manual del proceso procesos y calidad de la gestiÓn

15
MANUAL DEL PROCESO PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional el 19/12/2017 [Versión 1.0]

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MANUAL DEL PROCESO

PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN

INSTITUCIONAL

Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional el

19/12/2017

[Versión 1.0]

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 1.0 Página 1 de 14

FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

Actividad Nombre / Cargo Firma Fecha

Elaborado por: Ing. Marcelo Mosquera / Analista

de Procesos y Calidad de la Gestión Institucional

Revisado por: Ec. Andrea Caballero / Jefe de

Procesos y Calidad de la Gestión Institucional

Aprobado por: Ing. Henry Lavayen / Director de

Planificación de Desarrollo Institucional

Aprobado por:

Ing. Reynaldo Ramírez / Coordinador General de

Planificación, Evaluación y Acreditación Institucional

CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión inicial.

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 1.0 Página 2 de 14

Contenido

1. INFORMACIÓN BÁSICA ........................................................................................................................ 3

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ............................................................................................................. 4

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ........................................................................................ 4

4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ........................................................................................... 4

5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS .................................................................................................. 5

5.1. SUBPROCESO: LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ..................................................................... 5

5.1.1. FICHA DEL SUBPROCESO ..................................................................................................... 5

5.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ............................................................................. 6

5.2. SUBPROCESO: LEVANTAMIENTO DE SERVICIOS ...................................................................... 6

5.2.1. FICHA DEL SUBPROCESO ..................................................................................................... 6

5.2.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ............................................................................. 7

5.3. SUBPROCESO: MEJORAMIENTO DE PROCESOS ....................................................................... 7

5.3.1. FICHA DEL SUBPROCESO ..................................................................................................... 7

5.3.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ............................................................................. 8

5.4. SUBPROCESO: MEJORAMIENTO DE SERVICIOS ....................................................................... 8

5.4.1. FICHA DEL SUBPROCESO ..................................................................................................... 8

5.4.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ............................................................................. 9

5.5. SUBPROCESO: GESTIÓN DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ............................................. 10

5.5.1. FICHA DEL SUBPROCESO ................................................................................................... 10

5.5.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ........................................................................... 11

5.6. SUBPROCESO: IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS ................................................................. 12

5.6.1. FICHA DEL SUBPROCESO ................................................................................................... 12

5.6.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ........................................................................... 13

6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO ......................................................................................... 13

7. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A GRADUADOS ........................... 14

8. ANEXOS ............................................................................................................................................. 14

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MANUAL DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 1.0 Página 3 de 14

PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso:

Procesos y Calidad de la Gestión institucional

Código del Proceso: PAEI-PDI-PCGI

Descripción:

PROPÓSITO:

❖ Analizar, mejorar y documentar los procesos y servicios de la

Universidad de Guayaquil, con la finalidad de estandarizarlos y alcanzar

la calidad institucional mediante el mejoramiento continuo de los

mismos.

DISPARADOR:

❖ Detección de necesidad de mejoramiento

❖ Requerimiento de usuarios

ENTRADAS:

❖ Información de los procesos y servicios

SUBPROCESOS:

1. Levantamiento de Procesos

2. Levantamiento de Servicios

3. Mejoramiento de Procesos

4. Mejoramiento de Servicios

5. Gestión de Automatización de procesos

6. Implementación de procesos

Productos/Servicios del Proceso:

❖ Catálogo de procesos institucionales actualizado

❖ Indicadores de procesos y servicios institucionales

❖ Diagramas de flujos AS-IS y TO-BE de los procesos y servicios

❖ Procesos y servicios evaluados y mejorados

❖ Manuales de procesos y procedimientos

❖ Carta de servicios

❖ Portafolio de servicios

❖ Procesos y servicios automatizados

Tipo de Proceso: ❖ Adjetivo

Responsable del Proceso:

❖ Dirección de Planificación de Desarrollo Institucional

Tipo de cliente: ❖ Interno

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MANUAL DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 1.0 Página 4 de 14

Marco Legal:

❖ Estatuto Orgánico de la Universidad de Guayaquil

❖ Reglamento orgánico de gestión por procesos de la Universidad de

Guayaquil

❖ Reglamento de Régimen Académico

❖ Norma Interna de Gestión de Calidad de Servicio

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Procesos y Calidad de la Gestión Institucional requiere considerar los siguientes puntos

dentro de su proceso:

✓ El proceso deberá cumplir con la metodología establecida por el organismo rector en el

ámbito de procesos para las instituciones públicas

✓ Toda actualización requerida de este manual o a los formatos del mismo, deberán ser

solicitados por el jefe de Procesos y Calidad de la Gestión Institucional y aprobados por el

Director de Planificación de Desarrollo Institucional para su posterior aprobación del

Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional.

✓ Toda actividad que se trabaje o se valide con el usuario dueño del proceso, deberá ser

documentada a través de un acta de reunión la misma que debe ser firmada por los

participantes de dicha actividad

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Término Definición

Proceso Es un conjunto de actividades que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados.

Servicio

Son un conjunto de acciones las cuales son realizadas para servir a alguien, algo o alguna causa. Los servicios son funciones ejercidas por las personas hacia otras personas con la finalidad de que estas cumplan con la satisfacción de recibirlos

DDF Documento de definiciones funcionales. Es el documento donde se especifica en detalle las características de las opciones del aplicativo que se requiere desarrollar.

Procesos comatosos

Son los procesos de importancia alta o vital con desempeño bajo o muy bajo determinados de acuerdo a los lineamientos de la metodología gobierno por resultados.

Disparador Evento o condición que causa el inicio o activación del proceso. Responde a la pregunta ¿Qué activa el proceso?

As Is Situación actual del proceso

To Be Situación mejorada del proceso

SI Sistemas de Información

4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Procesos y Calidad de la Gestión

Institucional:

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Versión: 1.0 Página 5 de 14

Planificación de Desarrollo Institucional

Inte

rrel

acón

de

proc

esos

Jefatura de Procesos y calidad de la Gestión institucional

Levantamiento de procesos

Gestión de Automatización

Implementación de procesos y servicios

Mejoramiento de Procesos

¿Se requiere desarrollo

tecnológico?

No

Si

Levantamiento de Servicios

Mejoramiento Servicios

Flujo de Procesos As Is

Documento de Implementación

de procesos y Servicios Manual de

procesos

Carta de Servicios Flujo de Servicios As Is

Documento de Paso a Producción

Detección de necesidades de

mejora

Detección de necesidades de

mejora

Flujos de procesos As Is

Flujos de Servicios As Is

* Carta de Servicios * Manual de procesos

* Carta de Servicios * Manual de procesos

5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS

5.1. SUBPROCESO: LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

5.1.1. FICHA DEL SUBPROCESO

Subproceso: Levantamiento de Procesos

Código del Subproceso: PAEI-PDI-PCGI-001

Descripción: PROPÓSITO: ❖ Analizar los procesos institucionales, con la finalidad de identificar

los problemas que presentan y sus posibles soluciones.

DISPARADOR: ❖ Fecha de Cumplimiento ❖ Recepción de Requerimientos de Usuarios

ENTRADAS: ❖ Información de los procesos y servicios a analizar.

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Identificar y clasificar procesos ❖ Levantar información ❖ Elaborar flujo del proceso As – Is ❖ Validación con el usuario ❖ Actualización de catálogo de procesos

Productos/Servicios del Subproceso:

❖ Catálogo de procesos institucional actualizado ❖ Diagramas de flujos de procesos As-Is

Responsable del Subproceso:

❖ Jefe de Procesos y Calidad de la Gestión Institucional

Tipo de cliente: Interno

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Versión: 1.0 Página 6 de 14

5.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Planificación de Desarrollo Institucional

An

alis

ta d

e P

roce

sos

y C

alid

ad d

e la

G

esti

ón

Inst

ituc

ion

al

Jefe

de

Pro

ceso

s y

Cal

idad

de

la

Ge

stió

n

Inst

itu

cio

nal

Levantamiento de procesos

Identificar y clasificar procesos

Levantar información del

proceso

Elaborar flujos de procesos As-Is

Validar diagrama con usuario dueño

del proceso

Llenar matriz de características de

procesos

Revisar requerimiento o

cronogramaAsignar recurso

Elaborar acta de validación de

proceso

Realizar ajustes con observaciones

levantados

* Fecha de Cumplimiento* Requerimiento de usuario

¿Requiere ajustes al diagrama elaborado?

