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MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01 Versión 0.1 29/06/2015

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL

MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3

3. ROLES .......................................................................................................................................... 5

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 6

6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................... 7

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 7

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7

7. INDICADORES ............................................................................................................................ 10

8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 11



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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso Recepción de Documentos

Código del Proceso CA-SGI-03-P01-01

Descripción

PROPÓSITO

Administrar técnicamente la documentación, archivo e información derivada de la gestión institucional, garantizando su integridad, seguridad, conservación, accesibilidad de los documentos que se reciben por parte de personas naturales o jurídicas, de conformidad a las disposiciones legales. DISPARADOR

Reforma y Nueva Codificación al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público – INMOBILIAR.

INICIO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL INGRESO:

Oficio

Memorando

Resoluciones

Acuerdos

Contratos

Convenios

Escrituras

Dictámenes; y, Otros. ACTIVIDADES PRINCIPALES

Recibir y realizar taxonomía documental.

Ingresar al Sistema de Gestión Documental Quipux.

Entregar documentación al destinatario. (Anexos).

Actualizar la Matriz de Ingreso de Documentos

Ingreso al Sistema de Gestión Documental “Alfresco”.



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PROCESO RELACIONADO

Ninguno

Productos/Servicios del Proceso

Sistema de Gestión Documental Institucional Administrado.

Tipo de Proceso Adjetivo

Responsables del Proceso

Director de Gestión Documental y Archivo

Tipo del cliente Interno y Externo

Marco Legal

Reforma y Nueva Codificación al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público – INMOBILIAR.

Metodología y Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo emitida por el SNAP.

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a La Información Pública.

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

Para el proceso de recepción de documentos se aplicarán los siguientes lineamientos:

Los documentos que provengan de instituciones públicas, personas naturales o jurídicas en el formato que estos tengan, (oficios y comunicaciones) cuyo destinatario sea el Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público-INMOBILIAR, a través de la entrega personal, mensajería, servicios de correos públicos o privados o del Sistema de Gestión Documental Quipux, deben cumplir con los siguientes lineamientos:

a) Recepción.- El responsable de la recepción oficial de la documentación dirigida al Servicio

de Gestión Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, es la Dirección de Gestión Documental y Archivo; y, las áreas asignadas para la recepción de documentos en los procesos desconcentrados; ninguna otra instancia o persona de la entidad deberá, si no tiene una disposición por escrito de la máxima autoridad de INMOBILIAR, recibir documentación oficial para su trámite.

La recepción de los documentos se realizará en días y horas laborables, los documentos recibidos fuera de ese horario serán recibidos y registrados con la fecha del día siguiente.

Los documentos ingresados, que hayan sido generados en el Sistema de Gestión Documental Quipux y que contengan firma electrónica, no serán registrados otra vez en el sistema, los anexos se entregarán al destinatario.



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No se recibirán documentos firmados electrónicamente que no anexen lo indicado o documentos que tengan enmendaduras, correcciones no salvadas, o que no adjunten los documentos habilitantes actualizados y / o dentro de la fecha de vigencia establecida que solicita la Institución.

En el caso de los documentos generados por Quipux y que no dispongan de firma electrónica, estos se recibirán por ventanilla; y, se deberá verificar que contengan los documentos que anexan en su comunicación y se estará a lo dispuesto en el párrafo precedente. La Dirección de Gestión Documental y Archivo o el área asignada a la recepción de documentación oficial procederá de la siguiente manera:

a) Recibirá el documento previa verificación del destinatario; b) Revisará que cumpla con los requisitos establecidos por la Institución

dependiendo del trámite; c) Constatará los anexos (si los tuviere) d) Consignará la fecha, hora de recepción y el número de trámite e) Ingresará el documento en el Sistema de Gestión Documental Quipux; f) Direccionará la documentación recibida a la máxima autoridad y a las distintas

unidades administrativas y técnicas según el destinatario, entregándose los respectivos anexos si los tuviere.

El área de recepción de documentos, deberá entregar en la copia del usuario la fe de presentación; no se certificará la recepción en sobres o en documentos distintos al recibido.

Dado el caso de que a la Institución únicamente se le haya remitido un ejemplar original de la documentación, la Dirección de Gestión Documental y Archivo entregará al destinatario de INMOBILIAR una FIEL COPIA DEL ORIGINAL con sus respectivos anexos, reposando el documento original en el archivo central institucional.

A petición de la parte interesada, para temas relacionados con pagos a realizarse a través de la Dirección Financiera, se procederá a la entrega de la documentación original, quedándose en poder de la Dirección la copia del expediente.

El Director/a de Gestión Documental y Archivo delegará a la persona encargada de ordenar,

clasificar, codificar y archivar la documentación en los expediente asignados.

Toda la documentación que se recepta en la Dirección de Gestión Documental y Archivo,

deberá ser digitalizada e ingresada al Sistema de Gestión Documental Alfresco, herramienta

que permite realizar la búsqueda de la información de una manera más ágil y oportuna.



