manual del sistema de gestiÓn de seguridad y salud en el ... · manual del sistema de gestiÓn de...

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Versión: 03 Código: GA-MN-H02

Página 1-1 de 21 Vigente desde: 2017/08/09

Página 1-1 de 21

EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P.

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

2017

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Código GA-MN-H02 Versión 03

Página 1-2 de 21

1. TABLA DE CONTENIDO

1. TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................. 1-2

2. OBJETIVO ........................................................................................................................ 2-3

3. ALCANCE ......................................................................................................................... 3-3

4. SOPORTE NORMATIVO .................................................................................................. 4-3

5. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES ................................................................................. 5-3

6. RESPONSABLE ............................................................................................................... 6-7

7. CONDICIONES GENERALES .......................................................................................... 7-7

8. PRESENTACIÓN .................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

9. ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO ............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

10. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO ..................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

11. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL


12. APLICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL


13. AUDITORIA Y REVISIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN DEL SG-SST .. ¡Error! Marcador no

definido.

14. MEJORAMIENTO DEL SG-SST ........................................ ¡Error! Marcador no definido.


Página 5-3 de 21

2. OBJETIVO Describir los capítulos y procesos correspondientes al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo dentro de las CEIBAS- EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. Presentar la Política y los Objetivos de SST y describir en forma resumida los lineamientos y documentos para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. ALCANCE Aplica para los servidores públicos y contratistas de las Empresas Públicas de Neiva,

4. SOPORTE NORMATIVO

Decreto 1072 de 2015

5. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política. Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la organización o actividad que la organización ha determinado como no rutinaria por su baja frecuencia de ejecución. Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha planificado y es estandarizadle. Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa. Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por la acción humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar pérdida de vidas, lesiones u otros impactos en la salud, así como también daños y pérdidas en


Página 5-4 de 21

los bienes, la infraestructura, los medios de sustento, la prestación de servicios y los recursos ambientales. Autoreporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el trabajador o contratista reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo. Centro de trabajo: Se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área a cielo abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada. Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a través de los siguientes pasos:

Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores, encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y determinando ideas para solucionar esos problemas.

Hacer: Implementación de las medidas planificadas.

Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los resultados deseados.

Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad y salud de los trabajadores.

Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de autoreporte de condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores quedan específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a) Las características generales de los locales, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, materias primas, productos y demás útiles existentes en el lugar de trabajo. b) Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia. c) Los procedimientos para la utilización de los agentes citados en el apartado anterior, que influyan en la generación de riesgos para los trabajadores y. d) La organización y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o biomecánicos y psicosociales. Descripción sociodemográfica: Perfil sociodemográfico de la población trabajadora, que incluye la descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores, tales como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.


Página 5-5 de 21

Efectividad: Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo con la máxima eficacia y la máxima eficiencia. Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo, que afecta el funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y coordinada de los trabajadores, brigadas de emergencias y primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de apoyo dependiendo de su magnitud. Evaluación del riesgo: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de probabilidad de que dicho riesgo se concrete y al nivel de severidad de las consecuencias de esa concreción. Evento Catastrófico: Acontecimiento imprevisto y no deseado que altera significativamente el funcionamiento normal de la empresa, implica daños masivos al personal que labora en instalaciones, parálisis total de las actividades de la empresa o una parte de ella y que afecta a la cadena productiva, o genera destrucción parcial o total de una instalación. Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de este. Indicadores de estructura: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos, políticas y organización con que cuenta la empresa para atender las demandas y necesidades en Seguridad y Salud en el Trabajo. Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación del SG-SST. Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el periodo definido, teniendo como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios del programa o del sistema de gestión. Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.


Página 5-6 de 21

Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, para lograr mejoras en el desempeño en este campo, de forma coherente con la política de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) de la organización. No conformidad: No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de estándares, prácticas, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables, entre otros. Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en los equipos o en las instalaciones. Política de seguridad y salud en el trabajo: Es el compromiso de la alta dirección de una organización con la seguridad y la salud en el trabajo, expresadas formalmente, que define su alcance y compromete a toda la organización. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. Rendición de cuentas: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan sobre su desempeño. Revisión proactiva: Es el compromiso del empleador o contratante que implica la iniciativa y capacidad de anticipación para el desarrollo de acciones preventivas y correctivas, así como la toma de decisiones para generar mejoras en el SG-SST. Revisión reactiva: Acciones para el seguimiento de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo y ausentismo laboral por enfermedad. Requisito Normativo: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una norma vigente y que aplica a las actividades de la organización. Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos. Valoración del riesgo: Consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo estimado. Vigilancia de la salud en el trabajo o vigilancia epidemiológica de la salud en el trabajo: Comprende la recopilación, el análisis, la interpretación y la difusión continuada y sistemática de datos a efectos de la prevención. La vigilancia es indispensable para la planificación, ejecución y evaluación de los programas de seguridad y salud en el trabajo, el control de los trastornos y lesiones relacionadas con el trabajo y el ausentismo laboral por enfermedad, así como para la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Dicha vigilancia comprende tanto la vigilancia de la salud de los trabajadores como la del medio ambiente de trabajo.