NO

SI

Actualizar catalogo de procesos

Ficha de Identificación

Proceso

Matriz de Características de

Procesos

Catálogo de Procesos

5.2. SUBPROCESO: LEVANTAMIENTO DE SERVICIOS

5.2.1. FICHA DEL SUBPROCESO

Subproceso: Levantamiento de Servicios

Código del Subproceso: PAEI-PDI-PCGI-002

Descripción: PROPÓSITO: ❖ Analizar los servicios institucionales, con la finalidad de identificar

los problemas que presenta el usuario externo, y sus posibles soluciones.

DISPARADOR: ❖ Detección de necesidad ❖ Requerimiento de la máxima autoridad

ENTRADAS: ❖ Información del servicio a analizar.

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Realizar Taxonomía de Servicios ❖ Establecer portafolio de servicios ❖ Priorizar servicios ❖ Realizar levantamiento de información ❖ Validar con el usuario dueño del proceso

Productos/Servicios del Subproceso:

❖ Portafolio de servicios actualizado ❖ Diagramas de Flujo de Servicios As – Is

Responsable del Subproceso:

❖ Jefe de Procesos y Calidad de la Gestión Institucional

Tipo de cliente: Interno

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MANUAL DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 1.0 Página 7 de 14

5.2.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Planificación de Desarrollo Institucional

An

alis

ta d

e Pr

oce

sos

y C

alid

ad d

e la

G

esti

ón

In

stit

uci

on

al

Jefe

de

Pro

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s y

Cal

idad

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Com

ité

de

Ges

tión

de

la C

alid

ad d

e Se

rvic

io y

D

esar

roll

o in

stit

uci

on

al

Levantamiento de servicios

Realizar taxonomía de servicios

Elaborar el portafolio de

servicios y remitir al Comité de calidad

para su aprobación

Priorizar servicios identificados y

remitir al Comité de Calidad para su

aprobación

Llenar Ficha de Servicios

Establecer cronograma de

trabajo Asignar recurso

* Fecha de Cumplimiento

¿Aprueba?

Modificar observaciones

levantadas

SI

Validar información con el dueño del

servicio

Firmar actas de validación en

conjunto con el dueño de servicio

No

Realizar levantamiento de

Información

Elaborar flujo de servicios de la

situación actual

¿Aprueba?

NoSi

¿Aprueba?

No

Si

Matriz de Priorizaión

Ficha de Servicios

Acta de Validación de

Servicios

Portafolio de Servicios

Matriz de Levantamiento

de Servicio

5.3. SUBPROCESO: MEJORAMIENTO DE PROCESOS

5.3.1. FICHA DEL SUBPROCESO

Subproceso: Mejoramiento de procesos

Código del Subproceso:

PAEI-PDI-PCGI-003

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Documentar los procesos de la institución, para asegurar su correcta

ejecución y su evaluación mediante los indicadores de gestión.

DISPARADOR: ❖ Flujo de procesos As-Is validado

ENTRADAS:

❖ Flujo de procesos As-Is validado

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Identificar oportunidades de mejora ❖ Elaborar flujo de procesos To-Be ❖ Elaborar el manual de Procesos ❖ Aprobar el manual

Productos/Servicios del Subproceso:

❖ Manual de procesos

❖ Flujo de procesos To-Be

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MANUAL DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 1.0 Página 8 de 14

Responsable del Subproceso:

❖ Jefe de Procesos y Calidad de la Gestión Institucional

Tipo de cliente: Interno

5.3.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Planificación de Desarrollo Institucional

An

alis

ta d

e p

roce

sos

y ca

lidad

de

Ges

tión

in

stit

ucio

nal

Jefe

de

Pro

ceso

s y

Cal

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Due

ño

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al

Com

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Ges

tión

de

la C

alid

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e Se

rvic

io y

D

esar

rollo

in

stit

ucio

nal

Mejoramiento de procesos

Identificar indicadores del

proceso, su línea base y método de

recolección de información

¿Propuesta requiere modificaciones?

