Contenido

1 Bienvenido 2 Inicio 3 Navegacin 4 Preparando el Inventario o 4.1 Impuestos o 4.2 Categoras o 4.3 Productos o 4.4 Movimiento de Existencias o 4.5 Productos por Almacn 5 Ventas o 5.1 Ventas o 5.2 Movimientos de Caja o 5.3 Cerrar Caja 6 Informes o 6.1 Cierres de Caja o 6.2 Varios 7 Usuarios o 7.1 Cambiar Clave o 7.2 Usuarios 8 Extras

BienvenidoEl presente documento es un manual de uso para el usuario final de Openbravo POS. Comenzaremos por hacer una descripcin general del producto. Su sistema cuenta con dos programas para manejar la informacin de su negocio (que trabajan sobre datos comunes). Algunos negocios tienen requerimientos pequeos y otros requerimientos grandes. Comenzaremos por los casos ms sencillos e iremos escalando hasta los ms complejos. El primer programa que estudiaremos es Openbravo POS un TPV (Terminal de Punto de Venta) capaz de manejar inventarios y ventas. La mayora de los negocios pequeos y medianos pueden funcionar perfectamente con dichas funciones y no requerir funciones avanzadas como movimientos financieros o inversiones (entre otros).El segundo programa es Openbravo ERP un ERP (Enterprise Resource Planning) de clase mundial que le permite (gracias a su infraestructura WEB) interconectar puntos distantes de su negocio, diferir las responsabilidades y unificar datos para anlisis estratgico. En el presente documento vamos a guiar el uso del primer programa (Openbravo POS). En el siguiente enlace encontrar la Gua de usuario de Openbravo ERP.

InicioAsegrese de que su equipo de hardware est bien conectado y encienda su computadora. Espere a que se cargue el sistema operativo y entre a su escritorio virtual. Encontrar un icono marcado como POS (point-of-sale o punto-de-venta en ingls). Haga doble-click en el mismo y aparecer lo siguiente:

Seleccione Si y aparecer la pantalla de acceso:

Seleccione Administrador para comenzar a utilizar su sistema. Ms adelante veremos que significan las otras opciones.

NavegacinUna vez que inici el POS y se registr como Administrador iniciar la pantalla principal de su programa y es la siguiente:

La pantalla est dividida en dos grandes zonas: el panel izquierdo para navegacin y el panel derecho para trabajo. El panel izquierdo est dividido en tres partes: Principal, Administracin y Sistema. El panel derecho cambia en funcin de lo que usted seleccione en su panel izquierdo. En las siguientes pginas vamos a utilizar el panel izquierdo para navegar. Si nosotros leemos: Administracin -> Inventario -> Impuestos Significa que usted debe navegar hasta la pantalla de Impuestos empezando en su panel izquierdo seleccionando Inventario dentro de la parte Administracin. El panel derecho cambiara para que usted utilice la funcin que selecciono. A continuacin veremos un ejemplo tpico y sencillo: prepararemos nuestro inventario para vender una manzana. Debe seguir los pasos en orden, pues se asume que aprendi lo mostrado en cada seccin.

Preparando el InventarioImpuestosNavegacin: Administracin -> Inventario -> Impuestos:

Ingrese los datos como se ven en la pantalla para registrar el impuesto al valor agregado (IVA) y mrquelo con un 15%. Cuando termine, presione el botn de Guardar que es el ltimo de izquierda a derecha, representado por un disco. Note que su nuevo impuesto se agrega a la lista de la izquierda.

CategorasNavegacin: Administracin -> Inventario -> Categoras:

Ingrese Frutas en nombre. Presione el icono de guardar (botn con disco). Se agrega esta categora a su lista de categoras. Para borrarla seleccione de la lista y presione el segundo botn de derecha a izquierda Borrar. Agregue de nuevo la categora si la borr pues es necesaria para los siguientes ejemplos.

