se creó una tabla para poder declarar todas las posibles

subclases que puede tener una clase de equipo.

Para cada clase de equipo el usuario también tiene la posibilidad de crear un banco de tareas de

mantenimiento.

En la siguiente figura se puede apreciar un listado de las diferentes subclases de acoples que pueden

existir, los datos requeridos para cada subclase de equipo son las siguientes:

Código de Familia de equipos

Código del Tipo de equipo

Código de Clase de equipo.

Código de Sub Clase de equipo

Descripción de Sub Clase de equipo

Figura 2.21 Sub clase de equipos.

Tabla 2.18: Información a ingresar para sub clase de equipos.

Ítem Descripción

Código Es el código de la Subclase de Equipo.

Descripción Es la descripción completa sobre de la Subclase de Equipo ingresado.

Logotipo Opcionalmente se puede ingresar un ícono que represente a la Subclase de Equipo. Para hacerlo debe dar doble clic en el espacio designado para el logo.

2.2.17 Tipos de Componentes (Nivel 5).

Uno de los objetivos principales del módulo de inventario técnico es saber cómo están constituidos los

equipos, para el efecto se tienen dos niveles jerárquicos expresamente para esto, los cuales son;

componentes y elementos, el usuario debe definir una tabla para códigos de “Tipos de componentes”.

Tabla 2.19: Información a ingresar para tipo de componentes.

Ítem Descripción

Código Es el código del Tipo de Componente.

Descripción Es la descripción completa sobre el Tipo de Componente ingresado.

Figura 2.22 Tipo de componentes.

Familias

de equipos


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2.2.18 Clases de Componentes (Nivel 5).

La tabla de “Clases de Componentes” está ligada a las tablas de definiciones de familias de equipos y a la

de tipo de componentes, en esta tabla el usuario ingresa las diferentes clases de componentes en las que

puede clasificarse o subdividirse un determinado tipo de componente.

Figura 2.23 Clase de componentes.

Tabla 2.20: Información a ingresar para tipo de componentes.

Ítem Descripción

Código Es el código de la Clase de Componente.

Descripción Es la descripción completa sobre la Clase de Componente ingresado.

2.2.19 Códigos de Departamentos.

En esta opción el usuario crea los códigos para cada uno de los departamentos tanto los que ejecutan,

controlan, planifican o que requieren mantenimiento, esta tabla es propia de cada empresa y es tomada del

organigrama de la misma.

Figura 2.24 Departamentos.

Tabla 2.21: Información a ingresar para departamentos.

Ítem Descripción

Código Es el código de un Departamento.

Descripción Es la descripción completa sobre el Departamento ingresado.

2.2.20 Códigos de Secciones.

Luego de que el usuario ha generado la tabla de códigos de departamentos, se debe proceder a llenar la

tabla de secciones, que conforman cada uno de los departamentos, esta información también se obtiene

del organigrama de la empresa.

En la figura 2.25 se puede apreciar un listado de secciones del departamento de producción.

Tabla 2.22: Información a ingresar para secciones.

Ítem Descripción

Código Es el código de una Sección.

Descripción Es la descripción completa sobre la Sección ingresada.

Centro de costo A cada sección se le debe asignar un código de centro de costos.


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Figura 2.25 Secciones.

2.2.21 Centros de Costos.

El propósito de esta tabla es crear un vínculo con el área contable de la empresa, para poder realizar un

seguimiento de costos, estos códigos de “Centros de Costos” son usados en muchas partes del programa

como son: secciones de mantenimiento, equipos, personal, etc. Estos códigos son tomados del plan

contable de la empresa.

Figura 2.26 Centros de costo.

Tabla 2.23: Información a ingresar para centros de costo. Ítem Descripción

Código Es el código del Centro de Costos.

Descripción Es la descripción completa sobre el Centro de Costos ingresada.

2.2.22 Cuentas Contables.

En esta opción es donde el usuario ingresa el plan de cuentas contables de la empresa.

Figura 2.27 Cuentas contables.

Tabla 2.24: Información a ingresar para centros de costo. Ítem Descripción

Código Es el código de la Cuenta Contable.

Descripción Es la descripción completa sobre la Cuenta Contable ingresada.


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2.2.23 Banco de Marcas.

En esta opción el usuario crea un banco de marcas que serán asignadas a los sistemas, equipos,

componentes y elementos de las instalaciones a mantener, esta tabla de Marcas sirve para realizar

búsquedas o seguimiento y reportes de costos de mantenimiento y de fiabilidad.

Figura 2.28 Marcas.

Tabla 2.25: Información a ingresar para marcas.

Ítem Descripción

Descripción Es el nombre de la Marca a ingresar.

2.2.24 Banco de marcas por familias de equipos.

Luego de que se ha ingresado el banco de marcas, el usuario tiene la opción de agrupar estas marcas por

familia de equipo.

Figura 2.29 Familia de equipos – marcas.

2.2.25 Tipos de Seguros.

En esta opción el usuario puede ingresar los diferentes tipos de seguro que involucra o cubren a las

instalaciones inventariadas.

Figura 2.30 Tipo de seguro.

Tabla 2.26: Información a ingresar para tipo de seguro.

Ítem Descripción

Código Es el código del Tipo de Seguro.

Descripción Es el nombre del Tipo de Seguro ingresado.


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2.2.26 Partidas presupuestarias.

Cada empresa posee una lista de partidas presupuestarias, SisMAC a través de una interfaz con el sistema

contable que la empresa posea permite migrar esta información, para que pueda ser usada en los ventanas

que se requieran; en el caso de que la migración no sea posible, se lo puede realizar manualmente.

Figura 5.31 Creación de partidas presupuestarias.

Para ingresar manualmente una partida presupuestaria, nos ubicamos en “Inventario Técnico –

Parámetros”, seleccionamos la opción “Partidas presupuestarias”, seleccionamos nuevo , en la parte

superior de la pantalla seleccionamos el Departamento y Sección a la que corresponderá la partida

presupuestaria.

Tabla 2.27 Información a ingresar.

Ítem Descripción

Cód. Es el código de la partida presupuestaria.

Dsc. Es la descripción de la partida presupuestaria.

xDef. Es el presupuesto por defecto en listado actual.

i Es el monto que corresponde a la partida presupuestaria. En el casillero de la derecha, se debe ingresar la fecha de inicio de vigencia de esta partida presupuestaria.

a Es el monto actualizado de la partida presupuestaria a la respectiva fecha.

f Es el monto final de la partida presupuestaria con la fecha final de vigencia de la partida presupuestaria.

2.3 Ingreso Instalaciones.

Como Ingreso de inventario técnico se entiende, editar, ingresar, eliminar, mover, copiar y/o ubicar

información; en cualquiera de los niveles jerárquicos existentes (Localizaciones, áreas de proceso,

sistemas, equipos, componentes y elementos). El proceso de ingreso a esta opción es dando un clic en el

módulo de “Instalaciones” y luego un clic en el ícono “Instalaciones – Ingreso”, tal como muestra la

siguiente figura:

Figura 2.32 Selección de Instalaciones – ingreso.


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2.3.1 Principales opciones de ingreso de inventario técnico.

Figura 2.33 Ventana inventario técnico – ingreso.

Una vez configurado SisMAC en “Instalaciones – Parámetros” el programa está listo para recibir

información, en la figura 2.32 se observa la ventana de “Instalaciones – Ingreso”, la misma que se

presenta luego de dar un clic sobre el ícono correspondiente, (Ver figura 2.31).

Existen opciones que son comunes para todas las ventanas de ingreso inventario técnico, por tal motivo

procederemos a describir que hace cada una de ellas en esta sección, y se omitirá esta explicación en cada

uno de los niveles jerárquicos, a continuación se presenta una lista con las opciones comunes:

Opciones comunes en el Módulo de Instalaciones

a. Subir y bajar de nivel

b. Opciones

c. Nivel actual

d. Opciones principales para modificación de información

e. Histórico.

f. Equipos

g. Ver información completa.

h. Ver equipos por familia

i. Opción Más información.

j. Opciones de Lista.

k. Ocultar columnas

a. Subir y bajar de nivel.- En la figura 2.33 se puede observar un esquema de las jerarquías de los

cuatro niveles principales, en el cuál se puede apreciar que si el nivel es superior o inferior a otro.

Figura 2.34 Árbol descriptivo de niveles jerárquicos.

Subir de nivel Bajar de nivel


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Figura 2.35 Subir y bajar de nivel.

b. Opciones.- En la esquina superior izquierda de la ventana de la figura 2.35 se puede apreciar la

palabra “Opciones”, cuando el usuario da un clic, el sistema presenta la ventana que se observa en la

siguiente figura.

Figura 2.36 Opciones en inventario técnico – ingreso.

“Opciones” nos despliega un menú con tres alternativas las que son: Actualizar, Re listar y Salir.

Tabla 2.28: Descripción menú opciones.

Ítem Descripción

Actualizar Se usa cuando el usuario quiere que el mismo nivel jerárquico en el cual se encuentra la ventana de listado de inventario por niveles se actualice en la presente ventana.

Re listar Se usa cuando se ha realizado alguna modificación en el orden y se desea visualizar la misma.

Salir Se ejecuta cuando el usuario desea salir de la presente opción.

c. Nivel actual.- Nivel actual le indica al usuario en qué nivel jerárquico se encuentra posicionado en ese

momento sea: Localización, Área, Sistema, Equipo, Componente o Elemento.

Bajar de nivel

Subir de nivel


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Figura 2.37 Nivel actual.

d. Opciones principales para modificación de información.- Existen ciertas opciones de modificación

de información que son comunes para todos los niveles jerárquicos como las siguientes:

Tabla 2.29: Botones comunes.

Ícono Nombre Descripción

Nuevo Permite que el usuario ingrese un nuevo ítem de información en el nivel que desee.

Editar Cuando se requiere cambiar un código o descripción ya existente

Eliminar Permite eliminar un código y descripción existente

Copiar

Permite que el usuario copie lo que desee (toda una planta, toda una área, todo un sistema, un equipo, un componente, un elemento), la copia se realiza cuando se trata de ítem iguales o muy parecidos (para luego editar lo copiado), esta copia es total (desgloses, datos de placa, repuestos, etc.)

Desplazar arriba

Como se puede observar en la Figura 2.32 SisMAC presenta el inventario de los niveles jerárquicos a manera de listas, cuando se desea que uno de los ítems se desplace hacia arriba dentro de su lista se aplica esta opción.

Desplazar abajo

Como se puede observar en la Figura 2.32 SisMAC presenta el inventario de los niveles jerárquicos a manera de listas, cuando se desea que uno de los ítems se desplace hacia abajo dentro de su lista se aplica esta opción.

Mover

Esta opción se la usa cuando un ítem (área, sistema, equipos, componente o elemento) va a ser movido físicamente a otro lugar.

Ubicar

Esta opción se la usa con equipos que forman parte de un conjunto de equipos (sistemas) pero que físicamente se encuentran en otro lugar. Por ejemplo: un centro de control de un motor eléctrico (arranque del motor), una alarma, un display, etc.

Registro de modificaciones

Esta opción cuando se encuentra activa, solicita al usuario cada vez que ejecute alguna modificación (edición, eliminación, transferidos, etc.) de la información ya ingresada, que justifique el porqué de la modificación efectuada.

Referencias gráficas

Esta opción permite que el usuario asigne “n” gráficos a cada ítem en cualquier nivel (localización, área, sistema, equipo, etc.).

Referencias de Ubicación

Esta opción nos permite relacionar gráficamente una instalación con otra o con “n” instalaciones que se encuentren en el mismo nivel jerárquico, esta opción está disponible para los niveles de: localizaciones, áreas de proceso y sistemas. El uso de ésta opción se describe en la sección 2.3.2.1

Importar datos desde archivo Excel

Esta opción le permite generar el inventario en SisMAC en todos los niveles jerárquicos (localización, área, sistema, equipo, componentes y elementos), importando datos desde un archivo Excel. El uso de esta herramienta se detallará en la sección 2.3.8 del presente documento.

e. Históricos.- Esta opción permite visualizar el registro de las modificaciones realizadas en el

inventario de jerárquico de instalaciones a mantener.

Nivel actual


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Figura 2.38 Históricos.

Cuando seleccionamos la opción de modificaciones dentro del menú histórico tenemos la siguiente

pantalla:

Figura 2.39 Histórico de modificaciones.

f. Equipos.- Esta opción está disponible para el nivel 4 (equipos) y consta de dos sub-opciones: Grupos

de equipos relacionados y Grupos de equipos standby.

Figura 2.40 Equipos.

Grupos de Equipos relacionados: esta opción se utiliza cuando un sistema está constituido

por una gran cantidad de equipos y algunos de ellos están relacionados entre sí porque cumplen

funciones específicas y se desea formar grupos con estos equipos.

El primer paso, es ubicarse a nivel de equipos, damos clic sobe la opción “Equipos” y

seleccionamos “Grupos de Equipos relacionados”, en la nueva pantalla que se presenta, debe

dar clic en la opción nuevo , entonces podrá observar una pantalla dividida en dos; en la

parte superior se enlistarán los equipos que se encuentran dentro del sistema en el que se

encuentra y en la parte inferior se presentarán los equipos que usted haya decidido que

conformen un grupo determinado. Pero primeramente usted, deberá darle un nombre al grupo y

luego con la opción , agregar los equipos. Una vez realizadas estas acciones deberá

guardarlas. Se ilustra el proceso en el Figura 2.41.

Grupos de Equipos standby: cuando se dispone de equipos alternos, usted puede agruparlos

mediante esta opción y de esta manera identificarlos. El procedimiento es similar al descrito

anteriormente.

Una vez que se han agrupado a los equipos, en cualquiera de las dos maneras indicadas, usted

podrá observar en la opción global e identificar a los equipos que pertenezcan a “Grupos de

Equipos relacionados” que está representado mediante la letra R1, R2…Rn, el subíndice le

indica el número de grupo creado. Los equipos que se encuentren agrupados en “Grupos de

Equipos standby” estarán representados mediante la letra B1, B2…Bn.


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Figura 2.41 Grupos de Equipos relacionados.

Figura 2.42 Equipos relacionados pertenecientes al Grupo 1.

g. Ver información completa.- Como se puede observar en la figura 2.42, por defecto la única

información que presenta es el código y la descripción, cuando se aplica esta opción el programa nos

presenta toda la información ingresada en este módulo.

Figura 2.43 Ícono ver información completa.


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Figura 2.44 Ventana de Inventario técnico – ingreso, activada la opción vista completa.

h. Ver equipos por familia.- Este opción es un filtro que permite que el usuario visualice y trabaje

exclusivamente con una sola familia de equipos (mecánicos, eléctricos, etc.).

Figura 2.45 Ícono para ver equipos por familias.

i. Opción más información.- Esta opción permite visualizar las columnas ocultas de información, se

la ejecuta posicionándose en cualquier ítem de la lista y digitando la “M” se presentará un listado

de columnas ocultas, se presentará la siguiente ventana.

Figura 2.46 Ventana de Inventario técnico – ingreso, pulsando la letra “M”.

j. Opción de lista.- Esta opción permite presentar ciertas opciones y se la ejecuta digitando la “L” el

programa presentará.

Figura 2.47 Ventana de Inventario técnico – ingreso, pulsando la letra “L”.

Pulsar “M”


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k. Opción de ocultar columna.- Esta opción permite ocultar las columnas de información, se la ejecuta

posicionándose en la columna que se desea ocultar y se digita la “O”.

2.3.2 Ingreso de localizaciones (Nivel 1).

El nivel de localización es el mayor de todos y puede ser usado por el usuario para declarar todas las

empresas que posee (Cartonera ABC, Naviera WYZ, Industria Jabonera RTQ, etc.), o también puede ser

usado como nivel de agrupación (ej. Parque automotriz de la empresa).

Figura 2.48 Ingreso de una localización.

El usuario debe dar un clic en el ícono nuevo luego de lo cual se desplegará la siguiente ventana:

Figura 2.49 Datos generales para localizaciones.

Figura 2.50 Procedimiento para el ingreso de una localización.

Tabla 2.30: Descripción de campos a llenar en localizaciones Ítem Descripción

Tipo El tipo es lo primero a ingresar y se lo hace posicionándose en el casillero “Tipo” y digitando la tecla de función “F2”; el programa presentará la ventana que se muestra en la figura 2.47 en donde seleccionamos el código de tipo de localización previamente ingresado.

Clase La clase se selecciona en la misma ventana de la Figura 2.46.

Descripción: Lugar en donde se ingresa el nombre de la nueva Localización.

:

El programa asigna de manera automática un número, pero este puede ser editado por el usuario, se debe tener cuidado de no repetir el número (el programa controla automáticamente la duplicidad de códigos y alerta al usuario cuando esto ha ocurrido).

Código: El código es asignado por el programa de acuerdo a la estructura de código declarado para este nivel por el usuario en el módulo de parámetros inventarios.

Clasificación Instalaciones:

Se puede vincular a la localización (Nivel 1) seleccionada con los “n” niveles jerárquicos adicionales que se crearon previamente.

PulsarF2


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Cuando usted crea una nueva localización, a demás de los “Datos generales” existen dos lengüetas más

denominas: Datos adicionales y Datos geográficos en las que se puede ingresar otra información referente

a la localización.

En la lengüeta de “Datos adicionales” se dispone de 10 campos en los que usted puede registrar

información que considere nesaria, para más información véase la sección 2.2.3 “Datos adicionales”.

Figura 2.51 Datos adicionales para localizaciones.

También tenemos la lengüeta de “Datos geográficos” en la que se registra información de la ubicación

geográfica, en éste caso de la localización que se está ingresando, pero esta misma lengüeta se presentará

cuando se crean Áreas de proceso y Sistemas, para lo cual se deberá seguir el mismo procedimiento que

se indicará a continuación.

Figura 2.52 Datos geográficos para localizaciones.

Tabla 2.31: Descripción de campos a llenar en Datos geográficos. Ítem Descripción

País Digitar el país en donde esté ubicada la localización

Estado/Provincia Digitar el estado/provincia en donde esté ubicada la localización

Ciudad/Cantón Digitar la ciudad/cantón en donde esté ubicada la localización

Localidad/Parroquia Digitar la localidad/parroquia en donde esté ubicada la localización

Dirección Digitar la dirección en donde esté ubicada la localización

Contacto En este campo podemos registrar el nombre del personal esté vinculado a esta localización.

Datos de contacto También podemos registrar números telefónicos, direcciones de correo electrónico del personal de contacto.

Latitud Nos referimos a las coordenadas geográficas de la ubicación. Seguidamente expondremos cómo obtener ésta información.

Longitud

Altura (m)

Para obtener las coordenas geográficas sea de una localización, área de proceso o sistema, usted debe

necesariamente tener acceso a internet. El primer paso es dar clic en el campo (vacío) de latitud,

presionamos “F2”, inmediatamente se presentará la pantalla “SisMAC: Seleccionar coordenadas

geográficas” que contiene la opción de “Google Maps”, dentro de éste mapa se observa el ícono de

Posición Variable , el cual se debe ubicar en la posición geográfica de la instalación de la cual

deseamos obtener las coordenadas geográficas, para hacer esto debe usar la opción de zoom ubicada en

la parte izquierda del mapa. Hecho esto, damos clic sobre el ícono de “Posición Variable”, la cual nos

presenta la opción de “Asignar coordenadas” , damos clic en esta opción y automáticamente se llenan los

campos de latitud y longitud.


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Figura 2.53 Obtención de coordenadas geográficas.

Figura 2.54 Tabla de Datos geográficos.

2.3.2.1 Referencias de Ubicación

Una vez que ya hemos ingresado las coordenadas geográficas, ahora podemos usar la opción de

“Referencias de Ubicación” , mediante esta opción podemos relacionar gráficamente localizaciones,

áreas de proceso o sistemas, siempre entre instalaciones de un mismo nivel jerárquico, además nos

permite conocer la distancia en kilómetros de las ubicaciones relacionadas. Recordemos que esta opción

se puede utilizar hasta el tercer nivel. Para ejemplificar esta opción relacionaremos áreas de proceso.

Primeramente nos ubicamos sobre la localización que queremos relacionar y seleccionamos el ícono de

“Referencias de Ubicación” , después de esto se presentará una pantalla, dar clic sobre el ícono ,

para que se despliegue la pantalla de la Figura 2.54; como se observa ésta, se encuentra vacía, en ella

deberá constar la o las instalaciones con las que queremos relacionar la instalación seleccionada.

Figura 2.55 Tabla de Referencias de Ubicación.

Para acceder al inventario damos clic en el ícono , con el que navegamos a través del inventario, luego

nos ubicamos sobre la instalación que deseamos asignar y lo seleccionamos utilizando el ícono . Si

desea eliminar alguna instalación, hágalo mediante el ícono quitar . Usted puede relacionar una

instalación, con una o con “n” instalaciones, la relación que usted haga se verá reflejada luego de una

manera gráfica. También, usted puede darle un color a la línea que relacionará a las instalaciones, para

Pulsar F2


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ello nos ubicamos sobre la columna “Color” y presionamos “F2”, entonces se desplegará una paleta de

colores, seleccionado el color que desea pulsa “Aceptar” y finalmente guarda todas las acciones

realizadas .

Figura 2.56 Proceso de llenado de Referencias de ubicación.

Una vez que se ha relacionado las instalaciones que deseamos, usted puede observar gráficamente la

relación que usted estableció entre las diferentes ubicaciones, para ello nos vamos al utilitario “Vista

Global de Información”, se le presentará el inventario técnico, usted debe ubicarse en el nivel jerárquico

en el que se encuentran las instalaciones que poseen referencias de ubicación, mediante la opción

“Puntos de referencia gráfica” , usted podrá observar las instalaciones ubicadas en un mapa que se

encuentran unidas mediante una línea (con un color determinado), además puede observar la distancia en

kilómetros entre los puntos relacionados.

Figura 2.57 Vista de puntos de referencia gráfica.

2.3.3 Ingreso de áreas de proceso (Nivel 2).

Figura 2.58 Áreas de proceso.

El nivel de área de proceso, es el nivel en donde el usuario desglosa la localización ingresada, esta opción

puede ser utilizada para declarar las líneas de producción de una fábrica o también puede ser usado como

nivel de agrupación (parque automotriz de la empresa se desglosa en: equipo pesado, equipo de

Pulsar F2


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transportes, equipo caminero, etc.). Luego damos un clic en el ícono nuevo y se presentará la siguiente

ventana:

Figura 2.59 Datos generales para áreas de proceso.

Figura 2.60 Datos del fabricante para áreas de proceso.

Figura 2.61 Datos adicionales para áreas de proceso.

Figura 2.62 Datos geográficos para áreas de proceso.

Tabla 2.32: Descripción de campos a llenar en áreas de proceso

Ítem Descripción

Tipo El tipo es opcional de ingresar y se lo hace posicionándose en Tipo y pulsando la tecla de función “F2” y el programa presentará la ventana que se presenta en la figura 2.52 en donde se procede a seleccionar el código de tipo de área de proceso previamente ingresado.

Clase La clase se selecciona de la misma ventana de la Figura 2.52.

Descripción Es donde se ingresa el nombre de nuestra nueva área de proceso.

# El programa asigna de manera automática un número, pero este puede ser editado por el usuario, se debe tener cuidado de no repetir el número (programa controla automáticamente la duplicidad de códigos y avisa al usuario cuando esto ha ocurrido).

Código El código es asignando por el programa de acuerdo a la estructura de código declarado para este nivel por el usuario en el módulo de Inventario - Parámetros.

Centro de costos

El usuario debe seleccionar el código de centro de costos que le corresponda a la nueva área (los centros de costos fueron previamente ingresados).

Tipo de seguro El usuario puede seleccionar el código de tipo de seguro que le corresponda a la nueva área (los tipo de seguro fueron previamente ingresados).

Datos del fabricante

Descripción (a) El usuario tiene la opción de ingresar una descripción adicional.


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Marca Es la marca del ítem.

Año Es el año de fabricación del ítem.

Especificación Es una especificación técnica del ítem.

Modelo Es el modelo del ítem.

No. Serie Es el número de serie del ítem.

Figura 2.63 Ingreso de áreas de proceso.

2.3.4 Ingreso de sistemas (Nivel 3).

Un sistema puede definirse como: “un conjunto de equipos (mecánicos, eléctricos, electrónicos, civiles,

etc.) que cumplen una función (transportar, bombear, generar electricidad, etc.), y representa el desglose

de una área de proceso.

Figura 2.64 Sistemas.

Luego damos un clic en el ícono nuevo y se presentará la siguiente ventana:

Figura 2.65 Datos generales para sistemas.

Figura 2.66 Datos del fabricante para sistemas.

Pulsar F2


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Figura 2.67 Datos adicionales para sistemas.

Figura 2.68 Datos de activo para sistemas.

Figura 2.69 Datos geográficos para sistemas.

Tabla 2.33: Descripción de campos a llenar en sistemas

Ítem Descripción

Tipo El tipo es opcional de ingresar y se lo hace posicionándose en Tipo y pulsando la tecla de función “F2” y el programa presentará la ventana que se presenta en la figura 2.58 en donde se procede a seleccionar el código de tipo de área de proceso previamente ingresado.

Clase La clase se selecciona de la misma ventana de la figura 2.58.

Descripción Es donde se ingresa el nombre del nuevo sistema.

# El programa asigna de manera automática un número, pero este puede ser editado por el usuario, se debe tener cuidado de no repetir el número (programa controla automáticamente la duplicidad de códigos y avisa al usuario cuando esto ha ocurrido).

Código El código es asignando por el programa de acuerdo a la estructura de código declarado para este nivel por el usuario.

Centro de costos

El usuario debe seleccionar el código de centro de costos que le corresponda a la nueva área (los centros de costos fueron previamente ingresados), cabe acotar que cada sistema de una misma área pude poseer su propio código de centro de costos e inclusive ser diferente al código de centro de costos del área, si un sistema no posee centro de costos asignado el programa toma por defecto el del área de proceso en donde se encuentra.

Código Antiguo (Ant)

Esta opción le permite al usuario no renunciar a algún código pre-existente.

Código VEIN Este código permite que el usuario clasifique a los sistemas según su importancia (vital, esencial, importante o normal)

Tipo de seguro El usuario puede seleccionar el código de tipo de seguro que le corresponda al nuevo sistema (los tipo de seguro fueron previamente ingresados).


Descripción Es una descripción adicional (propia del fabricante, o en otro idioma, o una descripción comercial, etc.).

Marca Es la marca y se la selecciona de la tabla de marcas previamente ingresadas.

Año Es el año de fabricación.


Modelo Es el modelo.

No. Serie Es el número de serie.


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Figura 2.70 Procedimiento para el ingreso de un sistema.

2.3.5 Ingreso de equipos (Nivel 4).

Los equipos son los que componen un sistema, existe algunas familias de equipos como son los equipos

eléctricos (motores, disyuntores, seccionadores, transformadores...), mecánicos (reductores, bombas,

compresores...), etc.

Figura 2.71 Equipos.

Damos un clic en el ícono nuevo y se presentará la siguiente ventana:

Figura 2.72 Datos generales para equipos.

Figura 2.73 Datos del fabricante para equipos.

Pulsar F2


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Figura 2.74 Datos adicionales para equipos.

Figura 2.75 Datos de activo para equipos.

Tabla 2.34: Descripción de campos a llenar en equipos

Ítem Descripción

Familia El primer campo obligatorio que el usuario debe ingresar es el de familia de equipo y se lo ingresa posicionándose en Tipo y digitando la tecla de función “F2”, luego de lo cual se presenta la ventana de la figura 2.62.

Tipo El tipo es el segundo campo obligatorio que se debe ingresar, en donde se selecciona el código de tipo de equipo previamente ingresado, se lo realiza siguiendo el mismo procedimiento para Familia. * Se debe tener en cuenta que para cada tipo de equipo existe un banco de tareas de mantenimiento.

Clase Para algunos equipos este campo es opcional para otros es obligatorio esto depende si existe banco de tareas a nivel de clase de equipos.

Sub-Clase Para algunos equipos este campo es opcional para otros es obligatorio esto depende si existe banco de tareas a nivel de Sub-clase de equipos.

# Es parte del código del equipo y nos dice cuántos equipos del mismo tipo existe en un sistema determinado.

Descripción Es donde se ingresa el nombre del nuevo equipo.

Código El código de equipo está dado por el código de familia de equipo más el código de tipo de equipo y más el secuencial.

Centro de costos El usuario tiene la opción de asignar un código de centro de costos a nivel de equipos, si no lo asigna el programa cargará los gastos al centro de costos del sistema o al centro de costos del área.

Código Antiguo (Ant)

Esta opción le permite al usuario no renunciar a algún código pre-existente.

Tipo de seguro El usuario puede seleccionar el código de tipo de seguro que le corresponda al nuevo equipo (los tipo de seguro fueron previamente ingresados)








Código de parte Es el código que le asigna el fabricante y que permite pedir un equipo completo de las mismas características.

Catálogo Es el número de catálogo del equipo.

Plano Es el código del plano del equipo.

Figura 2.76 Procedimiento para el ingreso de un equipo.

Pulsar F2


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2.3.6 Ingreso de componentes (Nivel 5).

Figura 2.77 Componentes.

Luego que el usuario ha ingresado el listado de equipos de un sistema puede proceder a desglosar cada

equipo en sus respectivos componentes. Luego damos un clic en el ícono nuevo y se presentará la

siguiente ventana:

Figura 2.78 Datos generales para componentes.

Figura 2.79 Datos del fabricante para componentes.

Figura 2.80 Procedimiento para el ingreso de un componente.

Tabla 2.35: Descripción de campos a llenar en equipos Ítem Descripción

Código El código es el primer campo a ingresar.

Descripción Aquí se ingresa el nombre del nuevo componente.

Familia Es un campo opcional en Tipo y digitando la tecla de función “F2”, luego de lo cual se presenta la ventana de la figura 2.68.

Tipo Es un campo opcional en Tipo y digitando la tecla de función “F2”, luego de lo cual se presenta la ventana de la figura 2.68.

Clase Es un campo opcional en Tipo y digitando la tecla de función “F2”, luego de lo cual se presenta la ventana de la figura 2.68.

Cantidad Indica cuantos componentes del mismo tipo constituyen el equipo.



Pulsar F2


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Código de parte Es el código que le asigna el fabricante y que permite pedir un componente completo de las mismas características.

Catálogo Es el número de catálogo del componente.

Plano Es el código del plano del componente.

2.3.7 Ingreso de elementos (Nivel 6).

El usuario una vez que ha desglosado cada equipo en componentes, puede proceder a desglosar cada

componente en elementos. Luego damos un clic en el ícono nuevo y se presentará la ventana de la

figura 2.70.

Figura 2.81 Elementos.

Figura 2.82 Datos generales para elementos.

Figura 2.83 Datos del fabricante para elementos.


Ítem Descripción

Código El código es el primer campo a ingresar.

Descripción Aquí se ingresa el nombre del nuevo elemento.

Cantidad Indica cuantos componentes del mismo tipo constituyen un determinado componente.








Código de parte Es el código que le asigna el fabricante y que permite pedir un componente completo de las mismas características.

Catálogo Es el número de catálogo del elemento.

Plano Es el código del plano del elemento.


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2.3.8 Generar inventario con la opción “Importar datos desde archivo Excel”

Como se mencionó anteriormente, la opción “Importar datos desde archivo Excel” , le permite

generar el inventario completo en SisMAC, es decir, en los seis niveles jerárquicos (Localizaciones,

Áreas, Sistemas, Equipos, Componentes y Elementos), importando datos desde un archivo Excel.

El primer paso es obtener “La estructura para migrar a Excel”, el cual es un archivo Excel que contiene

las celdas que deben ser llenadas con los datos del inventario que se desea subir a SisMAC, para ello nos

ubicamos en el sub-módulo de “Instalaciones – Consultas” damos clic y se presentará la pantalla

“Inventario técnico – Consulta” en el que está disponible la opción “Obtener estructura para migrar a

Excel” , una vez seleccionada ésta opción se presentará la pantalla de “Guardar como”, en la

cual deberá elegir el lugar y el nombre que usted desee darle al archivo.

Figura 2.84 Obtener estructura para migrar a Excel.

Una vez que se ha obtenido el archivo, observemos algunas particularidades que éste tiene. En la parte

inferior podemos ver que el libro de Excel posee hojas para cada nivel jerárquico. Cada nivel jerárquico,

tiene su propia estructura, aunque en lo referente al código de cada nivel, éste se irá formando tomando el

código del nivel 1, nivel 2, nivel 3,……, nivel 6, dependiendo en el nivel en el que nos encontremos.

Figura 2.85 Obtener estructura para migrar a Excel.


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Como se indicó anteriormente, en cada hoja se encuentra un nivel jerárquico, a continuación se indicará la

descripción completa de estos campos según el nivel jerárquico.


Código Descripción Abrev. Descripción Completa

NIVEL 1: LOCALIZACIONES

Id1A Cod.Alf.Loc. Código alfanumérico de la localización. (1)

Id1N Cod.Num.Loc. Código numérico de la localización. (1)

IdT1 Tip.Loc. Tipo de la localización. (2)

IdC1 Cla.Loc. Clasificación de la localización. (2)

Nm1 Desc. Localizaciones Descripción de la localización. (3)

DtAd10 Ubicación Ubicación de la localización. (4)

NIVEL 2: ÁREAS DE PROCESO

Id1A Cod.Alf.Loc. Código alfanumérico y numérico de la Localización.

Id1N Cod.Num.Loc.

Id2A Cod.Alf.Ap. Código alfanumérico de Área de Proceso. (1)

Id2N Cod.Num.Ap. Código numérico de Área de Proceso. (1)

IdT2 Tip.Ap. Tipo de Área de Proceso. (2)

IdC2 Cla.Ap. Clasificación de Área de Proceso. (2)

Nm2 Desc. Areas de proceso Discripción de Área de Proceso. (3)

IdCC C.Costo Centro de costos al que está vinculada ésta Área de Proceso. (3)

IdDpto Depto resp. Departamento responsable. (3)

IdSecc Sección resp. Sección responsable. (3)

Nm_Marca Marca Marca del Área de Proceso. (3)

IdAF2 Cod.Activo Código de Activo

DtAd20 Supervisor Supervisor. (4)

NIVEL 3: SISTEMAS


Id1N Cod.Num.Loc.

Id2A Cod.Alf.Ap. Código alfanumérico y numérico del Área de proceso.

Id2N Cod.Num.Ap.

Id3N Cod.Num.Sis. Código numérico del sistema. (1)

IdF3 Fam.Sis. Familia del sistema. (2)

IdT3 Tip.Sis. Tipo de sistema. (2)

IdC3 Cla.Sis. Clasificación del sistema. (2)

Nm3 Desc. Sistemas Descripción del sistema. (3)

Nm3F Desc. de Fabricante Descripción del fabricante.

IdCC C.Costo Centro de Costos al que está vinculado. (2)



Nm_Marca Marca Marca del sistema. (2)

IdAF3 Cod.Activo Código de activo.

AnnoF3 Año F. Año de fabricación del sistema.

IdMdl3 Modelo Modelo

IdNos3 No. Serie Número de serie del sistema

IdPrt3 Cod.Parte Código de parte del sistema.

IdCat3 Catálogo Código del catálogo del sistema.

IdPln3 Plano Código del plano del sistema

DtAd30 Responsable Nombre del responsable del sistema. (4)

NIVEL 4: EQUIPOS


Id1N Cod.Num.Loc.


Id2N Cod.Num.Ap.

Id3N Cod.Num.Sis. Código numérico del Sistema.

IdF4 Fam.Equ. Familia de equipo. (2)

IdT4 Tip.Equ. Tipo de equipo. (2)

Id4N Cod.Num.Equ. Código numérico del equipo.

IdC4 Cla.Equ. Clase de equipo. (2)

IdS4 SCl.Equ. Subclase de equipo. (2)

Nm4 Desc. Equipos Descripción del equipo. (3)




Nm_Marca Marca Marca del equipo. (2)

IdAF4 Cod.Activo Código de activo.

AnnoF4 Año F. Año de fabricación.

IdMdl4 Modelo Modelo del equipo.

IdNos4 No. Serie Número de serie del equipo.

IdPrt4 Cod.Parte Código de parte.

IdCat4 Catálogo Código de catálogo del equipo. (Dado por el fabricante)

IdPln4 Plano Código de plano del equipo. (Dado por el fabricante)


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DtAd40 Ubicación Ubicación del equipo. (4)

NIVEL 5: COMPONENTES


Id1N Cod.Num.Loc.


Id2N Cod.Num.Ap.





Id5N Cod.Num.Com. Código numérico del componente

IdT5 Tip.Com. Tipo de componente. (2)

IdC5 Cla.Com. Clase de componente. (2)

Nm5 Desc. Componentes Descripción del componente. (3)


IdDpto Depto resp. Departamento responsble. (2)


Nm_Marca Marca Marca (2)

AnnoF5 Año F. Año de fabricación.

IdMdl5 Modelo Modelo del componente.

IdNos5 No. Serie Número de serie del componente.

IdPrt5 Cod.Parte Código de parte del componente.

IdCat5 Catálogo Código de catálogo del componente.

IdPln5 Plano Código de plano del componente.

DtAd50 Importancia Importancia. (4)

NIVEL 6: ELEMENTOS


Id1N Cod.Num.Loc.


Id2N Cod.Num.Ap.





Id5N Cod.Num.Com. Código numérico del componente

Id6N Cod.Num.Elem. Código numérico del elemento.

Nm6 Desc. Elementos Descripción del elemento. (3)




Nm_Marca Marca Marca del elemento. (2)

AnnoF6 Año F. Año de fabricación del elemento.

IdMdl6 Modelo Modelo del elemento.

IdNos6 No. Serie Número de serie del elemento.

IdPrt6 Cod.Parte Código de parte del elemento.

IdCat6 Catálogo Código del catálogo del elemento.

IdPln6 Plano Código del plano del elemento.

DtAd60 Tipo Tipo de elemento. (4)

(1) Este código (cantidad de dígitos numéricos, alfanuméricos y literales) dependerá de la configuración

que se haya realizado en el sub-módulo “Instalaciones - Parámetros”, “Niveles jerárquicos”, opción

estructura de código. En función de esto, se presentarán más o menos celdas en el archivo de Excel,

recuerde que llenar las celdas de códigos de los diferentes niveles jerárquicos es obligatorio.

(2) Los tipos, familias, clases, subclases y clasificación según corresponda a cada nivel jerárquico, deben

ser previamente ingresadas en el sub-módulo de “Instalaciones – Parámetros”, antes de migrar la

información al sistema. También deben ser ingresados los departamentos/Secciones responsables, centros

de costos y las Marcas que van a constar en el inventario.

(3) El número máximo de caracteres disponible para describir cada nivel jerárquico es de 100 caracteres.

(4) Este campo puede ser configurado de acuerdo a sus necesidades, véase la sección 2.2.3 "Datos

adicionales”.

Hay algunos campos que deben ser llenados obligatoriamente estos son:


Cod.Alf.Loc. Código alfanumérico y numérico de la Localización.

Cod.Num.Loc.

Cod.Alf.Ap. Código alfanumérico y numérico del Área de proceso.

Cod.Num.Ap.

Cod.Num.Sis. Código numérico del Sistema.

Fam.Equ. Familia de equipo.

Tip.Equ. Tipo de equipo.


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Cuando tenga el archivo con todo el inventario que usted desea migrar, debe asegurarse que el número de

filas que tenga su archivo no exceda a cinco mil filas (incluyendo las cabeceras), si éste es el caso, deberá

dividir en “n” archivos que cumplan esta condición.

Listo el archivo, el procedimiento para migrar es el siguiente:

Nos ubicamos en cualquier nivel jerárquico en el que se encuentre el ícono de “Importar datos desde

archivo Excel”, damos clic, entonces se presentará la pantalla de “Migrar datos”.

Figura 2.86 Opción “Importar datos desde archivo Excel”.

Abierta ésta pantalla, buscamos el ícono , mediante el cual se debe ubicar el archivo de Excel en el que

se encuentre el inventario a migrar, seleccionamos abrir y se cargará el nombre del libro de Excel frente a

la palabra Archivo, de la pantalla. Debe asegurarse que en el Destino de migración, esté seleccionada la

opción Instalaciones.


Una vez que se ha cargado el archivo de Excel, usted debe recordar que la migración debe realizarse

desde el nivel 1 hasta el nivel 6, en los campos de Hoja e Instalaciones, los niveles seleccionados deben

coincidir (localizaciones con localizaciones,…. etc.). Luego de esto, seleccionamos la opción “Abrir

archivo Excel”.



Manual del Usuario

Luego de abrir el archivo, usted podrá observar en la pantalla la información que va migrar, es necesario,

eliminar las filas que no tengan datos, en la parte superior se eliminarán las cabeceras, dar clic sobre el

número de fila que quiere mantener, luego dar clic en el ícono “Primera fila para migrar” ,

inmediatamente se eliminarán las filas superiores a la seleccionada. Análogamente procedemos para

eliminar las inferiores a la última fila que tenga datos, damos clic en la última fila con datos,

seleccionamos la opción “Última fila para migrar” , se eliminarán las filas inferiores a la

seleccionada.

Figura 2.89 Opciones “Primera y Última fila para migrar”.

Luego de haber realizado éstas acciones, procedemos a “Validar Datos”, esto nos permite detectar si

existe algún error en la información que deseamos migrar, para ello únicamente debe dar clic sobre la

opción “Validar datos” .

Finalmente, damos clic sobre el ícono “MIGRAR datos” y la información empezará a

cargarse al sistema.

El mismo procedimiento debe realizarse para migrar la información a otros niveles.

2.4 Consultas de Instalaciones.

2.4.1 Introducción.

Cada campo de información ingresada en cada uno de los niveles jerárquicos se convierte en un filtro

para realizar búsquedas, consultas y reportes.

El proceso de ingreso a la opción de consulta de instalaciones es el siguiente: dar un clic en el módulo

instalaciones y luego dar un clic en el ícono Consulta, tal como se muestra en la siguiente figura:

Figura 2.90 Selección de Instalaciones – consulta.


Manual del Usuario

Lo que lleva a la ventana principal de este módulo, se muestra en la siguiente figura:

Figura 2.91 Ventana de inventario técnico – consulta (Generales).

