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MANUAL SRMPROVEEDORES

División de Abastecimiento y Administración

Octubre, 2008

Agenda

• Ingreso al Sistema

• Proveedores de Materiales

Visualizar y Confirmar Orden de Compra Materiales

Ingreso de Factura

Status de la Factura

• Proveedores de Servicios

Visualizar y Confirmar Orden de Compra de Servicios

Ingreso de Factura


ABAD – MANUAL SRM PROVEEDORES 2

Ingreso al Sistema


Ingresar RUT proveedor previamente inscrito y luego

presionar ENTRAR.

Ingreso al Sistema


Ingresar ID y

Clave de acceso

Agenda





Ingreso de Factura




Ingreso de Factura


Visualizar Orden de Compra


Para Visualizar la Orden de Compra, debe seleccionar opción Visualizar/Confirmar

del menú Ordenes de Compra.

Usted habrá recibido en su e-mail un anuncio de que tiene le ha llegado una Orden de Compra, en el e-mail vendrá el link del sitio web y la Orden de Compra en formato .pdf.



1.- El sistema por defecto muestra las órdenes de compra de los últimos 7 días. En caso de buscar órdenes de compra de fechas anteriores, debe ampliar el plazo y posteriormente seleccionar Inicio.

2.- Número de Pedido a Visualizar. La información se desplegará en la parte inferior.

3.- Para visualizar y confirmar ordenes de compras materiales y servicios



1.- Se debe imprimir la Orden de Compra.

Ingreso al Sistema


1.- Seleccionar Impresora.2.- Cerrar ventana.

Para visualizar la orden el sistema

genera una nueva ventana por

defecto.

Confirmar Orden de Compra


1.- Una vez que se hayan entregado los materiales y estos hayan sido recibidos conforme, se procederá a Confirmar la Orden de Compra por el sistema.

2.- Se debe verificar que se haya entregado la totalidad de los materiales. En caso contrario se debe quitar la marca en los materiales no entregados, o bien, cambiar la cantidad si se entregó una parcialidad.



1.- En el campo Nombre de confirmación

se debe ingresar el Nombre de referencia que tenga relación con la orden de compra. 2.- En el campo Documento Ref. se debe

ingresar el número de la Guía de Despacho, o bien, el Número de Factura. En el caso de que los materiales hayan sido entregados con más de una Guía de Despacho, solamente se debe ingresar un número.

3.- Finalmente Confirmar.



1.- Al confirmar la Orden de Compra, el sistema genera el Nº Confirmación.

2.- Si desea imprimirlo, seleccionar Ver

Confirmación.



1.- Si decidió imprimir, se desplegará la siguiente ventana, en la que deberá seleccionar el icono de la impresora.

2.- Cerrar ventana.



1.- Para regresar al menú anterior o.

2.- Podrá seleccionar cualquier opción de este menú el cual lo llevara otras aplicaciones.

Agenda





Ingreso de Factura




Ingreso de Factura


Ingreso de Factura


1.- El sistema no le informará cuando una Orden de Compra haya sido autorizada por el usuario solicitante de ENTEL, por lo tanto, usted tendráque monitorear en el sistema si su Orden de Compra ha sido autorizada para que pueda facturar.

2.- Ingresar al menú Materiales* de la carpeta Factura para monitorear e ingresar una factura.

Ingreso de Factura


1.- Sociedad a la cual Facturar

2.- Ingresar en Doc.compras el número de la Orden de Compra que desea facturar. Usted puede ingresar un rango de Órdenes de Compra si desea.

3.- Seleccionar Aceptar.

Ingreso de Factura


1.- Seleccionar la Orden de Compra deseada.

Nota: Varias Órdenes de Compra puedes estar asociadas a una factura. Sin embargo, no se puede facturar una Orden de Compra con más de una factura.

2.- Seleccionar para continuar.

