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INFOREST SISTEMA INTEGRAL PARA GESTIÓN DE RESTAURANTES

MÓDULO DE ADICIÓN ® v4.8

MANUAL DEL USUARIO Rev. 1.0

FAMILIA DE PRODUCTOS INFHOTEL®

PROHIBIDA SU REPRODUCIÓN PARCIAL O TOTAL TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS ®

REGISTRO DE AUTORÍA INDECOPI – PATENTE 00020857

UNIDAD DE IMPLEMENTACIONES INFHOTEL SERVICIOS INFORMÁTICOS S.A.C.

© Enero 2011, LIMA - PERÚ

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1.0 INTRODUCCIÓN 1.1 ACCESO AL MÓDULO

El presente Módulo de Adición, nos permite registrar nuestros pedidos en el sistema y

pre-cargar las cuentas de cada mesa, las mismas que serán finalmente facturadas u co-

bradas por el(la) cajero(a) de turno. Primeramente, el mozo o mesera, tendrá que identifi-

carse ingresando su clave, password o contraseña asignada. Cada usuario que ingrese al

módulo, debe manipular esta clave con cuidado y que no sea conocida por otro usuario.

Las claves son personales.

Identificación del Usuario

Ingreso a la sesión:

La presentación de esta pantalla, estará en función de los equipos en los cuales se haya designado su uso. Puede presionarse el botón “Password” y digitar la clave desde la misma pantalla (de tratarse de un monitor Touch Screen) o utilizar di-rectamente el mouse y te-clado. Si aún no ha sido ingresado el Tipo de Cambio, deberá esperarse a que lo haga uno de los cajeros.

Clave de acceso: Aquí es donde se ingresa la clave, password o contrase-ña asignada. Cada mozo o mesera, tendrá una clave única y no deberá ser com-partida. De ser el caso, ante esta pantalla, podrá hacer uso de una tarjeta magnéti-ca para ingresar al sistema.

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1.2 CREACIÓN Y ATEN-CIÓN DE PEDIDOS La pantalla principal del Módu-lo de Adición, congrega todas

las posibilidades de atención de

pedidos por mesas (en el salón

o local). La gráfica de la dere-

cha, nos muestra esta pantalla

en toda su magnitud, la cual

iremos explicando las partes

que la componen.

a. RESUMEN DE CABECERA DE PEDIDOS –

Aquí podemos apreciar el resumen por pedi-

dos. Muestra los datos más relevantes como

son, Fecha y Hora de creación, Tipo de Pedido, Programación (fecha y hora), Des-cuento (porcentual), Mozo (mesero o mese-

ra), Motorizado (sólo para Delivery), datos

del Cliente (frecuente) y una Observación

(al pedido). De igual manera, en la cabecera,

se representan los pedidos (mesas o divisio-

nes), cantidad de adultos consumiendo y una observación (opcional)

b. BOTONES DE PEDIDOS – Creados especialmente para la nave-

gación entre pedidos (inicio, final, una pantalla arriba, una pantalla

abajo y de uno en uno hacia arriba o abajo).

- Botón NUEVO, creará un nuevo pedido

- Botón MODIFICA, permitirá cambiar el Tipo de Pedido, Alta

Prioridad, Programación, Observación (opcional), Cliente y

Descuento (aplicable pero restrictivo)

- Botón ELIMINA PED (elimina pedido), elimina el pedido

completamente, es decir, con todo su detalle de consumos

(solicitará una clave de administrador para poder realizarlo)

A

C

B

D

E F

G

H

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- Botón CAMB MESA (cambio de mesa) cuando ocurra, es decir, el cliente se

pasa de una mesa a otra (en el nivel o zona que sea). Aquí se tienen también

dos funciones más, como son: Juntar Mesas (cuando éstas se apilan física-

mente) y modificar la cantidad de comensales Adultos y/o Niños (esta es-

tadística es primordial mantenerla actualizada) (Ver Anexo 1) - Botón TRANSFERENCIA, con el cual podremos realizar tres funciones bási-

cas: Transferir uno o más productos de venta (normalmente platos) de una

mesa a otra, dividir un pedido con los platos consumidos por cada comensal

(cuentas divididas por plato) y compartir una misma cuenta entre uno o más

comensales (cuentas divididas por monto) (Ver Anexo 2) - Botón OBSERVACIÓN, nos permite registrar cualquier observación al pedido

(o mesa) en general, no al plato.

