manual para evaluar el sistema de control interno de un hospital
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UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
METODOLOGIAS PARA LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SUS ELEMENTOS EN ENTIDADES DE SALUD
Elaborado por: Luis Carlos Beltrán Pardo, Profesor Titular y EméritoESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y CONTADURIAPUBLICA
Bogotá mayo de 2012
MANUAL - INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SUS ELEMENTOS, DE LAS OPERACIÓNES Y/O ACTIVIDADES DE UN HOSPITAL, A TRAVES DE PLANILLAS, CUESTIONARIOS Y CALIFICACIONES
Elaborado por: Luis Carlos Beltrán Pardo, Profesor Titular de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia.
INTRODUCCION
Después de haberse realizado una amplia investigación sobre el tema, en este estudio se define una técnica y detallada explicación de la metodología más adecuada, para la evaluación del Sistema de Control Interno, de cualquier HOSPITAL, tanto del sector público como privado, en un país como Colombia, a fin de evaluar su situación actual y de acuerdo con sus resultados proceder a tomar los reconocimientos, alternativas y producir las recomendaciones que lleven al mejoramiento continuo del Sistema, que se está aplicando en la fecha de la evaluación en la empresa, utilizando herramientas como la teoría de la calidad total, que indiscutiblemente beneficiarán en general a los funcionarios, su jefes
de áreas así como de toda la entidad y sus usuarios externos, en el futuro inmediato.
Este estudio contempla lo siguientes aspectos básicos:
Los objetivos de la Investigación. El alcance de sus resultados. La metodología aplicable en las evaluaciones . Los métodos principales para realizar una evaluación. Explicación de la planilla de evaluación. Recomendaciones para la aplicación de técnicas de evaluación. Instructivo para elaborar preguntas y ejemplos, utilizados en la
evaluación. Aplicaciones del sistema de evaluación a nivel general y sus
componentes. Ejemplo de Planilla completa con sus respectivas columnas y
gráficas. Fundamentación del procedimiento de evaluación del sistema, que
incluye: Objetivos, Bases Legal, Medidas de Seguridad y de Control e
Informes. Formato del procedimiento y Flujograma.
IOBJETIVOS DE ESTA INVESTIGACIÓN:
Como objetivos específicos de este estudio se propone cumplir los siguientes objetivos
1. Realizar evaluaciones, auditorías, monitoreos y en general hacer control, tanto interno como externo, al Sistema de Control Interno en la empresa, incluyendo todas sus actividades, operaciones, tareas y procedimientos que se realizan individual e integralmente en cada una de las áreas de la empresa, para determinar si se están aplicando las normas, en que condiciones o que problemas se pueden plantear, para buscar sus soluciones, en procura de lograr un mejoramiento correctivo y continuo y así lograr la calidad de toda la organización.
2. Propiciar la autoevaluación en cualquier Hospital, individualmente y en sus unidades y calificar sus resultados.
3. Establecer la responsabilidad y autoridad de cada funcionario, en el caso presentarse de errores, deficiencias en el cumplimiento de las normas o los procedimientos previamente elaborados, para propiciar capacitación y evitar su repetición en el futuro.
4. Identificar los problemas de la Administración, para buscar sus soluciones y que no sé continúe trabajando equivocadamente y se repitan ocasional o permanentemente en el futuro los mismos problemas.
5. Apoyar a los funcionarios para que realicen más correcta y técnicamente sus labores en pro de obtener los mejores resultados y por lo tanto las dependencia sean destacadas, así como en general toda la Empresa.
6. Procurar por todos los medios que los funcionarios compartan y apoyen el cambio para favorecer el desarrollo empresarial.
7. Identificar la falta de controles y plantear las soluciones correspondientes a esta grave ineficiencia de las empresas, que no toman medidas preventivas o de prevención, lo que trae como consecuencias propiciar la corrupción, los delitos y los permanentes errores empresariales, que por lo general siempre tienen disculpa o justificación.
8. Estudiar y analizar los resultados de la Información, producto de los procedimientos, normas, objetivos, mediante el estudio de la información de estos con sus respectivos indicadores, índices o razones, etc.
9. Poder definir fortalezas, debilidades, problemas y soluciones a los procedimientos y demás normas de la Empresa y de su Sistema de Control Interno, utilizando planillas, cuestionarios y cuantificándolos mediante calificaciones.
10. Determinar conclusiones y recomendaciones que lleven a mejorar la calidad de los informe y de los resultados de cada una de las unidades apoyados de sus organizados re procedimientos.
11. Servir como un elemento preventivo contra la desorganización, la corrupción la inmoralidad y en general la ineficiencia.
ALCANCE DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO:
Mediante esta Metodología se podrán examinar los objetivos, los elementos, las características del sistema de Control Interno, además de evaluar los registros, los estados financieros, los informes de cada una de las unidades, además de sus respectivos procedimientos, las normas, funciones, reglamentos, técnicas, teorías y demás aspectos organizativos, aplicables en el Hospital, tanto a niveles individuales como colectivos de todas las unidades, como en todo su conjunto.
METODOLOGIA APLICABLE A LAS EVALUACIONES:
Esta Metodología se basará técnicamente mediante la utilización de planillas, con sus principios, reglas, normas, procedimientos, sistemas, manuales, cuestionarios y calificaciones, con las cuales se puede evaluar el Hospital en su conjunto, sus unidades, sus actividades, en una fecha o período determinado, según diseño que se describe en el presente documento, para lo cual se utilizará los siguientes herramientas:
EL MUESTREO ESTADISTICO COMO TECNICA DE CONTROL
En el proceso de la evaluación del sistema de Control Interno, así como en aplicaciones de las distintas auditorías, interventorías y monitorias, etc. el evaluador o el auditor debe revisar altos volúmenes de documentos, por esto se hace necesario y es de obligatorio cumplimiento la utilización del método selectivo, usando técnica y científicamente las estadísticas, según el caso, para lo cual se deberá preparar previamente los programas y pruebas respectivas, mediante el sistema propiciado por la ciencia Estadística, logrando que los resultados de la evaluación sea confiable y oportuna con unas que conclusiones lógicas y reales, dentro de la determinadas operaciones de control, con criterio analítico y profesional.
Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad el evaluador o auditor tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo cual debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
La muestra seleccionada o grupo de elementos o documentos debe ser representativa frente al total del conjunto.
El tamaño de la muestra varía de manera proporcional e inversa respecto a la calidad del Sistema de Control Interno y sus elementos.
El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo, detallado y profundo para poder hacer que las conclusiones sean adecuadas y confiables.
Siempre habrá un riesgo latente y más cuando la muestra no sea representativa y por lo tanto dependerá del buen criterio profesional del evaluador.
METODO DE CUESTIONARIO O PREGUNTAS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Consiste en la evaluación con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen.
Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá una evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados.
La aplicación de cuestionarios ayuda a determinar las áreas criticas de una manera uniforme.
METODO NARRATIVO O DEPROSA PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
Consiste en la descripción hecha por los funcionarios, como producto de entrevistas, encuestas, tanto escritas como verbales, detallada los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno y sus elementos, para las distintas áreas de la entidad, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
METODO GRAFICO PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
Consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas y de los procedimientos utilizando gráficas, símbolos convencionales, flujogramas etc. Con sus explicaciones que den una idea completa y correcta de los procedimientos de la empresa, con las siguientes ventajas:
- Identifica la ausencia de controles financieros, operativos y de gestión.- Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.- Identifica desviaciones de procedimientos y de las normas.- Identifica procedimientos que sobran o que faltan o partes dentro de los mismos y sus normas.- Facilita el entendimiento de las recomendaciones del evaluador y su aplicabilidad sobre asuntos contables o financieros, operativos, normativos y técnicos.
EXPLICACIÓN DE LAS COLUMNAS QUE CONFORMAN LA PLANILLA DE EVALUACION
Columna A-- Tema o área a evaluar Identifica el área principal que se quiere evaluar, codificando con un dígito, Ejemplo:OrganizaciónManuales de Procedimientos.........etc.
Número de la preguntaCodificación
Es el número de orden de la pregunta dentro de cada área evaluada 1. Y sus respectivas subdivisiones 1.1, 1.2, 1.3,1.4,.....1.n.
Columna B-- Principios Básicos o Cuestionarios o
Son las preguntas que se hacen y/o realizan para lo cual se recomienda tener en cuento
preguntas los elementos del sistema de control interno, sus objetivos necesarios, al hacer las preguntas deben ser adecuadas y cumplir las recomendaciones y que forman parte de este documento. Logrando una la evaluación técnica y justa lo que hace necesario que la respuesta sea seria y real, además de ser conocida en su integridad y sus conceptos claros, de tal forma que sea respondida y estudiada, tanto por el funcionario evaluado como por el evaluador, mediante la comprobación documental y física, para posteriormente proceder a darse las calificaciones correctas y sin ningún desvío o injusticia, según criterios que se señalan más adelante.
Columna C-- Calificación Optima, Que para todos los efectos es de cuatro (4.)
Calificación máximo que se puede obtener por pregunta, es decir cuatro (4) en todos los casos Por aplicarse correctamente las teorías, la norma, el procedimiento, etc. como factores de evaluación.
Columna D-- Calificación/Promedio, Individual y/o promedio así: Una del Funcionario. Una del Evaluador. Promedio de los Dos. Promedio General de
toda la Empresa, base del informe final, resumido.
Calificación/promedio asignada por el funcionario evaluado y/o el Evaluador, después de hacer las verificaciones correspondientes, como se indica en este documento, como técnicas de evaluación. Utilizando exclusivamente la escala de 4 a 0, las que serán en números enteros, según los siguientes criterios:Cuatro (4): Cumplimiento total de la norma, teoría, procedimientos o reglamentos en forma óptima, es decir que el control es correcto y total, por que la empresa lo esta realizando en forma correcta.Tres (3): Cuando no se cumple la norma o el procedimiento totalmente y se presentan algunas desviaciones, pero sin consecuencias graves en los controles para la empresa.Dos (2): Cuando se presentan desviaciones de las normas o procedimientos en forma más frecuentes, pero sin incidencias graves en los controles de la empresa y en sus resultados.Uno (1): Cuando se presentan desviaciones de las normas, Teorías, o procedimientos con consecuencias graves a los controles para la Empresa y sus resultados.
0: No se aplica la norma, la teoría o el procedimiento, ya se porque no existe o no se utiliza, creando "caos" por Incumplimiento total con consecuencias muy graves en los controles para la empresa y sus resultados
Columna E-- Acumulado del tema o área
Corresponde a la suma acumulada de la columna D y es igual a la calificación anterior más la calificación actual o correspondiente, (anterior más nota) y que sirve para sumar las áreas.
Columna F-- Porcentaje (%) Se obtiene de Reducir la calificación actual a términos porcentuales, aplicando la fórmula F = D/4 x 100, aproximando al entero siguiente.
Columna G-- Gráfico Es la Representación gráfica de los resultados obtenidos de la evaluación en términos porcentuales utilizando un punto o barras en las respectivas intersecciones de la columna F de 0 a 100%.
Al culminar cada tema o área, se obtiene un subtotal el cual se traslada al Resumen de la Planilla, lo que permitirá observar los resultados de la evaluación en forma integral, generalizada o globalizada.
RECOMENDACIONES BASICAS E IMPORTANTES AL APLICAR LA METODOLOGIA DE ESTA EVALUACION
1. Todas las preguntas requieren ser comprobadas, mediante observación o verificación física y/o documental y luego se asignará la calificación, individual en forma real, objetiva, independiente y con criterio profesional.
2. En los casos en que las preguntas se subdividan en dos o más partes y se requiera calificar, se procederá a dar la nota por cada una y se promediará, recomendando para el futuro ampliar el número de preguntas.
