1. manual usuario de openbravo

Manual de Usuario del Software

ERP OpenBravo POS

Manual de Usuario para Software ERP Openbravo 1

Creación Pedro Garay U.

Índice de Contenidos

Introducción ........................................................................................................................................ 2

Ingreso al Software ............................................................................................................................. 3

Ingreso de Categorías .......................................................................................................................... 4

Ingreso de Productos .......................................................................................................................... 6

Movimiento de Caja .......................................................................................................................... 18

Ventas ................................................................................................................................................ 19

Cerrar Caja ......................................................................................................................................... 24

Informes ............................................................................................................................................ 26



Introducción

El Software OpenBravo es un ERP (planificación de recursos empresariales) de uso gratuito, que

le servirá para llevar la gestión su negocios ya sea desde una tienda hasta un restaurante.

Al implementar y utilizar el software este nos ayudara en nuestras Ventas, devoluciones,

reportes, administración de efectivo, almacén y muchas funciones más que seguro beneficiarán a

su negocio, al mejorar su imagen, mejorar la atención a tus clientes y hacer más eficiente el

trabajo de tus empleados.

Nos ofrece herramientas muy útiles como:

1. Administración de inventarios. Altas, bajas y actualización de los productos que quiera manejar.

2. Interfaz para manejo de clientes. Manejo de toda la información de tus clientes registrados,

datos generales, de compras, de contacto, etc.

3. Reportes Gráficos de ventas. Por empleado, rango de fechas, etc.

4. Balance financiero diario. Informes donde se detalla claramente, las ganancias del día, (ingresos

menos egresos).

5. Administración de usuarios. Cada usuario de Openbravo puede tener acceso a los módulos de

acuerdo al cargo que ocupa, y todos acceden al sistema por contraseña.



Ingreso al Software

1. El software se ejecuta desde la ventana que se muestra en el escritorio de su computador

o notebook.

2. Al ingresar se despliega la siguiente pantalla con las opciones de ingreso bajo los

siguientes perfiles. Se utilizara siempre el ingreso como Administrador (punto 1)



Ingreso de Categorías

3. Visualización de la Interfaz del Software

4. Ingresar al Área de navegación Administración clickear en nombre “Inventarios” la cual

desplegara el Modulo de “Inventarios”



En los apartados siguientes, se indicará la navegación necesaria para acceder a la pantalla que se

esté detallando en cada momento de la siguiente manera:

Administración » Inventario » Categorías

5. Visualización del área modulo de Inventario, se debe ingresar a la Opción “Categorías”,

señalizado en la imagen de abajo

6. Área de trabajo sobre las categorías, ya sea el ingreso de las categorías, modificación o

eliminación de alguna.



Ingreso de Productos

Para comenzar a ingresar productos bajo las categorías definidas por el usuario, hay que

determinar el impuesto (IVA) sobre estos. A continuación, se detallará los pasos a seguir para

realizar ésta operación (esta operación solo se realiza una vez y se mantendrá fija a través del

tiempo).

1. En los apartados siguientes, se indicará la navegación necesaria para acceder a la pantalla

que se esté detallando en cada momento de la siguiente manera:

Navegación: Administración -> Inventario -> Categorías de Impuestos:

2. Ingresar al Botón “Categorías de Impuestos” para crear la nueva categoría del nombre

“IVA”

3. Se crea la categoría llamada “IVA”, como se muestra en la siguiente imagen:

Agregar Nuevo

Guardar



4. Luego de haber definido “IVA” en la categoría, se ingresar (ingresará) a Botón Impuestos

dentro del Modulo Inventario:

5. En los apartados siguientes, se indicará la navegación necesaria para acceder a la pantalla

que se esté detallando en cada momento de la siguiente manera:

Navegación: Administración -> Inventario -> Impuestos:

Definir Impuestos, Ingrese los datos como se ven en la pantalla para registrar el impuesto

al valor agregado (IVA) y márquelo con un 19%. Cuando termine, presione el botón de

“Guardar” que es el último de izquierda a derecha, representado por un disco (IMAGEN).

Note que su nuevo impuesto se agrega a la lista de la izquierda.



