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Manual de usuario de Nuxeo

CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN

Dirección General de Innovación Educativa y Formación del Profesorado

Centro de Gestión Avanzado de Centros TIC

Fecha: 07/09/2009

Versión: v01r01

Autor: CGA

Manual de usuario Nuxeo

HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

DOCUMENTO / ARCHIVO

Fecha 07/09/09 Versión v01r00Ubicación física Nuxeo

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Página Motivo del cambio

AUTORES DEL DOCUMENTO

Nombre ÁreaDiego González León Gestión del Conocimineto

PREPARADO REVISADO APROBADO

Fecha: 07/09/2009 Fecha: Fecha:

Fecha Creación 07/09/09 Fecha Final ización 06/10/09 Versión V01r01

Autor Diego González León Estado finalizado

Referencia MAN02-manual_de_usuario_nuxeo-v01r01.odt Página 2 de 21


Índice de contenido1. Introducción..........................................................................................................................................4

2. Glosario de términos.............................................................................................................................4

3. Acceso a Nuxeo....................................................................................................................................5

4. Movilidad a través de Nuxeo ................................................................................................................6

4.1. Árbol De Navegación...............................................................................................................................................................6

4.2. Breadcrumb Trail....................................................................................................................................................................7

4.3. Dashboard..............................................................................................................................................................................8

5. Estructura de la Documentación en Nuxeo........................................................................................10

5.1. Dominios..............................................................................................................................................................................10

5.2. Workspaces..........................................................................................................................................................................11

5.3. Secctions..............................................................................................................................................................................13

5.4. Templates............................................................................................................................................................................15

6. Ubicar Documentación en Nuxeo.......................................................................................................16

7. Edición de Metadatos.........................................................................................................................18

8. Notificaciones.....................................................................................................................................20





1. INTRODUCCIÓNEn el presente documento se describen las principales funcionalidades del gestor documental Nuxeo. El

propósito del documento es adaptar la herramienta en función a la normativa de la Gestión Documental

desarrollada para el CGA . La estructuración del texto estriba en un descripción de las acciones y su modo de

ejecución.

2. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Término Descripción

Breadcrumb Rastro de navegación

Dashboard Cuadro de mando

Workflow Flujo de trabajo

Workspace Espacio de trabajo





3. ACCESO A NUXEOPara tener acceso al gestor documental Nuxeo utilizamos nuestro usuario y contraseña proporcionados por

LDAP. Seguidamente pulsamos la etiqueta “iniciar sesión”.

Acceso a la gestor documental.





4. MOVILIDAD A TRAVÉS DE NUXEO La aplicación nos permite desplazarnos de un lado a otro de la documentación y de los distintos contenidos

ubicados en las carpetas. El modo de realizar estos desplazamientos se concretan en tres:

• El árbol de navegación.

• Breadcrumb trail (rastros).

• Dashboard (panel de control).

4.1. Árbol de navegación

El árbol de navegación se situa en la columna izquierda de la página donde estemos situados, esta disposición se

hace en referencia a un dominio. Esta opción permite desplazarse por todas las carpetas de Nuxeo a las que

tengamos acceso.

El árbol de navegación muestra la estructura de las carpetas de cada dominio.





4.2. Breadcrumb trail

Opción donde se indica la ubicación del documento en la ruta. Permite la alternativa de desplazarnos por los

rastros de tal forma que podemos regresar al lugar donde comenzamos.

Breadumb trall nos permite regresar al documento origen.





4.3. Dashboard

El tablero de mando (dashboard) es otro de los modos por los se puede navegar a través de Nuxeo. Se observa

como en una pantalla existen enlaces por los que podemos acceder a todos nuestros documentos así como sus

modificaciones. La información a las que podemos acceder a través del panel de control es:

• Las modificaciones de los últimos movimientos.

• Los workspace a los que se puede acceder.

• La creación de tus documentos.

• Los workflows en los que se está participando.

Diferentes accesos a través del panel de control.





Por otro lado la forma de acceder al panel de control es pulsando en la etiqueta “panel” situada en la franja

superior de la pantalla.

Entrada al dashboard.





5. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN EN NUXEOEl gestor documental se estructura en tres espacios sobre un dominio. En cada un de estos espacios irá ubicada

la documentación en función de la normativa y el procedimiento elaborado por el CGA en materia de gestión

documental.

5.1. Dominios

Un domino es un espacio temático creado por el administrador de la herramienta en la raíz del sitio. Cada

dominio está estructurado en secctions (secciones), templetes (plantillas) y worspaces (espacios de trabajo).