El usuario debe tener en cuenta algunos aspectos para poder realizar una búsqueda, para las consultas de

inventario tenemos tres opciones que son: Datos generales, Datos del fabricante y Datos adicionales.

Nivel jerárquico.- El usuario debe escoger en cuál de los seis niveles jerárquicos quiere realizar la

búsqueda.

Figura 2.92 Filtro para consultas en base a niveles jerárquicos.

Búsqueda con datos generales.- En la ventana de búsquedas existen ciertas opciones que son comunes

para todos los niveles jerárquicos y otras únicamente para ciertos niveles, entre las principales tenemos:

SisMAC de una manera automática presenta la estructura del código de acuerdo al nivel jerárquico que el

usuario seleccione para realizar la búsqueda, así también la descripción o parte de ella con un asterisco (*)

al final.

Figura 2.93 Opciones para consultar por código o por descripción.

Familia/Tipo/Clase/Subclase.- Puede filtrarse con esta herramienta la Familia, el Tipo, la Clase o

Subclase de equipos, para ello debemos presionar la tecla F2, y seleccionar la búsqueda deseada.

Figura 2.94 Opciones para consultar por Familia, Tipo, Clase o Subclase.

Pulsar F2


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Otras opciones de búsqueda o filtro.- La búsqueda se la pude realizar para un determinado centro de

costos, con el código de activo fijo, código anterior, y clasificación VEIN.

Figura 2.95 Otras opciones de consulta.

Búsqueda con datos del fabricante.- Puede ser usada para cada uno de los niveles jerárquicos, los datos

involucrados en esta búsqueda son: Descripción, marca, especificaciones, modelo, número de serie, año,

código de parte, catálogo, plano.

Figura 2.96 Ventana de inventario técnico – consulta (De fabricante).

Búsqueda con datos adicionales.- Esta búsqueda se realiza con los datos adicionales que el usuario

puede incluir en cada uno de los niveles jerárquicos en el módulo de inventario técnico parámetros en la

opción de niveles jerárquicos, un ejemplo en la ventana siguiente:

Figura 2.97 Ventana de inventario técnico – consulta (Adicionales).

Datos y opciones adicionales de la consulta de inventario técnico:

Visualización de origen .- Este ícono permite visualizar todos los niveles jerárquicos desde el primero

hasta el actual.

Figura 2.98 Consulta de origen.

BUSQUEDA POR: Centro de Costos Departamento/Sección Código de Activo Fijo Código VEIN

BUSQUEDA POR: Código Anterior Código Inventario de Bodega


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Descripción .- En este campo el usuario debe ingresar una cadena de caracteres para realizar

búsquedas por descripción de sistemas, equipos, etc.

Existen algunos formatos para ingresar la búsqueda por descripción, a continuación se describe algunos

de ellos:

Si colocamos un asterisco (*) al inicio de una frase, como ROD*, el programa buscará todas las

descripciones que empiecen con las letras ROD.

De la misma manera si colocamos un asterisco (*) intermedio de una frase, como *ROD*, el

programa buscará todas las descripciones que en cualquier parte de la frase tenga las letras ROD.

Para buscar ítems con algunas características, colocamos un asterisco (*) en cadena de caracteres,

de la siguiente forma ROD*SKF*6033*, esto permite encontrar todos los ítems que empiecen con

ROD y que tengan las letras SKF y además el número 6033 en su descripción.

Contador de ítems .- Esto permite visualizar el total de ítems encontrados.

Impresión.- Permite que el usuario obtenga un reporte impreso de la búsqueda que ha efectuado para ello

debemos presionar la letra “L” en el teclado y obtendremos un listado de opciones entre ellas la de

impresión o enviar el documento a un tipo de formato.

Figura 2.99 Opción para imprimir o para grabar en un archivo Excel.

2.4.2 Configuración de la búsqueda.

El usuario debe ingresar todos los parámetros en los cuales SisMAC se basa para efectuar la búsqueda,

estos parámetros varían de nivel a nivel, a continuación se detallará la configuración de las búsquedas

para cada nivel.

Configuración de búsquedas de inventarios para el nivel de localizaciones.- Esta es la

configuración de búsqueda más elemental que existe, esto debido a los pocos campos que existen en

este nivel.

Figura 2.100 Consulta de localizaciones.

Pulsar L


Manual del Usuario

El usuario en este nivel está limitado a realizar búsquedas o por código de localización o por descripción

o por una mezcla de ambas.

b. Configuración de búsquedas de inventarios para el nivel de áreas de proceso.- Esta búsqueda

también se puede considerar como elemental, esto debido a que existe apenas un campo más que la

anterior. El usuario puede realizar búsquedas por código de localización, por código de área,

descripción o por una mezcla de ambas (ver figura 2.100)

Figura 2.101 Consulta de áreas de proceso.

En la figura 2.101 se puede apreciar una búsqueda de todas las áreas de proceso cuyo único parámetro

de búsqueda sea el código del área en este caso todas las áreas, cuyo código sea M*, obteniendo como

resultado dos áreas que se encuentran en diferentes localizaciones.

Figura 2.102 Consulta de áreas de proceso en base al código.

c. Configuración de búsquedas de inventarios para el nivel de sistemas.- Esta búsqueda también se

puede considerar como elemental, esto debido a que existe apenas un campo más que la anterior.

Figura 2.103 Consulta de sistemas por código y descripción.


Manual del Usuario

El usuario puede realizar búsquedas por código de localización, por código de área, por código de

sistema, descripción o por una mezcla de ambas.

En la figura 2.102 se observa una búsqueda que cumple con cuatro parámetros estos son: que estén en la

localización “IN” y que tenga la palabra “CIZALLA” en su descripción, obteniendo 11 máquinas que

cumplen los mencionados parámetros.

d. Configuración de búsquedas de inventarios para el nivel de equipos.- Esta búsqueda se puede

considerar como compleja, esto debido a que existen muchos campos para realizar consultas cruzadas.

El usuario puede realizar búsquedas por: código de localización, código de área, código de sistema,

código de departamento, código de tipo de equipo, código de clase de equipo, código de subclase de

equipo, código anterior, código de bodega, descripción, o una mezcla de todos los aspectos.

En la siguiente figura se observa los siguientes parámetros de búsqueda:

Código de localización

Código de departamento

Código de tipo de equipo

Código de clase de equipo

Descripción

Figura 2.104 Consulta de equipos aplicando varios criterios de búsqueda.

e. Configuración de búsquedas de inventarios para el nivel de componentes.- Para el nivel de

componentes el usuario puede realizar búsquedas de acuerdo a los siguientes criterios:

Por código de localización

Por código de área

Por código de sistema

Por código de departamento

Por código de tipo de equipo.

Por código de tipo de componente.

Por código de clase de componente.

Por código anterior.

Por código de bodega

Por descripción.

Por una mezcla de todos los aspectos.


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Figura 2.105 Consulta de componentes aplicando varios criterios de búsqueda.

e. Configuración de búsquedas de inventarios para el nivel de elementos.- Para el nivel de elementos

el usuario puede realizar búsquedas de acuerdo a los siguientes criterios:

Por código de localización

Por código de área

Por código de sistema

Por código de departamento

Por código de tipo de equipo.

Por código de tipo de componente.

Por código de bodega

Por descripción.

Por una mezcla de todos los aspectos.

Figura 2.106 Consulta de elementos aplicando varios criterios de búsqueda.

Todas las búsquedas podemos ampliar la ventana para tener así una mejor visualización, presionando el

ícono de la ventana:


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Figura 2.107 Ventana de inventario técnico - consulta ampliada de búsqueda.

A continuación se realizará un ejemplo de búsqueda: se desea conocer ¿cuántos motores eléctricos de

marca BALDOR existen?

Figura 2.108 Primer paso para el ejemplo – seleccionar el nivel jerárquico.

Figura 2.109 Segundo paso para el ejemplo – seleccionar la familia el tipo y la clase.

El primer paso que se debe dar es, ubicarse en qué nivel jerárquico se encuentra lo que se desea buscar, en

el caso de motores eléctricos se encuentran a nivel de equipos, por lo que el usuario debe ubicarse en el

correspondiente nivel (ver figura 2.107).

Pulsar F2


Manual del Usuario

El siguiente filtro de búsqueda es que, sean motores eléctricos, para lo cual se debe tomar en cuenta que

uno de los campos obligatorios que se ingresa a nivel de equipo es la familia, tipo, clase y subclase de

equipo. Por lo cual el usuario debe dar un clic en el campo de familia y digitar la tecla de función F2 (ver

figura 2.108).

Luego de haber seleccionado el código de familia y el código del tipo de equipo, se procede a ingresar el

siguiente filtro de la búsqueda que es la marca BALDOR, para lo cual se debe dar un clic en la lengüeta

que tiene como título “De fabricante” luego de lo cual se presenta la ventana que se observa en la Figura

2.109.

En esta ventana existen algunos campos de búsquedas entre ellos el campo de Marca, damos un clic en el

mismo, luego de lo cual SisMAC procederá a presentar un listado de Marcas, se procede a elegir la

marca deseada, que para nuestro ejemplo es BALDOR.

Figura 2.110 Tercer paso para el ejemplo – seleccionar la marca.

Luego de haber ingresado todos los parámetros de búsqueda al dar un clic en el ícono buscar que se

encuentra en la esquina superior derecha, se presentarán los resultados obtenidos bajo el criterio

solicitado.

Figura 2.111 Cuarto paso para el ejemplo – ejecutar la búsqueda.

B

Figura 2.112 Solución ejemplo se han encontrado 9 ítems bajo el criterio de consulta.

En esta ventana el usuario puede trabajar con la información resultado de la consulta, esto lo hace

utilizando las opciones de lista que son las siguientes:


Manual del Usuario

Ocultar Columna.- Con esta opción el usuario puede ocultar columnas que no desea visualizar

esto lo hace dando un clic en la columna a ocultar y digitando la letra

Mostrar Columna Oculta.- Si el usuario desea visualizar las columnas que ocultó, esto lo puede

realizar digitando la letra “M” luego de lo cual SisMAC presentara el listado de todas las columnas

que se encuentran ocultas, tal como se muestra a continuación:

Figura 2.113 Opción Mostrar.

Opciones de listado.- Con esta opción el usuario puede imprimir este reporte o puede exportarlo a

Excel, Word, etc. Esto se logra digitando la letra “L”, luego de lo cual SISMAC presentará la

siguiente ventana.

Figura 2.114 Opción Enviar listado a archivo Excel.

3.1 Introducción al módulo.

3.2 Parámetros de Fichas.

3.3 Creación de Fichas.

3.4 Subtipos de formatos.

3.5 Asignación de Fichas.

3.6 Consulta de Fichas.

3.7 Migrar desde xls.

Fichas Técnicas

Capítulo 3:


Manual del Usuario

3.1. Introducción al módulo de Fichas.

Cuando una empresa adquiere un nuevo equipo luego de codificarlo lo primero que debe hacer es

registrar las características técnicas más relevantes que constan en la placa, manuales o en cualquier

información adicional, provista por el fabricante o por el vendedor.

Normalmente esta información era registrada en tarjetas de máquina con los siguientes inconvenientes:

Se posee una sola copia.

Existe deterioro físico de las tarjetas.

Se limita a una sola persona la consulta de las tarjetas.

Se emplea mucho tiempo en encontrar las fichas.

Se invierte una gran cantidad de tiempo y recursos en buscar equipos que cumplan con ciertas

características deseadas.

Al tener esta información ingresada a un sistema informático se obtiene los siguientes beneficios:

Toda persona que posea un terminal de red tiene acceso a esta información

No existe deterioro físico.

Toma muy poco tiempo encontrar las características técnicas.

Es cuestión de segundos encontrar un grupo de equipos que cumplan con ciertas características

técnicas.

SisMAC posee un módulo exclusivamente para fichas de características técnicas, estas fichas no están

disponibles para todos los niveles jerárquicos, sino solamente para los niveles de: sistemas, equipos,

componentes y elementos, además cabe acotar que a cada ítem se le puede asignar hasta 99999 fichas

técnicas.

3.2. Parámetros de Fichas

Lo primero que debe hacer el usuario para poder trabajar con el módulo de fichas es crear o diseñar las

fichas y para ello requiere llenar todas las tablas de definiciones de fichas. A continuación se presenta una

lista de todas las tablas necesarias:

Tabla de definiciones de magnitudes.

Tabla de definiciones de unidades.

Tabla de definiciones de características.

Tabla de definiciones de texto validado.

Para ingresar a la ventana de fichas técnicas - parámetros, el usuario en la ventana principal del programa

debe dar un clic en el módulo de fichas y luego un clic en el ícono de parámetros, como se muestra en la

siguiente figura.

Figura 3.1 Selección de Fichas – parámetros.

Luego de lo cual el sistema despliega la siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 3.2 Selección de Fichas – parámetros.

3.2.1 Magnitudes.

El usuario debe tener claro el concepto de lo que es una magnitud, pues uno de los primeros trabajos es

declarar los nombres de las magnitudes con las cuales se va a trabajar, como ejemplo de magnitud se

puede citar las siguientes: tiempo, volumen, longitud, etc. En la siguiente figura se presenta la ventana de

ingreso de magnitudes:

Figura 3.3 Ventana de Magnitudes.

Tabla 3.1: Descripción de opciones para crear o editar magnitudes.

Ítem Descripción

U. Patrón Para cada magnitud se debe declarar una unidad patrón, la función de la misma es servir de base para los factores de conversión entre las diferentes unidades de la magnitud. Ejemplo: en la figura 3.3 se puede apreciar que para la magnitud Longitud se a declarado como unidad patrón al milímetro “mm”.

Descripción nombre de la magnitud, ejemplo: tiempo, peso, longitud, etc.

3.2.2 Unidades.

Figura 3.4 Ventana de Magnitudes.

Tablas a configurar

Opción para crear nuevas fichas

Magnitud

Factor de conversión

Unidad patrón


Manual del Usuario

Una vez que el usuario ha ingresado la tabla de magnitudes, debe declarar para cada magnitud las

unidades en que se miden dicha magnitud, por ejemplo: la longitud se mide en pulgadas, metros,

centímetros, milímetros, pies, etc. La información obligatoria requerida para una nueva unidad es código,

descripción y la información opcional requerida es el factor de conversión respecto a la unidad patrón,

que debe ser ingresada, si se desea, luego de la fijación de la unidad patrón.

Para fijar la unidad patrón, primero se deben ingresar las unidades correspondientes a la magnitud con la

se esté trabajando, en la ventana de “Unidades”, luego se debe regresar a la ventana de “Magnitudes”,

selecciona la magnitud a la que desea fijar la unidad patrón, seleccionar editar y en la parte inferior

izquierda se activará la opción “U. patrón” y la pestaña adjunto, para seleccionar la unidad de medida

como patrón.

Figura 3.5 Seleccionar la unidad patrón.

Después de haber determinado a una unidad como patrón, si desea debe ingresar los factores de

conversión entre la unidad patrón y el resto de unidades declaradas, por ejemplo la unidad patrón de la

magnitud “Longitud” es milímetros y los factores de conversión son: 1 cm = 10 mm, 1m = 1000mm, 1

plg. = 25.4 mm, etc.

Para ello, debe ubicarse en la ventana de “Unidades”, seleccionar la opción editar , e ir editando las

diferentes unidades con sus respectivos factores de conversión respecto a la unidad patrón seleccionada.

3.2.3 Campos varios.

Nos referimos a campos varios a aquellos que agrupan a dos o más opciones, según sea su naturaleza,

para ejemplificar citamos: forma, colores, marcas, combustibles, etc. Por ejemplo, llamamos a “Colores”

como campo vario porque en él están contenidos las opciones que son: amarillo, azul, rojo, verde, negro,

blanco, etc. Generalmente estos campos son características que el usuario desea estandarizar y elaborar

un banco de las mismas.

La información obligatoria requerida para un nuevo campo vario es únicamente la descripción. La

ventana de campos varios es la siguiente:

Figura 3.6 Ventana de Campos varios.


Manual del Usuario

La opción de imprimir , permite que el usuario obtenga un reporte impreso del banco de campos varios.

3.2.4 Campos validados.

Luego que el usuario ha ingresado el banco de campos varios, debe ingresar el banco de campos

validados para cada una de los campos varios, como ejemplo diremos que el banco de campos validados

del campo vario llamado combustible es: diesel, gasolina, bunker, etc.

La información obligatoria requerida para un nuevo campo validado es únicamente la descripción.

A continuación se presenta la ventana para ingreso de campos validados:

Figura 3.7 Ventana de Campos varios.

3.3 Creación de fichas técnicas.

Es importante recordarle que la opción “Fichas” existe únicamente para los niveles de sistema, equipos,

componentes y elementos.

Para crear sus propias fichas, lo debe hacer usando el ícono “Diseñar” , el mismo que le permitirá darle

a la ficha el formato que desee, para ello primeramente deberá asignar un nombre a la ficha que va a

crear, llenando los campos que se indican en la siguiente tabla:

Tabla 3.2: Información requerida para el diseño de una ficha técnica.

No. Descripción

1 Nivel jerárquico (sistema, equipo, componente y/o elemento).

2 Familia de sistemas o equipos según el nivel jerárquico seleccionado.

3 Nombre de la ficha.

Después que el usuario ha ingresado esta información puede dar un clic en el ícono “Diseñar”, luego de lo

cual SisMAC presentará la siguiente ventana:

Figura 3.8 Creación de nueva ficha técnica.

Campos varios


Manual del Usuario

La ventana de ficha técnica se presentará vacía, siendo el usuario el encargado de diseñarla en función de

sus requerimientos, teniendo cuidado de usar correctamente los diferentes campos disponibles.

Para la creación de nuevos campos dentro de la ficha técnica, está disponible el ícono de nuevo , con el

cual puede acceder a los siguientes campos:

1. Campos “*”: Son campos genéricos, se usan comúnmente en una ficha, éstos son:

a. * Fecha: Se usa para ingresar todos los campos de fecha que se desee, puede ser: fecha de

fabricación, fecha de compra, etc. únicamente debe editarlos dando clic derecho sobre el

campo que contiene letras azules y digitar el tipo de fecha al que quiere hacer referencia.

b. *Gráfico: Cuando desee agregar gráficos a su ficha, necesariamente debe usar este campo.

El nombre del campo es editable y también el área en la que se va a observar el gráfico,

para ello usted debe ubicarse en cualquiera de las esquinas del campo {G} y extenderlo

hasta donde se considere apropiado.

c. *Texto: Se debe usar este campo para ingresar en la ficha todo lo referente a textos por

ejemplo: Nombre de persona responsable, Ubicación, etc.

d. *Título: Con este campo podemos agrupar a varios campos que tengan alguna

característica en común dándole con este, un título que los identifique, por ejemplo: Datos

Generales, Especificaciones Técnicas, etc. Es editable tanto el texto “Título”, como el área

del campo {D}.

2. Campos “@”: o denominados campos {K}, que son algunos de los campos que se encuentran en

el módulo “Inventario Técnico – Ingreso”, en la lengüeta “Datos del fabricante”, luego de ser

creados éstos campos dentro de la ficha, la información de estos campos se ingresarán una sola

vez, sea en el módulo Inventario Técnico o Fichas, estos campos son:

a. @ Año

b. @ Catálogo

c. @ Centro de Costo

d. @ Código Parte

e. @ Deprto. Responsable

f. @ Marca

g. @ Modelo

h. @ No. Serie

i. @ Plano

j. @ Sección responsable

3. Campos Validados {V}: véase las secciones 3.2.3 y 3.2.4.

4. Campos de magnitudes {N}: véase las secciones 3.2.1 y 3.2.2.

A continuación, se observa una ficha creada, para Motor jaula de ardilla:

Figura 3.9 Entorno para el diseño de una ficha

Agrega un nuevo ítem a la ficha

Guarda los cambios realizados

Descarta los cambios realizados

Escala reducida


Manual del Usuario

SisMAC posee un banco de fichas creadas para algunos equipos, éstas pueden ser editas si se considera

apropiado.

Figura 3.10 Algunas fichas técnicas, para equipos eléctricos que tiene SisMAC.

Mediante el ícono “Diseñar”, se accede a la ficha y el ícono nuevo , le permite al usuario agregar un

nuevo ítem de información en la ficha; y, si se desea eliminar un campo, primeramente se debe dar clic

derecho sobre éste, entonces se activará el ícono eliminar en la parte inferior de la ventana.

Figura 3.11 Como agregar nuevos ítems y visualizar ficha global.

3.4 Subtipos de formatos.

Cuando existe un grupo de sistemas, equipos, componentes o elementos que son exactamente iguales y

por ende tiene la misma ficha y los mismos valores, SisMAC permite que a través de subtipos de

formatos, el usuario llene una sola vez los datos de la ficha, para todo el grupo.

Figura 3.12 Ventana de Sub Tipos de ficha técnica.

Opciones para agrega un nuevo ítem a la ficha

Escala reducida (activado)

Nivel jerárquico

Familia de equipos

Banco de fichas técnicas

Opción para diseñar la ficha


Manual del Usuario

3.5 Asignación de fichas a sistemas, equipos, componentes y elementos.

Luego que el usuario ha diseñado las fichas, el siguiente paso es asignarlas a los diferentes sistemas,

equipos, componentes y elementos, luego de lo cual se procede a ingresar la información de cada uno.

Figura 3.13 Selección de Fichas – ingreso.

Figura 3.14 Ventana de Fichas técnicas – Ingreso.

Para empezar el proceso de asignación el usuario debe dar un clic en el módulo de “Fichas” y luego dar

un clic en el sub-módulo de “Fichas técnicas – Ingreso” (ver figura 3.12), el primer paso para la

asignación de fichas es, ubicarse en el sistema, equipo, componente o elemento al cual se va a asignar la

ficha, esto se lo realiza dando un clic en el ícono “Seleccionar ítem” . Una vez que el usuario se ha

posicionado en el sistema, equipo, componente o elemento se procede a la asignación de la ficha dando

un clic en el ícono nuevo.

Figura 3.15 Paso 2: Selección de la ficha técnica a vincular.

Familia de sistemas o equipos

Opción ver

Banco de fichas


Manual del Usuario

En la ventana anterior se presenta el banco de fichas técnicas existentes en SisMAC; en éste caso, es el

banco de fichas eléctricas, de este banco el usuario debe realizar la selección de todas las fichas que

requiera asignar al sistema, equipo, componente y elemento, en el cual se encuentra posicionado. Luego

de lo cual se escapa de la ventana de selección, y SisMAC presenta la ventana de la fig. 3.14, en la misma

el usuario debe dar un clic en el ícono editar , luego de lo cual SisMAC presenta la ficha vacía y lista

para que el usuario ingrese los datos.

Figura 3.16 Ficha técnica vinculada a equipo.

Figura 3.17 Paso 3: Llenar los datos técnicos del ítem asignado.

3.6. Consultas de fichas.

La opción de consultas del módulo de fichas técnicas es una de las herramientas más poderosas cuando se

desea determinar en qué parte de la planta se encuentra un sistema, equipo, componente o elemento de

determinadas características, el procedimiento de acceso a esta opción es, dando un clic en el módulo de

fichas técnicas y luego otro clic en el ícono consultas fichas técnicas.

Figura 3.18 Fichas técnicas – Consulta.


Manual del Usuario

Luego de lo cual el sistema presenta la siguiente ventana:

Figura 3.19 Ventana de Fichas técnicas – Consulta.

En esta opción el usuario debe ingresar los parámetros bajo los cuáles se va a realizar la búsqueda.

Los aspectos bajo los cuales se puede realizar consultas son:

Nivel jerárquico .- El usuario debe determinar a qué nivel desea buscar (sistemas,

equipos, componentes o elementos.).

Familia de equipo .- El usuario debe determinar dentro de qué familia de equipos desea buscar

(E= Eléctrico, M= Mecánico, etc.)

Ficha técnica.- Luego que el usuario ha seleccionado a que nivel desea buscar y dentro de que

familia, SisMAC presenta el banco de fichas que posee para el nivel y familia seleccionados, y el

usuario debe seleccionar una ficha bajo la cual se va a realizar la ficha.

Figura 3.20 Aspectos para realizar consultas.

Una vez que el usuario ha seleccionado la ficha bajo la cual va a realizar la búsqueda, el usuario posee

algunas alternativas de búsquedas, éstas se pueden observar en la figura 3.19 y son:

Sin condiciones.- El usuario una vez posicionado en la ficha, ejecuta de inmediato la búsqueda al

hacer doble clic.

No asignados .- Con esta opción el usuario puede visualizar que equipos no poseen

la ficha en la cual está posicionado.

Fichas Técnicas

Niveles Jerárquicos

Familias de Equipos


Manual del Usuario

Pendientes .- Con esta opción el usuario puede visualizar que ítems no poseen las

fichas completamente llenas

Todas .- Con esta opción el usuario puede visualizar todas las fichas asignadas.

Rápida .- El usuario ejecuta esta búsqueda si solo desea conocer el listado de ítems que

poseen la ficha y no desea visualizar las mismas.

Datos .- Esta es la opción más poderosa de búsqueda de fichas, cuando el usuario elige

esta opción y ejecuta la búsqueda, SisMAC presenta la ficha vacía, para que el usuario pueda

ingresar los datos a buscar, pude buscar por marca, (General electric, Caterpilar, etc.) o por rangos

de magnitudes (potencia, todos los ítems que estén en un rango 5 a 10 Hp)

Mostrar datos .- Normalmente una vez que se ha realizado una consulta SisMAC

presenta un listado de ítems encontrados, en donde solo se visualiza el código y la descripción de

los ítems, pero cuando se ha seleccionado la opción mostrar datos y se ejecuta la búsqueda,

SisMAC presenta el listado de los resultados en donde además del código y la descripción

presenta amanera de columnas toda la información que contiene la ficha.

Figura 3.21 Alternativas de búsqueda.

Opción “En” .- Para poder usar esta opción, primeramente debe

activársela (lado izquierdo), lo cual le permitirá navegar a través del inventario técnico para

seleccionar un ítem específico, el mismo que debe estar entre “Localizaciones y Áreas de

Proceso”. Si usted no usa esta opción, la búsqueda se la realizará en todo el inventario técnico.

Figura 3.22 Alternativas de búsqueda.

Alternativas de Búsqueda


Manual del Usuario

En la siguiente ventana se presenta una consulta de todos los motores eléctricos existentes en el

inventario.

Figura 3.23 Visualización de una consulta

Tabla 3.3: Detalle de íconos.

Icono Descripción

Permite minimizar la ventana

Permite visualizar la Ficha

Permite visualizar en que parte de planta se encuentra el equipo.

Permite que SisMAC cambie desde consulta fichas hasta listado principal.

Opciones adicionales:

Cuando el usuario se posiciona en una columna y digita la letra “O” SisMAC oculta la columna. Cuando

el usuario digita la letra “M” SisMAC muestra un listado de columnas ocultas las cuales pueden ser

nuevamente visualizadas.

Figura 3.24 Opciones adicionales “M”


Manual del Usuario

Cuando el usuario digita la letra “D” SisMAC permite visualizar los datos de toda la fila.

Figura 3.25 Opciones adicionales “D”.

3.7 Migrar Información de Fichas Técnicas desde un Archivo Excel a SisMAC.

Esta opción nos permite migrar información técnica, que posea de algún bien desde un archivo Excel a

SisMAC, la opción está disponible para los niveles desde sistemas hasta elementos. La estructura para

migrar esta información, se encuentra en la parte superior de la pantalla de “Fichas Técnicas – Consulta”,

como se observa en la siguiente figura:

Figura 3.26 Opción migrar información a SisMAC.

El primer paso en el proceso, es seleccionar a qué familia pertenece y en qué nivel (sistemas, equipos,

componentes, elementos) se encuentra la ficha de la instalación que deseo migrar; para el ejemplo

seleccionaremos la familia M (Mecánica) y ésta ficha se encuentra a nivel de sistema, en la parte inferior

se presentará un listado de fichas existentes en SisMAC, ubicarse en la ficha deseada, para el ejemplo

seleccionaremos “Vehículo”.

Luego dar un clic para descargar el archivo dando clic en la opción “Est. Migr.XLS”, se presentará la

ventana de “Guardar como”, el usuario deberá elegir el nombre y el lugar en donde se va guardar el

archivo.

Figura 3.27 Descargar Estructura para migrar información a SisMAC.


Manual del Usuario

Es importante recordar que el archivo que se descargará contendrá únicamente campos relacionados a

ésta ficha. Si la ficha existente no contiene un campo que usted desea, primeramente debe ir a “Fichas

técnicas – Parámetros”, opción “Fichas técnicas” y ubicarse en la ficha deseada para editarla, según sea su

requerimiento.

Una vez que se ha descargado el archivo, se procede a abrirlo y revisar los campos que deben ser

llenados, como se observa en la siguiente figura:

Figura 3.28 Estructura para migrar información a SisMAC.

En la figura anterior se puede observar, los campos que existen en la ficha y que deben ser llenados para

migrar esta información. Existen datos imprescindibles que se requiere que sean llenados antes de la

migración, éstos corresponden al código de la instalación sea sistema, equipo, componente o elementos,

según sea el nivel en el que se encuentra la ficha.

Tabla 3.4: Información a ingresar:

Ítem Descripción

Id1A Código alfanumérico de la Localización

Id2A Código alfanumérico de el Área de proceso o Sección

Id3A Código alfanumérico del Sistema

Id3N Código numérico del Sistema

IdF4 Familia de equipo

IdT4 Tipo de equipo

Id4N Código numérico de Equipo

Id5N Código numérico de Componente

Id6N Código numérico de Elemento

La tabla anterior contiene información a ingresar en el caso de que la ficha se encuentre a nivel de

elemento, esta información se obtiene de SisMAC y es código que la instalación tiene en software.

Los otros campos que constan el archivo descargado, corresponde a información propia del equipo, y en

éste caso no es necesario llenar todos los campos, sino los que el usuario requiera.

Cuando tenga el archivo con la información de fichas técnicas que usted desea migrar, debe asegurarse

que el número de filas que tenga su archivo no exceda a cinco mil filas (5000 filas, incluyendo las

cabeceras), si éste es el caso, deberá dividir en “n” archivos que cumplan esta condición.

Listo el archivo, el procedimiento para migrar es el siguiente:

Ir al submódulo de “Instalaciones – Ingreso”, y ubicarse en cualquier nivel jerárquico en el que se

encuentre el ícono de “Importar datos desde archivo Excel” , damos clic en él, entonces se presentará

la pantalla de “Migrar datos”.


Manual del Usuario


Abierta ésta pantalla, buscamos el ícono , mediante el cual se debe ubicar el archivo de Excel en el que

se encuentre la información de fichas técnicas a migrar, seleccionamos abrir y se cargará el nombre del

libro de Excel frente a la palabra Archivo, de la pantalla.

Figura 3.30 Importar fichas técnicas desde archivo Excel.

Debe asegurarse que en el Destino de migración (parte inferior de la pantalla anterior), esté seleccionada

la opción “Fichas técnicas”, cuando se selecciona esta opción se habilitarán las pestañas ubicadas al lado

derecho de esta, como se observa en la siguiente figura:

Figura 3.31 Destino de migración.

Luego de seleccionar la opción “Fichas técnicas”, se debe seleccionar el nivel jerárquico en el que se

encuentra creada la ficha técnica que deseamos migrar, a continuación se debe seleccionar el tipo de

familia en el que se creó la ficha técnica y finalmente se debe seleccionar la ficha técnica que se desea

migrar. Para ilustrar esta sección, se desea migrar la información de una ficha de vehículos, que fue

creada en el nivel jerárquico de “Sistemas” y pertenece a la familia de “M” (mecánico) y el nombre de la

ficha es “Vehículo”.


Manual del Usuario

Luego de abrir el archivo, usted podrá observar en la pantalla la información que va migrar, pero es

necesario, eliminar las filas que no tengan datos, en la parte superior se eliminarán las cabeceras, dar clic

sobre el número de fila que quiere mantener, luego dar clic en el ícono “Primera fila para migrar” ,

inmediatamente se eliminarán las filas superiores a la seleccionada. Análogamente procedemos para

eliminar las inferiores a la última fila que tenga datos, damos clic en la última fila con datos,

seleccionamos la opción “Última fila para migrar” , se eliminarán las filas inferiores a la

seleccionada.

Figura 3.32 Opciones “Primera y Última fila para migrar”

Luego de haber realizado éstas acciones, procedemos a “Validar Datos”, esto nos permite detectar si

existe algún error en la información que deseamos migrar, para ello únicamente debe dar clic sobre la

opción “Validar datos” .

Finalmente, damos clic sobre el ícono “MIGRAR datos” y la información empezará a

cargarse al sistema.

Filas a eliminar


4.2 LBR – Ingreso.

4.3 LBR – Consulta.

4.4 Grupos comunes de materiales.

4.5 Equivalencias entre materiales.

4.6 Caducidad de materiales.

4.7 Sustitución de materiales

asignados.

Lista Básica de

Recambios L.B.R.

Capítulo 4:


Manual del Usuario

4.1 Introducción al módulo de LBR.

Para el manejo efectivo de una bodega es necesario contar con una herramienta informática que ligue los

repuestos y materiales con cada uno de sus equipos, SisMAC posee esta herramienta y es el módulo de

Lista Básica de Recambios (LBR) los objetivos de este módulo son:

La opción de LBR tiene como objetivo vincular los repuestos (rodamientos, sellos, etc.),

materiales (aceite, líquidos penetrantes, sueldas, etc.) y herramientas (destornilladores, llaves

hexagonales, etc.), que están registrados, inventariados y codificados en bodega con cada uno de

los equipos, componentes y elementos de la empresa.

Crear un vínculo bodega - equipos de planta.

Poder consultar existencias de los materiales y repuestos por equipo para poder planificar los

trabajos de mantenimiento o las futuras compras en función de la demanda futura y de la

existencia actual.

Un aspecto importante que los usuarios deben tener en cuenta es que LBR está disponible solo para tres

niveles jerárquicos y estos son: equipos, componentes y elementos.

Además esta opción también permite crear equivalencias entre repuestos/materiales de bodega y dar

valores de caducidad a cada uno de los ítems de bodega.

4.2 LBR - Ingreso

El módulo de LBR posee solo dos sub-módulos que son: “LBR – ingreso” y “LBR – consultas”.

Figura 4.1 Selección de LBR – ingreso.

Este módulo trabaja a nivel de interface con cualquier programa de bodega que posea la empresa.

Para acceder a LBR - Ingreso el usuario debe dar un clic en el módulo de LBR y luego otro clic en el

ícono de ingreso (ver figura 4.1), luego se presenta la siguiente ventana:

Figura 4.2 Ventana de LBR – ingreso.

Procedimiento de ingreso:

1. Una vez abierta la ventana de LBR – ingreso.

2. Damos clic sobre el ícono de seleccionar ítem y localizamos el equipo, componente o elemento

al cual se le va a asignar material, repuesto o herramientas desde bodega.

3. Luego con la opción editar se habilitan dos íconos en la parte inferior derecha, estos íconos son

de agregar y de quitar .

4. Adicionalmente se puede asignar una fotografía o imagen del M (Material)/R (Repuesto)/H

(Herramienta) al hacer clic sobre el ícono de referencias gráficas .

Equipo, componente o elemento al cual se va a asignar LBR

Icono de Seleccionar ítem

Icono de Editar

Icono de Referencia gráfica

Icono de Origen

Listado de M/R/H asignados


Manual del Usuario

Figura 4.3 Opción editar activada.

5. Seleccionamos la opción agregar , luego SisMAC presenta una ventana en la cual se puede

buscar el M/R/H, por código o por descripción.

Figura 4.4 Listado general.

6. Procedemos a ejecutar la búsqueda (por código o por descripción) del ítem requerido.

7. Hacemos clic en el ítem que corresponda y clic en el ícono de seleccionar .

8. Salimos de la ventana de búsquedas luego de haber seleccionado todos los ítems requeridos para el

equipo en cual estemos ubicados.

9. Procedemos a determinar si se trata de un repuesto, material o herramienta y si es principal o

equivalente.

10. Se debe ingresar la cantidad requerida.

11. Si el repuesto seleccionado corresponde a un componente o elemento del equipo, SisMAC permite

vincularlos.

12. Se puede ingresar también de manera opcional lo referente a observaciones a qué componente o

elemento corresponde (ver figura 4.2)

4.3 LBR - Consultas

Para ingresar a esta opción, dar un clic en el módulo de LBR y luego otro clic en el ícono de consultas.

Figura 4.5 Selección de LBR – consulta.

Código del ítem a buscar

Descripción del ítem a buscar

Icono de buscar

Icono de Seleccionar


Manual del Usuario

Figura 4.6 Ventana de LBR – consulta.

En la presente ventana se puede realizar consultas tomando en cuenta los siguientes aspectos.

Código y/o descripción en bodega.

En qué localización, área, sistema, equipo, componente o elemento se desea visualizar.

También se puede realizar búsquedas tomando en cuenta los códigos de familia, tipo, clase y

subclase de equipo.

Otro de los aspectos de búsqueda es cuando se desea buscar, materiales, repuesto o herramientas.

Otro filtro de búsqueda es, si el material, repuesto o herramienta es principal o equivalente.

4.4 Grupos comunes de materiales.

Esta herramienta le permite al usuario crear grupos de materiales que se requieren periódicamente y el

principal propósito de los grupos comunes es llenar de una manera ágil una solicitud de materiales. Estos

grupos son seleccionados el momento de elaborar una nueva solicitud de materiales a bodega y de manera

automática aparece el listado, con esto el usuario se evita el trabajo de realizar una selección uno por uno.

Normalmente esta herramienta es recomendable usarla con listado de materiales que no tienen nada que

ver con mantenimiento por ejemplo, el listado de materiales que se requieren para realizar una voladura

de una mina, o el listado de útiles de material de oficina que se requieren periódicamente.

Para ingresar a la opción de grupos comunes se debe abrir la ventana principal de SisMAC dar un clic en

el módulo de LBR y luego un clic en el ícono ingreso LBR (ver figura 4.1).

En la figura 4.7 se observa el ícono de grupos comunes , al hacer clic sobre el mismo se

presentarán las siguientes ventanas:

Figura 4.7 Ventana de LBR – Grupos de materiales.



Código SisMAC

Familia, tipo, clase y subclase de equipo

Material, repuesto, herramientas, activos o todos

Principal, equivalente o todos


Manual del Usuario

El primer paso que debe realizar es crear un nuevo nombre de grupo y esto se lo hace dando un clic en

ícono de nuevo , como se observa en la ventana anterior.

Figura 4.8 Ventana de Grupos de materiales y repuestos comunes.

Una vez creado el nuevo grupo, nos ubicamos sobre éste y damos clic en editar , y mediante la

siguiente ventana, el usuario debe proceder a buscar en el maestro de bodega los ítems que van a

conformar el grupo. Para esto, en esta ventana, SisMAC permite buscar a través del código del ítem en

bodega o a través de la descripción del ítem en bodega, una vez ubicado el material se lo debe agregar al

listado de ítem del grupo.

4.5 Equivalencias entre materiales.

Esta herramienta le permite al usuario establecer equivalencias entre repuestos o materiales, para que al

momento de ejecutar el mantenimiento, si uno de ellos no existe, el usuario identifique a los que pueden

ser usados en su lugar. Para crear estas equivalencias el usuario debe dar un clic en el ícono de

equivalencias , como se observa en la siguiente figura.

Figura 4.9 Ventana de Grupos de materiales y repuestos EQUIVALENTES.

El primer paso que se debe hacer es buscar en el maestro de bodega los ítems que son equivalentes, para

esto en esta ventana SisMAC permite buscar a través del código del ítem en bodega o a través de la

descripción del ítem en bodega, una vez ubicado el material se lo debe agregar al listado de ítems del

equivalentes, que se ubicarán en la parte inferior de la ventana.



Ítem de buscar

Nombre del grupo

Ítems del grupo


Manual del Usuario

Figura 4.10 Ventana de Grupos de materiales y repuestos equivalentes.

4.6 Caducidad de materiales.

Existen ciertos materiales y repuestos de mantenimiento que luego de ser instalados en un equipo, trabaje

o no trabaje el equipo, el material o repuesto debe ser cambiado, como ejemplo citaremos la siguiente

frase “cambiarlo luego de 5000 Km o 36 meses lo que ocurra primero”, la caducidad representa los 36

meses, para ingresar el valor de caducidad el usuario debe dar un clic en el ícono caducidad ,

como se observan en las siguientes ventanas.

Figura 4.11 Ventana de Caducidad de materiales y repuestos.

El primer paso que se debe hacer es buscar en el maestro de bodega el ítem al cual se va ingresar el valor

de caducidad en semanas (Smns), en esta ventana SisMAC permite buscar a través del código del ítem en

bodega o a través de la descripción del ítem en bodega, una vez ubicado el material se da un clic en el

ícono editar, luego se procede a ingresar el valor de caducidad en semanas (Smns). 4.7 Sustitución de materiales ya asignados.

Esta herramienta le permite al usuario que remplace un material o repuesto asignado a diferentes equipos

por otro, un ejemplo de esto es cuando en una institución se ha venido trabajando con un aceite de marca



Listado de ítems comunes


Manual del Usuario

A y se ha decidido remplazarlo por otro de marca B, para realizar la sustitución de repuestos o

materiales, el usuario debe dar un clic en el icono Sustituciones de la ventana de figura 4.12,

luego de lo cual SisMAC presentará la siguiente ventana.

Figura 4.12 Ventana de Sustitución de ítems.

En esta ventana se debe ingresar el código de material o repuesto en bodega que se va a dejar de usar

(Sustituir) y el material o repuesto que lo va sustituir (Por).


5.2 Mantenimiento – Parámetros.

5.3 Mantenimiento – Ingreso.

5.4 Mantenimiento – Consulta.

Mantenimiento

Capítulo 5:


Manual del Usuario

5.1 Introducción al módulo de Mantenimiento.

Este es el módulo más importante y más complejo de SisMAC, para trabajar en este módulo el usuario

previamente debe haber creado el banco de familias, tipo, clase y subclase de equipos (Inventario técnico

- parámetros), también se debe tener el inventario de las instalaciones a mantener hasta el nivel de

equipos (Inventario técnico - Ingreso), estos son los dos requisitos mínimos para poder trabajar con el

módulo de mantenimiento.