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3. ROLES

Analista de Gestión Documental y Archivo.- Ejecutar el proceso de Gestión Documental y

Archivística de la institución, que satisfaga las necesidades internas y externas de conformidad

a las disposiciones reglamentarias que garanticen la transparencia y acceso a la información.

Instituciones Públicas.- El servicio público tiene como objetivo propender el logro permanente

en el mejoramiento, eficiencia, eficacia, calidad, productividad del Estado y de sus

instituciones, mediante la conformación, el funcionamiento y desarrollo de un sistema de

administrativo enfocado en la igualdad de derechos.

Mensajero INMOBILIAR.- Persona encargada de distribuir a los diferentes destinatarios la

correspondencia recibida y generada por la institución.

Personas Jurídicas.- Son entes creados constitucional, legal o por voluntad de las personas, a

los cuales se les otorga la capacidad de ejercer derechos y contraer obligaciones, cuando

cumplen con los requisitos normativos exigidos para su reconocimiento legal.

Personas Naturales.- Son todas las personas que ejercen derechos y cumple obligaciones a

título personal.

Unidades INMOBILIAR.- Dependencias internas de INMOBILIAR.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Alfresco.- Es un sistema de administración de gestión documental que permite almacenar

información en sistemas de red compartidas, facilitando la búsqueda de documentos.

Hoja de entrega de anexos.- Es un documento diseñado para efectuar la distribución de

documentación remitida por las diferentes Instituciones Públicas, Personas Naturales o

Personas Jurídicas.

Matriz de Control Documental.- Base de datos en la cual se ingresa todos los oficios/

comunicaciones o memorandos, que han sido recibidos por la Dirección, de acuerdo con el

formato establecido para el efecto.

Quipux.- Es un sistema de Gestión Documental el cual utiliza tecnologías y estándares

abiertos, adaptado a las necesidades de gestión documental de las entidades de la

Administración Pública Central.

Taxonomía.- Consiste en organizar y clasificar la documentación de forma cronológica y

sincronizada a las atribuciones y necesidades institucionales, con la finalidad de tener la

información disponible a los usuarios para una consulta inmediata.

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_administraci%C3%B3n_de_contenidos



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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO



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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

6.1. PROPÓSITO

Administrar técnicamente la documentación, archivo e información derivada de la gestión institucional, garantizando su integridad, seguridad, conservación, accesibilidad de los documentos que se reciben por parte de personas naturales o jurídicas, de conformidad a las disposiciones legales.

6.2. ALCANCE

El siguiente proceso inicia con la recepción de la documentación generada por parte de las

Instituciones Públicas, Personas Naturales, Personas Jurídicas y de las diferentes unidades de

INMOBILIAR cualquiera que sea su soporte, para garantizar su integridad, autenticidad,

fiabilidad y disponibilidad, hasta la actualización del archivo físico y digital institucional.

Archivo Físico: El responsable se encargará de ordenar, clasificar, codificar y archivar la

documentación en los expedientes asignados.

Archivo Digital: Toda la documentación que se recepta en la Dirección de Gestión Documental

y Archivo, deberá ser digitalizada e ingresada al sistema de Gestión Documental Alfresco, el

mismo que permite realizar la búsqueda de la información de una manera más ágil y oportuna.

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Emitir documentación

Instituciones Públicas / Personas

Naturales o Jurídicas

Según las necesidades o requerimientos de las Instituciones Públicas, Personas Naturales o Jurídicas, éstas, mediante oficio/comunicación, dirigida a las diferentes unidades de INMOBILIAR, ingresarán por la ventanilla de la Dirección de Gestión Documental y Archivo el documento o petición con sus respectivos anexos habilitantes, según sea el caso.

Oficio / Comunicación

Anexos

Emitir documentación

Unidades INMOBILIAR

Las distintas Unidades de INMOBILIAR, entregarán en la ventanilla de la Dirección de Gestión Documental y Archivo, el o los documentos generados por cada dependencia con sus respectivos anexos o documentos habilitantes en originales, para el Archivo y su custodia.

Memorando Anexos



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Revisar en ventanilla

Analista de Gestión

Documental y Archivo

El Analista de Gestión Documental y Archivo revisa el oficio/comunicación o memorando con sus respectivos anexos o documentos habilitantes si los tuviere, de cumplir con los requisitos se procede a la recepción de los documentos, caso contrario da a conocer a la parte interesada la documentación faltante y devuelve en ese mismo instante al interesado, sea éste representante de las Instituciones Públicas, Personas Naturales, Personas Jurídicas o funcionario de las dependencias de INMOBILIAR.

Oficio /Comunicación

Memorando Anexos

Recibir y realizar taxonomía

documental



Una vez recibido el oficio/comunicación o memorando con los anexos completos según sea el caso, se procede a realizar la taxonomía documental, la cual consiste en la identificación del destinatario, fecha, asunto o motivo de gestión, enumeración de páginas que conforman el documento, hora de recepción y se inserta el sello de recepción. Nota: Se consignará un número de trámite en el caso de que la gestión así lo amerite.