Analizar procesos e identificar

oportunidades de mejora

Validar propuesta con dueño del

procesoElaborar diagrama de flujo Mejorado

Elaborar manual de procesos to be

Validar el manual de procesos

Modificar diagramas de flujo to be

SiNo

¿Necesita modificaciones ?

Remitir manual con observaciones

levantadas

Revisar manual y solicitar revisión del

usuario

No

Si

Revisar el manual de procesos en

reunión convocada (con el área de

Procesos)

Enviar mediante memorando

convocatoria a reunión para

revisión

Realizar correcciones necesarias al

manual de procesos

Convocar a reunión para firma de

manual

Firmar el manual de proceso en conjunto

con el dueño del proceso

Flujo de proceso As-Is validado

Solicitar aprobación del Manual de

Proceso al Comité

Aprobar manual de proceso

Matriz de 5 Porque

Manual de Procesos

Matriz de Identificación

de Indicadores

5.4. SUBPROCESO: MEJORAMIENTO DE SERVICIOS

5.4.1. FICHA DEL SUBPROCESO

Subproceso: Mejoramiento de Servicios

Código del Subproceso:

PAEI-PDI-PCGI-004

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Mejorar los servicios institucionales, para asegurar su correcta ejecución

y su evaluación mediante los indicadores de gestión.

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MANUAL DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 1.0 Página 9 de 14

DISPARADOR: ❖ Flujo de servicios As-Is validado

ENTRADAS:

❖ Flujo de servicios As-Is

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Realizar diagnóstico por componentes ❖ Elaborar encuesta de satisfacción de servicio ❖ Elaborar flujo de servicios To-Be ❖ Elaborar proyecto de mejora ❖ Realizar seguimiento a la ejecución del proyecto ❖ Elaborar Carta de Servicio

Productos/Servicios del Subproceso:

❖ Carta de servicios

❖ Flujo de servicios To-Be

Responsable del Subproceso:

❖ Jefe de Procesos y Calidad de la Gestión Institucional

Tipo de cliente: Interno

5.4.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO Planificación de Desarrollo Institucional

An

alis

ta d

e P

roce

sos

y C

alid

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de

la G

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In

stit

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al

Jefe

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D

esa

rro

llo

in

stit

uci

on

al

Du

o d

el S

erv

icio

Mejoramiento de Servicios

Aplicar encuesta a usuarios internos y

externos

Elaborar encuesta de satisfacción de

servicio

Flujo de servicios Actual

Realizar el diagnoóstico por

componentes

¿Aprueba la propuesta?

Establecer acciones de mejora del

servicio

Elaborar flujo de procesos To Be

Validar propuestas de mejora con el

dueño del servicio

Modificar observaciones

levantadas

No

Elaborar proyecto de mejora

Si

Solicitar aprobación del proyecto

Firmar y enviar requerimiento al

Comité de Calidad

Revisar y aprobar carta de servicio

Verificar cumplimiento de los objetivos al finalizar

el proyecto

¿Cumple los objetivos del proyecto?

Remitir observaciones

levantadas

No

Elaborar carta de servicios

SI

Revisar y aprobar proyecto

Ejecutar el proyecto de mejora

Realizar seguimiento a la ejecución del

proyecto

Solicitar aprobación de la carta de

servicio

Firmar y enviar requerimiento a

Comité de Calidad

Ejecutar las observaciones

levantadas

* Matriz de Requisitos * Matriz de Diagnóstico

por componentes

Encuesta de satisfacción de

servicio

* Matriz de selección de Proyecto de

Mejora * Proyecto de Mejora

Carta de Servicio

Formato de Análisis de Causa - Efecto

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 1.0 Página 10 de 14

5.5. SUBPROCESO: GESTIÓN DE AUTOMATIZACIÓN

5.5.1. FICHA DEL SUBPROCESO

Subproceso: Gestión de automatización

Código del Subproceso: PAEI-PDI-PCGI-005

Descripción: PROPÓSITO:

❖ Mejorar procesos y servicios institucionales a través de la

automatización de los mismos.

