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MANUAL DEL SISTEMA

INTEGRAL DE GESTION

LILIANA MARIA ARIAS

MARCELA RUGE

Fecha de Rev. 2015-07-03 Versión 10 Documento No. TX10M001

Elaborado por: MIR Revisado por: LMA Aprobado por: MAR

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. PRESENTACION DE LA EMPRESA 3 1.1 INTRODUCCION 3 1.2 INFORMACION GENERAL 3 1.3 PORTAFOLIO DE SERVICIOS 4 1.4 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO CORPORATIVO 5 1.4.1 Nuestra Pasión 5 1.4.2 Nuestra Misión 5 1.4.3 Nuestros principios 5 1.4.4 Política de Gestión Integral y Sustentabilidad 6 1.5 ORGANIZACION 7 1.5.1 Estructura Funcional (Organigrama) 7 1.5.2 Red de Procesos

8

2. ENFOQUE Y ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION 10 2.1 ENFOQUE 10 2.1.1 Planear 11 2.1.2 Hacer 11 2.1.3 Verificar 11 2.1.4 Actuar 11 2.2 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION 12 2.3 EXCLUSIONES 12 2.4 CARACTERIZACION DE LOS REQUISITOS ESENCIALES DE CLIENTES Y

REQUISITOS LEGALES APLICABLES AL PRODUCTO 13

2.5 TABLAS DE CORRESPONDENCIA 14 2.5.1 2.5.2

Tabla de correspondencia entre los requisitos de la norma NTC ISO 9001 : 2008 y la documentación de Toxement S.A. Tabla de correspondencia entre los requisitos de la norma NTC ISO

14001:2007, OHSAS 18001 : 2007 y la documentación de Toxement S.A.

14

17

3. PROCESOS GERENCIALES

19

4. PROCESOS DE APOYO

23

5. PROCESOS OPERACIONALES

41

6. PROCESOS DE MEDICION

61

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TOXEMENT

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRAL

DE GESTION

CAPITULO 1

Presentación de la empresa



1. PRESENTACION DE LA EMPRESA 1.1 INTRODUCCION TOXEMENT S.A. es una empresa perteneciente al Grupo EUCLID CHEMICAL, una organización establecida en 1949, con más de 60 años de experiencia en el diseño, fabricación y comercialización de soluciones para la industria de la construcción. TOXEMENT S.A. a lo largo de estos años ha ejecutado proyectos que le han permitido obtener un reconocido liderazgo en el sector de los materiales para construcción y desarrollar un grupo humano de soporte altamente calificado. Hoy día TOXEMENT es un respetado proveedor en los segmentos de grandes distribuidores de materiales, ferreterías, productores de concretos premezclados, contratistas y macroproyectos de ingeniería, a nivel nacional como internacional. 1.2 INFORMACION GENERAL

DATOS PLANTA Y OFICINAS BOGOTA

Dirección Calle 20 C No. 43 A – 52 Int. 4

Ciudad BOGOTA

Teléfonos 208 86 00

Fax 368 08 87

E-mail [email protected]

Web www.toxement.com.co

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CAPITULO 1




1.3 PORTAFOLIO DE SERVICIOS Nuestra línea de productos químicos para la industria de la construcción comprende la línea de: Aditivos Tratamientos para Muros Compuestos Curadores y Selladores Adhesivos y Recubrimientos Epóxicos Impermeabilización de Placas y Cubiertas Pisos Industriales y Comerciales Grouts y Anclajes para obra civil, equipos y maquinaria Juntas y Sellantes Reparación de placas y pavimentos de concreto Reparación Vertical y Sobre cabeza Tratamientos de superficie y limpiadores Ayudantes de Molienda Productos Increte Aditivos para Asfalto Productos para Protección contra Fuego

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CAPITULO 1




1.4 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO CORPORATIVO 1.4.1 Nuestra Pasión.

Búsqueda inquebrantable del crecimiento de la empresa y sus empleados. 1.4.2 Nuestra Misión

Somos proveedores líderes de un amplio rango de productos y servicios comprobadamente mejores para la industria del concreto y la construcción alrededor del mundo. Creamos valor para superar las expectativas de nuestros clientes, accionistas, equipo humano, proveedores y comunidad.

1.4.3 Nuestros Principios 1. La confianza se gana. Seremos profesionales, éticos y confiables. Somos coherentes

entre lo que pensamos, decimos, sentimos y hacemos. 2. El éxito de nuestros clientes es nuestro éxito. Medimos nuestro desempeño a través

de la experiencia de nuestros clientes. 3. Hacer negocios con nosotros debe ser fácil. Somos implacables en nuestra búsqueda

de procesos excelentes y simples. 4. Nos esforzamos por ser la empresa preferida para trabajar. Proporcionamos

condiciones motivantes de trabajo buscando desempeños sobresalientes de nuestros colaboradores. Creamos una cultura que atrae, desarrolla y retiene los mejores talentos.

5. Nos respetamos mutuamente. Valoramos las diferencias y trabajamos por nuestra calidad de vida.

6. Escuchamos a otros con atención. Compartimos información de manera oportuna y veraz.

7. Mantenemos la integridad ambiental, salud y seguridad industrial. Buscamos equilibrio entre la rentabilidad, el medio ambiente y el desarrollo de las comunidades donde operamos.

8. Debemos generar resultados consistentemente sobresalientes. Mantenemos un crecimiento sostenible y un atractivo retorno de las inversiones.

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CAPITULO 1




1.4.4 Política de Gestión Integral y Sustentabilidad

POLITICA DE GESTION INTEGRAL Y SUSTENTABILIDAD DE TOXEMENT S.A.

Como compañía líder en la producción y comercialización de productos y servicios comprobadamente mejores para la industria del concreto y la construcción, TOXEMENT S.A. declara que el desarrollo sustentable es parte esencial de la estrategia y nos obliga a considerar a las personas, al planeta y la prosperidad en todas las decisiones de negocios.

Esto debe verse reflejado en el día a día de nuestras operaciones a través del cumplimiento de los siguientes compromisos:

1. Compromiso con el cliente. Trabajar para satisfacer al cliente en forma continua hasta alcanzar su lealtad, suministrando productos de calidad que cumplan sus requisitos, a precio razonable, con asesoría técnica y servicio adecuado.

2. Compromiso con las personas. Proporcionar a los colaboradores un ambiente de trabajo motivante y seguro, que facilite su desarrollo personal y laboral, incluyendo la identificación de peligros, el control de riesgos y la prevención de lesiones, enfermedades y otras afectaciones sobre las personas.

3. Compromiso con el ambiente y las comunidades: Proteger el ambiente y las comunidades donde operamos, a través de la utilización responsable de la química en los productos y procesos, la continua identificación y control de aspectos e impactos ambientales, y la prevención de la contaminación.

4. Compromiso con el buen gobierno y el comportamiento ético: Practicar los valores esenciales de nuestra empresa y cumplir todas las leyes, reglamentos y otras normas aplicables, asumiendo un comportamiento coherente y consecuente, decir, hacer y liderar con el ejemplo.

5. Compromiso con la creación de valor y la mejora continua. Promover el trabajo en equipo y la participación para el análisis de datos, identificación de oportunidades de mejora y la definición de nuevos retos, que le permitan a la empresa aumentar su eficiencia operacional y capacidad para generar valor.

Es nuestra prioridad planificar y asegurar el cumplimiento de la presente política, mediante la

definición de objetivos, planes, programas y asignación de recursos, promoviendo el

compromiso de todos con la gestión integral y el desarrollo sustentable.

MARCELA RUGE Gerente General

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CAPITULO 1




1.5 ORGANIZACION La estructura organizacional de TOXEMENT se define bajo dos enfoques: Estructura funcional y Estructura por procesos. 1.5.1. Estructura Funcional (Organigrama).

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1.5.2. Red de Procesos.

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Enfoque y Alcance del

SISTEMA INTEGRAL DE GESTION

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CAPITULO 2

Enfoque y Alcance del Sistema Integral

de Gestión



2. ENFOQUE Y ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN 2.1 ENFOQUE El Sistema Integral de Gestión (Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo) de TOXEMENT está enfocado según el modelo administrativo PHVA : Planear, Hacer, Verificar, Actuar. La relación entre estos verbos de administración y los macroprocesos de la compañía se muestran en el siguiente gráfico:

Los enfoques para la aplicación de estos conceptos se describen a continuación.

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de Gestión



2.1.1. Planear. Las actividades de planeación se desarrollan a nivel del grupo directivo y a nivel operativo. La planeación directiva permite orientar el rumbo de la organización teniendo como referencia el comportamiento del mercado y los planteamientos estratégicos de los accionistas.

A nivel operacional, en cada proyecto de diseño se hace una planificación que incluye todas las etapas de revisión, verificación y validación necesarias para confirmar los requisitos del cliente, hasta el lanzamiento del nuevo producto.

Una vez el producto forma parte del portafolio comercial, se hace la programación de producción con base en los pedidos confirmados de los clientes.

El enlace entre los dos niveles de planeación, lo constituye los procesos de apoyo administrativo que son la clave para asegurar la continuidad y eficiencia de los procesos operacionales.

2.1.2 Hacer. Los procesos ligados al “hacer” se han agrupado en dos cadenas de valor. La “CADENA DE LA INNOVACIÓN” incluye los procesos necesarios para diseñar, desarrollar y lanzar los nuevos productos, teniendo en cuenta las expectativas de los clientes y los aspectos comerciales que se definen desde la planeación estratégica.

En la “CADENA DEL SUMINISITRO” define los procesos necesarios para atender una necesidad especifica del cliente a través de un producto existente en el portafolio de la empresa.

2.1.3. Verificar. La verificación al igual que la planeación se desarrolla en dos ámbitos; el ámbito operacional, donde se verifica la conformidad del producto a través de pruebas y ensayos y el ámbito gerencial orientado a la verificación del cumplimiento de los objetivos de la compañía.

El mecanismo de enlace entre los niveles operacional y gerencial, lo constituyen los Procesos de Medición y Seguimiento, orientados a monitorear el desempeño de los procesos, capturar la información y facilitar la revisión de los resultados por parte de la Gerencia, a través de informes, gráficos y en general herramientas estadísticas.

2.1.4. Actuar. Los resultados de la revisión de los indicadores de la planeación estratégica lo mismo que el desempeño del sistema integral de gestión, se traducen en decisiones que se toman en los comités, y que están orientadas a analizar los procesos a través de indicadores y corregir su desempeño cuando los resultados no son aceptables o iniciar proyectos de mejoramiento, relacionados con los procesos o el producto y se constituyen en el punto de partida para iniciar un nuevo ciclo bajo la filosofía de mejora continua.

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de Gestión



Esta visión de mejoramiento se ilustra en la siguiente figura:

La adopción de este modelo de gestión obedece a la necesidad de orientar la compañía hacia el mejoramiento continuo y a promover el compromiso de todo el personal con la satisfacción del cliente, el bienestar y seguridad de los empleados así como el cuidado con el medio ambiente. 2.2. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION El Sistema Integral de Gestión de TOXEMENT está estructurado de acuerdo con los requisitos de las normas internacionales NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 y es aplicable con el siguiente alcance: “Diseño, fabricación, venta y comercialización de aditivos para concreto, cemento y productos químicos para la industria de la construcción “

2.3. EXCLUSIONES Todos los requisitos de las normas de referencia se consideran aplicables

13

EL CICLO DE MEJORAMIENTO

Tendencia de Mejoramiento

Estándares Empresariales

TiempoAño 1

Año 2

Año 3

P H

A V

P H

A VP H

A V MANTENERSE EN EL MERCADO

P (Planear): Lo que queremos lograr, Hacia d ónde queremos llegar

H (Hacer): Lo que debemos Hacer/ Qui én/ Cuándo/ Cómo....Hagámoslo Ya

V (Verificar): ¿Hicimos lo que nos propusimos?¿Lo que hicimos permiti ó lograr lo que quer íamos?

A (Actuar): Si alguna de las preguntas anteriores fue negativa, entonces ¿Qué vamos a

hacer para lograr los objetivos de la compañía?

Si alcanzamos los objetivos de la compañía, entonces

¿Qué vamos a hacer para mejorar y ser los primeros?

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de Gestión



2.4. CARACTERIZACIÓN DE LOS REQUISITOS ESENCIALES DE CLIENTES Y REQUISITOS LEGALES APLICABLES AL PRODUCTO.

REQUISITOS GENERALES DE LOS CLIENTES Todos los clientes requieren:

1. Un producto que cumpla la especificación técnica ofrecida.

2. Entrega oportuna.

3. Asesoría técnica permanente

4. Atención oportuna de reclamos y requerimientos.

5. Capacitación técnica sobre el uso del producto

REQUISITOS ESPECIFICOS POR TIPO DE CLIENTE TIPO DE CLIENTE

DESCRIPCION REQUISITOS ESENCIALES DE LOS CLIENTES

REQUISITOS LEGALES ESPECIFICOS POR

TIPO DE PRODUCTO O SEGMENTO

Concreteras Fabricantes o productores de concretos premezclados o en obra

Producto. Aditivos para concreto, que le permitan al cliente: 1. Mejorar la manejabilidad del concreto. 2. Optimizar los tiempos de colocación. 3. Obtener las características finales esperadas para el concreto. Servicio * Acompañamiento técnico. * Suministro de equipos de dosificación y silos de almacenamiento para manejo a granel

No existe reglamentación de carácter legal específica por tipo de producto

Productores de Prefabricados

Producción industrializada de elementos prefabrica-dos de concreto

Producto. Aditivos para mezclas secas que permitan mejorar impermeabilidad y textura. Servicio. Acompañamiento técnico y ensayos permanentes

Productores de Cemento

Plantas de producción de clinker y cemento

Producto. Aditivos para la molienda de cemento que les permitan aumentar la producción, disminuir el consumo de energía por tonelada y mejorar el Packset (fluidez del cemento). Servicio. Suministro de equipos de dosificación y silos de mantenimiento para manejo a granel

Constructores y Contratistas

Empresas constructoras de vivienda, edificaciones e infraestructura en general que contratan con el sector público o privado

Aplican los requisitos generales

Distribuidores Canales de ventas para atender los segmentos de contratistas, constructores


Ferreterías y Almacenes de Depósitos

Canales de ventas para atender el mercado minorista


Megaproyectos Contratistas internacionales para el estado en proyectos de gran infraestructura, generalmente rurales.

