2015

Orodelti S.A. Realizado por: Nelson Salinas V.

CONFIGURACIÓN DEL FSOFT Y MANEJO DE PORTAL DE

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Manual de las características y pasos a realizar en el portal de documentos electrónicos que se realizó a fin de gestionar todo el nuevo proceso de facturación electrónica reglamentado por el SRI.

TABLA DE CONTENIDO

FSOFT ................................................................................................................................ 1

CONFIGURACIÓN FSOFT ................................................................................................... 2

CONFIGURAR PARAMETRIZACIÓN ............................................................................... 2

CONFIGURACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS .................................................. 4

ESTABLECER FIRMA ELECTRÓNICA PARA CADA USUARIO ........................................... 5

PERMISOS PARA AUTORIZAR DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ..................................... 6

AUTORIZACIONES POR LOTE ........................................................................................ 7

MANEJO DE PORTAL WEB ................................................................................................ 9

ACCESO AL PORTAL WEB ................................................................................................ 10

USUARIOS INTERNOS (EMPLEADOS DE LA EMPRESA) ................................................... 11

ACTUALIZAR DATOS .................................................................................................... 11

CONSULTA INTERNA ................................................................................................... 13

CREAR RUC .................................................................................................................. 14

IMPRIMIR RUC ............................................................................................................ 15

DOCUMENTOS RECIBIDOS .......................................................................................... 16

ESTADISTICAS .............................................................................................................. 17

USUARIOS EXTERNOS (CLIENTES O PROVEEDORES) ...................................................... 18

ACTUALICE SUS DATOS ............................................................................................... 18

COMPROBANTES ELECTRÓNICOS ............................................................................... 19

PREGUNTAS FRECUENTES .......................................................................................... 20

CONTACTOS ................................................................................................................ 21

FAQS ............................................................................................................................... 22

1

FSOFT

2

CONFIGURACIÓN FSOFT

CONFIGURAR PARAMETRIZACIÓN

Para empezar hacer uso del sistema se debe parametrizar lo siguiente:

1. Nombre de la empresa.

2. Numero de contribuyente especial.

3. Contraseña de firma electrónica.

4. Agregar archivo p12 a la carpeta del sistema.

5. Correo y contraseña para envió de documentos electrónicos.

6. Servidor SMTP y puerto del servidor.

7. Identificar si la salida de correo tiene seguridad SSL.

8. Emisión de comprobantes electrónicos.

9. Forma de autorizarlo, lotes.

10. Identificar en qué ambiente se está realizando los documentos electrónicos.

11. Logo de la empresa.

Nos dirigimos a Mantenimiento/Parámetros.

3

Damos clic en la Pestaña Otros y configuramos lo siguiente:

Ubicación del archivo p12

El archivo p12 deberá ubicarse dentro de la carpeta de la empresa para ello ORODELTI

se identifica con la carpeta ORON, es importante que el nombre del archivo sea el

número de RUC de la empresa

4

CONFIGURACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Para configurar los documentos debemos ir Procesos/Contabilidad/Sucursales y Punto

de Emisión:

1. Configurar Sucursales y Puntos de Emisión.

2. Identificar si es electrónico mediante S o N.

FACTURAS

NOTAS DE CRÉDITOS

NOTAS DE DÉBITO

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GUIAS DE REMISIÓN Y COMPROBANTES DE RETENCIÓN

Para estos documentos hay una pequeña diferencia en el código del documento se

debe de agregar la sucursal y punto de emisión con el fin de que el sistema identifique

estos nuevos documentos como electrónicos, como se observa en la imagen.

Nota: Para las guías de remisión, se debe de parametrizar la información de las

BODEGAS

ESTABLECER FIRMA ELECTRÓNICA PARA CADA USUARIO

A fin de que cada usuario tenga su archivo electrónico, el sistema permite configurar

las firmas de forma personalizada para ello debemos hacerlo en

Mantenimiento/Usuarios.

En la parte inferior de Usuario observamos Archivo de firma electrónica y su respectiva

contraseña, cabe destacar que si no ha parametrizado a un usuario archivo y clave el

sistema toma el archivo y clave general que ha sido configurado en

Mantenimiento/Parametros/Otros.