Debemos dar un clic en el módulo de mantenimiento de la ventana principal y poder tener acceso a los

íconos de ingreso, parámetros y consultas de mantenimiento respectivamente.

5.2 Mantenimiento – Parámetros.

El primer paso que debe dar el usuario en el módulo de mantenimiento, es ingresar los parámetros para

configurar el módulo en función de sus necesidades. Para lo cual el usuario en la ventana principal debe

dar un clic en el módulo de mantenimiento y luego dar un clic en la opción Parámetros.

Figura 5.1 Selección de Mantenimiento – Parámetros.

A continuación se presenta una lista con todos los ítems que deben ser configurados, en el sub-módulo de

“Mantenimiento – Parámetros”:

Tipos de mantenimiento.

Tipos de tareas

Tareas generales

Formatos de tareas

Modos de operación

* Frecuencias comunes

Tipos de estado de operación

Tipos de consumibles

Especialistas

Cuadrillas

Fichas de parámetros

Tipos de rutinas

Rutinas

* Formatos de rutina

Tipos de orden de trabajo.

* Tipos específicos.

Motivos de parada

* Motivos específicos

Motivos de falla

Tipos de falla

Motivos de retraso

Motivos de trabajo

* Motivos específicos

Tipos de justificación (horas hombre)

Tipos de horas extras

Documentos de mantenimiento.


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Figura 5.2 Ventana de Mantenimiento – parámetros.

5.2.1 Tipos de mantenimiento.

Los tipos de mantenimiento son códigos de familias de tareas de mantenimiento, que permiten clasificar o

agrupar tareas de mantenimiento, además estos códigos son la base para poder crear los bancos de tareas

de mantenimiento para cada familia, tipo, clase y subclase de equipos.

Figura 5.3 Tipos de mantenimiento.

Tabla 5.1: Información a ingresar para la configuración de Tipos de mantenimiento.

Ítem Descripción

Código Es el código del tipo de mantenimiento a ingresar

Descripción Es una descripción larga del tipo de mantenimiento a ingresar

5.2.2 Tipos de Tareas.

Uno de los campos obligatorios, al momento de ingresar una nueva tarea de mantenimiento es el de tipo

de tarea.

Figura 5.4 Tipos de tareas.


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Lo primero que se debe hacer es seleccionar para qué tipo de mantenimiento se va a crear el banco de

tipos de tareas.

Tabla 5.2: Información a ingresar para la configuración de Tipos de tareas.

Ítem Descripción

Código Es el código del tipo de tarea a ingresar

Descripción Es una descripción larga del tipo de tarea a ingresar

5.2.3 Tareas Generales (Banco de tareas).

En esta opción el usuario crea el banco de tareas para cada: tipo, clase y subclase de equipo existente.

Figura 5.5 Tareas generales.

Antes de ingresar una nueva tarea, el usuario debe elegir: el tipo de mantenimiento y para que familia,

tipo, clase o subclase de equipo se va a crear la tarea.

Tabla 5.3: Información necesaria para crear Tareas generales.

Ítem Descripción

Tipo Tipo de tarea

Código Es el código de la tarea a ingresar este se genera automáticamente

Descripción Es una descripción larga de la tarea a ingresar

5.2.3.1 Instrucciones de tareas.

En la ventana que se muestra en la figura 5.5 se puede apreciar el ícono de instrucciones , el usuario

al hacer clic puede ingresar los procedimientos o instrucciones de ejecución de cada tarea, la ventana que

SisMAC presenta es la siguiente:

Figura 5.6 Instrucciones de tarea.

Tipo de mantenimiento

Familia de equipos

Tipo / clase / subclase de equipos

Recursos propios de la tarea

Tipo de tarea

Clic Derecho


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En la ventana anterior, el usuario debe dar un clic en el ícono de editar , y para agregar las instrucciones

hacer un clic derecho y se presentará un listado de opciones, entre éstas seleccionamos “Nueva”, con la

cual podemos ir añadiendo tantas instrucciones como fuesen necesarias.

Tabla 5.4: Información necesaria para crear Tareas generales.

Ítem Descripción

# Instrucción Se genera automaticamente.

Descripción Es el nombre de la instrucción o procedimiento y para grabar debe pulsar enter.

Para cada instrucción existe la posibilidad de añadir detalles con el fin de explicar de mejor

manera la instrucción. Además cada instrucción puede ser descrita a través de un gráfico (fotografía

digital, dibujo AutoCAD, escaneado, etc.), o por un video digital, mediante la opción de referencias

gráficas.

Figura 5.7 Detalles de Instrucciones.

5.2.4 Formatos de tareas.

La mayoría de programas generan informes u órdenes de trabajo, etc., a los cuales no es posible realizar

una edición de manera que puedan satisfacer nuestras necesidades; con SisMAC se puede diseñar estos

documentos como el usuario mejor estime conveniente, específicamente para el diseño de la impresión de

tareas tenemos esta herramienta que es Formatos de Tareas.

Figura 5.8 Formatos de Tarea.

Tabla 5.5: Información necesaria para Formatos de Tareas.

Ítem Descripción

Descripción Es el nombre o la descripción del nuevo formato de tareas que deseamos crear


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Al momento de dar un clic sobre el ícono de diseñar se presenta una ventana en la cual podemos elegir

los datos que necesitamos para presentar nuestras tareas, además dando un clic derecho sobre ésta ventana

se despliegan más opciones que podemos utilizar.

5.2.5 Modos de operación.

Las frecuencias de mantenimiento se pueden fijar de dos maneras: la primera es a través de días o

semanas (calendario) y la segunda a través un modo de operación que puede ser: horas operadas,

kilómetros recorridos, millas recorridas, toneladas producidas, horas de vuelo, ciclos de los motores,

aterrizajes, etc., mediante ésta opción el usuario crea los diferentes modos de operación según su

necesidad.


Tabla 5.6 Información necesaria para Modos de operación.

Ítem Descripción

Siglas El usuario ingresa las siglas relacionadas con el modo de operación.

Descripción Es la descripción del modo de operación que deseamos crear

Dígitos decimales Esta opción sirve configurar la cantidad de decimales que se desea manejar

5.2.6 Frecuencias comunes.

Como analizamos anteriormente las frecuencias de mantenimiento se pueden fijar de dos maneras en base

al calendario y según la operación del activo, muchos de estos activos tienen frecuencias comunes como

por ejemplo el cambio de aceite de un vehículo que se la realiza cada 3000 Km recorridos, dependiendo

de la necesidad del usuario se pueden establecer frecuencias comunes mediante esta herramienta, para lo

cual debemos indicar cuál es esta frecuencia, la misma que utilizaremos cuando realicemos las rutinas de

mantenimiento.

Clic Derecho


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Figura 5.11 Frecuencias comunes.

5.2.7 Tipos de Estado de Operación.

A un Estado de operación, se lo define como, la condición de encendido o apagado de un sistema o

equipo (niveles 3 y 4), teniendo dos alternativas, operativo y no operativo, un equipo puede cambiar su

condición dependiendo de algunos factores.

Figura 5.12 Tipos de estado de operación.

Tabla 5.7 Información necesaria para Tipos de estado de operación. Ítem Descripción

Siglas El usuario ingresa las siglas relacionadas con el estado de operación.

Descripción Es la descripción del estado de operación que se desea crear

Operativo / No operativo Según el estado de operación que se ingrese el usuario debe seleccionar la opción correspondiente

5.2.8 Tipos de consumibles.

Existen algunas máquinas e instalaciones que utilizan ciertos tipos de insumos de los cuales se quiere

llevar un registro con el propósito de tener un histórico de consumo y calcular su rendimiento. Los

ejemplos de consumibles para una instalación llamado vehículo son: combustible, llantas, aceite, bandas,

batería, etc.

El primer paso luego de haber determinado cuáles serán los consumibles que deseo controlar, es

ingresarlos en un banco de consumibles; para ello ingresamos al sub módulo “Mantenimiento –

Parámetros”, nos ubicamos en la pestaña superior derecha y seleccionamos la opción “Tipos de

consumibles”, luego seleccionamos nuevo , ingresamos la información que se detalla en la siguiente

tabla y finalmente guardamos .

Tabla 5.8 Información necesaria para tipos de justificación (Horas hombre).

Ítem Descripción

Código Ingresar un código para el consumible.

Descripción Es el nombre del tipo de consumible.

Unidad Corresponde a la unidad del consumible y está compuesta por una magnitud y una unidad.


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Figura 5.13 Creación de nuevos consumibles.

5.2.9 Especialistas.

Para ejecutar un trabajo de mantenimiento se requiere mano de obra especializada, por lo que se necesita

crear códigos de especialidades de mantenimiento.

Figura 5.14 Especialistas.

Tabla 5.9 Información necesaria para Especialistas. Ítem Descripción

Código Es el código que el usuario asigna al especialista.

Descripción Es la descripción del especialista se desea ingresar.

Costo Hora Según el especialista se puede ingresar el costo por hora

5.2.10 Cuadrillas.

Es posible formar cuadrillas de trabajo, en el que se agrupen a diferentes especialistas en función de los

trabajos que se vayan a realizar.

Figura 5.15 Creación de cuadrillas.

c


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Tabla 5.10 Información necesaria para Especialistas. Ítem Descripción

Código Es el código que el usuario asigna a la cuadrilla

Descripción Es la descripción de la cuadrilla.

Una vez creados las cuadrillas, se debe proceder a asignar al personal, para esto, damos clic en “Personal

asignado”, y en la pantalla que se presente, utilizando el ícono , agregamos al personal que desee.

Figura 5.16 Asignación de personal a cuadrilla.

5.2.11 Fichas de parámetros.

Existen ciertas tareas de mantenimiento que requieren medir ciertos parámetros (presión, temperatura,

voltajes, vibraciones, etc.) que requieren ser registradas y llevar un historial estadístico de los datos,

SisMAC brinda al usuario la herramienta de fichas de parámetros para que diseñe su propio formato, los

cuales son propios para cada familia de equipos.

Figura 5.17 Ficha de parámetros.

Una vez que el usuario ha seleccionado la familia de equipo en la cual va a crear la ficha de parámetros,

el siguiente paso es ingresar el nombre de la ficha de parámetros, luego de lo cual se procede a diseñar la

ficha de parámetros.

Tabla 5.11 Información necesaria para Fichas de parámetros.

Ítem Descripción

Descripción Es la descripción de la ficha de parámetros a ingresar.

De referencia / De recopilación Según la ficha a ingresar se debe seleccionar si es de referencia o de recopilación.

Creado el nombre de la ficha de parámetros, se puede proceder a diseñar la ficha y esto se lo realiza

dando un clic en el ícono diseñar , luego de lo cual se presenta la siguiente ventana:


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Figura 5.18 Ficha de parámetros para medición de corriente.

En la misma ventana damos un clic en el ícono editar, que se encuentra al lado izquierdo de la ventana,

luego de lo cual aparecen los íconos agregar y quitar respectivamente, que se utilizan para añadir o

retirar un parámetro incluido en la ficha, al presionar añadir aparece una nueva fila de parámetros, lo

primero que debemos seleccionar es el tipo de parámetro, de las siguientes opciones:

Figura 5.19 Edición de una ficha de parámetros.

En el primer campo se debe especificar de qué tipo de campo se trata (un mínimo, un máximo, un rango,

etc.), luego seleccionamos la magnitud que va a ser incluida en la ficha, voltaje, corriente, aislamiento

dureza, etc., con su unidad respectiva, seleccionamos si la ficha será de referencia, recolección o ambos.

Quedando así seleccionado el parámetro, como se observa en la figura 5.6, el usuario puede añadir las

magnitudes que desee, y el sistema los adecuará en un formato específico para fichas de parámetros.

Figura 5.20 Ficha de parámetros para Aislamiento del motor CC.

5.2.12 Tipos de Rutinas.

Nos referimos a tipos de rutinas, a aquellas que de acuerdo a su naturaleza se pueden clasificar en rutinas

de: inspección, overhault, remplazos, de servicio, trabajos de mantenimiento.

Figura 5.21 Tipos de rutinas.


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Tabla 5.12 Información necesaria para Fichas de parámetros. Ítem Descripción

Siglas El usuario debe ingresar las siglas correspondientes al tipo de rutinas.

Descripción Es la descripción detallada del tipo de rutina a ingresar.

5.2.13 Rutinas.

Como rutina se entiende que es un conjunto de tareas que requieren ser programadas y ejecutadas en

conjunto. Para crear una nueva rutina el primer paso es darle nombre y código, luego proceder a su

diseño. El conjunto de tareas que definimos como rutina pueden ser; varias tareas para un tipo de equipo,

una tarea para varios tipos de equipo, varias tareas para varios tipos de equipo, de acuerdo a lo que

vayamos a controlar. Al hacer un clic en rutinas en la ventana principal de mantenimiento parámetros tenemos la siguiente

ventana.

Figura 5.22 Rutinas.

Procedimiento para la creación de una rutina:

1. Al crear una nueva rutina debemos almacenarla en un banco de rutinas de acuerdo al departamento

y/o sección que la controlará. En la parte superior de la ventana existe una pestaña que al

desplegarla nos muestra los diferentes departamentos y secciones creados, debemos seleccionar

uno de ellos, ejemplo; departamento de mantenimiento / sección mecánico, etc.

Figura 5.23 Rutinas asignadas al dpto. Mantenimiento - sección Mecánico.

2. Seleccionado el departamento (definidos por el usuario en el módulo de mantenimiento

parámetros) damos un clic nuevo , para crear una rutina, SisMAC nos presenta la siguiente

ventana:


Manual del Usuario


La nueva rutina sigue un secuencial numérico. A continuación encasillamos la nueva rutina en uno

los tipos de rutina previamente ingresados:

IN Rutina de inspección.

OV Rutina de overhault.

SV Rutina de servicios.

RP Rutina de reparaciones, etc.

Luego escogemos un nombre para la rutina y damos un clic en aceptar, y la nueva rutina ha sido

creada, si queremos crear más rutinas, volvemos a llenar los datos descritos anteriormente y

aceptamos nuevamente, si no queremos seguir creando rutinas damos un clic en cancelar.

3. Para agregar los equipos que van hacer intervenidos y vincular las tareas a realizar damos un clic

en el ícono diseñar y observaremos las siguientes ventanas:


Detallaremos el uso de las ventanas anteriores; en la ventana “Diseño de rutinas” seleccionamos los

diferentes tipos de equipos que van a intervenir en la rutina, como las tareas que se van a realizar. Como

primer paso vamos a ver un ejemplo de cómo seleccionar un tipo de equipo para que sea controlado por la

rutina. Al pulsar sobre el ícono de la parte central de la ventana de la figura 5.22:

Figura 5.26 Ingreso de equipos a una Rutinas.

Se nos presenta la ventana:


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Para activarla presionamos en y se despliega la ventana que mostramos a continuación:


En la parte superior de la ventana, tenemos un listado de todos los tipos de equipos que fueron ingresados

en el sistema clasificados por familias, en este listado nos ubicamos sobre el equipo que queremos incluir

en la rutina luego presionamos el ícono agregar , pasándolo así a la parte inferior de la ventana, si

vamos a incluir otros tipos de equipos, repetimos en procedimiento y luego presionamos aceptar .

Para eliminar un equipo el procedimiento es el contrario, nos ubicamos en la parte baja de la ventana en el

tipo de equipo a ser eliminado de la rutina y presionamos eliminar .

Una vez culminado el proceso selección de los tipos de equipos, el paso siguiente es seleccionar lar

tareas. Para esto hay dos caminos desde Tipos de Tarea o desde Tareas general.

Figura 5.29 Asignación de: Tipo de tareas / Tareas generales.

Primero revisemos las definiciones de:

Tipo de tarea: Permite definir todas las tareas posibles de mantenimiento que se pueden dar a equipos

existentes en la empresa mediante un listado de opciones de trabajos de mantenimiento predefinidos por

el sistema SisMAC. Los tipos de tarea agrupan a tareas generales de un mismo tipo, por ejemplo en la

tarea limpieza pueden estar encasilladas tareas generales como Limpieza a motores, limpieza a

generadores, limpieza a compresores etc.

Tarea general: Permite definir tareas generales por familia de equipos y estos a su vez por tipo, clase y

subclase de equipos existente en la empresa. El código de las tareas se forma según corresponda si es

Tipo, Clase o Subclase de equipo con la letra T, C o S respectivamente, separados con un guión viene la


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letra correspondiente a las opciones de mantenimiento. Cuando creamos una tarea general es un requisito

ligarla a un tipo de tarea.

Una vez expuesto los conceptos anteriores, veamos cómo asignar tareas a una rutina:

Desde Tarea General.

Para cada uno de los equipos seleccionados con la opción anterior realizamos el proceso que ilustramos

en la siguiente figura.

Figura 5.30 Procedimiento para asignar tareas generales a una rutina.

Damos un clic en el ícono ubicado en la parte inferior de la ventana “Asignación de Tareas

generales”, para que se despliegue la ventana completa, podrá observar que la ventana se divide en dos,

en la parte superior de la ventana automáticamente se presentan los tipos de tareas a la cual pertenece

cada tarea general; pero el usuario debe desactivar la opción que se encuentra en la parte superior derecha

“Por tipo de tarea asignada a rutina”, para que tenga acceso al banco de tareas generales que fueron

previamente creadas para cada equipo.

Figura 5.31 Ventana para asignación de tareas generales.

En la parte superior de la ventana tenemos el listado del banco de tareas, procedemos a seleccionar las

tareas que queremos controlar en la rutina que estamos armando, y tal como asignamos los equipos nos

ubicamos sobre la tarea a asignar y presionamos el ícono agregar , para eliminar una tarea nos

ubicamos sobre ella en la parte inferior de la ventana y presionamos el ícono eliminar . Así

asignaremos cuantas tareas vayamos a controlar en la rutina.


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Las tareas podemos seleccionarlas a nivel de Tipo, Clase o Subclase de equipo de acuerdo a lo activado.

Figura 5.32 Niveles para seleccionar tareas generales.

Otro modo de seleccionar las tareas es mediante:

Tipo de tarea.

Es un método muy parecido al anterior, la diferencia es que para elegir las tareas generales que van a ser

controladas en la rutina tomamos como referencia al tipo de tarea al que pertenecen. La metodología es

el siguiente:

Figura 5.33 Asignación de Tipos de tareas.

Nos ubicamos en el ícono de la ventana de “Diseño de rutinas” ubicado en la parte superior y se

presentará la ventana “Asignación de Tipo de tareas” que contiene en la parte inferior izquierda, éste

ícono , damos clic para desplegar la pantalla completa, que está dividida en dos. En la parte superior

de la ventana el programa nos muestra el listado de tipos de tareas en las que están encasilladas las tareas

generales, seleccionamos las que vamos a controlar con el mismo método que en las ventanas anteriores

dando un clic en para agregar y dando un clic en para eliminarla.

Figura 5.34 Asignación de Tipos de tareas.

Una vez asignadas los Tipos de tareas, debe ir a asignar las tareas generales. Siguiendo la metodología

descrita, para asignar tareas generales, pero con la diferencia que ya no se presentará todo el banco de


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tareas generales, sino únicamente las contenidas en cada tipo de tarea, facilitando su asignación. Para

hacer esto debe asegurarse que esté activada la opción:

Finalmente, procedemos a seleccionar las tareas con el método ya conocido en las últimas ventanas y

damos un clic en aceptar .

Es importante anotar que con los dos procedimientos para seleccionar tareas, obtenemos los mismos

resultados. La siguiente ventana nos muestra un resumen de lo ejecutado:

Figura 5.35 Tareas asignadas a rutina.

Una vez culminado el proceso de seleccionar los equipos y asignarle las tareas, la rutina está lista para ser

utilizada en el tipo de programación escogido.

5.2.14 Formatos de Rutinas.

Con el mismo criterio manifestado para los formatos de tareas, se ha desarrollado para las Rutinas.

Figura 5.36 Formatos de Rutina.

Tabla 5.13 Información necesaria para formatos de rutinas. Ítem Descripción

Descripción Es el nombre o descripción del nuevo formato de rutinas que deseamos crear.

Figura 5.37 Formato de rutina.

Clic Derecho


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Empezamos dando clic en el ícono de diseñar se presenta una ventana en la cual podemos elegir los

datos que necesitamos para presentar nuestras tareas, además dando un clic con el botón derecho del ratón

se despliegan más opciones que podemos utilizar.

5.2.15 Tipos de Orden de Trabajo.

A las órdenes de trabajo se las puede clasificar a través de los códigos de tipos de órdenes de trabajo.

Figura 5.38 Tipos de órdenes de trabajo.

Tabla 5.14 Información necesaria para tipos de órdenes de trabajo. Ítem Descripción

Código El usuario debe ingresar el código de tipo de Orden de trabajo.

Descripción Es el nombre del tipo de orden de trabajo.

Clasificar El usuario debe clasificar los tipos de OT creadas a través de elegir si es de operaciones, si es una OT Preventiva Programada (Pv.P), Preventiva no programada (Pv. No P.), Correctiva (Cor.) o si es un proyecto.

5.2.16 Tipos específicos de Órdenes de trabajo.

Una vez que el usuario ha creado los tipos de OT, puede declarar tipos específicos para cada tipo de OT.

Figura 5.39 Tipos específicos de órdenes de trabajo.

Tabla 5.15 Información necesaria para tipos específicos de órdenes de trabajo.

Ítem Descripción

Código El usuario debe ingresar el código de tipo específico de Orden de trabajo.

Descripción Es el nombre del tipo específico de orden de trabajo.

5.2.17 Motivos de parada.

Cuando se ha paralizado una instalación se deben registrar cuántas Horas estuvo fuera de funcionamiento

y cuál fue el motivo.


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Figura 5.40 Motivos de parada.

Tabla 5.16 Información necesaria para motivos de parada. Ítem Descripción

Código El usuario debe ingresar el código del motivo de parada.

Descripción Es el nombre del motivo de parada.

5.2.18 Motivos específicos de parada.

Luego de que el usuario ha ingresado el banco de motivos de parada, cada uno de estos puede ser

desglosado en motivos específicos de parada.

Figura 5.41 Motivos específicos de parada.

Tabla 5.17 Información necesaria para motivos específicos de parada. Ítem Descripción

Código El usuario debe ingresar el código del motivo específico de parada.

Descripción Es el nombre del motivo específico de parada.

El usuario debe determinar si el motivo específico de parada ingresado, debe o no debe afectar al cálculo

de la disponibilidad del equipo.

5.2.19 Motivos de falla.

Una instalación está en un estado de “falla” cuando ésta no puede cumplir con la función para las cuales

fue diseñada, es importante identificar las causas que provocaron la falla; a éstas causas las

denominaremos “Motivos de falla”.

Figura 5.42 Motivos de falla.


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Tabla 5.18 Información necesaria para motivos de falla. Ítem Descripción

Siglas El usuario debe ingresar las siglas del motivo de falla.

Descripción Es el nombre del motivo de falla.

5.2.20 Tipos de falla.

El tipo de falla es determinar cómo fallo la instalación, pueden establecerse tipos de falla para cada Tipo,

Clase y Subclase de equipo.

Figura 5.43 Tipos de falla.

Tabla 5.19 Información necesaria para tipos de falla.

Ítem Descripción

Siglas El usuario debe ingresar las siglas del tipo de falla.

Descripción Es el nombre del tipo de falla.

Una vez creados los tipos de fallas, es necesario asignar a cada tipo de falla los motivos de falla, esto se lo

realiza dando clic en la opción “Motivos de falla” que se encuentra en la ventana de Tipos de fallas, en la

ventana que se presenta y utilizando el ícono , asignamos los motivos a los tipos de fallas.

Figura 5.44 Asignación de motivos de falla a tipos de falla.

5.2.21 Motivos de retraso.

Este banco de códigos se los usa cuando una Orden de Trabajo se ha retrasado en su ejecución, por lo que

se debe registrar el número de días retrasados y el motivo que causó éste retraso.

Tabla 5.20 Información necesaria para motivos de retraso.

Ítem Descripción

Siglas El usuario debe ingresar las siglas del motivo de retraso.

Descripción Es el nombre del motivo de retraso.


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Figura 5.45 Motivos de retraso.

5.2.22 Motivos de trabajo.

Cuando se genera una nueva orden de trabajo se debe indicar cuál es la razón por la que se elabora la

misma o que causa la originó.

Figura 5.46 Motivos de trabajo.

Tabla 5.21 Información necesaria para motivos de trabajo.

Ítem Descripción

Siglas El usuario debe ingresar las siglas del motivo de trabajo.

Descripción Es el nombre del motivo de trabajo.

5.2.23 Motivos específicos de Órdenes de trabajo.

Para cada motivo de trabajo existente, se puede crear un banco de motivos específicos de trabajo.

Figura 5.47 Motivos específicos.

Tabla 5.22 Información necesaria para motivos específicos órdenes de trabajo.

Ítem Descripción

Código Automáticamente toma el código del motivo de trabajo y le asigna el número correspondiente a ese motivo específico.

Descripción Es el nombre del motivo específico de trabajo.

5.2.24 Tipos de Justificación (Horas hombre).

Define los tipos de horas extras o justificaciones de horas no trabajadas.


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Figura 5.48 Tipos de justificación.


Ítem Descripción

Descripción El usuario debe ingresar la descripción y relacionarla con las opciones de horas extras u horas no trabajadas.

No remuneradas: Define si las horas extras o no trabajadas son remuneradas o no.

5.2.25 Tipos de Horas extras.

La hora de trabajo de una persona tiene un valor base o mínimo, normalmente cuando una persona labora

en condiciones especiales o en calendarios laborales especiales (feriados) recibe un porcentaje extra del

valor base como compensación.

Figura 5.49 Tipos de horas extras.


Ítem Descripción

% Ingresar los porcentajes que se manejan en su empresa para el pago de horas extras de mano de obra.

HNM Es el número de horas hombre normales que una persona debe laborar al mes.

FSS Es el factor de sobresueldo.

5.2.26 Documentos de Mantenimiento.

Esta ventana presenta los diferentes documentos de mantenimiento que serán emitidos por SisMAC en la

operación del sistema, los cuales pueden ser personalizados de acuerdo con las necesidades del usuario.

Figura 5.50 Documentos de mantenimiento.


Manual del Usuario

Los documentos de mantenimiento son creados en base a programación por lo cual las opciones de nuevo

o eliminar no se encuentran activadas.

Figura 5.51 Numeración de documento.

Datos adicionales : Son campos adicionales que podemos añadir al emitir los diferentes tipos de

documentos de mantenimiento.

Figura 5.52 Datos adicionales.

Par crear un nuevo dato adicional presionamos en el ícono editar y utilizamos uno de los campos de los

diez disponibles y luego aceptamos.

Diseñar: Con esta opción podemos personalizar los formatos de los documentos de mantenimiento.

Figura 5.53 Opción “Diseñar”.


Manual del Usuario

Un documento de mantenimiento posee dos tipos de campos: los creados en base a programación (rojos),

y los creados por el usuario (azules). Los creados por programación son campos de datos que proporciona

el sistema mientras, los creados por el usuario los utilizamos para personalizar el formato del documento,

las herramientas que se posee para estas personalizaciones aparecen cuando damos un clic derecho sobre

los campos rojos o azules y estas opciones son las siguientes:

Figura 5.54 Herramientas para personalizar la orden de trabajo.

5.3 Ingreso de Mantenimiento.

Luego de que el usuario haya realizado el inventario de las instalaciones mantener hasta el nivel de

equipo; y luego de que haya ingresado los parámetros propios de su empresa en el módulo de

mantenimiento, entonces se puede empezar a trabajar en el sub módulo de “Mantenimiento – Ingreso”.

El sub módulo “Mantenimiento – Ingreso” a diferencia de los otros sub módulos está constituido por 6

nuevos sub módulos (pestañas color azul) que se relacionan entre sí, tal como se puede apreciar en la

siguiente figura:

Figura 5.55 Mantenimiento – Ingreso.

5.3.1 Contadores.

Uno de los requisitos para programar las actividades de mantenimiento es la frecuencia de ejecución, en

este aspecto existen dos posibilidades; la primera es programar cada cierto número de días o semanas y la

segunda y más compleja es cuando la frecuencia es fijada en unidades operadas o modo de operación


Manual del Usuario

(Km, Hr, Tn, Ciclos, etc.), para lo cual SisMAC requiere cierta parametrización. La opción “Contadores”

está disponible para los niveles jerárquicos 3 y 4, que corresponden a sistemas y equipos respectivamente

En la ventana de Mantenimiento – Ingreso, existe la opción “Operación/Contadores”, que cubre la

problemática de programar en unidades operadas, cuando se da un clic en esta opción SisMAC presenta la

siguiente ventana:

Figura 5.56 Operación / Contadores.

El primer paso es asignar el modo de operación, a través del cual se va controlar la operación del sistema

o equipo y además se va a programar el mantenimiento, para lo cual el usuario debe ubicarse en el

sistema o equipo al cual se desea asignar modo de operación, para lo cual se debe dar un clic en ícono

seleccionar ítem de la ventana de la figura anterior, luego de lo cual SisMAC presentará la siguiente

ventana.

Figura 5.57 Selección de Tipo de máquina…Equipo.

Los modos de operación se asignan solo a nivel de sistema y de equipo, una vez que se selecciona el

sistema o equipo en la ventana que mostró en la figura anterior se presenta la siguiente ventana:

Figura 5.58 Operación / Contadores.


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Cada sistema o equipo puede tener dos modos de operación y el procedimiento es el mismo, en la ventana

anterior se debe dar un clic en el ícono “Modo de operación 1”, luego de lo cual se presentará la

siguiente ventana:

Figura 5.59 Modo de Operación 1.

Se debe dar un clic en el ícono editar y luego se debe proceder a elegir el modo de operación al sistema

o equipo sobre el cual estamos ubicados. Una vez elegido el modo de operación se presentará la siguiente

ventana:

Figura 5.60 Configuraciones en la opción Modo de Operación 1.

Recuerde que los diferentes modos de operación pueden ser generados por el usuario en el módulo de

mantenimiento parámetros.

A continuación se debe proceder a configurar la manera de cómo se va a alimentar historial de unidades

operadas (Km, Hr, Tn, etc.), para el efecto existen dos configuraciones que el usuario debe determinar si

las elige o no, esto dependerá del sistema o equipo sobre el cual estemos trabajando.

o Primera configuración

Se debe determinar si el sistema sobre el cual estamos trabajando es un sistema padre o es un sistema hijo

o no es ninguno de los dos.

Normalmente una Línea de producción o una área de producción está constituida de sistemas, muchos de

los cuales trabajan de manera simultánea, en otras palabras cuando un sistema trabaja existen otros

sistemas que siempre trabajan con él, por lo que se requiere registrar la actualización del modo de

operación en uno sólo de los sistemas y automáticamente se carga al resto de sistemas y sus respectivos

equipos, por lo que se debe elegir a uno de éstos, como sistema padre y el resto de sistemas serán

considerados como sistemas hijo.

Se debe tener en cuenta es que existen sistemas como los vehículos que no son padres ni son hijos.

o Segunda configuración

Lo que se debe determinar es, si el sistema o equipo es un punto de ingreso o no, un punto de ingreso es

un sistema o equipo que ha sido seleccionado para la alimentación de unidades operadas o sea a través de

él, se va a llevar el historial de kilómetros recorridos, horas trabajadas, etc.

Además se debe ingresar un valor promedio de cuántas unidades operadas (Hr, Km, etc) por semana

trabaja el sistema o equipo, este valor utiliza SisMAC para calcular fechas tentativas de ejecución.

Esto se realiza seleccionando la opción de punto de ingreso en la siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 5.61 Opción Punto de ingreso.

Una vez realizadas las selecciones anteriores, si el sistema o equipo fue declarado “Punto de ingreso”

podemos ingresar un historial de unidades operadas ubicándonos en la opción de “Actualización de

puntos de ingreso”. En esta ventana es utilizada para actualizar contadores.

Figura 5.62 Actualización de punto de ingreso.

Figura 5.63 Contadores.

En la parte superior de la ventana el sistema nos enseña el listado de todos los sistemas o equipos que son

puntos de ingreso, escogemos el punto de ingreso para actualizar los contadores o ingresar el historial de

lecturas y presionamos en el ícono “Ingresar una nueva lectura” donde el sistema presenta la

siguiente ventana:

Figura 5.64 Ingreso de nueva lectura.


Manual del Usuario

Para ingresar una lectura debemos seleccionar sumar (cuando la lectura es parcial) o en su defecto

próxima lectura (cuando la lectura es total), ingresar el dato numérico y la fecha en la que fue realizada

la lectura, finalmente daremos un clic en aceptar.

Para visualizar el historial de lecturas ingresadas, total o en un rango de fechas, podemos hacer un clic en

el ícono como nos muestra la siguiente ventana:

Figura 5.65 Visualización de Historial.

Este ícono le permite al usuario actualizar la programación de las rutinas o tareas relacionadas.

También en esta ventana podemos tener una visualización de los contadores de los sistemas y equipos

relacionados con el punto de ingreso, para ello activaremos el ícono “Ítems a actualizarse”

obteniendo la ventana:

Figura 5.66 Contadores de sistemas y equipos relacionados.

En esta ventana podemos hacer actualizaciones a los contadores.

Otras opciones que nos presenta la ventana de “Actualizar en puntos de ingreso” son: Consumibles y Hrs

fuera de funcionamiento (Motivos), como se muestra a continuación:

Figura 5.67 Consumibles / Hrs de funcionamiento (Motivos)


Manual del Usuario

Revisemos cada una de ellas:

Consumibles: Existen algunas máquinas e instalaciones que utilizan ciertos tipos de insumos de

los cuales se quiere llevar un registro con el propósito de tener un histórico de consumo y

calcular su rendimiento. Los ejemplos de consumibles para una instalación llamado vehículo

son: combustible, llantas, aceite, bandas, batería, etc.

Una vez creados los consumibles (ver 5.2.8), procedemos a seleccionar la instalación (nivel 3 ó

4) al cual vamos a vincular uno o varios consumibles. Nos ubicamos en “Mantenimiento –

Ingreso”, seleccionamos la opción “Operación/Contadores” a través del ícono navegar ,

accedemos al inventario técnico y seleccionamos la instalación que deseamos.

Figura 5.68 Asignación de consumibles.

Realizadas estas acciones, se activarán las pestañas de la parte inferior de la ventana, pero en este

caso seleccionamos “Consumibles”; esto nos permitirá acceder a una nueva ventana para

configurar los consumibles. En la parte inferior izquierda se encuentra el ícono , y se

presentará una ventana en la que se encuentran los ítems que se ingresaron al banco de

consumibles, en los casilleros ubicados a la izquierda de cada ítem seleccionamos todos los

consumibles que queramos asignar, dando un clic y cerramos la pantalla.

Figura 5.69 Asignación de consumibles.

Una vez asignados los consumibles, procedemos a configurar el modo de operación. Damos clic

en editar y los campos a configurar son los siguientes:


Manual del Usuario

▫ Cupo máximo: Es la capacidad máxima de consumible que requiere la maquinaria o

que se puede almacenar en la misma. Ejemplo: En un vehículo la capacidad máxima de

consumible estaría definida por la capacidad del tanque de combustible. Otro ejemplo

serían las llantas de un vehículo cuya capacidad máxima vendría definida por el número

de neumáticos que el mismo posea.

▫ Lectura máxima: Algunas máquinas poseen contadores físicos como son: Horómetros,

Hodómetros, etc.; los mismos que poseen una cierta cantidad de dígitos antes de

volverse a encerar, por lo tanto la lectura máxima está definido por el número de dígitos

que posee cada contador físico que posea la máquina. Por ejemplo: si un contador físico

tiene 5 dígitos, la lectura máxima sería 99999, antes que el mismo se vuelva a encerar.

▫ Rendimiento óptimo: El rendimiento óptimo está definido por el diseño de la máquina,

el fabricante debe proporcionarnos cuál es el rendimiento óptimo para cada uno de los

consumibles. Por ejemplo: cuando una persona compra un automóvil, un dato de diseño

es el rendimiento del combustible, es decir cuántos kilómetros por galón consume.

▫ Ruta asignada: Corresponde a un recorrido específico que un vehículo o máquina

puede realizar. La Ruta es aplicable para maquinarias o vehículos.

Una vez asignados y configurados los consumibles, procedemos a registrar los datos de los

consumibles. Para realizar esto, nos ubicamos en “Mantenimiento – Ingreso”, “Operación /

Contadores”, “Actualizar en punto de ingreso”, en la ventana que se nos presenta seleccionamos

el sistema en las pestañas de la parte superior, luego damos clic en el ícono , y al lado

izquierdo, se nos presentará la opción “Consumibles”, ingresamos a ésta opción. Podrá observar

en la primera pestaña que se encuentran los consumibles asignados, de esta lista seleccionamos

el consumible de cual deseamos ingresar un nuevo registro y procedemos a ingresarlo.

Figura 5.70 Registro de datos de consumibles.

Hrs fuera de funcionamiento (Motivos): Los datos registrados en ésta pantalla son utilizados

para el cálculo de la disponibilidad, para realizar diagramas de Pareto, con las principales causas

de parada y diagramas de Pareto con los motivos y tipos de falla.

Ubicados en el sub módulo “Operación/Contadores”, seleccionamos el sistema o equipo del cual

queremos registrar el tiempo que estuvo fuera de funcionamiento, seleccionamos la opción

“Actualizar en puntos de ingreso”, en la pantalla que se presenta dar un clic en , luego dar clic

en la opción “Hrs fuera de funcionamiento (Motivos)”, se abre una nueva lengüeta en la que se

encuentra el ícono nuevo , dar clic y proceder a ingresar la información.


Ítem Descripción

Hr En el casillero digitar el número de horas que la máquina o equipo estuvo fuera de funcionamiento.

Reporta Seleccionar el Departamento y Sección que está reportando.

Empleado Seleccionar el nombre de la persona que está haciendo éste reporte.

Destino Seleccionar el Departamento y Sección a la que está destinada esta novedad.

En Seleccionar el sistema o equipo que estuvo fuera de funcionamiento.

Motivos de parada Seleccionar un motivo general y específico por el cual dejó de funciona r el equipo.

Falla (Tipo/Motivo) En el caso que el equipo estuvo fuera de funcionamiento por falla, seleccionar un tipo y motivo de falla.


Manual del Usuario

Figura 5.71 Registro de Hrs. fuera de funcionamiento.

5.3.2 Tareas de mantenimiento.

Luego que el usuario ha ingresado el inventario técnico hasta el nivel de equipo y también ha ingresado

el banco de tareas, se debe proceder a asignar las tareas a cada uno de los equipos inventariados,

procedimiento que veremos a continuación.

5.3.2.1 Asignación de tareas de mantenimiento.

Para asignar las tareas a cada uno de los equipos inventariados, debe ubicarse en el sub módulo de

ingreso mantenimiento se debe dar un clic en la opción “Rutinas/Tareas asignadas” luego de lo cual se

presentará la siguiente ventana:

Figura 5.72 Rutinas/Tareas asignadas.

El primer paso es seleccionar el equipo (nivel 4) al cual se va a asignar tareas de mantenimiento para

ello, dar un clic en ícono seleccionar ítem, luego SisMAC presentará en el inventario técnico, en donde el

usuario debe seleccionar el equipo, como se observa en la siguiente ventana.

Figura 5.73 Selección de equipo.

Una vez seleccionado el equipo al cual se va a asignar las tareas, SisMAC presenta la ventana

“Mantenimiento – Ingreso”, con el equipo que el usuario haya seleccionado y la opción “Listado de

tareas”:

cv


Manual del Usuario

Figura 5.74 Listado tareas.

Dar un clic en el ícono “Listado de tareas”, luego se presenta la siguiente ventana:

Figura 5.75 Listado de tipos de mantenimiento.

El usuario debe elegir el tipo de mantenimiento del cual se va a asignar tareas, recuerde que las tareas se

encuentran agrupadas por tipos de mantenimiento. Una vez elegido el tipo, en este caso y para el ejemplo

se ha seleccionado el tipo A que corresponde a “Lubricación” que contiene las tareas que se observan en

la siguiente ventana:

Figura 5.76 Listado de tareas.

Presionamos en el ícono añadir tarea, luego de lo cual se presenta la siguiente ventana con:

Figura 5.77 Asignación de tareas.

Del banco de tareas se debe escoger las tareas que va a controlar, para esto debe ubicarse en la tarea y

luego dar un clic en el ícono “agregar” , después de haber agregado todas las tareas, el usuario debe

hacer un clic en aceptar .


Manual del Usuario

Figura 5.78 Tareas asignadas.

5.3.2.2 Programación de tareas de mantenimiento.

Una vez que se han asignado las tareas al equipo, se puede proceder a programar las tareas asignadas;

para ello debe seleccionar la opción “Ver parámetros de programación”, ubicado en la parte superior

derecha, luego se podrá observar los diferentes parámetros de programación:

Figura 5.79 Parámetros de programación.

En esta ventana el usuario debe ingresar los parámetros básicos de programación para activar la ventana

se debe dar un clic en el ícono “Editar” ; en esta ventana existen las siguientes lengüetas:

Programación: para programar una tarea lo más importante es fijar la frecuencia de ejecución.

o Frecuencia: Se refiere a la frecuencia con la que se va a realizar la presente tarea en el

equipo en el que se le ha asignado. La frecuencia puede ser fijada de dos maneras, la

primera es cuando se va a programar una tarea en días o semanas, para lo cual el

usuario debe elegir en frecuencia la opción “Días”, como se observa en la siguiente

ventana:

Figura 5.80 Frecuencia de una tarea.

También se puede fijar la frecuencia de ejecución en unidades operadas (Hr, Km, etc.), para lo

cual previamente se debió haber asignado el modo de operación respectivo, SisMAC admite dos

modos de operación para cada equipo, el usuario debe elegir un modo de operación para cada

tarea y luego ingresar el valor de la frecuencia de ejecución.


Manual del Usuario

o Asignación: En esta sección se puede determinar qué departamento, qué sección va a

realizar la ejecución de esta tarea, además se puede asignar un empleado o un proveedor

si es el caso. Para revisar cómo crear el listado de estos campo se lo puede revisar en:

Dpt/sec: Inventario Técnico – Parámetros

Empleado: Personal – Ingreso.

