manual office 2010

Introducción

Las diferentes versiones de Office 2010 14Requisitos de sistema e instalación 16Novedades de Office 2010 20

Características de la interfaz integrada 20La Barra de herramientas de acceso rápido 22La Vista Backstage 23Previsualización de pegado 26Capturas de pantalla 26Guardar en formato PDF 28Recuperar documentos no guardados 29SharePoint Workspace e InfoPath 31

Usar Office 2010 con edicionesanteriores 32

Guardar un documento en una versión anterior 33Convertir un documento a Office 2010 34

Resumen 35Actividades 36

Capítulo 1

Microsoft Office 2010, también conocido

como Office 14, es la última versión

de la suite ofimática creada por Microsoft.

Desde su primera aparición -1989-,

ha sido el líder mundial

en las aplicaciones de escritorio,

porque integra las herramientas básicas

que necesitamos para realizar

prácticamente cualquier tipo de tarea.

Esta nueva edición incorpora algunas

novedades con respecto a las ediciones

anteriores, entre las que se destaca

la posibilidad de crear y compartir

documentos en línea.

Office 2010

SERVICIO DE ATENCIÓN AL LECTOR: [email protected]

01_Office 2010_AJUSTADO.qxp 9/9/10 2:46 PM 3

LAS DIFERENTES VERSIONES DE OFFICE 2010Microsoft Office 2010 es un conjunto de aplicaciones integradas, que incluyen unprocesador de textos, una planilla de cálculo, un gestor de base de datos, un progra-ma para realizar presentaciones, un gestor de correo electrónico, un programa paradiseñar publicaciones, un block de notas y otras herramientas que nos permitenaumentar nuestra productividad y que han sido diseñadas especialmente para com-partir con otros usuarios y trabajar en equipo.Entre estas nuevas herramientas se destaca Office Web Apps, creada específicamentepara trabajar en línea, lo que nos deja editar un documento desde nuestra oficina,desde nuestro hogar, o desde nuestro teléfono móvil, sin necesidad de transportar elarchivo en el que estamos trabajando y, además, con la posibilidad de editar y realizarmodificaciones en el documento de forma compartida con otros usuarios.Microsoft Office 2010 se encuentra disponible en diferentes versiones y no todas inclu-yen las mismas aplicaciones. Cada una ha sido diseñada para un grupo específico deusuarios, con el propósito de poder dar respuesta a una demanda con característicasdiversas. Por ese motivo, antes de elegir qué versión de Office 2010 instalaremos ennuestro equipo, debemos conocer qué nos ofrece cada una de ellas, para optar por lamás adecuada a nuestras necesidades. Esta elección es importante por dos motivos:en primer lugar, para no ocupar innecesariamente espacio en nuestro disco con progra-mas que tal vez no necesitaremos y no utilizaremos nunca; y, en segundo lugar, porqueencontraremos diferencias de precios entre las distintas versiones, donde las más com-pletas son, por supuesto, las más caras. En la Tabla 1 podemos ver el listado de aplica-ciones que incluye cada una de las versiones de Office 2010.

APLICACIONES OFFICE HOGAR OFFICE HOGAR Y OFFICE OFFICE OFFICE

Y ESTUDIANTES PEQUEÑA ESTÁNDAR PROFESSIONAL PROFESSIONAL

2010 EMPRESA 2010 2010 2010 PLUS 2010

Word X X X X X

Excel X X X X X

PowerPoint X X X X X

Outlook X X X X

Access X X

Publisher X X X

OneNote X X X X X

InfoPath X

SharePoint Workspace X

Comunicator X

Office Web Apps X X

Tabla 1. Aplicaciones incluidas en las

distintas versiones de Microsoft Office 2010.

1. INTRODUCCIÓN

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01_Office 2010_AJUSTADO.qxp 9/9/10 2:46 PM Page 14

Para elegir una u otra, podemos tener en cuenta los siguientes criterios:

• Office Hogar y Estudiantes 2010: está dirigido a estudiantes y usuarios domésti-cos, y nos ofrece las aplicaciones tradicionales para crear documentos, hojas de cál-culo, presentaciones y cuadernos de notas. Su licencia es para uso no comercial.

• Office Hogar y Pequeña Empresa 2010: simplifica el conjunto de las aplica-ciones básicas utilizadas por las pequeñas empresas y usuarios domésticos.Ofrece un conjunto de aplicaciones esenciales que nos permitirán llevar ade-lante un pequeño negocio, conectarnos con nuestros clientes y organizar lastareas del hogar, de forma eficaz.

• Office Standar 2010: ofrece lo necesario para trabajar con documentos, hojas detrabajo, materiales de marketing, presentaciones, notas y correo electrónico. Estaversión solo está disponible para licencias por volumen.

