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Manual de usuario - 1 - www.gestionahosteleria.com

Gestiona Hostelería

Manual de usuario

Versión Free y Pro



1. Pantalla de venta Al entrar en la pantalla de venta, si tiene activado Cierre / Apertura de día, la primera información que se le solicita es la fecha de trabajo. Todas las operaciones que se realicen, tendrán como fecha la seleccionada.

Seleccione la fecha de trabajo y haga clic en Abrir día. Para acceder a la pantalla de venta, haga clic en Continuar.

Cada vez que entre a la pantalla de venta se le va a solicitar la fecha de trabajo, dándole la opción de Cerrar día. Si desea continuar en la misma fecha de trabajo, pulse en Continuar, pero si por lo contrario, desea cambiar el día de trabajo, haga clic en Cerrar día para poder Abrir uno nuevo. Si no tiene activado Cierre / Apertura de día, la fecha de trabajo será la misma que la del sistema operativo.



La pantalla de venta se divide en 6 zonas:

• Comanda • Teclado numérico • Botonera de opciones • Departamentos • Artículos • Paneles de información

1.1 Comanda La comanda alberga todos los productos solicitados por el cliente.

Para realizar operaciones sobre una línea, haga clic sobre ella. Si desea realizar una operación sobre toda la comanda, pulse sobre una zona vacía. Si la comanda alberga muchos productos y no ve algunos, haga clic en una zona vacía.



Pulse sobre la zona marcada con el circulo rojo para expandir la comanda.

Vuelva a pulsar en la zona marcada con un circulo rojo para contraer la comanda. 1.2 Teclado numérico

Mediante el teclado numérico podrá realizar todas las operaciones que necesiten la introducción de datos de tipo numérico.



• Realizar descuentos por línea o total • Acceder a mesas • Imprimir documentos • Realizar devoluciones • Cobro de documentos en deuda • Asignar unidades y precios

1.2.1 Realizar descuentos por línea o total Realizar descuento por línea Seleccione la línea sobre la que quiere realizar el descuento, seleccione el porcentaje a descontar, pulse en % y a continuación pulse en Dto. Realizar descuento sobre el total de la comanda Pulse sobre una zona de la comanda que no contenga artículos, seleccione el porcentaje a descontar, pulse en % y a continuación pulse en Dto. Realizar descuento de un importe fijo. Ejemplo 10,00 € Marque 10 en el teclado numérico y pulse en Dto. 1.2.2 Acceder a mesas

Si desea acceder a la comanda de una mesa de forma no grafica, seleccione el número de mesa y pulse sobre el botón Mesa de la botonera de opciones. 1.2.3 Imprimir documentos

Seleccione el tipo de documento utilizando el botón Doc. de la botonera de opciones. Teclee el número del documento, si el documento es del año en curso, puede introducir solo el número identificativo. Ejemplo: 13000173 marcaríamos 173. Una vez seleccionado el documento y el número, pulse en Imprimir doc. de la botonera de opciones. 1.2.4 Realizar devoluciones Si necesita realizar la devolución total o parcial de un documento, seleccione el tipo de documento utilizando el botón Doc. de la botonera de opciones. Teclee el número del documento y pulse sobre el botón Cobro / Devol. y a continuación clic en Devol. Doc.



La ventana se divide en 3 paneles, contenido del ticket, productos a devolver y formas de pago Cada vez que pulsa sobre una de las líneas de contenido, se resta una unidad y se agrega al panel inferior. Si pulsamos sobre las líneas del panel inferior se eliminan de productos a devolver y se agregan en el panel de contenido. Si desea realizar la devolución del documento entero, deje el panel inferior vacío, solo pulse en Aceptar y se realizará de la devolución de todo el documento. 1.2.5 Cobro de documentos en deuda

Si tiene algún documento en deuda y el cliente quiere abonarlo, seleccione el tipo de documento mediante el botón Doc. de la botonera de opciones, a continuación inserte el número de documento y pulse sobre el botón Cobro / Devol. – Cobro Deuda.

