DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIONES PÚBLICAS (DGCP)

MANUAL ESPECIAL PARA PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA

MAYO-2020

Versión 1.0

DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIONES PÚBLICAS

DIRECCIÓN GENERAL

RAPHAEL FUENTES

Director General

GLADYS BANDIERA

Subdirectora General

IVÁN SALAZAR

Secretario General

DIRECCIÓN JURÍDICA

MARLENE AGUILAR PINZÓN

Directora

JUAN LUIS LABRADOR W.

Asesor Legal

MANUEL BECKFORD

Asesor Legal

LUIS ARTURO VERGARA

Asesor Legal

P á g i n a | 3

I. ASPECTOS GENERALES………………………………………………………………… 4

A. Objetivo del Manual…………………………………………………………………….. 4 B. Aspectos Legales………………………………………………………………………...4 C. Alcance del Manual………………………………………………………………………5

II. CONDICIONES GENERALES DEL PLIEGO DE CARGOS…………………………….5

A. REUNIÓN PREVIA Y HOMOLOGACIÓN……………………………………………..5 B. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS…………………………………………………5 C. FORMAS DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTA…………………………………..6

1. Presentación de propuestas por medio electrónico…………………………………..6 2. Acto de apertura de propuestas…………………………………………………………6

D. FIANZA DE PROPUESTA……………………………………………………………….7 E. LEGALIZACIÓN Y TRADUCCIÓN DE DOCUMENTOS……………………………..7 F. REGLAS DE DESEMPATE………………………………………………………………7

III, CONDICIONES ESPECIALES DEL PLIEGO DE CARGOS……………………………………8

A. CERTIFICADO DE EXISTENCIA DEL PROPONENTE………………………………8 B. PODER DE REPRESENTACIÓN EN EL ACTO PÚBLICO…………………………..8 C. PAZ Y SALVO DE RENTA……………………………………………………………….8 D. PAZ Y SALVO DEL PAGO DE CUOTA OBRERO PATRONAL C.S.S……………..9 E. IDONEIDAD DE LA JUNTA TÉCNICA DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA…….9 F. DECLARACIONES JURADAS…………………………………………………………..9 G. AVISO DE OPERACIONES……………………………………………………………...9 H. PARA MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS CON REGISTRO SANITARIO EXPEDIDO POR LA DIRECCIÓN NACIONAL DE FARMACIAS Y DROGAS……………....10

IV. OTROS REQUISITOS Y CONDICIONES………………………………………………………..10 V. SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES PÚBLICAS “PANAMACOMPRA”….10 VI. RECHAZO DE PROPUESTA……………………………………………………………………...10 VII.REACTIVACIÓN DE OPERACIÓN, ACTIVIDAD Y MOVILIZACIÓN………………………...11

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I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo del Manual

• Suministrar a las entidades exceptuadas de la suspensión de términos de los procesos administrativos ordenada mediante el Decreto Ejecutivo No. 507 de 24 de marzo de 2020, modificado por el Decreto Ejecutivo No. 513 de 27 de marzo de 2020, adicionado por el Decreto Ejecutivo No. 534 de 16 de abril de 2020 y que se encuentran bajo el ámbito de aplicación del Texto Único de la Ley 22 de junio de 2006, ordenado por la Ley 61 de septiembre de 2017, que regula la contratación pública, los pasos y procedimientos a seguir para realizar procedimientos de selección de contratista para contratar obras y/o adquirir bienes, servicios, equipos, medicamentos, equipos e insumos médicos, mientras dure el Estado de Emergencia Nacional declarado y las medidas de seguridad adoptadas por las autoridades competentes, las cuales podrían implicar dificultad o la imposibilidad por parte de proveedores de realizar cualquier trámite administrativo, a fin de cumplir en su totalidad y dentro del término establecido, con aspectos de las condiciones generales y especiales de los pliegos de cargos. • Integrar soluciones con aspectos normativos, reglamentarios y procedimentales que ayuden a la realización de actos públicos, ante situaciones que imposibiliten llevar a cabo actividades de forma presencial, coordinando las responsabilidades, en materia de compras y proveeduría en caso de emergencia, por parte de las entidades bajo el ámbito de aplicación del Texto Único de la Ley 22 de junio de 2006, ordenado por la Ley 61 de septiembre de 2017, que regula la contratación pública y que permitan a todos proponentes de los actos públicos poder cumplir con la presentación de sus propuestas, en atención a los requerimientos realizados por las entidades licitantes.

B. Aspectos Legales

• Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley 61 de 2017, “Que regula la Contratación Pública”.