6

PERMISOS PARA AUTORIZAR DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

No cualquier persona puede autorizar documentos electrónicos, para ello se debe

parametrizar que documentos puede firmar y autorizar el usuario.

7

Para tal propósito nos dirigimos a Mantenimiento/Usuarios, en el árbol que se

despliega de lado derecho buscamos Procesos/Contabilidad/Autorización de

Comprobantes electrónicos. Es aquí en donde se determina que documentos se

pueden autorizar.

AUTORIZACIONES POR LOTE

Es recomendable que al autorizar un documento sea realizado el proceso por lote para

así evitar la anulación electrónica, para ello primero debemos:

1. Configurar en Mantenimiento/Parámetros/Otros, habilitar el check de pedir

autorización en proceso posterior a la emisión.

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2. Autorizamos los documentos por lote en Proceso/Contabilidad/Autorización de

comprobantes electrónicos.

Como podemos observar el sistema para Autorizar por lote, da diferentes opciones

como:

1. Filtrar documentos por fecha

2. Filtrar documentos por autorizados, no autorizados y todos.

3. Pedir Autorización SRI por lote, esta opción puede autorizar un solo documento

como varios documentos.

4. Envió de correos electrónicos.

5. Datos cliente o proveedor, la información más importante de esta opción es

dirección, correo y teléfono.

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MANEJO DE PORTAL WEB

facturación.orodelti.com

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ACCESO AL PORTAL WEB

Para acceder al Portal Web debemos ingresar a la siguiente dirección web:

facturación.orodelti.com

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USUARIOS INTERNOS (EMPLEADOS DE LA EMPRESA)

Para usuarios internos (empleados de la empresa) las opciones son diferentes a

usuarios externos tenemos:

1. Actualizar datos, manejo de la información de los usuarios externos e internos.

2. Consulta Interna, muestra todos los documentos generados desde la empresa,

sistema FSOFT.

3. Crear RUC, permite emitir un acceso genérico antes de que se hayan emitido

documentos electrónicos al proveedor/cliente

4. Imprimir RUC, es la opción que permite visualizar los datos de registro para

cualquier cliente/proveedor. Esta opción deberá ser utilizada en los casos de

que no existan correos ingresados en el mantenimiento de personas de FSOFT.

5. Documentos Recibidos, todos los documentos que son emitidos por tercero a la

empresa

6. Estadísticas, forma de ver como se emiten documentos y otros datos que

pueden ser útiles para el análisis.

7. Salir.

ACTUALIZAR DATOS

Es importante reconocer que la actualización de datos destaca un punto importante

para poder acceder a la información personal de usuarios externos y que por motivos o

circunstancias extras no puedan actualizar la información por sí mismos, para ello

ingresamos al portal web.

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1. Tipiamos el RUC o Razón Social y buscamos la información.

2. Editamos la información

3. En caso de que actualizar clave solo colocamos si y establecemos la nueva

clave.

4. Presionamos el botón actualizar datos.

5. El botón Enviar datos a persona, lo único que hace es enviar la información que

se encuentra actualmente al correo electrónico actualizado o registrado, esto

en caso de que el usuario externo haya olvidado su clave.

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CONSULTA INTERNA

La consulta interna permite al usuario interno ver que documentos se han generado en

el FSOFT y a quienes se han generado, puede ser facturas, guías, retenciones, notas de

crédito y débito, para ello hay que seguir los siguiente pasos.

1. Tipiamos el RUC o Razón Social.

2. Especificamos que documento buscar.

3. Seleccionamos la fecha, este sistema muestra documentos mensuales.

4. También se puede realizar la búsqueda por número de documento, en caso de

ser más específico.

5. Presionamos Buscar.

6. El botón buscar nos muestra una tabla de todos los documentos que se han

generado por medio del filtro anteriormente establecido, esta tabla detalla:

a. Documento XML. Formato XML valido para el SRI.

b. Documento RIDE. Documento que se puede imprimir y ser válido para el

SRI.

c. Opción de envió a correo electrónico. En caso de que el cliente o

proveedor no le haya llegado el documento se puede reenviar el mismo

documento, siempre y cuando el correo electrónico de esa persona este

correcta.

d. Enviado, se puede observar si un usuario interno ha procedido a enviar

el documento por correo electrónico.

e. Revisado, determina si un cliente o proveedor ha revisado el

documento.

