manual tecnico de sistema. · 2018. 7. 16. · manual usuario de sistema. direcciÓn de...

MANUAL USUARIO

SISTEMA VACACIONES

CÓDIGO: MUSV-01

MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA DE GESTIÓN

SECCION DE SISTEMAS ESPECIALIZADOS EN RECURSOS HUMANOS.

REALIZADO POR:

ING. RONALD MONTOYA RAMIREZ

JULIO DE 2014

MANUAL USUARIO DE SISTEMA. DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA DE GESTIÓN.

Versión: 1 Página 2 01/12/2010

Tabla de contenido

INTRODUCCION. .................................................................................................................................. 4

OBJETIVO GENERAL. ............................................................................................................................ 5

OBJETIVO ESPECIFICOS. ....................................................................................................................... 5

ALCANCE. ............................................................................................................................................. 5

ABREVIATURAS. ................................................................................................................................... 5

RESPONSABILIDAD. ............................................................................................................................. 6

DIRECTRICES. ........................................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

DESCRIPCIÓN DEL MANUAL ................................................................................................................ 6

DESCRIPCION DETALLADA DE HERRAMIENTAS USADAS. ................................................................... 6

REPORTES. ....................................................................................................................................... 6

BASE DATOS. ................................................................................................................................... 6

DESARROLLO. .................................................................................................................................. 6

OTROS. ............................................................................................................................................ 7

DESCRIPCION DETALLADA DE CADA UNOS DE LOS MODULOS. ......................................................... 8

INICIO SISTEMA (LOGIN Y CONTRASEÑA). ...................................................................................... 8

MENÚ. ........................................................................................................................................... 10

OPCIONES DEL MENÚ.................................................................................................................... 10

Módulo de Tramites. ................................................................................................................. 10

Módulo Jefes. ............................................................................................................................ 10

Módulo Mantenimiento. ........................................................................................................... 11

Módulo Reportes....................................................................................................................... 11

MODULO TRÁMITES. ......................................................................................................................... 12

SOLICITAR VACACIONES. ............................................................................................................... 12

MOVIMIENTO FUNCIONARIOS ...................................................................................................... 13

SOLICITUDES APROBADAS ............................................................................................................. 14

SOLICITUDES PENDIENTES............................................................................................................. 14

SOLICITUDES RECHAZADAS. .......................................................................................................... 15



MODULO JEFES. ................................................................................................................................. 16

INCLUIR SUB ALTERNO .................................................................................................................. 16

CONSULTA SOLICITUDES PENDIENTES POR APROBAR ................................................................. 17

ANULAR SOLICITUDES APROBADA. ............................................................................................... 18

CONSULTA JEFES OFICINAS CENTRALES. ....................................................................................... 20

MODULO MANTENIMIENTO. ............................................................................................................ 21

INCLUIR FUNCIONARIO. ................................................................................................................ 21

INCLUIR SUB ALTERNO .................................................................................................................. 22

AJUSTES +/- ................................................................................................................................... 23

DIAS FERIASDOS. ........................................................................................................................... 23

DEPARTAMENTOS. ........................................................................................................................ 25

PROCESOS. .................................................................................................................................... 25

SEGURIDAD................................................................................................................................ 27

PROBLEMAS MÁS COMUNES. ........................................................................................................... 29

ERROR DE LOGIN. .......................................................................................................................... 29

DICCIONARIO DE TERMINOS (GLOSARIO). ........................................................................................ 29

ANEXOS. ............................................................................................................................................ 30



INTRODUCCION.

El sistema de vacaciones es una herramienta desarrollada para la administración y

manipulación de trámites de vacaciones para los funcionarios administrativos de las

regionales y de los funcionarios de oficinas centrales del Ministerio de Educación Pública.

El sistema permite llevar un control detallado de los movimientos de las personas que

realizan los diferentes trámites de vacaciones, con lo cual se facilita el proceso de

consultas e inserción de la información.

Así mismo a lo que concierne a éste manual el mismo está elaborado de forma gráfica,

ágil y sencilla, para que sirva de guía y ayuda de cómo manipular el sistema.

Dicho manual nace con la necesidad de que el usuario tenga una guía para que pueda

comprender mejor la manipulación del mismo. En este manual encontrará la explicación

detallada de los procedimientos o procesos necesarios para el buen funcionamiento.



OBJETIVO GENERAL.

Explicar y guiar al usuario final en la manipulación y funcionamiento del sistema

de vacaciones.

OBJETIVO ESPECIFICOS.

Guiar el usuario del sistema.

Facilitar al usuario del sistema la comprensión y funcionamiento del mismo.

Mejorar la utilización y manipulación de los menús, reportes y módulos del

sistema.