En la parte superior de la pantalla, se muestra el tipo de documento y el número del mismo. Si el documento no tuviera deuda se lo advertiría y no le daría acceso a esta ventana. Utilice el teclado número para indicar el importe que le abonan y pulse en Aceptar. Por defecto la forma de pago es EFECTIVO. 1.2.6 Entrada / Salida de efectivo Para que las entradas y salidas de efectivo que se realicen de la caja, se queden reflejadas, debe de dar de alta estos movimientos. Introduzca la cantidad con el teclado numérico, y a continuación pulse en Entrada o Salida dependiendo de la operación que vaya a realizar. Este movimiento quedará reflejado en la caja del día para el cuadre de la misma. 1.2.7 Asignar unidades y precios

Puede modificar las unidades y el precio mientras esta realizando la introducción de productos en la comanda. Por defecto en configuración esta activado la siguiente forma de trabajar: Para insertar unidades. Ejemplo: 2 unidades de Agua Seleccione las unidades mediante el teclado numérico y pulse sobre el artículo Agua.



Para insertar unidades y precio. Ejemplo: 2 unidades de Agua a 1.75 € Seleccione las unidades mediante el teclado numérico, pulse X, marque en el teclado numérico 1.75 y pulse sobre el artículo Agua. 2 x 1.75 Agua Si solo quiere modificar el precio, marque como unidad 1. Si en configuración esta activado "Si se introduce valor numérico + productos (sin pulsar x) que modifique precio, la operativa cambia. Para insertar unidades debe de marcar las unidades, x y el producto. Sin embargo si desea cambiar el precio, introduzca el precio con el teclado numérico y a continuación pulse sobre el producto.

1.3 Botonera de opciones La botonera de opciones, pone a su disposición todas las herramientas con las que puede operar las distintas opciones de Gestiona Hostelería y en relación a la venta.

1.3.1 Venta Desde Venta podemos cobrar la comanda o imprimir un comprobante de venta.

Por defecto la forma de pago es EFECTIVO y el importe de abono el mismo que el total del documento. Si le van a abonar el importe completo, seleccione Aceptar sin imprimir o Aceptar imprimir para finalizar la venta. La diferencia entre uno y otro, es que uno imprime el documento y el otro no.



Si le van a abonar un importe distinto al del total del documento, seleccione con el teclado numérico el importe que le entregan, si el importe es inferior al total del documento, el documento quedara en deuda. Si el importe es superior al total del documento, le indicará el cambio que debe de entregar al cliente. Para entregar un comprobante antes de realizar la venta, pulse en Imprimir comprob., a continuación pulse en Salir. 1.3.2 Cajón

Si ha configurado con anterioridad el cajón portamonedas en Configuración – Impresoras, puede usar este botón para abrir el mismo. Véase como configurarlo en el manual de instalación. 1.3.3 Doc. Desde Doc. Puede seleccionar el tipo de documento, Ticket, Ticket2 o Factura. El documento aquí seleccionado, es el documento que va ha crear al realizar la venta. Si seleccione Factura, automáticamente se le mostrará una ventana para que seleccione un cliente ya creado o para que dé de alta uno nuevo.

Antes de dar de alta un cliente, compruebe que no ha sido dado de alta antes. Utilice el cuadro de texto marcado con un circulo para realizar la búsqueda, con solo introducir una parte del nombre, se le mostrará todos los clientes que contenga las palabras introducidas. Si el cliente existe, selecciónele pulsando sobre el y a continuación pulsando en Aceptar. De no ser así, pulse en Nuevo.



Introduzca los datos solicitados y pulse en Guardar. Una vez guardado, realice las búsqueda, tal y como le hemos indicado anteriormente, pulse sobre el, y haga clic en Aceptar. Si no desea realizar un documento, si es solo para realizar una devolución, un cobro, etc.., no hace falta que seleccione cliente, en cuanto le salga la ventana de cliente pulse en Salir. 1.3.4 Borrar línea

Para borrar o eliminar una línea de la comanda, seleccione la línea a borrar pulsando sobre ella, y pulse en Borrar línea. 1.3.5 Borrar todo

Para borrar toda la comanda, pulse en el botón Borrar todo. 1.3.6 Imprimir doc.