N/A

Digitalizar documentos



Una vez realizada la taxonomía documental, todos los documentos son digitalizados según como éstos hayan sido recibidos. Si el documento cuenta con firma electrónica se procede a actualizar la Matriz de Control Documental y, cuando el documento no cuente con firma electrónica se procede a ingresar al Sistema de Gestión Documental Quipux.

Quipux

Ingresar al Sistema de

Gestión Documental



Los documentos digitalizados que no cuenten con firma electrónica son ingresados con sus respectivos anexos y/o documentos habilitantes al Sistema de Gestión Documental Quipux, considerando:

- Remitente - Cargo - Dependencia - Tipo de documento - Número de documento - Fecha documento - Fecha de Recepción - Asunto

Sistema de Gestión

Documental



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- Destinatario Descripción de Anexos

- Carácter del Trámite

Actualizar Matriz de Gestión

Documental



Los anexos de los documentos recibidos, son registrados en las diferentes matrices según el contenido que se detalle en el oficio/comunicación o memorando. Matrices de documentación:

- Matriz de Ingreso de Documentos Externos.

- Matriz de Resoluciones. - Matriz de Convenios INMOBILIAR. - Matriz de Convenios

Interinstitucionales. - Matriz de Convenios de Pago. - Matriz de Acuerdos INMOBILIAR. - Matriz de Acuerdos

Interinstitucionales. - Matriz de Acuerdos Ministeriales. - Matriz de Contratos. - Matriz de Escrituras. - Matriz de Dictámenes

Matriz de Control

Documental

Actualizar Sistema de

Gestión Documental “Alfresco”



El oficio/comunicación o memorando con sus respectivos anexos o documentos habilitantes, los cuales fueron digitalizados cuenten o no con firma electrónica, son ingresados al Sistema de Gestión Documental “Alfresco”. El Analista de Gestión Documental y Archivo examina si los anexos del oficio/comunicación o memorando deben ser entregados, de requerirlo elabora la hoja de entrega de anexos, de lo contrario se procede a archivar en la biblioteca física, previo a su organización y codificación en los expedientes asignados para el efecto.

SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL “Alfresco”



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Elaborar hoja de entrega de

anexos



Elaborar la hoja de entrega de anexos por cada documento que requiera ser entregado al destinatario, debiendo constar en el mismo:

- Fecha de entrega de anexos. - Datos del responsable de recepción. - Referencia de la entrega de anexos. - Firmas de responsabilidad.

Hoja Entrega de Anexos

Entregar documentación al destinatario

Mensajero INMOBILIAR

Con la hoja de entrega de anexos, el mensajero de INMOBILIAR procede a entregar la documentación a los diferentes destinatarios o responsables de recibir los documentos enviados por las diferentes Instituciones Públicas, Personas Naturales o Personas Jurídicas. El servidor /a que reciba la documentación, deberá registrar de forma clara y legible la información que describa la hoja de entrega de anexos.

Hoja entrega de anexos

Recibir y revisar hoja de entrega

de anexos



Una vez que el mensajero de INMOBILIAR haya realizado la entrega de los documentos, remite la hoja de entrega de anexos al Analista de Gestión Documental y Archivo, quién revisa que en la hoja contenga todos los datos que constaten la entrega.

Hoja de entrega de anexos

Archivar documentos en biblioteca física



Los documentos que no requieren ser entregados, son archivados en los expedientes asignados para el efecto. La hoja de entrega de anexos que constata la entrega de documentos originales a sus diferentes destinatarios, es archivada en el expediente asignado.

Expedientes de la biblioteca

física

7. INDICADORES

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de

Medida Responsable de

Medición Frecuencia

de Medición

1 Porcentaje de

documentos archivados

Número de documentos archivados / Número de documentos recibidos

Mensual Director de Gestión


Mensual



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2 Porcentaje de documentos digitalizados

Número de documentos digitalizados / Número de

documentos recibidos Mensual

Director de Gestión Documental y

Archivo Mensual

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Porcentaje de oficios entregados

oportunamente a las instituciones

Número de oficios entregados a las

instituciones públicas y privadas / Total de oficios

internos recibidos

Mensual Director de Gestión


Mensual

8. ANEXOS

Entrega de anexos

Matriz de contratos

Matriz de resoluciones

Matriz de convenios INMOBILIAR

Matriz de convenios Interinstitucionales

Matriz de convenios de pago

Matriz de acuerdos INMOBILIAR

Matriz de acuerdos Interinstitucionales

Matriz de acuerdos Ministeriales

Matriz de ingreso de documentos externos



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma

Elaborado por: Nancy Ubieda Asistente de Procesos

Aprobado por: Paola Pavón Directora de Gestión


Validado por: Paola Pavón Directora de Gestión


CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 29/06/2015

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