manual de usuario - dnc.mef.gob.pa:90dnc.mef.gob.pa:90/abc viático 2.1.pdf · este manual de...
TRANSCRIPT
-
Ministerio de Economía y Finanzas Dirección Nacional de Contabilidad
Departamento de Capacitación y Administración de Usuarios
CAPACITACIÓN DE
VIATICOS
ABC Viático Versión, 2.1
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 1
INDICE
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 2
OBJETIVO ................................................................................................................................. 2
ALCANCE .................................................................................................................................. 2
FLUJO DE PROCESOS (VIÁTICOS NACIONAL E INTERNACIONAL) ............................... 2
GENERALIDADES DE USO ..................................................................................................... 2
Opciones de Menú ............................................................................................................................. 2
Ruta de Menú ..................................................................................................................................... 3
REGISTRO DE VIÁTICO ................................................................................................................. 3
1. BLOQUEO O RESERVA PARA VIÁTICOS (C_BL_VI) .................................................................... 3
2. COMPROMETIDO – DEVENGADO DE VIÁTICOS (C_CD_BL_VI).................................................. 9
3. TRAMITACIÓN DE UN EXPEDIENTE DE VIÁTICOS / COSECUTIVO DE GESTIÓN DE COBRO ......... 12
4. ANULACIÓN COMPROMETIDO – DEVENGADO DE VIÁTICOS (C_CD_BLVI-) .................... 16
5. BLOQUEO O RESERVA COMPLEMENTARIA DE VIÁTICOS (C_BL_VI+ -) ..................................... 18
CONSULTAS DE EXPEDIENTES: ..................................................................................................... 20
ANEXO 1 .................................................................................................................................. 24
ANEXO 2 ................................................................................................................................... 25
ANEXO 3 ..................................................................................................................................... 26
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 2
INTRODUCCIÓN
El presente documento explica los procedimientos que deben estar en conocimiento de los usuarios para que
puedan manejar el sistema de forma adecuada dentro del Área de Viáticos.
Este manual de usuario comprende los diferentes procesos que fueron descritos en el que se dan dentro de
un Viático.
OBJETIVO
El objetivo de este manual es proporcionar al usuario la información necesaria para comprender el uso del
Módulo de Contabilidad – Área de Viáticos, disponer de un material de consulta, referencia y apoyo de uso
frecuente.
ALCANCE
El presente manual está dirigido a los usuarios que registran viáticos, con el propósito de ilustrar todos los
procesos relacionados con este módulo y cubiertos bajo la plataforma SAP dentro del marco del proyecto
ISTMO.
FLUJO DE PROCESOS (VIÁTICOS NACIONAL E INTERNACIONAL)
Se cuenta con el flujo de proceso donde se presenta los pasos que se deben ejecutar a través del Fondo
Institucional que inician en Contabilidad y termina en Control Final dentro del ISTMOS. (Adjunto 1).
Se cuenta con el flujo de proceso donde se presenta los pasos que se deben ejecutar a través del Tesoro
Nacional que inician en Contabilidad y termina en el Tesoro Nacional dentro del ISTMOS. (Adjunto 2).
GENERALIDADES DE USO
A continuación se va a detallar todas las transacciones y procedimientos necesarios en relación al
funcionamiento.
Opciones de Menú
Transacción Nombre Objetivo
/IG4S/TR_001 Apertura de expediente Crear un expediente.
/IG4S/TR_003 Consulta de expediente Consultar un expediente.
/IG4S/TR_004 Bandeja de tramitación Acceder a la bandeja de tramitación de
expedientes.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 3
Transacción Nombre Objetivo
Y_ERD_04000161 Consulta de Acreedores Acceder a los códigos de las cédulas o RUC de
los Acreedores.
Ruta de Menú
Menú SAP -> Tratamiento de expedientes -> Apertura de expediente.
REGISTRO DE VIÁTICO El primer paso consistirá en seleccionar el Tipo de Expediente – CONTAB Expediente de Documentos
Contable, así como el Órgano Gestor - Código de la Entidad responsable del registro del viático.
Una vez seleccionados estos datos seguimos con el procedimiento normal de apertura de
expedientes.