DISPARADOR:

❖ Cumplimiento de fecha planificada

❖ Recepción de requerimiento de usuario

ENTRADAS:

❖ Manual de procesos

❖ Carta de servicio

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

❖ Identificar oportunidades de mejora

❖ Elaborar documento de definiciones funcionales

❖ Elaborar y aplicar el check list de pruebas

❖ Realizar pruebas de usuario

❖ Elaborar informe de paso a producción

Productos/Servicios del Subproceso:

❖ Documento de paso a producción

Responsable del Subproceso:

❖ Jefe de Procesos y Calidad de la Gestión Institucional

Tipo de cliente: Interno

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE

LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 1.0 Página 11 de 14

5.5.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Planificación de Desarrollo Institucional

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e

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nif

ica

ció

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e

De

sarr

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Ge

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n

Te

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Info

rma

ció

n

Gestión de Automatización

Realiza

correcciones

necesarias

Asignar analista

responsable

Elaborar

Documento de

Definiciones

funcionales

¿DDF requiere

correcciones?

Firmar DDF y

obtener firmas de

usuarios

responsables

Firmar y enviar DDF

a la Dirección de

Planificación

No

SiAnalizar proceso e

identificar

oportunidades de

mejora

- Recepción de

requerimiento

Sumillar

requerimiento

Revisar el

requerimiento

¿Tiene manual

de procesos?

Realizar

levantamiento de

información

No

SI

Realizar

mejoramiento de

procesos

Revisar DDF junto a la

unidad solicitante y la

jefatura de Análisis,

Desarrollo e

implementación de

Sistemas

- Necesidad

identificada

Desarrollar el

aplicativo

A

Firmar y enviar DDF

a la Dirección de

Gestión Tecnológica

de la Información

Documento de

Definiciones Funcionales

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 1.0 Página 12 de 14

Planificación de Desarrollo Institucional

An

alis

ta d

e p

roce

sos

y ca

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de

Ges

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inst

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al

Dir

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D

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rollo

In

stit

ucio

nal

Gestión de Automatización

Elaborar check list de pruebas

Realizar pruebas de acuerdo al check list

¿Requiere cambios?

Documentar casos y solicitar cambios

Realizar pruebas con usuario dueño

del proceso

¿Requiere correcciones?

Realizar correcciones

Elaborar informe de paso a producción

Solicitar creación de roles y usuarios de

prueba

Creación o eliminación de

accesos a SI

Si

No

No

Si

Modificar el desarrollo en base a

las observaciones recibidas

Solicitar cambios

A

Revisar, firmar informe y enviar a la

Dirección de Planificación de

Desarrollo Institucional

Firmar documento autorizando paso a

producción y remitir a la Dirección de

Gestión Tecnológica de la Información

Firmar Informe de paso a producción y obtener firmas de

usuarios responsables

Check list de Pruebas Informe de

Paso a producción

5.6. SUBPROCESO: IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS Y SERVICIOS

5.6.1. FICHA DEL SUBPROCESO

Subproceso: Implementación de Procesos y Servicios

Código del Subproceso: PAEI-PDI-PCGI-004

Descripción: PROPÓSITO: ❖ Iniciar la ejecución del proceso tomando en cuenta las mejoras

realizadas.

DISPARADOR: ❖ Manual de proceso mejorado

ENTRADAS:

❖ Manual de procesos

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 1.0 Página 13 de 14

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Definir estrategia de implementación ❖ Realizar socialización ❖ Calcular indicadores ❖ Elaborar informe de implementación

Productos/Servicios del Subproceso:

❖ Procesos y Servicios Implementados

Responsable del Subproceso:

❖ Jefe de Procesos y Calidad de la Gestión Institucional

Tipo de cliente: Interno

5.6.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Planificación de Desarrollo Institucional

An

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de

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Máx

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pr

oces

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Áre

a du

eña

del p

roce

so

Implementación de procesos o servicios

Definir estrategia de implementación

Establecer cronograma de

socialización

Realizar socialización del

proceso mejorado

Dar inicio al periodo de prueba (con

plazo establecido)

Realizar actividades del programa de implementació

Firmar y Remitir a la Jefatura de Procesos

Elaborar acta de registro de

implementació

Manual de Procesos

Realizar seguimiento a la implementación

Matriz de Identificación de Indicadores

¿Detectaron problemas?