Página 7-7 de 21

6. RESPONSABLE EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., ha designado como Representante de la Dirección al Profesional universitario Isaías Enrique Ortiz A., con la responsabilidad particular de asegurar que el Sistema de Gestión de SST esté implementado adecuadamente y que cumplan los requisitos en todos los centros de trabajo y puntos de intervención del servicio.

7. CONDICIONES GENERALES El Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), se basa en los estándares mínimos de seguridad y salud en el trabajo en el marco del sistema de garantías de calidad de los riegos laborales para empleadores, los requerimientos del Decreto 1072 de 2015, y comprende todos los aspectos que deben regir en esta materia para garantizar la ejecución de todas las actividades en forma segura, proteger a los trabajadores estableciendo el compromiso hacia un fiel cumplimiento de la política establecida por LAS CEIBAS- EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. El SG-SST debe ser operado por la empresa en su totalidad, estableciendo en los distintos niveles de participación la responsabilidad, los lineamientos y requisitos de obligatorio cumplimiento para el personal de LAS CEIBAS - EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., los contratistas, subcontratistas y trabajadores en misión, con el objetivo de garantizar su implementación y darle cumplimiento a lo establecido en la Política SST.

7. 1 Descripción de actividades propias de la empresa. 7.1.1 Estructura organizacional


Página 7-8 de 21

7.1.2 Información básica de la empresa

7.1.3 Actividad económica La prestación y/o operación y/o administración y/o distribución y/o generación y/o comercialización en todo el territorio nacional incluyendo la ciudad de Neiva, de los servicios públicos de: Acueducto, Alcantarillado, Aseo, Tratamiento y aprovechamiento de basuras, Energía Eléctrica, Gas y sus actividades complementarias o conexas, propias de todos y cada uno de los servicios que se indican en su objeto social y de acuerdo al marco legal regulatorio.

RAZÓN SOCIAL Las Ceibas - Empresas Publicas de Neiva E.S.P.

NIT. 891180010-8

SEDES

ARCHIVO CENTRAL Dirección: Carrera 8 #23-19 Sur. Teléfono: 314 308 5945. Responsable: José Santos. Horario: Lunes a Jueves 7 a.m.-12 p.m. y 2-6 p.m. y Viernes 7:00 a.m.-12:00 p.m. y 2-5 p.m.

CENTRO Dirección: Calle 6 #6-02. Teléfono: 8725500 Responsable: Gerente. Horario: Lunes a Jueves 7 a.m.-12 p.m. y 2-6 p.m. y Viernes 7:00 a.m.-12:00 p.m. y 2-5 p.m.

BOCATOMA EL GUAYABO Dirección: Kilometro 12 vía Vegalarga. Teléfono: 316 834 2319 Responsable: Operador de turno. Horario: 24 horas / 7 días

BOCATOMA EL TOMO Dirección: Área rural de Neiva, por la Calle 19 – Vereda El Centro. Teléfono: 318 354 4192 Responsable: Operador de turno. Horario: 24 horas / 7 días

PLANTA EL JARDÍN Dirección: Calle 19 #25-125. Teléfono:8779455 – 318 354 4186 Responsable: Operador de turno. Horario: 24 horas / 7 días

PLANTA KENNEDY Dirección: Calle 17ª #24-106. Teléfono: 8750885 – 318 354 4188 Responsable: Operador de turno. Horario: 24 horas / 7 días

PLANTA RECREO Dirección: Calle 8 #144-44. Teléfono: 318 354 4183 Responsable: Operador de turno. Horario: 24 horas / 7 días

RESERVORIO POCO A POCO Dirección: Kilometro 7 vía Vegalarga. Teléfono: 316 834 2319 Responsable: Gonzalo Vargas. Horario: Todos los días de 6:00 a.m. a 2:00 p.m.

