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MANUALCLIENTES,

LIVETRACK

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA

DUG Cargo SAS

V1. 2016

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INTRODUCCIÓN

Este manual es una fuente clara y sencilla de pasos sobre el manejo de la herramienta QuickTrack así como el registro y manejo de la plataforma LiveTrack proporcionadas por DUG Cargo.

El usuario tendrá la capacidad de extraer de ella toda la información relacionada con las operaciones que DUG coordina.

QuickTrack

Esta funcionalidad le permitirá a cualquier persona, obtener información sobre los embarques manejados por DUG Cargo siempre y cuando tengan el número exacto de BL o Guía aérea.

Para utilizarlo:

Ingrese a www.dugcargo.comUbique el puntero sobre la opción Quick trackUbique el puntero sobre su paísEn la siguiente ventana se ingresa el número exacto de AWB o BL

Y a continuación se da click en De inmediato se abre una ventana emergente con toda la información del embarque:

Nota:

Se debe verificar la configuración de ventanas emergentes para poder visualizar estos detalles.

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LiveTrack

Opciones básicas:Rates: consulta de tarifas de flete por ruta.Quotes: consulta de cotizaciones.Bookings: consulta de reservas solicitadas y solicitud de reservas online.Shipments: consulta de embarques.Invoices: consulta de facturas de DUG Cargo.

Opciones por demanda:Pickup orders: consulta de recogidas terrestres.Warehouse Receipts: recibos de almacén (para clientes que almacenan en nuestras bodegas).Cargo Releases: entregas de carga con opción de POD (Proof Of Delivery) / y operaciones de Aduana.

REGISTRO

Para registrarse en la plataforma:• Ingrese a www.dugcargo.com• Ubique el puntero sobre la opción Live track• Ubique el puntero sobre su país• Elija la opción LiveTrack

• Haga click en • Llene todos los campos requeridos:

Información de la empresa

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Dirección de facturación

Dirección de embarque. Si la dirección de facturación y de embarque son las mismas, marcar la casilla:

Información de Login. Tanto el usuario como la clave deben ser de mínimo 6 caracteres y

máximo 15, distingue entre mayúsculas y minúsculas para los dos.

Para terminar, se hace click en

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ACCESO

Para acceder a la plataforma:Ingrese a www.dugcargo.comUbique el puntero sobre la opción livetrackUbique el puntero sobre su paísAllí se ingresa el usuario y contraseña que se definió en el registro o que le asignó la compañíaHaga click en login

GENERALIDADES

Todo en nuestra plataforma se compone de listados, todos ellos permiten de configurar columnas, hacer filtros y personalizar la información. Vamos a repasar cada uno de ellos:

• Filtro por fechas:

En la parte superior de cada listado estarán disponibles estas 3 opciones (Dates, From y To)

La opción Dates tiene rangos de fechas prestablecidos:

Puedes seleccionar uno de éstos o también escoger las fechas manualmente dando click en From y To:

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• Actualizar

El botón de Actualizar refresca la información de todas las transacciones del listado, así como también las nuevas transacciones que se hayan generado. Si un colaborador de DUG hace algún cambio en alguna transacción, este se verá tan pronto se de click es este botón.

• Detener

El botón Detener cancela el cargue de un listado, por ejemplo, cuando hay listados muy grandes y no es necesario seguir cargando transacciones, se usa ese botón.

• Find

Esta opción resulta muy útil ya que permite buscar por cualquier palabra clave dentro de todo el listado. Cuando se activa esta opción aparece una barra adicional en la parte superior:

En el campo Search se ingresa la palabra a buscar.

Las flechas desplazan el cursor y resaltan cada una de las transacciones donde la palabra clave se encuentra.

• View

Este botón cumple la misma función del doble click en una transacción. Despliega una ventana emergente que muestra todo el detalle de la misma.

• Print

Genera una nueva ventana con una vista imprimible de cualquier listado.

• Filter:

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• Standard Filter:

Permite realizar filtros simples dentro de los listados.

• UnFilter

Restablece los listados a su forma original eliminando todos los filtros.

• Find

Cumple la misma función del find de la parte superior.

• Actions

Reúne varias funcionalidades como

• Choose Columns:Permite elegir las columnas que el cliente desea ver.

• Advanced Filter:

Permite realizar filtros avanzados dentro de los listados. (para más información solicite capacitación a su representante comercial)

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• Export:Permite exportar los listados en formato CSV (Excel) y a la vez elegir las columnas a exportar.

• Find:Cumple la misma función de los otros dos Find.

• Statistics:Muestra un resumen de cantidades, total de piezas, peso, volumen y peso volumétrico del listado.

• View (cantidad registros)

Los listados cargan 30 registros por defecto, esta opción permite cargar cierta cantidad de registros adicionales o cargar el listado completo.

Solo se debe seleccionar la cantidad y dar click en View More.

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• Views:

La plataforma carga por defecto el Standard View, pero cada usuario puede personalizar sus propias configuraciones de columnas y filtros, si estos se usan de manera recurrente, se guardan en los Views.

Para guardar los Views se debe dar click en Save this View as

y una ventana emergente se despliega para asignarle un nombre y establecerla como Default. Esto hará que este view se muestre por defecto siempre al abrir el listado.

Aquí un ejemplo de un View creado por el cliente:

• Adjuntar:

Al dar doble click sobre cualquier transacción se abre una ventana emergente. En la parte inferior derecha de dicha ventana se hace click en el botón Upload.