Véase punto 1.2.3 de este manual. 1.3.7 Desc. Libre

Si tiene que introducir un producto en la comanda que previamente no le ha dado de alta, puede hacerlo mediante esta herramienta. Seleccione las unidades y el precio mediante el teclado numérico. Ejemplo: 2 X 3,00. A continuación pulse en Desc. Libre, introduzca la descripción del artículo, que es la misma que va ha aparecer, en la comanda de cocina, en el comprobante y en el documento. Pulse en Aceptar para introducirlo en la comanda.



Para realizar esta operación debe de tener el permiso necesario. 1.3.8 Obs.

Cuando hablamos de observaciones, nos referimos a comentarios que podemos introducir a los artículos de una comanda. Estos comentarios son recibidos en las impresoras auxiliares y serán tenidos en cuenta para su preparación. Para añadir observaciones a un artículo de la comanda, debe de seleccionar el artículo pulsando sobre el y a continuación pulse en Obs.

Esta ventana se divide en 2 zonas.

• Observaciones que ya tiene el artículo • Observaciones generales o las seleccionadas para el departamento

Para insertar observaciones al artículo, pulse sobre ellas en el panel de la derecha. En este panel se le mostrará las observaciones que anteriormente se han creado en Ficheros. Si en Ficheros – Departamentos hemos seleccionado observaciones particulares para el departamento, solo saldrán estas. Pero si no hemos seleccionado observaciones especificas para el departamento, saldrán todas las creadas en Ficheros – Observaciones. El insertar observaciones para un departamento, solo esta disponible en la versión Pro. Si la observación que quiere introducir no esta en el listado, pulse en el panel de la derecha sobre una zona donde no hay líneas.



Introduzca el texto y pulse en Aceptar. 1.3.9 Comb. Para poder combinar 2 artículos, antes debe de haber configurado la opción al dar de alta el artículo. Activar al dar de alta el artículo, la casilla Artículo combinable.

El campo Pvp al combinar, es el precio que se sumara con el del segundo producto al ser combinado. En el campo Proporción introducimos las unidades que se darán de baja al ser combinado.

Ejemplo: JB pondríamos si salen 10 copas 0,10. Y en la CocaCola 1 unidad.

Si activamos Asociar dpto., cuando combine el producto, se dirigirá al departamento asociado.

Proceso para combinar



Pulse sobre el botón Comb.

Pulse sobre el artículo, recuerde que para combinar un artículo este debe de tener marcada la opción de combinable.

Pulse el segundo producto, que también tiene que haber sido marcado como artículo combinable.



El Pvp es la suma del precio al combinar del primer producto + el precio al combinar del segundo productos. Estos precios se marcan al dar de alta el producto, al activar artículo combinable.

1.3.10 Salón Grafico (La versión Free admite el diseño de 1 salón)

Para diseñar el salón grafico, véase punto 6 del manual de instalación. Al pulsar en Salón Grafico, se le mostrará el diseño del salón que previamente ha realizado. Si dispone de varios salones, se le solicitará que seleccione el salón a mostrar.

Para seleccionar salón pulse sobre el.



Pulse sobre la mesa o el taburete de barra al que quiere acceder. 1.3.11 Otras Opcion.

Utilice este botón para acceder a más herramientas.

1.3.12 Barra

Pulse en Barra para cambiar de mesa a Barra. Desde esta opción no podemos acceder a taburetes de barra, por lo que no podríamos aparcar comandas. 1.3.13 Mesa. Véase punto 1.2.2 de este manual.

1.3.14 Opc. Mesa

Pulsando sobre este botón, tendremos acceso a herramientas para poder diferentes operaciones sobre la comanda.



• Trasp. Todo Para traspasar toda la comanda de una mesa a otra, acceda a la comanda a traspasar, seleccione con el teclado numérico el número de mesa de destino, y pulse en Trasp. Todo. • Trasp. Línea

Si necesita traspasar ciertos artículos a una mesa, acceda a la comanda a traspasar, seleccione con el teclado numérico el número de mesa de destino, y pulse en Trasp. línea.