Identificar los problemas y

establecer acciones correctivas

Si

No

* Matriz de problemas y

Mejoras * Matriz de

Acciones de mejora

Ejecutar las acciones de mejora

propuestas

¿Se cumple la meta

planteada?

Elaborar informe de Implementación

satisfactoria Acta de registro

Si

Informe de Implementación

Monitorear los indicadores del

proceso o servicio

Acta de Registro

Elaborar proyecto de mejora

No

Ejecutar proyecto de mejora

Proyecto de Mejora

Matriz de viabilidad de alternativas

6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Procesos y Calidad de la Gestión

Institucional son los siguientes:

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de

Medida Responsable de

Medición Fuente de la

Medición Frecuencia

de Medición

1 % de manuales de procesos elaborados

(# de manuales de procesos elaborados / # de manuales de procesos planificados)*100%

Porcentaje

Jefe de Procesos Y Calidad de la

Gestión Institucional

Manuales de procesos

Trimestral

2 % de cartas de servicios elaboradas

(# de cartas de servicios elaboradas / # de carta de servicios planificadas) *100%

Porcentaje

Jefe de Procesos Y Calidad de la

Gestión Institucional

Carta de Servicios

Trimestral

3

Porcentaje de procesos automatizados e implementados

(# de automatizaciones ejecutadas / # de automatizaciones planificadas) *100%

Porcentaje

Jefe de Procesos Y Calidad de la

Gestión Institucional

Documento

de

definiciones

funcionales

Trimestral

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 1.0 Página 14 de 14

7. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA

GESTIÓN INSTITUCIONAL El proceso de Procesos y Calidad de la Gestión Institucional requiere considerar los siguientes procedimientos

dentro de su proceso:

❖ Procedimiento de Levantamiento de Procesos ❖ Procedimiento de Levantamiento de Servicios ❖ Procedimiento de Mejoramiento de Procesos ❖ Procedimiento de Mejoramiento de Servicios ❖ Procedimiento de Gestión de Automatización ❖ Procedimiento de Mejoramiento de Procesos ❖ Procedimiento de Implementación de Procesos y Servicios

8. ANEXOS ❖ Procedimiento de Levantamiento de Procesos ❖ Procedimiento de Levantamiento de Servicios ❖ Procedimiento de Mejoramiento de Procesos ❖ Procedimiento de Mejoramiento de Servicios ❖ Procedimiento de Gestión de Automatización ❖ Procedimiento de Mejoramiento de Procesos ❖ Procedimiento de Implementación de Procesos y Servicios ❖ Ficha de Identificación de procesos ❖ Matriz de Características de Procesos ❖ Matriz de 5 Porque ❖ Matriz de Identificación de Indicadores ❖ Matriz de problemas y mejoras ❖ Matriz de Acciones de Mejora de Procesos ❖ Matriz de levantamiento de Servicios ❖ Ficha de Servicios ❖ Matriz de Priorización de Servicios ❖ Matriz de Análisis de Requisitos ❖ Matriz de Diagnósticos por Componentes ❖ Formato para Análisis Causa Efecto ❖ Matriz de Selección de proyectos de Mejora ❖ Matriz de viabilidad de alternativas ❖ Carta de servicios

CERTIFICACIÓN:

El Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional, conoció y aprobó el Manual

de Procesos de Procesos y Calidad de Gestión de Planificación e Inversión mediante Resolución No.

CGPEA-CGCSDI-2017-002-M, en sesión del 19 de Diciembre del 2017. El mismo que será

implementado a partir de Enero del 2018.-

Ing. Reinaldo Ramírez Camba

Responsable de la Gestión de la Calidad Psic. María Quinde Reyes

Delegada del Rector