Del Participante

Manual del

Participante Para Uso en Reuniones En Línea

1 Manual del Participante – Microsoft Lync

Contenidos

Las reuniones tradicionales pueden ser un desafío cuando la gente se extiende a largas distancias. Las

tecnologías de comunicación pueden superar este límite físico permitiéndole asistir desde cualquier lugar

con acceso a Internet o por teléfono.

Este manual está diseñado como guía a los participantes que se unen por primera vez a seminarios virtuales

o webinars utilizando Microsoft® Lync™ permitiéndole tener una mejor experiencia mediante la

comprensión de las mejores prácticas para llevar a cabo reuniones en línea.

Los tópicos incluidos en este manual son:

Preparándose para participar Opciones de acceso:

o Lync 2010 Attendee o Lync Web App

Activar las funciones de participación Más información

2 Manual del Participante – Microsoft Lync

Preparándose para Participar

Para participar en una reunión virtual, Ud. necesitará considerar los siguientes elementos:

Un equipo adecuado

Un equipo adecuado es un computador (estación o portátil) que incluya:

Dispositivos de sonido (preferiblemente un headset, o en su defecto, cornetas + micrófono)

correctamente configurados. Se recomienda realizar una prueba de sonido entrante y saliente antes

de participar en la reunión. Webcam: este dispositivo es opcional, pues no es necesario si solo desea intervenir de forma verbal

o escrita a través de IM (mensajería instantánea). Verifique que su cámara web funciona

adecuadamente y ajuste su configuración de acuerdo con sus necesidades.

Una red confiable

Se recomienda conectarse a internet desde un equipo con banda ancha. Preferiblemente utilice conexión

cableada (wired) en lugar de wireless para participar en la reunión, esto le permitirá gozar de una mejor

calidad en la comunicación.

El software necesario: Microsoft Lync

Para acceder a la reunión, el computador debe tener instalado el software de comunicaciones Microsoft®

Lync™. Si su equipo no tiene este programa, Ud. tiene un par de alternativas gratuitas de instalación:

Microsoft Lync 2010 Attendee Microsoft Lync Web App

Podrá conocer ambas en la siguiente sección.

Una sala – Un solo computador conectado

Para ahorrar ancho de banda y prevenir el efecto feedback en el audio de la reunión, si Ud. participa junto

a un grupo de personas en un mismo lugar físico, se recomienda utilizar un salón y establecer la conexión

a la reunión desde un solo computador; luego conecte el equipo a un proyector desde el cual todos puedan

participar en la sesión.

Evite crear ruido de fondo

Colóquese en MUTE cuando no esté hablando. De esta manera podrá evitar que su micrófono transmita

conversaciones de fondo, ruido del ambiente y teclado, pues estos pueden resultar distractores y

disruptivos para el resto de los participantes de la reunión virtual.

3 Manual del Participante – Microsoft Lync

Opciones de acceso

Lync 2010 Attendee Si no tiene instalado el software de comunicaciones de Microsoft® Lync™ 2013, puede usar Microsoft®

Lync™ 2010 Attendee, un cliente de conferencias que le permite participar en reuniones en línea de Lync.

Lync 2010 Attendee proporciona herramientas de comunicación como mensajería instantánea (MI), audio

y vídeo, además de herramientas de colaboración como el uso compartido de programas, el uso compartido

de la pantalla, los datos adjuntos, la pizarra, el sondeo y la presentación con diapositivas.

Este tema presenta una serie de tareas que deberá realizar para comenzar a utilizar el rol de Participante o

“Attendee”.

Obtener Lync 2010 Attendee previo a una reunión

Puede obtener el cliente de Attendee con antelación a una reunión de la siguiente manera:

Si su organización lo permite (es decir, si tiene privilegios de administrador de su equipo o le han sido

concedidos), puede instalar Attendee usted mismo desde una página de descargas antes de intentar unirse

a una reunión. Vaya a Microsoft Lync 2010 Attendee - Instalación al nivel de usuario.

Cuando ya cuente con él, verá Microsoft Lync 2010 Attendee en el menú de Inicio de Windows, desde

donde podrá abrirlo y visualizar y cambiar las opciones, si fuese necesario.

Requerimientos del Sistema

Su computador deberá contar con un sistema operativo compatible: Windows 7; Windows Vista; Windows

XP Service Pack

Nota: Este programa de instalación crea una excepción de firewall que permite que las comunicaciones de cliente de Lync 2010 Attendee puedan realizarse.

Instrucciones para instalación

1. Descargue el archivo haciendo clic en el vínculo siguiente y guardando el archivo en el disco duro. 2. Haga doble clic en el archivo de programa del disco duro para iniciar el programa de instalación. 3. Siga las instrucciones que aparecen en la pantalla para realizar la instalación en el equipo de escritorio.