• Office Professional 2010: está diseñado para usuarios de negocios que necesitantodas las funcionalidades de las aplicaciones tradicionales, así como el acceso a lasherramientas de gestión de datos.

• Office Professional Plus 2010: es el producto indicado para usuarios de altagama, que colaboran con otros, gestionan los datos y necesitan flexibilidad, movi-lidad y capacidad para ser coautores de diversos tipos de documentos. Nos permi-tirá una forma de trabajo rápida, sencilla e intuitiva, sin importar si estamos deviaje, en la oficina, trabajando solos o como parte de un equipo. Esta versión úni-camente está disponible para licencias por volumen (desde 5 hasta miles).

Figura 1. Office 2010 se puede adquirir en caja o mediante una tarjeta

con la clave del producto. El precio del primero es muy superior al del segundo,

porque permite la posibilidad de instalarlo hasta en dos equipos.

Las diferentes versiones de Office 2010

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REQUISITOS DE SISTEMA E INSTALACIÓNAntes de instalar Microsoft Office 2010, debemos conocer cuáles son los requisitosde sistema necesarios para su correcto funcionamiento, y verificar si nuestro equipocumple con los requerimientos mínimos indispensables. Los elementos básicos conlos que debemos contar para instalar Office 2010 son:

• Procesador de 500 megahercios (MHz) o superior.• Memoria 256 megabytes (MB) de RAM como mínimo.• Disco duro 1,5 gigabytes (GB).• Unidad de CD-ROM o DVD.• Monitor con una resolución de 1024 x 768 o superior.• Sistema operativo: Microsoft Windows XP con Service Pack (SP) 2 o SP3, Windows

Server 2003 con SP1 o posterior, Windows Vista SP1, o Windows 7.

Además, para poder utilizar el servicio de Office Web Apps debemos contar con unnavegador compatible, como Internet Explorer, Mozilla FireFox o Safari.Una vez que verificamos los requisitos de nuestro sistema, podemos instalar Office2010. Cuando se ejecuta la instalación, aparece un asistente que nos guía en el pro-ceso, aunque es una instalación prácticamente automática y desatendida, solo tene-mos que indicar algunas opciones. En el Paso a paso 1, veremos cómo hacerlo.

Instalación de Microsoft Office 2010 PASO A PASO

Introduzca el CD de Microsoft Office 2010 en la unidad correspondiente. Lainstalación comenzará automáticamente.

1. INTRODUCCIÓN

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Una licencia de software otorga el derecho a ejecutar un programa, con una serie de requisitos

que determinan cómo podemos usarlo. Microsoft otorga tres tipos de licencias: Producto Empa-

quetado (Caja), Software Preinstalado en una PC Nueva (OEM) o Licencias por Volumen. Más

información en: www.microsoft.com/spain/licencias/introduccion.mspx.

TIPOS DE LICENCIAS DE MICROSOFT

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La siguiente pantalla muestra el nuevo logo de Microsoft Office 2010. Aquí veráun mensaje pidiendo que espere mientras se preparan todos los archivos que seutilizarán durante el proceso de instalación.

Antes de continuar, aparecerá la pantalla con el contrato de licencia de MicrosoftOffice, es necesario que tilde la casilla de verificación llamada Acepto lostérminos del contrato y luego haga clic en Continuar.

Requisitos de sistema e instalación

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Haga clic en Instalar ahora para una instalación con las característicaspredeterminadas, o en Personalizar para establecer características específicas.

Si seleccionó la opción Personalizar, verá una pantalla con tres solapas desde lascuales podrá configurar distintas opciones de instalación. Elija los programas dela suite que desea instalar, o seleccione Ejecutar todo desde mi PC para instalartodos los programas. Luego haga clic en Instalar ahora.

1. INTRODUCCIÓN

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A continuación, aparecerá una pantalla conteniendo una barra que se encarga demostrar el progreso actual del proceso de instalación. Aquí deberá esperar hastaque se hayan completado todas las acciones necesarias.

Finalmente, aparecerá la pantalla que le indica que la instalación ha finalizado.Puede comenzar a utilizar los programas de la suite Office 2010. Haga clic enCerrar y comience a explorar las diferentes aplicaciones.

Requisitos de sistema e instalación

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NOVEDADES DE OFFICE 2010Tal vez muchos de nosotros conocemos y utilizamos ediciones anteriores de la suiteOffice y fuimos testigos de los cambios producidos por el pasaje de un sistema decomandos organizados en menús hacia la interfaz Microsoft Office Fluent, queapareció en Office System 2007, donde los comandos se organizan en fichas y gru-pos lógicos, en lo que conocemos como Cinta de opciones. Hasta ahora, estaCinta de opciones solo estaba presente en algunos programas de la suite 2007. Microsoft Office 2010 introduce algunas novedades para facilitar la integraciónde las diferentes herramientas de productividad, en un entorno cada vez más ami-gable e intuitivo. A continuación, veremos en detalle algunas de las novedadesmás destacadas de Office 2010.