Proveedor: Compras - Ingreso

o Última ejecución: En este campo se debe registrar la última fecha en la que se ejecutó

esta tarea, a partir de esta fecha el programa calculará la fecha de la próxima ejecución.

En el caso de tareas asignadas a equipos en los que el mantenimiento se haya

programado en algún modo de operación (Km, Millas, Hrs..etc), es necesario primero

registar

Tiempos:

o Tiempo de ejecución: Se debe ingresar el tiempo que se utiliza en la ejecución el

formato es “0:0” este formato es horas y minutos Ej: 4:15, esto SisMAC lo interpreta

como 4 horas 15 minutos.

Operación:

o Estado de operación: Existen ciertas tareas que se requieren sacar fuera de

funcionamiento a la instalación (cambios de aceite, cambio de rodamientos, etc), otras

que se deben realizar con la instalación operativa (Medición de vibraciones) y otras que

no importa si está en funcionamiento o no; en esta opción el usuario determina como

debe estar la instalación, adicionalmente si la instalación se requiere sacarla fuera de

funcionamiento, el usuario debe determinar si la parada de este equipo solo un sistema,

para toda una línea de producción o para toda la planta.

Costos: En esta ventana se pueden observar los costos totales de: mano de obra, materiales y

herramientas que hayan sido registrados. Además le permite registrar los costos cuando haya

sido necesario contratar un servicio externo.

Adicional: Es posible asignarle datos adicionales a la tarea. La configuración de datos

adicionales se lo realiza en “Mantenimiento – Parámetros”, seleccionamos “Documentos de

mmto”, seleccionar “Tarea asignada” y dar un clic en el ícono de datos adicionales , se abrirá

una nueva ventana, dar clic en editar , se dispone de nueve campos para que el usuario ingrese

la formación adicional que desee.

5.3.3 Rutinas de servicio.

5.3.3.1 Asignación de rutinas de servicio.

Es un grupo de tareas asignadas a uno o más equipos de un sistema o máquina que se ejecutarán

conjuntamente y con una frecuencia determinada, esta puede ser por tiempo o por cualquier tipo de

unidades operadas controlada por contadores como horas de operación, horas de vuelo, kilómetros

recorridos, toneladas producidas, etc.

En el módulo de “mantenimiento ingreso” seleccionamos “Rutinas / Tareas asignadas”

Figura 5.81 Rutinas de servicios.

Damos un clic en el ícono , se despliega el inventario técnico, y escogemos el sistema en el cual vamos

a programar la rutina de servicios.


Manual del Usuario

Figura 5.82 Inventario técnico jerárquico.

Localizado el sistema o máquina (nivel jerárquico 4) lo seleccionamos dando un clic en aceptar y lo

registramos en la ventana principal del módulo de mantenimiento ingreso:

Figura 5.83 Selección de sistema o máquina.

En la parte inferior de la ventana se observa la pestaña “Listado rutinas” damos un clic en ella y nos envía

a la siguiente ventana:

Figura 5.84 Listado de rutinas de servicios.

En esta ventana tenemos las siguientes opciones principales:

Añadir: Asignar una nueva rutina.

Editar: Editar los parámetros de programación.

Eliminar: Eliminar una rutina asignada.

El primer paso es ir las pestañas ubicadas en la parte superior izquierda y seleccionar el departamento y

sección (esto dependerá en dónde se hayan creado las rutinas, para ver creación de rutinas, revisarlo en la

sección 5.2.13 Rutinas), y SisMAC nos mostrará el banco de rutinas creadas y almacenadas en dicho

departamento.

Figura 5.85 Asignación de rutinas de servicios.


Manual del Usuario

Nos ubicamos sobre la rutina seleccionada, damos clic en agregar y la rutina pasa a la parte baja de la

ventana “Rutinas asignadas”. Si queremos eliminar una rutina hacemos lo contrario nos ubicamos en la

rutina en la parte inferior de la ventana y hacemos un clic en quitar .

Salimos de la ventana y podemos visualizar las rutinas asignadas.

Figura 5.86 Rutinas de servicio asignadas.

5.3.3.2 Programación de rutinas de servicios.

Una vez que se ha realizado la asignación de una rutina de servicios, el siguiente paso es programarla,

esto se lo hace en la misma ventana en la que se asignó la rutina, para ello debe ubicarse en una rutina

activamos el casillero “Ver parámetros de programación”, ubicado en la parte superior derecha de la

ventana. Se despliega la parte inferior de la ventana:

Figura 5.87 Parámetros de programación.

A continuación describiremos las opciones de la ventana anterior:

Descripción.- Es el nombre de la rutina asignada, existe la posibilidad de editar su nombre.

Frecuencia.- Nos da el período de ejecución de la rutina, podemos seleccionarla por tiempo en días o

semanas o el control de un modo de operación, o simplemente que no tenga frecuencia.

Tiempos estimados.- Son los tiempos tanto para la preparación como para la ejecución de la rutina que

nosotros estimamos.

Tiempos estándar.- Son los mismos tiempos de preparación y ejecución de la rutina tomada de alguna

norma que nos serviría como referencia.

Última ejecución.- Es la fecha donde se ejecutó por última vez la tarea y si trabajamos con un modo de

operación nos muestra la lectura del contador en la última fecha de ejecución.

Estado de operación.- Seleccionamos si para la realización de la rutina de servicios es necesario que el

sistema o la maquina estén encendidos o apagados


Ítem Descripción

Rutina Es el nombre de la rutina asignada, existe la posibilidad de editar su nombre.

Frecuencia Nos da el período de ejecución de la rutina, podemos seleccionarla por tiempo en días o semanas o el control de un modo de operación, o simplemente que no tenga frecuencia.

Importante Si se considera que la rutina es importante debe activar ésta opción.

Tm. estimado Son los tiempos tanto para la preparación como para la ejecución de la rutina que nosotros estimamos.

Tm. estandar Son los mismos tiempos de preparación y ejecución de la rutina tomada de alguna norma son de referencia

Estado operación Seleccionamos si para la realización de la rutina de servicios es necesario que el sistema o la máquina estén encendidos o apagados

Nivel

Es un código de agrupación que cada empresa pude usar según sea su requerimiento, existen nueve niveles de agrupación en este caso para las rutinas de servicios. Por ejemplo, se puede elegir el nivel 1 para todas las rutinas de servicios que tiene frecuencia semanal, nivel 2 para rutinas con frecuencia mensual, etc.


Manual del Usuario

Ultima ejecución Es la fecha donde se ejecutó por última vez la tarea y si trabajamos con un modo de operación nos muestra la lectura del contador en la última fecha de ejecución.

.a Fecha de programación actual

F.p Fecha de programación próxima.

L. Lectura en el que se encontrará el sistema en la fecha de programación próxima.

Es importante haber cargado a los equipos del sistema o máquina las tareas que van a intervenir en la

rutina, pues las tareas que no hayan sido cargadas no se presentarán en el momento de ejecutar la orden

de trabajo.

Otra opción con que cuenta es el ícono de tareas asignadas , al dar un clic en él, se nos presenta la

siguiente ventana:

Figura 5.88 Tareas asignadas.

En ella podemos observar el listado de equipos que intervienen en la rutina de servicios, esto se observa

en la parte superior de la ventana y en la parte inferior nos muestra las tareas que están asignadas a esos

equipos. En la parte inferior izquierda de la ventana tenemos el ícono editar:

Figura 5.89 Opción editar.

Según la elección que hagamos Parámetros de programación o Tareas asignadas al dar un clic en

editar podemos o bien modificar los parámetros de programación de la tarea o bien añadir tareas faltantes

en la rutina. En esta ventana para cada tarea nos muestra en línea todos los parámetros de programación.

5.3.4 Rutinas cíclicas

5.3.4.1 Creación de una ruta de mantenimiento.

Existe la programación de Rutinas cíclicas que consiste en realizar un recorrido físico revisando o

midiendo ciertos parámetros en cada uno de los equipos del recorrido, este recorrido está constituido por

un listado de equipos los mismos que deben estar en un orden lógico para optimizar el tiempo de trabajo

de la persona que va a realizar la rutina de inspecciones. El usuario en el módulo de “Mantenimiento

ingreso” debe seleccionar la opción “Programación general”.

Figura 5.90 Ruta de mantenimiento.


Manual del Usuario

Se debe dar un clic en la opción “Rutas”, luego de lo cual se presentará la siguiente ventana:

Figura 5.91 Ruta de mantenimiento.

El usuario debe elegir en qué departamento y sección (en caso de requerir), se va a crear la Ruta, luego

debe dar un clic en el ícono “Nuevo” y se debe proceder a ingresar el código y nombre del cronograma,

tal como se muestra a continuación:

Figura 5.92 Creación de ruta.

Luego se debe proceder a seleccionar los equipos que constituirán la ruta, para ello SisMAC tiene dos

herramientas para encontrar o ubicar los equipos que van a constituir la ruta, y estas son: “Seleccionar

ítem” y “Buscar”.

Figura 5.93 Herramientas para búsqueda de equipos.

Una vez que se visualice el listado fruto de la consulta, se debe ubicar sobre el equipo que se desea incluir

en ruta y dar un clic con el botón derecho del mouse, tal como se muestra a continuación:

Figura 5.94 Selección de equipos.

Luego se debe dar un clic en el ícono agregar y SisMAC se procederá a ingresar los equipos

seleccionados para la presente ruta.


Manual del Usuario

Figura 5.95 Selección de equipos.

5.3.4.2 Programación de rutinas cíclicas.

Llamamos rutina programada cíclica a una o varias tareas que se ejecutarán en varios equipos, estos

equipos pueden ser de uno o varios tipos, y pertenecen a diferentes sistemas o máquinas de la planta, para

la ejecución de estas tareas se seguirá siempre una ruta física lógica de equipos, diseñada con

anterioridad.

Una rutina programada cíclica es la combinación de una ruta y una rutina. La rutina es creada en el

módulo de “Mantenimiento - Parámetros”, y la ruta en el módulo de “Mantenimiento - Ingreso” en

“Programación general”. A continuación revisaremos como armar una rutina cíclica.

Primero nos ubicamos en el módulo de “Mantenimiento ingreso” en la opción “Programación General”.

Figura 5.96 Programación de rutinas.

Luego hacemos un clic en “Programación” obteniendo la siguiente ventana:


Manual del Usuario


Antes de crear una nueva rutina lo primero que escogemos es el departamento técnico y la sección en

donde la nueva rutina quedará almacenada. Damos un clic en la pestaña de la parte superior izquierda de

la ventana y seleccionamos el departamento y la sección:


Obteniendo el listado de rutinas que fueron programadas en el departamento elegido, esta ventana cuenta

además con las siguientes opciones generales:

Editar: Sirve para editar los datos de la rutina

Nuevo: Sirve para crear una nueva rutina.

Eliminar: Sirve para eliminar una rutina

Copiar: Copia una rutina con todos sus datos.

Para armar una nueva rutina damos un clic en nuevo y se presenta la siguiente ventana:

Figura 5.99 Creación de rutina programada


Manual del Usuario

El programa crea automáticamente el número secuencial de la rutina por departamento, a continuación

damos un clic en rutina, aquí podemos observar el banco de rutinas creadas en el módulo de

“Mantenimiento – Parámetros”, seleccionamos la rutina que vamos a utilizar.

Seleccionada la rutina, procedemos a seleccionar la ruta de equipos en la cual va a ser aplicada, la

seleccionamos del listado de rutas creadas anteriormente, como podemos observar en la siguiente

ventana:

Figura 5.100 Creación de rutina programada

Cumplidos los dos pasos anteriores procedemos a dar un nombre a la rutina programada.

Seleccionamos la opción cíclica, que nos permite controlar la rutina con una frecuencia determinada:

También podemos especificar el número de cuadrillas de operarios que disponemos para ejecutar la

rutina:

Finalmente damos un clic en aceptar

Figura 5.101 Nombre de rutina programada

5.3.4.3 Creación de sub rutas.

En ocasiones las rutas de equipos son muy extensas y es imposible cumplirlas en un solo día, para esto

tenemos la opción de subdividir una ruta principal en sub rutas que se ejecutarán una cada día, hasta

cumplir con todo el proceso, para cada subruta es posible asignarle cualquier día que escojamos para su

ejecución.

De la ventana anterior seleccionamos el ícono , el cual nos envía a la siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 5.102 Creación de sub rutas.

En esta ventana podemos encontrar las siguientes opciones generales:

Editar: Sirve para editar los datos como el nombre de la subruta.

Nuevo: Sirve para crear una nueva subruta.

Eliminar: Sirve para eliminar una subruta.

Copiar: Copia una subruta con todos sus datos.

Para crear una nueva subruta presionamos en el ícono nuevo , el sistema nos muestra la siguiente

ventana:

Figura 5.103 Creación de sub rutas.

Damos un clic en el ícono y de la siguiente ventana:

Figura 5.104 Herramienta para búsqueda.

Podemos escoger en que parte de la planta o de las instalaciones queremos realizar la búsqueda de

equipos que van a intervenir en la subruta.

Nos ubicamos en la siguiente opción damos un clic sobre ella y presionamos en

“F2”.


Manual del Usuario

Figura 5.105 Búsqueda de equipos por familia, tipo, clase y subclase.

Este es una opción que nos permite filtrar información para realizar la búsqueda de equipos ya sea por

familias, tipo, clase o subclase de equipos.

Una vez seleccionado el lugar y el tipo de equipo presionamos el ícono , y el sistema encuentra el

listado de equipos conservando el orden con el que consta en la ruta.

Figura 5.106 Resultado de la búsqueda.

Del listado obtenido procedemos a seleccionar los equipos para cada subruta, primero nos ubicamos sobre

el equipo que queremos añadir, luego damos un clic derecho, aquí aparece el mensaje seleccionar y el

ícono agregar se activa, ahora damos un clic en este ícono y el equipo queda seleccionado apareciendo en

la parte baja de la ventana, añadiremos cuantos equipos consideremos y al final damos un clic en aceptar.

Recordando que la subruta solo se la puede programar en un solo día, un ejemplo de lo mencionado

podemos observar el la ventana a continuación.

Figura 5.107 Asignación de equipos a subruta.


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Creamos tantas sub rutas según requiera nuestra programación, culminado este proceso regresamos a la

ventana principal:


Continuando con la programación en la parte baja de la anterior ventana podemos observar el listado de

subrutas. Las rutinas programadas cíclicas están diseñadas para ser ejecutadas cada cierto período de

tiempo, entonces procedemos a los siguientes parámetros:

D/S.: (D: días / S: semanas) Determina si la frecuencia será en días o semanas.

Frc.: Número de días o semanas que tendrá la frecuencia.

# Día.: Determina que día va a empezar la rutina (1) si es lunes, (2) si es martes, etc.

# Cuadr.: Es el número de la cuadrilla que va a realizar el trabajo (opcional).

En la misma ventana puede observar cómo se va configurando el calendario de trabajos.

Para que se ejecute la rutina programada correctamente es necesario que en todos los equipos

involucrados estén cargadas las tareas de la rutina seleccionada, este puede ser un proceso largo, pero

SisMAC posee una herramienta que nos ayuda a realizar este trabajo con rapidez. Seleccionando la

opción:

Se nos presenta el siguiente mensaje:

Figura 5.109

Respondiendo afirmativamente el sistema realiza la siguiente pregunta:

Figura 5.110

Actualizándose así las tareas en los equipos de una sola vez, caso contrario tendríamos que ir de uno en

uno asignando la tarea.

Otra herramienta que posee SisMAC es la programación independiente de la frecuencia de las tareas, lo

explicamos con el siguiente ejemplo.

Supongamos que la rutina tiene tres tareas: A, B y C y la frecuencia de programación de la rutina es cada

dos semanas como podemos observar en la siguiente tabla:

SUBRUTA 1 SEMANA

1

SEMANA

2

SEMANA

3

SEMANA

4

SEMANA

5

SEMANA

6

SEMANA

7

A A A A

B B B B

C C C C


Manual del Usuario

SisMAC permite que solo se activen las tareas que queramos controlar y también que ciertas tareas no se

ejecuten con la misma frecuencia de la rutina tal como podemos apreciar en siguiente tabla:

SUBRUTA 1 SEMANA

1

SEMANA

2

SEMANA

3

SEMANA

4

SEMANA

5

SEMANA

6

SEMANA

7

A A A A

B B

C C C C

Como podemos observar en la primera semana se ejecutarán las tres tareas A, B y C, como la frecuencia

es cada dos semanas la tercera semana nos tocaría repetir las tres tareas. La opción con la que contamos

es que podemos modificar la frecuencia de cualquiera de las tareas, ahora la tarea B se ha modificado

para que se ejecute cada 4 semanas.

Entonces el siguiente paso consiste en activar las tareas y confirmar sus frecuencias independientes, para

esto seleccionamos la opción:

El sistema nos presenta la siguiente ventana:

Figura 5.111 Configuración de frecuencias

Para activar cada tarea tenemos que dar OK en cada una, para esto hacemos un clic en el casillero vacío

y presionamos Enter.

Figura 5.112 Activar la tarea.

Una vez activada la tarea procedemos a confirmar la frecuencia, con los criterios explicados

anteriormente:

Figura 5.113 Asignación de frecuencia.

Cumplidos estos requisitos el último paso es proceder a la ejecución de la rutina y su activación.

El último paso es activar la rutina dando un clic en , luego procedemos a aceptar para

terminar el proceso.

5.3.5 Rutinas de Parada.

5.3.5.1 Configuración de calendarios de parada.

Una planta o localización está constituida por áreas de proceso que en muchas ocasiones poseen un

calendario determinado de paradas periódicas. Esta opción le permite ingresar y configurar este

calendario.

Para ingresar a esta opción de ubicarse en el sub-módulo de “Mantenimiento - Ingreso”, entonces se

presentará una nueva pantalla, seleccionar “Programación general”, luego se desplegarán nuevas opciones

en donde se debe seleccionar “Paradas”.


Manual del Usuario

Figura 5.114 Programación general de paradas.

Luego de seleccionar la opción la opción “Paradas”, se presentará la siguiente pantalla, en la que se debe

seleccionar la localización que deseamos programar. Para realizar la selección damos clic en el ícono de

seleccionar ítem , que nos permitirá navegar a través del inventario.

Figura 5.115 Programación de paradas.

Para ilustrar el ejemplo, seleccionaremos la localización P1, entonces se presentará el listado de secciones

o áreas de proceso. El siguiente paso es programar la parada, para lo cual se debe ubicar en el área de

proceso y ubicarse en un día específico en el que se va a realizar la parada, luego dar clic derecho en ese

casillero y se presentarán las opciones de “Marcar” y “Anular”. Luego de seleccionar la opción “Marcar”,

se activará la opción de editar ubicado en la parte inferior izquierda.


Cuando se da clic en editar, se presentan unos nuevos campos en la parte inferior.


Manual del Usuario


Tabla 5.27: Descripción general de íconos. Campo Descripción

Tiempo (Horas) Ingresar el tiempo que durará la parada.

Frecuencia (Días) Ingresar la frecuencia con la que se desea que se realice la parada.

Cíclica Seleccionar si se desea que la frecuencia de parada se repita cíclicamente.

Hora inicio (hh:mm) Indicar la hora de inicio de la parada (horas y minutos)

Finalmente se debe guardar , la programación de paradas.

5.3.5.2 Programación de una rutina de parada.

Para realizar la programación de rutinas con parada, debe ubicarse en el módulo de “Mantenimiento –

Ingreso”, luego seleccionar la opción “Programación general” y luego “Programación”.


La nueva ventana que se presenta, es la ventana de “Programación de rutinas”, recuerde que previo a la

programación de ésta, se debió haber creado la o las rutinas (Ver sección 5.3.4.1).


Departamento Sección


Manual del Usuario

Una vez que se ha abierto la ventana, debe seleccionar el departamento técnico y la sección (opcional) en

la que la rutina quedará almacenada, luego dar clic en la opción nuevo y el programa crea

automáticamente el número secuencial de la rutina por departamento, luego dar clic en “Rutina” y

seleccionar del banco, la rutina que se va a programar, también se debe seleccionar la “Ruta” de equipos a

la que se va a aplicar la rutina seleccionada. Luego debe darle un nombre a la rutina programada.

Finalmente, para indicarle que la programación de esta rutina es con parada, se debe activar la opción

“c/Parada”.

En ocasiones las rutas pueden resultar muy extensas por lo que se puede dividirla en sub rutas, esto ya se

revisó en la programación de rutinas cíclicas (Ver sección 5.3.4.3)

5.3.6 Solicitudes de trabajo.

Se debe comprender muy bien la diferencia entre Solicitud de trabajo y Orden de trabajo, la solicitud es

utilizada para pedir, solicitar o requerir un trabajo, cada solicitud de trabajo puede o no puede convertirse

en Orden de trabajo, en la ventana “Mantenimiento – Ingreso”, el usuario debe seleccionar la opción

“STs/OTs.”, luego se presenta la siguiente ventana:

Figura 5.120 Solicitudes y Órdenes de trabajo.

En esta ventana se debe dar un clic en el ícono “Nueva ST (solicitud de trabajo)”, luego de lo cual se

presenta la siguiente ventana:

Figura 5.121 Solicitud de trabajo.

Hay que diferenciar dos tipos de usuarios, el que envía la solicitud, y el que recibe dicha solicitud, los

datos a llenar los siguientes:


Manual del Usuario


Ítem Descripción

Descripción S.T. Descripción del trabajo que se solicita realizar.

Solicita Departamento y Sección que está solicitando los trabajos.

Ejecuta Departamento y Sección que va a realizar los trabajos solicitados.

Motivo Motivo por el que se solicitan los trabajos.

Datos adicionales Descripción más detallada de los trabajos o alguna observación.

Emitido Nombre de la persona responsable de la emisión de la S.T.

Fecha Se carga automáticamente en el momento de realizar una S.T.

Destino

Hacia qué instalación se dirigen las actividades de mantenimiento. Existen dos opciones: La primera es Centro de Costo, se usa cuando la instalación no consta en el inventario de SisMAC. La segunda es A/S/E (Área, sistema y equipo), ésta opción le permite navegar por el inventario de SisMAC y seleccionar la instalación que se desea.

Prioridad Seleccionar el nivel de prioridad (Normal/Importante/Urgente)

Las solicitudes son receptadas por los usuarios de los diferentes departamentos y les darán trámite, las

desecharán o emitirán órdenes de trabajo. Una vez atendida, el usuario receptor de la solicitud tendrá que

dar un Ok para la recepción.

Por último la solicitud deberá ser cerrada por la persona o departamento quien la emitió. Este tema será

revisado más adelante en el módulo de “consultas de mantenimiento” en la opción “consulta de

solicitudes de trabajo”.

5.3.7 Órdenes de trabajo: Ventanas principales

Figura 5.122 Tipos de órdenes de trabajo.

Las órdenes de trabajo que pueden ser generadas en SisMAC son los siguientes:

Órdenes de trabajo directas: se utilizan solo para trabajos no programados como: correctivos o

proyectos.

Órdenes de trabajo cíclicas: se utilizan para trabajos preventivos programados que se cumplen

en una ruta, como por ejemplo una ruta de inspecciones o una ruta de lubricación.

Órdenes de trabajo por parada: se utilizan para trabajos preventivos programados, en las que

se aprovechan las paradas de las áreas o plantas para ejecutarlos.

Órdenes de trabajo de servicios: se utilizan para trabajos preventivos en el que se programa el

mantenimiento mayor de cada una de las máquinas, como mantenimiento de 200 hrs de un

compresor, mantenimiento anual de una caldera, etc.

Órdenes de trabajo por tareas: se utilizan para trabajos preventivos programados,

específicamente para ciertas tareas de mantenimiento que no se pueden agrupar en rutinas, para

éstas se generan este tipo de órdenes de trabajo.

Órdenes de trabajo múltiples: esta es una herramienta que permite emitir un bloque de órdenes

de trabajo, que se generan a partir de cíclicas, de servicios y por tarea.

Todos los tipos de órdenes de trabajo, presentan las mismas ventanas, la única diferencia entre cada una

de ellas es la manera de generarlas y de cargar las tareas de mantenimiento, por esta razón se expondrá las

opciones que se encuentran dentro de una orden de trabajo.

Una vez que se haya generado cualquier tipo de orden de trabajo (que se indicará a continuación de esta

sección), se presentará la siguiente pantalla, en la parte superior de ésta se observan las siguientes

opciones, en las que el usuario debe ingresar información:

Datos básicos

Datos adicionales

Programación

Tipos de órdenes de trabajo


Manual del Usuario

Costeo

Reporte

Estado

Figura 5.123 Orden de trabajo.

5.3.7.1 Datos básicos

Figura 5.124 Datos básicos.

Descripción (Trabajo a Ejecutar): Descripción resumida del trabajo de mantenimiento a ejecutar.

Destino: Se debe elegir a qué sistema o equipo se le va a vincular la presente Orden de Trabajo,

esto se lo realiza eligiendo Destino.

Centro de Costo: Esto puede ser llenado automáticamente tal como se lo describió en párrafo

anterior, pero SisMAC también permite al usuario, aunque no se encuentre inventariado en

sistemas y equipos, elaborar Órdenes de trabajo, utilizando solo los centros de costos como un

destino al cual vincular la Orden de trabajo.

Cuenta contable: Se debe seleccionar una cuenta contable de gasto a la cual se le van a cargar

todos los costos (Mano de Obra, Repuestos, Materiales, Herramientas y Contratos) que se generen

para llevar a cabo la OT. Estas cuentas son creadas o determinadas por el departamento contable

de la institución y se las ingresa en “Inventario Parámetros”

Tipo OT: Se debe determinar qué tipo de Orden de Trabajo se trata, en el caso de las órdenes de

trabajo directas, SisMAC de una manera automática la clasifica como correctiva, pero SisMAC le

permite al usuario reclasificarla.

Solicita (Depto.)/ Motivo: Toda orden de trabajo requiere saber qué departamento de la institución,

solicitó la presente Orden de trabajo.

Ejecuta (Depto./Sección – Externa – De servicio externo): Toda Orden de Trabajo debe tener un

ejecutante, SisMAC considera tres tipos de ejecutantes, de los cuales debe ser seleccionado uno:

Primero: cuando un departamento propio de la institución va a realizar el trabajo

Segundo: cuando la orden de trabajo ha sido asignado a uno de los proveedores externos

de servicio de mantenimiento. Primeramente se debe activar la opción “Externa”.

Activada esta opción, se podrá seleccionar a un ejecutante del banco de proveedores que

la empresa posea. El banco de proveedores debió haber sido migrado del sistema

informático que maneje el área de compras o puede ser creado en SisMAC el módulo

“Compras”.


Manual del Usuario

Tercero: cuando el usuario de SisMAC es un proveedor externo de servicios de

mantenimiento y va a ejecutar el trabajo para uno de sus clientes.

Figura 5.125 Opciones de ejecutante del trabajo de mantenimiento.

Motivo: Debe registrarse el motivo por el cual se generar la orden de trabajo, estos motivos son

creados en el módulo de “Mantenimiento – Parámetros”, “Motivos de trabajo”. En la pestaña

que se encuentra a la derecha, el usuario deberá seleccionar el motivo específico del trabajo.

También se puede crear nuevos motivos, en el módulo de “Mantenimiento – Parámetros”,

“Motivos específicos”.

5.3.7.2 Datos adicionales

Se refiere a información adicional que el usuario puede incluir, en las órdenes de trabajo:


Notas: Existen tres opciones de notas, que pueden ser usadas para indicar detalles de los trabajos

a ejecutar, estos son: “Descripción adicional”, “Observaciones Generales”, y “Observaciones de

Seguridad”

Referencias: Además el usuario puede personalizar diez campos de referencias. Esto lo debe

realizar en Mantenimiento – Parámetros, Documentos de mmto, seleccione el documento Orden

de trabajo y en la parte inferior encontrará el ícono, Datos adicionales - Títulos , ingresa en

esta opción y se presentará la pantalla con lo diez campos disponibles, selecciona editar y podrá

darles los nombres que sean apropiados.

Porcentaje de ejecución: Una vez generada la orden de trabajo, aquí podrá registrar el avance de

la ejecución del trabajo de mantenimiento.

5.3.7.3 Programación

Figura 5.127 Programación de orden de trabajo.


Manual del Usuario

Días programados: Una Orden de trabajo puede durar más de un día, en esta opción es donde el

usuario declara cuantos días va a durar la presente orden de trabajo, además puede establecer qué

días se va a trabajar. Automáticamente SisMAC, asumirá que la fecha que se ejecute o se

empiece a ejecutar los trabajos es la fecha que se crea la orden de trabajo. Obviamente esto no

siempre es así, para ello únicamente deberá editar la fecha y presionar enter. Si el trabajo va a

durar más de un día y se desean añadir más días, debe utilizar los íconos de agregar y quitar

, que se encuentran en la derecha.


Ítem Descripción

# Día Número de día o días, que se emplearán para ejecutar la orden de trabajo.

Fecha Fecha o fechas designadas para ejecutar la orden.

Día Día al que le corresponde la fecha asignada.

MO Mano de Obra, se asignará después de generar la orden de trabajo.

Fc. ant. En este campo se guarda la Fecha anterior que corresponderá a la fecha que inicialmente estuvieron programados realizar los trabajos.

Observaciones El usuario puede indicar si existe alguna novedad.

Retrasos: Cuando se planifica o se crea una OT se determina la fecha de inicio, cuantos días va a

durar y la fecha de terminación, muchas veces debido a ciertos factores las OTs sufren retraso

sea en su fecha de inicio o se la realiza en más días de los que se había previsto, para lo cual el

usuario tiene un banco de motivos de retraso, este banco fue creado en “Mantenimiento

parámetros. Para añadir nuevo motivos utilizamos los íconos de agregar y quitar , que se

encuentran en la derecha.


Ítem Descripción

Motivo de retraso

Se presentará un banco de motivos de retraso, deberá seleccionarlo y presionar enter. También pueden crearse nuevos motivos en: Mantenimiento –Parámetros, Motivos de retraso.

Fech.Rt.Ini. Fecha de retraso inicial de la orden de trabajo.

Hr.Rt.Ini. Hora de retraso inicial de la orden de trabajo.

Tm.Rt. Tiempo de retraso de la orden de trabajo.

Fc.Rt.Fin Fecha final de retraso. Calcula automáticamente después de ingresar el Tm.Rt.

Hr.Rt.Fin. Hora de retraso final de la orden de trabajo.

Prioridad: Se debe dar un nivel de prioridad para la ejecución de las Órdenes de Trabajo. Esto le

permitirá jerarquizar las órdenes de trabajo.

Incluir en: Existen herramientas en SisMAC que permite ver las OTs en forma de cronograma,

además el usuario pude crear “n” cronogramas, esta Herramienta permite crear un cronograma

de “Programación de OTs”.

5.3.7.4 Costeo

Figura 5.128 Costeo de la orden de trabajo.

Los costos que genera una OT se pueden ser ingresados en esta opción.

Presupuesto: Se deberá ingresar la siguiente información.


Ítem Descripción

Partida Presupuestaria El área de contabilidad de cada empresa, debe designar la partida presupuestaria.


Manual del Usuario

Dsp.a. Es el saldo actual de la partida presupuestaria.

Asignar En este campo se debe digitar el costo estimado que tendrá la orden de trabajo.

Prorratear costo: Esta opción puede ser usada cuando tenemos OTs con costos muy elevados, lo

que distorsionaría el resumen mensual de costos de mantenimiento. Nos referimos a prorratear

costo, al efecto de repartir proporcionalmente el costo total de la orden de trabajo en varios

meses, el usuario determina qué rubros va a ser prorrateados (se puede prorratear a todos los

rubros simultáneamente) y desde qué fecha hasta qué fecha.


Ítem Descripción

M/R Rubro que corresponde a Materiales y Repuestos.

M.O. Rubro que corresponde a Mano de Obra.

Facts. Rubro que corresponde a Facturas.

En ---- meses Digitar el número de meses en los que deseo prorratear.

desde Seleccionar el mes en el que se iniciará el prorrateo.

de Seleccionar el año al que corresponda el mes seleccionado.

Resumen de costos: Esta información se verá reflejada aquí, una vez que se haya ingresado los

costos de los rubros: Materiales/Repuestos, Mano de Obra, Facturas.

5.3.7.5 Reporte

Figura 5.129 Reporte.

Esta opción permite que el ejecutor de la OT pueda ingresar un reporte sobre la realización del trabajo,

detallando el procedimiento seguido o registrar otras novedades.

5.3.7.6 Estado

Figura 5.130 Estado de la orden de trabajo.

Empecemos revisando los diferentes campos a ingresar.

Aprobación: Existen cinco estados los cuales son: Emitida, Aprobada, En ejecución, Cerrada y

Anular.



Manual del Usuario

Ítem Descripción

Le indica cual es el estado de la orden de trabajo.

Por Se indicará quien es el autor del estado de la orden de trabajo.

F Fecha en la que se realiza una acción sobre la orden de trabajo, para ello debe dar clic en este campo.

Al activar esta opción, le pedirá firmar el documento. El usuario debe conocer su clave para firma de documentos.

Estado de operación (Parada / Motivo): Registramos si la orden de trabajo se la hace en

operación Normal o si se requiere una parada y a qué nivel (Área, Sistema o Equipo) afecta la

parada. Se debe registrar el motivo de la parada, dando clic en la estaña, se presentará un banco

de motivos de parada que fueron creadas en Mantenimiento – Parámetros, Motivos de Parada.

También podemos registrar el tiempo previsto para dicha parada, ingresando la fecha y hora de

inicio de parada y fecha y hora final; ingresada esta información el tiempo de parada se cargará

dando clic en este campo.

Falla (Tipo / Motivo): Se debe indicar si la orden de trabajo se ha realizado por falla del equipo o

no. Si el usuario selecciona “Si”, se activarán las pestañas que se encuentran a la derecha y que

corresponden al “Tipo” y “Motivo” de falla respectivamente. Si en el banco que se presenta, no

existe el tipo y motivo que se desea usar, puede crearlos en “Mantenimiento – Parámetros, en las

ventanas de “Tipos de falla” y “Motivos de falla”.

Ejecución: Aquí se puede observar la fecha de inicio, fecha final y el tiempo en horas y minutos

que se tiene previsto que dure la orden de trabajo, esta información es tomada de la opción

“Programación”, en donde ya fueron registrados estos datos.

SisMAC permite configurar los diferentes estados de las órdenes de trabajo como también personalizar

los usuarios que estarán habilitados para emisión, aprobación y cierre de los mismos. Pero SisMAC viene

con la configuración para las órdenes de trabajo con los siguientes estados:

Emitida

Es el primer paso que debe realizarse, mientras no se emita una orden de trabajo, SisMAC no le

asigna un número de OT (Orden de Trabajo), y por tanto la orden no existe. Se deben llenar los

campos descritos anteriormente. Es importante mencionar que no todos los campos son

obligatorios, pero los que sí lo son, el mismo programa le obligará a llenarlos.

Figura 5.131 Estado de la orden de trabajo.

Aprobada

Una vez que se emite la orden de trabajo, ésta debe ser aprobada previa su ejecución. Existen

diferentes niveles de aprobación que pueden configurarse en SisMAC, esto dependerá de los

requerimientos de cada empresa. Para aprobar la OT, el encargado de aprobar las OT, debe


Manual del Usuario

buscar la orden de trabajo (Revisar la sección de “Consultas de órdenes de trabajo”). Una vez

que se haya ubicado la orden de trabajo, debe seleccionarse dando clic (debe marcarse de color

amarillo), luego en la parte inferior de la ventana de consultas se encuentra el ícono “OT”, dar

clic en ese ícono y luego en el ícono de “Editar”.

Figura 5.132 Editar una OT.

Una vez que se hayan realizado los pasos anteriores, se presentará la OT. Para aprobarla, debe ir a la

ventana “Estado”. Cuando se encuentre allí, se debe seleccionar la opción “Aprueba”, dar clic en el

campo F, para que se cargue la fecha y hora de aprobación del documento, luego el usuario debe ingresar

su firma de aprobación del documento y comprobar que se haya ingresado correctamente dando un clic en

el recuadro adjunto a la firma. Cuando el procedimiento se haya completado correctamente se puede

proceder a guardar los cambios que se hayan realizado, dando clic en . Luego de haber guardado, el

programa cambiará el estado de la OT, de “Emitida” a “Aprobada”.

Figura 5.133 Aprobar una OT.

Anulada

En el caso de que se desea anular una orden de trabajo que se haya emitido, se debe hacerlo

mediante el ícono . Cuando se anula un a OT, ésta no se elimina por lo que

aún después de la anulación le corresponderá el número que se le fue asignado al momento de su

emisión.

Figura 5.134 Anular una OT.

En ejecución

Una orden de trabajo puede estar en estado de “En ejecución”, cuando por lo menos se ha

cerrado una tarea de las asignadas a la orden de trabajo o cuando se ha asignado al personal el

tiempo real empleado en la ejecución de una tarea.

Cerrada

Cuando se hayan terminado de ejecutar los trabajos, el usuario encargado deberá cerrar la OT. El

procedimiento de cierre de OT, se detallará más adelante en la sección 5.3.16.


Manual del Usuario

5.3.8 Órdenes de trabajo Cíclicas.

Una Orden de Trabajo cíclica se la utiliza para controlar y programar tareas de mantenimiento cuya

frecuencia se la fija en días, semanas o años y que además requieren una ruta de ejecución, además son

OTs que tienen pocas tareas y se las ejecuta en muchos equipos, por ejemplo: Medición de temperatura,

esta tarea se la programa en días, y se la realiza en base a una ruta ya que se ejecuta en muchos equipos.

5.3.8.1 Emisión de Órdenes de trabajo Cíclicas.

Figura 5.135 Órdenes de trabajo cíclicas.

Primero debe ubicarse en el módulo de “Mantenimiento – Ingreso”, luego dar un clic en el ícono

“Cíclica” entonces SisMAC presentará la siguiente ventana:

Figura 5.136 Orden de trabajo cíclica.

Lo primero que debe seleccionar el usuario es el año y mes del que se desea visualizar el cronograma,

luego debe elegir el departamento ejecutante, posteriormente debe seleccionar la rutina cíclica, y por

último se debe dar un clic en el ícono actualizar consulta y SisMAC presenta el cronograma.


Fecha Departamento Sección

“Seleccionar una rutina cíclica”


Manual del Usuario

Una vez que se visualice el cronograma de actividades se debe dar un clic en el día que se va a elaborar la

OT y se debe dar un clic en el ícono “Editar”.


Se debe dar un clic en el día que se va a generar una OT y luego dar otro clic derecho; SisMAC

presentará un listado de opciones, del mismo se debe escoger la opción “Seleccionar”, el campo

cambiará a como se observa en la siguiente ventana:


Luego el usuario debe dar nuevamente un clic derecho y se debe elegir la opción “Generar Orden de

Trabajo” como se muestra a continuación:

Figura 5.140 Generación de orden de trabajo cíclica.

Clic Derecho

Clic Derecho


Manual del Usuario

Se observará que el campo cambiará a .

Figura 5.141 Generación de orden de trabajo cíclica.

Luego se debe dar un clic en el ícono aceptar y se presentará una ventana, que le indica que se ha

generado una nueva OT, y le pregunta si desea editarla:

Figura 5.142 Edición de orden de trabajo.

Se debe dar un clic en “Si” y se presentará la ventana de Orden de Trabajo que ya es conocida.


Como se puede observar es el mismo formato que ya se explicó y se debe proceder a llenar este formato

tal como se indicó anteriormente.

5.3.9 Órdenes de trabajo x Parada

Existen algunos trabajos de mantenimiento que solo se pueden realizar cuando un sistema, área o planta

paran. La presente herramienta permite agrupar dichos trabajos de mantenimiento asignadas a diferentes

máquinas, áreas y plantas con la finalidad de planificarlos y controlarlos de una manera más simple.

5.3.9.1 Emisión de órdenes de trabajo x Parada


Manual del Usuario

Figura 5.144 Orden de trabajo por parada.

Para generar una orden de trabajo x parada, debe ubicarse en el módulo de “Mantenimiento – Ingreso”,

luego dar clic en la opción “x Parada”, una vez que se realizaron estas acciones se presentará la siguiente

pantalla:

Figura 5.145 Consulta de programación de rutinas de parada.

En la presente pantalla se debe proceder a seleccionar de qué nivel se desea ver el calendario de paradas:

Localización, Área o Sistema.

Figura 5.146 Rutinas programadas.

Luego procedemos a seleccionar el departamento (obligatorio), sección (opcional) y la rutina de

mantenimiento.

Departamento Sección Rutina

Seleccionar: - Localización. - Área. - Sistema.


Manual del Usuario

Figura 5.147 Rutinas programadas.

Luego damos clic en la opción editar , y seleccionamos una de las paradas que se muestran en el

calendario, luego dar clic derecho en el campo que corresponda al día de la parada de la sección de la que

se desea generar la orden de trabajo y se presentará un menú con diferentes opciones.

Figura 5.148 Selección de una parada.

Del menú de opciones dar un clic en la opción “Seleccionar”, una vez que se ha hecho la selección, la

marca cambiará de a , como se indica en la siguiente pantalla:

Figura 5.149 Selección de una parada.

Adicionalmente existen dos maneras de realizar la “Selección tareas”:

Desde ruta: Al seleccionar esta opción, el usuario está indicando que se desea que se incluyan

en la orden de trabajo las tareas asignadas de todos los equipos que constan en la ruta de esa

área.

Desde sub rutas: Al seleccionar esta opción, el programa le permitirá visualizar las sub rutas de

equipos del área seleccionada y nos permite hacer una orden de trabajo para un grupo de sub


Manual del Usuario

rutas o para una en específico. En la orden de trabajo que se generará, constarán únicamente las

tareas asignadas a los equipos que están incluidos en la o las sub rutas seleccionadas.

Figura 5.150 Selección desde sub rutas.

En el caso de que se desee generar una orden de trabajo, de algunas sub rutas, primero se debe

seleccionarlas. Para ellos debe ubicarse en la sub ruta a seleccionar en la columna “Ok”, dar clic derecho

y se desplegará un nuevo menú, dar clic en “Seleccionar” y se marcará la sub ruta con una x.