4 Manual del Participante – Microsoft Lync

Preparar Lync 2010 Attendee para una reunión

Puede configurar varias opciones para prepararse a utilizar Attendee. También puede ajustar las opciones cuando ya esté en la reunión.

Haga clic en Inicio, en Todos los programas y, a continuación, en Microsoft Lync 2010 Attendee. Aparecerá el cuadro de diálogo Lync Attendee: opciones.

Las opciones General, Personal, Tonos y sonidos, Dispositivo de audio y Dispositivo de vídeo son las que puede seleccionar en el cuadro de diálogo Lync Attendee: opciones. Ahí también las puede revisar para asegurarse de que se pueden aplicar a lo que desea hacer, o puede cambiarlas.

5 Manual del Participante – Microsoft Lync

Instalar Lync 2010 Attendee mientras participa en una reunión

1. Haga clic en el vínculo Unirse a la reunión en línea en una convocatoria de reunión en línea.

2. Aparecerá una pantalla con instrucciones para seleccionar al cliente que se va a instalar. Haga clic en Descargar e instalar Lync Attendee.

3. Se abrirá una página web con un vínculo de descarga e instalación. Siga las instrucciones de descarga e instalación. Cuando haya completado la instalación, en la convocatoria de reunión en línea, haga clic de nuevo en Unirse a la reunión en línea.

6 Manual del Participante – Microsoft Lync

Unirse a una reunión en línea de Lync 2010

Puede utilizar Attendee para unirse a una reunión en línea de Lync como invitado o como usuario

autenticado si sigue estos pasos.

1. Haga clic en el vínculo Unirse a la reunión en línea en la convocatoria de reunión en línea.

2. En la pantalla de inicio de sesión de Microsoft Lync Attendee, seleccione Unirse como

invitado, escriba su nombre en el cuadro de texto y haga clic en Unirse. Para obtener

información sobre cómo configurar el método de participación, consulte Establecer las

opciones personales en Lync 2010 Attendee.

Así, con Lync 2010 Attendee, un usuario puede unirse a una reunión de dos maneras:

Como un usuario no autenticado, utilizando un nombre para mostrar de invitado. Como un usuario autenticado, utilizando credenciales corporativas.

En función de cómo ha establecido el organizador la reunión, el usuario se unirá a la reunión inmediatamente o esperará en la sala de espera hasta que un moderador de la reunión le admita.

7 Manual del Participante – Microsoft Lync

Lync Web App

Microsoft Lync Web App es una versión basada en explorador de Microsoft Lync que permite los usuarios

de un PC que no tenga instalado Lync 2013 o Microsoft Lync 2010 Attendee, participar en reuniones en

línea. Se trata de un programa que ocupa muy poco espacio en la unidad de disco duro y que permite

ponerse a trabajar rápidamente.

Lync Web App es compatible con los sistemas operativos de Windows y Macintosh. Para los usuarios de

Windows, están disponibles todas las funciones de las reuniones, salvo el sonido (deben habilitarlo vía

telefónica) y vídeo del equipo y la posibilidad de cargar presentaciones de Microsoft PowerPoint. Los

usuarios de Macintosh tienen disponibles las mismas características que los usuarios de Windows, con la

excepción del uso compartido de escritorio y programas.

Lync Web App no admite otras características de Lync que no estén comprendidas en la experiencia de

reunión como, por ejemplo, las características de presencia, contactos, MI y telefonía.

Requerimientos del Sistema

Para usar Lync Web App, los usuarios necesitan tener instalado un complemento del explorador Microsoft

Silverlight 4.0 o de una versión posterior. Si no se ha instalado aún Silverlight cuando el usuario inicia por

vez primera Lync Web App, se le solicitará que lo instale.

Para descargar Silverlight, visite el siguiente sitio web: Descargar Microsoft Silverlight.

En el cuadro a continuación podrá verificar si existe compatibilidad de su sistema operativo y navegador

con Lync Web App:

1 On Windows 8, the plug-in required to use computer-based audio, video, application viewing,

application sharing, desktop viewing, and desktop sharing can be installed only if you’re running

Internet Explorer 10 for the desktop. These features are not available with Internet Explorer 10

(non-desktop).

2 On supported Windows 7, Windows Server 2008 R2, and Macintosh operating systems, all

features are available including computer-based voice, video, application viewing, application

sharing, desktop viewing, and desktop sharing. To use these features, you must install a plug-in

when prompted.