TANQUE 3000 Dirección: Calle 18 #55-66 – Barrio San Miguel Arcángel. Teléfono: 318 803 1259 Responsable: Leónidas Otálora. Horario: Todos los días de 6:00 a.m. a 2:00 p.m.

ARL Positiva Compañía de Seguros S.A.

CLASIFICACIÓN DE RIESGOS I y III


Página 7-9 de 21

7.1.4 Reseña Histórica de la empresa La Empresa que fuera creada mediante el Acuerdo Municipal No.025 del 17 de noviembre de 1959, como una dependencia de la Alcaldía de Neiva que prestaba los servicios desde 1944. En ese entonces no contaba con personería, ni capital propio y funcionaba en las instalaciones de la antigua plaza de mercado (actualmente llamada plaza Los Libertadores). Luego de la creación formal de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. paso a denominarse como una empresa industrial y comercial cuya responsabilidad era la prestación de servicios públicos, de acueducto, alcantarillado y aseo para la ciudad de Neiva; fue entonces un establecimiento público y autónomo, con persona jurídica de derecho público y dotada de patrimonio propio, autonomía administrativa, financiera y con un capital independiente. La Empresa inició sus actividades en la carrera 6 entre calles 1O y 11 con aproximadamente 70 empleados, posteriormente se trasladó a la calle 5 con carrera 9 donde actualmente funciona el Fondo Educativo Regional FER; luego continuó operando en la carrera 5 con calle 4 esquina y finalmente por negociación realizada por el Gerente de la época el ingeniero Fabio Germán Díaz Salamanca, con la extinta Caja de Crédito Agrario, la Empresa adquirió las instalaciones en las que actualmente se encuentra situada. El valor de la negociación fue de $3.000.000, según escritura número siete (7) del 10 de Enero de 1976 de la Notaría Segunda del Círculo de Neiva. Mediante Acuerdo Municipal No.26 del 2 de Diciembre de 1959 se expidieron los estatutos que regulan su funcionamiento como establecimiento público. La sigla de la Empresa según los antiguos estatutos era EE.PP, pero a partir del 2001 cambió a EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. que resume la razón social de la Empresa. Tareas de la naciente empresa al iniciar el funcionamiento de las Empresas Públicas fueron las que delimitaron sus labores para el municipio de Neiva, las cuales transitaban entre la dirección, la administración y la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado, plazas de mercado, matadero, aseo, alumbrado público y cuerpo de bomberos. Sin embargo, en 1994 se suspendió el servicio de Matadero, que en la actualidad es prestado por CEAGRODEX. Así mismo, el 31 de diciembre de 1997, con la demolición de la galería central y el Pasaje Camacho se suspendió parcialmente el servicio de mercados, continuando con las Plazas Satélites del Norte y Sur, aunque la Ley 142 de 1994 excluye el servicio de plazas de mercado del objeto de las empresas de servicios públicos domiciliarios. La Plaza del Norte funcionó hasta cuando concluyó el contrato de comodato concedido por el antiguo IDEMA y finalmente fue demolida en el año 2003. La Plaza del Sur, desde el 1° de Noviembre de 2001 se entregó en arrendamiento a la cooperativa de los inquilinos, para que ellos directamente la administraran. Los trabajadores pertenecientes al Programa de Mercados de la planta de personal de la Empresa, se trasladaron a los programas de Administración y Acueducto, según las Asignaciones Civiles correspondientes al año 2002. En 1991 se inició la contratación con empresas privadas, de la recolección, barrido y disposición final de basuras en la ciudad; en el acta No.09 de 1991 y en actas anteriores a ésta la Junta