Características de la interfaz integradaComo mencionábamos anteriormente, en la edición 2007 de Microsoft OfficeSystem se introdujo la interfaz Microsoft Office Fluent, con los comandos orga-nizados en una Cinta de opciones, a través de fichas y grupos lógicos. Sinembargo, esta interfaz no estaba incorporada en todos los programas de la suite.En la edición 2010, encontraremos la Cinta de opciones en todos los programas,lo que le ha otorgado una apariencia coherente a todas las aplicaciones. Otra importante novedad de esta interfaz es que se ha reemplazado el Botón deOffice por la ficha Archivo, que es la primera ficha que aparece a la izquierda de laCinta de opciones, en todos los programas que forman parte de Office 2010.A diferencia del Botón de Office, que despliega un menú al hacer clic sobre él, laficha Archivo muestra un cuadro de opciones que ocupa toda la ventana y que nospermite realizar rápidamente acciones tales como seleccionar una plantilla para unnuevo documento o imprimir un archivo, sin tener que abrir nuevas ventanasy desde un entorno muy intuitivo. En el próximo apartado, veremos un poco másen detalle las características de esta interesante innovación.Pero antes de continuar, veamos los diferentes elementos que se encuentran en lainterfaz Microsoft Office Fluent de Office 2010.

1. INTRODUCCIÓN

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Desde la dirección www.microsoft.com/office/2010/es/download-office-professional-

plus/default.aspx, podemos descargar una versión de prueba de Microsoft Office Professional

Plus 2010. Esta versión de evaluación funciona hasta el 30/10/2010, y para obtener un número

de serie válido es necesario tener una cuenta de Microsoft Live.

VERSIÓN DE PRUEBA DE OFFICE 2010


Interfaz de Office 2010 GUÍA VISUAL

Ficha Archivo: abre la Vista Backstage, que nos permite administrar documentos ydatos relacionados con éstos, como crear, guardar y enviar documentos,inspeccionar documentos para comprobar si tienen metadatos ocultos oinformación personal, o establecer opciones específicas.Barra de herramientas de acceso rápido: es una barra de herramientas personalizable,que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha de la Cinta deopciones que se muestra. Fichas: contienen grupos y comandos específicos para ejecutar determinadasacciones, reemplazan a la antigua barra de menús de versiones anteriores.Botones de control: permiten minimizar, maximizar, restaurar o cerrar la aplicaciónque se está ejecutando. Ayuda: abre la página de Ayuda de Microsoft Office.Botón de control de la Cinta de opciones: muestra u oculta la Cinta de opciones. Si laCinta de opciones está oculta, solo se presentan los nombres de las fichas. Grupos lógicos: dentro de cada ficha, los grupos lógicos se organizan agrupando loscomandos que tienen funciones similares o relacionadas.Comandos: ejecutan una tarea determinada. Al hacer clic sobre los comandos,algunos se ejecutan directamente, y otros, en cambio, muestran un menúdesplegable con opciones. Aquí vemos el comando Alinear texto a la izquierda.Selector de cuadro de diálogo: algunos grupos tienen una pequeña flecha diagonalen la esquina inferior derecha; al hacer clic sobre él, se abre un cuadro de diálogoque nos permite ver más opciones relacionadas con este grupo.

Personalizar la Cinta de opcionesUna novedad que incorpora Office 2010 es que la Cinta de opciones se puede per-sonalizar, es decir que podemos crear fichas y grupos personalizados para que con-tengan los comandos que usamos con más frecuencia. La personalización de la Cintade opciones es específica para el programa de Microsoft Office con el que estamos

Novedades de Office 2010

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trabajando y no afectará otras aplicaciones. También debemos tener en cuenta que,aunque podemos agregar comandos para personalizar grupos, no es posible cambiarlas fichas y los grupos predeterminados ya integrados en Microsoft Office 2010. Por ejemplo, para personalizar la Cinta de opciones de Word, luego de abrir estaaplicación vamos a Archivo/Opciones y se abrirá el cuadro de diálogo Opciones deWord; en el panel izquierdo, hacemos clic en Personalizar Cinta, y en el panel dere-cho podemos elegir las diferentes opciones de personalización.

Figura 2. Desde el panel Personalizar la cinta y los métodosabreviados de teclado, podemos agregar comandos, cambiar el nombre

a las fichas existentes o agregar nuevas fichas y grupos lógicos.