Tomamos la opción de Crear Expediente:
Luego pasamos a seleccionar el modelo de documento que vamos a utilizar, pudiendo utilizar cuatro
tipos de modelo para la funcionalidad de viáticos que veremos a
continuación.
1. Bloqueo o Reserva para Viáticos (C_BL_VI)
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 4
El primer modelo de expediente que vamos a ver y que será el inicio de todo viático es el bloqueo
de viáticos, modelo C_BL_VI.
Una vez seleccionado el modelo de documento adecuado continuamos con el procedimiento.
En la pantalla de datos básicos del expediente registramos los datos correspondientes del expediente.
Título del Expediente Descripción que el usuario asignará al expediente que está iniciando.
Clase de Documento En este caso será la definida para el bloqueo de viáticos (B8).
Una vez rellenados estos datos pasamos en el menú de la parte izquierda a los datos de posición que
se encuentran en el desplegable de datos básicos.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 5
En este menú veremos habilitado un botón que al pulsarlo nos aparecerá una ventana
desde donde procederemos a incluir los datos del viático correspondiente.
A continuación vemos los campos a utilizar en esta funcionalidad.
DATOS CABECERA:
o Beneficiario Código de acreedor del funcionario receptor del importe por el viatico a registrar.
o Categoría Parametrización asociada al Beneficiario correspondiente, en función de la cual le corresponderán una serie de montos u otros, dependiendo de otros condicionantes. E1
corresponde a Funcionarios Alto Rango (Ministros, Viceministros, Diputados, etc), E2 y E3
corresponde Funcionarios No Alto Rango.
o Tipo de Solicitud Viático Nacional o Internacional.
o Área Geográfica Si es nacional, o si es una de las tres áreas de viáticos internacionales que está definidas para esta operativa. En función del área geográfica y de la categoría del
Beneficiario le corresponderán una serie de montos que se parametrizarán en el sistema
según las indicaciones que nos proporcionen.
o Fecha de Inicio Fecha en la que inicia el viático.
o Hora Inicio Hora a la que inicia el viático. Estos datos serán importantes para determinar que parte de dietas le corresponden en función de la hora a la que inicie el viaje.
o Fecha Fin Fecha en la que finaliza el viático.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 6
o Hora Fin Hora de finalización del viático. Es importante ya que en función de la hora de finalización le podrá corresponder una parte de las dietas u otras. De la misma forma marcará
la hora a partir de la cual podrá iniciar otro viático, ya que en función de las fechas y horas
definidas no se podrán superponer diferentes viáticos del mismo beneficiario.
o Monto Total Este monto será el total que le corresponde al Beneficiario en función de los datos y cálculos parametrizados de tarifas según la categoría y área geográficas del
beneficiario.
o Monto Real Monto Final por el cual se registrará el viático en función de los datos y montos autorizados en los datos de posición. En este campo se consideran los montos
manuales registrados.
DATOS POSICIÓN
o Importar Partidas Lo primero que se deberá hacer es traer la partida presupuestaria
contra la que se introducirá cada clase de gasto. Luego pulsar enter para visualizar las
partidas disponibles para crear el viatico. Con este botón facilitará la búsqueda mostrando
partidas e importes disponibles para su registro.
o Centro Gestor Centro Gestor de la partida. Si no
se ha traído la partida con se podrá complementar
manualmente este campo. Luego pulsar ENTER y aparecerá la
siguiente pantalla:
En este punto se escoge la línea correspondiente a la partida, con
los datos que desea exportar y pulsa el botón .
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 7
o Posición Presupuestaria Posición presupuestaria de la partida, Si no se ha traído la partida con “importar partidas” se podrá complementar manualmente este campo.
o Clase de Gasto Clase de Gasto definida por parametrización, a la cual se le asigna una tarifa en función de la categoría y área geográfica parametrizadas.
Luego de ingresar la Clase de Gasto correspondiente a la línea de registro, se debe pulsar
ENTER para que el sistema muestre:
o Monto Importe calculado según las parametrizaciones asignadas por la categoría, área geográfica y clase de gasto parametrizadas que le correspondería al beneficiario.
o Monto Manual En el caso de que por alguna operativa propia el importe calculado no deba ser el que corresponda al beneficiario, se habilita este campo para que pueda
introducirse manualmente el importe que corresponda a la clase de gasto que se esté tratando.
