manual de usuario proveedor de grupo romero en pre registro de comprobante de pago

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MANUAL DE USUARIO

MODULO PRE REGISTRO DE COMPROBANTE DE

PAGO PARA PROVEEDORES DE

GRUPO ROMERO

VERSION: 02

EBIZ LATIN AMERICA – Gerencia de Planning & Marketing Página:2 de 14

MANUAL DE USUARIO - MODULO PRE REGISTRO DE COMPROBANTE DE PAGO NOMBRE DE ARCHIVO: Manual de Usuario Proveedor en Pre Registro de Facturas_GR.doc

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INDICE

INDICE......................................................................................................................................................... 2

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 3

INGRESO AL MÓDULO DE PRE REGISTRO DE COMPROBANTE DE PAGO ...................................................... 4

TIPO DE DOCUMENTO: “FACTURA” ............................................................................................................ 6

TIPO DE DOCUMENTO: “RECIBO POR HONORARIOS” ............................................................................... 11

DOCUMENTACIÓN .................................................................................................................................... 14



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Introducción

El Módulo de Pre-Registro de Comprobante de Pago le permitirá dar a conocer a sus clientes de manera anticipada la información de sus facturas; agilizando la transmisión de información, optimizando (en tiempo y recursos) el proceso de facturación y cobranza gracias a la integración de sus documentos. Esta información se actualizará directamente en el ERP de su cliente, y será validada previamente, mediante la información publicada: confirmación de mercadería ingresada (guías electrónicas), y aceptación de servicios. Cabe indicar que solo se podrá registrar los tipos de comprobante: Factura y Recibo por honorarios. Para ser partícipe de los beneficios de este módulo siga los siguientes pasos:

Paso 1: Ingresar a la página: www.ebizlatin.com o www.b2mining.com

Paso 2:

Ingrese su Usuario y Contraseña y de clic en el botón Ingresar (1).

En caso de no contar con un usuario asignado, puede solicitarlo a

[email protected] o comunicarse al 518-3360 - Opción 1 o anexos: 365, 366, 367, 370 y 408. Nextel: 410*0137 y RPM: *617659

1 Puede ingresar con el mismo usuario y password asignado para ingresar a www.ebizlatin.com o

www.b2mining.com

Ingresar usuario

y password

Clic en botón ingresar

http://www.ebizlatin.com/

http://www.b2mining.com/

mailto:[email protected]

http://www.ebizlatin.com/

http://www.b2mining.com/



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Ingreso al Módulo de Pre Registro de Comprobante de Pago

Paso 1:

Después de ingresar, deberá seleccionar en el menú ubicado en el margen izquierdo de su pantalla la pestaña “Comprobante Pago”

Se desplegará un menú donde podrá visualizar diferentes opciones. Usted deberá desplegar la pestaña que indica “Registrar Comprobante Pago”

Paso 2: Se desplegará un popup donde colocará en el campo “Nombre de la Compañía” la razón social (o parte de ella) del cliente al cual desea facturarle. O puede colocar el RUC en el campo “Código de Identificación Tributaria. A continuación darle clic en buscar. Ej.: Colocamos Ransa Comercial, escoger la sociedad del Grupo a la cual se desea facturar.



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Las opciones de pre registro de facturas, depende de la política de cada cliente. 2 Para el caso del Grupo Romero, muestra dos opciones:

1. Guía de Materiales Aceptados: Para los ingresos de materiales. 2. Aceptación de Servicios: Para los ingresos de Servicios.

Paso 3:

Complete la información adicional, Fecha de emisión (de su factura física) y Moneda3; si hubiesen descuentos o impuestos adicionales al IGV4 pueden ser incluidos en los capos “Total Descuento” e “Impuesto 2 o 3” respectivamente.

2 Para consultar las políticas de sus clientes, puede enviar un mail a [email protected]

3 Tenga presente que al momento de seleccionar los ítems de las referencias (órdenes de compra,

ingresos de mercadería, aceptación de servicios), solo seleccionará los que tengan la misma moneda. Ej.: Una orden de compra en dólares no puede ser facturada en soles. 4 El IGV (19%) es calculado de manera automática en el campo “Impuesto 1”

mailto:[email protected]



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Paso 4: Recuerda que las opciones, varian segun el tipo de documento:

1. Si escogió la opción Guía de Materiales Aceptados (Para los ingresos de materiales). Solo podrá registrar el tipo de documento: “factura”

2. Si escogió la opción Aceptación de Servicios (Para los ingresos de Servicios). Podrá registrar los tipos de documento: “factura” y “Recibo por honorario”.