Página 7-10 de 21

Directiva se debatió todo lo concerniente a la situación crítica que presentaba la Empresa en la prestación del servicio de aseo, como también su adjudicación. Mediante la resolución No.00318 de mayo de 1991 la Gerencia adjudicó el contrato a la firma Organización Servicios y Asesorías de Colombia Ltda., representada legalmente por el señor Marco Aurelio Caballero Rincón. Posteriormente la Empresa continuó contratando el servicio de aseo con diferentes entidades particulares como: Servigenerales S.A.; Consorcio Aseo Capital; Aseo Total E. S. P.; Consorcio Ciudad Limpia -FANALCA y en la actualidad con Ciudad Limpia Neiva S.A. E.S.P. Como un recorrido histórico por el funcionamiento y la conformación de las EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. se puede describir que los órganos directivos de la Empresa son la Junta Directiva y el Gerente quien a su vez es el Representante Legal. Según el Acuerdo No.026 de 1959 la Junta Directiva estaba integrada por: 4 representantes con sus respectivos suplentes de diferente filiación política (liberal, conservador), escogidos por el Concejo de Neiva de entre sus miembros principales y suplentes en ejercicio; uno de las entidades que contribuyeron con la financiación de la Empresa; otro de la Sociedad de Ingenieros y Arquitectos del Huila; el Alcalde de Neiva o su delegado y el personero éstos últimos con voz pero sin voto. De acuerdo con sus estatutos además de la Junta Directiva y el Gerente, la Empresa contaba con un secretario y un auditor, este último nombrado por el Concejo Municipal y con funciones de control fiscal además el Concejo fue responsable de adoptar o modificar los estatutos y su representación en la Junta Directiva hasta 1994. Según concepto del Asesor Jurídico Externo, del 29 de octubre de 1993 sobre representación de los usuarios en la junta Directiva de la Empresa, la elección de éstos se efectuó con fundamento en el decreto nacional 1967 de 1992, reglamentario del título IX del Código de Régimen Municipal sobre conformación de las Juntas o Consejos Directivos de las entidades descentralizadas encargadas de la prestación de los servicios públicos, y en los decretos municipales 117 y 131 de 1993, mediante los cuales el Alcalde de Neiva hizo la convocatoria para la respectiva elección, por lo anterior los usuarios han tenido representación en la Junta Directiva desde enero de 1994 como se puede constatar en las respectivas actas. La Empresa está sujeta al régimen de la Ley 142 de 1994 o Ley de Servicios Públicos Domiciliarios; a la Ley 689 de 2001, a las reglamentaciones de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico y al control, inspección y vigilancia de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Sobre la misma en el ámbito local también ejercen control sobre la Empresa, la Contraloría Municipal, la Personería, la Procuraduría Provincial de Neiva y la comunidad mediante los vocales de control, quienes tienen representación en la Junta Directiva de la Empresa con derecho a voz y voto. El Decreto No.286 del 4 de septiembre de 1997, transformó la entidad en Empresa de Servicios Públicos "ESP", bajo la modalidad de Empresa Industrial y Comercial del Municipio de Neiva. Fue inscrita a la Superintendencia de Servicios Públicos el 17 de julio de 1997 y se le asignó el Nuir No.1-41001000-6, en cumplimiento del Art. 17 de la ley 142 de 1994.


Página 7-11 de 21

EI 12 de Octubre de 1999 la Junta Directiva mediante Resolución No.00033 adoptó los nuevos estatutos internos de la Empresa, de conformidad con las leyes 142 de 1994 y 489 de 1998. En el Artículo 4° de los estatutos se estableció que el objeto de la Empresa es la prestación y administración de la operación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y sus actividades complementarias. Según su Artículo 6° la Junta Directiva está conformada por nueve (9) miembros designados por el Alcalde de Neiva así: seis (6) libremente y tres (3) escogidos entre los vocales de control registrados por los comités de desarrollo y control social de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo. La Junta Directiva seria presidida por el Alcalde o su delegado, cuando haga parte de ella. Sin embargo, la Ley 617 de 2000 inhabilito a los alcaldes para hacer parte de las Juntas Directivas de las entidades descentralizadas, es entonces cuando se define que la empresa tendría un Gerente, agente del Alcalde Municipal, de su libre nombramiento y remoción, quien tendrá la representación legal de la Empresa y es su primera autoridad ejecutiva. En enero 03 de 2012 según Decreto No.0034 el Alcalde de Neiva designó nuevos miembros de la Junta Directiva de las Empresas Públicas ESP, la cual quedó conformada así:

1. Alcalde Municipal. 2. Secretario de Hacienda Municipal 3. Director de Vivienda Social. 4. Secretario de Educación Municipal. 5. Director del Departamento Administrativo de Planeación Municipal. 6. Secretaria de Salud Municipal.

7.2 ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ha sido elaborado tomando en cuenta los requisitos legales establecidos en el Decreto 1072 de 2015 aplicándolo a cada uno de los procesos que conforman la estructura organizacional de LAS CEIBAS- EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. y los estándares mínimos que ha servido para crear el Sistema de Gestión y su aplicación en general. Dada la importancia que tiene el SG-SST, el presente manual estará al alcance de todo el personal que trabaja en la empresa y se mantendrá actualizado de manera que sirva como guía para alcanzar los objetivos trazados para la implementación de la Seguridad y Salud en el Trabajo.