También podemos personalizar la Cinta de opciones si hacemos clic con el botónsecundario del mouse sobre la Cinta de opciones y en el menú contextual elegimosla opción Personalizar la Cinta.

La Barra de herramientas de acceso rápidoLa Barra de herramientas de acceso rápido agrupa un conjunto de comandos quenecesitamos utilizar de forma frecuente, independientes de la ficha activa en la Cintade opciones. De forma predeterminada, aparece por encima de la Cinta de opciones,a la izquierda de la Barra de título de la aplicación de Office que estamos ejecutan-do, y muestra el acceso directo a los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer, peropodemos personalizarla cambiando su ubicación o agregando y quitando comandos,

1. INTRODUCCIÓN

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de acuerdo con nuestras necesidades. Para cambiarla a una nueva ubicación, debe-mos desplegar la flecha que se encuentra a la derecha de esta barra –al acercar elpuntero del mouse veremos la etiqueta Personalizar barra de herramientas de accesorápido– y seleccionar la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones. Automática-mente, esta barra de herramientas se ubicará por debajo de la Cinta de opciones,más cerca del documento en el que estamos trabajando. Para restablecerla a su ubi-cación original, desplegamos nuevamente la flecha que aparece a la derecha de labarra y seleccionamos la opción Mostrar encima de la cinta de opciones. Para agregar o quitar comandos de la Barra de herramientas de acceso rápido, des-plegamos el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y hacemos clicpara marcar o desmarcar los comandos que deseamos mostrar o quitar de esta barra.

Figura 3. En la Barra de herramientas de acceso rápido,

solo se mostrarán los comandos que aparecen con una marca de verificación.

La Vista BackstageAl hacer clic en la ficha Archivo, encontraremos muchos de los mismos comandosbásicos que veíamos cuando hacíamos clic en el Botón de Office o en el menú Archi-vo, en las ediciones anteriores de Microsoft Office, como por ejemplo, Abrir, Guar-dar o Imprimir. Pero ahora se despliega una ventana que ocupa toda la pantalla,denominada Vista Backstage, que además de los comandos tradicionales ofrecevarias opciones diseñadas para que podamos compartir y enviar documentos uobtener información rápida y detallada sobre éstos.


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Figura 4. Cuando desplegamos la Vista Backstage y seleccionamos

algunas de sus opciones, aparece una ventana que ocupa la totalidad de la pantalla.

Para conocer un poco más acerca de la organización de los comandos y opciones dela ficha Archivo, analizaremos el contenido que se despliega al hacer clic en ésta.

La ficha Archivo GUÍA VISUAL

1. INTRODUCCIÓN

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Grupo de comandos básicos: encontramos los comandos necesarios para Guardar,Guardar como, Abrir o Cerrar un documento. Muchos de estos comandos tambiénse encuentran en la barra de herramientas de acceso rápido.Ficha Información: muestra diferentes comandos, propiedades y metadatos enfunción del estado del documento y de su ubicación de almacenamiento.Ficha Reciente: muestra el listado de los últimos documentos que hemos creadoen una aplicación de Microsoft Office 2010. Podemos acceder rápidamente acualquiera de estos documentos al hacer clic sobre él. Ficha Nuevo: nos permite crear un nuevo documento en blanco o elegir alguna delas plantillas disponibles, a partir de las cuales podremos generar nuevosdocumentos, personalizando las opciones.Ficha Imprimir: en la sección izquierda de esta ficha, aparecen automáticamentelas propiedades de la impresora predeterminada, y nos permite configurar lasopciones de impresión; en la sección derecha, se muestra automáticamente unavista previa del documento en el que estamos trabajando.Ficha Compartir: en la sección izquierda, vemos diferentes opciones para compartirel documento, como por ejemplo, Enviar por correo electrónico, Guardar enSkyDrive o Publicar como entrada de blog. Además, podemos crear un archivoPDF. Para cada una de las opciones de la sección izquierda, se abre un cuadro deconfiguración en la sección derecha, lo que nos permite hacer los ajustesnecesarios antes de compartir el documento a través de la opción elegida. Ficha Ayuda: nos posibilita acceder rápidamente a diferentes opciones de ayuda. Complementos: muestra los complementos que tenemos instalados, para ampliarlas funcionalidades de Office 2010. Por ejemplo, podemos abrir o guardardirectamente desde nuestra aplicación de escritorio un documento en Office Live,para compartirlo en línea.Opciones: abre el cuadro de diálogo Opciones, desde donde podemos configurar ypersonalizar los programas de Office de acuerdo con nuestras preferencias. Porejemplo, podemos configurar las opciones para la ortografía o personalizar la Cintade opciones.Salir: nos permite cerrar la aplicación que estamos utilizando.