Producto. Alto nivel de especificación antes y durante el proyecto. Servicio. Suministro de equipos de pruebas y ensayos, dosificación, inventarios en consignación, soporte técnico permanente en sitio

Pisos e Industria Contratistas de bodegas, parques industriales, grandes superficies.

Producto. Portafolio de productos para pisos industriales que permitan funcionalidad como sellos, endurecedores silíceos, recubrimientos epóxicos, entre otros. Servicio. Asesoría Técnica

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de Gestión



2.5. TABLAS DE CORRESPONDENCIA

2.5.1 Tabla de correspondencia entre los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008 y la

documentación de Toxement S.A.

ISO 9001 : 2008 DISPOSICIONES TOXEMENT

NUMERAL DESCRIPCION NUMERAL DEL MANUAL PROCESOS Y DOCUMENTOS APLICABLES

CODIGO NOMBRE

4.1 Requisitos generales Todo el Manual del Sistema Integral de Gestión

TX10M001 Manual del Sistema Integral de Gestión. Red de procesos de Toxement Caracterización de todos los procesos.

4.1 Procesos subcontratados Capitulo 5. Proceso de

compras / Proceso de control

de calidad

TX34P011 Procedimiento de Fabricación Externa

4.2 4.2.1 4.2.2

Requisitos de la documentación / Manual de calidad

Todo el Manual del Sistema

Integral de Gestión

TX10M001

Manual del Sistema Integral de Gestión.

4.2.3 Control de documentos Capitulo 4. Gestión de

documentos

TX31P001 Proceso para edición y control de

documentos

4.2.4 Control de registros Capitulo 4. Gestión de

documentos

TX31I002 Instrucción para el control de los registros

5

5.1

5.2

5.3

Responsabilidad de la

dirección, Compromiso,

Enfoque al cliente

Capitulo 1. Presentación de

a la empresa.

Capitulo 3. Proceso de

Gerencial

TX10M001

TX31P002


Proceso Gerencial


diseño.

TX33P001 Proceso Diseño del producto


especificación.

TX50P001 Proceso de especificación

5.3 Política de calidad Capitulo 1. Presentación de

a la empresa

TX10M001


5.4

5.4.1

Objetivos de calidad Capitulo 1. Presentación de

a la empresa

TX10M001


5.4.2 Planificación del sistema de

gestión de calidad


Gerencial

TX31P002 Proceso Gerencial

5.5

5.5.1

Responsabilidad, autoridad

y comunicación

Responsabilidad y autoridad


Integral de Gestión


Gestión de recursos humanos

TX10M001

TX20P009


Organigrama de Toxement

Red de procesos de Toxement

Descripciones y perfiles de cargo.

NOTA: La asignación especifica de

autoridad y responsabilidad se incluye en

cada uno de los procesos y demás

documentación del sistema integral de

gestión.

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CAPITULO 2


de Gestión





CODIGO NOMBRE

5.5.2 Representante de la

dirección

Proceso de Gestión de

recursos humanos

TX20P009 Designación del representante de la

dirección.

Descripción de cargo aplicable.

5.5.3 Comunicación interna


Integral de Gestión.


Gerencial

TX10M001

TX31P002


Proceso gerencial (Estructura de los

comités)

Comunicaciones internas

5.6 Revisión la dirección Capitulo 3. Proceso de

Gerencial

TX31P002 Proceso gerencial

6

6.2.1

6.2.2

Gestión de los recursos,

Recursos humanos,

Competencia, formación y

toma de conciencia.


Gestión de recursos humanos

TX20P009 Presupuesto general de la compañía.

Proceso de Gestión de recursos humanos.

Programas de inducción, capacitación,

desarrollo y toma de conciencia.

6.3 Infraestructura Capitulo 4. Proceso de

gestión de infraestructura.

TX34P004 Proceso de mantenimiento planta de

producción

TX20I006 Instructivo de administración de sistemas.

TX50I002 Instructivo de mantenimiento de

dosificadores.

TX35I009 Instructivo para el Lavado de Tanques de

Almacenamiento de Aditivos

6.4

Ambiente de trabajo. Capitulo 5. Proceso de

gestión de producción.

TX34P001

TX34Q001…

TX34T001…

Proceso de gestión de producción.

Planes de calidad.

Fichas técnicas de producto terminado.

7.

7.1 Realización del producto

Planificación de la

realización del producto


Gerencial

TX31P002

Proceso gerencial / Planificación de los

procesos.

7.2

7.2.1 7.2.2

Procesos relacionados con

el cliente.

Determinación de los

requisitos relacionados con

el producto / Revisión de los

requisitos


diseño

TX33P001

Proceso diseño del producto.


especificación.

TX50P001 Proceso de especificación.

Capitulo 5. Proceso de oferta

y aprobación del pedido

TX40P008 Proceso de oferta y aprobación del pedido.

7.2.3 Comunicación con el cliente Capitulo 5. Proceso de

mercadeo del producto.

TX50P002 Proceso de mercadeo de productos.


reclamos.

TX34P010 Proceso de reclamos.

7.3 Diseño y desarrollo Capitulo 5. Proceso de

diseño

TX33P001 Proceso diseño del producto.

7.4.1

7.4.2

Compras / Información de

las compras

Capitulo 5. Compras TX34P009 Proceso de compras e importaciones

TX34P008 Proceso de selección y evaluación de

proveedores.

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de Gestión





CODIGO NOMBRE

7.4.3 Verificación de los

productos comprados

Capitulo 5. Control de

calidad

TX32P005 Proceso de control de calidad

7.5

7.5.1

Producción y prestación del

servicio

Control de la producción y

de la prestación del servicio



TX34P001

TX34Q001…

TX34T001…


Planes de calidad.

Fichas técnicas de producto terminado.

7.5.2 Validación de los procesos

de la producción


diseño.

TX33P001 Proceso diseño del producto. (Validación de

procesos de fabricación).

7.5.3 Identificación y trazabilidad. Capitulo 5. Proceso de


TX34P001

TX34Q001…

TX34P006


Planes de calidad.

Procedimiento para la trazabilidad del

producto terminado.

7.5.4 Propiedad del cliente. Capitulo 5. Proceso de

mercadeo del producto.

TX50P002 Proceso de mercadeo de productos.

Capítulo 5. Proceso de

compras.

TX34P012 Procedimiento para la Custodia de

Información de Clientes


calidad


7.5.5 Preservación del producto Capitulo 5. Almacén y

despacho

TX34P007 Almacén y despacho

7.6 Control de los equipos de

medición


gestión de infraestructura.

TX32P001 Proceso de aseguramiento metrológico.

8.

8.1

8.2

8.2.1

Medición, Análisis y mejora

Satisfacción del cliente

Capitulo 6. Medición de

satisfacción del cliente

TX40I003

Instructivo para medir la encuesta de

satisfacción de clientes.

8.2.2 Auditoría Interna Capitulo 6. Auditorías

internas de calidad y SOMA

TX31P007 Proceso de Auditorías internas al sistema

de gestión integral.

8.2.3 Seguimiento y medición de

los procesos


Gerencial

TX31P002 Proceso gerencial (Seguimiento gerencial,

análisis de datos y mejora)

8.2.4 Seguimiento y medición del

producto


calidad


8.3 Control del producto no

conforme

Capitulo 6. Control del

producto no conforme.

TX34P005 Proceso para el tratamiento de no

conformes.

8.4 Análisis de datos Capitulo 3. Proceso de

Gerencial



8.5

8.5.1

Mejora Capitulo 3. Proceso de

Gerencial



8.5.2 Acción correctiva Capitulo 3. Proceso de

Gerencial

TX31P005 Proceso para el tratamiento de acciones

preventivas, correctivas y proyectos de

mejora

8.5.3 Acción preventiva Capitulo 3. Proceso de

Gerencial

TX31P005 Proceso para el tratamiento de acciones

preventivas, correctivas y proyectos de

mejora

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CAPITULO 2


de Gestión



2.5.2 Tabla de correspondencia entre los requisitos de la norma NTC ISO 14001:2007,

OHSAS 18001 : 2007 y la documentación de Toxement S.A.

ISO 14001 : 2007

OHSAS 18001 : 2007 DISPOSICIONES TOXEMENT


CODIGO NOMBRE

4.2 Política Capitulo 1. Presentación de la Empresa

4.3.1. (OHSAS 18001)

Identificación de Peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

Capitulo 4. Procesos de Apoyo

TX60P007 Procedimiento para la Continua Identificación de Peligros, Evaluación y Control de Riesgos

4.3.1 (ISO 14001)

Aspectos ambientales Capitulo 4. Procesos de Apoyo

TX60P008 Procedimiento de Identificación y Evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales

4.3.2 Requisitos Legales Capitulo 4. Procesos de Apoyo

TX60P005 Procedimiento para la continua identificación y cumplimiento de Requisitos Legales

4.3.3 Objetivos y Programas Capitulo 1. Presentación de a la empresa Capitulo 3. Proceso gerencial

TX10M001 TX31P002 TX60P017 TX60PR001 TX60PR005 TX60PR006 TX60PR008 TX60PR013 TX60PR014 TX60PR009 TX60PR010

Manual del Sistema Integral de Gestión Proceso Gerencial Procedimiento para Trabajos Eléctricos Programa para la Selección, uso y Mantenimiento de EPP Programa de Vigilancia Epidemiológica de Prevención de lesiones osteo-musculares y tendinosas Programa de Vigilancia Epidemiológica de Conservación Auditiva Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo Programa de Protección contra caídas Programa Espacios Confinados Programa de Manejo integral de Residuos Programa de Ahorro y uso eficiente del agua

4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidades, rendición de cuentas y autoridad

Capitulo 4. Proceso de Gestión de recursos humanos

TX20P009 Organigrama de Toxement Red de procesos de Toxement Descripciones y perfiles de cargo. NOTA: La asignación especifica de autoridad y responsabilidad se incluye en cada uno de los procesos y demás documentación del sistema integral de gestión.

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CAPITULO 2


de Gestión



ISO 14001 : 2007

OHSAS 18001 : 2007

DISPOSICIONES TOXEMENT


CODIGO NOMBRE

4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia


TX20P009 TX60PR012

Manual de Procesos de Gestión Humana Descripciones y perfiles de cargo. Programa de Capacitación y Entrenamiento del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.

4.4.3. Comunicación, participación y consulta


TX20P009 TX20P010

Manual de Procesos de Gestión Humana Proceso de Gestión Comunicaciones, Participación y Consulta

4.4.4 Requisitos de la documentación / Manual de calidad

Todo el Manual del Sistema Integral de Gestión

TX10M001


4.4.5 Control de documentos Capitulo 4. Gestión de documentos

TX31P001 Proceso para Edición y Control de Documentos

4.4.6. Control Operacional Capitulo 4. Procesos de Apoyo

TX60P014 Procedimiento para Control Operacional Instructivos de seguridad

4.4.7. Preparación y Respuesta ante Emergencias


TX60PR002 Programa Plan de Atención de Emergencias

4.5.1 Medición Y seguimiento del Desempeño

Capitulo 6. Procesos de Medición

TX60P013 Procedimiento Medición y Seguimiento del Desempeño

4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal y otros


TX60P005 Procedimiento para la continua identificación y cumplimiento de Requisitos Legales

4.5.4 Control de registros Capitulo 4. Gestión de documentos

TX31I002 Instrucción para el Control de los Registros

4.5.5 Auditoría Interna Capitulo 6. Auditorías internas de calidad y SOMA

TX31P007 Proceso de Auditorías internas al sistema Integral de gestión.

4.6. Revisión gerencial Capitulo 1. Presentación de a la empresa. Capitulo 3. Proceso de Gerencial

TX10M001

TX31P002

Manual del Sistema Integral de Gestión. Proceso Gerencial

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Procesos Gerenciales

VISIÓN EN ACCIÓN

LILIANA MARIA ARIAS

MARCELA RUGE



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TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 3




PROCESO PROCESO GERENCIAL

LIDER Gerente General

OBJETIVO Planificar, implementar, revisar y mejorar el Sistema de Gestión Integral de la

compañía, buscando cumplir los objetivos estratégicos, y asegurando una

operación controlada que permita garantizar la conformidad del producto y la

satisfacción del cliente, sin la ocurrencia de accidentes, enfermedades o

impactos ambientales adversos.

Indicadores para la medición y control del proceso

Indicadores del BSC

ALCANCE Este proceso se desarrolla en un ciclo anual que inicia con la revisión y/o

definición del plan estratégico de la compañía y la planificación del sistema de

gestión integral; incluye el seguimiento a la implementación de los planes,

programas y proyectos definidos, revisión de indicadores y toma de

decisiones. Termina con evaluación del desempeño y revisión del Sistema de

gestión Integral.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Sistema de Gestión de la Calidad (4),

Responsabilidad de la Dirección (5),

Medición, Análisis y Mejora (8).

NTC OHSAS 18001:2007 / NTC ISO 14001 :

2004

Recursos, funciones, responsabilidades,

rendición de cuentas y autoridad (4.4.1.)

Medición y seguimiento del desempeño

(4.5.1), Revisión por la dirección (4.6)

ESTRUCTURA E INTERACCION DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA SUBPROCESOS / ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE

Casa Matriz Directrices

estratégicas

PROCESO GERENCIAL

TX31P002

PROCESO PARA TRATAMIENTO DE ACCIONES

PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y PROYECTOS DE

MEJORA

(TX31P005)

Direccionamiento

Estratégico

Todos los procesos

Mercado / Entorno Información para

diagnóstico externo

Matrices estratégicas BSC

Todos los procesos Datos de

desempeño y

diagnóstico interno

Planes, proyectos y

presupuestos

Representante de la

Gerencia

Acta de revisión del

periodo anterior

Política y Objetivos

Procesos documentados

Todos los procesos Informes de gestión

e indicadores

Matrices de riesgos y

aspectos ambientales

Planes y programas

Proceso de Auditorías Informes de

auditorías

Registros de

Implementación

Representante de la

Gerencia

Informe del

Representante de la

Dirección

Decisiones y Correcciones

Solicitudes de AC / AP /

PM

Acta de Revisión del SGI

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DE GESTION

CAPITULO 3




CRITERIOS Y METODOS PARA ASEGURAR LA OPERACION Y EL CONTROL DEL PROCESO

El Proceso Gerencial es liderado por la Gerencia General y se desarrolla en un ciclo PHVA anual, alineado con el ciclo de planeación estratégica de la

compañía. Este proceso incluye las siguientes etapas:

1. Realizar y/o revisar y alinear la planeación estratégica de la compañía. 2. Realizar la planeación del Sistema de Gestión Integral. 3. Coordinar la implementación de planes y programas. 4. Seguimiento gerencial, análisis de datos y mejora. 5. Preparación del informe de revisión del Sistema de Gestión Integral. 6. Realizar la revisión Sistema de Gestión Integral.