• Decreto Ejecutivo 40 de 10 de abril de 2018 “Que reglamenta la Ley 22 de 2006,

que regula la Contratación Pública”. • Resolución de Gabinete No. 11 de 13 de marzo de 2020, modificada por la

Resolución de Gabinete No.18 de 31 de marzo de 2020.

• Decreto Ejecutivo 507 de 24 de marzo de 2020; modificado por el Decreto Ejecutivo 513 de 27 de marzo de 2020; y adicionado por el Decreto Ejecutivo 534 de 16 de abril de 2020

• Ley 38 de 31 de Julio de 2000 “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la

Procuraduría de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones especiales”.

• Resolución Núm. DGCP-DJ-DS-064-2020 del 14 de mayo de 2020, por la cual se aprueba el Manual Especial para Procedimientos de Selección de Contratistas.

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C. Alcance del Manual Este documento es de obligatoria aplicación, para la contratación de obras y/o adquisición de bienes, servicios, equipos, medicamentos, equipos e insumos médicos por parte de las entidades bajo el ámbito de aplicación de la Ley 22 de junio de 2006, así como las entidades que apliquen esta Ley de forma supletoria y que a su vez se encuentren exceptuadas de la suspensión de términos dentro de los procesos administrativos, seguidos en las diferentes instituciones de gobierno, ordenada mediante el Decreto Ejecutivo No. 507 de 24 de marzo de 2020, modificado por el Decreto Ejecutivo No.513 de 27 de marzo de 2020, adicionado por el Decreto Ejecutivo No. 534 de 16 de abril de 2020, emitidos por el Ministerio de Salud, a fin de permitir que todos proponentes de los actos públicos puedan cumplir con la presentación de sus propuestas, en atención a los requerimientos realizados por las entidades licitantes.

II. CONDICIONES GENERALES DEL PLIEGO DE CARGOS

Las condiciones generales serán elaboradas por la Dirección General de Contrataciones Públicas y se encontrarán disponibles en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”. En cuanto a las condiciones generales ya establecidas en los pliegos de cargos, las entidades licitantes deberán tomar en cuenta estas observaciones y/o consideraciones adicionales, respecto a los puntos siguientes:

A. REUNIÓN PREVIA Y HOMOLOGACIÓN En los procedimientos de selección de contratista en que sea aplicable la reunión previa y homologación, esta podrá realizarse, preferiblemente de forma virtual, utilizando medios tecnológicos disponibles, creando así una sesión “online” estable, que permita consultas y respuestas verbales o escritas por parte de los interesados en participar de la misma y la entidad. La entidad deberá publicar de forma clara en el aviso de convocatoria, toda la información referente a los pasos para el acceso a la reunión virtual en el día y la hora establecida. Las entidades que lo requieran podrán solicitar la asistencia correspondiente a las entidades o autoridades competentes en materia de tecnología. En los casos en que de forma definitiva se haga imposible realizar esta reunión de forma virtual, la entidad licitante podrá llevarla a cabo de forma presencial, sin embargo, deberá adoptar todas las medidas necesaria a fin de garantizar que tanto las instalaciones de la entidad como el área establecida para la celebración de la reunión, cumplan con todos los protocolos de seguridad e higiene recomendados por las autoridades de salud.

B. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS La propuesta deberá ser presentada en idioma español o ser traducida a este idioma y debidamente autenticada por las autoridades correspondientes del país de origen, con la firma del representante legal del proponente o quien esté debidamente facultado para ello, para lo cual deberá adjuntar el respectivo poder en los documentos de su propuesta.

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No obstante lo anterior, debido a la situación de emergencia nacional y la situación actual internacional, esta documentación podrá ser aportada de forma simple, es decir, sin la traducción certificada y/o la legalización correspondiente, comprometiéndose el adjudicatario a presentar la documentación con las formalidades requeridas al momento de la formalización y firma del contrato. En caso de no hacerlo, la entidad rechazará la propuesta, dejando sin efecto la adjudicación efectuada y adjudicará a la siguiente mejor oferta económica, que cumpla con todos los requisitos y exigencias del pliego de cargos.

C. FORMAS DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTA

1. Presentación de propuestas por medio electrónico Debido a la situación de emergencia nacional declarada y las medidas de cuarentena y distanciamiento social, adoptadas por las autoridades competentes se exhorta a todos los interesados a hacer uso de los medios electrónicos disponibles en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra” para la presentación de las propuestas de forma electrónica. Los proponentes enviarán preferiblemente sus propuestas por vía electrónica, desde el momento de la publicación del aviso de convocatoria en "PanamaCompra", hasta antes del vencimiento de la hora establecida para la apertura de propuestas señalada en el pliego de cargos, o en su defecto podrán presentarla por medio escrito.