Luego de definir el “IVA” como “Categoría de Impuesto”, pasamos al ingreso de Productos, para

esto hay que ubicarse en la siguiente ruta:

Administración » Inventario » Productos

6. Nos situamos en modulo Inventario, y seleccionamos el Botón Productos

7. Por el momento, sólo nos concentraremos en la parte inferior (Señalada con recuadró

negro en imagen) para ingresar una bebida con datos ficticios (la imagen de dicho ejemplo

se encuentra en la próxima página).

Dichos datos son:

Referencia: 001. (Control interno de su negocio)

Nombre: Coca-Cola. (El nombre del producto)

Código de Barras: 001. (Un número ficticio para demostrar el uso)

Compra: $100. (Costo de este producto por la unidad)

Venta: $150. (Precio al que usted vende este producto)

Impuesto: IVA. (Marque los impuestos a cobrar)

Categoría: Bebidas. (Categoría a la que corresponde su producto)



8. Imagen que grafica los datos ficticios señalados en la página anterior con el ejemplo de

producto coca-cola de la categoría “Bebidas”. En la Proxima página se vera el ejemplo

paso a paso de cómo ingresar un nuevo producto.

9. Ingrese a la pestaña “Inventario” y seleccione la opción “En Catalogo”, esto es para que

aparezca después el producto en ventana de “ventas”:

Parte Inferior de Trabajo



- Los pasos secuenciales para ingresar un producto son los siguientes:

a) Pinchar botón de ingresar nuevo Producto:

b) Agregar el nombre al Producto que queremos ingresar:



c) Agregar el Numero de referencia y de Código de Barras (estos deben ser los mismos

números)

d) Se ingresa El precio de compra del producto (el precio que nosotros pagamos por la

adquisición de este producto), ” sin el signo $ (peso)”



e) Ingresamos el precio de venta:

Y automáticamente el sistema nos arroja el porcentaje de ganancia y también nos arroja

automáticamente el precio de venta más el impuesto

f) Luego seleccionamos la “categoría del impuesto” en este caso sería la que creamos con

anterioridad llamada “IVA”



g) Luego seleccionamos la “Categoría” la cual pertenece el “Producto” estas fueron

previamente definidas en pasos anteriores.

h) Se definen atributos si es que estuvieran previamente definidos (esta opción no es

obligatoria de llenar).



i) Si se quiere se puede agregar una imagen característica para el producto en cuestión, se

clickea el botón con la carpeta azul y se busca la imagen en disco duro.

j) Se selecciona imagen del disco duro y se selecciona abrir.



k) Y la imagen seleccionada quedar agregada al producto en cuestión:

l) Luego de Haber completado la pestaña “General” se pasa a la próxima ventana llamada

“Inventario”



m) Se agrega el coste anual del producto, volumen (estas opciones no son obligatorias de

seleccionar)

n) Es importante dejar marcado el recuadro de “En el Catálogo” para que aparezca en

nuestra lista al momento de realizar una venta.

Si se desea se pueden marcar las Opciones “Auxiliar y Balanza” dependiendo del caso.



o) En la pestaña final llamada Properties (Propiedades) se agrega información relevante al

producto.

p) Para finalizar se marca “Guardar”, el cual es señalizado con disquete azul en esquina

superior derecha.

Con esto el producto se agregara a su lista de productos, para continuar con el ingreso de

productos nuevos se Marca la Pestaña “Nuevo” señalizado por el dibujo estrella con hoja blanca

de fondo.



Movimiento de Caja

Navegación: Principal -> Movimientos de Caja

La función de esta utilidad es poder ingresar y/sacar dinero de la caja sin haber

efectuado alguna venta. Las razones podrían ser:

- Al iniciar la caja (Ingreso de sencillo al iniciar el día)

- Compra de productos sacando dinero directamente de la caja.

- Otros.

Vamos a suponer que usted necesita retirar $10.000 de su caja de dinero: llene los datos como se

ven en la imagen y presione el botón de guardar. Para reponer ese peso use esta misma pantalla

pero en “Razón” seleccione “(Entrada) Efectivo”. Utilizando el botón de “Calendario” enseguida

del campo “Fecha” usted puede indicar el tiempo exacto en que se realizo la transacción.