c. DETALLE DE PEDIDOS – En esta sección, se muestra constantemente los con-

sumos por pedido, es decir, aquí es donde alimentamos los platos pedidos con to-

das sus variantes de preparación y/o

atención. Se puede revisar rápidamente

el orden de cada plato o marcha (Or), si

existe una división o raya en la secuen-

cia del pedido (-), qué (Producto) y

cuántos productos se han pedido (Cant), así como su precio unitario (Precio) y

(Sub-Total). Finalmente, la indicación si

uno o más platos ya fueron facturados

y/o cobrados (F) ante la despedida de

uno o más comensales que desean pa-

gar su consumo, si uno o más platos ya fueron enviados a producción para prepa-

rarse (E), si uno o más productos tiene una propiedad (P) o una observación (O)

particular para su preparación o presentación. Los botones siguientes, cumplen

determinadas funciones:

- Botón VISUALIZAR PEDIDO, muestra de manera más detallada incluyendo

los montos o porcentajes posibles de descuentos aplicados por plato), las pro-

piedades y observaciones que un producto pueda tener.

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Existen botones de acción dentro de esta misma pantalla que nos permite rea-

lizar consultas o nuevos procesos, tal como vemos en la gráfica de la izquier-

da y la cual se detalla a continuación:

- Botones de navegación por producto y por combos

- Botón PRECIOS, desde donde es posible variar el

precio de venta del producto, aplicar un descuento por

monto o porcentual, aplicar un incremento por monto

o porcentual y/o quitar o colocar impuestos.

- Botón RE ENVIAR PEDIDO, está disponible única-

mente si el pedido en pantalla, ya fue enviado a pro-

ducción. En caso de ocurrir un inconveniente en la

impresión del área que debe atenderlo, será posible

re-enviarlo nuevamente para normalizar la orden. Es-

ta opción, solicitará se indique a qué área debe diri-

girse el re-envío.

- Botón ENVIAR MENSAJE, da la posibilidad de utilizar

hasta 12 mensajes pre-definidos y enviarlos al área que lo amerite, según el

caso. Esta herramienta, evita

que personal de adición (o

caja), se traslade hasta el

área de producción para que

de marcha a un plato, deten-

ga algún pedido, cancele la

orden, etc. De igual forma

que el re-enviar pedido, esta

opción solicitará el área a

donde enviar el mensaje.

- Botón COMBOS, ser-

virá para configurar

aquellos productos de

venta que estén con-

ceptuados como tales

y necesiten comple-

tarse de acuerdo a lo

que el cliente desea, según las opciones de elección disponibles.

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- Botón ENVIAR PEDIDO, este es el último botón a presionar una vez que el

usuario tiene la certeza que el

pedido digitado es el correcto

(utilizó el botón Visualizar Pedido

antes). La función de este botón,

es enviar a las áreas de produc-

ción, sólo aquellos productos de

venta o platos nuevos en el pe-

dido y que aún no se han mandado a preparar. Al hacer esto, el sistema mar-

cará las casillas de productos enviados con un check bajo la columna (E), co-

mo se aprecia a la derecha.

- Botón OFERTAS, será utilizado únicamente cuando existan definidas ofertas y

se encuentren disponibles o vigentes. La aplicación de una u otra oferta, de-

penderá de los productos que se consideren dentro de ella y si se encuentra

dentro del rango de días y horas válidas. La configuración de las ofertas, se

realiza desde el Módulo de Administración, por personal autorizado. La eje-

cución de la(s) oferta(s), puede ser manual o automática.

- Cuadro TOTAL PEDIDO, nos muestra el total a pagar por cada cuenta abier-

ta seleccionada desde nuestra cabecera de pedidos. Los totales, son actuali-

zados inmediatamente toda vez que se realice cualquier cambio, adición o

eliminación de un producto de venta.

d. BOTONES DE DETALLE DE PEDIDO – Los botones de esta sección, correspon-

den a la manipulación de los productos de venta contenidos en un pedido. Este

detalle de productos, puede eliminarse, modificarse, cambiarse, transferirse u or-

denarse. Cabe mencionar, que mientras un producto de venta no ha sido enviado

aún a prepararse, el mozo, mesera o cajero-adicionista, podrá efectuar lo mencio-

nado líneas arriba. Cuando el pedido ya fue enviado, sólo podrá realizarse ingre-

sando una clave de administrador (normalmente, de un supervisor,

administrador o de quien se le haya otorgado esa facultad, vía perfil

de usuario). Los botones que se muestran, corresponden a la acción

que aplicamos a cada producto de venta, los cuales veremos en de-

talle a continuación:

- Botones de navegación entre productos seleccionados

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- Botón ELIMINA PROD, permite quitar del detalle de pedido el plato seleccio-

nado. Requerirá que ingresemos la clave de administrador para poder elimi-

narlo si es que éste ya fue enviado a producirse o prepararse en el área co-

rrespondiente.