3. La metodología para calificar es la siguiente: El Funcionario Administrativo califica y posterior o inmediatamente el Evaluador hace lo mismo y se promediará, teniendo en cuenta que cuando el resultado no es entero se aproxima al siguiente, esto si el decimal es - más de cinco (5) sube y si es menos de cinco (5) baja -. Ejemplo: 3.7 = 4 y 3.2 = 3.
4. La tarea de evaluación se realizará mediante la distribución previa, acompañando las instrucciones, las planillas a cada uno de los funcionarios evaluados, teniendo en cuenta el área de especialidad que tienen a su cargo, ya sean directivas, para los cuales es obligatorio, para los asesores, operativos, auxiliares u otros serán seleccionados selectivamente mediante pruebas estadísticas
5. Si la calificación es menor de 4, se procederá de inmediato y automáticamente a elaborar un memorando que identifique el problema con sus respectivas observaciones y recomendaciones, para corregir errores graves y buscar soluciones del citado problema.
6. Preguntas de Conocimiento General CG. Las preguntas de conocimiento general son aplicables y calificables con carácter obligatorio y las deben evaluar todos los funcionarios del Nivel Directivo de la empresa, su carácter será asignado por el evaluador y se le informará al evaluado para su acuerdo, pero podrá originar una recomendación.
7. Preguntas de Conocimiento Especializado CE. Las preguntas de conocimiento especializado o específico se aplicarán solamente a las áreas o dependencias correspondientes y podrán originar No Asignar calificación, por que No Aplica una respuesta especifica a dicha pregunta, en razón de que no se tiene conocimiento por ser un tema no relacionado con su área y por lo tanto No se debe calificar, no afecta los acumulados ni los promedios, en la primera evaluación. Seguramente origina una recomendación que será posteriormente evaluada en el siguiente ciclo correspondiente.
8. NA/NR: NO APLICA/NO RESPONDE: Adicional a lo explicado anteriormente, Significa que en el momento de la evaluación, la norma, el procedimiento, el elemento o el aspecto evaluado no sé esta aplicando, por absoluto desconocimiento, originando una recomendación, para que en el futuro se "aplique". Por lo tanto no hay nota y por ende no modifican los promedios, ni afectan la evaluación total.
9. Como las preguntas han sido preparadas y estudiadas previamente por la unidad evaluadora, Interna o Externa y sí existiera cualquier duda, inquietud o desconocimiento por parte del funcionario evaluado estas deberán ser aclaradas por el evaluador asignado, por lo tanto se ruega no calificar según el caso si no existe claridad total del objetivo de la misma. Lo anterior, presupone también total conocimiento por parte del funcionario evaluador correspondiente, quien llevará una estadística del grado de dificulta de cada una de las preguntas y así podrá recomendar su eliminación, sustitución, ampliación o cualquier otro cambio.
10. Se harán planillas individuales por funcionario para llegar a una Planilla Integral o de toda la empresa.
11. Una vez terminada la evaluación, las calificaciones y porcentajes, se procederán a interpretar los resultados, que serán la base para el Informe correspondiente, incluyendo las recomendaciones con los siguientes criterios:
12. Interpretación Resumida de la Evaluación
De acuerdo con los porcentajes parciales y totales y sus promedios ponderados obtenido en la Planilla como resultado de la evaluación de los temas o áreas, se clasifica dentro de los siguientes rangos:
Menor que 52% Ausencia de controles y pésima gestión.
Entre 52% y 63% Niveles de control y gestión deficientes.
Entre 64% y 74% Niveles de control y gestión regulares.
Entre 75% y 84% Existen niveles de control razonables y buena gestión.
Entre 85% y 93% Niveles destacables de control y muy buena gestión.
Mayor de 93% Desempeño excelente y calidad asegurada.
Nota: Estos rangos se establecieron, teniendo en cuenta tendencias de carácter estadístico, que le hace ser serio, fuerte y exigente su opinión o concepto, sin embargo podrá ser modificada.
1. Se elaborará el Informe Resumen de la evaluación. Desarrollado el ejercicio tanto individual, como colectivo, se llegará a la Planilla Final y el informe correspondiente, en forma resumida y ejecutiva, con su listado de problemas, soluciones, recomendaciones y conclusiones.
14. TECNICAS ADICIONALES DE EVALUACION APLICABLES A LAS TAREAS DE CONTROL
Como técnicas de evaluación, necesarias a utilizar en esta evaluación, se definen como las acciones que sean necesarias para comprobar Los hechos que se originen de las preguntas, cuestionarios o interrogantes, que se hacen correctamente y que pueden ser oculares, verbales, por escrito, por revisión del contenido de los documentos y por examen físico.
Siguiendo esta clasificación las técnicas de evaluación se agrupan específicamente de la siguiente manera.
Técnicas de verificación ocular:
Comparación: La comparación establece la relación que hay entre dos o más conceptos. Normalmente se comparan los gastos efectuados por rubros, de un año a otro, para determinar si han aumentado o disminuido significativamente y merecen una mayor revisión. Una gran parte de la evaluación se fundamenta en la comparación de resultados o realidades con criterios aceptables facilitando, de esta forma, la evaluación y la formulación de conclusiones y recomendaciones.
Observación: Es considerada La más usual de las técnicas de evaluación y su aplicación es de utilidad en todas las fases del examen. Por medio de ella, el evaluador se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, principalmente los relacionados con la forma de ejecución de las operaciones, dándose cuenta personalmente, de manera abierta o discreta, cómo el personal realiza ciertas operaciones.
Revisión Selectiva: Es el examen ocular rápido para separar mentalmente asuntos que no son típicos o normales. Constituye una técnica frecuentemente aplicada a áreas que por su volumen u otras circunstancias no están comprendidas en la revisión o constatación más detenida o profunda. Cualquier dato, inclusive datos no financieros, tales como documentos, contratos, actas de sesiones oficiales, etc., puede ser sujeto a la selección subjetiva.