El control se realiza mediante reuniones periódicas del Comité de Gerencia, donde se hacen análisis de datos, indicadores y cumplimiento de planes, programas

y tareas. De estas reuniones se generan acciones y decisiones, incluyendo la apertura de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

El ciclo se cierra con la revisión del sistema, la cual es realizada con base en el informe presentado por el Representante de la dirección. De esta actividad se

desprende un acta que se constituye en la entrada para la nueva fase de planeación dándose así inicio a un nuevo ciclo.

RECURSOS PARA EL PROCESO

Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con recursos económicos incluidos en el presupuesto general de la compañía, servicios de

asesores y auditores externos y lineamientos de la Casa Matriz.

INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE COMITÉ EN EL QUE

SE REVISA

Indicadores BSC Según Mapa Estratégico Según Mapa Estratégico Mensual Comité de Gerencia

Comité de R’s

Comité de R’s

Comité de BSC

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 3




OBJETIVOS DE GESTION INTEGRAL

OBJETIVO INDICADOR RESP. FRECUENCIA

DE REVISION

COMITÉ EN EL

QUE SE REVISA

1. Compromiso con el cliente. Trabajar

para satisfacer al cliente en forma

continua hasta alcanzar su lealtad,

suministrando productos de calidad que

cumplan sus requisitos, a precio

razonable, con asesoría técnica y servicio

adecuado

1. Indicador de Pedido perfecto

2. Indicador de QSA

OAC

YSK

Mensual

Anual

R’s

BSC

2. Compromiso con las personas.

Proporcionar a los colaboradores un

ambiente de trabajo motivante y seguro,

que facilite su desarrollo personal y

laboral, incluyendo la identificación de

peligros, el control de riesgos y la

prevención de lesiones, enfermedades y

otras afectaciones sobre las personas.

1. Indicadores SOMA

2. Indicador Cumplimiento Matriz

Empleador Preferido

3. Clima Organizacional (GPTW)

NPE

JAP

MAR

Mensual

Mensual

Anual

Comité Técnico

R’s

BSC

3. Compromiso con el ambiente y las

comunidades: Proteger el ambiente y las

comunidades donde operamos, a través

de la utilización responsable de la química

en los productos y procesos, la continua

identificación y control de aspectos e

impactos ambientales, y la prevención de

la contaminación

1. Indicadores Matriz de Sustentabilidad

2. Indicadores de SOMA

NPE

NPE

Mensual

Mensual

R’s – BSC

Comité Técnico

4. Compromiso con el buen gobierno y

el comportamiento ético: Practicar los

valores esenciales de nuestra empresa y

cumplir todas las leyes, reglamentos y

otras normas aplicables, asumiendo un

comportamiento coherente y consecuente,

decir, hacer y liderar con el ejemplo

1. Matriz Legal Seguridad y Salud en

el Trabajo

2. Matriz Legal Medio Ambiente

NPE –

Gestión

Humana

Abogado:

Anual

Área SOMA:

Cada tres

meses

Comité Técnico

5. Compromiso con la creación de valor

y la mejora continua. Promover el trabajo

en equipo y la participación para el

análisis de datos, identificación de

oportunidades de mejora y la definición de

nuevos retos, que le permitan a la

empresa aumentar su eficiencia

operacional y capacidad para generar

valor

Indicadores BSC

Indicadores revisados en Comités de

Area

Evaluación de Desempeño

Indicadores de Comités R’s

Comité de

Gerencia

– Comités

de Area –

Jefes de

Area

Mensual

Mensual

Semestral

Mensual

BSC

Comités de Area

Reunión Jefe –

Colaborador

R’s

de 72


Procesos de Apoyo

LILIANA MARIA ARIAS

MARCELA RUGE

Fecha de Rev 2015-07-03 Versión 10 Documento No. TX10M001


RECURSOS HUMANOS

INFRAESTRUCTURA MANTENIMIENTO / METROLOGIA

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE REGISTROS

GESTION DE MERCADEO INSTITUCIONAL

ASPECTOS LEGALES

COMUNICACIONES

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Y ACCIDENTES

ANALISIS DE RIESGOS,SEGURIDAD Y,

ASPECTOS E IMPACTOS

AMBIENTALES

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo



PROCESO GESTION DE RECURSOS HUMANOS

LIDER Gerente Administrativo y Financiero

OBJETIVO Asegurar que el recurso humano tenga las competencias necesarias en términos de educación, experiencia, formación y habilidades, para el adecuado desarrollo de los procesos de la organización. Promover un ambiente de trabajo que facilite el desarrollo del potencial de los empleados y el logro de los objetivos de la organización.


Cumplimiento del programa de capacitación y entrenamiento.

Rotación de Personal. Clima Laboral

ALCANCE Aplica a todo el personal de la organización, desde cuando se definen los cargos y las competencias del personal que los va a desempeñar hasta cuando el trabajador es seleccionado, entrenado y se promueven acciones para fortalecer las competencias.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Responsabilidad y autoridad (5.5.1),

Competencia, toma de conciencia y

formación (6.2.2), Análisis de datos (8.4),

Mejora Continua (8.5)

Legales, Código Sustantivo del Trabajo

NTC OHSAS 18001:2007 / NTC ISO 14001

: 2004

Recursos, funciones, responsabilidades,

rendición de cuentas y autoridad (4.4.1.),

Competencia, formación y toma de

conciencia (4.4.2.)



Proceso de Planeación

Estratégica

Red de procesos

Organigrama

Vacante aprobada

GESTION DE RECURSOS HUMANOS

(TX20P009)

Contrato, afiliaciones,

registros de selección

Procesos Administrativos

Registros de

entrenamiento, calificación

y evaluación

Archivo Hoja de Vida

Proceso de Evaluación

de Desempeño (EDI)

Necesidades de

mejoramiento de

competencias

Trabajador con las

competencias requeridas

Todos los procesos

Procesos Planeación

Estratégica

Factores claves de

éxito

Necesidades de mejora del

desempeño del personal y

sus competencias

Fijación de objetivos

Proceso de Gestión del

Recurso Humano

de 72


En TOXEMENT, el compromiso del talento humano, consiste en conocer y aceptar la responsabilidad que cada uno tiene para el funcionamiento de los procesos, el logro de los objetivos y la mejora continua. Gestión de la Competencia del Personal. Para asegurar la competencia del personal que desarrolla actividades claves para los procesos del Sistema de Gestión Integral (Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional) o que tienen impacto sobre la calidad del producto, la salud y seguridad de las personas o el medio ambiente, TOXEMENT ha establecido el Manual de Procesos de Gestión Humana TX20P009 en el que se consideran las actividades relacionadas con análisis de cargos, selección, enganche, promoción, inducción, entrenamiento, evaluación de desempeño y mejoramiento de competencias del personal. Con base en el análisis de los procesos de la compañía y las relaciones funcionales establecidas en el organigrama, se definen las “Descripciones y Perfiles de Cargo”, en los que se incluyen detalles sobre requisitos de educación, experiencia, conocimientos y competencias necesarias para seleccionar al personal. Antes de iniciar labores y una vez se han cumplido los requisitos legales para la contratación, para cada trabajador se ejecuta el “Plan de Inducción”. Al finalizar esta etapa, el trabajador debe conocer las generalidades de la compañía, la estructura de los procesos, las responsabilidades y las Políticas de Calidad y de seguridad, Salud Ocupacional y Protección Ambiental, con énfasis en el compromiso de trabajar en equipo para cumplir los objetivos, satisfacer los requerimientos de los clientes, prevenir y controlar los riesgos, para mejorar continuamente. El entrenamiento se realiza de acuerdo con el “Programa de Entrenamiento” y es dirigido por el Jefe directo del nuevo trabajador, en coordinación con el Gerente Administrativo y Financiero. Para el desarrollo y conocimiento de temas específicos en Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo se diseñó el TX60PR012 Programa de Capacitación y Entrenamiento del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, Las competencias y la eficacia del entrenamiento, la evalúa la organización con una metodología de 360 grados como parte de la evaluación de desempeño (EDI), y los indicadores asociados a las matrices de objetivos de la compañía. Frente a las competencias de seguridad industrial y salud ocupacional, éstas se miden mediante las evaluaciones de conocimiento en los temas que tengan impacto en el Sistema de Gestión Integral (Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional). Para mejorar las competencias personales o de cualidad, todo el grupo humano de TOXEMENT es incluido en un Programa de desarrollo de competencias que lidera el Gerente Administrativo y Financiero. Los registros de estas actividades de gestión de personal se conservan en la hoja de vida del trabajador y en los archivos del área administrativa. Ambiente de Trabajo. Para la gerencia de TOXEMENT, es claro que solamente con un grupo humano calificado y condiciones de trabajo motivantes, se puede mantener su filosofía de mejoramiento continuo. Por esto permanentemente se desarrollan actividades de integración y refuerzo de los principios de la compañía, lo mismo que reuniones de segmentación donde todo el equipo comercial comparte sus experiencias bajo un enfoque de aprendizaje colectivo. Desde el punto de vista del ambiente físico, la empresa desarrolla un programa de salud ocupacional en coordinación con la ARL, en donde se consideran actividades concretas para atender los riesgos ocupacionales en cada cargo.


Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso de Gestión Humana, se cuenta con los recursos económicos asignados por la gerencia en lo relacionado con

la ejecución del programa de inducción, capacitación, entrenamiento y mejoramiento de competencias, así como el servicio de empresas especializadas que

apoyan las actividades de evaluación de Desempeño.

INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE COMITÉ EN EL QUE SE

REVISA

Cumplimiento del

Programa de

Capacitación y

Entrenamiento

Cursos programados en

la Matriz de

Capacitación Vs. lo

ejecutado en el mes

100% Mensual MCT

NPE BSC

Clima laboral Resultado Encuesta

GPTW

Estar dentro de las 10

empresas preferidas

para trabajar

Anual Comité de Gerencia BSC

Rotación de Personal Personal que sale /

Total del personal

1% Mes Mensual JAP Administrativo

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo



PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA

LIDER Jefe de Mantenimiento – Gerente Administrativo y Financiero

OBJETIVO Administrar un programa de mantenimiento que permita asegurar el correcto

funcionamiento, la seguridad y disponibilidad de la maquinaria, equipo,

hardware, software, instalaciones locativas, haciendo un uso eficiente de los

recursos en el tiempo requerido.

Controlar, calibrar y mantener los instrumentos de inspección y medición de

tal manera que se asegure, la disponibilidad permanente de estos

instrumentos y la confiabilidad de las mediciones realizadas en el proceso de

producción y control de calidad.


Cumplimiento del programa de mantenimiento (dosificadores / Planta).

Cumplimiento del plan de calibración (dosificadores / planta / Laboratorio).

Cumplimiento del Programa de Inspecciones planeadas (SOMA).

ALCANCE Este proceso inicia con la recepción y el inventario de los equipos y demás

infraestructura que será objeto de mantenimiento, y termina con la entrega de

equipos disponibles y confiables para el desarrollo de los demás procesos de

la empresa. Aplica al mantenimiento de máquinas para producción, equipos

de soporte, infraestructura física, hardware y software, y la calibración de la

instrumentación crítica.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Infraestructura (6.3), Control de dispositivos

de seguimiento y medición (7.6)

Análisis de Datos (8.4), Mejora Continua

(8.5).

NTC OHSAS 18001:2007 / NTC ISO 14001

: 2004

Control Operacional (4.4.6.), Medición y

seguimiento del desempeño (4.5.1)




Producción

Programa de

Producción Historial

Mecánico

MANTENIMIENTO

(TX34P004)

Orden de Trabajo cumplida

Hoja de vida actualizada

Carpeta del equipo

Cualquier proceso Inventario de

equipos, solicitud de

trabajos de

mantenimiento

Equipos disponibles Proceso de Gestión de

Producción

Proceso Diseño del

Producto

Requisitos de las

nuevas mediciones

ASEGURAMIENTO METROLOGICO

(TX32P001)

Registros de Calibración o

verificación

Hoja de vida del equipo

Instrumentos calibrados o

verificados


Producción, Proceso de

Control de Calidad

Externo Emisiones (material

particulado, gases,

ruidos,

requerimientos de

medición en SOMA

Informes de Medición

SOMA

Todos los procesos

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACION

DE PROVEEDORES

(TX34P008)

Registros de Calibración de

Equipos

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo




Mantenimiento de Maquinaria y Equipos. La gestión de mantenimiento sobre maquinaria y equipo, se desarrolla de acuerdo con el “Proceso de Mantenimiento

Planta de Producción” TX34P004. Estas actividades incluyen mantenimientos programados de acuerdo con las frecuencias que se establecen en el Programa

de Mantenimiento Preventivo de los equipos de planta, y se complementan con mantenimientos correctivos generados a partir de las “Solicitudes de Servicio”. En

los dos casos el mantenimiento es ejecutado de acuerdo con las “Ordenes de Trabajo” emitidas por el Técnico de Mantenimiento. Para todos los trabajos de

mantenimiento se deben analizar los riesgos, utilizar todos los elementos de protección personal y seguir las normas de seguridad industrial y medio ambiente.

Los resultados del mantenimiento se registran en la orden de trabajo y en el formato de “Identificación de Máquina”, que se conserva en la carpeta de los equipos.

Mantenimiento de Instalaciones y Edificios. Para el control y mantenimiento de instalaciones y edificios, la Gerencia Administrativa y Financiera cuenta con un

programa de mantenimiento que incluye Cubiertas, canales, bajantes, ductos y cajas para el manejo de aguas negras, Control de roedores y plagas, Iluminación

de zonas y puestos de trabajo. Adecuación de pisos, demarcación y pintura de edificaciones, Revisión de sistemas eléctricos, baños y zonas de aseo, limpieza de

vidrios. Para la ejecución de estas actividades se generan órdenes de trabajo o contratos específicos con proveedores de este tipo de servicio o personal interno.