ProductosNavegacin: Administracin -> Inventario -> Productos:

La zona superior de su pantalla de trabajo se usa para buscar productos: por lo pronto slo nos concentraremos en la parte inferior para ingresar una manzana con datos ficticios. Dichos datos son:

Referencia: 0001. (Control interno de su negocio) Nombre: Manzana Verde. (El nombre del producto) Cdigo de Barras: 101. (Un nmero ficticio para demostrar el uso) Compra: 9. (Costo de este producto por la unidad) Venta: 10. (Precio al que usted vende este producto) Impuesto: IVA. (Marque los impuestos a cobrar) Categora: Frutas. (Categora de su producto)

Ingrese a la pestaa Propiedades y seleccione la opcin En Catalogo:

Presione el botn de Guardar marcado con un disco. Su nuevo producto aparecer en la lista a la izquierda.

Movimiento de ExistenciasNavegacin: Administracin -> Inventario -> Movimiento de Existencias:

En esta pantalla modificamos la cantidad de existencias de su nuevo artculo. Presione el botn Manzana Verde dentro de la categora de Frutas para que se actualice la parte superior de su pantalla. (Alternativamente ingrese 101 en cdigo o 0001 en el campo de referencia, seguido de su tecla Enter):

Ingrese 10 en Cantidad y presione el botn de Guardar en la parte superior derecha marcado con un disco. En este paso simulamos la compra de 10 manzanas. En esta misma pantalla usted puede generar otro tipo de entradas de productos como devoluciones o traspasos. En secciones posteriores del presente manual se tratarn procesos avanzados.

Productos por AlmacnNavegacin: Administracin -> Inventario -> Productos por Almacn:

En esta pantalla ponemos los lmites de existencias. Esto le sirve para no comprar de ms y/o no quedarse sin productos. En este ejemplo ponemos como mnimo de existencias 3 y como mximo 11. Presionamos el botn de Guardar en la parte superior derecha. Con estos pasos termina la preparacin de su inventario con un producto nico. Si desea agregar ms productos, los pasos son los mismos. Se recomienda que juegue con el sistema para que se familiarice. No se preocupe si ingresa datos falsos o verdaderos: al final del presente manual le diremos como borrar todos los datos para iniciar con un sistema nuevo una vez que se sienta con la confianza suficiente. Ahora estamos listos para abordar el proceso de ventas.

VentasVentasNavegacin: Principal -> Ventas:

Existen varias formas de agregar artculos a su venta:

Haga click sobre el icono de Manzana Verde para agregar una manzana. Escriba 101 seguido de Enter para agregar una manzana. Use el lector de cdigo de barras. Use el botn de bsqueda (una lupa) para buscar entre los parmetros.

Para borrar un artculo, seleccione de la lista de los artculos agregados y presione el botn de Borrar marcado con un icono de una x. Cuando termine de agregar artculos presione el botn = para cobrar. Seleccione el tipo de pago (efectivo, cheque, vale, tarjeta o gratis) y presione Aceptar. En caso de efectivo puede ingresar la cantidad entregada para que se calcule el cambio. En el presente ejemplo slo vendimos una manzana.

Movimientos de CajaNavegacin: Principal -> Movimientos de Caja

Vamos a suponer que usted necesita retirar un peso de su caja de dinero: llene los datos como se ven en la imagen y presione el botn de guardar. Para reponer ese peso use esta misma pantalla pero en Razn seleccione (Entrada) Efectivo. Utilizando el botn de Calendario enseguida del campo Fecha usted puede indicar el tiempo exacto en que se realiz la transaccin. En ese ejemplo retiramos un peso pero NO LO REGRESAMOS (ver siguiente ejemplo).

Cerrar CajaNavegacin: Principal -> Cerrar Caja

En esta pantalla usted ve los movimientos totales del da. Aqu usted debe comparar la cantidad de efectivo reportada con la existente. Al final del da presione el botn Cerrar Caja en la parte inferior.

InformesYa vimos cmo manejar su inventario, vender sus productos y manipular la caja de efectivo. Ahora recuperaremos informacin de su negocio. Solo hemos vendido una manzana por lo que los datos pueden parecer poco relevantes pero conforme use el programa sern muy tiles para tomar decisiones.