7. El botón descarga masiva, permite descargar en un archivo comprimido todos

los documentos filtrados por el mes de consulta, solo se descarga el documento

XML.

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CREAR RUC

Para el caso de aquellas personas que no tienen acceso a internet o no tenga alguna

identificación en el sistema y se requiera darle acceso para poder acceder a sus

documentos electrónicos, esta opción es útil, para ellos debemos.

1. Tipiar la cedula o RUC.

2. Nombre o Razón Social.

3. Correo, es muy importante que tenga esta información.

4. Teléfono.

5. Dirección.

6. La clave por default será 12345, si en caso de cambiarla no hay problema.

7. Presionamos Crear.

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IMPRIMIR RUC

Suele darse el caso en el que cliente o proveedor olvide su clave o forma de cómo

identificarse en el sistema y asista a la empresa o llame por teléfono para que le den

esa información, para ello el usuario interno puede otorgar esa información mediante

esta opción, para ello:

1. Tipiamos RUC o Razón Social.

2. Presionamos el botón Imprimir.

3. Aparecerá un documento PDF donde indica la información del cliente o

proveedor.

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DOCUMENTOS RECIBIDOS

Los documentos recibidos son todos aquellos documentos que nos emite el cliente o

proveedor, por ejemplo retenciones u otros para ello se usará el correo

compras@svempresas.com

1. Se establece el filtro Desde – Hasta, persona y estado, por default el sistema

carga todos los documentos pendientes.

2. Cuando aparecen los documentos el usuario tiene la opción de poder

asignárselos, es decir si NELSON SALINAS sabe que debe recibir facturas de

TELCONET, entonces deberá asignárselo mediante el siguiente procedimiento:

a. Buscar los documentos que pertenecen a NELSON SALINAS de

TELCONET, puede ser útil como guía el correo electrónico, ejemplo,

facturación.telconet@saynet.com.ec.

b. Doy clic a la opción VER en la columna RIDE.

c. Si el documento es mío procedo a chequear un visto en la columna TICK.

d. Cuando haya visteado todos mis documentos, escojo la persona asignar

y busco NELSON SALINAS.

e. Dar clic en el botón PROCESAR ASIGNACION, al momento de procesar la

asignación, el sistema enviara al correo electrónico de la persona

17

asignada todos los documentos que fueron visteados. En este caso

NELSON SALINAS le llegara a su correo todos los documentos asignados.

f. Una vez asignado el documento cerramos la ventana que se abrió y

presionamos nuevamente el botón buscar y veremos que ya no se

observa los documentos.

g. Para poder observarlo se debe establecer el estado ASIGNADO y filtrar

por fecha para buscar los documentos asignados.

IMPORTANTE:

Es recomendable que los usuarios que hagan uso de este sistema asignen sus

documentos sin demoras, de igual forma se ejecutara un proceso diariamente

identificando que documentos no han sido asignados y que pueda gestionarse su

asignación de manera inmediata.

ESTADISTICAS

Esta opción es solo para observar el comportamiento de los documentos emitidos, las

personas que tienen o no correo electrónico y otra información que puede ser útil en

caso de ser necesario.

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USUARIOS EXTERNOS (CLIENTES O PROVEEDORES)

Se considera usuarios externos a clientes y proveedores que se le emiten documentos

electrónicos desde el sistema FSOFT y que son alojados en la web para su consulta o

impresión.

Para los usuarios externos existen las siguientes opciones:

1. Actualice sus datos, permite renovar la información cuando sea necesario, da la

opción de actualizar correo electrónico para el envío de los documentos.

2. Comprobantes electrónicos, consulta de todos los documentos electrónicos

emitidos por Orodelti S.A. a sus clientes o proveedores.