2. Acto de apertura de propuestas Debido a la situación de emergencia nacional declarada y las medidas de seguridad adoptadas por las autoridades competentes, culminado el periodo de presentación de propuestas, el acto de apertura será llevado a cabo de forma virtual, utilizando los medios tecnológicos disponibles, creando así una sesión “online” estable que permita el aporte de observaciones de forma verbal o escrita por parte de los proponentes y comentarios por parte de la entidad licitante. La entidad deberá publicar de forma clara en el aviso de convocatoria, toda la información referente a los pasos para el acceso al acto de apertura de propuestas virtual en el día y la hora establecida. Las entidades que lo requieran podrán solicitar la asistencia correspondiente a las entidades o autoridades competentes en materia de tecnología. Concluido el acto de apertura de propuestas, el acta será de conocimiento inmediato por los participantes y se dejará constancia en el acta de apertura de todas las incidencias, los participantes, las subsanaciones que sean necesarias y luego será publicada en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”. En los casos en que de forma definitiva se haga imposible realizar el acto de apertura de propuestas de forma virtual, la entidad licitante podrá llevarla a cabo de forma presencial, sin embargo, deberá adoptar todas las medidas necesaria a fin de garantizar que tanto las instalaciones de la entidad como el área establecida para la celebración del acto público, cumplan con todos los protocolos de seguridad e higiene recomendados por las autoridades de salud.

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D. FIANZA DE PROPUESTA La Contraloría General de la República podrá autorizar de manera excepcional la presentación de la fianza de propuesta vía electrónica mediante resolución formal, para aquellos procedimientos de selección de contratista en los que aplique la presentación de esta fianza, en virtud de lo normado por el artículo 112 del Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley No. 61 de 2017. En caso que deba ser presentada de forma física, la entidad deberá adoptar todas las medidas necesarias a fin de garantizar que tanto las instalaciones de la entidad como el área establecida para recepción de documentos, cumplan con todos los protocolos de seguridad e higiene como el distanciamiento social, recomendados por las autoridades de salud.

E. LEGALIZACIÓN Y TRADUCCIÓN DE DOCUMENTOS EMITIDOS EN EL EXTRANJERO

Debido a la pandemia mundial producida por el COVID-19 y la situación de emergencia nacional, la documentación aportada en idioma distinto al español, podrá ser aportada de forma simple, es decir, traducidos al idioma español sin la certificación de traductor respectiva y/o la legalización correspondiente, comprometiéndose el adjudicatario a presentar la documentación con las formalidades requeridas al momento de la formalización y firma del contrato. En caso de no hacerlo, la entidad rechazará la propuesta, dejando sin efecto la adjudicación efectuada y adjudicará a la siguiente mejor oferta económica, que cumpla con todos los requisitos y exigencias del pliego de cargos.

F. REGLAS DE DESEMPATE Cuando sea necesario aplicar las reglas de desempate establecidas en el artículo 44 del Decreto Ejecutivo 40 de 2018, la entidad solicitará vía correo electrónico a los proponentes, el certificado de AMPYME, los cuales los aportarán por la misma vía en copia simple. La entidad publicará en el sistema un acta que detalle los proponentes que aportaron el referido certificado. De igual manera, el adjudicatario producto de la primera regla de desempate deberá aportar la certificación original al momento de la formalización y firma del contrato para efectos de verificación. De continuar el empate, la entidad procederá a aplicar las siguientes reglas de desempate, para lo cual, los proponentes cuya propuesta fue presentada vía electrónica, podrán utilizar la funcionalidad habilitada en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”, en caso de querer realizar una mejora de precio. Para los casos de ofertas de mejora de precio presentadas de forma impresa, la entidad deberá tomar todas las medidas de seguridad, protección y distanciamiento social necesarias, tanto para las instalaciones de la entidad y las partes intervinientes, como el área establecida para la recepción de sobres. En cuanto al sorteo público, la entidad podrá implementar la convocatoria de forma virtual, utilizando medios tecnológicos disponibles, creando así una sesión “online” estable que permita el aporte de observaciones de forma verbal o escrita por parte de los proponentes citados y comentarios por parte de la entidad licitante.

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La entidad deberá publicar de forma clara en el aviso de convocatoria al sorteo público, toda la información referente a los pasos para el acceso a este acto de forma virtual en el día y la hora establecida. Las entidades que lo requieran podrán solicitar la asistencia correspondiente a las entidades o autoridades competentes en materia de tecnología. En los casos en que de forma definitiva se haga imposible realizar el acto de sorteo público de forma virtual, la entidad licitante podrá llevarlo a cabo de forma presencial, sin embargo, deberá adoptar todas las medidas de distanciamiento social, tanto para las instalaciones de la entidad y las partes intervinientes, como el área establecida para la realización del sorteo.