Rastreo: Es seguir una operación de un punto a otro dentro de su procesamiento. El ejemplo típico de esta técnica es seguir el registro diario hasta su pase a la cuenta mayor general con el fin de comprobar su corrección o viceversa.
Técnicas de verificación verbal
Indagación: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho. El empleo cuidadoso de esta técnica puede determinar la obtención de información valiosa que sirve más como apoyo que como evidencia directa en el juicio definitivo del evaluador. Cualquier pregunta dirigida hacia el personal de la empresa o hacia terceros que puedan tener conocimiento sobre sus operaciones, constituye una aplicación de esta técnica.
Técnicas de verificación escrita
Análisis: Con más frecuencia el Evaluador aplica la técnica de análisis a varias de las cuentas o los datos de la entidad sujeta a su examen. Los fines del análisis de una cuenta son, determinar la composición o contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta durante el año y clasificarlas de manera adecuada y ordenada. Al revisar y evaluar el sistema de control interno es necesario dividir un proceso en sus elementos componentes o pasos específicos para poder identificar los puntos de control. Frecuentemente este tipo de análisis se efectúa mediante diagramas de flujo de dicho proceso que facilitan su análisis.
Conciliación: Es poner de acuerdo o hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados o independientes. Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma base, la técnica de la conciliación puede ser aplicable.
Confirmación: Consiste en obtener constatación de una fuente independiente a la entidad bajo examen y sus registros. La confirmación normalmente consiste en cerciorares de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, normas,
procedimientos, reglamentos, teorías etc., mediante la confirmación escrita de una persona o institución independiente de la entidad examinada y que se encuentre en condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operación consultada; por lo tanto, puede informar de una manera válida sobre ella.
La confirmación puede ser positiva o negativa y directa o indirecta.
Confirmación positiva: Cuando en la solicitud se pide al confirmante que conteste al Evaluador si está o no conforme con los datos que éste desea confirmar. Puede ser:Directa: Cuando en la solicitud de confirmación se suministran los datos pertinentes a fin de que sean verificados.Indirecta: Cuando no se suministra dato alguno al confirmante y se solicita proporcionar al Evaluador los datos de sus propias fuentes.
Confirmación negativa: Cuando en la solicitud se pide al confirmante contestar al evaluador únicamente en el caso de no estar de acuerdo con ciertos datos que se envían.
Técnicas de verificación documental
Comprobación: Se basa en el examen para verificar la evidencia que apoya a una transacción u operación, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc., En materia contable, los documentos de respaldo (facturas de compra, contratos, órdenes de compra, informes de recepción, etc.) sirven para el registro original de una operación, constituyendo por lo tanto prueba de la misma cuando son auténticos.
Computación: Está técnica se refiere a calcular, contar o totalizar datos numéricos con el objeto de asegurar que las operaciones matemáticas previamente efectuadas sean correctas. Esta técnica prueba solamente la exactitud aritmética de un cálculo, por lo tanto se requerirá de otras pruebas para determinar la validez de las cifras incluidas en una determinada operación.
Técnicas de verificación física
Inspección: Es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos, valores son el objeto de demostrar su existencia y autenticidad. La aplicación de esta técnica es sumamente útil en lo relacionado con la computación de dinero en efectivo, documentos que evidencian valores, activo fijo y similares.
RECOMENDACIONES PARA ELABORAR PREGUNTAS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PROCEDIMIENTOS, NORMAS Y OTROS
LAS PREGUNTAS SON: IDEASPROBLEMASINQUIETUDES
INTERROGANTE
- SON ORIGINADAS EN LA CREATIVIDAD DE LA PERSONA
DEBEN SER ACTIVAS
PRODUCENRESULTADOS
POSITIVOSDEBEN ESTIMULAR EL PROCESO MENTAL
CON ESTIMULOS ALPENSAMIENTOREFLEXIVO Y CREADOR
SE UTILIZARA PARA DESCUBRIR LO FUNDAMENTAL DE UN INFORME - EL INTERES POR ALGO - QUE PROBLEMAS SE TIENENINDIVIDUALES O DE GRUPO - CREAR INTERES POR EL CONTROL - DESPERTAR VOLUNTAD DE APOYO
- DESARROLLAR LA DETERMINACION, ETC.
DEBEN DESARROLLAR EL ENTENDIMIENTO PARA:
NUEVOS CONCEPTOSAPLICAN INFORMESACTIVIDADES APRECIATIVASEVALUACION DE RESULTADOSMODIFICAN CREENCIASATENCION HACIA CAUSA -EFECTOESTUDIAR COSTO/BENEFICIO.
COMPRUEBA OBJETIVOS METAS O
REALIZACIONES ES DECIR APLICA EL CONTROL.
PREGUNTAS ADECUDAS HAY QUE HACER SIN TEMOR
CÓMO HACE QUE UNA PREGUNTA SEA OPTIMA PARA LAS TAREAS DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO?
QUE SEA BREVE: Palabras precisas para evaluar el objetivoQUE SEA CLARA: Preguntar solo una cosa transparente y definidaQUE SEA PRECISA: Preguntas sencillas y precisasQUE SEA ORIGINAL: Preguntas relacionadas con el tema que se está evaluando y que originen interés
DE TODA FORMA AL HACERLAS HAY QUE PENSAR MUY BIEN PARA NO CAER EN ERRORES Y APOYADO POR INCENTIVOS PARA:
Relacionar Comparar Organizar Evaluar Sacar
conclusiones Sacar aplicaciones
TIPOS DE PREGUNTAS QUE SE PUEDEN HACER EN LAS EVALUACIONES Y EJEMPLOS:
PARA VARIOS USOS: Qué pasa si se modifica el procedimiento?
ADOPTAR: Hay otros iguales a este procedimiento? Qué ideas sugieren? Qué puede mejorar?
MODIFICAR: Qué pasa si se modifica? Qué otros cambios se pueden hacer?
AUMENTAR: Qué se puede agregar? Qué se puede exceder?