Figura 5.151 Selección de sub rutas.

Luego de haberlas seleccionado, debe ubicarse en el campo del área seleccionada y dar clic derecho,

se desplegará un menú de opciones de las que debe seleccionar “Generar orden de trabajo”,

Figura 5.152 Generación de orden de trabajo.

Luego de haber seleccionado la opción de “Generar orden de trabajo”, el campo marcado con

cambiará a y finalmente deberá guardar los cambios realizados dando clic en aceptar .

Sub

ru

tas

Clic Derecho

Clic Derecho


Manual del Usuario


Cuando se da clic en aceptar, el programa le presenta un mensaje indicándole que se ha generado una

nueva orden de trabajo y cuál es el número de ésta.

Figura 5.154 Mensaje de confirmación de generación de O.T.

En la ventana también le realiza la pregunta: “Desea editarla ahora”, si el usuario responde

afirmativamente se presentará la ventana de “Orden de trabajo”. Se deberá proceder a llenarla según se ha

indicado en la sección 5.3.7.

Figura 5.155 Orden de Trabajo.

5.3.10 Órdenes de trabajo Directas

Una orden de trabajo directa es, aquella que no posee ninguna programación y generalmente se realizan

cuando se trata de trabajos correctivos, por ejemplo: el cambio de un parabrisas de un vehículo que se

rompió.

5.3.10.1 Emisión de órdenes de trabajo directas

En la ventana de ingreso mantenimiento, se debe elegir la carpeta STs/OTs, en esta ventana se debe dar

un clic en el ícono “Directa”.


Manual del Usuario

Figura 5.156 Emisión de una orden de trabajo directa.

Luego de lo cual se presentará la siguiente ventana:

Figura 5.157 Orden de trabajo directa.

Como se indicó anteriormente, las ventanas de todas las órdenes de trabajo son iguales. En la ventana de

“Datos básicos”, el “Tipo OT”, se cargará como “DIR Directa”, ya que la OT se generó desde la opción

“Directa”. El llenado de las otras ventanas se describió anteriormente. El siguiente paso es ubicarse en la

ventana “Estado” luego se debe seleccionar “Emite” escoger el usuario, escoger la fecha y aceptar .

Una vez que se ha aceptado el programa le asigna un número a la orden de trabajo.

Figura 5.158 Emisión, primer estado de la orden de trabajo.

Luego de lo cual el sistema realiza la pregunta:

Figura 5.159 Edición de recursos.


Manual del Usuario

5.3.11 Órdenes de trabajo de servicios.

Con este tipo de OT se programan los trabajos de mantenimiento mayores y que se los realizan en pocos

sistemas, un ejemplo de esto sería un mantenimiento de 1000Hr o 2500Hr de un tractor, o el

mantenimiento de 5000 Hr del motor de un barco.

5.3.11.1 Emisión de órdenes de trabajo de servicios.

Figura 5.160 Orden de trabajo de servicio.

El usuario debe ubicarse en el módulo de “Mantenimiento – Ingreso”, dar un clic en la opción “de Serv.”

y se presentará la siguiente ventana:

Figura 5.161 Generación de orden de trabajo de servicio.

Se debe elegir el departamento que controla, programa y ejecuta la rutina de servicios, luego de lo cual se


Figura 5.162 Generación de orden de trabajo de servicio.

Se puede también realizar búsquedas de rutinas que se desee visualizar según su nivel jerárquico, además

se puede realizar la consulta para una determinada parte o línea de la empresa:

Figura 5.163 Búsqueda de rutina en un nivel jerárquico.


Manual del Usuario

Luego se debe dar un clic en el ícono buscar:

Y observamos la siguiente ventana:

Figura 5.164 Listado de rutinas de servicio.

Entonces obtenemos el listado de rutinas de servicios deseado, seleccionamos la o las rutinas, para ello

nos ubicamos en cualquiera de las rutinas, debe dar clic en el ícono editar, damos un clic derecho sobre la

rutina de servicio que deseamos y de la sub-ventana escogemos la opción “Seleccionar” creándose una

marca en la ventana como se observa en el siguiente gráfico:

Figura 5.165 Selección de rutina de servicio.

Con esta herramienta podemos seleccionar una o más rutinas y generar una orden de trabajo con ellas,

para esto volvemos a dar un clic derecho pero ahora seleccionamos la opción “Generar orden de

trabajo” automáticamente el sistema crea una orden de trabajo para la rutina o rutinas seleccionadas:

Figura 5.166 Preparación de rutinas de servicio.


Manual del Usuario

Damos un clic en aceptar y se presenta la siguiente ventana:


Figura 5.168 Edición de orden de trabajo cíclica.

Una vez que hemos llegado hasta la ventana de “Orden de Trabajo”, se sigue el procedimiento descrito en

la sección 5.3.7

5.3.12 Órdenes de trabajo por tareas.

La opción de órdenes de trabajo por tarea sirve para crear órdenes de trabajo tanto correctivas como

preventivas en base a las tareas asignadas a cada equipo, pueden existir dos casos:

a. Orden de trabajo por tareas (Correctivas – Preventivas no programadas): Cada equipo

tiene asignada una lista de tareas correctivas y preventivas, esta herramienta la usamos cuando

queremos generar una orden de trabajo para las tareas correctivas y/o preventivas aunque estas

no hayan cumplido su fecha de próxima ejecución.

b. Orden de trabajo por tareas (Preventivas programadas): Cada equipo tiene asignada una

lista de tareas preventivas programadas, (entiéndase por programada a una tarea con frecuencia,

última y próxima fecha de ejecución, esto se puede observar en la opción “Ver parámetros de

programación” que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana de lista de tareas

asignadas de cada equipo). Esta herramienta la utilizamos cuando queremos generar órdenes de

trabajo para las tareas que ya han vencido su fecha de próxima ejecución o que la misma se

encuentre muy cercana (una semana).

5.3.12.1 Emisión de órdenes de trabajo por tareas.

Figura 5.169 Programación de órdenes de trabajo.


Manual del Usuario

Primero ir al módulo “Mantenimiento – Ingreso”, en la pantalla que se despliega, seleccionar la opción de

“Sts/OTs” y en la parte inferior de esa ventana seleccionar la opción “x tareas”. Una vez que ha

seleccionado esta opción se presentará la siguiente ventana.

Figura 5.170 Búsqueda de tareas asignadas.

En esta ventana se pueden observar diferentes filtros, para buscar las tareas asignadas con las que

deseamos generar la orden de trabajo. Pero la más usada es la opción “En”, que le permite navegar a

través del inventario técnico y seleccionar la localización, sección, sistema o equipo que contiene las

tareas asignadas. Si el usuario no selecciona ninguna instalación del inventario técnico, el programa

procederá a buscar en todo el inventario técnico. Un ejemplo de cómo utilizar esta opción es la siguiente:

Figura 5.171 Selección de instalaciones en el inventario técnico.

Activar la opción “En” dando clic en el casillero adjunto, ingresar al inventario a través del ícono y

seleccionar, en este caso para el ejemplo el sistema con código M_101_ que se observa en la figura

anterior, luego dar clic en y proceder a ejecutar la búsqueda dando clic en . SisMAC, le presentará

un mensaje indicándole cuántas tareas se han encontrado y preguntándole si desea mostrar el listado.

Deberá responder afirmativamente y se presentará la siguiente ventana:

Figura 5.172 Listado de tareas asignadas a equipos.


Manual del Usuario

Para observar todas las tareas, se puede maximizar la ventana con el ícono , ubicado al lado derecho de

la ventana y podrá visualizar todas las tareas asignadas, como se observa a continuación:

Figura 5.173 Listado de tareas asignadas a equipos.

En la ventana, se pueden observar las tareas preventivas y correctivas que se han asignado a los equipos

contenidos en el sistema seleccionado. Cómo se observa, las tareas se presentan en diferentes colores cada

color tiene su significado:

La tarea se encuentra retrasada. Ya pasó su fecha de ejecución.

Es aplicable únicamente a tareas programadas en un modo de operación diferente a días

calendario. Este color indica que la tarea aparentemente se encuentra a tiempo, según la fecha,

pero según la lectura del equipo ya está retrasada. Se recomienda actualizar el modo de operación (odómetro, horómetro) del equipo, para verificar

si la tarea está retrasada o no.

Ya se ha generado una orden de trabajo, para la ejecutar esta tarea.

La tarea no presenta novedades.

El siguiente paso es seleccionar las tareas que se desean que consten en la orden de trabajo, para ello debe

ubicarse en la tarea y dar un clic, esta se resaltará de color amarillo, dar clic derecho y se presentará una

lista de opciones, dar clic en “Seleccionar tarea” y podrá seleccionar de tarea en tarea. En el caso de que

desee marcar todas las tareas enlistadas puede usar la opción “Seleccionar listado” y se marcarán todas

las tareas. En la parte izquierda de la tareas seleccionadas se marcará con una ; lo que indica que éstas

constarán en la orden de trabajo.

El siguiente paso es seleccionar el departamento y sección solicitante, esto se lo hace en la parte inferior

de la ventana, como se observa en la siguiente ventana:

Figura 5.174 Generación de O.T.

Luego dar clic en la opción “Gen. OT”, lo que nos lleva a la siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 5.175 Generación de O.T.

Cuando se responde afirmativamente, se presentará una nueva ventana:

Figura 5.176 Número de O.T.

En esta ventana se plantea la pregunta ¿Desea editar la O.T. ahora?, en caso de responder sí, se presenta la

ventana de orden de trabajo:

Figura 5.177 Edición de O.T.

El procedimiento de edición de una O.T. es la misma indicada en la sección 5.3.7

5.3.13 Órdenes de trabajo múltiples.

Las órdenes de trabajo múltiples nos permite generar de manera automática, fácil, rápida y consolidada

todos los trabajos programados a través de las opciones de rutinas cíclicas, rutinas de servicio y tareas

programadas, sin tener que ingresar a cada una de éstas opciones y generar una por una las órdenes que

constan en los cronogramas de cada una de las mencionadas.

Para que esta opción funcione adecuadamente previamente se debe tener al día todos los cronogramas de

mantenimiento generados a través de rutinas cíclicas, de servicios y por tareas programadas.

5.3.13.1 Emisión de órdenes de trabajo múltiples.

Primero ir al módulo “Mantenimiento – Ingreso”, en la pantalla que se despliega, seleccionar la opción de

“Sts/OTs” y en la parte inferior de esa ventana seleccionar la opción “Múltiples”. Como se ilustra en la

siguiente figura:


Manual del Usuario

Figura 5.178 Opción de generación de órdenes de trabajo múltiples.

Una vez ingresada a esta opción, se presentará la siguiente ventana:

Figura 5.179 Generación de órdenes de trabajo múltiples.

A continuación vamos a detallar el funcionamiento de cada una de las partes de la ventana anterior y su

funcionamiento:

Fecha: Al momento de abrir esta ventana se carga automaticamente la fecha actual, pero el

usuario puede elegir entre las opciones para ver la programación de rutinas y tareas de todo el

mes o de una semana en específico del mes seleccionado.

Departamento: Se puede seleccionar, si el usuario conoce cuál es el departamento al que se le

asignó las rutinas cíclicas, de servicios y tareas programadas para luego ejecutar la búsqueda

Ubicación: En el caso de no conocer el nombre del departamento se puede escoger del

inventario técnico, activando la opción “Ub.” y usando el ícono ,la instalación a la que se le

haya asignado las rutinas o tareas programadas y ejecutar la búsqueda .

Opción de búsqueda: Es posible hacer que la búsqueda este direccionada a encontrar sólo

rutinas cíclicas, rutinas de servicios o tareas programadas, según se desee. Para ello se debe

seleccionar la o las opciones que se deseen buscar.

Resultados de la búsqueda: Una vez que se han establecido los diferentes criterios de búsqueda

y luego de haberla ejecutado, los resultados se presentarán en la parte indicada en el gráfico

anterior. Es importante notar que sobre la ventana en la que se presentan los resultados se

observan tres lengüetas que corresponden a: rutinas cíclicas, rutinas de servicios y tareas

programadas; en cada una de ellas se presentarán los resultados de la búsqueda según

corresponda.

Total Ots a generar: Este campo le indica cúantas órdenes de trabajo se van a generar, no

siempre el número de órdenes a generar será igual a la suma de rutinas cíclicas, de servicios y

tareas programadas encontradas en la consulta, debido a que es posible agrupar las rutinas y

tareas para reducir el número de órdenes a generar.

Fecha

Departamento

Ubicación en el

inventario técnico Opción de

búsqueda

Resultados

de la

búsqueda

Datos en

OTs.

Criterios de

agrupación de

OTs.

Otras opciones en

OTs.


Manual del Usuario

Criterios de agrupación de OTs: Se han considero los siguientes criterios para agrupar sean

rutinas cíclicas, rutinas de servicios, tareas programadas en una misma orden de trabajo, según

sea su naturaleza:

o ARcR: Agrupar subrutas de una misma rutina en la orden de trabajo (rutinas cíclicas).

o ARpS: Agrupar rutinas de un mismo sistema en la misma orden de trabajo (rutinas de

servicios).

o ATEq: Agrupar tareas de un mismo equipo en la misma orden de trabajo (tareas

programadas).

o ATEm: Agrupar tareras que tengan a un mismo empleado como ejecutante del trabajo,

en la misma orden de trabajo (tareas programadas).

En el caso de querer agrupar las taraes programadas por cualquiera de las dos últimas

formas descritas anteriormente, se debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. Las tareas siempre deben tener asigando el mismo departamento y sección con el

que se está trabajando.

2. Las tareas siempre deben tener asigando el mismo empleado para poder utilizar la

opción ATEm.

3. Las tareas siempre deben tener activada la opción (este ícono se encuentra

en la opción ver parámetros de programación, ubicado en la parte superior derecha

de la ventana “Asiganción de tareas”.

Datos en OTs.: Debido a que se van a generar múltiples órdenes de trabajo es necesario indicar

algunos datos que serán comunes en las órdenes de trabajo generadas, éstos datos son los

siguientes:

o Solicita / Ejecuta: Se debe indicar:

Departamento solicitante.

Sección solicitante.

Sección ejecutante.

o Estado: Se debe indicar:

Emite.

Aprueba.

o Tipos / Motivo:

Tipo general de orden de trabajo.

Tipo específico de orden de trabajo

Motivo general de orden de trabajo.

Motivo específico de orden de trabajo.

Otras opciones en OTs.: Es posible realizar las siguientes acciones al momento de generar las

órdenes de trabajo, estas son:

o OF: Omitir frecuencia de ejecución.

o MO: Incluir mano de obra. Se incluirá sólo si a sido previamente asignada en la tarea.

o MR: Incluir materiales / repuestos. Se incluirá sólo si a sido previamente asignada en la

tarea.

En la siguiente ventana se muestra un ejemplo, en el que se desea que se muestren las rutinas que se

deberán ejecutar en el mes y año indicados, se seleccionó un departamento y se procedió a ejecutar la

búsqueda.


Como resultado de la búsqueda, se encontró:


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1 Rutina cíclica.

1 Rutina de servicios. 3 Tareas programadas.

En el campo, Total de OTs a generar se indica: 5, pero como se indicó anteriormente existe la opción de

agrupar. Para el ejemplo, se van a agrupar las tareas programadas y asignadas al mismo equipo, utilizando

la opción ATEq.


En esta ventana se observa en el campo “Total OTs a generar: 4”, el número de órdenes de trabajo se

reducen a 4.

Una vez que se han agrupado las rutinas y tareas según se considere apropiado, se debe proceder a llenar

los datos comunes en las órdenes de trabajo y luego generar las órdenes de trabajo múltiples.

Una vez generado se presentará la siguiente ventana:

Figura 5.182 Mostrar listado de órdenes de trabajo múltiples.

Figura 5.183 Lista de Órdenes de trabajo múltiples generadas.

Desde la ventana anterior se pueden ver los números de órdenes de trabajo generados y se las pueden

editar. Para editar una orden de trabajo únicamente debe ubicarse sobre la OT que desea editar, ésta debe

marcarse de color amarillo, luego en la parte inferior de la ventana se observa el ícono “O.T”, se debe

seleccionar esta opción, y luego seleccionar la opción “Editar”.

El proceso de edición de las órdenes de trabajo generadas se debe realizar conforme a lo indicado en la

sección 5.3.7.


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5.3.14 Órdenes de Trabajo: Edición de recursos

La edición de recursos en una orden de trabajo puede realizarse únicamente después de que una orden de

trabajo haya sido aprobada. Si una OT se encuentra en estado “Emitida” la edición de recursos no será

posible.

Cuando se habla de recursos en una orden de trabajo, nos referimos a:

Tareas: Las actividades de mantenimiento que se van a realizar dentro de una orden de trabajo,

que consten en el banco de tareas generales y que hayan sido asignadas a un equipo.

Mano de obra: persona o grupo de personas especialistas en un área específica; que están

encargados de ejecutar las tareas de mantenimiento descritas en una orden de trabajo.

Materiales: Los repuestos e insumos necesarios para ejecutar las tareas de mantenimiento.

Herramientas: Algunas tareas de mantenimiento requieren de herramientas, sin las cuales no se

pueden ejecutar las tareas.

SisMAC le permite asignar recursos a una orden de trabajo. Pueden presentarse los siguientes casos:

Si se presenta la ventana de edición de recursos.

Figura 5.184 Edición de recursos.

En éste caso si respondemos afirmativamente podemos añadir tareas, y mano de obra a la orden

de trabajo. Para poder añadir materiales es necesario que la orden de trabajo esté en estado de

“Aprobada”, ver la sección 5.3.7.6.

Si no se presenta la ventana de edición de recursos.

En este caso, se debe proceder a realizar la búsqueda de la orden trabajo a través del módulo

“Mantenimiento – Consultas”, seleccionar la opción “Órdenes de Trabajo”, y a través de los

filtros disponibles en la ventana de consultas ubicar la orden (si desea ver más detalles del

procedimiento de búsqueda ir a la sección 5.4.6.

Una vez que se ha encontrado a la O.T. se puede proceder a editarla:

5.3.14.1 Edición de tareas.

Para ello escogemos la opción “Tareas” y luego “Editar”:

Figura 5.185 Edición de recursos en OT: tareas.

Luego se presentará la siguiente pantalla, ésta se encuentra dividida en tres sub pantallas, en la primera se

encuentran los equipos que constan en la instalación seleccionada en la cual se van a ejecutar las

actividades de mantenimiento, luego se encuentran las tareas que pueden ser:

asg: Asignadas a equipo.

gen: Tareas generales.

no def: Tareas no definidas.

rutina: Tareas que se encuentran en una rutina.

Y finalmente, en la parte inferior de la ventana se encuentran las tareas que son asignadas a la OT.


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Figura 5.186 Tareas asignadas a orden de trabajo.

Seleccionadas las tareas con cualquiera de las cuatro alternativas mencionadas, presionamos el ícono

agregar , quedando así asignadas las tareas a la OT.

Figura 5.187 Tarea asignada a OT.

5.3.14.2 Edición de materiales

Para añadir materiales a la OT debemos dar un clic en materiales editar:

Figura 5.188 Edición de recursos en OT: materiales.

Figura 5.189 Solicitud de materiales.

Las solicitudes de materiales en SisMAC se pueden generar dentro de una orden de trabajo o fuera de

ella. Las solicitudes de materiales pueden ligarse o desligarse de una orden de trabajo a conveniencia del

usuario, una orden de trabajo puede tener una o más solicitudes de materiales. Existen dos tipos de


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solicitudes de materiales las que nos permite retirar materiales de bodega y las solicitudes de materiales

para compra.

Para generar una nueva solicitud de materiales debemos hacer clic en el ícono editar, elegir la opción

solicita “Materiales”, que se encuentra en la parte inferior de la ventana; luego se presentará la siguiente

ventana.

Figura 5.190 Solicitud de materiales.

Los datos que debemos llenar son:

Persona que genera la solicitud

Fecha (se genera automáticamente).

Departamento / sección solicitante.

Ahora estamos listos para ligar materiales a la orden, para ello tenemos algunas herramientas que facilitan

la búsqueda de repuestos y son:

Desde tareas

Desde bodega (antes seleccionar la bodega)

Desde lista básica de recambios.

Desde grupos

Una vez realizada la búsqueda del repuesto lo agregamos a la solicitud con el ícono agregar ítem , Si

no existe el material en la bodega podemos agregarlo como material no definido.

Por último ingresamos la clave del solicitante y hacemos clic en aceptar, si la solicitud de materiales es

para compra debemos activar el casillero compra.

5.3.14.3 Edición de herramientas.

Para añadir herramientas a la OT debemos dar un clic en “Herramientas” editar. Se sigue el

mismo procedimiento descrito para la edición de materiales.

5.3.14.4 Edición de mano de obra.

Para añadir mano de obra a la OT debemos dar un clic en “Mano de obra” y luego “Editar”.

Figura 5.191 Edición de recursos en OT: Mano de obra.


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Figura 5.192 Asignación de mano de obra a OT.

Hacemos un clic en editar, en la parte superior de la ventana seleccionamos la sección a la que

pertenecen los empleados, a través de activar el casillero de “Depto.” y procedemos a ejecutar la

búsqueda con éste ícono , en la parte inferior de éste ícono se encuentra una pestaña, con la que

seleccionamos los empleados y los agregamos .

Figura 5.193 Asignación de mano de obra a OT.

En la asignación de mano de obra, es posible indicar el tiempo programado para la ejecución de la orden

de trabajo de las siguientes maneras:

Por tarea: Se registra cuánto tiempo empleó la persona en la ejecución de cada una de las tareas

asignadas a la orden de trabajo. Esto se lo hace seleccionando la opción “Por tarea”, ubicado en

la parte superior derecha en la opción “Asignación”. El registrar éstos tiempos se lo debe hacer

en las columnas “T” (por tarea).

Tiempo programado empleado en la ejecución de una tarea específica. El usuario deberá

registrar el tiempo programado, bajo éste casillero.

Figura 5.194 Asignación de mano de obra a OT por tarea.

Por listado de tareas: Se registra el tiempo global programado para la ejecución de todas las

tareas. Esto se lo hace seleccionando la opción “Por listado”, ubicado en la parte superior

derecha en la opción “Asignación”.

Tiempo programado empleado en la ejecución de un listado de tareas. El usuario deberá

registrar el tiempo programado, bajo éste casillero.


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Figura 5.195 Asignación de mano de obra a OT por listado.

5.3.14.5 Impresión de una orden de trabajo.

Figura 5.196 Impresión de una orden de trabajo.

Luego de haber generado una orden de trabajo, SisMAC le permite imprimirla.

Órdenes de trabajo (con tareas, Mano de obra, Materiales, etc.).

Y tiene la posibilidad de imprimir aparte del formato:

Tareas

Materiales

Mano de obra

Herramientas

Para imprimir una orden de trabajo, primero debe seleccionarla a través de “Mantenimiento – Consultas”,

“Ordenes de Trabajo”, luego dar clic en “O.T.” y seleccionar la opción “Imprimir”, entonces se presentará

una nueva ventana.

Figura 5.197 Imprimir OT.

El usuario podrá incluir en la impresión de una orden de trabajo, la inclusión de la siguiente información:

Tareas.

Materiales

Herramientas

Mano de Obra

Facturas

Además la impresión de una orden de trabajo puede realizarse en:

Plantilla SisMAC: Para usar la plantilla de orden de trabajo diseñada en SisMAC.


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Plantilla de imagen: Cuando una empresa desea imprimir una orden de trabajo en sus propios

formatos (éstos deben ser escaneados previamente y la impresión se realizará sobre éste formato)

En la parte superior de la ventana de “Impresión de Orden de Trabajo / Recursos”, el usuario debe dar clic

en la opción “Tareas”, para poder acceder a nuevas opciones de impresión referentes a tareas.

Figura 5.198 Opciones para imprimir tareas de OT.

Figura 5.199 Visualización de orden de trabajo.

5.3.15 Programación de Órdenes de trabajo.

Un departamento puede elaborar “n” Órdenes de Trabajo, SisMAC permite que cada departamento

genere su cronograma de OTs.



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Ubicarse en el módulo de “Mantenimiento – Ingreso”, seleccionar la opción “STs/OTs”, se debe dar un

clic en el ícono “Programación de OTs. (órdenes de trabajo)” luego se presentará la siguiente ventana:

Figura 5.201 Seleccionar departamento y sección.

Se debe seleccionar el departamento y sección (no es indispensable) que va a crear el cronograma de

OTs, luego se debe seleccionar la opción “Ver programación” se presentará la siguiente ventana:


El usuario debe dar un clic en el ícono nuevo para crear un cronograma de OTs. Luego se debe proceder a

ingresar el nombre del cronograma y seleccionar activa, tal como se muestra en la siguiente figura:


Una vez que se ha ingresado el nombre de la nueva programación de OTs y el mismo se encuentra

“Activa”, se puede empezar a añadir OTs al mismo, para esto en el Formato de OT se debe seleccionar la

opción “Datos adicionales” y en la opción “Incluir en” se selecciona el cronograma en el cual se desea

incluir la OT, tal como se muestra a continuación:

Ingresar el nombre de la programación de OTs. Activar esta opción.


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Figura 5.204 Incluir OT en programación de OTs.

Una vez que se han incluido las órdenes de trabajo a la programación, regresamos a la ventana de

“Programación de órdenes de trabajo”, seleccionar el departamento y sección, luego seleccionar la

programación de órdenes de trabajo, en la parte inferior de la ventana se podrá observar el cronograma de

las órdenes de trabajo a las que se les asignó esta programación.

Figura 5.205 Ver cronograma de programación de OTs.

Luego de haber escogido la programación de órdenes de trabajo y al seleccionar la opción editar , se

cargará las opciones que se observan en la parte inferior de la siguiente ventana:

Figura 5.206 Ver cronograma de programación de OTs.

Las opciones son las siguientes:

Mover: En el caso que se desea cambiar la fecha de ejecución de las tareas descritos en una

orden de trabajo, ésta opción le permite trasladar los días programados en el calendario a los que

se desee. Este movimiento puede realizarse en más o en menos, para el efecto el usuario deberá

seleccionar la opción deseada e ingresar los días a mover.

Nuevo día: Le permite agregar uno o varios nuevos días a la programación de la orden de

trabajo, sin necesidad de ir a buscar la orden de trabajo y editar la programación de ésta.


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En todas las O.T.: Al seleccionar esta opción las acciones que el usuario realice tanto para la

opción “Mover” y “Nuevo día”, se realizarán para todas órdenes de trabajo que están en la

programación.

5.3.16 Cierre de Órdenes de trabajo.

Luego de haber ejecutado las tareas de mantenimiento, se puede proceder a cerrar la orden de trabajo, el

cierre de una orden de trabajo involucra cerrar:

Mano de obra: indicar el tiempo real empleado en la ejecución de las tareas de mantenimiento.

Materiales: indicar los materiales utilizados para la ejecución de las tareas de mantenimiento.

Tareas asignadas a la orden de trabajo: Qué tareas se realizaron y cuáles no.

Cambiar de estado a la OT, al estado “Cerrada”.

Para cerrar la orden, primero se debe buscar la orden de trabajo, a través del módulo de “Mantenimiento –

Consultas”, dar clic en la opción “Órdenes de Trabajo”, en la ventana que se presenta y mediante los

diferentes filtros, se debe ubicar a la orden de trabajo que se desea cerrar (si se desea más detalles sobre la

consulta de órdenes de trabajo, ver la sección 5.4.6)

Figura 5.207 Consulta de órdenes de trabajo.

Una vez que se ha encontrado la orden de trabajo, se debe dar clic sobre la O.T. que se desea cerrar (se

marcará de color amarillo); en la ventana de consulta de órdenes de trabajo, en la parte inferior se podrán

observar diferentes íconos, mediante los cuales podemos hacer la edición de los recursos, previo al cierre

de la orden de trabajo.

Figura 5.208 Incluir OT en programación de OTs.

5.3.16.1 Cierre de Órdenes de trabajo: Mano de Obra.

En cierre del recurso mano de obra, es posible indicar el tiempo empleado por el personal, en la ejecución

de la orden de trabajo de las siguientes maneras:

Por tarea: Se registra cuánto tiempo empleó la persona en la ejecución de cada una de las tareas

asignadas a la orden de trabajo. Esto se lo hace seleccionando la opción “Por tarea”, ubicado en

la parte superior derecha en la opción “Asignación”. El registrar éstos tiempos se lo debe hacer

en las columnas “T” (por tarea).

Tiempo programado empleado en la ejecución de una tarea específica.

Tiempo normal real empleado en la ejecución de una tarea específica.

Tiempo extra al 50% empleado en la ejecución de una tarea específica. Tiempo extra al 100% empleado en la ejecución de una tarea específica.

Procedimiento: En la siguiente pantalla, seleccionamos la opción “Por tarea”, el sistema

presentará las tareas asignadas a la orden de trabajo, dar un clic en la tarea en la cual se va

realizar el reporte de mano de obra.


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Luego, se debe proceder a seleccionar el personal que ha realizó la tarea, tal como se muestra en la

siguiente figura:


Una vez seleccionado el personal, registramos el tiempo que empleó para ejecutar la tarea.


Finalmente, grabamos los datos .

Por listado de tareas: Se registra el tiempo global empleado en la ejecución de todas las tareas.

Esto se lo hace seleccionando la opción “Por listado”, ubicado en la parte superior derecha en la

opción “Asignación”. Existen dos maneras de registrarlos:

o Tiempo global: Se ingresa el tiempo total que cada persona empleó en la ejecución de

todas las tareas existentes en la orden.

Tiempo programado empleado en la ejecución de un listado de tareas. Tiempo normal real empleado en la ejecución de un listado de tareas. Tiempo extra al 50% empleado en la ejecución de un listado de tareas. Tiempo extra al 100% empleado en la ejecución de un listado de tareas.

Procedimiento: En la siguiente pantalla, seleccionamos la opción “Por listado”.


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Luego, se debe proceder a seleccionar el personal que ha realizó la tarea, tal como se muestra en

la siguiente figura:


Una vez seleccionado el personal, registramos el tiempo que empleó para ejecutar la tarea.


Finalmente, grabamos los datos .

o Registro horario: Esta opción nos permite registrar de manera más detallada, es decir

la hora (HH:MM) en que inicia y la hora (HH:MM) en que termina la intervención de

cada uno de los técnicos asignados a la orden de trabajo. Su uso es opcional, para casos

en que es necesario un control más riguroso de horarios de trabajo. Existen hasta 9

casillas de registro, de las cuales se usarían solo las que sean necesarias, éstas sirven

para registrar hasta nueve intervalos de tiempo empleados por cada técnico en un día de

trabajo.

: Intervalo de tiempo 1 empleado en actividades de mantenimiento. : Intervalo de tiempo 2 empleado en actividades de mantenimiento.

: Intervalo de tiempo 9 empleado en actividades de mantenimiento.

Procedimiento: En la siguiente pantalla, seleccionamos la opción “Por listado”.



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Luego, se debe proceder a seleccionar el personal que ha realizó la tarea, tal como se muestra en

la siguiente figura:


Una vez seleccionado el personal, registramos el o los intervalos de tiempo que se empleó para

ejecutar la tarea, ingresando la hora inicial y final.


Junto a la celda en la que se registró el intervalo de tiempo, se debe seleccionar si éste periodo de

tiempo corresponde a la jornada normal de trabajo o a es uno de los tipos de las horas extras que

la empresa posee.


En la siguiente figura se puede observar que el técnico que se ha asignado para realizar este

trabajo, ha tenido dos intervenciones en un mismo día; la primera que va desde las [8:30] -

[11:45] /Normal y la segunda intervención [14:35] - [16:12]/Normal, SisMAC permite registrar

para un día de trabajo hasta nueve intervenciones diferentes para cada técnico.


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Figura 5.219 Asignación de mano de obra a OT por listado

Adicionalmente, se observarán los siguientes casilleros que corresponden a:

: Tiempo total programado. : Tiempo total real, empleado en ejecutar un trabajo. Este tiempo es calculado automáticamente

por el programa y lo realiza a través de la suma de los tiempos normales y extras que se han

registrado.

En el caso que la orden de trabajo dure más de un día los procesos antes descritos de registros de mano de

obra, deben realizarse para cada uno de los días.

5.3.16.2 Cierre de Órdenes de trabajo: Materiales

Se debe recordar que antes de cerrar la orden de trabajo, se deben haber registrado todas las solicitudes de

materiales vinculadas con la orden, necesarias para su ejecución.

Figura 5.220 Cierre del recurso: Materiales

Para crear una nueva solicitud de materiales, nos ubicamos en la ventana de consultas de órdenes de

trabajo, seleccionamos la orden de trabajo en la que deseamos crear la nueva solicitud de material, y en la

parte inferior de la ventana de consultas se encuentra el ícono “Materiales” seleccionarlo, y luego dar clic

en el ícono “Editar”. El cierre del recurso “Materiales” se realiza cuando se guarda la solicitud de

materiales.

5.3.16.3 Cierre de Órdenes de trabajo: Tareas de mantenimiento

Es importante indicar que antes de cerrar una orden de trabajo se deben cerrar las tareas que se le han

asignado. Obviamente las tareas deben cerrarse luego de haber ejecutado los trabajos de mantenimiento,

ya que en ese momento conoceremos cuáles tareas se ejecutaron y cuáles no.

En el caso de que en una orden de trabajo se encuentren asignadas tareas que no se ejecutaron, primero se

deben desasignarlas de la orden de trabajo; debido a que cuando se cierra una tarea se indica que ésta sí se

ejecutó. Para desasignarla, debe dar clic en el ícono “Tareas”, luego en “Editar”, y se debe seguir el

procedimiento descrito en la sección 5.3.14.1 de “Edición de tareas”.

Para cerrar las tareas debemos seleccionar la opción “Tareas” y luego “Prog./Cerrar”.

Figura 5.221 Cierre de recursos en OT: Tareas.


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Realizadas las acciones anteriores, se presentará la siguiente pantalla:

Figura 5.222 Cierre de tareas en la OT.

Se abrirá una ventana, en ésta se podrán observar todas las tareas asignadas a la orden de trabajo, dar clic

en editar,

Debemos ubicarnos en la tarea y seleccionar la opción “Cerrada” que se encuentra en la parte inferior

izquierda. En el caso en el que existan más de una tarea y se desee cerrar a todas éstas, se debe dar clic en

el botón “Marcar todas las tareas”, para seleccionar a todo el conjunto, una vez que se ha seleccionado la

o las tareas que se desean cerrar, damos clic en el campo “Fecha”, para indicar cuándo se realizaron las

tareas, recuerde que no todas las tareas pueden haberse realizado en la misma fecha; si este fuere el caso,

en la parte superior izquierda de la ventana aparecerán las fechas de programación de la orden de trabajo,

de esas fechas se deberá seleccionar la fecha que corresponda al día de la ejecución de cada tarea.

Figura 5.223 Cierre de tareas en la OT.

En el caso en el que se esté cerrando una orden de trabajo generada para un sistema o equipo que tenga

asignado un modo de operación (Km, Millas, Hr, etc), también se debe dar clic en el campo “Lectura”,

para registrar la lectura en la que se ejecutaron las tareas cerradas; luego de dar clic, debe presionar F2

para que el programa le indique la lectura, la exactitud de ésta dependerá frecuencia con la que se hayan

registrado las lecturas (ver Mantenimiento – Ingreso, Modos de operación). Pero en el caso de que el

ejecutor haya registrado la lectura exacta en el que se ejecutaron los trabajos (en la orden de trabajo

impresa), es preferible ingresarlo manualmente.

Luego de haber ingresado esta información se debe dar clic en aceptar , para cerrar las tareas asignadas.

5.3.16.4 Cierre de Órdenes de trabajo: Estado “Cerrada”

Recuerde que antes de cerrar una OT, obligatoriamente debe haber cerrado las tareas (en el caso que las

tuviera), y sin carácter de obligatorio debió haber registrado el tiempo y los empleados que intervinieron

en la ejecución de la OT y también debió haber registrado los materiales que se emplearon, ya que una

vez que se cierra la OT, es imposible registrar esta información.

Figura 5.224 Cierre de OT.


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Luego se presentará la siguiente pantalla:


En la ventana anterior se observan las siguientes opciones:

- Datos básicos.

- Datos adicionales.

- Programación.

- Costeo.

- Reporte.

- Estado.

Opciones en las que usuario puede ingresar información antes de cerrar la orden, si desea más

información, revisar en: 5.3.7.

Luego de que se haya ingresado toda información en las diferentes opciones que se presentan en la

ventana de OT, procedemos a cerrarla, para ello debe seleccionar la opción “Estado”, se presentará la

siguiente ventana:


Luego vamos a la sección de “Aprobación” (en la misma ventana), seleccionamos el estado “Cerrada”,

seleccionamos el nombre del usuario que está cerrando la OT, luego damos clic en el campo F, para

registrar la fecha de cierre, el usuario debe digitar su firma de aprobación de documentos y finalmente

verificamos que la firma sea correcta, dando clic en el campo adjunto.

Figura 5.227 Estados de aprobación.

Una vez que se han realizado las acciones anteriores, el programa le recuerda que debió haber cerrado las

tareas ejecutadas, por lo que le presentará el siguiente mensaje:


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Figura 5.228 Mensaje de advertencia.

Seleccionamos “Aceptar”, y finalmente damos clic en , para cerrar la orden de trabajo.

5.3.17 Ingreso de Facturas

Existen muchos trabajos de mantenimiento que se realizan con orden de trabajo o sin orden de trabajo y

en muchas ocasiones para ejecutar algunos trabajos de mantenimiento se contratan a empresas externas a

la institución, quienes se encargan de ejecutar las tareas de mantenimiento deseadas, en ese caso el pago

se lo realiza mediante facturación, dichas facturas pueden ser ingresadas y registradas en SisMAC.

Existen dos maneras de realizar el ingreso de las facturas en SisMAC, la primera es crear una factura

dentro de una orden de trabajo (la factura queda vinculada a una orden de trabajo) y la segunda es crearla

fuera de una orden de trabajo.

5.3.17.1 Creación de una factura dentro de una orden de trabajo.

Una orden de trabajo puede ser realizada por personal externo, para lo cual SisMAC permite ligar facturas

lo que posibilita llevar costos de las órdenes. A una orden de trabajo se pueden ligar una o más facturas,

pueden ser creadas dentro de las órdenes de trabajo, o fuera de ellas y luego ligarlas, primero revisemos el

procedimiento para crear facturas dentro de una orden de trabajo. Al crear una factura dentro de una

orden de trabajo ésta queda vinculada automáticamente.

Primero seleccionamos: Facturas y luego editar.

Figura 5.229 Edición de recursos en OT: Facturas

Se presenta la siguiente ventana:

Figura 5.230 Ingreso de Facturas.


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En esta ventana podemos ingresar facturas a las órdenes de trabajo. Damos clic en agregar (ícono

ubicado en la parte inferior derecha), al haber dado clic en y dando clic bajo el campo “Tipo” se

desplegará un menú de opciones en el que le permitirá indicar qué rubro desea ingresar en la factura. Los

rubros son los siguientes:

HER: Herramientas.

MAT: Materiales.

MOB: Mano de obra.

REP: Repuestos.

VAR: Varios.

Para guardar la información ingresada en la factura deberá dar clic en el ícono aceptar .

A continuación se muestra un ejemplo de la creación de una nueva factura:

Figura 5.231 Ingreso de una Factura a OT.

Una vez que se guardó la factura se activan las opciones que se encuentran en la parte inferior

izquierda que le permitirán realizar las siguientes acciones:

Editar: Edita los detalles de la factura

Eliminar: Elimina una factura.

Ligar: Liga una factura generada fuera de una orden de trabajo

Desligar: Desliga una factura de la orden de trabajo.

5.3.17.2 Creación de una factura fuera de una orden de trabajo.

Para el efecto el usuario debe ubicarse en el módulo de “Mantenimiento – Ingreso”, debe elegir la opción

“S MR-H-A / Facturas”, luego de lo cual se presentará la siguiente ventana:

Figura 5.232 Ingreso de factura.


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En esta ventana se debe elegir la opción “Nueva Factura”, y SisMAC presentará la siguiente ventana:

Figura 5.233 Nueva factura

Los pasos para ingresar una nueva factura son los siguientes:

Elegir o ingresar el proveedor.

Ingresar la fecha de la factura

Ingresar el número de la factura.

Luego de haber ingresado esta información el usuario debe proceder a ingresar el detalle de la factura,

siguiendo el mismo procedimiento descrito para el ingreso de facturas dentro de una orden de trabajo (ver

la sección 5.3.17.1).

5.3.17.3 Vincular una factura a una orden de trabajo.

Para vincular una factura creada fuera de una orden de trabajo, debe ubicarse en la parte superior

izquierda de la ventana “Factura”, luego dar clic en el campo denominado #OT, se presentará la ventana

“Ordenes de trabajo”, en la que se puede digitar el número o la descripción de la orden de trabajo a la que

se desea vincular la factura, como se ilustra en la siguiente figura.

Figura 5.234 Vincular una factura a una OT.

Ingresa el # OT Ingresar la descripción de la OT.


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Una vez que se han realizado las acciones indicadas, el usuario podrá observar en el campo #OT el

número de orden y la descripción de la misma.

5.3.18 Diseño de reportes de rutinas de servicios.

Ubicados en el sub módulo de “Mantenimiento- Ingreso” seleccionamos la opción de solicitudes y

órdenes de trabajo (STs/OTs), a continuación dar clic en “de Serv”:

Figura 5.235 Órdenes de trabajo para rutinas de servicio.

Obtenemos la siguiente ventana:

Figura 5.236 Preparación de rutinas de servicio.

Ahora realizaremos una consulta con el siguiente procedimiento:

▫ Seleccionamos el departamento

▫ Seleccionamos la ubicación

▫ Seleccionamos las rutinas que intervendrán en la consulta.

Además la consulta cuenta con los filtros como:

▫ Solo importantes

▫ Solo ejecutadas

▫ Solo próximas

▫ A nivel de Ap.

▫ Incluir novedades pendientes, importantes y urgentes.

▫ Solo última novedad

Como la siguiente consulta:

Departamento Sección Ubicación


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Figura 5.237 Consulta de rutinas de servicios.