5.2. Workspaces

Este es el lugar donde todos los usuarios deberán alojar la documentación. El área de trabajo está compuesta

por una serie de carpetas correspondiente a la estructura documental elaborada para el CGA (PRC02-

manual_procedimiento_gestion_documental-v01r06.odt, http://nuxeo:8080/nuxeo/nxdoc/default/6c25d3df-

d768-46c6-952b-447adabcad8f/view_documents?tabId=&conversationId=0NXMAIN). Cada usuario ubicará el

documento correspondiente a cada carpeta. En este punto el documento podrá ser modificado tantas veces sea

necesario.

Los derechos para manejar y modificar la estructura de los workspaces están reservados para el

administrador. Por otro lado, cuando un usuario no tenga acceso a una carpeta la aplicación no lo hará visible.

Workspace es lugar de ubicación de la documentación por parte del usuario





Carpetas del workspace referentes a la estructura documental del CGA.





5.3. Secctions

Lugar de la aplicación en el cual se sitúan los documentos finalizados para su ubicación y publicación definitiva.

El encargado de la documentación publicará los documentos previamente corregidos y modificados en el

workspace. La aplicación no permite realizar modificación alguna sobre los documentos aquí ubicados, tan sólo

se pueden leer los documentos. La creación de secctions está reservada al administrador.





Contenido de la sección dedicada a la gestión documental.





5.4. Templates

La funcionalidades que podemos realizar en este espacio son sólo aplicables a los workspaces. En estos

espacios se sitúan las plantillas que pueden ser referentes para la creación de un workspaces y otros

documentos. Cuando se crea un workspace usando unas plantillas este toma las carpetas y la estructura de las

plantillas definida. El usuario con los privilegios para crear y publicar una plantilla es el administrador.

Espacio dedicado a las plantillas.





6. UBICAR DOCUMENTACIÓN EN NUXEOPara alojar un documento en Nuxeo tendremos que hacerlo a través del workspaces obligatoriamente. En primer

lugar seleccionaremos la carpeta del workspaces donde queremos ubicar el documento. Una vez seleccionada

marcaremos la opción “importar archivo”. A continuación seleccionamos la ruta donde tenemos alojado el

documento en nuestro equipo y seleccionamos añadir y subir.

Para seleccionar la ruta marcamos la opción “importar archivo”.





Seleccionamos la ruta y subimos el documento.





7. EDICIÓN DE METADATOSSubido el documento en la aplicación se procederá a a la inclusión de los metadatos. Estos se realizarán en

función a la normativa establecida en el CGA (PRC02-manual_procedimiento_gestion_documental-v01r06,

http://nuxeo:8080/nuxeo/nxdoc/default/6c25d3df-d768-46c6-952b-447adabcad8f/view_documents?

tabId=TAB_VIEW&conversationId=0NXMAIN4).

Hay una serie de metadatos que la herramienta los introducen por defecto, como son, el autor (referente

al usuario que subió el documento), fecha de creación y fecha de modificación. Por otro lado existe una serie de

etiquetas dadas por la aplicación que no es necesario cumplimentarlas, tan sólo se cumplimentarán las

especificadas en el manual de procedimiento.

Para etiquetar los metadatos de un documento seleccionamos la pestaña “editar” y a continuación se

rellenan los campos . Una vez terminado guardamos los cambios.

Modo de edición de los metadatos




http://nuxeo:8080/nuxeo/nxdoc/default/6c25d3df-d768-46c6-952b-447adabcad8f/view_documents?tabId=TAB_VIEW&conversationId=0NXMAIN4

http://nuxeo:8080/nuxeo/nxdoc/default/6c25d3df-d768-46c6-952b-447adabcad8f/view_documents?tabId=TAB_VIEW&conversationId=0NXMAIN4


Seleccionados con círculo rojo los campos a rellenar.





8. NOTIFICACIONESPara la comunicación de los cambios que se produce sobre los documentos, Nuxeo utiliza listas de distribución.

La suscripciones se realizan sobre las carpetas contenidas en los workspaces. Para suscribirnos en una lista,

marcamos la opción “mis suscripciones”. En la siguiente pantalla, nos aparece las listas disponibles

(modificación, flujo de proceso cambiado, aprobación de la revisión iniciada y moderación de comentarios),

seleccionamos la opción suscribir en cada lista.

Acceso a la gestión de listas.





Opción de suscribir.




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