Estas actividades se realizan con el fin de garantizar un ambiente de trabajo seguro y saludable y prevenir posibles accidentes de trabajo, enfermedades

profesionales o impactos ambientales.

Mantenimiento de Hardware y Software. Para el control y mantenimiento de los equipos de cómputo (hardware y software) y comunicaciones, el Analista de

Sistemas cuenta con un programa de mantenimiento que incluye limpieza, chequeo del funcionamiento del hardware y revisión de conexiones eléctricas, revisión

de la configuración del Software y mantenimiento de archivos, control de virus, Control de licencias de software, Gestión de copias de seguridad y administración

de la red y Mantenimiento de equipos telefónicos. Para la ejecución de estas actividades se generan órdenes de trabajo o contratos específicos con proveedores

de este tipo de servicio o personal interno. Los detalles particulares de esta actividad se establecen en el Instructivo de Administración de Sistemas TX20I006. El

resultado de estas labores y su correspondiente seguimiento se registra en las hojas de vida de cada equipo.

Mantenimiento de equipos instalados en las operaciones de los clientes. Estos equipos incluyen dosificadores y tanques de almacenamiento que son

instalados en las plantas del cliente para asegurar un manejo adecuado de los productos suministrados al cliente. Para estos equipos se mantiene un programa

de mantenimiento preventivo que incluye actividades de lavado e inspección general, y según se requiera mantenimiento correctivo. La identificación de peligros

y ejecución de controles se realiza mediante un análisis de trabajo seguro TX60P007 / F1. Este programa es coordinado y administrado por el Jefe de

Mantenimiento. Los registros se conservan en la carpeta de los equipos.

Control de Equipos Medición y Ensayo (Metrología). La función de Aseguramiento Metrológico en TOXEMENT es liderada por la Gerencia Técnica de

acuerdo con las disposiciones del “Proceso de Aseguramiento Metrológico” TX32P001. Una vez los equipos han sido comprados o se ha confirmado su

capacidad, son incluidos en el “Programa Anual de Metrología” de acuerdo al área en la que se encuentren los equipos, que incluye actividades de

verificación, mantenimiento y calibración, según se requiera. Las calibraciones se realizan utilizando proveedores certificados por la ONAC, quienes hacen

uso de patrones con trazabilidad conocida. Una vez calibrados los equipos se identifican con un rótulo que indica la fecha de la calibración. Las mediciones

Higiénico – ambientales se realizan de acuerdo a los parámetros TX60P009 Higiene Industrial. Como resultado se establecen planes de acción con el fin de

controlar estas variables y garantizar un ambiente de trabajo seguro y saludable. Los registros de las calibraciones se conservan en las hojas de vida de cada

instrumento o en el informe del prestador del servicio.


Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con los recursos económicos asignados por la gerencia en lo relacionado con la ejecución del

programa de mantenimiento y calibración, que incluye herramientas, equipos y patrones lo mismo que servicios subcontratados para la ejecución de las labores

programadas. Para la administración del proceso se dispone de los recursos informáticos necesarios y los suministros básicos de oficina.

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo




REVISA

Cumplimiento del

Programa de

Mantenimiento

(dosificadores)

Equipos x zona 100%

(De los equipos de la

zona / mes)

Mensual GMM - WLA Cadena de Abastecimiento

Cumplimiento del

Programa de

Mantenimiento

(planta)

Programado / Ejecutado 82% Mensual GMM - WLA Cadena de Abastecimiento

Cumplimiento del

Plan de Calibración

(Dosificadores)

Equipos x zona 100%

(De los equipos de la

zona / mes)

Mensual GMM - WLA Cadena de Abastecimiento

Cumplimiento del


(Planta)

Programado / Ejecutado 100% Trimestral WLA N/A

Cumplimiento del


(Laboratorio)

Programado / Ejecutado 100% Trimestral AAL N/A

Cumplimiento del

Programa de

Inspecciones

Planeadas (SOMA)

Una inspección de

elementos de protección

personal a la semana

100% Semanal NPE Comité Técnico

Una inspección de

Orden y Aseo al mes

100% Mensual NPE Comité Técnico

Una inspección de

botiquines al mes


Una inspección de

extintores al mes


Una inspección de

Almacenamiento de

Productos Químicos

100% Semestral NPE Comité Técnico

Una inspección de

Riesgo Eléctrico

100% Anual NPE Comité Técnico

Una inspección de

equipo de trabajo en

alturas


Una inspección de

señalización

100% Semestral NPE Comité Técnico

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo



PROCESO GESTION DE DOCUMENTOS

LIDER Asistente de Gerencia

OBJETIVO Asegurar que todos los documentos que describen los procesos del Sistema

Integral de Gestión (Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional) de la

compañía, estén debidamente documentados, permanezcan disponibles para

los usuarios en versiones actualizadas y sean aplicados de manera sistemática.

Asegurar que los registros generados en los procesos del Sistema Integral de

Gestión (Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional) de la compañía,

sean legibles y fácilmente recuperables.


Oportunidad en el servicio de creación o modificación de documentos.

ALCANCE Este proceso inicia con la detección de la necesidad de crear, modificar o

eliminar un documento y termina con la distribución, difusión e implementación

eficaz del mismo y aplica para los siguientes documentos: Manuales de

Gestión, Procesos, Procedimientos, Instrucciones, Formatos, Especificaciones,

Planes y Documentos de origen externo. Así mismo aplica al control de los

requisitos y la eficacia del Sistema Integral de Gestión de la Compañía.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Requisitos generales de la

documentación (4.2), Análisis de datos

(8.4), Mejora continúa (8.5).

NTC OHSAS 18001:2007 / NTC ISO

14001 : 2004

Control de documentos (4.4.5), Control

de Registros (4.5.4)



Proceso Solicitante Solicitud de crear,

modificar

Borrador del

documento

EDICION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

(TX31P001)

Documentos aprobados Proceso solicitante

Registros de asistencia a

entrenamiento teórico

Proceso de Gestión Humana

Todos los procesos Registros del

Sistema Integral de

Gestión para

archivar

CONTROL DE REGISTROS

(TX31I002)

Registros del Sistema

Integral de Gestión,

clasificados, almacenados

y fácilmente recuperables

Todos los procesos

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo




Control de Documentos. Para asegurar el control de los documentos del Sistema Integral de Gestión (Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional),

TOXEMENT ha previsto el “Proceso para la Edición y Control de los Documentos” TX31P001. Las directrices sobre elaboración de los documentos se incluyen en

la “Guía Fundamental para la Elaboración de un Documento Toxement” TX31I001.

Las actividades de documentación y control de documentos son coordinados por la Asistente de Gerencia, incluyendo el control de documentos de origen

externo. Una vez los documentos han sido preparados y editados de acuerdo con la Guía Fundamental para la elaboración de un documento Toxement, son

revisados para verificar que existe coherencia en su estructura y la interacción con los demás procesos es adecuada. De otro lado se revisa el cumplimiento de

los requisitos de la Norma NTC – ISO 9001, 14001 y OHSAS 18001. En esta revisión participan los interesados bajo la coordinación del líder del proceso.

Para prevenir el uso de documentos inválidos u obsoletos, se ha dispuesto de un “Listado para el Control de Documentos” TX31P001 / F2 que incluye datos sobre

la identificación de los documentos, versión vigente, fecha de vigencia y condiciones de distribución.

Cuando se detecte la necesidad de cambiar o actualizar un documento, se solicitará el cambio a través del formato “Solicitud para Crear o Modificar un

Documento” TX31P001 / F1. La naturaleza del cambio se registra en el mismo formato o se anexa a éste. Los documentos obsoletos son retirados del sitio de

uso y las copias destruidas; únicamente se conserva el original con sello de “ANULADO”.

Control de Registros. Para el control de los registros TOXEMENT ha previsto la aplicación de la “Instrucción para el Control de los Registros” TX31I002. Una

vez los formatos han sido editados de acuerdo con las disposiciones de la “Guía para la Elaboración de un Formato”, son puestos a disposición de los usuarios.

Una vez han sido generados, los registros son recolectados, clasificados y archivados de acuerdo con el proceso al que pertenecen y se conservan en folder's,

carpetas o AZ's según sea apropiado. Los detalles particulares sobre el método de archivo de cada registro, se incluyen en el “Listado para el Control de los

Registros” TX31I002 / F1. Una vez han cumplido el tiempo de retención, los registros son retirados al archivo inactivo. Los registros de los proveedores que sean

relevantes para el Sistema Integral de Gestión (Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional), están sujetos a estas mismas disposiciones. Es

responsabilidad de cada funcionario asegurar que los registros sean legibles y el archivo se haga de manera ordenada y adecuada para evitar su daño, deterioro

o pérdida por el tiempo de conservación definido.


Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con un presupuesto para actividades de mercadeo, así como los servicios de proveedores

especializados en el tema.


REVISA

Oportunidad en el

servicio de creación o

modificación de

documentos

Número de días

empleados / Número de

trabajos solicitados

3 días Mensual MIR N/A

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo



PROCESO GESTION DE MERCADEO INSTITUCIONAL

LIDER Jefe de Mercadeo

OBJETIVO Diseñar y dar seguimiento a estrategias de mercado orientadas a posicionar la marca de los productos, asegurar su uso eficaz y facilitar el suministro de información para los clientes que conlleven al cumplimiento de los objetivos Toxement a nivel de ventas y participación en el mercado


Indice de Satisfacción del Cliente. Indice de Participación en el Mercado.

ALCANCE Aplica desde la identificación de la necesidad de comunicar información técnica o comercial, hasta verificar que la información haya sido recibida. En el caso de comunicaciones con clientes o proveedores en temas de SOMA, se realizará bajo los criterios establecidos en TX20P010 Proceso de Gestión de Comunicaciones, Participación y Consulta.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Procesos relacionados con el cliente (7.2),

Análisis de datos (8.4), Mejora continua

(8.5).

NTC OHSAS 18001:2007 / NTC ISO 14001

: 2004

Comunicación, participación y consulta

(4.4.3)



Procesos

Planeación

Gerencial

Iniciativas de

mercadeo

MERCADEO INSTITUCIONAL

(TX50P003)

Información y

publicaciones

Todos los procesos

Clientes

Proceso de Diseño Información

técnica sobre

nuevos desarrollos

Resultados de

investigación de

mercados

Información Técnica

Catálogos

Brochures

Eventos

Procesos de Planeación

Gerencial

Proceso de Oferta y

Aprobación de Pedidos

Proceso de Oferta

y Aprobación de

Pedidos

Necesidades

específicas

Cursos de entrenamiento

y capacitación

Clientes, Canales y Fuerza

de Ventas

Campañas Clientes

Proceso

requerimientos

Necesidades de

Comunicación

PROCESO DE GESTIÓN COMUNICACIÓNES,

PARTICIPACIÓN Y COLSULTA

(TX20P010)

Comunicaciones Proveedores,

contratistas, entes

gubernamentales,

regulatorios,

certificadores, entre

otros

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo




Como parte de despliegue de la planeación estratégica, TOXEMENT ha definido la matriz de mercadeo donde se incluyen los siguientes aspectos: * Capacitación y entrenamiento a nivel de clientes directos, distribuidores, estudiantes, dueños y especificadores. * Entrega de información a clientes (Base de datos) * Investigación de mercados * Campañas * Comunicaciones externas (Página WEB y elementos publicitarios). La realización de estas actividades es responsabilidad del Jefe de Mercadeo y la orientación de la Gerencia de Mercadeo y Nuevos Negocios. La evaluación cuantitativa de los resultados se hace a través de los datos de ventas alcanzadas. El control de la gestión del proceso se hace mediante reuniones conjuntas con los equipos técnico, SOMA y de ventas donde se toman las decisiones, o se inician los proyectos de mejora que se consideren necesarios para alcanzar los objetivos.


Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con un presupuesto para actividades de mercadeo, así como los servicios de proveedores

especializados en el tema.


SE REVISA

Indice de Satisfacción del

Cliente

Encuesta QSA 4.55 Anual YSK Comité BSC

Indice de Participación

en el Mercado

Reporte de Resultados

Financieros de los

principales competidores

Crecimiento superior al

PIB

Anual GSM Comité BSC

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo



PROCESO ASPECTOS LEGALES

LIDER Jefe SOMA

OBJETIVO Asegurar que todos los requisitos legales y otros suscritos por la

organización son identificados de manera continua, se determina su

aplicabilidad y su forma de cumplimiento.

Asegurar que los requisitos legales y otros suscritos son verificados en su

cumplimiento.


Verificación del cumplimiento legal y otros suscritos por la empresa.

ALCANCE Este proceso inicia con la detección de toda la legislación aplicable y los

nuevos requisitos legales en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio

Ambiente, al igual que todos los requisitos suscritos por la organización.

Adicionalmente la verificación de los requisitos legales y otros suscritos

por la empresa.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008


14001 : 2004

Procedimiento para la continua

identificación de requisitos legales

(4.3.2)



Externo Aspecto legal de

cumplimiento

Aspecto de

cumplimiento

suscrito por la

empresa

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTINUA

IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES

(TX60P005)

Requisitos legales

identificados, aplicables

y determinación del

cumplimiento

Legal

Requisitos suscritos

identificados, aplicables

y determinación del

cumplimiento

Entidades con quien se

suscribe cumplimiento en

SOMA


Para asegurar la continua identificación de requisitos legales la empresa tiene el apoyo de un abogado externo que se ocupa de comunicar los nuevos

requisitos y determinar la aplicabilidad en conjunto con el área de SOMA, esta información se registra en el TX60P005 / F1 Matriz de requisitos legales

SOMA y de otra índole. En este matriz también se realizar por parte de un abogado externo la verificación del cumplimiento.

Respecto a los requisitos de otra índole se verifican continuamente para identificarlos y así determinar su cumplimiento y verificar que se esté

cumpliendo.

Con el fin de evidenciar la continua verificación legal se realiza en el TX60P005 / F2 Registro de consulta legal

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo




Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con un abogado externo por parte de la ARL y del Intermediario de Seguros.


