MANUAL PROCEDIMIENTO DE PAGOS

OBJETIVO

Establecer un procedimiento de recepción de la documentación necesaria para la generación de pago por adquisición de bienes, mercaderías, servicios u otros, con la finalidad de establecer control y manejo de dichos documentos controlando y garantizando el pago de las obligaciones de la empresa.

ALCANCE Y RESPONDABLES

Jefe de Administración, encargado de adquisiciones y departamento de contabilidad encargado de tesorería.

DOCUMENTO UTILIZADOS

Comprobantes de egresos.

Documento utilizado para registrar las salidas de dinero de la Empresa.

Cabe señalar que todo egreso de dinero debe estar respaldado por una boleta, factura o recibo.

Los comprobantes de egreso deberán ser numerados y con la firma de quien recibe el dinero. Deben tener además la fecha y estar firmado por el Jefe Administrativo, quién autorizan y aprueban la salida de dinero.

Adjunto Anexo Nº1 Comprobante de egreso

Para facilitar el control de los comprobantes se deberá confeccionar en original y una copia.

Una vez elaborado, aprobado y autorizado el comprobante egreso se archiva junto con la boleta, factura o guía correspondiente, que sirve de respaldo. Al inicio de cada mes deben ser enviados al contador para su registro en la contabilidad.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO

1.- El encargado de tesorería será responsable de controlar el proceso de pago de proveedores de la Empresa.

2.-Es responsabilidad del encargado de tesorería informar al Jefe de Administración y finanzas la situación de deudas adquiridas por la Empresa y solicitar su aprobación.

3.-El encargado de Adquisiciones no podrá solicitar la emisión de cheques sin el comprobante de egreso y los documentos anexos obligatorios (Factura de compra)

4.-El encargado de tesorería realizará las gestiones de pago de acuerdo al plan de condiciones de venta establecido por Jefe de Administración y el respectivo proveedor.

5.-En el caso de adelanto de pago de deberá mantener el documento original en espera de la recepción o finiquito de la obra según sea el caso.

6.-El encargado de adquisiciones informará a los beneficiarios de pagos, de acuerdo al informe suministrado por el encargado de tesorería

7.- El encargado de tesorería deberá emitir mensualmente un listado de los pagos realizados mensualmente con su respectiva copia del comprobante de egreso, al encargado de contabilidad para su respectiva conciliación y contabilización.

PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

RESPONSABLE ACTIVIDAD

ENCARGADO DE ADQUISICIÓN 1.- Recibe documentos boleta, factura o guía correspondiente de acuerdo a la adquisición realizada

2.- Procede a la emisión de comprobante de egreso, adjuntando documentación obligatoria, para solicitar la emisión de cheques al encargado de tesorería

3.- Informar a los proveedores la fecha de cancelación de los documento en tesorería

ENCARGADO DE TESORERÍA 1.- Gestionar los pagos solicitados por el encargado de adquisiciones, previa revisión de documentación obligatoria.

2.-Informar al jefe Administración y Finanzas la situación de las deudas y solicitar la aprobación de pago

3.- Informar al encargado de adquisiciones la fecha de pago de los proveedores

4.-Mantener el documento original en espera de finiquito de recepción en caso de pago adelantado.

5.- Enviar mensualmente lista de pagos realizados al encargado contabilidad

ENCARGADO DE CONTABILIDAD 1.- Recibir listados de pago de encargado de tesorería, para su conciliación y contabilización.