REDUCIR: Qué se puede reducir? Qué se puede quitar?
SUBSISTIR: Qué otra cosa habría? Qué otro proceso habría? Qué otro plan habría? Qué otro enfoque habría?REORDENAR: Cuál sería otro esquema? Cuál sería otra secuencia? Sería mejor antesSería mejor después? Sería mejor más tarde?
INVERTIR: Qué pasaría si fuera al revés? Qué pasaría si lo volteáramos? Qué pasaría si se devolviera el proceso?
COMBINAR: Es posible unir estos dos procedimientos? Es posible hacer una mezcla? Se pueden cambiar las unidades?
EJEMPLO DE OTRAS CLASES DE PREGUNTAS:
MEMORIA: Dónde está reglamentado el Sistema de Control Interno?ORGANIZACIÓN: Cómo se hace un documento?CREADORAS: De que modo podemos mejorar el control?RAZONAMIENTO FORTUITO: Por que no se puede eliminar ese trámite?DE EVALUACION: Es cierto su concepto?DE INFERENCIA: Le gustaría participar en el mejoramiento de procedimientos?DE INFORMACION: Qué hace que los informes sean aplicables?DE COMPARACION: Qué es más importante, el Control externo o la Auditoría interna.
DE ANALISIS: Qué hace complicados los controles?DE INTERPRETACION: Qué quiere decir manual?
Además se utilizarán las preguntas de carácter general, que apoya la gestión empresarial tales como :
Qué? - Cómo?- Cuúndo?Donde? - Por Qué? - Se justifica? etc.
Las fórmulas clave para el diseño de las preguntas como método de evaluación son:
Basados en los procedimientos, al preguntar si cada paso se cumple y por qué?- sí o no, además de justificar su lógica y aplicabilidad.
Estudiar los puntos de control o las medidas preventivas y determinar en igual forma sí se cumple o no y por qué?
Como resultado de una pregunta podrán resultar más preguntas que se adicionarán a los cuestionarios.
Utilizando ejercicios de "Lluvias de ideas", que las puedan originar y o mejorarlas.
Consultar libros, textos, bibliografía y demás experiencias relacionados con el tema .
Mantener actualizado un banco de preguntas y/o cuestionarios de evaluación.
MEMORANDO DE RECOMENDACIÓN PARA MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COMO RESULTADO DE LA EVALUACION REALIZADA POR LA EMPRESAPARA:AREA:DE:FECHA:REF. Recomendaciones que se están señalando en su área, después de efectuada la evaluación correspondiente y de hacer las comprobaciones y acuerdos del caso: 1, .........
FIRMADO : GERENTE
CONOCIMIENTOS BASICOS Y TECNICOS PARA EL EVALUADO Y EL EVALUADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SUS ELEMENTOS.
Antes de estudiar e identificar la planilla de evaluación del sistema de Control Interno y sus elementos, se señalan los aspectos básicos y técnicos que se requieren para diseñar, implementar, aplicar y evaluar un adecuado Sistema de Control Interno en cualquier organización, ya sea pública, privada o mixta, artículo que se recomienda leer y entender para su respectiva aplicación en la planilla que de utiliza como ejemplo de evaluación.
APLICACIÓNES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A NIVEL GENERAL DE LAS EMPRESAS EN COLOMBIA
La administración del Estado y sus Entidades han realizado permanentes diagnósticos que llegan a identificar sus principales problemas y así proyectar las soluciones, tanto desde el punto de vista teórico como práctico, pero se cuenta en la actualidad con un elemento básico de gran importancia de carácter constitucional, que se le asignó el nombre de Sistema de Control Interno y de Gestión.
El cual es una gran herramienta de orden organizativo y de control preventivo, que fue ordenado obligatoriamente por la Constitución Política de Colombia, en sus artículos 209 y 269 y desarrollado por la Ley 87 de 1993, para modernizar todas las instituciones del estado y obtener los mejores resultados de su gestión, haciendo que sus actividades las ejecuten en el menor tiempo posible, con la mayor moralidad, calidad, economía, transparencia y al menor costo y así lograr el desarrollo, crecimiento y perfeccionamiento del país en general.
Indiscutiblemente, que adecuada, técnica y constantemente aplicado este sistema, se ayudará y asesorará a los funcionarios en general, para que se cumpla estrictamente la gestión administrativa y para que los resultados del gobierno sean los óptimos.
Estas labores se inician utilizando en primer lugar la Planeación a todos los niveles en sus diferentes etapas, proyectando y definiendo la Misión, Visión, Objetivos, Estrategias, Políticas, Programas, Presupuestos, Procedimientos, Metas y recopilados en un Plan de Desarrollo con su dimensión a corto, mediano o largo plazo.
A continuación se estudiará una adecuada y técnica estructura organizacional, con un organigrama en el que se enmarcará las funciones y responsabilidades, para continuar el proceso administrativo, con una dirección o ejecución que cumplan su gestión conforme lo proyectado, para posteriormente efectuar el control o evaluación y así tomar medidas de cambio oportunamente y en forma preventiva, es decir, tomar correctivos y mejorar continuamente.
Este tipo de control es muy diferente al control correctivo o mediante esquemas del orden policivo, detectivo y sancionatorio o investigativo que se ha venido utilizando en nuestro medio en muchas entidades del estado.
Por lo tanto es necesario que en el Estado y sus Entidades, sus representantes o sus autoridades, diseñen técnicamente, lo implementen, que se le haga mantenimiento y se le realice una evaluación permanente al Sistema de Control Interno y sus elementos, en forma coordinada entre sí para garantizar el adecuado desempeño y el cumplimiento de la razón de ser del estado colombiano en sus ramas del poder público y demás organismos.