REVISA

Cumplimiento Legal Auditoria: Evidencia

de cumplimiento legal

y otros/ Cumplimiento

legal y otros

100% Anual NPE Comité Técnico

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo



PROCESO COMUNICACIONES

LIDER Jefe SOMA

OBJETIVO Asegurar que las comunicaciones internas y externas se establecen entre

los diferentes niveles y funciones de la empresa, con contratistas y

visitantes.

Asegurar los medios de participación y consulta sobre el sistema de

gestión en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente, con el fin de

establecer el acceso del sistema

Asegurar la toma de conciencia por medio de diferentes métodos con el

fin de que los trabajadores conozcan los beneficios y las consecuencias

de seguir los controles operacionales establecidos.


Participación del personal en la gestión del sistema.

ALCANCE Este proceso inicia con la definición de que comunicar del sistema, a

quien? Como comunicarla y bajo que medio? Al igual que los medios de

participación y toma de conciencia

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008


14001 : 2004

Comunicación, participación y

consulta (4.4.3)



Necesidades de

comunicación

Comunicaciones

internas y

externas



(TX20P010)

Comunicaciones

internas

Trabajadores

Comunicaciones

externas

Entidades, clientes,

contratistas, visitantes

Proceso de

participación

COPASST

Tarjeta de

Observaciones



(TX20P010)

Participación en SOMA

Trabajadores


Para asegurar la continua comunicación tanto interna como externa se han definido las interacciones en las matrices de comunicaciones internas y

externas.

Asegurar la participación del personal en general mediante diferentes medios con el fin de lograr el continuo mantenimiento y mejorar del sistema.

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DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo




Medios de divulgación (intranet, pagina web, carteleras, folletos, etc)


REVISA

INDICADORE DE

COBERTURA

N° DE ASISTENTES/N°

POBLACIÓN OBJETO

80% MENSUAL NPE COMITÉ TECNICO

INDICADOR DE

EFICACIA

PROMEDIO DE LAS

CALIFICACIONES DE

EVALUACIÓN DE LA

INDUCCIÓN

(TX60PR012/F2 Y

TX60PR012/F1 )

80% MENSUAL NPE COMITÉ TECNICO

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo



PROCESO RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

LIDER Jefe SOMA

OBJETIVO Asegurar la identificación de amenazas y vulnerabilidad de las personas,

los recursos el proceso y las instalaciones. Definir el plan de evacuación y

los procedimientos operativos normalizados


Acciones de mejora a partir de las amenazas y vulnerabilidad.

ALCANCE Este proceso se realiza a partir del análisis de las instalaciones, los

procesos y las personas.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008


14001 : 2004

Preparación y Respuesta ante

Emergencias (4.4.7)



Proceso de

preparación y

respuestas ante

emergencias

Inspección de

riesgos

PROGRAMA PLAN DE ATENCION DE

EMERGENCIAS

(TX60PR002)

Análisis de Amenazas y

Vulnerabilidad

Instalaciones, procesos y

personas

Plan de Evacuación Personas


Para asegurar la continua identificación de amenazas mediante inspecciones y reportes del personal con el fin de generar acciones de prevención y

disminuir la probabilidad de ocurrencia y determinar qué aspectos generan vulnerabilidad en las personas, recursos y procesos.

Asegurar un adecuado diseño de las rutas de evacuación con el fin de llevar al personal por lugares seguros hasta el punto de encuentro.

Determinar las necesidades de formación en respuesta a emergencias de todo el personal y de los diferentes grupos de respuesta como la brigada de

emergencias en: primeros auxilios, búsqueda, rescate, prevención y control del fuego.

Asegurar mediante los diferentes medios de comunicación y formación que todos los niveles conocen que hacer en caso de una emergencia.

Asegurar mediante un programa de continuo mantenimiento de los equipos de emergencia (extintores, camillas, botiquines, etc).

Planear y ejecutar simulacros con el fin de determinar y poner en práctica el diseño del plan, verificando que las personas conocen que hacer en caso

de emergencias y que los grupos de respuesta ejecutan correctamente los procedimientos operativos normalizados.

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo




Medios de divulgación (intranet, pagina web, carteleras, folletos, etc), equipos de respuesta a emergencias, Lunes de Sustentabilidad.


REVISA

Proceso de

respuesta a

emergencias

Actividades

realizadas/

Actividades

programadas

100% Mensual NPE Comité Tecnico

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo



PROCESO ANALISIS DE RIESGOS, SEGURIDAD, ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

LIDER Jefe SOMA

OBJETIVO Asegurar la continua identificación de peligros de todas las actividades

rutinarias y no rutinarias, evaluar los peligros identificados y determinar

los controles necesarios siempre buscando verificar bajo la siguiente

jerarquización: eliminación, sustitución, controles de ingeniería,

advertencias, procedimientos o EPP. Adicionalmente se ha generado un

procedimiento para la gestión de cambios. Respecto al ambiente se

determinan los aspectos e impactos ambientales.

Una vez identificados los peligros y aspectos ambientales significativos se

determinan los programas de gestión o controles operacionales

necesarios para prevenir la ocurrencia de accidentes, enfermedades

laborales e impactos ambientales


Acciones de mejora a partir de las controles determinados

ALCANCE Este proceso de identificación se debe realizar de: todas las personas que

tiene acceso al lugar de trabajo, comportamientos, aptitudes, factores

humanos, peligros fuera del lugar de trabajo, maquinas, equipos,

infraestructura, materiales, cambios y modificaciones en el sistema de

gestión y los impactos que se puedan generar al suelo, al aire, al agua, a la

flora y la fauna.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008


14001 : 2004

Identificación de peligros, evaluación

de riesgos y determinación de

controles (4.3.1), Objetivos y

Programas (4.3.3), Control Operacional

(4,4,6)



Procesos de la

empresa,

infraestructura y la

interacción de

personas y el

ambiente

Inspección de

peligros y

aspectos

ambientales


IDENTIFICACION DE PELIGROS, EVALUACION Y

CONTROL DE RIESGOS (TX60PR002)

GESTION DEL CAMBIO (TX60P012) PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION Y

EVALUACION DE ASPECTOS EIMPACTOS

AMBIENTALES (TX60P008)

Evaluación de peligros

e impactos ambientales

Gestion Cambio

Instalaciones, procesos y

personas

CONTROL OPERACIONAL (TX60P014)

Programas de gestión,

sistemas de vigilancia

epidemiológica,

instructivos

procedimientos de

seguridad

Personas

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 4

Procesos de Apoyo




Para asegurar la continua identificación de peligros y aspectos ambientales se hace partícipe al personal y los miembros de SOMA, inspeccionan para

identificar y evaluar los riesgos e impactos ambientales, con el fin de generar controles que buscan disminuir la probabilidad de ocurrencia y así el

riesgo o impacto ambiental mantenerlo en niveles tolerables para la organización.

Definir la forma de evaluar los peligros y aspectos ambientales antes de implementar algún cambio. Generar las acciones de control necesarios y

definir los parámetros de control operacional a traves de instructivos, procedimientos entre otros


Disponibilidad de recursos para la continua identificación de peligros y aspectos ambientales y a las acciones de control operacional y programas

para su control


REVISA

Proceso de gestión

de riesgos e

impactos

Accidentes o impactos

generados con control

operacional/ Controles

operacionales

definidos

0 Mensual NPE Comité Tecnico

de 72


Procesos Operacionales

De los procesos que conforman el sistema de gestión de calidad de TOXEMENT, son los procesos operacionales los que tienen mayor impacto, ya que constituyen la CADENA DE VALOR que permite a la compañía generar los productos y el flujo de caja necesarios para atender y satisfacer las necesidades de los clientes, accionistas y demás interesados.

La gerencia ha definido dos cadenas de valor para organizar los procesos operacionales:

CADENA DE INNOVACION DEL PRODUCTO. Los procesos de esta cadena toman como entrada las necesidades del cliente expresadas formal o informalmente, y generan como salida un producto nuevo, que será presentado al cliente, y todos los interesados internos, como una solución que satisfará al cliente motivándolo a seguir comprando y generará un flujo de caja acorde con los objetivos de la compañía.

CADENA DE SUMINISTRO DEL PRODUCTO. Esta cadena de valor está diseñada para conocer de manera precisa las necesidades de un cliente, y atenderlas con un producto de línea que forma parte del portafolio de productos de TOXEMENT. Los productos desarrollados quedan disponibles para la cadena de suministro de productos una vez han pasado el proceso de mercadeo de los mismos.

En los dos casos se ha definido y documentado cada proceso y existe compromiso de todos los participantes de trabajar coordinadamente para asegurar una operación eficiente de los procesos que constituyen estas cadenas.

LILIANA MARIA ARIAS

MARCELA RUGE



de 72

TOXEMENT


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CAPITULO 5




PROCESO DETECCION DE NECESIDADES DEL CLIENTE

LIDER Gerente de Mercadeo y Nuevos Negocios

OBJETIVO Actuar de manera proactiva para conocer las necesidades de los clientes, precisar los requisitos y evaluar la posibilidad de atenderlas a través del diseño de nuevos productos o mercaderías, asegurando una respuesta oportuna al cliente y la concepción de productos exitosos técnica y comercialmente.


Venta de productos nuevos Indicador de Desarrollo de Productos

nuevos

ALCANCE Este proceso aplica desde que se detecta la posibilidad de desarrollar y/o mercadear un producto con miras a satisfacer una necesidad del mercado hasta que se inicia el proceso de diseño del mismo.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008


Diseño y Desarrollo (7.3), Análisis de datos

(8.4), Mejora continua (8.5).

NTC OHSAS 18001:2007 / NTC ISO 14001

: 2004

Control Operacional (4.4.6),

Identificación de Peligros, Evaluación de

Riesgos y Determinación de Controles

(4.3.1)”, Aspectos Ambientales (4.3.1)



Cliente Necesidad

específica

DETECCION Y EVALUACION DE NECESIDADES

DEL CLIENTE

(TX40P010)

Respuesta al cliente Cliente

Formato Detección de

Necesidades y/o

Diseño de Nuevos

Productos – Datos de

Entrada

Proceso de Diseño

Euclid

Empresas RPM

Proveedores

Opciones de

productos nuevos

Formato de

Investigación de la

propuesta o Solicitud

de Estudio de Mercado

Proceso de Diseño

Proceso de Mercadeo de

Productos

Cliente

Empresas

Proveedoras

Opciones de

productos

nuevos o

servicios


IDENTIFICACION DE PELIGROS, EVALUACION Y

CONTROL DE RIESGOS

(TX60P007)

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION Y

EVALUACION DE ASPECTOS E IMPACTOS

AMBIENTALES

(TX60P008)

GESTION DEL CAMBIO

TX60P012

Validación peligros e

impactos ambientales

Formato de Gestión

del Cambio

Procesos de Diseño

Procesos de Mantenimiento

Procesos de Compras

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 5





El “Proceso para Detectar y Evaluar Necesidades del Cliente” TX40P010 permite conocer y atender las necesidades de los clientes a partir de diferentes fuentes de información: * Solicitudes directas de los clientes relacionados con nuevos productos. * Información de nuevos productos de casa matriz. * Oportunidades ofrecidas por proveedores. * “Know How” de la compañía. * Solicitudes internas derivadas de los procesos de especificación o atención de pedidos. Estas necesidades son priorizadas y evaluadas económicamente en términos de volumen de ventas esperado o conveniencia estratégica, antes de decidir el inicio de un proyecto de diseño. Si las expectativas de mercado son buenas y se dispone de suficiente información para reducir la incertidumbre, el equipo de trabajo liderado por la Gerencia de Mercadeo y Nuevos Negocios con el apoyo del Gerente de Ventas y la Gerencia Técnica, toma alguna de las siguientes decisiones en el Comité de Productos Nuevos: * No aprueba el producto * Solicita estudio de mercado * Solicita diseño del producto. Cuando la evaluación muestra que el lanzamiento del nuevos productos no es económicamente atractivo o implica altos riesgos, se cierra el caso y según sea apropiado se comunica la decisión a los interesados. Cuando un proceso de la empresa determina la acción de mejora, diseño, cambio, compra o modificación se deben identificar los peligros y aspectos ambientales con el fin de valorar el riesgo e impacto que esto traerá al realizar este proceso, TX60P012 Gestión del Cambio”


Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con los recursos económicos asignados por la Gerencia de Ventas en el presupuesto y que están

relacionados con investigación de necesidades, desarrollo de mercaderías, visitas a clientes y comunicaciones.


SE REVISA

Venta de productos

nuevos

Venta de Productos

nuevos + Venta de

Productos de Innovación

/ Ventas Totales de la

Compañía

25% Mensual LMA Comité BSC / Comité de

R’s

Indicador de Desarrollo

de productos nuevos

Proyectos Planeados /

Proyectos Ejecutados

100% Mensual MSP / SLR Comité Técnico

de 72

TOXEMENT


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CAPITULO 5




PROCESO DISEÑO DEL PRODUCTO

LIDER Gerente Técnico

OBJETIVO Asegurar la comprensión adecuada de las necesidades del cliente y el desarrollo de productos validados técnicamente con relación a los requisitos de entrada, cumpliendo los plazos definidos en el plan de diseño y desarrollo.


Venta de productos nuevos Indicador de Desarrollo de Nuevos

Productos.

ALCANCE Este proceso aplica desde la recepción de los datos de entrada para el diseño hasta la entrega de la información técnica del nuevo producto y la entrega de un lote industrial validado para proceder a su lanzamiento en el proceso de mercadeo.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Procesos relacionados con el cliente

(7.2.1), Diseño y Desarrollo (7.3), Análisis

de datos (8.4), Mejora continua (8.5).