Tipo de documento: “Factura”

Paso 5: Si se escoge el tipo de documento: “Factura”, el tipo de impuesto mostrara los siguientes indicadores:

Compras Gravadas 18%

Compras no Gravadas



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Dependiendo de la opción, se desplegará un menú donde asociara la guía, para el caso de materiales saldrá Añadir de guía.

Si su selección fue “Aceptación de Servicio”, los documentos se mostrarán cuando precione el siguiente botón:

Nota: Para el caso de aceptación de Servicio, el contacto en Grupo Romero, debe brindarle el numero de la entrada de Servicio, este numero comienza con: 10000XXXXX (10 digitos). Si no cuenta con está información, comunicarse con su contacto.

Paso 6: Según sea el caso, le mostrará un popup para hacer la búsqueda de sus documentos: En caso de Guías de Materiales Aceptados, los criterios de búsqueda serán: Nro. De Guía, Nro. De Orden de Compra., Rango de Fechas de emisión y el estado. Luego de seleccionar la guia, dar clic al botón Añadir a Factura.



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Para la Aceptación de Servicos, los criterios de búsqueda serán similares al anterior: Nro. De Orden de Compra, Nro de Aceptación de Servicio y Rango de fecha de emisión. Recuerden que deben contar con la entrada de actividad, brindada por su contacto en copeinca. Luego de seleccionar la conformidad, dar clic al botón Añadir a Factura.

Paso 7: Después de verificar que la información corresponde a la registrada en la factura física, cuenta con 3 botones en la parte inferior para Guardar o Guardar y Enviar el documento y Regresar.

Botón Descripción

Guarda la factura, pero no es enviada al cliente

Guarda y envía la factura al cliente.

Permite regresar a la página anterior del portal



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Paso 8: Luego de seleccionar las guías ó aceptación de servicio, el formato de las facturas mostrara tres columnas: No. Guías, Nro. Doc. Material y No. Orden de Compra. Debe apuntar el Nro. Doc. Material, para colocarlo en la factura impresa. Solo en este paso se muestra esta información.

Al seleccionar “Guardar y Enviar” se envía la información a la empresa Cliente, además de realizar una última validación del monto total de la factura.



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Paso 9: El sistema le exigirá IMPRIMIR LA FACTURA ELECTRÓNICA para ser adjuntada a la factura física, esto por ser un procedimiento interno de cada cliente, para facilitar el registro del documento.



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Se escoge la opción Imprimir:

Tipo de documento: “Recibo por honorarios”

Paso 10: Si se escoge el tipo de documento: “Recibo por honorarios”, el tipo de impuesto mostrara los siguientes indicadores:

Exonerado impuesto a la renta

Retencion 10% impuesto a la renta



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Los documentos se mostrarán cuando precione el siguiente botón: “Añadir de Aceptacion de Servicios”

Para la Recibo por honorarios, los criterios de búsqueda serán similares a los de facturas: Nro. De Orden de Compra, Nro de Aceptación de Servicio y Rango de fecha de emisión. Recuerden que deben contar con la entrada de actividad, brindada por su contacto en copeinca. Luego de seleccionar la conformidad, dar clic al botón Añadir a Factura.

Luego la aceptación de servicio, el formato de las Recibo por honorarios mostrara tres columnas: No. Guías, Nro. Doc. Material y No. Orden de Compra. Debe apuntar el Nro. Doc. Material, para colocarlo en la factura impresa. Solo en este paso se muestra esta información.



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Al seleccionar “Guardar y Enviar” se envía la información a la empresa Cliente, además de realizar una última validación del monto total de la factura.

El sistema le exigirá IMPRIMIR LA FACTURA ELECTRÓNICA para ser adjuntada a la factura física, esto por ser un procedimiento interno de cada cliente, para facilitar el registro del documento.



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Documentación

NOTA:

Presentación de la Documentación a Recepción del Comprobante de Pago en las instalaciones del Cliente: De acuerdo al procedimiento establecido por la empresa cliente, la empresa proveedora procederá a presentar la siguiente Documentación requerida:

Copia de Orden de Compra

Factura Original y Copia Sunat

Impresión del Pre Registro de Comprobante de Pago. (Según política de la empresa cliente).

Se debe apuntar en la documento pre registrado el Nro. Doc. Material (Indicado en el Paso: 6)

Observación:

Si se cometió un error en el pre registro de factura, ejemplo: se colocó una factura diferente, se asoció otra guía o aceptación de servicio. El sistema por seguridad no permitirá realizar modificación o anulación de la factura, se debe colocar un mensaje en el hoja de impresión de lo pre registrado, indicando el motivo del error.

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