En esta forma es que se garantizará la correcta utilización de los recursos financieros y humanos de las entidades, involucrando a todo el personal de dirección, administrativo, operativo y de servicios, inclusive con la participación de los propios ciudadanos y comprometidos todos, es que se obtendrán unos resultados que espera el país con buenos servicios y solucionándole los problemas del pueblo colombiano. Esto se logrará mostrando resultados reales, confiable, verificare y soportados con una valida y registrada información, que demuestre que los servicios y beneficios se lograron por que se fue eficiente, eficaz, económico y efectivo en el campo de la administración pública. No hay que confundir el Sistema de Control Interno con una dependencia o con una oficina o con un manual, por que como todo sistema involucra a varios elementos que se requieren y trabajan en equipo para lograr objetivos en forma integral.
Por tal razón para el cumplimiento constitucional y legal del sistema de Control Interno y como una recomendación a la solución de los problemas diagnosticados y hasta conocidos por todos, se hace necesario que se cumplan integral y totalmente las siguientes actividades o labores en cabeza de la primera autoridad de la entidad, y que forman parte de los elementos del sistema:
1. Rediseñar una estructura organizacional, con un organigrama flexible y simple, que aplique técnicas de administración modernas, con definición clara de funciones, responsabilidades, autoridad, comunicaciones objetivos y compromisos individuales y de grupos a todos los niveles de la Entidad.
2. Elaborar, renovar, mejorar y evaluar permanentemente, para mejorarlos y actualizarlos, los Manuales de Procedimientos de todas las dependencias y actividades de la entidad.
3. Elaborar, actualizar y evaluar permanentemente, para mejorarlos y actualizarlos, los Manuales de Funciones de todos y cada uno de las personas que laboran en las entidades a todos los niveles y sus respectivas dependencias.
4. Diseñar y organizar un Sistema Integral de Información Electrónica en la entidad con disponibilidad y acceso de cualquier persona interesada en los datos a niveles interno y externo.
5. Administrar técnica y adecuadamente el Talento Humano del Estado y sus Entidades, mediante políticas previas de Selección, Orientación Inducción, Capacitación, actualización, Promoción, Remuneración salarial apropiada y ajustada así como sus Prestaciones sociales, reconocimiento de Méritos y de Apoyo o Motivación, Condiciones y suministro de elementos de trabajo esenciales, suficientes y adecuados, con unos reglamentos justos y conciliados, además de una obligatoria disciplina y con el señalamiento de sanciones por su incumplimiento a sus obligaciones y responsabilidades.
6. Organizar técnicamente un Sistema de Control de Gestión, para evaluar la calidad, eficiencia, eficacia, la economía y efectividad del Estado y sus Entidades, mediante el manejo de indicadores e índices técnicos de todas las actividades, tanto proyectadas como reales con sus correspondientes análisis y correctivos.
7. Aplicar en el Estado y sus Entidades, con toda su exigencia e integridad la Ley 87 de 1993, y demás normas complementarias, en desarrollo de la Constitución Política y las directrices generales de la Presidencia de la República de orden técnico, preventivo y político.
8. Utilizar y aplicar en el Estado y sus Entidades, en todas las actividades y unidades, en forma integral la Planeación, como fue señalado anteriormente.
9. Reestructurar las Oficinas de Control Interno en el Estado y sus Entidades, para que cumplan las labores de evaluación, apoyo y consultoría al Sistema de Control Interno, que le señalo la ley, se brinde la asesoría necesaria a la dirección en general y en esta forma se apoye prevenidamente a los todos los funcionarios.
10. Organizar, reglamentar y aplicar correctamente en el Estado y sus Entidades el Comité Coordinador y Evaluador del Sistema de Control Interno, del más alto nivel jerárquico, el cual es de carácter legal y obligatorio.
11. Diseñar y establecer medidas de protección y seguridad de orden preventivo en el Estado y sus Entidades, para cada uno de los procedimientos y actividades, contra riesgos, por perdidas, errores y posibilidades de fraude, evitando en esta forma la corrupción y la inmoralidad en el estado colombiano.
12. Organizar en el Estado y sus Entidades, Técnicamente un Sistema Contable y Financiero apoyados por la Contaduría General de la Nación, Utilizando la Sistematización y que incluya un manejo segregado de Costos y gastos por centros de Servicios o por conceptos, respaldados con su análisis financiero vertical, horizontal, comparativo, histórico, actualizando los valores, etc., apoyado con información de tipo económica y estadística.
13. Elaborar Planes de Trabajo o Programas de Auto – Evaluación o de Auditoría en toda el Estado y sus Entidades para realizar las valoraciones, análisis y determinar los
correctivos, respaldados con cronógramas, pruebas, papeles de trabajo etc., con suficiente publicidad previa, por intermedio de las oficinas de Control Interno y Gestión.
14. Diseñar y propiciar en el Estado y sus Entidades métodos o mecanismos de participación ciudadana para que apliquen el control de gestión y evalúen a sus autoridades y sus resultados.
15. Fomentar, apoyar y patrocinar permanentemente, en el Estado y sus Entidades una nueva cultura hacia el Control y la Modernización, tanto a niveles interno como externo, propiciando la auto-evalución o el auto-control para lograr el mejoramiento continuo y lograr la calidad total, mediante una habitual capacitación.
Estos temas no son desconocidos para las autoridades del Estado y sus Entidades, los especialistas y estudiosos de la materia los han venido difundiendo a través de la ciencia administrativa, para que todo responsable de un organismo tanto público, como privado, logre el desarrollo, triunfo y éxito de su institución.
Sí adicionalmente se cumplen a cabalidad los principios Constitucionales de: igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, como parte de este mismo Sistema de Control Interno, se podrá asegurar y ratificar que estos elementos serían contundentes armas para acabar con el desorden e incluso con la corrupción y la inmoralidad, ya que entre los objetivos del sistema esta salvaguardar o proteger los bienes de la entidad, de pérdidas, desperdicios, malas utilizaciones y otras actividades que afecten sus recursos y el presupuesto.