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Con Office 2010 podemos realizar retoques fotográficos y aplicar efectos espectaculares a las

imágenes que agregamos a un documento. Word, Excel, PowerPoint y Publisher han incorpora-

do nuevas herramientas de imagen, entre las que se destacan la eliminación del fondo, el ajus-

te de la nitidez y la aplicación de efectos artísticos.

EDICIÓN DE IMÁGENES CON OFFICE 2010


Para salir de la Vista Backstage y volver rápidamente al documento en el que está-bamos trabajando, podemos hacer clic en cualquiera de las fichas de la Cinta deopciones, o presionar la tecla ESC en el teclado.

Previsualización de pegadoMuchas veces necesitamos copiar datos de diferente tipo, y pegarlos en el documen-to en el que estamos trabajando. Estos datos pueden tener un formato diferente alque estamos utilizando. En las ediciones anteriores de Office, contamos con laopción Pegado Especial para resolver esta situación, pero en Office 2010 se ha opti-mizado esta función, a partir de la inclusión de una galería con Opciones de pegadoque nos posibilita, al pasar el mouse por las diferentes opciones, obtener una vistaprevia del resultado antes de pegarlo en nuestro documento. Los contenidos de lagalería Opciones de pegado son contextuales, es decir que cambian según lo quecopiamos y el lugar en el que pegaremos el contenido. Por ejemplo, se produciránconjuntos de opciones de pegado distintos si copiamos datos de Excel o de un textode Word o de Internet o una imagen.

Figura A Figura B

Figura 5. Para acceder a la galería de Opciones de pegado, podemos

ir a Inicio/Portapapeles y desplegar Pegar (Figura A), o al menú contextual

que aparece al hacer clic con el botón secundario del mouse (Figura B).

Capturas de pantallaLas capturas de pantalla son como fotografías instantáneas que podemos tomardel contenido de una pantalla. Son útiles para capturar información que podríacambiar o caducar, como por ejemplo, un artículo de noticias de último momentoo una lista de vuelos disponibles y tarifas en un sitio web de viajes. También son

1. INTRODUCCIÓN

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necesarias para copiar texto e imágenes desde páginas web y otros orígenes, paracaptar rápidamente y conservar el formato original de ese contenido. En líneasgenerales, para realizar una captura de pantalla debemos salir de la aplicación queestamos utilizando, activar, en la ventana, la pantalla que deseamos capturar y pre-sionar la tecla IMPR PANT (o PRTSC) desde el teclado; luego, la pegamos en el docu-mento con alguno de los comandos o combinaciones de teclas para pegar. Tambiénpodemos emplear algún programa específico para este tipo de procedimiento.Pero Office 2010 nos permite agregar rápida y fácilmente una captura de panta-lla en el documento de Office en el que estamos trabajando, sin necesidad de salirdel programa. Esta característica está disponible en Excel, Outlook, PowerPointy Word y la podemos usar para tomar una fotografía de todas o parte de las ven-tanas que se encuentran abiertas en el sistema operativo.Para realizar una captura de pantalla desde cualquiera de los programas menciona-dos en el párrafo anterior, debemos ir a la ficha Insertar y, en el grupo Ilustraciones,hacer clic en Captura de pantalla; se desplegará la galería Ventanas disponibles, quemuestra todas las pantallas de las aplicaciones que tenemos abiertas, y desde allí ele-giremos la pantalla que deseamos capturar.

Figura 6. Desde Insertar/Ilustraciones/Captura de pantalla,

también podemos tomar solo una parte de la pantalla que deseamos

capturar, con un clic en la opción Recorte de pantalla.

Debemos tener en cuenta que las capturas de pantalla son imágenes estáticas; esdecir que si la información original cambia, no se actualizará la captura de pantalla.


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Guardar en formato PDF En muchas ocasiones, necesitamos guardar archivos de forma tal que no puedan sermodificados, conservando su formato original, y que sean fáciles de compartir eimprimir. El formato PDF (portable documemt format, por sus siglas en inglés,o formato de documento portátil) es un formato de compresión de datos –ocupamenos espacio que el documento original– que conserva la apariencia del documen-to y los datos de ese archivo no se pueden cambiar fácilmente. Estas característicaslo convierten en un formato ideal para compartir archivos. Algunos de los programas que forman parte de la suite Office 2010, tales comoWord, Excel, Access, PowerPoint, Publisher y OneNote, nos permiten convertirarchivos a formato PDF sin necesidad de utilizar un software adicional u otro tipode complementos distribuidos por terceros.Para guardar un archivo en formato PDF, debemos ir a la ficha Archivo y seleccio-nar el comando Guardar como; en el cuadro de diálogo Guardar como, completare-mos los datos correspondientes a la ubicación en la que deseamos guardar el archi-vo y el nombre con el que lo identificaremos. Luego, desplegamos el cuadro llama-do Guardar como tipo y hacemos clic en PDF (*.PDF). Automáticamente apareceránalgunas opciones que tenemos que seleccionar antes de guardar el archivo:

• Abrir archivo tras publicación: debemos tildar esta opción si deseamos abrir elarchivo en el formato seleccionado después de guardarlo.