Explicar cómo se consultan de los trámites realizados

ALCANCE.

Este manual tiene como finalidad de instruir y guiar a cualquier funcionario que utilice el

sistema de vacaciones para que pueda entender el funcionamiento básico y detallado del

mismo.

El alcance de este manual es graficar y poner en papel exactamente lo que el sistema

hace, con el fin de que los usuarios una vez que se lean este documento no tengan

perdida alguna en su uso y funcionamiento.

ABREVIATURAS.

MEP: MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA.



RESPONSABILIDAD.

Es de suma importancia que el usuario del sistema de vacaciones lea y analice

detalladamente este manual ya que en él se explica detalladamente los principales

módulos y formas de manipular de la aplicación. Será responsabilidad de cada usuario

leer dicho manual.

DESCRIPCIÓN DEL MANUAL

Este manual está enfocado en explicar claramente el uso del sistema de vacacione, de

manera que el usuario a la hora de trabajar en el sistema, este viendo exactamente lo

mismo que aprendió en este manual, ya que el mismo contempla toda la interface grafica

del sistema escrita en prosa.

DESCRIPCION DETALLADA DE HERRAMIENTAS USADAS.

Para desarrollar la aplicación de vacaciones se utilizaron las siguientes herramientas o

componentes:

REPORTES.

Para la generación de reportes se utilizó Reporting Services 2005.

BASE DATOS.

Como motor de base de datos de utilizó Microsoft SQL Server 2008.

o Repositorio base datos (bda_Vacaciones)

Motor de base de datos Sybase System 11 para consultar.

DESARROLLO.

Microsoft .Net 2010: Diseño de la aplicación de vacaciones.



OTROS.

IIS Internet Information Services. Versión 5.2



DESCRIPCION DETALLADA DE CADA UNOS DE LOS MODULOS.

Ingresar al sistema desde el menú pri como lo muestra la siguiente imagen o digitando esta dirección en Internet Explorer http://emb-iis-00/Vacaciones/LoginWindows.aspx



INICIO SISTEMA (LOGIN Y CONTRASEÑA).

Al momento de ingresar al sistema aparecerá la pantalla de verificación de usuario, se

solicitará el usuario (ejemplo: rmoya) y la contraseña de ingreso. Este Login debe ser el

mismo con que se accede al Inicio de sesión de Windows.

Cabe hacer mención que el sistema verificara que el usuario y la contraseña sean las

correctas. De no ser así el sistema nos muestra la siguiente pantalla de error.



MENÚ.

Al digitar el usuario y contraseña correctos, se ingresa a la pantalla principal del sistema.

En donde se presenta dos menús y un cuadro de información a considerar, en el cual

viene la información del departamento al cual pertenece y nombre del jefe que le aprueba

las vacaciones con su respectivo correo, si esta información estuviera en blanco o

incorrecta puede decirle a su jefe respectivo que lo incluya nuevamente en el sistema

como su subalterno en la opción de jefes incluir subalterno.

OPCIONES DEL MENÚ.

Módulo de Tramites.

o Solicitud Vacaciones.

o Movimiento Funcionarios.

o Solicitudes Aprobadas.

o Solicitudes Pendientes.

o Solicitudes Rechazadas.

Módulo Jefes.

o Incluir Sub Alternos.

o Consulta Solicitudes Pendientes Aprobar.



o Anular Solicitudes Aprobada.

o Consulta Jefes Oficinas Centrales.

Módulo Mantenimiento.

o Incluir Funcionario.

o Incluir Subalterno.

o Ajustes +/-.

o Días ferias.

o Departamento

o Procesos

o Seguridad

Módulo Reportes.

o Varios Reportes.



MODULO TRÁMITES.

SOLICITAR VACACIONES.

Paso # 1: Primero que nada de debe digitar la identificación del funcionario, como se

muestra en la siguiente imagen en el campo identificación, el formato debe ser igual al

sistema de acciones (10 dígitos). Inmediatamente se muestra la información del

funcionario con el total de días disponible.

Paso # 2: Se procede a seleccionar el día a solicitar y se le da clic en el botón

“Solicitar Día” inmediatamente se carga el grid con el día solicitado, si desea solicitar

varios días realiza el mismo proceso.

Paso # 3: Se digita alguna observaciones que se crea necesaria o conveniente. Y se

le da un clic en el botón “Enviar Solicitad”. La solicitud queda en espera para que el jefe

inmediato la apruebe o la rechace. El sistema manda un correo al jefe respectivo para que

este enterado de dicho trámite. El jefe respectivo debe de ingresar al sistema para

aprobar y rechazar la solicitud.