Ingreso de Factura


1.- Antes de enviar este Ingreso Preliminar de Factura, se debe adjuntar una imagen digitalizada de la Factura a través de la opción Adjuntar Archivo.

Ingreso de Factura


1. Para comprobar que la factura esté adjunta, se debe verificar el archivo que aparece en el cuadro Documentos. Si se desea eliminar el archivo, debe utilizar el tacho de basura.

2. El botón Volver, le permite regresar al Ingreso de la Factura Preliminar.

Ingreso de Factura


1.- El contenido de la Orden de Compra pasa a una simulación de factura en la pantalla de la derecha.

2.- Cuando el valor de la Orden de Compra es diferente a CLP (pesos chilenos), se debe cambiar el Tipo de Cambio por CLP en Importe.

7.- Seleccionar Calcular para actualizar los cambios efectuados.

4.- Ingresar Fecha de la Factura en Fecha documento.5.-Verificar el Indicar de IVA.6.- Ingresar el número de la factura en Nº factura.

Ingreso de Factura


Finalizar presionando

Enviar Factura.

Ingreso de Factura


1.- Número Interno de Factura Preliminar

2.- El sistema registrará esta Factura Preliminar generando el Número de Comprobante de

Ingreso de Factura, el que DEBE SER IMPRESO y adjunto a la Factura original al momento de presentarla, sino ésta será devuelta.

Ingreso de Factura


Agenda





Ingreso de Factura




Ingreso de Factura




1.- Ingresar al menú Status* de la carpeta Factura para monitorear e ingresar una factura.

Nota: esta opción permite visualizar el status de una factura (bloqueada/liberada) y además imprimir el Comprobante de Ingreso de Factura, documento exigido al momento de presentar la factura.



1.- Ingresar número de la factura.

2.- Aceptar.

Ingreso de Factura


1.- Se puede ver el status de la factura.

2.- Se puede imprimir, cuantas veces sea necesario, el Comprobante de Ingreso de Factura, documento exigido al momento de presentar la factura.

Agenda





Ingreso de Factura




Ingreso de Factura




Para Visualizar la Orden de Compra, debe seleccionar opción Visualizar/Confirmar

del menú Ordenes de Compra.

Usted habrá recibido en su e-mail un anuncio de que tiene le ha llegado una Orden de Compra, en el e-mail vendrá el link del sitio web y la Orden de Compra en formato .pdf.



1.- El sistema por defecto muestra las órdenes de compra de los últimos 7 días. En caso de buscar órdenes de compra de fechas anteriores, debe ampliar el plazo y posteriormente seleccionar Inicio.

2.- Número de Pedido a Visualizar. La información se desplegará en la parte inferior.

3.- Para visualizar y confirmar ordenes de compras materiales y servicios



Para desplegar información de la orden, parte inferior.

información de la orden, a tratar



1.- Se debe imprimir la Orden de Compra.



1.- Seleccionar Impresora.2.- Cerrar ventana.

Para visualizar la orden el sistema

genera una nueva ventana por

defecto.



1.- Una vez que se hayan entregado los Servicios y estos hayan sido recibidos conforme, se procederá a Confirmar la Orden de Compra por el sistema.

2.- Se debe verificar que se haya entregado la totalidad de los materiales. En caso contrario se debe quitar la marca en los materiales no entregados, o bien, cambiar la cantidad si se entregó una parcialidad.

Confirmar Orden de Servicios


Ejemplo de Items a completarobligatoriamente:

Nombre de confirmación: Sala CunaResponsable Interno: Rosa Nova R.Responsable Externo: Mauricio Ravilet C.Ident. Cliente: Los EnanitosLugar Prestación: Los EnanitosDocumento Referencia: 123Nro. Externo (OS): 123



1.- Dirigirse a Datos Posición para revisar el detalle de los servicios solicitados y confirmar la cantidad de servicios a entregar (ésta unidad de medida variará según el tipo de servicio: CU, %, etc.)