Esta ventana se divide en 2 paneles. El panel superior muestra el contenido de la comanda, y el inferior los artículos a traspasar. Pulse sobre los artículos del panel superior para seleccionar los artículos a traspasar. Al pulsar, el artículo es insertado en el panel inferior, y resta una unidad del panel superior. Para eliminar un artículo del panel inferior, pulse sobre el. Una vez tenga seleccionado los artículos en el panel inferior, pulse en Aceptar para realizar el traspaso. • Separar

Esta herramienta se utiliza para realizar pagos parciales. Ejemplo: Un grupo de clientes ha estado consumiendo varios artículos, y uno de ellos quiere pagar lo que ha consumido.



Haga clic en Separar. Esta ventana se divide en 2 paneles. El panel superior muestra el contenido de la comanda, y el inferior los artículos a separar. Pulse sobre los artículos del panel superior para seleccionar los artículos a separar. Al pulsar, el artículo es insertado en el panel inferior, y resta una unidad del panel superior. Para eliminar un artículo del panel inferior, pulse sobre el. Una vez tenga seleccionado los artículos en el panel inferior, pulse en Aceptar. Los artículos separados se mostrarán en la mesa 9999. Pulse en Venta para finalizar la venta. Si en ese momento no realiza la venta, los artículos quedarán almacenados en dicha mesa. Para acceder a la mesa 9999, seleccione el número en el teclado numérico de la pantalla de venta, y pulse en el botón Mesa de la botonera de opciones.

• Salón

Podremos cambiar de salón, seleccionándolo de una lista que se le mostrará.



1.3.15 Cobro / Devol.

Véase punto 1.2.4 y 1.2.5 de este manual. 1.3.16 Nivel Platos

El Nivel Platos lo utilizamos para diferencia los primeros platos de los segundos. Para ello pulse sobre el botón para cambiar el nivel.

1.3.17 Reserv.

Gestiona Hostelería pone a su disposición esta herramienta para el control de reservas. Pulse en Reserv.



Esta pantalla se divide en 2, calendario y listado de reservas. En el calendario se marcan de forma automática los días que contienen reservas. Estos se marcarán con un círculo rojo. Si pulsamos sobre el, veremos las reservas del día seleccionado en el panel derecho.

Si pulsamos sobre la línea de reserva, tendremos la posibilidad de ver los datos de dicha reserva.

Haga clic en Ver.



Para dar de alta una reserva, seleccione el día en el calendario y pulse en Nuevo.

Rellene los datos que se le solicita, y pulse en Gurdar. 1.3.18 Prod. Roto

Si se le ha roto algún artículo, para darlo de baja en el almacén, introduzca el artículo en la comanda pulsando sobre el. Seleccione la línea en la comanda, y pulse sobre el botón Prod. Roto. El producto desaparecerá de la comanda, se dará de baja en el almacén y podrá consultarlo en los informes. 1.3.19 Cons. Propio

Si se ha consumido algún artículo, para darlo de baja en el almacén, introduzca el artículo en la comanda pulsando sobre el. Seleccione la línea en la comanda, y pulse sobre el botón Cons. Propio. El producto desaparecerá de la comanda, se dará de baja en el almacén y podrá consultarlo en los informes. 1.3.20 Invitación

Si desea realizar la invitación de un artículo de la comanda, seleccione el artículo pulsando sobre el, y pulse en Invitación.



1.3.21 Camar.

Para cambiar de camarero, pulse en Camar., se le mostrará un listado. Para realizar la selección, pulse sobre la línea.

1.4 Departamentos Los departamentos aglutinan a los artículos que previamente hemos asignado. Para acceder a los artículos de un departamento, pulse sobre el departamento. 1.5 Artículos En esta zona, se muestran los artículos que hemos dado de alta y que hemos configurado para ser visibles en un departamento en concreto. 1.6 Panel de información En el panel de información, mostramos datos importantes sobre la pantalla de venta.

El panel de información esta dividida en cuadros.

• Fecha de trabajo. • Hora actual.



• Texto identificativo del cuadro siguiente • Número de comensales. Este dato solo es mostrado si se ha seleccionado una mesa

mediante salón grafico. Este número depende de la mesa seleccionada. • Texto identificativo del cuadro siguiente. Indica el documento seleccionado actualmente. • Número del último documento creado. Depende el documento que este seleccionado. • Salón seleccionado. • Nombre del Terminal. • Nivel de plato seleccionado.