• Estándar (publicación en línea e impresión): tildaremos esta opción si necesitamosobtener una alta calidad de impresión.

• Tamaño mínimo (publicación en línea): si el tamaño del archivo es más importan-te que la calidad de impresión y necesitamos comprimirlo para su envío por mailo para su publicación en línea, debemos tildar esta opción.

Figura 7. Luego de completar las diferentes opciones, hacemos

clic en Guardar y obtendremos una versión PDF de nuestro documento.

1. INTRODUCCIÓN

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Otra forma de convertir un documento de Office en formato PDF es desde laopción Archivo/Compartir; en el panel izquierdo de la Vista Backstage, hacemosclic en Crear documento PDF/XPS y, en el panel derecho, presionamos sobre la opciónCrear un PDF/XPS, para acceder al cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, quees similar al cuadro de diálogo llamado Guardar como.

Figura 8. Para ver un archivo PDF, debemos tener un lector de archivos

PDF instalado en el equipo, como Acrobat Reader de Adobe Systems.

Recuperar documentos no guardadosUna nueva y muy útil función que se ha incorporado en la suite Office 2010 es laposibilidad de recuperar los documentos que intencional o accidentalmente nohemos guardado mientras estamos trabajando con Word, Excel o PowerPoint. Sicerramos sin guardar un archivo de cualquiera de los programas mencionados en el


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El formato XPS es un formato de documento electrónico desarrollado por Microsoft, que tiene

características similares al formato PDF, es decir, conserva el formato de un documento, no se

puede modificar fácilmente y permite compartir archivos. También ofrece una imagen más pre-

cisa y una mejor representación de color en el equipo del destinatario que el formato PDF.

FORMATO XPS


párrafo anterior, éste se guardará temporalmente y podremos recuperarlo al volvera abrir la aplicación. Para ello, abrimos nuevamente las aplicación de Office 2010que estábamos utilizando y vamos a Archivo/Reciente; en la Vista Backstage, hace-mos clic en Recuperar documentos no guardados (Word 2010), Recuperar libros noguardados (Excel 2010) o Recuperar presentaciones no guardadas (PowerPoint2010). Se abrirá la carpeta de borradores guardados, donde seleccionamos el archi-vo y, a continuación, hacemos clic en Abrir.

Figura 9. La carpeta de borradores no guardadosmuestra la lista de archivos que hemos cerrado sin guardar.

Para usar esta funcionalidad de Office 2010, debemos tener habilitadas las opcionesGuardar información de Autorrecuperación y Conservar la última versión autoguardadacuando se cierra sin guardar. Para ello, vamos a Archivo/Opciones y, en el panel de laizquierda, seleccionamos la opción Guardar; en el panel derecho, tildamos la casilla deverificación Guardar información de Autorrecuperación cada x minutos y establecemosel tiempo de autoguardado de nuestra preferencia (de forma predeterminada, apare-cerá cada 10 minutos, pero podemos modificar este tiempo). Luego tildamos la casi-lla de verificación llamada Conservar la última versión autoguardada cuando se cierrasin guardar. Una vez que configuramos estas opciones, hacemos clic en Aceptar.

1. INTRODUCCIÓN

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Las características de Office 2010 ponen de manifiesto los esfuerzos de Microsoft para mante-

nerse firme dentro de un proceso de cambio en la industria. En esta evolución, se está pasando

de programas almacenados en las computadoras hacia otros gratuitos, a los que se puede ingre-

sar desde cualquier computadora conectada a Internet.

EVOLUCIÓN DE LAS APLICACIONES DE ESCRITORIO


SharePoint Workspace e InfoPathSi instalamos la versión Profesional Plus de Office 2010, encontraremos dos apli-caciones muy interesantes: SharePoint Workspace e Infopath.SharePoint Workspace se denominaba Groove en las ediciones anteriores de Offi-ce, y es un programa que nos permite crear un área de trabajo virtual, que es unespacio virtual en el que podemos descargar y sincronizar contenido para reunirtoda la información de un equipo de trabajo que se desempeña en lugares dispersosgeográficamente y en distintos horarios. Es decir que con este programa podremoscrear un espacio de trabajo para compartir con otros usuarios, donde todos losmiembros pueden descargar y modificar archivos, mantener discusiones virtuales entiempo real, enviar y responder mensajes y realizar un seguimiento de las tareas.