NTC OHSAS 18001:2007 / NTC ISO 14001

: 2004




Control Operacional (4.4.6)



Proceso de Detección

y Evaluación de

Necesidades del

Cliente

Formato Detección de

Necesidades y/o

Diseño de Nuevos

Productos – Datos de

Entrada

DISEÑO DEL PRODUCTO

(TX33P001)

Requisiciones de Compra Proceso de Compras

Formato Investigación

de la Propuesta

Información técnica del

nuevo producto

Proceso de Mercadeo

Proceso de Control de

Calidad

Euclid o Compañías

filiales

Fórmulas existentes

para productos

similares

Producto validado Proceso de Especificación

Proceso de Oferta y

Aprobación de Pedido

Cliente Muestras de producto Plan de Calidad Proceso de Gestión de

Producción

de 72

TOXEMENT


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CAPITULO 5





Tomando como punto de partida la información contenida en “Detección de necesidades y/o Diseño de Nuevos Productos – Datos de Entrada” suministrados por el Proceso para detectar y evaluar necesidades del cliente, se adelanta el proceso de planificación del diseño en el que se establecen las etapas, responsabilidades, plazos y recursos necesarios para definir y validar el nuevo producto junto con la documentación correspondiente. Las actividades de investigación son lideradas por la Gerencia Técnica con el apoyo del personal del laboratorio. Los prototipos son sometidos a actividades de revisión y verificación con respecto a los datos de entrada, con el fin de evaluar su capacidad para cumplir los requisitos de calidad establecidos durante la planificación. Cuando los resultados del laboratorio son satisfactorios se programa la fabricación de un lote industrial a fin de verificar la capacidad de la planta para cumplir los requisitos del nuevo producto. Estas muestras industriales son validadas tomando como referencia los resultados de pruebas de laboratorio y su desempeño en condiciones reales de uso en las instalaciones del cliente. Los datos finales del diseño incluyen entre otros: * Especificaciones del producto terminado. * Especificaciones de materias primas * Especificaciones de seguridad y uso del producto. * Instrucciones de fabricación y control de calidad incluyendo la actualización de los planes de calidad. * Información complementaria de carácter comercial Cuando un proceso de la empresa determina la acción de mejora, diseño, cambio, compra o modificación se deben identificar los peligros y aspectos ambientales con el fin de valorar el riesgo e impacto que esto traerá al realizar este proceso, TX60P012 Gestión del Cambio”


Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con los recursos económicos asignados en el presupuesto de la Gerencia Técnica y el soporte de la planta, el laboratorio de Control de Calidad y la fuerza de ventas para realizar las verificaciones y validaciones de los productos


SE REVISA

Venta de productos

nuevos

Venta de Productos

nuevos + Venta de



Compañía


R’s

Indicador de Desarrollo

de productos nuevos

Proyectos Planeados /

Proyectos Ejecutados

100% Mensual MSP / SLR Comité Técnico

de 72

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CAPITULO 5




PROCESO MERCADEO DEL PRODUCTO


OBJETIVO Crear e implementar la estrategia comercial para el producto, que incluya una mezcla de mercadotecnia adecuada, disponibilidad de información técnica, definición de precio, canales de distribución, promociones de lanzamiento y publicidad necesaria para asegurar el éxito en ventas del nuevo producto.


Ventas de nuevos productos

ALCANCE El proceso aplica desde que se termina el diseño técnico del producto o se desarrolla una mercadería hasta cuando se hace la evaluación del comportamiento comercial del producto en el mercado.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008



(8.5).

NTC OHSAS 18001:2007 / NTC ISO 14001

: 2004







Proceso de Diseño del

producto

Información técnica

del nuevo producto

MERCADEO DE PRODUCTOS

(TX50P002)

Lista de precios, catálogo y

etiquetas

Información para el

lanzamiento

Estrategia de ventas

Proceso de Especificación

Proceso de Oferta y


Clientes


Con base en la información técnico – comercial recibida del Proceso de Diseño del Producto (costo estándar, Hoja Técnica, presentación y empaque), se establece la estrategia de Mercadeo. Para la divulgación interna, se presenta el producto a la fuerza interna de ventas, la cual incluye capacitación en el uso y especificación del producto, hoja técnica, precio y condiciones comerciales para la venta del mismo. El lanzamiento del producto puede incluir la colocación de la información en la página WEB, envío de e-mail marketing, lo mismo que reuniones de capacitación a clientes y fuerza de ventas. La estrategia de ventas y los resultados de la misma se evalúan a través de indicadores de ventas del producto en el Comité de Nuevos Productos. Cuando un proceso de la empresa determina la acción de mejora, diseño, cambio, compra o modificación se deben identificar los peligros y aspectos ambientales con el fin de valorar el riesgo e impacto que esto traerá al realizar este proceso, TX60P012 Gestión del Cambio”

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 5





Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con los recursos económicos asignados en el presupuesto de Mercadeo para lanzamiento de

productos. Además se cuenta con recursos de información como la página WEB y el soporte de proveedores de servicios especializados en mercadeo cuando es

requerido.


SE REVISA

Venta de productos

nuevos

Venta de Productos

nuevos + Venta de



Compañía


R’s

de 72

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DE GESTION

CAPITULO 5




PROCESO ESPECIFICACION DEL PRODUCTO

LIDER Directores Comerciales

OBJETIVO Asegurar la comprensión oportuna de los requisitos de los clientes y seleccionar la solución de producto y servicio adecuada para satisfacerlos.


Indicador de Capacitación.

ALCANCE Aplica desde el momento en que el cliente solicita una recomendación técnica para el uso de un producto hasta la entrega de la especificación y su posterior seguimiento.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Procesos Relacionados con el cliente

(7.2), Análisis de datos (8.4), Mejora

continua (8.5).


14001 : 2004


Identificación de Peligros, Evaluación

de Riesgos y Determinación de

Controles (4.3.1)”, Aspectos

Ambientales (4.3.1)



Cliente

Especificador

Canal

Mercado

Solicitud de

Especificación

(Requisitos)

ESPECIFICACION DEL PRODUCTO

(TX50P001)

Especificación Cliente

Proceso de Oferta y

Aprobación de Pedidos


Las actividades del Proceso de especificación, permiten determinar de manera precisa las necesidades del cliente y recomendar la aplicación de un producto existente que forma parte del portafolio de TOXEMENT. Antes de especificar la aplicación de un producto, el personal del área comercial establece los requisitos que debe satisfacer el producto, incluyendo requisitos definidos por el cliente, requisitos relacionados con aspectos legales aplicables y requisitos internos que por experiencia se consideran aplicables. Los criterios para la selección del producto están fundamentados en las Hojas Técnicas del producto, la experiencia del personal y la capacitación y actualización recibida. Una vez se ha establecido la mejor alternativa para atender la necesidad del cliente, se hace una revisión final de la especificación antes de enviarla al cliente. Si la recomendación es aceptada y el cliente manifiesta interés en comprar el producto, se inicia el proceso de preparación de la oferta o aceptación del pedido. En caso de generarse el nuevo pedido se deben mantener y analizar los peligros y aspectos ambientales que se puedan generar y se deben diseñar las hojas de seguridad bajo el TX60I013 Instructivo parea la elaboración de hojas de seguridad de materiales y tarjetas de emergencias.

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 5





Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con personal calificado para la selección y especificación del producto, catálogos, información

técnica y el soporte de la Gerencia Técnica. En casos especiales, se cuenta con el apoyo de Euclid y las empresas filiales.


SE REVISA

Indicador de

Capacitación

Total Capaciones Número de

capacitaciones definidas

en cada FY

Mensual YSK Comité de Mercadeo y

Nuevos Negocios

de 72

TOXEMENT


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CAPITULO 5




PROCESO OFERTA Y APROBACION DE PEDIDO

LIDER Gerente de Ventas

OBJETIVO Promover la generación de nuevos negocios atendiendo de manera oportuna

y eficaz las necesidades del cliente, brindando soluciones adecuadas que

permitan asegurar su satisfacción revisando adecuadamente los pedidos y

generando valor agregado para el cliente.

Alcanzar las metas comerciales establecidas en el presupuesto de ventas.


Cumplimiento de presupuesto de ventas.

Top Constructoras. Indicador de Crecimiento por

Segmentos.

ALCANCE Aplica para el trámite de ofertas y pedidos, desde la recepción de la

especificación o necesidad del cliente hasta la grabación del pedido.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008



(8.5).

NTC OHSAS 18001:2007 / NTC ISO 14001

: 2004







Cliente Final Solicitud de

cotización

Pedido

Necesidades del

Proyecto

EVALUACION DE OFERTA Y APROBACION DE

PEDIDO

(TX40P008)

Cotización Clientes

Proceso de

Especificación

Especificación Solicitud de Crédito Procesos Administrativos

Proceso de Mercadeo

de Productos

Listas de precios e

información técnica

Pedido grabado Proceso de Almacén y

Despacho


Para iniciar el proceso de preparación de la oferta o aceptación del pedido, se toma como información de entrada la solicitud del cliente, la especificación previa (cuando exista), o las necesidades detectadas en cada proyecto. El responsable asignado elabora la oferta teniendo en cuenta las condiciones comerciales definidas en la lista de precios, las especificaciones técnicas de los productos y los requerimientos del cliente. Antes de entregar la oferta se hace una revisión donde se verifica que: * Los términos de la oferta sean consistentes con los requerimientos dados por el cliente y la especificación previa si aplica. * Se incluyan todos los documentos y hay claridad en las condiciones técnicas y económicas. Los resultados de la revisión se formalizan mediante la firma de la oferta por el personal del área de ventas, quien mantiene un seguimiento permanente sobre la evolución del negocio. Si se detecta la necesidad de ajustar los términos de la cotización, se prepara una nueva oferta con las modificaciones y se somete a revisión. En caso de que la oferta sea aceptada, se revisan las condiciones de la orden de compra, incluyendo la verificación del estado de cartera del cliente. Cuando se cumplen todos los requisitos el pedido se formaliza grabándolo en el sistema de información.

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TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 5





Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con los recursos económicos asignados en el presupuesto de ventas, así como personal calificado

para la preparación de cotizaciones. Además se cuenta con información técnica y facilidades de comunicación para atender al cliente de forma eficaz.


SE REVISA

Cumplimiento de

presupuesto de ventas

Real acumulado /

Presupuesto Acumulado

100% Mensual DDC Comité de Ventas

Top Constructoras Real acumulado /



Indicador de Crecimiento

por Segmentos

Real acumulado /



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CAPITULO 5




PROCESO COMPRAS

LIDER Jefe de Compras y Comercio Exterior

OBJETIVO Aprovisionar de forma oportuna los recursos que requieren todos los procesos de la empresa y que son necesarios para la fabricación de los productos, asegurando el cumplimiento de las especificaciones técnicas, de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Protección Ambiental establecidas, manteniendo una relación equilibrada costo beneficio entre la empresa y sus proveedores.


Costos Vs. Mayo del FY anterior Pendientes por compras

ALCANCE Aplica en todas las áreas de la empresa y abarca desde la solicitud por parte del usuario o generación de la requisición para compras de tipo habitual y no habitual hasta la entrega del bien o servicio pedido a cada uno de los interesados, cumpliendo a satisfacción con los requerimientos especificados y establecidos en el Sistema Integral de Gestión.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Compras (7.4), Análisis de datos (8.4),

Mejora continua (8.5), Legislación sobre

control cambiario, aduanero y trámite de

importaciones.

NTC OHSAS 18001:2007 / NTC ISO 14001

: 2004




(4.3.1)”, Aspectos Ambientales (4.3.1



Todos los procesos Requisición

COMPRAS E IMPORTACIONES

(TX34P009)

Datos del producto

Datos sobre posibles

proveedores

Proceso de Selección y

Evaluación de Proveedores

Proceso de Selección

y Evaluación de

Proveedores

Datos de

proveedores

aprobados

Cotización aprobada o

acuerdo con el proveedor

Proceso de Importación

Proceso para el

Tratamiento de No

Conformes

Comunicación

interna sobre

materia prima no

conforme

Orden de Compra Proveedor


Producción

Proceso de Almacén y

Despacho

Proceso de Compras Cotización aprobada

o acuerdo con el

proveedor

Solicitud de pago

documentos consolidados

Banco

Agente de Aduana

Proceso de Compras Datos del producto

Datos sobre

posibles

proveedores

SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES

Y CONTRATISTAS

(TX34P008)

Formato de muestras y

contratipos


Calidad

Proveedor Muestras y oferta Datos de proveedores

aprobados

Proceso de Compras


Calidad

Resultados de la

muestra

Comunicaciones al

proveedor con el resultado

de las evaluaciones

Proveedor

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TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 5





La especificación de los productos a comprar se hace de acuerdo con la información suministrada por el interesado en las requisiciones y cuando se trata de materiales, productos o servicios críticos, aplican los requisitos contenidos en las “Fichas Técnicas” o en el proceso de control operacional. Cuando no existe un proveedor aprobado en el sistema, se inicia el “Proceso de Selección y Evaluación de Proveedores y Contratistas” de acuerdo con las disposiciones del documento TX34P008. Cuando el Jefe de Compras y Comercio Exterior dispone de la información suficiente, evalúa las ofertas y asigna la orden de compra a un proveedor particular considerando aspectos técnicos, de seguridad industrial, salud ocupacional y protección ambiental, comerciales y de servicio. Si se trata de un proveedor local se emite la orden de compra y se anexa la información relevante que describa con exactitud las especificaciones del producto (servicio) solicitado. Si se trata de un proveedor ubicado en el exterior, se inicia el “Proceso de Importación” de acuerdo a los estándares del Procedimiento TX34P009. Cuando se confirma que el producto comprado ha llegado a las instalaciones de TOXEMENT, el personal de planta o almacén hace una revisión para verificar la consistencia entre los datos de la remisión, la orden de compra y el empaque del producto, antes de hacer la entrada al almacén. Cuando el producto es crítico, se hacen pruebas e inspección de acuerdo con el “Proceso de Control de Calidad” TX32P005. Cuando se trate de servicios o productos para el área de salud ocupacional y/o protección ambiental se realizará la respectiva verificación por parte del Jefe de SOMA.


Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con los recursos económicos asignados en el presupuesto de compras y medios de comunicación apropiados, teléfono, fax, internet. Apoyo de la Gerencia de soporte en la administración del flujo de caja.


REVISA

Costos Vs. Mayo del

FY anterior

Costos mes actual –

Costos mes de

Arranque

Valor en pesos

establecido para cada

FY

Mensual RUR Cadena de Abastecimiento

Pendientes por

Compras

No. de detenciones en

planta por falta de

material de empaque o

materia prima

4 / Mes Mensual RUR Cadena de Abastecimiento

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DE GESTION

CAPITULO 5




PROCESO GESTION DE PRODUCCION

LIDER Jefe de Producción

OBJETIVO Ejecutar las actividades necesarias para la fabricación de los productos cumpliendo las condiciones establecidas en los planes de calidad y las normas de seguridad y salud ocupacional, que permitan asegurar la entrega de un producto conforme con las especificaciones técnicas y dentro de los plazos pactados, optimizando el uso adecuado de los recursos para garantizar una operación eficiente, rentable y segura.