En la parte inferior de la ventana obtendremos la consulta requerida, estas consultas pueden ser impresas

o enviadas a un tipo de archivo, y también podemos personalizar formatos de los reportes para obtener un

formato que podamos utilizarlo varias veces, como también escoger los datos de la consulta que se

incluirán en dicho formato. El procedimiento es como sigue:

Nos ubicamos en la consulta realizada, damos un clic con el botón derecho del ratón o presionamos la

letra L.

Figura 5.238 Lista de opciones.

Seleccionamos la opción datos. Podemos distinguir cuatro opciones:

1. Datos de fila.

Figura 5.239 Datos de fila.

Nos permite visualizar los datos de la consulta, en forma de listado como observamos en la ventana

anterior.

2. Columnas visibles / ocultas


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Figura 5.240 Columnas visibles ocultas.

Aquí podemos activar o desactivar las opciones visibles en la consulta.

3. Ordenar

Figura 5.241 Opción “ordenar”.

Podemos ordenar las consultas con cualquiera de los campos, se pueden seleccionar más de un campo

para filtrar el orden.

4. Formatos.

Figura 5.242 Formatos.

En esta ventana podemos personalizar los reportes, primero creamos el nombre del documento, damos un

clic en el ícono nuevo, llenamos el nombre del formato y aceptamos.


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Figura 5.243 Formato.

Para guardar damos clic en aceptar y el siguiente paso es realizar el diseño del documento, para eso

damos un clic en el ícono diseño se nos presenta la siguiente ventana:

Figura 5.244 Diseño de formatos.

Presionamos el ícono editar se activan las opciones:

Figura 5.245 Opciones para diseño de formatos.

En el formato podemos ingresar:

▫ Tabla: Inserta los campos seleccionados en la consulta realizada.

▫ Campo: Añade textos fijos o recuadros.

▫ Título: Título que se imprimirá en la consulta puede ser más de uno.

▫ Gráfico: Permite ingresar un gráfico al formato.

▫ Impresión: Permite escoger el sentido de la impresión.

Para añadir cualquiera de estos campos debemos seleccionar una de las alternativas y agregarlas con el

ícono Añadir campo.

Con las herramientas que presenta la siguiente ventana y con la ayuda de las reglas horizontal y vertical

podemos distribuir los campos dentro del formato, controlar tamaño de fuentes, etc. Como podemos

observar.


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Figura 5.246 Listado de opciones.

Un ejemplo de un diseño lo visualizamos en la siguiente ventana:

Figura 5.247 Diseño de formato.

Configurado el formato lo aceptamos y queda almacenado para usarlos las veces que el usuario lo

necesite.

Los formatos pueden ser impresos o visualizados en ventana con la ayuda de los íconos de la

siguiente ventana.

Figura 5.248 Visualización o impresión de formatos.

Un ejemplo de la impresión es el siguiente:


Manual del Usuario

Figura 5.249 Formato para imprimir.

5. Búsqueda

Figura 5.250 Opción Búsqueda

5.3.19 Ingreso del plan de operaciones o producción.

Esta herramienta nos permite ingresar el plan de producción de la empresa, al presionar la pestaña plan de

producción en el módulo de “Mantenimiento – Ingreso” en “Programación general”, visualizamos las

siguientes ventanas:

Figura 5.251 Plan de producción.


Manual del Usuario

En la parte superior de la ventana tenemos unos filtros que nos permiten visualizar los diferentes sistemas

o máquinas de la planta los configuramos como punto de ingreso. Una vez realizada la búsqueda, el

sistema nos presenta a modo de calendario las 52 semanas del año y nosotros podemos ingresar las horas,

kilómetros, etc. de trabajo previstos para cada semana:

Figura 5.252 Plan de producción.

5.3.20 Registro novedades: Falla o Parada.

Para realiza el registro de fallas, novedades o paradas, ingresar al sub módulo de “Mantenimiento –

Ingreso”, seleccionar la opción “Novedades”, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 5.253 Registros.

En esta ventana podemos registrar un listado de novedades, ya sean fallas o paradas de los equipos, para

ingresar una nueva novedad podemos dar un clic en, Nueva Novedad, ícono ubicado en la parte inferior

de la ventana anterior:

Figura 5.254 Registro de novedades/ fallas/ paradas.

Para ingresar una nueva novedad seguimos el siguiente procedimiento:


Manual del Usuario

Ubicado en “Datos básicos”, llenamos la descripción de la nueva novedad, también “Datos adicionales” si

los tuviere, seleccionamos el departamento y la sección, el nombre de la persona, la ubicación en donde

se ha producido la falla o novedad. Otros datos a llenarse son, el departamento a quien va a informarse la

novedad, si la novedad causa una falla o una parada, y la prioridad Normal, importante, urgente. Otra

campo que debe ser llenado es “En” la opción, nos permite navegar por el inventario técnico y

seleccionar la instalación que está registrando la novedad, como el ejemplo de la siguiente ventana:


También tenemos la opción “Datos adicionales” que son diez campos que el usuario puede configurarlos

de acuerdo a sus necesidades en “Mantenimiento – Parámetros”, “Documentos de mmto”, de todos los

documentos que se presentan seleccionamos “Reporte de novedad” y con el ícono accedemos a la

pantalla en la que se encuentran los diez campos para editarlos.


En la opción “Estado” tenemos las alternativas de Atención y Cierre de la novedad, también podemos

registrar los movimientos de las novedades:



Manual del Usuario

También podemos registrar los tipos o motivos de falla editados en mantenimiento parámetros:

Figura 5.258 Tipos o motivos de falla.

En la opción Operación podemos declarar como no operativo al sistema o equipo en la que es afectada la

novedad.

Figura 5.259 Operación.

La última opción que presenta esta ventana son las Referencias de atención, que es un listado de las

solicitudes y órdenes de trabajo que se generan a partir de las novedades:

Figura 5.260 Referencias de atención.

5.4 Consultas de mantenimiento.

La información generada en el módulo de mantenimiento es susceptible de consultas y de realizar

reportes o informes.

Ir al módulo de “Mantenimiento” dar clic en el ícono del sub módulo de “Mantenimiento – Consultas”,

como se ilustra en la siguiente figura:


Manual del Usuario

Figura 5.261 Mantenimiento – Consultas.

Luego de lo cual se desplegará la siguiente ventana:

Figura 5.262 Mantenimiento – Consultas.

Como se puede observar SisMAC no presenta una ventana sino una columna con diferentes opciones,

cada uno de los cuales nos permite realizar un tipo de consulta, en los siguientes literales se explicará la

función de cada uno de ellos.

5.4.1 Consultas de tareas asignadas a equipos.

Ir al módulo de “Mantenimiento” dar clic en el ícono del sub módulo de “Mantenimiento – Consultas”, en

la ventana que se presenta, dar clic en el ícono “Tareas asignadas a equipos”, y SisMAC presentará la

siguiente ventana:

Figura 5.263 Consulta de tareas asignadas a equipos.


Manual del Usuario

En esta ventana el usuario debe ingresar los parámetros bajo los cuales desea realizar la búsqueda, entre

estos parámetros tenemos los siguientes:

Tipos de Mantenimiento. Para realizar esta búsqueda nos ubicamos “Tipos” en donde podemos seleccionar la búsqueda para todos

las tipos de mantenimiento, o escoger uno de ellos y ejecutar la búsqueda :

Figura 5.264 Consulta de tareas por tipos de mantenimiento.

Tipo de tarea o Tarea general.

Otro parámetro de búsqueda se presenta al seleccionar entre, tipo de tarea o tarea general siempre y

cuando se haya seleccionado antes un tipo de mantenimiento. La selección es simple, únicamente se da un

clic en la alternativa escogida.

Figura 5.265 Consulta por tipo de tarea o tarea general.

Familia de Equipo / Tipo / Clase /Subclase.

Una vez que se ha seleccionado cualquiera de las dos opciones del parámetro anterior ésta opción nos

permite realizar la búsqueda seleccionando algunas alternativas, pero asegúrese de desactivar la opción

“TODOS”:

1) Por Familia de equipo:

Figura 5.266 Consulta por familia de equipo.

Podemos escoger como parámetro de búsqueda cualquiera de las familias de equipos, Eléctricos,

Mecánicos, Instrumentación, etc.

2) Por Tipo de Equipo:

Figura 5.267 Consulta por tipo de equipo.


Manual del Usuario

Dentro de la familia “Eléctricos” podemos hacer la búsqueda con un solo tipo de equipo, en este caso en

Motor Eléctrico.

3) Por Clase de equipo.

Figura 5.268 Consulta por clase de equipo.

A nivel de clase somos más específicos, dentro de los motores de combustión, la búsqueda se realizará

solamente en los motores a diesel, por citar un ejemplo.

4) Por Subclase de equipo.

Si tuviésemos otra sub clasificación de equipos podríamos hacer la búsqueda a ese nivel de detalle, como

en el siguiente ejemplo:

Figura 5.269 Consulta por subclase de equipos.

Localización.

Este parámetro se refiere al lugar de la planta en que vamos a realizar la búsqueda enmarcada dentro del

inventario técnico. Damos un clic en el ícono resaltado en la ventana a continuación y realizamos nuestra

selección dentro del inventario técnico de las instalaciones de la planta.

Figura 5.270 Buscar en localización seleccionada.

Por Fecha.

Figura 5.271 Consulta por fecha especificada.

Pulsar F2


Manual del Usuario

Al activar la opción por fecha tenemos la posibilidad de poner un rango de fechas para hacer la consulta

como podemos ver en el gráfico anterior, para escoger la fecha hacemos in clic en el casillero en blanco,

presionamos F2 para visualizar el calendario y en él ya podemos seleccionar las fechas de búsqueda.

Otros.

Podemos escoger las siguientes alternativas, seleccionando una o más:

Figura 5.272 Opción “Incluir”.

Solo programadas.- Busca solo las tareas a las que se le ha activado como en los

parámetros de programación de la tarea.

Solo importantes.- Busca las tareas seleccionadas como en los parámetros de

programación de las tareas.

No controladas.

Solo en NO OPERATIVOS: Permite consultar las tareas que han sido asignadas a equipos a los

que se les considera como “No operativos”.

Materiales.- La búsqueda incluye los materiales asignados a las tareas.

Novedades pendientes, importantes y urgentes.- La búsqueda que se ejecutará será de las

novedades registradas a las tareas de una orden de trabajo cuando en la ejecución de la misma se

ha encontrado alguna anomalía y se la ha registrado en la OT.

▫ Sólo última novedad.- Si se activa esta opción se presentarán los resultados

únicamente de la última novedad registrada a una tarea dentro de una orden de trabajo.

Descripción niveles anteriores.- Cuando se ejecuta una consulta de tareas asignadas con

cualquier filtro, los resultados de la búsqueda que se presentan le indica a qué equipo ha sido

asignada la tarea, pero no le dice a qué sistema pertenece éste equipo. Esta opción le presentará

el nombre del sistema y del equipo al cual ha sido asignada la tarea.

Luego de seleccionar los parámetros de acuerdo a los requerimientos del usuario el paso siguiente es

realizar la búsqueda con el ícono:

En la siguiente ventana podemos observar un ejemplo de esta búsqueda:

Figura 5.273 Ejemplo de búsqueda ejecutada.


Manual del Usuario

Realizada la búsqueda podemos revisar otras opciones de la ventana:

El ícono maximiza la pantalla, para observar mejor los resultados de a consulta.

Con la opción si la seleccionamos podemos colocar el número de días

para la ejecución y la consulta solo muestra las tareas que falten ese número de días o menos

para la ejecución.

Otra opción es , muy similar a la anterior, pero aquí en lugar

de días nos permite colocar el número de unidades operadas o un porcentaje de las mismas para

su cumplimiento.

Para facilitar las ediciones de los parámetros de programación de las tareas o de la asignación de

tareas de equipos, esta ventana cuenta con éstas opciones sin la necesidad de trasladarnos a otras

ventanas para hacerlo .

o Pr: Parámetros de programación de la tarea, nos permite editar frecuencias, fecha de

última ejecución, etc.

o Tr: Listados de tareas asignadas, con éste ícono podemos asignar o eliminar tareas y

además editar los parámetros de programación.

Los siguientes íconos son: Presionando el ícono de origen muestra el origen del

equipo seleccionado:

Figura 5.274 Buscar origen de ítem seleccionado.

Presionando el ícono de seleccionar ítem , para la ventana principal del sistema.

Un ejemplo de los datos que nos presenta la ventana de consulta es el siguiente:

Figura 5.275

A continuación presentamos el listado de alternativas en una consulta con sus abreviaciones:

Cod. Equipo Código del equipo

LFC Lectura Fecha Caducidad

Equipo Equipo

# Tarea Número de tarea

TT Tipo de tarea

Tarea Tarea

Frec. Frecuencia

Frec.M Frecuencia de Materiales


Manual del Usuario

Uop.P.Ej Unidades operadas próxima ejecución

%FrcP.Ej Porcentaje de la frecuencia para la próxima ejecución

Días P.Ej Días para la próxima ejecución

Días. Hoy Días transcurridos

Lect.Prx.Ej. Lectura de la próxima ejecución

Fech.Cadc.M Fecha de caducidad del material

U.OP./S Unidades operadas por semana

Cadc.M Caducidad del material

Fech.Prx.Ej. Fecha de la próxima ejecución

Lec.Equipo Lectura actual del equipo.

L.Tot.Equipo Lectura total del equipo

Fech.Lect.eq Fecha de la última lectura del equipo.

Fech.Ej. Fecha de ejecución de la próxima tarea

Lect.Ej. Lectura de la próxima ejecución de la tarea

Frec.Ej Frecuencia de ejecución.

% Frec. Porcentaje de la frecuencia.

Costo tarea Costo que tendrá la ejecución de la tarea.

Estos datos pueden ser editados en su presentación en ventana, además los puede imprimir o enviarlos en

forma de archivo.

Si nos ubicamos en la ventana de la consulta, luego presionamos la letra “L” del teclado el sistema nos

presenta las siguientes opciones de edición para la presentación de la búsqueda. Las alternativas de

presentación, impresión o selección de archivos son las siguientes:

Figura 5.276 Enviar información a archivo Excel.

Datos adicionales.

Se indicó en la asignación de las tareas, que existe la opción de “Datos adicionales”, existen diez campos

que pueden ser usados en función de las necesidades del usuario. La información ingresada en éstos

campos, nos serán útiles para realizar consultas en base a esa información.

Figura 5.277 Enviar información a archivo Excel.

5.4.2 Consultas de tareas ejecutadas.


la ventana que se presenta, dar clic en el ícono “Tareas ejecutadas”, y SisMAC presentará la siguiente

ventana:


Manual del Usuario

Figura 5.278 Consulta de tareas ejecutadas.

Luego de dar un clic en el ícono “Tareas Ejecutadas”, SisMAC presenta la siguiente ventana:

Figura 5.279 Historial de tareas ejecutadas.

En esta ventana el usuario debe ingresar los parámetros bajo los cuales desea realizar la búsqueda, entre

estos parámetros tenemos los siguientes:

Tipos de Mantenimiento.

Podemos seleccionar la búsqueda para todos las tipos de mantenimiento, o escoger uno de ellos como

vemos en la ventana siguiente:

Figura 5.280 Consulta de tareas ejecutadas por tipos de mantenimiento.


Manual del Usuario

Tipo de tarea o Tarea general. Otro parámetro de búsqueda se da al escoger entre, tipos de tarea o tarea general siempre y cuando se

haya seleccionado antes un tipo de mantenimiento. La selección es simple se da un clic en la alternativa

escogida .

Familia de Equipo / Tipo / Clase /Subclase.

Una vez que se ha seleccionado cualquiera de las dos opciones del parámetro anterior esta opción nos

permite realizar la búsqueda seleccionando algunas alternativas:

5) Por Familia de equipo:

Figura 5.281 Consulta por familia de equipo.

Podemos escoger como parámetro de búsqueda cualquiera de las familias de equipos, Eléctricos,

Mecánicos, Instrumentación, etc.

6) Por Tipo de Equipo:

Figura 5.282 Consulta por tipo de equipo.

Dentro de la familia Mecánicos podemos hacer la búsqueda con un solo tipo de equipo, en este caso en

los motores a combustión.

7) Por Clase de equipo.

Figura 5.283 Consulta por clase de equipo.

A nivel de clase somos más específicos, dentro de los motores de combustión, la búsqueda se realizará

solamente en los motores a diesel.

8) Por Subclase de equipo.

Si tuviésemos otra sub-clasificación de equipos podríamos hacer la búsqueda a ese nivel de detalle, como

en el siguiente ejemplo.

Figura 5.284 Consulta por subclase de equipo.

Localización.

Este parámetro se refiere el lugar de la planta en que vamos a realizar la búsqueda enmarcada dentro del

inventario técnico. Damos un clic en el ícono resaltado en la ventana a continuación y realizamos nuestra


Figura 5.285 Selección de nivel a buscar.


Manual del Usuario

Por Fecha.

Figura 5.286 Consulta por fecha.

Al activar la opción por fecha tenemos la posibilidad de poner un rango de fechas para hacer la consulta

como podemos ver en el gráfico anterior, para escoger la fecha hacemos in clic en el casillero en blanco,

presionamos F2 para visualizar el calendario y en el ya podemos seleccionar las fechas de búsqueda.

Otros parámetros.

Figura 5.287 Consulta por fecha.

Tenemos a escoger las siguientes alternativas, seleccionando una o más:

Figura 5.288 Consulta por otros parámetros.

Solo programadas.- Busca solo las tareas programadas.

Solo importantes.- Busca las tareas seleccionadas como importantes en los parámetros de las

tareas.

Solo últimas.- Busca solo la última vez que se ejecutó la tarea, caso contrario busca todo el

historial de la misma.

Incluir Materiales.- Incluye en la búsqueda los materiales que se han asignado directamente a

las tareas

Eliminadas.- Incluye a las tareas que han sido eliminadas.

Otros parámetros de búsqueda con los que contamos en tareas ejecutadas son los siguientes:


Pulsar F2 Pulsar F2


Manual del Usuario

Con Novedad.- Son tareas que el momento de cerrar la orden de trabajo, el usuario puso alguna

novedad.

Incluir SIN O.T.- La búsqueda incluye las tareas que constan en el historial pero no fueron

ejecutadas con una orden de trabajo desde el SISMAC.

Solo SIN O.T.- Tareas que constan en el historial pero sin orden de trabajo

Con observación.- Son tareas que el momento de cerrar la orden de trabajo, el usuario puso

alguna observación.

Excluir NO DEF.- Son tareas que el tipo de mantenimiento no estaba definido en el momento

de la ejecución, y fueron calificadas como tales.

Orden por # O.T.- El resultado de la búsqueda es secuencial de acuerdo al número de orden de

trabajo.

Para historial.- El usuario en el momento de cerrar la orden de trabajo dispuso que se

almacenen en un historial.

Alarmas.- Tareas que se han seteado alarmas en su ficha de parámetros

Otro parámetro adicional de búsqueda es:

Atendidas.- Al escoger atendidas tenemos dos opciones.

OK significa tareas que fueron cerradas en las órdenes de trabajo, y No OK son las tareas que

no se han cerrado aún

Por programación de órdenes de trabajo.- Nos

permite realizar la consulta en una determinada programación de órdenes de trabajo, con la

opción:

Otras opciones de la ventana:

La ventana nos muestra en número de elementos encontrados.

El ícono nos permite revisar la búsqueda realizada en ventana grande.

Con la opción si la seleccionamos podemos colocar el número de días para la

ejecución y la consulta solo muestra las rutinas que falten ese número de días o menos para la

ejecución.

Otra opción es , muy similar a la anterior, en esta en lugar de días

nos permite colocar el número de unidades operadas o un porcentaje de las mismas para su

cumplimiento.

La siguiente opción nos ayuda para tener un reporte solo de las últimas fechas de ejecuciones

.

Un ejemplo de los datos que nos presenta la ventana de consulta es el siguiente:

Figura 5.290 Consulta ejecutada.

Los datos que nos presenta la consulta podemos verle ampliando la ventana con el ícono como nos

muestra la siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 5.291 Pantalla maximizada.

Los datos encontrados en la consulta son los siguientes:

Cod. Equipo Código del equipo

LFC Lectura Fecha Caducidad

Equipo Equipo

# Tarea Número de tarea

TT Tipo de tarea

Tarea Tarea

Frec. Frecuencia

Frec.M Frecuencia de Materiales

Uop.P.Ej Unidades operadas próxima ejecución

%FrcP.Ej Porcentaje de la frecuencia para la próxima ejecución

Días P.Ej Días para la próxima ejecución

Días. Hoy Días transcurridos

Lect.Prx.Ej. Lectura de la próxima ejecución

Fech.Cadc.M Fecha de caducidad del material

U.OP./S Unidades operadas por semana

Cadc.M Caducidad del material

Fech.Prx.Ej. Fecha de la próxima ejecución

Lec.Equipo Lectura actual del equipo.

L.Tot.Equipo Lectura total del equipo

Fech.Lect.eq Fecha de la última lectura del equipo.

Fech.Ej. Fecha de ejecución de la próxima tarea

Lect.Ej. Lectura de la próxima ejecución de la tarea

Frec.Ej Frecuencia de ejecución.

% Frec. Porcentaje de la frecuencia.

X Tarea atendida

Fecha.Ult.Ej Fecha última ejecución

Observaciones

Novedades

Ok

Fecha de Ok

Cabe anotar que cuando realizamos una consulta en la columna LFC (lectura, fecha, caducidad), el

sistema nos indica si las tareas se encuentran retrasadas o no, si aparece la “R” significa que la tarea está

retrasada, pero si aparece una P la tarea todavía esta próxima.

Una tarea puede estar retrasada por lectura, por fecha o por caducidad. Aparece una R bajo la causa de

retraso.

Además existe un código de colores que nos indica el estado de la tarea:

Rojo.- cuando la tarea se encuentra retrasada por fecha, lectura o caducidad.

Azul.- cuando la tarea está retrasada por fecha pero no por lectura.

Verde.- nos indica si la tarea ha sido atendida o no.

Estos datos pueden ser editados en su presentación en ventana, además se los puede imprimir o enviarlos

en forma de archivo.


presenta las siguientes opciones de edición para la presentación de la ventana:


Manual del Usuario

Figura 5.292 Envío de información a archivo Excel.

Además en la ventana de consulta de tareas ejecutadas se cuenta con las siguientes opciones.

En la consulta tenemos la alternativa de filtrar del listado principal cual son las tareas atendidas

El ícono de referencias gráficas nos presenta la opción de mirar o agregar gráficos a las

tareas consultadas.

El ícono agregar tarea, nos permite ingresar un historial de tareas ejecutadas en el pasado a

cualquier equipo de la planta, o rutinas en un determinado sistema. El proceso es el siguiente:

Dar clic en el ícono , ubicado en la ventana “Historial de tareas ejecutadas”, en la parte

inferior derecha, esto nos lleva a la ventana “Ingreso de tareas en historial” que se observa en la

siguiente figura:

Figura 5.293 Ingreso de tareas en historial.

En esta ventana primero debemos seleccionar el sistema en el cual vamos a trabajar presionando el ícono

, éste nos permite seleccionar el sistema desde el inventario técnico:

Figura 5.294 Seleccionar el sistema del inventario técnico.

Seleccionado el sistema nos presenta dos ventanas la primera es el listado de equipos del sistema y la

segunda son las tareas asignadas tanto generales, no definidas o desde rutinas de los equipos de ese

sistema.

El sistema como un filtro nos puede presentar el listado de equipos del sistema por familia. Solo

eléctricos, solo mecánicos etc. Como podemos observar:


Manual del Usuario

Figura 5.295 Buscar por familia de equipos.

Para cargar el historial de una tarea el primer paso es seleccionar uno de los equipos del listado de la

primera ventana, de la segunda ventana seleccionamos la tarea a la cual cargaremos el historial dando un

clic en ella y presionando luego el ícono agregar:

Figura 5.296 Ingreso de tarea en historial.

En la parte baja de la ventana podemos llenar los datos de la tarea cargada al historial en un equipo,

tenemos:

Generales.

o Fecha: es la fecha de ejecución.

o Lectura: aquí se registra en qué kilometraje o a cuántas horas de funcionamiento u

otro modo de operación se realizó la tarea.

o Observaciones: Es un campo para realizar alguna acotación sobre la tarea realizada.

Novedades.

Reporte de novedad.

Falla.

Parada.

Una consideración muy importante es la veracidad de los datos, pues con ellos el programa calcula una

fecha de próxima ejecución en las tareas programadas por tiempo y da una fecha tentativa en las tareas

que trabajan con un modo de operación.

En el historial de tareas también podemos ingresar los datos de las mediciones realizadas (temperatura,

aislamiento, etc.), presionamos el ícono y se nos presenta la ficha de parámetros de la tarea

seleccionada donde procedemos a ingresar los datos solicitados, un ejemplo a continuación:

Figura 5.297 Fichas de parámetros de una tarea.

5.4.3 Consultas de Rutinas asignadas a Sistemas.


la ventana que se presenta, dar clic en el ícono “Rutinas asignadas a Sistemas”, y SisMAC presentará la

siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 5.298 Consulta de rutinas asignadas a sistemas.

Luego de dar clic, se presentará la siguiente pantalla:

Figura 5.299 Consulta de rutinas asignadas a sistemas.

En esta pantalla se disponen de varios filtros para realizar las búsquedas. Al activar el campo “Dp.”

ubicado en la parte superior derecha, le permitirá al usuario seleccionar el departamento y la sección de la

que se desea buscar las rutinas asignadas.

La búsqueda también puede realizarse, seleccionando una ubicación específica del inventario, en la que se

realizará la consulta; para ello dar clic en el ícono , el cual le permitirá navegar a través del inventario.

Luego de seleccionar los filtros, bajo los cuales se desea realizar la consulta, debe proceder a ejecutar la

consulta mediante el ícono .

5.4.4 Consultas de Rutinas ejecutadas.

Figura 5.300 Consulta de rutinas ejecutadas.

Departamento Sección

Seccionar la

ubicación


Manual del Usuario

Luego de dar un clic en el ícono “Rutinas ejecutadas”, SisMAC presenta la siguiente ventana:


En esta ventana el usuario debe ingresar los parámetros bajo los cuales desea realizar la búsqueda:

Departamentos

Para las consultas de las rutinas ejecutadas lo primero que debemos seleccionar es uno de los

departamentos donde fueron almacenadas las rutinas de servicios creadas anteriormente, departamento

eléctrico, mecánico, instrumentación, etc.

Si la rutina fue creada dentro de un departamento y en una sección específica, luego de elegir el

departamento debe seleccionar el departamento.

Figura 5.302 Selección del departamento y sección para consulta.

Seleccionado uno de los departamentos el sistema nos muestra el listado de rutinas almacenado en este.

Tipo de rutina.

Podemos realizar la búsqueda seleccionando uno de tipo de rutina, caso contrario la búsqueda se

efectuará para todos los tipos de rutinas. Se activa la opción y se selecciona uno de pos pipos de rutina.

Figura 5.303 Consulta por tipo de rutinas.

Una vez seleccionado el departamento y el tipo de rutina del listado de rutinas proporcionado por el

sistema debemos activar una o varias rutinas que van a participar en la búsqueda, haciendo un clic en

ellas.

Figura 5.304 Activación de rutinas para búsqueda.

Localización.


Manual del Usuario

Este parámetro se refiere el lugar de la planta en que vamos a realizar la búsqueda enmarcada dentro del

inventario técnico. Damos un clic en el ícono resaltado en la ventana a continuación realizamos nuestra


Para rutinas, el ítem seleccionado debe estar en el segundo nivel, áreas de proceso.

Figura 5.305 Selección de área de proceso del inventario.

Estado de funcionamiento.

Otra opción a elegir es el estado de funcionamiento de los sistemas, las tres alternativas de búsqueda son

.

Otros parámetros.

Para que la búsqueda muestre solo la última vez que se efectuaron las rutinas, activamos la opción

. Caso contrario la consulta nos mostraría todo el historial de ejecución de esa rutina.

Otra opción es poder localizar las rutinas donde participa cierto tipo de equipo, para esto activamos

primero el casillero y luego seleccionamos el o los tipos de equipos, como podemos observar a

continuación:

Figura 5.306 Opción tipo de equipos.

Una consulta de rutinas ejecutadas se muestra en la siguiente ventana:


Los datos que podemos apreciar en las consultar de rutinas son los siguientes:

Cod.Ap. Código del Área de proceso.


Manual del Usuario

Cod.Sis. Código del sistema

LF! Retraso

#R Número de rutina

Frec. Frecuencia

U.Op/S Unidades operadas por semana

Lect.Sistema Lectura del sistema

Fch.Lect.S. Fecha de lectura del sistema

Fecha.Ej Fecha de ejecución

Fch.Ult.Ej Fecha última ejecución

Lect.Ej Lectura de ejecución

Frec.Ej Frecuencia de ejecución

Fech.Prx..Ej Fecha próxima ejecución

Lect.Prx.Ej Lectura próxima ejecución

Días <Prx.Ej Días para la próxima ejecución

Hs <Prx.Ej Horas para la próxima ejecución

%<Prx.Ej Porcentaje de unidades operadas para la próxima ejecución

# O.T. Número de orden de trabajo.




Estas son las alternativas de presentación, impresión o selección de archivos con las cuales podemos tener

una visualización gráfica.

Otra opción que nos presenta, la opción de “Rutinas ejecutadas” es “Ingreso de rutinas en historial”, a la

que se accede mediante el ícono ,ubicado en la parte inferior derecha de la ventana, damos clic en éste

ícono y se presenta una nueva pantalla, como se observa a continuación:


El procedimiento a seguir es, primeramente seleccionar un Área de proceso del inventario técnico,

utilizando el ícono para navegar, inmediatamente se presentarán los sistemas que se encuentran en

esa Área de proceso y las rutinas que se les ha asignado. Luego se elige una de las rutinas que deseamos

guardar en el historial y mediante el ícono , agregamos al historial esta rutina, asignamos la fecha en la

que ejecutó, presionando F2 se muestra el calendario y registramos la lectura si fuere necesario.

Finalmente guardamos en el historial esta rutina.


Manual del Usuario

Figura 5.310 Agregar rutinas ejecutadas.

5.4.5 Consultas de solicitudes de trabajo.

Dar un clic en el ícono “Solicitudes de trabajo”, SisMAC presenta la siguiente ventana:

Figura 5.311 Consulta de solicitudes de trabajo.

Este documento de mantenimiento tiene la función de registrar las solicitudes de trabajo requeridas por

los distintos departamentos y en esta ventana podemos hacer consultas sobre las mismas. En esta ventana

el usuario debe ingresar los parámetros bajo los cuales desea realizar la búsqueda:

Ejecución

Esta opción hace referencia a los departamentos y secciones que emiten y a los departamentos y secciones

a quienes van dirigido, podemos seleccionar para la búsqueda solamente uno de ellos o la combinación de

los dos.

Figura 5.312 Consulta por departamentos solicitantes y ejecutantes.

Estado de la Solicitud de Trabajo.

Otra opción para filtrar las consultas es el estado en que se encuentran las solicitudes y estos son:

E Emitidas.

N Anuladas.

J En ejecución.

C Cerradas.

Esta opción permite seleccionar a uno o más estados para la consulta, y la forma de hacerlo es únicamente

activando su respectivo casillero:


Manual del Usuario

Figura 5.313 Consulta por estado de solicitud de trabajo.

Destino

Este parámetro se refiere al lugar de la planta en que vamos a realizar la búsqueda enmarcada dentro del

inventario técnico. Ubicarse en la opción “Destino”,

Y procedemos a ubicarnos en la parte del inventario deseado, como en la siguiente ventana:

Figura 5.314 Selección de instalación del inventario técnico.

Tipos / Motivos de trabajo.

La consulta también puede realizarse teniendo como parámetro para la misma, el motivo por el cual se

generó la solicitud de trabajo. Los motivos se los puede crear, borrar o editar en el módulo de

mantenimiento parámetros. Si activamos esta opción del banco podemos seleccionar uno de ellos:

Figura 5.315 Consulta por motivos de trabajo.

Por Fecha de Emisión.

La presente opción de consulta puede filtrar la misma en un rango de fechas. Activamos la opción luego

nos situamos en los espacios destinados a las presionamos F2 y del calendario activamos las fechas

requeridas:

Figura 5.316 Consulta por fecha de ejecución.

Pulsar F2


Manual del Usuario

Prioridad.

En el momento de crear una solicitud de trabajo se debe seleccionar la prioridad del mismo, este

requerimiento también es un parámetro para nuestra consulta, los estados de prioridad son:

n: normal

i: importante

u: urgente

TODAS

Para seleccionar damos un clic en opción requerida .

Otros parámetros.

En la consulta podemos incluir dos opciones, la primera en el destino que es un campo que llenamos

cuando generamos la solicitud y la segunda son las ordenes de trabajos generados, para activar cualquiera

de estas opciones simplemente damos un clic en ellas


Un ejemplo de una consulta de solicitudes de trabajo lo presentamos a continuación, una vez

seleccionados los parámetros de búsqueda presionamos el ícono buscar , SisMAC nos

presenta la siguiente ventana con la consulta requerida:


Los datos que podemos encontrar en la consulta son los siguientes:

Dep. Sl Departamento solicitante

Dep. Ej Departamento ejecutante

Es Estado de la solicitad (E) emitida, (N) anulada, (J) en

ejecución y (C)

Pr Prioridad del trabajo solicitado normal, importante, urgente.

Fecha em Fecha de emisión de la solicitud

Destino A qué área, sistema o equipo va dirigido la solicitud

Trabajo solicitado Descripción del trabajo solicitado

#Ots # de órdenes de trabajo que se generaron a partir de las solicitudes

Observaciones Observaciones generales

Las solicitudes de trabajo también se las puede localizar por el número de la misma con la herramienta

. Al presionar este ícono obtenemos la siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 5.319 Consulta de solicitud de trabajo por número.

Colocamos el número de la solicitud y presionamos el ícono buscar , luego el sistema nos presenta el

mensaje:


Una vez localizadas las solicitudes de trabajo por cualquiera de los dos métodos de búsqueda éstas

pueden ser revisadas, para ello damos un clic en el ícono Ir a Solicitud de Trabajo , en la parte

inferior izquierda de la ventana. Y obtenemos la siguiente ventana:

Figura 5.321 Edición de solicitudes de trabajo.

La información que encontramos es:

Descripción.- Descripción del trabajo solicitado

Solicitante.- Departamento y sección que solicitó el trabajo

Ejecutante.- Departamento a quien va dirigida la solicitud de trabajo

Motivo.- Motivo que genera el pedido

Descripción adicional.- Detalles de la solicitud de trabajo.

Emitido.- Nombre del responsable que emite

Destino.- A qué área, sección o equipo del inventario técnico va dirigido el trabajo

Prioridad.- Prioridad de atención (Normal, importante, urgente)

Para atender una solicitud de trabajo el proceso es el siguiente, de la ventana anterior hacemos un clic en

el ícono editar, nos ubicamos en la opción “Estado” y se presenta la siguiente pantalla:


Manual del Usuario

Figura 5.322 Recepción de solicitudes de trabajo.

Y una vez revisada la información de la solicitud, procedemos a anularla o a atenderla; para eso nos

ubicamos en “Movimientos (Envía / Recibe), aquí encontrará la celda “Rc.OK” y digitando cualquier

letra marcamos “X” que significa que el departamento destinatario ha recibido la solicitud y además en la

celda “FechaRc.” se carga automáticamente la fecha de recepción de este documento; finalmente

guardamos .

En el caso de querer anular la solicitud, lo primero que se debe hacer, es seleccionar el nombre de la

persona responsable de anular ésta solicitud, luego dar clic en el ícono anulada , entonces se activará el

campo , solicitándole que ingrese su clave y finalmente guardamos .

Figura 5.323 Cierre de solicitud de trabajo.

En el caso de haber atendido la solicitud los usuarios podrán generar una orden de trabajo desde la

solicitud. Una vez atendida la solicitud el usuario o departamento que el emitió podrá cerrarla:

Figura 5.324 Cierre de solicitud de trabajo.

El programa también cuenta con la opción de poder imprimir el documento de la solicitud para ello

damos un clic en el ícono , también podemos tener una visualización en ventana de las solicitudes de

trabajo presionando en el ícono , el resultado es el siguiente:

Una solicitud de trabajo puede reenviarse entre sus diferentes departamentos, esto puede suceder cuando

la solicitud de trabajo fue mal direccionada, es decir se envió al departamento a quien no corresponde

atender esta solicitud, para lo cual SisMAC cuenta con la herramienta “Movimientos (Envía / Recibe), en

la parte inferior derecha se encuentran los íconos , con los cuales reenviamos al departamento

correspondiente, lo seleccionamos y presionamos enter, finalmente guardamos .

Figura 5.325 Reenvío de solicitud de trabajo.


Manual del Usuario

Figura 5.326 Visualización de solicitud de trabajo.

Es importante señalar que el formato de la solicitud puede ser editado según las necesidades de la

empresa.

Por último después de revisar la solicitud de trabajo podemos generar una orden o una solicitud de

materiales con ellas, para esto se dispone de las opciones:

En el caso de seleccionar la opción “Generar O.T.” el sistema pregunta:

Figura 5.327 Generación de Orden de trabajo.

Si la respuesta es afirmativa se genera automáticamente la orden de trabajo:


Esta es una orden de trabajo directa como nos muestra la siguiente ventana.

Figura 5.329 Orden de trabajo generada.


Manual del Usuario

La edición de la misma podemos revisarla en este mismo capítulo en Generación de Ordenes de Trabajo

Directas.

5.4.6 Consultas de Órdenes de trabajo.

Ubicado en el sub módulo “Mantenimiento – Consulta”, y seleccionando la opción “Órdenes de Trabajo”,

obtenemos la siguiente ventana:

Figura 5.330 Datos generales de orden de trabajo.

En esta ventana el usuario debe ingresar los parámetros bajo los cuales desea realizar la búsqueda, los

parámetros son los siguientes:

Datos generales

Por Fecha:

Esta opción permite seleccionar alternativas de búsqueda por rango de fechas, estas son:

1. Según la fecha que fue emitida la orden de trabajo.

2. Por fecha de programación inicial de la orden de trabajo

3. Por número de días que durará una determinada programación de una orden de

trabajo.

4. Por fecha de inicio de ejecución de la orden de trabajo.

5. Por la fecha de finalización de la ejecución de una orden de trabajo.

Activamos cualquiera de éstas opciones y escogemos el rango de fechas. Si nos ubicamos

en los casilleros donde irán las fechas presionamos F2 en el teclado, y el sistema nos

muestra un calendario donde activaremos las fechas requeridas.

Estados de O.T.:

En la siguiente opción podemos escoger uno o más estados en que se encuentran en ese

momento las órdenes de trabajo. Los estados son:

Em Emitidas

Apr Aprobadas

An Anuladas

EJ En ejecución

Cr Cerrada

Por Prioridad:

Esta búsqueda selecciona o descarta órdenes de trabajo por su calificación de prioridad, los

tres estados son:

n: normal

i: importante

u: urgente


Manual del Usuario

TODAS

Ejecución

Solicita (Departamento / Sección):

Podemos elegir el departamento y sección que solicita se realicen los trabajos de mantenimiento

de la orden de trabajo. Únicamente, se debe seleccionar del banco, el departamento y sección

que aparecerán dando clic en las viñetas.

Ejecuta (Departamento / Sección):

Como parámetro de búsqueda tenemos a los departamentos y secciones ejecutantes de los

trabajos indicados en la orden de trabajo. Primero de activar la opción y luego debe seleccionar

del banco, el departamento y sección que aparecerán dando clic en las viñetas

Tipo de ejecución:

Existen dos tipos de ejecución de las órdenes de trabajo; la una es por mantenimiento y la otra

por operación, aunque también puede realizarse la búsqueda si requiere de “TODAS”,

seleccionando ésta opción.

Tipo de operación:

La búsqueda se puede realizar utilizando éste filtro, que consiste en seleccionar entre el tipo de

operación normal o el tipo de operación con la cual se afecta a las diferentes instalaciones, que

puede ir desde Localización, Área de proceso, Sistema o Equipo. En éste filtro también se puede

seleccionar la opción “TODAS”.

Destino

Ubicación:

Podemos seleccionar la búsqueda para una parte específica del inventario técnico con la opción:

Lo seleccionamos de la siguiente ventana:

Figura 5.331 Datos generales de orden de trabajo.

C. Costo:

Podemos seleccionar la búsqueda, seleccionando un centro de costos específico, del banco de

centro de costos, que se presentará una vez que haya activado la opción en la parte izquierda,

entonces podrá seleccionar el C. Costo que desee dando clic en la viñeta.

Tipos / Motivos


Manual del Usuario

Tipo / Subtipo de O.T.:

El siguiente parámetro que podemos utilizar en una consulta es el tipo de orden de trabajo.

Podemos seleccionar uno de los tipos, o también seleccionar la opción “TODAS”.

Motivos de…..:

Existen dos clasificaciones en “Motivos”, pueden ser de: Trabajo o Retraso. Para utilizar ésta

opción, de seleccionar una de ellas y dando clic en las respectivas pestañas, debe seleccionar el

motivo con el cual desea ejecutar la búsqueda.

Programación

Programación de órdenes de Trabajo:

También podemos consultar las Órdenes de Trabajo que están vinculadas a una determinada

programación. Se activa la opción haciendo un clic en el casillero respectivo y luego

seleccionamos una de las programaciones de órdenes de trabajo. O se puede usar la opción

“Excluir programación d órdenes de trabajo”, activando la opción de la derecha de la ventana.

Contratación externa:

Con esta opción se pueden filtrar las consultas de órdenes de trabajo externas, y si se requiere

con un proveedor determinado, también existe la opción según facturas vinculadas; puede

realizar una búsqueda activando todas estas opciones.

Por Solicitud de trabajo

Por Número de la Solicitud de Trabajo:

Podemos realizar la búsqueda de la orden o de las órdenes de trabajo que están vinculadas a

una determinada solicitud de trabajo. Se selecciona la opción descrita y en el casillero en

blanco ponemos el número de solicitud de trabajo, luego realizamos la consulta.