III. CONDICIONES ESPECIALES DEL PLIEGO DE CARGOS

En cuanto a las condiciones especiales ya establecidas en los pliegos de cargos electrónicos, las entidades licitantes deberán tomar en cuenta estas observaciones y/o consideraciones adicionales respecto a los siguientes puntos:

A. CERTIFICADO DE EXISTENCIA DEL PROPONENTE

En el caso de persona natural fotocopia simple de la cédula de identidad personal o pasaporte. En el caso de persona jurídica fotocopia simple del Certificado de Registro Público y fotocopia simple de la cédula o pasaporte del representante legal. Podrá aportar el certificado impreso de la página web del Registro Público, el cual será verificado.

B. PODER DE REPRESENTACIÓN EN EL ACTO PÚBLICO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA

Por motivo del Estado de Emergencia nacional declarado y las medidas de salud y de distanciamiento social establecidas por las autoridades competentes, en caso que la propuesta sea suscrita por persona distinta al representante legal del proponente, su representante podrá acreditar mediante fotocopia simple que cuenta con poder especial, es decir, sin las autenticaciones de firma ante notario o mediante certificado impreso de la página web del Registro Público, en caso de poderes generales, lo cual será verificado, comprometiéndose el adjudicatario a presentar la documentación con las formalidades requeridas al momento de la formalización y firma del contrato. En caso de no hacerlo, la entidad rechazará la propuesta, dejando sin efecto la adjudicación efectuada y adjudicará a la siguiente mejor oferta económica, que cumpla con todos los requisitos y exigencias del pliego de cargos.

C. PAZ Y SALVO DE RENTA Se acreditará, a través de la impresión de la certificación digital emitida por la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas. Los proponentes extranjeros que no sean contribuyentes en Panamá deberán presentar una declaración jurada ante Notario, en la que harán constar que no son contribuyentes. Debido a la situación de emergencia, esta declaración jurada podrá ser aportada de forma simple, es decir, sin la autenticación de firma ante notario, comprometiéndose el adjudicatario a presentar la documentación con las formalidades requeridas al momento de la formalización y firma del contrato. En caso de no hacerlo, la entidad rechazará la

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propuesta, dejando sin efecto la adjudicación efectuada y adjudicará a la siguiente mejor oferta económica, que cumpla con todos los requisitos y exigencias del pliego de cargos.

D. PAZ Y SALVO DEL PAGO DE CUOTA OBRERO PATRONAL A LA CAJA DE SEGURO SOCIAL

Se podrá acreditar a través de copia digital del paz y salvo emitido por la Dirección General de Ingresos de la Caja de Seguro Social o en su defecto, mediante copia digital de la certificación de no cotizante al régimen de seguridad social, emitida por dicha entidad de seguridad social, lo cual será verificado. El adjudicatario quedará comprometido a presentar la documentación original que corresponda o que sea necesaria al momento de la formalización y firma del contrato. En caso de no hacerlo, la entidad rechazará la propuesta, dejando sin efecto la adjudicación efectuada y adjudicará a la siguiente mejor oferta económica, que cumpla con todos los requisitos y exigencias del pliego de cargos.

E. IDONEIDAD DE LA JUNTA TÉCNICA DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA. Los proponentes que participen en actos de selección de contratista de obras o actividades de Ingeniería y Arquitectura deberán presentar el certificado de registro en la Junta Técnica de Ingeniería y Arquitectura, en el caso de personas jurídicas y en el caso de personas naturales, contar con la idoneidad profesional también emitida por JTIA. Esta documentación podrá ser aportada en copia digital emitida por la JTIA, la cual será verificada vía electrónica por la entidad a través de la página web de la JTIA https//www.jtiapanama.org.pa/. Para nuevos registros y/o certificaciones requeridas por parte de los proponentes, estos podrán tramitarlos a través del correo electrónico recepcion@jtiapanama.org.pa. Para mayor información visitar el sitio https//www.jtiapanama.org.pa/.

F. DECLARACIONES JURADAS En el caso de declaraciones juradas, cuya firma debe ser autenticada por notario público, podrán ser aportadas de forma simple, es decir, sin las autenticaciones correspondientes, comprometiéndose el adjudicatario a presentar las declaraciones juradas debidamente notariadas al momento de la formalización y firma del contrato. En caso de no hacerlo, la entidad rechazará la propuesta, dejando sin efecto la adjudicación efectuada y adjudicará a la siguiente mejor oferta económica, que cumpla con todos los requisitos y exigencias del pliego de cargos.