Página 7-12 de 21

7.2.1 Requisitos generales. LA CEIBAS - EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., establece y mantiene un Sistema de Gestión que permite a la empresa controlar y mejorar su desempeño conforme con todos los requisitos especificados en el Decreto 1072 de 2015, en las políticas empresariales y las demás normas aplicables que se describen en la “Matriz de requisitos normativos de seguridad y salud en el trabajo”, donde se incluyen las aplicables al sector y otras regulaciones en riesgos laborales. LAS CEIBAS- EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. la Gerencia define la política de Seguridad y Salud en el Trabajo - SST, donde se especifican claramente los objetivos generales de SST y un compromiso para el mejoramiento continuo y el desempeño. Esta política está disponible para las partes interesadas, es revisada anualmente y actualizada acorde a los cambio de la legislación y de la empresa, para asegurar que siga siendo pertinente y apropiada.

7.2.2 Política de seguridad y salud en el trabajo.

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

LAS CEIBAS-EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P., como entidad industrial y comercial del estado de orden municipal, prestadora de los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado, asegura en todos sus centros de trabajo los recursos necesarios como compromiso para proteger la seguridad y salud de sus funcionarios, contratistas o subcontratistas, por medio del mejoramiento continuo de su Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo; Además de cumplir con la normatividad Legal Vigente en materia de Riesgos laborales, proporcionando ambientes de trabajo seguros mediante la previa identificación de los peligros y riesgos asociados a los servicios prestados, con el fin de prevenir, intervenir, controlar, minimizar y mitigar las consecuencias que puedan afectar la seguridad y salud de los trabajadores, contratistas, subcontratistas y visitantes. Con la presente política se busca promover un compromiso individual y colectivo del auto cuidado en cada uno de los trabajadores, por lo tanto la prevención y control de los factores de riesgo es responsabilidad de todo el personal de la empresa, independiente de su tipo de contratación.

CIELO ORTIZ SERRATO Gerente


Página 7-13 de 21

7.2.3 Objetivos de la política de seguridad y salud en el trabajo. LAS CEIBAS - EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. establecen y mantiene documentados los objetivos de SST para cada nivel y función pertinente. Los objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo, se elaboran a partir la política de SST y están alineados con los peligros y riesgos de la empresa. Los objetivos se describen a continuación:

Disminuir los accidentes de trabajo, daños a la propiedad y enfermedades laborales en la prestación del servicio y así garantizar la integridad física de los trabajadores, visitantes, contratistas, subcontratistas y trabajadores en misión.

Contar con la estructura necesaria para el desarrollo mantenimiento y mejora del SG-SST.

Desarrollar, mantener y mejorar continuamente el SG-SST con la participación del personal de Las Ceibas -Empresas Publicas de Neiva. E.S.P.

7.3 ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

7.3.1 Recursos, responsabilidades y rendición de cuentas. La gerencia provee los recursos humanos, destrezas especializadas, tecnología y recursos financieros esenciales para la implementación, revisión, evaluación y mejoramiento del SG-SST. Las EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., a través de La matriz de responsabilidades de Seguridad y Salud en el trabajo se define, documenta y comunica las responsabilidades y autoridades de seguridad y salud en el trabajo aplicables a los diferentes niveles de la empresa. Acción que facilita la gestión al personal que administra, desempeña y verifica actividades que tengan efecto sobre los riesgos de SST en las instalaciones y procesos. EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., ha designado como Representante de la Dirección al Profesional universitario Isaías Enrique Ortiz A., con la responsabilidad particular de asegurar que el Sistema de Gestión de SST esté implementado adecuadamente y que cumplan los requisitos en todos los centros de trabajo y puntos de intervención del servicio. El representante de la dirección tiene funciones, responsabilidad y autoridad definidas según lo descrito en el Articulo 2.2.4.6.8 Numeral 10 del Decreto 1072 de 2015, las cuales se documentan en el manual de funciones


Página 7-14 de 21

7.3.2 Capacitación en seguridad y salud en el trabajo EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. Establece en los manuales de funciones, las competencias en términos de la educación, entrenamiento y/o experiencia apropiada del personal que realiza las tareas que tienen impacto sobre SST en el sitio de trabajo. A través de la inducción en seguridad y salud en el trabajo y del plan de capacitación se asegura que los funcionarios, contratistas y subcontratistas que trabajan en cada uno de los niveles pertinentes tengan conocimiento de ejecutar sus labores de manera segura. El plan de capacitaciones es revisado anualmente con el apoyo del COPASST. De toda formación realizada, se mantendrá un registro durante 20 años.