Volumen de producción mensual Horas extras mano de obra directa Errores de Fabricación Pendientes mensuales Reprocesos Incidentes

ALCANCE Aplica desde que se formaliza la necesidad de fabricar el producto, hasta la entrega del mismo al almacén de producto terminado y la correspondiente actualización de los inventarios en el sistema y archivo de registros.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Control de la producción y la prestación del

servicio (7.5), Análisis de datos (8.4),

Mejora Continua (8.5).

NTC OHSAS 18001:2007 / NTC ISO 14001

: 2004





de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 5






Procesos de Almacén

y Despacho

Listado de pedidos

pendientes por

producto, Solicitud

de muestras gratis

GESTION DE PRODUCCION

(TX34P001)

Requisición de materia

prima, empaque, servicios

y suministros

Proceso de Compras


Despacho

Stocks mínimos de

materia prima,

empaque y producto

terminado

Solicitud de inspección

materia prima, materiales,

empaques y suministros

Certificado de Calidad

Procesos de Control de

Calidad

Proveedores Remisión,

Certificado de

Calidad, Materias

Primas. Materiales,

Empaques y

Suministros

Reporte de entrada y

salidas de almacén

Procesos Administrativos

Proceso de Compras Orden de Compra Muestras de producto en

proceso

Procesos de Control de

Calidad Proceso de Control de

Calidad

Rótulo de Aprobado

(Materias Primas)

Procesos para el

Tratamiento de No

Conformes

Formato de

Reprocesos,

Comunicación

Interna, Dados de

Baja, Actas de Baja

Productos terminados y

programa de producción

con cantidades reales


Despacho


Calidad

Liberación de lote a

granel

Trabajadores,

Contratistas, Visitantes

Actividades de alto

riesgo

INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL OPERATIVO EN

ACTIVIDADES DE ALTO RIESGO

(TX60I012)

Permiso de trabajo –

Control Operativo

Trabajadores, Contratistas,

Visitantes


Es responsabilidad del Jefe de Producción planificar la producción tomando como entrada el Listado de productos pendientes de despacho y los stocks mínimos de almacén establecidos periódicamente, lo mismo que la disponibilidad de equipos y mano de obra. Conociendo las cantidades a producir por cada referencia se establecen las necesidades de materias primas y se procede a solicitarlas al proceso de compras cuando se detectan faltantes. Dependiendo de la criticidad de los suministros, se solicita el servicio de inspección de materiales al Proceso de Control de Calidad para confirmar el cumplimiento de las especificaciones o su aptitud para el uso. Los materiales son almacenados de acuerdo con las disposiciones de las Fichas MAECE (Manejo, almacenamiento, conservación y entrega). Las operaciones de producción se ejecutan de acuerdo con los Planes de Calidad definidos para cada producto y siguiendo las normas y procedimientos en seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente. Una vez el laboratorio ha declarado conformidad sobre el producto en proceso, se autoriza el empaque y nuevamente se verifica la conformidad mediante inspección al producto empacado. El producto terminado físicamente se entrega al Proceso de Almacén y Despacho, y con base en el Programa de Producción se hace el ingreso de inventarios de producto terminado y se descargan las materias primas utilizadas.

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TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 5





Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con los recursos económicos asignados en el presupuesto de la Gerencia Técnica así como disponibilidad de equipos, herramientas, instrumentos de medición, personal calificado, procedimientos de trabajo seguro, elementos de protección personal, instrucciones de trabajo y espacio físico para el normal desarrollo del proceso.


REVISA

Volumen de

Producción mensual

Sumatoria toneladas

producidas por línea

N/A Mensual GMP Cadena de Abastecimiento

Horas extras mano de

obra directa

Horas extras reportadas

/ total horas hombre

total mes

Máximo 3% Mensual GMP Cadena de Abastecimiento

Errores de

Fabricación

Sumatoria de Errores

clasificados por tipo de

error

0% Mensual GMP Cadena de Abastecimiento

Comité Técnico

Pendientes

mensuales

No. De pedidos no

entregados / No. Total

de pedidos colocados al

mes

Máximo 5% Mensual GMP Cadena de Abastecimiento

Reprocesos Kilogramos

reprocesados al mes

N/A Mensual GMP Cadena de Abastecimiento

Incidentes (General

de la compañía)

Incidentes (áreas

críticas por

accidentalidad)

Frecuencia:

(No. de accidentes en

planta /

No. de horas

trabajadas en el

mismo

periodo)*240000

2.78

Para las áreas críticas

por accidentalidad se

determina con la

Gerencia

correspondiente y

anualmente

Mensual NPE Técnico

Cadena Abastecimiento

Severidad:

Días perdidos o

cargados por accidentes

en el periodo x

accidentes de trabajo

--------------------------------

No. De horas trabajadas

en el mismo periodo

39.35

Para las áreas críticas

por accidentalidad se

determina con la

Gerencia

correspondiente y

anualmente

Mensual NPE Técnico

Cadena Abastecimiento

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 5




PROCESO CONTROL DE CALIDAD

LIDER Jefe de Control de Calidad

OBJETIVO Asegurar la conformidad de los materiales e insumos comprados, de los productos fabricados y de los productos comercializados por Toxement.

Indicadores para la medición y control

del proceso

Indicador de No Conformes. Ajustes Reclamos por calidad.

ALCANCE Aplica desde cuando se recibe la solicitud de inspección y ensayo hasta que el producto es liberado por Control de Calidad.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Control de la Producción y la prestación

del Servicio (7.5), Seguimiento y

Medición del Producto (8.2.4), Análisis

de datos (8.4), Mejora Continua (8.5).


14001 : 2004

Medición y Seguimiento del

desempeño (4.5.1)



Proceso de Diseño Información técnica

del nuevo producto

CONTROL DE CALIDAD

(TX32P005)

Aprobación Formato de

Muestras y Contratipos

Proceso de Compras


Producción

Solicitud de

inspección materia

prima, materiales,

empaques y

suministros.

Certificados de

Calidad

Rótulo de Aprobado

(materias primas)

Procesos de Gestión de

producción

Liberación del lote

fabricado


Producción


Despacho

Inspección de

mercaderías

Comercialización de

mercaderías

Procesos de Almacén y

Despachos


Despacho

Formato de

Reclamos

Control de No

Conformidades

Procesos para el

Tratamiento de No

Conformes Proceso de Almacén y

Despacho

Formato de

Registros de

Devoluciones

Proceso de Compras Formato de

Muestras y

Contratipos

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 5





El Proceso de Control de Calidad incluye las actividades de inspección de materias primas, inspección de productos en proceso, inspección de productos terminados y mercaderías. La toma de las muestras se hace de acuerdo con los criterios del instructivo TX32I005. Los criterios de inspección están definidos en las Fichas Técnicas y las pruebas se hacen en el laboratorio de acuerdo con las normas aplicables o los instructivos específicos. En caso de No Conformidad se procede de acuerdo con el “Proceso para el Tratamiento de No Conformes” TX34P005. Una vez el producto ha demostrado que cumple las especificaciones técnicas, es identificado y liberado por Control de Calidad. Todas las actividades que conforman este proceso son coordinadas por el Jefe de Control de Calidad con el apoyo de la Gerencia Técnica


Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con los recursos económicos asignados en el presupuesto de la Gerencia Técnica así como disponibilidad del sistema de información en red, equipos para realización de pruebas y ensayos, material de laboratorio, herramientas, instalaciones de prueba y ensayo y personal calificado.


SE REVISA

Indicador de No

Conformes

Análisis de frecuencia del

tipo de No Conforme de

Materia Prima y Producto

Terminado

Producto Terminado: 3

lotes No Conformes /

mes Materia Prima: 5 No

Conformes / mes

Mensual AAL Comité Técnico

Ajustes Análisis de frecuencia de

las situaciones de

ajustes presentadas en

producción

6 ajustes / mes Mensual AAL Comité Técnico

Reclamos por Calidad Total de reclamos por

calidad aceptados / Total

de reclamos recibidos

2% Mensual AAL Comité Técnico

de 72

TOXEMENT


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CAPITULO 5




PROCESO ALMACEN Y DESPACHO

LIDER Jefe de Logística y Servicio al Cliente

OBJETIVO Asegurar una administración eficaz del almacén en términos de conservación del producto, compatibilidad de sustancias, normas de seguridad y salud ocupacional, rotación y confiabilidad en el control de existencias, lo mismo que la entrega oportuna del producto a los clientes.

Indicadores para la medición y control

del proceso

Indicador de Pedido Perfecto Rotación de Inventarios Indicador de Fletes.

ALCANCE Aplica desde la determinación de stocks hasta la entrega en las instalaciones de los clientes.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Control de la Producción y la prestación del

Servicio (7.5), Análisis de datos (8.4),

Mejora Continua (8.5). Decreto 1609 de

2002 relacionado con el manejo y

transporte terrestre automotor de

mercancías peligrosas por carretera.

NTC OHSAS 18001:2007 / NTC ISO 14001

: 2004

Objetivos y Programas (4.3.3), Control

Operacional (4.4.6)



Proceso de Compras Orden de Compra

(mercaderías)

ALMACEN Y DESPACHO

(TX34P007)

Ingreso de Mercaderías

TX34P007 / F2


Calidad

Reporte de Entrada al

Almacén

Procesos administrativos

Proceso de Atención

de Quejas y Reclamos

Devoluciones Formato de registro de

devoluciones


Calidad


Producción

Productos Terminados

y Programa de

Producción con

cantidades reales

Listado de Pedidos

pendientes por producto

Solicitud de Muestras

Gratis

Proceso de Gestión de la

Producción


Calidad?

Rótulo de Aceptado

Proceso para el

Tratamiento de No

Conformes

Acta de Baja

Proceso de Oferta y


Pedido grabado Requisición Proceso de Compras

Documentos de transporte

Productos Terminados

Transportador Cliente

Final

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CAPITULO 5





El Proceso de Almacén y Despacho se constituye en el eslabón final de la cadena de suministro del producto al cliente. Inicialmente asegura un manejo adecuado a nivel contable y físico del inventario de producto terminado. El control de existencia se hace a través del módulo de inventarios del sistema de información de la compañía y la clasificación ABC. El almacenamiento y conservación del producto se asegura mediante la aplicación de las Fichas de Preservación de Producto Terminado. El ciclo de despacho se inicia grabando los pedidos confirmados y preparando las condiciones logísticas para el despacho del producto hasta las instalaciones del cliente. Una vez se ha terminado el alistamiento se generan las facturas a través del sistema y se coordina el despacho con los proveedores de transporte. El cierre del ciclo se formaliza cuando el Auxiliar de Despachos confirma la recepción del producto a satisfacción por parte del cliente y se archivan los documentos relacionados con el despacho.


Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con los recursos económicos asignados en el presupuesto de la Cadena de Abastecimiento así como disponibilidad del sistema de información de la compañía, equipos para manejo y materiales, herramientas, instructivos y procedimientos de trabajo seguro, elementos de protección personal calificado y espacio físico para asegurar la conservación del producto.


REVISA

Indicador de Pedido

Perfecto

Total de pedidos Vs.

Total de pedidos

despachados

91.5% Mensual OAC Comité BSC

Comité Cadena de

Abastecimiento

Rotación de

Inventarios

Total inventarios

--------------------------------

(Promedio de los tres

últimos meses del costo

de venta del producto

fabricado) / (90 días)

60 días Mensual OAC Comité Cadena de

Abastecimiento

Comité Administrativo

Indicador de Fletes Porcentaje de promedio

sobre las ventas

6.75% Mensual OAC Comité Cadena de

Abastecimiento

Comité Administrativo

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Procesos de Medición

MONITOREO Y

MEDICION SOMA

MEDICION DEL

CLIMA LABORAL

CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

ATENCION DE QUEJAS

Y RECLAMOS

AUDITORIAS INTERNAS AL


MEDICION DE LA SATISFACCIÓN

DEL CLIENTE

LILIANA MARIA ARIAS

MARCELA RUGE



de 72

TOXEMENT


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CAPITULO 6




PROCESO MONITOREO Y MEDICION SOMA

LIDER Gerencia General

OBJETIVO Verificar y tomar acciones sobre el desempeño en SOMA Indicadores para la medición y control del proceso

Medición y Seguimiento del Desempeño

ALCANCE Todos los indicadores de estructura, procesos y desempeño para monitorear el sistema SOMA y los programas de gestión

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Ambiente de trabajo (6.4), Análisis de

datos (8.4), Mejora continua (8.5).


14001 : 2004


Desempeño. (4.5.1)



Procesos

Gerenciales (Nivel de

Planeación)

Criterios generales

de medición en

SOMA

PROCEDIMIENTO MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL

DESEMPEÑO

(TX60P013)

Datos y estadísticas Proceso de revisión

por la dirección

Proceso de Mejora

Continua Todos los procesos Aspectos

Específicos


Anualmente la Gerencia General especifica los indicadores de desempeño en SOMA, en términos empresa y algunos específicos en áreas críticas o susceptibles a mayor gestión o potencial de impacto. Estos indicadores se monitorean continuamente para verificar la mejora continua del sistema y su desempeño


Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con los recursos económicos asignados por la Gerencia General en el presupuesto y que están relacionados con la contratación de proveedores especializados y se dan recursos para las acciones de mejora según el desempeño del sistema SOMA


SE REVISA

Medición de

Indicadores SOMA

Indicadores Según Plan de Trabajo

SOMA

Mensual Comité de Gerencia Comité Tecnico

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 6




PROCESO MEDICION DE CLIMA LABORAL

LIDER Gerencia General

OBJETIVO Conocer la percepción de la gente sobre el ambiente de trabajo y las condiciones laborales e identificar aspectos en los que la compañía deba mejorar en la búsqueda de ser la mejor empresa para trabajar.


Medición de Clima Laboral

ALCANCE Este proceso aplica desde cuando se realiza el diseño de la encuesta de clima laboral, hasta cuando se verifica la eficacia de las acciones de mejora generadas a partir de la misma.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Ambiente de trabajo (6.4), Análisis de

datos (8.4), Mejora contínua (8.5).