- Botón CANTIDAD, permite ingresar directamente la cantidad del producto se-

leccionado. Es decir, asigna la cantidad del mismo producto pedido en una

misma línea.

- Botones AUMENTAR y DISMINUIR, incrementa y reduce de uno en uno la

cantidad del producto seleccionado, respectivamente.

- Botón PROPIEDAD Y OBSERVACIÓN, es considerado

como el complemento de un producto de venta. Desde

aquí, es posible indicar de manera exacta, cómo el

cliente pidió su plato e inclusive, dependiendo de la

propiedad elegida, incrementar el precio del plato y/o

descargar insumos comprometidos (gracias a su receta

registrada en el Módulo de Costos). En el caso de no

encontrarse una propiedad registrada, será posible

apoyarse en el ingreso de una observación que expli-

que cómo debe prepararse o atenderse tal o cual plato.

Hay que considerar, que una propiedad, puede mover

inventario de insumos y/o alterar el precio de venta del producto, lo cual no

ocurrirá con la observación, que es meramente textual y sirve sólo para su

preparación. Presionando una vez sobre la propiedad, la asignamos y otra vez

la des-asignamos. Es posible (pero según la configuración del sistema), que

se puedan escoger más de una propiedad por plato de venta.

- Botón ORDEN (+ -), “---“ y PRECUENTA (Ver Anexo 3)

e. GRUPOS Y SUB-GRUPOS – Estos representan la estructura

de la carta del negocio. En los Grupos, congregamos los ru-

bros más significativos y de mayor movimien-

to. A estos pueden ser asignados hasta 5

botones, pero la relación de grupos no tiene

límite. Se deberá considerar, aquellos grupos

más importantes para tenerlos disponibles al momento de empe-

zar a cargar los pedidos. Los Sub-Grupos, se deben a los Gru-pos, por lo tanto, serán configurados como una división de los

grupos de productos de venta. Estos Sub-Grupos, pueden ser

ilimitados también, pero sólo se podrá asignar 7 botones que permanecerán visi-

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bles. Sobre los Sub-Grupos, son registrados los Productos de Venta, los que fi-

nalmente serán incluidos como parte del detalle de un pedido.

f. PRODUCTOS – Relación de todos los botones de los Productos de Venta que

corresponden al Sub-Grupo elegido. Grupos, Sub-Grupos y Productos, tienen un

botón de búsqueda por lista, en caso que no se encuentre en botón.

g. CÓDIGO DIRECTO – Si bien es cier-

to, los productos de venta son clasifi-

cados bajo la estructura

de los Grupos y Sub-Grupos, es posible utili-

zar otra opción de

búsqueda. Este botón es

Código Directo y su

función radica en traer a

primer plano, toda la car-

ta sin consideración de la

estructura que se ha ex-

plicado líneas arriba. Con

esta lista general en pan-

talla, se facilita la ubicación de un producto de venta, consignando únicamente

parte del texto o nombre del plato. De esta manera, el sistema realizará una

búsqueda por aproximación conforme es escrita la consulta, lo que permitirá su

inmediata selección. Luego de ello, se completarán los datos como cantidad y al-

guna propiedad u observación, según sea el caso, como ya se ha visto anterior-

mente.

h. OPCIONES COMPLEMENTARIAS – Dentro del pro-

ceso de carga de pedidos, se cuenta con una sección

de opciones, tales como búsqueda de pedidos y la

actualización de información. El botón Busca Pedi-do, permite seleccionar directamente en pantalla el botón correspondiente a la

mesa que estamos buscando y traerla a pantalla para su consulta al detalle. Tam-

bién es posible, ubicar rápidamente un pedido, mesa o división de ésta, seleccio-

nando la observación colocada. En ambos casos, el sistema volverá a la pantalla

anterior y nos mostrará el detalle del pedido requerido. Finalmente, existe un botón

llamado Refrescar, que obliga al sistema a leer nuevamente la información regis-

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trada y mostrarla en pantalla. Esto puede ser necesario por que la caja principal ya

ha importado un pedido desde la sesión del mozo mientras éste aún está en su

sesión, por ende, el pedido ya no es reflejado en el momento. NOTA: Los pedidos sólo se encuentran en un punto a la vez, es decir, está en la sesión del mozo o mesera que lo atiende o en la caja para facturarlo, cobrarlo y liberar la mesa ocupada. Si por error, el mozo o mesera dio mal el número de mesa al cajero(a) o éste equivocó el proceso de transferencia del pedido al seleccionar la mesa, podrá devolver (exportar) la mesa errónea al mozo y traer a su pantalla (importar) la correcta.