Este importe debe ser ingresado obligatoriamente para el caso de las Clases de Gastos:
Movilización Interna, Transporte y Especiales.
Las modificaciones de los importes de las clases de gasto se verán reflejadas en el campo
“Monto real” de la cabecera donde podremos ver la diferencia entre lo que le correspondería
“Monto Total” y lo que recibirá según los datos introducidos “Monto real”. El “Monto real”
es lo que será reconocido para el pago.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 8
OBSERVACIONES En esta ventana se podrá introducir algún texto descriptivo adicional de manera opcional para el usuario, para el caso de indica información complementaria para el
registro.
Una vez registrados todos los datos del viático en la pantalla validamos los datos y nos introducirá las líneas
con las partidas correspondientes en el expediente.
Si los datos son correctos grabaremos y se va a generar un expediente.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 9
2. Comprometido – Devengado de viáticos (C_CD_BL_VI)
El siguiente paso para la tramitación del viático será registrar el comprometido – devengado de
viáticos para poder pagar el monto al beneficiario correspondiente registrado en el viático.
Para ello registraremos un nuevo expediente de tipo Contable y con el siguiente Modelo de
Documento.
Una vez seleccionado el Modelo de Documento pasaremos a la pantalla de datos básicos del
expediente, donde lo primero que deberemos hacer es seleccionar el expediente origen.
Mediante la ayuda de búsqueda de “Expediente Origen” nos muestra un listado de los expedientes
que están disponibles sobre los que se podría referenciar nuestro comprometido-devengado. En este
caso solo deberemos buscar el expediente de bloqueo que registramos anteriormente para definirlo
como Origen de nuestro Comprometido-Devengado de Viáticos.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 10
Una vez seleccionado el resto de campos los registramos de la misma forma que en otros tipos de
expedientes, seleccionando la Clase de Documento adecuada, A3 en el caso de viáticos viatico.
Una vez registrados los datos generales del expediente podemos pasar a los datos básicos, donde
veremos que el expediente ha heredado del bloqueo los datos correspondientes al bloqueo de
viáticos registrado previamente.
Si pulsamos nuevamente el botón de nos mostrará la pantalla que vimos en el registro
del viático con todos los datos del viático registrado.
En esta apantalla no se podrá modificar ningún dato del viático, solo se visualizaran los datos
registrados del viático que se registraron en el bloqueo inicial.
Si los datos son correctos se podrá grabar y el sistema desplegará una ventana en la
cual hay que seleccionar una cuenta de mayor, dicha selección es obligatoria para poder
continuar, se deberá seleccionar la cuenta de mayor correspondiente a viáticos, teniendo en cuenta
las buenas prácticas de corroborar la cuenta con el plan de Contraloría General de La Republica, el
cual muestra que los objeto de gasto correspondiente a viáticos, pueden contener más de una cuenta
de mayor en sus parametrizaciones:
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 11
Seguidamente, el sistema mostrará una ventana en la que advierte que todos los campos deben ser
completados, en éste caso, refiriéndose a un indicador de retención de ITBMS, el cual no tiene
repercusión alguna, ya que el sistema no retendrá ITMBS al funcionario, sólo es una validación
producto de la creación del acreedor funcionario, el cual puede llevar retenciones en otro flujo de
documentos contables de ISTMO, por lo que se procederá a seleccionar el botón de continuar
(Gancho verde)
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 12
Finalmente, se podrá cerrar la ventana, o bien seleccionar algún tipo de retención sin temor alguno a
retener; como se mencionó con anterioridad, ya que el sistema no lo tomará en cuenta debido a que
el impuesto es I0 (sin impuesto) por defecto en el sistema.
Ejecutado el paso anterior, el sistema mostrará el número de documento generado.