14001 : 2004

Recursos, funciones, responsabilidad,

rendición de cuentas y autoridad.

(4.4.1)




(Nivel de Planeación)

Criterios generales

para el diseño de la

encuesta

MEDICION DE CLIMA LABORAL

(TX10I001)

Datos y estadísticas Proceso de revisión por

la dirección

Proceso de Mejora

Continua Todos los procesos Aspectos de interés


Anualmente la Gerencia General programa una evaluación formal de clima laboral que permita conocer la percepción de la gente sobre la organización de la compañía y las condiciones laborales. Este proceso se subcontrata con una empresa especialista en el tema, bajo la coordinación de la Gerencia General y la colaboración de todas las gerencias. La evaluación considera los siguientes aspectos: * Credibilidad * Respeto * Imparcialidad * Camaradería * Orgullo Las actividades que se ejecutan en desarrollo de este proceso son: * Realización de la encuesta * Análisis de resultados * Entrega y análisis de resultados * Divulgación de resultados a toda la compañía * Plan de Acción. Los resultados son revisados por el Comité de Gerencia para identificar oportunidades de mejoramiento en el clima laboral, aplicando cuando sea apropiado el “Proceso para el Tratamiento de Acciones Preventivas, Correctivas y Proyectos de Mejora” TX31P005.

de 72

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CAPITULO 6





Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con los recursos económicos asignados por la Gerencia General en el presupuesto y que están relacionados con la contratación de proveedores especializados en la realización de la encuesta. Así mismo se destinan recursos para implementar las acciones de mejora derivadas de esta medición.


SE REVISA

Medición de Clima

Laboral

Resultado encuesta

GPTW

Estar dentro de las 10

empresas preferidas

para trabajar

Anual Comité de Gerencia BSC

de 72

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CAPITULO 6




PROCESO CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

LIDER Jefe de Control de Calidad

OBJETIVO Asegurar la adecuada identificación, revisión y disposición del producto no

conforme, previniendo su uso no intencionado.


Producto No Conforme. Proyectos de Mejora.

ALCANCE Aplica desde la detección del producto no conforme hasta su disposición y

reinspección final e incluye el control de materiales, producto en proceso y

productos terminados no conformes.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Control de producto no conforme (8.3),

Análisis de datos (8.4), Mejora Continua

(8.5).


14001 : 2004

Investigación de Incidentes, no

conformidades, acciones correctivas y

preventivas.(4.5.3)




Calidad

Control de No

Conformidades

TRATAMIENTO DE NO CONFORMES

(TX34P005)

Actas de Baja Proceso de Almacén y

Despachos


Producción

Comunicación interna

sobre materia prima no

conforme

Gestión de la producción

Comunicación interna

sobre materia prima no

conforme

Proceso de compras

Formato de Reprocesos Procesos de Gestión de

Producción


El Proceso para el Tratamiento de No Conformes, permite asegurar el adecuado y riguroso manejo de las no conformidades relacionadas con materiales, productos en proceso, productos terminados y mercaderías. La detección de las no conformidades, se da como resultado de los controles especificados en el Proceso Control de Calidad. Estos productos se identifican con un rótulo de “No Conformes” y los detalles del problema se registran en el formato TX34P005 / F1. Es responsabilidad del Jefe de Control de Calidad y la Gerencia Técnica hacer los análisis correspondientes, formular alternativas de tratamiento, decidir la disposición final del producto, comunicar a los interesados, supervisar las actividades y cerrar el problema con una nueva inspección. Los datos sobre no conformidades se analizan en el Comité Técnico y dependiendo de su impacto o recurrencia, se inician acciones correctivas, preventivas o proyectos de mejora de acuerdo con el “Proceso de Mejora Continua” TX31P005. Para las investigaciones de incidentes se ha diseñado el TX60P001 Procedimiento para la investigación de accidentes, el seguimiento a las acciones de mejora se registran y se les hace seguimiento bajo el TX60P013 Procedimiento Medición y Seguimiento del Desempeño

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CAPITULO 6





Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con el Laboratorio de Control de Calidad para realizar el análisis del producto no conforme y el soporte de la Gerencia Técnica en cuanto a la toma de decisiones para dar tratamiento al mismo. Además se cuenta con recursos económicos, tecnológicos y humanos para implementar las acciones de mejora que se desprendan del análisis de datos sobre producto no conforme y/o demás no conformidades detectadas.


SE REVISA

Producto No Conforme Análisis de frecuencia del

tipo de No Conforme de

Materia Prima y Producto

Terminado

Producto Terminado: 3

lotes No Conformes /

mes Materia Prima: 5 No

Conformes / mes


Proyectos de Mejora Número de Acciones de

Mejora

Manejo mínimo de dos

acciones de mejora /

área / año enfocadas a la

estrategia

Trimestral LMA Comité de Gerencia

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CAPITULO 6




PROCESO ATENCION DE QUEJAS Y RECLAMOS

LIDER Gerente de Cadena de Abastecimiento

OBJETIVO Ejecutar las actividades necesarias para asegurar un manejo adecuado, eficaz y oportuno de las quejas y reclamos de los clientes, actuando proactivamente para impulsar las acciones de mejora que eviten la recurrencia de estos problemas.

Indicadores para la medición y control del

proceso

Indicador de Reclamos.

ALCANCE Aplica desde cuando se recibe y registra el reclamo hasta cuando se hace seguimiento a su solución eficaz y se toman acciones correctivas, para la mejora de los procesos.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Procesos Relacionados con el cliente

(7.2), Análisis de datos (8.4), Mejora

continua (8.5).


14001 : 2004

Comunicación, participación y

consulta (4.4.3)



Clientes

Comunicación con el

cliente

QUEJAS Y RECLAMOS

(TX34P010)

Acciones para dar

solución a la

insatisfacción del cliente

Cliente

Datos y Estadísticas Proceso de revisión por

la dirección

Proceso para el

Tratamiento de Acciones

Preventivas, Correctivas

y Proyectos de Mejora


Para la atención de quejas y reclamos se ha previsto el Proceso de Reclamos. Estas insatisfacciones del cliente pueden ser recibidas por cualquier persona del área comercial, técnica o administrativa, y son formalizadas al Asistente de Logística a través del formato TX34P010 / F1. Dependiendo de la naturaleza de la queja o reclamo se puede necesitar de un concepto para reunir información relevante que permita aceptar el reclamo y formular una recomendación para atenderlo. Una vez se han identificado las causas que generaron la queja o reclamo, se definen acciones inmediatas y se establecen fechas para ejecutarlas en coordinación con la Gerencia de Ventas y el cliente. El seguimiento posterior que realiza el Gerente de Cadena de Abastecimiento está orientado a establecer si se han cumplido las tareas propuestas y evaluar el grado de satisfacción del cliente con el manejo dado a la queja o reclamo. Las estadísticas relacionadas con quejas y reclamos son analizadas por el Comité Técnico y el Comité de Cadena de Abastecimiento y dependiendo de su gravedad o recurrencia se inician acciones correctivas, preventivas o proyectos de mejora de acuerdo con el ”Proceso para el Tratamiento de Acciones Preventivas, Correctivas y Proyectos de Mejora” TX31P005 en cualquier área de la compañía. Para las comunicaciones internas y externas se ha establecido el TX20P010 Proceso de Gestión Comunicaciones, Participación y Consulta.

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TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 6





Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con herramientas que facilitan la comunicación del cliente, personal calificado para atender al

cliente y recursos económicos para implementar las acciones de tratamiento y mejora sobre las quejas y reclamos.


REVISA

Indicador de

Reclamos

Número de reclamos

Aceptados / Número de

Reclamos Totales

2.3% Mensual SPC Comité Cadena de

Abastecimiento

Número de Reclamos

resueltos a tiempo Vs.

Número de Reclamos

totales

100% Mensual SPC Comité Cadena de

Abastecimiento

Número de Reclamos

por Calidad Aceptados

(área técnica) / Número

de Reclamos Totales

2.5%

Promedio Anual


Comité Cadena de

Abastecimiento

Número de Reclamos

por Calidad Aceptados

(área cadena de

abastecimiento) /

Número de Reclamos

Totales

3.12%

Promedio Anual


Comité Cadena de

Abastecimiento

de 72

TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 6




PROCESO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Y SOMA

LIDER Gerente Técnica

OBJETIVO Administrar un programa de auditorías internas al Sistema Integral de Gestión que asegure la adecuación permanente del sistema con respecto a los requisitos de la norma NTC ISO 9001, verifique su implementación eficaz y promueve la mejora continua de los procesos.


Cumplimiento del Programa de Auditorías.

ALCANCE Este proceso inicia con la definición del programa de auditorías internas, incluye la planeación y ejecución de las auditorías y termina con el cierre de las no conformidades y la presentación de los informes de gestión al proceso gerencial (Revisión del Sistema Integral de Gestión). Aplica a todos los procesos de la organización definidos en la red de procesos.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Auditorías internas (8.2.2), Análisis de

datos (8.4), Mejora continua (8.5).


14001 : 2004

Auditoría Interna (4.5.5)



Procesos gerenciales

(Nivel de planeación)

Objetivos, alcance,

requisitos y

documentación

aplicable, calendario

tentativo

PROCESO DE AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA

INTEGRAL DE GESTION

(TX31P007)

Programa de Auditorías Todos los procesos

Informes de Auditoría Todos los procesos

Todos los procesos Necesidades

específicas

Auditorías previas

Informe para revisión por la

dirección

Procesos gerenciales

(Nivel de Revisión)


TOXEMENT ha establecido el “Proceso de Auditorías Internas al Sistema Integral de Gestión” TX31P007 para la coordinación y ejecución de auditorías internas al Sistema Integral de Gestión, con el propósito de verificar si los resultados son conformes con: * Las disposiciones de la NTC ISO 9001 : 2008 * Los objetivos estratégicos de la empresa. * Las disposiciones de los documentos del sistema de calidad * Los requisitos de los clientes * Los requisitos legales aplicables al producto. * Las disposiciones de los documentos del Sistema de Gestión Integrales * Los requisitos legales aplicables Anualmente y bajo la coordinación de la Gerencia Técnica, se prepara un programa de auditorías internas de calidad, que es revisado por el Comité de Gerencia. Para asegurar la confiabilidad de los resultados de la auditoría, éstas son desarrolladas por personal calificado e independiente de las áreas y procesos a auditar y según se requiere por auditores subcontratados. Como resultado de las auditorías internas al Sistema Integral de Gestión, los Gerentes de área auditada inician acciones correctivas sobre las no conformidades encontradas de acuerdo con el “Proceso para el Tratamiento de Acciones Preventivas, Correctivas y Proyectos de Mejora” TX31P005. Las auditorías de seguimiento posterior evalúan la eficacia de las acciones tomadas y realimentan a la Gerencia General sobre el estado final del sistema. El resultado de esta gestión es consolidado en un informe resumen que es presentado a la Gerencia General para su revisión y evaluación, como parte de las responsabilidades del Representante de la Gerencia.

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TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 6





Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con un grupo de auditores calificados, los servicios de auditores externos subcontratados y los

recursos económicos que requiera la implementación de acciones de mejora derivadas de la auditoría.


REVISA

Cumplimiento del

programa de

Auditorías

Programación anual de

Auditoría Interna y

seguimiento a cierre de

No Conformidades

Una auditoría interna al

año

Anual LMA Comité de Gerencia

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OXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 6




PROCESO MEDICION DE SATISFACCION DEL CLIENTE


OBJETIVO Conocer de la percepción del cliente forma oportuna y confiable e identificar aspectos en los que la compañía deba mejorar para aumentar la satisfacción del cliente


Indicador de Satisfacción del cliente.

ALCANCE Este proceso aplica desde cuando se realiza el diseño de la encuesta, hasta cuando se verifica la eficacia de las acciones de mejora generadas a parir de la misma.

Requisitos

NTC-ISO 9001 : 2008

Procesos relacionados con el cliente

(7.2), Satisfacción del cliente (8.2.1),


(8.5).


14001 : 2004


Desempeño (4.5.1), Comunicación,

participación y consulta ((4.4.3)



Cliente Necesidades y

expectativas

MEDICION DE SATISFACCION DEL CLIENTE

(TX50I001)

Datos y Estadísticos Proceso de revisión por

la Dirección

Proceso de Mejora

Continua Todos los procesos Aspectos a ser

medidos a través de

la encuesta

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TOXEMENT


DE GESTION

CAPITULO 6





La medición más importante del desempeño del Sistema Integral de Gestión, está relacionada con la satisfacción del cliente. Esta medición se realiza utilizando una encuesta como mecanismo para reunir la información relativa a la percepción que tiene el cliente de los productos y servicios suministrados por TOXEMENT y evalúa entre otros los siguientes aspectos: * Posicionamiento * Percepción del producto * Fuerza de ventas y asesoría técnica * Percepción de la compañía * Mercadeo y publicidad * Innovación Las actividades que se ejecutan en desarrollo de este proceso son: * Diseño de la encuesta * Definición del tamaño y naturaleza de la muestra * Trabajo de campo y recolección de información * Tabulación de información * Revisión de los resultados por parte de la dirección * Publicación de resultados * Generación del plan de mejoramiento * Implementación del plan * Seguimiento y evaluación de la eficacia. Su aplicación es anual y es coordinada directamente por el Jefe de Mercadeo. Los resultados de estas mediciones son analizados por el Comité de Gerencia y el Comité de Ventas, con el fin de determinar la necesidad de promover acciones correctivas, preventivas o proyectos sobre los aspectos calificados como débiles, teniendo en cuenta las disposiciones del “Proceso para el Tratamiento de Acciones Preventivas, Correctivas y Proyectos de Mejora” TX31P005.


Para apoyar la operación y el monitoreo del proceso, se cuenta con los recursos económicos asignados por la Gerencia General en el presupuesto de mercadeo

y que están relacionados con la contratación de proveedores especializados en la realización de la encuesta. Así mismo se destinan recursos para implementar

las acciones de mejora derivadas de esta medición.


REVISA

Indicador de

Satisfacción del

Cliente

Medición Gallup 4.63 al FY - 15 Anual YSK Comité BSC

manual del sistema integral de...

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