G. AVISO DE OPERACIONES Se podrá acreditar mediante fotocopia simple del aviso de operación vigente salvo las excepciones contempladas en la Ley 5 de 11 de enero de 2007. También se podrá aportar copia digital o impresa del sitio www.panamaemprende.gob.pa.

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En caso que el Aviso de operación no se encuentre debidamente firmado, el representante legal o la persona delegada, quedará comprometido a aportarlo debidamente firmado al momento de la formalización y firma del contrato. En caso de no hacerlo, la entidad rechazará la propuesta, dejando sin efecto la adjudicación efectuada y adjudicará a la siguiente mejor oferta económica, que cumpla con todos los requisitos y exigencias del pliego de cargos.

H. PARA MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS CON REGISTRO SANITARIO EXPEDIDO POR LA DIRECCIÓN NACIONAL DE FARMACIAS Y DROGAS

Se aportará copia simple del Registro Sanitario y Certificado de Intercambiabilidad en el caso de los medicamentos que lo requieran, para ello, el Ministerio de Salud podrá habilitar la obtención de dichos documentos de manera electrónica, atendiendo las disposiciones de la Ley No. 83 de 2012, sobre el uso de medios electrónicos para los trámites gubernamentales, modificada por la Ley No. 144 de 15 de abril de 2020. IV. OTROS REQUISITOS Y CONDICIONES Las entidades licitantes velarán siempre por efectuar el debido análisis de todos los requisitos y/o condiciones adicionales que consideren necesarias incluir en el pliego de cargos, a fin de garantizar que todos los interesados en participar en el procedimiento de selección de contratista respectivo tengan las mismas posibilidades de cumplir con los requerimientos, resultar adjudicatarios y todo en un ambiente de igualdad de condiciones, en virtud del principio de igualdad de los proponentes de la contratación pública. V. SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES PÚBLICAS “PANAMACOMPRA” Ejecutoriada la adjudicación, el adjudicatario deberá aportar en un término de quince (15) días hábiles, todos los documentos con las formalidades que en su momento no le fue posible cumplir. Cumplido esto, la entidad deberá publicar en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”, toda la documentación aportada por el adjudicatario y procederá a la formalización del contrato, cumpliendo así con los principios de publicidad y transparencia de la contratación pública. Todo lo anterior es sin perjuicio de la competencia que tiene la Contraloría General de la República de fiscalizar y refrendar, aquellos contratos que se originen en apego a la Ley, su reglamento y el presente manual. VI. RECHAZO DE PROPUESTA El caso que el adjudicatario no hubiere presentado los documentos solicitados correspondientes, la entidad procederá a dejar sin efecto la adjudicación efectuada y adjudicará a la siguiente mejor oferta económica, que cumpla con todos los requisitos y exigencias del pliego de cargos, cuando se trate de una licitación pública o al proponente que haya obtenido el segundo mayor puntaje, cuando se trate de una licitación por mejor valor o una licitación por mejor valor con evaluación separada, según lo establecido en el artículo 63 del Decreto Ejecutivo 40 de 2018.

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En estos casos, la entidad contratante solicitará al proveedor que presentó la segunda mejor oferta, toda la documentación original y con las formalidades correspondientes que no pudo cumplir en su momento, el cual contará con el mismo término para su presentación y proceder con la formalización y firma del contrato respectivo

VII. REACTIVACIÓN DE OPERACIÓN, ACTIVIDAD Y MOVILIZACIÓN Para efectos de los procedimientos de selección de contratista convocados por las entidades exceptuadas de la suspensión de términos dentro de los procesos administrativos, seguidos en las diferentes instituciones de gobierno, corresponderá al Ministerio de Salud, cuando sea necesario, la reactivación de la operación, actividad y movilización de las entidades licitantes que así lo requieran, en atención a lo dispuesto en el numeral 32 del artículo 2 del Decreto Ejecutivo No. 507 de 24 de marzo de 2020 y el artículo 9-A, adicionado por el Decreto Ejecutivo No. 534 de 16 de abril de 2020. Por lo anterior, las entidades licitantes a las que se refiere el párrafo anterior, coordinarán a través del Ministerio de Salud, todo lo referente a la resolución que autorice a las empresas o entidades que lo requieran a fin de reactivar su operación y movilización, para poder participar en el procedimiento de selección de contratista respectivo. RAPHAEL FUENTES Director General GBP/MAP/jllw.-