3 On supported Windows XP, Windows Vista, and Windows Server 2008 operating systems,

computer-based voice and video are not available. Application viewing, application sharing,

8 Manual del Participante – Microsoft Lync

Comprobar la disponibilidad de la reunión

Antes de la reunión, ejecute el programa de disponibilidad de la reunión para determinar si dispone de

los programas necesarios para realizar correctamente una reunión. Es posible que tenga que descargar el

complemento de explorador Microsoft® Silverlight® 4.0, o una versión posterior de Silverlight, y reiniciar

el equipo. Para ejecutar el programa de disponibilidad de la reunión

Abra la invitación a la reunión en línea enviada por correo electrónico, haga clic en ¿Es su primera

reunión en línea? que se sitúa en la parte final de la invitación y, a continuación, siga las instrucciones.

Unirse a la reunión

Para unirse a la reunión, siga este procedimiento:

1. En el momento de la reunión, abra la invitación a la reunión en línea enviada por correo electrónico y, a

continuación, haga clic en Unirse a la reunión en línea, en el mensaje de correo electrónico.

2. En la pantalla de Lync 2010 que se abre, haga clic en Unirse a la reunión mediante el explorador

web.

9 Manual del Participante – Microsoft Lync

3. Si tiene una cuenta con la organización que llamó a la reunión, haga clic en Unirse con las

credenciales corporativas. Con las credenciales corporativas, tendrá unos privilegios más, como la

capacidad de unirse a la reunión sin esperar que los coordinadores le admitan. De lo contrario, haga

clic en Unirse como invitado.

4. Escriba las credenciales corporativas o el nombre para mostrar y, a continuación, haga clic en Unirse a

la reunión. Es posible que tenga que esperar hasta que el coordinador de la reunión le admita o puede

que se le admita de inmediato.

10 Manual del Participante – Microsoft Lync

Recibir audio

Para recibir el audio durante la reunión, siga este procedimiento:

1. En la ventana de reunión, haga clic en Teléfono para ver las opciones de audio.

2. Siga uno de estos procedimientos:

Para que le llamen de la conferencia, elija el código de su país, escriba su número de teléfono y, a

continuación, haga clic en el botón Llamarme.

Para llamar a la reunión mediante Microsoft® Lync 2013, haga clic en el botón Llamar.

NOTA Esta opción está disponible sólo si se ha unido a la reunión con las credenciales

corporativas.

Para llamar a la reunión con el teléfono, use el número de acceso telefónico presente en la invitación por

correo electrónico.

11 Manual del Participante – Microsoft Lync

Activar las funciones de participación

Una vez ingrese a la reunión en línea, Ud. se encontrará en un espacio de encuentro e intercambio con otras

personas, muy similar a las reuniones en sitio, donde algunas tendrán rol de asistente o participante, y otras

rol de moderador o presentador. Verá en la ventana diferentes formas de interacción, que se describen a

continuación.

Ver información sobre los demás participantes

En la lista de participantes se indica el nivel de permiso de cada participante: si es Moderador o Asistente.

Sólo los moderadores pueden compartir sus pantallas, realizar presentaciones de Microsoft® PowerPoint®,

abrir pizarras y acceder a otras características, todo en función de cómo se ha organizado la reunión.

Los iconos situados junto a cada nombre indican si el usuario está participando en ese momento en

mensajería instantánea (MI), audio, vídeo y uso compartido del contenido en la reunión. Los usuarios de

Lync 2010 tendrán las opciones de audio y vídeo. Los usuarios que usen Lync Web App de forma

independiente pueden recibir audio solo desde teléfonos.

Iniciar mensajería instantánea, teléfono o vídeo

Verá la ventana de la reunión tan pronto como un moderador o un organizador le admitan en una reunión.

Ahí podrá usar mensajería instantánea, audio, vídeo y visualizar lo que se comparte o se presenta.

12 Manual del Participante – Microsoft Lync

Haga clic en Mensajería instantánea, Teléfono o Vídeo, dependiendo de lo que quiera hacer.

Enviar un mensaje instantáneo

Para enviar un mensaje instantáneo a los participantes de la reunión, siga este procedimiento:

1. En la parte inferior de la ventana de reunión, haga clic en el área de entrada de los mensajes y empiece

a escribir. Puede formatear el mensaje con las opciones de formato de texto y agregar emoticonos, si

así lo desea.

2. Presione Entrar.

Todos los participantes de la reunión recibirán los mensajes instantáneos.

Compartir

Si participa en una reunión como moderador, tiene la posibilidad de compartir. Por contra, cuando está en

una reunión como asistente, no tiene la opción de compartir. Para usar una de las opciones de uso

compartido, un organizador o un moderador debe nombrarlo moderador.

Más información

Obtenga información detallada sobre Microsoft Lync:

Portal principal: Microsoft Lync

Video tutorial: Unirse a una reunión en línea usando Lync 2010