3. Tramitación de un Expediente de Viáticos
Tramitación de un Comprometido - Devengado de Viáticos
Ruta de Menú: La tramitación de un expediente se realiza desde el menú de usuarios en la
siguiente ruta:
Menú SAP > Tramitación de expedientes > /IG4S/TR_004 – Bandeja de tramitación
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 13
La tramitación de un expediente de Comprometido se realiza a través de la siguiente
transacción para acceder a la bandeja de tramitación. Al acceder a la bandeja de tramitación,
aparecerán todos los documentos que estén pendientes de tramitar por parte del usuario.
Dependiendo de los roles asignados, el usuario podrá ver más o menos expedientes
dependiendo de su nivel de tramitación que le corresponda. El circuito de tramitación
dependerá del tipo de expediente. En este caso se procederá a aprobar un expediente de
comprometido-devengado de viáticos.
En la pantalla de la bandeja de tramitación, se deberá seleccionar el expediente a tramitar y
pulsar el botón ejecutar.
A continuación, se accede a la siguiente pantalla para la tramitación del expediente. En la
primera mitad de la pantalla aparecen los datos generales del expediente junto con el agente
asignado para la tramitación del mismo, en este caso la tramitación del expediente le
corresponde a la Unidad Gestora – Viáticos, que corresponde al Supervisor de
Contabilidad.
Se pueden visualizar desplegando Modelos a generar situado en la parte izquierda de la
pantalla y pulsando el botón Formulario.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 14
Se visualiza el formulario y luego se pulsa el botón:
En la parte inferior de la pantalla, aparecen las opciones de tramitación. En este caso existen dos
posibles acciones para tramitar este expediente, aprobación y rechazar. Se procede a aprobar el
expediente.
Dependiendo de la opción seleccionada, el expediente realizará una de las dos siguientes opciones,
viajar al siguiente punto de tramitación, o será rechazado.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 15
Una vez seleccionada la opción, el sistema muestra un mensaje para confirmar la opción
seleccionada:
Una vez aprobado por el supervisor el sistema genera automáticamente el número de consecutivo de
gestión de cobro, el operativo procederá a ingresar a la transacción: ZP1_TR_CON_DOC_CONT
(del menú del consecutivo de gestión de cobro) y procederá a llamar el consecutivo por el número
del Acreedor o en dicho caso de beneficiario.
Ejecutamos y obtendremos pantalla donde se indica el número de Consecutivo y nos da la opción de
enviarlo a Tesorería para su trámite correspondiente:
En este caso la tramitación del expediente finaliza con la tarea de Unidad Gestora - Viáticos.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 16
4. Anulación Comprometido – Devengado de viáticos (C_CD_BLVI-)
Puede suceder que una vez registrado un viático y luego de contabilizado, aún sin ser pagado, éste se debe
anular. Para estos casos tenemos el siguiente Modelo de Documento.
Nuevamente podemos registrar por la apertura de expedientes con un tipo de expediente Contable.
De la misma forma buscamos el expediente de referencia, que será el comprometido-devengado que hemos
registrado previamente y que deberemos indicar en el campo Exp. Origen de los datos básicos del
expediente que vamos a generar.
Una vez introducido el expediente de referencia traerá todos los datos del mismo, y será necesario
seleccionar la clase de documento, que en este caso será 3A para realizar la Anulación del comprometido
devengado que registramos y contabilizamos.
Si nos movemos por el menú de la parte izquierda podremos visualizar nuevamente los datos del viático
desde Datos Básicos -> Posiciones Expediente Contable -> Gestión Viáticos, para ver el detalle del registro.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 17
Una vez finalizado la verificación se procederá a registrar el expediente y tramitar el documento para su
anulación. Luego grabamos el expediente a través del icono del diskette .
El sistema nos mostrará un mensaje de confirmación previa referente a la generación de un documento.
Indicamos SI para registrarlo, NO para cancelar el registro. Luego nos llevará a la pantalla de visualización
del documento, para su verificación nuevamente y el registro se completará con el botón de grabar ,
donde después de chequear los datos grabaremos para obtener nuestro documento.