7.3.3 Conservación de los documentos y registros EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., establece y mantiene los procedimientos “Control de documentos y control de registros” que le permite controlar todos los documentos y registros con el cual se aseguran que son aprobados por personal autorizado, se pueden localizar; se actualizan y revisan periódicamente cuando es necesario; que las versiones vigentes de los documentos y registros estén disponibles en todos los sitios en que se realizan las operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento del sistema de SST. Los documentos y registros obsoletos se retiran rápidamente de todos los puntos de emisión y de uso; se identifican con el sello “documento obsoleto”. Los documentos y registros que se deben conservar, se archivan según los tiempos estipulados en el Artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015 dando cumplimiento a los propósitos legales y/o de preservación del conocimiento Talento Humano es el responsable de la preparación, revisión, control, emisión y gestión de toda la documentación que afecta al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, incluido el propio sistema plasmado en este manual y en sus procedimientos. La documentación a desarrollar de LAS CEIBAS- EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que se controla a través de los respectivos listados maestros de documentación y de registros se relaciona a continuación:

Manual de gestión de seguridad y Salud en el Trabajo.

Políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Procedimientos establecidos el Decreto 1072 de 2015.

Procedimientos operativos convenientes para la prevención de AT,EL.

Otros documentos: Planos, MSDS, etc.


Página 7-15 de 21

Documentos de origen externo,

Registros.

7.3.3 Comunicación, participación y consulta EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., Cuenta con la matriz de comunicaciones para asegurar que la información pertinente sobre SG-SST sea comunicada a los empleados y otras partes interesadas. Los empleados son: involucrados en el desarrollo y revisión de las políticas y procedimientos para administrar los riesgos; son consultados cuando hay cambios que afecten la salud y seguridad en el sitio de trabajo; están representados en asuntos de seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST); y son informados sobre quiénes son sus representantes para SST y el representante designado por la gerencia. CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., se:

Promueve en todos los trabajadores la participación en los programas implementados por la empresa, con el fin de minimizar los actos y/o condiciones inseguras que puedan generar lesiones al personal, daños a los equipos, maquinarias, con actividades de integración y sensibilización y directrices establecidas por la Gerencia.

Establece y mantiene información en el manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo que describe los elementos clave del sistema de gestión y la interacción entre ellos y proporciona orientación a la documentación relacionada.

7.4 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

7.4.1 Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. Establece y mantiene un procedimiento denominado Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Riesgos, para la continua identificación de peligros, valoración de riesgos y la determinación de las medidas de control necesarias. Incluyendo las actividades rutinarias y no rutinarias; actividades externas e internas, tiempo de exposición de todo el personal que tenga acceso al sitio de trabajo; en las instalaciones o en el sitio de trabajo, provistas por LAS CEIBAS - EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. o por terceros. La metodología de LAS CEIBAS- EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. para la identificación de peligros y valoración de riesgos se define con respecto a su alcance, naturaleza y planificación del tiempo para asegurar que sea proactiva más que reactiva; provee los medios para la clasificación de riesgos y la identificación de los que se deban controlar; es


Página 7-16 de 21

consistente con la experiencia operativa y las capacidades de las medidas de control de riesgos empleadas; proporciona un soporte para la determinación de los requisitos de habilidades, la identificación de necesidades de entrenamiento y/o el desarrollo de controles operativos; provee los medios para el seguimiento a las acciones requeridas con el fin de asegurar tanto la efectividad como la oportunidad de su implementación. LAS CEIBAS-EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. asegura que los resultados de estas evaluaciones y los efectos de estos controles son tomados en cuenta al fijar los objetivos del SG-SST. La empresa documenta y mantiene esta información actualizada.

7.4.2 Evaluación inicial Para establecimiento del sistema de gestión se aplica una evaluación inicial basada en los requisitos del Decreto 1072 de 2015, los estándares mínimos que se encuentran publicados en la página del Ministerio de Trabajo y la legislación colombiana aplicables a riesgos laborales, la cual queda documentada y es realizada por una persona que cuenta con la competencia pertinente para este tipo de evaluaciones. Adicionalmente se tiene en cuenta para la documentación del Manual, las políticas y los objetivos de seguridad y Salud en el Trabajo, por medio de los cuales se describen las acciones a realizar como cumplimiento de los mismos, detallando los responsables y los tiempos de implementación, además de las estrategias de verificación y mejora. La revisión del manual se aplica a intervalos regulares y planificados según descritos en el plan de trabajo anual, o cuando sea necesario se ajustara para involucrar los cambios normativos o de las actividades, productos, servicios o condiciones de operación de la empresa.