Figura 10. Cada área de trabajo es una ventana individual (derecha)

que se abre y se cierra desde la Barra de inicio (izquierda). Podemos crear

diferentes áreas de trabajo, para diferentes proyectos y personas.

Si ya empleamos ediciones anteriores de Office, tal vez tuvimos la oportunidad deconocer InfoPath, la aplicación creada para diseñar y editar formularios. Office2010, en su versión Profesional Plus, ha incorporado dos aplicaciones relaciona-das: InfoPath Designer e InfoPath Filler. InfoPath Designer sirve para diseñar formularios atractivos con galerías de con-troles, estilos y diseños. Nos permite utilizar diseños de página y sección comopunto de partida y después agregarle controles, esquemas de colores y estilos detextos coherentes. Con InfoPath Filler podemos rellenar los formularios creados


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en InfoPath Designer, a través de una interfaz de usuario más limpia, que nosfacilita y simplifica el proceso de creación de formularios.

Figura 11. Las características de diseño de InfoPath Designer 2010nos permiten crear formularios sofisticados de forma rápida y sencilla.

USAR OFFICE 2010 CON EDICIONES ANTERIORESOffice 2010 ha incorporado nuevas características y funciones en cada uno de susprogramas, que son específicos y solo están disponibles para esta edición. Sin embar-go, muchas veces tenemos que utilizar documentos que creamos en Office 2010 enequipos que tienen instalada una edición anterior o debemos abrir en Office 2010documentos que fueron creados en ediciones anteriores.

1. INTRODUCCIÓN

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Los archivos de Microsoft Office 2010 tienen el mismo formato que los archivos de Microsoft Offi-

ce 2007. Por lo tanto, podemos guardarlos con el formato de Office 2010 y abrirlos directamente

desde Office 2007. No obstante, debemos tener en cuenta que algunas características incorpo-

radas a la versión 2010 pueden perderse.

GUARDAR UN ARCHIVO DE OFFICE 2010 PARA OFFICE 2007


Guardar un documento en una versión anterior Si creamos un documento en cualquier programa de Office 2010, que debe ser utili-zado en otro equipo que tenga instalada una edición anterior de la suite, debemosguardarlo en un formato compatible con esa edición, para que pueda ser abierto enella. Para esto, vamos a Archivo/Guardar como para abrir el cuadro de diálogo Guardarcomo; luego de completar la información correspondiente a la ubicación en la queguardaremos el archivo y su nombre, desplegamos Guardar como tipo, para elegir laopción que corresponda a las diferentes aplicaciones. Por ejemplo:

• En Word, seleccionamos Documento de Word 97-2003 (*.doc).• En Excel, seleccionamos Libro de Excel 97-2003 (*.xls).• En PowerPoint, seleccionamos Presentación de PowerPoint 97-2003 (*.ppt).• En Publisher, seleccionamos Archivos de Publisher 98 (*.pub) o Archivos de

Publisher 2000 (*.pub).

Finalmente, hacemos clic en Guardar y el documento se guardará en un formato quepuede ser reconocido y utilizado desde las ediciones anteriores de Office. Sin embar-go, debemos tener en cuenta que algunas características y funciones específicas de losprogramas de Office 2010 pueden perderse al guardar el documento en un formatocompatible con ediciones anteriores.

Figura 12. Cuando guardamos un documento en un formato anterior, vemos un Cuadrode compatibilidad que nos muestra las características que se perderán o modificarán.

Usar Office 2010 con ediciones anteriores

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A partir del lanzamiento de Windows 7, algunas de sus aplicaciones también incorporan la Cinta

de opciones, propuesta por primera vez en Microsoft Office 2007, de esta forma se reemplazan

los tradicionales menús y se facilita aún más el uso de estos populares programas, ya que de

este modo se ofrece al usuario un entorno integrado.

PAINT Y WORDPAD TAMBIÉN UTILIZAN LA CINTA DE OPCIONES


Convertir un documento a Office 2010Desde cualquier programa de Office 2010, podemos abrir un archivo creado enuna edición anterior, sin problemas. Pero debemos tener en cuenta que podemoselegir entre dos opciones: una de ellas es trabajar en el modo de compatibilidady la otra es convertir nuestro documento al formato de archivos que utiliza Office2010, según el programa que estamos usando. Si mantenemos el archivo en elmodo de compatibilidad, trabajaremos en el documento desde Office 2010,pero sin aplicarle las nuevas funcionalidades de esta edición. En cambio, si con-vertimos el documento al nuevo formato, podremos tener acceso a todas las fun-ciones propias de la última edición.

