instructivo recepciÓn de documentos

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INSTRUCTIVO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA:

Oficina de Organización y Métodos

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o

privilegiado. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

FI-P13-IN05 1 Marzo de 2015

OBJETIVO

Identificar los criterios para la recepción de documentos soporte de las compras entregados por las Unidades de la Universidad a la Oficina de Cuentas por Pagar para realizar los procesos de causación, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos en los procedimientos internos y las normas aplicables.

DEFINICIONES

CONDICIONES GENERALES

En caso de no traer todos los documentos requeridos, se devolverá la factura, cuenta de cobro, documento equivalente u otros documentos antes de radicarlos, cuando por algún motivo se radica de forma incompleta los documentos, se procederá a a enviar un correo la persona encargada de la recepción en la Unidad para verificar el faltante y recibir la respuesta respectiva, de no recibirse respuesta alguna antes del cierre del mes, se procederá a hacer devolución definitiva del documento.

Índice de Flujo de

Instructivo

1. Revisión de cuentas de cobro

2. Revisión facturas 3. Revisión anticipos 4. Voucher Directos

PUNTOS DE INTERÉS

Sí tiene alguna inquietud

comuníquese con la

Oficina de Cuentas por

Pagar a la Extensión 2310

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1. Revisión de cuentas de cobro

1.1. Verifique en el sistema PeopleSoft en la ruta Compras > Recepciones > Revisión datos de recepciones > Estado documento que coincidan con el valor

a pagar de la cuenta de cobro en físico.

1. Se debe hacer la verificación del nombre del proveedor y de igual manera el valor a pagar sea el mismo que aparece en la recepción.

2. Verifique la fecha de la prestación del servicio, de igual manera debe contener el adjunto de la planilla del mismo mes.

3. Verifique la fecha de operación la cual debe ser del mes en el cual se está radicando la cuenta de cobro.

4. Verifique la firma original del documento.

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1.2. Verifique las Planillas de aportes a parafiscales, los siguientes aspectos:

Que venga a nombre

de la persona en el

caso de ser

independiente

Que los valores sean

legibles y que las

fechas de pago

correspondan al mes

en el cual se prestó

el servicio

a

b

b

b

b

a

b

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1.3. Cuando las cuentas de cobro no contienen los documentos adicionales requeridos (certificación de persona natural, pagos de seguridad social, entre

otros) se debe informar a la unidad cuales son los documentos necesarios para anexar a la cuenta de cobro para seguir con el proceso de radicación según el flash informativo del 29 de julio de 2014. (Ver Anexo 1)

1.4. Si la cuenta de cobro contiene formato de certificación de persona natural se verifica en el cuadro de Excel de los formatos de clasificación de persona natural si la persona ya tiene diligenciados los campos necesarios o se deben diligenciar, (las personas naturales deben adjuntar el formato de clasificación de persona natural a la cuenta de cobro una única vez en el año). Se realiza la verificación del formato de clasificación de persona natural, para posteriormente hacer la clasificación de declarante y no declarante dentro del mismo formato. En el formato se valida lo siguiente:

En caso que no se encuentre relacionado el proveedor, el responsable en la recepción debe diligenciar las siguientes casillas: Nombre del proveedor; Identificación; Id de proveedor; Declarante de renta SI / NO, según corresponda.

Se verifica que las dos primeras preguntas

estén diligenciadas, en la segunda parte

del documento deben sumar solo el 100%

de los ingresos durante el año respectivo.

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1.5. Actualiza el cuadro de control con todas las cuentas de cobro radicadas durante el día, las cuales se encuentran ordenadas en declarantes y no declarantes. Para organizar esta información genere la consulta PED_WITH_RECP2 ; de la ruta: Herramientas de informes > Consultas > Gestor de consultas , en el campo comienza por ingrese el nombre de la consulta PED_WITH_RECP2 y dele click en el link de Excel

Para generar la consulta debe diligenciar los campos de Fecha Inicial (01/01/AAAA) El primer día del año en curso y Fecha Final (DD/MM/AAAA) el día que está generando la consulta, luego de click en ver resultado

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Se generará un archivo de Excel con el cual se deberá utilizar para organizar el siguiente cuadro y así enviar a la persona encargada de registro de cuentas de cobro.

1.6. Organización y entrega de documentación: los documentos se organizan por declarante, no declarante y otros, de igual manera se entregan una vez se haya enviado por correo todos los documentos del cuadro de control

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2. Revisión facturas

2.1. Facturas normales

2.1.1. Verificación en el sistema People Soft: se debe verificar en el sistema antes de radicar las recepciones de los documentos, que coincidan con el

proveedor y de igual manera que sea el mismo valor del pago del subtotal el mismo que se tiene en la recepción.

Se debe hacer la verificación del nombre del proveedor.

También se debe hacer la verificación del valor a pagar, el cual debe ser el mismo que aparece en la recepción.

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2.1.2. Diligenciamiento de cuadro de control: este documento se realiza en Excel y es la inclusión de todas las facturas asociadas a recepciones que son

radicadas durante el día, de igual manera se encuentran ordenadas. Para elaborar este cuadro es necesario bajar la consulta del sistema (Haga clic

aquí para ver cómo se obtiene el informe)

Se generará un archivo de Excel con el cual se deberá utilizar para organizar el siguiente cuadro y así enviar a las persona encargadas de dichos registros.

2.1.3. Las facturas se entregan de la siguiente manera, de acuerdo al Analista responsable (las facturas listadas son de pronto pago y por ende se deben

pasar inmediatamente al proceso de pagos).

Facturas para tramite prioritario

Servientrega

El Tiempo

Cafam

Colsubsidio

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2.2. Facturas Campus, construcciones y Tienda Javeriana

2.2.1. Diligenciamiento de cuadro de control: este documento se realiza en Excel y es la inclusión de todas las facturas asociadas a recepciones que son

radicadas durante el día, de igual manera se encuentran ordenadas. Para elaborar este cuadro es necesario bajar la consulta del sistema (Haga clic

aquí para ver cómo se obtiene el informe)

Se generará un archivo de Excel con el cual se deberá utilizar para organizar el siguiente cuadro y así enviar a las persona encargadas de dichos registros.

2.2.2. Organización y entrega de documentación

Con la organización de la información en el archivo de Excel, como se muestra en el numeral anterior, se envía por medio de correo electrónico la

información (cuadro en Excel) a la persona a quien corresponde procesar los registros.

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3. Revisión anticipos

3.1. Verificación en el sistema People Soft en la ruta Viajes y Gastos > Centro de Viajes y Gastos > Informes de Gastos > Consulta, en el campo “comienza

por” se ingresa el Numero de informe de gastos radicado y se valida la información necesaria.

Verificación del informe de gastos, estado de presupuesto y fechas del gasto

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3.2. Diligencie el cuadro de control, donde se debe registrar los datos que suministra el sistema, como se muestra a continuación, y se entregan los

informes de gastos a la persona encargada de los registros de legalización de anticipos.

3.3. Organización y entrega de documentación: la organización se hace por el número del informe de gastos entregado a la persona encargada del proceso.

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4. Voucher Directos

Realiza la validación de que los siguientes campos del voucher directo estén diligenciados de forma correcta

El documento de identificación debe ser Nit. o cédula (se podrá asociar el Id de Proveedor)

La cuenta debe ser contable y no presupuestal

Las firmas de quien autoriza y quien aprueba

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Anexo 1

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REVISADO POR APROBADO POR

Analista de Cuentas por Pagar Director Financiero

instructivo recepciÓn de documentos

Documents