7.4. 3 Indicadores Para el establecimiento y seguimiento del sistema de gestión en LAS CEIBAS- EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., se definen unos indicadores debidamente alineados con el plan estratégico de la empresa, los cuales permiten evaluar la estructura, el proceso y los resultados del SST. 7.5 APLICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

7.5.1 Gestión de peligros y riesgos LAS CEIBAS - EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., identifica a través de la matriz de peligros, evaluación y valoración de riesgos las operaciones y actividades asociadas con riesgos y establece las medidas de control, aplicando la metodología establecida en la norma


Página 7-17 de 21

GTC45 y en el decreto 1072 de 2015. Así mismo, planifica y mantiene estas actividades, asegurando que se lleven a cabo bajo condiciones especificadas, para lo cual:

Establece y mantiene procedimientos documentados para cubrir situaciones en que su ausencia pueda causar desviaciones de la política y objetivos de SST;

Estipula los criterios de operación en los procedimientos operacionales;

Establece y mantiene procedimientos relacionados con los riesgos identificados de SST de los servicios que se prestan.

Comunica los procedimientos, protocolos y requisitos operativos pertinentes a los proveedores y contratistas cuando esto aplique.

El personal de LAS CEIBAS - EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., debe cumplir con los procedimientos y protocolos operacionales en los cuales se describe como llevar a cabo cada una de las actividades que aplique real o potencialmente para asegurar una adecuada seguridad y salud en el trabajo Como elementos que fortalecen el cumplimiento del presente manual están los programas establecidos en el SG-SST tales como: Programas de Vigilancia Epidemiologia LA CEIBAS -EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. en base al diagnóstico de salud ha desarrollado programas de vigilancia epidemiologia con el fin de establecer vigilancia sobre el personal que se encuentra expuesto a los factores ambientales derivados de la realización de trabajo para la prestación de los servicios que ofrece, con el fin de prevenir la ocurrencia de nuevas enfermedades laborales. Programas de gestión de riesgos prioritarios Se establecen programas de gestión de riesgos prioritarios para la aplicación de controles específicos con el fin de bajar el nivel de riesgo para la disminuir la probabilidad de accidentes de trabajo. Como actividades de aplicación, control y operación se establecen en el SG-SST las siguientes:

Controles operacionales.

Plan de trabajo anual.

Programas de gestión de riesgos (prioritarios).

Plan de inspecciones.

7.5.2 Preparación y respuesta ante emergencias En LAS CEIBAS -EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., se establece y mantiene un “GA-PR-H07 Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias”, MEDEVAC y procedimientos operativos normalizados para identificar el potencial de respuesta a accidentes, y situaciones de emergencia, para prevenir y mitigar las posibles enfermedades y lesiones que


Página 7-18 de 21

estén asociadas. La revisión y aprobación de estos es a través de simulacros realizados anualmente en las sedes de LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P.

7.5.3 Gestión del cambio Se documenta un procedimiento que describe los pasos para identificar, controlar, registrar y gestionar cualquier tipo de cambio en el alcance, definido originalmente en el manual del SST, el cual se registra en el formato “Gestión del cambio”.

7.5.4 Adquisiciones y contrataciones Para cumplir con las metas de aplicación del SG-SST con respecto a las compras y procesos de contratación se establece una serie de criterios descritos en el anexo de “contratación de SST”, contenido en el CO-FR-46 INFORME SUPERVISION DE CONTRATO”. La evaluación de SST que se realiza a los proveedores se describe en el en el anexo de “contratación de SST”. 7.6 AUDITORIA Y REVISIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN DEL SG-SST

7.6.1 Auditoria LAS CEIBAS - EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. establece y mantiene un programa y un procedimiento “Auditorías Internas” para realizar auditorías periódicas al sistema de gestión de SST, con el fin de:

Determinar el cumplimiento al sistema de gestión de SST y establecer su conformidad con las disposiciones planificadas, incluidos los requisitos normativos aplicables;

Identificar sí ha sido implementado y mantenido en forma apropiada; y es efectivo en cumplir la política y objetivos de la empresa;

Revisar los resultados de auditorías previas y suministrar información a la gerencia sobre los resultados de las auditorías.