Cierres de CajaNavegacin: Principal -> Cierres de Caja -> (Botn) Ejecutar Informe:

Este es un informe tpico. En la parte superior de la pantalla encontrar dos fechas (no se muestran en la imagen). Con el paso del tiempo tendr varios cierres de caja y tal vez quiera ver reportes de cierto rango de das. Experimente varios cierres de caja con varias ventas, varios productos y retiros y reposiciones de efectivo. No se preocupe por registrar en su sistema datos falsos: al final del presente documento le diremos como limpiar su sistema para reiniciarlo de cero. A continuacin le damos una lista de los informes que puede generar.

VariosUtilice lo aprendido en ejemplos anteriores con las siguientes navegaciones: Navegacin: Administracin -> Inventario:

Catlogo (catlogo general) Diario de existencias (diferencia entre entradas y salidas de productos) Productos (productos general) Existencias bajo mnimos (ver cuales productos estn bajo el mnimo) Existencias (unidades contra limites) Almacenes (unidades por almacn)

Navegacin: Administracin -> Ventas:

Caja por vendedor (ms adelante ver como tener varios usuarios) Ventas de productos (detecte ganancias por producto) Impuestos (reporte de impuestos) Grfico de ventas (grfica general de ventas)

UsuariosProbablemente usted quiera repartir responsabilidades entre sus empleados. En esta parte veremos como permitir que varias personas usen el sistema pero que solo tengan acceso a lo que usted permita.

Cambiar ClaveNavegacin: Sistema -> Cambiar Clave:

Aparecer un teclado donde debe ingresar su clave antigua. Como esta es la primera vez que usa el sistema slo presione Aceptar. Ahora ingrese un nmero que ser su clave. En este ejemplo usaremos 999. Cuando termine de ingresar su clave, presione Aceptar. Por seguridad se le pedir que ingrese nuevamente su clave. Ingrese su nmero y presione Aceptar. La siguiente vez que use su sistema como Administrador se le pedir este nmero para evitar fugas y/o destruccin de informacin.

UsuariosNavegacin: Mantenimiento -> Usuarios:

Existen cuatro niveles de uso. De inicio el sistema cuenta con 4 usuarios. Seleccione y borre de la lista (el botn con una x roja) los usuarios Manager, Employee y Guest. Ahora presione el botn de Nuevo (marcado con un * amarillo). Ingrese Pedro en Nombre, seleccione Employee como Rol y marque Visible. Presione Clave de Acceso y de una clave a Pedro como en el ejemplo anterior. Presione el botn de Guardar. La siguiente vez que ingrese a su sistema ver los cambios de usuarios. Vea que Pedro slo puede tener acceso a vender. Experimente con los roles y registre los empleados necesarios.

ExtrasSlo falta que conozca algunas partes extra de su sistema. Si ha completado exitosamente los ejemplos anteriores no debe tener problemas. Navegacin: Principal -> Editar Ventas: Le permite editar una venta ANTES de que cierre la caja. Presione el nmero de recibo y Enter. Podr editar, devolver o imprimir esa venta. Recuerde que slo puede editar ANTES de cerrar la caja. Navegacin: Administracin -> Mantenimiento:

Almacenes: Dar de alta puntos de almacenamiento como bodegas o lotes. Plantas: Dar de alta zonas de servicio (en caso de giro de servicio). Mesas: Dar de alta puntos de servicio (en caso de giro de servicio). Recursos: Datos tcnicos del sistema. Roles: Crear nuevos permisos para usuarios. Openbravo ERP: Funciones para el ERP.

Navegacin: Administracin -> Inventario -> Gestin: Le permite mover productos de un almacn a otro, comprar, vender, devoluciones, etc. Navegacin: Sistema:

Configuracin: Datos tcnicos del sistema. Impresora: Ejemplo de impresin. Salir: Salir del sistema.

Puede asignar fotos a sus productos y empleados usando las funciones de imagen. Consulte su manual de cmara digital para ver como descargar a su sistema las fotos. Para BORRAR TODOS LOS DATOS: (@home)#rm -f librepos*. 11:10, 30 November 2007 (PST) 1ra Revisin, 9:22, 14 de Agosto 2009 (PST)