1. Ingreso a esta opción:

2. Visualización de Interfaz de trabajo sobre esta opción:

Se entrega la opción de ser entrada / salida de efectivo.



Ventas

Navegación: Principal -> Ventas:

Existen varias formas de agregar artículos a su venta:

1. Haga click sobre el icono de “Coca Cola” para agregar una bebida de marca” Coca Cola”.



2. Escriba “001” (código de ingreso de este producto) seguido de “Enter” para agregar “Coca

Cola”. Use el botón de búsqueda (una lupa) para buscar entre los parámetros. Como se

muestra en la siguiente imagen.

3. Se busca por el número del producto en este caso “Código de Barras” y ejecutamos filtro



4. De esta forma se puede buscar un productos ya sea por Nombre, lista de categorías,

precio de compra y precios de ventas.

Se clikea “Aceptar” para terminar con la búsqueda y se ha seleccionado el producto deseado.



5. Para borrar un artículo, seleccione de la lista de los artículos agregados y presione el botón

de “Borrar” marcado con un icono de una “x”. <COMO SE USA PESO/BALANZA?>

6. Cuando termine de agregar artículos presione el botón “=” para cobrar. Seleccione el tipo

de pago (efectivo, cheque, vale, tarjeta o gratis) y presione “Aceptar”. En caso de efectivo

puede ingresar la cantidad entregada para que se calcule el cambio.



7. Cuando queramos finalizar la venta y presionamos el botón “=”, se desplegará la siguiente

ventana de pago.

Selección forma de pago, Ingreso de número con que nos pagan, el sistema nos entrega

lo entregado y el cambio.

Para finalizar la venta se clikea el botón “aceptar”



Cerrar Caja

Navegación: Principal -> Cerrar Caja

1. Ingreso a Opción:

2. Visualización de Interfaz de trabajo sobre esta opción, si estamos seguros de cerrar la caja

clikear opción “Cerrar Caja” ubicado en esquina derecha abajo (seleccionada con círculo

rojo en imagen):



3. Nos consultara a través del siguiente cuadro de aviso si estamos seguros:

4. Si aceptamos cerrar caja nos arrojara el siguiente cuadro de aviso:



Informes

Ya vimos como manejar su inventario, vender sus productos y manipular la caja de efectivo.

Ahora recuperaremos información de su negocio.

A futuro, el Software será muy útil para tomar decisiones para su negocio.

También podrá visualizar las Caja por vendedor (más adelante verá como tener varios usuarios)

Informe cierre de caja:

1. Navegación: Principal -> Cierres de Caja -> (Botón) Ejecutar Informe:

2. Visualización de Interfaz de trabajo sobre esta opción

Por fecha en específico:



3. Este es un informe típico (imagen abajo) En la parte superior de la pantalla encontrará

dos fechas (no se muestran en la imagen). Con el paso del tiempo tendrá varios cierres

de caja y tal vez quiera ver reportes de cierto rango de días. Experimente varios cierres

de caja con varias ventas, varios productos y retiros y reposiciones de efectivo.



Varios Informes:

Utilice lo aprendido en ejemplos anteriores con las siguientes navegaciones:

Navegación: Administración -> Inventario:

Catálogo (catálogo general) Diario de existencias (diferencia entre entradas y salidas de productos) Productos (productos general) Existencias bajo mínimos (ver cuales productos están bajo el mínimo) Existencias (unidades contra limites) Almacenes (unidades por almacén)

1. Imagen generada por el Informe “Productos”



2. Imagen generada por el informe “Catálogo”



Navegación: Administración -> Ventas:

Caja por vendedor (mas adelante verá como tener varios usuarios) Ventas de productos (detecte ganancias por producto) Impuestos (reporte de impuestos) Gráfico de ventas (gráfica general de ventas)

1. Imagen generada por el informe “Caja por Vendedor”: Se grafica lo que vendió cada

vendedor por especifico.



2. Imagen generada del Informe “Venta de Productos”

3. Imagen generada por el informe “Impuestos”



4. Imagen generada por el Informe “Gráfico de Ventas”



5. Imagen Generada por el Informe “Venta de Productos”

Ahora que termino de leer el manual, le rogamos poner manos a la obra ya que

como dice el refrán

“La práctica hace al maestro”

FIN DEL MANUAL

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