El programa de auditorías se basa en los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de la empresa y los resultados de auditorías previas. El procedimiento “Auditoria Internas” cubre el alcance, frecuencia, metodologías y competencias, así como las responsabilidades y requisitos para realizar auditorías e informar resultados. La programación de la auditoria se realiza en conjunto con el COPASST.

7.6.2 Revisión por la dirección La gerencia de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. revisa, a intervalos definidos la gestión SST para asegurar su adecuación y efectividad permanente. El proceso de revisión de


Página 7-19 de 21

la gerencia asegura que se recoja la información necesaria que le permita a la gerencia llevar a cabo esta evaluación. Para ello la revisión se basará y no estará limitada, a la siguiente información:

Revisar las estrategias implementadas y determinar si han sido eficaces para alcanzar los objetivos, metas y resultados esperados del SG-SST.

Revisión del cumplimiento del plan de trabajo anual.

Analizar la suficiencia de recursos asignados para la implementación del SG-SST.

Revisar la capacidad del Sistema de Gestión para satisfacer las necesidades en materia de seguridad y salud en el trabajo definidas en la planificación

Analizar la necesidad de realizar cambios al Sistema de Gestión SST, incluido la revisión de la política y objetivos.

Evaluar la eficacia de las medidas de seguimiento con base en las revisiones por la gerencia anteriores y realizar los ajustes necesarios.

Analizar los resultados de los indicadores y auditoria de cumplimiento.

Aportar información nuevas prioridades y objetivos estratégicos que puedan propender la mejora continua.

Recolectar información para determinar si las medidas de prevención y control de peligros y riesgos se implementan y son eficaces.

Intercambiar información sobre los resultados esperados del SG-SST.

Evidenciar el cumplimiento de requisitos legales en materia de riesgos laborales.

Establecimiento de mejora para el SG-SST.

Verificar el cumplimiento de objetivos y metas

Resultados de salud y ambiente de los trabajadores

Resultados de investigaciones de ATEL

Resultados de pérdidas a la propiedad, maquinaria y equipos, por AT.

Resultados de programas de rehabilitación. Los resultados de las revisiones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., figurarán en un acta firmada por la Gerencia de la Empresa, por el representante de SST y el presidente del COPASST. El Representante de SST efectuará los cambios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de LAS CEIBAS- EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., que se hubieran acordado y que serán comprobados y aprobados por la Gerencia una vez realizados.

7.6.3 Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales LAS CEIBAS -EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. establece y mantiene en el Manual de gestión de Talento Humano (anexo 3) el manejo del reporte e investigación de: accidentes,


Página 7-20 de 21

incidentes y enfermedades laborales, alineado con el Decreto 1530 de 1996 y la Resolución 1401 de 2007.

7.7 MEJORAMIENTO DEL SG-SST

7.7.1 Acciones preventivas y correctivas LAS CEIBAS - EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., establece un procedimiento de acciones preventivas y correctivas que contempla la aplicación de acciones para mitigar las consecuencias de los accidentes, incidentes, enfermedades laborales, no conformidades y de actos y condiciones inseguras, haciendo énfasis en que cualquier acción correctiva y preventiva que se emprenda para eliminar las causas de no conformidades reales y potenciales deben ser apropiada a la magnitud de los problemas y acordes con los riesgos SST encontrados.

7.7.2 Mejora continua LAS CEIBAS - EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., establecen los objetivos e identifica las oportunidades para la mejora, mediante la utilización de los hallazgos de las auditorias, las conclusiones de éstas, el análisis de datos, la revisión por la dirección u otros medios que generalmente conducen a la acción correctiva y preventiva.

Se establece que la implementación de acciones tanto preventivas como correctivas con base

en los resultados previamente obtenidos en la auditoria, en la revisión de la alta dirección, y en

la supervisión y medición de la eficacia del sistema deben dar las directrices y otorgar los

recursos necesarios para la mejora continua del sistema, aprovechando las oportunidades que

se presenten para mejorar.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

03 Actualización de la política, cambio en verbos de los objetivos de prevenir a disminuir, cambio de perfil de cargo por manuales de funciones

2017/08/09

02

Actualización según Plantillas suministradas por el Departamento de Calidad de EPN E.S.P.

Actualización de información básica Item 3.1.2.

Actualización de información básica

Item 3.1.2.

01 Creación del documento. 08/12/2015


Página 7-21 de 21

manual del sistema de gestiÓn de seguridad y salud en el ... · manual del sistema de gestiÓn de...

Documents