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ANEXO 1

La función de Cambio de Mesa, en realidad cumple tres en una:

- CAMBIO DE MESA – Cuando un cliente se

ubica en una mesa, en un determinado salón o

zona y luego de solicitar su pedido, decide

cambiarse a otra mesa, esta acción física, debe

registrarse en el sistema. Para ello, debemos

seleccionar la mesa inicial donde estuvo el

cliente, presionar el botón Camb Mesa (Cam-bio de Mesa), el sistema nos mostrará nuestra

mesa seleccionada como la principal (en color

marrón) y espera que marquemos la mesa des-

tino (a donde se cambia o se cambió el comen-

sal, en este caso, en círculo). Hecho esto, to-

dos los platos pedidos, son trasladados

automáticamente a la mesa final o desti-

no. Cabe resaltar, que en cada mesa

representada por un botón, existe el

número de la mesa y debajo, el tiempo

que ésta lleva aperturada en horas y mi-

nutos. La leyenda de colores del estado

de cada mesa, es como sigue:

-

-

- MODIFICACIÓN DE COMENSALES – En Inforest, la estadís-

tica es muy importante para toma de decisiones o evaluación

de producción y servicio. Es posible que cuando en una mesa

se hayan ubicado 4 personas inicialmente, se siente una o más

a acompañarlos. Este dato, es importante colocarlo y dejar re-

gistrado el número correcto de comensales (adultos como ni-

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ños, de haberlos). De ahí, se obtiene no sólo la cantidad de comensales que

nos visitan, sino también, cuál es el promedio de consumo por cada uno de

ellos.

- JUNTAR MESAS – En negocios de este tipo, es

muy probable que un grupo de personas ocupen

más de una mesa. De ser el caso,

se tendrá la necesidad de juntar

mesas físicamente para poder

ubicarlos a todos. Este proceso

también debe ser registrado en el

sistema, siempre y cuando, los

mozos no tengan definida su zona

de trabajo. Esto ayudará a que

otro compañero no utilice mesas

(en el sistema) que el la realidad,

están siendo ocupadas por otro

mozo. De esta manera, podemos

asegurar que la atención será

exclusivamente del que está a

cargo de esa zona. Una vez que las mesas están juntas, el pedido se centra

únicamente en la mesa principal, que es la que alberga la totalidad del con-

sumo. Con esto, se entiende que el juntar mesas, es sólo una prevención de

uso en el sistema por otro usuario. Si una de las mesas, llegara a desocupar-

se antes que las demás (que están juntas), podremos separarla, limpiarla y

volverla a vender, tan igual como podremos hacerlo en el sistema, seleccio-

nando la mesa principal, entrando nuevamente a Camb Mesa, opción Juntar Mesas y luego volver a seleccionar la mesa que deseamos separar (por

ejemplo, la Mesa 39).

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ANEXO 2

La Transferencia, es el proceso que más utilidad tiene a la hora de facturar o emitir la pre-

cuenta. Esta opción, también tiene tres funciones en una:

- DIVIDIR UN PEDIDO – Esta

particularidad, permite dividir

un pedido original en varios

sub-pedidos. De esta manera,

podemos realizar casos como

el que cada cliente pague su

propio consumo. Luego de es-

ta operación, podrán solicitar

un ticket o factura. Esta ac-

ción, genera entonces, sub-

pedidos independientes (del original). También es posible, separar uno o más

platos y retirarlos del pedido principal, con la finalidad de hacer algo con él,

como por ejemplo, separarlo para no cobrarlo (caso obsequio por cumpleaños

del cliente, cambió de parecer con respecto al plato, llegó a destiempo y no lo

quiso, etc.). Esta función, recomienda el uso del pedido original como el con-

sumo de uno de los comensales y la diferencia, se reparte con las nuevas di-

visiones. Según la gráfica, son tres comensales, uno de ellos seguirá siendo el

pedido original y los otros dos, son los creados, que esperarán se les pase

cada producto consumido que pagará. Esto aplica para evitar que la mesa ori-

ginal se quede vacía y sea aprovechada por lo que no se divide.