Por Familia/Tipo/Clase…

Nivel:

Se puede realizar una consulta según los diferentes niveles jerárquicos. Primeramente se debe

seleccionar el nivel (para ésta consulta están disponibles 4 niveles); una vez que ha

seleccionado el nivel se activa las opciones de Familia, Tipo, Clase, Subclase, en función del

nivel que se haya escogido, debe seleccionar la Familia que desee dando clic en la pestaña.

Por # de Orden de Trabajo.

Además de los parámetros anteriores podemos realizar la búsqueda por el número de la misma

presionando éste ícono y obtenemos la siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 5.332 Consulta por número de orden de trabajo.

Para realizar la búsqueda colocamos el número de orden de trabajo y damos un clic en buscar; también

puede realizar búsquedas con número de orden de trabajo por departamento y sección solicitantes.

Figura 5.333 Ingreso de número de orden de trabajo.

El sistema localiza la orden de trabajo:

Figura 5.334 Consulta por número de orden de trabajo.

Así podemos editar los datos de la misma.

En las consultas de Órdenes de Trabajo, que podemos realizar con los diferentes parámetros analizados

anteriormente. Hay la posibilidad de incluir en ellas algunos datos, con la finalidad de tener reportes más

completos. Los datos adicionales que el sistema dispone son los siguientes:

Ub Ubicación

CC Centro de Costo

Pa Personal asignado

Pr Proveedor

Ap Aprobaciones

ST Solicitud de trabajo

Tm Tiempos (ejecución, parada, retraso)

Nv Novedad

Ta. Total de tareas

HH Total de Horas Hombre

SM Total de solicitudes R/M/H

Fc. Total de facturas

MR Costo M/R/H

Fc. Costo Facturas

MO Costo Mano de Obra.


Un ejemplo de una consulta realizada se muestra a continuación:


Manual del Usuario


Podemos así tener acceso a la orden de trabajo seleccionada, un resumen de los datos podemos obtener,

presionando el ícono ver detalles:

Figura 5.337 Ver detalles de orden de trabajo.

Un ejemplo de lo mencionado:

Figura 5.338 Datos de orden de trabajo.

Una vez localizadas las órdenes de trabajo podemos hacer una edición de la misma:


Más información en Mantenimiento ingreso “Ordenes de Trabajo”

Los Datos que podemos encontrar dentro de una consulta son los siguientes:

Dp Departamento

Secc.Ej. Sección ejecutante

#OT Número de orden de trabajo

Es Estado de la OT, (E) emitida,(A) aprobada,(N) anulada, (J) en

ejecución, (C) cerrada.

Tp Tipo de orden de mantenimiento o de operación

Ej Ejecutante de la OT

Op Tipo de operación (ON) equipo encendido, (PP) parada de planta,

(PA) parada de área, (PS) parada de sistema, (PE) parada de equipo

Pr Prioridad (N) normal, (I) importante, (U) urgente.

Ex Orden de trabajo Externa

Fecha em. Fecha de emisión

Fecha prog Fecha de programación

#D: Fecha OT Fecha de la OT de acuerdo a los días de programación

Trabado s realizar Descripción del trabajo

Ubicación Ubicación donde se realizará el trabajo

Cod. C. Costo Código del centro de costos

Proveedor Nombre del proveedor


Manual del Usuario

Observaciones Observaciones de la OT

Tot Tr

Tot. Sm Total de solicitudes de materiales

HH.Prg Horas Hombre programadas

HH.Nml Horas Hombre normales

HH50 Horas Hombre al 50% adicional

HH100 Horas Hombre al 100% adicional

Tot.HH Total de Horas Hombre

Tot.Fc Total de facturas

Cst.M/R Costos de Materiales y Repuestos

C.Mo.Nml Costo de Mano de Obra Normal

C.Mo.50 Costo de Mano de obra al 50% adicional

C.Mo.100 Costo de Mano de obra al 100% adicional

C-Mo.Tot Costo de Mano de obra Total

Cst.Fac Costos de facturas

Costo OT Costo de la orden de trabajo



Figura 5.340 Edición

Las alternativas de presentación, impresión o selección de archivos son las siguientes:

Figura 5.341 Edición

5.4.7 Consultas de Solicitudes de materiales.

Ubicado en el módulo “Mantenimiento – Consulta” dar un clic en el ícono “Solicitud de

materiales/herramientas” y obtenemos la siguiente ventana:

Figura 5.342 Solicitud de materiales


Manual del Usuario

En esta ventana el usuario debe ingresar los parámetros bajo los cuales desea realizar la búsqueda:

Por Dpto/Sección: Este filtro se encuentra en la parte superior izquierda, dar un clic en la

pestaña para desplegar el listado de departamentos y secciones existentes en éste banco.

Figura 5.343 Consulta por departamento / Sección.

Por Orden de Trabajo: Filtra las solicitudes ligadas o no con o sin orden

de trabajo

Por Tipo de Solicitud: Filtra las solicitudes para egreso de

bodega o para compra.

Por Solicitud de….: Materiales y repuestos / Herramientas / Activos

Por Solicitud de Trabajo: Filtra las solicitudes de materiales ligadas o

no a una Solicitud de Trabajo.

Por Cuenta contable: Filtra las solicitudes

relacionadas a determinada cuenta contable.

Por Estado: Filtra las solicitudes según el estado de aprobación de las

mismas.

Por ítem: Filtra solicitudes que contengan ligados ítems con o sin

código o las dos opciones simultáneamente.

Otros filtros:

o Por Fecha: de ____ a ____: Realiza la búsqueda en un rango de fechas.

o Por Ubicación: Filtra las solicitudes ligadas a determinada instalación del inventario.

o Por programación de O.T.: Filtra las solicitudes ligadas a alguna programación.

o Por C.C.: Filtra las solicitudes ligadas a un centro de costos.

o Por #O.T.: Ejecuta una consulta por número de orden de trabajo.

o Por #S.T.: Ejecuta una consulta por número de solicitud de trabajo.

Por # S.M >>: Permite encontrar las solicitudes de materiales ingresando el número de la

solicitud, para ello primeramente dar clic en , luego de lo cual se presenta la siguiente

pantalla:

Figura 5.344 Consulta de solicitudes de materiales.

Luego de la búsqueda podemos editar la solicitud o simplemente ver los detalles de la OT a la que

pertenece.

5.4.8 Consultas de Facturas.


Manual del Usuario

Ubicado en el módulo “Mantenimiento – Consulta” dar un clic en la opción “Facturas” y obtenemos la

siguiente ventana:

Figura 5.345 Consulta de Facturas.

Al igual que en las otras opciones existen varios parámetros bajo los cuales se puede realizar la búsqueda

de las facturas ingresadas a SisMAC.

Los filtros disponibles son los siguientes:

o Por fecha: de ____ a ____: Realiza las consultas en un rango de fechas.

o Por # O.T.: Puede encontrar las facturas con el número de la orden de trabajo.

o En: Ejecuta una consulta en una instalación del inventario técnico.

o Por prog. O.T.: Realiza una consulta en función de una programación de OT

especificada.

o Proveedor: Ejecuta una búsqueda de facturas por proveedor.

Por Número de factura: Se puede realizar una búsqueda ingresando un número factura, para

ello damos clic en éste ícono , luego se presenta la siguiente pantalla, en la debe

digitar el número de factura y presionar enter para ejecutar la búsqueda.

Figura 5.346 Consulta por número de Facturas.

Podemos ir a la factura o ver los detalles de la Orden de trabajo, utilizando las opciones que se

encuentran en la parte inferior izquierda de la pantalla anterior.

5.4.9 Consultas de Mano de obra Utilizada.

Ubicado en el módulo “Mantenimiento – Consulta” dar un clic en la opción “Mano de obra utilizada” y

obtenemos la siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 5.347 Consulta de mano de obra utilizada.

Este tipo de consulta nos sirve para ver la carga registrada de trabajo, tanto programada como ejecutada

en las distintas órdenes de trabajo que interviene el ejecutor de mantenimiento.

Para realizar estas consultas el sistema posee una serie de filtros para realizar esta consulta.

Por Departamento / Sección: Realiza una búsqueda de

acuerdo al departamento y/o sección seleccionados.

En: Ejecuta una consulta en una ubicación específica del inventario.

Con O.T.: La opción con orden de trabajo, presenta algunos otros filtros, como:

o #: Ejecuta una búsqueda ingresando un número de O.T.

o Prg: Busca en función de una programación específica.

o Tipo: Realiza una búsqueda de acuerdo a un tipo de O.T.

x Fech: de ____ a____: Realiza una búsqueda por un rango de

fechas.

Tot.: Mostrar total

x Emp.: Por empleado

x Ub.: Consulta en función de una ubicación específica del inventario.

x CC.: Realiza una búsqueda por Centro de costos.

Tipo de personal: Se puede realizar una consulta

seleccionando una o todas las opciones de tipo de personal.

5.4.10 Consulta de Novedades ... (Fallas, Paradas,…).

La herramienta para la consulta de novedades registradas en el sistema, puede ser utilizada también para

atender o generar solicitudes y órdenes de trabajo con ellas.

Ubicado en el módulo “Mantenimiento – Consulta” dar un clic en la opción “Novedades” y obtenemos la

siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 5.348 Consulta de novedades.

Los filtros que facilitan la localización de las novedades en la consultan son los siguientes:

Datos generales

Fecha registro: de ____ a____: Realiza una búsqueda

por rango de fecha.

Estado de la novedad: La búsqueda puede ejecutarse con los

estados de: E (emitidas), N (anuladas), J (ejecución), Ok (atendidas).

Reporta: La búsqueda puede realizarse activando la opción Ei

(Emisor inicial), y seleccionando el departamento y sección que emitió.

En: Es posible seleccionar una ubicación dentro del

inventario técnico, para buscar únicamente en la instalación seleccionada.

Destino: La búsqueda puede realizarse, seleccionando el

departamento y sección a dónde se destinó la novedad.

Prioridad: La búsqueda puede realizarse en función de la

prioridad de la novedad.

Datos adicionales

Referencias: La búsqueda también puede realizarse, utilizando los datos adicionales y

seleccionando una o varias referencias en los campos disponibles.

Falla / Parada

Falla (Tipo / Motivo): Se puede realizar una búsqueda en función de un tipo y motivo de falla.

Parada (Motivo General / Específico):

Se puede realizar una búsqueda en función de un motivo general y específico de parada.


Manual del Usuario

Por número de novedad: Se puede realizar una búsqueda por # de novedad, dando clic en el ícono

, luego se presentará la siguiente pantalla, en la que se debe digitar el número de novedad

y presionar enter para ejecutar la búsqueda.

Figura 5.349 Consulta por número de novedad.

Incluir: En la consulta de novedades, se puede incluir: Destino,

STs / OT generadas

Otra opción: En la consulta de novedades, se puede incluir: Solo últimas

y No recibidas.

Un ejemplo de los datos encontrados en la consulta es el siguiente:

Figura 5.350 Consulta de novedades ejecutada.

Para acceder a cada solicitud hay que ubicarse en ella en la consulta y presionar el ícono editar en

la parte baja de la ventana:

Figura 5.351 Edición de novedades.

Aquí es donde podemos revisar las novedades y proceder a darle el trámite respectivo.

5.4.11 Registro de contadores.


Manual del Usuario

Figura 5.352 Registro de contadores.

La opción de “Registro de Contadores”, le permite al usuario ejecutar una búsqueda de los últimos horómetros

ingresados en determinados sistemas o equipos.

Figura 5.353 Registro de contadores.

Al igual que las anteriores ventanas de consulta, ésta también tiene varios filtros:

De..: La consulta de registro de contadores, puede realizarse de Sistemas o equipos.

Por fecha: Se define un rango de fechas, en el que se desea que se ejecute la búsqueda. Al momento de

abrir esta ventana, se carga automáticamente la fecha actual.

En: En el caso de no seleccionar una localización, área de proceso o sistema específico la consulta se

realizará en todo el inventario técnico. Para seleccionar un ítem, dar clic en el ícono , que nos

presentará una nueva ventana para navegar a través del inventario técnico y seleccionar el ítem que se

desea.

Los datos encontrados presentan las siguientes opciones:

Contador principal: Presentará los datos registrado en el contador principal.

Contador secundario: Presentará los datos registrado en el contador secundario.

Unidades no operadas: Presenta los datos registrados de las unidades (Horas, Km, etc) no operadas.

Consumibles: Presenta los datos de consumibles registrados.

Figura 5.354 Consulta de registro de contadores.

6.1 Introducción.

6.2 Bodega de Materiales y

Repuestos.

6.3 Bodega de Herramientas y

Equipos.

6.4 Consultas.

Inventarios Bodega

Capítulo 6:


Manual del Usuario

6.1 Introducción.

Este módulo permite administrar y controlar por separado el inventario de repuestos, materiales e insumos

que formen parte del inventario de la bodega de la empresa. Y por otro lado las herramientas, equipos y

activos fijos que la empresa tenga embodegada.

Figura 6.1 Módulo de Inventarios

Para ingresar, llamamos a la pantalla principal de SisMAC y damos clic en el módulo de “Inventarios”, y

damos clic en el sub-módulo de “Ingreso” . Entonces se presentará la siguiente pantalla, en la que se

puede diferenciar la bodega de materiales y repuestos, y la bodega de herramientas y equipos.

Figura 6.2 Inventarios – Ingreso.

6.2 Bodega de Materiales y Repuestos.

Figura 6.3 Menú principal de bodega de materiales y repuestos.

Bodega de

Materiales y

Repuestos.

Bodega de

Herramientas y

Equipos.


Manual del Usuario

6.2.1 Maestro

La opción “Maestro” permite que el usuario ingrese los maestros o listados de:

Unidades de medida de los ítems.

Bodegas que posee la empresa.

Ítems que la empresa posea en las diferentes bodegas.

Una vez que se ha ingresado a “Inventarios – Ingreso”, damos clic en la opción “Maestro” y se presenta la

siguiente pantalla.

Figura 6.4 Maestros.

6.2.1.1 Maestro de Unidades.

En esta opción el usuario ingresa todas las unidades de medida que necesita asignar a cada uno de los

ítems que poseen las diferentes bodegas. Para ello, se debe seleccionar la opción “Unidades”, y se

presenta la siguiente pantalla:

Figura 6.5 Ingreso de nuevas unidades.

Para ingresar una nueva unidad, damos clic en la opción nuevo , luego de lo cual se presentará la

pantalla, en la que se debe ingresar la información correspondiente.

Tabla 6.1: Información a ingresar.

Ítem Descripción

Sigla Es la sigla del nombre de la unidad.

Descripción Es el nombre de la unidad de medida.

Luego de haber ingresado toda la información indicada en la tabla, dar clic en aceptar , y el programa

añadirá la nueva unidad al maestro de unidades.


Manual del Usuario


6.2.1.2 Maestro de Bodegas.

En esta opción el usuario ingresa el listado de bodegas. Para ello, se debe seleccionar la opción

“Bodegas”, y se presenta la siguiente pantalla.

Figura 6.7 Ingreso de nuevas bodegas.

Para ingresar una nueva bodega, damos clic en la opción nuevo , luego de lo cual se presentará la

pantalla, en la que se debe ingresar la información correspondiente.


Ítem Descripción

Código Es el código que identifica a la bodega (15 dígitos alfanuméricos).

# Ruc Es el código fiscal de la bodega (opcional).

Descripción Es el nombre de la bodega (100 dígitos alfanuméricos).

Departamento Es el Código del departamento responsable de la bodega.

Responsable Es el nombre de la persona responsable de la bodega.

Bodega relacionada Es la bodega matriz de la institución.

Dirección Es la dirección domiciliaria de la bodega.

Teléfono(s) Ingresar los números telefónicos.

e-mail Ingresar la dirección e-mail de la bodega o de su encargado.


añadirá la nueva bodega al maestro de bodegas.


Manual del Usuario

Figura 6.8 Ingreso de nueva bodega.

6.2.1.3 Maestro de Ítems.

En esta opción el usuario ingresa el maestro de ítems. Para ello, se debe seleccionar la opción “Ítems”, y

se presenta la siguiente pantalla.

Figura 6.9 Ingreso de ítems.

Para ingresar una nuevo ítem, damos clic en la opción nuevo , luego de lo cual se presentará la pantalla,

en la que se debe ingresar la información correspondiente.


Ítem Descripción



Unidad Es la unidad con la que se va costear y egresar los ítems.

Marca El nombre de la marca del ítem.

Fabricante El nombre del fabricante de ítem.

Para inventario Se debe seleccionar esta opción para todos los ítems que van a conformar parte del inventario de la bodega (ingresos – costeo – egresos).

Cód. Parte Es el código puesto por el fabricante.

Cód. Serie Es el número de serie del ítem, dado por el fabricante.

Peso (kg) Es el peso del ítem (se requiere para la logística de embodegamiento).

Largo (m) Es el largo del ítem en metros (se requiere para la logística de embodegamiento).

Ancho (m) Es el ancho del ítem en metros (se requiere para la logística de embodegamiento).

Alto (m) Es el alto del ítem en metros (se requiere para la logística de embodegamiento).

Procedencia Es el nombre del país en donde fue fabricado el ítem.

Tiempo máx. de almacenamiento (Días)

Se debe ingresar el número de días que faltan para que el ítem se caduque, contados a partir de la fecha de ingreso a la bodega.

Especificaciones de almacenamiento

Se debe especificar las condiciones de almacenamiento (temperatura, humedad, número máximo de apilamiento, etc. )para que el ítem se conserve de una manera idónea.


Manual del Usuario

Figura 6.10 Ejemplo ingreso de ítem.


añadirá un nuevo ítem al maestro de ítems. Este maestro será común para todas las bodegas que la

institución posea, de éste maestro cada bodega deberá seleccionar los ítems que posee.

6.2.2 Ingresos.

Mediante ésta opción podemos ingresar los nuevos ítems que la institución ha adquirido para stock, los

cuales se van a almacenar en las diferentes bodegas, también se debe tener en cuenta que cuando se haga

un ingreso el costo promedio y la existencia de cada ítem se actualizarán.

Para realizar un nuevo ingreso, damos clic en la opción “Ingreso”, que se encuentra en la ventana de

“Inventarios – Ingreso”, entonces se presentará la ventana que se indica en la siguiente figura:

Figura 6.11 Ingresos a bodega.

Esta ventana consta de dos opciones “Destino” y “Origen”, revisaremos primeramente la ventana

“Destino”.


Ítem Descripción

Bodega destino Se debe seleccionar el nombre de la bodega a la que se cargará el ítem (es).

Ingresa Se debe seleccionar el nombre de la persona responsable del ingreso.

Ingresar la clave de aprobación del responsable del ingreso.

Luego de haber seleccionado la bodega destino y el responsable del ingreso, debemos proceder a buscar

el o los ítems que deseamos ingresar, para lo cual SisMAC tiene una herramienta de búsquedas, la que

requiere la siguiente información:

/ : Debemos determinar si los ítems a ingresar los vamos a seleccionar del

maestro general de ítems o del maestro propio de la bodega destino.

: Se debe buscar el ítem a ingresar, digitando el código o su descripción

entre asteriscos y luego ejecutar la búsqueda, dando clic en el ícono de la lupa .

*Código* *Descripción*


Manual del Usuario

Una vez que se ejecutó la búsqueda, se presenta la lista de ítems encontrados, se debe seleccionar el ítem

que se desea ingresar y dando clic en el ícono , agregamos el ítem a la bodega.


En los ítems seleccionados, se debe ingresar la siguiente información:


Ítem Descripción

Can.Sl. Cantidad a ingresar.

Cod. contable Es el código contable del ítem, esta información se deberá ingresar cuando el cód. del ítem y el cód. contable sean diferentes.

Ubicación Es el código o el nombre de la ubicación física en donde se va a ubicar el ítem dentro de la bodega. Estos pueden ser: perchas, palletes, patios, etc.

Costo U. Ingresar el costo de compra del ítem.

Costo I. Es el costo total del ítem, que el programa calcula automaticamente.

Luego de haber llenado toda la información de la opción “Destino”, procedemos a llenar la información

de la opción “Origen”.

Figura 6.13 Ingresos a bodega (Origen).


Ítem Descripción

Proveedor Se debe seleccionar el nombre del proveedor a quien se le adquirió los ítems.

# Factura Se debe ingresar el número de factura.

#OC Ingresar el número de Orden de Compra.

#SM Ingresar el número de Solicitud de Compra en el caso de existir.

Una vez ingresada toda la información requerida, se debe dar un clic en el ícono aceptar , entonces el

programa presentará un mensaje en el que se le indica que: “Esta transacción provocará cambios en el

estado del inventario, de manera que todos los datos registrados para el INGRESO deben estar correctos”.

Luego se debe dar clic en “Sí” para actualizar la información.


6.2.3 Egresos.

El egreso de un ítem se lo debe realizar a través de “Inventarios – Ingreso”, dando clic en la opción

“Egreso”, entonces se presentará la siguiente ventana:

íte

ms

en

con

trad

os

íte

ms

sele

ccio

nad

os


Manual del Usuario

Figura 6.15 Egreso de bodega.

Al igual que la ventana de ingresos, ésta ventana también consta de dos opciones “Origen” y “Destino”,

revisaremos primeramente la ventana “Origen”.


Ítem Descripción

Bodega origen Se debe seleccionar el nombre de la bodega de la que se va a egresar el ítem (es).

#OC Ingresar el número de la orden de compra.

#IB Egreso en bodega origen.

#SM Ingresar el número de solicitud de material.

Despacha Seleccionar el nombre del responsable del despacho.

Ingresar la clave de aprobación del responsable del despacho.

Recibe Seleccionar el nombre de la persona que recibe el ítem egresado.

Luego de haber seleccionado la bodega origen y la información que se indicó en la tabla anterior, se debe

proceder a buscar y seleccionar el o los ítems que deseamos egresar, para lo cual SisMAC tiene una

herramienta de búsqueda, la que requiere la siguiente información:

: Se debe buscar el ítem a egresar, digitando el código o su descripción



que se desea egresar y dando clic en el ícono , egresamos el ítem a la lista.

Figura 6.16 Egresos de bodega (Origen).



Ítem Descripción

Can.Ds Cantidad a egresar.


íte

ms

en

con

trad

os

íte

ms

sele

ccio

nad

os


Manual del Usuario

Luego de haber llenado toda la información de la opción “Origen”, procedemos a llenar la información

de la opción “Destino”.

Figura 6.17 Egresos de bodega (Destino).


Ítem Descripción

Departamento/Sección Seleccionar el departamento y sección a donde a el ítem.

Loc./Area/Sis/Equ Indicar la localización, el área, sistema o equipo en la que se va a emplear el ítem egresado.

Centro de costo Seleccionar el centro de costo al que se va a cargar el costo de éste material.

Cuenta C. Es la cuenta de gasto al que se va a cargar el costo de éste material.


6.2.4 Préstamo.

Esta opción es utilizada cuando algún departamento de mantenimiento, requiere retirar físicamente algún

material o repuesto de la custodia de la bodega, por diferentes motivos. Pero esta salida de material, no

generará un egreso definitivo en ese momento, sino que se tiene la opción de devolverlo o de convertirse

en un egreso definitivo luego de confirmarlo su confirmación.

El ingreso a esta opción, lo realizamos desde la ventana “Inventarios – Ingresos”, luego dar clic en la

opción “Préstamo”, entonces se presentará la siguiente ventana:

Figura 6.19 Préstamos.


Manual del Usuario

Esta ventana consta de dos opciones “Origen” y “Destino”, revisaremos primeramente la ventana

“Origen”.


Ítem Descripción

Bodega origen Seleccionar el nombre de la bodega de la cual se va a realizar el préstamo.

Despacha Seleccionar el nombre de la persona responsable del préstamo.

Ingresar la clave de la persona que despacha.

Recibe Seleccionar el nombre de la persona que va a recibir el préstamo.


proceder a buscar y seleccionar el o los ítems que deseamos dar en préstamo:

: Se debe buscar el ítem a prestar, digitando el código o su descripción



que se desea prestar y dando clic en el ícono , añadimos el ítem a la lista.

Figura 6.20 Préstamos.



Ítem Descripción

Can.Ds Cantidad a prestar



Figura 6.21 Préstamo de bodega.


Ítem Descripción


Loc./Area/Sis/Equ Indicar la localización, el área, sistema o equipo en la que se va a emplear el ítem egresado.

Centro de costo Seleccionar el centro de costo al que se va a cargar el costo de éste material.

Cuenta C. Es la cuenta de gasto al que se va a cargar el costo de éste material.


íte

ms

en

con

trad

os

íte

ms

sele

ccio

nad

os


Manual del Usuario

6.2.5 Devolución.

Esta herramienta se utiliza cuando se quiere reingresar materiales o repuestos que han salido

temporalmente de la custudia de la bodega.

Figura 6.22 Devolución.

Esta ventana consta de dos opciones “Origen” y “Destino”, revisaremos primeramente la ventana

“Destino”.


Ítem Descripción

Bodega destino Seleccionar el nombre de la bodega a la cual se va a hacer la devolución.

Ingresa Seleccionar el nombre de la persona responsable del ingreso.

Ingresar la clave de la persona que realiza el ingreso.


proceder a buscar y seleccionar el o los ítems que se desean reingresar:

: Se debe buscar el ítem a reingresar, digitando el código o su

descripción entre asteriscos y luego ejecutar la búsqueda, dando clic en el ícono de la lupa .


que se desea reingresar y dando clic en el ícono , añadimos el ítem a la lista.

Figura 6.23 Devolución.



Ítem Descripción

Can.Sl Cantidad a reingresar.

Luego de haber llenado toda la información de la opción “Destino”, procedemos a llenar la información

de la opción “Origen”.


íte

ms

en

con

trad

os

íte

ms

sele

ccio

nad

os


Manual del Usuario

Figura 6.24 Ingreso a bodega.


Ítem Descripción


Loc./Area/Sis./Equ Indicar la localización, el área, sistema o equipo en la que se va a emplear el ítem egresado. Para acceder al inventario técnico, damos clic en el ícono .

Finalmente damos clic en aceptar , para que se ejecute el reingreso en la bodega.

6.2.6 Transferencia de bodega a bodega.

Mediante esta opción, es posible realizar transferencias de ítems de bodega a bodega, estas transferencias

son tanto físicas como contables.


Tabla 6.16: Información a ingresar en la pestaña “Origen”.

Ítem Descripción

Bodega origen Seleccionar la bodega desde la cual se va a realizar la transferencia del o los ítems

Despacha Seleccionar el nombre de la persona que realiza la transferencia desde la bodega origen.

Ingresar la clave de la persona que despacha.

Recibe Seleccionar el nombre de la persona que recibe el ítem en la bodega destino.

Luego se debe proceder a buscar y seleccionar el o los ítems que van a ser transferidos, para lo cual

SisMAC tiene una herramienta de búsqueda, la que requiere la siguiente información:

: Se debe buscar el ítem a transferir, digitando el código o su

descripción entre asteriscos y luego ejecutar la búsqueda, dando clic en el ícono de la lupa .


que se desea transferir, dando clic en el ícono , agregamos el ítem a la lista de ítems seleccionados.

Figura 6.26 Búsqueda y selección de ítems a transferir.

íte

ms

en

con

trad

os

íte

ms

sele

ccio

nad

os



Manual del Usuario



Ítem Descripción

Can.Ds Cantidad a transferir.



En esta ventana, unicamente se debe seleccionar la bodega denominada destino a la cual se estan

transfiriendo el o loa ítems.

Figura 6.27 Selección de bodega destino.

Una vez que se han llenado los campos indicados, dar clic en el ícono aceptar , con lo que el programa

procederá a descargar la existencia y el costo los ítems seleccionados desde la bodega origen y serán

transferidos a la bodega destino.

6.2.7 Ajuste de inventario.

El ajuste en el inventario de items se hace luego de haber hecho un inventario físico y de haber constatado

una diferencia entre la cantidad que consta en el sistema informático y la cantidad real existente en

bodega. Esta opción se encuentra en “Inventarios – Ingreso”, damos clic en la opción “Ajuste”, luego de

esto el programa presentará la siguiente pantalla:

Figura 6.28 Ajuste de inventario.


Ítem Descripción

Bodega Seleccionar la bodega en la que se va a realizar el ajuste.

Ejecuta Seleccionar el nombre de la persona que está realizando el ajuste.

Ingresar la clave de la persona que ejecuta el ajuste.

El siguiente paso es seleccionar el o los items que van a ser ajustados:

: La búsqueda del ítems se realiza mediante esta opción, digitando el

código o su descripción entre asteriscos y luego ejecutar la búsqueda, dando clic en el ícono de

la lupa .



Manual del Usuario


que se desea ajustar, dando clic en el ícono , agregamos el ítem a la lista de ítems seleccionados, como

se muestra en el siguiente ejemplo:

Figura 6.29 Ajuste de inventario – selección de ítems.

Tabla 6.19: Información a ingresar en la tabla “Materiales/repuestos asignados a ajuste”.

Ítem Descripción

+-Exist. Ingresar la cantidad diferencial, entre la cantidad que registra el sistema Informático y la que físicamente existe en bodega. Cuando se desea agregar una determinada cantidad únicamente debe ingresar el número (2), pero cuando se desea restar cierta cantidad, es necesario que ingrese el número precedido del signo menos (-2).

6.2.8 Baja de inventario.

En el caso en el que algún ítem, haya sufrido algún daño y ya no pueda ser utilizado o en el caso de que

esté caducado, este deberá darse de baja.

Figura 6.30 Baja de inventario.


Ítem Descripción

Bodega Seleccionar la bodega en la que se va a dar de baja el ítem.

Ejecuta Seleccionar el nombre de la persona responsable de este procedimiento.

Ingresar la clave de la persona que ejecuta la baja del ítem.

El siguiente paso es seleccionar el o los items que van a ser asignados para ser dados de baja.

: La búsqueda del ítems se realiza mediante esta opción, digitando el

código o su descripción entre asteriscos y luego ejecutando la búsqueda, dando clic en el ícono

de la lupa .


que se desea dar de baja, dando clic en el ícono , agregamos el ítem a la lista de ítems seleccionados,

como se muestra en el siguiente ejemplo:

íte

ms

en

con

trad

os

íte

ms

sele

ccio

nad

os



Manual del Usuario

Figura 6.31 Baja de inventario.

Tabla 6.21: Información a ingresar en la tabla “Materiales/repuestos asignados a baja”.

Ítem Descripción

Cn.Baja Ingresar la cantidad del ítem seleccionado, que se desea dar de baja.

6.3 Bodega de Herramientas y Equipamiento.

Figura 6.32 Bodega de herramientas y equipos.

6.3.1 Maestro

La opción “Maestro” permite que el usuario ingrese los maestros o listados de:

Unidades de las herramientas / equipamiento.

Bodegas que posee la empresa.

Ítems que la empresa posea en las diferentes bodegas.

Una vez que se ha ingresado a “Inventarios – Ingreso”, damos clic en la opción “Maestro/ Listado por

Bodega” y se presenta la siguiente pantalla.

Figura 6.33 Bodega de herramientas y equipos.

Bodega de

Herramientas

y Equipos.

íte

ms

en

con

trad

os

íte

ms

sele

ccio

nad

os


Manual del Usuario

6.3.1.1 Maestro de Unidades.

En esta opción el usuario ingresa todas las unidades de medida que necesita asignar a cada uno de las

herramientas y equipos que poseen las diferentes bodegas. Para ello, se debe seleccionar la opción

“Unidades”, en la pantalla que se abre damos clic en la opción nuevo .


Cuando damos clic en nuevo , se presenta la pantalla anterior, en la que se debe ingresar la información

que se indica en la siguiente tabla.


Ítem Descripción

Sigla Es la sigla del nombre de la unidad.

Descripción Es el nombre de la unidad de medida.

Finalmente dar clic en aceptar , y el programa añadirá la nueva unidad al maestro de unidades.

6.3.1.2 Maestro de Bodegas.

En esta opción el usuario ingresa el listado de bodegas. Para ello, se debe seleccionar la opción

“Bodegas”, y se presenta la siguiente pantalla.

Figura 6.35 Ingreso de nuevas bodegas.


Manual del Usuario

Para ingresar una nueva bodega, damos clic en la opción nuevo , luego de lo cual se presentará la

pantalla, en la que se debe ingresar la información que se indica en la siguiente tabla.


Ítem Descripción


# Ruc Es el código fiscal de la bodega (opcional).


Departamento Es el Código del departamento responsable de la bodega.

Responsable Es el nombre de la persona responsable de la bodega.

Bodega relacionada Es la bodega matriz de la institución.

Dirección Es la dirección domiciliaria de la bodega.

Teléfono(s) Ingresar los números telefónicos.

e-mail Ingresar la dirección e-mail de la bodega o de su encargado.

Ingresada la información correspondiente, dar clic en aceptar , y el programa añadirá la nueva bodega

al maestro de bodegas.

6.3.1.3 Maestro de Ítems.

En esta opción el usuario ingresa el maestro de ítems. Para ello, se debe seleccionar la opción “Ítems”, y

se presenta la siguiente pantalla.

Figura 6.36 Ingreso de ítems.

Para ingresar una nuevo ítem, damos clic en la opción nuevo , luego de lo cual se presentará la pantalla,

en la que se debe ingresar la información que se indica en la siguiente tabla:


Ítem Descripción



Unidad Es la unidad con la que se va costear y egresar los ítems.

Marca El nombre de la marca del ítem.

Fabricante El nombre del fabricante de ítem.

Para inventario Se debe seleccionar esta opción para todos los ítems que van a conformar parte del inventario de la bodega (ingresos – costeo – egresos).

Cód. Parte Es el código puesto por el fabricante.

Cód. Serie Es el número de serie del ítem, dado por el fabricante.

Peso (kg) Es el peso del ítem (se requiere para la logística de embodegamiento).

Largo (m) Es el largo del ítem en metros (se requiere para la logística de embodegamiento).

Ancho (m) Es el ancho del ítem en metros (se requiere para la logística de embodegamiento).


Manual del Usuario

Alto (m) Es el alto del ítem en metros (se requiere para la logística de embodegamiento).

Procedencia Es el nombre del país en donde fue fabricado el ítem.

Tiempo máx. de almacenamiento (Días)

Se debe ingresar el número de días que faltan para que el ítem se caduque, contados a partir de la fecha de ingreso a la bodega.

Especificaciones de almacenamiento

Se debe especificar las condiciones de almacenamiento (temperatura, humedad, número máximo de apilamiento, etc. )para que el ítem se conserve de una manera idónea.


añadirá un nuevo ítem al maestro de ítems.

Luego de haber ingresado los ítems, se puede ejecutar la búsqueda a través del ícono , se presentarán

todos los ítems ingresados al maestro.

Figura 6.37 Consulta de ítems ingresado al maestro.

Si seleccionamos uno de ellos del listado presentado y damos clic en el ícono “Listar” , ubicado en la

parte inferior de la ventana anterior, se presentará la siguiente ventana:

Figura 6.38 Consulta de ítems ingresado al maestro.

En la nueva ventana que se presenta podemos indicar, qué responsable tiene o en qué bodega existe este

ítem, además es posible indicar la cantidad existente, el costo unitario y su ubicación en la bodega.

6.4 Consultas.

A través de éste módulo se pueden realizar búsquedas de toda la información relacionada con la gestión e

inventarios. Para ingresar a éste sub-módulo, debe ubicarse en el módulo de “Inventarios”, y en la

pantalla que se presenta, dar clic la opción “Consultas”, como se muestra a continuación:


Manual del Usuario

Figura 6.39 Inventarios – Consultas.

Luego se presentará la siguiente pantalla, con algunas opciones de consulta:

Figura 6.40 Menú principal de Inventarios –Consulta.

6.4.1 Consulta de Ingresos.

Para ingresar a esta opción ir a “Inventarios-Consulta”, dar clic en “Ingresos”, entonces se presentará la

siguiente ventana:

Figura 6.41 Consulta de ingresos.

La búsqueda de los ingresos a bodega, se pueden realizar mediante algunos criterios de búsqueda:

Fecha de Ingreso: Este filtro, permite seleccionar un rango de fechas en el que se haya realizado

un ingreso. Para usar este filtro debe activarlo dando clic y luego introducir las fechas.

Tipo: Se puede realizar una consulta activando un tipo de ingreso o todos simultaneamente:

▫ C: Ingreso por compra.

▫ T: Ingreso por transferencia.

Filtros


Manual del Usuario

▫ D: Ingreso por devolución.

Por # Ing.: Este filtro permite ejecutar una consulta, digitando el número de ingreso.

Origen (Proveedor): Activar este filtro , nos permitirá ejecutar una búsqueda seleccionando

el proveedor a quien se le adquirió los ítems ingresados.

Destino (Bodega): Este filtro nos permite realizar una búsqueda de ingresos en una bodega

específica, en el caso de que no seleccionar ninguna bodega, la búsqueda se realizará en todas las

bodegas en la que se hayan hecho ingresos.

Una vez que se ejecuta la consulta, el programa presenta los resultados de la misma, además se disponen

opciones que nos permiten ver algunos detalles de los resultados.

Listado + : Muestra una lista consolidada de los items ingresados.

Ing. seleccionado + : Muestra la lista de items del ingreso seleccionado de la lista que se

presentó como resultado de la búsqueda.

Ir a Ing: Esta opción le permite visualizar y editar un determinado ingreso.

6.4.2 Consulta de Egresos.

Para ingresar a esta opción ir a “Inventarios-Consulta”, dar clic en “Egresos”, entonces se presentará la

siguiente ventana:

Figura 6.42 Consulta de egresos.

La búsqueda de los egresos de bodega, se pueden realizar mediante algunos criterios de búsqueda:

Fecha de egreso: Este filtro, permite seleccionar un rango de fechas en el que se haya realizado

un egreso. Para usar este filtro debe activarlo dando clic y luego introducir las fechas.

Tipo: Se puede realizar una consulta activando un tipo de egreso o todos simultaneamente:

▫ N: Egreso normal.

▫ T: Egreso por transferencia.

▫ P: Ingreso por préstamo.

Por # Egr.: Este filtro permite ejecutar una consulta, digitando el número de egreso.

Origen (Bodega): Nos permitirá ejecutar una búsqueda seleccionando la bodega desde la que

egresó determiando artículo.

Destino (Departamento / Sección): Este filtro nos permite realizar una búsqueda indicando

hacia qué departamento o sección se destinó el egreso.



Listado + : Muestra una lista consolidada de los items egresados.

Ing. seleccionado + : Muestra la lista de items del egreso seleccionado de la lista que se


Ir a Egr: Esta opción le permite visualizar y editar un determinado egreso.

Filtros


Manual del Usuario

6.4.3 Consulta de Ajustes.

Para ingresar a esta opción ir a “Inventarios-Consulta”, dar clic en “Ajustes”, entonces se presentará la

siguiente ventana:

Figura 6.43 Consulta de ajustes.

La búsqueda de los ajustes realizados a los ítems de bodega, se puede realizar mediante algunos criterios

de búsqueda:

Fecha ajuste: Este filtro, permite seleccionar un rango de fechas en el que se haya realizado un

ajuste. Para usar este filtro debe activarlo dando clic y luego introducir las fechas.

Por # Ajs.: Este filtro permite ejecutar una consulta, digitando el número de ajuste.

Origen (Bodega): Nos permitirá ejecutar una búsqueda seleccionando la bodega en la que se ha

realizado determiando ajuste de un artículo.



Ajs. seleccionado + : Muestra la lista de items del ajuste seleccionado de la lista que se


Listado + : Muestra una lista consolidada de los items ajustados.

Ir a Ajs: Esta opción le permite visualizar y editar un determinado ajuste.

6.4.4 Consulta de Bajas.

Para ingresar a esta opción ir a “Inventarios-Consulta”, dar clic en “Bajas”, entonces se presentará la

siguiente ventana:

Figura 6.44 Consulta de bajas.

La búsqueda de las bajas realizadas en bodega, se puede realizar mediante algunos criterios de búsqueda:

Fecha baja: Este filtro, permite seleccionar un rango de fechas en el que se haya realizado una

baja. Para usar este filtro debe activarlo dando clic y luego introducir las fechas.

Filtros

Filtros


Manual del Usuario

Opciones

de Maestro

Por # Baj.: Este filtro permite ejecutar una consulta, digitando el número de baja.

Origen (Bodega): Nos permitirá ejecutar una búsqueda seleccionando la bodega en la que se ha

realizado la baja de un artículo.



Baj. seleccionado + : Muestra la lista de items de la baja seleccionada de la lista que se


Listado + : Muestra una lista consolidada de los items dados de baja.

Ir a Baja: Esta opción le permite visualizar y editar determinada baja.

6.4.5 Consulta de Maestro / Existencias.

Para ingresar a esta opción ir a “Inventarios-Consulta”, dar clic en “Maestro / Existencias”, entonces se


Figura 6.45 Consulta de Maestro – Existencias.

Esta opción permite realizar consultas de los maestros de: Unidades, Bodegas, Ítems.

Para consultar las unidades, debe seleccionarla de las opciones de maestro, de la pestaña ubicada en la

parte superior derecha de la ventana anterior. Una vez que se selecciona la opción, el programa presentará

el listado de unidades o de bodegas. Cuando se realiza la consulta de ítems, la pantalla presenta algunos

filtros en la parte superior.


El usuario puede ingresar el código de bodega (*AC100*), código de parte (*COD200*) o la descripción

(*Aceit*), colocada entre asteriscos. Cuando no se introduce ningún criterio de búsqueda, el programa

ejecuta la consulta de todos los ítems existentes en este maestro.

6.4.6 Consulta de Resumen de Movimientos.

Esta herramienta nos permite visualizar los diferentes tipos de movimientos que han existido en las

bodegas o en una bodega específica.

Código de bodega

Código de parte

Descripción


Manual del Usuario


Para la consulta de éstos, pueden utilizarse los siguientes criterios de búsqueda:

Fecha: Cuando se activa esta filtro , se puede introducir un rango de fechas en la que desea

que se ejecute la búsqueda.

Incluir: También es posible hacer que la consulta incluya las siguientes opciones:

o Últimos ant.

o sin movimientos.

o Corte.

Bodega: Para poder utilizar este filtro debe activarlo , entonces podrá seleccionar la bodega

en la que desee que se ejecute la consulta de movimientos.