Así mismo se deberá promover la eficiencia operacional, fomentado mecanismos de información, análisis y evaluación, incluyendo el auto-control, para procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones de sus recursos, tanto humanos, como físicos y financieros, se realicen en pro de lograr la prosperidad, el perfeccionamiento y el crecimiento del Estado y sus Entidades.
Es por estas razones técnicas, que este sistema es de primer orden en el Estado y sus Entidades, al interior de sus unidades y de todos sus funcionarios, como un básico instrumento de dirección, que garantizará la permanecía y el futuro de la misma y sus entidades asociadas, por lo tanto es una necesidad urgente y un compromiso de todos y para todos.
Como reconocimiento a la gran importancia que tiene el sistema de control Interno y como un elemento de carácter administrativo, organizativo y de control, las instancias correspondientes, tanto del orden legislativo como ejecutivo, en cabeza del Congreso y del Gobierno Nacional, amplió la normatividad, destacando entre otras la Ley 489 de 1988 y el decreto ley 2145 de 1999, que creó y reglamentó el Sistema Nacional de Control Interno en Colombia, con su respectiva estructura organiztiva para propiciar su permanente aplicabilidad en pro del país y como uno, entre otros, herramientas anticorupción que con tanta urgencia requiere nuestras instituciones.
Ya que por su naturaleza este sistema es de carácter preventivo y no correctivo como generalmente sucede en el país, que se espera que suceda el hecho o el delito para después tomar el correctivo, y esta cultura tiene que cambiar en nuestras empresas o hay que cambiar a los dirigentes o administradores.
A continuación se acompaña la respectiva planilla de evaluación, para su aplicabilidad rogamos conocer integralmente este documento y aplicarlo con todas sus técnicas y recomendaciones para lograr su mejoramiento continuo.
FORMATO No. 1: FUNDAMENTACION BASICA DEL PROCEDIMIENTO
FUNDAMENTACION DEL PROCEDIMIENTO1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA
FECHA DE ELABORACION: Día Mes Año
Elaborado por : Luis Carlos Beltrán Pardo
2. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL HOSPITAL:
Realizar evaluaciones, auditorías o controles al Sistema de Control Interno y sus elementos en la Empresa, basados en estos modelos e instrucciones.
Propiciar la autoevaluación en toda la empresa, en sus funcionarios, unidades y de acuerdo con sus resultados.
Establecer la responsabilidad de cada funcionario, en el caso de errores, en el cumplimiento de las normas o los procedimientos previamente elaborados y propiciar su capacitación, para evitar se repitan en el futuro.
Identificar los problemas de la Administración para buscar sus soluciones y su reingenería de los distintos elementos del sistema de control interno en la empresa.
Apoyar a los funcionarios para que realicen más técnicamente sus labores en pro de los mejores resultados de estos y por lo tanto de toda la empresa.
Procurar por todos los medios que los funcionarios compartan y apoyen el cambio para favorecer el desarrollo empresarial.
Identificar la falta de controles y plantear las soluciones correspondientes. Estudiar y analizar los resultados de la Información producto de los procedimientos,
normas, objetivos, técnicas, principios, políticas etc. Poder definir fortalezas, debilidades, problemas y soluciones de los procedimientos y
demás normas del Hospital y de su Sistema de Control Interno. 3. BASE LEGAL del procedimiento de evaluación del sistema de control interno de la
empresa: Ley 87 de 1993 Parágrafo artículo 1º el cual define el Control Interno. --------Articulo 2º el cual define los objetivos del Sistema de Control Interno, y hace
referencia a la evaluación en los literales d y g, --------Articulo 3º define las características del control interno. En el literal d hace
referencia al órgano que debe llevar a cabo la evaluación del Sistema de Control Interno. --------Articulo 4º Habla sobre los elementos del Sistema de Control Interno y en su literal
g menciona la aplicación de las evaluaciones resultantes del control; en el literal j menciona la organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
--------Articulo 8º Evaluación y control de la gestión en las organizaciones. --------Parágrafo del articulo 9º. Hace referencia a la utilización de las Normas de
Auditoria de General Aceptación, de indicadores de desempeño, informes de gestión para llevar a cabo la verificación y evolución del Control Interno.
--------Articulo 12º Define las funciones de los auditores externos. Ley 489 de 1998 Capitulo Sexto mediante el cual se crea el Sistema Nacional de Control
Interno. Decreto 2145 de 1999 por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control
Interno de las entidades y organismos de la Administración Pública de orden nacional y territorial.
Decreto 1826 de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 y se crea la Oficina de Coordinación de Control Interno, los Comités y Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno.
4. MEDIDAS Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL: Tener definidos los elementos que integran los elementos del sistema de control
interno, conforme a las explicaciones del presente instructivo. Conocer la organización y la estructura de la empresa y su mapas de Procedimientos. Definir el limite del procedimiento, normas, informes, controles, riesgos, Nombre del
cargos, según planta de personal, régimen salarial y prestacional. Conocer el plan de desarrollo de la empresa, Determinando todos sus elementos,
tales como Misión, visión, estrategias, objetivos presupuestos, procedimientos, políticas, cronógramas, metas etc. y su respectivas ejecuciones, con evaluaciones.
Revisar o comparar los resultados, utilizando los indicadores de los mismos datos, mediante el análisis de las variaciones entre los datos reales o ejecutados y los proyectados, determinando sus causas y efectos, para tomar los correctivos, retroalimentar , cambiar y mejorar los procesos, sustentando la toma de decisiones, para posteriormente monitoriar su aplicación.
Revisión y discutir cualquier sugerencia, observación para determinar las recomendaciones que serán de obligatorio cumplimiento.
Elaborar los informes preliminare y discutirlos a las instancias correspondientes, para su definición como finales y ser base d los informes de labores.
5. INFORMES: Aplicar informes Estadísticos que se puedan originar en las distintas áreas evaluadas,
que contenga datos sobre costos, valores, cantidades, calidad, etc, ejemplo número de empleados, el valor de la nómina, el número de secciones existentes dentro de la empresa y su justificación.