Figura 13. Cuando abrimos desde un programa de Office 2010

un documento creado en una versión anterior, podemos observar

la leyenda [Modo de compatibilidad] en la Barra de título.

El modo de compatibilidad garantiza que el documento en el que estamos traba-jando no se vea afectado por las nuevas funcionalidades de los programas de lasuite Office 2010; de este modo, podrá ser abierto, editado y modificado en susediciones originales. En cambio, el comando Convertir borra las opciones de com-patibilidad, de forma que el diseño del documento aparece como si lo hubiéramoscreado en una aplicación de Office 2010.Para convertir un archivo creado en una edición anterior al formato de Office 2010sin guardar la copia realizada en la edición anterior, vamos a Archivo/Informacióny hacemos clic en Convertir. Con este procedimiento obtendremos un solo archivo,

1. INTRODUCCIÓN

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ahora en el formato correspondiente a Office 2010. En cambio, si deseamos guar-dar las dos versiones del documento, debemos ir a Archivo/Guardar como y luego deescribir un nuevo nombre para el archivo y especificar la ubicación en la que loguardaremos, desplegamos Guardar como tipo para seleccionar la opción Documentode Word en la lista. Gracias a este sencillo procedimiento, obtendremos dos copiasdel documento, una en el formato correspondiente a la edición anterior y otra conel nuevo formato, propio de Microsoft Office 2010.

Figura 14. Siguiendo esta indicación no tendremos problemas para obtener nuestro

documento en dos formatos distintos, para versiones anteriores y para Office 2010.

Usar Office 2010 con ediciones anteriores

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… RESUMEN

En este capítulo, vimos las novedades que la nueva edición de la suite Microsoft Office ha

incorporado en su edición 2010. Además, nos informamos acerca de las diferentes versiones

en las que se presenta, adecuadas para dar respuesta a distintos tipos de necesidades, y cono-

cimos cuáles son los requisitos de sistema que necesitamos para su instalación. También hici-

mos un recorrido por las principales características de esta nueva suite de aplicaciones inte-

gradas, entre las que se destacan las capturas de pantalla, las previsualizaciones de pegado

y la posibilidad de guardar documentos directamente en formato PDF.


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TEST DE AUTOEVALUACIÓN

1 ¿Cuáles son los requerimientos de sistema

para poder instalar Office 2010?

2 ¿Cómo se accede a la Vista Backstage?

3 ¿Qué es la Cinta de opciones y qué elemen-

tos contiene?

4 ¿Es posible agregar comandos, fichas o

grupos lógicos a la Cinta de opciones en

Office 2010?

5 ¿Cuáles son los comandos que, de forma

predeterminada, muestra la Barra de

herramientas de acceso rápido?

6 ¿Qué tecla se debe presionar para salir de

la Vista Backstage y volver rápidamente al

documento en el que se está trabajando?

7 ¿Cómo se puede obtener una previsualiza-

ción de pegado, antes de pegar un bloque

de texto o una imagen en un documento?

8 ¿Qué función cumple la herramienta Cap-

tura de pantalla?

9 ¿Es necesario tener instalado un software

adicional para convertir un documento de

Office 2010 a formato PDF?

10¿Qué procedimiento se debe utilizar para

guardar un documento de Office 2010 en

una versión anterior?

ACTIVIDADES

EJERCICIOS PRÁCTICOS

1 Luego de instalar Office 2010, acceda a una

de las aplicaciones, como por ejemplo,

Word, y personalice la Barra de herramien-

tas de acceso rápido agregando los coman-

dos Nuevo, Abrir e Impresión rápida.

2 Inicie Excel 2010 y vaya a Archivo/Opcio-

nes/Personalizar cinta. Explore las dife-

rentes opciones para crear, dentro de la

ficha Insertar, un nuevo grupo con el nom-

bre Insertar, en el que agregará los

comandos Insertar celdas, Insertar colum-

nas de hoja e Insertar filas de hoja.

3 Inicie Word 2010, escriba un breve texto y

salga del programa sin guardarlo. Vuelva a

iniciar Word e intente recuperar el docu-

mento que no guardó.

4 Acceda a un sitio de Internet de su prefe-

rencia, seleccione un texto de esa página y

cópielo (puede utilizar las combinaciones

de teclas CTRL+C o hacer clic con el botón

secundario del mouse sobre la selección y

en el menú contextual seleccionar

Copiar). Luego, abra Word 2010 y desplie-

gue las Opciones de pegado desde el

comando Pegar y haga clic en la opción

Mantener solo texto.

5 Inicie Word 2010 y escriba un breve texto.

Guárdelo en formato PDF.


manual office 2010

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