2.- Especificar la Cantidad en caso de hacer entregas parciales (será inferior a la que aparece originalmente). Cuando la unidad de medida es % o UF puede confirmar solo hasta 3 decimales.

3.- Si desea confirmar solamente una posición, debe sacar el ticket del resto de las posiciones que no se confirmarán. En el caso si ubice mas posición.



1.- Si desea adjuntar alguna información adicional a la Orden de Servicio que estáconfirmando puede hacerlo a través de la opción Doc. Adjuntos.

2.- Una vez adjuntado los documentos, hacer click en el botón Confirmar.



1.- Al confirmar la Orden de Compra, el sistema genera el Nº Confirmación.

2.- Si desea imprimirlo, seleccionar Ver

Confirmación.



1.- Si decidió imprimir, se desplegará la siguiente ventana, en la que deberá seleccionar el icono de la impresora.

2.- Cerrar ventana.

Agenda





Ingreso de Factura




Ingreso de Factura


Ingreso de la Factura


Seleccionar la opción Servicios del menú Facturación.

NOTA: Para poder ingresar una factura es necesario que usted anteriormente haya confirmado la prestación del servicio y que el usuario solicitante haya confirmado la recepción el Servicio. Para esto último se recomienda comunicarse telefónicamente con el usuario solicitante.



1.- Seleccionar la Sociedad a la cual le está emitiendo la factura.

2.- OBLIGATORIO: Escribir en Unidad Organizativa la Unidad Solicitante que aparece en la Orden Servicio.

3.- Opcional: En Doc. Compras ingresar el número de la Orden de Servicio correspondiente.

4.- Aceptar



EJEMPLO



3. Seleccionar

2. Marcar con un ticket la Orden de Servicio deseada.

1. Al realizar la operación anterior se podrá Visualizar – Seleccionar HES de

la Orden de Servicio deseada.



1. Antes de enviar este Ingreso Preliminar de Factura, se debe adjuntar una imagen digitalizada de la Factura a través de la opción Adjuntar Archivo.

Opción que permite ampliar el lado derecho



1. Para comprobar que la factura esté adjunta, se debe verificar el archivo que aparece en el cuadro Documentos. Si se desea eliminar el archivo, debe utilizar el tacho de basura.

2. El botón Volver, le permite regresar al Ingreso de la Factura Preliminar.



1.- El contenido de la Orden de Compra pasa a una simulación de factura en la pantalla de la derecha.

2.- Cuando el valor de la Orden de Compra es diferente a CLP (pesos chilenos), se debe cambiar el Tipo de Cambio por CLP en Importe.

7.- Seleccionar Calcular para actualizar los cambios efectuados.

4.- Ingresar Fecha de la Factura en Fecha documento.5.-Verificar el Indicar de Impuesto (I.V.A)6.- Ingresar el número de la factura en Nº factura.



Finalizar presionando

Enviar Factura.



1.- Número Interno de Factura Preliminar

2.- El sistema registrará esta Factura Preliminar generando un mensaje con el Número de Comprobante de Ingreso de Factura, el que DEBE SER IMPRESO y adjunto a la Factura original al momento de presentarla, sino ésta será devuelta.

Agenda





Ingreso de Factura




Ingreso de Factura




1.- Ingresar al menú Status* de la carpeta Factura para monitorear e ingresar una factura.

Nota: esta opción permite visualizar el status de una factura (bloqueada/liberada) y además imprimir el Comprobante de Ingreso de Factura, documento exigido al momento de presentar la factura.



1.- Ingresar número de la factura.

2.- Aceptar.



1.- Se puede ver el status de la factura.

2.- Se puede imprimir, cuantas veces sea necesario, el Comprobante de Ingreso de Factura, documento exigido al momento de presentar la factura.

manual srm proveedoresimprimir el comprobante de ingreso de factura, documento exigido al momento de...

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