Ítem: Para realizar la búsqueda de movimientos de un ítem específico, el usuario dispone de dos

campos:

o Código de bodega: Introducir el código entre asteriscos, puede ingresarlo

completamente o parte él.

o Descripción: Introducir la descripción entre asteriscos, si no conoce la descripción

completa, puede escribir pate de ella.

Filtros

6.1 Introducción.

6.2 Vista Global de Información.

6.3 Referencias Gráficas.

6.4 Documentación Técnica.

6.5 Informes.

6.6 Configuración de Perfiles de

Usuario.

6.7 Personal.

Módulos Auxiliares

Capítulo 7:


Manual del Usuario

7.1 Introducción.

Los módulos auxiliares que SisMAC presenta, están ubicados en la parte inferior de la ventana principal,

éstos son: Global, Gráficos, Documentos e Informes.

Figura 7.1 Módulos auxiliares.

7.2 Vista Global de Información

Mediante ésta opción el usuario tiene centralizado gran cantidad de información sobre cada uno de los

ítems del inventario técnico; ésta es una de las opciones con las que los usuarios de todos los niveles

deben familiarizarse y adquirir destrezas en su manejo. El procedimiento para ingresar en esta opción es

dar un clic en el ícono de “Global” y SisMAC despliega la siguiente ventana:

Figura 7.2 Vista global de información.

En la figura anterior se pueden observar íconos que representan las diferentes opciones que posee esta

ventana y son los siguientes:

Figura 7.3 Opciones de Vista global.


Manual del Usuario

▫ Subir de nivel

▫ Bajar de nivel

▫ Nivel jerárquico actual

▫ Listado de ítems.

▫ Opciones de lista

▫ Estado de operación

▫ Sub-listado

▫ Puntos de referencia gráfica

▫ Puntos de referencia gráfica

▫ Seleccionar ítem

▫ Ir a…ubicación / referencia

▫ Origen

▫ Imprimir

7.2.1 Opciones básicas

Subir y bajar de nivel. Son dos íconos los cuales permiten al usuario, dando un clic en éstos íconos,

ir desde un nivel jerárquico a otro.

Listado de ítems. En esta parte de la ventana se puede visualizar la información básica (código y

descripción) y adicional que el usuario desee, ver sobre cada uno de los ítems.

Nivel jerárquico actual. Es una sección de mensajes donde SisMAC especifica en qué nivel

jerárquico se encuentra el usuario actualmente.

Figura 7.4 Vista global de información.

7.2.2 Opciones de lista

Nos permite ver información adicional paralela a la ventana del inventario

Figura 7.5 Opciones de listado de ubicaciones

La información adicional que el usuario puede visualizar es:


Listado de ítems

Nivel actual


Listado de ítems

Nivel actual


Manual del Usuario

Datos principales

Código antiguo

Tipo/Clase/Subclase

C.C./Cod.Activo fijo

Cod. VEIN

Unidades operadas.

Cantidad.

Código en bodega.

Referencia de ubicación.

Datos de fabricante

Operación

Sistemas no operativos

Equipos no operativos

Operativos

Referencias

Referencias padres - hijos

Referencias gráficas/Grupos relacionados/Grupos standby

Incluir ubicados

Existencias

Ítems de próximo nivel

Fichas

Materiales y repuestos

Tareas de mantenimiento.

De la ventana anterior seleccionamos las opciones que deseamos que aparezcan paralela al listado del

inventario y hacemos clic en aceptar, un ejemplo de la consulta lo podemos ver en la siguiente figura:

Figura 7.6 Consulta con opciones de lista.

7.2.3 Estado de funcionamiento

Permite al usuario consultar en qué estado de funcionamiento se encuentran los equipos; en la siguiente

figura se puede observar el significado de cada color:

Figura 7.7 Estados de funcionamiento

7.2.4 Sub-listado

Esta selección permite desplegar una ventana adicional que nos permite realizar búsquedas más

personalizadas de cualquiera de los diferentes niveles jerárquico del inventario.

Apagado o fuera de servicio

Stand - by

Funcionando


Manual del Usuario

Para activar la opción de “Sub-listado”, dar un clic en el ícono ubicado en la parte superior izquierda,

entonces se dividirá la ventana y presentará nuevas opciones, como se observa a continuación:

Figura 7.8 Opción sub-listado.

La opción “Sub-listado”, permite realizar las siguientes consultas:

▫ Inventario técnico.

▫ Fichas Técnicas.

▫ Lista básica de recambios.

▫ Tareas de mantenimiento

▫ Fichas de parámetros.

▫ Documentación técnica

▫ Referencias gráficas

▫ Activos fijos.

Los siguientes íconos, permiten realizar consultas a diferentes niveles, según el ícono que se

seleccione:

▫ …en nivel actual

▫ …hasta próximo nivel

▫ …hasta último nivel

Otros íconos disponibles son:

▫ Sub-listado doble: Permite dividir la pantalla de sub-listado y realizar consultas dobles.

▫ Actualizar sub-listado: Ejecuta la consulta.

▫ Ver detalles

▫ Origen: Le lleva al inventario técnico y muestra su ubicación.

▫ Ingreso: Le lleva al módulo de “Inventario – Técnico”

▫ Parámetros: Le lleva al módulo de “Inventario – Parámetros”

▫ Consulta: Le lleva al módulo de “Inventario – Consulta”

Luego de haber revisado las opciones disponibles, el procedimiento para para ejecutar búsquedas es

sencillo, basta con hacer un clic en cualquiera de ellos, presionar y el sistema nos presentará la

información, la búsqueda realizada es sobre el nivel de la ventana principal un ejemplo de consulta es el

siguiente:


Manual del Usuario

Figura 7.9 Consulta de instalaciones.

7.2.5 Puntos de referencia gráfica .

Existen referencias gráficas creadas en un banco de referencias en SisMAC y asignadas a alguna

instalación del inventario, que pueden visualizarse mediante el ícono . Para visualizarlas, debe ubicarse

en la instalación en la que se encuentra la referencia gráfica asignada, dar clic en el ícono , se presentará

una nueva pantalla, en la parte superior de esta pantalla se encuentra una viñeta que desplegada, muestra

todas las referencias asignadas, seleccionar una de ellas y se podrá observar la referencia gráfica y los

puntos de referencia dinámica, si posee.

Figura 7.10 Consulta de instalaciones.

7.2.6 Puntos de referencia gráfica (Referencias de ubicación) .

Esta opción permite visualizar las instalaciones a las cuales se les haya asignado “Datos geográficos” y

que tengan “Referencias de ubicación”, puede revisar esto en el Capítulo 2, Sección 2.3.2.1 del presente

manual. Para visualizar las referencias de ubicación, primero debe ubicarse el nivel en el que se

encuentren las instalaciones que se hayan relacionado, dar clic en el ícono y se presentará la ventana

con las referencias de ubicación.


Manual del Usuario

Figura 7.11 Visualización de puntos de referencia gráfica.

7.2.7 Seleccionar ítem

A través de ésta opción puede acceder al inventario técnico y seleccionar el ítem que desee. Para ello, dar

clic en el ícono y se presentará la siguiente pantalla, en la cual puede navegar y buscar el ítem

deseado.

Figura 7.12 Selección de ítem del inventario técnico.

Además se puede utilizar la siguiente opción para realizar una búsqueda específica.

Figura 7.13 Búsqueda de un ítem del inventario técnico.

Cada número representa un nivel jerárquico y la búsqueda puede realizarse ingresando el código del ítem

a buscar o la descripción del mismo.

Lo primero que debe realizarse es seleccionar el nivel jerárquico en el que se encuentra el ítem a buscar,

para el ejemplo se seleccionará el nivel 4 que corresponde a equipos, en este caso no se conoce el código

del equipo y se ingresa la descripción o parte de ella escrita entre asteriscos, *arranc*; se ejecuta la

búsqueda y el resultado se presenta en la siguiente ventana:

Loca

lizac

ión

Áre

a P

roce

so

Sist

ema

Equ

ipo

Co

mp

on

en

te

Ele

me

nto

Código *Descripción*


Manual del Usuario

Figura 7.14 Búsqueda de un ítem del inventario técnico – resultados.

7.2.8 Ir a … ubicación/referencia.

Cuando se usa este botón, el sistema almacena la ubicación actual seleccionada en el listado (pintado en

amarillo) y realiza una selección directa en los módulos donde se requiere realizar una selección de

ubicación, por ejemplo en Mantenimiento – Ingreso – Tareas / Rutinas asignadas, Fichas técnicas –

Ingreso, y otros.

7.2.9 Origen

Esta opción permite conocer cuál es la ubicación de un ítem. Primero debe ubicarse en la pantalla

principal de “Listado de ubicaciones”, seleccionar ítem, luego dar clic en el ícono y se presentará una

nueva ventana mostrando el origen del ítem seleccionado.

Figura 7.15 Selección de ítem del inventario técnico.

7.2.10 Imprimir

Esta opción se encuentra en la parte superior derecha y le permite imprimir un listado del inventario, para

lo cual primero debemos seleccionar a qué nivel realizamos la búsqueda, luego seleccionamos que es lo

que vamos a enviar (Inventario, fichas, o LBR), por último los datos que deseamos incluir en el reporte.

Figura 7.16 Generar un archivo de listado de ubicaciones.

Un ejemplo del reporte está en la siguiente figura:


Manual del Usuario

Figura 7.17 Visualización previa a la impresión.

7.3 Referencias Gráficas.

Esta utilidad contiene un índice de todos los archivos gráficos y de video que se estén utilizando en el

sistema, en los módulos que permiten la asignación de referencias gráficas. Es aquí donde el usuario debe

almacenar sus referencias gráficas y ordenarlas por grupos antes de ser asignadas en los diferentes

módulos.

El proceso de ingreso a esta opción es dando un clic en el icono “D”, tal como muestra la siguiente figura:

Figura 7.18 Referencias gráficas.

7.3.1 Opciones Principales

Luego de que el usuario ha ejecutado las anteriores instrucciones el sistema presenta la siguiente ventana:

Figura 7.19 Opciones principales.

Las funciones de la ventana son las siguientes:


Manual del Usuario

a. Grupos

b. Referencia gráfica

c. Tipos de Archivo

d. Puntos

e. Ajustar imagen

f. Búsqueda de la información ingresada.

A continuación procederemos a describir que hace cada una de las opciones:

a. Grupos.

Contiene el listado de los diferentes grupos de referencias gráficas definidos por el usuario, un grupo es

una carpeta que permite almacenar gráficos de una forma ordenada, para que sea más fácil la localización

de estos cuando se los requiera en los diferentes módulos del SisMAC.

Cuando seleccionamos la opción en la ventana principal de referencias gráficas, tenemos las

siguientes opciones comunes:

Nuevo: Permite que el usuario ingrese un nuevo grupo.

Editar: Cuando se requiere cambiar el nombre de grupo existente.

Eliminar: Permite eliminar un grupo de referencias gráficas

Para crear un nuevo grupo seleccionamos el ícono nuevo , luego se presenta la siguiente pantalla:

Figura 7.20 Creación de un nuevo grupo.

Llenamos el nombre del nuevo grupo y damos un clic en aceptar y el nuevo grupo está definido.

La opción editar me permite renombrar un grupo creado anteriormente, y la opción eliminar

permite eliminar un grupo siempre y cuando antes hayan sido eliminadas todas las referencias gráficas

antes asignadas al grupo, y que los gráficos no estén ligados a otro módulo del SisMAC.

b.- Referencias Gráficas.

Una vez creados los grupos el siguiente paso es añadir referencias gráficas a dichos grupos. Para hacer

esto, seleccionar la opción de Ref. Gráfica , luego la opción nuevo, nos muestra la

siguiente ventana.

En la ventana “Seleccionar archivo”, podemos ver las diferentes unidades de disco del equipo en la cual

estamos trabajando, luego procedemos a buscar las carpetas fuera del SisMAC en donde tenemos

almacenados los datos, nos ubicamos en el gráfico que queremos ligar al grupo dentro del SisMAC,

procesemos a darle el nombre con el cual queremos que aparezca en el SisMAC, y por último

procedemos a aceptar. Podemos repetir el proceso para seguir ligando más gráficos al grupo.


Manual del Usuario

Figura 7.21 Ingreso de referencia gráfica.

También hay la opción de editar el nombre del gráfico utilizando el icono editar , y eliminar un gráfico

asignado con el ícono , siempre y cuando los gráficos no se hayan ligado a otros módulos del

SisMAC. Para cambiar una fotografía, en el caso que ésta no corresponda a su descripción, debe dar clic

primero en el ícono , luego en , mediante el cual accedemos a las diferentes unidades de disco del

equipo, para buscar y seleccionar la fotografía correcta.

c.- Tipos de archivo.

Esta opción permite hacer una selección de todos los gráficos guardados en los diferentes grupos, La

selección se la hace por tipo de archivo: jpg, wmf, bmp, gif, ico, mpg, avi, etc. Obteniendo como

resultado el listado de los archivos de los diferentes tipos descritos anteriormente.

Figura 7.22 Tipos de archivo.

d.- Puntos de referencia dinámica

Permite al usuario definir zonas sensibles dentro de un gráfico existente (no video), que posteriormente se

utilizarán para ligarlas a otras referencias que pueden ser gráficos o información de otra clase.

Primero nos ubicamos en el gráfico al cual se le quiere definir puntos, a continuación de seleccionamos

presentándonos siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 7.23 Puntos de referencia dinámica.

En esta ventana tenemos las siguientes opciones:

Nos permite crear un nuevo punto. Una vez creado podemos ubicarlo en cualquier parte del

gráfico arrastrándolo con el botón izquierdo del mouse, también podemos seleccionar su tamaño

ubicándonos en una esquina del punto presionamos el botón izquierdo del mouse, y soltando

dicho botón cuando el tamaño sea el óptimo. Los pontos no serán visibles en los gráficos ligados

a cualquiera de los diferentes módulos del SISMAC, pero si pasamos el puntero del mouse

donde está definido el punto este cambia de forma como veremos más adelante en 6.4.2 b.

Muestra u oculta los puntos creados en el gráfico

Establece una escala fija de tamaño para el gráfico que contiene puntos definidos.

Permite ubicar las posiciones del gráfico actual mediante un visor de escala reducida, como

indica el siguiente gráfico

Figura 7.24 Vista en escala reducida.

e.- Ajustar imagen.

Ajusta los gráficos del tipo WMF a la extensión horizontal de la ventana de referencias gráficas.

f.- Guardar en archivo PDF

Un archivo de cualquier tipo que ya ha sido guardado en el banco de gráficos, puede ser guardado en un

documento tipo PDF. Para usar esta opción, primero debe seleccionar el gráfico que desee guardar en

archivo PDF, luego dar clic en el ícono , se abrirá la pantalla de guardar como y deberá elegir el lugar

en donde desea guardar el nuevo archivo; finalmente se guardará y abrirá en nuevo archivo.

Punto de

referencia

dinámica


Manual del Usuario

Figura 7.25 Archivo PDF.

g.- Visualizar en pantalla

Es una herramienta de vista previa de impresión.

7.3.2 Vincular las referencias gráficas a instalaciones.

En las instrucciones de las tareas de mantenimiento, la documentación técnica o el inventario técnico, es

posible vincular una o más referencias gráficas, a continuación veremos los temas relacionados:

a.- Ligar una referencia gráfica (Instrucción, inventario, documento, etc).

b.- Ligar el inventario técnico a un Punto de referencia dinámica.

a.- Ligar una referencia gráfica

Ubicamos la tarea, el documento, o el inventario, etc., al cual vamos a ligar el gráfico, presionamos en el

ícono de referencias gráficas , y SisMAC nos presenta la siguiente ventana:

Figura 7.26 Ligar una referencia gráfica.

El procedimiento para ligar un gráfico del módulo de referencias gráficas es el siguiente: Primero

hacemos un clic en el ícono nuevo para que se despliegue la siguiente ventana:

Figura 7.27. Ligar una referencia gráfica.


Manual del Usuario

En la ventana anterior se debe seleccionar el “Grupo” en el que se encuentra la referencia gráfica que

desea ligar, una vez ubicado el grupo, se presentarán los gráficos contenidos en él, luego debe elegir la

referencia que va a ligar, finalmente damos clic en el ícono para seleccionar el gráfico.

Una vez que se han realizado las acciones, anteriores el gráfico seleccionado, aparecerá en la ventana de

“Referencias gráficas” como se observa en la figura anterior.

Una vez que se hayan ligado los gráficos, podremos visualizarlos; para ello debe ubicarse en la tarea, el

documento, o el inventario, etc., en donde se haya ligado la referencia gráfica, buscamos el ícono y

damos clic, se presentará la siguiente ventana:

Figura 7.28 Referencias gráficas asignadas.

Luego nos ubicamos en el gráfico seleccionado y seleccionamos el ícono ver , SisMAC nos permitirá

ver el gráfico:

Figura 7.29 Visualización del gráfico.

En la ventana de visualización de gráficos contamos con las siguientes opciones:

Escala.- Establece una escala fija de tamaño para el gráfico. Amplía o reduce los gráficos

ingresando un valor de porcentaje .

Intervalos.- Son intervalos del zoom para poder ampliar o reducir la escala del gráfico en la

ventana según se requiera. El usuario puede cambiar los valore del intervalo. .

Notas.- Son datos en forma de texto que pueden acompañar a los gráficos, se los puede activar

con el siguiente ícono .

Escala reducida.- permite ubicar las posiciones del gráfico actual mediante un visor de escala

reducida, el ejemplo de visualización lo presentamos en la siguiente ventana:

Figura 7.30 Opción “Escala reducida”.

Imprimir.- Permite imprimir el gráfico seleccionando el ícono .


Manual del Usuario

b.- Ligar el inventario a los puntos de un gráfico.

En un gráfico ligado al inventario técnico, en el cual anteriormente le se han definido puntos de

referencia dinámica, es posible ligar estos puntos a otro ítem del inventario, contando así con una

secuencia de gráficos en cadena. Hay que considerar que los puntos no son visibles en los gráficos

ligados, pero cuando pasamos con el puntero del mouse sobre ellos este cambia su forma normal a esta ,

indicando que es un punto de referencia dinámica.

A continuación mostramos un gráfico al cual se han añadido puntos:

Figura 7.31 Puntos de referencia dinámico.

Este gráfico fue ligado a un sistema del inventario técnico y le fueron añadidos tres puntos (los puntos son

visibles únicamente en el módulo de referencias gráficas en la opción Puntos).

Para ligar un ítem a un punto debemos seguir el siguiente procedimiento; primero nos ubicamos en la

tarea, documento, inventario, etc. en donde se encuentre el gráfico asignado, dar clic en el ícono de

referencias gráficas , se presentará una nueva pantalla en la que se enlistan los gráficos asignados,

luego seleccionamos el gráfico y lo abrimos con el ícono , en el gráfico ubicamos los punto de

referencia, recuerde que el cursor debe tomar ésta forma , una vez ubicado el punto, dar clic derecho y

se presentará una opción activa “Ligar a un ítem” (para desligar un ítem es el mismo procedimiento)

seleccionarla y se presentará una ventana con la siguiente pregunta ¿Desea asignar un ítem a este punto?,

debe seleccionar “Sí” y se presentará el inventario, para que ubique el ítem al cual desea vincular el

punto, finalmente dar clic en .

Figura 7.32 Vincular un ítem a un punto de referencia.

Clic derecho

Seleccionar ítem

PUNTO DE

REFERENCIA

DINÁMICA

PUNTO DE

REFERENCIA

DINÁMICA

PU

NT

O D

E

RE

FE

RE

NC

IA

DIN

ÁM

IC

A

PUNTO DE

REFERENCIA

DINÁMICA


Manual del Usuario

La próxima vez que pasemos el mouse sobre esa área además de cambiar la forma del mouse aparecerá el

código y la descripción del ítem seleccionado.

Figura 7.33 Descripción del punto de referencia dinámico.

Y si, este ítem tuviese una referencia gráfica al dar un clic podemos ver el listado de gráficos ligados a

este punto.

Figura 7.34 Gráficos vinculados.

Ubicándonos en cualquiera de ellos y dando un clic con el botón izquierdo del mouse podemos ingresar

en cualquiera de ellos, como una secuencia de gráficos en cascada. 7.4 Documentación Técnica.

El módulo de documentación técnica es muy útil para tener un fichero de los diferentes folletos, revistas,

catálogos, planos, carpetas, libros, manuales, etc. que las empresas poseen de sus diferentes maquinarias e

instalaciones. Cada una de estas fichas tiene la opción de tener un detalle donde podemos tener los índices

y principales características de la documentación ingresada, además podemos ligarlos a una referencia

gráfica y llevar un control de los préstamos y devoluciones.

Figura 7.35 Documentación técnica.


Manual del Usuario

7.4.1 Principales opciones en la ventana del módulo de Documentación Técnica.

Luego de que el usuario ha ejecutado las anteriores instrucciones el sistema presenta la siguiente ventana:

Figura 7.36 Documentación técnica.

Esta ventana presenta las siguientes funciones:

a. Ingreso de nueva documentación técnica.

b. Ligar la documentación técnica a un ítem del inventario técnico.

c. Control de préstamos y devoluciones de documentos.

d. Eliminar documentación técnica.

e. Copiar documentación técnica.

f. Detalles sobre la documentación técnica.

g. Ligar referencias gráficas a la documentación técnica.

h. Búsqueda de la información ingresada.

La mayoría de éstas funciones se activan luego de crearlas, realizar una consulta y dar clic en editar. A

continuación veremos el detalle de estas funciones.

a. Ingreso de documentación técnica.

Cuando queremos ingresar un nuevo documento damos un clic en nuevo y procedemos a ligar la

siguiente información:

Código.- Es el código dado por el fabricante a la información técnica o, en su defecto un código

creado en la empresa.

Departamento.- Nos permite seleccionar el departamento a quien corresponde la

documentación técnica.

Ubicación.- Define la ubicación física de la documentación técnica dentro de la empresa.

Tipo.- Escogemos el tipo de documento seleccionado de un listado predefinido las opciones son:

carpeta, catálogo, folleto, libro, manual, plano, revista. En caso de no existir un tipo, debe digitar

el nombre y automáticamente se agregará al listado.

Descripción.- Es el nombre o descripción corta con el que conocemos al documento.

Compañía.- El nombre de la compañía que elaboró la documentación técnica.

Idioma.- Idioma en el cual está escrita la documentación técnica.

# de copias.- Número de copias existentes del documento.

# de páginas.- Número de páginas que tiene el documento.

Una vez llenada la información, damos un clic en aceptar. Un ejemplo de lo expuesto anteriormente

tenemos en la siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 7.37 Creación de documentación técnica.

b. Ligar la documentación técnica a un ítem del inventario técnico

Una vez llenado los datos iniciales del documento podemos ligarlos al inventario técnico siguiendo el

siguiente proceso, damos un clic luego dar clic en el ícono editar , entonces se activará el ícono con

el cual accederemos a una nueva ventana; en esta ventana dar clic , en la ventana que se abre dar clic en

que nos presentará el inventario técnico para seleccionar el o los ítems, debe seleccionar un nivel

superior al que desea ligar, con el ícono agregar ligamos los ítems con el documento.

Figura 7.38 Ligar una documentación técnica con el inventario.

Para desligar un equipo del documento técnico, debe ubicase en el ítem que desea quitar y con el ícono

quitar lo desvincula.

En la siguiente ventana podemos observar un ejemplo de un documento ligado a un equipo:


Manual del Usuario

Figura 7.39 Vinculación de ítem a documentación técnica.

c. Control de préstamos y devoluciones de documentos.

Otra de las opciones es el de controlar los préstamos y devoluciones de la documentación técnica, el

proceso es el siguiente:

Damos un clic en editar luego escogemos: y ponemos el nombre de la persona a quien se

le entrega el documento:

A continuación ponemos la fecha: y aceptamos

d. Eliminar documentación técnica.

Para eliminar, nos ubicamos en el documento a ser eliminado luego damos un clic en y se presenta el

siguiente mensaje:

Figura 7.40

Si respondemos afirmativamente el documento queda eliminado.

e. Copiar documentación técnica.

Otra función de la ventana es poder copiar un documento con todos sus datos. Nos ubicamos en el

documento y seleccionamos el icono copiar luego tenemos el mensaje de confirmación de la copia:

Figura 7.41

Culminado el mismo podemos realizar ediciones y cambios en el nuevo documento.

f. Detalles sobre la documentación técnica.

La herramienta de detalles de define como información adicional que puede ingresarse en cada

documento, teniendo así una rápida información del contenido de los diferentes documentos, para

ingresar esta información damos un clic en el ícono , se presentará la siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 7.42 Detalles

En esta ventana nos da la posibilidad de crear primero los subtemas del documento y en cada subtema

podemos ingresamos detalles. Para crear un nuevo subtema damos un clic en el ícono nuevo y

procedemos a llenar la siguiente información:

Figura 7.43 Ingreso de detalles.

luego aceptamos . Creamos tantos subtemas como sea necesario. En cada subtema podemos llenar un

listado de detalles, primero nos ubicamos en un subtema en particular, presionamos editar

procedemos a llenar la información y aceptamos , un ejemplo de lo mencionado lo observamos en la

siguiente figura:

Figura 7.44 Ingreso de detalles.

Para eliminar un subtema damos un clic el ícono , el programa nos presenta la siguiente pregunta:

Figura 7.45 Eliminar un subtema.

Si respondemos afirmativamente el subtema queda eliminado.

g. Ligar referencias gráficas a la documentación técnica

A la documentación técnica también es posible ligarlas a una referencia gráfica el procedimiento es como

sigue. Primero hay que ubicarse en un documento técnico en la ventana principal del módulo, luego

damos clic en el ícono de referencias gráficas y se deberá seguir el mismo procedimiento descrito en

el módulo de referencias gráficas.


Manual del Usuario

h. Búsqueda de la información ingresada.

En la ventana principal también tenemos la opción de búsqueda de la información sobre la documentación

técnica ingresada. Procedemos a describir las funciones de búsqueda:

Figura 7.46 Búsqueda de documentación técnica.

Tipo.- Es un filtro para la búsqueda seleccionando el tipo de documento.

Dpto (Departamento).- Otro filtro es el departamento al que pertenece el documento técnico.

Detalle.- Esta opción está relacionada con la información adicional sobre el documento técnico.

Cod./Dsc. (Código o descripción).- Podemos seleccionar el código y la descripción del

documento como parámetro de búsqueda.

Incluir.- Se puede hacer que la búsqueda muestre la siguiente información:

o Datos generales

o Departamento

o Tipo

o Instalación

Búsqueda.-dando un clic en este ícono el programa realiza la búsqueda.

Total.- Número total de documentos encontrados al realizar la búsqueda

Podemos seleccionar uno o más parámetros, luego presionamos el ícono de búsqueda y encontrar la

información deseada.

7.5 Reportes.

Para acceder módulo de reportes, basta con dar un clic en el ícono G de la figura 6.1, en donde al usuario

se le presenta la siguiente ventana:

Figura 7.47 Reportes.

El proceso para generar un reporte es bastante sencillo, primero debemos escoger el módulo del sistema

del cual seleccionaremos el reporte el reporte, como en la siguiente ventana:


Manual del Usuario

Figura 7.48 Selección de un módulo.

Seleccionado el módulo, el sistema nos presenta el listado de reportes generados en este módulo:

Figura 7.49 Reportes.

Seleccionar del listado el reporte que queremos generar, para ello hacemos un clic sobre el nombre del

reporte.

El paso siguiente es configurar el reporte e ingresar los filtros bajos lo cuales se va a generar el reporte,

para lo cual contamos con las siguientes opciones:

Títulos.

Fecha.

Departamento / Sección.

Destino.

Programación / Tipo OT

Familia / Tipo / Clase…Equipo.

a. Títulos

Esta opción le permite al usuario ingresar el título y un subtítulo que desea que conste en la cabecera del

informe.

Figura 7.50 Generar reporte por Títulos.


Manual del Usuario

b. Fecha

Esta opción le permite al usuario ingresar un rango de fechas del periodo que se desea consultar.

Figura 7.51 Generar reporte por Fecha.

c. Departamento / Sección

Esta opción le permite al usuario elaborar informes de un departamento determinado y además para cada

una de las secciones del departamento.

Figura 7.52 Generar reporte por Departamento / Sección.

d. Destino

Esta opción le permite al usuario elaborar informes de una determinada planta, área de proceso, máquina,

equipo o centro de costos

Figura 7.53 Generar reporte por Destino.

e. Programación / Tipo OT

Esta opción le permite al usuario elaborar informes de una determinada programación de órdenes de

trabajo


Manual del Usuario

Figura 7.54 Generar reporte por Programación / Tipo OT.

f. Familia / Tipo / Clase

Esta opción le permite al usuario elaborar informes por código de familia, tipo o clase de planta, área,

sistema o equipo para lo cual el usuario debe seleccionar primero el nivel y luego seleccionar el código

que corresponda.

Figura 7.55 Generar reporte por Familia / Tipo / Clase…Equipo.

Realizada la configuración del reporte y sus respectivos filtros, el usuario debe dar un clic el siguiente

ícono:

Figura 7.56 Generar reporte.

Un ejemplo de reporte lo tenemos en la siguiente ventana:

Figura 7.57 Generación de un reporte.


Manual del Usuario

Los reportes pueden ser visualizados gráficamente:

Figura 7.58 Generación de un reporte.

7.6 Configuración de usuario y seguridades.

SisMAC es un sistema que puede realizar una personalización de las actividades que pueden realizar

cada uno sus usuarios a continuación revisaremos estas configuraciones:

El primer paso es crear un nuevo usuario para lo cual en la ventana principal de SisMAC debemos

ingresar la contraseña del Administrador del sistema:

Figura 7.59 Pantalla principal de SisMAC.

Luego de ingresar la contraseña y presionamos enter, estamos listos para ingresar un nuevo usuario.

En el menú de esta ventana seleccionamos Seguridad, luego la opción Usuarios:

Figura 7.60 Configuración de usuarios.

El sistema nos presenta una nueva ventana:


Manual del Usuario

Figura 7.61 Lista de usuarios de SisMAC.

Luego damos clic en el ícono , entonces se despliega la siguiente ventana:

Figura 7.62 Configuración de usuarios.

Las varias opciones que se observan en ésta ventana están ubicadas en la parte superior de la pantalla, y

son:

Datos

Permisos

Aprobación de docs.

Ubicaciones asignadas

Sub módulos

Bodegas

Informes

Datos.-Usamos esta opción para ingresar un nuevo usuario, para esto presionamos el ícono nuevo,

llenamos la descripción o nombre del usuario, lo vinculamos a un empleado, el listado de empleados

debe haber sido ingresado previamente en el módulo de “Personal – Ingreso” y creado como

administrativo. Por último debemos ingresar las contraseñas para Acceso general y para la

Aprobación de documentos.

Figura 7.63 Creación de un nuevo usuario.

Permisos.- Una vez que se han ingresado el listado de usuarios, podemos dar permisos para poder

trabajar en los diferentes módulos de SisMAC.


Manual del Usuario

Luego de haber ingresado un nuevo usuario, hacer un clic en el ícono , luego seleccionamos la

opción Permisos donde el sistema presenta la siguiente ventana:

Figura 7.64 Permisos.

Los permisos pueden estar configurados con la combinación de las siguientes opciones:

Módulos.

Áreas de proceso

Familias de equipos

Departamentos

Un ejemplo de lo mencionado tenemos a continuación:

Si seleccionamos en la ventana anterior el módulo de Mantenimiento e Ingr. se presenta todas las

opciones en las cuales se requiere dar permiso en ese módulo:

Figura 7.65 Permisos - Módulos

Para dar una autorización el cualquiera de las opciones debemos presionar el ícono editar , luego

hacemos clic en las opciones que queremos autorizar su ingreso y finalmente un clic en aceptar .


Manual del Usuario

Como se dijo anteriormente hay autorizaciones con la combinación de las opciones descritas

anteriormente, veamos un ejemplo de esto: Seleccionamos Mantenimiento, ingreso nuevamente,

adicionalmente seleccionamos una de las áreas de proceso y el sistema nos muestra nuevas alternativas de

autorizaciones:

Figura 7.66 Permiso – Módulos y Área de proceso.

También se puede conceder permisos al usuario, para que trabaje únicamente en ciertas familias de

equipos, para ello seleccionamos la familia de equipo que deseamos de la lista que se presenta,

desplegando la pestaña del campo F4:

Figura 7.67 Permiso – Módulos y Familia de equipos.

Otra opción es conceder al usuario permisos, para que trabaje en determinados departamento y secciones,

esto lo realiza desplegando la pestaña de D (Departamento) / S (Sección):

Figura 7.68 Permiso – Módulos, F4, A.p. y D/S

Cuando un usuario está trabajando en uno de los módulos del sistema, y se presenta un mensaje como el

siguiente:

Figura 7.69 Sin autorización.

El usuario no está autorizado para esta acción. Para habilitarlo debemos ir al administrador del sistema, a

la opción permisos, buscar la dirección descrita en el mensaje y seguir los procedimientos explicados

anteriormente.


Manual del Usuario

Aprobación de docs.- En esta opción el administrador, puede conceder al usuario la capacidad de

actuar sobre los estados de un documento. El administrador deberá seleccionar el módulo, el o los

documentos y el sistema presentará los niveles de autorización. Damos un clic en el ícono editar y

procedemos a la autorización, finalmente aceptamos.

Figura 7.70 Aprobación de documentos.

Ubicaciones asignadas.- El administrador puede dar acceso al usuario a determinadas áreas de

proceso, de manera que puedan actuar únicamente en las áreas de proceso seleccionadas.

Figura 7.71 Ubicaciones asignadas.

Sub-módulos.- Permite configurar el perfil del usuario, para que cuando ingrese al sistema, la

pantalla principal le muestre solo los sub-módulos a los que tiene acceso.

Figura 7.72 Sub-módulos.


Manual del Usuario

Figura 7.73 Ventana principal – perfil configurado.

Bodegas.- En algunas empresas, se manejan más de una bodega, esta opción le permite restringir el

acceso a determinados usuarios.

Figura 7.74 Bodegas

Informes.- Permite restringir la consulta de informes. Primero debe seleccionar el módulo y luego

seleccionar los reportes que deseemos que el usuario tengo acceso.

Figura 7.75 Informes.

7.7 Módulo de “Compras”.

El módulo de “Compras” consta únicamente del sub-módulo “Ingreso”, en el que se puede registrar la

lista sus proveedores.

Para ingresar, damos clic en el módulo de “Compras”, luego dar clic en “Ingreso”, entonces se presentará

la siguiente pantalla:


Manual del Usuario

Figura 7.76 Compras – Ingreso.

Para ingresar a un nuevo proveedor, dar clic en el ícono editar , entonces se presentará el ícono de

nuevo , dar clic en éste ícono e ingresar la siguiente información.


Ítem Descripción

Código Ingresar el código del proveedor.

Descripción Es el nombre del proveedor.

Dirección Ingresar la dirección proveedor.

Teléfono Ingresar los números telefónicos del proveedor.

Fax Ingresar el número de fax del proveedor.

e-mail Ingresar la dirección de correo electrónico del proveedor.

Atención Ingresar el nombre del contacto dentro de la empresa proveedora.

Luego de haber ingresado por lo menos un proveedor, en la parte superior de la misma ventana se activa

la opción de búsqueda . Para ejecutar una búsqueda se disponen de los filtros de búsqueda de un

código o ingresando la descripción de un proveedor específico; cuando se ingresa cualquiera de éstos

criterios de búsqueda debe ingresarse éstos entre asteriscos. Cuando no se utiliza ninguno de los filtros

indicados y se ejecuta una búsqueda , como resultado obtendremos el listado completo de proveedores,

pero para ello debe digitar asterisco “ * “ en cualquiera de los campos, sea código o descripción.

7.8 Módulo de “Activos”

Figura 7.77 Activos Fijos – consultas.

El primer paso a dar es, subir la información de activos fijos de la empresa, a través de una interface entre

SisMAC y el software financiero que la empresa posea. Este módulo posee únicamente el sub-módulo de

“Consultas”.


Manual del Usuario

Para ingresar dar clic en el módulo “Activos”, luego dar clic en “Consultas”. Para ejecutar las consultas

se dispone de los siguientes filtros:

Código: Ingresar el código del activo fijo entre asteriscos, no es necesario ingresar todo el código;

SisMAC, buscará todos los activos que contengan los dígitos ingresados.

Descripción: También es posible realizar una búsqueda ingresando la descripción del activo fijo

entre asteriscos.

Consultar todo el listado: Para ejecutar una consulta de todo el listado de los activos fijos, se

debe digitar “ * ”, en cualquiera de los campos, sea de código o descripción y luego dar clic en el

ícono buscar .

Figura 7.78 Compras – Ingreso.

7.9 Módulo de “Personal”.

Este módulo puede trabajar como un vínculo entre el modo de personal de una empresa y SisMAC, si la

empresa carece de este módulo es un alternativa para ingresar datos del personal que el sistema necesita

para trabajar.

El módulo de “Personal” permite el ingreso de un listado del personal en el cual podemos incluir datos

generales de los empleados. Como también ingresar ciertos parámetros.

El módulo de personal solo cuenta con la opción personal ingreso que es la que se muestra a

continuación:

Figura 7.79 Módulo “Personal”.

Para ingresar un nuevo empleado, damos clic en nuevo y debemos llenar en esta ventana la siguiente

información:

Código del empleado

Nombres

Apellidos

Departamento y sección

Centro de costos


*


Manual del Usuario

Figura 7.80 Creación de un nuevo empleado.

Una vez llenada la información básica, presionamos el ícono Datos , y el sistema nos presenta una

nueva ventana en la que se encuentran las siguientes opciones:

1. Datos personales.

2. Horas extras / Vacaciones.

3. Horas sin OT / No trabajadas.

4. Asistencia

En Datos personales la información a ingresar es:

Cargo del empleado en la empresa.

Dirección

Teléfono.

Profesión

Estudios

Capacitación

Especialidad: Se debe crear los diferentes especialistas en “Mantenimiento – Parámetros”,

seleccionar la opción “Especialistas”, escoger el departamento y sección, luego ingresar todos

los especialistas. Luego regresamos a “Personal – Ingreso”, “Datos personales”, se presentará en

el campo “Especialidad” el listado de especialistas ingresados, del cual se debe seleccionar, la

especialidad que le corresponda.

Sexo

Fecha de Nacimiento

Número de cédula

Número de seguro.

Figura 7.81 Datos personales.

Como podemos ver en la figura anterior, en esta ventana la podemos escoger la opción tipo entre cuatro

posibilidades:

Administrativo.

Operativo

Supervisor

Ejecutor de mantenimiento

Pudiéndose seleccionar más de una opción (un empleado puede cumplir funciones administrativas y ser

un supervisor también)


Manual del Usuario

Los empleados seleccionados como administrativos aparecen en las ventanas de usuarios del sistema

(para poder vincular al usuario con un empleado del listado) como en la siguiente ventana:

Figura 7.82 Usuarios SisMAC.

Los empleados seleccionados como ejecutores de mantenimiento aparecen en los listados de personal que

pueden ejecutar las órdenes de trabajo, en la opción mano de obra de una orden de trabajo, como se

observa en la siguiente ventana:

Figura 7.83 Asignación de mano de obra.

Otra opción de este módulo es ingresar un Calendario general de trabajo para ello debemos dar un clic en

esta opción y el sistema nos presenta la siguiente ventana:

Figura 7.84 Ficha de datos.


Manual del Usuario

Día: V-1 (Viernes, 01; corresponde a la fecha del mes y año seleccionados).

T.día: Tipo de día (Se mostrará una vez que se hayan guardado los datos).

+/-: (+ horas extras; - horas no trabajadas)

Fl/Ex: Horas de falta / Horas extras.

Tipo de just.: Tipo de justificación (Se debe ingresar un banco de “Tipos de justificación” en el

submódulo de “Mantenimiento – Parámetros”. De acuerdo al tipo de justificación, deberá seleccionar si

son horas Extras, No trabajadas y si son No remuneradas.

Figura 7.85 Tipos de justificación.

Otra opción es Horas sin OT / No trabajadas, que le permite registrar las horas empleadas en realizar

una actividad de mantenimiento sin haber generado una orden de trabajo o las horas no trabajadas de un

empleado.

Figura 7.86 Horas sin OT / No trabajadas.

Para ingresar la información, se debe dar clic en agregar , se añadirá una fila y se ingresa la siguiente

información:

Día: Corresponde al día en el que se realizaron horas trabajadas sin OT u horas no trabajadas, se

presentarán los días correspondientes al mes y año seleccionados en la parte superior, una vez que se ha

elegido el día, se debe presionar enter para seleccionarlo.

Dept: Departamento al que pertenece el empleado, se presentará la lista que se ha ingresado en el banco

de departamento en el submódulo “Inventario – Parámetros”, se debe seleccionar el correspondiente y

presionar enter.

C.C.: Centro de Costos al que se van cargar las horas registradas; al igual que los campos anteriores se

presentará la lista de centro de costos ingresado en el submódulo de “Inventario – Parámetros”,

seleccionar el que corresponda y presionar enter.

Cod.Item: Se debe registrar el código del ítem en el que se han realizado los trabajos, para ello debe dar

clic en la celda vacía que se encuentra bajo la descripción “Cod. Item” y presionar F2, entonces se

presentará una ventana con el inventario técnico de donde se debe seleccionar el ítem y automaticamente

se cargará el código del ítem.


Manual del Usuario

+/-: (+ horas trabajadas sin OT / - horas no trabajadas). Se debe ingresar + o -, según corresponda.

Norm: Horas normales de trabajo.

E50%: Horas Extras al 50%

E100%: Horas Extras al 100%

Tipo de justificación: Tipo de justificación de las horas trabajadas sin OT u horas no trabajadas, se

presentará el listado de tipos de justificación que fue ingresado en el submódulo de “Mantenimiento –

Parámetros” en la tabla de “Tipos de justificación”; seleccionar el tipo correspondiente y presionar enter.

Observaciones: Se puede agregar algún detalle.

Finalmente, se observa la última ventana denominada “Asistencia”, la que le permite al usuario registrar

las horas exactas de ingreso y salida del personal. Prácticamente corresponde al control biométrico de

cada empleado. Su uso es opcional.

Figura 7.87 Asistencia.

manual usuario sismac 2013

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