Click en Browse…

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Seleccionar el archivo y dar click en Abrir (el límite de tamaño del archivo es de 5MB)

Asignarle un nombre al archivo y click en Upload

Verificar el cargue del archivo y dar click en Save…

• Descargar de archivos:

Para consultar los adjuntos se da doble click en el embarque y en la parte inferior derecha de la ventana emergente, al dar doble click sobre los archivos se pueden descargar.

Al dar doble click sobre algún archivo de Office (Excel, Word, etc) se descargará al computador o se abrirá una ventana para seleccionar dónde se va a guardar (según la configuración de su explorador).

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Al dar doble click sobre un PDF o una imagen se pre-visualiza directamente en la plataforma.

• Funciones de encabezado:

Todos los listados de nuestra plataforma permiten ejecutar ciertas funciones útiles a la hora deconsultar la información. Estas son:

• Ordenar:Al hacer click sobre un encabezado que contenga texto, este ordenará de A-Z o de Z-A si se da click de nuevo.

Para columnas con valores numéricos ordena de menor a mayor o de menor a mayor.

Para columnas con valores de fecha también se puede organizar de manera ascendente o descendente.

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• Agrupar:Al acercar el cursos sobre cualquier encabezado se activa una flecha hacia abajo que al clickearse despliega un menú.

• Filtrar:La opción filtrar permite mostrar solamente las filas que contengan cierta información específica en alguna de sus columnas. En el ejemplo se escogerá la lista de carriers (transportistas) y se filtrará por uno de ellos.

La opción Group by this field agrupa las filas por cada valor único que se repita dentro de ellas. En este ejemplo se agrupó una lista por la columna Status

Para restablecer el listado se desactiva la opción de Show in groups que se activa cuando se usa la función de agrupar

Listado completo

Filtro (se puede usar parte de la palabra)

El listado muestra únicamente las filas donde el carrier tiene la palabra utilizada (Avi) y la columna en que se aplicó el filtro muestra su encabezado en cursiva y negrita.

De nuevo, para restablecer la configuración normal del listado se desmarca la opción Filters

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DASHBOARD

Es un listado resumido que muestra las 5 últimas transacciones de cada uno de los módulos habilitados

RATES

Muestra el listado de tarifas vigentes para todas las rutas manejadas por DUG Cargo. Permite filtrar por método de transporte, origen y destino.

Al dar doble click sobre cada una de ellas se podrán ver detalles adicionales como la fecha en que se hace efectiva y la fecha de vencimiento:

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QUOTES

Muestra el listado de todas las cotizaciones realizadas por DUG Cargo.

BOOKINGS

Muestran la lista de reservaciones que el cliente ha hecho en nuestra plataforma.

SOLICITUD DE RESERVAS EN LÍNEA

Nuestra herramienta permite solicitar en línea las reservaciones de sus próximas operaciones internacionales.

Aquí el paso a paso para este proceso:

• Desde el listado de Bookings dar click en ADD en la parte inferior izquierda: Inicia el asistente de 5 pasos:

1. En este paso se determina el modo de transporte, origen, destino, y el rango de fechas en que se desea despachar y recibir la carga

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Una vez completo este paso, click en next en la parte inferior derecha

• Para embarques FCL:

2. Detalles y cantidad de contenedores.

• Para embarques LCL o aéreo:

2. Detalles de la carga suelta

• En la parte inferior se irán acumulando los contenedores, o pallets (o cualquier tipo de producto) que el cliente ingrese.

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• En la parte inferior se irán acumulando los contenedores, o pallets (o cualquier tipo de producto) que el cliente ingrese.

Nota: En caso de la pantalla no permita visualizar el total de elementos, se debe ajustar el zoom de la pantalla.

Para cualquiera de los dos escenarios, o de una mezcla de los dos dar click en next

3. En el siguiente paso se escoge el shipper y consignee. Mientras se van haciendo embarques con DUG Cargo, la plataforma guarda la información de las entidades involucradas, para una entidad nueva se debe digitar toda la información.

4. En este paso puedes poner toda la información que sea relevante para que tengamos en cuenta.

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En la siguiente pestaña se deben colocar los datos disponibles que nos permitirán tener más claridad sobre cómo manejar sus operaciones. Todos estos campos son obligatorios.

En el último paso el sistema mostrará un resumen de la solicitud en la que se podrá revisar toda la información ingresada antes de procesar la orden.

Nota: En caso de la pantalla no permita visualizar el total de elementos, se debe ajustar el zoom de la pantalla.

Para hacer alguna corrección simplemente se puede dar click en back tantas veces como sea necesario:

Una vez revisada y confirmada la información se debe dar click en submit:

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El sistema pregunta si se quiere tramitar la orden y se da cllick en yes para confirmar.

De inmediato se genera en la parte superior derecha un número de Booking que será posteriormente usado como número de BL para las exportaciones marítimas. Para las operaciones aéreas o de importación marítima se usará un número distinto.

De nuevo en la parte inferior derecha se podrá imprimir la orden o terminar la instrucción:

Luego de dar click en yes el sistema nos lleva de vuelta a la lista de reservas. Allí damos

click en refresh junto al rango de fechas:

SHIPMENTS

Este es el módulo contiene el listado de embarques del cliente. Se recomienda explorar todas las opciones de columnas disponibles en el botón de Acciones

Hecho esto, el listado mostrará la nueva reserva creada en el sistema en la primera posición:

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INVOICES

En este módulo se pueden apreciar todas las facturas que DUG Cargo ha emitido, su status de pago, monto, valor pagado y muchas otras columnas disponibles.

Al dar doble click sobre una de ellas se pueden consultar todos los ítems cobrados, valores, totales y balances.