Y obtendremos nuestro número de expediente que habrá que tramitar para contabilizar la anulación del
comprometido devengado de viáticos.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 18
5. Bloqueo o Reserva Complementaria de viáticos (C_BL_VI+ -)
En este caso vamos a realizar el complementario del bloqueo inicial que registramos del viático, este
complementario, reducirá el bloqueo inicial para así eliminar aquellos movimientos que se generaron para el
registro del viático.
Este complementario solo podrá ser de depreciación y se registrará por el importe total de la línea del viático
de referencia que estamos corrigiendo.
El método será el mismo que hemos visto en los pasos anteriores, apertura de expediente, selección del tipo
de expediente y del órgano gestor, selección del modelo de documento que en este caso será el siguiente.
En la siguiente pantalla deberemos introducir el expediente de origen del proceso, que en este caso será el
del bloqueo de viáticos, que registramos inicialmente. Con esto obtendremos los datos del expediente
origen.
Desde la parte izquierda del menú se podrá navegar para visualizar el viático y desde los datos de posición
seleccionaremos las líneas del viático sobre el que se realizará el complementario negativo.
Accedemos a los datos de posición y vamos a la gestión del viático para ver sus posiciones.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 19
Todos los campos vendrán bloqueados en gris, excepto un campo de la última columna “Marca de Ajuste”,
para localizar este campo nos desplazamos a la derecha en los datos de posición del viático.
Marcamos el flag o la casilla de la posición o las posiciones que vayamos a ajustar del viático.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 20
El sistema obtendrá las posiciones y las incorporará para generarse el expediente con el ajuste de las
posiciones correspondientes.
Si los datos son correctos grabaremos y se va a generar un nuevo expediente, que debe ser tramitado
como se especifica en el punto (“6.3 Tramitación de un Expediente de Viáticos”).
CONSULTAS DE EXPEDIENTES:
Menú SAP -> Tratamiento de expedientes ->/IG4S/TR_003 Consulta de Expediente.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 21
Una vez en la consulta de expediente ingresamos el número del expediente que deseamos
ingresar
Tipos de Consulta que podemos realizar:
Consulta de Datos básicos
Posiciones de Expediente Contable
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 22
Documentos Generados
Árbol de Tramitación – Fases de la Institución: Se visualiza el trámite de un expediente por las diferentes bandejas de tramitación, se vitaliza la fecha registro, usuario que ejecuto la
transacción y en que fases del flujo se encuentra el expediente.
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 23
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 24
ANEXO 1
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 25
ANEXO 2
-
MEF-Dirección Nacional de Contabilidad-Departamento de Capacitación Página 26
ANEXO 3
CLASE DE GASTO OBJETO DE GASTO CREDITO RECONOCIDO
AL, CE, DE 141 VIATICOS DENTRO DEL PAIS 195 VIATICOS
Almuerzo, Desayuno, Cena 143 VIATICOS A OTRAS PERSONAS 195 VIATICOS
201 ALIMENTOS PARA CONSUMO HUMANO 291 ALIMENTOS Y BEBIDAS
141 VIATICOS DENTRO DEL PAIS 195 VIATICOS
143 VIATICOS A OTRAS PERSONAS 195 VIATICOS
151 TRANSPORTE DENTRO DEL PAIS 196 TRANSPORTE A PERSONAS Y BIENES
152 TRANSPORTE DE O PARA EL EXTERIOR 196 TRANSPORTE A PERSONAS Y BIENES
153 TRANSPORTE DE OTRAS PERSONAS 196 TRANSPORTE A PERSONAS Y BIENES
151 TRANSPORTE DENTRO DEL PAIS 196 TRANSPORTE A PERSONAS Y BIENES
153 TRANSPORTE DE OTRAS PERSONAS 196 TRANSPORTE A PERSONAS Y BIENES
142 VIATICOS EN EL EXTERIOR 195 VIATICOS
143 VIATICOS A OTRAS PERSONAS 195 VIATICOS
144 VIATICOS CONTINGENTES AL SERVICIO EXTERIOR 195 VIATICOS
VI Viaticos Internacional
OBJETO DE GASTO HABILITADO PARA GESTION DE VIATICOS
OBJETO DE GASTO
Transporte NacionalTN
MI Movilización Interna
HO Hospedaje