Informe de Preliminares y Finales de recomendaciones, actualizaciones de los manuales de procedimiento, funciones, de evaluación y cumplimiento del plan de auditoría.
Datos sobre procedimientos evaluados y actualizados en la empresa. Resultado de los indicadores aplicados en la organización. Informe de Preliminares y Finales sobre los Estados Financieros, presupuestos
analizados de la empresa, con sus conclusiones y recomendaciones.
FORMATO No. 2: FORMATO ÚNICO PARA EL LEVANTAMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA UNA EMPRESA
FECHA DEL LEVANTAMIENTO: PAGINA No. 1/4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Evaluación del Sistema de Control Interno para una empresa.PASO No.
EMPLEADO RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN FORMATO TIEMPOMINUTOS
1. Director General de la evaluación del sistema de control interno.
Prepara la planeación de la Evaluación del Sistema de Control Interno.
16 horas
2. Director General de la evaluación del sistema de control interno.
Hace una reunión con el equipo de trabajo para fijar objetivos y definir los funcionarios que van a ser evaluados.
8 horas.
3. Director General de la evaluación del sistema de control interno.
Realiza capacitación para preparar al equipo de evaluadores o auditores.
Documento explicativo.
8 horas
4. Coordinador General de la evaluación del sistema de control interno.
Divide al grupo de trabajo por áreas para la realización de la evaluación del Sistema de Control Interno.
Organigrama. 8 horas
5.
5.1.a
5.1.b
5.2.5.3.5.4.5.5.5.6.
Coordinador General de la evaluación del sistema de control interno.
Se hace la recolección de la información básica de la empresa, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:Estudio de la naturaleza de la empresa.Medio ambiente interno y externo.OrganigramaManuales de Procedimientos.Niveles AdministrativosManuales de funcionesSistemas de Información
OrganigramaManuales de funcionesManuales de procedimientos.Estatutos.
8 horas.
6.1
6.2.
6.3.
Jefes de área para la Evaluación del Sistema de Control Interno.
Se elabora el Programa de Trabajo por áreas.Se diseña el cronograma de trabajo teniendo en cuenta:a) Análisis DOFA.b) Encuestas.c) Entrevistas.d) Sesiones de Lluvia de
Ideas.e) Cuestionarios.f) Matriz causa-efecto.
Se clasifican los riesgos por áreas para su evaluación, controles a evaluar, procesos más importantes.
Plan de trabajo de trabajo definitivo por áreas.Formato de encuesta.Cuestionarios.
24 horas.
7. Jefes de área para la Evaluación del Sistema de Control Interno.
Hace una priorización de las áreas teniendo en cuenta los criterios anteriores.
Matriz DOFAEncuestas.Organigrama.Entrevistas.Cuestionarios.Planillas de evaluación del control interno.Estatutos.
4 horas
8.
8.1.
8.2.8.3.
Jefes de área para la Evaluación del Sistema de Control Interno.
Realiza el trabajo de campo, bajo el siguiente esquema:Entrega de las planillas a los funcionarios y fija un plazo para su entrega.Recibo de las planillas.Estudio y análisis de las planillas realizando un diagnóstico.
Planillas de evaluación del control interno.
120 horas
9. Jefes de área para la Evaluación del Sistema de Control Interno.
Hace una evaluación individual y de manera personal con el funcionario respectivo, aplicando técnicas y calificando según los criterios definidos.
3 horas.
10. Jefes de área para la Evaluación del Sistema de Control Interno.
Terminada la evaluación, las calificaciones y los porcentajes, se procede a interpretar los resultados, que son la base para el Informe correspondiente, incluyendo recomendaciones con los siguientes criterios:a) Menor que 52%: Ausencia
de controles y pésima gestión.
b) Entre 52% y 63: Niveles de control y gestión deficientes.
c) Entre 64% y 74%: Niveles de y gestión regulares.
d) Entre 75% y 84%: Existen niveles de control razonables y buena gestión.
e) Entre 85% y 93%: Niveles destacables de control y muy buena gestión.
f) Mayor de 93%: Desempeño excelente y calidad asegurada.
Planillas de evaluación de control interno.
11. Director General, Coordinador General y Jefes de área para la Evaluación del Sistema de Control Interno.
Se reúnen y discuten los resultados del informe preliminar.
Informe preliminar.
6 horas
12. Jefes de área para la Evaluación del Sistema de Control Interno.
Retornan a las oficinas administrativas correspondientes para que se discutan las sugerencias, observaciones e ideas tratando de llegar a un acuerdo, que de no ser posible, se llevaran a la mesa de discusión con el Director General de la Evaluación del sistema de Control Interno y se toma una conclusión definitiva previa a las consultas con especialistas sobre los temas y se concluye si se deja o no la recomendación oficial de carácter “ obligatorio”.
Informe preliminar.Memorandos de observaciones, sugerencias e ideas.Proyecto de recomendaciones.Proyecto de informe final.
40 horas.
12. Director General, Coordinador General y Jefes de área para la Evaluación del Sistema de Control Interno.
Se elabora el Informe Resumen de la evaluación. Desarrollado el ejercicio tanto individual, como colectivo, se llegará a la Planilla Final y el informe final correspondiente, en forma resumida y ejecutiva, con su listado de problemas, soluciones, recomendaciones y conclusiones. Se fija un plazo para ejecutarlas, se deja abierta la posibilidad de hacer el monitoreo correspondiente.
Informe Resumen de la evaluación.Informe final.
40 horas
14. Se lleva a cabo un Plan de Monitoreo con el fin de que haga las evaluaciones de todos las sugerencias, observaciones, ideas y “ recomendaciones”, para determinar si se cumplieron, en caso contrario se harán acreedores a llamados de atención, multas, sanciones, etc.El periodo de aplicación de monitoreo se definirá de acuerdo con la prioridad y riesgos correspondientes.
Plan de Monitoreo.
Por definir.
FIN DEL PROCEDIMIENTO TOTAL 120'
P.C.=PUNTODECONTROL 2 HORAS