2.0 Copias de seguridad Para evitar la perdida de datos, ponemos a su disposición un sistema de copias de seguridad. Le recomendamos que realice copias de forma periódica. Vaya a Ayuda – Copias de seguridad

Pulse en Realizar copia, se le solicitará la ruta de destino.

Seleccione la carpeta de destino, el nombre del archivo será la fecha. Pulse en Guardar para realizar la copia de seguridad.



Si la copia se ha realizado con éxito, le saldrá un mensaje indicándoselo. Si desea restaurar la copia, pulse en Restaurar copia, seleccione el archivo a restaurar y pulse en Abrir. Si la restauración se ha realizado correctamente, se le indicará. 3.0 Actualización Aunque las actualizaciones son automáticas, puede realizarlas manualmente. Vaya a Ayuda – Actualización. Comprobará si hay una actualización y si es así se lo avisará. 4.0 Gastos Con Gestiona Hostelería puede controlar los gastos diarios de su negocio. Pudiendo listarlos e imprimirlos. Primero hay que dar de alta las familias de gastos. Vaya a Administración – Familia de gastos. Una vez haya dado de alta las distintas familias, vaya a Administración – Gastos.

Esta pantalla esta dividida en 2 zonas, panel de búsqueda y panel de información. Con el panel de búsqueda podrá realizar listados según los parámetros marcados. Para insertar un gasto, pulse en Nuevo y rellene los datos.



Una vez haya introducido los datos, pulse en Guardar para finalizar la inserción. Si pulsa en listar sin marcar ningún parámetro de búsqueda, se listará por defecto todos los del año en curso. Para buscar de años anteriores debe de seleccionar la fecha. Para imprimir un listado, realice primero la búsqueda y pulse en Imprimir A4. 5.0 Listados En listados podrá ver, imprimir, pasar a factura y buscar todos los documentos creados. Dispone de zonas, panel de búsqueda y panel de información. Para realizar una búsqueda, lo primero es seleccionar el documento, esto lo puede hacer con la botonera de opciones de la parte superior izquierda.

Una vez seleccionado el documento, seleccione los parámetros de búsqueda y pulse en Listar. Si no selecciona ningún parámetro y pulsa en listar, se le mostrará todos los del año en curso.



Al pulsar sobre una línea, sale un menú en la parte inferior, desde el cual puede convertir a factura (Si el documento es un ticket o ticket2), Imprimir el listado, imprimir el documento o ver los datos del mismo. 6.0 Caja Este modulo le ayuda a realizar el conteo de efectivo en caja, y a cuadrar la caja.

Esta pantalla se divide en 5 zonas.

• Panel de conteo • Teclado numérico • Panel de totales y cuadre • Listado de entradas de efectivo • Listado de salidas de efectivo

Panel de conteo



Para realizar el conteo de la caja, seleccione las unidades con el teclado numérico y pulse sobre el billete o moneda. Justo al lado del billete o moneda aparecerá el importe. El total de lo contado figurará en Arqueo. Panel de totales y cuadre

El saldo inicial es el importe que hay en la caja a la apertura del día. La primera vez que trabaja con nuestro software, introduzca el saldo inicial. Para ello seleccione el importe que hay en caja con el teclado numérico y pulse en Cierre de caja / Introducir saldo inicial. Entradas – Total de entradas de efectivo que ha habido en el día. Salidas – Total de salidas de efectivo que ha habido en el día. Total – Es el calculo de Saldo inicial + Entradas – Salidas. Es lo que debe de haber en caja. Diferencia – Es el calculo de Arqueo – Total. Aquí nos dirá la diferencia de lo que ha contado respecto a lo que debe de haber. Listado de entradas de efectivo Lista todos los documentos que han sido pagados de forma parcial o total en efectivo. Listado de salidas de efectivo Lista todos los documentos de devolución cuya forma de pago ha sido en efectivo. Para ver los movimientos de caja de otro día solo tiene que seleccionar la fecha.

Pulse sobre la fecha y se le mostrará un calendario. Seleccione la fecha que quiere consultar y se le mostrarán los datos.

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