MOVIMIENTO FUNCIONARIOS

En esta pantalla se puede consultar la información de los movimientos realizados como

los son las solicitudes realizadas, ajuste, anualidades cumplidas, información personal y

saldo.



SOLICITUDES APROBADAS

En esta pantalla se pueden ver las solicitudes de vacaciones aprobadas que tiene

registradas a su nombre.

Primero que nada de debe digitar la identificación del funcionario, como se muestra en la

siguiente imagen en el campo identificación, el formato debe ser igual al sistema de

acciones (10 dígitos).

SOLICITUDES PENDIENTES.

Primero que nada de debe digitar la identificación del funcionario, como se muestra en la





Inmediatamente se muestra la información detallada del funcionario con el total de días

disponibles. Luego se debe de darle clic en el botón de “Anular Solicitud”. Y el sistema le

informa que la solicitud se ha anulado.

Este proceso se debe realizar antes del que jefe inmediato apruebe las vacaciones. En el

momento en que anule la solicitud pendiente por aprobar al jefe inmediato ya no aparece

como pendiente.

SOLICITUDES RECHAZADAS.

Primero que nada se debe digitar la identificación del funcionario, como se muestra en la



En la Pantalla se muestra la información de las solicitudes rechazadas por su jefe

inmediato y el motivo por el cual su jefe respectivo rechazo la solicitud, en este caso



usted como solicitante no puede tomar las vacaciones respectivas no tiene el

permiso respectivo.

MODULO JEFES.

INCLUIR SUB ALTERNO

Este módulo solo lo utilizan los funcionarios que son jefes de unidad /

departamentos o direcciones, para darle mantenimiento al sistema, ningún otro

funcionario puede o tiene permisos para utilizar este módulo. En él se incluye los

subalternos que tiene a cargo de igual manera se pueden eliminar si en realidad no los

tiene a cargo. Solamente tiene que digitar la cedula o identificación del sub alterno y el

sistema le despliega el nombre respectivo para luego darle un click en el botón de

Agregar. Luego de realizado esto abajo aparecerá en una lista los funcionarios que ya

están a cargo suyo.



CONSULTA SOLICITUDES PENDIENTES POR APROBAR


departamentos o direcciones, para darle mantenimiento al sistema ningún otro

funcionario puede o tiene permisos para utilizar lo.

En esta pantalla se puede consultar la información de los funcionarios que le enviaron

solicitudes de vacaciones a usted como jefe, en la pantalla podemos encontrar todas las

solicitudes pendientes por aprobar o rechazar. La información de la solicitud trae entre

otra información el nombre del solicitante para identificar quien está solicitando las

vacaciones, fecha en que se envió la solicitud y fecha en que el solicitante desea tomar

sus vacaciones. Usted como jefe tiene dos opciones aprobar la solicitud con lo cual

autoriza al solicítate a tomar las vacaciones respectivas, inmediatamente se le notificara al

funcionario por medio de un correo que la solicitud fue aprobada o la otra opción es



rechazar la solicitud para lo cual tendrá que detalla el motivo del rechazo de igual forma el

solicitante recibirá un correo informando y no podrá tomes sus vacaciones.

ANULAR SOLICITUDES APROBADA.


departamentos o direcciones, para darle mantenimiento al sistema ningún otro

funcionario puede o tiene permisos para utilizar lo. En él se muestra las solicitudes

realizadas por un funcionario determinado consultándolo por cedula o identificación, luego

el sistema le despliega la solicitudes realizadas en donde el jefe si lo desea puede anular

la solicitud previamente aprobada retornando le los días solicitados al saldo del

funcionario.



CONSULTA JEFES OFICINAS CENTRALES.

En esta pantalla usted puede consultar todas la dirección / departamentos y unidades que

se encuentran cargadas en el sistema de vacaciones.



MODULO MANTENIMIENTO.

Este módulo solo lo utilizan los funcionarios de la Unidad de Vacaciones para darle

mantenimiento al sistema ningún otro funcionario puede o tiene permisos para utilizar lo.

INCLUIR FUNCIONARIO.

En este formulario se incluye los funcionarios nuevos, se consulta la identificación del

SIGRH, el sistema automáticamente retorna el nombre completo del funcionario, luego se

procede a seleccionar el departamento correspondiente, el mes de derecho de cuando

cumple el periodo, año y la cantidad de días de que disfruta actualmente. Y se le da clic

en el botón de guardar.



Para modificar o borrar un funcionario se procede a consultar la información del

funcionario luego de que está cargada la información se procede a modificar o borrar,

luego se procede a darle clic ya sea en el botón de borrar o modificar.