- RE-UBICACIÓN DE UN PRODUCTO DE UNA MESA A OTRA – Muy similar al

hecho de separar un producto

del pedido principal, puede

darse el caso en que por error

del mozo, haya cargado un

producto en una mesa equivo-

cada. Por tanto, debe colocarlo

en la mesa correcta. Para ello,

se apoya en este mismo

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botón, pero deberá seleccionar inicialmente, la mesa origen (de donde se mo-

verá uno o más productos) y luego, la mesa destino (la que recibirá el produc-

to). Esta función, evita el hecho de eliminar primero el producto mal asignado

y crearlo en la mesa que lo solicitó, aunque esto está regulado por la configu-

ración según las políticas de operación, que puede indicar que estas transfe-

rencias de productos de una mesa a otra, sea válida sólo con una clave de

supervisor o administrador. Dentro de los botones de traslado de productos,

figuran el Pasar Todos, Pasar Uno, Quitar Uno, Quitar Todos. Esto hará

mover de un lado al otro, el(los) producto(s). Cuando se pretende mover un

producto que indica tener una cantidad mayor a uno, deberá disgregarse para

que se genere una línea con cantidad uno y pueda realizarse el traslado por

pedido. Para ello, se usa el botón Disgregar.

- LA CUENTA ES COMPARTIDA ENTRE DOS O MÁS COMENSALES – So-

bre el mismo botón de

Transferencia, aplica-

remos esta función de

compartir la cuenta. Esto

conlleva a gestionar la

repartición matemática

de la misma entre la

cantidad de comensales

que se indique. De esta

manera, se fraccionará

el total de consumo y

repartido entre todos. El resultado, contendrá los mismos productos pedidos,

pero con las cantidades fraccionadas para poder llegar al monto calculado.

Así, todos tendrán el mismo detalle de consumo (nombre del producto), pero

la cantidad variará en función del monto que pagará cada uno. Finalmente,

luego de esta operación, la mesa original quedará vacía en su contenido, pues

todo su detalle ha sido repartido entre los comensales pagantes. Para proce-

der con la compartición de la cuenta entre los comensales, se debe generar

tantos pedidos como pagantes hay (Genera Ped). Esto sí dejará la mesa ori-

ginal o principal vacía, porque su contenido, será distribuido entre todos. Fi-

nalmente, se deberá presionar el botón Compartir y automáticamente, el sis-

tema generará los nuevos pedidos a facturar en caja.

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ANEXO 3

Dentro de los botones de manipulación

del detalle de un pedido, están los de

Orden y División de marcha. En la gráfi-

ca, se puede apreciar la re-ubicación de

un pedido para lograr que éste sea

atendido y despachado según los crite-

rios habituales, así como los que el

cliente designe. Según el ejemplo, las

bebidas deben salir primeras y como segunda orden, los fondos. Cabe mencionar, que

aquí no se definen tiempos, sino únicamente marchas de preparación y/o despacho. Los

tiempos son estrechamente convenidos entre el mozo que atiende y la cocina o área de

producción que prepara el plato. El botón que indica “---“, permite realizar lo que un mozo

generalmente hace al tomar el pedido manual: tomar nota y luego separar las marchas

según va escribiendo. En Inforest, es posible hacerlo también pero siempre y cuando,

este pedido haya sido ingresado en el mismo orden de la marcha. En caso contrario, se

tendrá que recurrir a los botones de Orden (+) y Orden (-) que asigna el orden según los

criterios explicados, tal como se muestra en la gráfica.

La Pre-Cuenta, es el término de una atención y el paso

previo a la facturación del consumo. Este botón, emite el

total del pedido, con todo el detalle de los platos, propieda-

des, observaciones, descuentos aplicados y precios, así

como los datos generales de la mesa, el mozo, número de

pedido, etc. Este documento, no tiene valor fiscal, por tanto,

se considera como documento interno y debe culminar en la

emisión de una Factura, Ticket, Cortesía o enviarlo a una

Cuenta Corriente de cliente, de ser el caso. Puede que por

configuración administrativa, se limite la emisión de ésta y

exija el ingreso de una contraseña de un supervisor o admi-

nistrador para poder seguir emitiendo (de ser el caso). En

ella, el cliente podrá indicar su Razón Social y R.U.C. si

desea una Factura como documento de venta o dividir el

pedido por el consumo que cada comensal pagará.

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