3. Preguntas frecuentes, muestra información referente a facturación electrónica.

4. Contactos, envío de sugerencias al administrador de la página.

5. Salir.

ACTUALICE SUS DATOS

El sistema solo permite actualizar la siguiente información:

1. Correo Electrónico.

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2. Teléfono

3. Dirección

4. Clave

El proceso de actualización solo se base en llenar la información que me permite el

sistema y presionar el botón actualizar.

Nota: Para usuarios externos como cliente o proveedores su RUC o CEDULA será su

identificación numérica, solo los usuarios internos (empleados de la empresa) tienen

identificación alfanumérica como se puede ver en el ejemplo de la imagen.

COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

Para acceder a su documentación electrónica es necesario poder filtrar la información,

para ello el sistema muestra de manera mensual los documentos que han sido

emitidos a cliente o proveedores. El sistema permite:

Descargar:

o Documento XML

o Documento RIDE

Enviar

o Correo electrónico de documento XML y RIDE

El proceso es sencillo y se sigue los siguientes pasos:

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1. Escoja el documento a buscar.

2. Seleccione el año y mes a buscar.

3. Si desea hacerlo por numeración también puede hacerlo.

4. Presione buscar

5. El botón descarga masiva, permite adjuntar en un solo documento comprimido

todos los archivos XML del mes.

Cuando el cliente o proveedor haya descargado un documento, en la columna

Descargado se podrá observa colocando el mouse sobre la imagen, cuando fue

descargado el documento.

PREGUNTAS FRECUENTES

Información relevante a el proceso de facturación electrónica estipulado por el SRI.

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CONTACTOS

Si existe algún comentario o sugerencia que se deba emitir al administrador de la

página esta es la vía en la que se puede realizar.

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FAQS

1.- ¿Qué pasa si un cliente o proveedor no tiene cuenta de correo electrónico?

Todo cliente o proveedor debe tener una cuenta, en caso de no tenerla el sistema

enviara todos los documentos electrónicos a la persona responsable de recibirlos para

que luego se contacte con el proveedor y cliente; y se envíe los documentos

electrónicos.

Además la persona encargada deberá exigirle un correo electrónico al cliente o

proveedor. Una forma de verificar es por medio de ESTADISTICAS.

2.- ¿Cómo puedo recuperar mi clave?

Antes de entrar al sistema se puede recuperar la clave siempre y cuando exista

registrado una cuenta de correo electrónico, si el cliente o proveedor no tiene cuenta,

el otro medio es que un empleado de la empresa entre al sistema y pueda indicarme

mediante otro medio de comunicación su acceso (usuario y clave).

3.- ¿Desde qué hora hasta que hora puede acceder a la página web?

La página web se encuentra disponible las 24 horas del día.

4.- ¿Cuánto tiempo tarda el sistema en mostrar el documento electrónico en la web?

El sistema tarda aproximadamente unos 3 minutos

5.- ¿Cómo puedo saber si ya tengo mi documento electrónico generado?

El sistema al realizar la lectura en nuestro sistema FSOFT, envía automáticamente los

documentos electrónicos al cliente o proveedor, lo cual se adjunta, documento RIDE y

XML, si en el caso no existe un correo electrónico asociado se envía dicho correo a la

persona encargado (empleado de la empresa).

6.- ¿Qué pasa se olvido asignarme documentos?

Si Ud., pasa por alto el proceso de asignación, el sistema los detecta y envía un correo

de nivel de URGENCIA para que sea asignado inmediatamente, se recuerda que

mientras un documento no sea asignado, el sistema lo enviara por correo electrónico

notificándolo las veces que sean necesarios.

7.- ¿A qué correo pueden enviar mis clientes o proveedores los documentos emitidos

a ORODELTI S.A.?

El correo configurado es compras@svempresas.com

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8.-¿Puedo entrar desde cualquier equipo en el mundo al Portal Electrónico?

Sí.

9.- ¿Si deseo crear un usuario interno para el sistema a quien debo comunicar?

Debe comunicar al departamento del sistema, el sistema solo está hecho para crear

usuarios externos (clientes o proveedores).

10.- ¿Mi documento RIDE es válido para el SRI?

Sí.