INCLUIR SUB ALTERNO



En dicha pantalla pueden incluir un sub alterno a un jefe respectivo, con solo digitar la

cedula o identificación del jefe y digitando la cedula o identificación del subalterno. De

igual forma en dicha pantalla se puede eliminar a un subalterno que no esté a cargo del

jefe consultado dándole click en el botón eliminar.



AJUSTES +/-



En este formulario se pueden realizar dos diferentes tipos de movimientos denominados

ajustes ya sean positivos o negativos con se respectiva explicación u observaciones.

Cualquier tipo de movimiento incluido aquí modifica el saldo de días del funcionario en

cuestión.

DIAS FERIASDOS.



En esta pantalla los encargados de brindar el mantenimiento al sistema incluyen los días

feriados para que los usuarios no puedan solicitarlos.



Solamente se selecciona el día se digita el motivo del cuales el feriado y se le da click en

el botón Incluir, Inmediatamente se muestra en la lista de abajo como feriados

reconocidos en el sistema, de igual forma si nos equivocamos o queremos quitar un

feriado que no corresponde, nos vamos a listado de feriados y le damos click en el botón

de eliminar.



DEPARTAMENTOS.



En este formulario se encuentra un listado o información de los diferentes departamentos

del ministerio. También se puede modificar cualquiera de los departamentos listado.

PROCESOS.

Correr proceso masivo de semana santa.

En este formulario se puede correr procesos masivos como lo son las vacaciones de

semana santa, consiste en digitar la cantidad de días, periodo y las observaciones, el

sistema se encarga de incluir a todos los funcionarios registrados las vacaciones de oficio.



Correr proceso masivo de fin año.

En este formulario se puede correr procesos masivos como lo son las vacaciones de fin

de año, consiste en digitar la cantidad de días, periodo y las observaciones, el sistema se

encarga de incluir a todos los funcionarios registrados las vacaciones de oficio.



SEGURIDAD.

En este módulo se puede modificar los diferentes tipos de permisos que existen. (Solo

pueden ingresar los usuarios administradores)

Tipos de permisos.

Incluir: Con este tipo de permiso se pueden ingresa funcionarios al sistema.

Modificar: Con este tipo de permiso se puede modificar información de

funcionarios previamente guardados.

Eliminar: Con este tipo de permiso se pueden eliminar funcionarios

previamente guardados.

Usuario Activo / Inactivo: Con este tipo de permiso el sistema controla quien

tiene derecho a entrar al sistema. El sistema por default pone este permiso activado a

los usuarios la primera vez que ingresan al sistema.



Administrador: Con este tipo de permiso el usuario tiene todos los otros tipos de

permisos y puede modificar los permisos de las demás.



PROBLEMAS MÁS COMUNES.

ERROR DE LOGIN.

Al momento de ingresar al sistema aparecerá la pantalla de verificación de usuario,

se solicitará el usuario (ejemplo: rmontoya) y la contraseña de ingreso. Este Login debe

ser el mismo con que se accede al Windows

Cabe hacer mención que el sistema verificara que el usuario y la contraseña sean

las correctas. De no ser así el sistema nos muestra la siguiente pantalla de error.

DICCIONARIO DE TERMINOS (GLOSARIO).

Sybase System 11: Motor de base de datos (Repositorio de datos).

Microsoft .Net 2010: Software en el cual se desarrollo la aplicación.

Microsoft SQL Server 2008: Motor de base de datos (Repositorio de datos).

Abrir: Presentar el contenido de un archivo en una ventana o ampliar un icono para

convertirlo en una ventana.

Alfanumérico: Información formada por letras, signos y cifras. Por extensión se

suele aplicar a la parte izquierda del teclado para diferenciarlo del pequeño teclado

numérico situado a la derecha del mismo

Base de datos: Sistema de almacenamiento de datos muy flexible que te permite

utilizar la información en función de diversos criterios.

Click: Hacer clic. Acción de presionar y soltar rápidamente un botón del mouse.

Password: Palabra de paso, contraseña. Conjunto de caracteres alfanuméricos

que permite a un usuario el acceso a un determinado recurso o la utilización de un

servicio dado. Palabra clave.



Servidor: Ordenador que suministra espacio de disco y recursos a otros

ordenadores llamados clientes y conectados a él a través de una Red.

Sistema: De forma genérica se llama sistema al conjunto formado por el hardware

y software que componen la parte esencial del ordenador. Sistema vale tanto para

referirse al sistema operativo como para hablar del entramado tecnológico del PC.

Software: Conjunto de programas que puede ejecutar un ordenador.

SQL: Structured Query Language. Lenguaje de Petición Estructurada. Lenguaje

para base de datos.

Ventana: Parte fundamental de la interfaz gráfica del ordenador por donde se

muestran las opciones de un menú.

ANEXOS.

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